1 INNLEDNING RÅDMANNENS STAB RÅDMANNSKONTORET PERSONAL OG KOMPETANSE IT OG ARKIV INFORMASJONSAVDELINGEN...

Transkript

1 1 1 INNLEDNING RÅDMANNENS STAB RÅDMANNSKONTORET PERSONAL OG KOMPETANSE IT OG ARKIV INFORMASJONSAVDELINGEN ØKONOMISTAB REGNSKAP, LØNN OG SKATT (RLS) SEKTOR FOR HELSE OG KULTUR SEKTOREN SOM HELHET OMSORG SENTRUM OMSORG HØVÅG HABILITERING FAMILIE OG OPPVEKST KULTUR OG BIBLIOTEK NAV SEKTOR SKOLE OG BARNEHAGE SKOLE SOM HELHET BARNEHAGENE BORKETUN BARNEHAGE PRESTHOLT BARNEHAGE HÆSTAD BARNEHAGE BLÅBÆRÅSEN BARNEHAGE SEKTOR FOR TEKNISKE TJENESTER INKL. VA OG HAVN SEKTOREN SOM HELHET ENHET FOR DRIFT OG FORVALTNING ENHET FOR BYGG OG EIENDOMSFORVALTNING (EBE) SELVFINANSIERENDE TJENESTER VANN, AVLØP (VAR) INVESTERINGER ALLE OMRÅDER VEDLEGG: TILSTANDSRAPPORT SKOLE... 56

2 2 1 Innledning Dette dokumentet er ment å gi en statusrapport over driftsåret slik rådmann, sektorsjefer og enhetsledere vurderer situasjonen. Dokumentet inngår i kommunens samlede årsberetning, og må leses i sammenheng med de vurderinger som er gjort for kommunen som helhet. I årsberetning del 2 for har det vært et mål å sikre en enhetlig form på innrapporteringen fra organisasjonen. Det er i den forbindelse forenklet så langt det er mulig med fokus på lik fremstilling og rom for tilpasning i forhold til ulikheten i tjenestene. Malen for innrapporteringen for driften er i korte trekk som følgende: Total drift (sett i forhold til planlagte mål og tiltak for ) Personal (årsverk, kompetanseplaner og medarbeidersamtaler) Økonomi (sett i forhold til budsjett ) Fremtidige utfordringer (sett i forhold til økonomiplanperioden ). Driftsrapporteringen er delt inn i rådmannens stab, sektor for helse og kultur, sektor for skole og barnehage og sektor for tekniske tjenester inkl. VA og Havn. Deretter følger rapportering per investeringsprosjekt på alle områder i kommunen. Her brukes rapporteringsmal gjeldende investeringer for. Årsberetningen er viktig i det kommunale planleggingshjul, hvor erfaringer fra siste år sammen med kjente utfordringer for fremtiden skal peke ut retningen for økonomiplan og årsbudsjett. De utfordringer som presenteres i dette dokument vil måtte fremkomme i kommende økonomiplaner, enten som tiltak som løses innenfor de ordinære driftsbudsjetter eller som enkeltprosjekter med særskilt. De beskrevne utfordringer vil også være viktige innspill i den forestående rullering av kommuneplanen. Gjennom rullering av kommuneplanen i 2011 vil kommunen kunne få en forbedret målstruktur med måleindikatorer. Dette gjør det enklere å fremstille informasjon på en enhetlig måte samt å gjøre årsberetning til et bedre styringsdokument. En tettere kobling mellom kommuneplan og økonomiplan vil også bidra til å forenkle fremstillingen og forbedre styringsinformasjonen for politisk og administrativ ledelse. Kommuneplan, budsjett og økonomiplan samt årsberetning vil dermed kunne ha en gjennomgående form, som er gjenkjennbar og enkel å lese. Forside foto: Vinh Huu Nguyen

3 3 2 Rådmannens stab Organisasjonsmessig har rådmannens stab blitt utvidet med 3 stillinger. leder for bolig og eiendom er flyttet fra enhet for Bygg og Eiendom. I tillegg er kommuneplanlegger og eiendomsrådgiver flyttet fra enhet Drift og Forvaltning. De to sistnevnte stillingene har stått vakante siden juni. Kommuneplanlegger har overtatt som sjef for Tekniske tjenester. Teknisk sjef vil videreføre arbeidet med kommuneplanen fra sin nåværende stilling. 2.1 RÅDMANNSKONTORET Rådmannskontoret består av rådmann, formannskapssekretær, spesialrådgiver og prosjektleder, eiendomsrådgiver og kommuneplanlegger. Rådmannen er kommunes øverste administrative leder. FORMANNSKAPSSEKRETÆR Formannskapssekretær er tilknyttet rådmannens stab, og stillingen er tillagt sekretærarbeid for ordfører og rådmann. I tillegg har formannskapssekretæren sekretærfunksjonen for bystyre, formannskap og valg- og godtgjørelsesutvalget. Eksempler på arbeidsoppgaver er tilrettelegging og koordinering av politiske møter sammen med ordfører, saksflyt mellom utvalg og bystyre, lage møteinnkallinger og protokoller, politikergodtgjørelse samt veiledning og informasjon i faglige, formelle og praktiske spørsmål både internt, til politikere og presse. I tillegg til generell saksbehandling, særlig etter kommuneloven, har formannskapssekretæren delegert myndighet i ssaker etter alkoholloven samt gjennomføring av kunnskapsprøver etter alkoholloven. I tabellene vises antall behandlede saker i bystyret og utvalg, vedtak etter alkoholloven samt oversikt over antall gjennomførte kunnskapsprøver om alkoholloven. Antall behandlede saker i bystyret / utvalg Styre/utvalg Antall møter Antall behandlede saker (inkl (temamøter ikke tatt med) ev skriftlig saksbehandling) Bystyre Formannskap Planutvalg Tjenesteutvalg Valg- og godtgjørelsesutvalg Klagenemnd Administrasjonsutvalg Arbeidsmiljøutvalg

4 4 Alkoholloven - Vedtak innvilget etter delegert myndighet Ambulerende skjenkebevilling Skjenkebevilling for enkelt anledning 8 1 avslag Utvidelse av skjenkeareal Godkjenning av ny styrer eller stedfortreder Ny skjenkebevilling etter eierskifte 2 2 Ny skjenkebevilling 1 Salgsbevilling etter eierskifte 1 Antall kandidater som har gjennomført kunnskapsprøve om alkoholloven Kunnskapsprøve salgsbevilling Kunnskapsprøve skjenkebevilling SPESIALRÅDGIVER Spesialrådgiver i rådmannens stab har følgende særlige ansvar: arbeid som møtesekretær i 4 stiftelser sekretær klagenemnd sekretær i overformynderiet søknader om konsesjon i 0-konsesjonssaker. I tillegg kommer saksbehandleroppgaver innen forvaltningsrett generelt og kommunelov spesielt, høringssaker, samt i noen grad som rådgiver også for enheter utenfor rådhuset. Dessuten et økende antall henvendelser fra folkevalgte, publikum, advokater og meglere samt fra andre kommuner om forhold særlig knyttet til forhold regulert i konsesjonslov, vergemålslov, forvaltningslov (f eks inhabilitet) og offentleglova. Det er holdt innføringskurs i forvaltningsrett. Møtt som sekretær i fire avviklingsstyrer. Søknader om konsesjon i 0-konsesjonssaker I : 1 søknad - 36/7, jnr. 10/453, innvilget. Nivå som i Saker i klagenemnd Se egen sak i klagenemnd - 3/11: 13 saksnumre fordelt på 3 møter og fire skriftlige saksbehandlinger, noe ned fra Overformynderiet Se egen årsberetning sendt bystyret v/ ordfører som referatsak. Fortsatt uvisst når vergemålslov 2009 trer i kraft, kanskje fra ? Stiftelser I stiftelsene Tordis Håkedals gave, Fam. Carl Knudsens legat, Lillesand legatfond og Søstrene Tellefsens minne er holdt 3 (3) møter med 7 (7) saksnumre. Fra Håkedals gave er tildelt 5 (8) stipend a kr 5 000, fra det tidl. Lillesand undervisningslegat ytterligere 1 (3) stipend på samme beløp.

5 5 leder rådmannens stab. leder er ansatt i rådmannens stab, for å ivareta og lede spesielle prosjekter, og har blant annet følgende arbeidsoppgaver: Ledelse av kommunale byggeprosjekter Utvikling av fast eiendom for salg Salg av fast eiendom Saksbehandlingsoppgaver Gjennomføring av spesielle enkeltprosjekter 2.2 PERSONAL OG KOMPETANSE Total drift: har vært et år med interne endringer der en ansatt har gått av med pensjon, en annen med delvis AFP. Det har medgått en del tid til overføring av kompetanse for videreføring av oppgaver. Dette gjelder spesielt pensjonsspørsmål og oppgaver knyttet til valg. Personal og kompetanse skal gi god service, rådgiving og utviklingsstøtte til primærtjenestene i samsvar med primærtjenestenes behov. Dette har medført at avdelingen har vært relativt tungt inne i et par enkeltsaker. Hovedoppgaver Bidra med å videreutvikle Lillesand kommune som en helsefremmende organisasjon 1. Det har vært avviklet sektorovergripende kurs for ledere og tillitsvalgte 2. Avdelingen har bidratt i utforming av søknad om deltagelse i Verdiskapingsprosjektet initiert av KS 3. Oppfølging av seniorer og andre ansatte som søker ulike pensjonsordninger er stigende, og krever mye tid Videreutvikle en god arbeidsgiverpolitikk (herunder utvidelse av stillingsbrøker for deltidsansatte) som et viktig virkemiddel for å beholde og rekruttere nye arbeidstakere i et stadig strammere arbeidsmarked 1. Det er avviklet en rekke drøftinger og forhandlinger hjemlet i Hovedavtalen Videreutvikle kommunens kvalitetssystem med rutinebeskrivelser, risikovurdering og avvikshåndtering innen HMS og arbeidsrett 1. Arbeidet er videreført og avdelingen er tungt representert inn i arbeidet for å utvikle nytt intranett med et system for internkontroll Videreutvikle avdelingen til å levere tjenester som er mer HR relaterte 1. Det arbeides kontinuerlig for å få mer treffsikre tjenester Videreutvikle samarbeidet i arbeidsgivernettverket i Knutepunkt Sørlandet. 1. Personalsjef har sittet i forprosjekt it-drift 2. Avdelingen er representert inn i HMS-nettverket. Utvalget har bla samarbeidet om anbudsrunde for BHT-tjenester Personal: Pr var det 5,2 årsverk ved enheten, hvorav 2,7 årsverk er knyttet til arbeidet i avdelingen. De resterende 2,5 årsverkene er hovedtillitsvalgte og hovedverneombud som er frikjøpt. Deler av kostnadene refunderes fra Utdanningsforbundet. Det er ikke utviklet kompetanseplan for avdelingen, men det er lagt til rette for spisset kompetanseheving for en ansatt som har tatt over spesialiserte oppgaver knyttet til valg og pensjon.

6 6 Økonomi: Personal og kompetanse har et positivt avvik på kr i forhold til budsjett: o Lønn og sosiale utgifter: Mindre forbruk av lønnsmidler pga sykdom. I tillegg kom overføring av en hovedtillitsvalgt fra sektor for barnehage og skole 3 måneder senere enn budsjettert. o Matr. porto, strøm mm: Annonseutgiftene øker som følge av at det er relativ stor turnover i organisasjonen. o Inventar, vedlikehold mm: Det ble et merforbruk knyttet til flytting av kontor. En del av utgiftene ble refundert. o Kjøp av tjenester: Utgiftene til bedriftshelsetjenester økte, men må sees sammen med BHT refusjoner fra NAV. o Refusjoner: Det var ikke budsjettert med refusjoner fra Utdanningsforbundet jmf 10 Lønn og sosial utgifter. I tillegg har det kommet flere refusjoner fra NAV enn forventet. Fremtidige hovedutfordringer ( ): o Bidra med å videreutvikle Lillesand kommune som en helsefremmende organisasjon Delta i Verdiprosjektet sammen med utvalgte enheter/avdelinger i sektorene Revidere målene i IA-avtalen Tilby sektorovergripende kurs for bedre IA ledelse o Videreutvikle en god arbeidsgiverpolitikk som et viktig virkemiddel for å beholde og rekruttere nye arbeidstakere i et stadig strammere arbeidsmarked Delta i prosjektet Strategisk kompetansestyring i regi av KS Flink med folk. Utarbeide en strategisk kompetanseplan for ledelse Bidra til utvikling av strategiske kompetanseplaner i organisasjonen med et særlig fokus på avansementstillinger Revidere arbeidsgiverpolitikken og søke å få den mer livsfasetilpasset Gjennomføre en medarbeiderkartlegging i hele organisasjonen o Videreutvikle kommunens kvalitetssystem med rutinebeskrivelser, risikovurdering og avvikshåndtering innen HMS og arbeidsrett Revidere og knytte HMS rutinene til et elektronisk oppslagsverk med automatisk oppdatering Bidra til at nytt intranett blir mer brukervennlig. o Videreutvikle avdelingen til å levere tjenester som er mer HR relaterte Utarbeide bedre styringsinformasjon innen HR-område. o Videreutvikle samarbeidet i arbeidsgivernettverket i Knutepunkt Sørlandet Fortsatt deltagelse i HMS nettverket

7 7 2.3 IT OG ARKIV IT IT-avdelingens hovedoppgaver er: drift av nettverk, serverparken og pc-parken. Brukerstøtte (generell IT-bruk) utnyttelse av investerte IT-systemer prosjekt- planlegging og gjennomføring prosjektstøtte i forhold til behov fra andre enheter. IT-strategi og samarbeid med IT-enheter i Knutepunkt Sørlandet Den årlige fornying av pc-parken ble gjennomført med ca. 50 nye stasjonære pc er og 40 bærbare-pc er. Serverparken gjennomgår kontinuerlig oppgradering og virtualisering. Vituralisering bidrar til mindre strømforbruk da total antall fysiske servere blir mindre. Den nye ungdomskolen fikk satt opp komplett nytt IT-infrastruktur samt pc-park både til lærerne og elevene. Totalt for var det registrert 2064 saker i IT-brukerstøtte, mens det ble registrert 2086 løste saker. Den nye fagleder på IT-drift kom på plass i april. Høsten samme år fikk avdelingen en ny ITkonsulent på plass etter at en 30% stillingshjemmel ble tatt vekk mot at det kom en ny 100% stillingshjemmel. Til sammen har IT fem 100 % stillingshjemler per utgang av, pluss en lærling stilling. ARKIV Følgende tiltak ble gjennomført i tråd med arkivenhetens målsetting/ visjon som er at en rasjonell, effektiv og sikker arkivtjeneste er en profesjonell arkivtjeneste: Arbeidet med å tømme et arkivlokale som ikke lenger kan brukes, er fullført. Planlagt avlevering av arkiver til Aust-Agder kulturhistoriske senter arkivavdelingen er gjennomført. Kurs i bruk av Websak sak/arkivsystem er gjennomført for saksbehandlere. Ny profil er implementert i malene i Websak. Søknad om midler til prosjekt Veiledningshefte for kartlegging av fagsystemer er utarbeidet i samarbeid med en annen kommune og interkommunale arkiv i Aust- og Vest-Agder. Arkivleder er medlem av KS faggruppe for arkiv og dokumentbehandling. Arkivleder er også medlem av faggruppe for Acos Websak. Daglig registrering av inngående post, samt brukerstøtte og justering av rutiner har hovedfokus i avdelingen. PERSONAL: Totalt: 9 årsverk i. (Fra blir 0,2 årsverk overført fra Arkiv til Kommunetorget etter tidligere avtale) IT: 5 årsverk. Konsulentmidler omgjort til 1 fast fagleder IT. 0,3 årsverk slettet. Arkiv: 4 årsverk. 0,3 årsverk overført fra Personal og kompetanse

8 8 Det ble lagt kompetanseplaner iht. til behovet fra avdelingen, tilgjengelig midler, samt ønsker fra ansatte. ØKONOMI IKT hadde i et mindre forbruk på kr Tabellen under viser hvor mindre forbruket har oppstått, og på hvilke arter. Ansvar 2: 32 IKT Regnskap Registrert budsjett budsjett Regnskap 2009 Ansvar Avvik R-B IKT EDB utgifter til fordeli Fagsystem barnevern Fagsystem sosial Fagsystem økonomi Fagsystem pleieomsorg Fagsystem barnehage Fagsystem skole Fagsystem plan Arkiv T o t a l t Inntekter Utgifter T o t a l t Ansvar 2: Regnskap Registrert budsjett 32 IKT budsjett Regnskap 2009 Adm art 2 Avvik R-B 10 LØNN OG SOSIALE UTG MATR. PORTO, STRØM MM INVENTAR, VEDL.H. MM OVERFØRINGER FINANSUTGIFTER SALGSINNTEKTER REFUSJONER T o t a l t REMTIDIGE HOVEDUTFORDRINGER ( ): IT Alle nødvendige ressurser er på plass. Det jobbes kontinuerlig med justering og optimalisering av brukerstøtte og ordinær IT-drift. Driften trenger mye vedlikehold og oppgradering for å holde nødvendig kvalitet. Serverparken gjennomgår fortsatt virtualiseringen for å redusere betydelig del av strømforbruk samt å øke tjenestekvalitet ved at det er bedre utnyttelse av serverressursene. Backup systemet er snart utdatert og må oppgraderes for å sikre både nødvendige og kritiske data. IT-strategi til kommunen jobbes med i 2011 for å få den på plass. Den vil sikre oversiktlig og helhetlig tenkning og satsing innen IT for alle sektorer. I kjølvannet av IT-strategi vil flere prosjekter gjennomføres i 2011 for å tilfredsstille målene satt av KS og Stortinget.

9 9 Investeringer knyttet til IT må sentraliseres hos IT for å få helhetlig utnyttelse og vurderinger. Vi må jobbe for færre PC er og skrivere. Grunnkompetanse på IT-bruk må løftes. Det gjelder spesielt bruk av Office programvare samt bevissthet rundt kalendere. Vi må få større fokus og bevissthet rundt superbrukere i forskjellige fagsystemer som del av langsiktig satsing for å øke kvalitet og utnyttelse av IT-systemene. Nye lisenser for Microsoft Office må investeres for å komme i takt med kvalitet og effektivitet i funksjonalitet som er forventet i andre fagprogrammene. Dagens Microsoft Office versjon kommunen bruker stammer fra Samarbeid med kommunene i Knutepunkt Sørlandet må fokuseres på det praktiske plan, for å kunne ha nytte av hverandre ved å utveksle erfaringer og kompetanser. Dette er spesielt viktig ift innovasjon og utvikling for å kunne møte krav fra sentrale myndighetene om samhandling. Arkiv Arkivtjenesten har behov for kompetanseøkning, spesielt innen elektroniske arkiver, og dette vil bli vektlagt ved nyansettelse. Vi har kommet i en situasjon der bortimot et halvt årsverk må brukes på å rydde dokumenter etter saksbehandlere som har sluttet de siste årene. Det må jobbes med interne rutiner, slik at denne situasjonen unngås i fremtiden. Vi har flere elektroniske arkiver som skal avleveres. Det må avklares med leverandør og Riksarkivet om hvilken standard avleveringen skal følge. Ansvar for arkivering og oppbevaring av dokumenter og informasjon i fagsystemer må plasseres. Alle fagsystemer må kartlegges med tanke på langtidsoppbevaring. Kommunen har i dag ikke arkivplan. Dette arbeidet må settes i gang igjen og ferdigstilles. Skanning av byggesaksarkiv og oppmålingsarkiv skal gjennomføres. En større teknisk endring og oppgradering til ny hovedversjon av Websak skal forberedes og gjennomføres. Et arkivlokale som ikke er godkjent må tømmes innen Stor fokus på god kvalitet på det daglige arkivarbeidet må opprettholdes. Dette er vesentlig for både effektiv saksbehandling og gjenfinning av dokumenter. 2.4 INFORMASJONSAVDELINGEN Informasjonsavdelingen, bestående av Kommunetorget med fagleder og informasjonsleder, skal medvirke aktivt til å sikre at organisasjonens behov for intern og ekstern informasjon blir ivaretatt. Informasjonsavdelingen ved Kommunetorget skal sikre at publikum får nødvendig informasjon, service og brukertilpassede tjenester med riktig kvalitet. Informasjonsavdelingen har håndtert en rekke tiltak for å sikre måloppnåelse i bl.a.: o For å sikre en riktig utvikling av Kommunetorget som ivaretar publikums og organisasjonens behov for 1. linjetjenester ble det etablert et prosjekt høsten etter initiativ fra rådmannen. Mandatet til prosjektet er å se på mulige tjenester, elektroniske løsninger, kompetanse, organisering og ressurser.

10 10 o Ny hjemmeside ble publisert i juli og fikk fem av seks mulige stjerner i den nasjonale årlige kvalitetstesten for offentlige hjemmesider (norge.no). Både funksjonalitet og innhold blir målt. o Utvikling av nye/ forbedrede publikumsrettede tjenestebeskrivelser på nett er ivaretatt i dialog med hele organisasjonen, for å sikre innbyggernes informasjonsbehov. o Digitalt billedarkiv er utviklet for å ivareta sikkerhet, effektivitet og kvalitet i forhold til egen billedbruk; til hjemmesiden og annet. o Deltagelse i beredskapsarbeidet - utvikling og drift - er blitt prioritert. Informasjonsleder fungerer som samarbeidspartner for beredskapskoordinator som leder prosessen. o Oppstart av internkontrollprosjekt bl.a. knyttet til informasjonssikkerhet og beredskap. ble etablert høsten, med informasjonsleder som prosjektleder. PERSONAL: Årsverk: 5,4 Kompetanseplaner per enhet: Nei ØKONOMI: Ingen spesielle merknader og ut fra et positivt årsresultat. FREMTIDIGE HOVEDUTFORDRINGER ( ): Kommunetorget Riktige tjenester utføres med en klar publikumsrettet profil Saksbehandlere med riktig kompetanse, som sikrer nødvendig balanse mellom generalister og spesialister Ha tilgang til og kan vise til riktig informasjon Ha tilstrekkelig og fleksibel bemanning Ha de riktige elektroniske løsningene som sikrer effektivitet og kvalitet. Informasjonsleder Sikre riktig og viktig innbyggerinformasjon er lett tilgjengelig på kommunens hjemmeside/ internett Sikre riktig og viktig ansattinformasjon er lett tilgjengelig på kommunens nye intranett, som innføres i 2011 Sikre etablering av et elektronisk internkontrollsystem for Lillesand kommune. Støtte utvikling og drift av arbeidet med beredskap i egen organisasjon; herunder internkontrollsystem Sikre utvikling og drift av arbeidet med informasjonssikkerhet i egen organisasjon; herunder intern kontroll system. Ivareta utvikling av nødvendig planverk knyttet til informasjonsfeltet 2.5 ØKONOMISTAB Økonomistab består per i dag av økonomisjef og økonomirådgiver. Hovedoppgavene er å administrere kommunens økonomifunksjoner herunder budsjettering, finansforvaltning, økonomirapportering, innkjøp, ivareta controller-funksjonen og generell rådgivning for alle kommunens enheter og selskaper. TOTAL DRIFT Dokumenter til årsberetning, tertialrapporter, budsjett og økonomiplan er utarbeidet i tråd med avtalt kvalitet. Forbedringer av dokumentene skjer som en kontinuerlig prosess. I

11 11 ble det i tillegg lagt frem endringer i økonomiplanen som følge av bystyrets vedtak om innsparingstiltak. I ble Lillesand kommunes første eierskapsmelding utarbeidet. Dette ble mulig etter et tett samarbeid med Birkenes kommune om kjøp av ekstern bistand. I samarbeidet ble det lagt vekt på at meldingen skulle være enkel og forståelig. Selve dokumentet ble utarbeidet tilnærmet likt i begge kommunene - kun med noe lokale tilpasninger, for å effektivisere arbeidet så mye som mulig. Økonomisjef møter i økonominettverket i Knutepunkt Sørlandet og har vært leder for nettverket i. I er det igangsatt et forprosjekt innenfor lønn og regnskap. Rapporten foreligger, og oppfølging skjer av økonominettverket etter oppdrag fra rådmannsutvalget. Det har i tillegg blitt utarbeidet en rapport som sammenligner KOSTRA-tall fra 2009 ved hjelp av konsulent fra KS. I denne første rapporten har det vært mest fokus på å få lik rapportering. I 2011 vil det bli utarbeidet en tilsvarende rapport for KOSTRA-tall som gjelder. I har økonomistab gjennomført flere sentrale innkjøp for kommunen. Her kan nevnes at ble inngått en ny bilavtale for alle sektorene i kommunen. I tillegg til å være kommunens innkjøpskoordinator og representant i innkjøpssamarbeidet i knutepunktet, har økonomirådgiver også vært delaktig i samarbeidsprosjekter mellom flere kommuner vedrørende fellesanskaffelser, blant annet ny felles HMS avtale med Søgne, Sogndalen, Vennesla, Iveland og Birkenes og skoleadministrativt system sammen med Søgne og Birkenes. Økonomirådgiver har også vært kommunens representant i styret for Regionalt næringsfond for Iveland, Birkenes og Lillesand. I ble det fremmet 11 saker til fondet fra Lillesand, 2 ble utsatt, 3 avvist og 6 innvilget. Totalt ble det innvilget tilskudd i størrelsesorden kr PERSONAL I økonomistab har 2 godkjente stillingshjemler. ØKONOMI Økonomistab har et positivt avvik i forhold til registrert budsjett på ca kr Dette skyldes i hovedsak lavere lønnsutgifter enn budsjettert, lavere utgifter til overføringer og lavere inntekter fra refusjoner. I er det brukt et større beløp til konsulentbistand i forbindelse med utarbeidelse av eierskapsmelding for Lillesand kommune. Budsjettet ble dermed revidert på grunn av utarbeidelse av eierskapsmelding. Andre administrative budsjettendringer er fordeling av lønnsmidler, moms og andre fordelingsutgifter. FREMTIDIGE UTFORDRINGER ( ) Sikre kommunens økonomiske målsettinger i en utfordrende tid Sikre riktig kapasitet til økonomioppgaver for kommunen som helhet sett i forhold til kommunens økonomiske situasjon og risiko Logisk og effektiv organisering av økonomifunksjonen Sikre en hensiktsmessig budsjettprosess som legger til rette for langsiktig styring Skape rom for flere og bedre analyser innenfor kommunens ulike fag- og tjenesteområder Gjennomføre forbedringer innenfor økonomi i tillegg til å levere styringsdokumentene og følge opp kommunens økonomi Samkjøre fagplaner med økonomiske rammer Følge opp eierskapsmeldingen

12 REGNSKAP, LØNN OG SKATT (RLS) TOTALT DRIFT Regnskap lønn og skatt, forkortet RLS er organisert i stab hos Rådmannen og rapporterer direkte til han. RLS fører regnskap og lønn for Lillesand kommune, Kirkelig fellesråd, Vestregionen opplæringskontor samt Lillesand og Høvåg menighetsråd. RLS oppgaver består i å registrere alle lønnsbilag for alle kommuneansatte og sykefravær samt registrere og foreta alle inn- og utbetalinger for samtlige enheter/selskaper. Etter innføring av Visma økonomiprogrammene, utføres alle oppgaver innen lønn og regnskap fra ajourhold innen programmet og registrene, til produsering av bokføringsfiler samt trykking av lønnsslipper, lønns- trekkoppgaver og årsoppgaver og rapportering til offentlige myndigheter. Foruten forannevnte deltar enheten i budsjettprosessen samt innleggelse av årsbudsjett og budsjettregulering for politiske endringer og enhetenes budsjettjusteringer. Avstemming av konti, merverdiavgift og momskompensasjons oppgjør, skattetrekk og arbeidsgiveravgift oppgjør, håndtering av låneopptak og årsavslutning. Fakturering, purring samt inngåelse av nedbetalingsavtaler er også enhetens ansvar i tillegg til innfordring av kommunale krav. Regnskapsansvarlig er også kostraansvarlig. Lillesand kommune er med i Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder. Det ble utført i for 11 fullstendige bokettersyn. Minimumskravet er 5 % som tilsvarer kontroller. Disse kontrollene har medvirket til økt grunnlag for arbeidsgiveravgift med kr og inntektsgrunnlaget med kr i. Skatteutvalget har avholdt et møte og behandlet tre saker. Skatteoppkreveren har avholdt 58 utleggsforretninger som er 20 mer enn i 2009, 7 tvangssalgsbegjæring og 4 konkursbegjæring. Lillesand skårer generelt bra og har respektable resultater målt mot sammenlignbare kommuner når det gjelder innfordrings effektivitet. PERSONAL Til sammen har RLS 8,8 årsverk. Hjemlene er fordelt på; 1,5 årsverk lønn, 0,6 årsverk sykelønnsrefusjon, 2 årsverk skatt, 0,5 innfordring kommunale krav, 4,2 årsverk på regnskap, fakturering, scanning, remittering, budsjettvedlikehold, rådgivning, rapportering, opplæring og administrasjon. ØKONOMI Regnskap - lønn og skatt hadde et mindre forbruk på kr ,- i. Mindre forbruket skyldes mindre bruk at lønnsmidler grunnet to personer med redusert stillingshjemmel samt større sykelønnsrefusjoner og gebyrer enn budsjettert. Det blir stadig flere nye ledere og brukere i organisasjonen, og mange får individuell opplæring i økonomisystemet Visma. Vi tilpasser opplæringen til den enkelte bruker og spesial tilpasser rapporter. Kostra rapportering til SSB er levert med mindre forsinkelser. Vi høster gevinster i fakturabehandling i form av bedre oversikt, hvor fakturaene befinner seg i organisasjonen og om det er en flaskehals grunnet tvist, sykdom eller om det ventes på en kreditnota. Takket være fakturabehandling er intern kontrollen rundt momskompensasjons søknaden, som sendes fylkesskattekontoret annen hver måned, både bedre og enklere. Lønnsbudsjettmodulen i Visma Ansatt, som er benyttet i budsjettarbeidet, har gitt gode resultater i form av lite avvik mellom lønnsregnskap og lønnsbudsjett ved riktig valg av parametere som lønnsvekst, overheng, reguleringspremie KLP etc. Samlokalisering av Skatteoppkrever funksjonen sammen med Grimstad kommune, hvor Interkommunal arbeidsgiverkontrollen i Agder og Fylkesskattekontoret som er i Ericsson bygget er vellykket. Skatteoppkreverens hovedoppgaver er regnskapsføring, fordeling og

13 13 innkreving av skatt og arbeidsgiveravgift, samt kontroll og informasjon overfor arbeidsgiver i kommunen. Lillesand kommune har to stillingshjemler på skatt i tillegg til kjøp av arbeidsgiverkontroll tjenester via, Interkommunal arbeidsgiverkontrollen i Agder. De har utført 11 kontroller. Det er 9 for lite i forhold til minste kravet som er 5 %, årsaken til dette er to delt. Den ene er bemanningssituasjon og den andre er flere store kontroller grunnet konkursbo. Kontrollen er viktig og det genererer inntekter i form av økt skatt og arbeidsgiveravgift. Budsjettmessig må arbeidsgiverkontrollen økes slik at minste kravet tilfredstilles, dette blir ofte en vinn, vinn situasjon. For å tilfredsstille kravet om 5 % kontroller må budsjettet økes med kr til kr for å tilfredsstille minimumskravet. Grunnet nedskjæringer i driftsbudsjettet har dette ikke vært mulig. Skatteoppkreveren er bedt om å se på objekt utvalget, for å se om det er mulig å nå målet på 5 % ved å velge enklere objekter å kontrollere. Videre har skatteutvalget behandlet 3 saker i. Skatteoppkreveren viser til utviklingen i antall utleggforretninger har økt til 58 avholdt i mot 38 i i Skatteoppkreveren fremhever at det har vært en nedgang i restanse for samtlige skattearter, med unntak for skattetrekk, renter og gebyr som har en beskjeden økning. Utlegg i innestående bankkonti er et effektivt tvangstiltak. Det er avskrevet, ettergitt og nedsatt pensjonsgivende inntekt på skatte restanser med til sammen 1,08 mill. i Lillesand, men skatteoppkreveren mener at dette kan forklares og er under kontroll. UTFORDRINGER Det er mange forskrifter og lover knyttet til regnskapsføringen og budsjettarbeidet i kommunene. Det er viktig at disse reglene blir bedre kjent. Ny Bokføringsloven trådte i kraft i og gjelder også for kommunalsektor. Organisasjonen må få mer innsikt i de viktige punktene i loven om fullstendighet, realitet, ajourhold, dokumentasjon, sporbarhet, oppbevaring, sikring og god bokføringsskikk blir i varetatt. Momslovverket er i stadig endring Det er viktig at disse endringene blir godt kjent i hele organisasjonen og er trygge på lovverket rundt momskompensasjon og moms generelt. Utviklingen av flere og bedre IT verktøy til bruk i kommunene fortsetter. I den forbindelse vet vi at det er et potensial ved å ta i bruk IT verktøy. Om ikke det fører til kostnadsbesparelse kan det være mulig å dempe utgiftsveksten over tid. Kommunens ansatte har høy gjennomsnittsalder og hvor det er mange tiltak, for å ivareta våre seniorer. Et av tiltakene er mer fritid. Kombinasjonen av flere oppgave, flere lovverk å ta hensyn til og det faktum at flere får mer fritid, krever endringer. Effektive IT programmer kan være løsningen. Videre er det en kontinuerlig prosess å gi nye ledere og brukere av økonomisystemet spesialtilpasset opplæring. Utfordringene fremover er å utnytte systemene optimalt. Regnskap og lønn har innført Visma E-faktura og Notus timelisteregistrering - variabellønn via lønningssystemet i. Anleggsmodulen for registrering av eiendeler og avskrivninger tas i bruk i Dette har vi ventet lenge på og nå gleder vi oss til å ta det i bruk.

14 14 3 Sektor for helse og kultur 3.1 SEKTOREN SOM HELHET Sektor helse- og kultur har i bestått av enhetene familie og oppvekst (helsestasjon, barnevern, familiesenteret inkl SLT, fritid med bistand og ungdomskontakter) habilitering, omsorg Høvåg, omsorg Sentrum, kultur- og bibliotek (fra mars, hvor kommunetorg og informasjonsleder ble skilt ut og flyttet til rådmannens stab) og NAV Lillesand hvor den tidligere sosialtjenesten og flyktningtjenesten inngår i enheten. Sektoren består av totalt 257 årsverk. Årsberetningen for synliggjør at det er et høyt aktivitetsnivå og økt etterspørsel etter service og tjenester på samtlige områder i sektoren. Dette er knyttet til demografisk utvikling, samt at kommunen må yte tjenester til pasienter/klienter/brukere som har sammensatte diagnoser/funksjonssvikt som krever meget høy fagkompetanse, mye personalressurser og til tider spesialisert utstyr. Dette stiller store krav til ledelse og medarbeidere på alle nivå i organisasjonen, slik at vi kan oppfylle de kvalitetskrav som stilles fra statlige og regionale myndigheter, samt styre virksomheten innenfor de rammer og vedtak som er fastsatt av bystyret. Oppbygging av nytt NAV-kontor med fokus på sømløse tjenester har også vært en utfordring. Familie og oppvekstenheten ble samlokalisert med PP-tjenesten i nye lokaler fra 1. januar. ABUP avd. Lillesand har lokaler i nabobygget. Denne samlokaliseringen av tjenester for barn og unge bidrar til en mer samordnet og helhetlig tilnærming til barn, unge og familier som har behov for tjenester. Innen enhet for kultur- og bibliotek utvikles det nye tilbud som bidrar til et mer rikt og variert kulturtilbud for byen innbyggere. Enheten har også arbeidet med å videreutvikle tilbudet til ungdom gjennom klubbvirksomheten. Sektorsjef vil på bakgrunn av de resultater som er oppnådd, benytte anledningen til å takke ledere, ansatte og tillitsvalgte i sektoren for den innsatsen som er lagt ned for brukerne av tjenestene. Det er spesielt gledelig å registrere alle de positive tilbakemeldinger brukere, pårørende og innbyggere gir våre medarbeidere for måten de blir møtt på og hvordan oppgavene blir utført. Gode tilbakemeldinger i hverdagen er en stimulans til videre utvikling og forbedringer. PERSONAL Det har ikke vært endringer eller utskifting av ansatte på overordnet nivå i sektoren. Sektorsjef har en stab på 1,8 årsverk som gir støtte både til sektorsjef og enhetsledere innenfor fag og økonomi. Utfordringen på overordnet nivå, er å ha nødvendig kapasitet til plan- og utviklingsarbeid som krever innsats på kort og lang sikt. Sektoren har et stabilt ledersjikt på alle nivå hvor engasjement, kreativitet og pågangsmot kan stå som sentrale begreper i omtale av våre ledere. Vi kommer også godt ut når det gjelder personell med fagkompetanse. Kostratall for, viser at vi innenfor omsorgstjenesten ligger godt over snittet i kommunegruppe 7. Jevnt over har vi hatt god tilgang på kvalifisert arbeidskraft innenfor alle fagområder som ligger i sektoren. En av årsakene er nok at medarbeidere og ledere markedsfører organisasjonen på en god måte, samtidig som at organisasjonen har hatt relativt høye score på ulike undersøkelser som vurderer kvaliteten på tjenestene. Det har også i vært lagt ned mye godt arbeid ift å redusere uønsket fravær, gjennom bevisst satsing på trivsels- og helsefremmende tiltak.

15 15 ØKONOMI Sektor for helse og kultur har et positivt avvik på kr for i forhold til regulert budsjett. For de ulike enhetene varierer resultatet fra et positivt avvik på kr (habilitering), til et negativt avvik på kr (familie- og oppvekst) Variasjonen i forhold til regulert budsjett har med tildeling av sentral avsetning til lønn/pensjon og revidert budsjett i tertialrapportene å gjøre. Samlet sett så må resultatet anses å være rimelig bra for sektoren. Dette tatt i betraktning av at flere av enhetene i løpet av året har store svingninger ift tjenesteyting og ressursbruk. I hovedsak er det da snakk om merutgifter, fordi man blir pålagt nye oppgaver og tjenester som jevnt over ikke er budsjettert. Sektorens ledere har et bevisst forhold til økonomistyring, og legger ned mye arbeid i å styre ressursene på en fornuftig og rasjonell måte. Uansett så er det en stor utfordring å ikke ha tilgjengelige økonomiske buffere, for å kunne møte og etablere kostnadskrevende tjenestetilbud i løpet av året. FREMTIDIGE HOVEDUTFORDRINGER ( ) Spesielt utfordrende for, og videre framover, er arbeidet med Stortingsmelding 47, Samhandlingsreformen. Nye helselover har vært ute på høring, og det er pr dato uvisst hvilke tjenester og omfang som vil bli lagt til kommunene. I denne forbindelse er det etablert et godt samarbeid innefor KnpS, hvor vi bla har fått 1 mill kr til å utrede muligheten for å etablere et felles lokalmedisinsk senter. Uansett utfall av Samhandlingsreformen, vil det bli press på offentlig og kommunal tjenesteyting framover. Dette henger sammen med demografisk utvikling ved at vi får store kull som vil etterspørre omsorgstjenester. I tillegg bidrar også økt tilflytting til at det blir press på tjenester som omhandler barn, unge og familier. Behov for nye tiltak og økt tjenesteyting vil ikke kunne gjennomføres fullt ut uten at kommunen foretar en strengere prioritering av ressursbruken på enkelte områder. Med hjemmel i bystyrevedtak skal omsorgstjenesten inkl ikke lovpålagte tjenester gjennomgås med tanke på å etablere måter å løse oppgavene på en mer effektiv måte. Dette innebærer også å sette fokus på hvilke oppgaver og tjenester vi skal gjøre mer/mindre av i tiden som kommer. Det vil videre være fokus på å legge til rette for at ansatte i kommunen som arbeider ufrivillig deltid, skal kunne få en stillingsprosent som både gir rettigheter ift pensjon, samtidig som det skal være mulig å leve av inntekten. Dette har stort fokus både politisk og administrativt. Arbeidet med ny omsorgsplan, boligsosial handlingsplan, etablering av tiltak for enslige mindreårige flyktinger og planlegging av nye boligprosjekter for ulike brukergrupper vil også ha stort fokus i tida som kommer. Sektorledelsen er ellers ansvar for/er engasjert i ulike prosjekter. Dette gjelder samhandlingsreformen, utredning av boligkontor, prosjekt deltid/heltid, utredning av bestillerenhet, fritidsaktiviteter for unge rusmisbrukere, omsorgsplan, revisjon av kommuneplan, samt utredning og etablering av kommunale utleieboliger. Sektorsjef er også kommunens beredskapskoordinator/beredskapsleder. Dette er etter hvert blitt en tidkrevende funksjon og rolle. Dette gjelder ift å gjøre analyser og lage planer ift gjeldende lover og regelverk, men også bidra til at kommunen har en beredskapsorganisasjon som er i stand til å takle uønskede hendelser på en profesjonell og forsvarlig måte.

16 OMSORG SENTRUM Total drift De fleste av hovedmålene vi satt oss for er oppnådd. Det gjelder: Innføring av nytt elektronisk verktøy ifb med timelister og lønningsbehandling Utarbeidet avtale for personell som bruker privat bil i tjenesten Ny leiebilavtale Avd. for psykisk helse er flyttet inn i ledige lokaler ved Lba Opparbeidet bedre parkeringsareal ved Lba Personal a. Antall årsverk per er 109. I tillegg kommer avtalehjemlene med fastlegene og fysioterapeuter i kommunen. b. Enheten har kompetanseplan sammen med omsorg Høvåg og Habiliteringstjenesten Økonomi Resultatet for Omsorg sentrum var et positivt avvik på kr I hovedtrekk har enheten et mindreforbruk på lønnspostene og det har vært stor fokus på å begrense innleie av vikarer og foretatt innsparinger der det har vært mulig. Samtidig har enheten hatt et merforbruk, dvs utgifter som ikke var budsjettert for. Dette gjelder blant annet utgifter til ny turnuslege, omlegging av finansieringen av driftstilskuddet til private fysioterapeuter og økte utgifter til legevakt Driftsprosjekter Enheten har i fått eksterne midler til følgende prosjekter: Folkehelseprosjektet. Her får vi penger fra stat og fylkeskommune for å arbeide med folkehelse. En av våre fysioterapeuter er frikjøpt i 20 % for å arbeide med dette. Gjennom prosjektet og med samarbeid med Midt Agder friluftsråd er det satt i gang et arbeid med bedre tilgjengelighet til naturen på Springvannsheia. Aktivitet på resept. Dette er et prosjekt i Knutepunkt Sørlandet som går på å finne aktiviteter til personer som er sykmeldte / i fare for å bli det. Vi har blant annet utdelt midler til frivillige lag for å stimulere til fysisk aktivitet blant barn og unge. Kulturelle spaserstokk. Her søker vi hvert år om penger fra Kulturdepartmentet for å kunne arrangere kulturarrangementer for eldre. Koordinerende tillitsperson. Dette er et 3-årig prosjekt der vi får penger fra staten for å jobbe med individuelle planer spesielt for personer med rusproblemer. et ble Fremtidige hovedutfordringer ( ): Sørge for tilstrekkelige ressurser til å takle pasienter med krevende og utfordrende atferd ved institusjonene i omsorg sentrum. Sørge for tilstrekkelig fagkompetanse til pasienter som krever intensiv behandling etter utskrivning fra sykehus. Dette gjelder spesielt for nye brukergrupper som kommer. Behov for oppretting av tilrettelagte arbeidsplasser for personer med psykiske lidelser / rusrelaterte lidelser. Dette er noe som haster. Etablere flere boenheter for personer med psykiske / rusrelaterte lidelser. Behovet for døgnbemannede boliger er stort. Erfaring tilsier at mange innenfor nevnte brukergruppe har dårlig boevne og at det er nødvendig å sette inn flere tjenester for å gi støtte og oppfølgingen i hverdagen og i bolig.

17 17 Etablere strategi for å sikre god rekruttering samt å holde på fagpersonell i tjenesten. Dette vil bla annet innebære å tilby større stillingsbrøker. Sørge for tilstrekkelig kompetanse/ressurser til å følge opp nødvendig IKT satsing i enhetene innen omsorg/habilitering. Det er et meget stort behov for egen IKT person i omsorgstjenesten. Data er et viktig verktøy i omsorgstjenesten og det er behov for å sette inn ressurser for at vi skal kunne ta i bruk og utnytte programvare og systemer på en optimal måte. Med eksisterende ressurser innen ergoterapifeltet er det p.t. lite/ingen tid til forebyggende og helsefremmende tiltak, dette ønskes prioritert i kommende år (viktig også i forhold til de sentrale føringer som ligger i nye lover og reformer). Innen fysioterapitjenesten blir det en hovedutfordring å endre praksis mer i retning forebyggende arbeid og grupperelatert praksis. Trykket på kurative tjenester er økende og derfor blir samarbeidet med privatpraktiserende fysioterapeuter viktig å utvikle. Innen folkehelsearbeidet blir det en utfordring å etablere arbeidsutvalg som ser på de helseutfordringer Lillesand kommune har og utarbeide strategier for en samlet folkehelsesatsing i kommunen. Ivareta dokumentasjonsplikten og internkontrollforskriften. Dette er et meget omfattende arbeid. Iverksette planlegging av nye boliger med tilgang til heldøgns omsorg og pleie nært opp til Lba. Det er stor søknad på omsorgsboliger. Arbeide for å styrke bemanningen (sykepleiere), spesielt i hjemmetjenesten og ved Sjømannshaven Flytte 2.etg.dagsenter til nye lokaler på Lba. Øke antall lærlingplasser. Arbeide for å få bedre legedekning på institusjonene. Fortsette arbeidet med å renovere gamle delen av Lba. Blant annet legge nytt belegg. 3.3 OMSORG HØVÅG Total drift Omsorg Høvåg har som mål å gi nødvendig helsehjelp på lavest mulig nivå, med fokus på brukerperspektivet og brukerens egen evne til deltakelse og mestring. Målet er at brukerne skal bo i eget hjem lengst mulig. En stabil og kvalitetsmessig god hjemmetjeneste er en forutsetning for å oppnå dette. Hjemmetjenesten har hatt et år med økende etterspørsel og behov for tjenester i form av hjemmesykepleie, behov for trygghetsalarm og matombringing. Antall aktive brukere av hjemmesykepleie gjennom året varierer, men har i snitt økt med 15 brukere fra Antall brukere som har behov for hjemmehjelp i form av rengjøring er stabilt. Økning i antall brukere og yngre brukere med spesielle diagnoser og et omfattende hjelpebehov, har ført til at det har vært nødvendig å leie inn ekstrahjelp utover grunnbemanningen for å kunne gi faglig forsvarlig helsetilbud, og også for å ivareta personalet. I og med at sykehjemmet har hatt overbelegg med fra 1-4 pasienter hele året, Har det vært nødvendig å sette inn ekstra ressurser i hjemmesykepleien for å unngå behov for innleggelse. Behovet for gradvis økning av ressurser til hjemmesykepleien er tydelig. Høvågheimens tilbygg ble påbegynt i begynnelsen av juli, og beregnes ferdig i juni Etter Husbankens krav til små avdelinger blir bygget i to etasjer med henholdsvis syv og seks sykehjemsplasser, der hver avdeling har eget spiserom og oppholdsrom. Etter

18 18 sprinkling og ombygging/renovering av eksisterende bygg, har Høvågheimen fra ca.1.oktober sykehjemsplasser, fordelt på fire avdelinger. I forhold til de ulike pasientkategoriene blir dette en kvalitetsmessig god løsning, der vi får mulighet til å sette sammen pasientgrupper etter funksjon og ulike omsorgsbehov. Dagens sykehjemspasient har endret seg merkbart fra tidligere, da nesten alle var eldre som ut fra store fysiske pleiebehov eller langtkommen demens, måtte ha sykehjemsplass. Nå er det flere i gruppen eldste eldre, som nærmer seg 100 år, og pr dato har Høvågheimen flere i aldersgruppen år med særskilte diagnoser og et omfattende hjelpebehov. Sykehjemmet har endret seg fra å være et sted for den eldste generasjon til sykehjem for to generasjoner. Enheten disponerer 17 omsorgsboliger som har vært utleid hele året, og det er pt. 5 personer som venter på ledig bolig. Enheten har i regi av aktivitøren et omfattende samarbeid med frivillige lag og foreninger, - ca.65 personer deltar i et eller annen frivillig arbeid som er til stor nytte for selve sykehjemmet og også et viktig ledd i forebyggende eldreomsorg blant hjemmeboende. Enheten har som mål å oppretthode et godt arbeidsmiljø for å kunne gi kvalitetsmessig gode tjenester. Selv om personalet har hatt stor arbeidsbelastning gjennom året, er det psykososiale miljø godt, det er lite fravær og et høyt faglig nivå på tjenestene. Enheten har hatt fokus på helsefremmende trivselstiltak, opplæring og videreutdannelse av ansatte. Personal Godkjente årsverk/stillingshjemler per : 30,2 (1 årsverk overført fra omsorgstjenester sentrum til økning av 14 deltidsstillinger, vesentlig i hjemmetjenesten). Enheten har felles kompetanseplan med Omsorg Sentrum og Habiliteringstjenesten To sykepleiere har gjennomført videreutdanning i lindrende sykepleie, en har tatt videreutdanning i veiledningspedagogikk og en har påbegynt videreutdanning i rehabilitering. Økonomi Omsorg Høvåg har et positivt avvik på kr Dette til tross for at man har hatt større utgifter til lønn i hjemmetjenesten enn budsjettert. Spesielt har det vært nødvendig å leie inn ekstrahjelp for å klare økende og omfattende oppgaver i hjemmesykepleien. I tillegg har det vært økte transportutgifter til leasing av biler og båttransport til Ågerøya. På grunn av periodevis overbelegg sykehjemmet med fra 1-4 pasienter har det også her vært nødvendig å leie inn ekstrahjelp, spesielt helg og kveld. Innføring av Notus turnusprogram har medført overtidsutbetaling på ca. kr fra 1.okt. og ut året. I forhold til inntekter er oppholdsbetalingen ved sykehjemmet som forventet, og brukerbetaling hjemmetjenesten litt høyere enn beregnet. Kjøkkenet ved Høvåg har hatt mindre lønnsutgifter enn budsjettert, og også høyere inntekter enn beregnet. Det er flere hjemmeboende brukere i boligene som betaler for full kost.

19 19 Fremtidige hovedutfordringer ( ): Organisere oppstart og drift av 4 avdelinger etter ferdigstillelse av Høvågheimen Rekruttere nye medarbeidere, utarbeide nye turnusplaner og interne rutiner Rekruttere nye medarbeidere til ledige stillinger, da flere i personalgruppen nærmer seg pensjonsalder Beholde/rekruttere medarbeidere med god kompetanse for å imøtekomme nye utfordringer i forbindelse med samhandlingsreformen Øke grunnbemanningen i hjemmetjenesten for at målet om at alle skal kunne bo hjemme lengst mulig skal kunne oppfylles. Videreutvikle IKT satsingen Sørge for nok ressurser til å ivareta dokumentasjonsplikten Opprettholde et godt arbeidsmiljø Opprettholde samarbeidet med frivillige lag og foreninger 3.4 HABILITERING Total drift Målsettinger for som er oppnådd: Innføring av elektroniske timelister. Kjøp av ny bolig for 2 tjenestemottakere. Den ene har etablerte tjenester fra kommunen, den andre krever etablering av nytt tiltak. Etablert avlastning i institusjon og andre nødvendige støttetiltak for en ny tjenestemottaker som flyttet til kommunen. Etablert nye rutiner i alle grupper i forhold til legemiddelhåndtering og avvikshåndtering. Målsettinger som ikke er oppnådd: Planlegging og iverksatt bygging av ny avlastningsbolig overført Planlegging og iverksetting av nye boliger for målgruppen overført til Avklaringer rundt nytt dagsenter bygge nytt eller utvide? Utfordringer tjenesten har håndtert som ikke lå inne i budsjett for : Overføring av ny tjenestemottaker fra sshf. Etablert nytt tiltak i avlastningsboligen. Har i perioder måtte gi utvidet avlastning til tre personer pga stor belastning i hjemmesituasjonen. Avlastning for to personer i bofellesskap (bruker personaldelen) dette fordi tjenesten ikke har plass til flere i nåværende avlastningsbolig. To nye tjenestemottakere har tatt i bruk BPA (brukerstyrt personlig assistanse) ordningen. Personal Pr disponerte habilitering årsverk. Kompetanseplaner. Gruppene har individuelle behov for kompetanse. Ut ifra det gis det intern/eksternopplæring på fagmøter etter behov. Det har vært jobbet målrettet med sykefravær i alle grupper. Økonomi Habiliteringstjenesten har et resultatet ved årets slutt gir et mindreforbruk på

20 20 kr Enheten har fått kr mer i ref fra Staten til ressurskrevende tjenester enn budsjettert. Enheten har videre hatt en klar strategi ift å redusere sykefravær og innleie av vikarer. Man har hatt et mindreforbruk på lønn tilsvarende ca kr , både på grunn av positiv utvikling, dvs mindre etterspørsel etter tjenester hos noen brukere samtidig med at en meldt bruker ikke ankom før i Enheten har videre fått tildelt kr til formålet brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Fremtidige hovedutfordringer ( ) Få nytt bofellesskap på plass på Nordgården. Det er vedtatt boliger for 5 personer vi trenger 10 nye boliger i ett 4 års perspektiv. Bygge ny avlastningsbolig Endelig avklaring av framtidig dagsenter. Ha tilstrekkelig kompetanse /ressurser til å gi gode tjenester. Tjenesten har store utfordringer i å holde seg oppdatert i ulike diagnoser og tiltak rundt disse. Det er ingen homogen gruppe det ytes tjenester til. Fortsatt ha fokus på sykefravær. Skape gode trygge arbeidsplasser. Holde medarbeiderne motiverte og dekke behov for faglig påfyll. Vanskelig å få medarbeidere til å jobbe netter. Øke opp stillingsbrøker. Se på muligheter til å etablere alternative turnusplaner. God informasjonsflyt på alle nivå i tjenesten. 3.5 FAMILIE OG OPPVEKST Total drift Tjenester for barn og unge har de siste årene sett en tendens til at en større andel av ressursene kanaliseres mot utsatte grupper og enkeltpersoner. Mange barn og unge sliter med psykiske problemer. Fokuset på vold i nære relasjoner, lokalt og nasjonalt, har gitt en økning i meldinger til blant annet barnevernet. Kommunen har ansvar for forebyggende virksomhet på alle nivåer. Det er viktig å sikre et godt oppvekstmiljø, noe alle enheter må ha fokus på. Familie og oppvekstenheten ble samlokalisert med PP-tjenesten i nye lokaler 1. januar. ABUP avd. Lillesand har lokaler i nabobygget. Denne samlokaliseringen av tjenester for barn og unge bidrar til at kommunens visjon om helhetlig tanke til helhetlig handling vil være lettere å oppnå. Tverrfaglig samarbeid internt og på tvers av enheter, gir økte muligheter til å sette inn riktig tiltak på et tidligst mulig tidspunkt. Det gir økt fokus på helhetsperspektivet og øker den helhetlige kompetansen i tjenestetilbudet. Dette vil bidra til økt ressursutnyttelse og et bedre tjenestetilbud til brukerne. Slik situasjonen var pr var man godt i gang med dette arbeidet. Samarbeidet bar preg av brukeren i sentrum, trygghet, respekt og tillit. Det ble fokusert på muligheter for å samordne de ulike tjenestetilbud enheten gir, god informasjonsflyt mellom faggrupper / avdelinger i enkeltsaker. Dette arbeidet er under konstant utvikling. Ett mål i 2011 er å etablere ett felles inntakssystem i samarbeid med PP-tjenesten. Planen er at dette skal være på plass innen juni 2011.