RAMMEAVTALE FOR KJØP AV VIKARTJENESTER

Transkript

1 RAMMEAVTALE FOR KJØP AV VIKARTJENESTER Avtalereferanse: Sak 15/666 Kjøp av vikartjenester Side 1 av 23

2 Rammeavtale for kjøp av vikartjenester Rammeavtale mellom: Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond (heretter omtalt som Oppdragsgiver) og [Navn på Leverandøren] (heretter omtalt som Leverandør) For Oppdragsgiver: [Sted/dato] [Navn på signatursetter] [Tittel] For Leverandør: [Sted/dato] [Navn på signatursetter] [Tittel] Oppdragsgivers signatursetter bekrefter med sin signatur på dette dokument at han innehar de fullmakter som er nødvendige for å binde sin avtalepart under denne rammeavtalen. Fullmakt i henhold til stilling Skriftlig fullmakt vedlagt Leverandørs signatursetter bekrefter med sin signatur på dette dokument at han innehar de fullmakter som er nødvendige for å binde sin avtalepart under denne rammeavtalen. Fullmakt i henhold til stilling Skriftlig fullmakt vedlagt Denne rammeavtalen er utstedt i to eksemplarer, hvorav ett beholdes av Oppdragsgiver og ett beholdes av Leverandør. Side 2 av 23

3 Skriftlige henvendelser i relasjon til rammeavtalen Alle skriftlige henvendelser angående dette avtaleforholdet skal sendes til følgende adresser: Henvendelser til Oppdragsgiver: Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond Postboks 535 Sentrum 0105 Oslo ovf@ovf.no Henvendelser til Leverandør: [Adressat] [Adresse] [Postnummer og poststed] [E-post] Partenes oppnevnte kontaktpersoner (navn, stilling, telefon, e-post) For Oppdragsgiver: [Navn] [Stilling] [Telefon] [E-post] For Leverandør: [Navn] [Stilling] [Telefon] [E-post] Side 3 av 23

4 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTRAKTSTYPE OG FORMÅL BILAGSOVERSIKT PRIS OG BETALINGSBETINGELSER AVROP PÅ RAMMEAVTALEN TAUSHETSPLIKT LEVERANDØRENS PLIKTER OPPDRAGSGIVERS PLIKTER MISLIGHOLD OPPSIGELSE AV AVTALEN OPPHØR AV RAMMEAVTALEN MØTER TVISTER Side 4 av 23

5 1 KONTRAKTSTYPE OG FORMÅL 1.1 Rammeavtalens formål og omfang Denne rammeavtalen er en parallell rammeavtale inngått for å dekke Oppdragsgiverens behov for de nærmere angitte vikartjenestene. Rammeavtalen er inngått med følgende x leverandører: Leverandør Stillingsområde A Administrativt personell Stillingsområde B Økonomistillinger Stillingsområde C HR og annen personalrelaterte oppgaver Der det er mer enn en leverandør på stillingsområdet vil Oppdragsgiver søke å tildele lik oppdragsmengde i kontraktsperioden, under forutsetning at leverandør kan levere på forespørsel. 1.2 Rammeavtalen varighet Rammeavtalen gjelder fra kontraktsigneringsdato og i 2 år, med opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge rammeavtalen i inntil ytterligere år. Total avtaleperiode er maks 4 år. Evt. forlenging skal skje med minimum 1 måneds skriftlig varsel før utløp av inneværende avtaleperiode. 2 BILAGSOVERSIKT Rammeavtalen består av følgende dokumenter: Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei Bilag 1: Oppdragsgivers kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3: Prisbilag Bilag 4: Avropsskjema Bilag 5: Informasjon om Oppdragsgivers lønn og goder Bilag 6: Egenrapporteringsskjema lønns- og arbeidsvilkår X X X X X X 3 PRIS OG BETALINGSBETINGELSER 3.1 Pris Følgende er grunnlag for rett fakturering: Vikarens avtalte bruttotimelønn, etter minstekravet i Arbeidsmiljøloven 14-12a Påslagsprosent av vikarens brutto timelønn i henhold til Bilag 3 Prisskjema Sosiale utgifter (feriepenger og arbeidsgiveravgift av lønn + feriepenger) Oppdragsgiver dekker ikke lønn utover minstekravet i Arbeidsmiljøloven 14-12a. Side 5 av 23

6 3.2 Fakturering Faktureringsrutiner Fakturering skal skje etterskuddsvis hver måned. Fakturering skal skje med betaling pr. 30 kalenderdager. Fakturert beløp skal gjelde den tid som er medgått frem til faktureringstidspunktet. Betalingsfristen begynner ikke å løpe før godkjent faktura er mottatt. Som godkjent faktura regnes faktura som er adressert og merket riktig iht. punkt 3.2.2, og som gjør det mulig for Oppdragsgiver å kontrollere at det som er fakturert er levert og ellers i samsvar med det som er avtalt og de krav Oppdragsgiver har stilt. Fakturagebyr og andre former for tillegg aksepteres ikke Fakturaformat og faktureringsadresse Leverandøren skal sende faktura elektronisk. Elektronisk faktura skal være av formatet Elektronisk handelsformat (EHF). EHF formatet er et offentlig standardformat (XML) som dekker regnskapslovens krav. Oppdragsgiver er ansvarlig for at leverandør får riktig fakturareferanse og adresse for hvor faktura sendes. Dette tas inn som et vedlegg til bilag 3 Prisbilag Overdragelse av fakturaer Leverandøren kan ikke overdra fakturaer til tredjemann for innkreving uten forutgående skriftlig samtykke fra Oppdragsgiver. 4 AVROP PÅ RAMMEAVTALEN 4.1 Avrop Avrop skjer ved å benytte avropsskjema, som sendes leverandørens kontaktperson. 5 TAUSHETSPLIKT Informasjon som Partene blir kjent med i forbindelse med rammeavtalen og gjennomføringen av rammeavtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder Partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på Partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av rammeavtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for gjennomføring av rammeavtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punktet. Side 6 av 23

7 Taushetsplikten er ikke til hinder for at Partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av rammeavtalen. Taushetsplikten gjelder også etter at rammeavtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av Partene skal pålegges taushetsplikt om forhold som nevnt ovenfor også etter fratredelsen. 6 LEVERANDØRENS PLIKTER 6.1 Generelle forpliktelser Vikartjenestene skal utføres profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard. Henvendelser fra Oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for vikartjenestene, herunder eventuelle forventede forsinkelser. Leverandøren er ansvarlig for at utførelsen av vikartjenestene skjer i overenstemmelse med gjeldende lovgivning og/eller i samsvar med relevant bransjeregelverk. 6.2 Lov om arbeidsmarkedstjenester Leverandøren plikter å følge lov om arbeidsmarkedstjenester (LOV nr. 76) 27 og skal til enhver tid oppfylle følgende betingelser: 1. Virksomhet som har leiet ut en arbeidstaker, kan ikke begrense arbeidstakerens mulighet til å ta arbeid hos innleier etter at ansettelsesforholdet hos utleier er avsluttet. 2. Virksomheten kan ikke leie ut en arbeidstaker til en av arbeidstakerens tidligere arbeidsgivere før det har gått seks måneder siden arbeidstakeren sluttet hos denne. 3. Virksomheten kan ikke kreve betaling av arbeidstakeren for utleietjenester. 6.3 Levering Tjenester som avropes i henhold til denne avtale skal leveres fra den tid som avtales ved det enkelte avrop. Levering anses skjedd når vikar med nødvendige kvalifikasjoner møter opp på angitt sted klar til å utføre arbeidet. 6.4 Leveringsstatistikk Leverandøren skal på anmodning fra Oppdragsgiver, vederlagsfritt levere statistikk m.v. til Oppdragsgiver for leveranser gjort under rammeavtalen. Statistikk skal utarbeides som en rapport som viser uttak av vikartjenester innenfor de ulike kategoriene, antall timer og forbrukt sum pr. oppdrag. Statistikken skal leveres i løpet av 10 virkedager. 6.5 Personell Ved utskifting av vikar plikter leverandøren å erstatte vikaren med vikar som oppfyller kravene i kravspesifikasjonen. Ved bytte av vikar bærer Leverandøren kostnadene knyttet til byttet, herunder eventuelle kostander ved å tilføre ny vikar kunnskap for å gjøre vedkommende vikar operativ på tilsvarende nivå som vikaren som erstattes. Side 7 av 23

8 Oppdragsgiver kan kreve at vikar som etter Oppdragsgivers oppfatning opptrer på en klanderverdig måte eller som er uegnet til å utføre vikartjenesten skiftes ut uten ugrunnet opphold på Leverandørens bekostning. Oppdragsgiver skal gi Leverandøren en saklig begrunnelse for hvorfor personell kreves utskiftet. Dersom kontraktens bilag 2 navngir de personer som skal stå for utvelgelse/ rekruttering av vikarer, skal disse personene ved et eventuelt bytte erstattes av personer med tilsvarende kompetanse. Oppdragsgiver skal gis anledning til å godkjenne nytt personell. Nektelse av slik godkjenning kan bare skje dersom det foreligger saklig grunn. 6.6 Leverandørens uavhengighet Vikarer som Leverandøren benytter, skal ikke på noe vis være i interessekonflikt i forbindelse med gjennomføringen av oppdraget. Leverandøren er forpliktet til å underrette Oppdragsgiver om forhold som kan medføre interessekonflikter. Vikaren som kan tenkes å komme i en slik konfliktsituasjon skal ikke benyttes til oppdrag. 6.7 Forsikringer Leverandøren skal holde sin utførelse av vikartjenestene dekket av forsikring i henhold til gjeldende bransjenormer for vikartjenester. 6.8 Reklame, kundepleie m.v. Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra Oppdragsgiver dersom Leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om rammeavtalen ut over å oppgi leveransen som generell referanse. Leverandøren plikter i sin markedsføring av rammeavtalen inn mot Oppdragsgiver og representanter for Oppdragsgiver å opptre lojalt i forhold til rammeavtalens formål og omfang. Leverandøren plikter bare å markedsføre tjenester m.v. som er underlagt rammeavtalen, og har et selvstendig ansvar for ikke på noen måte å levere eller oppmuntre til avrop på tjenester og evt. varer som ikke er underlagt rammeavtalen. Leverandøren skal ikke tilby Oppdragsgiver eller representanter for Oppdragsgiver gaver eller gavelignende varer eller tjenester i tilknytning til avtaleforholdet mellom Leverandør og Oppdragsgiver. Ved avslutning av kontraktsforholdet plikter Leverandøren å bidra til smidig overgang til evt. ny leverandør ved å avslutte alle former for markedsføring av gjeldende kontraktsforhold inn mot Oppdragsgiver, samt å avvise evt. avrop basert på det avsluttede avtaleforholdet. 6.9 Likebehandling av lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren plikter å gi vikarene, som blir engasjert på bakgrunn av denne rammeavtalen, minst de samme lønns- og arbeidsvilkår som gjelder hos Oppdragsgiver, jf. Arbeidsmiljøloven 14-12a. Vikaren, som blir leid ut til oppdragsgiver, har samme tilgang til felles goder og tjenester hos innleier. Brudd på forpliktelsene etter denne bestemmelsen er å anse som vesentlig mislighold Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Side 8 av 23

9 For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: 1. Krav til leverandør og eventuelle underleverandører a) På områder som er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at ansatte 1 hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende forskrifter 2. b) På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at de samme ansatte har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale 3 for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. c) Leverandøren skal ha samme forpliktelser avtalefestet i alle avtaler som omfatter ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten. 2. Administrative bestemmelser og sanksjoner a) Leverandøren skal innen én måned gjøre rede for hvordan virksomheten ivaretar kravene i 1 a) c) i henhold til malen for egenrapportering 4. Egenrapporteringen skal sendes til oppdragsgiver innen én måned etter kontrakten har startet, med mindre annet er avtalt. Egenrapportering kan kreves flere ganger i løpet av kontraktsperioden. b) Leverandøren skal på forespørsel og innen tidsfristen satt av oppdragsgiver kunne dokumentere 5 at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører. Dokumentasjonen 6 kontrolleres av oppdragsgiver eller ekstern kontrollør engasjert av oppdragsgiver. Dokumentasjonen kan inkludere, men er ikke begrenset til, komplett liste med navn på egne og eventuelle underleverandørers ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, oversikt over allmenngjorte og/eller landsomfattende tariffavtaler som legges til grunn for de samme ansatte, innsyn i leverandørens avtalte lønns- og arbeidsvilkår med eventuelle underleverandører, timelister, arbeidsavtaler, lønnslipper og avtaler om kost og losji. c) Oppdragsgiver, samt eksterne kontrollører engasjert av oppdragsgiver, har rett til å foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos leverandøren, eventuelle 1 Her inkluderer begrepet ansatte også innleide og utsendte arbeidstakere. 2 Per november 2013 er det allmenngjorte tariffavtaler innen følgende områder: - Byggeplasser - Skips- og verftsindustrien - Jordbruks- og gartnerinæringene - Renhold For mer informasjon, se Arbeidstilsynets sider: 3 Tariffavtaler inngått mellom hovedsammenslutningene, fagforbundene og arbeidsgiverforeningene i norsk arbeidsliv, og som ikke er geografisk avgrenset eller avgrenset til enkeltvirksomheter, vil i utgangspunktet være landsomfattende. 4 Difi har utviklet en mal for egenrapportering, se 5 Leverandøren skal på forespørsel sende dokumentasjonen vederlagsfritt til oppdragsgiver, enten per post eller elektronisk, på en måte og med en sikkerhet som er egnet for de sensitive personopplysningene den inneholder. Det er leverandøren som har ansvaret for at opplysningene blir håndtert forsvarlig ved forsendelsen. 6 Dokumentasjonen må være i en slik form og på et slikt språk som gjør den egnet til at oppdragsgiver kan forsikre seg om at kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Det er leverandøren som har ansvaret for at en eventuell oversettelse er korrekt. Side 9 av 23

10 underleverandører og ved lokasjonen hvor tjenesten utføres. En stedlig kontroll vil kunne inkludere innsyn i lønns- og personalsystemer. d) Oppdragsgiver og eventuell ekstern kontrollør som mottar opplysningene, har taushetsplikt om opplysningene 7. e) Hvis leverandør eller underleverandør får pålegg fra Arbeidstilsynet som gjelder lønnsog/eller arbeidsvilkår, skal leverandøren uten opphold informere oppdragsgiver ved kopi av pålegget. Hvis leverandøren eller underleverandøren ikke utbedrer forholdene i pålegget innen Arbeidstilsynets frister, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten, som vil medføre plikt til å betale dagbøter 8 inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk. f) Hvis brudd på punkt 1 a)-c) oppdages av oppdragsgiver eller av tredjepart engasjert av oppdragsgiver, skal leverandøren rette forholdet innen den frist oppdragsgiver fastsetter. Der leverandøren selv oppdager slikt brudd gjennom internkontroll eller egen oppfølging av underleverandører, skal leverandøren uten opphold opplyse oppdragsgiver om forholdene og utbedre forholdene innen frist fastsatt av oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan kreve at leverandøren skal utarbeide en plan for forbedringer som skal godkjennes av oppdragsgiver. Hvis forholdene ikke utbedres innen fastsatt frist, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten som vil medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk. Ved alvorlige brudd som medfører fare for ansattes liv og helse, ved gjentatte brudd eller ved avtalt maksimal periode med dagbøter, anses det som vesentlig mislighold som gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. 7 OPPDRAGSGIVERS PLIKTER 7.1 Generelle forpliktelser Oppdragsgiver skal lojalt medvirke til rammeavtalens gjennomføring. Henvendelser fra Leverandøren skal besvares uten ugrunnet opphold. Oppdragsgiver skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Oppdragsgiver forstår eller bør forstå kan få betydning for rammeavtalens gjennomføring, herunder eventuelle forventede forsinkelser. 7.2 Opplysningsplikt etter arbeidsmiljøloven 14-12b Oppdragsgiver skal senest 14 dager etter avrop gi Leverandøren de opplysninger som er nødvendige for at Leverandøren skal kunne ivareta kravet om likebehandling i arbeidsmiljøloven 14-12a. Se for øvrig Bilag 5 Oppdragsgivers lønn og goder. 7.3 Varslingsplikt Hindres Oppdragsgiveren i å oppfylle sine forpliktelser til rett tid, skal han uten ugrunnet opphold gi melding til Leverandøren om hindringen og dens virkning på muligheten til å oppfylle. Oppdragsgiveren skal kunne dokumentere når og hvordan slik melding ble gitt. 7.4 Betaling Oppdragsgiveren plikter å gjennomføre betalingen i henhold til punkt 3. 7 Taushetsplikten gjelder ikke overfor Arbeidstilsynet eller Petroleumstilsynet, ei heller overfor ansatte eller interne eller eksterne rådgivere som er nødvendige for å få språklig, økonomisk, juridisk eller annen faglig bistand. Taushetsplikten gjelder også for rådgiverne. 8 Hvis ikke annet er avtalt, skal dagboten tilsvare avtalt maksimal dagbot. Hvis ikke slik dagbot følger av kontrakten, må dette avtales. Side 10 av 23

11 7.5 Medvirkning Oppdragsgiveren skal yte slik medvirkning som er rimelig å vente av ham for at Leverandøren skal kunne oppfylle sine kontraktsforpliktelser. 8 MISLIGHOLD 8.1 Forsinket levering Når foreligger forsinkelse Det foreligger forsinkelse dersom Leverandøren ikke har stilt vikar til rådighet for Oppdragsgiver i henhold til det tidspunkt som ble bestemt ved avropet Dagsmulkt Ved forsinket levering begynner dagsmulkt å løpe automatisk. Dagsmulkten utgjør 500,- per hverdag inntil levering finner sted, eller Oppdragsgiver har fått dekket behovet på annen måte. Kan forsinkelsen henføres til Oppdragsgivers forhold, eller han ved uaktsomhet medvirket til det økonomiske tapet, reduseres Leverandørens ansvar tilsvarende. Dagsmulkt er ikke til hinder for at Oppdragsgiver i tillegg krever erstatning for å få dekket tap som viser seg å bli større enn det som dekkes av dagsmulkten. Betalt dagsmulkt skal gå til fradrag i erstatningen i den utstrekning den er kompensasjonsrelevant. Oppdragsgiver skal søke å forebygge og begrense skadevirkningene av Leverandørens forsinkelse. 8.2 Forsinkelsesrente Hvis Oppdragsgiveren ikke betaler til avtalt tid har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven). 8.3 Betalingsmislighold Hvis forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende skriftlig varsel til Oppdragsgiveren om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt. Heving kan ikke skje hvis Oppdragsgiveren gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp. 8.4 Heving Hver av partene har rett til å heve kontrakten dersom den annen vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving kan skje må den part som vil påberope seg mislighold, skriftlig overfor den annen part, redegjøre for hva som anses som misligholdt. Side 11 av 23

12 Følgende situasjoner skal alltid hver for seg anses som vesentlig mislighold fra Leverandørens side: Gjentatte brudd på lov, forskrifter, instrukser og enkeltvedtak Gjentatte brudd på plikt til å levere statistikk (etter anmodning fra Oppdragsgiver) Brudd på kravet om uavhengighet for Leverandør Brudd på krav til likebehandling etter arbeidsmiljøloven 14-12a Dersom Leverandøren er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon eller hvitvasking av penger, eller er kjent skyldig i straffbare forhold som angår yrkesmessig vandel Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, eller Leverandøren er under avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter. Ved heving har Leverandøren krav på betaling for de kontraktsmessige ytelsene som er utført frem til hevingstidspunket. 9 OPPSIGELSE AV AVTALEN Ved vesentlig endrede forutsetninger underveis i avtaleperioden, kan både Oppdragsgiver og Leverandøren si opp avtalen med 6 måneders skriftlig varsel. 10 OPPHØR AV RAMMEAVTALEN Ved avslutning av avtaleforholdet, uavhengig av årsaken til at rammeavtalen opphører, plikter Leverandøren å bidra til smidig overgang til evt. ny leverandør. Dette gjelder ikke dersom rammeavtalen er hevet som følge av Oppdragsgivers mislighold eller forventede mislighold av rammeavtalen. Eventuelle avrop som er gjort eller arbeid som er påbegynt før utløpet av avtaleforholdet skal gjennomføres selv om vikartjenestene må utføres etter utløpet av avtaleperioden. 11 MØTER Dersom en part finner det nødvendig, kan parten med minst 3 tre - hverdagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. Annen frist og rutiner for møtene kan avtales. 12 TVISTER 12.1 Rettsvalg og verneting Partenes rettigheter og plikter etter denne rammeavtalen tolkes og utfylles i sin helhet etter norsk rett. Oslo tingrett er verneting for tvister under denne rammeavtalen Forhandlinger Dersom det oppstår en tvist om Partenes rettigheter og plikter under eller i tilknytning til denne rammeavtalen, skal tvisten søkes løst gjennom forhandlinger Domstols- eller voldgiftsbehandling Fører forhandlingene ikke frem innen avtalt tid, senest innen 4 uker etter første forhandlingsmøte, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstoler. Side 12 av 23

13 Partene kan i fellesskap i stedet få tvisten avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge etter normalreglene i lov av 14. mai 2004 nr. 25 om voldgift. Side 13 av 23

14 Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon 1. Oppdragsgivers behov Stillingsområde A. Administrativt personell /kontorvikarer B. Økonomi stillinger / økonomipersonell C. HR og annet personalforvaltnings releatert personale Estimert andel av totalt omfang: 60% 30% 10% Erfaring viser at hovedtyngden av behovet ligger innenfor stillingsområde A til C, se over. Oppdragsgiver har behov for vikarer i hovedsak ved sykdom, permisjoner, ferier og for spesielle ad hoc oppdrag. Det vil være varierende lengde på oppdragene. 1.1 Nærmere om stillingsområdene: A. Administrative stillinger / Kontorvikarer: - Sekretær - Kontorfaglig konsulent - Saksbehandlere - arkiv/dokumentforvalter - Sentralbord Faglige krav: Erfaring fra sentralbord/resepsjon, arkivfaglige driftsoppgaver, sekretær eller som kontorfaglig konsulent i h t nivåkravene i punkt 4.1 Generelt gode datakunnskaper Erfaring med Microsoft Office programmene versjonen Må beherske norsk flytende, både skriftlig og muntlig Beherske engelsk muntlig B. Økonomi stillinger / økonomipersonell: - Konsulent økonomi - Regnskapsmedarbeider - Konsulent lønn Faglige krav: God tallforståelse Praksis fra regnskapsføring etter regnskapsloven og bokføringsloven Øknomikompetanse i h t nivåkravene i punkt 4.1 C. HR og annet personalforvaltningsrelatert personale: - HR konsulent - HR medarbeider Faglige krav: Side 14 av 23

15 HR kompetanse i h t nivåkravene i punkt Stillingsstruktur, stillingsområde og stillingskategorier. Leverandøren må kunne tilby vikartjenester innenfor alle de definerte stillingsområder som fremgår over, og stillingskategorier. 4. Avropsrutiner Leverandøren skal ha faste medarbeidere som er oppdragsgivers kontaktpersoner ved bestilling av vikartjenester. 4.1 Krav til kompetanse vil for dette defineres i tre nivå: Krav til kompetanse vil for dette defineres i tre nivå. For stillingsområdene A - B vil oppdragsgiver ved det enkelte avrop angi hvilket erfaringsnivå den enkelte vikar skal ha, samt hvor stor grad av oppfølging det er forventet fra oppdragsgivers side. Dette vil bli angitt som nivå I, II eller III. Nedenfor følger en operasjonalisering av hva som ligger nivåene I- III Nivå I: Kjennskap til arbeidsområdet / tjenesten, trenger oppfølging og veiledning. Inntil (2) års erfaring Nivå II: Relevant kompetanse innen området, trenger noe oppfølging og veiledning. Mellom (2-5) års erfaring Nivå III: Solid og relevant kompetanse innen område, trenger noe veiledning i oppstartsfasen, arbeider selvstendig. Kan håndtere personalansvar. Mer enn (5) års erfaring. Side 15 av 23

16 Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Beskrivelse av rutiner for rekruttering av vikarer med relevant bakgrunn for denne kontrakten: Beskrivelse av rutiner for utvelgelse/allokering av vikarer til et oppdrag etter at bestilling er mottatt: Navn på de personer som skal være ansvarlig for utvelgelse av vikarer. (CV er vedlegges): Side 16 av 23

17 Bilag 3 Prisbilag Pris angis som en påslagsfaktor i prosent av brutto timelønn til de vikarene som leveres. Påslagsprosenten beregnes ut fra vikarens brutto timelønn. Feriepenger, arbeidsgiveravgift av lønn og arbeidsgiveravgift av feriepenger, holdes utenfor beregningen av beløpets størrelse. Når påslagsprosenten utregnes til kroner er den eksklusiv mva. Tilbudt påslagsprosent : Fylles ut av leverandør Tabell Stillingskategori: Påslag i prosent per time Stillingskategori A (60 %) Stillingskategori B (30 %) Stillingskategori B (10 %) (Vekting av de priselementene er angitt i parantes) Side 17 av 23

18 AVROPSSKJEMA Rammeavtale vikartjenester [Referanse] Utover det som fremgår av dette avropsskjemaet gjelder vilkårene i rammeavtalen. Oppdragsgiver vil med dette gjøre avrop på rammeavtale vikartjenester, del XX Denne kontrakten Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond er inngått mellom: [Leverandør] Leveringssted: Rådhusgaten 1-3, Oslo 1. Spesifikasjon av Tjenesteytelsen Kort beskrivelse av hvilken del av rammeavtalen det gjøres avrop på, antall vikarer og eventuelt annet av interesse 2. Leveringstidspunkt [Sett inn] 3. Erfaringsnivå Ønsket nivå (I, II eller III): 4. Vikarens bruttolønn [Sett inn] 5. Navn på vikar(er) [Sett inn] 6. Underskrift og godkjenning Dette avropet er undertegnet i to eksemplarer, og hver part får ett eksemplar Sted og dato For Oppdragsgiver [Sted og dato] For Leverandøren [Navn og stilling] [Navn og stilling] Nivå I: Kjennskap til arbeidsområdet / tjenesten, trenger oppfølging og veiledning. Inntil (2) års erfaring Nivå II: Relevant kompetanse innen området, trenger noe oppfølging og veiledning. Mellom (2-5) års erfaring Nivå III: Solid og relevant kompetanse innen område, trenger noe veiledning i oppstartsfasen, arbeider selvstendig. Kan håndtere personalansvar. Mer enn (5) års erfaring. Side 18 av 23

19 Bilag 5 - Informasjon om oppdragsgivers lønn og goder Vedlegget vil bli oppdatert og sendt ut til Leverandør hvis vilkårene endres. Oppdragsgivers opplysningsplikt etter arbeidsmiljøloven 14-12b anses som oppfylt med dette vedlegget og utfylling av lønn i avropsskjema. Gjeldende regler hos Oppdragsgiver jf. Hovedtariffavtalen i staten 1.mai april 2016 i forhold til arbeidsmiljøloven 14-12a (1) a) Arbeidstidens lengde og plassering Den alminnelige arbeidstiden skal ikke overstige 37,5 timer pr. uke. Oppdragsgiver har fleksibel arbeidstid, jf. særavtale som har hjemmel i Hovedtariffavtalen. Kjernetid er kl o OBS: for IT brukerstøtte Avtale B gjelder ikke fleksitid annet enn etter avtale på forhånd. Det er det samme som for faste ansatte, da telefontiden for IT Brukerstøtte har åpningstid 08:00-15:30. Ytre tid er kl Oppdragsgiver opererer med sommertid/vintertid. Dette innebærer at normal arbeidstid er kl og normal arbeidstid er kl Arbeidstiden onsdag før skjærtorsdag er fra Arbeidstiden Julaften er kl , romjulen kl og nyttårsaften kl Dagens praksis gir arbeidstakere anledning til etter nærmere avklaring med den enkeltes overordnende- å ha nødvendig korttidsfravær, f.eks. korte lege- eller tannlegebesøk, i arbeidstiden. b) Overtidsarbeid Overtidsgodtgjørelse er timelønn tillagt 50 %. Forhøyet overtidsgodtgjørelse er timelønn tillagt 100 %. Overtidstillegg er 50 % av timelønnen. Forhøyet overtidstillegg er 100 % av timelønnen. c) Varighet og plassering av pauser og hvileperioder Arbeidstaker har 20 minutters spisepause med lønn. d) Nattarbeid Nattarbeid vil ikke være relevant for Vikarer ved denne rammeavtalen. e) Feriefritid, feriepenger, fridager og godtgjøring på slike dager 1. og 17. mai samt nyttårsdag, skjærtorsdag, langfredag, 2.påskedag, Kristi himmelfartsdag, 2.pinsedag og 1. og 2. juledag er fridager med utbetaling av vanlig lønn. Oppdragsgiver har avtalefestet femte ferieuke og forhøyet feriepengesats. Dette innebærer at ferie etter ferieloven og avtalefestet ferie til sammen utgjør 30 virkedager. I tillegg er det ekstraferie på 6 virkedager for arbeidstakere over 60 år. Ansatte kan ta ut 8 dager fri med lønn f.o.m det kalenderåret de fyller 62 år. f) Lønn og utgiftsdekking Side 19 av 23

20 Lønn omfatter stillingens lønn etter hovedlønnstabellens og tilleggslønnstabellens satser. Med timelønn forstås årslønn dividert med Timelønn for arbeidstakere som lønnes pr. time, beregnes ut fra årslønnen og arbeidstiden for tilsvarende heldagsstilling. g) Hva som faller utenfor likebehandling etter arbeidsmiljøloven 14-12a (1) Fulle sykepenger og svangerskaps- og foreldrepermisjon. Oppdragsgiver viser til uttalelse (brev) fra Arbeidsdepartementet, , med ref. 13/627- Hvor det blant annet står «Det er slik departementet ser det, ikke naturlig å omtale lønn under sykdom eller foreldrepenger som «vederlag for arbeid». I lys av forarbeidene er departementet av den oppfatning at slik ytelse må sies å falle utenfor lønnsbegrepet i arbeidsmiljøloven 14-12a bokstav f.» Pensjon og forsikringer, jf. departementets veileder. Velferdspermisjoner. Oppdragsgiver viser til uttalelse (brev) fra Arbeidsdepartementet, , med ref. 13/627- Hvor det blant annet står «Med samme begrunnelse som over, er det heller ikke naturlig å betegne lønn under velferdspermisjon som «vederlag for arbeid»». Følgende stedlige goder og tjenester etter arbeidsmiljøloven 14-12a (2) finnes hos Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond: Kantine Gratis frukt, kaffe og te Bedriftshytter Deltagelse på sosiale arrangementer Side 20 av 23

21 Bilag 6 EGENRAPPORTERING av lønns- og arbeidsvilkår Krav til lønns- og arbeidsvilkår er omtalt i punkt 6.10 i kontrakten. Denne egenrapporteringen er en del av oppfølgingen, beskrevet i punkt 2 a) i kravene. Den skal sendes til oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsperioden har startet, med mindre annet er avtalt, og kan kreves flere ganger i løpet av avtaletiden. Alle spørsmålene skal besvares med utgangspunkt i de ansatte, innleide og utsendte arbeidstakerne som direkte medvirker, eller etter planen skal direkte medvirke til å oppfylle kontrakten hos dere som leverandør eller hos underleverandører. Dersom dere har underleverandører, skal de også fylle ut samme skjema som skal sendes inn sammen med denne rapporteringen. Leverandør: Kontrakts-/avtalenummer: Svarfrist:..... Navn, daglig leder Sted/Dato... Underskrift 1. Lønns- og arbeidsvilkår i egen virksomhet Svar utfyllende på følgende spørsmål: a) Beskriv virksomheten i korte trekk. Inkluder informasjon om eierstruktur, organisasjonsform, omsetning, stiftelsesdato og organisasjonsnummer, evt. legg ved lenke til nettside med denne informasjonen. b) Hvordan sørger dere for at deres egne ansatte som utfører arbeid på denne kontrakten får lønns- og arbeidsvilkår i henhold til kontraktsvilkårene? Beskriv systemer og rutiner for hvordan dette skal vedlikeholdes i kontraktsperioden. c) Hvilke allmenngjorte og/eller landsomfattende tariffavtaler legges til grunn for arbeid utført på denne kontrakten? Legg ved lenker. Side 21 av 23

22 d) Benytter dere innleid og/eller utsendt arbeidskraft? Beskriv i så fall hvordan dere ivaretar deres lønns- og arbeidsvilkår i kontraktsperioden. 2. Ansatte i egen virksomhet Svar kort på følgende spørsmål: a) Hvor mange ansatte har virksomheten? b) Hvilke fagområder arbeider de ansatte med? c) Finnes det særregler og/eller avtaler som regulerer arbeidstiden utover de alminnelige bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og evt. tariffavtaler? Legg i så fall ved lenke til eller kopi av avtale. d) Har det vært utskifting av personalet i løpet av det siste året? Angi ca. prosentandel. e) Omtrent hvor stor andel er utenlandske arbeidstakere? f) Dekker virksomheten kost og losji? g) Har de ansatte en eller flere tillitsvalgte i bedriften å henvende seg til? Legg i så fall ved kontaktinfo til vedkommende. h) Har de ansatte en eller flere verneombud i bedriften eller et regionalt verneombud de kan henvende seg til? Legg ved kontaktinfo til vedkommende. 3. Underleverandører a) List opp eventuelle underleverandører, inkludert bemanningsbyråer, som utfører, eller etter planen skal utføre arbeider i Norge under denne kontrakten. Listen skal omfatte fullstendig organisasjonsnavn, organisasjonsnummer og nasjonalitet til underleverandøren. b) Er kravene til lønns- og arbeidsforhold inkludert i deres kontrakter med eventuelle underleverandører? Legg ved eksempel på formuleringene dere bruker i kontraktene. Side 22 av 23

23 c) Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår hos eventuelle underleverandører? Side 23 av 23