Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: 15/86 Møtedato/tid: , kl. 18:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Rådhuset, formannskapsalen Arnstein Trøite, nestleder og møteleder Ane Bondahl Marit J. Bårdsgård Stokke Oddvar Olsen Edvin Dahlø, vara for Bondahl Ole Halvard Bondahl, leder Rådmannen Thomas Engan, daglig leder Selbu Næringsutvikling KF Hanne Bakken Tangen, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Gard Lyng, RMN Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS 1. og 2 varamedlem, postmottak Selbu kommune og RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Arnstein Trøite (sign.) Nestleder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste 019/15 Regnskap 2014 Selbu Næringsselskap KF - kontrollutvalgets uttalelse. 020/15 Gavemidler Helse og sosial Selbu kommune 021/15 Vurdering av prosess i forbindelse med salg av Myrstadbygget i mars /15 Rådmannens tilbakemelding på oppfølging av vedtak vedrørende gavemidler Selbu kommune. 023/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon barnevern. 024/15 Orientering om status for eventuell selskapskontroll - Revisjon Midt-Norge IKS. 025/15 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /15 Evaluering og rapportering valgperioden

3 Regnskap 2014 Selbu Næringsselskap KF - kontrollutvalgets uttalelse. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /15 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 14/75-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2014 for Selbu Næringsselskap KF oversendes kommunestyret. Vedlegg Protokoll fra styremøte Selbu Næringsselskap KF. Årsregnskap og årsberetnig Selbu Næringsselskap KF Revisjonsberetning 2014 Selbu Næringsselskap KF. Saksutredning I tråd med tidligere praksis er det styret i Selbu Næringsselskap KF som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Selbu Næringsselskap KF i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt og konkluderer med at regnskapet er avgitt ihht god regnskapsskikk. Daglig leder og revisor vil være tilstede i møtet for å orientere og svare på spørsmål. Styresak 2/15, Årsberetning og regnskap for 2014, inneholder iflg. daglig leder kun det som fremgår av protokollen som følger som vedlegg. Regnskap og årsberetning ble vedtatt. Viset til vedlagte protokoll. Som for regnskapsåret 2012 og 2013 har sekretariatet tatt opp med daglig leder at styret må vedta innstilling til kommunestyret i forhold til behandling av resultat. I de 2 foregående årene gjaldt det dekning av underskudd. Daglig leder opplyser at saksfremlegg med innstilling vil bli utarbeidet før kommunestyrets behandling. Kommunestyret må formelt ta stilling til disponering av overskudd, som nå er ført mot egenkapitalen og dermed redusert den negative egenkapitalen. Regnskap, årsberetning, revisors beretning, samt en orientering fra daglig leder i kontrollutvalgets møte, bør samlet gi nok informasjon til at kontrollutvalget kan gi en uttalelse til regnskapet. Som det er redegjort for i regnskapsdokumentene viser regnskapet for 2014 et overskudd på kr og den negative egenkapitalen er redusert til ca 1,6 mill kr. 3

4 Årsregnskapet er datert , som er dato for styrebehandling. Frist for regnskapsavleggelse er Regnskapsdokumentet er trolig utarbeidet før datering foretatt av styret. Selskapet må sørge for at gjeldende frister for avleggelse av regnskapet overholdes i kommende år. Årsberetningen omtaler også i 2014 selskapets risiko. Det er viktig at kommunestyret som eier er kjent med denne og får informasjon i den grad det er nødvendig og ønskelig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for Selbu Næringsselskap KF for Det foreslås videre at det tas inn i uttalelsen at saksfremlegg og innstilling til kommunesstyret om disponering av overskudd ikke har vært tilgjengelig da uttalelsen er gitt. 4

5 Selbu kommune Selbu Næringsselskap KF Ole Einar Aashaug Mikal Langseth Inga Balstad Deres ref: Vår ref: (må oppgis ved svar) Dato: «REF» 2015/807-2/035/THOENG Dok:7391/ Protokoll fra styremøte i Selbu Næringsselskap AS Sak 1/15 Godkjenning av protokoller ifra styremøtene 3.04, og Vedtak: Protokollene ifra styremøtene 3.04, og godkjennes. Sak 2/15 Årsberetning og Regnskap for 2014 Forslag til årsberetning og regnskap var utsendt i forkant av møtet. Forslaget ble gjennomgått og diskutert. Vedtak: Det framlagte forslag til regnskap for 2014 ble godkjent og vedtatt oversendt til formannskap og kommunestyre for endelig behandling. Det framlagte forslag til årsberetning for 2014 ble godkjent og vedtatt oversendt til formannskap og kommunestyre for endelig behandling. Sak 3/15 Orientering om daglig drift Forskjellige saker omkring driften og virksomheten i selskapet ble diskutert. Det har foreløpig ikke latt seg gjøre å finne en ny daglig leder til selskapet, jf sak 7/14. Vedtak: Thomas Engan fortsetter som daglig leder for selskapet inntil ny daglig leder er på plass. Det skal i løpet av 2015 i samråd med revisor og regnskapsfører tas en gjennomgang av det regnskapsmessige og skattemessige opplegget for avskrivninger i Selbu Næringsselskap KF. Det skal også tas en gjennomgang av selskapets forsikringer og forsikringskostnader. Med hilsen Thomas Engan daglig leder Tlf: Dette brevet er godkjent elektronisk i Selbu kommune og har derfor ingen signatur. Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Selbu kommune, 7580 Selbu Gjelbakken E-post Telefaks Org.nr postmottak@selbu.kommune.no

6 Selbu kommune Selbu Næringsselskap KF Årsregnskapet 2014 Selbu Næringsselskap KF Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Selbu kommune, 7580 Selbu Gjelbakken E-post Telefaks Org.nr

7 Saksnr. 2012/ Årsberetning 2014 Virksomhetens art. Selbu Næringsselskap KF ble stiftet av Selbu kommunestyre den Foretakets formål er å oppføre, eie og forvalte grunn og lokaler for næringsutvikling i Selbu. Kommunestyret vedtok å opprette Selbu Næringsselskap KF for å ivareta kommunens engasjement ved utbygging av Kjeldstad Sagbruk & Høvleri i Selbu. Styret Etter vedtektene ledes Selbu Næringsselskap KF av et styre på 3-5 medlemmer. Styret rapporter til kommunestyret etter bestemmelsen Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr Kommunestyret har vedtatt at styret skal bestå av tre medlemmer og tre varamedlemmer. I året 2014 bestod styret av: Styreleder: Ole Einar Aashaug Nestleder: Mikal Langseth Styremedlem: Inga Balstad Varamedlemmer: 1. Kolbjørn Uthus 2. Jon Erik Haarstad 3. Terje Guldseth Det ble i 2014 gjennomført 3 styremøter og behandlet 7 saker. Fortsatt drift og selskapets stilling Årsregnskapet for 2014 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes med dette at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. Året 2014 ga et resultat på kr ,-. Styret viser til at selskapet i henhold til Økonomiplanen får styrket sine driftsinntekter i årene framover. Historikk og driften I 2002 vedtok kommunestyret at Selbu Næringsselskap KF skulle oppføre bygg for utleie til Kjeldstad Sagbruk & Høvleri. Det totale engasjement ble fastsatt til kr. 18 mill. Fire år senere ble det vedtatt at foretaket kunne utvide sitt engasjement for bygging av næringsbygg/tørkekammer 7 Side 2 av 10

8 Saksnr. 2012/ for utleie til Kjeldstad innenfor en kostnadsramme på kr. 8 mill. Dette ble senere redusert til kr. 6,5 mill. Finansiering av utbyggingene og gjeld Utbyggingene er i sin helhet finansiert med eksterne låneopptak. Per har foretaket et låneopptak på kr ,-. Leieinntekter Det har fram til 2012 eksistert to leieavtaler med Kjeldstad Holding, en avtale for hvert utbyggingstrinn. Høsten 2012 ble Selbu Næringsforum kontaktet av Selbu Byggtre AS med forespørsel om Selbu Næringsforum kunne ta en rolle i forhold til å stå som utleier av næringsareal og egnede bygg til Selbu Byggtre AS. Henvendelsen resulterte i forhandlinger med Kjeldstad Holding der en kom fram til enighet om et bytte der Kjeldstad Holding overtok eiendomsretten fra Selbu Næringsselskap på 4 trelastskur samt produksjonslokaler for fingerskjøt- og lamineringslinjer, mot at Selbu Næringsselskap overtok eiendomsretten til 13 da næringsareal nordøst på tomta, med laftehall, lager/garasje, 2 trelastskur og en plasthall. Grunnlaget for beregning av husleie til Kjeldstad Holding ble som følge av dette redusert med kr ,-, og de to tidligere husleieavtalene ble slått sammen til en avtale fra og med Den nye avtalen gjelder leie av næringsbygg/tørkekammer og 5 trelastskur langs FV 705. Selbu Næringsselskap sitt nye næringsareal med bygninger i nordøst er fra utleid til Selbu Byggtre AS. Dette med unntak av trelastskur mot nordvest på det nye næringsarealet samt garasje som leies ut til Kjeldstad Holding AS. Som følge av disse to nye leieforholdene ble det etablert to nye leieavtaler med virkning fra Selbu Næringsselskap KF har hatt avdragsfrihet på lånet i KLP til og med I 2014 er det betalt kr ,- i avdrag. Leieinntekter fra de to leietakerne dekker Næringsselskapets kostnader knyttet til renter og avdrag på lånet samt avgifter, forsikringer og kostnader knyttet til administrering av leieforholdene. Kontraktutløpsdato for fastrente på 4,2% på lånet i KLP var Etter en forhandlingsrunde med KLP om ny rente på lånet, der også leietakerne ble konsultert, la daglig leder fram et forslag med bundet rente på 2,546% fram til Styret ga sin tilslutning til dette, og dette er da gjeldende rentesats de kommende 3 år. I budsjettet for 2014 var imidlertid ikke denne rentenedgangen lagt inn, og dermed framkommer det avvik mellom budsjett og regnskap på dette område. Risiko Generelt vil de grep som er gjort de siste årene med å etablere avtale med flere leietakere være bidrag til å redusere selskapets risiko. Selbu Næringsselskap har investert i bygg og anlegg og er avhengig av at leietakerne dekker sine forpliktelser. 8 Side 3 av 10

9 Saksnr. 2012/ Nærmere om regnskapet Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. Resultat før skattekostnad er knappe ,- kr bedre enn budsjett, noe som i hovedsak skyldes lavere rentekostnader og lavere avskrivninger (se note til regnskapet). Ansettelsesforhold Det er ikke noen faste ansatte i foretaket. Thomas Engan har fungert som daglig leder i selskapet i Engan hadde fast stilling som sektorsjef i Selbu kommune fram til Han gikk da over i ny stilling som distriktssjef i Landkreditt Bank. Likestilling Styret består av tre personer. To menn og en kvinne. Arbeidsmiljø Arbeidsmiljøet i foretaket er tilfredsstillende. Det har ikke vært skader, ulykker eller sykefravær i Det ytre miljø Foretaket driver ikke virksomhet som forurenser det ytre miljø. Lønn og annen godtgjørelse Til styret er det i 2014 utbetalt møtegodtgjøring og reisegodtgjørelse på til sammen kr Til daglig leder er det i 2014 utbetalt et honorar på kr Revisjon Revisjon Midt-Norge IKS har siden utført revisjonen for foretaket. I 2014 er det utbetalt kr ,- i revisjonshonorar. Oppsummert Etter styrets oppfatning gir det framlagte resultatregnskap og balanse, samt denne årsrapporten, en fyldestgjørende informasjon om driften og stillingen ved årsskiftet. Selbu, den 20. mai 2015 Ole Einar Aashaug Mikal Langseth Inga Balstad Thomas Engan styrets leder nestleder styremedlem daglig leder 9 Side 4 av 10

10 Saksnr. 2012/ Resultatregnskap Note Regnskap Budsjett Regnskap DRIFTSINNTEKTER Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter DRIFTSKOSTNADER Lønnskostnader Av- og nedskrivning varige driftsmidler Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat FINANSINNTEKTER- OG KOSTNADER Renteinntekt Lånerenter Netto finansresultat Ordinært resultat før skatt Skattekostnad Ordinært resultat Årsresultat OVERFØRINGER OG DISPONERINGER Overført annen egenkapital Side 5 av 10

11 Saksnr. 2012/ Balanse EIENDELER: Note Anleggsmidler Immaterielle eiendeler Utsatt skattefordel Sum immaterielle eiendeler Varige driftsmidler Tomter, bygninger og annen fast eiendom Sum varige driftsmidler Sum anleggsmidler Fordringer Kundefordringer Andre fordringer offentlige avgifter Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter mv Sum eiendeler Side 6 av 10

12 Saksnr. 2012/ Balanse EGENKAPITAL OG GJELD: Opptjent egenkapital Annen egenkapital Sum opptjent egenkapital Sum egenkapital Gjeld Annen langsiktig gjeld Gjeld til kredittinstitusjoner Sum annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Sum kortsdiktg gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Selbu, den 20. mai 2015 Ole Einar Aashaug Mikal Langseth Inga Balstad Thomas Engan styrets leder nestleder styremedlem daglig leder 12 Side 7 av 10

13 Saksnr. 2012/ Note 1 Regnskapsprinsipper Generelt: Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. Note 2 Lønnskostnader, antall ansatte og godtgjørelser Det er ingen ansatte i foretaket. Honorar til daglig leder på kr ,- i Note 3 Andre driftskostnader Andre driftskostnader på kr ,- består av div reparasjon og vedlikehold bygg, forsikring, regnskap og revisjon. Kostnadene som overstiger budsjettet på kr ,-, er i all hovedsak kostnader som i henhold til leieavtalene er viderefakturert til leietakerne gjennom husleie. Note 4 Oversikt over anleggsmidler og avskrivninger Driftsmidler 2014 Bygg og anlegg Tomt Sum Anskaffelseskost Korr. ansk.kost Makeskifte 2012* Anskaffelseskost Tilgang i år Avgang i år Anskaffelseskost Avskrivninger: Akkumulert avskrivning Årets avskrivning ** Bokført verdi Linneær avskrivning 50 år Ingen *) Anskaffelseskostnaden ifbm. Makeskifte i 2012 ble feil beregnet (for lite redusert) og er korr. i år. **) Årets avskrivninger er korrigert for feil i 2013 med kr ,- (for mye avskrevet). 13 Side 8 av 10

14 Saksnr. 2012/ Note 5 Skattekostnad Skattekostnaden består av betalbar skatt (skatt på årets skattepliktige inntekt) og endring i (netto) utsatt skatt. Utsatt skatt i balansen beregnes på grunnlag av midlertidige forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier. Årsaken til at utsatt skatt/skattefordel oppstår, er ulik periodisering av det regnskapsmessige og det skattemessige resultatet. Skattekostnad Ordinært resultat Tap på salg av anleggsmidler 0 0 Resultat før skattekostnad Endring i midlertidige forskjeller Anvendelse av underskudd til fremføring 0 0 Skattepliktig inntekt Spesifikasjon av midlertidige forskjeller og beregning av utsatt skatt Midlertidige forskjeller knyttet til: Endring Driftsmidler Gevinst- og tapskonto Underskudd til framføring Sum midlertidige forskjeller Skattereduserende forskjeller som ikke kan utlignes Netto midlertidige forskjeller Utsatt skattefordel 27% * Balanseført utsatt skattefordel *) Skattesatsen på alminnelig inntekt reduseres fra 28 % til 27 % fra og med Dette medfører noen utfordringer ved beregning av regnskapsmessig skattekostnad for Betalbar skatt beregnes med gjeldende skattesats for 2013 (28 %), mens balanseført utsatt skatt/utsatt skattefordel beregnes med gjeldende skattesats for 2014 (27%). Note 6 Andel av lån som forfaller etter 5 år Av foretakets gjeld forfaller kr ,- etter Side 9 av 10

15 Saksnr. 2012/ Note 7 Egenkapital Egenkapital pr Underskudd pr Underskudd pr Underskudd pr Underskudd pr Overskudd pr Overskudd pr Overskudd pr Underskudd pr Underskudd pr Overskudd pr Underskudd pr Underskudd pr Overskudd pr Egenkapital pr Side 10 av 10

16 16

17 17

18 SELBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET (Administrativt utkast) Til kommunestyret i Selbu. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SELBU NÆRINGSSELSKAP KF SITT ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , i sak 19/15, behandlet Selbu Næringsselskap KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsberetningen, revisjonsberetningen, datert og vedtak i sak 2/15 i styret for Selbu Næringsselskap KF. I tillegg har revisjonen og daglig leder i selskapet supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Som det er redegjort for i regnskapsdokumentene viser regnskapet for 2014 et overskudd på kr Den negative egenkapitalen er redusert til ca 1,6 mill kr. Det fremgår ikke formelt av vedtaket i styresak 2/15 hvordan overskuddet for 2014 skal disponeres. I tråd med praksis er det ført til dekning av tidligere underskudd. Daglig leder opplyser at det i saksfremlegg til kommunestyret vil komme innstilling om disponering. Årsberetningen omtaler også i 2014 selskapets risiko. Det er viktig at kommunestyret som eier er kjent med risikoen og får løpende informasjon i den grad det er nødvendig og ønskelig. Kontrollutvalget mener at regnskapet og årsberetningen gir brukerne informasjon om virksomheten i 2014, men at informasjonen må suppleres med et saksfremlegg og egen innstilling til kommunestyret. Årsregnskapet er datert av styret Frist for regnskapsavleggelse er Selv om regnskapsdokumentet er utarbeidet før styrebehandlingen er det nødvendig at selskapet sørger for at gjeldende frister overholdes i kommende år. Kontrollutvalget har ikke merknader til Selbu Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2014, ut over at regnskapet er avlagt etter formell frist. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Selbu den Arnstein Trøite Nestleder av kontrollutvalget Kopi: Daglig leder i Selbu Næringsselskap KF. 18

19 Gavemidler Helse og sosial Selbu kommune Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /15 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 249 Arkivsaknr.: 12/92-22 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar hovedutvalgets behandling av gaveregnskaper for 2014 til orientering. Vedlegg Oversendelse av Gaveregnskap sektor Helse- og sosial 2014.pdf Særutskrift Gaveregnskap sektor Helse- og sosial.pdf Revisjonsrapport - Gaveregnskap 2014.pdf Gaveregnskap 2014 BRA-avdelingen.pdf Gaveregnskap 2014 ansatte BRA-avdelingen.pdf Gaveregnskap etg..pdf Gaveregnskap 2014 Ansatte 2. etg..pdf Gaveregnskap 2014 Enhet for demente.pdf Gaveregnskap 2014 Ansatte Enhet for demente.pdf Gaveregnskap 2014 PLO - Brukerrettede midler.pdf Gaveregnskap 2014 Hjemmetjenesten 2.pdf Gaveregnskap 2014 Hjemmesykepleien.pdf Saksutredning Kontrollutvalget har de senere år fått seg forelagt gaveregnskapene etter at de har vært behandlet i hovedutvalget Helse og sosial hvor gaveregnskapene godkjennes. Hovedutvalgets behandling av gaveregnskap 2014 samt regnskapene og revisors rapport, er oversendt Konsek den Dette er vesentlig tidligere enn for de foregående år. I tilknytning til behandling av gaveregnskapen for 2012 den , sak 28, vedtok kontrollutvalget å be rådmannen om en skriftlig tilbakemelding når praksis knyttet til gaver i ansettelsesforhold, samt spørsmål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet, er vurdert. Frist for tilbakemelding ble først satt til siste møte i kontrollutvalget i 1.halvår 2014, men senere utsatt. Egen sak rundt dette legges frem i kontrollutvalget Kommentarer knyttet til gaveregnskap 2014: Sekretariatet har fått tilbakemelding fra revisor på at mindre avvik vedrørende 2 regnskap for 2013 er korrigert i

20 Revisors har ikke påvist avvik i forbindelse med sin gjennomgang av regnskapene for Viser til vedlagte uttalelse fra Revisjon Midt-Norge IKS, datert Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget skal ikke behandle og godkjenne gaveregnskapene. Det er viktig at utvalget gjennom sin tilsynsoppgave stiller spørsmål som kan bidra til gode og sikre rutiner for behandling av gavemidler. Kontrollutvalget må derfor følge opp tidligere vedtak, slik det er gjort i egen sak til dette møtet. 20

21 Selbu kommune Servicetorget Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongens gate 9, Postuttak 7004 Trondheim Deres ref: Vår ref: (må oppgis ved svar) Dato: 2015/13-15/216/BJOLAR Dok:5824/ Oversendelse av Gaveregnskap sektor Helse- og sosial 2014 Hovedutvalg for Helsevern- og sosial omsorg behandlet i sitt møte under sak PS 7/15 Gaveregnskap sektor Helse- og sosial Saken oversendes kontrollutvalget for referatsak. Med hilsen Bjørg Astrid Larsen saksbehandler Tlf: Vedlegg: Særutskrift Gaveregnskap sektor Helse- og sosial Revisjonsrapport - Gaveregnskap 2014 Gaveregnskap 2014 BRA-avdelingen Gaveregnskap 2014 ansatte BRA-avdelingen Gaveregnskap etg. Gaveregnskap 2014 Ansatte 2. etg. Gaveregnskap 2014 Enhet for demente Gaveregnskap 2014 Ansatte Enhet for demente Gaveregnskap 2014 PLO - Brukerrettede midler Gaveregnskap 2014 Hjemmetjenesten 2 Gaveregnskap 2014 Hjemmesykepleien Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Gjelbakken 15, 7580 Selbu Gjelbakken E-post Telefaks Org.nr postmottak@selbu.kommune.no

22 Selbu kommune Arkivkode: 216 Arkivsaksnr: 2015/13-13 Saksbehandler: Bjørg Astrid Larsen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg 7/ Gaveregnskap sektor Helse- og sosial Vedlegg: Revisjonsrapport - Gaveregnskap 2014 Gaveregnskap 2014 BRA-avdelingen Gaveregnskap 2014 ansatte BRA-avdelingen Gaveregnskap etg. Gaveregnskap 2014 Ansatte 2. etg. Gaveregnskap 2014 Enhet for demente Gaveregnskap 2014 Ansatte Enhet for demente Gaveregnskap 2014 PLO - Brukerrettede midler Gaveregnskap 2014 Hjemmetjenesten 2 Gaveregnskap 2014 Hjemmesykepleien Rådmannens innstilling 1) Hovedutvalget for helsevern og sosial omsorg godkjenner regnskapet av gavekontoene i Sektor Helse og sosial for ) Saken oversendes Kontrollutvalget som referatsak. Behandling i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Votering: Rådmannens innstilling vedtas. Enst. Vedtak i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Hovedutvalget for helsevern og sosial omsorg godkjenner regnskapet av gavekontoene i Sektor Helse og sosial for Saken oversendes Kontrollutvalget som referatsak. 22

23 Saksopplysninger Det er totalt 9 gavekontoer innen sektor helse og sosial. Dette er gaver fra pårørende og brukere som gis til brukernes og/eller ansattes velferd. Sektor helse og sosial v/tjenesteledere er ansvarlig for å føre regnskap for disse gavekontoene. Gavemidler skal ikke nyttes til tiltak som kommunen skal dekke over sitt budsjett. I tvilstilfeller kan dette tas opp med revisjon. Gaveregnskapet revideres av Revisjon Midt-Norge IKS, og deres rapport ligger ved saken. Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg er den instans som behandler og godkjenner regnskapet. Saken sendes så over til Kontrollutvalget som en referatsak. 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 Vurdering av prosess i forbindelse med salg av Myrstadbygget i mars Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /15 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmannen legge frem sak med forslag til retningslinjer for salg av fast eiendom i Selbu kommune, i løpet av Vedlegg Notat - Selbu kommune - Myrstadbygget Saksutredning Det vises til sak 16/15 Salg av Myrstadbygget - henvendelse til kontrollutvalget fra Meium AS som ble behandlet i kontrollutvalgets møte Sekretariatet gjennomgikk i forrige møte hovedpunktene i saksfremlegget og rådmannen orienterte om kommunens behandling av saken og dialogen med megler. Kontrollutvalget mente at det var uavklarte forhold og motstridende syn både på kommunens og meglers håndtering av salgsprosessen. Utvalget ønsket derfor ut fra et læreperspektiv og omdømmemessige forhold, at revisjonen skulle se på tilgjengelige dokumenter, saksbehandlingen og salgsprosessen frem til endelig vedtak i kommunestyret Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: 1. Kontrollutvalet ber revisjonen om å gjennomgå saken og utarbeide et notat som legges frem for kontrollutvalget i egen sak til neste møte. 2. Ressursramme settes til 20 timer. Revisjonens gjennomgang fremgår av vedlagte notat til kontrollutvalget, datert Hovedtrekkene i salgsprosessen, de faktiske forhold, er listet opp i notatet. Videre er det gitt en beskrivelse av rettslige forhold og foretatt vurderinger og drøftinger. Sekretariatet viser spesielt til innholdet i konklusjonen i notates pkt 7. Revisjonens konstaterer at kommunen ikke har retningslinjer gitt av kommunen for salg av offentlig eid eiendom og at kommunen står fritt som selger til å velge det bud man anser hensiktsmessig. Revisjonen mener det er grunnlag for å stille spørsmål ved rådmannens arbeid i denne saken. Rådmannen burde iflg revisor sørget for å få delegert den 38

39 nødvendige myndighet til å håndtere salgsprosessen. Da rådmannens forsøk på å få fremmet sak om delegering for kommunestyret ikke kom i mål burde han, iflg revisor, utsatt salgsprosessen. Rådmannen burde vært tydeligere ovenfor involverte i prosessen mht hvilke begrensninger som ligger i den myndighet og kompetanse rådmannen besitter. Utarbeidelse av et grundig prospekt ville her antagelig avhjulpet dette. Rådmannens kommentarer til revisjonens notat er innarbeidet i notatet. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Revisjonen har innenfor en begrenset ressursramme svart på kontrollutvalgets bestilling. Kontrollutvalget var ved bestillingen spesielt opptatt av at gjennomgangen skulle gi en læringseffekt. Sekretariatet mener notatet i så måte er et bidrag til dette. Revisor har i notatet gitt uttrykk for at kommunestyret burde vedtatt retningslinjer for salg av fast eiendom, slik kontrollutvalget i sak 16/13, den , gjennom vedtak ba kommunestyre om å vurdere. Saken gjaldt orientering om prosess ved salg av Rødbergveien 29, 31 og 33. Kommunestyret fikk særutskrift av kontrollutvalgets sak som referatsak 23/13 den Saken ble tatt til orientering. Sekretariatet mener kontrollutvalget bør videresende denne saken med revisors notat til kommunestyret til endelig behandling. Kontrollutvalget bør denne gangen fremme innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget tar saken til orientering og innstiller overfor kommunestyret på at Selbu kommune utarbeider egne retningslinger for salg av fast eiendom. Viser til innstillingen. 39

40 Notat TIL: KONTROLLUTVALGET I SELBU KOMMUNE FRA: REVISJONMIDTNORGE IKS ANSVARLIG: ANNA ØLNES SAKSBEHANDLER: GARD S.G. LYNG EMNE: GJENNOMGANG AV SALGET AV MYRSTADBYGGET DATO: KOPI: RÅDMANN KARSTEN REITAN 1. Bestilling Kontrollutvalget vedtok i sak 16/15 den å bestille en gjennomgang av prosessen i forbindelse med salg av Myrstadbygget. I vedtaket fremgår bla: Sekretariatet gjennomgikk hovedpunktene i saksfremlegget. Rådmannen orienterte om kommunens behandling av saken og dialogen med megler. Kontrollutvalget mener at det er uavklarte forhold og motstridende syn på både kommunens og meglers håndtering av salgsprosessen. Utvalget ønsker derfor at en ut fra et læreperspektiv og omdømmemessige forhold ber revisjonen om å se på tilgjengelige dokumenter, saksbehandlingen og salgsprosessen frem til endelig vedtak i kommunestyret I vår gjennomgang har vi undersøkt hvorvidt salgsprosessen ble gjennomført etter gjeldende regler og retningslinjer. Arkivkode: p:\kommuner\selbu\2015\2 forvaltningsrevisjon\salg av fast eiendom\5 rapport\endelig rapport\notat - selbu kommune - myrstadbygget.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Rådhuset Postboks 216 Telefaks: E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro:

41 2. Undersøkelsens dokumentasjons- og vurderingsgrunnlag Ved denne gjennomgangen har det sentrale datagrunnlaget vært gjennomgang av foreliggende dokumenter fra meglers og kommunens arbeid med salget av Myrstadbygget. Inkludert i dokumentasjonen er mailkorrespondanse mellom interessentene og kommune, og mellom kommunen og megler. Videre har klagers redegjørelser for saksgangen vært sentral for opplysning av saken. I den hensikt å få klarhet i de faktiske forhold, herunder kommunens håndtering og vurderinger, har det vært gjennomført et kort møte med rådmannen. Det har ikke vært rom for å etterprøve opplysningene innenfor undersøkelsens rammer. Rådmannen har også fått notatet/ brevet til gjennomlesing, før ferdigstillelse av gjennomgangen. Rådmann hadde bemerkning til gjennomgangen, som er inntatt i sin helhet til slutt i notatet. Bemerkningen er behandlet ved at den faktiske opplysning er tatt inn under behandlingen av sakens faktiske forhold, og tatt med i vurderingen. Ved klargjøring av vurderingskriteriene har revisjon benyttet alminnelig juridisk metode. 3. Bakgrunn faktiske forhold I dette kapittelet gjengir vi hovedtrekkene i salgsprosessen: Dato, tid Hendelse Kommentar / beskrivelse Mail fra Selbu kommune til Løkås Mail fra Selbu kommune til Løkås Opplysninger om annonsering og videre prosess mht salg av Myrstadbygget. Forbehold om vedtak i kommunestyret. Krav om finansieringsbevis Megleravtale inngås Megler blir engasjert for å ivareta budprosessen Første bud ble inngitt Bud fra Living/Eidem på kr 1.8 mill Bud var gitt frist til kl Mail fra Løkås til Selbu Opplysning om privatperson som kunne bekrefte Arkivkode: p:\kommuner\selbu\2015\2 forvaltningsrevisjon\salg av fast eiendom\5 rapport\endelig rapport\notat - selbu kommune - myrstadbygget.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Rådhuset Postboks 216 Telefaks: E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro:

42 kommune Mail fra Selbu kommune til Løkås finansiering Opplysning om budfrist, og at undersøkelse av finansiering var avhengig av innlevering av bud Bud fra Løkås på kr Bud inngitt kl Megler ringer oppgitt finansieringskilde Megler oppnår ikke kontakt med oppgitt finansieringskilde Aksept av bud fra Living/Eidem Aksept blir gitt av megler på vegne av selger, Selbu kommune Garantistillelse Kommunen mottar brev med garantistillelse fra Sjøheim AS Kommunestyremøte Kommunestyret inngår bindende avtale om salg av eiendommen til Living/Eidem. Her utdyper vi de faktiske forhold av betydning for vår vurdering: a. Innledende forhold Selbu kommune har lenge hatt ønske om å selge næringseiendom eid av kommunen, men det foreligger ikke et konkret vedtak i kommunestyret om salg av Myrstadbygget. Løkås viste tidlig interesse for eiendommen, og ble gjort oppmerksom på at megler ville bli engasjert for gjennomføring av salget, og om forbehold om endelig vedtak i kommunestyret. Løkås ble den gjort kjent med at kommunen stilte krav om finansieringsbevis. Aktiv Eiendomsmegling AS ble engasjert til gjennomføring av budprosessen. Rådmann la opp til sak i kommunestyret om delegering av myndighet til rådmannen til å inngå bindende avtale. Saken ble behandlet i formannskapet med positivt vedtak, men det planlagte kommunestyremøtet ble ikke gjennomført. b. Budprosess Løkås ga den opplysninger til megler/ selger om kontaktdata til privatperson som finansieringskilde. Det ble ikke oversendt et finansieringsbevis eller erklæring om finansiering. Megler ga beskjed om at finansiering ville bli sjekket dersom Løkås la inn høyere bud enn Living/Eidem. Løkås fikk også opplysning om at akseptfristen utgikk dagen etter, kl 10. Arkivkode: p:\kommuner\selbu\2015\2 forvaltningsrevisjon\salg av fast eiendom\5 rapport\endelig rapport\notat - selbu kommune - myrstadbygget.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Rådhuset Postboks 216 Telefaks: E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro:

43 Megler har notert bud fra Løkås innkommet den kl Megler gjorde to forsøk på å oppnå kontakt pr telefon med oppgitt finansieringskilde, uten at kontakt ble oppnådd. Det fremgår av korrespondanse at Selbu kommune, som selger, ikke ville risikere at Living/Eidem trakk budet sitt, i påvente av videre undersøkelser mht finansiering fra Løkås` side. Megler aksepterte bud fra Living/Eidem, på selgers vegne. Den mottok kommunen brev fra Lars Solberg/ Sjøheim AS om garantistillelse. c. Klager - inngåelse av bindende avtale Løkås har klaget over kommunens saksbehandling. Imidlertid har ikke klagene blitt sendt / kommet frem til kommunen, før etter kommunestyremøte Rådmannen innstilte ovenfor formannskap og kommunestyret om å vedta budet fra Living/Eidem. Vedtak i tråd med innstillingen ble fattet hhv av formannskapet den og av kommunestyret den Rettslige forhold a. Inngåelse av avtaler avtaleloven Inngåelse av bindende avtaler dekkes av avtaleloven, se lovens kap 1, ved tilbud og aksept. Som utgangspunkt står en selger fritt til å akseptere det bud vedkommende måtte ønske. Men, på bakgrunn det generelle forsvarlighetskrav for forvaltning av offentlige midler, vil kommunen være pliktig til å akseptere det bud som anses mest hensiktsmessig. Hensiktsmessig er i denne forbindelse vanligvis det budet som gir størst netto utbytte for minst risiko, altså basert på en avveining av pris og risiko. Det vil være kjøpers risiko dersom salget ikke kan gjennomføres, eks pga manglende finansiering. I slike tilfeller kan erstatning etter dekningssalg være aktuelt. Det er praksis ved eiendomsmegling å innhente finansieringsbevis i forbindelse med aksept og avtaleinngåelse. b. Hvem binder kommunen? myndighet til å inngå bindende avtaler Etter kommuneloven 6 er kommunestyret kommunens øverste organ, og er rette vedkommende til å vedta at kommunen skal inngå bindende avtaler. Rådmannen er etter kommuneloven 23 ikke gitt denne type myndighet. Slik myndighet/ kompetanse kan kommunestyret gi rådmannen gjennom generelle retningslinjer for salg av offentlig eid eiendom, eller ved et konkret delegeringsvedtak i det enkelte tilfelle. Arkivkode: p:\kommuner\selbu\2015\2 forvaltningsrevisjon\salg av fast eiendom\5 rapport\endelig rapport\notat - selbu kommune - myrstadbygget.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Rådhuset Postboks 216 Telefaks: E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro:

44 Selbu kommune har ikke vedtatt retningslinjer for salg av offentlig eid eiendom og slike salg omfattes ikke av det ordinære delegeringsreglementet. Videre har kommunestyret i denne saken ikke fattet et konkret vedtak om at eiendommen Myrstadbygget skulle selges og heller ikke delegert myndighet mht salg av eiendommen til rådmannen, slik det er anledning til i kommuneloven 23 nr 4. Dette innebærer at rådmannens aksept av budet som sådan ikke var bindende for kommunen. Bindende avtale mellom kjøper og selger var her avhengig av, og ble første inngått ved, positivt vedtak i kommunestyret. c. Forsvarlighetskrav For øvrig hviler det et ordinært og generelt forsvarlighetskrav i gjennomføringen av salgsprosessen, der kommunen må sørge for å unngå at utenforliggende hensyn tas, ivareta grunnleggende likhetshensyn / likebehandling og sikre etterprøvbarhet, åpenhet og synbarhet. d. Avhendingsloven kommer ikke til vurdering i dette tilfellet For det tilfelle at eiendommen skulle vise seg å være mangelfull i forhold til den inngåtte salgsavtale vil dette berøre regler i avhendingsloven. Slike problemstillinger kommer ikke til vurdering i denne gjennomgangen. e. Forvaltningsloven gjelder ikke i dette tilfellet Forvaltningsloven gjelder for all forvaltningsvirksomhet kommunene utfører. Loven gjelder imidlertid ikke i dette tilfellet, da salget av eiendommen ikke gjennomføres som ledd i forvaltningsvirksomhet / myndighetsutøvelse, jf forvaltningsloven 1. Salget gjennomføres under utøvelse av kommunens rettigheter som eier, altså i kraft av privat eiendomsrett. Salget, eller mer presist, inngåelsen av salgsavtalen, er ikke et «vedtak» eller «enkeltvedtak» i forvaltningslovens forstand, jf lovens 2, da beslutningen om avtaleinngåelse ikke innebærer myndighetsutøvelse, men bygger på at begge parter påtar seg forpliktelser, i form av avtale. Arkivkode: p:\kommuner\selbu\2015\2 forvaltningsrevisjon\salg av fast eiendom\5 rapport\endelig rapport\notat - selbu kommune - myrstadbygget.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Rådhuset Postboks 216 Telefaks: E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro:

45 5. Vurdering drøftelse a. Formelt grunnlag for inngåelse av avtale Det er fra kommunens side ikke gitt retningslinjer til hvordan et salg av kommunens eiendom skal gjennomføres eller hvilke premisser som skal følges ved salget. Det er heller ikke gitt et vedtak med delegasjon av myndighet til rådmannen i forbindelse med denne konkrete salgsprosessen. Rådmannen burde sikret seg slik myndighet, evt ved å utsette salgsprosessen til kommunestyret fikk gjennomført møte. I den konkrete situasjon hadde rådmannen således ikke fullmakt/ myndighet til å binde kommunen, jf kommuneloven 23, gjennom den aksept som ble gitt kl på bud fra Living/ Eidem. Samtidig står kommunen fritt til å selge til hvem kommunen måtte ønske, så fremt det fremstår hensiktsmessig og man for øvrig har fulgt forsvarlighetskrav og ikke har tatt utenforliggende hensyn mht salget. Og, budgiver står fritt til å vedstå seg sitt bud frem til endelig salgsavtale er inngått, noe revisjon forstår implisitt har skjedd i dette tilfellet. Basert på opplysninger gitt av rådmannen er det ikke noe som tyder på at kommunen og/ eller rådmannen har tatt utenforliggende hensyn i forbindelse med salget av Myrstadbygget. Det fremstår for revisjonen som at rådmannen har hatt et bevisst forhold til avveiningen av best oppnåelige pris opp mot vurdert risiko. Kommunen oppnådde en salgssum betydelig over eiendommens opprinnelige verdivurdering. b. Finansieringsbevis Det er kjøpers ansvar å oppfylle selgers krav om bevis for finansiering. I vanlig praksis etterspør megler dette i forbindelse med aksept og avtaleinngåelse. Det må bemerkes at Løkås ikke har innlevert finansieringsbevis i perioden etter han ble kjent med kravet pr mail , før brev fra Sjøheim AS den Brevet inneholdt ikke nødvendig dokumentasjon for at finansiering var sikret, slik revisjonen ser det. c. Budprosessen - aksept av bud Rådmannen opplevde tidsnød, ved at et bud var gitt en frist til kl 10.00, mens et noe høyere bud er notert innkommet kl Ved å inngi budet så tett opp til utløpet av fristen på et annet bud gir Løkås megler/ selger vanskelige arbeidsvilkår. Rådmannen kunne risikert at budgiver nr 1 hadde trukket sitt bud, eller mer presist, ikke vedstått seg budet, dersom dette ikke hadde blitt akseptert. Denne tidsnøden måtte rådmannen håndtere, ved å foreta et valg. Valget berodde nettopp på avveiningen av pris og risiko, og fremstår for revisjonen som sunn. Arkivkode: p:\kommuner\selbu\2015\2 forvaltningsrevisjon\salg av fast eiendom\5 rapport\endelig rapport\notat - selbu kommune - myrstadbygget.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Rådhuset Postboks 216 Telefaks: E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro:

46 Et annet forhold er at rådmannens aksept ikke hadde legitimasjonsvirkning, altså at rådmannen ikke hadde myndighet til å binde kommunen. Mao hadde Living/Eidem ikke kunnet vinne rett med grunnlag i aksepten og kunne slik trukket budet. «Aksepten» hadde her den virkning at rådmannen nærmest lovte å innstille ovenfor formannskap og kommunestyret for vedtagelse av det aktuelle budet. Endelig salgsavtale ble inngått først ved kommunestyrets vedtak den , i tråd med rådmannens innstilling. For å gjøre forholdene lettere for seg selv burde rådmannen ha avklart om budgiverne ville vedstå seg sine bud frem til endelig vedtagelse i kommunestyret, og samtidig fortsatt arbeidet med budprosessen, herunder innhente nødvendig dokumentasjon for finansiering. Dersom en av budgiverne hadde fastholdt en budfrist, ville rådmannen igjen bli tvunget inn i samme avveining som nevnt. I den konkrete budprosessen, med en budfrist å ta stilling til, er det således lite å kritisere rådmannens gjennomføring av salgsprosessen, hvis man ser bort fra de formelle rammer rundt salget. Fra revisjonens side synes det klart at kommunen burde ha vedtatt retningslinjer for salg av kommunal eiendom, slik omtalt i KU sak 16/13, pkt 3: «Kommunestyret bør vurdere om det er behov for å etablere retningslinjer for salg av kommunal eiendom». Alternativt burde rådmannen avventet salgsprosessen til kommunestyret fikk fatte et konkret vedtak om salg av Myrstadbygget, med delegert myndighet til rådmannen. Dernest burde rådmannen ha utformet et prospekt, med de premisser man ønsket å selge eiendommen under, herunder vedståelse av bud og finansieringskrav. 6. Tilbakemelding fra rådmannen på foreløpig notat. En foreløpig versjon av notatet er forelagt rådmannen. Hans bemerkning tas inn her i sin helhet: Jeg har en merknad til notatet. I konklusjonen står det at Rådmannen burde sørget for å få delegert den nødvendige myndighet til å håndtere salgsprosessen. Jeg ønsker å gjøre oppmerksom på at rådmannen la opp til en sak i kommunestyret om delegering til rådmann med rett til å inngå bindende avtale. Saken ble behandlet i formannskapet med positivt vedtak. Slik delegert myndighet ble ikke gitt da kommunestyremøtet som skulle behandle delegeringen ikke ble gjennomført. Budgiverne ble gjort oppmerksom på at det var kommunestyremøtet som avgjorde/godkjente salget. Mvh Karsten Reitan Rådmann Selbu kommune Arkivkode: p:\kommuner\selbu\2015\2 forvaltningsrevisjon\salg av fast eiendom\5 rapport\endelig rapport\notat - selbu kommune - myrstadbygget.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Rådhuset Postboks 216 Telefaks: E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro:

47 7. Konklusjon Ble salgsprosessen gjennomført i tråd med regler og retningslinjer? Det foreligger ingen retningslinjer gitt av kommunen for salg av offentlig eid eiendom. Kommunen står fritt som selger til å velge det bud man anser hensiktsmessig. Det er grunnlag for å stille spørsmål ved rådmannens arbeid i denne saken. Rådmannen burde sørget for å få delegert den nødvendige myndighet til å håndtere salgsprosessen. Da hans forsøk på å få fremmet sak om delegering for kommunestyret ikke kom i mål burde han utsatt salgsprosessen. Rådmannen burde vært tydeligere ovenfor involverte i prosessen mht hvilke begrensninger som ligger i den myndighet og kompetanse rådmannen besitter. Utarbeidelse av et grundig prospekt ville her antagelig avhjulpet dette. Arkivkode: p:\kommuner\selbu\2015\2 forvaltningsrevisjon\salg av fast eiendom\5 rapport\endelig rapport\notat - selbu kommune - myrstadbygget.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Rådhuset Postboks 216 Telefaks: E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro:

48 Rådmannens tilbakemelding på oppfølging av vedtak vedrørende gavemidler Selbu kommune. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /15 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 249 Arkivsaknr.: 12/92-23 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny orientering knyttet til kommunens rutiner og behandling av gavemidler, senest i forbindelse med kontrollutvalgets behandling av gaveregnskap for 2015 våren Vedlegg Oppfølging av vedtak vedrørende sak om gavemidler i Selbu kommune Notat vedrørende gavemidler i sektor helse og sosia, Selbu kommune. Saksutredning Ved behandlingen av gaveregnskap 2011 i møtet i juni 2012 drøftet kontrollutvalget problematikk knyttet til gaver i ansettelsesforhold. Rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget og understreket at kommunen har fokus på dette i tilknytning til diskusjoner og arbeid med etiske spørsmål i Selbu kommune. Kontrollutvalget vedtok å be rådmannen vurdere om ikke gavemidler til sektor helse og sosial bør inn i kommuneregnskapet. Ved behandling av gaveregnskap for 2012, sak 28/13 den , vedtok kontrollutvalget følgende: 1. I det en viser til revisors merknader tar kontrollutvalget hovedutvalgets behandling av gaveregnskaper for 2012 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding når praksis knyttet til gaver i ansettelsesforhold, samt spørsmål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet, er vurdert. Frist for tilbakemelding settes til siste møte i kontrollutvalget i 1.halvår Kontrollutvalget er holdt orientert om at rådmannen pga kapasitetsmessige forhold ikke har overholdt frister for tilbakemelding. Saken ble siste gang behandlet i kontrollutvalget i sak 1/15 den , med ny frist Sekretariatet fikk oversendt notat fra sektorsjef til rådmannen, datert innen den nye fristen. Notatet følger som vedlegg. Rutiner, dagens praksis for forvaltning av gaver og vurdering/tiltak som skal gjøres er godt beskrevet. Notatet beskriver at sektorsjefen vil følge opp med bevisstgjøring rundt regelverk og etiske refleksjoner og i tillegg vurdere om antall gavekonti skal reduseres. 48

49 I notatet er det vist til Lov om helsepersonel og kommunens etiske retningslinjer. Sekretariatet gjengir nedenfor teksten i loven det vises til i dokumenene. Lov om helsepersonell: 9.Forbud mot gaver m.v. i tjenesten Helsepersonell må verken på egne eller andres vegne motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til å påvirke helsepersonells tjenestlige handlinger på en utilbørlig måte. Helsepersonell må heller ikke motta fra pasient eller bruker gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som har mer enn en ubetydelig verdi. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om hvilke ytelser som er omfattet av første og annet ledd. Selbu kommunens etiske retningslinjer: 6. Integritet og omdømme Folkevalgte og ansatte plikter å utføre sine oppgaver og opptre slik at det ikke skader kommunens omdømme. a) Folkevalgte og ansatte skal unngå personlige fordeler som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak, eller kan gi andre saklig grunn til å tro dette. Dette gjelder alle typer fordeler som gaver, personlige rabatter og lignende. Dette gjelder likevel ikke oppmerksomhet i form av konfekt, blomster og lignende. b) Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosesser eller kan gi andre saklig grunn til å tro det. c) Ved tilbud om gaver som har et omfang som går ut over kommunens retningslinjer, skal nærmeste overordnet kontaktes. Slike gaver skal returneres avsenderen sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette. Kopi av returbrevet sendes Kommunerevisjonen. d) Reiseutgifter i faglig sammenheng kan bare dekkes av kommunen, fagforening, ideelle organisasjoner og lignende. Nærmeste overordnede skal i alle tilfeller orienteres skriftlig. Folkevalgte orienterer ordfører om reiser som dekkes av andre enn kommunen. Ordføreren orienterer formannskapet om slike saker. Folkevalgte som er i tvil om reiseutgiftene kan dekkes av andre kan få saken framlagt for formannskapet for beslutning. e) Folkevalgte og ansatte skal ikke akseptere fritidsreiser betalt av bedrifter, organisasjoner og lignende som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. f) Folkevalgte og ansatte kan ikke delta i reklameøyemed i media for leverandører som har levert produkter eller tjenester til kommunen. 49

50 g) Folkevalgte og ansatte kan opptre som referanser for en vareleverandørs kunder, når avtalen om å være referanse inngås uten at det skal påvirke prisen på varen. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Tilbakemeldingen inneholder til dels informasjon som kontrollutvalget er kjent med gjennom tidligere saker, men gir et godt samlet bilde av praksis på området. Kontrollutvalgets vedtak fra 2012 ba om tilbakemelding etter at praksis knyttet til gavemidler, samt spørsmål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet er vurdert. Sistnevnte forhold er ikke berørt i administrasjonens tilbakemelding. Sekretariatet har etterspurt dette i epost til rådmannen Sektorsjefen er nytilsatt og signaliserer at flere forhold knyttet til gavemidler vil bli tatt opp med ansatte og vurdert. Selv om området er relativt beskjedent økonomisk er det viktig å ha gode og samtidig praktiske rutiner på dette området. Selv om det alltid er muligheter for forbedringer har Selbu kommune, etter sekretariats oppfatning, bra fokus på dette område. En løpende bevisstgjøring rundt etiske spørsmål, slik sektorsjefen legger opp til, er viktig i så måte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon For å følge opp kontrollutvalgets tidligere vedtak er det nødvendig å få avklart om Selbu kommune skal legge gavemidler inn i kommuneregnskapet. Dette bør det senest tas stilling til før utgangen av året, slik at midler eventuelt kan legges inn fra Resultatet av administrasjonens gjennomgang av rutiner, herunder antall konti m.v, bør kontrollutvalget også få en orientering om. Viser til innstillingen. 50

51 Fra: Reitan Karsten Sendt: Til: Arvid Hanssen Kopi: Emne: Oppfølging av vedtak vedrørende sak om gavemidler i Selbu kommune Til kontrollutvalget i Selbu kommune. Rådmannen oversender notat fra sektorsjef H/S som svar på oppfølging av vedtak vedrørende sak om gavemidler i Selbu kommune. Mvh Karsten Reitan Rådmann Selbu kommune 51

52 Selbu kommune Sektor helse og sosial Notat Til: Rådmann Fra: Ragnhild Wesche Kvål Sak nr: Dato: 2015/13-16/216/RAGKVA Dok:7461/ Rutine for gavemidler i sektor helse og sosial I sektor Helse og Sosial er det pr registrert 9 konti for gavemidler: Ansatte 2. etg. Gavekonto 2. etg. Selbu sykehjem EFD Selbu sykehjem Ansatte EFD Hjemmesykepleien Hjemmetjenesten 2 «Arbeidssamvirke» Pleie- og omsorgstj. Brukerrettede midler Selbu sykehjem 1.etg. BRA-avd. Selbu sykehjem Ansatte BRA-avd. Rutine for bruk gavemidler ble vedtatt av HU/HS , sak 31/00 og e-fortesak 2008/ og 15. Rutine for bruk gavemidler ble vedtatt av HU/HS , sak 31/00 og e-fortesak 2008/ og Gavemidler settes inn på bankkonto tilhørende avdelingen de er gitt til. For sykehjemmet er det en samlet konto. 2. Gavemidler gitt til konkrete formål brukes til dette. Gavemidler som ikke er gitt til konkrete forhold brukes til trivselsfremmende tiltak for brukerne. 3. Helse- og sosialsjefen er hovedansvarlig for at midlene brukes i henhold til givers ønske, og at det føres regnskap for bruk av midlene. Regnskapet revideres av distriktsrevisjonen. 4. Helse- og sosialsjefen kan delegere det daglige ansvaret for disponeringen og regnskapsføring av midlene til en annen navngitt person. 5. Revidert regnskap forelegges helse- og sosialutvalget for godkjenning. 52