IKT organisering og datasikkerhet for ASP samarbeidet - fase en

Transkript

1 IKT organisering og datasikkerhet for ASP samarbeidet - fase en Stor-Elvdal kommune Åmot kommune Trysil kommune Engerdal kommune U.off, jf KL 78 Hedmark Revisjon IKS Kildevegen LØTEN Tlf.: Endelig rapport 27. august 2010

2 Side 2

3 Side 3 INNHOLDSFORTEGNELSE: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING FORMÅL PROBLEMSTILLINGER AVGRENSNINGER METODE REVISJONSKRITERIER FAKTABESKRIVELSE ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER I HENHOLD TIL LOV OG FORSKRIFT Nærmere om ulik selskapsorganisering Kommuneloven Kort om endringer i kommuneloven Ot.prp. 95 ( ) Lov om interkommunale selskaper Aksjelovens bestemmelser ORGANISERING AV ASP - SAMARBEIDET Kort historisk tilbakeblikk Kort om prosjektplanen Politisk behandling Nærmere om samarbeidsavtalen Beskrivelse av organisering Mandat Evaluering av ASP - samarbeidet Øvrige data knyttet til organisering OVERORDNEDE MÅLSETTINGER FOR ASP SAMARBEIDET Kort om overordnede målsettinger Utvikling knyttet til omfang og økonomi Utvikling i ansatte Tildeling av tilskudd Deltakelse i prosjekter / presentasjoner Rapportering Øvrige data knyttet til overordnede målsettinger REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER REVISORS VURDERING - ORGANISERING REVISORS KONKLUSJON - ORGANISERING REVISORS VURDERING OVERORDNEDE MÅLSETTINGER REVISORS KONKLUSJON OVERORDNEDE MÅLSETTINGER ANBEFALINGER RÅDMENNENES HØRINGSUTTALELSER STOR-ELVDAL KOMMUNE ÅMOT KOMMUNE TRYSIL KOMMUNE ENGERDAL KOMMUNE KOMMENTARER TIL RÅDMENNENES UTTALELSER VEDLEGG KILDER... 64

4 Side 4 0. SAMMENDRAG Kontrollutvalgene i Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal vedtok i løpet av 2009 at det skulle gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt for å se på IKT - organisering og datasikkerhet for ASP - samarbeidet. Plan for prosjektet er oppdelt i fase en og fase to. Kontrollutvalgene bestilte fase en for gjennomføring i Rådmennene i SÅTE 1 kommunene har hatt rapporten til uttalelse. Uttalelsene er innarbeidet i Kap. 8. Vi har gjennomført kvalitative intervjuer med rådmennene i de fire ASP kommunene. I tillegg er det gjennomført intervju med ASP - leder. Intervjuene har underbygget og utdypet data innhentet ved dokumentanalyse. Det er lagt vekt på at alle ASP kommunenes rådmenn skulle få mulighet til å komme med opplysninger og informasjon. Problemstilling 1: Hvordan er ASP - samarbeidet organisert? Vi har følgende anbefalinger knyttet til problemstilling 1: 1. Samarbeidskommunene bør sørge for at ASP samarbeidets organisasjonsform formaliseres. Problemstilling 2: I hvilken grad er overordnede målsetninger nådd? Vi har følgende anbefalinger knyttet til problemstilling 2: 2. ASP samarbeidet og de enkelte samarbeidskommunene bør sette fokus på at overordnede målsettinger skal evalueres og vurderes, og sørge for rapportering til formannskap og kommunestyre i den enkelte kommune. 3. ASP samarbeidet og de enkelte samarbeidskommunene bør sette fokus på at kommunestyrevedtak i de fire samarbeidskommunene etterleves. 1 Stor-Elvdal kommune, Åmot kommune, Trysil kommune og Engerdal kommune.

5 Side 5 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for prosjektet I henhold til forskrift om kontrollutvalg av 15. juni 2004, skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i forskriften. Valget av prosjekt er basert på plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kontrollutvalgene i hhv. Stor-Elvdal kommune, Åmot kommune, Trysil kommune og Engerdal kommune ASP - samarbeidsprosjektet 2 ble etablert 4. desember Prosjektplanen ble fremlagt for rådmenn og ordførere i februar Samarbeidsavtale mellom Engerdal kommune, Trysil kommune og Åmot kommune ble underskrevet i desember 2001, og avtale med leverandøren (Ergo Group) av fagsystemer ble inngått. Stor-Elvdal kommune trådte inn i samarbeidet 1. juni I oktober 2002 ble de første fellessystemene tatt i bruk, mens Agresso økonomi og lønn hadde driftsstart i hhv. januar og februar ASP - prosjektet ble overført fra prosjekt til ordinær drift fra mars Fra etableringen av prosjektet i desember 2000, har ASP - samarbeidet vokst fra å omfatte drift av felles it-løsninger og felles systemløsninger som Agresso, Ephorte og Eport, til å omfatte praktisk talt alle fagsystemer og all it-drift i kommunene Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal. Kontrollutvalget i Åmot kommune behandlet i mars 2007 ASP - samarbeidet framtidig organisering. Saken ble behandlet i kommunestyret hvor følgende vedtak ble fattet: Kommunestyret ber om en utredning for å kartlegge hvilken formell organisasjonsform som er mest hensiktsmessig for framtidig ASP - samarbeid. I ASP-sak 3 09/10 behandles Statusrapport evaluering av ASP - samarbeidet. I punktet formell organisering står følgende: Temaet er ikke behandlet i prosjektgruppen så langt med bakgrunn i at ASP-styret har uttrykt at en vurdering av framtidig formell organisering 2 ASP - samarbeidet som opprinnelig omfattet Åmot kommune, Trysil kommune og Engerdal kommune. 3 Sak fra ASP - styret.

6 Side 6 avventes og vurderes i sammenheng med implementering av endrings- og forbedringstiltakene. Statusrapporten er behandlet i kontrollutvalget i Åmot kommune i sak 09/15. Saken er ikke fremlagt i kommunestyret i Åmot kommune pr. mars Statusrapporten er også behandlet av kontrollutvalget i Trysil i sak 09/9. Kontrollutvalget i Trysil tok rådmannens redegjørelse om evalueringsrapporten fra ASP - styret til etterretning. Kontrollutvalgene i Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal har alle vedtatt at det skal gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt som skal se på IKT - organisering og datasikkerhet for ASP - samarbeidet: Stor-Elvdal sak 09/11 den 12. mai Åmot sak 09/16 den 11. juni Trysil sak 09/10 den 6. mai Engerdal sak 09/20 den 22. september Det er utarbeidet plan for prosjektet. I planen er prosjektet oppdelt i fase en og fase to. Kontrollutvalgene har behandlet og bestilt gjennomføring av fase en i 2010 slik: Stor-Elvdal sak 10/3 den 1. februar 2010 Åmot sak 09/34 den 3. desember 2009 Trysil sak 09/29 den 9. desember 2009 Engerdal sak 10/4 den 2. februar Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal ifølge Kommunelovens 78 pkt. 2 og 6 i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Herunder om: Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området Regelverket etterleves

7 Side 7 Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige Beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav Resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING 2.1 Formål Formålet med forvaltningsrevisjonen er å kartlegge organiseringen av ASP - samarbeidet og å evaluere dagens ordning. Overordnede målsettinger vurderes i forhold til vedtatte planer om IKT - satsning i kommunene (prosjektets fase en 4 ). I tillegg kartlegges hvilke ITsikkerhetstiltak som er etablert i ASP - samarbeidet (prosjektets fase to 5 ). 2.2 Problemstillinger Følgende problemstillinger skal besvares i fase en av prosjektet: 1. Hvordan er ASP - samarbeidet organisert? 2. I hvilken grad er overordnede målsetninger nådd? 2.3 Avgrensninger I fase en av forvaltningsrevisjonen avgrenses arbeidet til å kartlegge og beskrive hvordan ASP - samarbeidet er organisert. Det tas sikte på å peke på eventuelle risikoområder og uklarheter knyttet til nåværende organisering. Videre beskrives kommuneloven, lov om interkommunale selskaper og aksjeloven sine bestemmelser knyttet til selskapsstyring. Det fokuseres på risiko 4 Bestilt for gjennomføring i Ikke bestilt i 2010 og berøres derfor ikke videre i denne rapport.

8 Side 8 og eierstyring mht nåværende organisasjonsmåte, samt de organisasjonsmuligheter som omhandles i kommunelov, lov om interkommunale selskaper og aksjelov. Overordnede målsettinger i tilknytning til ASP - samarbeidet kartlegges og beskrives gjennom å innhente sentrale dokumenter (samarbeidsavtale m.v.) fra etableringen av samarbeidet. Overordnede målsettinger vurderes mht målbarhet. Forutsatt at overordnede målsettinger er målbare vurderes disse opp mot problemstilling to. I planleggingsfasen av prosjektet ble det antatt at dokumenter fra driftsfasen av ASP - samarbeidet ikke ville omfattes, og at disse dokumentene ikke skulle innhentes. Ved gjennomføringen av prosjektet har vi fått tilgang til Åmot kommunes F-katalog hvor ASP samarbeidets dokumenter ligger lagret. Vi har i liten grad funnet dokumenter fra perioden For å sikre rapporten aktualitet har vi valgt å gjennomgå alle referater fra ASP styret frem til mai Videre har vi gjennomgått regneark med budsjett, regnskapsoversikter mv for samme periode. Vi har i stor grad måtte hente ut informasjonen fra kommunens F-katalog selv. Informasjonsinnhentingen har vært mer krevende enn forutsatt. Det tas forbehold om at vi har funnet all relevant informasjon i rett utgave. 3. METODE Det er problemstillingene som bør danne grunnlaget for valg av metode for datainnsamlingen. Valg av metodisk tilnæring handler om å ta stilling til en rekke sentrale spørsmål som for eksempel; Hvilke data trenger vi for å besvare problemstillingene? Hvilke data er tilgjengelige? Hvilke data har vi behov for å samle inn? Hvilke egenskaper har de innsamlede dataene? Hva er tilstrekkelig datainnsamling? Hvordan skal data analyseres? Hvilke tolkninger har vi behov for å gjennomføre? I fase en av denne forvaltningsrevisjonen har vi innhentet dokumenter som omhandler etableringen av ASP - samarbeidet, herunder inngåtte avtaler, protokoller mv. I tillegg har vi

9 Side 9 innhentet alle tilgjengelige referater fra ASP styret frem til april Dokumentene er gjennomgått og vurdert opp mot problemstillingene (dokumentanalyse). Ved etablering av ASP - samarbeidet har det vært avholdt møter mellom kommunene. Vi har i begrenset grad hatt tilgang til referater fra disse møtene. For å innhente informasjon om nåværende organisering og bakgrunnen for at denne ble valgt, er det gjennomført kvalitative intervjuer med rådmennene i de fire ASP kommunene, samt ASP - leder. Intervjuene er gjennomført for å underbygge og utdype de data vi har innhentet gjennom dokumentanalyse. Intervjuene er også gjennomført for å bidra til at opplysninger og vurderinger som ikke er nedtegnet skriftlig, skal bli kjent for revisor. Vi har videre lagt vekt på at alle ASP kommunenes rådmenn skulle gis mulighet til å komme med opplysninger og informasjon i intervju/samtale. Opplysningene vi har innhentet ved intervju er vurdert mht. reliabilitet. I tilfeller hvor muntlige opplysninger og skriftlig dokumentasjon er motstridende, har vi normalt lagt større vekt på den skriftlige dokumentasjonen pga at denne antas å ha høyere reliabilitet. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier skal begrunnes i/ og utledes av autoritative kilder innenfor det reviderte området. Autoritative kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak/mål/føringer, administrative retningslinjer/mål/føringer, statlige føringer/veiledere, andre myndigheters praksis, teori og reelle hensyn som vurderinger av hva som er rimelig/ formålstjenlig/effektivt. Revisjonskriteriene utledes med utgangspunkt i problemstillingene, og danner grunnlaget for hva de innsamlede data vurderes opp mot. I og med at revisjonskriteriene er uttrykk for en norm eller et ideal for hvordan tilstanden bør være på området, danner kriteriene også utgangspunkt for revisjonens anbefalinger.

10 Side 10 I fase en har vi tatt utgangspunkt i følgende kilder for utledning av revisjonskriterier knyttet til problemstilling 1: 1. Kommuneloven 2. Lov om interkommunale selskaper 3. Lov om aksjeselskaper Med utgangspunkt i Kommuneloven har vi ansett Kap. 5 som mest aktuell mht. formell organisering av ASP samarbeidet, og spesielt: KL 27 KL 28b KL 28c Interkommunalt og interfylkeskommunalt samarbeid Administrativt vertskommunesamarbeid Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd Lov om interkommunale selskaper er aktuell i forhold til organisering av ASP samarbeidet. Vi har i mindre grad vurdert ASP samarbeidet opp mot gitte paragrafer i denne loven. Med utgangspunkt i lov om aksjeselskaper, har vi ansett lovens Kap. 1 som omhandler lovens virkeområde og bestemmelser knyttet til ansvarsbegrensing som mest aktuelle, uten at vi har vurdert ASP samarbeidet opp mot konkrete paragrafer i loven. For øvrig vises det til Kap. 5.0 hvor organisasjonsformer i henhold til ovenstående lovverk er nærmere beskrevet. For problemstilling 2 er det krevende å finne revisjonskriterier i form av bestemmelser i lov, forskrift eller retningslinjer. Vi har vurdert å gjennomføre en vurdering opp mot samarbeidskommunenes IKT planer og strategi. Problemstillingen lyder imidlertid slik: I hvilken grad er overordnede målsetninger nådd? Vi har vurdert om ASP samarbeidet selv har vurdert og rapportert knyttet til de overordnede målsettingene. Videre har vi valgt å vurdere i hvilken grad fakta gir signaler eller indikasjoner på at målsettinger 6 er nådd/ikke er nådd. 6 Forutsatt at målsettingen er målbar.

11 Side FAKTABESKRIVELSE 5.0 Alternative organisasjonsformer i henhold til lov og forskrift Som følge av den store veksten i kommunal selskapsorganisering 7, har Kommunenes Sentralforbund i løpet av de siste årene satt økt fokus på kommunenes rolle som samfunnsansvarlige eiere. Telemarksforsking - Bø ble høsten 2007 engasjert for å gjennomføre en utredning om kommunalt eierskap. Rapporten Telemarksforskning utarbeidet omhandler utfordringer knyttet til ulike selskapsformer. I Ot.prop. 95 ( ) om lov om endringer i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (interkommunalt samarbeid) utredes gjeldende rett og behovet for en ny lovgivning for modeller for interkommunalt samarbeid i forhold til tradisjonell forvaltningsvirksomhet, innbyggerrettet tjenesteyting og offentlig myndighetsutøvelse. Fra ble det lovfestet to modeller for samarbeid med lovpålagte oppgaver og offentlig myndighetsutøvelse i kommuneloven, jf. KL 28b og 28c, samtidig som KL 27 om interkommunalt samarbeid ble beholdt. Den siste bestemmelsen kan benyttes til samarbeid om ikke-lovpålagte oppgaver Nærmere om ulik selskapsorganisering Økt selskapsorganisering i offentlig sektor blir gjerne sett i sammenheng med at reformideer knyttet til New Public Management (NPM) har fått økt innpass i offentlig sektor de siste 10- årene. Bakgrunnen for denne utviklingen er dels av økonomisk og dels av ideologisk art. Akselererende vekst i offentlig sektor samtidig med svekkede statsfinanser, utløste behov for å finne andre måter å drifte og finansiere offentlig sektor på. Argumenter for å skille ut i selskaper kan være: 7 Fra har det skjedd en tredobling i antall kommunale selskaper. I september 2007 var det registrert 2089 kommunale selskaper, og 77 % av disse var aksjeselskaper.

12 Side 12 Mer kostnadseffektiv tjenesteproduksjon Bedre kvalitet på tjenester Konkurranseutsetting av tjenester Bedre ansvars- og oppgavefordeling i kommunen En mer oversiktlig kommuneorganisasjon Rekruttering av kompetanse Juridiske hensyn Kommunene forvalter store verdier gjennom sine selskaper. Med uklarhet rundt lokaldemokratiets rolle i forhold til selskapene, kan utarbeidelse av kommunale eierstrategier være et aktuelt styringsverktøy for å sikre styring og kontroll i henhold til politiske prioriteringer. Kommunal organisering og ansvar i de ulike selskapstypene kan fremstilles slik: Figuren ovenfor er hentet fra Eierskap Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunen, figur 2, s. 59.

13 Side 13 Den politiske kontrollen vil være størst ved organisering som kommunal etat, mens stiftelse er den organisasjonsformen hvor det er minst muligheter for kommunen til å utøve styring og kontroll. I mellom her finner vi ulike grader av politisk innflytelse. Politisk innflytelse vil ikke bare avhenge av organisasjonsform, men også av hvordan vedtekter og eventuelle avtaler mellom eierne er utformet, og hvordan eierne følger opp eierskapet. Kommunen bør velge organisasjonsform ut fra vurdering av økonomisk risiko og behovet for politisk styring. En virksomhet med høy økonomisk risiko bør organiseres slik at et eventuelt tap for kommunen begrenses. Aksjeselskap vil som oftest være mest aktuelt i dette tilfellet. Eierstyring vil da skje indirekte gjennom generalforsamling, og eventuelle eiermøter. Formålet med eierskapet bør også tillegges vekt ved vurdering selskapsform, eksempelvis finansielt eller politisk eierskap. For ytterligere utdyping av disse forholdene vises det til utredningen. Nedenfor har vi valgt å omtale bestemmelsene knyttet til samarbeid etter KL 27 (interkommunalt samarbeid), KL 28 b (administrativt vertskommune samarbeid), KL 28 c (vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd), interkommunale selskaper (lov om IKS) og aksjeselskaper (lov om aksjeselskaper) nærmere Kommuneloven I kommunelovens Kap. 5 finner vi bestemmelser knyttet til interkommunalt samarbeid. Lovens 27 omhandler kommunalt eller fylkeskommunalt samarbeid. Pkt 1 lyder slik: To eller flere kommuner, to eller flere fylkeskommuner, eller en eller flere kommuner og en eller flere fylkeskommuner, kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver. Kommunestyret og fylkestinget gjør selv vedtak om opprettelse av slikt styre. Til slikt styre kan kommunestyret eller fylkestinget selv gi myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Kongen kan gi pålegg om opprettelse av styre som nevnt i første ledd. I pkt. 2 stilles det krav til samarbeidets vedtekter: Vedtektene for det interkommunale styre skal inneholde bestemmelser om: a. styrets sammensetning og hvordan det utpekes, b. området for styrets virksomhet, c. hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten,

14 Side 14 d. hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser, e. uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet. Videre er det i pkt. 3 bestemmelser mht eventuell uttreden: Den enkelte kommune og fylkeskommune kan i alle fall med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i det interkommunale samarbeid og kreve seg utløst av det. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune eller fylkeskommune har skutt inn. Oppsigelse av avtale om interkommunalt styre kan bringes inn for departementet. Departementet kan gi pålegg om at samarbeidet skal fortsette i et nærmere bestemt tidsrom eller inntil videre, hvor samfunnsmessige interesser eller hensynet til samarbeidende kommuner tilsier dette. Kommunelovens 28b omhandler administrativt vertskommunesamarbeid. I pkt 1 står det at: En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Delegasjon av myndighet skjer ved at kommunestyret selv gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon til administrasjonssjefen i vertskommunen. For øvrig vises det til lovens bestemmelse. Kommunelovens 28c har bestemmelser knyttet til vertskommunesamarbeid med folkevalgt nemnd. I lovens pkt. 1 lyder slik: Kommuner som deltar i et vertskommunesamarbeid, kan avtale å opprette én felles folkevalgt nemnd i vertskommunen. I pkt. 3 står det at: Deltakerkommunene kan delegere til nemnda myndighet til å treffe vedtak også i saker av prinsipiell betydning. Dette skal skje ved at kommunestyrene eller fylkestingene selv delegerer samme kompetanse til nemnda. Nemnda kan delegere til vertskommunens administrasjon myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. For øvrig vises det til lovens bestemmelser.

15 Side 15 For et vertskommunesamarbeid skal det opprettes en skriftlig samarbeidsavtale. Avtalen vedtas av kommunestyret, jf. KL 28e. Samarbeidsavtalen skal inneholde bestemmelser knyttet til: a. angivelse av deltakerne og hvilken av disse som er vertskommunen, b. hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen, c. tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet, d. underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen e. det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen f. nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet g. annet som etter lov krever avtale. For øvrig vises det til lovens bestemmelser Kort om endringer i kommuneloven Ot.prp. 95 ( ) Bakgrunnen for Ot.prp. 95 ( ) er at interkommunalt samarbeid spenner over et bredt spekter, både når det gjelder arten og organisasjonsformen til virksomheter. Når det gjelder interkommunalt samarbeid om tradisjonelle forvaltningsoppgaver den kommunale kjernevirksomheten fremkommer det at departementet ser det slik at tilbudet av organisasjonsmodeller ikke er tilfredsstillende. Målet og bakgrunnen for utredningsarbeidet var derfor å tilby organisasjonsmodeller som bidro til at det ble forsvarlig å etablere interkommunalt samarbeid på dette området. I proposisjonen ble det gitt tilbud om en ny modell for interkommunalt samarbeid 8. I proposisjonen ble det foreslått to typer vertskommuneordninger, en med felles folkevalgt organ og en uten. Dette skillet har avgjørende betydning for hvilken myndighet som kan overlates til vertskommunen. Kommunelovens 27 er historisk og er i hovedsak en modell for driftspregede (forretningspregede) oppgaver. Bestemmelsen anses ikke egnet for samarbeid om kommunale kjerneoppgaver og myndighetsutøving. Det fremkommer at Ot.prp. 95 ( ) at departementet mener den er uegnet til begge deler. Etter departementets syn ble den delen av 27 som skulle være et tilbud for organisering av forretningspreget virksomhet, overflødig ved etablering av lov om interkommunale selskap. Målet med endringen i KL er at den delen av 27 som representerer en mulig organisasjonsmodell for forvaltningsoppgaver, blir erstattet av den modellen for vertskommunesamarbeid som ble 8 Jf. endringer i KL 28.

16 Side 16 foreslått i proposisjonen. Av proposisjonen fremkommer det at departementet likevel har kommet til at 27 bør bli stående. Bakgrunnen for dette er at det er en viss usikkerhet til lov om interkommunale selskap i forhold til statsstøttereglene i EØS-avtalen. Departementet tar sikte på å gjennomføre et utredningsarbeid om lov om interkommunale selskap ut fra denne problemstillingen. Inntil det er gjort vil en beholde 27, slik at de virksomhetene som er organiserte med basis i 27, ikke blir «tvunget» over i en selskapsmodell der disse forholdene ikke er avklart Lov om interkommunale selskaper Et interkommunalt selskap er et selskap hvor alle deltakerne er kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper, jf. 1. Et interkommunalt selskap er en selvstendig, juridisk enhet med rettigheter, plikter og partsstilling overfor domstol og andre myndigheter. Det skal opprettes en skriftlig selskapsavtale som skal vedtas av de aktuelle kommunestyrene/ fylkestingene, jf. 4. Loven inneholder bestemmelser knyttet til hva selskapsavtalen skal inneholde, innskuddsplikt, representantskap med sammensetning og myndighet, styre med sammensetning og myndighet, daglig leder, årsbudsjett og økonomiplan, låneopptak, eierskifte, uttreden, oppløsning mv. For detaljer vises det til lovens bestemmelser Aksjelovens bestemmelser Med aksjeselskap forstås ethvert selskap hvor ikke noen av deltakerne har personlig ansvar for selskapets forpliktelser, udelt eller for deler som til sammen utgjør selskapets samlede forpliktelser, hvis ikke noe annet er fastsatt i lov, jf. AL 1, 2. ledd. Dette innebærer at aksjeeierne ikke hefter for selskapets forpliktelser, og aksjeeierne plikter ikke å gjøre innskudd i selskapet eller i tilfelle i selskapets konkursbo i større utstrekning enn det som følger av grunnlaget for aksjetegningen, jf. AL 2. I aksjeloven finnes det bestemmelser som omtaler krav til vedtekter og stiftelsesdokumenter, krav til egenkapital og utdeling fra selskapet, aksjeeieres rettigheter, eierskifte, forkjøpsrett, generalforsamling, styre og daglig leder, ledelsens oppgaver og saksbehandling, selskapets forhold utad mv. Det viktigste særtrekk ved aksjeselskapsformen er at deltakerne (aksjeeierne) ikke er ansvarlig for selskapets forpliktelser annet enn med innskutt kapital. Et

17 Side 17 motstykke til ansvarsbegrensningen, er at selskapets eiere ikke rår fritt over selskapets inntekter og formue. Ønsker kommunen som eier å ta ut midler, må dette skje etter aksjelovens bestemmelser. Utdeling av utbytte kan bare skje etter forslag fra styret og må vedtas av generalforsamlingen. Generalforsamlingen kan ikke øke utbyttet ut over det styret foreslår eller godtar, jf. aksjelovens 8-2. Generalforsamlingen er eiernes organ og selskapets øverste organ. Eiermyndighet i selskapet må utøves gjennom generalforsamlingen. Gjennom vedtak kan generalforsamlingen fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder av selskapet. For detaljer vises det til lovens bestemmelser. Organisering som stiftelse anses som uaktuelt i denne sammenhengen, og er derfor ikke nærmere omtalt i denne rapporten. 5.1 Organisering av ASP - samarbeidet Kort historisk tilbakeblikk Kommunene Engerdal, Trysil og Åmot tok høsten 2000 de første steg i retning av et felles ITsamarbeid, og prosjektet ble etablert 4. desember Bakgrunnen for ideen om å etablere samarbeid på IT området, var at kommunene hadde gode erfaringer knyttet til samarbeid på innkjøpsområdet. Prosjektplanen ble lagt frem for rådmenn og ordførere 2. februar 2001, jf Kap Det ble nedsatt en prosjektgruppe. Denne prosjektgruppa avla en rapport som ble behandlet i de enkelte kommunestyrene, jf Kap Samarbeidsavtalen om IKT mellom Engerdal, Trysil og Åmot kommune ble undertegnet 14. desember 2001 og avtalen med leverandør av fagsystemer ble undertegnet 19. desember Den 1. juni 2002 trådte Stor-Elvdal kommune også inn i samarbeidet, og ny samarbeidsavtale ble undertegnet. I Kap omtales samarbeidsavtalen og i Kap omtales ASP samarbeidets organisering.

18 Side Kort om prosjektplanen I prosjektplanen omtales blant annet bakgrunnen for prosjektet, i tillegg til målsetting og mandat. Målsettingene er de samme som i samarbeidsavtalen, jf Kap Følgende hensyn skal tas i forhold til fremtidig organisering: Alle skal beholde sin jobb Alle skal kunne fortsette å bo og arbeide der de er i dag Det vil bli endringer av oppgaver Det kan bli organisasjonsmessige endringer Organisering kan videre baseres på: Felles ansvar for drift av ASP sentral Etablering av en driftsorganisasjon med fordeling av ansvar, bl.a. med en hovedansvarlig for hele sentralen Spesifisering av ansvar etter hvert som systemer flyttes inn i ASP sentral At det utnevnes en hovedansvarlig for hvert driftsområde, men med delansvarlige for å sikre reserve-/vikarløsninger Satsing på å dokumentere driftsoppgaver ved å lage detaljerte rutinebeskrivelser Under økonomi er det tatt inn en oversikt over midler som benyttes på IKT i de tre kommunene:

19 Side 19 Tabell 1 I prosjektplanen fremkommer det at det er vanskelig å kvantumfeste den økonomiske gevinsten ved et interkommunalt samarbeid, men følgende trekkes frem: Mulighet for å oppnå lavere priser hos leverandør fordi vi vil bli betraktet som storkunde. Det anslås en besparelse på opp til 30 % på vedlikeholds- og brukerstøtteavtaler og % på investeringer. Lavere pris som følge av at det er nødvendig med en installasjon, i stedet for tre. Antall servere reduseres, men større servere koster noe mer enn mindre servere. Felles ytre brannmurteknologi. Bruk av tynne klienter vil forenkle drift og vedlikehold, samtidig som PC er kan beholdes lengre. En systemansvarlig for samarbeidskommunene Felles kontoplan og kodeverk gir besparelse i forhold til tre kontoplaner og tre kodeverk mv. Ved å gjennomføre investeringene i fellesskap, mener ASP kommunene at de i fremtiden kan bli mer effektive, dvs. få mer IKT ut av hver krone, og har tatt inn en skjematisk

20 Side 20 framstilling over hvordan de forventer at kostnadsutviklingen skal fortone seg innen IKT, med og uten et interkommunalt samarbeid. Framstillingen er ikke spesifisert i kroner og øre, og er tatt inn nedenfor: Figur 1 Prosjektplanen omtaler også organisering av teknisk utstyr, leverandørvurderinger, valg av leverandør, prioriteringer og veien videre. Disse temaene er ikke nærmere beskrevet her. Prosjektplanen følger denne rapporten som vedlegg Politisk behandling Åmot kommune Interkommunalt samarbeid innen IKT (ASP) samarbeidsavtale og kostnadsoverslag ble behandlet av kommunestyret i K-sak 074/01 den Kommunestyret fattet følgende vedtak enstemmig:

21 Side 21 I saksutredningen omtales tre alternative løsninger: 1. ASP sentral skifte av alle sentrale IKT systemer etter gitt tidsplan. 2. Egen, lokal løsning som alternativ 1, men for Åmot kommune alene. 3. Null alternativet de systemene Åmot kommune har i dag, beholdes så lenge som mulig og behovet for nye systemer vurderes strengt. Økonomiske konsekvenser i form av investeringer av hhv. alternativ 1 (tabell 2) og alternativ 3 (tabell 3) fremkommer slik i saksutredningen 9 : Tabell 2 Tabell 3 9 Det fremkommer av saksutredningen at fullstendig kostnadskalkyle av alternativ 2 ikke er gjennomført med bakgrunn i at denne løsningen anses som lite aktuell.

22 Side 22 Saken følges av prinsippskisse for ASP sentral, utkast til samarbeidsavtale og forslag til organisering av IKT samarbeidet. Det siste er omtalt i Kap Trysil kommune Interkommunalt samarbeid innen IKT (ASP) ble behandlet av kommunestyret i K-sak 059/01 den Kommunestyret fattet følgende vedtak: I saksutredningen oppsummeres Trysil kommunes forventede kostnader slik: Engerdal kommune Interkommunalt samarbeid innen IKT (ASP) samarbeidsavtale og finansiering ble behandlet av kommunestyret den Kommunestyret fattet følgende vedtak:

23 Side 23 I saksutredningen fremkommer det at kommunestyret i Engerdal den behandlet sak knyttet til etablering av felles IKT - drift for Engerdal, Trysil og Åmot kommuner. I vedtaket pkt 3 står følgende: Dagens kommunikasjonslinjer for tele/data er best på Rena, og felles driftssentral for IKT (ASP sentral) legges derfor til Rena. Det forutsettes imidlertid at arbeidsplasser knyttet til ASP-/KSP sentral fordeles mellom kommunene etter en nøkkel som etter nærmere utredning legges frem for kommunene til endelig godkjenning. Engerdal kommunes andel av forventede kostnader fremkommer slik:

24 Side Stor-Elvdal kommune Kommunestyret behandlet sak om interkommunalt samarbeid innen IKT (ASP) samarbeidsavtale og kostnadsoverslag i K-sak 0013/02 den , og fattet følgende vedtak: I saksutredningen skisseres fire mulige løsninger: 1. Sette i gang en omfattende prosess med tilhørende kravspesifikasjoner i egen regi for å finne det/de systemene som er best for oss. 2. Gå rett på en oppgradering til AGRESSO og kjøre dette lokalt som tidligere. 3. Kjøre AGRESSO som en ASP løsning hos Ergo Ephorma. 4. Inngå i kommunesamarbeidet med Åmot, Trysil og Engerdal med en ASP løsning på Rena. Det fremkommer av saksutredningen at pkt. 4 vurderes som det beste alternativet. Dette begrunnes med at Åmot kommune har gjennomført økonomiske betraktninger knyttet til saken og kommet frem til samme resultat, samtidig som det er mange andre fordeler knyttet til et slikt samarbeid. Videre fremkommer det at en rekke forhold skal avklares i tiden fremover, at det foreslås at kommunestyret gjør et prinsippvedtak om en finansieringsramme for prosjektet og at endelig finansiering innarbeides i økonomiplan/budsjett senere i 2002.

25 Side 25 I saksutredningen presenteres følgende tabell knyttet til Stor-Elvdal kommunes kostnadsandel: Tabell Nærmere om samarbeidsavtalen Formålet med samarbeidsavtalen er å gjøre samarbeidet forpliktende, samt å fastsette retningslinjer for hvordan samarbeidsprosjektet skal gjennomføres. Målsettingen er en samordning av IKT - området i de fire kommunene med felles organisatorisk, teknisk og programvaremessige løsninger. Det fremkommer av avtalen at kommunene skal oppnå å: 1. Effektivisere IKT drift 2. Redusere framtidige investeringskostnader innen IKT 3. Motvirke framtidige økninger i driftskostnader innen IKT 4. Beholde/utvikle IKT kompetanse i kommunene

26 Side Motvirke press i retning av kommunesammenslåing 6. Være i forkant av utviklingen For å oppnå målsettingene etableres en felles ASP sentral. Av avtalen fremkommer det at sentralen skal plasseres på Rena. Organisasjonsmodell med funksjonsbeskrivelse skal iht. avtalen være retningsgivende for ansvars- og oppgavefordeling. Videre har samarbeidsavtalen bestemmelser knyttet til fordeling av kostnader og hvilke kostnader som skal dekkes av den enkelte kommune. Fordeling av merkostnader ved driftsstans/uforutsette hendelser omtales spesielt. I pkt. 4.4 omtales eierskap og fordeling av eiendeler ved en eventuell avslutning av prosjektet. Alle investeringer aktiveres og avskrives i samsvar med de til enhver tid gjeldende økonomibestemmelser og kommunal regnskapsskikk. Det fremkommer ikke klart av avtalen hvordan dette fordeles på de enkelte kommunene 10. I intervjuer opplyses det imidlertid at IKT utstyr som anskaffes av den enkelte ASP kommune, er kommunens eiendel, utgiftsføres i kommunes drift- eller investeringsregnskap og eventuell aktivering og avskrivning skjer i den aktuelle kommunes regnskap. Ved anskaffelse av felles IKT utstyr, blir dette utgiftsført i Åmot kommunes regnskap, og eventuelt aktivert og avskrevet her. Den enkelte kommune betaler sin andel av utgiften i samsvar med samarbeidsavtale og avtalte fordelingsnøkler. I avtalen står det blant annet at Dersom samarbeidet avsluttes settes det opp et regnskap over alle investeringer. Åmot kommune som er vertskommune vil mest sannsynlig være den kommunen som overtar alt utstyr. Utstyret kjøpes tilbake fra de andre kommunene. Verdifastsettelsen av utstyret ved overtakelsestidspunktet beregnes ut fra en avskrivningstid på 5 år, men korrigert for eventuell annen reell levetid. Etter to år (dvs. fra ) kan avtalen sies opp med 6 måneders varsel. Samarbeidsavtalen følger rapporten som vedlegg I høringsuttalelsene fra rådmennene vises det til samarbeidsavtalens pkt. 4.1 som omhandler kostnader som fordeles mellom kommunene.

27 Side Beskrivelse av organisering Ved politisk behandling av ASP prosjektet i 2001, var forslaget til organisering slik: Styringsgruppe Rådmennene IKT gruppe 1. pers. pr. kommune ASP nettverk Rena Systemansvarlige Pr. applikasjon Lokale nettverk I hver kommune Figur 2 Organisasjonskartet er utdypet med oversikt over hovedoppgaver for hhv. IKT gruppe, ASP nettverk og systemansvarlige. Disse gjengis ikke her. Ved overgang fra prosjekt til driftsfasen (mars 2004), behandlet ASP styret organisering, og hvilken organisering som skulle gjelde fremover. ASP styret er den øverste administrative beslutningsmyndigheten i ASP - sentralen, og består av rådmennene i den enkelte kommune. Rådmannen i Stor-Elvdal er valgt til ASP styreleder. Organiseringen ble behandlet i møte i ASP styringsgruppa Det fremkommer av referatet at utgangspunktet for beslutningene knyttet til organisering er at ASP styret/asp styreleder ønsker færrest mulig parter som rapporterer direkte til seg, og at det overlates til ASP leder å organisere behovet til prioriteringer og koordinering på ad hoc basis.

28 Side 28 Skjematisk kan organiseringen fremstilles slik: Figur 3 Den 25. mars 2010 behandlet ASP styret organisering, mandater og funksjonsbeskrivelser for ASP samarbeidet. Det fremkommer at det anses som viktig at det utarbeides klare mandater / funksjonsbeskrivelser, samt delegasjon av myndighet på de forskjellige områdene / funksjonene. Beslutninger skal tas på lavest mulig nivå, alle beslutninger som skal tas i grupper og på alle nivåer skal følge konsensusprinsippet. Figur 4

29 Side Mandat Justert mandat ble behandlet i ASP styret 26. mai Her fremkommer det at ASP styret: Har overordnet ansvar for planlegging og gjennomføring av ASP prosjekter Tar avgjørelser av organisasjonsmessig karakter og om prosjekters sammensetning Har overordnet ansvar for at informasjon blir gitt til ansatte og arbeidstakerorganisasjonene før, og i gjennomføringsfasen av prosjekter. Har ansvar for løpende dialog og rapportering til politisk nivå om prosjekter Kan endre mandat for og sammensetning av prosjekter under arbeidets gang ASP leder er ASP sentralens øverste ansvarlige. ASP styrets leder er nærmeste overordnede. Han er saksutreder for ASP styret, fungerer som ASP styrets sekretær og rapporterer til dem. Justert mandat for ASP leder: Er ASP styrets koordinator overfor prosjektledere i ASP prosjekter, og har et overordnet ansvar for gjennomføring av prosjekter Avklarer, sammen med prosjektleder, eventuelle justeringer av mandat der det er nødvendig for å ivareta det enkelte prosjekts egenart Holder løpende dialog med prosjektledere om prosjektets gang og rapporterer til ASP styret Har ansvar for avtale- og kontraktsmessige forhold overfor leverandører i ASP sammenheng Har overordnet ansvar for budsjett og regnskap i ASP sammenheng Foretar bestillinger i samsvar med budsjett og inngåtte avtaler, og sørger for ressursstyring og kontroll av leverte varer og tjenester under prosjektets gang Har fullmakt til å delegere oppgaver til prosjektledere der han sammen med prosjektleder finner det hensiktsmessig I justert mandat behandlet av ASP styret 26. mai 2005 fremkommer også mandat for prosjektleder, prosjektgrupper og arbeidsgrupper. Disse gjengis ikke her.

30 Side 30 ASP styret behandlet mandat og funksjonsbeskrivelser i møte den 25. mars Nedenfor gjengis mandat for ASP styret, ASP driftsleder og ASP prosjekt/fagleder: ASP styrets mandat er ikke fremlagt for eller behandlet av de enkelte kommunestyrene.

31 Side 31 Øvrige mandater/funksjonsbeskrivelser gjengis ikke her.

32 Side Evaluering av ASP - samarbeidet Iht. vedtak i Åmot kommunestyre K-sak 074/01 den pkt. 4 fremkommer det at evalueringsrapport skal forelegges kommunestyret, jf. samarbeidsavtalens pkt. 5. Tilsvarende fremkommer i vedtak i Engerdal kommunestyre den (vedtakets pkt 5). Vi har fått opplyst at en evalueringsrapport ikke er lagt fram for politisk behandling i noen av samarbeidskommunene. Evaluering av ASP samarbeidet ble påbegynt i 2007 og ble avsluttet med en statusrapport datert 13. februar Rapporten er skrevet av daværende økonomisjef i Åmot kommune. Han var også leder for evalueringsgruppa. Statusrapporten med tiltaksliste er fremlagt for ASP styret i sak 09/10 og 09/17, jf. vedlegg Øvrige data knyttet til organisering Data innhentet ved intervjuer I intervjuene fremkommer det at kommunene Åmot, Trysil og Engerdal hadde felles innkjøpsarbeid med felles innkjøpssjef. Dette samarbeidet fungerte godt, og i 2000 ble det nedsatt ei prosjektgruppe med mål om å utvide samarbeidet til å omfatte IKT. I denne deltok to fra hver samarbeidskommune. Det opplyses at det ble lagt vekt på at prosjektgruppens medlemmer skulle bestå av personer som var sentralt plassert i kommunene, som rådmenn, ass. rådmenn, økonomisjefer, IT sjefer mv. Prosjektgruppen hadde tett kontakt med rådmenn i kommunene undervegs, og ordførerne var også engasjert i prosjektet. Prosjektgruppen utarbeidet en prosjektplan som er nærmere omtalt i Kap Formannskap og kommunestyre i kommunene ble orientert i form av presentasjoner av daværende innkjøpssjef og nåværende ASP leder. ASP samarbeidet ble behandlet politisk før etableringen. Videre fremkommer det at ASP samarbeidet har vært preget av at det har blitt arbeidet raskt, eksempelvis ved at prosjektgruppen ikke har fokusert på detaljer og formaliteter. Dette har

33 Side 33 gitt god fremdrift. En respondent uttrykker det slik: Det ble lagt vekt på å være løsningsorientert, og ikke problemorientert. I enkelte av intervjuene fremkommer det signaler om at manglende formalitet nå gir en del utfordringer knyttet til evaluering og organisering. Av intervjuene fremkommer det at samarbeidskommunene ved oppstarten av prosjektet hadde ulikt ståsted knyttet til IKT, uten at noen av samarbeidskommunene kan sies å ha vært langt fremme på IKT området. Referater og protokoller fra prosjektfasen er i liten grad fremlagt. Det antas at det ble skrevet referater, men at disse ikke finnes samlet. I intervjuene fremkommer det usikkerhet mht i hvilken grad det finnes referater og dokumentasjon. Slik dokumentasjon er i liten grad tilgjengelig på Åmot kommunes IKT system. Vi har hatt tilgang til store deler av F- katalogen, og har selv hentet ut dokumenter herfra 11. I enkelte tilfeller hvor vi har vært usikre eller hatt spørsmål knyttet til det vi har funnet, er forholdet tatt opp og forsøkt avklart med ASP - leder. I intervjuene fremkommer det signaler om at det har blitt vurdert om ASP samarbeidet bør formaliseres etter KL 27 eller 28. Det gis signaler om at dette antas å bli en realitet på sikt. En respondent uttrykker konkret at han anser vertskommunemodell etter KL 28 som den mest aktuelle løsningen, og at det kan stilles spørsmål ved om det kan være på tide med ny politisk behandling i ASP kommunene. I intervjuene fremkommer det skepsis mht å etablere et IKS. Dette begrunnes med at IKT er et sentralt område i en kommune. Det anses naturlig at IKT er nært knyttet opp til rådmannen, og underlagt dennes kompetanseområde. Ved etablering av et IKS vil den enkelte kommune motta faktura fra selskapet, men i begrenset grad ha mulighet for å påvirke utviklingen av selskapet. Det fremkommer videre synspunkter på at IKS kan gi utfordringer mht samlet prioritering/ prioritering mellom kommunens øvrige områder og IKT, samt at løsningen kan bidra til økte utgifter for kommunene. Det fremkommer også signaler om at etablering av IKS kan bidra til økte lønnsutgifter for IKT-området. 11 Hovedsakelig fra perioden

34 Side 34 I intervjuene opplyses det at det ikke har vært situasjoner hvor manglende formell organisering har skapt store utfordringer. Det har ikke vært situasjoner med uenighet som kunne vært truende for samarbeidet. ASP samarbeidets styre legger vekt på å unngå stemmegivning ved valg av løsning. Det legges derimot vekt på å oppnå konsensus for de beslutninger som fattes. Ved oppgradering av Agresso lønnssystem har det i 2010 oppstått dissens mellom fagmiljøer. En kommune foretrekker et annet lønnssystem enn Agresso lønn. Det er nødvendig med en større oppgradering av nåværende versjon av Agresso lønn. I forkant av en eventuell oppgradering, har kommunene blitt enige om at det skal innhentes anbud/tilbud fra flere leverandører. I et flertall av intervjuene pekes det på at det har oppstått en utfordring knyttet til drift av IKT - systemer og de enkelte fagsystemene/prosjektene. ASP leder har vært engasjert i begge tilfellene. Enkelte trekker også frem at denne løsningen har medført stor arbeidsbelastning for ASP leder. I et intervju pekes det på risiko mht datasikkerhet som en del av begrunnelsen for ny organisering fra juni I intervjuene pekes det i større eller mindre grad på at ny organisering skal løse utfordringen(e), jf. Kap I et av intervjuene pekes det på følgende utfordringer som kan oppstå. 1. Myndighet og myndighetsnivå, eksempelvis hvis ASP leder og ansatte kommer frem til en løsning som ikke aksepteres når ansatte kommer tilbake til sin kommune. 2. Ressurser alle ansatte har en rolle i ASP samarbeidet og en rolle i kommunen. Det kan tenkes situasjoner hvor det oppstår kamp om ressurser. En av de intervjuede peker også på at dette kan være en fordel sett fra kommunens ståsted. Når de ansatte går for løsninger i ASP samarbeidet, har de kjennskap til kommunens utfordringer samtidig som de selv blir ansvarlig/berørt av den valgte løsningen. Dette bidrar etter respondentens mening til å ansvarliggjøre den / de ansatte. I et annet intervju pekes det på følgende utfordringer: 1. Personalmessige utfordringer, herunder ulikheter mht lønn mellom ansatte i de enkelte samarbeidskommunene. 2. Økonomi/informasjon, herunder at politisk nivå forstår de økonomiske realitetene. Det pekes blant annet på at det kan være krevende for kommunestyrene å få oversikt over hva de faktisk bevilger og hva de mottar for bevilgede midler. En av de øvrige respondentene peker også på at informasjonen til politikerne kunne vært bedre.

35 Side Driftsmessige, herunder hvem som skal bestemme (konsensus eller avstemming). I samme intervju pekes det også på utfordringer mht eiendeler og verdien av disse, herunder regnskapsføring og avskrivninger, samt planlegging av anskaffelser mv. I intervjuene fremkommer det at den enkelte samarbeidskommune kan tre ut av samarbeidet, men at dette vil gi utfordringer for kommunen. Det pekes på utfordringer mht økonomi, IT infrastruktur og IT kompetanse. I et intervju pekes det på at ASP samarbeidet har hatt suksess med å sende søknader til blant annet HØYKOM, og at de har mottatt en del tilskudd. Respondenten gir uttrykk for at fra 2004 har antall prosjekter økt. Det kan stilles spørsmål ved hvordan dette har innvirket på resten av ASP organisasjonen. Det ene prosjektet var knapt nok avsluttet, før det neste var i gang. Det var spennende og ga status å delta i prosjekter. Dette kan til en viss grad ha bidratt til at ASP samarbeidet har glemt drifta. Respondenten gir uttrykk for at det har vært, og fortsatt er utfordringer i overgangen fra prosjekt til drift. Forholdet kan ha medført en del dobbelt arbeid, blant annet som følge av uklarheter mht hvem som skal ha kontakten mot leverandør. En respondent gir også uttrykk for at ASP samarbeidet har fått enkelte overraskelser mht kjøp av software. Etter kjøpet har de innsett at de har kjøpt et rammeverk som måtte fylles med innhold. Det har videre forekommet at virksomhetsledere er veldig løsningsorienterte, og har foreslått løsninger / nye systemer uten tilstrekkelig forankring innad i de enkelte samarbeidskommunene. Dette er også noe av begrunnelsen for å skille drift og systemer i ny organisering fra En respondent trekker frem at politisk nivå bør sette rammer i form av årsverk, drift- og investeringsutgiftene. Så lenge ASP samarbeidet er innenfor sine rammer, bør ikke politisk nivå ta stilling til IKT drift og valg av systemer. Enkelte respondenter peker på at enkelte IT - system kan anses som kritiske. Dette gjelder IT - systemer for helse og omsorg og vann og avløp. En respondent peker også på at økonomi- og fakturasystemet kan anses som kritisk, dersom det skulle oppstå et avbrudd med noe varighet.

36 Side Data innhentet ved gjennomgang av dokumenter I tilknytning til behandlingen av budsjett 2010 og økonomiplan den vedtok kommunestyret i Engerdal kommune følgende i vedtakets pkt. 8: I intervju opplyses det at ASP styret har bedt om at Engerdal kommune tar regien og legger frem sak for ASP styret. Denne saken er pr d.d. ikke fremlagt. 5.2 Overordnede målsettinger for ASP samarbeidet Kort om overordnede målsettinger I samarbeidsavtalen mellom de fire deltakerkommunene fremkommer det at kommunene skal oppnå å: 1. Effektivisere IKT drift 2. Redusere framtidige investeringskostnader innen IKT 3. Motvirke framtidige økninger i driftskostnader innen IKT 4. Beholde/utvikle IKT kompetanse i kommunene 5. Motvirke press i retning av kommunesammenslåing 6. Være i forkant av utviklingen I gjennomførte intervjuer trekkes disse målene frem som ASP - samarbeidets overordnede målsettinger.

37 Side Utvikling knyttet til omfang og økonomi Tabell 5 nedenfor viser utviklingen i lønns- og driftsutgifter i perioden Denne tabellen er utarbeidet med bakgrunn i regneark knyttet til budsjett og regnskap for de enkelte år slik disse fremkommer av Åmot kommunes F-katalog og dokumentasjon knyttet til behandling i ASP styret. Tabell 7 viser en oversikt over antall PC er og baserer seg på opplysninger fra ASP samarbeidet. Tabellen viser videre beregnede budsjetterte og regnskapsførte utgift pr PC slik vi har beregnet det, samt driftskostnad pr PC slik den er oppgitt fra ASP samarbeidet. Tilsvarende tall for perioden er ikke innarbeidet. Årsaken er at det varierer på hvilken måte oversiktene er satt opp, dvs. tallene fra disse årene er ikke konsistente 12 med tall i tabell 7. Vi har også tatt inn tabell 6 som viser hva budsjett 2004, utgjør i mars 2010-kroner 13. I tabell 8 har vi tatt inn antall datamaskiner i skolen slik de er innrapportert på nivå 3, grunnskoleopplæring (kostra), jf B R B R B R B R B R B R B R Lønnsutg Driftsutg Sum utgifter MVA-komp Sum utgifter ex mva Stor-Elvdal Åmot Trysil Engerdal SUM Økning forrige år Økning i % forrige år 3,25 % 10,33 % 6,42 % 40,17 % 38,73 % 28,62 % 59,75 % 15,69 % 7,29 % -5,45 % 13,44 % 71,30 % Tabell 5 12 Sammenhengende eller ensartet. 13 Regulert i samsvar med endring i konsumprisindeksen.