MØTEINNKALLING. Fra kl kl vil rådgiver Inger Anita Markussen orientere om status og utfordringer i grunnskolen i Vadsø.

Transkript

1 Ordføreren Utvalg: Bystyret Møtested: Vårbrudd Møtedato: Klokkeslett: 1800 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på Fra kl kl vil rådgiver Inger Anita Markussen orientere om status og utfordringer i grunnskolen i Vadsø. Det kan bli avviklet formannskapsmøte under en pause i bystyremøte SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 17/08 07/2297 ÅRSBUDSJETT OG HANDLINGSPLAN OPPFØLGING BYSTYRETS VEDTAK OM USPESIFISERTE KUTT 18/08 07/2297 ÅRSBUDSJETT OG HANDLINGSPLAN OPPFØLGING AV BYSTYRETS VEDTAK OM KUTT 19/08 08/448 KLAGE PÅ VEDTAK 20/08 07/2990 NY BRANNORDNING 21/08 08/744 FLYKTNINGEVIRKSOMHETENS INNPLASSERING ETTER ETABLERING AV NAV VADSØ 22/08 08/750 LOMAKKA BO- OG AVLASTNINGSTILBUD Kommunalt råd for funksjonshemmedes og eldrerådets vedtak i saken vil

2 bli fremlagt på møte 23/08 08/698 SENIORPOLITIKK - UTVIDELSE AV ORDNING 24/08 07/2871 LØNNSPOLITISK PLAN 25/08 07/3391 FRIKJØP FOLKEVALGTE - ENDRING AV REGLEMENT 26/08 08/618 SØKNAD OM GARANTI FOR DRIFTSUNDERSKUDD 27/08 07/3634 FORSLAG TIL FREDNING AV FABRIKKAIA - GNR 8 BNR 2 28/08 07/3207 HEDRING AV TIDLIGERE ORDFØRER, FYLKES- OG STORTINGSMANN 29/08 08/319 IDA KJEILEN THUV - SØKNAD OM FRITAK FRA VERVET SOM VARAREPRESENTANT TIL BYSTYRET PÅ SOSIALISTISK VENSTREPARTIS LISTE Vadsø, Svein Dragnes ordfører

3 ÅRSBUDSJETT OG HANDLINGSPLAN OPPFØLGING BYSTYRETS VEDTAK OM USPESIFISERTE KUTT Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: 100 Arkivsaksnr.: 07/2297 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 4/08 Administrasjonsutvalget /08 Formannskapet / Arbeidsmiljøutvalget 17/08 Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: 1. Vadsø bystyre tar omstillingstiltak 1, 14, 15 og 16 i saksfremlegget til etterretning. 2. Vadsø bystyre vedtar omstillingstiltakene 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13 og 17 i saksfremlegget. 3. Vadsø bystyre opphever vedtak i bystyresak 0086/06 om økt pedagogtetthet i barnehager (jfr omstillingstiltak 11 i saksfremlegget). 4. Vadsø bystyre vedtar omstillingstiltakene 18, 19, 20 og 21 i saksfremlegget. 5. Vadsø bystyre ber om at Vadsø formannskap forfølger mulighetene for økte finansielle eierutbetalinger i kommunale aksjeselskap med virkning allerede i 2008 samt i fbm utarbeidelsen av økonomisk handlingsplan legger fram nye vurderinger mht fremtidig skolestruktur og omsorgsplasser. Administrasjonsutvalgets behandling den sak 4/08: AP v/ repr. Arne Pedersen satte fram følgende forslag: Saken tas til orientering. Votering: Det ble votert over APs forslag som ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak den sak 4/08: Saken tas til orientering Formannskapets behandling den sak 47/08: Høyre v/ repr. Lise Svenning satte fram følgende forslag: Punkt 1 uendret. Side 3 av 59

4 Sak 17/08 Punkt 2 uendret Punkt 3 uendret Punkt 4 punkt 18 og 19 tas ut Punkt 5 uendret SV v/ repr. Rolf Arne Hanssen Støtter forslaget fra administrasjon med unntak av punktene 10, 18, 19 og 20. AP v/ repr. Beate Aronsen satte fram følgende forslag: Omorganisering/omstilling i forbindelse med budsjett 2008 Reduserte utgifter 2008 Årlig Pedagogisk senter administreres sammen med en annen Skole. Alternativt kjøpes tjenesten fra Vadsø videregående skole. Reduksjon 1 lederstilling Oppvekstsenter Jakobselv (skole-barnehage-sfo) 1 lederstilling Oppvekstsenter Vadsø, 2 stillinger ved samordning 1 lederstilling, 1 annen stilling Reduserte stillinger PRO Tiltak 1 og 2 Sentrum skole Vadsø ungdomsskole Ikke øke utgiftene etter at skolen ble delt i to 2007 Salg av Bo- og omsorgssenter til stiftelsen, Nedbetaling av lån Redusere stillinger generelt Reduksjon sentraladministrasjon, stilling Se på interkommunale tjenester for effektivisering Varme opp et svømmebasseng, redusere kostnader fremfor å stenge Enøk tiltak for å redusere oppvarming av bygg Utrede om deler av Vadsø bo- og omsorgssenter til sykehjem Vurdere idrettsanleggene mht. reduserte åpningstider 11 Red pedagogtetthet barnehager Vurdere salg av bygninger Evt. ledige lederstillinger legges frem for formannskapet for vurdering før evt. ansettelse Votering: Punkt 1 Det ble votert over punkt 1 i administrasjonens forslag, som ble enstemmig vedtatt Side 4 av 59

5 Sak 17/08 Punkt 2 Det ble votert over punkt 2 i administrasjonens forslag - med unntak av punkt 10 - og AP forslag Administrasjonens forslag (med unntak av punkt 10) fikk 5 stemmer APs forslag fikk 2 stemmer Det ble votert over SVs forslag punkt 10 som fikk 4 stemmer 3 stemte imot Punkt 3 Det ble votert over punkt 3 i administrasjonens forslag som ble enstemmig vedtatt. Punkt 4 Det ble votert over administrasjonens forslag, først med endringer foreslått av Høyre punkt 18 og 19 tas ut - som ble enstemmig vedtatt Deretter med endringer foreslått av SV - punkt 20 tas ut - som fikk 5 stemmer 2 stemte imot Punkt 5 Det ble votert over punkt 5 i administrasjonens forslag, som ble enstemmig vedtatt.. Votering over Arbeiderpartiets forslag som fikk 2 stemmer 5 stemte imot Formannskapets vedtak den sak 47/08: 1. Vadsø bystyre tar omstillingstiltak 1, 14, 15 og 16 i saksfremlegget til etterretning. 2. Vadsø bystyre vedtar omstillingstiltakene 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 13 og 17 i saksfremlegget. 3. Vadsø bystyre opphever vedtak i bystyresak 0086/06 om økt pedagogtetthet i barnehager (jfr omstillingstiltak 11 i saksfremlegget). 4. Vadsø bystyre vedtar omstillingstiltak 21 i saksfremlegget. 5. Vadsø bystyre ber om at Vadsø formannskap forfølger mulighetene for økte finansielle eierutbetalinger i kommunale aksjeselskap med virkning allerede i 2008 samt i fbm utarbeidelsen av økonomisk handlingsplan legger fram nye vurderinger mht fremtidig skolestruktur og omsorgsplasser. Vedlegg: -Prosjektrapport: Tiltak for reduksjon av driftsutgifter innenfor PRO/helse -Prosjektrapport: Arealreduksjon ved relokalisering av virksomheter -Prosjektrapport: Tiltak for reduksjon av driftsutgifter innenfor området kultur, utdanning og oppvekst -Presentasjon: Bakgrunn og innhold organisering Vadsø kommune -Notat: Driftsstøtte Hermetikken næringshage (Formannskapets medlemmer og varamedlemmer har fått ovennevnte vedlegg tidligere, i forbindelse med sakspapirer til formannskapsmøte ) - Uttalelse fra Styret Utdanninsforbundet Vadsø Ang. tiltak for reduksjon av driftsutgifter innenfor området kultur, utdanning og oppvekst Side 5 av 59

6 Sak 17/08 Bakgrunn: Vadsø kommune har over lengre tid utredet og spesifisert et økonomisk omstillingsbehov på ca kr 41,0 mill for økonomiplanperioden I årsbudsjettet for 2008 fremgår det at ca kr 18,0 mill av disse må realiseres allerede i Som en del av dette har bystyret i sak 07/2297 vedtatt et sett med spesifiserte innsparingstiltak i størrelsesorden ca kr 8-9 mill samt et mer uspesifisert innsparingsbehov på kr 9,0 mill for Denne uspesifiserte delen er underlagt en del føringer jfr bystyrets vedtak i sak 07/2297 del 6 (pkt 1-16). Administrasjonen har fått i oppgave å utarbeide og fremme forslag om slike tiltak. Arbeidet har vært organisert i 4 ulike prosjektgrupper (PRO, kultur/utdanning/oppvekst, arealreduksjon kommunale bygg samt annet) og hvor retning/innhold løpende har vært søkt avklart/forankret mot politisk nivå (jfr formannskapssaker 20/08 og 36/08). Pr dato har 3 av gruppene levert sluttrapport. I den 4 prosjektgruppa arbeides det med å kartlegge muligheter for annen og mer effektiv organisering av vedlikeholdsrelaterte oppgaver (byggtilsyn/vaktmester, renhold, veivedlikehold). Det tas sikte på å fremme disse konklusjonene for politisk behandling senere i Bystyret (jfr sak 68/07) og formannskap (jfr sak 96/07) har videre uttrykt behov for en ny politisk organisering som forutsettes å legge føringer for også den administrative organisering. Arbeidet med politisk organisering pågår fortsatt og vil ventelig først fremmes for bystyret Utvalget synes imidlertid enige om en modell som kan fremme bedre politisk styring uten at det betyr mer detaljert politisk involvering. Vurdering: Rådmannen vil understreke behovet for å se det økonomiske omstillingsarbeidet i sammenheng med arbeidet med en ny organisatorisk innretning. Vadsø kommunes økonomiske utfordringer tilkjennegir et styringsbehov på kort- og lang sikt som krever en mer effektiv organisatorisk innretning preget av mer entydig målavklaring og forfølging. På kort sikt er kommunen drevet av behovet for momentan budsjettbalanse. Det er gode grunner til å anta at dette vil vedvare også på lengre sikt og det er formålstjenlig å legge til grunn et perspektiv hvor man fra politisk nivå vil utøve en langt mer entydig målstyring og da gjerne hvor de basale, kommunale oppgavene fokuseres. Organisering Arbeidsgruppa som ser på ny politisk organisasjonsmodell synes tverrpolitisk enige om en modell i retning av mer faste utvalgsløsninger. Diskusjonen om hvilken myndighet disse utvalgene skal gis pågår fortsatt. Det synes for rådmannen hensiktsmessig at disse utvalgene får ansvar primært for å utarbeide planer (strategiske dokumenter) som avklarer overordnede mål og kvalitetsnormer/-sammenhenger (verdier, strategier) som skal prege sammenhengene. Da blir det et spørsmål om hvilket nivå denne politiske styringen kan og bør utøves på? Det er en kjensgjerning at dagens virksomhetsnivå ofte blir for detaljert og lite egnet for slik overordnet målstyring. Dagens programområder representerer i Side 6 av 59

7 Sak 17/08 prinsippet et mer overordnet- og aggregert uttrykk hvor det langt på vei er både mulig og naturlig å se for seg utarbeidelse av overordnede og mer operasjonelle politiske styringsuttrykk utledet fra for eksempel Kommuneplan Et eksempel på et slik operasjonelt, politisk styringsdokument kan være skolepolitisk plan. Programområdene angir på mange måter kommunens hovedfunksjoner, prestasjonsområder som kan evalueres effektivt mot ressursinnsats, benchmarks (KOSTRA) uten at det oppstår så mange og særlige avveiningsbehov. Etter rådmannens oppfatning vil dette representere både naturlige og egnede nivåer for politisk involvens og styring men dette er som nevnt et politisk arbeide som ikke er avsluttet pt. Fra administrativ side erfares det i dagens struktur klare utfordringer mht effektiv ressursutnyttelse. Vadsø kommune har etter hvert et omfattende nivå av virksomheter med stor grad av desentral beslutningsmyndighet. Virksomhetsinndelingen er gjort basert på hensynet til så vel fysisk lokalisering, antall ansatte, virksomhetens karakter mm som til underliggende funksjonskjeder og -sammenhenger. I en rekke tilfeller oppleves virksomhetene å ha uklare og til dels motstridende grensesnitt som vanskeliggjør enhetlig styring og oppfølging. Videre er det en del virksomheter åpenbart av mer støtte- og stabsmessig karakter etablert for å serve linjene/hovedfunksjonene fremfor å forfølge egne mål. Dette bør i større grad enn i dag gjenspeiles i den organisatoriske sammenhengen for å unngå at slike virksomheter i for stor grad forfølger egne mål. Vedlagt en foreløpig presentasjon av bakgrunn og innhold for en mulig organisatorisk sammenheng for Vadsø kommune fremover. Økonomisk omstilling Den økonomiske omstillingsoppgaven har som nevnt over en naturlig organisatorisk sammenheng. Bystyrets forventer (jfr sak 07/2297 del 6 pkt 1) at driftsmessige besparelser primært søkes i det administrative- fremfor det mer tjenesteproduserende ledd. Dette har dannet grunnlag for å se nærmere på muligheten for å slå sammen virksomheter med sikte på å redusere antall ledere. Slikt sett vil organisasjonsdesign være et tema nærmest uavhengig av behovet for en annen styringsstruktur. Som redegjort for i vedlagte prosjektrapporter vil en omorganisering i retning av å redusere antall virksomheter/ledere først og fremst være mulig innenfor PRO-områdene. Innenfor utdanning og oppvekst er det både lovmessige- og praktiske forhold som tilsier at dette i mindre grad vil kunne gi reelle besparelser sett i forhold til budsjettet. De ulike innspill som er kommet fra PRO-området samt de styringsmessige utfordringer som skisseres over er lagt til grunn for den fremlagte presentasjon av mulig organisatorisk løsning. For PRO-området kan dette innebære at dagens 8 virksomhetsledere samt 16 fagledere reduseres til 3 områdeledere (pleie, omsorg, helse) og 10 enhets- /avdelingsledere. Dette må imidlertid underlegges grundigere vurderinger. Så må det påregnes at det innefor enkelte enheter/avdelinger kan være behov for ytterligere funksjonsoppdeling som gjør at den samlede besparelse i antall lederårsverk likevel forventes i størrelsesorden 4-6 årsverk. Side 7 av 59

8 Sak 17/08 Innefor oppvekst- og utdanningssektoren foreslås i liten grad sammenslåing av virksomheter i enheter/avdelinger. Her fremmes det forslag om reduksjon av virksomhetsinterne administrative ressurser, reduksjon av omfanget av tilrettelagt undervisning, reduksjon av ulike tilbud mm. Når det gjelder reduksjon av driftsutgifter knyttet til bygningsmessig omfang/areal har arbeidet vært konsentrert omkring avhendelse/nedstenging av Nyborgvn 45 (Alders hvile), Amtmannsgt 11b (Samfunnshuset) og Idrettsveien 31 (brannstasjonen). Samlet sett utgjør dette ca m2 og en avhendelse av et slikt areal forventes å kunne innebære en besparelse på min kr 3-4 mill pr år forutsatt et normalt/forsvarlig driftsnivå. Dette betyr at Oscarsgt 21 (Sentrum skole) foreslås som umiddelbart lokale for Vadsø familiesenter, Psykiatrisk enhet, Kulturskolen og Studiesenteret i Vadsø (SiV). Rådmannen legger til grunn at en slik omlokalisering vil kunne gjennomføres ila Dernest vil en lokalisering av kino og arkivfunksjon vurderes nærmere. Rådmannen vil så i tråd med bystyrets vedtak i sak 142/07 fremme egne saker om avhendelser av frigjorte kommunale bygg. Økonomisk konsekvens Prosjektrapportene vedlagt illustrerer et samlet innsparingspotensiale på ca kr 4,7 mill for året 2008 og ca kr 10,7 mill pr år for årene deretter. Dette er ikke tilstrekkelig sett i forhold til de forutsetninger budsjettet inneholder. For 2008 er det isolert sett påkrevd med en besparelse på ca 9,0 mill mens det for resterende del av økonomiplanperioden forutsettes ytterligere reduksjoner for å kunne gjenskape nødvendig økonomisk balanse og handlekraft. Rådmannen finner dermed det nødvendig å foreslå samt forfølge ytterligere tiltak. I hht vedlagte notat om innstilling av driftsstøtte til Hermetikken næringshage samt ambisjon om reduksjon av drifts-/vedlikeholdsomfang gjennom omorganiseringer og funksjonsutsettelser (prosjektgruppe 4) legges det til grunn en forventning om ytterligere kr 0,8 mill (kr 1,5 mill) i reduksjoner for 2008 (2009 og årlig fremover). Videre er det tidligere for formannskap fremmet sak om redusert lærlingeordning (jfr sak 36/08) med konsekvens for 2008 isolert sett. Det innebærer en samlet forventning om reduksjoner på hhv kr 5,4 mill for 2008 samt kr 12,2 mill årlig for årene deretter. Rådmannen vil understreke behovet for å få iverksatt tiltak som har varig effekt. Slikt sett må ansettelses- og innkjøpsstopp forstås som midlertidige tiltak som mer utsetter ressursbehovet fremfor å avskaffe det. Ved å inkludere tidligere fremsatte-, men avviste forslag med varig effekt kan ytterligere besparelser på kr 1,0 mill for 2008 og kr 1,9 mill årlig for årene deretter kunne forventes. Samlet sett er man da på et nivå (hhv kr 6,4 mill i 2008 og kr 14,1 mill for årene deretter) som i kombinasjon med bl annet en effektiv ansettelses-/innkjøpsstopp og reiseforbud anses som forsvarlig og nødvendig sett i forhold til utfordringene både i 2008 og for årene deretter. Rådmannen finner i utgangspunktet ikke det naturlig å fremme disse sakene på nytt da de innenfor et rimelig kort tidshorisont er politisk avklart. Gitt den økonomiske situasjonen finner rådmannen det nødvendig også å fremme disse forslagene i sakens anledning. Dette Side 8 av 59

9 Sak 17/08 er i stor grad ikke-lovpålagte oppgaver som eventuelt må erstattes av andre, ikkebeskrevne tiltak hvis de avvises på nytt. Rådmannen vil videre igangsette/videreføre utredninger av fremtidige omsorgslokaliseringer/-kapasitet, skolestruktur basert på de underliggende forutsetninger (befolkningstall, økonomi etc) og legge disse fram i fbm utarbeidelse av årsbudsjett 2009 og økonomisk handlingsplan Videre bør det eventuelle økonomiske potensialet som ligger i nye eierstrategier (utbytter, ansvarlige lån) for kommunale aksjeselskaper forankres og forfølges parallelt med sikte på effekt allerede fra Rådmannen finner også grunn til å poengtere at Vadsø kommune erfaringsvis vil møtes av et behov for å måtte hensynta merutgifter i forbindelse med budsjettreguleringen. Dette påkaller en økonomisk forsiktighet og ansvarlighet som må legges til grunn allerede nå. Oppsummering Rådmannen foreslår derfor samlet sett følgende innsparingstiltak: Side 9 av 59

10 Sak 17/08 Tiltak nr 11 om redusert pedagogtetthet vil ikke representere noen besparelse i 2008 eller årene fremover men søkes opphevet gjennom nytt vedtak for å unngå ytterligere utgifter. Pr i dag er det anslagsvis 2-3 av totalt ca 20 avdelinger som har den tidligere vedtatte tetthet på plass. Tiltak 13 fremmes som egen sak og er i tråd med formannskapets vedtak kun hensyntatt med effekt for Jens R. Betsi Rådmann Side 10 av 59

11 ÅRSBUDSJETT OG HANDLINGSPLAN OPPFØLGING AV BYSTYRETS VEDTAK OM KUTT Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: 100 Arkivsaksnr.: 07/2297 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 36/08 Formannskapet /08 Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet innstiller på følgende overfor bystyret i Vadsø 1. Bystyrets vedtak i sak 05/0070 om at ingen ansatte skal miste jobben oppheves. 2. Det åpnes for at overdragelse/outsourching av funksjoner/aktiviteter i forbindelse med det pågående omstillingsarbeidet 3. Lærlingeordningen innstilles inntil videre. Formannskapets behandling den sak 36/08: Ap v/ repr. Beate Aronsen satte fram følgende forslag: 1. Kommunestyrets vedtak i sak 05/0070 endres til å lyde. I forbindelse med kommunens vedtak om reduksjon av den alminnelige drift skal oppsigelser kun nyttes dersom andre muligheter er utelukket. 2. Kommunestyret vil foreløpig ikke nyttegjøre overdragelse av funksjoner/aktiviteter som virkemiddel i det pågående omstillingsarbeidet. Kommunestyret har som grunnlag for det forutsatt at kommunens tjenesteproduksjon ytes i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger, at de er effektive og at kostnadene ved produksjonen er på et prisnivå som kan sammenliknes med en eventuell privat aktør. Før kommunestyret eventuelt åpner for overdragelse av funksjoner/aktiviteter til private må slik vurdering innhentes fra kommunestyrets eget kontrollutvalg som er rette organ for slik rapportering. 3. Lærlingeordningen endres ikke. SV v/ repr. Eva Lill Margit satte fram følgende forslag: 3. Lærlingeordningen reduseres med 2 for skoleåret 2008/2009. Votering punkt 1: Det ble votert over administrasjonens forslag punkt 1 og Arbeiderpartiets forslag punkt 1 Arbeiderpartiets forslag punkt 1 fikk 4 stemmer Side 11 av 59

12 Sak 18/08 Administrasjonens forslag punkt 1 fikk 3 stemmer Votering punkt 2: Votering over Arbeiderpartiets forslag punkt 2 og administrasjonens forslag punkt 2 Administrasjonens forslag punkt 2 fikk 5 stemmer Arbeiderpartiets forslag punkt 2 fikk 2 stemmer Votering punkt 3: Votering over administrasjonens forslag punkt 3 som fikk 0 stemmer Votering over SVs forslag punkt 3 og APS forslag punkt 3 SVs forslag punkt 3 fikk 5 stemmer Aps forslag punkt 3 fikk 2 stemmer Formannskapets vedtak den sak 36/08: Formannskapet innstiller på følgende overfor bystyret i Vadsø 1. Kommunestyrets vedtak i sak 05/0070 endres til å lyde. I forbindelse med kommunens vedtak om reduksjon av den alminnelige drift skal oppsigelser kun nyttes dersom andre muligheter er utelukket. 2. Det åpnes for at overdragelse/outsourching av funksjoner/aktiviteter i forbindelse med det pågående omstillingsarbeidet 3. Lærlingeordningen reduseres med 2 for skoleåret 2008/2009. Vedlegg: Uttalelse fra Fagforbundet mottatt Uttalelse fra Utdanningsforbundet datert Bakgrunn: Bystyret i Vadsø har i sak 142/07 vedtatt innsparinger for 2008 i størrelsesorden ca kr 18 mill hvorav ca kr 9 mill ikke var konkretisert i form av ulike tiltak på møtetidspunktet. Arbeidet med å konkretisere dette er i full gang og formannskapet er i møte , sak 20/08, forelagt en mulighetsliste. Formannskapet har besluttet å stoppe vurderinger av de foreslåtte hallstenginger (Varangerhallen, Vadsøhallen og Miljøbygget). Utover dette er lista tatt til etterretning. Vadsø kommune er av rent balansemessige hensyn avhengig av at man oppnår tilsiktet virkning i Dette betyr at man må løpende søke å identifisere nye kortsiktige innsparingsmuligheter samtidig som man forbereder grunnlaget for å effektuere de tiltak man arbeider med for øvrig. Side 12 av 59

13 Sak 18/08 Ettersom mulighetene begynner å avtegne seg er det i denne omgang behov for å be om avklaringer på følgende områder: 1. Anledning til å bruke oppsigelser for å oppnå besparelser 2. Anledning til å vurdere og forfølge muligheter for overdragelse/outsourching av funksjoner for å oppnå besparelser 3. Anledning til å innstille alle lærlingeordninger Vurdering: Gitt at over 70% av driftsutgiftene i budsjettet for 2008 (etter omstilling på ca 18 mill) er knyttet til lønn og sosiale utgifter vil effektiv og realistisk omstilling i stor grad berøre ansettelsesforhold. Selv om rådmannen primært vil søke løsninger gjennom naturlig avgang, omplasseringer etc. er det likevel sannsynlig at oppsigelser vil måtte gjennomføres. Ad 1. Anledning til bruk av oppsigelser Bystyret har i sak 05/0070 under lønns- og budsjettstrategier uttrykt følgende; 5. Lønnsandelen reduseres. Ingen ansatte sies opp. På generelt grunnlag bør denne begrensningen oppheves for å gi ytterligere nødvendig handlingsrom. Ad 2. Anledning til å overdra, outsourche funksjoner Det er også mulig og sannsynlig å se for seg at enkelte funksjoner med fordel kan overdras/outsourches andre for å kunne kjøpes tilbake i form av tjenester til en samlet sett rimeligere penge. Det er også mulig å se for seg at slike ev overdragelser kan tilknyttes betingelser om overtakelse av arbeidsstokk, aktiva for å sikre de berørte et relevant, videre arbeidsforhold men da utenfor Vadsø kommune. Aktuelle funksjoner i en slik sammenheng kan f eks være vedlikeholdsfunksjoner bygg (tilsynsoppgaver, lett vedlikehold, renhold), veivirksomhet med mer. Ad. 3 Anledning til å innstille lærlingeordninger Vadsø kommune er godkjent lærebedrift i følgende fag: Barne- og ungdomsarbeiderfaget IKT-/driftsfaget Institusjonskokk Kontorfag Omsorgsarbeiderfag (Helsearbeiderfag) Vi har siden Vadsø kommune overtok ansvaret for lærlingene i 2000 tatt inn 4 nye lærlinger hvert år i barne- og ungdomsarbeiderfaget. Pr. i dag har Vadsø kommune Side 13 av 59

14 Sak 18/08 6 lærlinger i dette faget. Vi ble godkjent lærebedrift for IKT-driftsfaget i 2006, og har hatt en lærling i dette faget. Planen er å ta inn 1 ny lærling hvert år. I Kontorfaget har vi hatt en lærling som var ferdig utdannet i Læreplassen ble opprettet som et eget tiltak for en enkelt ansatt, og vi har ikke hatt lærling i faget etter dette. I fagene Institusjonskokk og Omsorgsarbeiderfaget har vi ikke hatt lærling etter Bystyret har vedtatt budsjett for lærlingeordningen 2008 på kr Dersom kommunen ikke tar inn nye lærlinger fra skoleåret 2008/2009 vil en kunne anslå en besparelse på denne budsjettposten i 2008 på ca. kr Dette er vedtak/omgjørelser av vedtak hvor bystyret innehar nødvendig kompetanse. Rådmannen vil imidlertid kunne legge en positiv innstilling i formannskapet til grunn for videre saksforfølgelse i påvente av bystyrets endelige vedtak. Jens R. Betsi Rådmann Side 14 av 59

15 KLAGE PÅ VEDTAK Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 151 A10 Arkivsaksnr.: 08/448 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/08 Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: Vedlegg: Brev av Bakgrunn: Arbeidsutvalget for Lomakka barnehage klager på vedtak i Vadsø bystyre , sak 142/07, årsbudsjett og handlingsplan Klagen er knyttet til bystyrets vedtak om å øke kostprisen i barnehagene med kr.75/måned uten at kostbudsjettet for barna er økt tilsvarende. Klager er av den oppfatning at dette ikke er i samsvar med forskrift om foreldrebetaling i barnehager, og viser til merknaden om at eventuelle kostpenger skal brukes til å dekke barnehagens faktiske utgifter til måltider. Kostpenger skal i hht dette ikke være på et nivå der barnehageeier kan tjene på dette. Klager ber på bakgrunn av dette om at vedtaket blir omgjort. Se vedlagte brev. Vurdering: I hht reglement for klagenemda i Vadsø kommune er bystyret selv klageorgan i de tilfeller der det er bystyret som har fattet det påklagede vedtak. Klagen oversendes bystyret uten forslag til vedtak. Jens R. Betsi Rådmann Side 15 av 59

16 NY BRANNORDNING Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 034 M80 Arkivsaksnr.: 07/2990 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/08 Planutvalget /08 Administrasjonsutvalget /08 Formannskapet /08 Bystyret / Arbeidsmiljøutvalget Forslag til vedtak/innstilling: 1. Vadsø bystyre slutter seg til rådmannens vurderinger og vedtar etablering av ny brannordning for Vadsø kommune slik den fremgår av dokumentet Brannordning for Vadsø kommune. 2. Vadsø bystyre slutter seg til forslaget om å inngå partnerskapsavtaler med lokale lag og foreninger for ivaretakelse (tilsyn/åpning/lukking) av idrettsanlegg/haller på ettermiddags- og kveldstid. Rådmann delegeres myndighet til å inngå partnerskapsavtaler på vegne av Vadsø kommune. 3. Vadsø bystyre vedtar investeringer knyttet til ny brannordning i 2008 i størrelsesorden kr ,-. 4. Ny brannordning gjøres gjeldende fra Planutvalgets behandling den sak 19/08: Forslag til innstilling ble vedtatt mot en stemme. Planutvalgets vedtak den sak 19/08: 1. Vadsø bystyre slutter seg til rådmannens vurderinger og vedtar etablering av ny brannordning for Vadsø kommune slik den fremgår av dokumentet Brannordning for Vadsø kommune. 2. Vadsø bystyre slutter seg til forslaget om å inngå partnerskapsavtaler med lokale lag og foreninger for ivaretakelse (tilsyn/åpning/lukking) av idrettsanlegg/haller på ettermiddags- og kveldstid. Rådmann delegeres myndighet til å inngå partnerskapsavtaler på vegne av Vadsø kommune. 3. Vadsø bystyre vedtar investeringer knyttet til ny brannordning i 2008 i størrelsesorden kr ,-. Side 16 av 59

17 Sak 20/08 4. Ny brannordning gjøres gjeldende fra Administrasjonsutvalgets behandling den sak 5/08: AP v/ repr. Arne Pedersen satte fram følgende forslag: Administrasjonsutvalget slutter seg til rådmannens innstilling. Votering: Det ble votert over APs forslag som ble vedtatt med 5 stemmer 2 stemte imot Administrasjonsutvalgets vedtak den sak 5/08: Administrasjonsutvalget slutter seg til rådmannens innstilling. Formannskapets behandling den sak 49/08: Administrasjonens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak den sak 49/08: 1. Vadsø bystyre slutter seg til rådmannens vurderinger og vedtar etablering av ny brannordning for Vadsø kommune slik den fremgår av dokumentet Brannordning for Vadsø kommune. 2. Vadsø bystyre slutter seg til forslaget om å inngå partnerskapsavtaler med lokale lag og foreninger for ivaretakelse (tilsyn/åpning/lukking) av idrettsanlegg/haller på ettermiddags- og kveldstid. Rådmann delegeres myndighet til å inngå partnerskapsavtaler på vegne av Vadsø kommune. 3. Vadsø bystyre vedtar investeringer knyttet til ny brannordning i 2008 i størrelsesorden kr ,-. 4. Ny brannordning gjøres gjeldende fra Vedlegg: - Kartlegging av brannrisiko. Vadsø kommune. Revidert Brannordning for Vadsø kommune - Årsbudsjett/investeringsbehov ved endret brannordning - Ny brannordning, tilleggsoppgaver utført av brannvesenet - Referat fra møte med AVINOR Protokoll Referat fra møter i prosjektgruppa , , , og Brev fra SFT av Side 17 av 59

18 Sak 20/08 (Formannskapets medlemmer og varamedlemmer har fått ovennevnte vedlegg tidligere, i forbindelse med sakspapirer til formannskapsmøte ) - Uttalelse fra Fagforbundet avd. 259 og Delta Vadsø mottatt Bakgrunn: Vadsø bystyre vedtok i møte , sak 140/07, følgende: 1. Vadsø bystyre slutter seg til rådmannens vurderinger og vedtar etablering av ny brannordning for Vadsø kommune slik den er skissert overfor. 2. Rådmannen gis ansvar for å utarbeide en detaljert plan for organisering av Vadsø brannvesen. 3. Ny brannordning gjøres gjeldende fra Til å følge opp dette vedtaket ble følgende prosjektgruppe nedsatt: Delta v/tor Arne Dallavara Fagforbundet v/tormod Holko Verneombud Egil Aastrøm Brannsjef Ketil Eriksen Virksomhetsleder Magne Lindi Personalkonsulent Tove Marki Kontorsjef Marita Jakola Skansen Prosjektgruppen har vært tillagt følgende ansvar og oppgaver: - Gjennomføre ROS-analyse av brannrisiko - Vurdere evt. tilleggsoppgaver lagt til dagens brannvesen - Gjennomføre utviklingssamtaler med samtlige heltidsansatte - Vurdere et evt fremtidig samarbeid med AVINOR - Vurdere nye lokaler for brannstasjonen - Utarbeide forslag til ny brannordning inkl. bemanningsplan og budsjett Hva gjelder vurdering av nye lokaler for brannstasjonen er denne oppgaven overført fra prosjektgruppa til rådmannen da dette inngår i omstillingsprosjektet knyttet til vurdering av den totale kommunale bygningsmassen. Det er i løpet av prosessen gjennomført drøftinger med tillitsvalgte om utvelgelseskriterier ved bemanningstilpasning. Se vedlagte protokoll av Prosjektgruppa startet sitt arbeid 4.1. og leverte sin innstilling til rådmannen 7.3. Forslaget til ny brannordning ble sendt på høring til de aktuelle arbeidstakerorganisasjoner den Høringsfristen er satt til Vurdering: Side 18 av 59

19 Rådmannen viser til utredningen som ble lagt til grunn for bystyrets vedtak i desember 2007, og som bl.a. gir en grundig redegjørelse av bakgrunn for en evt omlegging av dagens brannordning. Kort oppsummert dreier dette seg om at dagens brannordning, vedtatt av Vadsø bystyre i møte den , er en ordning som langt overskrider dimensjoneringsforskriftens krav til dimensjonering. Dette i forhold til kommunens innbyggertall og risikobilde. Sak 20/08 Den nye ordningen som her foreslås er basert på dokumentet Kartlegging av brannrisiko (ROS-analysen) og på dimensjoneringsforskriften, og er nærmere beskrevet i dokumentet Brannordning for Vadsø kommune. 1. Ny brannordning Rådmannen ønsker å kommentere følgende hva gjelder prosjektgruppas forslag til ny brannordning: Til pkt. B. Grunnlag for brannvernet: Forslaget innebærer en ordning der Vadsø kommune vil ha en brannstasjon i Vadsø og et depot i Vestre Jakobselv. Hva gjelder bemanningen vil den i Vadsø være som følger: - 4 fast tilsatte på dagtid - 4 vaktlag der hvert vaktlag består av 4 mannskap med dreiende hjemmevaktsturnus, dvs. til sammen 16 frivillige med faste vaktuker Til Vestre Jakobselv depot vil det være knyttet 8 frivillige uten fast vaktordning. Rådmann er kjent med at dagens ordning med kasernert vakt ikke er optimal mht å overholde innsatstiden til Vestre Jakobselv, og et krav om tilpasning her ville trolig kommet uavhengig av endring i brannordning. Innsatstiden til Vestre Jakobselv skal være maksimum 20 minutter fra alarmen går til førsteinnsatsstyrken er i arbeid på skadestedet. Innsatsstyrken er det samme som et vaktlag, dvs. utrykningsleder + 3 mannskaper. Med dagens brannordning er innsatstiden stipulert til 22 minutter på dagtid og noe lengere på natt da halve innsatsstyrken har hjemmevakt. Ved å opprette et depot i Vestre Jakobselv med 8 mannskaper tilknyttet vil innsatstiden her reduseres til 14 minutter. I hht forskriften stilles det ikke krav om dreiende vakt (faste vaktuker) i Vestre Jakobselv, men det vil bli innført i perioder der det opplagt kan være vanskelig å få tilstrekkelig mannskap ved utrykning, f.eks. i påsken. Til pkt.c. Administrasjon og ledelse: 1.januar 2007 ble forskriftskravet om kompetanse for deltids brannpersonell, deltidsreformen, iverksatt. Det betyr at alt deltidspersonell (frivillig mannskap) skal ha utdanning på minimum grunnkursnivå. Kravet til kommunene er at samtlige skal være utdannet innen utgangen av Det er p.t. ikke laget en plan for gjennomføring av reformen i Vadsø, og det er heller ikke i gjeldende budsjett satt av midler til denne. Reformen må imidlertid iverksettes uavhengig av hvilken brannordning kommunen har. Side 19 av 59

20 Prosjektgruppa har i sitt budsjettforslag til ny brannordning allerede for 2008 lagt inn midler (opplæring/kurs) til oppstart av deltidsreformen. I tillegg skal mannskapet i deltidskorpset sikres kompetansebevis for utrykningskjøretøy. Vadsø kommune har som nevnt frist til utgangen av 2012 med å sikre samtlige i deltidskorpset den obligatoriske kompetansen. Sak 20/08 Til pkt.e. Beredskapsavdeling: Rådmann er kjent med at der er stilt spørsmål ved brannvesenets rolle og ansvar i forhold til akutt forurensning. Til det er å bemerke at Vadsø kommune inngår gjennom medlemskap i IUA i et interkommunalt samarbeid om akutt forurensning. P.t. innehar Vadsø funksjonen som vertskommune og samarbeidet ledes av Vadsø Havn v/daglig leder. IUA er på vegne av sine medlemskommuner ansvarlig for utarbeidelse av beredskapsplan mot akutt forurensning. Vadsø brannvesen inngår med sitt mannskap, sin kompetanse og sitt utstyr i beredskapsplanen og utgjør en del av styrken tilsluttet IUA. Et viktig poeng her er at IUA ikke kan pålegge Vadsø brannvesen en dimensjonering utover dimensjoneringsforskriften. Til pkt.g. Utrustning av beredskapen: Med bakgrunn i å sikre krav til innsatstid i Vestre Jakobselv har prosjektgruppen i tillegg til den frivillige beredskapen også foreslått å investere i et fysisk depot bestående av en garasje og bil påmontert slukkeutstyr. Rådmann er p.t. i dialog med aktuelle utleiere/utbyggere i Vestre Jakobselv hva gjelder garasje. Denne engangsinvesteringen er lagt inn i prosjektgruppas budsjettforslag. 2. Vurdering av tilleggsoppgaver Prosjektgruppas vurdering av tilleggsoppgaver utført av dagens brannvesen er vedlagt i hht bestilling fra Vadsø bystyre. Til denne er å anføre at rådmannen støtter prosjektgruppas vurderinger og ser på forslaget om inngåelse av partnerskapsavtaler med idrettslagene hva gjelder tilsyn av idrettshallene som meget bra. Årskostnadene som her er stipulert for partnerskapsavtalene består i tapt leieinntekt for kommunen. I 2007 betalte Norild eksempelvis ca.kr ,- i leie for Varangerhallen. Gjennom partnerskapsavtalen vil Norild påta seg arbeidet med tilsyn, åpning og stenging mot fri husleie. Investeringskostnadene forbundet med nytt låsesystem til anleggene har vist seg å være nødvendige og er naturligvis uavhengig av hvilken brannordning Vadsø kommune har. Prosjektgruppa har imidlertid valgt å ta investeringene med i sitt budsjettforslag. 3. Evt fremtidig samarbeid med AVINOR I hht bestilling fra Vadsø bystyre har prosjektgruppa også vært i kontakt med AVINOR med tanke på et fremtidig samarbeid hva gjelder brannberedskap. I møte den ble det klart at AVINOR ønsker å drive beredskapen i egen regi. Det vil mao ikke være aktuelt å inngå i et samarbeid med Vadsø kommune. Referat fra møtet er vedlagt. 4. Økonomi Side 20 av 59

21 Sak 20/08 Prosjektgruppas dokument Årsbudsjett/investeringsbehov ved endret brannordning gir en oversikt over årsbudsjett for hhv gammel brannordning (2007) og ny brannordning (2009). Da en foreslår endret brannordning med virkning fra vil budsjett 2008 være en kombinasjon av budsjettene for hhv 2007 og Endelig budsjett for 2008 vil ikke være avklart før de bemanningsmessige endringer er avklart og tidfestet. Her dreier det seg bl.a. om hvor raskt overtallighetsproblematikken kan løses og hvor raskt rekrutteringen av nytt frivillig mannskap kan gjennomføres. På bakgrunn av dette vil rådmannen i forbindelse med revidert budsjett i juni komme tilbake til de økonomiske betraktningene knyttet til årsbudsjett for Av prosjektgruppas forslag fremgår at endringene fra 2007 til 2009 i all hovedsak vil komme i tilknytning til lønnsutgifter. Fast lønn vil reduseres som en følge av reduksjon i den faste bemanningen mens posten faste tillegg vil øke noe som en følge av flere frivillige. Andre driftsutgifter er i liten grad berørt. Videre har prosjektgruppa, som tidligere nevnt, lagt inn for 2009 betydelige midler til kurs/opplæring i forbindelse med gjennomføring av deltidsreformen. Denne kostnaden vil Vadsø kommune måtte ta uavhengig av brannordning, og en vil måtte påregne kostnader her over flere år. Deltidsreformen skal som nevnt være gjennomført innen Investeringsbehovet for 2008 er på totalt kr ,-, og er i hovedsak knyttet til etablering av depot i Vestre Jakobselv, samt utrustning av frivillig mannskap. Videre har prosjektgruppa valgt å ta med investeringene knyttet til nytt låsesystem for idrettshallene, se pkt.2 overfor. Rådmannen vurderer investeringene slik de her er skissert som en forutsetning for etablering av den foreslåtte brannordning. Rådmannen vil anbefale at Vadsø bystyre slutter seg til forslaget om ny brannordning slik den her foreligger fra prosjektgruppa. Jens R. Betsi Rådmann Side 21 av 59

22 FLYKTNINGEVIRKSOMHETENS INNPLASSERING ETTER ETABLERING AV NAV VADSØ Saksbehandler: Helge Roald Arkivkode: 034 Arkivsaksnr.: 08/744 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 48/08 Formannskapet /08 Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: 1. Flyktningvirksomheten (ansvar 3402), med unntak av forebyggende team, skal innplasseres i NAV Vadsø ved etablering. 2. Hvis mulig vurderes forebyggende team samlokalisert med NAV Vadsø. 3. Det forutsettes at ansvarsområde 3402 opprettholdes og at det fortsatt skal utarbeides eget budsjett, virksomhetsplan, og årsberetning og egen rapportering til rådmann og bystyre for flyktningvirksomheten. Formannskapets behandling den sak 48/08: Administrasjonens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak den sak 48/08: 1. Flyktningvirksomheten (ansvar 3402), med unntak av forebyggende team, skal innplasseres i NAV Vadsø ved etablering. 2. Hvis mulig vurderes forebyggende team samlokalisert med NAV Vadsø. 3. Det forutsettes at ansvarsområde 3402 opprettholdes og at det fortsatt skal utarbeides eget budsjett, virksomhetsplan, og årsberetning og egen rapportering til rådmann og bystyre for flyktningvirksomheten. Bakgrunn I bystyrets møte den ble rapporten om kommunens flyktningpolitikk behandlet. Følgende vedtak ble fattet om organiseringen: Bystyret vedtar en annen organisering der flyktningtjenesten (bosetting og innkreving av integreringstilskudd) skilles ut fra sosial- og barnvernstjeneste. Side 22 av 59

23 Sak 21/08 I saksframlegget som fulgte rapporten om flyktningpolitikken skriver administrasjonen: Når det gjelder utvalgets vurdering av organisering av flyktningtjenesten som en del av virksomhetene sosial, barnevern og flyktning eller som utskilt fra denne virksomheten (pkt i1 og i2 i rapporten), mener rådmannen det er naturlig å vurdere dette i sammenheng med innføring av NAV (ny arbeids- og velferdsforvaltning) som trer i kraft fra En ny velferdsforvaltning med trygd, aetat og sosialtjeneste skal etableres på kommunenivå. Denne reformen vil føre til at kommunen må vurdere dagens organisering av sosial-, barnevern- og flyktningtjeneste. I tillegg har Vadsø bystyre i budsjettvedtak vedtatt at kommunen skal samordne dagens virksomhetsstruktur. Opprettingen av NAV kontorer i den enkelte kommune følger en nasjonal plan innenfor rammen av Stortingets vedtak om at reformen skal være gjennomført innen Det er bestemt at kontoret i Vadsø blir etablert 2 kvartal Staten har klarlagt hvilke statlige stillinger og personer som vil inngå i NAV Vadsø. I prosjektavtalen mellom Vadsø og NAV Finnmark er spørsmålet om hvilke tjenester som skal inngå delvis avklart: Ut over kommunens ansvar for økonomisk sosialhjelp etter lov om sosiale tjenester kap 5, skal kontoret også dekke følgende tjenester som i dag ligger i Vadsø kommune.: - Lov om sosial tjeneste kap 6 - tiltak overfor rusmisbrukere - Lov om sosial tjeneste midlertidig husvære - Lov om sosial tjeneste bolig for vanskeligstilte - Lov om sosial tjeneste 4-3a rett til individuell plan - Økonomisk rådgivning Vadsø kommune vil tidlig i 1. kv 2008 avklare hvorvidt flyktningetjenesten skal inngå i NAV kontoret. Kommunal grunnbemanning i etableringsfasen er på 17 årsverk inklusive flyktningetjenesten Det er kommunene som avgjør hvilke tjenester utover det minimum som Stortinget har bestemt som skal legges inn i det lokale NAV-kontor. Spørsmålet om flyktningtjenesten skal inngå er av stor betydning. Spørsmålet om flyktningtjenestens organisering har vært gjenstand for administrativ og politisk behandling ved flere anledninger fra høsten Det er derfor grunn til å oppsummere behandlingen med sikte på et best mulig grunnlag for en avgjørelse. Historikk Da Vadsø kommune startet bosetting av flyktinger i 1982 ble det opprettet et eget flyktningkontor med ansvar for bosetting og oppfølging av flyktninger. Sosialkontoret hadde ansvar for økonomisk hjelp. Den gangen var finansieringsordingen av flyktningarbeidet en refusjonsordning og sosialkontoret fikk refundert alle utgifter til sosialhjelp. På begynnelsen av 1990-tallet ble finansieringsordningen endret og den automatiske refusjonen av sosialhjelp til flyktninger ble borte. I stedet fikk kommunen et fast integreringstilskudd pr bosatt flykting. Hensikten med integreringstilskuddet var å Side 23 av 59

24 Sak 21/08 stimulere kommunene til å iverksette kvalifiseringstiltak med sikte på å gjøre flyktningene raskt sjølhjulpne. Den automatiske refunderingen av sosialhjelp hadde ikke initiert en slik innsats. Det ville være lønnsomt for kommuner å øke ressursene som ble brukt til oppfølging og tiltak ved at dette reduserte kommunens sosialhjelpsutgifter. UDI som den gang forvaltet integreringstilskudd og var kommunens oppdragsgiver når det gjaldt bosetting av flyktinger anbefalte at flyktningtjenesten ble skilt fra sosialsektoren og direkte underlagt rådmannen. Begrunnelsen var at det ville være stigmatiserende for flyktningene å bli sosialklienter. I Vadsø ble flyktningkontoret først lagt dirkete under helse- og sosialsjef, for deretter å bli lagt direkte under rådmann. Sosialkontoret hadde fortsatt ansvaret for økonomisk hjelp slik at den sosialfaglige oppfølgingen av flyktningene ble delt mellom to kontorer. Spørsmålet om sammenslåing av sosialkontor og flyktningkontor Høsten 2000 ble det utarbeidet en rekke ulike tiltak for å omstille og effektivisere kommunens drift med sikte på økonomiske innsparinger og bedring av tjenestene. Tre av tiltakene omhandlet Sosialtjenesten, barnevernstjenesten og flyktningtjenesten. Tiltakene pekte på to helt motsatte strategier for å effektivisere og bedre de tre tjenestene. To av tiltakene gikk inn for en samordning av sosial- barnevern og flyktningtjenesten i kommunen (sammenslåing av sosialkontor og flyktningkontor). Samordningsgevinsten ble anslått til ca for 2001 og hele 4 millioner for fireårsperioden fram til Det tredje tiltaket, som var innarbeidet i rådmannens forslag til budsjett, gikk inn for å kutte tre stillinger ved sosialtjenesten og barneverntjenesten. Besparelsen ble anslått til kr I bystyret ble tiltaket om kutt i stillinger forkastet og rammen ble påplusset kr i forhold til rådmannens forslag. Tiltakene som innebar at innsparingen skulle skje gjennom samordning av tjenestene ble vedtatt og innsparingen ble vurdert til kr Rammen ble tilsvarende redusert. Besparelsen ble med dette kr mer enn det rådmannen hadde foreslått. Rådmannen fulgte opp bystyrets vedtak og sosialkontoret og flyktningkontoret ble slått sammen til en virksomhet fra I årene som fulgte ble rammen redusert ytterligere og i 2003 foreslo rådmannen en 0-ramme i tråd med anslått langsiktig gevinst av samordning i de to tiltakene som ble vedtatt høsten Innføring av introduksjonsordningen Side 24 av 59

25 Sak 21/ behandlet bystyret den forestående iverksettingen av Lov om introduksjonsordning: Om organisering og koordineringsansvar Som nevnt over regulerer ikke loven hvordan kommunen skal organisere arbeidet. Likevel er det i lovens merknader kommet med en tilråding som for øvrig er helt i tråd med de føringer som UDI har lagt for organisering av flyktningarbeidet helt fra 80-tallet av: Intensjonen om at ordningen skal fremme økonomisk selvstendighet og sosialhjelpsuavhengighet, kan tale for en organisatorisk løsrivelse fra sosialkontoret. Sosialhjelpsutbetalingene skal overfor deltakerne, som for den øvrige befolkningen, fungere som et sikkerhetsnett. Organisatorisk samlokalisert utbetaling av introduksjonsstønad og sosialhjelp kan føre til diskusjon om forskjeller i utbetalinger og sammenligninger både blant ansatte og mottakere av offentlig støtte og således ta fokuset bort fra kvalifiseringsarbeidet. De organisatoriske endringene i Vadsø har gått stikk i strid med denne tilrådinga. Først ble sosialtjenesten og flyktningtjenesten samlet organisatorisk i 2002 (feil, skal stå 2001 saksbehandlers merknad) og siden samlokalisert i Planen videre er samordning og samlokalisering med Aetat og trygdeetaten (SATS-Vadsø) fra høsten Merknaden og standpunktet til KRD og UDI når det gjelder organisering av flyktningtjenesten og spesielt administreringen av introduksjonsordningen er gått ut på dato. Stortinget har gitt klare føringer for at alle tjenester for inntektssikring fra det offentlige skal samordnes og samlokaliseres. Når Sosialtjenesten, flyktningtjenesten, Aetat og trygdeetat er samordnet og samlokalisert vil en ha en organisatorisk ramme som legger godt til rette for den samordning som er nødvendig i forbindelse med innføringen av introduksjonsordning. I den pågående samordningsprosessen (SATS) diskuteres ulike modeller for teamorganisering. Et av de spørsmål som har oppslutning fra alle parter er behovet for et fast organisert tverrfaglig og tverretatlig team med ansvar for kartlegging, utarbeiding og oppfølging av individuelle planer for flyktninger og oppfølging av disse planene. Den enkelte flyktning skal ha en kontaktperson i teamet og denne har ansvaret for koordineringen av arbeidet. Dette teamet vil også ha hovedansvaret for at det rekrutteres tilstrekkelig med praksisplasser som passer inn i de individuelle kvalifiseringsløp. Koordineringsansvaret planlegges altså ivaretatt av flyktningteamet i SATS-Vadsø. Kommentar: SATS som betegnelse på den nye velferdsforvaltningen ble erstattet med NAV i Bystyret fattet på dette møtet vedtak om at introduksjonsordningen for flyktinger skulle forvaltes av Sosial-, barnevern- og flyktningvirksomheten. Evaluering av flyktningpolitikken og revisjon av SBF Høsten 2004 nedsatte bystyret et politisk/administrativt utvalg som skulle evaluere og utvikle flyktningpolitikken til kommunen. Våren 2005 bestemte bystyret revisjon av Sosial-, barnevern- og flyktningvirksomheten (SBF). Det ble nedsatt et utvalg ledet av rådmannen. I utvalget var hovedtillitsvalgt i FO representert i tillegg til representanter for økonomiavdelingen, virksomheten SBF og KS Side 25 av 59

26 (KS deltok ikke på grunn av sykdom). Mandatet til utvalget var omfattende og med hjelp fra SSB ble det laget en grundig rapport med data for sammenligning med andre kommuner og analyse av ressursbruk og resultat. Dette utvalget leverte sin rapport til formannskapet i april Her er spørsmålet om organisering behandlet slik: I år 2001 ble flyktningkontoret som inntil da var organisert direkte under rådmannen, slått sammen med sosial- og barnevernsvirksomheten, stikk i strid med UDIs anbefalinger. Sak 21/08 Helt til det siste har UDI gått imot organisering av flyktningarbeidet tilknyttet sosialtjenesten. Men etter hvert har UDI fått med seg at sosialtjenestene skal samordnes/samorganiseres med A-etat og trygdeetat og at denne nye organiseringen skal ha inntektssikring og kvalifisering til arbeid som sin helt primære oppgave. Introduksjonsordningen for flyktninger har det samme fokus. Disse spørsmålene ble tatt grundig opp i kommunens høringsuttalelse om SATS. I kontakten med UDI får virksomheten nå tilbakemelding om at UDI ser på organiseringen i Vadsø som fremtidsretta med tanke på den forestående store omorganiseringen av velferdstjenestene. I forbindelse med sammenslåingen av flyktningkontor og sosialkontor i én virksomhet ble det gjort endringer innad i virksomheten. Det ble opprettet tre team: sosial, barnevern og flyktning. Teamene består av konsulenter med fagutdanning på høyskolenivå. Teamlederfunksjonen er ikke en egen stilling, men en funksjon som legges til en av konsulentstillingene. Alle brukere av virksomhetens tjenester vil ha et av teammedlemmene som sin hovedkontakt. Vedkommende har ansvar for råd og veiledning, utredning, utarbeiding av individuell plan, koordinering i forhold til andre instanser (helse, skole, barnehager, aetat, trygd osv) Hun/han har også ansvar for saksbehandling etter de tre lovene som regulerer virksomheten. Målet var å skape en fleksibel organisasjon egnet for raske omstillinger som følge av endrede behov hos målgruppene for virksomheten. Det siste som er gjort (2004) er opprettelsen av administrativt team og sosialt forebyggende team (se gjennomgangen av disse teamenes oppgaver i avsnittet om aktiviteter og ressursbruk). Prosjektgruppen mener at målgruppenes sammensetning og varierende behov tilsier en fleksibel organisasjon med muligheter for raske omstillinger. En organisering som er i stand til å sette inn ressurser i tråd med endringer i brukernes behov vil trolig oppleves som positivt. Fokus på kontaktperson og koordinatorrollen for å sikre medvirkning fra bruker og koordinering av tjenester også utenfor virksomheten, vil trolig også oppleves som positivt, og gi større muligheter til tilpasset hjelp til den enkelte familie eller enslige. Fra de ansattes standpunkt vil dagens organisering gi mulighet for variasjon og faglige utfordringer. Dette kan for ansatte oppleves både positivt og negativt omstillinger og fleksibilitet kan skape utrygghet for noen. De ansatte har i utgangspunktet ikke vært samstemt for denne organiseringen. Fagforbundet FO uttrykte en viss skepsis ved å organisere virksomheten i team uten egne stillinger for teamledere. For oppdragsgiver er det sjølsagt viktig at organiseringen fremmer virksomhetens mål: å gjøre flest mulig sjølhjulpne så raskt som mulig, enten dette gjelder å bli i stand til å forsørge seg sjøl eller sjøl å sørge for barns omsorg. Men i tillegg er det viktig at arbeidet blir utført så kostnadseffektivt som mulig slik at kommunens utgifter blir minst mulig, med tanke på alle andre oppgaver som kommunen står overfor. Side 26 av 59