Fullmakter i Helse Sør-Øst. Del 1 Retningslinjer Del 2 Vedlegg Begreper, Oversikt nivåer og Fullmakter

Transkript

1 Fullmakter i Helse Sør-Øst Del 1 Retningslinjer Del 2 Vedlegg Begreper, Oversikt nivåer og Fullmakter

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING HVORFOR FULLMAKTER? OMFANG OG AVGRENSNING FORUTSETNINGER OG KRAV FOR AT FORVALTNING AV FULLMAKTSOVERSIKTER SKAL FUNGERE I HELSEFORETAKET DEFINISJON AV NIVÅER DOKUMENTASJON AV DELEGASJON AV FULLMAKTER ANSVAR FOR VEDLIKEHOLD STEDFORTREDER VEILEDNING TIL LESEREN...5 DEL 1 - RETNINGSLINJER HVA ER GOD PRAKSIS FOR ORGANISERING OG DELEGERING AV FULLMAKTER?7 4.1 KRAV OG FØRINGER I LOV-/REGELVERK OG FRA OVERORDNET MYNDIGHET ERFARINGER PÅ OMRÅDET FULLMAKTENES PLASS I INTERNKONTROLLSYSTEMET VIKTIGE PRINSIPPER Ansvar og myndighet Delegering og tilbaketrekking av fullmakter Hva kan ikke delegeres? Arbeidsdeling Konsekvenser av brudd på fullmakter...11 DEL 2 - VEDLEGG BEGREPER PERSONALANSVAR BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET Anskaffelser (innhold og omfang) Rammeavtaler Utarbeide bestilling Godkjenne bestilling Attestasjon Særskilte bestillingsløsninger med vekt på elektroniske løsninger Anvisning UTBETALING TABELL OVERSIKT OVER NIVÅER OG FULLMAKTER (EKSEMPEL PÅ NIVÅER OG BELØPSGRENSER MÅ OPPDATERES FOR DET ENKELTE HELSEFORETAK) OVERORDNET NIVÅ - EKSEMPEL TABELL STRUKTUR FOR INNDELING AV FULLMAKTSTYPER PÅ OMRÅDER...17 Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF Side 2 av 24 Versjon Vedlegg til styresak 19. juni 2008 Dato

3 1 Innledning 1.1 Hvorfor fullmakter? Orden og oversikt over fullmakter er en forutsetning for effektiv styring og kontroll i helseforetakene. Fullmakter er et viktig styringsverktøy som tydeliggjør den enkeltes ansvar til å handle på helseforetakets vegne. De skaper forutsigbarhet, gir kontroll og legger til rette for effektiv oppfølging. Tydelige oversikter over fullmakter gir for den enkelte trygghet for at man handler innenfor de rammene som overordnede har forutsatt. Dette gir igjen grunnlag for økonomisk og effektiv drift ikke minst god kvalitet på tjenestene. Fullmakter bidrar også til å forebygge uregelmessigheter og økonomiske misligheter. Gjennomgang av eksisterende fullmaktsdokumenter i helseforetakene har vist at det er klare forskjeller i innhold i ulike fullmaktsbegreper, prinsipper for delegasjon, struktur og dokumentasjonskrav. Det er m.a.o. behov for bindende retningslinjer på området. For å arbeide frem retningslinjer for fullmakter, etablerte Helse Øst RHF et prosjekt høsten Dette prosjektet er vedtatt videreført i Helse Sør-Øst. Prosjektets styringsgruppe har bestått av Tor Berge, Geir Nilsen og Liv Todnem. Prosjektgruppen har bestått av Eva Jørlo (leder), Evy Roald, Randi Borgen og Karl-Helge Storhaug. Konsulentselskapet KPMG har bistått prosjektgruppen i det praktiske arbeidet. Prosjektets mandat omfattet bl.a. følgende: Prosjektgruppa skal utarbeide et forslag til en standard for intern delegasjon i helseforetakene, som kan være en veiviser for beste praksis og legges til grunn ved foretakenes vedtak om fullmaktsrutiner. Fullmaktsbegrepet skal tolkes i vid forstand til å omfatte overordnede fullmakter, fullmakter i forbindelse med anskaffelser, samt fullmakter innenfor økonomiområdet og personalområdet. For dette arbeidet skal prosjektgruppa ta utgangspunkt i gjeldende rammer for helseforetakenes virksomhet, som ligger innenfor lov- og forskriftsverk, standarder for helseforetakenes og det regionale helseforetakets vedtekter, instrukser m.v. Resultatet fra arbeidet er nedfelt i dette dokumentet. 1.2 Omfang og avgrensning Fullmaktene som er beskrevet her vedrører kun det administrative nivået. Det vil si at fullmakter og myndighet på styrenivå og høyere ikke omfattes. Fullmaktene som fremkommer i dette dokumentet er primært rettet inn mot forhold med økonomisk betydning for helseforetakene. Omfanget av hva som kan sies å ha økonomisk betydning er et vurderingsmessig spørsmål. I dette dokumentet er det tatt et relativt vidt utgangspunkt i forhold til hva som har økonomisk betydning, selv om det vil kunne være fullmakter som har innvirkning på økonomiske forhold, uten at disse omtales i dette dokumentet. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF Side 3 av 24 Versjon Vedlegg til styresak 19. juni 2008 Dato

4 Følgelig omfattes fullmakter innen nevnte områder ikke av dette dokumentet: - området helsefag og helseadministrasjon - området utdanning - området forskning; det er viktig at det enkelte helseforetak går gjennom forskningsområdet og definerer fullmakter i tilknytning til forskning, også på områder som ikke direkte vedrører økonomi - området informasjonshåndtering, inkludert forholdet til presse/media - området tilgang til it-systemer; tilgang og tilgangsbegrensning til informasjon er svært viktig i helseforetakene, som oppevarer store mengde med personsensitiv informasjon. Det er derfor nødvendig at helseforetakene har høy fokus rettet mot dette området. - Større investeringsprosjekter; se egne rutiner vedtatt i Styret for Helse Sør-Øst RHF i sak (vedlegges fullmaktsdokumentet) 2 Forutsetninger og krav for at forvaltning av fullmaktsoversikter skal fungere i helseforetaket 2.1 Definisjon av nivåer Ved implementering av fullmaktssystemet er det viktig at man foretar en gjennomgang av organisasjonen og vurderer hvilke fullmakter, inkludert beløpsgrenser, som kan delegeres til de ulike nivåene. Ved en slik gjennomgang er det spesielt viktig at man klart definerer prosedyrer og fullmakter knyttet til spesialenheter med ansvar for særskilte områder, som for eksempel innkjøp, personalforvaltning og IT. Det finnes allerede retningslinjer i helseforetakene på ulike områder som vil måtte gjennomgås, for å sikre samsvar med fullmaktene. Etter gjennomgangen anbefales det at tabellen vedlagt under pkt. 6.2 fylles ut med beløpsgrenser for de ulike nivåene. 2.2 Dokumentasjon av delegasjon av fullmakter Det legges opp til at oversikt over gitte fullmakter skal være kjent for alle berørte og at alle innen helseforetaket som ønsker det skal kunne skaffe seg oversikt over hvem som har fullmakt til hva. Det er derfor viktig at det i det enkelte helseforetak foretas avklaring av hvordan de ulike fullmaktene skal dokumenteres. I de tilfellene myndigheten utøves i elektroniske systemer, som for eksempel i elektroniske bestillings- og fakturabehandlingsløsninger, er det en forutsetning at det foretas dokumentasjon av de tildelte fullmaktene i systemet. Fullmaktsoversiktene må ha signaturprøver av de som er bemyndiget, dersom fullmaktene utøves i form av signatur på dokumenter. Det kan være fornuftig å Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF Side 4 av 24 Versjon Vedlegg til styresak 19. juni 2008 Dato

5 registrere fullmaktsoversikter i et elektronisk arkivsystem/dokumentarkiv for å forenkle administrasjon av fullmaktsoversiktene og også lette tilgangen til disse. Dersom man ikke kan implementere dette i et elektronisk system, må man samle oversiktene i et manuelt arkiv. Tilgang til fullmaktsoversikt med signaturprøve må være tilgjengelig for oppslag for de som har behov for dette i sitt daglige arbeid. 2.3 Ansvar for vedlikehold For å sikre kvaliteten over tid på fullmaktsoversiktene er det nødvendig at noen utnevnes som ansvarlig for å vedlikeholde dette. I forbindelse med forvaltningen av fullmaktsoversikten er det viktig å sikre at man har historikk i forhold til hvem som hadde gitte fullmakter på et bestemt tidspunkt. Dette innebærer at man ikke kan makulere tidligere fullmaktsskjemaer ved endringer. Ved opphør av fullmakter skal det påføres fullmaktsskjemaet fra hvilken dato fullmaktene ikke lenger gjelder. Alle nye skjemaer må påføres dato fra når fullmaktene gjelder. Dersom fullmaktene skal dokumenteres i elektroniske systemer, er det på samme måte nødvendig å sikre seg at det i ettertid er mulig å gjenfinne hvem som hadde en fullmakt på et gitt tidspunkt (logging og sporbarhet). 2.4 Stedfortreder Det vil være behov for at andre kan ivareta nødvendige funksjoner i forbindelse med blant annet ferieavvikling, sykdom eller andre fravær. I de tilfellene noen formelt går inn som stedfortreder er det naturlig at denne overtar samtlige fullmakter i perioden. Melding om dette må oversendes til den som forvalter fullmaktsoversiktene, som arkiverer dette som dokumentasjon. I IT-løsninger er stedfortreder ofte definert som en egen funksjon. På samme måte som for andre fullmakter tilknyttet IT-løsninger, er det nødvendig å kunne gjenfinne hvem som hadde en fullmakt på et gitt tidspunkt (logging og sporbarhet). Det vil også i tilfeller der det ikke formelt er oppnevnt stedfortreder være nødvendig at andre enn budsjettansvarlig foretar bestillinger eller anviser bilag. Det må derfor på hvert enkelt fullmaktsskjema angis hvem som har slik fullmakt til å opptre på vegne av budsjettansvarlig ved fravær. Fullmaktene til å opptre på vegne av budsjettansvarlig ved slike korte fravær vil kun omfatte helt nødvendige bestillinger/anvisninger og er ikke å betrakte som generelle fullmakter på budsjettansvarliges vegne. Den budsjettansvarlige har særlig ansvar for å kontrollere at slike fullmakter ikke misbrukes. 3 Veiledning til leseren Dokumentet er utarbeidet som et forpliktende rammeverk og er ment å være til støtte/hjelp for det enkelte helseforetak i Helse Sør-Øst. Dokumentet er inndelt i to hoveddeler: Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF Side 5 av 24 Versjon Vedlegg til styresak 19. juni 2008 Dato

6 Del 1 Retningslinjer for opprettelse av, strukturering, delegering og dokumentasjon av fullmakter. Denne delen av dokumentet sier primært hva som skal inngå i fullmaktene. Spørsmålet om hvordan arbeidet bør legges opp i det enkelte helseforetak og, ikke minst, spørsmålet om hvem som bør ha hvilke fullmakter besvares ikke. Dette vil være helseforetakenes ansvar. Del 2 - Vedlegg Begreper. Oversikt over nivåer og fullmakter Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF Side 6 av 24 Versjon Vedlegg til styresak 19. juni 2008 Dato

7 DEL 1 - RETNINGSLINJER 4 Hva er god praksis for organisering og delegering av fullmakter? I arbeidet med å utlede beskrivelser av god praksis for organisering og delegering av fullmakter, er det særlig fire forhold det har vært viktig å ta hensyn til: krav og føringer som er nedfelt i relevant lov- og regelverk og vedtak fra overordnede myndigheter (for eksempel fra Helse- og omsorgdepartementet og RHF-styret) erfaringer på området - både helseforetakenes egne erfaringer og etablerte praksis, og tilsvarende for andre offentlige og private virksomheter som har gjennomgått og ryddet i fullmaktene sine hensynet til fullmaktenes betydning for å oppnå god intern kontroll og god virksomhetsstyring viktige prinsipper for tildeling av ansvar og myndighet, bruk av elektroniske verktøy i innkjøps- og fakturabehandlingen m.v. 4.1 Krav og føringer i lov-/regelverk og fra overordnet myndighet Helseforetakene er bundet av lov- og regelverk som regulerer helseforetakenes rolle som helseforetak, sykehus, forskning/utdanningsinstitusjon, arbeidsgiver, offentlig myndighetsorgan og forretningspart. I tillegg er virksomheten regulert av vedtekter, instruks for styre og administrerende direktør og oppdragsdokument. Ovennevnte rammeverk sier noe om fullmakter innen enkelte områder for helseforetakene, ellers står helseforetakene fritt til å fordele myndighet og tildele fullmakter. 4.2 Erfaringer på området Det finnes i utgangspunktet ingen fasit for innhold og struktur i fullmakter. Basert på kunnskap om området fra egne helseforetak og andre offentlige og private virksomheter, er det likevel mulig å utlede noen prinsipper for beste praksis. Eksisterende fullmakter i helseforetakene klare fellestrekk? Gjennomgangen av fullmaktsoversiktene som er i bruk i helseforetakene, viste at disse i stor grad har et godt innhold og at det er utarbeidet oversikter over fullmakter på ulike nivåer i organisasjonen. Gjennomgangen viste imidlertid at de i varierende grad er ensartet i terminologi, struktur, prinsipper for delegering og dokumentasjon/sporbarhet. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF Side 7 av 24 Versjon Vedlegg til styresak 19. juni 2008 Dato

8 Erfaringer fra andre offentlige og private virksomheter Innhold og struktur for fullmakter må tilpasses den organisasjon de skal virke i. Generelt er det uansett viktig at fullmaktene er med på å underbygge en god intern kontroll i virksomheten, samtidig som de bygger opp under en effektiv myndighetsutøvelse i organisasjonen. 4.3 Fullmaktenes plass i internkontrollsystemet Anerkjente rammeverk for internkontroll, peker på fem elementer som må være tilstede og fungere etter sin hensikt for effektiv internkontroll. Disse elementene er: Internt miljø Det interne miljø består av flere grunnleggende faktorer som må være tilstede for å sikre at det interne kontrollsystemet er effektivt: o Holdninger hos ledelse og ansatte o Integritet og etiske verdier o Effektivt styre som sikrer at ledelsen har effektiv risikostyring o Satsing på kompetanse, personalpolitikk o Organisasjonsstruktur o Tildeling av ansvar og myndighet Etablere målbilde, identifisere og vurdere risiko Kontrollaktiviteter og handlingsplaner Informasjon og kommunikasjon Følge opp Sammenhengen mellom elementene kan illustreres slik: Følge opp Kontrollaktiviteter/ handlingsplaner Etablere målbilde, identifisere og vurdere risiko Internt miljø Informasjon og kommunikasjon Rammeverket viser at ansvar og myndighet er et vesentlig element i et internkontrollsystem, og at det inngår som en del av grunnmuren i slike systemer. Dette gjenspeiles også i 4 i Forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten, hvor det er stilt krav til at helseforetakene sørger for å definere ansvar og myndighet. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF Side 8 av 24 Versjon Vedlegg til styresak 19. juni 2008 Dato

9 4.4 Viktige prinsipper I arbeidet med å utarbeide god fullmakter er det særlig fem sentrale prinsipper som er viktige: Ansvar og myndighet må ses i sammenheng med hverandre Fullmakter må innenfor kontrollerbare rammer kunne videredelegeres til det nivå i organisasjonen som har best forutsetninger for å løse en oppgave (prinsippet om laveste nivå ) Fullmaktene må ivareta grunnleggende krav til internkontroll (arbeidsdeling) Konsekvensene av å bryte fullmaktene må være kjent i organisasjonen Ansvar og myndighet Et viktig prinsipp er at det må være samsvar mellom tildelt ansvar og den myndighet som gis. Det er imidlertid viktig å understreke at delegasjon av myndighet ikke innebærer at ansvaret blir delegert. Den som har delegert fullmakt på et område vil også ha et selvstendig ansvar for å følge opp at de delegerte fullmaktene benyttes i tråd med forutsetningene. Fullmaktene følger budsjettansvarsområdene. Dette innebærer at man ikke vil ha myndighet til å fatte beslutninger som innvirker på andre områder enn de man har ansvaret for. Dersom saker er av helseforetaksomfattende/ helseforetaksovergripende art, bør beslutningene fattes av administrerende direktør. Er sakene av klinikkovergripende art, bør beslutningene tilsvarende fattes av klinikkleder/-direktør osv. Den som har ansvar for budsjett innenfor gitt område, vil tilsvarende ha budsjettdisponeringsmyndighet for dette området. Budsjettdisponeringsmyndigheten innebærer at man har myndighet til å bestemme hva budsjettmidlene skal benyttes til. Det bør være slik at den som har budsjettdisponeringsmyndigheten, også har de fullmaktene som påvirker evnen til å overholde budsjettet. Det bør derfor være sammenfall mellom budsjettdisponeringsmyndigheten, anvisnings- og bestillingsfullmakter og det daglige personalansvaret. I retningslinjene er det lagt opp til enkelte begrensninger i fullmaktene til den som har budsjettdisponeringsmyndigheten. For anskaffelsesområdet skal det legges opp til beløpsgrenser, samt legges inn tydelige begrensninger i forhold til anskaffelser av strategisk/ virksomhetsomspennende karakter og/eller som medfører kostnader utover budsjettåret. På personalområdet bør det være begrensninger i forhold til myndighet som ikke inngår i det daglige personalansvaret. Dette er viktig bl.a. med tanke på at helseforetaket er en arbeidsgiver og nødvendigheten av å sikre felles praksis for helseforetaket. Hovedprinsippet er at alle fullmakter er knyttet til det enkelte budsjettåret. Det er derfor naturlig at styret i forbindelse med sitt budsjettvedtak også gjennomgår og vedtar den overordnede fullmaktsmatrisen for helseforetaket. Eventuelle endringer i fullmaktsstrukturen, inkludert justering av Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 9 av 24

10 beløpsgrenser, vil gjøre det nødvendig at man gjennomgår delegasjon av fullmakter på alle nivåer i organisasjonen Siden fullmaktene er knyttet til det enkelte budsjettåret, må det derfor ikke være myndighet for budsjettansvarlige, uten særlig fullmakt, til å inngå forpliktelser på vegne av helseforetaket som innebærer kostnader utover det enkelte budsjettåret; eksempelvis rammeavtaler. Dette omfatter også anskaffelser som innebærer følgekostnader, som for eksempel etterfølgende servicekostnader eller bindinger i forhold til fremtidige innkjøp. Den enkelte fullmaktshaver må ha et klart ansvar for å forsikre seg om at man ikke går utover sine gitte fullmakter. Dersom en fullmaktsinnehaver er i tvil, skal man alltid ta kontakt med overordnet for å forsikre seg om at man handler innenfor sine fullmakter Delegering og tilbaketrekking av fullmakter Den som er tildelt myndighet må, dersom ikke annet er spesifisert, ha mulighet til å delegere fullmakter til neste nivå. Alle delegasjoner av fullmakter skal gjøres skriftlig. Den som delegerer fullmakter skal sende kopi av alle delegasjoner til den enheten som har ansvaret for å vedlikeholde en samlet oversikt over dette. Den som delegerer en fullmakt har ansvar for å følge opp hvordan de delegerte fullmaktene praktiseres. Enhver fullmakt som er gitt, kan tilbakekalles Hva kan ikke delegeres? Enkelte fullmakter vil det ikke være anledning til å videredelegere, eller det må settes begrensninger i hvor langt ned i organisasjonen det er mulig å videredelegere fullmaktene. I vedlagte fullmaktsmatriser har prosjektet nedfelt anbefalte begrensninger pr nivå i anledning til videredelegering. Det er videre ikke mulig å delegere myndighet, uten særskilt avklaring med administrerende direktør, i saker av politisk eller prinsipiell karakter, eller som kan berøre helseforetakets omdømme Arbeidsdeling Fullmaktsstrukturer bygger opp under god intern kontroll i helseforetakene. Et viktig prinsipp i forhold til god intern kontroll er å sikre arbeidsdeling og involvering fra flere i forbindelse med aktiviteter som har økonomiske konsekvenser. Etablering av arbeidsdeling vil medvirke til kvalitativt gode rutiner. Det er i fullmaktsstrukturen derfor lagt opp til at minst to ulike personer skal være involvert i forbindelse med bestillinger og godkjenning av kostnader. Ì denne sammenheng er det viktig å sikre at det til enhver tid holdes oversikt over hvem som er gitt fullmakter, samtidig som det tas hensyn til at det må være mulig å spore dette tilbake i ettertid. Ny teknologi med elektroniske Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 10 av 24

11 innkjøpssystemer og fakturabehandlingssystemer gir vesentlig bedre mulighet for effektiv oversikt, dokumentasjon og sporbarhet for fullmakter, men utløser også kontrollmessige utfordringer, jfr. pkt nedenfor Konsekvenser av brudd på fullmakter Dersom det oppdages at noen har brutt de fullmaktene som er tildelt, må den som har delegert/videredelegert fullmakten vurdere hvilke konsekvenser dette skal få for vedkommende. Dersom ikke overtredelsen kan ses på som bagatellmessig, skal alle brudd tas opp med vedkommende i skriftlig form. Dersom brudd på fullmakter medfører at fullmaktene endres, skal den som har ansvar for å vedlikeholde fullmaktene varsles. Avvik innenfor dette området må følges opp og rapporteres i avvikssystemet. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 11 av 24

12 DEL 2 - VEDLEGG 5 Begreper 5.1 Personalansvar I fullmaktsmatrisen er det under personalområdet lagt opp til at personalansvaret følger budsjettdisponeringsmyndigheten. I begrepet personalansvar er det i denne sammenhengen referert til det daglige oppfølgingsansvaret på personalsiden, som nærmeste overordnede har i forhold til den enkelte ansatte. Personalansvaret skal alltid følge stilling og kan ikke delegeres. I en stor og kompleks organisasjon, som et helseforetak er, vil det samlede personalansvaret bli ivaretatt på flere nivåer. 5.2 Budsjettdisponeringsmyndighet Budsjettdisponeringsmyndighet omfatter myndighet til å bestemme hva budsjettmidler avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til. Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, gjennom disponering av budsjettet (inngå forpliktelser for virksomheten), er en del av kontrollaktivitetene som skal utføres. Rutiner for kontrollaktiviteter, herunder transaksjonskontroller inngår som et element i virksomhetens interne kontroll. Alle disposisjoner som medfører økonomisk forpliktelse for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende: a) påse at det er hjemmel for disposisjonen og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b) påse at det er budsjettmessig dekning c) påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Den som har budsjettdisponeringsmyndighet i henhold til vedlagte fullmaktsmatrise kan delegere denne helt eller delvis til tilsatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Det er viktig å sikre arbeidsdeling i forbindelse med alle disposisjoner som medfører økonomisk forpliktelse for virksomheten. Det skal derfor alltid være en annen person enn den som har anvisningsmyndigheten som foretar attestasjon Anskaffelser (innhold og omfang) Anskaffelser omfatter kjøp og leie av varer og tjenester og kontrahering av bygge- og anleggsarbeider. I fullmaktsdokumentet er det lagt til grunn et prinsipielt skille mellom å foreta avrop på eksisterende rammeavtaler og inngåelse av nye avtaler. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 12 av 24

13 Prosessene på anskaffelsesområdet kan fremstilles som følger: Initiere og spesifisere Velge Kontrahere Bestille Kontrollere og godkjenne Utbetale og bokføre Rene avrop utføres i det daglige arbeidet og fullmakt til å godkjenne disse er, innenfor gitte beløpsgrenser, tillagt budsjettdisponeringsmyndigheten. Det vil ved inngåelse av nye rammeavtaler, og for store, enkeltstående anskaffelser, være flere begrensninger i forhold til hvem som har fullmakt. Det er også nødvendig å kvalitetssikre at arbeid med slike anskaffelser foretas innenfor de lov- og forskriftskrav som er på området, spesielt lov om offentlige anskaffelser m/forskrifter. Det bør derfor være rutiner som sikrer involvering av innkjøpsfaglig og juridisk ekspertise. Detaljerte beskrivelser for samspillet mellom de som har behov for anskaffelser (de med budsjettdisponeringsmyndighet) og innkjøpsfaglige og juridiske fagekspertise/-avdelinger er ikke inntatt i dette dokumentet. Det er imidlertid svært viktig at det enkelte helseforetak gjennomgår dette for å sikre at nødvendig kvalitetssikring av anskaffelsesprosessene er på plass Rammeavtaler Avtale med en eller flere leverandører som fastlegger priser og andre leveringsvilkår for kjøp av varer og tjenester innenfor gitte produktgrupper i et avtalt tidsrom. Leveranser innenfor en rammeavtale skjer på grunnlag av avrop (bestilling) fra virksomheten. Rammeavtaler kan inngås på nasjonalt, regionalt eller enkeltforetaksnivå og er med på å forenkle prosessene rundt anskaffelser i den daglige driften Utarbeide bestilling Fullmakt til å utarbeide bestillinger i de tilfeller det finnes rammeavtale. Fullmaktene følges av ansvar for kontroll av at bestillingen er foretatt med de priser og andre betingelser som gjelder i rammeavtalen og vedrører virksomheten og det enkelte kostnadssted/prosjekt. Tilsvarer å attestere kostnader Godkjenne bestilling Fullmakt til å godkjenne bestillinger i de tilfeller det finnes rammeavtale. Fullmakten følges av ansvar for kontroll av at det er dekning for kostnaden i budsjettet, er relevant for virksomheten og er økonomisk forsvarlig. Det skal også kontrolleres at det er foretatt signering for utarbeidet bestilling av bemyndiget person. I elektroniske bestillingsløsninger vil man i tillegg godkjenne kontering, se nærmere om dette i pkt nedenfor. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 13 av 24

14 Tilsvarer å anvise kostnader Attestasjon Å attestere vil si å gå god for at dokumentasjonen som behandles, gjelder en utgift som virksomheten faktisk skal dekke, og at fastsatte regler er fulgt. Attestasjonen er en viktig del av virksomhetens intern kontroll, og er en del av transaksjonskontrollene som skal utføres. Den som attesterer kan aldri anvise. Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. I attestasjonsoppgaven ligger en del kontrollhandlinger som skal utføres, og de omfatter kontroll av: a) at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale b) at dokumentasjonen (bilag) for leveransen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler c) kontering, eventuelt påføre slik informasjon Særskilte bestillingsløsninger med vekt på elektroniske løsninger I elektroniske bestillingsløsninger vil man i tillegg til selve bestillingen ha ansvar for å kontrollere at kontering er foretatt korrekt. Flere av helseforetakene har implementert, eller er i ferd med å implementere, nye totalintegrerte elektroniske innkjøps- og fakturabehandlingssystemer. Felles for slike systemer er et de omfatter moduler for både å understøtte anbudsprosesser, administrere kontrakter, rekvirere varer og tjenester og registrere/behandle fakturaer. Modulene er også som hovedregel integrerte i hverandre. Totalintegrerte løsninger fungerer typisk som dette. 1. Når bestilte varer ankommer helseforetaket, gjennomføres det et foreløpig varemottak (typisk på sentralt lager). 2. Varene bringes deretter ut til avdeling som har rekvirert, og hvor det foretas et endelig varemottak. Et fullstendig varemottak, hvor det kontrolleres at levert vare er i samsvar med bestilling, representerer også klargjøring for betaling. 3. Når helseforetaket senere mottar faktura, skannes denne inn i system for elektronisk fakturabehandling og krysses mot rekvisisjonen. 4. Dersom det er samsvar mellom mottatt faktura og rekvisisjon, går faktura automatisk til bokføring og remittering. 5. Dersom det er avvik, for eksempel at leverandør ikke finnes i leverandørregisteret, at vare ikke finnes i varekatalog eller lignende, så vil faktura gå til manuell behandling. Det samme Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 14 av 24

15 gjelder dersom det er ufullstendig varemottak eller manglende samsvar i faktura. En slik løsning bidrar typisk til å redusere risiko for at det skjer ubevisste feil i bestilling, eller brudd på LOA/FOA ved at kun lovlige leverandører vil være tilgjengelig for kjøp gjennom systemet. Det fører også til større lojalitet mot inngåtte rammeavtaler. En slik løsning vil imidlertid også innebære at en tradisjonell arbeidsdeling, hvor faktura attesteres av en annen person før den budsjettansvarlige anviser, dermed faller bort. Det vil da være mulig å gjennomføre kjøp som ikke er relatert helseforetakets virksomhet, noe som innebærer økt mislighetsrisiko. Dette innebærer en kontrollmessig utfordring som, for å tilfredsstille anerkjente krav til god intern kontroll, må løses ved hjelp av kompenserende kontrollhandlinger. Et eksempel på en slik kompenserende kontrollhandling er at den budsjettansvarlige (dvs. den som i et manuelt system vil anvise en regning), regelmessig gjennomgår og etterprøver spesifisert hovedbok og verifiseres at bestillinger er gyldige og at fakturaer som har gått direkte til bokføring og remittering er rimelige. Helseforetak som enten har implementert slike totalintegrerte løsninger, eller som er i ferd med/planlegger å gjøre dette, må derfor nøye tenke igjennom og sørge for å beskrive manuelle kontroller som kompenserer for dette Anvisning Å anvise vil si å godkjenne av at en kostnad e.l. kan utbetales. Anviser utfører kontroll av at det er dekning for kostnaden i budsjettet, og at kostnaden er relevant for helseforetaket og er økonomisk forsvarlig. I tillegg skal det kontrolleres at kostnaden er attestert av bemyndiget person. Anvisningsfullmakten følger budsjettdisponeringsmyndigheten (budsjettansvaret). Dersom den som har budsjettansvar bestiller og attesterer, skal en overordnet anvise. 5.3 Utbetaling Under forutsetning av at to personer med utbetalingsfullmakt godkjenner utbetaling, kan den som attesterer også delta i utbetalingen. Det forutsettes at sistnevnte også har utbetalingsfullmakt. Vedkommende kan imidlertid aldri anvise. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 15 av 24

16 6 Tabell Oversikt over nivåer og fullmakter (eksempel på nivåer og beløpsgrenser må oppdateres for det enkelte helseforetak) Alle fullmaktene må være innenfor det vedtatte budsjett. 6.1 Overordnet nivå - eksempel Nivå Benevnelse Kostnadssteder/Prosjekt Beløpsgrense Rapporterer til 1 Administrerende direktør Alle Innenfor Styret vedtatt budsjett 2 Divisjonsdirektører (klinikksjefer) og direktører i Egne Administrerende direktør stab 3 Avdelingsledere Egne Divisjonsdirektør 4 Seksjonsledere Egne Avdelingsleder S1 Viseadministrerende direktør Alle Administrerende direktør S2 Økonomidirektør Alle Administrerende direktør S3 IT-direktør Egne Administrerende direktør S4 Eiendomsdirektør Egne Administrerende direktør BDM Budsjettdisponeringsmyndighet Egne Seksjonsleder S = stabsfunksjoner BDM = budsjettdisponeringsmyndighet (budsjettansvar) Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 16 av 24

17 6.2 Tabell Struktur for inndeling av fullmaktstyper på områder Fullmakt Fullmaktens innhold Omfang/Begrensninger Laveste mulige myndighetsnivå Overordnede fullmakter Prokura Fullmakt til å opptre på vegne av foretaket i alt som hører til driften av det, men har ikke uten utrykkelig gitt fullmakt rett til å selge/pantsette fast eiendom eller opptre på dets vegne i søksmål. Kan gis hver for seg eller i fellesskap Inngå driftsavtale med RHF Fullmakt til å inngå driftsavtale Inngå vesentlige avtaler, som inngår i den daglige ledelsen, av økonomisk art, utenom anskaffelsesområdet Kan være av prinsipiell, politisk karakter/angå hf omdømme. For eksempel avtaler om samarbeid, strategi, oppgavefordeling mellom Inngå utenomrettslig forlik Inngå rettslig forlik Godkjenne utbetaling av erstatning i et kontraktsforhold Utbetale erstatning/oppreisning utenfor kontraktsforhold Ta ut stevning/anke hf, flerårige avtaler, Fullmakt til å inngå utenomrettslig forlik med økonomisk konsekvens for helseforetaket Fullmakt til å inngå rettslig forlik med økonomisk konsekvens for helseforetaket. Fullmakt til å godkjenne utbetaling av erstatning i tråd med kontraktsforpliktelser Fullmakt til å godkjenne utbetaling av erstatning, uten at dette har utgangspunkt i kontrakt Fullmakt til å ta ut stevning på helseforetakets vegne og eventuelt anke Styret skal orienteres om alle vesentlige saker Styret skal orienteres om alle vesentlige saker Innenfor generell fullmakt Innenfor generell fullmakt Styret skal informeres om alle stevninger av prinsipiell, omdømmemessig eller annen vesentlig karakter Styret skal informeres om alle anmeldelser Anmelde straffbare forhold Fullmakt til å anmelde straffbare forhold begått BDM mot helseforetaket eller dets ansatte Begjære påtale Fullmakt til å begjære påtale på vegne av Styret skal informeres om alle BDM BDM Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 17 av 24

18 Fullmakt Fullmaktens innhold Omfang/Begrensninger Laveste mulige myndighetsnivå foretaket begjæringer om påtale Prosessfullmakt Opptre som part/lovlig stedfortreder i en rettslig prosess Fullmakt kan delegeres fra adm. dir. i konkrete saker. Delegering skal skje skriftlig. Delegert fullmakt kan ikke Oppstart salg av varer og tjenester innenfor eksisterende virksomhet Økonomiområdet Salg (og utrangering) av utstyr Opprette, endre eller slette bankkonti Avgjøre hvem som skal ha utbetalingsfullmakt på bankkonti Innlevere tilbud (ved salg) Avskrive fordringer Godkjenne særskilte oppdrag Fullmakt til å beslutte oppstart salg av ulike varer, tjenester og rettigheter Fullmakt til å beslutte salg eller utrangering av utstyr og til å fastsette pris ved salg. Fullmakten må utøves innenfor fastsatt reglement for kassasjon. Det forutsettes at det finnes, eller blir utarbeidet, slikt reglement for det enkelte helseforetak, basert på statens kassasjonsreglement. Fullmakt til å opprette bankkonti hos foretakets bankforbindelse Fullmakt til å avgjøre hvem som skal ha utbetalingsfullmakt på bankkonti. Fullmakt til å innlevere tilbud der helseforetaket konkurrerer om å være leverandør Fullmakt til å avskrive uerholdelige fordringer. Kan først gjøres etter at ordinære purre- og inkassorutiner er fulgt og har vært formålsløst. Fullmakt til å godkjenne oppstart av særskilte prosjekter, der det følger med særskilte midler, men som også medfører kapasitetsutnyttelse utenfor primæroppgaver for enheten. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 18 av 24 videredelegeres. : Markedsverdi (antatt): : Nivå 2: Nivå 3: Nivå 4: BDM: : Innenfor budsjett Nivå 2: : Nivå 2: Godkjenne regnskap for øremerkede Fullmakt til å undertegne særregnskap for bruk : Alle Nivå 2 BDM Nivå 2 Nivå 2 Nivå 2

19 Fullmakt Fullmaktens innhold Omfang/Begrensninger Laveste mulige myndighetsnivå midler av øremerkede midler mottatt fra Nivå 2: utenforstående (i hovedsak departement) Vedta budsjett Fullmakt til å fastsette detaljert årsbudsjett ut fra styrets budsjettvedtak. Budsjettet skal settes opp etter fastsatt mal. Disponere budsjett Fullmakt til å benytte budsjettmidler innenfor BDM eget ansvarsområde og vedtatt budsjett Omdisponere budsjett Fullmakt til å endre vedtatt budsjett innenfor gitt ansvarsområde. Spesielle begrensninger i forhold til: Nivå 3 Omdisponering til investeringsformål Ordinær drift og lønnskonti Motta pengegaver/donasjoner Anskaffelsesområdet Starte en anskaffelsesprosess; Velge anskaffelsesprosedyre Godkjenne tilbudsforespørsler som skal sendes markedet Fullmakt til å motta gaver på vegne av helseforetaket i henhold til etiske retningslinjer. Fullmakten gjelder kun i de tilfeller det ikke er bindinger tilknyttet gaven. Fullmakt til å beslutte at man skal starte en anskaffelsesprosess. Omfatter oppstart av anskaffelsesprosess både med sikte på å etablere rammeavtale og ved enkeltstående kjøp Fullmakt til å velge anskaffelsesform innenfor lovbestemte krav (spesielt lov om offentlige anskaffelser, m/forskrifter) Fullmakt til å godkjenne tilbudsforespørsel som sendes til markedet, enten dette er til enkelte tilbydere eller til offentlig Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 19 av 24 Mellom prosjekter : Nivå 2: Innenfor budsjettåret: : Innenfor budsjett Nivå 2: Nivå 3: Utover budsjettåret: : : innenfor budsjett Nivå 2: Nivå 3: : Innenfor budsjett Nivå 2: Innenfor budsjett Nivå 3: Innenfor budsjett Nivå 2 Nivå 3 Nivå 3 Nivå 3 Nivå 3

20 Fullmakt Fullmaktens innhold Omfang/Begrensninger Laveste mulige myndighetsnivå Beslutte å avvise tilbud Fullmakt til å avgjøre avvisning av tilbud med henvisning til bestemmelser i lov om offentlige anskaffelser m/forskrifter. : Innenfor budsjett Nivå 2: Nivå 3: Nivå 3 Foreta valg av hvem man skal forhandle med Gjennomføre forhandlinger Beslutte å avlyse konkurranse Avgjøre leverandørvalg Signere kontrakt Utarbeide bestilling, der det finnes rammeavtale Fullmakt til å avgjøre hvem man skal forhandle med når valgt anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandlinger og det er bestemt at man skal forhandle med færre tilbydere enn de som har levert godkjente tilbud Fullmakt til å opptre på vegne av RHF/HF i forhandlinger når valgt anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandlinger Fullmakt til å stanse en konkurranse etter at man har gått ut i markedet for å innhente tilbud Fullmakt til å beslutte hvilken leverandør man skal tegne kontrakt med etter gjennomført konkurranse i henhold til lovmessige krav (spesielt lov om offentlige anskaffelser, m/forskrifter) Fullmakt til å signere kontrakt etter gjennomført konkurranse i henhold til lovmessige krav (spesielt lov om offentlige anskaffelser, m/forskrifter) Fullmakt til å utarbeide bestillinger i de tilfeller det finnes rammeavtale. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 20 av 24 : Innenfor budsjett Nivå 2: Innenfor budsjett Nivå 3: Innenfor budsjett : Innenfor budsjett Nivå 2: Innenfor budsjett Nivå 3: Innenfor budsjett : Innenfor budsjett Nivå 2: Nivå 3: : Innenfor budsjett Nivå 2: Nivå 3: Innenfor budsjettåret: : Innenfor budsjett Nivå 2: Nivå 3: Utenfor budsjettåret: : Tilsvarer å attestere kostnader. Godkjenne bestilling, der det finnes Fullmakt til å godkjenne bestillinger i de tilfeller : Innenfor budsjett BDM Nivå 3 Nivå 3 Nivå 3 Nivå 3 Nivå 3 Utnevnes av BDM

21 Fullmakt Fullmaktens innhold Omfang/Begrensninger Laveste mulige myndighetsnivå rammeavtale det finnes rammeavtale. Tilsvarer å anvise kostnader. Nivå 2: Nivå 3: Nivå 4: BDM: Godkjenne varemottak Attestere Fullmakt til å signere for kontroll av at mottatte varer er i henhold til følgeseddel. Fullmakt til å signere for utført kontroll av at varen eller tjenesten er mottatt med riktig kvantum og kvalitet, med de priser og betingelser som er avtalt og vedrører virksomheten og det enkelte kostnadssted. Det skal også kontrolleres at det foreligger originalbilag og korrekt kontering. Utnevnes av BDM eller i form av stilling Utnevnes av BDM Anvise I elektroniske bestillingssystem vil mottatte fakturaer gå direkte til utbetaling dersom det er samsvar mellom bestilt, mottatt og fakturert. Kontroll tilsvarende attestasjon vil da ligge hos den som utarbeider bestilling. Fullmakt til å godkjenne at en kostnad skal utbetales. Ved anvisning skal det kontrolleres at det er dekning for kostnaden i budsjettet, er relevant for virksomheten og er økonomisk forsvarlig. Det skal videre kontrolleres at kostnaden er attestert av bemyndiget person og godkjenne kontering. : Innenfor budsjett Nivå 2: Nivå 3: Nivå 4: BDM: BDM I elektroniske bestillingssystem vil mottatte fakturaer gå direkte til utbetaling dersom det er Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 21 av 24

22 Fullmakt Fullmaktens innhold Omfang/Begrensninger Laveste mulige myndighetsnivå samsvar mellom bestilt, mottatt og fakturert. Kontroll tilsvarende anvisning vil da ligge hos den som godkjenner bestilling. Utbetalingsfullmakt bank Fullmakt til å foreta utbetaling fra bank. Skal ikke kombineres med tilgang til å bokføre og oppdatere leverandørregisteret Bokføre Oppdatere leverandørregister Personalområdet Beslutte å opprette ny stilling, herunder opprette engasjementstilling, inkludert lønnsramme/-spenn Beslutte å besette eksisterende stilling, inkludert lønnsramme/-spenn Beslutte å ta inn vikar, inkludert lønnsramme/-spenn Beslutte tilsetting, inkludert endelig lønnsplassering Tilgang til å oppdatere regnskapet/leverandørreskontro (systemtilgang). Tilgang til å opprette, endre og slette leverandører i økonomisystemet (systemtilgang). Fullmakt til å beslutte at det skal opprettes ny stilling, herunder opprette engasjementstilling og til å fastsette lønnsramme-/spenn for den nye stillingen. Lønnsrammen gjøres av personalavdelingen. Innenfor lønnsrammen i linjen. Fullmakt til å beslutte at ubesatt stilling skal lyses ut for ansettelse og til å fastsette lønnsramme/-spenn for stillingen. Fullmakt til å beslutte at det skal tas inn vikar i stilling og til å fastsette lønnsramme/-spenn for vikariatet Fullmakt til å beslutte hvem som skal ansettes og fastsetting av lønnsplassering for den som ansettes. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 22 av 24 Skal ikke kombineres med utbetalingsfullmakt bank og tilgang til å oppdatere leverandørregisteret Skal ikke kombineres med utbetalingsfullmakt bank og bokføringstilgang. Fra 1. mai 2008: Tilsettingsutvalg skal godkjenne alle nyopprettelser av stillinger og ansettelser i vakante stillinger. I form av funksjon Utnevnt av AD I form av funksjon I form av funksjon Nivå 2 Se begrensning over. Nivå 3 Se begrensning over. Nivå 3 BDM

23 Fullmakt Fullmaktens innhold Omfang/Begrensninger Laveste mulige myndighetsnivå Personalansvar, inkludert å kunne Fullmakt til å ivareta personalansvar av BDM godkjenne lønns- og personalrelaterte kostnader ansatte. Fullmakten omfatter, men er ikke begrenset til, fastsetting av arbeidsplaner/turnus og ferielister, pålegging av overtid, innvilge avtalefestede permisjoner, godkjenne kurs og tilleggs-/etterutdanning innenfor budsjettåret. Fullmakt til å ivareta personalledelse vil også omfatte godkjenning av variabellønnslister for utbetaling (som time- /overtidslister/turnusplaner og reise- /bilgodtgjørelse). Godkjenne bierverv Fullmakt til å godkjenne bierverv. Godkjenne individuelle Fullmakt til, innenfor rammer/retningslinjer ved BDM arbeidstidsordninger/lønnsendringer innenfor fastsatt ramme. Helseforetaket, å godkjenne individuelle arbeidstids- og lønnsendringer Godkjenne ferielister Fullmakt til å godkjenne ferielister pr 1. mai Nivå 3 Suspendere ansatte Fullmakt til å beslutte at ansatte skal suspenderes fra sitt arbeid. Vedta oppsigelse/avskjed Fullmakt til å si opp ansatte på bakgrunn av uønskede hendelser Godkjenne sluttpakke ved oppsigelse Fullmakt til å godkjenne sluttpakke i forbindelse Behandles av HR funksjon med at ansatte slutter Vedta omplassering av ansatte Fullmakt til å beslutte omplassering av ansatte. Innenfor avdeling BDM Godkjenne pensjonsordninger Fullmakt til å innvilge spesielle pensjonsordninger for ansatte i forbindelse avslutning av arbeidsforhold Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 23 av 24 Mellom organisatoriske Leder av berørte enheter enheter Behandles av HR-funksjon Omgjøring av stilling Fullmakt til å vedta omgjøring av eksisterende Nivå 2

24 Fullmakt Fullmaktens innhold Omfang/Begrensninger Laveste mulige myndighetsnivå stilling. Omfatter både inndraging av stilling og endre eksisterende stilling. Utformet av Prosjektgruppen for fullmakter, Helse Sør-Øst RHF med endringer av KH/E Side 24 av 24