MØTEPROTOKOLL ADMINISTRASJONSUTVALGET

Transkript

1 / (7( 4(.(QV TOLGA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtested: Storstua, kommunehuset Møtedato: Tid: k Innkalte: Funksjon Navn Forfall Leder Ragnhild Aashaug Nestleder Odd Arne Skjæret Medlem Jo Esten Trøan Medlem Per Gunnar Bakken Medlem Bjørnar Tollan Jordet Rådmann Stein Halvorsen Medlem Marte Grann Vingelen Medlem Eivind Moen Medlem Anne-Maj Wangen Solheim Medlem Leif Martin Kristoffersen Forfall Medlem Britt Utseth Erlien Forfall Varamedlem Kari S Jordet Varamedlem Bjørn Morten Galåen Merknad: Ved eventuelle merknader til protokollen, har den enkelte ansvar for å melde fra til rådmann eller ordfører snarest, innen 1 uke etter at protokollen er mottatt. Jeg bekrefter med min underskrift at møteprotokollen bestemt på møtet. er ført i samsvar med det som ble Tolga, 16.januar 2015 ( Ragnhild Aashaug, leder' Tolga kommune Møteprotokoll: Administrasjonsutvalget Side 1 av 4

2 BEHANDLEDE SAKER Saksnr. Tittel 1/15 2/15 3/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE REFERATSAKER ORGANISASJONSTILPASNING FOR Å SKAFFE EN BÆREKRAFTIG DRIFT, UTVIKLING OG SAMHANDLING I TOLGA KOMMUNE Tolga kommune Møteprotokoll: Administrasjonsutvalget S de 2 av 3

3 1/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innstilling: Innkalling sakliste godkjennes. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Innkalling sakliste godkjennes. 2/15 REFERATSAKER 3/15 ORGANISASJONSTILPASNING FOR Å SKAFFE EN BÆREKRAFTIG DRIFT, UTVIKLING OG SAMHANDLING I TOLGA KOMMUNE Innstilling: Behandling: Utkast til prosjektplan for organisasjonsgjennomgangen Tolga kommune 2020 Robust Bærekraftig for framtiden ble presentert av rådmannen. Administrasjonsutvalget var enig om at denne prosjektplanen legges til gninn det legges fram for kommunestyret for endelig godkjenning med følgende forslag til vedtak: Vedtak: Utkast til prosjektplan for organisasjonsgjennomgangen «Tolga kommune 2020 Robust Bærekraftig for framtiden» vedtas. Tolga kommune Møteprotokoll: Administrasjonsutvalget Side 3 av 3

4 Tolga kommune 2020 Robust Bærekraftig for framtiden Prosjekt - Robust bærekraftig for framtiden Side 1

5 Innholdsfortegnelse Tolga kommune - kommune med tæl 1.Mål, prinsipper, føringer medvirkning 1.1 Mål: 1.2 Hvor er Tolga kommune i henholdsvis : s Prinsipper for arbeidet: s Overordnede vurderingskrite er: s Del av helhetlig styringssystem s Aktivitet implementering. s Informasjon medvirkning s Bærekraftig (definisjonsavklaring) s rganisering s Styringsgruppe s Prosjektgruppe s. 5 3.Aktivitets tiltaksplan for prosjektet s Oppgavekartlegging s Kompetansekartlegging s Rullering, oppdatering utarbeidelse av tre strategiske styringsdokument: oppvekst, velferd samfurmsutvikling s Gjennomføring av samarbeids- samhandlingstiltak s Gjennomføre organisasjonstilpasningen s Regional jobbing med kommunereformen s. 10 Prosjekt - Robust bærekrafttg for framt den Side 2

6 1.Mål, prinsipper, foringer medvirkning 1.1 Mål: «Tolga kommune skal ha en organisering som sikrer en bærekraftig drift, forvaltning utvikling, som sikrer robust samhandling en effektiv bruk av ressurser, herunder ledelse» 1.2 Hvor er Tolga kommune i henholdsvis : Fra skal Tolga kommune ha en organisere som sikrer som sikrer «bærekraftig robust» drift, forvaltning utvikling med fokus på: Optimalisering av kommunens ressursbruk både menneskelig økonomisk Videreutviklet samarbeid samhandling både internt på tvers Tilpasset organisering for å nå målet i prosjektet Tolga kommune er i 2020 alene eller sammen med andre en bærekraftig robust kommune som gir: Rette riktige, helhetlige samordnede tjenester Har en forvaltningspraksis som er både rettmessig, effektiv, helhetlig troverdig En offensiv kunnskapsrik samfunnsutvikler tilrettelegger som spiller på lag med nabokommuner andre sentrale aktører av offentlig, privat frivillig art 1.3 Prinsipper for arbeidet: Forankring i kommunens Medvirkning medskapning Fokus på behov Åpenhet god informasjon Implementering ressursbruk verdigrunnlag Skape en forståelse kultur for at endring/tilpasning er naturlig nødvendig 1.4 Overordnede vurderingskriterier: Hvilke oppgaver (tjenesteproduksjon) vil det ligge til Tolga kommune å løse alene eller i felleskap med andre kommuner eller aktører Hvilke krav til forsvarlig effektiv forvaltning vil ligge til Tolga kommune å ha alene eller i samarbeid med andre kommuner eller aktører Hvilken samftmnsutviklings- tilretteleggerrolle fokus ønsker Tolga kommune (politisk prioriteringer) å ha alene eller i samarbeid med andre kommuner eller aktører Den skal sikres en bærekraftig drift minsket sårbarhet Prosjekt - Robust bærekraftig for framtiden Side 3

7 1.5 Del av helhetlig styringssystem For å skape en varig effekt skal endringer innfases som en del av det strategiske styringsverktøyet Følgende elementer (kriterier) skal underlegges vurdering: Kompetanse Kvalitet ønsket standard Systemer, herunder teknoli Synergier på samarbeid samhandling (gevinstrealisering) Minsket sårbarhet økt stabilitet både menneskelig økonomisk 1.6 Aktivitet implementering: Gi en oversikt over hvilke oppgaver som ivaretas i dag hvilken ressursbruk som går med Synliggjøre den samlede kompetansen som finnes i dag Tiltak med definerte mål, ressurstilgang, ansvar, medvirkning gjennomføringstidspunkt Gjøre veivalg tilpasse i forhold til dette 1.7 Informasjon medvirkning: Prosjektet dets framdrift innhold legges ut på kommunens intranett Det er et ledelsesansvar å sørge for at alle blir kjent med tekningen, innholdet prosessen. Dette er gjeldende på alle nivåer fra rådmannsnivået, via v-ledere gjennom tillitsmannsapparatet Det er rådmannens ansvar å sørge for at andre som kan bli berørt av dette blir kjent med innholdet praksisen Lage en mediestrategi for å synliggjøre kommunes fokus jobbing med dette prosjektet 1.8 Bærekraftig (definisjonsavklaring): I dette prosjektet har begrepet Bærekraftig følgende betydning - Evne til å omstille seg i forhold til endrede behov krav Det være seg i forhold til: Tjenesteproduksjonen Forvaltningsmessige forhold - Minske sårbarhet Optimalisering av bruken av de menneskelige økonomiske til enhver tid besitter ressursene kommunene Prosjekt - Robust bærekraftig for framtiden Side 4

8 2.0rganisering: Prosjekt: Robust Bærekraftig for framtiden er organisert som følger: Styringsgruppe: Administrasjonsutvalget Prosjektgruppe: Rådmannens ledergruppe Arbeidsgrupper: Sette sammen tverrfaglig med fokus på medvirkning medskapning 2.1 Styringsgruppe: Administrasjonsutvalget i Tolga kommune: Navn Ragnhild Aashaug Odd Ame Skjæret Bjørnar Tollan Jordet Jo Esten Trøan Per Gunnar Bakken Anne-Maj Solheim Britt U. Erlien Leif Marin Kristoffersen Marte Grann Vingelen Eivind Moen Stein Halvorsen Rolle Politiker (SP), ordfører leder i styringsgruppa Politiker (V) Politiker (SV) Politiker (SP) Politiker (AP) Tillitsvalgt (Fagforbundet) Tillitsvalgt (Sykepleierforbundet) Tillitsvalgt (MFO) Administrasjon (v-leder Vingelen skole- barnehage) Administrasjon (v-leder Samfunnsutvikling) Administrasjon (rådmann) 2.2 Prosjektgruppe: Rådmannens ledergruppe Navn Stein Halvorsen Harald Sørli Arnljot Aas Marte Grann Vingelen Per Sindre Killingmo Berit Konstad Graftås Astrid Moen Eivind Moen May Irene A. Løseth Kjetil Brodal Berit Flatgård Synnøve Narjord Rolle Rådmann leder i prosjektgrup a Personalsj ef Økonomisj ef Virksomhetsleder - Vingelen skole- barnehage Virksomhetsleder - Tolga skole Virksomhetsleder - Tolga kulturskole Virksomhetsleder - Tolga kommunale barnehage Virksomhetsleder - Virksomhetsleder - Virksomhetsleder - Virksomhetsleder - NAV-Ieder Tolga Samfunnsutvikl Plan/teknisk Helse Pleie omsorg ng Prosjekt - Robust bærekraftig for framtiden Side 5

9 3.Aktivitet tiltaksplan for prosjektet: Følgende oppgaver skal gjennomføres: Annet: Oppgavekartlegging etter gitt mal Kompetansekartlegging etter gitt mal Rullering, oppgradering utarbeidelse av tre strategiske styringsdokument: oppvekst, velferd samfunnsutvikhng Gjennomføring av samarbeids- samhandhngstiltak Gjennomføre organisasjonstilpasningen - Regionale jobbing med kommunereformen er en del av prosjektet er relatert til det langsiktige målet for prosjektet i Oppgavekartlegging Bekrivelse av Ansvar Medansvar Tidsfrist o aven Beskrive V-Iedere. Ansatte oppgaver etter utøverne av gitt mal som tar oppgavene. opp i seg eventuelle lovverk/ forskrifter som er knyttet mot oppgaven, planer den er knyttet mot. Hvem som utfører oppgaven skal så fremgå. Eventuelle kommentarer Rådmannens ledergruppe samordner kvalitetssikrer materialet. 3.2 Kompetansekartlegging Bekrivelse av Ansvar Medansvar Tidsfrist Eventuelle o aven kommentarer Gi en oversikt V-Iedere. Ansatte Rådmannens over alle personalkontoret. ledergruppe ansattes formell samordner kvalitetssikrer realkompetanse materialet. etter gitt mal. Prosjekt - Robust bærekraftig for framtiden Side 6

10 3.3 Rullering, oppdatering utarbeidelse av tre strategiske styringsdokument: oppvekst, velferd samfunnsutvikling Bekrivelse av o aven Rullering av plattform for oppvekst læring i Tolga kommune Her inngår områdene: Tolga skole, Vingelen skole- barnehage, Bamehagene i Tolga Tolga kulturskole. Handlingsplan for pleie somsorgstjenesten i Tolga kommune - revideres omfonnes til - Plattform for Velferd. Her inngår områdene: Pleie omsorg, Helse NAV. Ansvar Det nedsettes en komite som tar som ivaretar trepartssamarbeidet. Det nedsettes en komite som tar som ivaretar trepartssamarbeidet. Medansvar Styringsgruppa arbeidsgruppa samhandlende koordinerende part. Styringsgruppa arbeidsgruppa samhandlende koordinerende part. Tidsfrist Eventuelle kommentarer Plattformen skal gi retning ha visjoner for sektoren. Den skal gi føringer på satsingsområder. Tiltak skal inngå som en del av jobbing med budsjett økonomiplan hvert år Ekstern bistand vil bli benyttet i forhold til sparre utfordre oss på våre veivalg, ressursbruk tilnærming. Plattformen skal gi retning ha visjoner for sektoren. Den skal gi føringer på satsingsområder. Tiltak skal inngå som en del av jobbing med budsjett økonomiplan hvert år. Det utarbeides en Plattform for samfimnsutvikling. Det nedsettes en komite som tar som ivaretar Styringsgruppa arbeidsgruppa Ekstern bistand vil bli benyttet i forhold til sparre utfordre oss på våre veivalg, ressursbruk tilnærming. Plattformen skal gi retning ha visjoner for Prosjekt - Robust bærekraftig for framtiden Side 7

11 Her inngår områdene: Samfunnsutvikling (kultur, landbruk, næring) Plan/teknisk. trepartssamarbeidet. samhandlende koordinerende part. sektoren. Den skal gi foringer på satsingsområder. Tiltak skal inngå som en del av jobbing med budsjett økonomiplan hvert år. Ekstem bistand vil bli benyttet i forhold til sparre utfordre oss på våre veivalg, ressursbruk tilnærming. 3.4 Gjennomføring av samarbe ds- samhandlingstiltak Bekrivelse av o aven Med bakgrunn i oppgavekartlegging, kompetansekartlegging utarbeide plattformer for: oppvekst, velferd samfunnsutvikling gjennomføres tiltak som sikrer den ønskede effekt i forhold til samarbeid samhandling målet med prosjektet. Ansvar Styringsgruppa har en konkluderende rolle. Arbeidsgruppa er et koordinerende organ. Medansvar V-ledere har ansvar for å trekke ansatte med inn i dette arbeidet. Tidsfrist Eventuelle kommentarer Samarbeid samhandling både internt på tvers skal sikre nå de mål føringer som blir gitt gjermom plattformene. Skal så sikre at man når de mål som er satt i forhold til bærekraffig drift økonomisk minsket sårbarhet. Prosjekt - Robust bærekraftig for framtiden Side 8

12 3.5 Gjennomføre organisasjonstilpasningen Bekrivelse av o aven Ny organisering skal være på plass fra ha bakgrunn forankring i forhold til alle de mål foringer som er lagt i prosjektet. Ansvar Styringsgruppa har en konkluderende rolle. Arbeidsgruppa er et koordinerende organ. Medansvar Tidsfrist V-ledere har ansvar for å trekke ansatte med inn i dette arbeidet Eventuelle kommentarer Ny organisering skal være et resultat av prosessen de mål, visjoner føringer som er gitt for prosjektet. Prosjekt - Robust bærekraftig for framtiden Side 9

13 3.6 Regional jobbing med kommunereformen Bekrivelse av Ansvar Medansvar Tidsfrist Eventuelle o aven kommentarer I forhold til mål satt Styringsgruppa Rådmann Ikke endelig Tolgas vurdering for prosjektet skal arbeidsgruppa fastsatt. av Tolga kommune i kommunestyret. for prosjektet. kommuneformen 2020 ivareta følgende må baserer seg målsetning: Regionrådet på å kunne Tolga kommune er i Rådmann kommune som ivareta de mål 2020 alene eller arbeidsgruppa er en del av man har satt seg sammen med andre en for prosjektet prosessen i for bærekraftig robust Fjellregionen. kommune som gir: Rette riktige, helhetlige samordnede tjenester Har en forvaltningspra ksis som er både rettmessig, effektiv, helhetlig troverdig En offensiv kunnskapsrik samfunnsutvikl er tilrettelegger som spiller på lag med nabokommune r andre sentrale aktører av offentlig, privat frivillig art Prosjekt - Robust bærekraftig for framtiden Side 10