Innkalling til møte i kontrollutvalet

Transkript

1 1 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Fredag kl Møterom kantina, heradshuset i Kinsarvik MERK TID OG STAD! Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kjartan Haugsnes, tlf / , kjartan.haugsnes@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet på dette møtet. Varamedlemene vil få eiga melding dersom dei skal møte. Isak Reisæter Kontrollutvalsleiar /s/ Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Ullensvang herad Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Rådmannen i Ullensvang herad (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak Merknad 19/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 20/13 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 21/13 Budsjett for kontroll tilsyn og revisjonsarbeidet i Vedlegg Ullensvang herad /13 Forvaltningsrevisjonsrapport Kommunalt vedlikehald i Vedlegg Ullensvang herad 23/13 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar Vedlegg 24/13 Tinging av prosjektplan forvaltningsrevisjon etter plan Vedlegg 25/13 Meldingar Vedlegg 26/13 Orienteringssaker Vedlegg Ymse 2

3 3 Ullllensvang herrad MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Heradshuset i Ullensvang Saknr.: 11/13 18/13 MØTELEIAR Isak Reisæter DESSE MØTTE Jorunn Børve Marianne Haakonsdatter Kvestad FORFALL DESSUTAN MØTTE Indre Hordaland Revisjonsdistrikt v/ revisjonssjef Odd J. Storebø Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet ved Spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes Ullensvang herad ved Konstituert rådmann Kjartan Hernes og Nærings og Utviklingssjef Helga Hansen til sak 18/13 og Økonomisjef Magnus Steigedal til sak 14/13 og 18/13 Sakliste: Saknr. Sak 11/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 12/13 Godkjenning av protokoll frå møte /13 Årsmelding for kontrollutvalet /13 Årsmelding og rekneskap 2012 for Ullensvang herad, uttale frå kontrollutvalet 15/13 Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Ullensvang herad 16/13 Meldingar 17/13 Orienteringssaker 18/13 Orientering frå Ullensvang herad om prosjekt i 2013 Ymse 1

4 4 11/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. HANDSAMING I MØTET: Det framkom ein merknad til sakliste. Jorunn Børve varsla at ho er ugild i sak 15/13 og ba om at den saka vert teken til slutt. Endring av sakliste vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Innkalling og sakliste med ei endring vart samrøystes godkjent. 12/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET: Det framkom ikkje merknader til møteprotokoll VEDTAK: Møteprotokoll frå møtet vart samrøystes vedteken 13/13 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL INNSTILLING. Heradsstyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. INNSTILLING. Heradsstyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for

5 5 14/13 REKNESKAP FOR ULLENSVANG HERAD 2012, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Ullensvang herad sin årsrekneskap for HANDSAMING I MØTET Økonomisjef Magnus Steigedal orienterte om rekneskapen for Ullensvang herad i Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Ullensvang herad sin årsrekneskap for /13 KONTROLLRAPPORT 2012 VEDKOMMANDE SKATTEOPPKREVJAR- FUNKSJONEN I ULLENSVANG HERAD FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Ullensvang herad har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det ikkje vert utført arbeidsgjevarkontroll i tilstrekkeleg omfang. 2. Ullensvang herad sin skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt heradsstyret til orientering. HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Ullensvang herad har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det ikkje vert utført arbeidsgjevarkontroll i tilstrekkeleg omfang. 2. Ullensvang herad sin skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt heradsstyret til orientering. 3

6 16/13 MELDINGAR 6 Nr. Melding frå: Melding vedr.: 4 Ullensvang herad Vedtak i HST Byggjerekneskap 2012, andre halvår 5 Ullensvang herad Vedtak i HST Finansforvaltninga, rapport for Ullensvang herad Vedtak i HST Rapport for kraftinntekter 2012 FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering 17/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Sekretariatet FKTs fagkonferanse 2013 Invitasjon 2 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i IHR Løypemelding forvaltningsrevisjonsrapport vedlikehald 4 IHR Løypemelding samanslåingsprosessen IHR SF revisjon FORSLAG TIL VEDTAK Orienteringssakene vert tekne til orientering HANDSAMING I MØTET 1 Sekretariatet FKTs fagkonferanse 2013 Invitasjon 2 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i Kontrollutvalet i Ullensvang herad er positive til ei ny samling med folkevaldopplæring. Ønskjer meir gruppearbeid, eventuelt at det kunne vore to samlingar med færre deltakarkommunar på kvar samling. 3 IHR Løypemelding forvaltningsrevisjonsrapport vedlikehald - Ferdigstilling av rapporten gjenstår. - Ferdig i god tid før neste møte. 4 IHR Løypemelding samanslåingsprosessen IHR SF revisjon - Alle kommunane i Hordaland har gjort positive vedtak - Samanslåing skal etter eigen plan skje

7 7 VEDTAK Orienteringssakene vert tekne til orientering 18/13 ORIENTERING FRÅ ULLENSVANG HERAD OM PROSJEKT I 2013 FORSLAG TIL VEDTAK: Orienteringa vert teken til orientering HANDSAMING I MØTET Nærings og utviklingssjef, Helga Hansen, Konstituert rådmann Kjartan Hernes og Økonomisjef Magnus Steigedal orienterte og var mellom anna inne på desse punkta: Oversikt over pågåande prosjekt i heradet vart utdelt i møtet og ligg som vedlegg til protokollen. Administrasjonen har pt. mindre kapasitet enn ønskjeleg. Heradet er i dag i ein kritisk fase i høve bemanning Færre prosjekt samstundes er ønska frå administrasjonen. Sårbare ved endringar av personal i prosjektperioden. Heradet har tilsett ein ny ingeniør som byrjar 1. august Liten og sårbar organisasjon. Ved innleige av eksterne konsulentar er oppfølging av desse utfordrande. Arbeider med større fokus på økonomi tidlig i prosjektfasen Utarbeiding av anbodsdokument er viktig bør vurdere ekstern hjelp. Administrasjonen må verte tydelegare på prioriteringar endring av prioriteringar må kommuniserast betre til politikarane. Av større prosjekt som er i gang er Opedal skule i rute etter plan og budsjett. VEDTAK Orienteringa vert teken til orientering YMSE Det framkom ingen saker til dette punktet. Ullensvang Isak Reisæter Kontrollutvalsleiar Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 5

8 8 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Haugsnes, Kjartan Kopi til: Sak: 21/13 21/13 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYNS OG REVISJONSARBEIDET I ULLENSVANG HERAD Vedlegg: Kontrollutvalet i Ullensvang herad, budsjettframlegg for 2014 (Excel rekneark) FORSLAG TIL VEDTAK: 1) Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ullensvang herad til vidare handsaming. Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vart endra med verknad frå Etter forskriftas 18 skal kontrollutvalet utarbeide framlegg til budsjett for kontroll-, tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen. Omtala i forskrifta lyder slik: " 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Departementets merknader til 18 Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas." Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

9 Drøfting: 9 Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen. Det som er spesielt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politiske organ. Sekretariatet har laga eit forslag som baserer seg m.a. på avtalen mellom IHR og Ullensvang herad. Sekretariatet har etter dialog med revisjonssjef Odd Jakob Storebø i IHR lagt inn ein auke i prisen på gjeldande prisavtale med ca 4 %. Note gjeldande pensjonskostnader for tidlegare tilsette i revisjonen er teken bort, då eigarkommunane skal overta pensjonsforpliktingane. Vidare er det lagt til grunn at det vanlegvis er 4 møter i kontrollutvalet for året, med om lag like stor saksmengde som i eit normalår. Møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste for medlemene i noverande kontrollutval er her budsjettert som i inneverande år. Kostnader er medteke slik at medlemmar i kontrollutvalet kan delta på ein nasjonal fagleg kontrollkonferanse, folkevaldopplæring, medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), servering på utvalsmøta og ein diversepost. Det er også lagt inn kr ,- i ekstra tiltaksmidlar til ev. ad-hoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing, som måtte komme undervegs i året. Det er opp til kontrollutvalet korleis desse midlane skal disponerast. Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor. Brev om dette vart send Ullensvang herad Ullensvang herad har i brev til sekretariatet bedt om at budsjettframlegget vart sendt heradet innan 13. september då. Sekretariatet utarbeida eit forslag som vart sendt Ullensvang herad med kopi til utvalsleiar 11. september då. med atterhald om endeleg vedtak i kontrollutvalet Konklusjon: Budsjettforslaget er utarbeida etter same mal som tidlegare år. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 2

10 Vedlegg til SAK 28/11 i Kontrollutvalet Kontrollutvalet i Ullensvang herad, budsjettforslag for 2014 Formel Tekst Budsjett 2013 Budsjett 2014 Merknader Godtgjersle folkevalde (4 møter pr. år) Utvalsleiar 3% av ordførarløn kr pr. år, møtegodtgjersle kr. 600 pr. møte Tapt arbeidsforteneste ,12 Feriepenger av tapt arb.fort. 12 % ,106 Arbeidsgjeveravgift 10,6 % ,13 Servering på møtene Ifm. møter i kontrollutvalet 0,25 Diverse ,25 Kurs/konferanse Fagleg konferanse/kurs/folkevaldopplæring 0,07 Reise- og opphaldsutgifter Reise ifm. kontrollkonferanse el. Kontingentar Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn 0,25 Abbonement Kommunerevisoren á 350 x 3 medlemmar 0,25 Kjøp av sekretariatstenester Stipulert for sekretariatsfunksjonen, SSB auke ifølge avtale 3391,2 IHR momspliktig honorar Ifølge avtale med IHR ,25 Ekstra tiltaksmidlar Til evt. ad-hoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing Meirverdiavgift Moms-kompensasjon IHR ikkje momspliktig honorar Ifølge e-post fra IHR Samla revisjonskostnader til IHR vert då kr ,- for 2013 (6 % momspliktig)

11 Vedlegg til SAK 28/11 i Kontrollutvalet

12 12 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Haugsnes, Kjartan Kopi til: Sak: 22/13 22/13 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT KOMMUNALT VEDLIKEHALD I ULLENSVANG HERAD Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport, Kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad Rapport. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt, IHR rapport nr 5/2013 FORSLAG TIL INNSTILLING Heradsstyret merkar seg IHR sine forslag til tilrådingar i kapittel 6.2 i den framlagde revisjonsrapporten. På bakgrunn av dette ber heradsstyret rådmannen kome attende med ein plan for gjennomføring av slike tiltak innan utgangen av 2013: Utforme ein eigarstrategi for bygg Samle inn tilstandsdata for bygg og vegar heradet eig Utarbeide ein vedlikehaldsplan Etablere rutinar for registrering av gjennomførte vedlikehaldstiltak Etablere ein rutine for særskild rapportering til politisk nivå av gjennomført innsats og forventa framtidig behov Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 30/12 den : 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon innan Kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad i tråd med den føreslåtte prosjektplanen. 2. Revisjonen skal gjennomførast innafor ei tidsramme på inntil 150 timar. 3. Revisjonsrapport, ferdig verifisert og med uttale frå administrasjonen innarbeidd, skal leggjast fram for kontrollutvalet til handsaming i andre møte i IHR gjev løypemelding i første møte i Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

13 Føremål og problemstillingar: 13 I kva grad har heradet tenelege rutinar for å kartlegga og halde oversyn med behovet for vedlikehald på kommunale bygg og vegar, og i kva grad vert eventuelle rutinar etterlevd. Etterlever Ullensvang herad gjeldande regelverk, retningsliner og målsettingar for vedlikehald og inneklima i forvaltninga av heradet sin bygningsmasse 1? a) Er heradet sine bygningar i samsvar med forskriftene for miljøretta helsevern, opplæringslov og arbeidsmiljølov b) Har heradet ein vedlikehaldsplan i dag? c) Er det mykje akuttvedlikehald i dag? d) Har heradet eit stort etterslep i vedlikehaldet og kva er grunngjevinga for eventuelle manglar i og ved vedlikehaldet? e) Utvalet ber revisor ta utgangspunkt i gjeldande analyse 1 Dei forskriftsmessige krav som er stilte til kommunale bygg er svært omfattande og går lenger enn krava i dei tilhøyrande forskriftene til plan og bygningslova. Drøfting: Revisor har laga ein oversiktleg og lettlest rapport som etter sekretariatet si meining kan verte eit nyttig reiskap for politikarar og administrasjon i Ullensvang herad i det vidare arbeidet med å få oversikt over og utføre vedlikehald på kommunal eigedom. Rapporten svarar og etter sekretariatet si meining i det alt vesentlege i høve kontrollutvalet si tinging, sjølv om rapporten diverre er vorten noko forseinka lagt fram for utvalet, jfr. vedtaket sitt punkt 3. Rapporten syner fram nokre hovudpunkt, mellom anna er ikkje skulane Hauso og Opedal godkjente i høve helsevern. Heradet har i liten grad etter 2008 prioritert vedlikehald, og etterslepet då var på omlag 30 millionar kroner. Heradet har ikkje vedlikehald som ein del av heradsplanen. Heradsplanen har heller ikkje med noko om ein eventuell strategi for sal/avhending av eigedom. Det er heller ikkje frå heradet si side laga ein heilskapleg vedlikehaldsplan, og revisor oppsummerer slik: «Det arbeidet som faktisk vert gjennomført vert tilfeldig og framstår som brannsløkking.» I tillegg til vedlikehaldsetterslep vert det og stilt nye krav frå myndighetene om kvalitet på bygg, mellom anna om universell utforming (frå 2009) og krav til inneklima. Rådmannen har i høve rapporten mellom anna uttala dette (Vedlegg 1 til rapporten) : Revisjonen har lagt fram dokument som har teke for seg korleis drift og vedlikehald av heradet sine vegar og bygg vert utført. Det som er vurdert er styringssystem, økonomi og forvaltning. Det er ikkje sett på kvaliteten på det utførte arbeidet. Rapporten konkluderar med at heradet ikkje har på plass styringssystem eller vedlikehaldsplan. Det går også klart fram at heradet har prøvd å få dette på plass, men på grunn av manglande ressursar, har dette arbeidet stoppa opp. Rådmannen meinar at rapporten gjev eit godt bilete av heradet sin drift. Den gjev vidare klare signal på korleis drifta kan verte betre. Rådmannen ynskjer at heradet skal følgje tilrådinga i rapporten, pkt 6.2. Dette skal synleggjerast i budsjettet, som heradsstyret skal ta stilling til. 2

14 14 Konklusjon Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalet innstiller tilrådingane frå revisor i kapittel 6.2 til heradsstyret. Det vert og tilrådd at kontrollutvalet innstiller med ein tidsplan overfor administrasjonen. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 3

15 15 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Forvaltningsrevisjon Ullensvang herad Kommunalt vedlikehald Ullensvang herad Oppdrag for kontrollutvalet IHR rapport nr 4/2013

16 16 Føreord Forvaltningsrevisjonar er systematiske vurderingar av heradets arbeid og resultat innafor utvalde tema. Frå kontrollutvalet i Ullensvang herad har Indre Hordaland Revisjonsdistrikt fått i oppdrag å gjennomføra forvaltningsrevisjon av kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad. Vi takkar for godt samarbeid med tilsette i Ullensvang herad. Arbeidet er gjennomført av og revisjonssjef Odd J. Storebø. Revisjonens uavhengigheit er vurdert. Voss den Odd J. Storebø Revisjonssjef - sign - 2

17 17 Innhald 0 SAMANDRAG Innleiing Bakgrunn Formål og problemstilling Avgrensing og definisjonar Metode og gjennomføring Revisjonskriterium Heradsplan for Ullensvang Universell utforming Vedlikehald i heradet Faglege normer for god forvaltning av kommunal eigedom System som fangar opp eigedommens vedlikehalds- og investeringsbehov Innsamla data Kva tilstand er bygga til Ullensvang herad i? Universell utforming Tilrettelegging av vedlikehald Faktisk vedlikehald Oppsummering Rådmannens merknader Samanfattande drøfting Om tema forvaltningsrevisjon Vedlikehald av bygg Svar på problemstillingane for prosjektet Samanfattande konklusjonar og tilrådingar Konklusjon Tilrådingar Litteratur Vedlegg: Fråsegn frå rådmannen i Ullensvang herad

18 18 0 SAMANDRAG Kontrollutvalet har bestilt forvaltningsrevisjon av kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad. Kontrollutvalet ynskjer svar på om heradet har rutinar for å kartleggja og halda oversyn med behovet for vedlikehald på kommunale bygg og vegar, og i kva grad eventuelle rutinar vert etterlevd. Kontrollutvalet i Ullensvang herad rettar i denne forvaltningsrevisjonen merksemda mot vedlikehaldet av heradets bygg og vegar. Temaet vedlikehald set sjeldan dagsorden. Kontrollutvalets formål med prosjektet er i tråd med dette statusorientert; å få vurdering av eventuelt vedlikehaldsetterslep i høve vedlikehaldsplan og gjeldande normer. Dette generelle formålet er så konkretisert ned til følgjande problemstillingar. Er heradet sine bygningar i samsvar med forskriftene for miljøretta helsevern, opplæringslov og arbeidsmiljølov Har heradet ein vedlikehaldsplan i dag? Er det mykje akuttvedlikehald i dag? Har heradet eit stort etterslep i vedlikehaldet og kva er grunngjevinga for eventuelle manglar i og ved vedlikehaldet? Resultatet av ein innsats kan sjåast som samansett av to sentrale moment: tilrettelegging og gjennomføring. Vanlegvis kan vi ta utgangspunkt i at dess meir komplisert ei oppgåve eller strukturen oppgåva skal inngå i er, dess meir tilrettelegging er naudsynt. Vedlikehald av kommunale bygg er ei ressurskrevjande oppgåve. Granskingar viser at mange kommunar så langt ikkje er særleg flinke i dette arbeidet. Ullensvang herad har ingen vedlikehaldsplan i dag. Det vart arbeida med ein slik plan for perioden , men initiativet vart ikkje følgt opp. Vedlikehaldet som vert gjennomført, vert finansiert ut frå ein generell post for drift. Slik vi forstår opplysningane vi har fått, er det ikkje utarbeidd særskilde kriterium for korleis midlane skal nyttast. Tiltak som vert gjennomført, vert utført når behov vert påpeikt. Det er starta opp eit arbeid for å få inn grunnlagsinformasjon for meir systematisk arbeid med vedlikehaldet. Heradet har kjøpt inn programmet FAMAC som skal brukast til å halda oversyn over bygningar og anlegg. Meir synest det å vere eit resultat av ei konstatering av at arbeidet må systematiserast meir. Første uttak av gevinst av arbeidet er venta i budsjettarbeidet for Revisjonen er ikkje kjent med når ein ny vedlikehaldplan for heradet skal vera ferdigstilt. Manglande strategisk dokumentgrunnlag treng ikkje naudsynleg vere synonymt med at vedlikehaldet er dårleg. Men den innsamla informasjonen tyder på at heradet ikkje får gjennomført tilstrekkeleg vedlikehald. Næring og utvikling meiner dei har kompetansen som trengst for å gjennomføra eit godt vedlikehald, men får ikkje tildelt nødvendige økonomiske ressursar. Dette medfører at: Det arbeidet som faktisk vert gjennomført vert tilfeldig, og framstår som brannsløkking 4

19 19 Heradsplanen har ikkje med noko om ein eventuell strategi er at sal/avhending av bygningar skal vere eit alternativ til å eige bygg. Det kan argumenterast for at det då ikkje naudsynleg er økonomisk optimalt å selje bygga i topp stand. Det er revisjonen sitt syn at også med sal som strategi vil det vere ein stor føremon i å ha god oversikt over teknisk tilstand til det som vert avhenda. Måten vedlikehaldet av kommunens bygg og vegar vert følgt opp på, synest ikkje å vera lagt opp etter ein modell bygd på gjennomføring av planlagt vedlikehald. Men etter revisjonens syn er det, same kva modell arbeidet vert organisert etter, ein føresetning for tilfredsstillande styring av ressursane er at det vert bygd opp skriftleg dokumentasjon over tilstanden på alle bygg, at effekten av det utførte vedlikehaldet vert registrert, og at resultatet vert rapportert til høveleg nivå i ansvarslina. Når dette er etablert, meiner vi ein naturleg tilleggseffekt vil vere at det vert lettare å få synleggjort behovet for ressursar til meir omfattande prosjekt, til dømes dersom etterslepet vert for stort, eller dersom endringar i bruksmønsteret medfører behov for til dømes rehabilitering. Med grunnlag i dei funna som har kome fram, vil vi rå til at det vert vurdert å - Utforme ein eigarstrategi for bygg - Samle inn tilstandsdata for bygg og vegar heradet eig - Utarbeide ein vedlikehaldsplan - Etablere rutinar for registrering av gjennomførte vedlikehaldstiltak - Etablere ein rutine for særskild rapportering til politisk nivå av gjennomført innsats og forventa framtidig behov 5

20 20 1 Innleiing 1.1. Bakgrunn På bakgrunn av kontrollutvalets vedtak av og i sak 30/ november 2012 har revisjonen gjennomført ein forvaltningsrevisjon retta mot kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad Formål og problemstilling Ut frå føremålet er det formulert følgjande problemstillingar som skal undersøkast i denne forvaltningsrevisjonen. I kva grad har heradet rutinar for å kartlegga og halde oversyn med behovet for vedlikehald på kommunale bygg og vegar, og i kva grad vert eventuelle rutinar etterlevd. a) Er heradet sine bygningar i samsvar med forskriftene for miljøretta helsevern, opplæringslov og arbeidsmiljølov b) Har heradet ein vedlikehaldsplan i dag? c) Er det mykje akuttvedlikehald i dag? d) Har heradet eit stort etterslep i vedlikehaldet og kva er grunngjevinga for eventuelle manglar i og ved vedlikehaldet? o Utvalet ber revisor ta utgangspunkt i gjeldande analyse 1.3 Avgrensing og definisjonar Konkrete tilstandsanalysar inngår ikkje i prosjektet. Det er eit skilje mellom vedlikehald og rehabilitering. Rehabiliteringsprosjekt skal ikkje vurderast. 1.4 Metode og gjennomføring Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført etter standard for forvaltningsrevisjon, RSK

21 21 I arbeidet er det nytta ulike verktøy for informasjonsinnsamling. Gjennom dokumentstudiar har revisjonen identifisert og vurdert overordna dokument i heradet. Dette gjeld mellom anna budsjett/økonomiplanar og årsmeldingar. Men all nyttig informasjon ligg ikkje føre i skriftleg form. Slik informasjon kan fåast fram ved hjelp av intervju/samtale med involverte personar. I og med at prosjektet har klart fokus på For vedlikehald som aktivitet fann vi det naturleg å sjå nærare på kva rammer administrasjonen har for planlegging og gjennomføring av vedlikehaldsoppgåvene, og kva resultat arbeidet gjev, til dømes som standarden på bygga vurdert ut frå sentrale byggfaglege kriterium. Det praktiske revisjonsarbeidet starta med oppstartsmøte med Ullensvang herad der rådmannen og Økonomisjefen var til stades. 3 Revisjonskriterium Omgrepet revisjonskriterium viser til dei krav og forventningar ein kan stille til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon, jf RSK-001. Innafor ramma av eit kommunalt forvaltningsrevisjonsprosjekt, vil det vera føremålstenleg å avgrense prosjektet til å sjå på eit utval av slike revisjonskriterium. Det er så fleire kjelder som kan fastsetje rammer for korleis ei oppgåve skal gjennomførast. Desse kan spenne alt frå krav fastsette i lov til interne, uskrivne rutinar. I forvaltningsrevisjonen er det vanleg å (minst) identifisere overordna rammer for aktiviteten som skal vurderast. Den faktiske aktiviteten vert så målt mot desse. Denne retningsgjevande fasiten for tema som skal vurderast, vert nemnt som revisjonskriterium. Lover og reglar, heradets reglement og føringar leiinga har lagt for drifta, er typiske døme på slike revisjonskriterium. Mellom dei meir lokale revisjonskriteria, er politiske vedtak sjølvsagt sentrale. Døme på slike er ulike plandokument og reglement. Det meste av dette materialet vil normalt kunne hentast ut frå skriftlege kjelder. Ofte treng forvaltningsrevisjonen dessutan meir detaljert spissfagleg informasjon enn det som kjem fram av ulike dokument frå heradet. Då kan det vere naudsynleg å gå til faglitteratur for å hente inn slike. Slike kjelder som vert nytta i forvaltningsrevisjonen, vert då også brukt som revisjonskriterium. Vedlikehald av kommunale bygg og vegar er ein aktivitet som er knytt til det einskilde herads strategiske val og prioriteringar. Aktiviteten vedlikehald er m.a.o. i liten grad styrt av lover og forskrifter 1. I så måte kan temaet vere ein bra test og indikator på kva verdiar og prioriteringar 1 At det finst mange krav og normer for korleis vedlikehald skal utførast for å gje gode og varige resultat, er ei anna sak. 7

22 22 heradet står for på eit viktig forvaltningsmessig område. Av formelle dokument er det difor naturleg å legge stor vekt på kommunale dokument mellom revisjonskriteria. For mange tema kan det vera gevinst å hente i å sjå eigen aktivitet i lys av faglege tilrådingar og rettleiingsmateriale. Det har vi sett gevinst i å gjere for dette prosjektet. Dei sentrale revisjonskriteria for denne forvaltningsrevisjonen har vi henta frå følgjande kjelder: Vedlikehaldsplan for offentlege bygg i Ullensvang herad NOU 2004:22 Velholdte bygningar gir meir til alle Om eiendomsforvaltning i kommunesektoren Vedlikehold i kommunesektoren. Frå forfall til forbilde. PricewaterhouseCoopers og Multiconsult for KS 2008 Kommunelova Heradsplan for Ullensvang Energi- og klimaplan for Ullensvang herad Plan og bygningslova Arbeidsmiljølova Opplæringslova Byggtekniske standardar Vi skal her vise meir detaljert korleis vi har nytta desse kjeldene for revisjonskriterium i arbeidet Heradsplan for Ullensvang Det er eit ideelt mål at organisasjonar skal arbeide målretta og systematisk, og som eit resultat av dette, vere/verte effektiv. Skal ein hierarkisk oppbygd organisasjon arbeide målretta, bør målstrukturen som ligg til grunn for innsatsen, vere tilpassa til det. Med det forstår vi at det i prinsippet skal vere mogeleg å sjå ei line frå overordna målsettingar like til dei ulike aktivitetane på detaljnivå. Med det som utgangspunkt er det naturleg å ta utgangspunkt i heradsplanen for Ullensvang også når temaet er så konkret som vedlikehald av bygningsmassen. Gjeldande heradsplan for Ullensvang er for perioden Vedlikehald av kommunale bygg og anlegg er i lys av den samla tenesteproduksjonen eit lite og for mange kan hende eit noko turt tema. Vi finn nok ikkje partipolitiske talspersonar for dette temaet i særleg mange kommunar/herad. Vedteken heradsplan inneheld ikkje noko om dette tema. HERADET HAR VALT Å SPISSA HERADSPLANEN INN MOT TRE HOVUDTEMA : 1. Utvikling av aktive og attraktive lokalmiljø med gode sosiale møteplassar 2. Næringsutvikling 3. Framtidig kommunalt tenestetilbod / regionalt samarbeid 8

23 23 Ein heradsplan skal ha med ein overordna visjon. Denne skal ha funksjonen å gje eit innspel om kva verdigrunnlag heradet ynskjer å utvikle seg på mot framtida. Det meiner vi å sjå for visjonen/- overordna mål for Ullensvang herad: Visjon: Ullensvang skal vera eit levande lokalsamfunn, med gode levekår for innbyggjarane i dag og i framtida. Overordna mål: Me ynskjer å skapa eit Ullensvang med aktive lokalsamfunn som tek ansvar for framtida og kor skaparglede, livslyst, dugnadsånd, heimkjensle og engasjement blømer. I heradsplanen finn vi ikkje noko spesifikt om vedlikehald. I brev frå Hordaland Fylkeskommune til kommunane i Hordaland om: Kommunal planstrategi synspunkt frå Hordaland fylkeskommune finn vi i avsnittet om Universell Utforming Universell utforming er ein langsiktig strategi for å gjøre samfunnet tilgjengeleg for alle og hindra diskriminering. Det går fram av føremålet til plan- og bygningslova at prinsippet om universell utforming skal ivaretakast i planlegginga og i krava til einskilde bygg. I fylkesdelplanen Deltaking for alle er eitt av måla at universell utforming skal vere ein premiss i alle heradsplanar og reguleringsplanar, så langt det er praktisk mogleg (tenkjer då fyrst og fremst på eksisterande bygg og til tilpassing i landskapet. Revisjonskriterium: Vedlikehald av kommunale bygg skal gjennomførast med grunnlag i vedlikehaldsplan Universell utforming Universell utforming er forming av produkt, bygg, transportmidlar og omgivnader på en slik måte at dei kan brukast av alle menneske i så stor grad som mulig, utan behov for tilpassing eller spesiell utforming. Innafor bustadsektoren inneberer dette at ein ved nybygging, rehabilitering og ombygging skal vektlegga at både bueiningar, fellesområde og uteareal skal være brukbare for et vidt spekter av menneske: barn, eldre, synshemma og bevegelseshemma i tillegg til spreke tjueåringar. Småbarnsforeldre skal kunne ta med seg barn i barnevogn, og ukjente besøkande skal kunne finne fram. Dette gir bustadområde som er brukbare for fleire og enklare for mange, ved hjelp av tiltak som er nødvendige for noen. Gjeldande regelverk for inneklima i skulebygg 9

24 24 Vi har i dag fire viktige sentrale myndigheiter som forvaltar lovverk som stiller krav til inneklima i skulebygg: Kunnskapsdepartementet (opplæringslova) Helse- og omsorgsdepartementet (Kommunehelsetjenesteloven/ny Folkehelselov) Miljøverndepartementet/Kommunal og regionaldepartementet 2 (Plan og bygningsloven) Arbeidsdepartementet (Arbeidsmiljølova) Ut frå desse lovene er det utvikla eit sett av forskrifter og rettleiarar for dei ulike forvaltningar og målgrupper regleverket gjeld for, men inneklimakrava er ganske like. For å ivareta elevens miljøforhold i skulen er det helse- og utdanningsmyndigheitenes regelverk som er viktigast. Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular mv trådte i kraft allereie i forskriftas 6 Krav om godkjenning, heiter det blant anna i siste avsnitt: Samanlikna med tidlegare, er det frå blitt klare krav til universell utforming, som vil gjera det lettare for personar med bevegelseshemming, eller andre funksjonshemmingar, å bruke bygningane, og dei ulike fasilitetane som høyrer til. Frå rådmannens side vart det gitt uttrykk for at det vil vera lettare å ta omsyn til desse gruppene, ettersom bestemmingane om universell utforming er klare og konkrete, og enklare å følgja opp. Innemiljøet i skular har lenge vore eit tema innan utdanning, arbeidsmiljø og helsesektoren. Vi viser i denne samanheng til Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skoler mv, og Opplæringslovens kap. 9 A om elevanes miljø og rett til et godt fysisk miljø, er det fortsatt mange skuler som manglar godkjenning, og det kan synes langt fram inntil forholda blir betre. Revisjonskriterium: Heradet sine bygningar skal vere i samsvar krava til universell utforming Vedlikehald i heradet Budsjett for 2013 og den vidare planperioden: Det er framleis stort etterslep på kommunalt vedlikehald. Heradet har mange kilometer med kommunale vegar. Opprustinga av desse vegane starta i 2007, og har sidan vore vidareført. Vedlikehaldsetterslepet elles er stort, men rådmannen har ikkje funne rom for ytterlegare auke i vedlikehaldsbudsjettet for Etterslepet på investeringssida er redusert. Rådmannen tilrår at ein ingeniørstilling som vert ledig i mars vert halden vakant gjennom heile 2013, det vil redusera kapasiteten på avdelinga, og det er difor viktig å vera realistisk med kva investeringsprosjekt som kan gjennomførast dei neste åra. 2 Miljøverndepartementet er ansvarleg for Plan og kommunal og regionaldepartementet er ansvarleg for bygningslova. 10

25 25 Heradsplanen vart vedteken i 2011 og legg overordna føringar på utviklinga i heradet. I 2012 har heradet vedteke ein planstrategi som har lagt følingar på utvikling i økonomiplanperioden. Det er stor trykk på reguleringsplanar, og med ny plan- og bygningslov vert det stilt større krav til heradet og sakshandsaming. Vi skal her vise meir detaljert korleis vi har nytta desse kjeldene for revisjonskriterium i arbeidet Faglege normer for god forvaltning av kommunal eigedom Det er mogeleg å nytte mykje ressursar utan at det resulterer i godt vedlikehald. Motsett veg kan sjølv avgrensa ressursar gje gode resultat. Noko om korleis det kan arbeidast med kva for å få best mogeleg resultat av vedlikehaldsarbeidet, dvs oppnå god forvaltningskvalitet, finst det mykje faglitteratur om. Forvaltningskvalitet vil vere påverka av to tilhøve; tilrettelegging og gjennomføring. Med til rettelegging forstår vi ei klargjering av grunnlaget for gjennomføring; skildring av oppgåver, prioritering oppgåvene i mellom, planar for utføring, og eit system for korleis utført arbeid skal registrerast og læringspotensialet utnyttast. Dess meir komplisert oppgåvene er, dess meir naudsynt vil det vere å skriftleg gjera tilrettelegginga. Gjennomføringa vil rimelegvis vere påverka av den kompetansen som heradet har tilgang til, og kvalitet og mengd på dei ressursane som handverkarane får stilt til rådvelde. Vanlegvis vil vi oppfatte tilrettelegging som førande (normgjevande) for god gjennomføring. Det kan likevel vere situasjonar der god praksis kan oppnåast utan spesifikk tilrettelegging. For større organisasjonar ser vi slike situasjonar som uaktuelle. Norges Offentlige Utredninger (NOU) presenterte i 2004 ei utgreiing om nettopp eigedomsforvaltning: Velholdte bygningar gir mer til alle. I utgreiinga er det m.a. lista opp ei rekke kriterium for god eigedomsforvalting (sjå kapittel 3.3.3): Eigaren har fastsett dei måla, prioriteringane og rammene som eigedomsforvaltinga skal styrast etter Det ligg føre eit rasjonelt og målretta system for planlegging og styring av eigedomsforvaltinga Underliggjande kriterium: Tilfredsstillande prioriterte brukarbehov Effektiv arealutnytting Godt og ivaretakande vedlikehald Kostnadseffektiv eigedomsforvalting Målretta utvikling av dei kvalitetane eigedomen har Føremålstenleg organisering av eigedomsforvaltinga Økonomiske rammevilkår tilpassa det tidsperspektivet eigedomsforvalting bør ha 11

26 26 Dei lovpålagde krava som vert sett for eigar og brukarar skal ivaretakast Funksjonsgrunnlaget for ei slik liste, er ei tredelt funksjonsdeling mellom tre partar: eigar som fastset strategiar, forvaltar og brukar som opererer i samspel på det iverksetjande nivået, og eit taktisk nivå der i mellom der innspel frå desse tre partane kan koplast saman og legge grunnlag for val av rette løysingar. For denne forvaltningsrevisjonen vil vi etterprøve følgjande revisjonskriterium: Revisjonskriterium: Vedlikehaldet av bygg skal tuftast på at dei kvalitetane eigedomane har, skal oppretthaldast System som fangar opp eigedommens vedlikehalds- og investeringsbehov NOU 2004:22 viser til at planmessig, førebyggande vedlikehald vil redusere for uforutsette skader. Når planmessig vedlikehald blir forsømt, aukar skadeomfanget. Dermed aukar kostnadsbehovet til reparasjonsarbeid meir enn det som er spart ved å redusere det planmessige vedlikehaldet. Dersom reparasjonsarbeidet forsømmast, aukar skadeomfanget, og eigedommen får et akselererande forfall. I rapporten om vedlikehald i kommunesektoren, tas det til orde for utarbeiding av vedlikehaldsstrategi som skal omfatta og konkretisere målsetningar for vedlikehald av bygningsmassen, og som beskriver korleis måla skal nås. Anbefalingane i rapporten baserer seg på Multiconsults tidligare erfaringar som rådgivarar innan bygge- og eigedomsforvaltning. Dei meiner at ein manglande definert strategi for vedlikehald ofte fører til ubevisst "akuttstrategi", dvs. at alt føregår ved "brannslukking". Dette vil totalt gi et meir kostbart vedlikehald pga lite planmessig vedlikehald som igjen medfører store vedlikehaldsetterslep og dårlig oppretthalding av bygningsmassens realverdi. I NOU 2004:22 knyttes planmessig vedlikehald til system og verktøy som kartlegger det langsiktige vedlikehaldsbehovet, og at god dokumentasjon er en viktig føresetnad for at vedlikehaldsbehovet blir prioritert. Plan- og bygningslovens tekniske forskrift har bestemmingar om blant anna inneklima og universell utforming, gjeld for nye bygg eller ved ombygging. Forskrifta stiller blant anna krav til energibruk i bygg, tilrettelegging for bruk av fjernvarme dersom det er mulig, samt krav til universell utforming for bevegelseshemma. Det er i samsvar med ny teknisk forskrift krav om universell utforming og heis ved bygg for publikum og arbeidsbygningar. Energi- og klimaplan vart vedteken av Ullensvang heradsstyre Energi- og klimaplanen er ein kommunedelplan etter Plan- og bygningslova. Dette er den førsteenergi- og klimaplanen i Ullensvang herad. Planen har følgjande visjon: 12

27 27 Ullensvang herad si framtid skal byggjast på trivsel, livskvalitet og berekraftig utvikling. Difor tek me vår del av ansvaret for å redusere omfanget og konsekvensane av dei globale klimaendringane. Planen skildrar mål og konkrete tiltak som vedkjem energi, klima og miljø i heradet. Planen set fokus på 4 områder: l. Energibruk Ullensvang herad vil redusere samla energibruk, og auka omlegginga til meir klimavenlege energikjelder. 2. Transport Ullensvang herad vil redusere samla transport, og auke omlegginga til meir klimavenlege energikjelder. 3. Energiproduksjon Ullensvang herad vil vera ein aktiv og positiv medspelar ved nye vasskraftprosjekt, og sikra at desse skjer under omsynet til biologisk mangfald og landskap. 4. Klimatilpassing Ullensvang herad vil møte venta klimaendringar på ein planmessig måte, med beredskapsmessige tiltak og andre naudsynte tilpassingar. 4. Innsamla data Kva tilstand er bygga til Ullensvang herad i? Kva har Ullensvang herad av eigne bygg? Tabellen gir ein oversikt frå for Ullensvang herad og nokre nabokommunar. For 2012 er det oppgjeve at heradet eig m 2 formålsbygg 3. Av desse er m 2 oppgjeve nytta for skuleformål og m 2 nytta til institusjonsføremål og kommunale kulturbygg (kjelde SSB). Vi har sett opp nokre tal om kommunale bygg i Ullensvang herad sett opp mot nokre andre kommunar i regionen vår, sjå tabell 1 nedanfor. Tala synest m.a. å vise at Ullensvang nyttar lite pengar til vedlikehald. Tabell 1: Oversikt over bygg som Ullensvang eig. Kjelde er KOSTRA (ssb) Areal på eide institusjonslokale Areal på eide kommunale idrettsbygg : : : 0 0 Areal på eide kommunale kulturbygg Areal på eide førskolelokale Med formålsbygg forstår vi kommunale bygg berekna for tenesteproduksjon 13

28 28 Areal på eide skolelokale Areal på eide administrasjonslokale Totalt Tabell 2: Kommunalt eigde bygg for Ullensvang herad og nokre nabokommunar. Kjelde er KOSTRA (ssb). Utvalde kommunale formålsbygg er tekne med. Kommunar Ullensvang Formålsbygg/innbyggjar(m 2 ) 6,4 6,3 6,2 6,2 6,3 Jondal Formålsbygg/innbyggjar(m 2 ) : : 7,1 : 8,1 Eidfjord Formålsbygg/innbyggjar(m 2 ) 14,4 14,2 14,2 14,2 14,3 Voss Formålsbygg/innbyggjar(m 2 ) 3,8 3,9 4,9 7 7 Tabell 3: Netto driftsutgifter til kommunal eigedomsforvalting. Kjelde er KOSTRA (ssb). Kommunar Ullensvang Jondal Eidfjord Voss Netto driftsutgifter til kommunale eigedomsforvaltning/innb Netto driftsutgifter til kommunale eigedomsforvaltning/innb Netto driftsutgifter til kommunale eigedomsforvaltning/innb Netto driftsutgifter til kommunale eigedomsforvaltning/innb Tabell 4: Oversikt utgifter til vedlikehaldsaktivitetar/m 2. Kjelde er KOSTRA (ssb). Kommunar Ullensvang Utgifter til vedlikehaldsaktivitetar/m Jondal Utgifter til vedlikehaldsaktivitetar/m 2 : : 84 : 42 Eidfjord Utgifter til vedlikehaldsaktivitetar/m Voss Utgifter til vedlikehaldsaktivitetar/m I ein rapport 4 frå 2008 bestilt av Statens byggtekniske etat, vert det opplyst at gjennomsnittskommunen i Noreg disponerar bygg svarande til om lag 6,9 m 2 /innbyggjar. Dette er meir enn det som kjem fram av tala i KOSTRA (4,5 m 2 /innbyggjar). Det kan skuldast at det forskjell i avgrensinga av kva bygg som skal telje med i dei to oppsummeringane. Sett opp mot talet for Noreg som eit heile, er Ullensvang herad rimeleg vel forspent med 6,3 m 2 /innbyggjar. Til samanlikning disponerer Eidfjord kommune vel 14,3 m 2 formålsbygg/innbyggjar medan tala for Jondal og Voss er oppgjevne til 8,1 m 2 og 7,0 m 2. Vi tek atterhald om talmaterialet kan vere unøyaktig. 4 Multiconsult/PricewaterHouseCoopers (2008): Vedlikehold i kommunesektoren. Fra forfall til forbilde. 14

29 29 I den nemnde rapporten frå 2008 går det fram at forvaltninga av eigedomar i dei fleste kommunane ikkje er tilfredsstillande. Det vert tilrådd at det på nasjonalt plan vert nytta 60 mrd kr til vedlikehald i den første femårsperioden. Dette for å få ein god start for å ta inn eit etterslep stipulert til å ligge mellom mrd kr. Grovt sett kan tilstanden til bygga listast opp som god for ein tredel, ein annan tredel har behov for korrigerande tiltak og ein tredel har stort behov for teknisk oppgradering. Det er ei mengd mogelege grunnar til at vedlikehald ikkje får den prioriteten som den treng. Mellom desse kan følgjande utval listast opp: For låge ressursrammer i heradet Manglande politisk prioritering av ressursar til planmessig vedlikehald Manglande kunnskap/rapportering/informasjon om reell tilstand til bygga Statlege reformer og satsingsområde fører til lite føremålstenleg prioritering av midlar til vedlikehald Manglande fokusering på vedlikehald i økonomiplanen Rapporteringa frå økonomisystemet gjev lite eller ingen informasjon som er relevant for å sikre dei verdiane som ligg i bygg Det manglar langsiktige mål og planar for forvaltninga av bygga Vedlikehald tapar mot investeringar Den byggfaglege kompetansen er ikkje godt nok utvikla Eigedomsforvaltninga er ikkje optimalt organisert I rapporten er det vist til at normtalet for normalt verdibevarande vedlikehald eit berekna til om lag 170 kr/m 2. Med utgangspunkt i dei tala som er presentert over, men som ikkje omfattar alle bygg, skulle det tilsei at det i Ullensvang herad er eit årleg behov for om lag 3,6 mill kr/år til det grunnleggjande årlege vedlikehaldet av bygningsmassen, eller 18,0 mill kr i ein femårsperiode Tilstand er eit relativ omgrep. Ved vurdering av teknisk tilstand gjev autoriserte byggestandardar saman med lovfesta krav viktige måleparameter. Bygg kan vere relativt kompliserte konstruksjonar. Skal alle mogelege interessante data hentast fram og haldast vedlike, krev dette både mykje grunnlagsinformasjon og disiplinert oppfølging. Brukartilfredsheit kan vere eit standardmål for tilstand som krev mindre omfattande tilstandsvurderingar enn teknisk standard. Då er det dei krava og forventingar som brukarane har til bygga framfor teknisk tilstand som fastset kva som skal fungere som standard, og vidare derifrå gjev grunnlag for å seie noko om tilstanden til bygga. Når er det aktuelt å nytte den eine eller den andre standardsetjande norma? Sett i eit samfunnsøkonomisk perspektiv er det rimelegvis rett å ta vare på dei verdiane som er lagt ned i eit bygg. Eit sentralt tiltak for dette er nettopp vedlikehald. For aktørar som ynskjer å kostnadsoptimalisere vedlikehaldet, vert det særs viktig å ha stor detaljkunnskap om teknisk tilstand. For at brukartilfredsheit skal vere viktigaste grunnlag for standardsetjing, må det påreknast at bygga i utgangspunktet heldt grunnleggjande høg standard. Jf her at vi reknar med at heradet vanlegvis ikkje er interessert i å la bygga forfalle. Dei faktiske variasjonane i tilstand varierer då berre innafor eit standardområde som er rimeleg langt frå ein tilstand som medfører forfall. Ein fordel med å sette så mykje ressursar inn i vedlikehaldet at variasjonane i tilstanden skjer på trygg grunn, er det innlysande 15

30 30 at det vert mindre behov for å konsentrere seg om vedlikehald som utfordring. Eit bilete på dette er at vi vanlegvis opplever det som mindre krevjande å gå på ein brei veg enn å balansere på line Universell utforming Samanlikna med tidlegare, er det frå blitt klare krav til universell utforming, som vil gjera det lettare for personar med rørslehemming, eller andre funksjonshemmingar, å bruke bygningane, og dei ulike fasilitetane som høyrer til. Årsmelding 2012 Radonprosjektet Prosjektleiar har arbeidd med vidare måling/kartlegging i I april vart det arrangert seminar for alle kommunane i Hordaland. Kommunane i nabofylka som grensar inn mot Hordaland vart også invitert. Statens strålevern og Ullensvang herad stod som hovudarrangør i samarbeid med KS- Hordaland. Seminaret hadde god oppslutnad frå fylket. Mykje av tida i fyrste halvåret gjekk med på kontrollmåling og ulike tiltak på Kinsarvik skule. Dei private huseigarane har fått tilbod om oppfylging med meir detaljerte målingar. 5 huseigarar har fått trykktesta bustaden, for å få lokalisert kor bustaden har hovudtilførsel av radonhaldig jordluft. Prosjektet har også gjeve råd og hjelp til med måling for nabokommunane i Hardanger. Budsjettet for radon er på kr Heradet sin del av dette er kr Helse- og omsorgsministeren løyvde kr ekstra til prosjektet i slutten av Desse midlane er tenkt nytta til utvikling av kompetanse for den lokale byggebransjen på effektive radontiltak som gjev god effekt og til betra informasjon til lokalbefolkninga Oppfylging av målsetjingar Godkjenna Aga barnehage etter forskrift om miljøretta helsevern. Kjøkenet er renovert, men det er diverre ikkje tinga lys-, lyd- og luftmålingar enno. På kvar skule skal det gjerast forbetringar i høve til inneklima, med målsetjing å oppnå godkjenning i høve til forskrift. Dette punktet har stått i budsjettet i mange år. Alle skulane har ventilasjonsanlegg. Hauso skule sitt anlegg er gamalt og utdatert, men det fungerar. Planleggja og utføra vedlikehald slik at akutt vedlikehald vert redusert, og kartleggja tilstand slik at vidare forfall på kommunal eigedomsmasse vert stoppa. Vedlikehaldssystemet FAMAC 5 er innkjøpt. Systemet skal vera grunnlaget for budsjettinnspelet til Famacweb: Forvaltning, drift og vedlikehald sett i system i eit brukarvenleg webbasert program med fritt antall brukarar 16

31 31 Avklara tilstanden med omsyn til radon på kommunale bygg og på ein del uteområde i Kinsarvik. Budsjett 2013 Økonomiplan I økonomiplanen fin vi for budsjettområdet barnehagar: Alle barnehagar skal vera godkjende etter miljøretta helsevern innan 2016 Tilstrekkeleg tal barnehageplassar Ny lokalisering og uteområde for Sekse barnehage Fylkesmannen i Hordaland Med heimel i folkehelselova fører fylkesmannen tilsyn med miljøretta helsevern i kommunane, og med heimel i opplæringslova fører han tilsyn med at elevane får oppfylt sin rett til eit skulemiljø som fremjar helse, trivsel og læring etter opplæringslova 9a-1 og forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular. Hauso og Opedal skule manglar helseverngodkjenning. Kontrollutvalet har eit spørsmål som knyter krav til tilstand på bygg til krav i lovverket. Dei spør om kva tilstand det er på offentlege bygg i Ullensvang heradi høve anna lovverk, universell utforming, opplæringslova, arbeidsmiljølova. Eit døme på dette er krav i Opplæringslova: 9a-2. Det fysiske miljøet Skolane skal planleggjast, byggjast, tilretteleggjast og drivast slik at det blir teke omsyn til tryggleiken, helsa, trivselen og læringa til elevane. Det fysiske miljøet i skolen skal vere i samsvar med dei faglege normene som fagmyndigheitene til kvar tid anbefaler. Dersom enkelte miljøtilhøve avvik frå desse normene, må skolen kunne dokumentere at miljøet likevel har tilfredsstillande verknad for helsa, trivselen og læringa til elevane. Korleis kjem dette til uttrykk i planane for og gjennomføringa av vedlikehaldsarbeidet dykkar? Opplæringslova er ikkje ei av lovene me nyttar til dagleg. Ho viser til andre normer, som t.d. Miljøretta helsevern, arbeidsmiljølova mm. Sjølv om me ikkje har dette nedfelt i planar eller skriftleg, er det fysiske miljøet til den oppveksande generasjon viktig prioritet for oss. På spørsmål om kravet om universell utforming er ei særleg utfordring for kommunale bygg, er attendemeldinga at det er det ikkje. Vi har hatt lokal representant frå Hordaland Handikappforbund her for å gå gjennom bygga våre. Den munnlege attendemeldinga frå dei er at heradet ligg godt an, men at ein bør lage til ein plan som syner kor tid og korleis ein skal gjera bygga betre tilgjengelege. 17

32 Tilrettelegging av vedlikehald Med tilrettelegging meiner eg her alt som ikkje har med sjølve gjennomføringa å gjere (planlegging, rutinestyring, resultatrapportering, evaluering). Ullensvang herad har lite styrande dokument for temaet vedlikehald av bygg. Då vert munnlege kjelder viktige for å få fram korleis kvardagens utfordringar vert løyste. Heradet har ikkje vedlikehaldsplan: Me gjer så godt me kan innanfor dei rammene me har. Det vart arbeida med ein vedlikehaldsplan. På spørsmål med ein skala frå 1-10 der 1 er alt skal vera tilrettelagt til der vedlikehaldet vert styrt av dei behova som vert avdekka til ein kvar tid; kor vil de plassere Ullensvang herad. Svaret var 9. Med bakgrunn i svaret, kva er dei viktigaste sidene i arbeidet med å tilrettelegga vedlikehaldet av bygga og vegane til heradet. Få vekk bannslokkinga, slik at administrativ tid kan nyttast til å planleggja i staden for å gjennomføra brannslokkingar. Med bakgrunn i dette svaret att kva meiner de Ullensvang herad er gode til i arbeidet med å legge til rette for vedlikehaldet? (planlegging, politisk vilje (interesse/økonomi), registrering og innsamling av grunnlagsdata. Held på planlegging, registrering og grunnlagsdata gjennom FAMAC. Motivasjonen for dette er varierande så lenge brannslokkinga er så akutt og løyvinga manglar. Sett frå drift (Næring og utvikling) sin ståstad: kva planar/oversikt meiner de sjølve at de treng å ha for å kunne gjere eit bra arbeid innanfor vedlikehald? FAMAC oversikt over fortløpande vedlikehald, samt større naudsynte vølar (etterslep). Treng tilsvarande for veg og va. Det vart utarbeidd ein vedlikehaldsplan for perioden , men den vart ikkje vidareført. Vedlikehaldsetterslepet var på om lag 30 millionar i Det er utført mykje vedlikehald sidan då, men mange andre oppgåver er komme til. Små løyvingar til vedlikehald over veldig mange år, har medført etterslepet. Det vil ta tid å ta det inn att. Tenesteeininga ser at manglande dokumentgrunnlag har sine ulemper, og ikkje minst at tiltaksområdet kan tape terreng i høve andre tiltak. 18

33 33 Det er med andre ord vanskar med å nå fram i kampen om ressursar, og i alle fall dersom det ikkje handfast kan visast kva behovet er. Men trass dette vert det gjennomført vedlikehald, om ikkje så mykje. Kva tiltak som så får prioritet i det laupande vedlikehaldet og kvifor, er meir uklart. Det er sjølvsagt alltid oppgåver som det kan forsvarast å bruke ressursar på, men når dei ulike oppgåvene kjem inn i dagsprogrammet synest å vere tilfeldig Det synest likevel som om det er eit klart mål i administrasjonen om å få ein ny plan på plass. Budsjett og økonomiplan For budsjettområdet næring og utvikling: Innføra og ta i bruk vedlikehaldsprogrammet FAMAC Økonomiske rammer: Men i 2011/2012 har utsiktene for økonomien i heradet vorte dramatisk forverra, slik som omtala framanfor i avsnitt 2.1 i dette notatet. Det er trong for auka ressursar på mange område både til drift og investeringar, ikkje minst til vedlikehald av bygg og anlegg. Men i staden vert det nødvendig å redusera driftsutgiftene mykje. Næring, utvikling, drift Heradet kjøper tenesta som byggjesakshandsamar frå Eidfjord, og sakshandsamingstida for byggjesaker er svært bra. Heradet kjøper også tenester frå Eidfjord kommune innafor oppmålingstenesta. Heradet har mykje kommunal veg som kunne vore betre vedlikehelde. Kostra nøkkeltal Tabell 5 : Brutto driftsutgifter per kommunal vegkilometer. Kjelde er KOSTRA (ssb). År Ullensvang herad KG 05 Hordaland Landet u/oslo Budsjett for 2013 og den vidare planperioden Det er framleis stort etterslep på kommunalt vedlikehald. Heradet har mange kilometer med kommunale vegar. Opprustinga av desse vegane starta i 2007, og har sidan vore vidareført. Vedlikehaldsetterslepet elles er framleis stort, men rådmannen har ikkje funne rom for ytterlegare auke i vedlikehaldsbudsjettet for

34 Faktisk vedlikehald Som det går fram av førre avsnitt, er ikkje vedlikehaldet av kommunale bygg tufta på eit strategisk dokumentgrunnlag. Det treng ikkje naudsynleg å resultere i at vedlikehaldsarbeidet er dårleg. Dersom heradet har tilgang på tilstrekkeleg fagleg handverkarkompetanse, høveleg med ressursar og ein stab med til dømes erfaringsbasert informasjon om dei ulike bygga, kan resultatet verte fullt akseptabelt. Korleis vil de skildre oppgåva som gjeld vedlikehald av kommunale bygg og vegar? Halda bygga og anlegg i akseptabel stand. Kva oppfattar de som den rette måten å gjennomføre vedlikehalde på? Heradet administrerer og kjøper inn tenester/heradet står for arbeidet sjølv/heradet nyttar seg av begge desse modellane/(alternativet at dei ser bort frå alt, vert rekna som urealistisk). Kombinasjon av begge. Kva ressursar meiner de at det treng for å kunne gjennomføre vedlikehaldet slik? Kapasitet og tilstrekkelege løyvingar over driftsbudsjettet, til å ta større vøler. Kva av ressursane meiner de at de har/manglar for å kunne gjennomføre oppgåva? Me har løyvingar til å drifta bygga og anlegg. Mao skifta lyspærer, brøyta og strø vegar, slå grøntanlegg og liknande. Men me manglar spelerom til å ta større vøler. T.d. å skifta ut punkterte vindauge, fiksa taklekkasjer oppgradera grøfter og veiter og liknande. Skifta golvbelegg i større areal. I høve den oppgåva vedlikehaldet er i dykkar auge korleis meiner de status for arbeidet med vedlikehald av heradets bygg og vegar er? I høve dykkar eigne mål/normer for kva som er tilfredsstillande nivå på vedlikehaldet? I høve kva grad de oppfattar nasjonale normer set for arbeidet med vedlikehaldet? Me gjer så godt me kan innan dei rammene me har. Vedlikehaldsetterslepet var på om lag 30 millionar i det er utført mykje sidan då, men mange andre oppgåver er komne fram. Små løyvingar til vedlikehald over veldig mange år, har medført etterslepet. Det vil ta tid å ta det inn att. No har vi vore innom dykkar syn på status/faglege/tekniske sider og utfordringar knytt til vedlikehald Ut frå formuleringane til kontrollutvalet er det eit reelt vedlikehaldsetterslep i heradet. Dette blir stadfesta. 20

35 35 Vedlikehaldsplanen de har lagt fram kan sjåast på som tiltaksdelen av planen. På spørsmål om Kva krav/forventingar har de til innhald i, omfang av og utdjuping av oppgåvene i vedlikehaldsplanen Kva er kriteria for at noko skal verte rekna inn under naudsynt vedlikehald for/i arbeidsåret? Kva kriterium legg de til grunn for val av objekt som skal utbetrast? Lekkasjar, HMS for born og tilsette, kor lenge eininga har venta på utbetringa mm. På spørsmål om desse kriteria er nedfelte nokon stad var svaret nei. Er desse kriteria nedfelte nokon stad? Nei Kvifor reknar de dette som naudsynt vedlikehald/år (kriterium)? Viss ikkje utbetringa vert utført vil ho medføra større kostnad for heradet å gjennomføra på eit seinare tidspunkt. Spørsmål om kva mål nyttar de som standard for kva tilstand bygga til heradet skal halde? Miljøretta helsevern, arbeidsmiljølov, Brannlova 13 bygg, plan- og bygningslova, universell utforming energimerking, radon Kva meiner de er standarden for kommunale bygg i dag. Gjennomfører de tilstandsanalysar for bygga? Nei Kvifor ikkje? Manglar løyving/kapasitet. Når det gjeld tilstand, synets den innsamla informasjonen å tyde på at det kan vere forskjell mellom større bygg, (skule, sjukeheim, administrasjonsbygg), og mindre bygg, (utleigebygg, bustader). 4.2 Oppsummering Oppsummering Eg har sett opp nokre punkt som kan nyttast som skildring/mål på ulike sider av arbeidet med vedlikehaldet. Kva kommentarar har de til dei ulike? For låge ressursrammer i heradet Dette stemmer nok. Manglande politisk prioritering av ressursar til planmessig vedlikehald. 21

36 36 Politikarane har ikkje nok kjennskap til detaljane i driftsbudsjettet. Samstundes er det ei rekkje ting og lovpålagde oppgåver som skal gjennomførast i kommunal regi, som medfører at alle «kivar» om dei same løyvingane. Manglande kunnskap/rapportering/informasjon om reell tilstand til bygga. Nei. Statlege reformer og satsingsområde fører til lite føremålstenleg prioritering av midlar til vedlikehald. Ingen formeining. Manglande fokusering på vedlikehald i økonomiplanen. Stemmer nok Rapporteringa frå økonomisystemet gjev lite eller ingen informasjon som er relevant for å sikre dei verdiane som ligg i bygg. Stemmer. Det manglar langsiktige mål og planar for forvaltninga av bygga. Stemmer Vedlikehald tapar mot investeringar. Stemmer Den byggfaglege kompetansen er ikkje godt nok utvikla. Kompetanse har me, men vert han brukt godt nok? Eigedomsforvaltninga er ikkje optimalt organisert. Ingen formeining. Kva/kven set rammene for vedlikehaldsaktivitet og vedlikehaldsomfang i heradet? Me gjer alt me kan innan rammene me har. Politikarane vedtek rammene, men rådmannen prioriterar driftsmidlane. 4.3 Rådmannens merknader Rådmannen har i skriv dagsett gjeve attendemelding på utkast til revisjonsrapporten. Under følgjer innspel frå rådmannen. 22

37 37 Revisjonen har lagt fram dokument som har teke for seg korleis drift og vedlikehald av heradet sine vegar og bygg vert utført. Det som er vurdert er styringssystem, økonomi og forvaltning. Det er ikkje sett på kvaliteten på det utførte arbeidet. Rapporten konkluderar med at heradet ikkje har på plass styringssystem eller vedlikehaldsplan. Det går også klart fram at heradet har prøvd å få dette på plass, men på grunn av manglande ressursar, har dette arbeidet stoppa opp. Rådmannen meinar at rapporten gjev eit godt bilete av heradet sin drift. Den gjev vidare klare signal på korleis drifta kan verte betre. Rådmannen ynskjer at heradet skal følgje tilrådinga i rapporten, pkt Dette skal synleggjerast i budsjettet, som heradsstyret skal ta stilling til. Alle visjonar skal vere korte. Me har omarbeida visjonen fleire gonger. Me vil meinar at vedlikehald er eit av mange vilkår som ligg i omgrepet gode levekår. 5. Samanfattande drøfting 5.1 Om tema forvaltningsrevisjon All tenesteproduksjon i heradet er underlagt rådmannens ansvar. Dess meir komplisert samansetjing og omfanget av slik produksjon vert, dess meir systematisk må organisasjonen drivast dersom rådmannen skal kunne klare å oppretthalde naudsynt oversikt. Eit tilleggselement i dette er at mykje av aktivitetane i heradet bør eller skal kunne etterprøvast, jf her både særlovverk sine konkrete krav om dokumentasjon gjennom internkontroll og kravet i 23 punkt 2 i kommunelova om at rådmannen skal føre betryggende kontroll med eigen organisasjon. Forvaltningsrevisjonen omfattar vurderingar og testing av risikofaktorar innanfor rådmannen sitt ansvarsområde. Ein konsekvens av dette er at vi gjennom revisjonsarbeidet skal djuptesta framfor å breiddetesta dei utvalde arbeidsoppgåvene. Med djuptesting forstår vi at vi skal teste både rammene for ein aktivitet og dei resultata som rådmannen oppnår. Oppgåva er å teste systemet som eit heile framfor resultata aleine for dermed å få ei vurdering av kor robust tenesteproduksjonen er. To sentrale faktorar vil alltid verte søkt testa; gjer rådmannen dei oppgåvene ho skal og slik det er fastsett, og resulterer dette i målretta og strukturert (dvs føreseieleg) tenesteproduksjon? Djuptesting har den ulempa at det ofte tek tid og ressursar å klargjere både rammer og faktiske aktivitetar innanfor eit temaområde. For å kunne gjere naudsynte testar innanfor dei ressursane som vert stilt til rådvelde, vert gjerne tema for granskinga avgrensa. Denne måten å arbeide på treng ikkje gjere resultatet av arbeidet mindre interessant enn eit arbeid med noko vidare horisont. Dette fordi vi særs ofte finn eventuelle grunnleggjande avvik i måten ein organisasjon arbeidar på innanfor eit tema att i andre delar av organisasjonen. Gjennom å fokusere på ulike tema i ulike forvaltningsrevisjonar, kan ulike feil identifiserast og vonleg korrigerast. Over tid kan kontrollutvalet sine innspel 23

38 38 slik kome med tilrådingar om mogeleg forbetringar både når det gjeld særskilde oppgåver og meir generelle og systemretta tilhøve. Formålet i denne forvaltningsrevisjonen er: I kva grad har heradet rutinar for å kartlegga og halde oversyn med behovet for vedlikehald på kommunale bygg og vegar, og i kva grad vert eventuelle rutinar etterlevd. 5.2 Vedlikehald av bygg Dei to revisjonskriteria som gjeld det faktiske vedlikehaldet, har formuleringane Vedlikehald av kommunale bygg og vegar skal gjennomførast med grunnlag i vedlikehaldsplan Vedlikehaldet av bygg skal tuftast på at dei kvalitetane eigedomane har, skal oppretthaldast. Som det går fram av informasjonen henta fram i kapittel 4, er vedlikehald eit tema som i liten grad vert systematisk følgt opp i heradet. Det har ikkje vore ei særskild oppgåve for denne forvaltningsrevisjonen å få fram den faktiske tilstanden for dei kommunale bygga. Men ut frå dei opplysningane vi har fått fram, er signala at det synest som om vedlikehald er tufta på brannslokking og ikkje planlagt vedlikehald. Eit relevant spørsmål kan då vere om heradet ved å konsentrere vedlikehaldet på brannslokking, gjer eit medvite val? Dvs følgjer ein strategi som er heilt motsett enn revisjonskriteriet om at vedlikehaldet skal tuftast på dei kvalitetane bygga har? Er eit bygg optimalt tilpassa føremålet den dagen det vert teke i bruk, vil det utan vedlikehald derifrå verte ein jamn reduksjon i tilstanden. Det er det jamne vedlikehaldet som skal sikre at bygget til ei kvar tid gjennom levetid/brukstid kontinuerleg er optimalt tilpassa. Likevel ligg det eit visst slingringsmonn her. For har vi i utgangspunktet eit godt bygg, er kvalitetsreduksjonen vanlegvis så sakte at om vi utset tiltaka eit år eller to, skal ikkje det ha nemnande effekt 6. Men vert tiltak utsett for lenge, kan resultatet verte at det er behov for rehabilitering framfor vedlikehald. Bruk av bygget like fram til rehabilitering kan sjølvsagt veljast som strategi. Moment som kan gje argument for det, er at bygg gjerne har tekniske installasjonar med avgrensa levetid. Å skifte slike, til dømes ventilasjonsanlegg, vil alltid krevje så store tiltak at det er naturleg å kople tiltaket til meir omfattande utbetringar. Motsett er det nærliggande å peike på at ein slik strategi medfører at 6 Eit risikomoment som kan kome inn ved utsetjing av laupande vedlikehald, kan eksemplifiserast med tagging som ofte vert oppfatta som å gje ein forslummingseffekt. Vert effekten av redusert vedlikehald synleg, kan det medføre redusert motivasjon for å ta vare på ting. 24

39 39 eit bygg berre for ein avgrensa tidsperiode vil vere optimalt tilpassa det behovet det er sett til å dekke. Vi har i gjennomgangen av dokument frå Ullensvang herad ikkje fått fram klar informasjon om kva strategi heradet har for forvaltninga av eigne bygg. Trass dette kan rådmannen ha klare føringar for måten å følgje opp oppgåva på. Utfordringa for revisjonen er at fråvær av klart formulerte overordna mål gjer det vanskeleg å vurdere i kva grad måten heradet forvaltar vedlikehald som oppgåve på, er tilfredsstillande. Stadfestande for det inntrykket er at det frå politisk hald ikkje synest å vere særleg interesse for vedlikehald. Oppgåva vert tilført avgrensa ressursar, men det synest ikkje å vere av interesse/merksemd for korleis desse ressursane vert nytta. At Næring og utvikling heller ikkje registrerer kva som vert gjort innanfor dei rammene som dei trass alt har, understrekar dette inntrykket ytterlegare. Samla sett heller vi i den retninga at dersom heradet har ein klar, men ikkje dokumentert strategi for vedlikehaldet av dei kommunale bygga, er den truleg fundert på rehabilitering. Dette synspunktet vert underbygd av at fleire av dei bygga heradet eig, er prega av langvarig, avgrensa oppfølging. Vi ser det som naturleg at administrasjonen luftar og utviklar tankar om strategiske rammer for driftsoppgåver. Etter revisjonen sitt syn vil det likevel vere større gevinst i slike tankar, dersom politikarane vert trekte inn i slikt tankearbeid. Den grunnleggjande otten for manglande struktur i oppfølginga av oppgåva vedlikehald, er knytt til faren for at oppgåver kan verte utsett for lenge. Denne faren kan biletleg gjerast som i figur 1 nedanfor. Vert vedlikehaldet så nedprioritert at oppgåva får eit akkumulert etterslep, er resultatet raskt både dårleg tilpassing til bruksbehovet og sjølvforsterkande forfall. Figur 1: Vegen til forfall. (K. Furustøl 2008) 5.3 Svar på problemstillingane for prosjektet Med bakgrunn i det materialet vi har samla inn og drøftingane av dette over, kan vi gje følgjande oppsummerande svar på dei fire spørsmåla som er reist i prosjektplanen: 25

40 40 a) Er heradet sine bygningar i samsvar med forskriftene for miljøretta helsevern, opplæringslov og arbeidsmiljølov Heradsstyret har dei siste åra så langt vi har funne ut, ikkje gjort konkrete vedtak knytt til vedlikehald av kommunale bygg. Oppgåva å følgje opp saker som gjeld vedlikehald, er delegert til Næring og utvikling. Heradet sine bygningar er i dag ikkje i samsvar med forskriftene for miljøretta helsevern, opplæringslov og arbeidsmiljølov. b) Har heradet ein vedlikehaldsplan i dag? Vedlikehald av kommunale bygg og vegar synest i stor grad å verte finansiert innanfor rammeløyvingane til tenesteeininga Næring og utvikling. Det finst i tenesteeininga ikkje nokon vedlikehaldsplan for korleis ressursane skal disponerast. I kommentarane til det årlege budsjettframlegget frå rådmannen har vi ikkje funne føringar som klart seier kva ressursar som skal nyttast til vedlikehaldet. Heradet har ikkje utarbeidd rutinar eller dokument som i noko detalj seier kva informasjon heradsstyret ynskjer om status for dei bygga heradet eig/disponerer. Ein vedlikehaldsplan vil kunne få ein slik funksjon. c) Er det mykje akuttvedlikehald i dag? Vi har ikkje i arbeidet vårt fått fram opplysningar som tyder på at politisk nivå har konkretisert kva kvalitet eller standard kommunalt eigde bygg skal ha i den perioden det skal fylle funksjonar i den kommunale tenesteproduksjonen. Dette medfører mykje akuttvedlikehald. d) Har heradet eit stort etterslep i vedlikehaldet og kva er grunngjevinga for eventuelle manglar i og ved vedlikehaldet? Så langt vi kjenner til, har heradet eit stort vedlikehaldsetterslep. I 2008 var vedlikehaldsetterslepet stipulert til om lag 30 millionar. Opprustinga av kommunale vegar starta i 2007, dette medfører at vedlikehaldsetterslepet sannsynlegvis ikkje har auka. 6. Samanfattande konklusjonar og tilrådingar 6.1 Konklusjon Tek vi utgangspunkt i kommunelova, gjev denne uttrykk for klare forventingar om at heradet skal drivast innanfor eit mål- og rammestyringsperspektiv. Eit samspel mellom dokumentasjon og handling er viktige element i eit slikt perspektiv. Ullensvang herad har ein del hol i dokumentasjonen av grunnlaget for oppgåva vedlikehald av kommunale bygg og vegar. Noko overordna dokument manglar, andre, som heradsplanen, har ikkje noko om dette. 26

41 41 I fagrapporten Vedlikehald i kommunesektoren frå forfall til forbilde, konkluderer rapportskrivarane med tre manglar innanfor temaet vedlikehald av bygg og som går att i mange kommunar 7. Når det gjeld inntrykket vi sit att med etter arbeidet vårt, finn vi desse momenta som passande også for vårt arbeid. Dei kan såleis godt seiast å gje ein god karakteristikk av Ullensvang herad på temaet for denne revisjonen Heradet har ein manglande tradisjon for å utvikle eigedomsstrategi Vi saknar gode rutinar og system for å samle inn og gjere seg nytte av data om aktuell tilstand av bygningsmassen Det kan synast som om det er mangelfull kapasitet hjå nøkkelpersonell i alle ledd av funksjonen vedlikehald 6.2 Tilrådingar Den gjennomførte kontrollen viser at det er forbetringspotensial innanfor arbeidet med vedlikehald av dei kommunale bygga. Av dei poenga som er trekt fram i rapporten, meiner vi dei strukturelle forbetringane (som plandokument, tilstandsdata og rutinar for bruk av slike), i første omgang er viktigare enn konkrete forbetringstiltak i sjølve vedlikehaldet. Vi tolkar rådmannens attendemelding/tilsvar til utkast til rapport som at ho har det same synet på dette. Ut frå ei samla vurdering vil vi tilrå då at det vert vurdert å - Utforme ein eigarstrategi for bygg - Samle inn tilstandsdata for bygg og vegar heradet eig - Utarbeide ein vedlikehaldsplan - Etablere rutinar for registrering av gjennomførte vedlikehaldstiltak - Etablere ein rutine for særskild rapportering til politisk nivå av gjennomført innsats og forventa framtidig behov 7. Litteratur Ullensvang herad: Årsmeldingar Ullensvang herad: Økonomiplan/årsbudsjett Multiconsult/PricewaterHouseCoopers (2008): Vedlikehold i kommunesektoren. Fra forfall til forbilde. Side 6 27

42 42 Ullensvang herad: Heradsplan Furustøl, Kirsti (2008): Økonomiske konsekvenser av manglende vedlikeholdsstrategi og tiltak. Masteroppgave NTNU I Muliconsult/PricewaterhouseCoopers (2008): Vedlikehold i kommunesektoren. Fra forfall til forbilde. Multiconsult/PricewaterhouseCoopers (2008): Vedlikehold i kommunesektoren. Fra forfall til forbilde. Oppdrag for Kommunenes interesse- og arbeidsgiverorganisasjon KS NOU 2004:22: Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. Vedlegg: Fråsegn frå rådmannen i Ullensvang herad 28

43 43 Vedlegg: Fråsegn frå rådmannen i Ullensvang herad ULLENSVANG HERAD Indre llordaland Revisjonsdistrikt v/odd Storebø Dykkar ref. Vår ref. t2/ts78-4 J.post id. t3l9t09 Arkiv N-103.3/ Dato Forvaltningsrevisjon - kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad Tilbakemelding på framlegg til revisjonsrapport Me viser til tilsendt rapport for giennomlesing. Våre merknader er lagt ved i eige skriv. Med helsing Ullensvang herad Ild* wu Hedvig MoVØren Rådmann þrot Sqlßhandsamar sín tlf: 5367 I s89 Salchandsamar sí e-postadr. : j oro@ullensvang.herad.no 4,hQ* A nbnove Rørnes Nærings- utvilkllingssjef Kopi til arkiv og kopibok -l l- -/'\- Ullensvang herad Horcronser #åäi:iìëålr- Org.nr: S Telefon; Bankgiro Telefaks: E post: t5 0f postnothk@ullensvang.herad.no

44 44 Tilbakemelding til revisjonen på framlegg til IHR revisj onsrapport Side 4 Manglande strategisk dokumentgrunnlag treng ikkje naudsynleg vere synonymt med at vedlikehaldet er dårleg. Men den innsamla informasjonen tyder på at det er heradet ikkje fär gjennomført tilstrekkeleg vedlikehald Side 5 Med grunnlag i dei funna som har kome fram, vil vi rå til at det vert vurdert å - Utforme ein eigarstrategi for bygg - Samle inn tilstandsdata for bygg og vegar heradet eig - Utarbeide ein vedlikehaldsplan - Etablere rutinar for registrering av gjennomførte vedlikehaldstiltak - Etablere ein rutine for særskild rapportering til politisk nivå av gjennomført innsats og forventa framtidig behov (står to gangar) Side 9 Alle visjonar skal vere korte. Me har omarbeida visjonen fleire gonger. Me vil meinar at vedlikehald er eit av mange vilkår som ligg i omgrepet "gode levekår". Visjon: Ullensvang skal vera eit levande lokalsamfunn, med gode levekår for innbyggjarane i dag og iframtida. I brev frå Hordaland Fylkeskommune til kommunane i Hordaland om: Kommunal planstrategi- synspunkt frå Hordaland fylkeskommune finn vi i avsnittet om Universell Utforming Universell utforming er ein langsiktig strategi for å gjøre samfunnet tilgjengeleg for alle og hindra diskriminering. Det går fram av føremâtlet til plan- og bygningslova at prinsippet om universell utforming skal ivaretakast i planlegginga og i krava til einskilde bygg. I fflkesdelplanen Deltaking for alle er eitt av måla at universell utforming skal vere ein premiss i alle heradsplanar og reguleringsplanar, så langt det er praktisk mogleg.(tenkar då ffrst å fremst på eksisterande bygg og til tilpassing i landskapet.)

45 45 Side 10 o Kunnskapsdepartementet (opplæringslova) E H else- og omsorgsdepa rtementet ( Kom m u nehelsetjenesteloven/ny Folkehelselov) E M iljøverndepa rtementet/komm u nal og regiona lde pa rtementet (Plan og bygningsloven) (plan ansv> MD, Bygg ansv > KRD) E Arbeidsdepa rtementet (Arbeidsm iljølova) Side l2 Plan- og bygningslovens tekniske forskrift har bestemmingar om blant anna inneklima og universell utforming, gjeld for nye bygg eller ved ombygging" Forskrifta stiller blant anna krav til energibruk i bygg, tilrettelegging for bruk av fjernvarme dersom det er mulig, samt krav til universell utforming for bevegelseshemma' Det er i samsvar med ny teknisk forskrift krav om universell utforming og heis ved bygg for publikum og arbeidsbygningar' Side 17 Ste*lane Hauso og Opedal skule i t+lens#ang herad manglar helseverngodkjenning Vi har hatt þlk lokal representctnt frå Hordaland Handíkappforbund her þr å gå gjennom bygga våre. Den munnlege attendemeldinga frå dei er at heradet Iigg godt en, men ctí ein bør lcrge til ein plon som s))ner kor ticl og korleis ein skal gjere b tggct betre Íilg engelege. Side 22 -] ì iì: il 'r: i'ri1'ti ì ì il;] ii; iir,: Revisjonen har lagt fram dokument som har teke for seg korleis drift og vedlikehald av heradet sine vegar og bygg vert utført. Det som er vurdert er styringssystem, økonomi og forvaltning. Det er ikkje sett på kvaliteten på det utførte arbeidet. Rapporten konkluderar med at heradet ikkje har på plass styringssystem eller vedlikehaldsplan. Det går også klart fram at heradet har prøvd å få dette på plass, men på grunn av manglande ressursar, har dette arbeidet stoppa opp. Rådmannen me nar at rapporten gjev eit godt bilete av heradet sin drift. Den gjev vidare klare signal på korleis drifta kan verte betre. Rådmannen ynskjer at heradet skal følgje tilrådinga i rapporten, pkt 6.2. Dette skal synleggjerast i budsjettet, som heradsstyret skal ta stilling til..

46 46 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Haugsnes, Kjartan Kopi til: Sak: 23/13 23/13 KONTROLLUTVALET SIN MØTERETT I GENERALFORSAMLINGAR. FORSLAG TIL VEDTAK. 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som heradet har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber heradsadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjon. Bakgrunn for saka I høve kommunelova og forskrift om kontrollutval er ansvar for selskapskontroll lagt til kontrollutvalet. Målet med selskapskontroll er å ta standpunkt til om heradet sine eigarinteresser vert ivareteke på ein tilfredsstillande måte. Jf. Forskrift om kontrollutval 14. I aksjeselskap er generalforsamlinga øvste myndighet og verksemda vert regulert etter aksjelova. Når selskapet er etablert kan heradsstyret si styring i prinsippet berre utførast i selskapet si generalforsamling. Kommunelova 80 seier kva selskap selskapskontroll kan gjennomførast i og korleis. Selskapskontroll kan gjennomførast i heileigde kommunale og fylkeskommunale selskap og deira dotterselskap. I slike selskap har heradet sitt kontrollutval og revisor rett til å krevja alle opplysningar som synest naudsynt for kontrollen. Opplysningar kan innhentast frå dagleg leiar i selskapet, styret og/eller frå selskapet sin revisor. Kommunelova 80, 3. ledd regulerer følgjande: «Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. i» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

47 47 Etter sekretariatet si meining må «kontrollutvalget» i 80 tolkast på same måte som ordlyden i 77 nr. 7 som gjeld utvalet sin innsynsrett. Det er kontrollutvalet som organ som er gjeve retten til å delta på generalforsamlingar og ikkje enkeltmedlemene i utvalet. Jfr KRD sitt rundskriv H-2/06, sak 05/3440 som seier: «Det er kontrollutvalget som organ som har innsynsrett. Departementet antar at i et tilfelle hvor utvalget har besluttet å utøve innsyn, kan utvalget overlate til lederen eller sekretariatet å foreta innsyn på utvalgets vegne.» Det er derfor naudsynt at kontrollutvalet gjer eit prinsippvedtak kring kven som skal møte i generalsforsamlingar på vegne av kontrollutvalet, og kven som skal ha naudsynt fullmakt til å delegere ei slik oppgåve vidare. Ut frå intensjonane i kommunelova og forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar, er det etter sekretariatet si meining, særs aktuelt at kontrollutvalet deltek på generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap. Dette kan gjerast ved at leiar eller den leiar gjev fullmakt møter på generalforsamlingane. Sekretariatet vil og tilrå at kontrollutvalet nyttar denne saka til å minne kommuneadministrasjonen om at kontrollutvalet ved sekretariatet fortløpande mottek innkallingar til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap, jf. Kommunelova 80, 3. ledd. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar i «Tilsvarande organ» sjå: Kontrollutvalgenes adgang til bedriftsforsamling og generalforsamling, KRD - 11/ ERA 2

48 48 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Haugsnes, Kjartan Kopi til: Sak: 24/13 24/13 TINGING AV PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON ETTER PLAN. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane: A B C D 3. Kontrollutvalet ber IHR legga fram prosjektplan innan:.. 4. Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. 5. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet laga i sak 29/12 i møte slik innstilling til heradsstyret: FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i heradsstyret) 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Heradsstyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Heradsstyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til heradsstyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for heradsstyret etter kvart. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

49 49 Heradsstyret i Ullensvang herad handsama saka i sitt møte , sak 114/12. Innstillinga frå kontrollutvalet vart samrøystes vedteke. I Ullensvang herad sin plan for forvaltningsrevisjon er det desse prosjekta som er sett opp som prioriterte område for forvaltningsrevisjon: Prosjektleiing Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester Bruk av vikarar Psykososialt arbeidsmiljø Skule ressursbruk, struktur og prosess Økonomi og tenesteyting Kommunikasjonstilbod i kommunen, nye innbyggarar og bustadtilbod Eigedomsskatt Naturkatastrofar / beredskap Utfyllande opplysningar om det enkelte prosjekt finn ein i vedlegg 1 til denne saka, Plan for forvaltningsrevisjon Drøfting: I dette møtet skal kontrollutvalet plukke ut kva for eit prosjekt som ein meiner det vil vera viktig å få gjennomført forvaltningsrevisjon på no. Etter sekretariatet si meining bør utvalet velge prosjektet som er sett som nummer 1 av heradsstyret, men utvalet er gjeve fullmakt frå heradsstyret til å endre rekkefølgjen, til dømes ut frå aktualitet på prosjekta i planen, jfr. pkt 4 i vedtaket frå heradsstyret i sak 114/12. Når utvalet har bestemt seg for kva dei vil skal reviderast bør det diskuterast kva som skal vera føremålet med revisjon. Vidare bør det diskuterast kva føringar og signal ein vil at revisor skal ta omsyn til når dei skal laga eit framlegg til prosjektplan for den valde revisjonen. Revisor bør også utfordrast på å gje eit anslag på kor mange timar dei kjem til å bruke på denne revisjonen samt tidspunkt for levering av revisjonsrapporten. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet bestiller gjennomføring av ein ny forvaltningsrevisjon hjå IHR. Utvalet bør be IHR levere framlegg til ein prosjektplan, som inneheld m.a. føremål med revisjonen og problemstillingar basert på utvalet sine føringar/signal på kva revisjon skal omfatte. Vidare bør utvalet be IHR skissere kor mange timar dei reknar med det vil gå til denne revisjonen og når utvalet kan forvente at revisjonsrapport vert levert. Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 2

50 50 Plan forvaltningsrevisjon Ullensvang herad

51 51 Føreord Kontrollutvalet har valt PwC til å utarbeide utkast til plan for forvaltningsrevisjon i Ullensvang herad. Planen skal vere fundert i ein overordna analyse av risiko- og vesentlegheit på tilhøva i kommunen. I tilbodet er det skissert ein prosess der PwC laga til eit utkast for plan og overordna analyse. Denne prosessen er følgt. Det blir her lagt fram plan for forvaltningsrevisjon. Overordna analyse er lagt med som vedlegg. Planen skal bli vedteken av kommunestyret. Føremålet med planen er å peike ut område innanfor verksemda til Ullensvang herad som skal prioriterast med tanke på forvaltningsrevisjon. Dette er ein ny plan for perioden I denne planen vert det foreslått at kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å foreta endringar og omprioriteringar i planen. Slik adgang til å delegere går fram av forskrift om kontrollutval Vidare vert det tilrådd at forvaltningsrevisjonsrapportar vert handsama i kommunestyret etter kvart som dei ligg føre, og at revisor, etter 12 i forskrift om kontrollutval, ser etter om kommunestyret sine vedtak i forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgt opp. Denne oppfølginga rapporterer kontrollutvalet årleg til kommunestyret. Bergen Forskrift av 15. juni 2007 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, med heimel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). 2

52 52 1. Bakgrunn og føremål for planen Etter 77 nr. 4 i kommuneloven 2 skal kontrollutvalet sjå til at det vert ført kontroll med at den økonomiske forvaltninga i kommunen går føre seg i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak, og at det vert gjennomført systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknad ut ifrå kommunestyret sine vedtak og føresetnader (forvaltningsrevisjon). I forskrift om kontrollutval 9 vert dette ansvaret spesifisert; kontrollutvalet skal sjå til at kommunen si verksemd årleg vert gjenstand for forvaltningsrevisjon i kontrollutvalsforskrifta gjev føringar på korleis ansvaret for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast. For det første skal det utarbeidast ein plan for forvaltningsrevisjon ( 10): "Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter". For det andre skal kontrollutvalet rapportere til kommunestyret ( 11): "Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner". For det tredje skal vedtak bli følgt opp ( 12): "Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte". Kontrollutvalet legg fram for kommunestyret plan for forvaltningsrevisjon etter 10 med utgangspunkt i ei overordna analyse. Overordna analyse og utkast til plan er utarbeidd av PwC og handsama i kontrollutvalet, jf. innstilling til vedtak. Det overordna føremålet med planen er å identifisere område innanfor kommunen si verksemd som skal prioriterast for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Desse områda er skildra og lista opp i kapittel 2. Planen vil gjelda ut inneverande valperiode og til ny plan vert vedteken. Kontrollutvalet og PwC har gjennom hausten arbeidd med den overordna analysen som er grunnlaget for planen. Kontrollutvalet ynskte ein grundig prosess både i høve til deltakarar og innhald. 2 Lov av 25. september nr om kommuner og fylkeskommuner. 3

53 53 Omgrepa vesentlighet og risiko Som det går fram av 10 skal planen vera basert på vesentlighet og risikovurderingar. Desse omgrepa er av PwC definert slik: Vesentlegheit handlar om å identifisera dei viktige/sentrale områda for kommunen (og der igjennom viktige område for forvaltningsrevisjon). Identifiseringa har skjedd gjennom filtrering ved hjelp av ulike kriteria, mellom anna: KOSTRA benchmarking brukarperspektivet økonomi aktualitet Risiko handlar om å identifisera sannsynligheten for at den kommunale verksemda ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Måten verksemda skal utførast på, er mellom anna styrt av: lovverk føremål og målsettingar organisering planverk og strategiar budsjett Nedanfor er det først gjort greiee for dei prioriterte områda for forvaltningsrevisjon. Deretter er rutinar for gjennomføring og rapportering av det einskilde revisjonsprosjekt skildra. I vedlegg - overordna analyse - er skildra: 1) prosessen for gjennomføringg av den overordna analysen; herunder det teoretiske fundament, prioriterte omsyn, framgangsmåte og involvering av deltakarar, 2) oversyn over identifiserte område. 4

54 54 2. Prioriterte område for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet har prioritert dei identifiserte områda for forvaltningsrevisjon som ligg i den overordna analysen. Prioriteringa er gjort ut i frå vurderingar knytt til risiko og aktualitet. I risikoomgrepet er det teke omsyn til: - at tilhøve eller hendingar kan inntreffe og påverke oppnåing av målsettingar negativt, - risikoen i høve til sannsynligheten for at den inntreff, og den forventa konsekvensen den vil medføre dersom den inntreffer: Nesten sikkert Kritisk Høy S an n syn lig h et Sannsynlig Moderat Lite sannsynlig B A Medium Lav Usannsynlig Ufarlig Lav Moderat Alvorlig Katastrofal Konsekvens Framlegg til prioritering Kontrollutvalet tilrår prioritet for føljande område for forvaltningsrevisjon: Prosjektleiing Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester Bruk av vikarar Psykososialt arbeidsmiljø Skule ressursbruk, struktur og prosess Økonomi og tenesteyting Kommunikasjonstilbod i kommunen, nye innbyggarar og bustadtilbod Eigedomsskatt Naturkatastrofar / beredskap Dei to siste områda eigedomsskatt og naturkatastrofar/beredskap har lågare prioritet enn dei andre prioriterte områda. 5

55 55 Dei prioriterte områda er skildra nærare nedanfor. I vedlegg, overordna analyse, er andre identifiserte område skildra. Kontrollutvalet tek høgde for vidare prioritering og eventuell omprioritering i perioden. Denne prioriteringa vil vere tufta på aktualitet og risiko. I samband med tinging av forvaltningsrevisjonsprosjekt, vil kontrollutvalet syte for naudsynt design, spissing og avgrensing av prosjekta. Nærmare om prioriterte område: Prosjektleiing Prosjektleiing kan bli sett på som eit eige fag, og då spesielt i store prosjekt. Større byggje- og omstillingsprosjekt innehar risiko i høve til mellom anna økonomi og tid. God prosjektleiing er vesentleg for gjennomføring i høve til plan og ynskjer. Kommunen sin praksis i høve til prosjektleiing, og då spesielt bygg, vart løfta fram som eit tema som kan vere aktuelt for forvaltningsrevisjon. Ein revisjon vil kunne vurdere prosjektleiinga i ettertid, men det kan og vere aktuelt å sjå på prosjektleiing og prosjektframdrifta undervegs i sanntid. Ein forvaltningsrevisjon der ein føljer eitt spesifikt prosjekt undervegs, er løfta fram som et ynska prosjekt. Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester Pleie og omsorg er saman med skule den sektoren i kommunen som er størstt med omsyn til budsjett. Sektorane tok i % av driftsutgiftene i kommunen. Ein funksjon innanfor pleie og omsorg som fleire respondentar peika på i fellesmøte var leiing. Leiinga innanfor pleie og omsorg har ansvar for både fag og administrasjon. Ein revisjon opp i mot leiing vil kunne ha fokus på ulike tema innanfor både fag og administrasjon; ivaretaking av leiaransvaret. Eit konkret område innanfor pleie og omsorg som vart peika på i møte, var kommunikasjon innafor sektoren. Dette kan vere eit aktuelt område for forvaltningsrevisjon, til dømes om kommunikasjon vert tatt i vare på tenleg måte båe for brukarar og tilsette. Ut i frå Kostra statistikk 2011, avvik Ullensvang med omsyn til del innbyggjararr over 80 som er bebuarar på institusjon: Andel innbyggere 80 år og over som er beboere på institusjon Ullensvang Kostragruppe 5 Hordaland 22 % 16,7 % 15,1 % Bebuarar på over 80 år er i utgangspunktet ressurskrevjande. Ser ein til andre indikatorar innafor pleie og omsorg, avvik ikkje Ullensvang i vesentleg grad. Dette kan tyde på ein god produktivitet. Ein gjennomgang av kommunen sine tenester og bruk av tiltak i høve til lover og tilrådd praksis, samt at mottakarane av tenestene får gode tenester i høve til deira retter og kvalitativt innhald, kan vere døme på ulike problemstillingar som kan vere aktuelle i ein revisjon. 6

56 56 Bruk av vikarar Bruk av vikarar var tematikkk som vart løfta fram på fellesmøtet i samband med denne overordna analysen. Ein revisjon vil kunne vurdere ulike sider ved vikarbruken, til dømes: Omfanget av vikarbruk, no og tidlegare år/perioder Kor vert vikarar henta frå og eventuelle kostnadsforskjellar Kor / kva einingar som nyttar vikarar Årsak til vikarbruk Mogleikar for intern omprioritering av ressursar i staden for vikarbruk Ansvar og fullmakter knytt til å hente inn vikarar Psykososialt arbeidsmiljø Psykososialt arbeidsmiljø vart i fellesmøte løfta fram som eit mogleg tema for forvaltningsrevisjon. Arbeidsmiljø er viktig og sett i høve til mellom anna to av dei andre teama som vart diskutert i fellesmøte sjukefråvær og bruk av vikarar er det nærliggande å tenke seg ei kopling. Ein revisjon opp i mot psykososialt arbeidsmiljø vil kunne ha problemstillingar opp i mot fleire retningar, til dømes problem i høve til miljøet, årsaker, konsekvensar, strategiar for å betre og legge til rette for psykososialt arbeidsmiljø. Skule ressursbruk, struktur og prosess Skule og opplæring vil alltid være eit viktig område i ein kvar kommune. I arbeidsmøte var fleire deltakarar inne på området skule som eit risikoområde og ser ein til Kostrastatisikk for 2011 går det fram at Ullensvang nyttar meir ressursar enn snittet i kostragruppa ein er i: Netto driftsutgifter til grunnskolesektor per innbygger 6-15 år Korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskole, skolelokaler og skoleskyss per elev Ullensvang Kostragruppe 5 Hordaland Det å nytte meir ressursar enn andre er i utgangspunktet ikkje negativt. Samstundes kan det vere tenleg å gjennomgå ressursbruk og effektivitet på skule/opplæring. Både med tanke på å etterleve lovverket, sikre vekst og trivsel i kommunen, og å sikre god ressursstyring i høve til politiske vedtak. I høve til skulesektoren, vart skulestrukturen og prosessar kring skulestruktur løfta fram i fellesmøtet som eit vesentleg område. Struktur og prosessar kan vere område for revisjon i seg sjølv, men og konsekvensar av struktur og prosessar, til dømes effektar på rekruttering av lærarar. Økonomi og tenesteyting Ullensvang har no ein utfordrande økonomisk situasjon. Økonomi er ein av grunnpilarane i kommunen, og er eit viktig kontrollområde på grunn av høg risiko. Ullensvang har lågare lånegjeld enn snittet i Kostragruppe 5, men samstundes eit svakare driftsresultat i 2011: 7

57 57 Ullensvang Kostragruppe 5 Hordaland Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter Frie inntekter i kroner per innbygger Netto lånegjeld i kroner per innbygger 0,5 1,4 155, ,6 1,8 194, , , I økonomistyringa er i første omgang budsjettprosessen sentral. Ein ryddig og systematisk budsjetteringsprosess er naudsynt for å sikre kvaliteten på det endelege produktet. Det ferdige budsjettet er kritisk med tanke på ein best mogeleg fordeling og realisme av ressursar på alle område i kommunen. I andre omgang er den praktiske oppfølginga av pengebruk i kommunen sentral, både med tanke på rapportering av faktisk forbruk mot budsjett, og avviksanalysar. Det å sikre at ressursane brukast i høve til budsjett, og på ein måte som gjev mest mogeleg verdi for innbyggarane og tilsette i kommunen. I økonomiplanen vert det peika på at ein må gjera det ein kan for å redusera driftsutgiftene og om mogleg auka driftsutgiftene. I heradstyrevedtak 28/12 vart det vedteke å sjå på moglege innsparingar innafor: Eit mogleg forvaltningsrevisjonsprosjekt vil kunne fokusere på i kva grad innsparingar de facto vert henta frå dei ulike områda. Kommunikasjonstilbod i kommunen, nye innbyggarar og bustadtilbod Eit område som er vurdert som heilt sentralt i kommunen er kommunikasjonstilbodet i kommunen. Dette gjeld båe for transportnettet 0g i kommunikasjonen mellom kommunen og innbyggarane. Det er og identifisert ei utfordring knytt til bustadtilbod i kommunen, generelt og for nye innbyggarar; mellom anna er utleigemarknaden vanskeleg. Dette kan ha uynskja konsekvensar knytt til det å få folk til å flytta til kommunen og nye innbyggarar er ynskjeleg for kommunen. Ein forvaltningsrevisjon innafor dette området vil måtte få eit spissa fokus i tinginga frå kontrollutvalet. Fleire ulike fokus og problemstillingar kan tenkast, mellom anna i retning av transportnett og infrastruktur, informasjonsutveksling mellom kommune og innbyggar, tilrettelegging for nye innbyggarar. 8

58 58 Eigedomsskatt Ullensvang skal innføre eigedomsskatt. Innføringa inneber eit stort og ressurskrevjande arbeid. Kostnad for innføringa, korleis risikotilhøve vert teke i vare, kva system ein vil nytte, kvalitet i grunnlagsdata er spørsmål / tema som vart tekne opp i fellesmøte. Dette vil vere spørsmål / tema som vil vere aktuelle for forvaltningsrevisjon. Naturkatastrofar / beredskap Ullensvang har ein topografi som gjer ein sårbar i høve til ras og naturkatastrofar. I møte peika fleire deltakarar kriseplanar og førebygging som heilt sentrale verkemiddel for kommunen. Kommunen sitt arbeid med og innhald i mellom anna ROS analyser og planlegging for beredskap vil kunne vere relevante område for revisjon; om dette er tilfredsstillande. 9

59 59 3. Gjennomføring, oppfølging og rapportering Kontrollutvalet sitt ansvar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon går fram av kommunelova 77 og forskrift om kontrollutval 9, jf. foran. Kontrollutvalet vil, med utgangspunkt i denne planen, tinga forvaltningsrevisjonsprosjekt. Eventuelle endringar og omprioriteringar i planen ligg til kommunestyret, men myndet kan bli delegert til kontrollutvalet etter forskrift om kontrollutval 10. Slik delegering vert foreslått. Revisjonsprosjekt vert gjennomført etter forskrift om revisjon 7,2 3 : "Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt". Det vert vidare foreslått at sekretariatet til kontrollutvalet, på vegne av kontrollutvalget, etter 12 i forskrift om kontrollutval følgjer opp kommunestyret sine vedtak i samband med handsaminga av forvaltningsrevisjonsrapportar. Det vert tilrådd at kontrollutvalet legg opp til ei årleg rapportering til kommunestyret av denne oppfølginga. Etter 8 i forskrift om revisjon skal revisor rapportere etter kvart til kontrollutvalet; om resultata av gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet rår til at kvar revisjonsrapport vert handsama i både kontrollutvalet og kommunestyret, og då med kontrollutvalet som innstillande instans. Ei slik rutine tilfredsstiller 12 i forskrift om kontrollutval knytt til kontrollutvalet si rapporteringsplikt. 3 Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Fastsett 15. juni 2004 med heimell i kommuneloven. 10

60 60 Vedlegg Overordna analyse 11

61 61 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Haugsnes, Kjartan Kopi til: Sak: 25/13 25/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 7 IHM Protokoll frå møte i representantskapet 8 Ullensvang herad Vedtak i HST rekneskap Ullensvang herad Vedtak i HST Standard atterhald 10 Ullensvang herad Vedtak i HST Tertialrapport Ullensvang herad Vedtak i HST Samanslåing IHR Sogn og Fjordane revisjon IKS FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

62 62 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Haugsnes, Kjartan Kopi til: Sak: 26/13 26/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i IHR Revisjonsstrategi for Ullensvang herad 3 IHR Løypemelding samanslåingsprosessen IHR SF revisjon 4 KRD Rundskriv, om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m FORSLAG TIL VEDTAK Orienteringssakene vert tekne til orientering Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

63 63 Overordna revisjonsstrategi 2013 Ullensvang herad 1

64 Planlegging av revisjonen internasjonale standardar ISA (International Standards on Auditing) Tillegg for revisjon i offentleg sektor Intosai Planlegging og dokumentasjon av planlegginga ISA 300 Overordna revisjonsstrategi Omfang, tidspunkt og styring av oppdraget Vesentlegheits- og risikovurderingar Samansetning av revisjonsteam Revisjonsplanar Konkrete planer for kvar transaksjonsklasse/vesentlege rekneskapspostar 64

65 65 Risikodrevet revisjon - Revisors mål er å identifisere og anslå risiko for vesentleg feilinformasjon, gjennom forståing av kommunen og omgivnadane Identifisere særskilde risikoar kommunen/eininga

66 66 Rammevilkår Netto driftsresultat for 2012 var på 0,4 %, Ullensvang herad sitt eige mål er 1,0 %. Frå sentralt hald er det anbefalte nivået på 3 % Langsiktig gjeld har auka tilsvarande anleggsmidlane dvs at investeringane er finansiert både av lån og av eigne midlar eller tilskot. Skatteinntekter 2013? Auke i rammetilskot? Innsparingstiltak? Ytterlegare trykk på budsjettdisiplin Finansielle nøkkeltall Ullensvang KG 5 Hordaland Ullensvang Ullensvang Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter -0,9 1,4 1,4 0,5 0,52 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 0,4 2,3 1,7 1,4 1,4 Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter 57, ,3 155,8 154,6 Arbeidskapital i prosent av brutto driftsinntekter -89,4 15, ,9 18 Frie inntekter i kroner per innbygger Netto lånegjeld i kroner per innbygger

67 67 Befolkninga Innbyggjarar Innbyggjarar Innbyggjarar Talet på innbyggjar vil auke svakt. Gruppa 6 15 år vil gradvis bli redusert Gruppa 67 år og eldre vil auke Kilde: Statistisk sentralbyrå

68 68 Tenestetilbodet nokre utvalte nøkkeltal Ullensvang KG 5 Hordaland Granvin Bremanger Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner, barnehager : Andel barn 1-5 år med barnehageplass 91 : 90,9 102,9 91,7 Netto driftsutgifter til grunnskolesektor (202, 214, 215, 222, 223), per innbyg Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning 9 10,6 8,2 12,1 8,9 Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten : Legeårsverk pr innbyggere, kommunehelsetjenesten 14,8 : 9,2 17,7 9,8 Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten Andel innbyggere 80 år og over som er beboere på institusjon 19,4 16,3 14,9 14,7 10,7 Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger år Andelen sosialhjelpsmottakere i alderen år, av innbyggerne år 2,1 : : 5,7 2,2 Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barnevernstjenesten Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år 3 : : 3 3,7 Netto driftsutgifter til administrasjon og styring i kr. pr. innb Kilde: KOSTRA 2012

69 69 Heradsadministrasjon Sjå eige vedlegg Organisasjonskart Utneheimen og Bråvolltunet er no ei eining

70 70 Fastsetjing av vesentlegheitsgrense (ISA 320) Feilinformasjon er vesentleg dersom den enkeltvis eller samla forventast å ha betyding for dei vedtaka som vert fatta På bakgrunn av tidlegare erfaringar, nøkkeltal i rekneskap og budsjett samt generell kjennskap til heradet, er vesentlegheitsgrensa for Ullensvang førebels fastsett til 1,0 mill. kr Det blir brukt ei vesentlegheitsgrense for kvart område på kr På skatte- og avgiftsområdet vert det brukt ei lågare vesentlegheits-grense, jf. SA 3801

71 71 Risikovurdering kva gjer vi? Analyser av nøkkeltal og vurdering av trendar Diskusjonar i revisjonsteamet erfaringar frå tidligare år Både frå rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon Førespurnad til heradet si leiing og andre nøkkelpersonar Deltaking i møter (kontrollutval, administrasjon) Inspeksjon av økonomiplanar, tertialrapporter, heradsstyrevedtak mm. Observasjon av heradets drift, samhandling mellom einingar og tilsette mm. Vi er alltid opne for muligheita av at det kan førekome misleg framferd men, med mindre det er grunn til å tru noko anna, går vi ut frå at framlagt dokumentasjon og registrerte opplysningar er ekte.

72 Disposisjonsfondet vart redusert med ca 5,0 mill i Må ha god budsjettstyring i 2013 Risiko for lovbrot? Gebyr Overføringar Avdragsbestemmingar Store innkjøp (IKT til dømes) Klarer heradet å utføre lovpålagte oppgåver innan desse rammene? 72 Risikovurdering rammevilkåra Konklusjon: Fleire risikofaktorar, vi må følgje med og vurdere effekten på rekneskapen

73 73 Risikovurdering interne forhold God bevisstheit/medvit om betydinga av intern kontroll på alle nivå Positivt med intern opplæring Økonomihandbøker og fullmaktsregistre Sikre kompetanse og ansvar. Kontrollspor i dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Leiarkontrollar Generelt god budsjettdisiplin Tronge tider gjer at leiaroppfølging vert endå viktigare Kompetanse og kapasitet i økonomi- og rekneskapsavdelinga Framleis avhengig av nøkkelpersonar Men har p.t. både kapasitet og kompetanse Mange automatiserte rutinar Integrasjon mellom delsystem reduserer feilrisikoen. NB! Internkontroll og avstemmingar mellom systema kan vera eit risikoområde.

74 74 Revisjonen sentrale faktorar Inntektsområdet - Salsinntekter (brukarbetalingar) Tidlegare revisjonar viser at rutinane fungerer tilfredsstillande og at det er få feil Tester internkontrollen i salgsrutinene, inkl. purrerutiner og grunnlag for fakturering Følger opp potensielle tap på fordringar per Rammetilskot og skatteinntekter Liten risiko for feil Totalavstemming ved årets slutt (Avstemmer mot KRD sine tall) Utgjer om lag 60 % av inntektene. Sjølvkostområda - Kontroll av at lovreglar vert overheldt

75 75 Revisjonen sentrale faktorar, forts Innkjøpsområdet Innkjøpsrutinen Vert testa kvar mva-termin: kontroll av om fakturaen har rett adressat og om den er korrekt avgiftsbehandla og bokført Tradisjonelt få mva-feil Store innkjøp Risiko for brot på regelverk om offentlege anskaffingar Kontrollerast spesielt Lønnsområdet Lønnsrutinen har i hovudsak fungert tilfredsstillende Testast både mot fast og variabel lønn Reiserekningar kan vera eit risikopunkt Rapportering frå einingsleiarar ved store budsjettavvik

76 76 Revisjonen sentrale faktorer, forts. Overføringsområdet Tilskot til lag og foreiningar Testing av rutine og av transaksjonar (på stikkprøvebasis) Tilskot for ressurskrevjande tenester Risiko for feilberekning av timesatsar berekningsføresetnader og modell vurderast Vesentlige overføringsutgifter Risiko for at det vert ytt tilskot mottakaren ikkje har krav på. Utbetaling er tilstrekkeleg dokumentert og i samsvar med budsjett. Rutinar for at alle pliktige tilskot vert ytt. Sosiale utlån og etableringslån Erfaringsmessig få feil vi testar rutinane og kontrollerer at brukarane får det dei har krav på ism. retningslinjer og gyldige vedtak

77 77 Revisjonen sentrale faktorar Finans- og likvidområda Finansreglement Vi har kontrollert reglementet og vil følgje opp at det vert overheldt Likvider Alltid eit risikopunkt arbeidsdeling og tilgangar kontrollerast Utlån Kontroll av rutinar i forhold til ulike utlån, at desse vert følgt opp og eventuelle tap vert avskrivne Driftsmiddelområdet Særskilt risiko for feilføring i drifts- vs. investeringsrekneskap tilseier grundige kontrollar frå vår side Erfaringsmessig få feil IKT Generelle IT-kontrollar brukarsystem Tryggleik tekniske plattformer

78 78 Fokusområder 2013 Kontroll av fakturasystem og etablert internkontroll. Kontroll av rammeavtaler og bruk av disse Kontroll av rutiner for større anskaffelser. Kontroll av kostnader i sjølvkostområda vurdert opp mot ny rettleiar. Budsjettjusteringar Endring i behandling av mva-kompensasjon på investeringar