Om informasjon og kommunikasjon i Randesund Frikirke

Transkript

1 Slik gjør vi det i vår menighet Om informasjon og kommunikasjon i Randesund Frikirke Innhold: Innledning og bakgrunn... 2 Navn og grafisk profil..3 Informasjonskanaler... 3 Opplysninger ved gudstjenester og møter... 4 Informasjon eller oppslag i hallen... 5 Semesterprogram... 5 InternKontakt... 6 Brev eller spesialutgaver av InternKontakt... 6 Nyhetsbrev fra menigheten.6 Menighetsmøter... 6 Menighetsbladet KONTAKT... 7 Nettsiden 7 Annonser... 8 Hvordan kommuniserer vi på andre områder?... 8 Utarbeidet av Finn Einar Isaksen og Kenneth Andresen, godkjent av Administrasjonsrådet januar 2009

2 Innledning og bakgrunn Randesund Frikirke er en stor menighet med mange medlemmer og høyt aktivitetsnivå. Hver uke er flere hundre mennesker involvert i kirken, som ledere og som deltakere. Derfor er det et stort behov for informasjon på kryss og tvers og for kommunikasjon utad. Som bakgrunn kan det være nyttig å ha klart for seg følgende kommunikasjonsmodell (Shannon & Weaver) 1 : SENDER BUDSKAP MEDIUM MOTTAKER Ut fra dette kan vi stille fire viktige spørsmål: 1. Hvem er SENDER? Det er den eller de som sitter med informasjon og som trenger å få gitt dette til andre. Dette kan være menighetskontoret som skal informere om ukas aktiviteter, gruppeledere som skal gi kontoret informasjon om neste arrangement, misjonsmessekomiteen som ønsker å informere på en gudstjeneste. 2. Hva er BUDSKAPET? Dette er informasjonen som skal gis: arrangement, oppfordring om givertjeneste, bønn, dugnad, misjonsinformasjon, mv. 3. Hvilket MEDIUM skal benyttes? Med andre ord: På hvilken måte skal informasjonen gis? Gjennom menighetsmøte? Kontakt? Internkontakt? Gudstjeneste? E-post? SMS? Annonse i aviser (Fædrelandsvennen?, Kristiansands Avis)?, menighetens nettside? 4. Hvem er MOTTAKERE? Skal alle vite om alt? Svaret er nei. Men hvordan kan vi definere målgrupper og hvordan kan vi sikre oss at de som trenger informasjonen ikke bare FÅR den, men også at de får den RETTE informasjonen? Kort oppsummert er det kanskje noe i det Janne Carlson, tidl. sjef i SAS har uttalt: «Den som ikke får informasjon, kan ikke ta ansvar. Den som får informasjon, kan ikke unngå å ta ansvar.» I en menighetssammenheng tror vi dessuten at Anna Onsum Skrefsruds ord stadig er like sanne: «Thi Kundskab giver Kjælighed til Gjerningen». Derfor er det viktig at menighetens medlemmer er mottakere av den informasjonen som gjelder viktige ting og hendelser som angår oss alle i dette fellesskapet. Mens noe informasjon bare er viktig og nødvendig for enkelte virkegrener eller personer. Vi skal heller ikke glemme at vi har et oppdrag med å være menighet i Randesund. «Hvordan kan de tro på en de ikke har hørt om?», heter det i Rom I sin enkleste form handler også dette om informasjon. Vi må sørge for at viktig informasjon om menigheten og vår virksomhet, også når mottakere utenfor kirkens vegger. Når vi så har kalt dette dokumentet Om informasjon og kommunikasjon i Randesund Frikirke, er det bevisst for å understreke at det ofte ikke vil være tilstrekkelig kun å informere vi må sikre oss at informasjonen, vårt budskap, virkelig når fram og så langt 1 Shannon & Weavers kommunikasjonsmodell er brukt mye i kommunikasjonsteori. Den ble først presentert i: Warren Weaver and Claude Elwood Shannon (1963). The Mathematical Theory of Communication. Chicago: University of Illinois Press. 2

3 som mulig blir forstått. Og at det gis mulighet for respons og tilbakemelding. Da er det ikke bare viktig at informasjonen er korrekt, det har kanskje vel så mye å si hvordan denne informasjonen gis, hvordan innpakningen er rett og slett hvordan vi kommuniserer? Litt forenklet kan vi kanskje si at informasjon er aller viktigst internt, mens kommunikasjon hvordan vi fremfører vår informasjon er mest viktig overfor dem som ikke kjenner menigheten eller veien til tro. Uansett er det viktig at vi som menighet og med vårt budskap fremstår tydelig og konsekvent. Navn og grafisk profil Menighetens offisielle navn er: Den Evangelisk Lutherske Frikirke, Randesund menighet (merk store og små bokstaver) Som offisiell kortform kan benyttes: Randesund Frikirke Logo og grafisk profil for menigheten - i samsvar med den generelle grafiske profil for kirkesamfunnet: Forøvrig vises til heftet Grafisk profil for Den Evangelisk Lutherske Frikirke når det gjelder brevark og grafisk profil forøvrig. Slagord som ellers kan benyttes for menigheten fortrinnsvis (midtstilt) i kursiv og med tankestrek foran og bak: - Kirken på Strømme Infor masjonskanaler Våre informasjonskanaler er i første rekke disse: Opplysninger ved gudstjenester og møter, herunder lystavle Informasjonsmateriell eller oppslag i hallen 3

4 Semesterprogram InternKontakt Brev eller spesialutgaver av InternKontakt når det er hensiktsmessig/nødvendig Nyhetsbrev Menighetsmøter Menighetsbladet KONTAKT Nettsiden Annonser i Fædrelandsvennen og/eller Kristiansands Avis Nærmere omtale av disse er gitt i det følgende. Opplysninger ved gudstjenester og møter Hovedansvarlig: Leder av gudstjenestegruppe/møteleder i samarbeid med pastor/kontorleder. Frister: De som ønsker opplysninger ved søndagens gudstjenester, melder fra til menighetens kontor innen torsdag. Pastor og/eller kontorleder skal levere nødvendig informasjon til gudstjenesteleder innen fredag. Her må alltid utgangspunktet være at det kan være fremmede eller gjester i kirka som har liten eller ingen kunnskap om menigheten, virksomheten, kulturen eller språkbruk. Da er det bl.a. selvsagt at vi bruker både fornavn og etternavn når personer omtales! Som hovedregel omfatter opplysningene ved gudstjenester og møter det som gjelder generelt for menigheten. Den faste, vanlige virksomheten bør bare kort nevnes samtidig som det kan presenteres på lystavla. Dette gjelder neste gudstjeneste/møte, møte i misjonsforening, o.l. Det bør tydelig fremgå dersom det er opplysninger som spesielt skal presenteres. Det forventes at dette er godt forberedt (hvem, hva, hvor, hvorfor, når, hvordan...). Her vil menigheten og saken/arrangementet kunne profileres på en god måte. Randesund Frikirke er med i en stor sammenheng; Den Evangelisk Lutherske Frikirke i Norge. Dette ønsker vi skal komme tydelig fram ved prioritering av opplysninger under gudstjenester. Dette omfatter blant annet relevant informasjon som gjelder kirkesamfunnet og det fellesvirket vi der er involvert i. Dette kan bl.a. gjelde følgende: Nyheter/nyhetsbrev fra Høgskolen i Staffeldtsgate fra Gå ut senteret fra Fredtun fra Landsmisjonen fra Ytremisjonen (i nødvendig samarbeid med misjonskontaktene) om Visjon om Kirkedagen 4

5 om InternKontakt og annen informasjons som er sendt per e-post og/eller lagt ut for henting i hallen Særlig viktig er det med positiv og god informasjon om innkalling til menighetsmøter. Dette er viktige møter om tanker og planer for menigheten som alle medlemmer bør ta del i. Dessuten bør det alltid informeres om at våre menighetsmøter som hovedregel er åpne møter, slik at også dem som ellers har sin tilhørighet i menigheten, men ikke er medlemmer, er hjertelig velkommen (selv om de ikke har stemmerett). Ved informasjon knyttet til kollekten, bør det gjerne sies at det absolutt største økonomiske bidraget til menighet og misjon, kommer gjennom fast månedlig givertjeneste fra medlemmene via bank. Det er litt av prisen og gleden! ved å være ei fri kirke. Derfor bør det også kunne sies at det er tillatelig med god samvittighet å la kollektkurva passere, uten å måtte gi noe. Spesielt gjelder dette for eventuelle gjester. Som en konsekvens av dette ber vi om visdom til å forvalte alle de økonomiske midler som kommer inn til menighet og misjon ikke bare dem som er samlet inn ved dagens kollekt! Felleskristne arrangement ellers i Kristiansandsområdet, bør det òg gjerne informeres om, selv om ikke menigheten direkte er involvert. Det er, kort sagt, viktig å tenke godt gjennom og prioritere hva vi skal opplyse om på våre gudstjenester og møter! Informasjon eller oppslag i hallen Hovedansvarlig: Kontorleder, ev. andre etter avtale med kontorleder Frister: Tilsendt informasjon skal være utlagt innen lørdag i mottaksuke. I utgangspunktet er dette program og annen informasjon som gjelder menigheten eller Frikirken generelt, eller arrangement og tiltak som menigheten ellers er involvert i. Informasjon fra andre menigheter, organisasjoner og virksomheter, kan bare legges ut her etter nærmere avtale med menighetens ledelse (eldste- eller adm.råd). Det vises til nærmere rutiner 2 for håndtering av informasjonen her slik at den er aktuell og ryddig presentert. Semesterprogram Hovedansvarlig: Kontorleder Frister: 15. desember for vårprogram, 15. august for høstprogram Dette er menighetens hovedprogram for hhv. vår- og høstsemesteret. Dette kopieres opp og skal være tilgjengelig i hallen og er også tilgjengelig for utskrift fra nettsiden. 2 Dette må lages! 5

6 Dette semesterprogrammet danner også grunnlag for løpende oversikt over menighetens hovedprogram på nettsiden, men her vil det kunne fremgå eventuelle endringer. InternKontakt Hovedansvarlig: Redaksjonen i samarbeid med lederskap og kontorleder Frister: Utgivelsesprogram per semester skal foreligge innen 15. desember og 15. august og sendes til alle enheter/virkegreiner. Frister for levering av stoff vil fremgå av dette. Dette er informasjon primært for menighetens medlemmer og andre med tilhørighet til menigheten eller som går fast i menigheten. InternKontakt blir derfor sendt per e-post til medlemmer og andre som har oppgitt sin e-postadresse (dette bør bli standard!). Til øvrige blir InternKontakt lagt ut i adresserte konvolutter for henting to påfølgende søndager, og deretter sendt per post. InternKontakt blir også lagt ut i hallen, slik at dem som ikke direkte er mottakere, kan ta et eksemplar. Dette er viktig å informere om under opplysninger ved gudstjenester og møter! I InternKontakt er det spesielt viktig å gi informasjon eller nødvendig referat fra menighetsmøter, om økonomi, nytt om navn / nye medlemmer, og ellers være informasjonskanal til menigheten fra pastorer, eldste-, diakon- og administrasjonsråd, foruten FriBU-styret og misjonskontakter. InternKontakt utgis ca hver 2. måned, vanligvis i februar, april, juni, september og november. Brev eller spesialutgaver av InternKontakt Hovedansvarlig: Menighetens lederskap I spesielle situasjoner kan det også informeres gjennom brev eller spesialutgaver av InternKontakt. Blant annet når det er behov for hyppigere informasjon f.eks. ved tidsbegrensede prosjekter. I hovedsak vil denne informasjonen bli distribuert som for vanlig InternKontakt. Nyhetsbrev fra menigheten Hovedansvarlig: Kontorleder Nyhetsbrev sendes kun per e-post og vil ofte være nyheter som er lagt ut på nettsiden. Det er viktig at denne informasjonen i nødvendig grad blir meddelt dem på annen måte som ikke har nettilgang. Menighetsmøter Hovedansvarlig: Administrasjonsrådet Frister: Menighetsmøte innkalles med minst 8 - åtte - dagers varsel (ref. reglement for menighetsmøter). Rene referat- eller orienteringssaker bør i størst mulig grad informeres om gjennom InternKontakt, ev. inngå i de øvrige sakspapirer til menighetsmøtet. Menighetsmøtene 6

7 bør forbeholdes saker til drøfting og samtale, og vedtak når det er aktuelt. Dette betyr at det på forhånd må foreligge nødvendige og rimelig utfyllende sakspapirer som kan danne et godt grunnlag for behandlingen på møtene. I motsatt fall bør det ikke legges opp til vedtak i saken. Etter forfatningen 9 skal det avholdes menighetsmøter etter behov, dog minst 3 - tre - ganger pr. år. I tillegg holdes hvert år menighetens årsmøte. Årsmøtet avholdes normalt i mars, tema/plan-møte for sommeren/høsten vanligvis i mai og visjon/plan/budsjett-møte for neste kalenderår vanligvis i oktober/november. I tillegg kan det altså avholdes menighetsmøter ved behov. Det kan være hensiktsmessig til tider å ha møter der en kan drøfte ulike saker uten nødvendigvis å måtte fatte vedtak. Menighetsbladet KONTAKT Hovedansvarlig: Redaksjonen Frister: Utgivelsesplan utarbeides av redaksjonen og sendes alle enheter/virkegreiner. Ansvarlig for pakking og distribusjon: Administrasjonsrådet. Dette er kanskje menighetens viktigste ansikt utad (selv om mange finner direkte vei til søppelkassa og inntil nettsida overtar!) Bladet trykkes i et opplag på ca 4000 og deles ut til alle husstander i Randesund og på Hånes. Det utkommer for tiden med 5 nummer per år tre om våren og to om høsten. Hensikten er å fortelle om mennesker og hendelser i menigheten og bydelen vår, og ønsker å utfordre og inspirere til kristen tro og tanke. Dermed er målgruppen i første rekke fru Pettersen på Søm og familien Olsen på Hånes, med andre ord mennesker i vårt nabolag vi til vanlig ikke ser i noen kirke. Dette stiller spesielle krav til vår kommunikasjon gjennom menighetsbladet. Det er en egen redaksjon som har ansvaret for utgivelsen av bladet, i nødvendig kontakt og samarbeid med menighetens ledelse. Nettsiden Hovedansvarlig: Redaksjonen og de enkelte enheter/virkegreiner Frister: Informasjon legges ut kontinuerlig Som antydet ovenfor: dette vil i økende grad fremover bli menighetens ansikt utad. Vi vet at nye som har begynt i menigheten har søkt etter og funnet nyttig informasjon om menigheten. Og dette vil utvilsomt øke i tiden fremover. Enten fordi noen er på leting etter et lokalt kristent fellesskap, på leting etter en vei til tro, eller det er for å vite hva slags kristelig virksomhet deres barn nå er blitt med i. Gjennom denne kanalen er vi helt uten kontroll med hvem vi kommuniserer. Det er da åpenbart at det må kreves stor bevissthet om hvordan vi kommuniserer her. Ett vesentlig element bør stå klart: det skal være korrekt og oppdatert informasjon som finnes på alle nettsidene! Selv om det er en egen (liten) hovedredaksjon som har ansvaret for menighetens nettside, må det være et klart ansvar for alle ledere/styrer å 7

8 sørge for et løpende vedlikehold. Dette er det enkelt lagt til rette for slik at de forskjellige enheter og virkegreiner selv kan vedlikeholde deres side(r). Annonser Hovedansvarlig: Kontorleder (innsamling og sjekking av innhold, samt utforming av tekst) Frister: De fristene som Fædrelandsvennen og Kristiansand Avis har til enhver tid. Vi deltar til vanlig i Frikirkens fellesannonse i Fædrelandsvennen på fredager, foruten selvstendig annonse i Kristiansand Avis. Det bør fast inngå (med mindre skrifttype) en henvisning til nettadressen i kortformen: randesund-frikirke.no. Hvordan kommuniserer vi på andre områder? Avslutningsvis kan det være grunn til å tenke over hvordan vi ellers kommuniserer på gudstjenester og møter, f. eks: Har det noen betydning hvordan møteleder, forkynner, sangere og andre som deltar er kledd? Betyr det noe hvordan tekstlesingen er? Er det viktig at sang og musikk står i et forhold til det som ellers er tema eller profil for den enkelte gudstjeneste og møte? Vi vil ha en åpen nattverd, men er det viktig å si noe om hva det er og hvem det er for? Ved dåp er i vår sammenheng hele menigheten faddere, men hvordan? Det er åpnet for personlige faddere i tillegg. Bør ikke dette sies og deres navn nevnes? Det er ikke hensiktsmessig her med detaljerte regler, men alle som direkte kan sies å være involvert i dette forventes å ha et bevisst forhold til dette. En kontinuerlig evaluering og forbedring av vår informasjon og kommunikasjon vil gi større trygghet og tillit i alt vårt virke i menigheten! 8