Oslo kommune Byrådsavdeling for finans

Transkript

1 O L -,/k OMMUNE 0 Oslo kommune Byrådsavdeling for finans i". I r ', //(, 7c 1.,i,,,- Notat til b st rets organer Til: Finanskomiteen Dato: Fra: Byråden for finans Vår ref (saksnr): Arkivkode: 515 Notat nr.: 1/2012 IMPLEMENTERING AV LÆRLINGKLAUSULER I OSLO KOMMUNES STANDARDKONTRAKTER Jeg viser til henvendelse fra Ivar Johansen med spørsmål om hvordan vedtak i bystyret (bystyresak 124) av , vedrørende tilleggskrav til leverandører om at de i tillegg til å være tilknyttet en lærlingordning også -jevnlig tar inn er fulgt opp. Det følger av forskrift om offentlige anskaffelser 3-11 (3), at det er adgang til å stille krav om bruk av lærlinger. Jeg har tidligere instruert alle virksomheter om at det skal vurderes å stille krav om lærlingordning i bransjer med et klart definert behov for lærlingplasser og at det skal rapporteres hvis det ikke stilles slikt krav, jf. Rundskriv 20/2009 om strakstiltak på anskaffelsesområdet og brev av til virksomhetene om krav til lærlingklausul uavhengig av terskelverdi. Det følger allerede av godkjenningsordningen for lærebedrifter at lærebedriften jevnlig må ta inn lærlinger. UKE ble den 9. august 2011 bedt om å utarbeide nye avtaleklausuler for lærlinger, i samsvar med Bystyrets vedtak i sak 11/2011. I brev av 1. desember 2011 informerte jeg alle virksomhetene om at følgende avtaleklausul skal inntas i kommunens standardkontrakter: "Leverandoren skal senest ti dager etter kontraktssignering fremlegge dokumentasjon pa at leverandoren er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Leverandoren plikter jevnlig å ta inn lærlinger i sin virksomhet under kontraktens lopetid, men slik at lærlingene ikke trenger utfore arbeid i henhold til utforelsen av dette konkrete oppdraget. Leverandoren plikter pa Kundens foresporsel innen rimelig tid a.fremlegge skrifilig dokumentasjon pa at dette kravet er Brudd pa forste ledd anses som vesentlig mislighold av kontrakten. Det samme gjelder annet ledd, med mindre leverandoren kan godtgjore at han ikke kan lastes for at han ikke har lyktes med inntak av lærlinger." Jeg har også bedt UKE utarbeide veiledningsmateriale knyttet til vurderingen som må foretas i den enkelte anskaffelse og som er i tråd med bystyrevedtak av UKE skal videre kartlegge status pr for virksomhetenes faktiske bruk av kontraktsklausuler knyttet til lærlinger og hvordan kontraktsklausuler vedrørende dette er fulgt Byrådsavdeling for Postadresse: finans Rådhuset Oslo F-postpostmottak ihvr oslo kommune no

2 opp. Kartleggingen skal omfatte antall kontrakter med krav om lærlingordning som er inngått før Dette med tanke på at virksomhetene må få tid på seg til å følge opp kontraktsklausulen. UKE har tatt inn avtaleklausulen i de standardkontraktene hvor det anses å være mest relevant med krav om lærlingordning. Med hilsen Kristin Vinje byråd Godkjent og ekspedert elektronisk Vedlegg 1: Lærlingklausuler Brev av Vedlegg 2: Sak 275/10 Vedlegg 3: Brev til virksomhetene av Vedlegg 4: Byrådens sak 19/2009 Vedlegg 5: Byrådens sak 11/2011 2

3 Oslo kommune. Byrådsavdeling for finans 0 0 Til alle virksomheter Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Solfrid Lie LÆRLINGKLAUSULER - AVTALEKLAUSULER OG STANDARDTEKST I KONKURRANSEGRUNNLAG Det vises til brev av til alle virksomheter vedrørende krav om etablering av lærlingklausul i kommunens kontrakter, uavhengig av terskelverdier, og at vurderingen av kravet skal knyttes opp mot behovet for lærlinger, kontraktens lengde og omfang. I brevet er det vist til bl.a sak til Finanskomiteen nr 36/2011 hvor dette er presisert. I bystyresak 124 av er det stilt tilleggskrav til leverandørene om at de i tillegg til å være tilknyttet en lærlingording også -jevnlig tar inn lærlinger". Forslaget ble enstemmig vedtatt og lyder som følger: -Ved Oslo kommunes inngåelse av avtaler om vedlikeholds-, rehabiliterings- og byggeprosjekter i bransjer med et klart definert behov for lærlingplasser og tilstrekkelig tilgang på lærlinger, skal det som hovedregel settes som vilkår at virksomheten er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning og jevnlig tar inn læriinger." Byrådsavdeling for finans har i brev til Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) den bedt om at følgende inntas som avtaleklausul både i kontrakter og i konkurransegrunnlag: Avtaleklausul og som standardtekst i konkurransegrunnlaget: -Leverandøren skal senest ti dager etter kontraktssignering fremlegge dokumentasjon på at leverandøren er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Leverandøren plikter jevnlig å ta inn lærlinger i sin virksomhet under kontraktens løpetid. men slik at lærlingene ikke trenger utføre arbeid i henhold til utførelsen av dette konkrete oppdraget. Leverandøren plikter på Kundens forespørsel innen rimelig tid å fremlegge skriftlig dokumentasjon på at dette kravet er oppfylt. Brudd på første ledd anses som vesentlig mislighold av kontrakten. Det samme gjelder annet ledd, med mindre leverandøren kan godtgjøre at han ikke kan lastes for at han ikke har lyktes med inntak av Byradsavdeling for finans Postadresse. Rådhuset 0037 Oslo 0-postpostmottak r oslo kommune no

4 1 konkurransegrunnlaget må det presiseres at ovennevnte gjelder kun for norske leverandører og at forbehold mot bestemmelsen anses som vesentlig forbehold mot kontraktsvilkårene. UKE er videre bedt om å lage forslag til veiledningsmateriale knyttet til vurderingen som må foretas i den enkelte anskaffelse og som er i tråd med bystyrevedtak av Med hilsen Arild Sundberg kommunaldirektør Tron Kallum seksjonssjef Godkjent og ekspedert elektronisk 2

5 Oslo kommune Byrådsavdeling for finans og næring Notat til b s rets organer Til: Finanskomiteen Dato: Fra: Byråden for finans Vår ref (saksnr): Arkivkode: 024 Notat nr.: 36/2011 SAK 275/10- OPPFØLGNING AV BYSTYREVEDTAK VEDRØRENDE LÆRLINGER Jeg viser til vedtakspunkt 1 i bystyrevedtak av som lyder som følger: "Bystyret bor soke en praksis som vektlegger sterkt at bedrilier som far kommunale anbud skal være godkjente lærebedrifier, og at det i storre anbud ogsa stilles krav til antall lærlinger i bedriften. Dette er særlig viktig a sikre innenfor byggjagene''. Videre vises til forslag fra Trond Jensrud og Ivar Johansen om at kommunen ved kunngjøring av konkurranser om oppdrag eller rammeavtaler over EØS sine terskelverdier i bransjer med klart definert behov for lærlingplass, skal kreve at virksomheten tar inn lærlinger dersom de får kontrakten og at tilsvarende skal normalt gjøres gjeldende for oppdrag eller rammeavtaler under terskelverdier. Jeg viser til at krav om lærlingordning i kommunens kontrakter har vært besvart finanskomiteen ved flere anledninger og senest den Jeg har også høsten 2009 fattet beslutning om at kommunens virksomheter og foredrag alltid skal foreta en vurdering av om det skal stilles krav om godkjent lærlingordning og at det i denne forbindelse skal begrunnes særskilt hvorfor ikke virksomheten har stilt et slikt krav selv om den aktuelle leverandørbransjen har et klart definert behov for lærlingplasser. 1. Regelfesting av plikt til å vurdere lærlingklausul i konkrete tilfeller. Forskrift om offentlige anskaffelser gir i 3-11 (3) oppdragsgiver muligheter til å stille krav til at norske leverandører skal etablere en lærlingordning i forbindelse med gjennomforingen av kontrakten. Forskriften lyder som følger: "For arbeid som skal utfores i Norge kan oppdragsgiver sette som betingelse for gjennomforingen av kontrakten at norske leverandorer skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Slik betingelse kan likevel kun settes dersom det er et klart definert behov for lærlingplasser i den aktuelle bransje". Jeg er opptatt av at bransjer knytter til seg lærlinger der det er behov for det. I byrådens sak 19/2009 "Vurdering av krav om lærlingordning i kommunenes kontrakter-. som også fremgår i rundskriv 20/2009 "Strakstiltak pa anskaffelsesomradet", besluttet finansbyråden at Oslo 13. radsavdeling for Postadresse: finans ol, nærin2 Radhuset Oslo 0-post: postmottakyr.oslo.kommune.no

6 kommunes virksomheter før kunngjøring av konkurranser om oppdrag over EØS terskelverdi i bransjer med et klart definert behov for lærlingplasser, alltid skal foreta en vurdering av om det skal stilles krav til norske leverandører om at de må knytte seg til en offentlig godkjent lærlingordning dersom de får kontrakten. Det skal foretas en konkret vurdering av om det skal stilles et krav til lærlingordning, da det skal være et klart definert behov i vedkommende bransje. Det innebærer at virksomheten må foreta undersøkelser i den aktuelle bransjen dersom en planlegger å pålegge norske leverandører å ha en lærlingordning i den konkrete konkurransen. Dette fordi lærlingbehovet er forskjellig i de ulike bransjer og det kan være geografiske forskjeller med hensyn til behovet for lærlingplasser. Oppdragsgiver kan, som nevnt, kreve at leverandør skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning som betingelse for gjennomføringen av kontrakten. Det kan ikke kreves at leverandører skal ha en lærlingordning på tidspunktet for innlevering av tilbud, men det kan kreves at leverandøren etablerer en ordning dersom vedkommende blir tildelt kontrakt. Det kreves også en særskilt begrunnelse i tilfeller der virksomheten ikke har stilt ovennevnte krav til lærlingordning selv om det i den aktuelle bransje er et klart definert behov for lærlingplasser. Eventuelle avvik fra dette skal rapporteres. Bestemmelsen henvender seg kun til norske leverandører og gjelder kun for arbeid som utføres i Norge. Begrunnelsen for at utenlandske leverandører ikke kan pålegges en plikt til å ha en offentlig godkjent lærlingordning, er fordi en slik plikt vil stride mot flere av E0S-avtalens bestemmelser, blant annet prinsippet om fri flyt av tjenester. Det er dessuten få land i EØS som har en lærlingordning. A og SVs forslag om at -det skal tas inn lærlinger dersom leverandøren får kontrakten vil efter min oppfatning være konkurransevridende. Det vises for øvrig til spørsmål 2. Jeg viser videre til at i byrådssak 1023/10 "Konsernovergripende anskaffelsesstrategi for Oslo kommune for perioden " er det i delmål 6 "Oslo kommune skal gjennomfore anskaffelser med vekt pa samfunnsansvar" besluttet at Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten skal kartlegge i hvilket omfang kommunens virksomheter stiller krav til samfunnsansvar i sine rammeavtaler. Det skal der spesielt vektlegges krav rettet mot bl.a. lærlingordninger. Byrådssak 1051/10 "Standardkontrakter for anskaffelse av varer, tjenester, bygg og anlegg" ble blant annet fremmet på bakgrunn av et ønske om å ta samfunnsansvar på alvor og gå foran med et godt eksempel for å avdekke muligheter for avvik. Sentralt i de nye kontraktene er det tatt med henvisninger til vurdering av krav til leverandørene vedrørende lærlingordning og miljø. Jeg er av den oppfatning at Oslo kommune i dag har gode lærlingordninger og god tilgang på nye lærebedrifter, og det er også iverksatt tiltak i arbeidet med å øke inntaket av lærlinger hvor Oslo kommune er en stor aktør i markedet. Jeg viser bl.a. til at utdanningsetaten har iverksatt følgende tiltak for å stimulere til økt inntak av lærlinger: Komplett og ajourført oversikt over godkjente lærebedrifter i Oslo er publisert på utdanningsetatenes hjemmeside Informasjon om hver enkelt lærebedrifts inntak av lærlinger og løpende lærekontrakter er registrert i etatens datasystem. Dette muliggjør en kvalitetskontroll for innkjøpende virksomhet dersom det ønskes etablert en rutine for dette. Utdanningsetaten vil kunne opplyse nærmere om forholdet mellom søkere og behov for læreplasser etter forespørsel fra virksomhetene. 2

7 Jeg vil understreke at det så langt som mulig skal kreves lærlingordning i bransjer der det er et klart behov for det. I dette legger jeg også til grunn at tilslutning til godkjent lærlingordning reelt skal innebære at det blir flere lærlinger. Jeg vil i skriv til kommunens virksomheter påpeke at jeg forventer at disse stiller krav om lærlingordning uavhengig av terskelverdi og hvor vurderingen knyttes opp mot behovet for lærlinger, kontraktens lengde og omfang. 2. Kan det i større anbud også stilles krav til antall lærlinger i bedriften? Jeg viser til at forskriftens 11-3 (3) sier at oppdragsgiver kan sette som betingelse for gjennomføring av kontrakten at - norske leverandorer skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning". Den skiller klart mellom det å være tilknyttet en lærlingordning og antall lærlingeplasser og plikten er videre innsnevret ved at "slik betingelse kan likevel kun settes dersom det er et klart definert behov for lærlingplasser". Forskriften har, slik jeg ser det, gått så langt som EDS-avtalen tillater. Et krav om tallfesting av antall lærlinger vil kunne utelukke mange leverandører fra å levere tilbud, og vil også gjøre det vanskelig for mindre etablerte leverandører å levere tilbud. Et slikt krav kan derfor hindre likebehandling av leverandører, være i strid med det grunnleggende kravet til konkurranse og virke konkurransevridende. Det er også slik at leverandører av forskjellige årsaker kan ha problemer med å skaffe lærlinger, eller at læringer slutter i løpet av kontraktsperioden. Å stille krav om antall lærlinger i bedriften vil være i strid med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Jeg kan ikke gå inn for forslaget om at det skal stilles krav til antall lærlinger i en bedrift. Med hilsen Kristin Vinje byråd Godkjent og ekspedert elektronisk 3

8 Oslo kommune, Byrådsavdeling for finans og næring O 0 Til alle virksomheter Dato: Deres ref: Var ref (saksnr): Saksbeh: Solfrid Lie Arkivkode: 024 KRAV OM LÆRLINGEKLAUSUL UAVHENGIG AV TERSKELVERDI Forskrift om offentlige anskaffelser gir i 3-11 (3) oppdragsgiver muligheter til å stille krav om at norske leverandører skal etablere en lærlingordning i forbindelse med gjennomføringen av kontrakten. Forskriften lyder som følger: "For arbeid som skal utfores i Norge kan oppdragsgiver sette som betingelse for gjennomfbringen av kontrakten at norske leverandorer skal være tilknyttet en offèntlig godkjent lærlingordning. Slik betingelse kan likevel kun settes dersom det er et klart definert behov for lærlingplasser i den aktuelle bransje". Bestemmelsen henvender seg kun til norske leverandører og gjelder kun for arbeid som utføres i Norge. Begrunnelsen for at utenlandske leverandører ikke kan pålegges en plikt til å ha en offentlig godkjent lærlingordning, er fordi en slik plikt vil stride mot flere av E0S-avtalens bestemmelser, blant annet prinsippet om fri flyt av tjenester. Det fremgår av byrådens sak 19/2009 "Vurdering av krav om lærlingordning i kommunenes kontrakter" og rundskriv 20/2009 "Strakstiltak pa anskaffelsesomradet" at Oslo kommunes virksomheter før kunngjøring av konkurranser om oppdrag over EØS terskelverdi i bransjer med et klart definert behov for lærlingplasser alltid skal foreta en vurdering av om det skal stilles krav til norske leverandører om at de må knytte seg til en offentlig godkjent lærlingordning dersom de får kontrakten. sak til Finanskomiteen nr 36/2011 presiseres det at det så langt som mulig skal kreves lærlingordning i bransjer der det er et klart behov for det. I dette ligger en klar forventning om at det skal vurderes krav til lærlingordning også for anskaffelser under terskelverdi. Vurderingen skal knyttes opp mot behovet for lærlinger, kontraktens lengde og omfang. Det minnes om at det stilles krav til jevnlig rapportering til respektiv byråd/byrådsavdeling/kommunalt foretaks styre om virksomhetens arbeid på anskaffelsesområdet. Denne rapporteringen skal også omfatte virksomhetens vurdering av om B radsandefing for finans og næring Postadresse Radhuset Oslo E-post: postmottak@.bvr.oslo.kommune.no

9 det skal stilles krav til norske leverandører om å knytte seg til offentlig godkjent lærlingordning hvis de blir tildelt kontrakt. Med hilsen Arild Sundberg kommunaldirektør Tron Kallum seksjonssjef Godkjent og ekspedert elektronisk 2

10 Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Byrådens sak Byrådens sak nr.: Vår ref. (saksnr.): Vedtaksdato: Arkivkode: 515 VURDERING AV KRAV OM LÆRLINGORDNING I KOMMUNENS KONTRAKTER Saksfremstillin Det fremgår av forskrifi om offentlige anskaffelser 3-1 1(3) at "For arbeid som skal utfores i Norge kan oppdragsgiver sette som betingelse Jo- r gjennomforingen av kontrakten at norske leverandorer skal være tillenvfiet en olkntlig godkjent lærlingordning. Slik betingelse kan likevel kun sefies dersom det er et klart definert behov JOr lærlingplasser i den aktuelle bransje.'' Regelen kom inn i forskriften på bakgrunn av det behov for lærlingplasser som "Reform 94" skapte. Det har etter reformen vært en gencrell mangel på lærlingplasser i Norge. Det viser seg at Oslo kommunes virksomheter i liten grad foretar en vurdering av krav til lærlingordning i forbindelse med inngåelse av kontrakter med bransjer der dette er aktuelt. Byråden beslutter i denne saken at Oslo kommunes virksomheter for kunngjoring av konkurranser om oppdrag over EOS terskelverdi (pt. kr 1.65 millioner for varer og tjenester og kr 41 millioner for bygg og anlegg) i bransjer med et klart definert behov for lærlingplasser, alltid skal.foreta en vurdering av om det skal stilles krav til norske leverandører om at de må knytte seg til en offentlig godkjent lærlingordning dersom de får kontrakten. I tilfeller der virksomheten foretar anskaffelser fra bransjer der det er et klart definert behov for lærlingplasser, men virksomheten ikke har stilt ovennevnte krav til lærlingordning. skal dette begrunnes særskilt. Det stilles krav til jevnlig rapportering til respektiv byråd byrådsavdelingkommunalt foretaks styre på virksomhetens arbeid på anskaffelsesområdet. Denne rapporteringen skal også omfatte de vurderinger som er gjort om hvorvidt det skal stilles krav til norske leverandorer om å knytte seu til offentlig godkjent lærlingordning hvis de blir tildelt kontrakt. Det skal begrunnes særskilt hvorfor virksomheten i konkrete tilfeller eventuelt ikke har stilt slikt krav selv om den aktuelle leverandørbransjen har et klart definert behov for lærlingplasser. Spesielt om kommunens foretak Foretakenes anskaffelser reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Av Oslo kommunes regelverk om virksomhetens ansvar.for gjennondoring av anskalielsesprosessen. vedtatt med endfinger av , fremgår det tydelig at dette interne regelverket ouså &lder kommunens foretak. Kommunens foretak er en del av rettssubjektet Oslo kommune.

11 og foretakene står for en stor andel av kommunens anskaffelser fra bransjer der det erfaringsvis er et klart definert behov for lærlingplasser. Det er derfor viktig at også forctakene omfattes av plikten til å vurdere krav om lærlingordning. Vedtakskompetanse Byrådet er i byrådsreglementet vedtatt av bystyret , sak 53. delegert myndighet til å vedta administrative regelverk som omhandler støttefunksjoner for administrasjonen. 1 folge byrådsreglementet kan byrådets myndighet delegeres til underliggende organer så lenge bystyret ikke har bestemt noe annet. Byrådet vedtok , sak Oslo kommunes regelverk om virksomhetens ansvar.for gjennomføring av anskaffelsesprosessen. I regelverkets punkt 7.1 delegerer byrådet til byråden med ansvar for for anskaffelser "å gi nærmere regler for gjennomforing av dette regelverk". Oslo kommunes regelverk om virksomhetens ansvar.for gjennomføring av anskaffelsesprosessen punkt omhandler utarbeidelse av konkurransebetingelser og kontrakt. Fullmakt til å bestemme at kommunens virksomheter. for kunngjoring av konkurranser i bransjer med et klart definert behov for lærlingplasser. alltid skal.foreta en vurdering av om det skal stilles krav til norske leverandorer om at de må knytte seg til en offentlig godkjent lærlingordning ved kontraktstildeling ligger således hos byråden for finans. Vedtak: Kommunens virksomheter skal før kunngjoring av konkurranser om oppdrag over EØS terskelverdi (pt. kr 1.65 millioner for varer og tjenester og kr 41 millioner tbr bygg og anlegg) i bransjer med et klart definert behov for lærlingplasser, alltid.foreta en vurdering av om det skal stilles krav til norske leverandorer om at de må knytte seg til en offentlig godkjent lærlingordning dersom de rar kontrakten. Det stilles krav til jevnlig rapportering til respektiv byråd:byrådsavdelingkommunalt foretaks styre på virksomhetens arbeid på anskaffelsesområdet. Denne rapporteringen skal også omfatte vurderinger som er gjort rundt om det skal stilles krav til norske leverandører om å knytte seg til offentlig godkjent lærlingordning hvis de blir tildelt kontrakt. Det skal begrunnes særskilt hvorfor virksomheten i konkrete tilfeller eventuelt ikke har stilt slikt krav selv om den aktuelle leverandørbransjen har et klart definert behov for lærlingplasser. Byrådsavdeling for finans Kristin Vinje

12 Oslo kommune Byrådsavdeling for finans og næring Byrådens sak Byrådens sak nr.: 11/2011 Vår ref. (saksnr.): Vedtaksdato: Arkivkode: 515 STANDARDKONTRAKTER FOR ANSKAFFELSE AV VARER, TJENESTER, BYGG OG ANLEGG MINDRE ENDRINGER OG DELEGASJON AV MYNDIGHET Saksfremstillin Innledning og bakgrunn for saken Byrådet vedtok , sak 1051/10, standardkontrakter for anskaffelse av varer, tjenester. bygg og anlegg. Det ble i saken foretatt en revisjon av kommunens egne standardkontrakter. og i tillegg vedtatt at kommunens virksomheter skal benytte statens standardavtaler og Norsk Standard (NS)-kontrakter der det er mulig å anvende disse. Alle virksomheter som er en del av rettssubjektet Oslo kommune ble pålagt å benytte vedtatte standardkontrakter når de foretar anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg til en verdi over kr på områder som dekkes av standardkontraktene. Følgende standardkontrakter ble vedtatt for Oslo kommune: Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer og tilhørende kontraktsformular Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av hand erkertjenester og tilhorende kontraktsformular Statens standardkontrakt for konsulentoppdrag Statens standardkontrakt for konsulentbistand Statens standardavtaler for IT-anskaffelser Den av statens standardavtaler for IT-anskaffelser som er mest anvendelig skal benyttes. Norsk Standard (NS) 3430, 2. utgave september 1994, Alminnelige kontraktsbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider og tilharende kontraktsformular Norsk Standard (NS) 3431, 2. utgave september 1994, Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentreprise og tilhørende kontraktsformular

13 2 Norsk Standard (NS) 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag og tilhørende kontraktsformular Norsk Standard (NS) 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid og tilhørende kontraktsformular Norsk Standard (NS) 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag: pålagt benyttet fra den dato kommunens eget kontraktsformular til NS 8403 er godkjent av byråden for finans. Norsk Standard (NS) 8405: 2008 Norsk bygge- og anleggskontrakt; pålagt benyttet fra den dato kommunens eget kontraktsformular til NS 8405 er godkjent av byråden for tinans. Kommunens virksomheter ble orientert om byrådssak 1051/10 i rundskriv 25/2010. Av rundskrivet fremgår det at Oslo kommunes standardkontrakter med tilhørende kontraktsformularer og Oslo kommunes kontraktsformularer til Norsk Standard (NS)-kontraktene er tilgjengelige på Utviklings- og kompetanseetatens (UKEs) hjemmesider. På UKEs hjemmesider er det også link til Difis hjemmesider, der statens standardkontrakter er lagt ut. NS-kontraktene er opphavsrettslig beskyttet og må bestilles fra Standard Norge. I byrådssak 1051/10 delegerte byrådet til byråden for finans myndighet til å foreta de endringer i standardkontraktene som anses nødvendige for å ivareta de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og overordnede kommunale vedtak, samt myndighet til å foreta mindre endringer av ikke-prinsipiell karakter. I denne saken godkjenner byråden for finans utarbeidede kontraktsformularer til NS 8403 og NS 8405, slik at NS 8403 og NS 8405 med tilhørende kontraktsformularer kan innføres som standardkontrakter for Oslo kommune (jf. byrådssak 1051/10). Byråden vedtar dessuten noen mindre endringer i kommunens standardkontrakter. Byråden delegerer til UKE myndighet til å gjøre de endringer i standardkontraktene som anses nødvendige for å ivareta de til enhver tid gjeldende lover. forskrifter og overordnede kommunale vedtak. Det forutsettes at UKE på forhånd forelegger for overordnet byrådsavdeling de endringene etaten vil foreta. Innføring av NS 8403 og NS 8405 med tilhørende kontraktsformularer standardkontrakter som kommunens NS 8403 og NS sak 1051/10 vedtok byrådet at NS 8403 og NS 8405 skulle benyttes som standardkontrakter for Oslo kommune fra det tidspunkt kommunens egne kontraktsformularer til de respektive NS-kontraktene var godkjent av byråden for finans. En uformell arbeidsgruppe nedsatt av Utviklings- og kompetanseetaten (UKE). med deltakere fra Undervisningsbygg. Omsorgsbygg. Idrettsetaten. Vann- og avløpsetaten. Kommuneadvokaten og Oslo forsikring, har utarbeidet de kontraktsformularene til NS 8403 og 8405 som godkjennes i denne saken. Det har vært stor grad av enighet i arbeidsgruppen om foreslåtte kontraktsvilkår, bortsett fra punktet om forsikring der representanten for Oslo forsikring ønsket mer detaljerte kontraktsvilkår knyttet til forsikringsvilkårene enn det arbeidsgruppen for øvrig ønsket. Det er forslaget fra arbeidsgruppens flertall som godkjennes i denne saken.

14 3 tit Overgangsordning NS 8405 kommer til erstatning for NS NS 8405 krever mer oppfølging fra oppdragsgivers side enn NS For å ta høyde for tid til nødvendig opplæring i bruk av den nye NS-standarden, er det hensiktsmessig at det legges til rette for at NS 3430 kan benyttes i en overgangsperiode. Det besluttes derfor i saken at kommunens virksomheter kan velge fritt mellom å benytte NS 3430 og NS 8405 frem til Mindre endringer i vedtatte standardkontrakter Nytt punkt om e-faktura i kommunens kontraktsformularer og tillegg til statens standardavtaler Oslo kommune har som mål at andelen e-faktura skal økes. For å bidra til å nå dette målet må det stilles krav om e-faktura i kommunenes standardkontrakter. Det besluttes derfor å innføre et eget punkt i kommunens kontraktsformularer med krav om e-faktura i kontrakter som antas å generere mer enn et ubetydelig antall fakturaer. Når det gjelder krav om e-faktura i statens standardavtale anses det mest hensiktsmessig med et eget informasjonsskriv som kan være felles for de ulike av statens standardavtaler, der virksomhetene selv må sørge for å ta med dette kravet i sin avtale. Dette fordi bilagsstrukturen i statens standardavtaler er ulik i de ulike avtalene, slik at det ellers ville blitt svært mange dokumenter å legge ut på nettet. Krav knyttet til lærlingordning Bystyret vedtok , sak 124, at: "Ved Oslo kommunes inngåelse av avtaler om vedlikeholds-, rehabiliterings- og byggeprosjekter i bransjer med et klart definert behov for lærlingplasser og tilstrekkelig tilgang på lærlinger, skal det som hovedregel settes som vilkår at virksomheten er tilknytiet en offentlig godkjent lærlingordning og jevnlig tar inn lærlinger." Bystyrets vedtak går noe lenger enn tidligere politiske vedtak knyttet til krav om lærlingordning i Oslo kommunes anskaffelser. De av kommunens standardkontrakter der det er aktuelt å stille krav om tilknytning til lærlingordning og jevnlig inntak av lærlinger i kontraktsoppfyllingsperioden, vil bli endret i tråd med bystyrets vedtak, innenfor de juridiske skranker som følger av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. UKE skal foreta nødvendige endringer i aktuelle standardkontrakter. Statens standardavtaler ogforbud mot barnearbeid Byrådet vedtok at det ved kommunens kjøp av varer/produkter skal stilles vilkår i kontrakten for å sikre at det ikke blir kjøpt varer/produkter som er laget i strid med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO- konvensjon nr. 138 artikkel 4 til 8. Vedtaket kan være relevant for IT-anskaffelser. Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, som er besluttet brukt som kommunens standardavtale, omfatter imidlertid ikke ovennevnte vilkår. Vilkår knyttet til forbud mot barnearbeid må derfor tas inn i et eget endringsbilag til statens standardavtaler for IT-anskaffelser. Kontraktstekst innarbeides i ovennevnte informasjonsark til statens standardavtaler. NS 8401 og 8402 NS 8401 og NS 8402 kom i ny versjon i Det er kun punktene om forsikringsplikt og erstatningsbegrensning som er endret. Det er ønskelig at kommunen benytter siste versjon av standardene. Kontraktsformularene er derfor oppdatert i tråd med dette. Kommunens någjeldende kontraktsformular til NS 8402 har en bestemmelse som ved motstrid gir konkurransegrunnlaget rang foran rådgiverens tilbud. Dette er i strid med intensjonen i standarden.

15 4 Kommunens kontraktsformular tii NS 8402 endres i tråd med intensjonen. Hvis det skulle være spesielt behov for det, vil det fortsatt være mulig å avtale en annen rangordning. Delegasjonen til UKE I byrådssak 1023/10 om konsernovergripende anskaffelsesstrategi for Oslo kommune for perioden er et av skisserte hovedtiltak til delmål 3 om at kommunens anskaffelser skal være resultat av en gjennomtenkt kontraktsstrategi og effektiv anskaffelsesprosess, at UKE skal foreta de rettinger og oppdateringer av standardkontraktene som anses nødvendige for å ivareta de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og overordnede kommunale vedtak. Byråden for finans vil derfor i derme saken gi UKE fullmakt til å gjøre de endringer i standardkontraktene som anses nødvendige tbr å ivareta de til enhver tid gjeldende lover. forskrifter og overordnede kommunale vedtak. Det forutsettes imidlertid at UKE på forhånd forelegger for overordnet byrådsavdeling de endringene etaten vil foreta. Vedtakskompetanse: Byrådet er i byrådsreglementet vedtatt av bystyret , sak 53, delegert myndighet til å vedta administrative regelverk som omhandler støttefunksjoner for administrasjonen. I følge byrådsreglementet kan byrådets myndighet delegeres til underliggende organer så lenge bystyret ikke har bestemt noe annet. I byrådssak 1051/10, vedtatt av byrådet , delegerte byrådet til byråden for finans myndighet til å foreta de endringer av standardkontraktene som anses nødvendige for å ivareta de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og overordnede kommunale vedtak, samt mindre endringer av ikke-prinsipiell karakter. B råden for finans fatter føl sende vedtak: I medhold av byrådsreglementet vedtatt av bystyret , sak 53, og byrådets vedtak av , sak 1051/10, vedtas følgende: 1. Norsk Standard (NS) utgave september 1994, Alminnelige kontraktsbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider og tilhørende kontraktsformular, oppheves om standardkontrakt for Oslo kommune fra Følgende standardkontrakter vedtas innført for Oslo kommune: Norsk Standard (NS) 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag og kommunens eget kontraktsformular til NS 8403 Norsk Standard (NS) 8405: 2008 Norsk bygge- og anleggskontrakt og kommunens eget kontraktsformular til NS 8405

16 5 3. Følgende endringer gjøres i Oslo kommunes standardkontrakter for kjøp av varer, tjenester, bygg og anlegg: Det settes inn et eget punkt i alle kommunens kontraktsformularer og i informasjonsark til statens standardavtaler som angir at det skal stilles krav om e-faktura i kontrakter som generer mer enn et ubetydelig antall fakturaer. Følgende standardformulering tas inn i endringsbilag til statens standardavtaler for ITanskaffelser: "Leverandoren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og 1LO -konvensjon nr. 138 artikkel 4 til 8. Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det, til tross for denne forsikringen, har vært benyttet ulovlig barnearbeid, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten." I standardkontrakter som gjelder for vedlikeholds-, rehabiliterings- og byggeprosjekter i bransjer med et klart definert behov for lærlingplasser og tilstrekkelig tilgang på lærlinger, skal det innenfor de juridiske skranker som følger av lov og forskrift om offentlige anskaffelser, settes som vilkår at leverandøren er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning og jevnlig tar inn lærlinger i kontraktsoppfyllingsperioden. Nye og oppdaterte kontraktsformularer til NS 8401 og NS 8402, som hensyntar endringer som inntatt i siste versjon av disse NS standardene. skal benyttes. 4. Utviklings- og kompetanseetaten delegeres myndighet til å foreta de endringer i kommunens standardkontrakter som anses nødvendige for å ivareta de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og overordnede kommunale vedtak. Overordnet byrådsavdeling må på forhånd forelegges de endringer etaten vil foreta. Byrådsavdeling for finans og næring istin V je byråden for finans Vedlegg: 1. Byrådssak 1051/10 2. Kontraktsformular til NS Kontraktsformular til NS 8405 Kopi: Utviklings- og kompetanseetaten

17 Fra: Postmottak BYR [postmottak byrosio.kommune.no] Sendt: 25. januar :47 Til: postmottak BYS; Martine Bonarjee; Vera Holst Eckbo Emne: Haster Implementering av lærlingklausuler i Oslo kommunes standardkontrakter Vedlegg: pdf; Vedlegg 1- Lærlingklausuler -Avtaleklausuler og standardtekst i konkurransegrunnlag.pdf; Vedlegg 2 - Sak Oppfølgning av bystyresak vedrørende lærlinger.pdf; Vedlegg 3 - Brev til virksomhetene av pdf; Vedlegg 4 - Byrådens sak pdf; Vedlegg 5 - Byrådens sak pdf Viktighet: Høy Vedlagt følger brev fra byrådsavdelingen. Brevet sendes i de fleste tilfeller elektronisk uten underskrift og skal betraktes som et originalt dokument. Papirdokument vil ikke bli ettersendt. Oversendelsesbrevet er i PDF-format og for å lese dokumentet forutsettes det at Acrobat Reader 5.0 eller høyere er installert. Programmet kan lastes ned gratis fra Enkelte vedlegg kan være i andre formater. Med hilsen Byrådsavdelingene Byrådslederens kontor Seksjon for intern administrasjon, dokumentsenteret Tlf.: E-post: ostmottak b r.oslo.kommune.no Denne epost har blitt kontrolleret for virus av Comendo Securit This has been scanned for viruses by Comendo Securit i.