Kommunikasjon en nøkkel til gode prosesser

Transkript

1 Kommunikasjon en nøkkel til gode prosesser Petter Ingeberg Informasjonsleder i Kristiansund kommune Tidligere prosjektleder i kommunesammenslutningen Frei-Kristiansund 1

2 Kristiansund Ufrivillig alene i kommunereformen 2

3 Frei (2006) 65 km² 5301 innbyggere Kristiansund 22 km² innbyggere Selvgrodd frivillig prosess Kristiansund 95,5 % ja Frei 51,5 % ja 3

4 Før sammenslåing 4

5 Etter sammenslåing 5

6 Før Etter 6

7 Freikollen Flyplassen Møstavågen Hva er annerledes? Innbyggere Ansatte Atlanten u-skole Ansatte elever Rådhuset 7

8 Kommunelovens 4 gjelder også ved kommunesammenslåinger 4. Informasjon om kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. 8

9 4. Informasjon om kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Uten informasjon, ingen involvering 9

10 «For alle involverte etater har denne prosessen vært forbilledlig og foregått i en fin tone, og derfor er også resultatet blitt bra.» 10

11 Innspill fra en fra tekniske tjenester i Frei «Jeg var i utgangspunktet ikke noe særlig begeistret for tanken av at Kristiansund og Frei skulle slå seg sammen, men det var de endringer som jeg ikke viste noe om som var bekymringen. Dette var før sammenslåing var et faktum. Hvordan vurderer du de tekniske tjenestene i forhold til før og nå De tekniske tjenester i Frei var etter mitt syn gode, men vi hadde små ressurser, og lav bemanning. Etter sammenslåingen ble det litt vanskelig for de som var i gamle Kristiansund å akseptere at de nå også skulle utføre tjenester på Frei. Argumentene var at de hadde nok med det som var i gamle Kristiansund, og at det var langt til Frei. Det gikk en god stund før det ble akseptert at også Frei var en del av kommunen. Har noe blitt bedre Det som har blitt bedre er at det finnes en god del ressurser som også kan benyttes i den nye bydelen Frei. Har noe blitt verre: Det som er blitt verre er et innbyggerne i bydel Frei ikke har den samme nærhet til tekniske tjenester som de hadde før. Hvordan er det med kompetansen og fagmiljøet Kompetanse og fagmiljø er det som etter mitt syn er den største forandringen etter sammenslåingen. Som egen kommune så måtte en og samme person ha ansvar for mange områder, og hadde ikke samme ressurser som er i den nye kommunen.» 11

12 Innspill fra en fra tekniske tjenester i Frei (ble spurt i god tid etter sammenslåingen) «Jeg var i utgangspunktet ikke noe særlig begeistret for tanken av at Kristiansund og Frei skulle slå seg sammen, men det var de endringer som jeg ikke viste noe om som var bekymringen. Dette var før sammenslåingen var et faktum. 12

13 Fast punkt i kommunens saksbehandlingsmal Saken planlegges informert/involvert på følgende måte: 13

14 Eksempel Sak om regionreformen og regiontilhørighet. Kristiansund formannskap 24. januar 2017 Saken planlegges informert/involvert på følgende måte Regionreformen har hatt relativt stor oppmerksomhet fra media i Møre og Romsdal, og det antas at denne saken får en del medieoppslag, også ut over lokale media. Saksdokumentene vil på vanlig måte bli lagt ut på kommunens hjemmeside (under politikk), samt presentert som nyhetssak på kristiansund.no, Nyhetssak på kommunens facebookside og i informasjonsbladet «Kristiansund». 14

15 Lag en kommunikasjonsplan for sammenslutningsprosjektet Hva skal vi informere om? Hvem skal vi informere? Når? På hvilken måte? Hvem skal informere? 15

16 Kommunikasjonsplan Hva informere om Hva er kommunesammenslåing Hva er vedtatt for oss om Hva har skjedd i prosjektet Hvem jobber i prosjektet og hvordan jobber de Hva er fellesnemnda og hvem er medlemmene Hva er det som skal skje framover i prosjektet Hva skjer i regionreformen Hva skjer med meg (der jeg bor) Hva skjer med jobben min Hva skjer i andre kommuner som også er i gang Oppnådde milepæler Kulturarrangement Kulturbygging (Bli bedre kjent med den nye kommunen) Omdømmebygging (Vi-kultur) 16

17 Målgrupper Medarbeidere i prosjektet Folkevalgte i prosjektet (Fellesnemnda) Administrativ ledelse i berørte kommuner Politisk ledelse i de berørte kommunene Kommunestyrene i de berørte kommunene Enhetslederne i de berørte kommunene Tillitsvalgte Ansatte i de kommunene som skal slå seg sammen Innbyggerne i berørte kommuner (skoleelever-ungdom-voksne-eldre) Næringsliv Politiske parti Lag og organisasjoner Nabokommuner 17

18 Hvem skal vi informere Når? På hvilken måte? (Aviser (redaksjonelt stoff, annonser), NRK, egne digitale plattformer, eget informasjonsblad, i møter, på samlinger, osv Hvem skal informere? 18

19 Bilder og video er viktig i informasjonsarbeidet 19

20 Frei Kristiansund Nye Kristiansund Rådmann Rådmann Prosjektleder Ordfører Ordfører Leder fellesnemnd 20

21 Eget informasjonsblad til innbyggerne «Kommunen vår» er et informasjonsblad som utgis i forbindelse med den vedtatte sammenslåingen av Frei kommune og Kristiansund kommune. Den formelle sammenslåingen finner sted 1. januar Den nye kommunen skal hete Kristiansund. Kommunen vår har 5 utgivelser pr. år med informasjon om arbeidet med sammenslåingen og generell informasjon fra begge kommuner. Trykket (24 28 sider) Fulldistribusjon 21

22 Kommunesammenslåing Hva er kommunesammenslåing Felles artikler fra de to ordførerne Felles artikler fra rådmennene 2 kommuner blir til 1 Status i sammenslåingsarbeidet Styringsorganer i sammenslåingsprosessen Felles sekretariat forliksråd Felles strategisk næringsplan Felles barne- og ungdomsplan Skole og barnehagesamarbeid KSU-Frei Fellessamlinger barneverntjenesten Prosjektleder ansatt Arbeid med å meisle ut en felles visjon Brann- og feiesamarbeid Status i sammenslåingen Samordning tekniske tjenester Resolusjonen Sammenslåing kirkelige fellesråd Visjoner og grunnverdier Fellesnemnda starter Fellesnemndas arbeid Oppstart felles kommuneplan Felles enhetsledersamling Presentasjon fellesnemndas medlemmer Presentasjon prosjektleder Felles barn og unges råd Tillitsvalgtes rolle i sammenslåingen Andre kommunesammenslåinger Kommunevåpen bestemt Presentasjon ny rådmann Administrativ og politisk struktur Kommunevåpen bestemt Samlokalisering Lederkabalen Valg 2007 Felles sentralbord Budsjett og økoplan Bryllupsfesten (Markering av sammenslåingen) Profilprogram Endring gardsnummer endring postnummer Eiendomsskatt Annet Kulturkalender Kristiansund-Frei Store prosjekt Kristiansund/Frei Møtekalender Kulturarrangement - jubileum Felles artikkel fra ordførere SFO tilbud i skoleferiene Turmål i Kristiansund og i Frei Felles 17-maiprogram Kulturminner i frei og i Kristiansund Unionsoppløsning Presentasjon store kommunale bygg (rådhus, skoler, sykehjem, kulturhus, idrettsanlegg, Kirkene) Asfalt på frei med Ernapenger Hotellplaner Originaler 22

23 23

24 Et av prinsippene vi har hatt i sammenslåingsprosessen er trepartssamarbeidet, - politikere, administrasjon, tillitsvalgte. Vi opplever at dette har vært et fruktbart samarbeid. Alle parters synspunkter og meninger har blitt drøftet åpent. Vi har stort håp om at vi kan fortsette med denne måten å jobbe på videre inn i den nye hverdagen. Vi tillitsvalgte ønsker å bli sett på som en samarbeidspartner og ikke bare en motpart. Tillitsvalgte og vernetjenesten viktig suksessfaktor 24

25 25

26 Våre spørsmål til representantene var: Navn; Yrke; Politisk parti; Politisk erfaring; Hvilke tre saker synes du er viktigst i forbindelse med vår kommunesammenslåing? Her er svarene: 1. at innbyggerne føler seg trygge på at deres interesser blir ivaretatt og at politikere fra begge kommuner blir representert i de nye beslutningsdyktige fora. 2. at de ansattes arbeidsforhold blir ivaretatt på en god måte 3. at ressursene utnyttes slik at den nye kommunen blir et enda bedre sted å bo for oss alle 26

27 27

28 Informasjonsbladet Kristiansund Publiseres elektronisk Rådmannens lederartikkel; Nytt om navn (ansettelser/- oppsigelser); Strategisamling i personalseksjonen; Åpningstider i jula; Forvaltningsrevisjon om etikk og habilitet; Positive signaler om nytt opera- og kulturhus; Desemberkonferansen en unik møteplass; Innbyggertall pr. oktober; Desember en farlig brannmåned; Treffpunkt en møteplass for unge som har alvorlig sykdom i familien; Byregionprogrammet; 5-landsmarsjen; Fakkeltoget på Nyttårsaften; Sykehussaken, Marsjordre for nytt opera- og kulturhus; Frivilligheten styrker folkehelsen; Klinisk farmasøyt i hjemmebasert omsorg; Kommunale anskaffelser; Vis fettvett i jula; Valg 2017; Morbær-treet i nye lokaler; Sterkoder 100 år; «Ideal» på første prøvetur; Krisesenteret 30 år; Hælan i taket på Oppdal; Endrede tilbud ved sykehjemmene; Trygghetsstandard i sykehjem; Mestringstreff; Ungdata gir ungdommen en stemme; Sammen om sangen; Viltpåkjørsel; Kantine åpnet på Storhaugen helsehus; Julegavetips (kommunale bøker); Eventyr fra Dale barnehage; Oppdatert møteplan for desember og januar 28

29 Miniposten: Et månedlig informasjonsblad for ansatte og politikere i Frei og Kristiansund. (4 sider) Tema desember 2016 God jul En rådmann En ordfører Ett profilprogram Nytt om namn (ansettelser/oppsigelser) Seniorplan vedtatt Sentralt postmottak Postrutiner Markering av sammenslåingen Fritidsforsikring for ansatte Omplasseringsutvalg og stillingsbank 29

30 Egen hjemmeside om sammenslutningen 30

31 Lag en egen hjemmeside for sammenslåingsprosjektet Lag en egen facebookside for sammenslåingsprosjektet Andre plattformer som er naturlig Egen ny-kommuneapp. 31

32 Inkluderende profilbilde på facebook 32

33 33

34 34

35 Felles hjemmeside Kristiansund og Frei kommune Lansert 1. februar

36 Eget avisbilag om kommunesammenslutningen 36 sider total distribusjon Sammen over brua Dette er nye Kristiansund En lang og positiv prosess Historikk Historiske årstall Ekteskapet fra en eksperets ståsted Bryllupsfeiringen Barnas fakkeltog Nyttårsfest på brua Utvidet nyttårstrim Velkommen til bryllupsfesten Sammen for frentiden Slaget på Rastarkalv musikk Averøy med på laget Må være åpen for ulikheter Hvilke forventninger har ordførerne Mer felles kan det nesten ikke bli Ekteparet har tro på sammenslåingen I medvind Ingen vei utenom sammenslåing Disse skal lede ny Kristiansund Et lykkelig ekteskap Skiftende grenser 36

37 Fellesnemnda Møtested Kristiansund og Frei 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 15. Omdømmebygging i prosessen Samhandling, Nyskaping, Optimisme, Raushet (SNOR) Foto: Petter Ingeberg 43

44 Foto: Petter Ingeberg 44

45 45

46 Arbeidsgrupper/utvalg 1 Fellesnemnd 2 Partsammensatt utvalg 3 Ansettelsesutvalg 4 Administrativ prosjektgruppe 5 Administrativ styringsgruppe 6 Redaksjonsgruppe 7 Funksjonstillegg i skolene 8 Kompetanseutviklingsplan grunnskolen 9 Tekniske tjenester (byingeniør, brann, park, plan og bygning, bygg og vedlikehold) 10 Økonomiske tjenester, låneportefølje, bank 11 Personal (lønn), lønnspolitisk plan 12 Godtgjøring til ansatte og tillitsvalgte 13 Personalbehandling i sammenslåingsarbeidet og pensjon 14 Søknader om statlige tilskudd og prosjektmidler 15 Visjoner og grunnverdier 16 Spesialpedagogiske tjenester førskolebarn 17 Arkiv 18 IKT/telefoni 19 IKT-skoleverket 20 Evaluering av adm og politisk org struktur 21 Felles sekretariat forliksrådene 22 Kommunedelplan for fysisk aktivitet og friluftsliv 23 Kommunedelplan for barn og unge 24 Felles administrasjon av barnehagene 25 Felles administrasjon av grunnskolen 26 Festkomité (bryllupskomité) 27 Politisk og administrativ organisering 28 Helse og sosialtjenestene 29 Kulturtjenestene 30 Bibliotektjenesten 31 Kulturskolen 46

47 47

48 48

49 49

50 Saken planlegges informert/involvert på følgende måte: