Møteinnkalling / agenda - Fornyingsstyret

Transkript

1 Digital fornying Møteinnkalling / agenda - Fornyingsstyret Tid & sted: 21.august, kl Servering fra kl Møteleder: Møtedeltagere: Fra Fornyingsstyrets programkontor: Bjørn Erikstein, Oslo universitetssykehus Thon Hotel Opera Dronning Eufemias gate Oslo HF-direktører: Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet, Hulda Gunnlaugsdottir, Akershus universitetssykehus, Just Ebbesen, Sykehuset Østfold, Einar Magnus Strand, Sunnaas sykehus, Nils Fredrik Wisløff, Vestre Viken, Bess Margrethe Frøyshov, Sykehuset Telemark, Stein Kinserdal, Sykehuset i Vestfold, Jan-Roger Olsen, Sørlandet sykehus, Tore Prestegard, Sykehusapotekene KTVer: KTV Terje Keyn, Akademikerne, KTV Svein Øverland, LO, KTV Lena Hinrichsen, SAN, KTV Irene Kronkvist, Unio, KTV Mette Vilhelmshaugen, S, SP, HSØ RHF: Ole Johan Kvan, Sykehuspartner, Fagdirektør Alice Beate Andersgaard, Helse Sør-Øst RHF, Konserndirektør Atle Brynestad, Helse Sør- Øst RHF Steinar Marthinsen, Helse Sør-Øst RHF Thomas Bagley, Helse Sør-Øst RHF Andreas Brunvoll, Helse Sør-Øst RHF (ny leder av programkontoret fra ) Cecilia Flatum, Helse Sør-Øst RHF Bård Seiersnes, Helse Sør-Øst RHF (referent) Møte i fornyingsstyret 21.august 2013 Det er servering fra Tid Sak Beskrivelse Saksunderlag B-sak Godkjenne referat møte 4.juni 2013 Saksfremlegg med referat Orienteringer fra Helse Sør-Øst RHF Presentasjon i møtet O-sak Statusrapportering Saksfremlegg med vedlegg Pause B-sak Prinsipper for prioritering Saksfremlegg med vedlegg D-sak Innspillsak gjennomføringsplan v2.0 Saksfremlegg med vedlegg Temasak Standardisering og harmonisering av foretaksgruppen infrastruktur og systemer Presentasjon i møtet O-sak Plan for møter høsten 2013 Saksfremlegg Eventuelt (B beslutning, O orientering, D diskusjon) _Agenda FS-møte 5_v1.0

2 Digital fornying Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 25/13: Referat fra møte i fornyingsstyret 4.juni Nei Type sak Orienteringssak: Beslutningssak: X Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Temasak: Til informasjon (ingen behandling): Annet: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Endelig behandling av referat fra møte i fornyingsstyret 4.juni SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTRET BØR VÆRE KJENT MED Endelig vedtatt referat vil sendes til helseforetakene slik at det kan distribueres iht foretakets behov. 3. VEDLEGG TIL SAKEN Referatet fra møte i fornyingsstyret 4.juni PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Forslag til referat ble oversendt 12.juni 2013 Det har ikke kommet innspill til referat 5. HELSE SØR-ØSTS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret godkjenner referat fra møte i fornyingsstyret 4.juni Side 1 av 1

3 Dato Emne Referat møte 4 Fornyingsstyret Side 1 of 5 Tilstede Fornyingsstyret (FS) Fraværende FS Helse Sør-Øst RHF På sak Sted: HF-direktører: Bjørn Erikstein, Oslo universitetssykehus HF (møteleder), Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet HF, Hulda Gunnlaugsdottir Akershus universitetssykehus HF, Just Ebbesen, Sykehuset Østfold HF, Nils Fredrik Wisløff, Vestre Viken HF, Stein Kinserdal Sykehuset i Vestfold HF, Jan-Roger Olsen Sørlandet sykehuset HF, Tore Prestegard Sykehusapotekene, Annett Thune (for Bess Margrethe Frøyshov), Sykehuset Telemark HF, Direktør SP: Ole Johan Kvan, Sykehuspartner KTV:, KTV Svein Øverland, LO, KTV Irene Kronkvist, Unio, KTV Mette Vilhelmshaugen, S, KTV Lena Hinrichsen, SAN, Ole Johan Kvan Sykehuspartner, Mats Larsen, Akademikerne Helse Sør-Øst RHF: Atle Brynestad Alice Beathe Andersgaard Helse Sør-Øst RHF, Einar Magnus Strand, Sunnaas Sykehus HF, Bess Margrethe Frøysov, Sykehuset Telemark Steinar Marthinsen, Thomas Bagley, Cecilia Flatum, Bård Seiersnes (referent) Temasak IMP; programstyreleder Cato Rindal Temasak VIS: programstyreleder Hanne Gaaserud Grev Wedels plass, Oslo Dato: Tirsdag 4. juni 2013, kl Vedlegg til referatet: Presentasjon fra møtet Referat møte Fornyingsstyret 4. juni 2013 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak 1813 Godkjenning av referat fra møte 6. mai B-sak Leder ønsket velkommen til møtet. Underlag Fornyingsstyret ber om at referatet sender ut som egen forsendelse til postmottak så snart det foreligger slik at det kan distribueres i egen organisasjon. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret godkjenner referat fra møte i fornyingsstyret 6.mai Statusrapportering Thomas Bagley innledet til saken: Det ble poengtert at det arbeides med ulike tiltak for å redusere risiko i program infrastrukturmodernisering samt å gjennomføre en ekstern kvalitetssikring av program IKT-plattform Sykehuset Telemark startet med DIPS 13. mai, og oppstarten var i henhold til plan. Temasak Versjon 1.0 versjon tilendelig behandling i FS-møte 21.august 2013

4 Dato Emne Referat møte 4 Fornyingsstyret Side 2 of 5 Innspill fra fornyingsstyret Statusrapporten knyttet til infrastrukturmoderniseringen bør tydeliggjøres og tiltak bør være målrettet beskrevet. Det bør etableres en egen statusrapport tidlig i august vedr infrastrukturmodernisering som distribueres til fornyingsstyret Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tar statusrapporten til orientering. Tema Presentasjon fra program Infrastrukturmodernisering (IMP) Programstyreleder Cato Rindal presenterte programmet. Se vedlagte presentasjon. Temasak Innspill fra Fornyingsstyret Se under sak 2013 programmandat IMP 2013 Programmandat program IMP B-sak Innspill fra fornyingsstyret Følgende bør tydeliggjøres i mandatet: o Gevinstene fra IMP vil knyttes til både Sykehuspartner og helseforetakene. o Punkter i mandatet som viser hvordan resultat- og effektmål understøtter kjernevirksomheten bør tydeliggjøres.. Det er viktig at programmet tydeliggjør hvilke tiltak/prosjekter som har som formål å sikre driftsstabilitet og dermed redusere driftsrisiko og hvilke tiltak/prosjekter som har et utviklingsperspektiv utover dette. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret godkjenner programmandat for program Infrastrukturmodernisering med de innspill som er gitt i møtet. Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak Underlag Temasak Presentasjon fra program Virksomhetsstyring Programstyreleder Hanne Gaaserud presenterte programmet. Temasak Innspill fra Fornyingsstyret Se under sak 2113 programmandat VIS 2113 Programmandat program VIS B-sak Versjon 1.0 versjon tilendelig behandling i FS-møte 21.august 2013

5 Dato Emne Referat møte 4 Fornyingsstyret Side 3 of 5 Det er viktig at arbeidet med kost-/nytteanalyser synliggjør en tydelig kobling mellom gevinstrealisering, og de budsjettkutt som vil realiseres i foretakene og Sykehuspartner. Det er ønskelig at foranalysene ser administrativ logistikk og pasientlogistikk i ett. Erfaringer med datavarehus i Oslo universitetssykehus bør involveres tett i arbeidet. Følgende punkt i saksfremlegget (side 2): ERP løsningen skal i første omgang innføres ved Sykehuset i Østfold HF, Oslo universitetssykehus HF og Helse Sør-Øst RHF/Sykehuspartner som pilotprosjekter. For Akershus universitetssykehus HF skal nåværende løsning oppgraderes. Deretter innføres løsningen i resterende helseforetak. Erstattes med: ERP-løsningen skal først etableres ved Akershus universitetssykehus HF, for deretter å bli videreutviklet og innført ved Sykehuset Østfold HF, Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner. Innføring ved resterende foretak i foretaksgruppen vil deretter finne sted. Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak Innspill fra fornyingsstyret: Underlag Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret godkjenner programmandat for program Virksomhetsstyring med de innspill som er gitt i møtet.. Versjon 1.0 versjon tilendelig behandling i FS-møte 21.august 2013

6 Dato Emne Referat møte 4 Fornyingsstyret Side 4 of Programstyrer for IMP og VIS Thomas Bagley innledet saken. B-sak Innspill fra fornyingsstyret: KTVene jobber med en samlet tilbakemelding på hvem som skal delta i hvilke programstyrer.. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret slutter seg til den prinsipielle sammensetning av programstyret for Infrastrukturmodernisering. 2. Fornyingsstyret slutter seg til den prinsipielle sammensetning av programstyret for Virksomhetsstyring 2313 ØLP og konsekvenser for Digital fornying Thomas Bagley innledet saken. B-sak Innspill fra fornyingsstyret: Når ØLP behandles bør både allerede forbrukte prosjektmidler og forventet investeringer for de enkelte prosjekter synliggjøres slik at total investering for de enkelte prosjekter vises. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tar saken til orientering 2413 Rekkefølge RIS/PACS B-sak Thomas Bagley innledet saken. Følgende ble poengtert: Programstyret for RIS/PACS har anbefalt fornyingsstyret om å gjennomføre foreslåtte endring i rekkefølge. Ahus støttet ikke beslutningen i programstyret. Vestre Viken får anledning til å konsolidere på dagens Carestreamløsning slik at også Sykehuset Asker og Bærum blir del av denne løsningen. Innspill fra fornyingsstyret: Det er viktig at endringen i tidsplan ikke medfører at Ahus forskyves mer enn ett kvartal. Dette spesielt fordi konsekvens ved nedetid i dagens Siemens løsning er dramatiske på grunn av Ahus sitt store volum av akuttpasienter. Fornyingsstyret ber om at det gjennomføres en risikovurdering av implementeringsplanen ift pasientsikkerhet og økonomi. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret gir sin tilslutning til revidert Versjon 1.0 versjon tilendelig behandling i FS-møte 21.august 2013

7 Dato Emne Referat møte 4 Fornyingsstyret Side 5 of 5 implementeringsplan slik det fremkommer i alternativ 1 - en delvis parallell innføring hvor Sykehuset Innlandet HF og OUS Radiumhospitalet er de to første implementeringene, hvilket gir en tidligere ferdigstillelse av prosjektet. 2. Vestre Viken gis tilgang til, hvis formålstjenelig ut fra egen vurdering, mulighet til å konsolidere eksisterende Carestreamløsning også for Sykehuset Asker og Bærum. 3. Fornyingsstyret ber om at implementeringen risikovurderes ift pasientsikkerhet og økonomi, spesielt mtp systemer som har «end of life» Evt Ingen saker til behandling. Nye og status oppfølgingspunkter Fornyingsstyret Nr Fra møte Oppfølgingspunkter samlet (utover vedtak). Ansvar: Status Gevinstrealisering som tema på FS-møte i Ferdigstille sak vedrørende prioritering og legge frem for fornyingsstyret Oppdatere mandater IMP og VIS iht innspill i møtet Risikovurdering implementering RIS/PACS ift «end-of-life» FPK FPK Satt på agenda til møtet i oktober 2013 Satt på agenda til møte i august FPK 15.juni 2013 Program RIS/PACS 30.september 2013 Lukkede oppfølgingspunkter siden forrige møte Nr Fra møte Oppfølgingspunkter samlet (utover vedtak). Ansvar: Status Legge frem konkrete innspill til fordeling i ØLP til møtet Oppdatere mandater RKD og LAB og sende endelig versjon til fornyingsstyret og program Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Lukket Lukket Oppdatert møteplan: Møte # Dato og klokkeslett 4 Onsdag 21.august 2013, kl Onsdag 9.oktober 2013, kl Onsdag 6.november 2013, kl Onsdag 11.desember 2013, kl Sted avstemmes i forhold til møtested for direktørmøtet. Versjon 1.0 versjon tilendelig behandling i FS-møte 21.august 2013

8 Digital fornying Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 26/13 Statusrapportering Digital fornying Nei Type sak Orienteringssak: Temasak: X Beslutningssak: Til informasjon (ingen behandling): Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Annet: 1. HVA SAKENE OMHANDLER I KORTE TREKK Saken en overordnet statusrapportering fra programmene med fokus på fremdrift, økonomi, risiko og ressurser. Kritiske avvik på programnivå er særskilt beskrevet. Rapporten gir også en beskrivelse av månedens leveranser og milepæler. 2. SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTRET BØR VÆRE KJENT MED Rapporteringen er overordnet og basert på programmenes rapportering pr 10.august Økonomiog ressursrapporteringen er pr 31.mai I vedlegg er programmenes status detaljert ift fremdrift, økonomi, risiko og ressurser. Det gjøres oppmerksom på at programmene utarbeider detaljerte statusrapporter til egne programstyrer. 3. HOVEDMOMENTER I SAKEN Den samlede vurderingen viser at programmene har noen avvik, hvorav enkelte er av kritisk karakter. Innføring av AIO-kurve ved Sykehuset Østfold er forsinket, og det er iverksatt tiltak for å redusere risiko og sikre fremdrift. Programmet for innføring av nytt laboratoriesystem vurderes samlet sett å ha det mest kritiske avviket. Per utgangen av mai var påløpte kostnader 31 % av årlig budsjett for investeringer og 42 % for drift. Videre er budsjettrammen til Digital fornying økt med ca 87 MNOK i august. Fordelt på 40 MNOK til programmet for Virksomhetsstyring og 37 MNOK (over RNB) til elektronisk meldingsutveksling. Det vurderes at Digital fornying samlet sett vil oppnå budsjettbalanse for året. En samlet analyse for resten av året vil bli gjort etter programrapporteringen i august. Figuren på neste side gir en overordnet status pr program. Side 1 av 2

9 Digital fornying Program Fremdrift Økonomi Risiko Ressurser SAMLET Infrastrukturmodernisering (IMP) R Regional klinisk dokumentasjon (RKD) G Ett regionalt RIS/PACS (RAD) G G Ett felles laboratoriesystem (LAB) R R R Digital samhandling (DIG) G Virksomhetsstyring (VIS) R G G G G G Iht. plan Avvik, mindre kritisk Avvik, kritisk Utvikling fra forrige møte Tabell 1 Overordnet stauts pr program i Digital fornying 4. VEDLEGG TIL SAKSFREMLEGGET Overordnet statusrapport. 5. PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Statusrapporten er et utdrag fra porteføljerapporten som utarbeides av regionalt porteføljekontor i Sykehuspartner. Helse Sør-Øst RHF har bearbeidet og kvalitetssikret av statusrapporten i samråd med programmene og Sykehuspartner. 6. HELSE SØR-ØSTS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret tar statusrapporten til orientering. Side 2 av 2

10 Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Sak 2613 Status Digital fornying pr 10.august 2013 (Økonomi pr 31.mai 2013)

11 Agenda Månedens leveranser (juni 2013) Overordnet statusrapportering pr 10.august 2013 Detaljering av kritiske avvik, tiltak og effekt pr 10.august 2013 Økonomi pr 31.mai 2013 Sentrale endringsmeldinger, avvik fra regional standard Vedlegg detaljert status per program pr 10.august

12 Månedens leveranser (mai juni 2013) 1) Innføring av pleie- og omsorgsmeldinger, Sørlandet Sykehus og kommunene i Agder Fra 27. mai er elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger i drift mellom alle somatiske enheter ved Sørlandet Sykehus og samtlige kommuner i Agderfylkene. Sørlandet Sykehus er dermed det første HF i Norge som har disse meldingene i drift mot alle kommuner i sitt opptaksområde. 2) Felles kurveløsning på OUS Rikshospitalet, Enheten for generell intensiv Onsdag 29. mai kl ble første intensivpasient koblet til felles regional kurveløsningen på OUS Rikshospitalet, enheten for generell intensiv.

13 Overordnet statusrapportering per program per 10.august 2013 Program Fremdrift Økonomi Risiko Ressurser SAMLET Infrastrukturmodernisering (IMP) R Regional klinisk dokumentasjon (RKD) G Ett regionalt RIS/PACS (RAD) G G Ett felles laboratoriesystem (LAB) R R R Digital samhandling (DIG) G Virksomhetsstyring (VIS) R G G G G G Iht. plan Avvik, mindre kritisk Avvik, kritisk Utvikling fra forrige møte OVERORDNEDE KOMMENTARER TIL DIGITAL FORNING Den samlede vurderingen viser at programmene har noen avvik, hvorav enkelte er av kritisk karakter. Innføring av AIOkurve ved Sykehuset Østfold er forsinket, og det er iverksatt tiltak for å redusere risiko og sikre fremdrift. Programmet for innføring av nytt laboratoriesystem vurderes samlet sett å ha det mest kritiske avviket. Det er iverksatt omfattende tiltak som er nærmere beskrevet på neste side. For Virksomhetsstyring er ERP-prosjektet iht revidert plan, men datavarehus har avvik ift fremdrift. For infrastrukturmodernisering er planverk for omleggingsprosjektene ved SØ, OUS og SI revidert flere ganger. Per utgangen av mai var påløpte kostnader 31 % av årlig budsjett for investeringer og 42 % for drift. Videre er budsjettrammen til Digital fornying økt med ca 87 MNOK i august. Fordelt på 40 MNOK til programmet for Virksomhetsstyring og 37 MNOK (over RNB) til elektronisk meldingsutveksling. Det vurderes at Digital fornying samlet sett vil oppnå budsjettbalanse for året. En samlet analyse for resten av året vil bli gjort etter programrapporteringen i august. Tre av programmene (infrastrukturmodernisering, laboratoriesystem og digital samhandling) har meldt ressursutfordringer, og alle programmene er i dialog med Sykehuspartner for å få dekket behovene. Se vedlegg for detaljerte statusrapporter pr program.

14 Detaljering av avvik, tiltak og effekt relatert til programmer med kritiske avvik (rød status) Avvik Et felles regionalt laboratoriesystem På bakgrunn av endringer i programledelse og styring har det blitt avdekket vesentlige mangler i helhetlig planverk og øvrig styringsgrunnlag. Dette har medført at opprinnelig plan for implementering ved SØ må endres. Det er sannsynlig at idriftsetting i SØ blir forsinket med noen måneder. Iverksatte og planlagte tiltak Nytt programstyre er operativt. Ny programleder er operativ, samt at programmet er styrket ressurs- og kompetansemessig. Leverandør (SoftwarePoint) har styrket sitt leveranseteam og satt på ny prosjektleder. Det pågår en omfattende restrukturering, replanlegging og kvalitetssikring. Det vurderes mulighet for en trinnvis ibruktagelse Det er en tett oppfølging av programmet og PNØ fra Helse Sør-Øst RHF. Forventet effekt En gjennomførbar og kvalitetssikret plan. Redusert risiko og økt forutsigbarhet ved ibruktakelse for HFet. Restrukturert programorganisering vil sikre en kontrollert innføring i foretakene. 5

15 Økonomisk status - investeringer pr 31.mai 2013 Program Spesifisering av programmet Investeringer pr 31.mai-13 Reprioritert budsjett* Forbruk i % av budsjett Infrastrukturmodernisering Program IKT-plattform 66,0 256,0 26 % Regional klinisk dokumentasjon Hele programmet 163,1 368,0 44 % Ett regionalt RIS/PACS ----»---- 3,1 50,0 6 % Ett felles laboratoriedatasystem ----»---- 9,5 56,0 17 % Digital samhandling Meldingsløftet 5,7 23,0 25 % Virksomhetsstyring Datavarehus og rapporteringsløsning 8,0 11,0 73 % Økonomi- og logistikkløsning 0,0 50,0 0 % SP IKT SØK Hele prosjektet 10,3 38,0 27 % SUM 265,8 852,0 31 % * Reprioritert budsjett: budsjett og tilleggsliste fra Masterplan v1.0 Tall i MNOK Det gjøres oppmerksom på at økonomirapporteringen er basert på resultat pr 31.mai 2013 (rapportert 15.juni 2013). Det var ingen økonomirapportering i juli. Underbudsjetteringen av Virksomhetsstyring er håndtert ved en budsjettøkning på 35 mnok til investering og 5 mnok til drift, totalt 40 mnok. Fornyingsstyrets programkontor vil etter rapporteringen pr august vurdere prognosene og vurdere mulige justeringer i budsjettene til programmene. Infrastrukturmodernisering og RKD vil prioriteres. Dette vil legges frem for fornyingsstyret på neste møte. Kvalitetssikring av prognoser pågår og vil inkluderes i rapporteringen fra neste møte i fornyingsstyret. 6

16 Økonomisk status driftskostnader pr 31.mai 2013 Program Spesifisering av programmet Driftskostnader pr 31.mai-13 Reprioritert budsjett* Forbruk i % av budsjett Infrastrukturmodernisering Program IKT-plattform 24,0 36,0 67 % Regional klinisk dokumentasjon Hele programmet 12,5 42,0 30 % Ett regionalt RIS/PACS ----»---- 2,9 9,0 32 % Ett felles laboratoriedatasystem ----»---- 2,2 9,0 25 % Digital samhandling Meldingsløftet 6,4 12,0 53 % Virksomhetsstyring Datavarehus og rapporteringsløsning 0,9 2,0 47 % Økonomi- og logistikkløsning 17,4 16,0 109 % SP IKT SØK Hele prosjektet 25,0 89,0 28 % SUM 91,4 215,0 42 % Tall i MNOK Det gjøres oppmerksom på at økonomirapporteringen er basert på resultat pr 31.mai 2013 (rapportert 15.juni 2013). Det var ingen økonomirapportering i juli. Underbudsjetteringen av Virksomhetsstyring er håndtert ved en budsjettøkning på 35 mnok til investering og 5 mnok til drift, totalt 40 mnok. Helse Sør-Øst er tildelt 37,8 mnok til elektronisk samhandling i Midlene til fordeles på programmene iht formålet. Kvalitetssikring av prognoser pågår og vil inkluderes i rapporteringen fra neste møte i fornyingsstyret. * Reprioritert budsjett: budsjett og tilleggsliste fra Masterplan v1.0 7

17 Sentrale endringsmeldinger, avvik fra regional standard # Program, prosjekt og HF 0 1 RKD, Regional EPJ ved OUS Kort om problemstillingen I forbindelse med prosjekt Regional EPJ ved OUS ble det i juni utredet alternative løsninger relatert til tekniske miljøer for DIPS. Sentralt i utredningen var målet sikre produksjonssetting av ny EPJløsning ved OUS oktober Konklusjon En arbeidsgruppe, bestående av representanter fra Sykehuspartner, OUS og Helse Sør-Øst RHF, la fram en omforent anbefaling om å plassering av DIPS i en OUSsone forlenget inn i regional datasenter. Anbefalingen gir ikke økt risiko på tid, drift, kun marginal kostnadsøkning og viderefører dagens risikonivå på OUS. Strategisk målbilde opprettholdes for implementering av Helse Sør-Øst standard plattform ved OUS. Ledelsen ved OUS, Sykehuspartner og Helse Sør-Øst RHF besluttet 26.juni 2013 at det anbefalte alternativet skal legges til grunn for det videre arbeidet med Regional EPJ ved OUS. 8

18 Statusrapportering i Clarity Statusrapportering pr 1/ pr prosjekt/program innenfor Digital fornying 9

19 Statusrapportering Infrastrukturmodernisering (IMP) (1/2) Fremdrift Økonomi Risiko Ressurser Overordnet: Programmet fikk vedtatt sitt mandat 4. juni 2013 (P2) og er dermed inne i fasen planlegge program. Programstyret er under etablering og forventes konstituert i løpet av august. Omleggingene ved SØ, OUS og SI prioriteres, samt utviklingsprosjekter med leveranser til SØ. Omleggingene av VV og Ahus er utsatt til 2014, og HFene er informert om dette. Fremdrift: Planer for organisering og programkontor er under etablering. Omlegging SØ er forsinket og ny sluttdato 28/2-14 er forankret. Ansvar for omleggingen overføres nå PNØ. Forholdet mellom DIPS og omlegging ved OUS ble gjennomgått og avklart i juni. OUS kan nå ta stilling til prosjektdirektivet for omleggingen. Omlegging SI planlegges avsluttet i september 2014, og prosjektdirektivet er forankret med Sykehuset Innlandet. Martina Hansen Hospital gjennomfører omlegging i slutten av august Tiltak: 1) Gjennomføre overføring av prosjekter til PNØ. Oppfølgingsmøter med alle som har leveranse mot SØ. 2) Raskere eskaleringer og møter med SP IKT ledelse, program, prosjekt og ressurseiere gjennomføres ukentlig samt nærmere vurderinger av konkurranseutsetting av utrulling. Økonomi: Det pågår avklaringer mellom programmet og Helse Sør-Øst RHF for å få allokert driftsmidler for 2013 til å dekke nødvendige arbeider i fasen planlegge program. For IKT-plattform er prognose investeringer er på 282,1 MNOK (ned 62,8 MNOK). Programmet styrer ut ifra en bevilgning på 256 MNOK i investeringsmidler og 36 MNOK i driftsmidler for 2013, og har en positiv margin mellom tildelt finansiering og behov på 4,6 MNOK i investeringsmidler, men en negativ margin på 2,8 MNOK i driftsmidler. Dette er inkludert 18,6 MNOK (investering) som dekkes av andre regionale prosjekter og programmer i forbindelse med integrasjoner, samt en vedtatt risikogaranti fra Fornyingsstyret på 12 MNOK til omleggingen av Sykehuset Innlandet. Tiltak: Kvalitetssikring av prognose hvert kvartal. Periodisering av budsjettene for å vise når kostnadene inntreffer. Gjennomgang av økonomi og aktiviteter sammen med Infrastrukturmoderniseringsprogrammet for å se hvilke aktiviteter som eventuelt flyttes / sammenslås. Det pågår avklaringer med fornyingsstyrets programkontor relatert til driftsmidler til fasen planlegge program. Iht. plan Avvik, mindre kritisk Avvik, kritisk N/A

20 Statusrapportering Infrastrukturmodernisering: IKT Plattform (2/2) Fremdrift Økonomi Risiko Ressurser Risiko: Infrastrukturmoderniseringsprogrammet danner grunnlaget for kostnadseffektive implementeringer av de øvrige programmene innen Digital Fornying. Dersom eksisterende planverk (Masterplan 1.0) opprettholdes er det stor fare for at ambisjonsnivået for standardisering og konsolidering ikke nås. Dette vil i så fall få negative konsekvenser for programmets effekter. Omleggingsprosjektenes mest kritiske risikoelement er at helseforetakene ønsker andre tjenester enn det som tilbys gjennom standard plattform, samt manglende kontroll på helhetlig leveranse. Tiltak: 1) Sikre at nye prosjekter innen programmet oppdateres av planverket (Masterplan 2.0) 2) Programmet har besøkt alle helseforetak. Referansemodellen for standard plattform, forankret i ledelsen i Helse Sør-Øst, blir brukt i disse møtene. Det har hatt en positiv effekt men det gjenstår utfordringer i forhold til scope på Oslo Universitetssykehus og Sykehuset Østfold. 3) Tiltaket ift Sykehuset Østfold er overføring av prosjektet til PNØ, RoS analysen av plattform og møter på ledelsesnivå med Sykehuspartner IKT og Oslo universitetssykehus. Ressurser: Statusen er gul, men forbedret. Program og ledelse SP IKT følger særskilt opp Sykehuset Østfold og Oslo universitetssykehus med egne møter for å sikre planlagt fremdrift og ressurser. Programmets tiltak for å møte utfordringer innen applikasjonstilrettelegging, har allerede vist gode resultater. Grunnet økonomi er kun programleder allokert til programmet (i tillegg til programkontor overført fra tidligere program IKT-plattform). Tiltak: Så langt det lar seg gjøre utføres arbeidet i programmet med ressurser fra Sykehuspartner sin linje. Arbeidet i programmet utføres i tillegg til øvrige daglige oppgaver og finansieres av Sykehuspartners egne driftsmidler Iht. plan Avvik, mindre kritisk Avvik, kritisk N/A

21 Statusrapportering Program for Regional klinisk dokumentasjon Fremdrift Økonomi Risiko Ressurser Overordnet: DIPS PAS/EPJ løsningen ved Sykehuset Telemark ble 14/6 overlevert til forvaltning. Overordnet plan for Fase 2 ble lagt frem for styret ved Sykehuset Telemark og Betanien i mai, og det ble besluttet å starte forprosjekt for detaljplanlegging. FKI-komplettering på Oslo universitetssykehus ble satt i produksjon lørdag 25/5 iht. revidert plan. For regional fødejournal ble abort-modulen og barne-integrasjon satt i pilot ved Sykehuset Vestfold den 21/5. Endelig løsningsdesign for felles teknisk plattform knyttet til Føde er ferdigstilt, og bygging har startet. Helse Sør-Øst har gitt tillatelse til å etablere lokal løsning ved Oslo universitetssykehus i brev av 11/6-13. Det pågår en konsekvensutredning knyttet til bruk av HSØ standard plattform og finansiering. Regional kurveløsningen har gjennomført en vellykket produksjonssetting i ny avdeling ved Oslo Universitetssykehus, men er forsinket i forhold til innføringen ved Sykehuset Østfold. Det har pågått arbeid med feilretting av integrasjoner mellom DIPS og Metavision gjennom sommeren, og det er fortsatt stor usikkerhet om ferdigstilling av systemintegrasjonstest og akseptansetest. SØ har derfor meldt ønske om å utsette dato for driftsstart AIO-løsning. Fremdrift: Som en følge av revurdering av lokal teknisk plattform i OUS for Regionalt fødeprosjekt, vurderes det også å utsette oppstart av løsningen med 2-3 måneder. For Regionalt Kurveprosjekt er arbeidet med ferdigstilling av integrasjoner for AIO-kurve i Sykehuset Østfold ytterligere forsinket. Planlagt oppstartsdato (oktober 2013) vil forskyves. Endelig tidspunkt for ibruktakelse av løsningen vil fastsettes når avhengigheter til andre prosjekter er vurdert. DIPS PAS/EPJ ved Oslo Universitetssykehus ligger noe bak plan for integrasjoner og etablering av infrastruktur uten at det foreløpig truer produksjonsdato. Økonomi: Programmet (inkludert FKI) har en prognose på 384 MNOK på investering og 38 MNOK på drift. Prognosen ligger over tildeling og programmet har totalt et innsparingsbehov på ca. 10 MNOK. Programmet vil søke å oppnå nødvendige innsparing gjennom et tett samarbeid med de lokalt styrte regionale prosjektene innenfor programmet, samt gjennom en stram kostnadskontroll på prosjektene. Det er imidlertid fortsatt vesentlig usikkerhet knyttet til prognosen i flere av prosjektene. På FKIprosjektet ble det i 2012 avsatt 1,2 MNOK for mye, og dette ble reversert i Da det ikke lenger rapporteres på FKI-prosjektet, er underforbruket ført på FKIkomplettering, og disponeres av programmet. FKI benyttet ikke hele tildelinger på 20,5 MNOK gitt i 2012 programmet disponerer de gjenstående 6 MNOK. Risiko: Programmets hovedrisikoer i rød sone er a) EPJ OUS - Risiko knyttet til kvalitet på leveranser fra CSAM på konvertering fra PasDoc til DIPS b) Føde OUS - risiko knyttet til etablering av lokal plattform for Oslo universitetssykehus, samt et meget stramt tidsløp frem til driftssetting medio november. c) Kurve : risiko knyttet til ferdigstilling av AIO-kurve på SØ og evt. følger i form av forsinkelser, kostnader og risiko ved utvikling/innføring av gjennomgående kurve. d) eresept - risiko knyttet til fremdrift på etablering av PKI-løsning i regionen. Tiltak som er iverksatt : a) Tett oppfølging med leverandør og nøye testing av alle leveranser. b) det vurderes å utsette driftsstart regional fødejounal OUS til 1.kvartal 2014 c) det er fullt fokus på feilretting av integrasjoner mellom DIPS og Metavision og en tett dialog med SØ om den videre fremdrift. d) PKI løsning utarbeides av Infrastruktur moderniseringsprogrammet. Det er tett dialog mellom prosjektene som har behov for denne løsningen. Ressurser: GRØNN. Både programmet og prosjektene er i hovedsak bemannet i henhold til plan Det er en utfordring knyttet til at en nøkkelressurs i regionalt kurveprosjektet er sykmeldt. Programmet er i dialog med seksjon prosjektbemanning i Sykehuspartner for å se på alternative løsninger. Iht. plan Avvik, mindre kritisk Avvik, kritisk N/A

22 Statusrapportering Ett regionalt RIS/PACS Program Fremdrift Økonomi Risiko Ressurser Overordnet: På programstyremøtet ble det besluttet oppstart gjennomføringsfase, B4, for RIS/PACS ved pilot-si. Det ble også besluttet oppstart forprosjekt, B3, for innføring ved OUS Radiumhospitalet og det ble besluttet oppstart forprosjekt, B3, for innføring av regional RIS/PACS kommunikasjonsløsning. Programstyret har behandlet en prognose som er 8 mnok over tildelt budsjett. Behov for økt finansiering blir varslet til fornyingsstyrets programkontor. I tillegg jobber programmet med å kvalitetssikre budsjettet for 2013 og se på mulighet for å redusere eller utsette enkelte kostnader. Ressurssituasjonen for pilot-si er god. For de andre prosjektene så jobbes det med å bemanne opp sentrale roller for gjennomføring av forprosjektene. Fremdrift: Programmet er ihht plan. Forprosjektrapporten for pilot-si ble godkjent på programstyremøtet , og prosjektet er nå i gjennomføringsfase (B4). Det er også besluttete oppstart, B3, av to forprosjekt, OUS Radiumhospitalet og RIS/PACS Kommunikasjonsløsning. Utarbeidelsen av regional standardisert arbeidsflyt er til gjennomgang hos alle berørte HF. Regional standardisert arbeidsflyt vil være klar for konfigurering i uke 37. Økonomi: Programstyret melder en prognose med et merforbruk på ca 8 MNOK i forhold til gjeldene tildeling. Behov for økt finansiering tas opp med fornyingsstyrets programkontor. I tillegg jobber programmet videre med å kvalitetssikre budsjettet for 2013 og se på mulighet for å redusere eller utsette enkelte kostnader. Risiko: Det er gjennomført en ekstern kvalitetssikring av programmet. Programstyret jobber med å vurdere risikobildet presentert i rapporten. Programmet har følgende risiko i rød sone : 1. Forsinkede leveranser fra systemleverandør. 2. Manglende ressurstilgang hos SP, HF og systemleverandør 3. Manglende forankring og aksept fra fagmiljøene ift standardisert løsning (arbeidsflyt, kodeverk/kataloger, løsningsdesign osv) 4. Manglende beslutninger pga fragmenterte beslutningsprosesser i HSØ. Det innkalles til ekstraordinært programstyremøte i slutten av august for å iverksette risikoreduserende tiltak. Planlagte tiltak : 1. Tett oppfølging og jevnlige statusmøter med systemleverandør. 2. Sikre høy prioritering, god estimering og planlegging samt tydelige bestillinger. 3. Bred deltakelse i arbeidet med utarbeidelse av standard arbeidsflyt. Gjennomføre høringsrunde og forankring inn mot hvert enkelt HF og mot RHF samt SP. 4. Ryddig dokumentering av beslutninger og forplikte beslutningstakeren i forhold til tidligere beslutninger. Ressurs: Grønn. Pilot-Si har god ressurs tilgang for de andre prosjektene er det noen mangler. Det jobbes med å få dekket disse manglende i løpet av august. Ressurs behovet for 2013 er registrert i Clarity. Iht. plan Avvik, mindre kritisk Avvik, kritisk N/A

23 Statusrapportering Ett felles laboratoriesystem Fremdrift Økonomi Risiko Ressurser Overordnet: Programmet har i siste periode fokusert på gjennomgang av planverk og styringsgrunnlag, samt forberedelser for re-strukturering fra prosjekt til program. Programmet er tilført milder for innleie av ressurser. Anskaffelsen kjøres av SP, beslutning er ventet uke 32/33. Det er p.t. ikke mulig å angi dato for idriftsetting. Planverk og øvrig styringsunderlag må derfor bygges på nytt for å få kontroll på leveransene. Workshop 2 på planverk gjennomføres 8. august, men pga. ferieavvikling og behov for en rekke avklaringer vil ikke endelig plan være klar før tidligst september. Programmet er i dialog med PNØ (Prosjekt Nytt Østfoldsykehus) om styringsmodell for prosjektet i Østfold. Programmet venter fortsatt på ferdigstillelse av RoS-analyse for design av løsningen. Fremdrift: På bakgrunn av endringer i programledelse og styring har det blitt avdekket vesentlige mangler i helhetlig planverk og øvrig styringsgrunnlag. Dette har medført at opprinnelig plan for implementering ved SØ må endres. Det er sannsynlig at idriftsetting i SØ blir forsinket med noen måneder. Økonomi: Formelt uendret, men programmet er lovet 6 MNOK i tilførte driftsmidler for innleie av ressurser. Prognoser må oppdateres når styringsgrunnlag er oppdatert og usikkerhetsanalyse er gjennomført ifm re-strukturering. Dagens prognose er på 65 MNOK totalt for (56 MNOK investering og 9 MNOK drift). Det er et lavt pådrag på investering hittil i år, som i hovedsak skyldes lav ressurstilførsel. Det er forventet et langt høyere pådrag til høsten da flere ressurser settes inn i programmet. Ved gjennomgang av programmet og gjeldende prognoser har programledelsen sett at det er flere elementer som ikke inngår i prognosen. Elementer som ikke inngår er bl.a.: Nødvendige ressurser for å restrukturere fra prosjekt til program, integrasjoner, leveranser til Nytt Sykehus Østfold, IHR integrasjon og sanering. Programmet ønsker å vente med å ta i bruk estimeringsmodellen til etter at plan for restrukturering er godkjent i programstyremøte 2. Risiko: Uendret. Programmet har hittil identifisert 6 hoved risikoer i rød sone. 1. Risiko for at programmet ikke kan gjennomføres innenfor avtalt tid, kost og kvalitet innenfor dagens rammer. 2. Risiko for at nødvendige aktiviteter fram mot idriftsetting ikke lar seg gjennomføre i tide og at dette forsinker piloten i Sykehuset Østfold. 3. Risiko for at forvaltningsregime ikke blir klart til idriftsetting i Sykehuset Østfold og dermed forsinker pilot. 4. Risiko for at programvareleverandør ikke klarer å ta nødvendig styring på leveransene. 5. Risiko for at Oslo universitetssykehus ikke kan startes som planlagt pga. manglende ressurser. 6. Risiko for at Sykehuset Østfold ikke aksepterer løsningsdesign og at dette forsinker idriftsettelse (gjelder alle regionale løsninger). Programmet arbeider med tiltak knyttet til disse risikopunktene. 1 og 2: Restrukturering, re-planlegging og re-estimering. 3: Etablere eget prosjekt for etablering av drift og forvaltning samt forsere etablering av regionalt forvaltningsregime. 4: Styrke prosjektteamet hos systemleverandør og forsterke leverandørstyring. 5: Etablere eget leveranseprosjekt i programmet for innføring i Oslo Universitetssykehus. 6: Sammen med FPK sikre beslutning av omforent løsningsdesign, inkl. redundansprinsipper og beredskap (gjelder alle regionale løsninger) Ressurs: Programmet har et behov for å styrke kompetanse og kapasitet i prosjektet. Behovene gjelder både administrativ støtte og prosjektledelse, i tillegg til fagressurser til prosjektene på Østfold Sykehus og Oslo universitetssykehus. Oppbemanning pågår i samarbeid med Sykehuspartner. Iht. plan Avvik, mindre kritisk Avvik, kritisk N/A

24 Statusrapportering Digital samhandling Fremdrift Økonomi Risiko Ressurser Overordnet: Mandat for Digital samhandling er besluttet i Fornyingsstyret (saksnr B). Flere av aktivitetene i det eksisterende Meldingsløftet skal videreføres i det nye programmet, dette gjelder primært IHR og PLO. Nye sentrale prosjekter i programmet er HF til HF kommunikasjon på meldingsnivå og forstudie kjernejournal. OSEAN prosjektet, som ledes nasjonalt av NHN, har langsommere fremdrift enn planlagt. Dette skyldes primært legekontorenes EPJ leverandører og NHN, men tilgang på nøkkelressurser fra Sykehuspartner er i denne sammenhengen avgjørende. NHN har presset på for å forenkle helseforetakenes krav til test. Helse Sør-Øst har motsatt seg dette fordi det øker risikoen for feil betydelig. IHR prosjektet fokuserer nå på løsning for automatisk installasjon av NCS ute hos legekontorene og ferdigstillelse/test av integrasjoner mot resterende EPJ leverandører. Fremdrift: Utbredelse av Pleie- og omsorgsmeldinger går bra i hele regionen og ligger foran plan. SSHF og kommunene i Agder fullførte utbredelsen av PLO meldinger, og er det første sykehusområdet i landet hvor utbredelse innenfor somatikk er fullført. Så langt lavere fremdrift enn planlagt rundt tilrettelegging av OSEAN-funksjonalitet (overgang til HER-Id og ibruktakelse av Adresseregisteret) på legekontorsiden. HER-Idbasert meldingsutveksling så langt etablert vs. rundt 100 legekontor i vår region. Prosjektet har som mål å bidra til å fullføre utbredelse av OSEAN-funksjonalitet mellom helseforetak og legekontor i løpet av okt-nov. IHR-prosjektet venter på en viktig leveranse fra EVR ila august. I tillegg til pilotene SiVHF og AHUS, er SSHF, SIHF, VVHF og SØHF i gang med å forberede utbredelse av IHRløsningen. Etablering av nødvendig forvaltning i Sykehuspartner har ikke tilstrekkelig fremdrift, og PLO prosjektet står nå i fare for å måtte bremses fordi risikoen blir for høy ved å kjøre videre utbredelse som planlagt uten at forvaltning er på plass. I motsetning til basismeldingene, er dette helt nye tjenester som skal driftes og forvaltes. Den samme problemstillingen gjelder for IHR prosjektet. Økonomi: Prognose er på hhv 23,7 MNOK investering og 12,9 MNOK drift. Dette er 1,5 MNOK over tildeling i Overskridelsen skyldes at det er behov for å opprettholde prosjektledelse og forvaltning på IHR og PLO i større omfang enn planlagt som følge av sen etablering av forvaltning. Det er bevilget 70 MNOK i revidert nasjonalbudsjett til oppgaver som ligger innenfor programmets scope. En stor del av dette forventes å bli tildelt Helse Sør-Øst. Programmet avventer formell tildeling. Risiko: Programmet har følgende hovedrisikoer i rød sone: 1. Utilstrekkelig etablering og forankring av digital samhandling på HF nivå. 2. Utilstrekkelig forankring i helsefaglige miljø på RHF og HF-nivå. 3. Tilgang til ressurser fra Sykehuspartner drift og forvaltning. Risikoreduserende tiltak: 1. Ny programorganisering og ny styringsmodell vil sikre større forankring. 2. Uklart ansvarsforhold knyttet til etablering av felles kodeverk påvirker alle kliniske program. DIG og LAB skal i fellesskap eskalere denne problemstillingen til Fornyingsstyret. 3. Programmet er i dialog med Sykehuspartner knyttet til overtakelse av drift og forvaltning, andre ressursutfordringer eskaleres via Seksjon for prosjektbemanning. Ressurs: Situasjonen hittil i 2013 har vært varierende. Adresseringsprosjektet og PLO har periodevis vurdert ressurssituasjonen til rød. Programmet har eskalert behovet til Seksjon for prosjektbemanning. Iht. plan Avvik, mindre kritisk Avvik, kritisk N/A

25 Statusrapportering Virksomhetsstyring Fremdrift Økonomi Risiko Ressurser Overordnet: ERP: Anskaffelsesfasen ble fullført 13. mai 2013 med signering av kontrakt. Løsningsutviklingsfasen begynte uken etter, og prosjektet har nå etablert seg i felles (med leverandør) prosjektlokaler hos Sykehuspartner i Drammen. Sykehuspartner har overtatt prosjektledelsen og gjennomføringsansvaret for prosjektet, og prosjektleder og leder av programkontor er på plass. I tillegg er kontrakt med eksterne ressurser på kundesiden inngått. Det er en klar målsetting å holde ekstern innleie på et minimum og i størst mulig grad bemanne med interne ressurser. Programstyret ble konstituert i møte 27. juni og ble forelagt prosjektdirektivet for ERP som orienteringssak. Direktivet skal opp som beslutningssak i neste programstyremøte 21. august. Datavarehus: Prosjektets trinn 1 er forsinket i forhold til opprinnelig plan. Prosjektet avviste akseptansetesten i april. Løsningen for trinn 1 er nå flyttet fra test- til produksjonsmiljø, og det er gjennomført pilotrapportering i produksjonsmiljøet. Det er utfordringer knyttet til ytelsen i sluttbrukerlaget. Det arbeides for å finne rotårsakene og løse disse. telsen hindrer ikke gjennomføring av rapportering, men ytelsen er ikke akseptabel. Foreløpig har leverandøren anslått at de kritiske ytelsesproblemene bør være løst innen september/oktober. Prosjektet har fjernet kontraktsmessig risiko knyttet til å sette løsningen i normal drift, dvs at godkjenningsperioden ikke starter før HSØ har gjennomført ny akseptansetest når ytelsen er rapportert utbedret og løsningen har en akseptabel ytelse. Forvaltningsteamet (Sykehuspartner BI-kompetansesenter) tok over forvaltningsansvaret for løsningen 1. juli. Fremdrift: ERP: Prosjektet er iht. plan med enkelte mindre avvik som er håndtert i form av tiltak. Datavarehus: Løsningen for trinn 1 er flyttet til produksjonsmiljø og forvaltning har overtatt ansvaret for forvaltningen fra løsningen 1. juli. Restanseliste leveres i august/september, samtidig som det arbeides med å forberede og ytelsen. Økonomi: ERP: Det er gjennomført en revisjon av budsjettbehovet for 2013, og programmet har fått bevilgning i henhold til behovet på 45 millioner kroner. DV: Oppdatert prognose for trinn 1 i 2013 er utarbeidet for prosjektet. Prognosen er omtrent på vedtatt budsjettramme. Prosjektet understreker at vurderingen av den økonomiske statusen er gjort basert på prosjektets trinn 1. Risiko: Ingen spesielle forhold å rapportere om pt. Ressurser: ERP: GRØNN: Prosjektet er bemannet i hht. planlagt aktivitet for gjeldende fase. Det er mobilisert ressurser til delprosjekt ene økonomi og logistikk fra helseforetakene. Datavarehus: Prosjektet er tilfredsstillende bemannet ut trinn 1. Prosjektet har i hovedsak vært bemannet av eksterne leverandører, i tillegg til dedikerte hel- og deltidsressurser fra morselskapet og Sykehuspartner HR og IKT. I forbindelse med planlagt overføring til forvaltning reduseres bemanningen i prosjektet i henhold til plan. Det er utpekt DVH-ansvarlige ved hvert foretak. Iht. plan Avvik, mindre kritisk Avvik, kritisk N/A

26 Digital fornying Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 2713: Prinsipper for prioritering Nei Type sak Orienteringssak: Beslutningssak: X Innstillingssak til AD el. styret i Helse Sør-Øst RHF: Temasak: Til informasjon (ingen behandling): Annet: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Saken inneholder et forslag til overordnede prinsipper for prioritering av prosjekter. Prinsippene vil være veiledende og en støtte for fornyingsstyret og programstyrene i Digital fornying. Prinsipper for prioritering i og mellom programmene ble gjennomgått som en diskusjonssak (sak 1313) i fornyingsstyret 6.mai 2013 hvor fornyingsstyret diskuterte ulike prioriteringsprinsipper, samt hvilke av prinsippene som burde veie tyngst. Denne saken er en oppfølgende beslutningssak. 2. SÆRSKILTE FORHOLD FORNINGSSTRET BØR VÆRE KJENT MED Ingen 3. HOVEDMOMENTER I SAKEN Behovet for prioritering av prosjekter i Digital fornying Helse Sør-Øst strategi og de vedtatte programmandatene danner rammen for de prosjekter som skal implementeres i programmene i Digital fornying. Med utgangspunkt i strategien er det foretatt en strategisk prioritering. Likevel er det et behov for prinsipper som kan vurdere både pågående og planlagte prosjekter, og i tillegg vil det komme nye behov som løpende må vurderes. Prinsippene kan benyttes for å vurdere hvorvidt et prosjekt skal startes og gjennomføres eller ikke, om omfanget på prosjektet er riktig, samt når og i hvilken rekkefølge det skal implementeres på de enkelte helseforetakene. Videre er det et behov for like prioriteringsprinsipper i Digital fornying på tvers av programmene. Flere av programmene har i dag utviklet egne prioriteringskriterier. Ved å standardisere prioriteringsprinsippene, vil styring og måloppnåelse trolig forbedres. Det er et mål å sikre at hele Helse Sør-Øst benytter de samme prinsippene for prioritering, og inkluderer dette i det IKT-styringssystemet som er under etablering. Det forutsettes at det prioriteres å sluttføre påbegynte prosjekter før oppstart av nye prosjekter. Det forutsettes videre at prosjektene understøtter spesialisthelsetjenestens hovedoppgaver (pasientbehandling, opplæring av helsepersonell, opplæring av pasienter/pårørende, forskning). Prioritering gjennomføres på ulike nivå i Digital fornying De strategiske programmene skal bidra til å realisere Digital fornyings overordnede mål. Både fornyingsstyret og programstyrene trenger et sett overordnede prinsipper som prosjektene kan vurderes opp mot. Prinsippene vil være veiledende og en støtte for fornyingsstyrets og programstyrenes prioriteringer: - Helse Sør-Øst prioriterer på porteføljenivå og beslutter omfang og rammer for Digital fornying. Side 1 av 4

27 Digital fornying - Fornyingsstyret prioriterer mellom de ulike programmene og definerer omfanget som er tydeliggjort i programmandatet. Prinsippene vil også legges til grunn i fornyingsstyret i forbindelse med overordnede prioriteringsdiskusjoner, budsjettfordelinger og omfangsendringer i programmenes mandater. I programmandatene kan også rekkefølge på helseforetak eller andre føringer for utrullingsstrategi tydeliggjøres. Ved ønske om endring i rekkefølge av helseforetak eller omfangsendring av program, skal dette løftes fra programstyrene til fornyingsstyret. - Programstyrene gjør de nødvendige prioriteringer innenfor vedtatt programmandat og budsjettramme ved gjennomføring av programmene. Alle prosjekter i programmene skal behandles i programstyrene ved hver faseovergang/beslutningspunkt. Vurdering av prosjektene vil derfor gjøres fortløpende gjennom prosjektperioden i henhold til PPMmodellen. Forslag til prinsipper for prioritering Fornyingsstyrets programkontor har bearbeidet innspill fra fornyingsstyret av 6.mai 2013 og har videre fått innspill og forankret prinsippene i helseforetakene, Sykehuspartner og Helse Sør-Øst. Fornyingsstyrets programkontor foreslår at prioritering foretas på bakgrunn av: 1. Et sett vektede prioriteringskriterier som kvantifiseres 2. Kvalitative vurderinger innen noen utvalgte områder 3. En helhetlig, skjønnsmessig vurdering 1. Følgende prioriteringskriterier foreslås: Prioriteringskriterier Vekt Forklaring 1) Økt innfrielse av gjeldende myndighetskrav 2) Økt kvalitet i pasientbehandlingen 3) Økt grad av sikker og stabil drift 4) Økt effektivitet og bidra til en enklere hverdag 5) Økt understøttelse av regionens målbilde 6) Økt understøttelse av varslede myndighetskrav 7) Økt kvalitet i styringsinformasjon 5 Det er en forutsetning av Helse Sør-Øst forholder seg til gjeldende lover og regler 5 Bidrar til nytteeffekter som økt kvalitet og trygghet i pasientbehandlingen og til å ivareta pasientsikkerheten. Bidrar til å ivareta liv og helse, og at rett behandling gis rett sted. Bidrar til å redusere mulighet for systemsvikt, styrke helsepersonells kunnskap og kompetanse med mål om å unngå uønskede hendelser. Bidrar til økt grad av standardisering som videre gir en kvalitativ nytte. 5 Nødvendig for å opprettholde eller forbedre sikker og stabil drift av helseforetakenes kjernevirksomhet. 4 Bidrar til nytteeffekter som effektivisering og økonomiske gevinster i forhold til kostnader. Bidrar til økt grad av standardisering som videre gir en økonomisk nytte. Økt effektivitet i både kjernevirksomheten og støttetjenester. 4 Bidrar til regionale gevinster, regionale løsninger og mer effektiv samhandling. Understøtter regionens strategi og fornyingsprogrammet. 3 Understøtter lov- og forskriftskrav som er varslet av eier. 2 Oppdatert og objektiv styringsinformasjon med høy kvalitet er en forutsetning for bl.a. ledelse, beslutninger og kontinuerlig forbedring. Det bidrar til å sikre forutsigbarhet og reduserer usikkerhet. Det foreslås at prioriteringskriteriene gis en score, ved å bruke følgende skala: 0 = Oppfyller ikke kriteriet 1 = Oppfyller kriteriet delvis 2 = Oppfyller kriteriet godt 3 = Oppfyller kriteriet i svært høy grad Side 2 av 4

28 Digital fornying Hvert prioriteringskriterie får en delscore ved å multiplisere vekt med score. Ved å summere alle delscorene, får prosjektet en totalscore. 2. I tillegg skal det gjøres følgende kvalitative vurderinger: Vurdering Forklaring Vurderingsskala Avhengigheter Risikovurdering Det skal defineres hvor utfordrende avhengighetsbildet er for prosjektet. Følgende avhengigheter skal være vurdert: - Avhengigheter innad i programmet - Avhengigheter til andre programmer - Øvrige avhengigheter i Helse Sør-Øst - Eksterne avhengigheter Dette gjelder spesielt prosjekter som andre prosjekter har en sterk avhengighet til for å kunne realiseres. Det skal defineres hvor kompleks gjennomføringsrisiko som er knyttet til prosjektet. Med gjennomføringsrisiko menes risiko knyttet til forventet resultat/måloppnåelse, teknisk kompleksitet, ressursrisiko, endringsrisiko etc. i prosjektet. Dette innebærer f.eks. ikke risiko for pasientsikkerhet, risiko knyttet til avhengigheter, risiko ved ikke å gjennomføre prosjektet etc., da dette dekkes av øvrige vurderingsområder. Det bør tilstrebes at en total prosjektportefølje inkluderer både høy- og lavrisikoprosjekter. Ingen kjente avhengigheter Mindre og lett løselige avhengigheter Større og løselige avhengigheter Svært store og utfordrende avhengigheter Mulighet for spesielle bemerkninger Lav risiko Medium risiko Høy risiko Svært høy risiko Mulighet for spesielle bemerkninger Konsekvensutredning Det skal defineres hvor store konsekvensene er ved ikke å gjennomføre prosjektet. En konsekvensutredning ved ikke å gjennomføre prosjektet skal være gjennomført. Konsekvenser for både Helse Sør-Øst og helseforetakene skal vurderes. Lav konsekvens Medium konsekvens Høy konsekvens Svært høy konsekvens Mulighet for spesielle bemerkninger 3. Videre skal det gjøres en skjønnsmessig, helhetlig vurdering. Særskilt om forskning og innovasjon Det anbefales av prosjekter relatert til teknologidrevet forskning og innovasjon ikke prioriteres på lik linje med andre prosjekter, men at det øremerkes midler til dette formålet. Det vil utarbeides en egen sak ift hvordan dette vil håndteres. Side 3 av 4