MØTEINNKALLING FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI

Transkript

1 FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI MØTEINNKALLING Til: Fakultetsstyret ved NT-fak Møtetid: Onsdag 5. desember 2012 kl Møtested: Møterom M1 i fakultetsadministrasjonen i Realfagbygget Arkivref.: 2012/ AJT000 /MØTEBOK Styremøtet starter med at instituttleder Juergen Mienert fra Institutt for geologi innledningsvis vil gi en kort presentasjon av det nye senteret for fremragende forskning. Saksliste Sak nr.: Arkivref.: Tittel/beskrivelse: NTF-S / Referatsaker og skriftlige orienteringssaker, inkl. evt. fullmaktssaker NTF-S / Utsatt sak fra forrige styremøte: Egenevaluering av styrer ved NT-fakultetet NTF-S / Godkjenning av årsplan 2013 for Fakultet for naturvitenskap og teknologi Tromsø, 28. november 2012 Morten Hald dekan 9037 Tromsø postmottak@nt.uit.no Sentralbord NT-fak: Faks:

2 FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI NTF-S REFERATSAKER Til: Fakultetsstyret ved NT-fakultetet Møtedato: Arkivref.: 2012/ /AJT/MØTEBOK NTF-S Referatsaker og skriftlige orienteringssaker til møte Møtereferater: / Referat fra siste fakultetsstyremøte /448 Referat fra møte i styret for Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet /448 Referat fra møte i Forskerutdanningsutvalget ved NT-fakultetet Skriftlige orienteringssaker: / Referat fra saker til Tilsettingsutvalget ved NT-fak 2012 godkjent på sirkulasjon i perioden 12. oktober 26. november 2012 (da flere av vedleggene til oversikten er tilsettingssaker som er unntatt offentlighet, sendes hele orienteringssak nr. 4 som et separat vedlegg til resten av referatsakene) / Forskningsterminer avsluttet i perioden Forslag til vedtak: Fakultetsstyret ved NT-fakultetet tar referatsakene til etterretning. Tromsø, Anita Johansen Trum konsulent

3 FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI NTF-S Til: Møtedato: Arkivref.: 2012/ JOP000/011.0 NTF-S Egenevaluering av styrer ved NT-fakultetet Universitetsdirektøren har gjennomført en egenevaluering av fakultetsstyrer, instituttstyrer og senterstyrer ved UiT. Rapportene fra evalueringene har som mål å være et virkemiddel i forbedringsarbeidet ved det enkelte styret. NT-fak har besluttet å bruke høsten 2012 for en gjennomgang av resultatene og påfølgende arbeid med å legge til rette for god oppfølging av de funn som er gjort, for å rette på eventuelle svakheter og videreutvikle styrearbeidet. Ved NT-fak er det ett fakultetsstyre og seks instituttstyrer. I dette saksframlegget gis det en gjennomgang av evalueringen av Fakultetsstyret. Egenevalueringer er også sendt de seks Instituttstyrene ved NT-fak. Evalueringene for instituttstyrene er nå til gjennomgang ved instituttene. Å gi en detaljert oppsummering av resultatene for hvert enkelt styre er omfattende. Det er også slik at det er lav svarprosent for en del av styrene, og ikke like godt grunnlag for analyse av resultat/funn. Noen hovedtrekk fra disse evalueringene vil bli kommentert på styremøtet De tematiske hovedområdene for styreevalueringen var: Sammensetning Kompetanse og rolle Ansvar og myndighetsforhold Arbeids- og kommunikasjonsform Resultater fra evalueringen i fakultetsstyret 7 av 11 respondenter (7 unike) i fakultetsstyret har svart på undersøkelsen. Svarprosent: 63,63 %. Dette anses å være tilstrekkelig til å være representativt utvalg. Under gis en oppsummering av hovedresultatene uten svært detaljerte henvisninger til tall og prosenter. I parentes ( ) refereres det til hvilket spørsmål i evalueringa som kommenteres. Sammensetning 6 av 7 respondenter mener om sammensetning (spm. 2 og 3) at styret har et passende antall medlemmer. Det er gitt to kommentarer: NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no Sentralbord: Faks:

4 Styremøter er seminarer og ikke styremøter. Vi tar beslutninger om mange ulike ting derfor er der bra med medl fra næringslivet, de faste, studenter tekniske og midlertidig ansatte. Kompetanse og rolle Kompetanse. Flertallet av svarene om kompetanse i undersøkelsen (spm. 4, 1-4) har en verdi omkring 4 av 6, der 6 er høyeste /beste verdi. Fakultetsledelsens tolker dette slik at styret i tilstrekkelig grad har kompetanse til å utøve sine styreverv på en god måte. Opplæringsbehov. Styremedlemmene er spurt om opplæringsbehovet (spm. 5) innen 5 kjerneområder. Behov for opplæring er størst innen (1) økonomi og budsjett og (2) styrets ansvar og rolle, deretter følger (3) utdanningsvirksomheten. Dette er områder der opplæring kan gis, f.eks i form av et styreseminar. Det mest omfattende området er utdanningsvirksomheten, så økonomi og budsjett. Undersøkelsen synliggjør et behov for opplæring på disse områdene. Styret bør prioritere hvilke av disse områdene som det er viktigst å gi opplæring i. Rolle og funksjon som styremedlem (7). På dette området er det stor sprik mellom styremedlemmenes oppfatning av sin rolle som tydelig og avklart, med svar fra 1 til 5 på skalaen fra 1 6. Fakultetsledelsen mener dette kan skyldes at noen styremedlemmer sitter hele styreperioden, mens andre skiftes ut på årlig basis (studenter, midlertidig ansatte). Undersøkelsen synliggjør et behov for opplæring og introduksjon til arbeidet som styremedlem særlig for de medlemmer som rullerer. Ansvar og myndighetsforhold Grad av strategisk orientering og involvering På dette feltet (11, 1-8) favner undersøkelsen ganske bredt, og omfatter i alt 8 kjerneaktiviteter. De to aktivitetene som scorer høyest er Planarbeid og Utvikling av fagportefølje og nye satsinger med score 4,4 av 6. På den andre siden er Personalpolitikk og kvalitetsutvikling innen FoU med en score på 3 3,3. Fakultetsledelsen er noe usikker på tolkningen av resultatene. Det kan også tilføyes at det er stor spredning i styremedlemmenes score i de ulike områdene. Dette kan muligens være en konsekvens av ulik tjenestetid/rullering i styret. Oppfølging av vedtak Dette feltet (12) fikk en score på 5 på en skala fra 1 6. Vi tolker dette slik at styret opplever en god oppfølging av egne vedtak. 2

5 Saksforberedelser Dette feltet (14, 15) fikk en score på 4,1 på en skala fra 1 6. Vi tolker dette slik at styret er brukbart fornøyd med saksforberedelsen, men at det kan være et forbedringspotensial mht. kvalitet på saksframleggene. Det er kommet to kommentarer til dette felt, som lyder: Færre dokumenter=alt for mange referat-/ orienteringssaker Dokumentene er for omstendelige Samarbeidsforhold, lojalitet, uavhengighet Lojalitet til vedtak fattet av overordnet styringsorgan (13) fikk en score på 5,4 på en skala fra 1 6. Vi tolker dette slik at styret opplever at overordna vedtak følges lojalt opp. Samarbeidet mellom enhetens daglige ledelse og styret (16) fikk en score på 5,1 (ikke 4,1 slik det står i undersøkelsen, det er feil) på en skala fra 1 6. Vi tolker dette slik at styret opplever at styre og daglig ledelse samarbeider meget godt. Arbeids- og kommunikasjonsform Arbeidsform Styremedlemmene gir en egenvurdering av sin innsats i styrearbeidet (19) med et gjennomsnitt på 3,7 på en skala fra 1 6, og med stor spredning. Videre er styremedlemmene spurt om det er tilstrekkelig takhøyde på styremøtene (20), noe som bekreftes av at score på dette feltet er 5 av 6. Styremedlemmene bekrefter enstemmig 7 av 7 at styret oppleves som et kollegium og team der diskusjonen er preget av åpenhet, tillit og respekt (21). Styreleder og styremedlem Evalueringen ( 23, 1,2) bekrefter at styremedlemmene er av den oppfatning at styreleder bidrar betydelig til effektive møter, score 5,3 av 6. Det samme er tilfelle for det enkeltes styremedlems oppfatning av sitt bidrag til effektive møter som også får en god score på 4,7 av 6. Tid til å utøve styrevervet 5 av 7 styremedlemmer opplever at de ikke har tid til å utøve sitt styreverv på en forsvarlig og god måte (24). Dette er begrunnet med noen kommentarer (25) som gjengis her: Jeg kunne trengt lengre tid til saksforberedelser Generelt mange gjøremål Jeg har veldig mange andre oppgaver slik at det blir for liten tid på hver enkelt oppgave. Man har ikke alltid tid til å gå gjennom bunken med an gang man får papirene, g så får man for kort tid til å reagere. Man er også for overarbeidet/har for lite overskudd til å ta initiativer overfor styret. Jeg synes også det blir for mye arbeid/mas å få fulgt opp saker som man måtte ta initiativ til, og man får litt følelsen av å være plagsom dersom man maser for mye. 3

6 Styrearbeidet kommer i tillegg til undervisning og annen møteaktivitet. Noen ganger blir det litt for mye på en gang, slik at man ikke får forberedt styremøtet som man skulle ønsket. Andre kommentarer og synspunkter vedrørende styret (26, 27) Sakene er i stor grad avgjort på forhånd. Vanskelig å foreta endringer på møter. Styrets medlemmer inviteres med dette til å gi en muntlig kommentar på kommende styremøte om sitt inntrykk av evalueringen, og til å komme med innspill om hvilke områder som bør gis oppmerksomhet i et arbeid med å forbedre styrearbeidet. Saken var framlagt til styremøtet 23.10, men ble utsatt til neste møte Tromsø, Morten Hald Dekan John Arne Opheim fakultetsdirektør Enstemmig vedtatt i møte (ajt): Saken utsettes til neste styremøte

7 FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI NTF-S Til: Fakultetsstyret ved NT-fak Møtedato: Arkivref.: 2012/ JOP000/ Godkjenning av årsplan 2013 for Fakultet for naturvitenskap og teknologi Årsplanen 2013 til Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak) er et strategisk styringsdokument for virksomheten i Den skal gi en helhetlig plan for året med oversikter over de viktigste oppgavene som skal løses, med angivelse av ansvarsforhold, tidsramme og ressursbruk. Årsplanen tar utgangspunkt i følgende: fakultetets reviderte strategi for ; føringer fra fakultetsstyret; universitetets sentrale handlingsplan; styringssignaler og budsjettildeling fra universitetsstyret, samt instituttenes strategier. I tillegg skal også instituttene utarbeide egne årsplaner. For 2013 er årsplanen noe mer innrettet mot strategiske mål og mer tydelig innrettet mot spesifikke tiltak for 2013, enn i tidligere år. Ut fra dette er det noe færre tiltak i handlingsplanene enn før. Fakultetsstyret, instituttledere og fagforeningene har hatt et første utkast til årsplan for 2013 til vurdering, og det er kommet en rekke verdifulle kommentarer og forslag til endringer og tillegg, som er innarbeidet i det nye utkastet. Forslag til budsjett for 2013 som ble vedtatt på fakultetsstyremøtet 23.10, vil bli lagt til årsplanen som et vedlegg i den ferdigstilte og trykte versjonen. Universitetsdirektørens detaljerte budsjettdisponeringsskriv for 2013 er ennå ikke kommet, men dette vil erfaringsmessig bare inneholde mindre justeringer av økonomiske rammer. Styringssignaler for 2013 for instituttene er ennå ikke utarbeidet, men disse vil bli utarbeidet i løpet av desember og tatt inn i årsplanen. Arbeidsdelingen mellom fakultet og institutter i 2013 vil bli drøftet i dialogmøter med instituttene og fakultetsledelsen i desember. Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret vedtar vedlagte årsplan med for 2013, med de endringer som framkom på møtet 2. Fakultetsstyret ber om at det orienteres om styringssignaler til instituttene for 2013 på neste fakultetsstyremøte. Tromsø, Morten Hald Dekan John Arne Opheim Fakultetsdirektør NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no Sentralbord: Faks:

8 2