Prosedyreregler for konkurranse Busstjenester Nittedal 2015

Transkript

1 Versjon Prosedyreregler for konkurranse Busstjenester Nittedal 2015

2 INNHOLD INNHOLD INNLEDNING NYE ELEMENTER I DETTE ANBUDET DEFINISJONER AV BEGREPENE I KONKURRANSEGRUNNLAGET OM RUTER OPPDRAGETS OMFANG ANDRE OPERATØRER I RUTEOMRÅDET KONTRAKTENS VARIGHET FRISTER FOR KONKURRANSEN KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING NÆRMERE OM MULIGHET TIL Å OVERTA BUSSER FRA DAGENS OPERATØR VERDIFASTSETTELSE, TEKNISK STAND OG BEFARING INNLØSNING AV OPSJON OG OVERLEVERING LOVANVENDELSE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN TILGANG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET SPØRSMÅL, SVAR, RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBUDSKONFERANSE OG BEFARING TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING TILBUDETS OPPBYGNING TILBUDSBREV TILBUDET OPPDRAGSBESKRIVELSE (VEDLEGG 1) MATERIELLBESKRIVELSE (VEDLEGG 2) RUTEBESKRIVELSEN (VEDLEGG 3) ANLEGGSBESKRIVELSE (VEDLEGG 4) TILBUDSSKJEMA (VEDLEGG 5) PÅKRAVSGARANTI (VEDLEGG 7) DATABEHANDLERAVTALEN (VEDLEGG 8) REGLEMENT FOR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER (VEDLEGG 9) HANDLINGSREGLER FOR LEVERANDØRER (VEDLEGG 10) IT-SYSTEMER (VEDLEGG 11) ETISKE RETNINGSLINJER OG ET ANTIKORRUPSJONSPROGRAM (VEDLEGG 12) FORSIKRING (VEDLEGG 13) INNLEVERING AV TILBUD GENERELT ANTALL EKSEMPLARER AV TILBUDET INNSYN SPRÅK INNLEVERINGSSTED BEHANDLING AV TILBUDET TILBUDSREGISTRERING TILBUDSÅPNING GJENNOMFØRING Side 1 av 20

3 6.4 AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET/FORBEHOLD DELTILBUD AVVISNING AVLYSNING OG TOTALFORKASTELSE KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKTSINNGÅELSE TILDELINGSKRITERIER KONTRAKTSINNGÅELSE Side 2 av 20

4 1 INNLEDNING Ruter inviterer med dette kvalifiserte tilbydere til å gi tilbud på konkurranse busstjenester i Nittedal Konkurransen blir gjennomført som konkurranse med forhandling, jf. forsyningsforskriften 5-1. Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye og stille spørsmål til Ruter ved eventuelle uklarheter. 1.1 Nye elementer i dette anbudet Kortvarig kontrakt For at Ruter skal kunne nå målene om at alle transportmidler skal drives med fornybar energi innen 2020, er den nye kontraktsperioden relativt kortvarig. Oppdraget gjelder for to (2) år. Ruter har opsjon på å forlenge kontrakten med inntil ett (1) år. Mulighet for kjøp av brukte busser Som nevnt i kvalifikasjonsgrunnlaget, har alle tilbydere anledning til å inkludere busser, som i dag benyttes i oppdraget i sitt tilbud. Nåværende operatør har samtykket il å selge de 33 bussene, som betjener Nittedal i dag. For nærmere informasjon se kap.1.9 og dokumentasjon publisert på «Miljøeffekt» er et eget tildelingskriterium 20 % Miljøeffekt er et separat tildelingskriterium i denne konkurransen. I pkt. 9.1 «tildelingskriterier» går det frem at miljøeffekt teller 20 % ved evalueringen. Mulig bytte av anlegg i kontraktsperioden Oppdragsgiver planlegger å oppgradere og utvide bussanlegget på Kjul. Operatør må derfor med stor sannsynlighet (vurdert til ca. 30 %) påregne å flytte lokasjon i løpet av oppdragets varighet. Inntektsincitament Utover ordinær godtgjørelse for produksjon, vil Operatøren kunne få bonus både for kvalitet og for antall betalende reisende utover opprinnelig passasjertall. Dette omtales nærmere i vedlegg Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget I dette dokumentet menes med Bilag Et dokument/skjema som legges ved et av dokumentene (Vedleggene) i KGL. Bussanlegg Bussparkering, vaskehall, anlegg for drivstoffpåfylling, garderobefasiliteter, oppholdsrom, verksted, kontorer mv. samt tilhørende utearealer for oppstilling av busser og privatbiler. Bussanlegget skal utgjøre en base for bussførere, driftsledelse, trafikkledelse og verkstedansatte Side 3 av 20

5 Endring Endringsskjema Godtgjørelse KGL Kontrakten Nullpunkt Operatør Oppdrag Oppdragsgiver Oppdragsgivers ensidige rett til Endring av Kontrakt ihht kontraktens pkt. 4. Et dokument/skjema signert av begge parter, som skal benyttes ved endringer i henhold til Kontraktens pkt.5.2. Avtalt godtgjørelse i form av pris pr rutekilometer, rutetime og kapitalkostnad pr buss i rute. Konkurransegrunnlaget dvs., prosedyrebeskrivelsen, kontrakten og tilhørende vedlegg. Kontrakten for oppdraget konkurransen gjelder, med vedlegg som angitt i pkt Antall rutetimer og rutekilometer pr år iht. tabell og i Tilbudsskjema, vedlegg 5 Det selskap som inngår kontrakt om utførelse av oppdraget iht. vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen. Den ytelse som leveres av en operatør i henhold til Kontrakten Ruter As forkortet til Ruter. Ruter vil være kontraktspart for den operatør som tildeles kontrakt om oppdrag i Ruters konkurranse om Busstjenester Nittedal 2015 Oppstartdato Ruteområde Nittedal 26. juni 2016 Rute Ruteendringsskjema Rutekilometer Ruteområde Ruteproduksjon Kjørte turer i rute uten tomkjøring i henhold til Tidtabell og eventuelle ekstraavganger som er angitt. Et dokument signert av begge parter, som skal benyttes ved ruteendringer i henhold til Kontraktens pkt Rutekilometer er sum kilometerdistanse av alle kjørte avganger i rute i henhold til Tidtabell, samt eventuelle ekstraavganger som er angitt. Tomkjøring inngår ikke i Rutekilometertallet. Det inngås en kontrakt pr. ruteområde. Ved inndelingen av ruteområdet er det tatt utgangspunkt i busslinjer som naturlig hører sammen av markedsmessige grunner, evt. hører til et og samme bussanlegg. Kontrakten gir likevel ikke enerett til kontraktskjøring for Oppdragsgiver i ruteområdet. Det samlede antall Rutetimer og rutekilometer som kjøres årlig i rute i henhold til kontrakten. Rutetimer Rutetimer defineres som sum tid som medgår til å kjøre alle avganger i henhold til Tidtabell. Reguleringstid inngår ikke i Side 4 av 20

6 Rutetimetallet. Oppgitt Rutetimetall tilsvarer kjøreopplegget for den enkelte linje i «forslag til Tidtabeller», samt eventuelle ekstraavganger som står angitt. Tomkjøring og reguleringstid inngår ikke i Rutetimetallet. Tidtabell Tilbyder Underoperatør Vogntime Er den ruteplan som tilbys og opplyses til kundene av Ruter i ferdig trykte Ruteplaner og ved ekstraordinære ruteavganger på annen måte. Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Operatør. Et selskap som Operatør benytter for å utføre deler av oppdraget. Tid bussen er tilgjengelig for oppdragsgiver uten fast oppsatt kjøring. Regnes fra bussen kjører fra garasjeanlegget til den er tilbake igjen etter endt oppdrag. 1.3 Om Ruter Ruter er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper som Oppdragsgiver transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Oppdragsgiver ansvar for tilskuddsberettiget bussdrift i Oslo og Akershus fylke, samt inn i Østfold og Buskerud fylke. Billettpriser/takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Oppdragsgiver har avtaler med NSB, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hoved finansierings kilder er billettinntekter, tilskudd fra Oslo kommune, tilskudd fra Akershus fylkeskommune og staten. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: Oppdragets omfang Oppdraget omfatter drift av Ruters busslinjer nærmere angitt i Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen og Vedlegg 3 Rutebeskrivelsen. Dagens kontrakt består av hovedlinjene 301 og 302 i tillegg til 801, 802, 803 og nattlinjen 309. Det markedsmessige utgangspunktet for ruteområdet fremgår av tabellen nedenfor Side 5 av 20

7 Ruteområde Rutekilometer/år 2014 (1000 km) Busser i rute 2014 Kontraktsverdi 2014 Mill NOK Nittedal 1, Andre operatører i ruteområdet Operatøren gis ingen enerett til kontraktkjøring for Oppdragsgiver i Ruteområdet. 1.6 Kontraktens varighet Oppdraget for ruteområde Nittedal gjelder for perioden til og med en senere fastsatt dato i juni 2018 (2 år). Dato for siste driftsdag i juni 2018 vil bli meddelt av Oppdragsgiver senest 31.desember Ruter kan forlenge avtalen i inntil ett år. Ruter skal senest 31. desember 2017 varsle om avtalen forlenges. 1.7 Frister for konkurransen Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Tilbudskonferanse og befaring av anlegg og busser Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget 7. oktober Kl oktober oktober 2015 Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 2. november 2015 Kl Vedståelsesfrist 1. mars 2016 Oppstart av Oppdraget (dato er endelig) 26. juni 2016 Oppdragsgiver presiserer imidlertid at fremdriftsplanen er veiledende, og at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende (vedståelsesfristen). 1.8 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til oppstart av rutekjøringen. 2. Kontrakten som angir vilkår for Oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør med følgende vedlegg: Side 6 av 20

8 Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Vedlegg 10 Vedlegg 11 Oppdragsbeskrivelse Materiellbeskrivelse Rutebeskrivelse Anleggsbeskrivelse Tilbudsskjema på godtgjørelse Incitamentsbeskrivelse Skjema for påkravsgaranti Bekreftelse fra en norsk finansinstitusjon Databehandleravtale Reglement for behandling av person- og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter Handlingsregler for Ruters leverandører Installasjon av IT systemer i buss 1.9 Nærmere om mulighet til å overta busser fra dagens operatør Vedrørende bussene og vilkårene for kjøp, se avtale mellom Ruter As og Nettbuss Øst AS (signert 18. og 26. juni 2015) i bilag 11.5 til kvalifikasjonsgrunnlaget. Avtalen har følgende vedlegg: Vedlegg 1 Liste over bussene Vedlegg 2 Liste over reservedelslageret lagret på Kjul bussanlegg Vedlegg 3 Skjema for tekniske tilstandsvurderingen Vedlegg 4 Liste over SIS og el bill-utstyr i bussene Vedlegg 5 Oversikt over økt vedlikehold av bussene Vedlegg 6 Kjøpsavtale Det er i tillegg lagt ut bilder av bussene på Ruters anbudsweb. Det vil bli anledning til å undersøke et representativt utvalg av bussene, samt være med på en prøvetur med en av bussene 7. oktober, etter tilbudskonferansen. Ruter gjør oppmerksom på at nåværende operatørs busspark tilfredsstiller minimumskravene til brukte busser i KGL vedlegg 2 Materiellbeskrivelsen. Det er en forutsetning at ny operatør kun kan kjøpe de 33 bussene for bruk i Nittedalskontrakten fra 26. juni Når den kortvarige kontrakten opphører står imidlertid operatøren fritt til å benytte/avhende bussene. Utgangspunktet for avtalen mellom Ruter As og Nettbuss Øst AS er Ruters mål om at alle transportmidler skal drives med fornybar energi innen På grunn av kontraktens Side 7 av 20

9 korte varighet, går Ruter ut fra at det vil være aktuelt for tilbyder å tilby brukte busser. For å likebehandle tilbyderne, samt fordi det fremstår som en økonomisk fornuftig løsning har Ruter lagt opp til at ny operatør har en mulighet, men ingen plikt, til å kjøpe busser som er benyttet i dagens kontrakt. Bussene kjøpes i så fall direkte fra Nettbuss. Avtalen omfatter alle 33 bussene som Nettbuss i dag benytter i kontrakten i Nittedal (heretter: bussene). Bussene er av ulike typer, men hovedsakelig 2006 modell Scania, 15 meter lange busser. Komplett liste over bussene fremgår av vedlegg 1 til avtalen mellom Ruter og Nettbuss Øst AS. Nettbuss er ikke forpliktet til å tilby busser, som blir kondemnert eller totalhavarer i perioden frem til 26. juni Likeledes er Nettbuss ikke forpliktet til å tilby busser hvor det oppstår et omfattende reparasjonsbehov, motorhavari e.l. hvis reparasjonskostnader overstiger det som anses forsvarlig å gjennomføre for at bussen skal være i drift i ytterligere 3-4 år. Nettbuss skal umiddelbart varsle Ruter om busser som ikke lenger kan omfattes av avtalen av de ovennevnte grunner. Etter at eventuell kjøpsavtale med ny operatør er inngått, skal Nettbuss også varsle ny operatør. Vurderinger om hva som er omfattende reparasjonsbehov, motorhavari e.l. skal gjøres av Nettbuss og Ruter i fellesskap, men anslås til å være kostnader som utgjør mer enn 40 % av taksten på vedkommende buss. Reservedelslageret som er lagret på Kjul bussanlegg i Nittedal pr. 26. juni 2016 er også en del av avtalen med Nettbuss jf. vedlegg VERDIFASTSETTELSE, TEKNISK STAND OG BEFARING Operatøren skal få opsjon på å kjøpe bussene enkeltvis, eller samlet, til den pris som er angitt markedspris ved oppstart av ny kontrakt (26. juni 2016). Det samme gjelder reservedelslageret. Bussavdelingen i Norsk Scania AS har utarbeidet en teknisk tilstandsrapport pr august 2015 samt en forventet markedspris for hver enkelt buss pr juni Se dokumenter link til Ruters anbudsweb under overskriften: Dokumenter til tilbyders informasjon Nettbuss har i tillegg utarbeidet relevant, teknisk historikk for vedlikehold av bussene jfr vedlegg 5. Vedlegg 4 om SIS-utstyr og elektronisk billetteringsutstyr blir lagt ut på anbudsweben innen 1. oktober Nettbuss stiller så mange som mulig av bussene, minimum et representativt utvalg busser av alle busstyper, til rådighet for befaring på Kjul bussanlegg for aktuelle tilbydere den 7. oktober Hvis det på befaringen fremkommer behov for ytterligere informasjon om bussene skal Nettbuss bidra til at slik informasjon fremskaffes. Verdien av reservedelslageret inkl ekstra seteputer er pr juni 2015 anslått av Nettbuss til ca kr jfr vedlegg 2. Nettbuss vil imidlertid bruke mye av disse reservedelene til løpende drift og lagret vil derfor reduseres frem til juni Den nye operatøren og Nettbuss må selv komme til enighet om prisen for restlageret hvis det skal overtas Side 8 av 20

10 Nettbuss vil utføre et økt verdibevarende vedlikehold av bussene i siste driftsår av dagens kontrakt. Dette gjennomføres for at bussene skal være godt vedlikeholdt og godt rustet til å fortsette å kjøre Nittedalskontrakten i ytterligere 2 3 år fra juni Det økte vedlikehold av bussene er beskrevet i vedlegg INNLØSNING AV OPSJON OG OVERLEVERING Den valgte operatøren skal gi beskjed om hvilke deler av opsjonen (antall busser, delelager mv) som operatøren vil utløse. Melding gis skriftlig direkte til Nettbuss, med kopi til Ruter, senest 4 uker etter kontraktssignering med Ruter (planlagt primo 2016). Ved kjøp av bussene skal vedlegg 6 Kjøpsavtale benyttes. Kjøpsavtale med ny operatør skal være inngått senest 4 uker etter kontraktsignering med Ruter. Nettbuss skal overlevere bussene rengjort og fullt driftsklare til oppstart av ny kontrakt søndag 26. juni Overlevering foregår ved driftsdøgnets slutt dvs. etter siste nattbuss er returnert til bussanlegget, dagen før ny operatør starter kjøringen. Senest fire uker før overlevering skal operatøren få tilgang til bussene for bl.a. inspeksjon, kontroll av teknisk utstyr, opplæring mv. Dette må tilpasses, og ikke være til hindre for at bussene skal være i daglig drift frem til overtagelsen. Ruter anbefaler at Nettbuss og ny operatør i denne perioden gjennomfører en overtakelsesinspeksjon av de aktuelle bussene, der det føres en protokoll. Uansett så skal valgt operatør motta dokumentasjon fra Nettbuss for utført vedlikehold etter at verdivurderingen ble foretatt. Alt utstyr som pr juni 2015 er installert skal følge med bussene. Dvs. at alt av SIS-utstyr og elektronisk billetteringsutstyr skal medfølge. Ruter skal de siste 4 ukene før 26. juni 2016 ha tilgang til bussene for bl.a. inspeksjon, kontroll og evt oppgradering av teknisk utstyr knyttet til SIS og elektronisk billettering. Ruter skal i samme periode også ha mulighet for evt innstallering av nytt utstyr i bussene f.eks. telleutstyr. Ny operatør skal de siste 4 ukene av operatørkontrakten ha tilgang til bussene. Tilgangen er begrenset til kun å skje på Kjul bussanlegg og til tider på døgnet hvor bussene ikke er i drift. 2 LOVANVENDELSE Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr 403, med prosedyreformen «konkurranse med forhandling» Side 9 av 20

11 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse se «Pågående konkurranser». 3.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbyderne plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt, at det er tid til å korrigere uklarhetene før tilbud inngis. Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nettadresse se «Pågående konkurranser». Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra kvalifiserte Tilbydere gjennom denne nettsiden. Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson når de legger inn spørsmål. I perioden frem til fristen for siste reviderte tilbud, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, og endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse, eventuelt meddelt under forhandlingene. 3.3 Tilbudskonferanse og befaring Oppdragsgiver inviterer kvalifiserte tilbydere til en tilbudskonferanse med etterfølgende befaring av busser og bussanlegg. Tilbudskonferanse: onsdag 7. oktober 2015 kl i Ruters servicesenter (gml. Trafikanten), Jernbanetorget 1 i Oslo sentrum. Umiddelbart etterpå blir det befaring av busser og aktuelle bussanlegg: Kjulsveien 15, 1480 Slattum og Brubakkveien 16. Det vil bli anledning til å prøvekjøre med bussene. Ruter vil administrere transport til bussanleggene og tilbake til Jernbanetorget. Kvalifiserte tilbydere har anledning til å stille med inntil 4 personer fra hvert selskap. Påmelding sendes til e-post adresse: bussanbud@ruter.no innen kl 12:00 den 5. oktober TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING 4.1 Tilbudets oppbygning Tilbydere kan levere inntil 3 komplette, parallelle tilbud dersom tilbyder ønsker å levere forskjellige bussmaterielløsninger. Dersom bussmaterielløsningen innebærer en annen Side 10 av 20

12 måte å løse oppdraget på, eller annen anleggsløsning, så må det også omfattes av det parallelle tilbudet. Tilbydere som leverer tilbud til anbudskonkurransen busstjenester Nittedal skal innlevere dokumentasjon som angitt nedenfor. Dokumentasjon skal fremlegges med følgende inndeling og nummerert skilleark mellom hvert vedlegg: Tilbudsbrev med vedlegg: Vedlegg 1 Tilbyders svar på Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2: Tilbyders svar på Materiellbeskrivelse Vedlegg 3: Tilbyders svar på Rutebeskrivelse Vedlegg 4: Tilbyders svar på Anleggsbeskrivelse Vedlegg 5: Tilbudsskjema på godtgjørelse Vedlegg 6: Tilbyders bekreftelse på aksept av Incitamentsavtalen Vedlegg 7: Tilbyders bekreftelse på påkravsgaranti fra finansinstitusjon Vedlegg 8: Tilbyders bekreftelse på aksept av Databehandleravtalen Vedlegg 9: Tilbyders bekreftelse på aksept av Reglement for behandling av Personopplysninger i Ruter Vedlegg 10: Tilbyders bekreftelse på aksept av Handlingsregler for Ruters leverandører Vedlegg 11: Tilbyders bekreftelse på at de senest innen oppstart av oppdraget skal ha utarbeidet og anvende etiske retningslinjer og et antikorrupsjonsprogram ref. pkt. 11 i Kontrakten. Vedlegg 12: Tilbyders bekreftelse fra forsikringsselskap, ref pkt. 7, 3. ledd i kontrakten. 4.2 Tilbudsbrev Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Med bemyndiget person menes en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen i henhold til opplysninger i enhetsregisteret eller etter egen fullmakt. Det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av Kontrakten Spesifikasjon av eventuelle forbehold og avvik Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist i tråd med pkt Tilbydere skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Oppdragsgiver kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr. e-post Side 11 av 20

13 4.3 Tilbudet I tilbudsbrevet skal Tilbyder bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Kontrakten. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Kontrakten skal angis og skal tilfredsstille kravene i pkt. 6.4 og spesifiseres i tilbudsbrevet. 4.4 Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 1) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen. Eventuelle avvik fra ett eller flere punkter i Oppdragsbeskrivelsen skal angis og skal tilfredsstille kravene i pkt Tilbyder skal beskrive prosesser der det etterspørres i dokumentet. Tilbyder skal beskrive alle forhold i oppdragsbeskrivelsen som gir merverdi for Ruter og/eller kundene utover minstekravene. Beskrivelsen skal gis etter samme inndeling/overskrifter som angitt i oppdragsbeskrivelsen. 4.5 Materiellbeskrivelse (Vedlegg 2) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Materiellbeskrivelsen. Eventuelle avvik fra ett eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. Ruter gjør oppmerksom på at nåværende operatørs busspark tilfredsstiller minimumskravene til brukte busser i vedlegg 2. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle krav imøtekommes, dette innebærer å beskrive/vedlegge: Utfylte opplysningsskjema for busser, bilag 2 Busskjema. Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som gir merverdi utover Oppdragsgivers krav/funksjoner angitt i Materiellbeskrivelsen skal tydelig fremgå. Tilbyder skal i bilag 2 Busskjema kategorisere bussene (kolonne BUSSKATEGORI) som vil bli benyttet i oppdraget, og de samme busskategoriene skal benyttes i forbindelse med utfylling av Vedlegg 5 tilbudsskjema, tabell 5.2. Med kategorier menes f.eks. LG KL I LEDD som kan bety lavgulv leddbuss i klasse I. Tilbyder skal selv definere relevante kategorier i forhold til tilbudt bussmateriell. Det skal benyttes en linje for hver enkelt buss, selv om flere busser er like. Tilbyder skal minimum oppgi alle følgende opplysninger om bussmateriell i sitt tilbud i bilag 2 Busskjema og gjennom eventuell ytterligere beskrivelse: Opplysning Formål Busskategori (se ovenfor) Internnummer (fabrikknye busser merkes med NY) Registreringsnummer (fabrikknye busser angis som NY) Tidspunkt for første gangs registrering i Norge Informasjon Informasjon Informasjon Informasjon Side 12 av 20

14 Opplysning Bussklasse Gulvnivå (lavgulv LG, laventre LE, normal NG) Dørtype (utgående/innsvingene etc.) Dørordning/plassering (eks ) Motorkraft oppgitt i antall hk og dreiemoment Busslengde Totalt antall busser tilbudt i oppdraget (antall i rute + % reserve) Antall sitteplasser i kjøreretningen Antall sitteplasser mot kjøreretningen Antall ståplasser Avstand mellom seter (andel og mm) Produksjonsår Barnevognplass/rullestolplass (antall, plassering og mål) Miljøklassifisering (euroklasse) Motor (drivstoff/hybrid/elektrisk/biodiesel inkl. driftsperiode/biogass m.m) Formål Informasjon Informasjon Informasjon Funksjonalitet Funksjonalitet Funksjonalitet Funksjonalitet Kvalitet Kvalitet Kvalitet Kvalitet Kvalitet Kvalitet Miljøegenskap Miljøegenskap Tilbyder har anledning til å gi ytterligere informasjon utover dette gjennom eksempelvis tekst, tegninger, bilder osv. som kan være relevant for Oppdragsgiver i evalueringen. All informasjon utover bilag 2 Busskjema skal merkes med referansenummer til den busskategori fra Busskjema for den eller de busser det gjelder for. Det er Tilbyders ansvar å sørge for at slik tilleggsinformasjon gis på en tilstrekkelig tydelig måte til at Oppdragsgiver kan vektlegge det. Se pkt. 9.1 for hvordan Ruter vil evaluere tilbyders beskrivelse. 4.6 Rutebeskrivelsen (Vedlegg 3) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Rutebeskrivelsen. Det er mulig for tilbyder å foreslå sitt eget ruteopplegg så lenge det ikke bryter med de definerte krav til korrespondanser, kjøretider eller reguleringstider. Ruteopplegget skal videre ha faste avgangstider innenfor de ulike rutefrekvenser, kjøretids- og trasévarianter, og tilby det samme antall turer som i Ruters forslag til tidtabell Side 13 av 20

15 Tilbudet skal inneholde oppsatte vognløp i et elektronisk standard format. For eksempel Excel-format. Eventuelle avvik fra ett eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt Anleggsbeskrivelse (Vedlegg 4) Tilbyder i ruteområde Nittedal skal fremleie bussanlegg i Kjulsveien 15 av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver er av den oppfatning at arealet på Kjulsveien 15 dekker behovet for oppstillingsplasser, men det er fritt opp til tilbydere å benytte oppstillingsplasser andre steder. Dette må eventuelt beskrives. Oppdragsgiver planlegger å oppgradere og utvide bussanlegget på Kjul. Dette vil kunne skje i perioden dette oppdraget pågår. Oppdragsgiver vurderer ulike modeller for å gjennomføre utbedringene av anlegget. Oppstart og varighet på arbeidene er ved utlysning av konkurransen ikke avklart, men valgt Operatør må med stor sannsynlighet (vurdert til ca 50 %) påregne å flytte lokasjon i løpet av oppdragets varighet. Dersom dette skjer vil Oppdragsgiver stille annet bussanlegg til disposisjon. Mest sannsynlig alternativ er bussanlegget i Brubakkveien 16, i Oslo. 4.8 Tilbudsskjema (Vedlegg 5) Tilbyder skal fylle inn priser i alle «prisfeltene» i tabellene, (tabell ). Godtgjørelseselementer for busser skal fylles inn i tabell 5.2. Opplysninger om busser skal fylles ut i bilag 2 til Vedlegg 2 Materiellbeskrivelsen, og deretter benyttes kolonnen busskategori inn i tabell 5.2 jfr pkt for å beregne kapitalkostnad busser pr år. 4.9 Påkravsgaranti (Vedlegg 7) Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra en bank eller finansinstitusjon med kontor i Norge og med godkjenning for bank- og finansieringsvirksomhet av Finanstilsynet i Norge på at de vil stille påkravsgaranti slik det fremgår av vedlegg 7. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at dette ikke er en vanlig bankgaranti, men en påkravsgaranti. Behovet for en slik garanti henger bl.a. sammen med myndighetenes forslag om å innføre solidarisk ansvar oppover i kontraktskjeden. Påkravgarantien skal gjelde 6 mnd utover kontraktens varighet Databehandleravtalen (Vedlegg 8) Bekreftelse på aksept av Databehandleravtalen skal vedlegges. Databehandleravtalen skal signeres ved kontraktsignering 4.11 Reglement for behandling av personopplysninger (Vedlegg 9) Bekreftelse på aksept av Reglement for Behandling av person og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter skal vedlegges Side 14 av 20

16 4.12 Handlingsregler for leverandører (Vedlegg 10) Bekreftelse på aksept av Handlingsregler for Ruters leverandører skal vedlegges IT-systemer (Vedlegg 11) Bekrefte aksept av vedlegg Etiske retningslinjer og et antikorrupsjonsprogram (Vedlegg 12) Tilbyder skal bekrefte at de senest innen start av oppdraget skal ha utarbeidet og anvende etiske retningslinjer og et antikorrupsjonsprogram. Dette skal være på linje med anbefalinger fra Næringslivets hovedorganisasjon (NHO) og/eller representere en standard som er vanlig for leverandører av offentlige anskaffelser og forsyning i Norge. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om nærmere informasjon om tilbyders etiske retningslinjer og antikorrupsjonsprogram Forsikring (Vedlegg 13) Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra forsikringsselskap på at de vil stille forsikring slik det fremgår av Kontraktens punkt 7, 3. ledd. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt INNLEVERING AV TILBUD 5.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av KGL som oppstår i tilbudsfasen vil bli meddelt innen 5 dager før tilbudsfristens utløp. Det er Tilbyders ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres av Oppdragsgiver på nettsiden Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir. I tillegg skal en versjon være lagret på en minnepinne. Dokumentasjonen skal organiseres og inndeles slik det fremgår av punkt 4. Dette gjelder både papirversjon og elektronisk versjon. På minnepinne skal hvert av punktene være et eget dokument eller i en egen mappe. 5.3 Innsyn Ruter er underlagt offentleglova med derav følgende innsynsrett i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført. Det er ikke nødvendig å levere et tilbud sladdet for forretningshemmeligheter ved innlevering den dag/mnd/år. Tilbydere skal levere en sladdet versjon av endelig tilbud etter reviderte versjoner. Det medfører at tilbydere ikke skal levere en sladdet versjon av Side 15 av 20

17 5.4 Språk tilbudet før det blir gitt beskjed om at den aktuelle tilbyder er faset ut eller blir tilbudt kontrakt. Sladdet tilbud skal leveres på en minnepinne (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig) som inneholder all dokumentasjon slik det fremgår av punkt 4. Ruter forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte Tilbyder. Tilbudet skal være utformet på norsk. 5.5 Innleveringssted Prekvalifiserte tilbydere har ansvaret for at dokumentasjonen når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Tilbudet kan sendes som vanlig post til Ruter, men postkvittering eller annet som skal vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen vil ikke bli godtatt som bevis for rettidig levert tilbud. Postadresse Ruter As Postboks 1030 Sentrum Leveringsadresse Ruter As Dronningensgate 40, 4. Etasje v/resepsjonen 0104 OSLO 0154 OSLO Tilbudet skal merkes: «Busstjenester Nittedal 2015» 6 BEHANDLING AV TILBUDET 6.1 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver ved levering skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. 6.2 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Oppdragsgiver. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter tilbudsfristen eller som er mangelfulle eller inneholder avvik/forbehold som gir anledning til/plikt til avvisning etter lov og forskrift. Se også pkt. 7.4 nedenfor. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud uten begrunnelse. Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt Side 16 av 20

18 6.3 Gjennomføring Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for tilleggsopplysninger og/eller avklaringer vil bli meddelt skriftlig pr. e-post. Ved behov vil Oppdragsgiver velge ut Tilbydere som det skal forhandles med. Utvelgelsen vil i så fall skje på bakgrunn av tildelingskriteriene jf. pkt Hvis det ikke blir foretatt noen utvelgelse av Tilbydere, vil alle Tilbydere få anledning til å revidere sitt tilbud. Oppdragsgiver kan forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra Tilbyder. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i forskriftens del I, herunder kravene til likebehandling, forutsigbarhet, transparens og god forretningsskikk. Om prisforhandlinger vil Oppdragsgiver presisere følgende: Tilbydere vil få tilbakemelding på tilbudt pris i form av en angivelse av om den tilbudte prisen er «i øvre/midtre/nedre sjikt». Tilbydere vil deretter få mulighet til å forbedre sin pris og levere sin «beste pris». Det vil skje ved levering av ett revidert tilbud. 6.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlagets beskrivelse av oppdraget eller tilbyder tar forbehold mot bestemmelser i kontrakten, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er nærmere beskrevet. Alle avvik og forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og det skal fremgå hva avviket/forbeholdet gjelder. Avvikets/forbeholdets betydning for den tilbudte prisen skal beregnes av Tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til selv å vurdere priskonsekvens av alle avvik og forbehold. 6.5 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på kun deler av ruteområdet beskrevet i dette konkurransegrunnlaget, for eksempel kun på noen busslinjer (deltilbud). Slike deltilbud vil bli avvist. 7 AVVISNING Det er ikke anledning til å ta avvik eller forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige avvik eller forbehold, vil bli avvist. Oppdragsgiver har forut for konkurransen tatt stilling til at følgende forbehold vil anses som vesentlige: Side 17 av 20

19 Oppdragsgiver vil ikke tillate at det tas forbehold om oppstartstidspunkt, og/eller valutasvingninger. Andre forbehold vil også etter omstendighetene kunne utgjøre et vesentlig forehold. Et tilbud kan dessuten avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 8 AVLYSNING OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver har rett til å forkaste alle tilbud om resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 9 KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKTSINNGÅELSE 9.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriteriene i kolonne A nedenfor. Kriterienes vekt er angitt i kolonne B. Hva som skal dokumenteres fremgår av kolonne C. Hvor dokumentasjonen skal leveres fremgår av kolonne D. A - Tildelingskriterier B- Vekt C Oppdragsgivers vurdering Pris/godtgjørelse 40 % Utfylt tilbudsskjema på godtgjørelse inkl. opsjonspris ved kjøring fra alternativt anlegg (teller 50%) Eventuelle forbehold og avvik som har betydning for pris Kvalitet på vognløp 20 % Vurdering av tilbyderens løsningsforslag Eventuelle avvik som har betydning for kvalitet D- Tilbudsvedlegg Vedlegg 5 Tilbudsskjema på godtgjørelse Fortrinnsvis tilbudsbrevet Vedlegg 3: Rutebeskrivelse Fortrinnsvis tilbudsbrevet Kvalitet på bussmateriell (kvalitet og funksjonalitet) 10 % Vurdering av tilbyderens løsningsforslag Vedlegg 2: Materiellbeskrivelse Side 18 av 20

20 A - Tildelingskriterier B- Vekt C Oppdragsgivers vurdering Eventuelle avvik som har betydning for kvalitet D- Tilbudsvedlegg Fortrinnsvis tilbudsbrevet Kvalitet på gjennomføring av oppdraget 10 % Vurdering av tilbyderens løsningsforslag Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse Eventuelle avvik som har betydning for kvalitet Fortrinnsvis tilbudsbrevet Miljøeffekt dvs. alle egenskaper ved tilbudet som kan gi en positiv miljøeffekt, bl.a. Motorens euroklasse bussmateriellets egenskaper ved drivstofftype (fornybarhet), Tomkjøring Andre miljøtiltak 20% Delvekt (30 %) (30 %) (30 %) (10 %) Vurdering av tilbyderens samlede tilbud Vedlegg1: Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2: Materiellbeskrivelse Vedlegg3: Rutebeskrivelse Vedlegg 4: Anleggsbeskrivelse I evalueringen av tildelingskriteriene vil Oppdragsgiver benytte en poengskala fra 0 10 poeng i evalueringen av hvert kriterium. Tilbyderne må påregne at hele poengskalaen vil bli benyttet i bedømmelsen av tilbudene. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det ved evaluering av pris/godtgjørelse vil bli lagt en sterkt utslagsgivende modell til grunn. Anslagsvis vil 50 % høyere pris enn beste pris gi null (0) poeng på tildelingskriteriet pris. Prisene i Vedlegg 5 Anlegg Kjul, vil gjelde hele den perioden Operatør benytter anlegget på Kjul. Prisene i Vedlegg 5 Anlegg Brubakkveien vil gjelde fra og med den datoen Operatør eventuelt flytter lokasjon til Brubakkveien 16 i Oslo. Ved prisevalueringen vil prisene i «Vedlegg 5 Anlegg Kjul» vektes med 50 % og prisene i «Anlegg Brubakkveien» vektes med 50 %, Oppdragsgiver evaluerer den totale godtgjørelsen over hele kontraktsperioden inkludert opsjonsår. Oppdragsgiver beregner godtgjørelsen ved at det legges til 5 % indeksering årlig både på rutetimekostnaden og rutekilometerkostnaden. Det er imidlertid ikke indeksering av kapitalkostnaden. For tildelingskriteriene «Kvalitet på vognløp», «Kvalitet på bussmateriell» og «Kvalitet på gjennomføring av oppdraget» vil Ruter legge vekt på tilbyders beskrivelse av forhold som Side 19 av 20

21 går utover minstekravene i vedleggene 1, 2 og 3. Ruters overordnede mål om fornøyde kunder og en sterk markedsposisjon vil være førende for evalueringen. Når det gjelder kvalitet på bussmateriell, vil hver busskategori få forskjellige poeng. Totalsummen vil bli vektet etter antall busser pr kategori. 9.2 Kontraktsinngåelse Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt for Nittedal. Det vil bli gitt en klagefrist på 15 kalenderdager. Kontrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av klagefristen. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter Side 20 av 20