Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 16/58 Møtedato/tid: Kl 17:00 Møtested: Formannskapssalen Møtedeltakere: Randi Eikevik Jahn Harry Kristiansen Kerstin Leistad Erling Foss Torkel Ystgaard Andre møtende: Randi Rasmussen, rådmann Tone Østvang, kommunalsjef Randi Grøndal, økonomisjef Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Torbjørn Brandt, Konsek Arvid Hanssen, Konsek Kopi: Ordfører, varamedlemmer, postmottak Malvik kommune, postmottak RMN, Tor Arne Stubbe RMN og Frode Singstad RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Randi Eikevik (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 09/16 Godkjenning av protokoll fra møtet /16 Regnskap Malvik kommune kontrollutvalgets uttalelse. 11/16 Orientering om erfaringer etter innføring av samhandlingsreformen. 12/16 Ny henvendelse vedrørende Svehøgda /16 Prosjektplan forvaltningsrevisjon - Malvik kommunes arbeid knyttet til mobbing i grunnskolen. 14/16 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /16 Eventuelt. 2

3 Godkjenning av protokoll fra møtet Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/58-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på lesebrett og på 3

4 Regnskap Malvik kommune kontrollutvalgets uttalelse. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 14/152-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Malvik kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Regnskap Malvik kommune. Årsberetning Malvik kommune. Revisjonsberetning Malvik kommune. Kontrollutvalgets uttalelse til Malvik kommunes regnskap for Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsberetning og svare på spørsmål. Revisor vil også være til stede under behandlingen i kontrollutvalget og orientere kort om konklusjonen på revisjonsarbeidet for 2015 og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Malvik kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt Revisjonsberetningen for 2015 er en såkalt ren beretning som betyr at revisor etter sin gjennomgang ikke har avdekket forhold som er av en slik art at de må omtales i revisjonsberetningen. Kommuneøkonomien Økonomien i Malvik kommune er fortsatt svært stram. Kommunen hadde i 2015 et merforbruk i driftsregnskapet på 4,9 mill kr. Brutto driftsresultat på 4,4 kr utgjør 0,5 % av driftsinntektene. Netto driftsresultat er på -9,6 mill kr og -1,1%. Dette er vesentlig under fylkesmannens anbefaling om minimum 1,75% over tid. Samlet viser dette at driften av Malvik kommune er i ubalanse. Grep som er tatt i 2014 og 2015, og også i budsjett 2016 og økonomiplanarbeidet fremover, er absolutt nødvendige. Det er viktig at det budsjettoppfølging og rapportering til politisk nivå skjer løpende, slik det er lagt opp til. Kommunens lånegjeld er pr på 1,3 mrd. Kommunens sårbarhet i forhold 4

5 til eventuelle renteøkninger er stor, selv om renten for tiden er lav og er bundet for deler av porteføljen. Gjennom rapportering fra administrasjonen får politikere og andre brukere av regnskap og årsberetning oversikt over kommunens økonomiske stilling. Rådmannen orienterer kommunestyret, formannskapet og kontrollutvalget om den økonomiske situasjonen i løpet av året. Det er viktig at informasjonen kommer frem raskt, dersom det er endrede forutsetninger eller betydelige avvik i forhold til budsjett. Kommunen har fortsatt et svært begrenset økonomisk handlingsrom. Dette er det nødvendig å styrke. Årsmeldingen som beskriver resultater og måloppnåelser innen de ulike sektorer foreligger ikke ved utsendelse av møteinnkalling til kontrollutvalget. Den vil trolig heller ikke være klar før kontrollutvalgets møte. Dokumentet er ikke obligatorisk i forhold til behandling av regnskapet. Viser til innstillingen og utkast til uttalelse til regnskapet. Kontrollutvalget må, på bakgrunn av behandlingen i møtet, foreta den endelige utformingen av kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Regnskap og drift 2015 er presentert gjennom grundige, oversiktlige og informative dokumenter. Sekretariatet mener dokumentene gir et god status for den økonomiske situasjonen ved utgangen av Utfordringene kommunen har i forhold til økonomi på kort og lang sikt kommer også tydelig frem. Sekretariatet mener det ikke har fremkommet forhold, bortsett fra en anstrengt kommuneøkonomi, som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. Sekretariatet mener at kontrollutvalget bør anbefale kommunestyret å godkjenne regnskapet for

6 6

7 Innhold 1. REGNSKAPSOVERSIKTER Drift Investering Balanse Regnskapsskjema 1A og 1B Drift Regnskapsskjema 2A og 2B Investering NOTER... 8 Note 1 Endring arbeidskapital... 8 Note 2 Pensjon... 9 Note 3 Garantiansvar Note 4 Fordringer og gjeld på KF, IKS og $27-samarbeid Note 5 Aksjer og andeler Note 6 Avsetning og bruk av fond Note 7 Kapitalkonto Note 8 Interkommunalt samarbeid Note 9 Salg av finansielle anleggsmidler Note 10 Regnskapsprinsipper Note 11 Organisering av kommunen Note 12 Vesentlige poster Note 13 Vesentlige transaksjoner Note 14 Anleggsmidler Note 15 Investeringer Note 16 Markedsbasert finansielle omløpsmidler Note 17 Obligasjoner Note 18 Langsiktig gjeld Note 19 Egenkapital Note 20 Vesentlige forpliktelser Note 21 Selvkost Note 22 Årsverk, ytelser til ledende personer og revisor Note 23 Betingende forpliktelser og hendelser etter balansedagen Note 24 Samlet gjeldsforpliktelse Note 25 Tap på utlån REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 7

8 1. REGNSKAPSOVERSIKTER 1.1. Drift 3 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 8

9 1.2. Investering 4 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 9

10 1.3. Balanse 5 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 10

11 1.4. Regnskapsskjema 1A og 1B Drift 6 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 11

12 1.5. Regnskapsskjema 2A og 2B Investering 7 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 12

13 2. NOTER Note 1 Endring arbeidskapital 8 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 13

14 Note 2 Pensjon 9 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 14

15 10 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 15

16 Note 3 Garantiansvar Kommunen kan gi garantier med hjemmel i KL 51 og forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier KRS 2. februar Kommunen gir garanti som simpel kausjon. Note 4 Fordringer og gjeld på KF, IKS og $27-samarbeid 11 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 16

17 Note 5 Aksjer og andeler Malvik Næringsbygg og Malvik Næringsutvikling AS ble oppløst REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 17

18 Note 6 Avsetning og bruk av fond 13 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 18

19 14 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 19

20 Note 7 Kapitalkonto 15 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 20

21 Note 8 Interkommunalt samarbeid Regnskap for interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27 skal inngå i årsregnskapet til den kommunen hvor samarbeidet har sitt hovedkontor. Årsregnskapet omfatter regnskap for slike samarbeid jfr. regnskapsforskriftens 12 nr. 3, og utgjør følgende beløp: 16 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 21

22 Note 9 Salg av finansielle anleggsmidler Det er ikke gjort noe salg av finansielle anleggsmidler i 2015 Note 10 Regnskapsprinsipper Regnskapet er utarbeidet i henhold til bestemmelsene i kommuneloven, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Regnskapsprinsipper All tilgang og bruk av midler i løpet av året som vedrører kommunens og fylkeskommunens virksomhet fremgår av driftsregnskapet eller investeringsregnskapet. Regnskapsføring av tilgang og bruk av midler bare i balanseregnskapet gjøres ikke. Alle utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger er regnskapsført brutto. Dette gjelder også interne finansieringstransaksjoner. Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året er tatt med i årsregnskapet, enten de er betalt eller ikke. For lån er kun den delen av lånet som faktisk er brukt i løpet av året ført i investeringsregnskapet. Den delen av lånet som ikke er brukt, er registrert som memoriapost. I den grad enkelte utgifter, utbetalinger, inntekter eller innbetalinger ikke kan fastsettes eksakt ved tidspunktet for regnskapsavleggelsen, registreres et anslått beløp i årsregnskapet. Klassifisering av anleggsmidler og omløpsmidler I balanseregnskapet er anleggsmidler eiendeler bestemt til varig eie eller bruk for kommunen. Andre eiendeler er omløpsmidler. Fordringer knyttet til egen vare- og tjenesteproduksjon, samt markedsbaserte verdipapirer som inngår i en handelsportefølje er omløpsmidler. Andre markedsbaserte verdipapirer er klassifisert som omløpsmidler med mindre kommunen har foretatt investeringen ut fra næringspolitiske eller samfunnsmessige hensyn. I slike tilfeller er verdipapirene klassifisert som anleggsmidler. Andre fordringer er omløpsmidler dersom disse forfaller til betaling innen ett år etter anskaffelsestidspunktet. Ellers er de klassifisert som anleggsmidler. Kommunen følger KRS (F) nr 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Standarden har særlig betydning for skille mellom vedlikehold og påkostning i forhold til anleggsmidler. Utgifter som påløper for å opprettholde anleggsmiddelet kvalitetsnivå utgiftsføres i driftsregnskapet. Utgifter som representerer en standardheving av anleggsmiddelet utover standarden ved anskaffelsen utgiftsføres i investeringsregnskapet og aktiveres på anleggsmiddelet i balansen. Klassifisering av gjeld Langsiktig gjeld er knyttet til formålene i kommunelovens 50 med unntak av likviditetstrekkrettighet/ likviditetslån jfr kl 50 nr 5. All annen gjeld er kortsiktig gjeld. Neste års avdrag på utlån inngår i anleggsmidler og neste års avdrag på lån inngår i langsiktig gjeld. Vurderingsregler Omløpsmidler er vurdert til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Markedsbaserte finansielle omløpsmidler er vurdert til virkelig verdi. Utestående fordringer er vurdert til pålydende med fradrag for forventet tap. Anleggsmidler er vurdert til anskaffelseskost. Anleggsmidler med begrenset økonomisk levetid avskrives med like store årlige beløp over levetiden til anleggsmiddelet. Avskrivningene starter året etter at anleggsmidlet er 17 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 22

23 anskaffet / tatt i bruk av virksomheten. Avskrivningsperiodene er i tråd med 8 i forskrift om årsregnskap og årsberetning. Anleggsmidler med verdifall som forventes ikke å være forbigående er nedskrevet til virkelig verdi i balansen. Vurderingene for eiendeler gjelder tilsvarende for kortsiktig og langsiktig gjeld. Opptakskost utgjør gjeldspostens pålydende i norske kroner på det tidspunkt som gjelden oppstår. Låneomkostninger (gebyrer, provisjoner mv.), samt over- og underkurs er finansutgifter og inntekter. Over- og underkurs periodiseres over lånets løpetid som kortsiktig fordring/gjeld etter samme prinsipp som gjelder for obligasjoner som holdes til forfall. Selvkostberegninger Innenfor de rammer der selvkost er satt som den rettslige rammen for hva kommunen kan kreve av brukerbetalinger beregner kommunen selvkost etter retningslinjer gitt av Kommunal- og regionaldepartementet i dokument H-3/14, februar For de tjenestene kommunen selv har valgt å kreve brukerbetalinger etter selvkostprinsippet følges samme retningslinjer. Mva-plikt og mva-kompensasjon Kommunen følger reglene mva-loven for de tjenesteområdene som er omfattet av loven. For kommunens øvrige virksomhet krever kommunen mva-kompensasjon. 18 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 23

24 Note 11 Organisering av kommunen Dagens modell er en 2-nivå modell med rådmannsfunksjonen og virksomheter/tjenesteenheter. Rådmannsfunksjonen består av rådmannen, økonomisjef, organisasjonssjef og 2 kommunalsjefer. Støttefunksjonene og staben er organisert slik at de rapporterer til rådmannens strategiske lederteam. Støttefunksjonene er tilgjengelige for virksomhetene/tjenesteenhetene (intern service) i tillegg til å betjene innbyggerne (ekstern service). Kommunestyret Formannskapet Utvalg for: oppvekst og kultur, Helse og velferd, Areal- og samfunnsplanlegging, Kontrollutvalg, Administrasjonsutvalg, Arbeidsmiljøutvalg, Trafikksikkerhetsutvalg Rådmann/Rådmannens strategiske lederteam Kommuneoverlege Virksomheter - Barnehager - Barne- og familietjenesten - Hommelvik skole - Hommelvik ungdomsskole - Sveberg skole - Vikhammer skole med Vikhammeråsen grendaskole - Vikhammer ungdomsskole - Saksvik skole - Kultur - Koordinerende enhet - Boveiledningstjenesten - Psykisk helsearbeid og rus - Behandling og pleie Hommelvik helsetun (langtidsplass) - Helse og rehabilitering Hommelvik helsetun (korttidsplass) og Omsorgsboliger Stasjonsveien 20 - Hjemmesykepleie - NAV - FDV Kommunelteknikk - Areal og samfunnsplanlegging - Eiendomsservice Rådmannens fagstab/støtte - Næring - Økonomi - Personal og stab - Organisasjon - IKT - Service - Arkiv Malvik kommune er vertskommune for: - Skatt Værnesregionen - Arbeidsgiverkontroll Trøndelag 19 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 24

25 Deltagelse i interkommunale selskap Innherred Renovasjon er et interkommunalt selskap (IKS) som eies av kommunene: Selbu, Malvik, Meråker, Stjørdal, Frosta, Levanger, Verdal, Inderøy og Leksvik. Innherred Renovasjon IKS er morselskapet i konsernet, og forvalter eierkommunenes ansvar vedrørende husholdningsrenovasjon og forbrukeravfall. I dette ligger et ansvar for å gi innbyggerne i kommunene en best mulig renovasjonsordning. Innherred Renovasjon IKS har 2 heleide datterselskap. Retura IR AS leverer avfallsløsninger for næringslivet, containerutleie og tømming av septiktanker. Bruktbo Renovasjonsservice AS driver med omsetning av brukte materialer og gjenstander. IKA Trøndelag oppbevarer arkivmateriale fra Nord- og Sør-Trøndelag fra slutten av 1700-tallet og fram til ca. 1975/90. IKA Trøndelag ble opprettet som eget organ i Institusjonens nåværende navn, IKA Trøndelag, ble først tatt i bruk i 2000 da institusjonen ble et interkommunalt selskap, opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper av 29. januar IKA Trøndelag drives på grunnlag av selskapsavtale vedtatt av medlemskommunene. Virksomheten er et eget rettssubjekt og arbeidsgiveransvaret ligger hos styret. Avtalen omhandler formål og ansvarsområde, finansiering, styrende organer, administrasjon m.m. Revisjon Midt-Norge IKS er en selvstendig revisjonsenhet organisert som et interkommunalt selskap. Deltakerne i selskapet er kommunene Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Klæbu, Malvik, Meldal, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Sør-Trøndelag fylkeskommune og Tydal. Hovedkontoret ligger i Orkanger. Deres hoved virkeområde er kommunene, men har et betydelig antall andre selskaper. Dette gjelder i hovedsak virksomheter som kommunene er engasjert i gjennom eierskap eller interkommunalt samarbeid. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Deltakerkommunene er: Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Klæbu, Malvik, Meldal, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Sør-Trøndelag fylkeskommune og Tydal. Hovedkontoret ligger i Trondheim. Dette er et forpliktende samarbeid om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg. Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS er den lokale faginstans for brannvern i Trondheim, Malvik, Klæbu, Rissa, Leksvik, Oppdal og Rennebu kommune. De har som primæroppgave å sikre lokalsamfunnet, kommunene, mot ulykker og skader forårsaket av brann og akutt forurensning. De er også forpliktet til å utnytte de ressurser som kommunene investerer i beredskap og forebyggende tiltak på en tilfredsstillende måte. I tillegg til å være en bedskapsorganisasjon utfører Trøndelag brann- og redningstjeneste viktige oppgaver i forbindelse med tilsyn og kontroll. Etaten driver også med opplærings- og informasjonsvirksomhet. 20 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 25

26 Interkommunalt samarbeid i Trondheimsområdet - Trondheimsregionen Interkommunal legevakt: vertskommuneavtale mellom kommunene Trondheim, Klæbu, Malvik og Melhus og Midtre Gauldal kommune. Smittevern og miljørettet helsevern: samarbeidsavtale med Miljøenheten i Trondheim kommune. Logopedisk bistand til personer over 18 år: samarbeidsavtale med Logopedisk senter i Trondheim kommune Interkommunal voksenopplæring: samarbeidsavtale mellom Trondheim, Klæbu og Malvik Barnevernsvakt: Vertskommuneavtale med Trondheim kommune (flere kommuner deltar) Krisesenter: Avtale mellom Trondheim(vertskommune), Klæbu, Melhus og Malvik. Kriseteam: Avtale mellom Trondheim, Klæbu og Malvik. Trondheim er vertskommune. Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag: Fra er Malvik kommune vertskommune for Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag for kommunene Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Meråker, Orkdal, Selbu, Skaun, Rennebu, Oppdal, Stjørdal, Tydal, Meldal, Agdenes, Hemne og Frosta. Se også note 8. Det Digitale Trøndelag: er et samarbeid om E-tjenester fra offentlig forvaltning i Trøndelag. Malvik er deltaker sammen med kommunene Trondheim, Stjørdal, Frosta, Levanger, Verdal, Steinkjer, samt fylkeskommunene og fylkesmennene i Nord- og Sør-Trøndelag. Interkommunalt samarbeid i Værnesregionen: Lønn og regnskap: felles tjenestesenter for regnskap. Deltakende kommuner er Stjørdal, Malvik, Selbu og Tydal. Stjørdal er vertskommune. Skatt: Deltakende kommuner er Stjørdal, Malvik, Selbu, Tydal og Frosta. Malvik er vertskommune. Innkjøp: Felles innkjøpsfunksjon mellom Malvik, Selbu, Stjørdal, Meråker og Frosta. Andre samarbeidsområder: Folkehelse: Intensjonsavtale NTNU: Senter for helsefremmende forskning: LEV VEL helsefremmende indikatorer i kommunene Betania Malvik: Samarbeid om rehabiliteringsplasser (døgn og dagplasser) Jøssåsen Landsby: Samarbeid om dagtilbud / tilrettelagt arbeidstilbud, samt inngått tjenesteavtale og husleieavtale knyttet til 3 omsorgsboliger. Fretex: Samarbeidsavtale om lokalt Hjelpemiddellager (korttidsleie og varemottak fra Hjelpemiddelsentralen i Sør Trøndelag) Overgrepsmottak: Samarbeidsavtale mellom St. Olavs Hospital og alle kommunene i Sør-Trøndelag. 21 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 26

27 Konfliktrådet: Oppfølgingsteam for unge lovbrytere (Trondheim, Klæbu, Melhus og Malvik) Adferdssenteret: Samarbeidsavtale Kompetansesenter for rus Midt- Norge: Ungdata Samarbeid med Sør Trøndelag Fylkeskommune: Intensjons - og samarbeidsavtale: utvikle kunnskapsbasert folkehelsearbeid Ungdommens kulturmønstring (UKM) Den kulturelle skolesekken Ungdomstrinn i utvikling: felles utviklings veiledere i Sør-Trøndelag. Trondheim kommune har arbeidsgiveransvar. Fagbrev-prosjekt i barnehage. MiB nettverk. Kriminalitetsforebyggende råd (KRÅD): Rådgivning og informasjon SLT Nearegionen: Felles regionkonsulent skole og barnehage med Klæbu, Selbu og Tydal Samarbeidskonstellasjoner med andre kommuner: Kommunereformen Prosjekter: Helse- og velferdsvakta: Politisk vedtatt prosjekt der Malvik kommune deltar med Trondheim, Klæbu og Melhus. Note 12 Vesentlige poster Det er ingen vesentlige poster. Note 13 Vesentlige transaksjoner Det er ingen vesentlige poster. 22 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 27

28 Note 14 Anleggsmidler Kommunen følger inndelingen av anleggsmidler og avskrivningsplan i h.h. til regnskapsforskriftens 8. Kommunen har følgende anleggsmiddelgrupper med tilhørende avskrivningsplan: I denne oversikten er alle lagerbygg (konto ) ført i gruppe 4, selv om enkelte av dem, som plasthall I og II har avskrivninger som i gruppe REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 28

29 Note 15 Investeringer I 2015 er det mottatt investeringstilskudd for HOBOS på 56 millioner kroner og for VIBOS på 21,8 millioner kroner. Note 16 Markedsbasert finansielle omløpsmidler Malvik kommune har ikke finansielle omløpsmidler. Note 17 Obligasjoner Malvik kommune tegnet i 2013 obligasjoner i Trønderenergi, er klassifisert som anleggsmiddel i regnskapet og justeres ikke for årlige endringer i verdi 24 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 29

30 Note 18 Langsiktig gjeld 25 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 30

31 Note 19 Egenkapital Ny regnskapsforskrift 7,7. ledd sier at likviditetsreserven skal avvikles over en 2-årsperiode ( ). Malvik kommune avviklet den i Saldo pr viste en samlet negativ likviditetsreserve. Denne saldoen oppstod ved endring av regnskapsprinsipper. Følgende prinsippendringer ble i 2008 overført fra likviditetsreserven til endring av regnskapsprinsipp, påvirker AK: Regnskapsmessig merforbruk Regnskapsmessig merforbruk skal dekkes inn i det år regnskapet legges frem eller i påfølgende år. I særskilte tilfeller kan merforbruket dekkes inn over ytterligere to år og etter godkjenning fra fylkesmannen over inntil 10 år. Strykninger i driftsregnskapet Driftsregnskapet er avsluttet med regnskapsmessig merforbruk/i balanse. For å komme frem til resultatet er følgende disposisjoner strøket i samsvar med regnskapsforskriften REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 31

32 Korrigeringer investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet med et udekket beløp/i balanse etter gjennomførte korrigeringer i henhold til regnskapsforskriften 9. Følgende korrigeringer er gjennomført. Note 20 Vesentlige forpliktelser *1) Borettslag kjøpt av Malvik Kommune REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 32

33 Note 21 Selvkost Vann, avløp og renovasjon samt septik og feiing er områder som skal drives til selvkost. Overskudd innenfor disse områdene avsettes til selvkostfond mens et underskudd fører til oppløsning av fondsmidler. Beregningene utføres i tråd med retningslinjer gitt av Kommunal- og regionaldepartementet i dokument H-2140, januar Det er utarbeidet nye retningslinjer (H-3/14) for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Disse gjøres gjeldende f.o.m Tabellene nedenfor viser oppstilling av selvkostberegningene innenfor områdene. 28 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 33

34 29 REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 34

35 Note 22 Årsverk, ytelser til ledende personer og revisor Det er tatt utgangspunkt i faste, midlertidige, vikarer og ansatte med permisjon i denne oversikten. Med høyere stilling menes rådmannens strategiske lederteam, virksomhetsledere og av.ledere/fagledere. Administrasjonssjefen har åremålsstilling. Åremålstillegget (1/6 av grunnlønn) utgjør til sammen kroner Åremålet utløper den Note 23 Betingende forpliktelser og hendelser etter balansedagen Malvik kommune ble gjennom Tingretten 25. november 2015 dømt som erstatningsansvarlige i mobbesak. Erstatningsutmåling pågår og forventes avsluttet i Note 24 Samlet gjeldsforpliktelse Malvik kommune har ikke gjeld utover det som er regnskapsført i kommunen eller gitt av opplysninger i garantioversikten. Se notene 3 og 18. Note 25 Tap på utlån Det har ikke vært tap på utlån i REGNSKAP 2015 MALVIK KOMMUNE 35

36 36

37 Forord Rådmannen legger frem årsberetning og regnskap for 2015 som to dokumenter. Årsberetningen og regnskap er pliktig informasjon etter lov og forskrift Regnskapet ble formelt avlagt 15. februar 2016, og sammen med årsberetningen gir dette en beskrivelse av resultater og utviklingstrekk i driftsregnskapet, investeringsregnskapet og balanseregnskapet. Faktorer som påvirker resultat og finansiell stilling er belyst i noter og utdypende kommentarer til regnskapet. Det er i handlingsprogrammet for 2015 til 2018 vedtatt mål for økonomi både på drifts- og investeringssiden. Rådmannen nådde ikke overordnet mål med netto driftsresultat på 0,2% i Resultatet for 2015 ble noe bedre enn revidert budsjett. Netto driftsresultat viser negativt resultat på 9,58 mill. kroner (-1,1%). Regnskapsmessig merforbruk etter avsetninger (underskudd) ble på 4,9 mill. kroner. Utviklingen i de frie inntektene er avgjørende for kommunenes økonomiske handlefrihet og utviklingen i tjenestetilbudet. Tilpasning til endrede økonomiske rammebetingelser er nødvendig for å møte fremtidige utfordringer og samtidig opprettholde et godt tjenestetilbud. Økonomisk rapportering skjer gjennom driftsbudsjett, investeringsbudsjett og finansforvaltningen. Malvik kommune har over flere år hatt en anstrengt økonomi. Kommunen har lite med fond og reserver og således begrenset handlingsrom. negativ utvikling, og det ble iverksatt tiltak for å bedre økonomistyringen. Revidert budsjett for året ble utarbeidet i nytt budsjettsystem. Samtidig med innkjøpsstopp ble det iverksatt tiltak for å sikre økonomisk bærekraftig framover har vært et meget utfordrende år for tjenesteområdene, spesielt innen helse og velferd. Tjenesteområdene har et samlet merforbruk på 1,1 mill. kroner. Helse og velferd som har flyttet inn i nye helsetun samt omorganisert, har et merforbruk på 11,9 millioner i forhold til revidert budsjett. Det er fortsatt sterkt fokus på økonomisk ramme for Helse og velferd. Rådmannen viser for øvrig til årsrapporten for mer utfyllende rapportering på sentrale fokusområder og for tjenesteutvikling og måloppnåelse innenfor tjenesteområdene. Investeringsnivået har de siste årene vært høyt, og i 2015 ble Hommelvik Helsetun og Vikhammer Helsetun tatt i bruk. For å kunne forsvare bygging av formålsbygg ble eiendomsskatten innført i 2014, og den har hittil vært på 2 promille og utgjør ca. 15. millioner pr. år. Det har vært stort fokus på økonomistyring og budsjettoppfølging i Første tertial viste 37

38 Innholdsfortegnelse Økonomiske resultater drift Økonomiske resultater Driftsinntekter Driftsutgifter Finansposter Avsetninger budsjettavvik FoR tjenesteområdene Investeringer Finansiering Balansen EiendeleR Egenkapital Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Arbeidskapital Likviditetsgrad Hovedtrekkene i den økonomiske utviklingen i Pågående rettstvister Betryggende kontroll Etisk standard Likestilling Tiltak for å hindre diskriminering

39 Økonomiske resultater drift Fortegnsbruk i tallsammenstillinger: Inntekter minus og kostnader pluss 1. ØKONOMISKE RESULTATER Driftsregnskapet viser et positivt brutto driftsresultat på 4,4 mill. kroner. Dette er 11,1 mill. høyere enn regulert budsjett og 11,7 lavere enn i Netto driftsresultat er negativt på 9,6 mill. kroner, noe som er 12,9 mill. kroner høyere enn budsjettert og 11,2 mill. kroner lavere enn i Netto driftsresultat i forhold til driftsinntekter for resultat 2015 er på -1,1 prosent og for regulert budsjett -2,6 prosent. Til sammenligning hadde Malvik kommune i 2014 netto driftsresultat på henholdsvis 0,2 prosent. Det er anbefalt at netto driftsresultat over tid bør ligge på minimum 1,75 prosent av driftsinntektene. At netto driftsresultat er høyere enn regulert budsjett kan i det alt vesentlige tilskrives finansforvaltningen, inntektsføring premieavvik knyttet til pensjon samt skatteinngangen. Etter pliktige og vedtatte avsetninger gjøres regnskapet opp med et regnskapsmessig merforbruk på 4,9 mill. kroner. Resultatet inkluderer bruk av avsetning med 9,4 mill. kroner og nye avsetninger med 4,8 mill. kroner. 4 ÅRSBERETNING 2015 MALVIK KOMMUNE 39

40 Andre inntekter viser 146,6 mill. kroner, en merinntekt i henhold til budsjett på 33,8 mill. kroner. Merinntekten skyldes overføringer med krav til motytelse som utgjør 24,8 millioner og andre statlige overføringer på 8,7 mill. kroner. Økning i overføringer krav til motytelse skyldes økning i sykepenger/fødselspenger med 10,0 mill., nedgang i refusjoner med 1,2 mill. kroner samt økning momskompensasjon 16,1 millioner. Økning i andre statlige overføringer vedrører i hovedsak prosjektskjønnmidler med 3,8 mill. kroner og integreringstilskudd med 4,6 mill. kroner. Eiendomsskatt ble innført i Malvik kommune i Netto resultateffekt for året 2015 er: 1.1. DRIFTSINNTEKTER Kommunens samlede driftsinntekter økte med 4,3 prosent til 896 mill. kroner i Skatt og rammetilskudd utgjorde 646,5 mill. kroner i Dette er 3,8 mill. kroner høyere enn regulert budsjett. Sammenlignet med fjoråret har det vært en økning i skatt og rammetilskudd på 25,1 mill. kroner, en økning på 4,0 prosent. Rammeoverføring er økt med 8,3 mill. kroner, skatteinngangen inklusive skatteutjevning økte med 17,0 mill. kroner, eiendomsskatt er registret med nedgang 0,4 mill. kroner og andre skatter viser økning 0,2 mill. kroner. Et lite antall klagesaker er fortsatt under behandling. Skattenivået i forhold til landsgjennomsnittet er på 89,3 mot 91,4 prosent i Inntekter fra brukerbetalinger, salgs- og leieinntekter er på 103,1 mill. kroner og er 1,2 mill. kroner over budsjett. I forhold til fjoråret er det en økning på 4,3 mill. kroner, en økning på 4,4 prosent som skyldes økning i kommunale gebyrer samt økning leieinntekt boliger. Endringer i gebyrer og brukerbetalinger er i henhold til lover, forskrifter, selvkostkalkyler og generell prisstigning. ÅRSBERETNING 2015 MALVIK KOMMUNE 5 40

41 til fjoråret er på 3,7 mill. kroner som utgjør 4,7 prosent FINANSPOSTER Eksterne finansinntekter er på 17,4 mill. kroner i 2015 mot budsjett 14,7 mill. kroner. Økningen skyldes i all hovedsak renten på bankinnskudd. Mot fjoråret er det en reduksjon på 1,8 mill. kroner DRIFTSUTGIFTER Kommunens samlede driftsutgifter økte med 5,7 prosent til 891,8 mill. kroner i Lønn og sosiale utgifter viser 570,6 mill. kroner i Dette er 13,1 mill. kroner mer enn budsjett og må sees i sammenheng med merinntekter på refusjonspostene. Økningen i forhold til fjoråret er på 27,9 mill. kroner og utgjør 5,1 prosent. Kjøp av varer og tjenester utgjør 246,5 mill. kroner i Dette er 0,3 mill. kroner mer enn budsjett. Økningen i forhold til fjoråret er på 24,1 mill kroner som utgjør 10,8%. Andre driftsutgifter er på 74,7 mill. kroner i 2015, og mot budsjett er det en merkostnad på 14,3 mill. Merforbruket gjelder merverdiavgiftskompensasjon på 16,2 mill. kroner (har motpost på inntekter), diverse tilskudd og overføring til andre kommuner ble 2,0 mill. kroner høyere enn budsjettert. Nedgang i forhold Eksterne finansutgifter er på 68,6 mill. kroner mot budsjett 69,4 mill. kroner. Nedgangen skyldes mindre renter på lån. Årets avdrag er innenfor regnskapsforskriftens ramme for minimumsavdrag. Gjennomsnittlig lånerente er redusert fra 2,95 prosent til 2,78 prosent i 2015 og andel fastrente utgjør 48 prosent. Økningen i forhold til fjoråret skyldes i hovedsak låneopptak juni AVSETNINGER Driftsregnskapet viser netto endring avsetninger på 4,7 million kroner. Avsetninger til bundne driftsfond er på 4,8 mill. kroner og fondet har økt til 11,5 mill. kroner. Ubundne investeringsfond er på 19,3 mill. kroner og er uendret i forhold til i fjor. Bundne investeringsfond er på 33,3 mill. kroner mot i fjor 15,8; en økning på 17,3 mill. kroner Disposisjonsfondet er på 0 mill. kroner og har en nedgang på 1,9 mill. kroner i forhold til i fjor. I tillegg er det bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk med 3,7 mill. kroner. 6 ÅRSBERETNING 2015 MALVIK KOMMUNE 41

42 2. BUDSJETTAVVIK FOR TJENESTEOMRÅDENE Tjenesteområdene har et samlet merforbruk på 1,1 mill. kroner mot budsjettet. Innkjøpsstopp ble innført siste halvår. Rammeområde helse og velferd har merforbruk på 11,9 mill. kroner. Merforbruket er knyttet til lønnskostnader med 5,2 mill. kroner og har sammenheng med oppstart to nye helsetun. Resterende skyldes i hovedsak utgifter knyttet til ressurskrevende brukere. Mindreforbruk på rammeområder skyldes innkjøpsstopp. ÅRSBERETNING 2015 MALVIK KOMMUNE 7 42

43 3. INVESTERINGER Investeringer i Regnskapsskjema 2A er inklusive moms, og nedenfor er derfor investeringsoversikten med og uten moms. Det ble i 2015 investert for 113,1 mill. kroner. Hommelvik Helsetun (HOBOS) og Vikhammer Helsetun (VIBOS) ble ferdigstilt i april. Investeringer uten moms er 61,1 millioner lavere enn regulert budsjett. 8 ÅRSBERETNING 2015 MALVIK KOMMUNE 43

44 3.1. FINANSIERING Investeringer i anleggsmidler regulert budsjett 2015 er eksklusive moms, de andre kolonner er inklusive moms. Bruk av lånemidler er satt til 59,4 mill. kroner mot i fjor 285,4 mill. kroner. Memoriakonto ubrukte midler eksterne lån er på 133,1 mill. kroner mot i fjor 142,4 mill. kroner. Årets investeringsregnskap viser investering i anleggsmidler eks moms på 96,4 mill. kroner. Dette er en nedgang på 223,6 mill. kroner fra Utbetaling av startlån for 2015 var 41,9 mill. kroner mot budsjett 50,0 mill. kroner. Krav til utbetaling av startlån er blitt skjerpet. Avdrag på lån og avsetninger gjelder i startlån. Inntekter fra salg av anleggsmidler er på 7,8 mill. kroner og gjelder salg av tomter i Sverbergmarka. Tilskudd til investeringer er midler mottatt fra Sør-Trøndelag fylkeskommune og vedrører Øya. Kompensasjon for merverdiavgift har sammenheng med det investeringsnivået samtidig som endring av regler gjør at all momskompensasjon investeringer fra 2014 ikke lenger kan brukes til å finansiere driftsbudsjettet, men må brukes som egenkapital til finansering av investeringer. Mottatte avdrag på utlån og refusjoner utgjør totalt 103 mill. kroner. Av dette utgjør mottatte avdrag på startlån 21,3 mill. kroner, investeringstilskudd på 77,8 mill. kroner og resterende gjelder refusjoner. ÅRSBERETNING 2015 MALVIK KOMMUNE 9 44

45 4. BALANSEN 10 ÅRSBERETNING 2015 MALVIK KOMMUNE 45

46 4.1. EIENDELER Sum eiendeler har økt med 137,9 mill. kroner til 2,9 mrd. kroner fra 2014 til Økningen skyldes hovedsakelig investeringer i bygg og anlegg som er økt med 84,7 mill. kroner. gir seg utslag i økende rente- og avdragsbelastning og er et bekymringsfullt trekk ved kommunens økonomi. Av kommunens låneportefølje på 1,3 mrd. kroner er 48 prosent bundet til fast rente. Ved utgangen av 2015 var låneporteføljens gjennomsnittsrente 2,63 prosent EGENKAPITAL Egenkapitalen er økt med 149,6 mill. kroner til 464,8 million kroner fra 2014 til Økningen skyldes i hovedsak økning kapitalkonto. Disposisjonsfondet er etter årsavslutning tømt. Dette medfører et sterkt begrenset handlingsrom for Malvik Kommune. I følge regelverket skal selvkostfondene balansere i løpet av en femårsperiode. Dette blir ivaretatt gjennom eget regnskapssystem KORTSIKTIG GJELD Kortsiktig gjeld er minsket med 48,1 mill. kroner til 105,8 mill. kroner fra 2014 til Premieavviket er inkludert med 0,6 mill. kroner ARBEIDSKAPITAL Arbeidskapitalen, differansen mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld, er på 188,1 mill. kroner i 2015, eller 21,0 prosent av driftsinntektene. Ubrukte lånemidler er på 133,1 mill. kroner. Kommunen benytter ikke kassekreditt LIKVIDITETSGRAD 1 Likviditetsgrad 1 viser forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld og generelt sett bør måltallet være større enn 2. I 2015 er Malviks likviditetsgrad 1 på 2,8. Likviditeten til Malvik kommune ansees som tilfredsstillende LANGSIKTIG GJELD Kommunens langsiktige gjeld er økt med 36,3 mill. kroner til 2,4 mrd. kroner fra 2014 til Kommunens lånegjeld er stadig økende. Dette ÅRSBERETNING 2015 MALVIK KOMMUNE 11 46

47 5. HOVEDTREKKENE I DEN ØKONOMISKE UTVIKLINGEN I 2015 Kommunens driftsinntekter økte med 4,3 prosent fra 2014 til 2015, mens driftsutgiftene økte med 5,7 prosent i samme periode. For fortsatt å sikre fremtidig økonomisk bæreevne blir det fremover viktig å tilpasse kostnadsveksten til veksten i driftsinntektene. Hommelvik Helsetun og Vikhammer Helsetun ble tatt i bruk i Kommunens lånegjeld er på grunn av høyt investeringsnivå økende, noe som også gir seg utslag i høye rente- og avdragsutgifter. Fra 2014 til 2015 økte lånegjelden med 3,0 mill. kroner. Avdragsutgiftene minsket med 0,5 mill. kroner, mens renteutgiftene økte med 1,2 mill. kroner eller 3,4 prosent. 12 ÅRSBERETNING 2015 MALVIK KOMMUNE 47

48 6. PÅGÅENDE RETTSTVISTER Malvik kommune ble gjennom Tingretten 25. november 2015 dømt som erstatningsansvarlige i mobbesak. Erstatningsutmåling pågår og forventes avsluttet i BETRYGGENDE KONTROLL ETISK STAN- DARD I følge kommuneloven 48 nr. 5 skal det redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Malvik kommune er knyttet til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, et forhold som bidrar til egenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. En velfungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Malvik kommune har startet med innføring av kvalitetssystemet etter ISO-standard. Rekrutteringsprosess er implementert. Neste prosess er HMS og sykefraværsrutiner. Flere enheter i Malvik kommune driver god etisk refleksjon i hverdagen. I 2015 har det vært fokus på verdibasert ledelse hvor kommunen har benyttet ekstern kompetanse i ledersamlinger. Utvikling i kjønnsfordeling på kommunenivå: *Tabellen viser andel årsverk, ikke med i utvalget er ansatte i fødselspermisjon, hel ulønnet permisjon og timelønnede og oppdragstakere. Fordeling mellom kvinner og menn på virksomhetsledernivå: Fordeling mellom kvinner og menn i rådmannens ledergruppe: *Rådmann og kommunerevisor er ikke med i tallmaterialet. 9. TILTAK FOR Å HINDRE DISKRIMINERING Malvik kommune arbeider aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering gjennom satsing på integrering. Mangfold handler om å kombinere forskjellighet, slik at bredden i erfaringer og tenkemåter kan bidra til utvikling og nyskaping. 8. LIKESTILLING Det var i 2015 totalt 594,63 årsverk kvinner og 195,91 årsverk menn. Prosentandel kvinner var 75,2 prosent og for menn 24,8 prosent. Sett opp mot tidligere år er forholdstallene stabile. Som tidligere følger kjønnsfordelingen i hovedtrekk de tradisjonelle tjenesteområdene som er i kommunen. ÅRSBERETNING 2015 MALVIK KOMMUNE 13 48

49 49

50 50

51 51

52 MALVIK KOMMUNE KONTROLLUTVALGET (Administrativt utkast) Til kommunestyret i Malvik KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MALVIK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak 10/16, behandlet Malvik kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning, som er de lovpålagte i regnskapssaken. Videre har ansvarlig regnskapsrevisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen. Kontrollutvalget mener at regnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen gir brukerne tilstrekkelig informasjon om økonomiske forhold knyttet til driften av kommunen i Dokumentene tyder på at kommunen har oversikt over økonomien, men fortsatt står overfor store økonomiske utfordringer. Malvik kommune hadde i 2015 et merforforbruk på 4,9 mill kr i driftsregnskapet. Brutto driftsresultat på 4,4 kr utgjør 0,5 % av driftsinntektene. Netto driftsresultat er på -9,6 mill kr og -1,1%. Dette er vesentlig under fylkesmannens anbefaling om minimum 1,75% av driftsinntektene over tid. Samlet viser dette at driften av Malvik kommune er i ubalanse. Grep som er tatt i 2014 og 2015, og også i budsjett 2016 og økonomiplanarbeidet fremover, er absolutt nødvendige. Det er viktig at den reell økonomisk status rapporteres til politisk nivå, slik det er lagt opp til. Kommunens lånegjeld er pr på 1,3 mrd. Kommunens sårbarhet i forhold til eventuelle renteøkninger er stor, selv om renten for tiden er lav og er bundet for deler av porteføljen. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke kommentarer til Malvik kommunes årsregnskap for 2015 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Hommelvik den Randi Eikevik Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 52

53 Orientering om erfaringer etter innføring av samhandlingsreformen. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 11/50-18 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og vurderer videre oppfølging i tilknytning til arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon. Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. For å få bedre innblikk i den kommunale virksomheten inviterer kontrollutvalget administrasjonen for å orientere om ulike områder. Dette bidrar til kunnskap og bedre grunnlag for å kunne prioritere kontrollutvalgets bruk av ressurser til tilsynsarbeid. Dette gjelder i forhold til forvaltningsrevisjon, men også om kontrollutvalget ønsker å få gjennomført undersøkelser som ikke krever ressurser i samme størrelsesorden som et tradisjonelt forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget fikk fremlagt et sammendrag av Riksrevisjonens undersøkelse av ressursutnyttelse og kvalitet i helsetjenesten etter innføring av samhandlingsreformen i sak 7/16 Referatsaker i møtet Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 7/16: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen om status for Malvik kommune på områder som Riksrevisjonen har benevnt som hovedfunn. Viser til side 8 i rapporten som er vedlagt innkallingen. Tidspunkt for orientering avklares med rådmannen. Sammendraget av rapporten ligger på lesebrett under sak 7/16 på kontrollutvalgets møte og også på Hovedfunnene gjengis punktvis: Kommunene har tatt over pasienter som tidligere lå ferdigbehandlet i sykehus Det finnes lite kunnskap om kvaliteten på tjenestene til pasienter som skrives ut til kommunene Kommunal øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD) benyttes ikke på en måte og i et omfang som er i tråd med intensjonen Samarbeidet om pasienter med behov for tjenester fra både primær- og spesialisthelsetjenesten er ikke god nok Innenfor rus og psykiatriområdet er ikke tilbudet i kommunene styrket i takt med nedbyggingen av døgnplasser i spesialisthelsetjenesten Kommunene har i liten grad økt kapasiteten og styrket kompetansen etter 53

54 innføringen av samhandlingsreformen. Rådmannen, ved kommunalsjef Tone Østvang, vil orientere kort om hvordan situasjonen for Malvik kommune er/oppleves av administrasjonen i forhold til punktene som er nevnt som hovedfunn i Riksrevisjonens gjennomgang. Det er videre ønskelig at rådmannen sier noe om hva som oppfattes som kommunens største utfordringer innenfor området. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Samhandlingsreformen omfatter et viktig område som betyr mye for enkeltpersoner og har stor økonomisk betydning for kommunen. Et godt og systematisk arbeid på dette området er derfor viktig både for brukere, ansatte og kommunen. Sekretariatet og kontrollutvalget vil i prosessen med plan for forvaltningsrevisjon vurdere om dette er et aktuelt område for forvaltningsrevisjon. 54

55 Ny henvendelse vedrørende Svehøgda 166. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/6-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget er ikke riktig organ til å realitetsbehandle denne klagen. Vedlegg Ny klage på tomt Svehøgda 166. Tilbakemelding vedrørende brev i forbindelse med ny klage på tomt Svehøgda 166. Sak 8-15 i kontrollutvalget - Henvendelse vedrørende Svehøgda 166. Klage på tomt Svehøgda 166 med vedlegg 1 og 2. Svehøgda dokumenter sendt KU før behandling (egen fil) Svehøgda Brev fra Advokat J. Engelsen. Saksutredning I møte i sak 8/15 vedtok kontrollutvalget at utvalget ikke ønsket å gå videre med saken. Kontrollutvalget har plikt til å føre kontroll og tilsyn kommunens forvaltning generelt. Enkeltsaker kan være en indikasjon på at kommunen ikke følger de lover, forskrifter, retningslinjer med mer, men kontrollutvalget behandler ikke selve enkeltsaker, klager m.m. Klage må rettes til riktig instans, i dette tilfelle kommunen, om kommunen allerede har behandlet klagen, kan klagen rettes til fylkesmannen, jf. Fvl 28. For øvrige bestemmelser vedrørende klage, se fvl. kap VI I forbindelse med saksutredningen til sak 8/15 gikk kontrollutvalgssekretariatet gjennom alle dokumenter klager oversendte daværende leder. Sekretariatet gjorde dette for å avklare om det var forhold i saken som ligger til kontrollutvalget å behandle. Samtlige dokumenter ble også gjort tilgjengelig digitalt for alle utvalgets medlemmer før saken ble tatt opp til vurdering. I papirutgaven/saksfremlegget ble riktignok kun saksfremlegg og de 2 viktigste dokumenter lagt ved, men det fremgår av saksfremlegget at alle sakens dokumenter hadde blitt vektlagt og grundig gjennomgått fra sekretariatets side før saken ble lagt frem til kontrollutvalget. Saksfremlegget ved forrige behandling adresserte også forholdene bak huset, på kommunens eiendom og i forkant av huset. Sekretariatet vurderte disse forhold, se saksfremlegg i sak 8/15. Saken fremstår for sekretariatet i denne sak i all hovedsak slik den fremstod for kontrollutvalget Sekretariatet kan derfor ikke se at ny klage gir nye opplysninger om forhold som ligger til kontrollutvalget å behandle. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon 55

56 Sekretariatets vurdering er at saken i all hovedsak og det aller vesentligste bygger på samme faktum nå som ved forrige behandling. Sekretariatet viser til de vurderinger som fremgår av saksfremlegget i sak 8/15. Sekretariatet kan ikke se at de forhold som angår denne saken ligger til kontrollutvalget å behandle. Sekretariatet mener at kontrollutvalget ikke er riktig organ for å behandle denne klagen. For at en eventuelt klage skal kunne behandles, må den rettes til riktig instans, jf. Fvl kap. VI,

57 Ny klage på tomt svehøgda Viser til møte den med ordfører, varaordfører og rådmann i Malvik. Da ble vi enige om å sende et nytt brev angående problemer med tomt. Vi ber med dette om at kontrollutvalget ser på saken om svehøgda 166 på nytt. Det ble kun lagt fram deler av saken sist den ble tatt opp, og vi setter spesielt spørsmålstegn ved at det ble lagt fram bare 2 av 24 vedlegg fra heftet som vi mener er veldig relevant. Vi ber om at hele heftet som sist ble overlevert Per Walseth, tidligere leder av kontrollutvalget legges fram i sin helhet. Vi setter også spørsmålstegn ved at Rådmann i Malvik og Svein Stræte fra teknisk etat, ble innkalt for svare på spørsmål. Vi har aldri fått den samme muligheten til å uttale oss og svare på spørsmål, Svein Stræte er den som har motarbeidet denne saken og kommet med uriktige opplysninger flere ganger. Da denne saken er todelt så velger vi å dele den inn i forside hus og bakside hus, slik at det blir ryddig og enklere å forstå. Forside hus: Her er det først og fremst viktig å se på geolog rapporter. Dette er rapporter fra geologer som er leid inn og betalt av Malvik kommune. Vi har fra den dagen vi kjøpte tomten forholdt oss til og rådført oss med Malvik kommune. I disse rapportene kommer det klart fram at tomten er egnet til bolig og at huset blir stående på fjell. Dette er noe vi som kjøpere av tomten og Nordbohus Systembygg AS som ansvarlig søker har lagt til grunn for å bygge hus på tomten. I ettertid har det kommet fram at en del av huset ikke står på fjell, og at det står i fare for å gli ut. På grunn av vår egen sikkerhet og ikke minst for folk som ferdes på gangfeltet og veien nedenfor tomten, var vi til slutt tvunget til å sikre tomten og huset vårt fra å gli ut. For å få til dette så måtte vi i tillegg til huslånet låne 2,4 millioner kroner av banken, og vi har i forkant av dette brukt flere hundre tusen på geologer og advokater. Dette har satt oss i et stort økonomisk uføre, og vi er nå tvunget til å selge både hus og hytte for å komme oss ut av dette. Vi har som sagt hele tiden rådført oss med kommunen å satt tillit til deres medarbeidere og geologer, kan ikke se hva mere vi kunne ha gjort for å sikre oss mot det som har skjedd. Vi forventer med dette at dere ser på saken med nye øyne, slik at vi etter 13 år i usikkerhet og frykt på egen eiendom endelig kan leve normalt igjen. Bakside hus: Dette gjelder fjellet bak huset. Her har Malvik kommune etter 12 år endelig tatt på seg ansvaret for å sikre fjellskrenten som er utenfor vår tomtegrense. Det har vært en hard kamp i disse årene for å få kommunen til å ta ansvar for fjellet som de mente at var vårt ansvar å sikre. Dette fjellet er ennå ikke ferdig sikret da det ifølge geolog må settes opp en høy betong mur i tillegg til sikringsnettet. Denne må være boltet til fjellet og hensikten med denne skal være å stabilisere løsmassene, samt å hindre at en stor løs steinblokk 57

58 havner ned på tomten. Den muren det her er snakk om må plasseres 2-3 meter utenfor vår tomtegrense, på et område som tilhører kommunen. Dette sier geologen og kommunen at er huseier sitt ansvar, noe som for oss er helt uforståelig. Det vil da si at vi først må søke om godkjenning fra kommunen, for så å oppføre en mur på kommunen sin tomt. Vi må betale for denne selv og vil da også bli stående ansvarlig hvis noe skulle skje i etterkant. Hvis vi ikke får noen løsning på dette snarest, så vurderer vi sterkt å gå til erstatningssak mot kommunen for 13 år med kamp om sikring av at fjell som ennå ikke er ferdigstilt. Vi har ikke kunnet benytte oss av arealet på baksiden av huset, og ikke fått ferdigstilt garasje og eiendom på grunn av dette. Vi har også siden innflytting i 2003 levd med en redsel for steinras fra kommunen sin tomt, så her har vi en sterk sak å gå videre med. Vi er selvfølgelig villig til å la kommunen komme med et forslag på løsning/kompensasjon, da vi aller helst vil ha denne saken ut av verden for å spare familie og spesielt barna for mere stress. De er allerede veldig preget av at vi sannsynligvis må selge barndomshjemmet. Forventer at dere får sett på saken snarest og at vi får en rask tilbakemelding på når saken blir tatt opp. Mvh Trond Engesbak og Hanne Næss 58

59 Hanne Næss og Trond Engesbak Svehøgda HOMMELVIK Vår saksbehandler: Arvid Hanssen, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 15/6-5 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Tilbakemelding vedrørende brev i forbindelse med ny klage på tomt svehøgda 166. Viser til deres brev med tittel Ny klage på tomt Svehøgda 166. Brevet vil bli forelagt kontrollutvalget for behandling i kontrollutvalgets førstkommende møte den Sekretariatet ønsker å opplyse om at samtlige vedlegg ble gjennomgått og vurdert som ledd i forberedelsen til sak 8/15 til kontrollutvalgets møte den Videre ønsker sekretariatet å presisere at i tillegg til vedleggene som fulgte saksfremlegget, fikk faste medlemmer i kontrollutvalget elektronisk tilgang til samtlige vedlegg som ble overlevert til kontrollutvalgets leder, se vår tilbakemelding, brev datert (vår ref.: 15/6-4). Kontrollutvalget vil gi tilbakemelding når saken er behandlet etter kontrollutvalgets møte den Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arvid Hanssen daglig leder Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg: Tilbakemelding på henvendelse til kontrollutvalgets leder vedrørende klage på tomt Svehøgda 166. Sak 8-15 i kontrollutvalget - Henvendelse vedrørende Svehøgda 166 Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Rådmann Varaordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Bank: Org.nr:

60 Henvendelse vedrørende Svehøgda 166 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Brandt Arkivkode: 027 Arkivsaknr.: 15/6-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten innstilling. Protokoll Torbjørn Brandt, Konsek, orienterte om sekretariatets gjennomgang av tilsendte dokumenter og vurderinger som er gjort i saksfremlegget. Rådmannen orienterte om deler av den kommunale behandlingen av saken fra den startet i 2000 og frem til januar Sekretariatet og rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. På bakgrunn av saksfremlegg og opplysninger som kom frem i møtet, mener kontrollutvalget at kommunen har oppfylt sine forpliktelser og kravet til forsvarlig saksbehandling. Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: Kontrollutvalget ønsker ikke å gå videre med saken. Vedtak: Kontrollutvalget ønsker ikke å gå videre med saken. Vedlegg Klage på tomt Svehøgda 166 med vedlegg 1 og 2 Saksutredning innledning Bakgrunn for saken er henvendelse fra eiere av Svehøgda 166 til kontrollutvalgets leder. Leder mottok dokumenter som han overleverte til sekretariatet i kontrollutvalgets møte den 17. november Kun brev og vedlegg 1 og 2, av i alt 24 vedlegg, ligger vedlagt saken. Kontrollutvalget fattet i sak 45/14 Eventuelt følgende vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet gjennomgå dokumentene før neste møte i kontrollutvalget. I samme sak ble det protokollert at rådmannen innkalles for å gi en orientering om hva som er gjort med saken fra kommunens side. 60

61 Saksutredning Sekretariat mener at saken gjelder tre hovedforhold. For det første gjelder saken om ansvar for tomteoverdragelse i For det andre, løse masser som truer Svehøgda 166 og for det tredje, uforutsette grunnforhold som ble avdekket i Kontrollutvalget må ta stilling til videre behandling av saken eventuelt om den skal avvises. Sekretariatet gjennomgår bestemmelser som regulerer kommunens plikter og rettigheter som sekretariatet mener har betydning for saken. Der sekretariatet finner det hensiktsmessig drøftes også forholdet mellom tiltakshaver og ansvarlig søker for å klargjøre og avgrense kommunens ansvar, retter og plikter. 0.Innledning Sekretariatet har ikke vurdert forhold som vedrører reklamasjon og foreldelse. Disse forhold må vurderes selvstendig opp mot den enkelte innsigelse. Det er viktig å presisere at sekretariatet ikke tar stilling til ansvarsfordelingen mellom tiltakshaver og ansvarlig søker. 1. Generelt om involverte aktører. Planmyndighet er Malvik kommune. Eierne av Svehøgda 166 er tiltakshaver (byggherre). Nordbohus Systembygg AS er ansvarlig søker (entreprenør). Sekretariatet forstår saken slik at firmaet John Fossli AS var ansvarlig utfører av grunnarbeid (underleverandør). Geotekniske selskap var Noteby AS (senere Multiconsult AS) og O.T Blindheim AS (senere SWECO Grøner AS) 2. Generelt om kommunens ansvar for byggeklare tomter. Kommunen har som planmyndighetene plikt til å påse at det gjennomføres risiko- og sårbarhetsanalyser i forbindelse med planer for utbygging, jf. pbl Områder med fare, risiko og sårbarhet avmerkes i planen som hensynssoner, hvor det skal fastsettes nærmere retningslinjer og bestemmelser, jf og Det innebærer at det vil gjelde nærmere vilkår for utbygging i slike soner. Selv om den aktuelle eiendom er regulert til bebyggelse uten at det er fastsatt noen slike vilkår, kan pbl få anvendelse. Om kommunen i planprosessen ikke har vært tilstrekkelig kjent med forhold ved byggegrunnen, vil ny kunnskap om grunnforholdene slå gjennom overfor det som ellers må være fastsatt i bindende plan. Dette tilsier at kommunen etter omstendighetene ikke bare har en rett, men også en plikt til å avslå søknad om byggetillatelse der det ikke er tilstrekkelig sikkerhet mot fare eller vesentlig ulempe som følge av natur- eller miljøforhold. Kommunen opplyste kjøper at kommunen ikke hadde foretatt noen undersøkelser vedrørende grunnforhold. Kjøper fikk rett til å kunne heve kjøpet i tilfelle geotekniske undersøkelser skulle vise at tomten var uegnet for bebyggelse, se kontraktens pkt. 5.1 og

62 3. Generelt om kommunens informasjon- og veiledningsplikt. Kommunen har et ansvar for å videreformidle til tiltakshaver relevant kunnskap som kommunen har om grunnforholdene på stedet. Dette følger av den alminnelige veilednings-, utrednings- og informasjonsplikt etter forvaltningsloven 11 og Generelt om plikter og rettigheter for tiltakshaver, ansvarlig søker m.m. Søknad, prosjektering, utførelse og kontroll av tiltak som nevnt i første ledd skal forestås av foretak med ansvarsrett i samsvar med bestemmelser gitt i kapittel 22 og 23. Det er tiltakshaver som har primæransvaret for å fremskaffe nødvendig dokumentasjon som kommunen trenger for å kontrollere om myndighetskrav er oppfylt. Det omfatter også dokumentasjon relatert til 28-1 når dette er aktuelt, jf. byggesaksforskriften 5-4 tredje ledd bokstav g og fjerde ledd bokstav b. Hovedansvaret for å fremskaffe dokumentasjon på byggegrunnens beskaffenhet påhviler tiltakshaver, som dermed også må bekoste innhenting av rådgivende konsulentuttalelser om grunnforholdene m.m. når dette fremstår som aktuelt. I tilfelle kommunen påkoster disse undersøkelsene etter tomteoverdragelsen vil ikke kommunen få overveltet hovedansvaret for senere inntråtte forhold, med mindre kommunen holdt tilbake kunnskap om relevante forhold som ble avdekket i undersøkelsen. Skal prosjektet gjennomføres med ansvarlig søker er ansvarlig søker tiltakshavers representant overfor kommunen. Ansvarlig søker har ansvar for at søknaden inneholder nødvendige opplysninger for at kommunen skal kunne ta stilling til om tiltaket er i samsvar med bestemmelser og tillatelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven, jf. pbl første ledd. Videre skal ansvarlig søker samordne de ansvarlige prosjekterende, utførende og kontrollerende, og påse at alle oppgaver er belagt med ansvar, jf. pbl andre ledd. For sekretariatet fremstår det noe uklart hvorvidt ansvarlig søker, Nordbohus Systemhus AS, var overordnet ansvarlig utførende, John Fossli AS, eller om det var tiltakshaver selv som var direkte oppdragsgiver til ansvarlig utførende. Dette forholdet er for så vidt av svært stor betydning for ansvars og risikoplasseringen mellom tiltakshaver og ansvarlig søker og/eller ansvarlig utførende, men har for så vidt ingen betydning for kommunens ansvar på dette punkt. Ansvarlig søker har ansvar for at tiltaket avsluttes ved innsending av nødvendige opplysninger for kommunens utstedelse av ferdigattest, jf. pbl tredje ledd. 5. Gjeldene norsk rett ved uforutsette grunnforhold. Ved uforutsette grunnforhold er utgangspunktet at byggherren selv har ansvaret for byggegrunnen, for byggeplan og konstruksjon av hus og fundament og for utførelsen av arbeidet. Dersom kommunen skal kunne påføres ansvar for skader som oppstår på grunn av svikt på noen av disse punkter, må det påvises at bygningsmyndighetene under sin befatning med bygget har begått feil som de 62

63 kan bebreides for, jf. i RT , samme klare konklusjon gjentas i Rt s Hvorvidt det er byggherren eller entreprenøren som bærer risikoen for uforutsette grunnforhold er avhengig av hvilket rettsforhold ansvar bygger på. Har det blitt inngått totalentreprise eller utførelsesentreprise gjelder følgende: Det karakteristiske for totalentrepriser er at totalentreprenøren bærer risikoen for prosjektering og utførelse. Videre bærer entreprenøren risikoen for grunnforholdene med mindre han godtgjør at han ikke burde tatt dem i betraktning, jf. NS 3431, pkt Uførelsesentrepriser kjennetegnes ved at entreprenøren står for utførelsen, mens byggherren står for prosjekteringen. Videre bærer byggherren risikoen for at grunnforholdene er slik entreprenøren hadde grunn til å regne med, jf. punkt 19.3 annet ledd, i NS Prinsippet er en kodifisering av gjeldende rett, jf. Rt ). Det må presiseres at selv om partene har benevnt kontraktsforholdet som utførelsesentreprise eller totalentreprise, er dette likevel ikke avgjørende for hvilke regler som vil komme til anvendelse. Det må avgjøres på grunnlag av vid fortolkning av kontrakten og de øvrige omstendighetene. I de tilfeller der partene har regulert risikoen særskilt i kontrakten vil dette ofte være avgjørende uavhengig av hvilken entreprisemodell som er valgt. 6. Forelagt sak Sekretariatet vil trekke frem følgende forhold: Kommunen hadde ikke gjennomført grunnundersøkelser. Kjøper (tiltakshaver) ble opplyst om dette forhold. Kommunen inntok derfor en klausul som ga kjøper rett til å heve kjøpet om undersøkelser skulle vise at tomten likevel ikke er egnet for bebyggelse, jf. kontrakt inngått 25.februar 2000 mellom kommunen og kjøper, se punktene 5.1 og 5.2 samt skjøte tinglyst 18.mai 2000, punkt 6. Særskilte avtaler. Punkt 5.2 hadde som formål at kjøper skulle forbli skadefri i tilfelle geotekniske undersøkelser skulle vise at tomten var uegnet for bygging etter kontraktsinngåelsen. Tiltakshaver gjennomførte geotekniske undersøkelser i 2000 og 2002 som påpekte utfordringer på og ved tomten, men at disse utfordringene kunne overvinnes ved å gjennomføre ulike tiltak. Hovedkonklusjonen var at tomten var egnet for bebyggelse gitt at nevnte tiltak ble gjennomført. Tiltakshavers kunnskap om tomtene bygde på opplysninger gjengitt i de geotekniske rapportene. Kommunen fattet vedtak om byggetillatelse med bakgrunn i disse opplysningene. Undersøkelsene og tiltakene påførte kjøper meromkostninger noen som medførte at kommunen tilbakebetalte en ikke uvesentlig del av kjøpsummen. Tiltakshaver ved ansvarlig søker gjennomførte deretter prosjektet. 63

64 I 2003 og 2004 løsnet steinmasser fra fjellet bak huset. Sekretariatet ser at det mellom tiltakshaver og kommunen har vært diskusjon om hvem som skal bære kostnaden ved en eventuell sikring. I 2012 ble det påvist grunnforhold som kan medføre at tomten er uegnet for boligformål. De forhold som ble avdekket i 2012 ble ikke avdekket i forbindelse med undersøkelser vedrørende grunnforholdene. Verken de geotekniske undersøkelser utført 5. september 2000 eller 11. september 2002 av h.h.v. Noteby AS (senere Multiconsult AS) eller av O.T Blindheim AS (senere SWECO Grøner AS) avdekket det forhold som fremkom i Heller ikke ansvarlig utfører for grunnarbeidet, John Fossli AS, oppdaget nevnte forhold. Mye tyder på at tomten i dag er uegnet for bebyggelse, men kjøpet kan ikke uten videre heves da tomten er bebygd og de verdier som står på spill er langt større enn om tomten hadde blitt tilbakeført til kommunen og kjøpet hevet. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Det er tiltakshaver som har plikt til å legge frem nødvendig dokumentasjon for grunnforholdene, med mindre dette ansvaret er lagt på entreprenøren. Det er sekretariatets vurdering at opplysningene som fremgikk av de geotekniske rapportene ikke burde medføre at kommunen skulle ha nektet å innvilge byggetillatelse. Det er sekretariatets vurdering at kommunen har oppfylt kravet til forsvarlig saksbehandling. Kommunen ikke kan holdes erstatningsrettslig ansvarlig for forhold som tiltakshaver og/eller ansvarlig søker/utfører selv er ansvarlig for å avdekke. Sekretariatet mener at kommunen oppfylte den alminnelige veilednings-, utrednings- og informasjonsplikt som følger av forvaltningsloven. Sekretariatet kan ikke finne holdepunkter for at kommunen holdt tilbake opplysninger om grunnforholdene på tomten. Kommunen synes å ha vært behjelpelig og delaktig i en tidlig fase ved undersøkelser av grunnforholdene. Det tilsynsansvar kommunen har medfører ikke et automatisk erstatningsansvar. Foreligger et slik erstatningsansvar må det bevises at kommunen er å bebreide for forhold i denne sammenheng. En løsning på de forhold som ble avdekket i 2012 bør etter sekretariates mening søkes mellom tiltakshaver og entreprenør(er). I tilfelle årsaken til løse masser som truer Svehøgda 166, ligger på kommunalt eid tomt, bør kommunen vurdere om, og eventuelt i hvilken grad, kommunen skal dekke kostnader for å sikre Svehøgda 166 på en forsvarlig måte. Dette under forutsetning av at Svehøgda 166 er beboelig. I tilfelle kommunen tar på seg kostnader for et slikt sikringstiltak betyr ikke dette at kommunen har ansvar for de øvrig forhold på selve tomten. Rådmannen vil møte i kontrollutvalget under behandlingen av saken. Kontrollutvalget må på bakgrunn av saksfremlegg og rådmannens redegjørelse ta stilling til vedtak i denne saken. 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 Prosjektplan forvaltningsrevisjon - Malvik kommunes arbeid knyttet til mobbing i grunnskolen. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 16/20-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til fremlagte prosjektplan. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres innen en timeressurs på 300 timer med avtalt levering til Konsek 31.oktober Vedlegg Prosjektplan ekstern. Saksutredning Kontrollutvalget hadde en grundig diskusjon og vedtok følgende i sak 2/16 møtet : 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon knyttet til mobbing i grunnskolen. 2. Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i arbeidet med prosjektplan. 3. Prosjektplan, med forslag til ressursbruk og leveringstidspunkt, legges frem for kontrollutvalget til godkjenning i møtet Kontrollutvalget flyttet senere møtet fra 2.5 til Revisjon Midt-Norge IKS har i tråd med vedtaket utarbeidet prosjektplan datert Planen følger som vedlegg. Planen inneholder en beskrivelse av området, avgrensninger som ble diskutert i kontrollutvalget og aktuelle problemstillinger. Revisor beskriver videre hvordan gjennomføringen i grove trekk legges opp, samt foreslår ressursramme og leveringstidspunkt. Dersom kontrollutvalget signaliserer behov i forkant av møtet vil revisjonen delta under behandlingen av saken og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Viser for øvrig til saksfremlegg og protokoll i sak 2/16 i kontrollutvalget, samt dialogen mellom kontrollutvalget og revisjonen i møtet Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vurderer at planen er i tråd med signaler gitt i kontrollutvalgets møte Sekretariatet har ikke innvendinger i forhold til foreslått ressursramme og leveringstidspunkt. Det er viktig at det er satt at nødvendige ressurser, slik at revisjonen har muligheter til å gjennomgå enkelthendelser og saker i nødvendig utstrekning, for å besvare problemstillingene som er reist. 77

78 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2435 Styringsgruppe, dato: Mobbing i grunnskolen BESTILLING Kontrollutvalget i Malvik kommune vedtok i sak 2/16 å bestille en forvaltningsrevisjon knyttet til mobbing i grunnskolen: Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon knyttet til mobbing i grunnskolen. 2. Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i arbeidet med prosjektplan. 3. Prosjektplan, med forslag til ressursbruk og leveringstidspunkt, legges frem for kontrollutvalget til godkjenning i møtet Dette emnet er ikke omtalt eller prioritert i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon i Malvik. I saksutredning til kontrollutvalgets bestilling opplyses følgende: Dette området ligger ikke inne i planen som kommunestyret har vedtatt. Kontrollutvalgets leder orienterte om dette under referatsak 2/16 i kommunestyret den Det kom ingen innvendinger fra kommunestyret i forhold til å fravike gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. Følgende protokolltilførsel ble fremsatt av Torgeir Anda: Kommunestyret ber kontrollutvalget sørge for at det blir gjennomført en forvaltningsrevisjon med tema «Mobbing i skolen». Tema mobbing behandles i fellesmøte mellom oppvekst og utvalg for helse og velferd. I saksutredningen vises det videre til at temaet har hatt stort politisk og administrativt fokus i kommunen over noe tid, blant annet i forbindelse med medieomtale av flere konkrete mobbe-saker i malvikskolen. Det vises dessuten til forvaltningsrevisjoner om mobbing som gjennomføres i de videregående skolene Sør-Trøndelag og i Selbu kommune. Revisor var til stede under kontrollutvalgets vedtak om bestilling den side 1 av 6

79 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Mobbing i grunnskolen BAKGRUNN Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2435 Styringsgruppe, dato: Retten til et godt psykososialt miljø for elever i skolen er lovfestet i opplæringsloven. En nylig gjennomført utredning om det psykososiale miljøet ved landets skoler, anslår at inntil elever i grunnopplæringen er gjenstand for krenkende atferd. Den ble rapporten fra Djupedalutvalgets utredning om virkemidler for et trygt psykososialt skolemiljø sendt på høring fra Kunnskapsdepartementet. Utvalget ønsker i sin rapport å sette søkelyset på fem utfordringer som kan forbedres i arbeidet med å fremme et trygt psykososialt skolemiljø og å forebygge og håndtere krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering på en god måte. Disse utfordringene er basert på kunnskap fra forskning, kartlegginger, utvalgsmedlemmers egne erfaringer fra praksis, høringsinnspill fra ulike organisasjoner og tilbakemeldinger fra elever, foreldre og organisasjoner som utvalget har vært i kontakt med på utvalgsmøter og studiereiser. 1. Rettssikkerhet elevenes rettigheter blir ikke oppfylt 2. Skolekultur skolekulturen fokuserer for lite på nulltoleranse for krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering 3. Involvering og samarbeid elever og foreldre involveres ikke godt nok i skolens arbeid med det psykososiale skolemiljøet 4. Ansvarliggjøring og systematikk skoleeiernes og skoleledernes kapasitet til å jobbe systematisk og langsiktig med å utvikle skolemiljøet er mangelfull 5. Organisering ansvarsfordelingen i støttesystemet er for utydelig Utdanningsdirektoratet har over mange år laget veiledere og informasjonsmateriell knyttet til hvordan skoleeiere, skoler og lærere kan arbeide for et godt psykososialt miljø for elevene. Veilederne tar for seg alt i fra det forebyggende arbeidet, hvordan mobbing og krenkende atferd avdekkes, og hvordan skolene bør følge opp hendelser. Selv om det har vært uttrykt nulltoleranse for mobbing i skolen, så viser eksempelvis elevundersøkelsene at mange barn og unge er rammet av mobbing. Alle elever har ifølge opplæringsloven rett til et godt og inkluderende læringsmiljø. Med læringsmiljø menes de samlede kulturelle, relasjonelle og fysiske forholdene på skolen som har betydning for elevenes læring, helse og trivsel. Det psykososiale miljøet skal virke positivt på elevenes helse, trivsel og læring, trygghet og sosiale tilhørighet. Det er den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli krenket som er utgangspunktet for skolens håndtering av opplæringsloven kapittel 9a ( elevenes arbeidsmiljølov ). 79 side 2 av 6

80 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2435 Styringsgruppe, dato: Det understrekes at det psykososiale miljøet omfatter mer enn mobbing og at kapittel 9a gjelder for både grunnskolen og videregående opplæring. Det er en diskusjon om hvordan mobbing skal defineres, men Utdanningsdirektoratets definisjon og tolkning ligger tett opp til Dan Olweus definisjon av begrepet. Olweus definerer mobbing slik: "En person er mobbet eller plaget når han eller hun, gjentatte ganger og over en viss tid, blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere andre personer". Det finnes andre definisjoner på mobbing. De fleste av disse krever at følgende kjennetegn er tilstede: Det må være ubalanse i styrkeforholdet mellom de som mobbes og de som mobber. Et mobbeoffer kan imidlertid mobbe andre elever (ca. 17 % av mobbeofrene). Elever som ofte slåss med hverandre blir ikke mobbet dersom det varierer hvem som tar initiativet til slåssingen. Mobbingen må foregå over en viss tid. Over hvor lang tid kan diskuteres, men enkeltepisoder kalles vanligvis ikke mobbing, selv om de er aldri så alvorlige. Handlingene må være av en viss alvorlighetsgrad. En kan ta utgangspunkt i hva eleven opplever som alvorlig. Det er klart at lett erting, som eleven ikke plages av, ikke er mobbing. Elevundersøkelsen 2013/14 viser at 9,2 % av elevene på 7.trinn i Malvik svarte at de hadde blitt mobbet på skolen de siste månedene. Tilsvarende tall for elever på 10.trinn var 7,1 %. Elevundersøkelsen for 2014/15 viser at andelen som oppgir å ha blitt mobbet var på 5,0 %, mens på 10.trinn var denne andelen 2,8 %. Det totale elevtallet i grunnskolene i Malvik ligger på ca 1875 disse årene. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING I kontrollutvalgets arbeid med bestillingen av denne forvaltningsrevisjonen har kommunens og skolenes håndtering av mobbesaker vært det sentrale diskusjonstemaet. Kommunens administrasjon har sendt over en mengde dokumentasjon på skolenes arbeid for å sikre godt psykososialt opplæringsmiljø og forbyggende arbeid for å hindre mobbing, som kontrollutvalgets sekretariat har videreformidlet til revisjonen. Kommunen er våren 2016 også i ferd med å vedta en felles, overbyggende plan for håndtering av mobbeproblematikk i hele Malvikskolen. Revisjonens oppfatter kontrollutvalget dithen at utvalget i mindre grad er opptatt av kommunens systemer for forebygging, og at det utvalget ønsker å få en vurdering av er skolenes arbeid med avdekking og oppfølging av konkrete saker. 80 side 3 av 6

81 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2435 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNING Revisor har på bakgrunn av utvalgets diskusjoner for det første avgrenset undersøkelsen til å gjelde mobbing av elever i grunnskolen, og vi vil derfor ikke berøre psykososialt miljø blant ansatte ved skolene, og heller ikke det fysiske skolemiljøet. I tråd med det vi skriver over vil vi i liten grad legge vekt på kartlegging av forebyggende tiltak, trivselstiltak, samarbeidende møtearenaer osv, men innrette forvaltningsrevisjonen mot en undersøkelse av oppfølging av konkrete mobbesaker. Revisor avgrenser seg fra å undersøke og vurdere forhold som ligger utenfor virkeområdet for kapittel 9a i opplæringsloven (elevens fritid jfr rundskriv Udir ). 3.2 PROBLEMSTILLINGER 1. Jobber skolene i Malvik kommune systematisk for å avdekke mobbing? 2. Håndterer skolene i Malvik kommune mobbesaker i tråd med opplæringsloven? Under den første problemstillingen vil vi belyse skolenes arbeid for å avdekke mobbing, og om dette skjer på en systematisk og hensiktsmessig måte. Vurderingen vil basere seg på et utvalg skoler, jf. kap. 5 under. Under den andre problemstillingen vil vi vurdere hvordan skolene rent faktisk følger opp mobbesaker, det vil si saker der skolen har avdekket mobbing enten på egen hånd eller ved melding fra elev eller foresatte. Vurderingen vil basere seg på en stikkprøvekontroll ved et utvalg skoler, jf. kap. 5 under. REVISJONSKRITERIER De kriteriene vi vil vurdere kommunens praksis mot vil fremkomme tydelig av rapporten når forvaltningsrevisjonen er gjennomført. I denne prosjektplanen nøyer vi oss med å skissere noen kilder, som setter ramme for kommunens virksomhet. Overordnet er det opplæringsloven som angir rammen for skolenes og skoleeiers arbeid med det psykososiale miljøet for elevene i videregående opplæring. Det er kapittel 9a som regulerer forholdet mellom elevenes rettigheter og skolens plikter i forhold til skolemiljøet. Loven er ikke konkret på alle områder, men den beskriver blant annet ansattes plikt til å undersøke, varsle og 81 side 4 av 6

82 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2435 Styringsgruppe, dato: gripe inn dersom man får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger som mobbing, diskriminering, vold eller rasisme ( 9a-3). Dersom en elev eller forelder krever det, skal rektor fatte enkeltvedtak i den konkrete mobbesaken ( 9a-3). Etter loven er det opp til rektor om det skal fattes enkeltvedtak også i saker der skolen selv oppdager mobbing, men det er anbefalt. Når rektor fatter enkeltvedtak, må det gjøres i tråd med saksbehandlingskravene i forvaltningsloven. Det innebærer blant annet krav til skriftlighet, begrunnelse, klageadgang, opplysning om klageadgang osv. (fvl. kap. 4-6). Opplæringsloven inneholder også krav til internkontroll ved skolen som sikrer at lovkravene blir oppfylt ( 9a-4), krav til håndtering av mulige brudd på elevenes rettigheter ( 9a-3), og krav til at skolen skal nedsette skolemiljøutvalg ( 11-1a), der elevene er representert ( 9a-5). Utdanningsdirektoratet har utgitt veiledningsmatriell for hvordan skolene skal arbeide for å ivareta elevenes rettigheter til et godt psykososialt miljø ( Dette er viktige og autorative føringer for hvordan skolene og kommunen som skoleeier skal arbeide for et godt skolemiljø og hvordan man skal håndtere eventuelle mobbesaker. I den grad skolenes egne styringsdokument stiller krav til oppfølging av mobbesaker, vil også disse være viktige kilder til revisjonskriterier. METODE Revisjonen har allerede fått oversendt en del dokumentasjon på skolenes arbeid med skolemiljøet, og dokumentasjon for korrekt behandling av meldinger om mobbing (saksbehandling). Dette vil danne grunnlag for det videre arbeidet. Revisjonen vil konsentrere undersøkelsen om et utvalg på tre/fire skoler, og vi vil sikre at både ungdomstrinnet og barnetrinnet er representert, i tillegg til ulike geografiske deler av kommunen. For de utvalgte skolene vil vi innhente beskrivelser av skolenes praksis for avdekking og oppfølging av mobbing. Slike prosesser blir best belyst gjennom kvalitative data, da fortrinnsvis intervju med ansatte ved skolene. Vi ser det som avgjørende at rektorer og lærerne får gi uttrykk for hvordan de avdekker og 82 side 5 av 6

83 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2435 Styringsgruppe, dato: håndterer mobbing blant elevene. Revisor vil gjennomføre intervju med FAU ved utvalgte skoler for å få deres syn på hvordan skolen arbeider med oppfølging av mobbesaker. For å kunne gi et godt nok svar på hvordan mobbesakene følges opp i praksis, må vi i tillegg velge ut noen konkrete saker og gå nærmere inn på skolenes håndtering av dem. Vi vil gjøre dette ved stikkprøvekontroller ved de utvalgte skolene. Revisjonen vil underveis vurdere hvilke og hvor mange saker vi må trekke ut for å få et tilstrekkelig grunnlag til å kunne svare på problemstillingene, men det er uansett snakk om flere saker per utvalgte skole, og sakene vil være spredt over flere år. For disse sakene vil vi innhente relevant dokumentasjon, og vurdere prosessen opp mot kravene i loven og anbefalinger i veiledningsmateriell. Det kan også være aktuelt å intervjue de involverte fra skolens side i tilknytning til de enkelte sakene. Vi vil i utgangspunktet ikke basere oss på intervju med de aktuelle elevene, av hensyn til den byrden det kan medføre for dem selv. ORGANISERING AV PROSJEKTET Tor Arne Stubbe vil være oppdragsansvarlig revisor for prosjektet, og Frode Singstad vil være prosjektmedarbeider. Prosjektet gjennomføres innen en timeressurs på 300 timer med avtalt levering 31.oktober side 6 av 6

84 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/58-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg KS-fou-prosjekt---kommunestyrets-overordnede-tilsynsansvar-sammendrag Protokoll representantskapsmøte Revisjon Midt-Norge IKS - konstituering. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 23/16 Årsmelding 2015 kontrollutvalget i møtet Årsmeldingen ble tatt til orientering. 2. Kommunestyrets overordnede tilsynsansvar. Sammendrag av KS FoU-prosjekt (Vedlagt) 3. Protokoll fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS (Vedlagt) 4. 84

85 Kommunestyrets overordnede tilsynsansvar KS FoU-prosjekt nr november

86 1. Forord KS søkte vinteren 2015 etter ekstern bistand for gjennomføring av et FoU-prosjekt om kommunestyrets tilsynsansvar. PricewaterhouseCoopers AS (PwC) ble tildelt oppdraget i mars, og prosjektet ble berammet til perioden 18. mars 1. oktober Arbeidet ble sluttført i november fordi det ble besluttet å gjennomføre en høringsrunde på rapporten med NKRF og FKT etter at utkast til rapport ble lagt fram. Bakgrunnen for oppdraget var et ønske fra KS om å gjennomføre en undersøkelse med fokus på hvordan kommunestyret kan styrke utøvelsen av sitt overordnede tilsynsansvar, og hvordan styrket egenkontroll i praksis kan redusere behovet for statlig kontroll/tilsynsvirksomhet. Undersøkelsen skulle ta et kommunestyreperspektiv, som en forlengelse av tidligere studier der fokuset har vært på kontrollutvalget og administrasjonens internkontroll. KS har vært oppdragsgiver og premissleverandør i dette FoU-prosjektet, og rådmannsutvalget i Telemark har fungert som referansegruppe. Konkurransegrunnlaget og avklaringer gjort i forbindelse med godkjenning av prosjektplan har lagt føringene for prosjektets innhold. Utvikling av undersøkelsesdesign og utvalg av casekommuner er gjort i samarbeid med KS. Hovedresultatet av FoU-prosjektet er presentert i sammendraget på neste side. Kartleggingen og analysene ble gjennomført i den planlagte prosjektperioden, med framlegg for KS 25. september PwC skal også presentere rapporten i avtalte fora etter avslutningen av prosjektet. Fra PwC sin side har kjerneteamet i prosjektet besått av partner og prosjektleder Ingvill Flo, senior manager Hilde Langtangen og senior manager Geir Are Nyeng. I tillegg har en intern fagressursgruppe bistått med intern kvalitetssikring. Med vennlig hilsen Ingvill Flo Partner og prosjektleder PwC PwC 86 Side 4 av 64

87 2. Sammendrag Sammendrag (norsk) Denne rapporten er utført på oppdrag av KS, og gir en beskrivelse av hvordan kommunestyret utøver sitt overordnede tilsynsansvar i praksis. I tillegg gir den tilrådinger til hvordan egenkontrollen i kommunene kan styrkes, hvordan de kan benytte resultater fra kommunal egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring, og hvordan statlig tilsyn kan reduseres gitt en styrket egenkontroll. Det er tidligere gjennomført studier av den kommunale egenkontrollen. Disse har i hovedsak hatt fokus på kontrollutvalget eller administrasjonssjefens internkontroll. I dette prosjektet har det vært en målsetning å sette kommunestyreperspektivet i fokus. Vi vil påpeke at kommunestyrets utøvelse av tilsynsansvar skjer i et nært samspill med kontrollutvalg og den administrative ledelsen i kommunen. Oppdraget er utført som en kvalitativ undersøkelse med fokusgruppeintervjuer av til sammen 82 politiske og administrative nøkkelpersoner i ni kommuner fordelt på tre fylker. I tillegg har man intervjuet representanter for fylkesmannen. Videre er det gjort dokumentstudier av litteratur med historikk og bakgrunn for problemstillingene, sentrale styringsdokumenter og dokumentasjon vedrørende egenkontroll i casekommunene. Hva er kommunestyrets tilsynsansvar? Kommunestyret har et overordnet tilsynsansvar for all kommunal virksomhet. Tilsynsaktiviteten går under samlebegrepet egenkontroll, og foregår i praksis via to styringslinjer kontrollutvalget og administrasjonsjefen. Kommunestyret velger kontrollutvalget som på kommunestyrets vegne skal føre tilsyn med forvaltningen. Tilsynet skjer eksempelvis gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Han/hun skal videre sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Nå-situasjonen: Hvordan utøver kommunestyret sitt tilsynsansvar i praksis? Kommunestyret utøver formelt sitt tilsynsansvar gjennom behandling av saker fra de to styringslinjene kontrollutvalg og administrasjon. I praksis er det også andre elementer som påvirker omfanget av og kvaliteten på hvordan ansvaret utøves. For å beskrive nå-situasjonen har vi brukt COSO-rammeverket for god virksomhetsstyring og internkontroll, samt læring og kontinuerlig forbedring som et ekstra element. Fokusgruppeintervjuer i ni casekommuner har vist oss at mange kommunestyrer bør øke bevisstheten rundt tilsynsansvaret. Kommunestyrene er relativt passive kravsstillere overfor de to styringslinjene. Tilsynsansvaret settes sjelden tydelig eller systematisk på dagsorden. Man følger formelle regler for organisering av kontrollutvalg, men legger i varierende grad vekt på kompetanse, erfaring og personlige egenskaper hos kontrollutvalgsmedlemmene når disse velges. Det kommuniseres tydelig at opplæringen av kommunestyremedlemmene ikke er god nok, og bør repeteres gjennom valgperioden. Opplæringen av kontrollutvalgsmedlemmer varierer fra kommune til kommune. Kommunestyret er sjelden aktivt deltakende i arbeid med risikovurdering, verken opp mot kontrollutvalg eller administrasjonen. Kontrollutvalgene jobber relativt systematisk med risikoprosessen i forbindelse med overordnet analyse og utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Når det gjelder administrasjonssjefens internkontroll er kommunestyret primært involvert i forbindelse med behandling av tertial- og årsregnskapsrapportering eller i forbindelse med orienteringer om spesifikke saker. PwC 87 Side 5 av 64

88 De færreste av kommunestyrene ser ut til å ha helhetlig oversikt over kontroll- og tilsynsaktivitet i kommunene. Det er i liten grad debatt rundt forvaltningsrevisjoner, selskapskontroller og regnskapsrapportering. Et unntak er Trondheim, som har stor kontrollaktivitet og som bruker mye tid på behandling av sakene i kommunestyret. De fleste casekommunene fremstår for å ha et potensial for å styrke system for eierstyring, m.a. forankre eierstrategi og eiermeldinger i kommunestyret. Kommunerepresentantene uttrykker at de generelt sett opplever at det er god dialog mellom kommunestyre, admininstrasjon og kontrollutvalg. Noen kommuner har etablert uformelle møteplasser mellom ordfører, administrasjonssjef og kontrollutvalgsleder. Dette virker for å være tiltak som har fungert positivt. En tilbakemelding fra flere av kommunestyrerepresentanter er at revisjons- og tilsynsrapporter burde presenteres på en mer folkelig måte, og uten bruk av kompliserte fagterminologier. Rapportering på egenkontrollaktiviteter er mest vanlig gjennom tertialrapportering fra administrasjonen. Det varierer i hvilken grad kontrollutvalgets aktiviteter og statlige tilsyn er inkludert i dette. Flere kommuner gir uttrykk for at de ønsker seg bedre system for å sikre god og rettidig informasjon om vedtaksoppfølging. Forvaltningsrevisjoner ser i varierende grad ut til å ha god læringseffekt. Læringseffekten av statlige tilsyn ser ut for å m.a. henge sammen med metodikk og fokus på læring og veiledning hos den enkelte fylkesmannsavdeling. Kommunestyret og administrative ledere er i varierende grad bevisst på å kommunisere positivt rundt kontroll og tilsyn og å bygge en kultur for læring og kontinuerlig forbering. Hvordan styrke egenkontrollen? Vår overordnede tilråding til kommunestyrene er å utarbeide et «årshjul» med aktiviteter som bør følges opp via tilsynsrollen gjennom hele valgperioden, se figuren under. Ordfører og kontrollutvalgsleder bør ta et spesifikt ansvar for at sakene settes på dagsorden i kommunestyret gjennom valgperioden. Som en del av denne tilrådingen anbefaler vi at man i forbindelse med utredning om ny kommunelov gjør en begrepsavklaring i loven vedrørende innholdet i kommunestyrets tilsynsansvar både det som går på å føre tilsyn med egenkontrollen (administrasjonen og kontrollutvalget), og det som går på å følge opp aktiviteter etter statlig tilsyn. I ny kommunelov bør man preisere kommunestyrets ansvar og plikter på dette område. KS har utformet «Anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak». Vi tilrår at kommuner som ikke har satt eierstyring tilstrekkelig på dagsorden starter med å sette seg inn i og følge opp disse anbefalingene. Vi slutter oss til NIBR sine anbefalinger om at det bør utredes hvorvidt forankring av eierskapspolitikken i kommuneplanens samfunnsdel kan være et nyttig grep for å sikre at den blir gjenstand for en bred og helhetlig politisk prosess og behandling. Vi støtter også ideen om at det kan være nyttig å innføre regler om kommuners eierstyring, for eksempel i form av et lovkrav til eiermelding. Vi foreslår videre at Kommunelovutvalget sier noe konkret om at det statlige tilsynet via fylkesmannen skal koordinere sin aktivitet med egenkontrollen i kommunene det vil si både interkontrollaktiveteter i administrasjonen og aktiviteter utført via kontrollutvalget. PwC 88 Side 6 av 64

89 Når det gjelder tilsynsrollen til kommunestyret vil vi spesielt fremheve følgende: - Kommunestyret bør ta aktivt grep og være tydelige premissgivere for kontrollutvalget og administrasjonen. De bør sørge for løpende opplæring innen tema kontroll og tilsyn i styreperioden, ikke kun i folkevalgtopplæringen - Kommunestyret bør evaluere sekretariats- og revisjonsordningene med tanke på om samarbeidspartnerne tilfredsstiller nødvendige kompetansekrav - Kommunestyret bør sørge for en mer helhetlig risikostyring koblet mot prioriterte mål i kommunen - Kommunestyret bør mer systematisk følge opp hvilke kontroll- og tilsynsaktiviteter som foregår gjennom samarbeid med administrasjon og kontrollutvalg - Kommunestyret bør påse at KS anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt eide selskaper følges opp. Fokus bør være på utarbeidelse av eierstrategier og eiermeldinger - Kommunestyre, administrasjon og kontrollutvalg bør sammen sørge for å skape gode kommunikasjonsarenaer der tema tilsyn og kontroll kan diskuteres mer i dybden. De bør vurdere å sette av mer tid til behandling av kontroll- og tilsynssaker i kommunestyremøtene Hvordan bruke resultater fra egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring? Vi har følgende anbefalinger til hvordan man i større grad kan lykkes med å bruke resultater fra egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring: - Kommunestyret bør sørge for at man bruker revisjonsmiljø som har relevant erfaring, kompetanse og pedagogiske evner i i forbindelse med forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller - Kommunestyret bør være en pådriver for en lærende og endringsvillig organisasjonskultur, og legge til rette for kunnskapsdeling i og mellom kommuner - Kommunestyret bør utfordre revisjons- og tilsynsmiljø på å styrke den læringsbaserte tilnærmingen, og følge opp, rapportere og evaluere resultat av forbedringsarbeid mer systematisk PwC 89 Side 7 av 64