IKT-Strategi for perioden IKT-strategi for perioden

Transkript

1 28. april 2011 [IKT-STRATEGI FOR PERIODEN ] 2011 IKT-Strategi for perioden IKT-strategi for perioden Eirik Wasmuth Sirdal kommune Sirdal kommune Forord 0

2 Forord Sirdal kommunes strategi for anvendelse av IKT beskriver hvordan kommunen som virksomhet skal møte de utfordringene som kommer i form av nye ønsker og behov fra innbyggerne, nye offentlige mål og føringer og tjenestenes behov for mer effektiv drift sett i forhold til kommunens økonomiske situasjon. I mange år har fokus vært rettet mot at virksomheter må ha en strategi for informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT-strategi). Dette har vært i en periode der IKT har vært et nytt verktøy innen mange tjenester. Det har vært viktig å ha fokus på at virksomhetene faktisk har planer og strategier for hvordan de skal ta IKT-verktøy i bruk. De fleste virksomheter er nå helt avhengig av sin IKT-infrastruktur og sine fag- og støttesystemer for å kunne utføre det daglige arbeidet. Dette blir særlig synlig ved strømbrudd og andre problemer på datasiden da vi har en sentralisert driftsløsning. Arbeidsprosesser er støttet av IKT-verktøy og nye kommunikasjonsløsninger er tatt i bruk. IKT har blitt et strategisk virkemiddel. Det er virksomhetens målsetninger som er i fokus og IKT er bare et av flere virkemidler for å oppnå disse målsetningene. Sirdal kommune ønsker å fremstå som en moderne kommune som har fokus rettet mot å tilby innbyggerne nye nettbaserte tjenester. God teknisk infrastruktur med tilhørende sikkerhetsmekanismer er grunnstammen for å kunne realisere dette. Med skjerpede forventninger til tjenester og ressursbruk, stilles det krav til mer effektive arbeidsmåter fremover. Kommunens IKT infrastruktur og IKT-arkitektur, i tillegg til effektive arbeidsverktøy, er grunnlaget for effektivisering. Organisasjonsmessige tilpasninger kan være nødvendig for å hente ut gevinster ved innføring av nye arbeidsprosesser og arbeidsverktøy og dokumentering av gevinster må beskrives og måles. Utviklingen innenfor IKT området har gått svært raskt og innbyggernes forventninger til bruk av IKT i kommunikasjonen med kommunen har endret seg drastisk. Både Fornyingog administrasjonsdepartementet (FAD) og kommunenes sentralforbund (KS) har satt bruk av IKT på dagsorden og det er utarbeidet flere styringsdokumenter som relaterer seg til IKT området. Stortingsmelding nr. 17 ( ), Eit informasjonssamfunn for alle, fra FAD er det ferskeste og mest omfattende uttrykk for statlig IKT-politikk i Norge. KS utviklet i 2005 strategidokumentet ekommune 2009 det digitale spranget. Dokumentet gir råd om viktige satsingsområder når det gjelder bruk av IKT for å effektivisere virksomheten og utvikle kvalitativt gode tjenester. ekommune 2012 lokal digital agenda skal være en støtte for kommunene og fylkeskommunen i utviklingen av egne målsettinger og strategier for bruk av IKT i tiden framover. Sirdal kommune som virksomhet må forholde seg til både offentlige føringer, innbyggernes forventninger og interne tjenester sine behov. Dette dokumentet beskriver hvordan Sirdal kommune bruker IKT som virkemiddel for å møte disse kravene og forventningene. Sirdal kommune Forord 1

3 Forord Innledning Status Mål, innhold og struktur i IKT-strategien Mål IKT-strategiens oppbygging Rammebetingelser og regionale føringer Offentlig IKT-politikk Statlige føringer ekommune 2012 lokal digital agenda Lokale rammebetingelser Kommunens egne målsettinger Definisjoner, akronymer og forkortelser Videre arbeid Sirdal kommunes målsetninger esirdal Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Tjenester på nett Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten Mål ekommune2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden NAV-reformen og IKT Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden IKT i grunnopplæringen Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Geografisk informasjon Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Sirdal kommune Forord 2

4 10. Elektronisk handel Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Arkivering og saksbehandling Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Informasjonssikkerhet Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden IKT-arkitektur Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Åpne standarder Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Integrasjon av IKT-systemer Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Fri programvare Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Grønn IT Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Bredbånd Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Interkommunalt IKT-samarbeid Sirdal kommune Forord 3

5 19.1 Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Strategisk IKT-ledelse Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Kompetanseutvikling Mål ekommune 2012: Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Lokale forhold og satsningsområder Status: Målsetting for økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Organisering av IT-funksjonen Status: Målsetting i økonomiplanperioden: Tiltak i planperioden Sirdal kommune Forord 4

6 1. Innledning Etter flere års systematisk arbeid har vi en god teknisk plattform. Kommunens drift, både innenfor administrasjon, skole, barnehage, legekontor, eldreomsorg, IP-telefoni, IP- TV, tjenester for TLM og SD-anlegg er sentralisert i rådhuset. Dette har gitt langt bedre kontroll med den teknologiske utviklingen og mer effektiv drift. Det er derfor svært viktig at den periodiske oppgradering som er innfelt i investeringsbudsjettet fortsetter. SK har fiber til samtlige lokasjoner hvor det leveres IKT-tjenester, og har et fremtidsrettet stabilt nettverk som ikke har noen kjente kapasitetsbegrensninger i årene fremover. Vi benytter i dag fiber til IP-telefoni, IP-TV, styring av varme/ventilasjon i bygg og distribusjon av administrativt- og sensitivt nett til aktuelle lokasjoner. Utfordringen er nå å utnytte de mulighetene som vi har med fokus på hvor dette kan gi av økonomiske besparelser eller mer effektiv ressursutnyttelse. God teknisk infrastruktur med tilhørende sikkerhetsmekanismer er grunnstammen for å kunne realisere ekommunen. Vi er i god gang med å ta i bruk de mulighetene som ligger i ny infrastruktur gjennom arbeidet med automatiserte tjenester (fra søknad via arkivsystem til fagsystem). Digital søknadsprosess/skjema på stillinger er godt eksempel på dette. Innføring av felles sak/arkivsystem har muliggjort digitale arbeidsprosesser som innen plan- og miljø og byggesaksbehandling. Digitale saksprosesser er nøkkelen til å effektivisere både internt, og i kommunikasjon med publikum, ved at manuelt arbeid reduseres. Samtidig forventes det at dette gir bedre kvalitet på data og bedre service ovenfor publikum. Utfordringene nå knytter seg til å få leverandørene til å legge til rette for effektiv informasjonsutveksling mellom systemer. Mobilitet og fleksible arbeidsformer har lenge vært på agendaen. Sentral infrastruktur for trådløse nett innen skole og administrasjon tas i større grad i bruk. Vi har 22 datanett som er elektronisk adskilt fra hverandre. Disse er distribuert til de fleste lokasjonene. Nettene gir mulighet for styring av ventilasjon/varme, tilgang til sensitiv sone, åpen internett, trådløse soner, IP-telefoni, IP-TV, administrasjonen og skolenettet. I tillegg vil det i fremtiden åpne seg mange nye muligheter som kan brukes på omsorgssiden. Med ressursknappet og stadig økende antall brukere blir bruk av IKT-verktøy et av de viktigste virkemidlene for å frigjøre ressurser til direkte tjenesteytende virksomhet. Sirdal kommune Innledning 5

7 1.1 Status Rådmannen har vedtatt at det skal utarbeides en IKT-strategiplan i Planen vil i størst mulig grad utformes iht viljeserklæring om grunnlag for lokal IKT-strategi i DDV-kommune av og KS ekommune 2012 lokal digital agenda. IKTstrategiplanen går til enhetene på høring, og skal behandles i kommunestyret og rulleres årlig. 1.2 Mål, innhold og struktur i IKT-strategien Mål IKT-strategien bør: Være et styringsdokument for toppledelse og et prioriteringsdokument for enhetsledere. Være et arbeidsdokument for IKT-avdelingen. Være et levende dokument som revideres etter behov. Ha elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv i fokus. Ta utgangspunkt i struktur og tema slik de framkommer i ekommune Beskrive viktige satsningsområder for inneværende økonomiplanperiode. Gi en oversikt over prioriterte tiltak. For at IKT-strategien skal være et levende dokument, er koblingen mot kommunens øvrige planverk forsøkt gjort så sterk som mulig. Det betyr at den skal drøftes og revideres løpende i forhold til å møte både interne og eksterne utfordringer. I dette arbeidet, er planen å involvere alle sektorer/enheter i kommunen IKT-strategiens oppbygging IKT-strategien er temamessig bygd opp etter strukturen i KS strategiplan ekommune 2012 (se kap. om rammebetingelser). Denne temainndelingen setter kommunens ITarbeid inn i et nasjonalt perspektiv, både i forhold til andre kommuner og statlig satsing. Under hvert tema er det overskrifter som hver gir en kobling mot andre områder/dokumenter: Mål ekommune 2012 Målene som er uttrykt gjennom KS sin anbefalte strategi for kommuner/fylkeskommuner Status Kommunens status i forhold til målene til KS Målsetting for økonomiplanperioden Her knyttes kommunens IKT-satsing til økonomiplanen gjennom å uttrykke hva kommunen vil oppnå i løpet av gjeldende økonomiplanperioden Tiltak i planperioden Kort, overordnet beskrivelse av de tiltak som skal gjennomføres i perioden. Tiltak nr Beskrivelse 1 Eksempel: Forbedre tilbudet av elektroniske skjema Sirdal kommune Innledning 6

8 1.3 Rammebetingelser og regionale føringer Offentlig IKT-politikk Fornyings- og administrasjonsdepartementet skriver følgende om IKT-politikk/eNorge: Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) blir i stadig sterkere grad en forutsetning for velferdssamfunnet. IKT effektiviserer offentlige tjenester IKT øker produktiviteten i landet. ( ) Vilje til tverrpolitiske initiativ, til å ta del i en helhetlig IKT-politikk til samarbeid gir en mer effektiv utnytting av samfunnets felles ressurser og bedre tjenester for innbyggere og næringsliv. Offentlig IKT-politikk er nedfelt i en rekke styrende dokumenter. enorge 2009 det digitale spranget Stortingsmelding nr. 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle ekommune 2012 lokal digital agenda, KS I tillegg til disse dokumentene er krav knyttet til annen tjenesteproduksjon nedfelt på en rekke områder herunder: IKT i PLO: IPLOS, Kommunikasjon helsenett, Samspill 2.0, IKT i helse og omsorg ( ) strategi og handlingsplan fra KS. IKT i skolen: Program for digital kompetanse ( ), Nye læreplaner, Kunnskapsløftet, IKT og grunnopplæringen - KS ( ), St.meld 31 ( ): Kvalitet i skolen Statlige føringer Stortingsmelding nr. 17 Eit informasjonssamfunn for alle er den ferskeste og mest omfattende uttrykk for statlig IKT-politikk i Norge. Den peker på betydningen av at alle skal kunne delta i informasjonssamfunnet (digital inkludering) gjennom digital tilgang (høyhastighetsnett), universell utforming og digital kompetanse. Regjeringen ønsker en fornyelse av offentlig sektor med bedre tjenester og mindre bruk av ressurser til administrasjon. Sentralt i dette er en døgnåpen digital forvaltning, som skal baseres på digitale selvbetjeningstjenester til innbyggere og næringsliv, utvikling av felles IKT-komponenter for offentlig sektor og etablering av felles overordnet IKT-arkitektur for offentlig sektor. Formålet med å etablere felles arkitekturprinsipper er å sikre at samhandling kan skje på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Dette krever en samordnet innsats både fra statlig og kommunal sektor da prinsipper, kommunikasjonsmodeller, felleskomponenter, semantikk og felles standarder må på plass. Med etablering av felles arkitekturprinsipp for offentlig forvaltning menes et rammeverk for oppbygging av IKT-system og samhandling mellom systemene. Aktuelle tjenester skal gjøres tilgjengelig via næringsportalen Altinn og innbyggerportalen Minside. Sirdal kommune Innledning 7

9 1.3.3 ekommune 2012 lokal digital agenda Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) utviklet i 2008 strategidokumentet ekommune lokal digital agenda som skal være en støtte for kommunene og fylkeskommunene i utviklingen av egne målsettinger og strategier for bruk av IKT. Dokumentet gir råd om viktige satsingsområder når det gjelder bruk av IKT for å effektivisere virksomheten og utvikle kvalitativt gode tjenester. KS vektlegger spesielt forholdet til innbyggerne med mål om stadig flere digitale tjenester og intern effektivisering. KS har laget følgende visjon for ekommune 2012: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Fokuset de siste årene i norske kommuner har vært mye rettet mot etablering av veiledningstorg/- servicetorg, innføring av elektroniske skjema og etablering/fornying av innbyggerportaler. De viktigste årsakene til at kommunene utvikler interaktive tjenester for publikum og næringsliv, er ønsket om å effektivisere interne prosesser, samt at innbyggerne i stadig større grad ønsker å kommunisere med det offentlige ved hjelp av digitale selvbetjeningsløsninger. I ekommune 2012 begrunnes satsningen på IKT slik: Informasjons- og kommunikasjonsteknologien er grenseoverskridende og griper inn i alle sektorer og samfunnsområder. IKT er en sentral drivkraft i økonomien og bidrar til å effektivisere både offentlig og privat sektor. Samtidig gjør teknologien det mulig å styrke lokaldemokratiet, utvikle bedre tjenester og skape økt samhandling mellom ulike aktører. KS påpeker at det er fem sentrale områder som må vies oppmerksomhet: IKT som produktivitetsfaktor Deltakelse i informasjonssamfunnet Mer helhetlig offentlig sektor Økt tjenestekvalitet Effektiv intern drift I ekommune 2012 tas arbeidet videre og det er laget målformuleringer på en rekke områder. Kommunene har svært ulikt ståsted i forhold til å kunne oppnå disse målsetningene. Noen har kommet godt i gang mens andre har svært mye å ta fatt i fremover. KS viser til at svært få kommuner har etablert digitale tjenester for innbyggere og næringsliv på trinn 4 i tjenestetrappen (figur 2). Kommuner som ønsker å tilby interaktive tjenester, vil i stor grad utvikle de samme løsningene eventuelt med noe lokale forskjeller. KS ønsker derfor at kommunene samarbeider rundt etablering av slike løsninger - både lokalt, regionalt og nasjonalt. Gjennom standardisering, utvikling av felles kravspesifikasjoner og deling av teknologi og erfaringer. Sirdal kommune Innledning 8

10 Figur 1: Tjenestetrappa Lokale rammebetingelser Sirdal kommune er en liten kommune men vi har et stort antall interne brukere som benytter kommunens IKT-tjenester og vi har et stort antall datamaskiner. De tekniske løsninger som er valgt bærer preg av bemanningssituasjonen på IKTavdelingen. Det har vært fokus på sentralisert drift og de fordelene dette gir både i form av tidsbesparelser for IKT-avdelingen og fordelene det gir ut til sluttbruker i form av bedre stabilitet, tilgjengelighet, sikkerhet og service. IKT-avdelingen er bemannet med to stillinger. Vi har et godt samarbeid med de ti andre kommunene i DDV, og det er flere forskjellige konstellasjoner av applikasjoner som driftes av vertskommuner. Sirdal kommune Innledning 9

11 1.4 Kommunens egne målsettinger Sirdal kommune slutter seg til KS sin visjon for ekommune 2012: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Det er utarbeidet målsetninger for de ulike områdene som omtales senere i dokumentet. Sirdal kommune Innledning 10

12 1.5 Definisjoner, akronymer og forkortelser Boks: Definisjoner, akronymer og forkortelser CRM DDV DIFI EPJ FAD Kunderelasjonshåndtering eller Customer Relationship Management Det Digitale Vestre Agder, samarbeid mellom 11 kommuner. Flekkefjord, Kvinesdal, Sirdal, Farsund, Hægebostad, Lyngdal, Åseral, Audnedal, Lindesnes, Marnardal og Mandal. Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). Underliggende etat av FAD. Skal bidra til å styrke regjeringens arbeid med å fornye offentlig sektor og gjøre den effektiv og enklere tilgjengelig. Elektronisk pasientjournal. EPJ inneholder helsepersonellets eller institusjonens fortløpende nedtegnelser av opplysninger om en enkelt pasient og forhold av betydning for den hjelp han eller hun trenger. Fornyings- og administrasjonsdepartementet. FEIDE Et konsept som går ut på at hver bruker i utdanningssektoren - elev, student eller ansatt - får et brukernavn av sin skole, høgskole eller universitet som kan brukes i hele sektoren. Samme brukernavn virker overalt, både ved egen institusjon og ved nasjonale fellestjenester, med samme passord eller sertifikat. Grunndata Data som vedlikeholdes sentralt for bruk i ett eller flere systemer, for eksempel innbyggerinformasjon (navn, adresser). ID-porten Norges løsning for offentlig elektronisk Identitet med tilstrekkelig høyt sikkerhetsnivå. IDIVA Interkommunal Drift IKT-Vest Agder Interoperabilitet SK KS Masterdata Metadata Nasjonal tjenestekatalog PLO To eller flere systemers evne til å utveksle informasjon og å nyttiggjøre seg av informasjonen som blir utvekslet Sirdal kommune. Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon. Det sett av data knyttet til et område som er aktivt og vedlikeholdes til en gitt tid. Master data er den versjonen man forholder seg til, andre replikeringer av data er kopier og skal ikke benyttes videre utover en gitt tidsavgrenset oppgave. Data som tjener til å definere eller beskrive andre data. Nasjonal tjenestekatalog (NTK) er en sentral database som inneholder beskrivelser av de tjenestene som kommunen yter overfor sine innbyggere. Pleie- og Omsorgssektoren i kommunen. Sirdal kommune Innledning 11

13 1.6 Videre arbeid IKT-strategien er et dokument som skal revideres årlig før budsjett og virksomhetsplaninnspill. Dokumentet skal være et verktøy der enhetsledere kan legge inn forutsigbare innspill til budsjettbehandling basert på krav og behov. Prosjektinnspill som ikke er nevnt i IKT strategien vil ikke bli prioritert i budsjettbehandling. Sirdal kommune Sirdal kommunes målsetninger 12

14 2. Sirdal kommunes målsetninger I Sirdal kommune skal effektiv anvendelse av IT- og kommunikasjonsløsninger (IKT) bidra til at Sirdal kommune som virksomhet når sine mål. Innbyggerne skal oppleve kommunen som moderne, åpen og tilgjengelig gjennom økt bruk av internettbasert kommunikasjon Kommunen skal tilby innbyggerne god veiledning og støtte i bruk av ny teknologi Kommunen som forvaltningsmyndighet skal yte god service og korrekt saksbehandling Kommunen skal som tjenesteprodusent ha god og samordnet dialog med brukerne Kommunen skal ha effektive interne prosedyrer, basert på ny teknologi Sirdal kommune Sirdal kommunes målsetninger 13

15 3. esirdal 2012 I Sirdal kommune er strategisk anvendelse av IKT realisert gjennom konkrete prosjekter. Prosjektene er forankret i Sirdal kommunes behov, både for å tilfredsstille lover og pålegg, men også for å kunne realisere nye tilbud til innbyggere og effektivisering av intern drift. Infrastrukturmessige tiltak er en forutsetning for å kunne realisere virksomhetens mål og IKT-avdelingens oppgave blir derfor å identifisere nødvendige tiltak. Disse tiltakene konkretiseres her i IKT-strategien og i økonomiplan med revisjonssyklus for det enkelte prosjekt. Det er viktig å finne en balansegang mellom ønsker og behov fra innbyggere og næringsliv og krav til effektivisering av tjenesteproduksjonen. Et dilemma i denne sammenheng er at innbyggernes forventninger til bruk av IKT i kommunikasjon med det offentlige ikke nødvendigvis medfører økt kvalitet eller mer effektive interne prosesser, men kan gi økte kostnader for kommunen. Skal vi oppnå mer interaktive tjenester, selvbetjening og bedre opplevd servicenivå forutsetter det at systemene må være tilgjengelig på kveldstid og i helgene, som igjen gir økte driftskostnader. Gevinsten er imidlertid økt kvalitet og tilgjengelighet for innbyggerne. Den økonomiske situasjonen gir naturlig nok føringer for prioritering av tiltak og gjennomføringstakt. Sirdal kommune esirdal

16 4. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Et godt lokaldemokrati kjennetegnes ved at innbyggerne har tillit til lokalpolitikerne, og at de folkevalgte setter dagsordenen, styrer ressursbruken, er ombud for innbyggerne og leverer det de lover. En fellesnevner for disse punktene er god kommunikasjon, dialog og samhandling med innbyggerne. Bevisst bruk av teknologi kan bidra til å styrke samhandlingen. 4.1 Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha etablert flere digitale kanaler mellom innbyggerne, kommunen og den folkevalgte. 2. I løpet av 2009 skal alle kommuner og fylkeskommuner ha lagt saksdokumenter til møter i folkevalgte organer på internett samtidig som dokumentene sendes organets medlemmer, med unntak av dokumenter som er unntatt offentlighet 3. I løpet av 2010 skal kommunale og fylkeskommunale nettsteder være i samsvar med kvalitetskriteriene til Norge.no 4.2 Status: 1. Kommunen bruker e-post, blogg, og elektroniske søknadsskjema i sin kommunikasjon med innbyggerne. Kommunestyremøter kan ses på internett via video. 2. Kommunen legger ut saksdokumenter til møter i folkevalgte organer i kommunestyret, formannskapet, utvalg for TLM og oppvekst, levekår samtidig med at de sendes medlemmene i posten. 3. Sirdal kommune har oppnådd 4 stjerner av 6 mulige på Norge.no: Virksomhetsnavn Tilgj. Brukertilpasn. Nyttig innhold Sirdal kommune 77 % 64 % 65 % Antall stjerner Målsetting for økonomiplanperioden: Sirdal kommune skal sikre at publikum gis innsyn i politiske saker, prosesser og vedtak. Sirdal kommunes internettside skal være tilgjengelig for alle og i tråd med krav stilt av Norge.no Sirdal kommune skal se på mulighetene for å gjøre også formannskapsmøtene tilgjengelig for innbyggere via video fra internett. Sirdal kommune Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 15

17 4.2.2 Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Starte prosjekt for oppgradering/utskifting av internettside Løpende arbeid med forbedring av informasjon og dialog med publikum. 3 Alt arkivmateriale lagres på vedtatte åpne standarder/formater. 4 Vurdere løsning av politikerportal. Kommunestyret og de fleste utvalgene skal være elektronisk tilgjengelige fra nyvalg Vurdere videooverføring fra formannskapsmøter med overføring via internett Vurdere bruken av sosiale medier (eksempelvis Twitter). Sirdal kommune Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 16

18 5. Tjenester på nett Etablering av elektroniske tjenester for innbyggere og næringsliv har fått stadig større oppmerksomhet i offentlig sektor. De viktigste årsakene til at kommunene utvikler interaktive tjenester for publikum og næringsliv, er ønsket om å effektivisere interne prosesser, samt at innbyggerne i stadig større grad ønsker å kommunisere med det offentlige ved hjelp av elektroniske selvbetjeningsløsninger. Selv med hundre prosent bredbåndsdekning må vi ta i betraktning at en stor prosentdel av innbyggerne ennå ikke er på digitalt nivå og fremdeles ønsker henvendelse til kommune enten ved fremmøte eller med brev. Dette viser at vi fremdeles må opprettholde de manuelle tjenestene samtidig som vi må tilrettelegge for digitalt. Denne trenden vil forhåpentligvis vare kun noen få år slik at vi får større del av henvendelser digitalt og at vi på sikt kan fase ut tungvinte og dyre rutiner. 5.1 Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom Minside. 2. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til næringslivet gjennom Altinn. 3. I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske selvbetjeningsløsninger på nivå 4 i tjenestetrappa for de mest brukte tjenestene 5.2 Status: 1. SK har etablert kommunikasjon med sikkerhetssertifikat til Bankenes Betalingssentral. I tillegg brukes sikkerhetssertifikat mellom Kommuneforlaget til SK for leveranse av skjema. 2. Arbeidet med kopling mot Altinn forventes startet SK har innført flere skjema på web med integrasjon mot Sak/Arkiv, men er ikke på nivå 4 ennå. 5.3 Målsetting for økonomiplanperioden: Sirdal kommune skal tilby innbyggerne selvbetjeningsløsninger på de områder hvor dette bidrar til bedre service overfor publikum og intern effektivisering. 5.4 Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Tjenester som egner seg for selvbetjening skal kartlegges. Prioritering av hvilke tjenester som skal tilbys som selvbetjeningsløsninger skal gjøres på grunnlag av kost/nytte vurdering. 2 SK skal på sikt tilby tjenester via næringsportalen Altinn og Minside. 3 Servicekontoret skal bistå de som ikke ønsker å bruke digital kommunikasjon og gi veiledning i bruk av kommunens løsninger. 4 I 2011 vil eport fases ut (support avsluttes) Ny portal etableres i samarbeid med DDV, og forventes ferdigstilt Kartlegge mulighetene for automatisering av filoverføring fra Unique BBS. Sirdal kommune Tjenester på nett 17

19 6. Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten Kommunene har ansvaret for at innbyggerne sikres grunnleggende helse- og sosialtjenester som er effektive og brukervennlige og har høy kvalitet. Pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten i kommunene vil stå overfor betydelige utfordringer når det gjelder rekruttering av arbeidskraft, mer effektiv ressursutnyttelse, tilstrekkelig behandlingskapasitet, samt mulighetene til å gi et godt tjenestetilbud. 6.1 Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal all dokumentasjon i helse- og omsorgstjenesten skje i elektronisk journalsystem, basert på nasjonale standarder for struktur, funksjonalitet og innhold. 2. I løpet av 2011 skal alle kommuner være tilknyttet Norsk Helsenett og ha tatt i bruk elektronisk samhandling med helseforetak og fastleger. 3. I løpet av 2011 skal alle fylkeskommuner ha knyttet tannhelsetjenesten til Norsk helsenett og tatt i bruk elektronisk samhandling med NAV, helseforetak, fastleger og kommuner. 4. I løpet av 2011 skal ansatte i helse- og omsorgstjenesten i kommunene ha opparbeidet tilstrekkelig kunnskap om bruk av digitale verktøy til å kunne kommunisere elektronisk med helseforetak, fastleger og legevakt. 6.2 Status: 1. SK har felles digitalt journalsystem for pleie-, omsorg og rehabilitering. Også tilsynslegene ved kommunale institusjoner benytter dette fagsystemet til felles dokumentasjon og medisinadministrasjon. Postjournal lagres ikke digitalt, men i eget papirarkiv. 2. SK er koblet opp mot Norsk Helsenett (NHN) og utveksler informasjon på EDItjenester (elektroniske helsetjenester som eksempelvis svar på laboratorieprøver). 3. Ikke relevant for SK. 4. Aktuelle tjenester kartlegges og innføres i Kunnskapsnivået for bruk av tjenestene utredes, og nødvendig opplæring tilbys. 6.3 Målsetting for økonomiplanperioden: I Sirdal kommune skal bruk av meldinger og tjenester over NHN effektivisere samhandling og gi bedre kvalitet. 6.4 Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Utvide bruken av NHN s tjenester, eksempelvis gjennom innføring av erekvirering. 2 Håndholdte terminaler. Forprosjekt for å avdekke kost/nytte Opplæring av ansatte. Generell bruk av IKT, og bruk av journalsystem. Kompetanseheving. Oppfølging. 4 Kartlegging av kost/nytte for tjeneste for videokonferanseutstyr og Sirdal kommune Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten 18

20 7. NAV-reformen og IKT telemedisin via NHN. Fjernmøter med pasienter mellom sykehus/leger m.v. I henhold til arbeids- og velferdsforvaltningsloven skal den enkelte kommune og staten inngå lokal samarbeidsavtale om organisering av NAV kontorene. I Sirdal er det etablert felles lokalisering i nye lokaler tilknyttet helsehuset. Organisatorisk vil det fortsatt være to eiere stat og kommune. 7.1 Mål ekommune 2012: I løpet av 2010 skal alle kommuner ha etablert IKT-løsninger for lokale NAV-kontor i samarbeid med den statlige arbeids- og velferdsetaten. 7.2 Status: Nytt NAV kontor er etablert. Sosialtjenesten vil fortsette å benytte kommunens IKTsystemer, som for eksempel intranett, e-post og ephorte i tillegg til NAV s egne systemer. Drift og forvaltning av lokalt nettverk gjøres av kommunens IKT. 7.3 Målsetting for økonomiplanperioden: SK skal sammen med staten etablere brukervennlig og effektivt arbeids- og velferdskontor. De ansatte skal sikres fortsatt effektiv og sikker tilgang til de kommunale systemer de har behov for. 7.4 Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Opprettholde gode og stabile løsninger på drift for de tjenestene SK leverer til NAV-ansatte. Sirdal kommune NAV-reformen og IKT 19

21 8. IKT i grunnopplæringen Kunnskapsløftet med plan for digital kompetanse og nye læreplaner krever både ny struktur og driftsmodeller for IKT i skolen. Fokus må flyttes fra teknisk drift og telling av datamaskiner til pedagogisk bruk av IKT. Sirdal kommune har en felles teknisk plattform for undervisning. All drift av skolenettet er sentralisert på rådhuset. Alle elever har egne lagringsområder og det er etablert felles struktur og tilgang til en del pedagogiske programmer. I tillegg har alle skoler tilgang til læringsplattformen It s Learning. Utfordringen fremover blir å heve kompetansen hos lærerne og finne gode pedagogiske programmer og samhandling mellom skole og hjem. 8.1 Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2010 skal IKT være en integrert del av skoleutviklingsprogrammene i hver kommune og fylkeskommune 2. I løpet av 2010 skal alle kommuner og fylkeskommuner tilby Feide som felles innloggingstjeneste for elever og undervisningspersonalet. 3. I løpet av 2011 skal digitale læringsressurser brukt i grunnopplæringen være tilgjenglig for alle uavhengig av teknologisk plattform. 4. I løpet av 2011 skal lærere i grunnopplæringen ha nok kunnskap til å bruke digitale verktøy og læringsressurser i den daglige undervisningen 8.2 Status: 1. Elevene har tilgang til arbeid de lagrer i sine digitale mapper i It s Learning. 2. Sirdal Kommune har valgt å bruke læringsplattformen It s Learning, som støtter bruk av Feide. Skoleadministrativt program er WIS, som også kan integreres mot Feide. Arbeid med implementering av Feide er ikke konkretisert hos skolene. 3. Fibernett og trådløs infrastruktur har gjort det mulig å bruke læringsressurser som tilbys over nettet, men kvaliteten og garantiordning på klientutstyret for elever kunne vært bedre. 4. Dagens kompetansenivå på digitale verktøy bør bli bedre. 8.3 Målsetting for økonomiplanperioden: Elevenes læringsutbytte: - Alle elever i Sirdal skal kunne nett-vett og fornuftig bruk av digitale verktøy i arbeidssituasjonen. Skolen skal motvirke kompetanskiller innen IKT og sørge for tilpasset opplæring, uavhengig av husholdningenes økonomi. Mest mulig papirbasert rundskriv og oppslag fjernes og skal fra 2011 kun finnes i It s Learning. Skolelederne skal ha tilstrekkelig kompetanse for å kunne innføre ny teknologi administrativt, pedagogisk og for å ivareta kravene i Kunnskapsløftet og lærerplanene. For eksempel skal kompetansen være tilstrekkelig til å kunne lage enkeltvedtak, og tilstrekkelig til å følge opp de digitale målene til elevene. Sirdal kommune IKT i grunnopplæringen 20

22 8.4 Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Kursing av alle rektorer og lærere i digitale verktøy. Ved ansettelse av nye lærere bør IKT kompetanse vektlegges. 2 Innføre måloppnåelseskriterier i medarbeidersamtaler for hver rektor og lærer ifm bruk av digitale verktøy, pedagogisk bruk og innhold. 3 Mest mulig papirbasert informasjonsflyt mellom elev-lærer-foreldre-rektor fjernes og legges kun i digitale verktøy. 4 It s Learning brukes som læringsplattform med fokus på: Elevvurdering Dokumentasjon Kommunikasjon 5 Sirdalsskolen skal basere seg mest mulig på nettbaserte programmer. 6 Feidegodkjent i løpet av Sirdal kommune IKT i grunnopplæringen 21

23 9. Geografisk informasjon Geografisk informasjon spiller en viktig rolle både i samfunnsplanlegging, naturforvaltning og utvikling av tjenester rettet mot næringslivet og innbyggerne. Tilgang til korrekt og oppdatert geografisk informasjon er avgjørende for kommunal saksbehandling og utvikling av kvalitativt gode tjenester. SK har deltatt i de prosjekter som Statens kartverk sentralt har gjennomført for fylket, deriblant matrikkelen, Sosi 4.0, Euref 89, Geovekst/geodataplan osv. Et løft er gjort i SK innenfor tilgang til geografisk informasjon med bla. løsningen kart på nett ( Listerkart ). Utfordringene fremover vil være å kvalitetsheve data, spesielt data som skal inn i matrikkelen. Når det gjelder plandata, så er kommuneplan og kommunedelplaner i dag digitale, og lagt på nett. De fleste eksisterende reguleringsplaner er i dag kun i analog form på papirformat, og der gjenstår betydelig arbeid. Nye planer i dag blir krevd på digital form. 9.1 Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2008 skal alle kommuner og fylkeskommuner delta i Norge digitaltsamarbeidet. 2. Alle kommuner og fylkeskommuner skal legge til rette for at innbyggerne og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata på en enkel måte. 3. I løpet av 2009 skal alle kommuner ha tatt i bruk matrikkelen. 9.2 Status: 1. SK har deltatt i Norge digitalt-samarbeidet fom SK s geodata kodes og lagres iht. nasjonale standarder for slike data, i hovedsak av Statens kartverk. Kommunen har originalansvar for noen kartbaser. Store deler av kommunens geodatagrunnlag (unntatt data som for eksempel av personverngrunner må unntas) er lagt til rette for innsyn og oppslag for allmennheten på internett. Av data fra matrikkelen, er det kun eiendomskartet og gnr/bnr som er tilgjengelig på nett. 3. SK tok i bruk matrikkelen oktober Matrikkelen er et sentralt statlig register som inneholder opplysninger om grunneiendommer, adresser og bygninger/boliger. 9.3 Målsetting for økonomiplanperioden: Sirdal Kommune skal sikre at digital geografisk informasjon er tilgjengelig for innbyggere og næringsliv. Sirdal kommune Geografisk informasjon 22

24 9.4 Tiltak i planperioden Videreutvikle kartløsningen som hovedkilde for brukernes tilgang til geodatainformasjon. SK må bidra for å til enhver tid ha så oppdaterte geodata som praktisk mulig, jmf. Geovekstsamarbeidet. Tiltak nr Beskrivelse 1 Kontinuerlig kvalitetsheving av matrikkel- kartet/data. 2 Etablere prosjekt for kvalitetsheving av matrikkelkart, spesielt når kommunen får tilgang til alle skylddelinger. 3 Periodisk ajourføring av ortofoto/kartdata samt nykartlegging i områder uten kart jmfr. Geovekstsamarbeidet/Geodataplan. (Ny kartstandard forbedrer også muligheter for 3D-visning av kartdata). 4 Fortsette arbeidet for å få alle nye plandatanivå på digital form. Påse at innleverte og egenproduserte digitale plandata oppfyller SOSI-standard (Samordnet Opplegg for Stedfestet Informasjon) og regler for presentasjon av formål. 5 Etablere rutiner for registrering av planer og oppbygging av planarkiv. Det er først når planarkiv og plandata er etablert at det blir søkbart og på en god måte evt. kan legges ut på nett. 6 Prosjekt kost/nytte vurdering for skanning av byggesaksarkivet. 7 I løpet av 2011 skal det etableres rutiner i kart på nettløsningen der data oppdateres med tettere intervaller enn i dag. 8 I løpet av 2011 skal alle planer bli skannet og gitt planidentitet. Planene vil da kunne brukes som et oppslag av planbilder. De planer som ønskes brukt i GIS-system, må i tillegg georefereres/koordinatfestes. 9 I løpet av 2011 skal de nødvendige planer være georeferert eller foreligge på digital form. De skal da gjøres tilgjengelig på nett. Sirdal kommune Geografisk informasjon 23

25 10. Elektronisk handel E-handel er et virkemiddel for økt samhandling mellom innkjøpere og leverandører og for realisering av gevinster knyttet til effektivisering av anskaffelsesprosessen Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha målsettinger, strategier og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk løsninger for elektronisk fakturering 3. I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner ha innført elektronisk innkjøp og tatt i bruk markedsplassen ehandel.no 10.2 Status: 1. SK deltar i flere rammeavtaler inngått av DDV og Innkjøpsassistanse Vest. Vi har rammeavtaler på innkjøp av datamaskiner, rekvisita, telefoni, kopimaskiner, møbler m.m. 2. SK har innført elektronisk fakturahåndtering med mottak og behandling av inngående fakturaer. Løsningen håndterer ikke mottak av efaktura, og store mengder fakturaer må derfor skannes daglig. Vi har tatt i bruk mulighet for innbyggere til å benytte E- faktura på utsendte faktura fra kommunen. 3. Elektronisk innkjøp er ikke innført. Foreløpig er det få leverandører, av de vi har rammeavtaler med, som leverer elektronisk handel med integrasjon til vårt økonomisystem Målsetting for økonomiplanperioden: For å sikre store driftsfordeler ved økt bruk av rammeavtaler, skal nye rammeavtaler inneholde krav til elektronisk handel og andelen av innkjøp som skjer ved hjelp av elektronisk handel skal økes Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Innføre krav til leverandører om å levere faktura elektronisk basert på e2b format. 2 Satse på økt bruk av efaktura som vil spare saksbehandlere for arbeid. Sirdal kommune Elektronisk handel 24

26 11. Arkivering og saksbehandling Forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Både arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven stiller krav til offentlige organer når det gjelder arkiv. Elektronisk arkiv er en av forutsetningene for elektronisk kommunikasjon og effektivisering av interne prosesser Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi 3. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer 4. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert en løsning hvor korrespondanse til og fra forvaltningen er tilgjengelig på internett, med unntak av informasjon som inneholder taushetsbelagte opplysninger eller er unntatt fra offentlighet 11.2 Status: 1. SK har fra 1997 til 2007 brukt Forum WinSak og papirbasert arkiv. I 2007 ble det innført sentralt elektronisk arkiv - ephorte. Vi har fremdeles papirbasert arkiv på sensitiv sone. 2. SK har etablert digitalt saksarkiv. 3. Integrasjon mellom sak-/arkivsystemer og fagsystemer utføres fortløpende og flere er allerede på plass. 4. SK har foreløpig valgt å ikke legge ut korrespondanse i form av hele dokument på internett, men muligheten er tilstede og vil bli vurdert på nytt senere. Dette krever en grundig gjennomgang av rutiner og saksbehandling knyttet opp mot personopplysninger Målsetting for økonomiplanperioden: Sirdal kommune skal ha fullt elektronisk arkiv og saksbehandling for å gi bedre service til innbyggere og politikere ved tilrettelegging for innsyn og saksbehandling over Internett Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Gjennomgå og evaluere utlegg av korrespondanse i form av hele dokument på internett i løpet av Sirdal kommune Arkivering og saksbehandling 25

27 12. Informasjonssikkerhet Ny teknologi og økt kompleksitet øker kravene til informasjonssikkerhet i kommunesektoren. Trusselbildet er under konstant endring og hackere er ikke lenger bare enkeltindivider men ofte del av store kriminelle organisasjoner med god økonomi og høy kompetanse. Dette fordrer at vi hvert år må revurdere og fornye våre tekniske sikkerhetstiltak, for ikke å risikere at uvedkommende kommer seg inn i våre systemer. Offentlig sektor benytter i stor grad fødselsnummer og organisasjonsnummer i IKTsystemer til datafangst og andre formål. Bruk av fødselsnummer for nettbaserte tjenester bidrar til å øke risikoen for identitetstyveri. Tilrettelegging for mer selvbetjente løsninger for publikum stiller nye store krav til sikkerhet. Autoriserings- og autentiseringsmekanismer er helt sentrale når publikum skal ha innsyn i egne saker. Her må vi utnytte mekanismer og samarbeid med andre offentlige publikumsløsninger, som Norge.no. Innbyggerne skal ha trygghet for at kommunen ivaretar krav til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet slik at informasjonen ikke kommer på avveie eller blir endret underveis. Personopplysningsloven med tilhørende forskrift, samt taushetspliktbestemmelsene nedfelt i Forvaltningsloven og særlover, står sentralt i kommunens daglige virke Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2008 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer fra Datatilsynet 2. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby autentisering ved hjelp av Minid 3. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner som tilbyr portaltjenester gjennom egen portal eller gjennom Minside/Altinn, ha gjort risikoanalyser av personvernet 12.2 Status: 1. SK har lagt Datatilsynets retningslinjer for informasjonssikkerhet til grunn for de sikkerhetsmekanismer som er etablert i kommunens nett. 2. SK har i 2010 ikke integrasjon til MinID 3. SK tilbyr ikke portaltjenester gjennom egen portal eller Minside/Altinn pr Det er derfor ikke gjennomført noen risikoanalyse av personvernet i denne sammenheng Målsetting for økonomiplanperioden: Sirdal kommune skal ha høyt fokus på etablering av sikkerhetsmekanismer som er i tråd med gjeldende retningslinjer, regelverk og anbefalinger som hindrer at sensitive personopplysninger kommer på avveie. Sirdal kommune Informasjonssikkerhet 26

28 12.4 Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Gjennomføre risikoanalyse av personvernet i systemer som inneholder sensitive data. 2 I prosjekter skal det legges vekt på bruk av risikoanalyser med fokus på sikring av informasjon. 3 Tekniske sikkerhetstiltak revurderes og fornyes årlig, blant annet for å kunne ha tilfredsstillende anti-virus, anti-spam, brannmurer og innholdskontroll mot Internett. 4 Utarbeide rutiner for å kunne ta i bruk nyetablert kriselokasjon i driftsrom på Tonstad skule dersom datarom på rådhuset ikke er operativt. 5 SK skal ta i bruk godkjent offentlig signatur når denne innføres nasjonalt. 6 Sluttføre sikkerhetsprosjekt som er satt i gang i regi av DDV Sirdal kommune Informasjonssikkerhet 27

29 13. IKT-arkitektur Kommunen har behov for oversikt og styring med ressursbruken innenfor IKT-området. IKT-arkitekturen skal beskrive sammenhengen mellom kommunens strategiske mål og teknologiske behov. Arkitekturen kobler visjon, forretningsplan, strategi og prosesser til IKT-strategier og -ressurser Mål ekommune 2012: I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en beskrivelse av sin IKT-arkitektur basert på overordnede mål og strategier Status: Sirdal Kommune har over lengre tid arbeidet med å innføre en IKT-arkitektur som er basert på offentlige føringer og i tråd med enhetenes behov. Dagens IKT-arkitektur er skalerbar til å ivareta det som måtte komme av utfordringer fremover. Det er utarbeidet systemdokumentasjon på aktuelle områder for valgt arkitektur. Teknisk gjennomgang av SK s IKT system er utført av eksternt IKT firma (Atea AS), og ligger som vedlegg til denne strategien Målsetting for økonomiplanperioden: Sirdal kommune skal sikre at etablert IKT-arkitektur er i tråd med offentlige føringer. IKT-arkitekturen skal forvaltes slik at den kobler SK s målsetninger sammen med IKTstrategier og ressurser Tiltak i planperioden SK vil kontinuerlig jobbe med å optimalisere dagens løsninger, og implementere nye komponenter i tråd med forretningsmessige behov. Tiltak nr Beskrivelse 1 Bedre tilrettelegging av individuell applikasjonsdistribusjon mot datamaskiner på administrativt- og skolenett i SK vektlegger å ta i bruk åpne standarder og fri programvare der dette er hensiktsmessig og økonomisk fordelaktig (Ref. Incident Management System: SnapFlow, TimeFlow, FormFlow, skjema for påminnelser, VA-reg.) Sirdal kommune IKT-arkitektur 28

30 14. Åpne standarder Innføring av elektronisk forvaltning i kommunesektoren forutsetter at systemene i offentlig sektor kan samhandle seg imellom og med innbyggere og næringsliv på en bedre måte enn i dag. Kommuner og fylkeskommuner bør ved framtidige anskaffelser legge til grunn at leverandører skal åpne for bruk av åpne standarder, i henhold til de føringer som er gjeldende for offentlig sektor gjennom anvisningene i referansekatalogen for IT-standarder. Fra 1. januar 2009 er det vedtatt at all offentlig dokumentasjon skal være tilgjengelig på åpne dokumentformater. Godkjente formater er bla. a. ODF (Open Document Format) og PDF (Portable Document Format) Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet krav til åpne standarder i sine styringsdokumenter for IKT 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha implementert gjeldende krav til bruk av åpne standarder på alle områder 14.2 Status: 1. Krav til åpne standarder innarbeides i alle kravspesifikasjoner ved løsnings- og systemanskaffelser. 2. Innsynsmodulen i SK s sak/arkivsystem presenterer dokumentene i PDF format. Vi benytter i hovedsak Microsoft Office 2007 som kontorstøtteverktøy og kan derfor i utgangspunktet ikke levere dokumenter på ODF format Målsetting for økonomiplanperioden: SK skal innarbeide krav til bruk av åpne standarder i alle anskaffelser knyttet til IKT Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Gradvis tilrettelegging for kontorstøtteverktøy som støtter både ODF og PDF format Sirdal kommune Åpne standarder 29

31 15. Integrasjon av IKT-systemer De største gevinstene ligger i digitalisering av tjenester og hel eller delvis automatisering av disse der det er mulig. Dette forutsetter at ulike datasystemer kan utveksle informasjon på en standardisert måte gjennom at de tilbyr tjenester som er gjenbrukbare. For å hente ut gevinster ved IKT-investeringer er endringsvilje og organisasjonsutvikling en forutsetning for å lykkes. Ved innføring av nye IKT-løsninger og digitale tjenester mot publikum må alle saksbehandlingsprosesser kartlegges og dokumenteres, og mulige effektiviseringsgevinster identifiseres Mål ekommune 2012: I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak-/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjenesteområdene Status: 1. SK innførte 2008 digital søknad på stilling i kommunen. Søkere på nye stillinger i kommunen fyller inn skjema fra Kommuneforlaget som er integrert med SK s sak/arkivsystem med tilhørende personalmodul. Ved oversendelse av søknad legges søknad inn på rett plass og tidsbesparelse for personalkonsulent er store. Tilsvarende er utført på barnehagesøknader Det tas fortløpende i bruk flere skjema som integreres med sak/arkivsystemet. Pålogging med sikker identifikasjon er ikke innført ennå Målsetting for økonomiplanperioden: Sirdal kommune skal innføre løsninger som sømløst kan integreres mellom IKTsystemer på de områder der dette gir bedre service til innbyggerne og intern effektivisering Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Kartlegge, prosessmodeller og prioritere nye digitale tjenester for innbyggerne som kan integreres med fagsystem og sak/arkivsystem. Sirdal kommune Integrasjon av IKT-systemer 30

32 16. Fri programvare Både i Norge og i mange andre europeiske land har anvendelse av fri programvare i offentlig sektor blitt mer utbredt. Fri programvare er basert på tanken om samhandling og deling av teknologi og kompetanse. Den største barrieren for å ta i bruk fri programvare er knyttet til kompetanse om juridiske forhold, lisensregler, sikkerhet og forhold rundt videreutvikling og vedlikehold av programvaren Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor administrasjon og grunnutdanning. 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor helse og omsorg og andre sentrale virksomhetsområder Status: 1. Sirdal kommune har brukt fri programvare i skolen siden Det er også blitt tatt i bruk flere webapplikasjoner for ulike enheter som opererer på åpen standard. 2. Vi har ikke vurdert utskifting til Open Office på helse og omsorg eller administrasjonen Målsetting for økonomiplanperioden: Sirdal kommune skal ta i bruk fri programvare på de områder hvor dette anses som hensiktsmessig ut fra brukerrelaterte krav og hvor det er økonomisk lønnsomt Tiltak i planperioden Tiltak nr Beskrivelse 1 Vurdere overgang til OpenOffice for administrasjon og helse og omsorg. Sirdal kommune Fri programvare 31