Systemet skal bedre kvaliteten i den pasientrettede prøvetakningsvirksomheten og være et dynamisk verktøy for effektivisering av denne.

Transkript

1 Nytt fleksibelt køsystem for prøvetakingsenheter i sykehuslaboratorier Hensikt Systemet skal bedre kvaliteten i den pasientrettede prøvetakningsvirksomheten og være et dynamisk verktøy for effektivisering av denne. Overblikk Systemet er tenkt å bestå av: Kjernefunksjoner ( markedsprodukter ) Innovasjonselementer (nyutvikling, spesialisering for sykehuslaboratorier) Kjernefunksjoner Tildele kønummer (lapper) Administrere kønummer (visning/opprop) Logge tidsbruk (ventetid) Statistikk (kvalitetsindikator) itide 1

2 Arkitekturkrav Nettverksbasert (TCP/IP) Åpen arkitektur (DB, XML etc.) Standardkomponenter (gjenbruk av lab. hardware der det er hensiktsmessig) Modellert for sykehuslaboratorier (mulitiaktør konfigurasjon) Innovasjonselementer Integrasjoner og funksjonalitet: Laboratoriedatasystem (LIMS) (Poli)Klinikksystemer Pasientfunksjoner Ledelsesfunksjoner Laboratoriedatasystem (LIMS) Dynamisk konfigurerbart (mulitilab, multisite, prioriteter, prosjekter, triggere etc.) Meldingsbasert LIMS grensesnitt (prosessinformasjon) Logging og sporbarhet (understøtte akkreditering) itide 2

3 (Poli) Klinikksystemer Portalfunksjoner (evt. embedded i andre klinikksystemer) Dynamisk visning av aktuelle og prognostiske ventetider for prøvetaking Egne kø funksjoner (booking?) Pasientfunksjoner Pasientportal (web/wap) Status (forventet venting) Varsling (sms) Informasjon (hvile, faste etc.) Ledelsesfunksjoner Statistikker (kvalitetsindikatorer) Dynamisk varslinger på kritiske verdier Ressursallokering (manuell/automatisk) itide 3

4 Eksempler på visningsflater og deres funksjonalitet. Kjernefunksjon tildele kønummer Dette er køskjermen som møter pasientene når de ankommer prøvetakingsenheten. Den gir informasjon om åpningstider og ev spesielle hendelser som kan medføre lengre ventetid. Pasienten kan velge om de ønsker norsk eller engelsk språk på skjermen. Vi vil ha 3 kølappautomater som blir betjent av pasienter. Hovedmaskinen vil stå utenfor inngangen til Prøvetakningsenheten (PT) i glassgaten. Uten integrasjon mot (poli) klinikksystemer, vil den være tilgjengelig for pasientene mellom kl 07:00 08:00 og 15:00 15:30. Pasientene som kommer blir tildelt kølapp i en kø. Fra kl 08:00 15:00 vil kølappautomaten informere pasientene om at de må henvende seg i skranken for å få tildelt kølapp. Der vil 4 køer benyttes og hver pasient vil bli tildelt kølapp i sin rette kø. itide 4

5 Kjernefunksjon tildele kønummer fra skranken I skranken vil de ansatte ha en kølappautomat med inntil 5 køer (valgfritt). Utafra hva rekvirenten har bestilt, vil de tildele pasienten en kølapp til riktig kø. itide 5

6 Kjernefunksjon informasjon til pasienter, skjerm med oversikt over status på ulike køer i venterom Dette er skjermen som pasientene ser i venterommet. Den viser hvilke køer det er som er i bruk på det angitte stedet, hvilke nummer som er inne til blodprøvetakning, navnet på hver enkelt kø og hvor mange det er som venter i hver kø. itide 6

7 Kjernefunksjon status for de ulike køer, tilgjengelig i skranke, prøvetakingsrom, og for ledelse. På skjermen vises en oversikt over hvor mange som er i de ulike køer, forventet ventetid og hvor lenge hver pasient har ventet. Hvis ventetiden til en eller flere pasienter overskrider de grensene som er satt vil de skifte farge til rødt. Skjermen gir også informasjon om hvor mange prøvetakere som er i jobb. Når ventetiden overskrider en på forhånd definert grense, blir den aktuelle køen markert med RØD farge. Den ansatte i skranken vurderer om det er nødvendig å tilkalle hjelp fra andre enheter. I skranken har de i tillegg en knapp som blir aktivert ved overskridelse av ventetiden. Ved å trykke på knappen på skjermen vil 1 2 mobiltelefoner gi andre ansatte på MBK beskjed om å gå til prøvetakingsenheten (PT) og avhjelpe køen. Denne funksjonen vil gjøre det raskere og enklere å få hjelp enn hva det er i dag. De som skal hjelpe til på PT vil få vite det når de kommer på jobb og bære mobilene med seg gjennom dagen, det blir økt forutsigbarhet for alle parter. itide 7

8 Kjernefunksjon administrere kønummer (opprop) Når en ny pasient skal hentes inn til prøvetaking, trykker prøvetakeren frem neste pasient fra denne skjermen. Hvis en ikke har blitt tildelt et spesifikt ansvar for køene Diapol (kun i bruk på onsdager, det er gravide med svangerskapsdiabetes) eller Andre (her legges pasienter som kan ta noe lengre tid, som glukosebelastning etc.) skal alle prøvetakere trykke knappen for Øyeblikkelig hjelp/ Rutine. Her er det lagt inn en regel på at Øyeblikkelig hjelp pasienter alltid skal gå foran rutinepasienter slik at de ikke ved en feiltakelse blir sittende og vente for lenge. Køene kan også flettes av den som administrerer, dvs man kan for eks bestemme at det tas to øhjelp for hver rutine. Slik sikres rask behandling av øhjelp samtidig som rutinepasienter også ivaretas. Når det ikke er noen pasient som venter i køen vil den knappen bli grå og inaktiv, det gjør det lett å holde oversikt over køene og dermed bedre pasientflyt. itide 8

9 Kjernefunksjon oversikt med kun EN kø i bruk Dette er køskjermen som vises på prøvetakingsrom på enheter med en kø, for eks på barneklinikklaboratoriet. Både knappen for neste pasient og oversikt er på samme skjerm. itide 9

10 Innovasjonselementer (poli) klinikksystemer, integrasjon mot DIPS itide 10

11 Premiss: elektronisk rekvirering i DIPS og integrasjon mellom DIPS og itide. Kølappautomaten utenfor prøvetakingsenheten skifter visningsflate som illustrert over. Pasienter registrerer seg ved ankomst ved å skrive inn fødselsdato og de fire første bokstaver i etternavn Dersom det foreligger en rekvisisjon I DIPS (inaktiv), vil denne automatisk aktiveres og overføres til laboratoriedatasystemet. Pasienten vil også tildeles kølapp til riktig kø, alt etter ønsket prioritet på rekvisisjonen (øhjelp eller rutine). Dersom det ikke foreligger en ferdig utfylt (elektronisk) rekvisisjon, vil pasienten få beskjed om å henvende seg I skranken for manuell behandling. Denne funksjonen vil redusere behovet for personell til skrankefunksjoner. itide 11

12 Innovasjonselementer pasientfunksjoner, informasjon på SMS Informasjon om aktuell og prognostisk ventetid kan sendes samlet for alle køer, ev for enkeltkøer. itide 12

13 Innovasjonselementer informasjon på web om aktuell og prognostisk ventetid Prognostisk og aktuell ventetid kan legges ut på web tilgjengelig for alle interne brukere, dvs rekvirenter på sengeposter og poliklinikker. Pasienter har ofte et stort dagsprogram, det kan være nyttig og effektivt for både sengepost og prøvetakingsenhet at pasienter sendes til prøvetaking når ventetiden er liten. itide 13

14 Innovasjonselement ledelsesfunksjon, adminstrasjon av køen(e) (1) Dette er administrasjonsskjermen, ikke til bruk for alle daglig, men enkel nok til at alle kan lære seg å bruke den. Her angir man hvor mange køer man vil benytte på det enkelte prøvetakningsstedet, hvilke navn og farge de skal ha, hvilke kønummer som skal tilhøre hver kø og hvor lang ventetid en vil tillate for hver enkelt kø før det går et varsel. itide 14

15 Innovasjonselement ledelsesfunksjon, adminstrasjon av køen(e) (2), registrering av prøvetakere For å kunne oppgi ca ventetid, er vi avhengige av flere parametre, bland annet hvor mange prøvetakere det er på jobb til enhver tid. I dette skjermbilde kan en sette opp hvilken datamaskin som skal telle med i denne utregningen. Prøvetakerne må da være ekstra nøye med å logge seg inn og ut slik at ventetiden blir så reell som mulig. itide 15

16 Innovasjonselement ledelsesfunksjon, adminstrasjon av køen(e) (3), informasjon til pasientene på kølappskriver Her kan personell ved skranken, eller ledelsen legge inn informasjon som skal gå ut til pasientene via kølappautomatene. Innovasjonselement ledelsesfunksjon, adminstrasjon av køen(e) (4), administrere kriterier for assistanse Hvis ventetiden overskrides vil det blir utløst en alarm på skjermen til den ansatte som betjener skranken på PT. Vedkommende skal da vurdere om det er nødvendig å tilkalle hjelp fra andre seksjoner. Det gjør de ved å trykke på den røde varseltrekanten som vil blinke på skjermen. I dette administrasjonsbilde legger en inn de mobilnumrene som skal aktiveres ved en slik tilkalling. itide 16

17 Kontaktflater fra start til slutt Administrasjons -grensesnitt itide 17