Alternative løsningskonsepter for sak- /arkivsystemer i Oslo kommune

Transkript

1 Alternative løsningskonsepter for sak- /arkivsystemer i Oslo kommune Notat til dialogkonferanse earkiv-prosjektet Innhold 1 Bakgrunn Overordnede mål Arkivsystemer og arkivstruktur Alternative løsningskonsepter Alternativ a: Parallelle rammeavtaler Forvaltning Avlevering Arkivstruktur Alternativ b: Sentralisert fellesløsning Virksomhetens perspektiv Forvaltning Avlevering Arkivstruktur Prinsipper for tilgangsstyring Ekstern tilgang Alternativ c: Felles plattform Virksomhetens perspektiv Forvaltning Avlevering Arkivstruktur Alternativ d: Felles arkivkjerne, separate forsystemer Virksomhetens perspektiv Forvaltning Avlevering Arkivstruktur Forholdet mellom elektroniske tjenester, forsystemer og arkivkjernen Spørsmål som ønskes belyst Program dialogkonferanse Etterfølgende én-til-én-møter Dokumentasjon

2 1 Bakgrunn Som det går frem av invitasjonen til dialogkonferansen planlegger Oslo kommune en felles anskaffelse for alle kommunens virksomheter for nye IT-løsninger for generell dokumenthåndtering, saksbehandling og arkivering. Et av kommunens overordnede krav til nye slike systemer er at de oppfyller Riksarkivets standard Noark 5. Før anskaffelsesprosess starter utreder kommunen ulike alternative løsningskonsepter for kommunens virksomheter, fra én stor felles løsning for hele kommunen til separate systemer for hver virksomhet. De alternativene som er under utredning gjøres rede for i dette dokumentet. Det er opprettet et prosjekt earkiv-prosjektet som gjennomfører alternativutredning, kontraktstrategi og anskaffelse av felles innkjøpsavtaler på området. Oslo kommune har om lag 50 selvstendige virksomheter, inkludert 15 bydelsadministrasjoner, og totalt om lag ansatte. Et viktig formål med nye IT-løsninger på arkiv-/dokumenthåndteringsområdet er håndtering av journalføring og arkivering av elektroniske dialoger med innbyggere og næringslivet i forbindelse med kommunens pågående program for elektroniske tjenester. Et annet viktig formål er innføring av fullelektronisk arkivering og dokumentbehandling internt i hele kommunen, inkludert utdanningssektoren med om lag ansatte. Fullelektronisk arkivering medfører at mange flere ansatte blir direkte brukere av arkivsystemene enn det som er tilfelle når originalarkivene er på papir. Oslo kommune har besluttet å anskaffe felles kontrakter på dette området for alle kommunens virksomheter. Det er derimot ikke besluttet hvor stor grad av felles løsninger som skal etableres. Dette er gjenstand for utredningen av de alternativene som beskrives videre. 2 Overordnede mål Fire overordnede mål med nye løsninger som er identifisert så langt er: Elektronisk dokumenthåndtering i hele kommunen Nye arkivsystemer må bygges opp rundt dagens arbeidsformer og verktøy hvor all dokumentasjon produseres elektronisk. Det må være enkelt og trygt å håndtere all arkivering og korrespondanse fullstendig elektronisk. Bort med papiret! Bl.a. bør nye systemer enkelt og sikkert kunne ekspedere/sende dokumenter elektronisk, både mellom virksomheter internt i kommunen og til eksterne. Bevaring og aktiv bruk av kommunens hukommelse Elektronisk dokumentasjon er Oslo kommunes hukommelse for fremtiden. Nye IT-systemer må sørge for at verdien av arbeid ikke går tapt, men kunne nyttiggjøres av andre i og utenfor kommunen. Dagens systemer er ikke gode nok når det gjelder bevaring, gjenfinning og aktiv gjenbruk. Effektiv og god arkivering og journalføring for elektroniske tjenester og fagsystemer Mange elektroniske dokumenter produseres i fagsystemer, og i årene fremover vil i tillegg mye av dialogen mellom kommunen og innbyggere/næringsliv foregå gjennom elektroniske tjenester på internett. Nye arkivløsninger må håndtere dette på en god måte. Enklere og mer helhetlig systemportefølje En enklere systemportefølje for kommunen som helhet kan lette gjennomføringen av de 2

3 øvrige prioriteringene. Det vil kunne medføre mer effektiv drift og forvaltning, mer effektiv samhandling internt i kommunen og forenkle konsekvenser av omorganiseringer. Det er naturligvis også styrende for valg av løsningskonsept at gjennomførbarheten av etablering og forvaltning av IT-løsningene er god. 3 Arkivsystemer og arkivstruktur Sak-/arkivsystemer er gjerne bygget opp av en arkivmodul og en saksbehandlingsmodul, i tillegg til en rekke ekstramoduler. De er en blanding av arkivfunksjonalitet, saksbehandlingsfunksjonalitet og journalføring. Til sammen fremstår de som et system. Noark 5-standarden stiller krav på tre nivåer; krav til arkivfunksjonalitet, krav til sammenhengen mellom arkivfunksjonalitet og forsystemer og valgfrie krav til forsystemer. De to førstnevnte omtales gjerne som arkivkjerne. Noark 5 beskriver tre typer systemer med krav på forskjellige nivåer: - fagsystemer uten korrespondanse - fagsystemer med korrespondanse - sak-/arkivsystemer med full saksbehandlingsfunksjonalitet Noark 5-standarden opererer med begrepet «forsystemer» om saksbehandlingssystemer uten arkiv. Fagsystemer som ikke har egen arkiveringsfunksjon kan integreres med en Noark 5 arkivkjerne for arkivering iht. standarden, og kalles således forsystemer. De generelle sak-/arkivsystemene på markedet har ikke et like klart skille mellom forsystemet og arkivsystemet som standarden legger opp til. Likevel omtales gjerne sluttbrukerapplikasjonen for disse som forsystemet, mens den sentrale delen med bl.a. felles arkivdatabase omtales som arkivsystemet. Kommuner og fylkeskommuner skal selv fastsette hva som regnes som egne organer internt i kommunen, jf. arkivforskriften 1-1. Arkivinstruks for Oslo kommune 1 fastsetter at hver virksomhet i kommunen er eget organ og er dermed egen arkivskaper. De skal derfor ha egne arkiv. Det er ikke planlagt vesentlige endringer av dette overordnede prinsippet for arkivstruktur i Oslo kommune. Oslo kommunes arkivinstruks for øvrig er under revisjon og vil kunne påvirkes av veivalg som gjøres i earkiv-prosjektet. Det er mulig å opprette flere arkiv i en Noark 5-løsning. Det er også mulig å knytte flere arkivskapere til ett arkiv. Arkivdel er en definert del av et arkiv som er samlet under samme klassifikasjonssystem. Klassifikasjonssystem (f.eks. arkivnøkkel) beskriver strukturen for mappene i en eller flere arkivdeler. Et arkiv skal ha en eller flere arkivdeler. Dette er hensiktsmessig både for å skille ut saker med spesielle tema som kan organiseres etter forskjellige klassifikasjonssystem, for å gi forskjellig dokumentasjonstyper forskjellige tilgangsstyring og for å forenkle periodisering, kassasjon og uttrekk. Ifølge arkivinstruksen til Oslo kommune finnes det fire typer arkivdeler: a) Sakarkivet med saksdokumenter som organiseres etter Felles arkivnøkkel for Oslo kommune b) Utvalgsarkiv med protokoller og møtereferat fra folkevalgte organ (bydelene) 1 3

4 c) Enstypeserier som personalmapper, klientmapper, elevmapper o.l. d) Spesialarkiv for f.eks. kart, tegninger, foto, film, lyd o.l. Arkivdeler som ikke klasseres etter Oslo kommunes arkivnøkkel klasseres etter allment kjente koder som fødselsnummer eller GAB-nummer. Alle virksomheter har to eller flere av disse arkivdelene. I tillegg vil det i noen tilfeller være nødvendig å beholde noe papirarkiv så lenge det er krav om «papiroriginal» fra andre myndigheter, f.eks. tinglyste dokumenter. Disse papirdokumentene må arkiveres i en egen arkivdel for papirarkiv siden det ikke skal finnes blandede arkiver (både elektronisk og papir) 2. Fagsystemers arkivmateriale kan enten registreres i sakarkivet til en virksomhet, som en egen arkivdel eller som et eget arkiv. Dette må vurderes for hvert enkelt fagsystem avhengig av dokumentasjonstypen fagsystemet produserer og om det er et virksomhetsspesifikt system eller et system som brukes av flere virksomheter. Det siste omtales videre som virksomhetsovergripende systemer, og omfatter både fellessystemer, sektorsystemer og tverrsektorielle systemer. - Eget arkiv kan være hensiktsmessig for fagsystemer som behandler hele saksgangen i en sak og som er et sektor- eller fellessystem - Egen arkivdel i virksomhetens arkiv er hensiktsmessig for fagsystemer som behandler en type dokumentasjon, f.eks. klientmapper eller kontrakter og som er et virksomhetsspesifikt system - Arkivering i sakarkivet er som regel å anbefale for fagsystemer som behandler enkeltdokumenter som er en del av en videre saksgang i en virksomhet og som behandles i ett eller flere andre systemer. Dokumentasjonen fra fagsystemet bør i så fall arkiveres sammen med resten av saken i virksomhetens sakarkiv. Som omtalt tidligere kan det også være flere hensyn som kan tale for å opprette egne arkivdeler, bl.a.: - Periodisering og kassasjon - Tilgangsstyring - Øvrige struktureringsbehov Elektroniske tjenester kan i denne sammenhengen betraktes som fagsystemer; virksomhetsspesifikke eller virksomhetsovergripende. En virksomhet i Oslo kommune har dermed gjerne følgende arkivdeler: Ett primært sakarkiv (kategori a i arkivinstruksen), eventuelt noen flere periodiserte over tid Et personalarkiv (kategori c) Noen virksomheter har ett eller flere utvalgsarkiv (kategori b) Ingen eller flere fagarkiv eller arkivdeler for spesielle sakstyper (som oftest kategori c) Ingen eller flere spesialarkiv (type d) I den videre fremstillingen tas primært sakarkiv og fagarkiv (virksomhetsspesifikke og virksomhetsovergripende) med, fordi de andre typene arkiv, strukturmessig sett i forhold til de 2 Noark 5 kap og forskrift Behandling av offentlig arkiv 3-1 4

5 alternative løsningskonsepter som beskrives, i all hovedsak kan behandles likt som virksomhetens sak- eller fagarkiver. I den videre bruken av figurer symboliserer firkanter systemer (herunder elektroniske tjenester), mens trekanter og sylindre symboliserer arkivstruktur inne i arkivsystemene, henholdsvis arkiv/underarkiv og arkivdeler. Det er i arkivdelene at det faktiske arkivmaterialet er lagret, dvs. saker, dokumenter og metadata. 4 Alternative løsningskonsepter Videre beskrives de alternative løsningskonsepter som planlegges utredet. 4.1 Alternativ a: Parallelle rammeavtaler Alternativ a er at hver virksomhet i kommunen har sitt eget sak-/arkivsystem, og at det anskaffes parallelle rammeavtaler felles for hele kommunen med 3-5 leverandører hvor den enkelte virksomhet selv velger et system fra én av disse leverandørene. Valget gjøres ved at virksomheten gjør avrop på rammeavtalen og avholder minikonkurranse mellom leverandørene som har rammeavtale. Alternativene innebærer liten grad av koordinering av løsningene eller forvaltningen av dem. Dagens sak-/arkivsystemer i kommunen ble anskaffet gjennom felles innkjøpsavtaler parallelle rammeavtaler. Disse har utløpt for flere år siden. En rekke av kommunens virksomheter har behov for å anskaffe nye versjoner av sine sak-/arkivsystemer. Alternativet innebærer å anskaffe nye felles innkjøpsavtaler i form av parallelle rammeavtaler med 3-5 leverandører som oppfyller de mest grunnleggende felles behov og krav virksomhetene i Oslo kommune har på området. 5

6 I forbindelse med avrop på rammeavtalene vil den enkelte virksomhet sette opp mer detaljerte kravsspesifikasjoner for å velge hvilket system som passer virksomheten best, implementere valgt system med et eget prosjekt og bruke den driftsmodell virksomheten bestemmer. (Mange virksomheter i kommunen har felles drift og IT-infrastruktur i «Oslo felles» mens andre har valgt egen infrastruktur og drift.) Hver virksomhet/arkivskaper har sitt eget arkiv tilsvarende i dag. Det planlegges å stille felles krav om den nye standarden for Noark 5 tjenestegrensesnitt som er under etablering. På den måten kan integrasjonen med elektroniske tjenester og fagsystemer bli standardisert for alle virksomhetene. Dette antas å være besparende, særlig etter at de første integrasjonene er gjennomført. Kommunens program for elektroniske tjenester, og arkivbehov for eksisterende fagsystemer, medfører behov for integrasjon med mange titalls elektroniske tjenester og fagsystemer de nærmeste 2-5 år Forvaltning Løsningen forvaltes lokalt, og virksomhetene styrer selv systemadministrasjonen i sin virksomhet på lik linje som i dag. Dette inkluderer brukeradministrasjon, tilgangsstyring, brukerstøtte, oppgraderinger, uttrekk og lignende Avlevering Avleveringsuttrekk må tas av virksomheten selv etter eventuell avtale med driftsleverandør. Det kan også overføres løpende til et arkivdepot. Å automatisere selve overføringen til depot krever en separat anskaffelse av en depotløsning Arkivstruktur I en løsning med flere arkivsystem vil arkivstrukturen være slik den er i dag. Virksomhetene har sine arkiv med sine arkivdeler som integreres med fagsystemene. Fagsystemene kan ha egne arkivdeler eller importeres til sakarkivet. Et fagsystem som brukes av flere virksomheter må integreres med arkivsystemet til alle virksomhetene slik at hver arkivskaper lagrer sin dokumentasjon, eller så må det inngås en avtale om at en virksomhet tar arkivansvaret for et separat felles arkivsystem dedikert for et virksomhetsovergripende fagsystem. Sirklene i figuren nedenfor symboliserer hvor den enkelte virksomheten kan finne det arkivmateriale denne har skapt og er journalførende enhet for. 6

7 4.2 Alternativ b: Sentralisert fellesløsning Alternativ b er det alternativ som går lengst når det gjelder helhetstankegang, sentralisering og felles IT-system. Alternativet innebærer at Oslo kommune anskaffer et konsernomfattende fellessystem som er likt for alle virksomhetene. Kommunens økonomisystem og HR-system er tilsvarende eksempler på slike konsernomfattende fellessystemer Virksomhetens perspektiv Et felles system betyr ikke en sammenslåing av arkivansvaret og forutsetter heller ikke sentralisering av arkivtjenesten. Oslo kommunes virksomheter kan beholdes som selvstendige arkivskapere og selvstendige arkivansvarlige. Det vil bl.a. si at: Hver virksomhet har ansvar for sine arkiv og arkivdeler inne i en felles IT-løsning Korrespondanse mellom virksomhetene går som inngående og utgående brev, samt at virksomhetene må ha en arkivtjeneste som administrere virksomhetens del av arkivet Forvaltning Arkivinstrukser og annet reglement gir føringer for hvordan dokumenthåndteringen skal foregå i Oslo kommune. Det er naturlig at noen føringer legges sentralt og at noe forvaltning vil være felles. F.eks. må noen koordinere endringer og oppgraderinger av det sentrale systemet på vegne av fellesskapet. Drift vil være nødvendig å sentralisere på lik linje med HR-systemet eller Agresso. Eksempler på sentraliserte oppgaver er: brukerstøtte, regelmessige oppgraderinger/feilrettinger, oppsett, utvikling, sjekk av datakvalitet, uttrekk til depot og integrasjoner. Det kan være aktuelt at virksomhetene selv utfører arkivadministrasjon, som å organisere sitt underarkiv i arkivdeler og periodiserer disse. I tillegg også noe systemadministrasjon som er vanlig 7

8 for arkivarrollen, f.eks. intern tilgangskontroll, feilregistrering og flytting av saker, oppsett av sekundær-klasseringsprinsipp og opprette egne standardtekster for sitt saksområde. På grunn av bydelenes likheter vil det være mer aktuelt med felles forvaltning og arkivadministrasjon for bydelene enn for etatene Avlevering Ved periodisering kan de avsluttede arkivdelene flyttes til et sentralt historisk arkiv som brukes som depot. Historisk arkiv kan være samme system eller et eget elektronisk depotsystem. Fra dette depotet kan materialet tilgjengeliggjøres, vedlikeholdes og det kan tas avleveringsuttrekk for langtidsbevaring Arkivstruktur I en fellesløsning kan hver arkivskaper ha hvert sitt underarkiv med tilhørende arkivdeler i samme system. Fagsystemer kan ha egne underarkiv og være tilgjengelig for de brukerne som har behov for det. Det kan være brukere i flere virksomheter, dvs at flere virksomheter kan være arkivskapere i fagsystem-arkivdelen og ha tilgang til denne. Denne tilgangen må da gis av de som er ansvarlig for fagsystemet. (Merk: Det er tegnet inn kun ett felles fagsystem i figuren nedenfor, men det er mange slike i kommunen.) Prinsipper for tilgangsstyring Fellesløsningen vil driftes og forvaltes sentralt, men virksomhetene kan selv styre brukeradministrasjonen i sin virksomhet. Dette inkluderer: - Opprette brukere 8

9 - Gi brukerne tilgang til egen virksomhets arkivdeler Dette kan knyttes til PRK (Oslo kommunes felles egenutviklede person, organisasjons og systemkatalog, basis for bl.a. tilgangsstyring) eller HR-systemet. En bruker har i utgangspunktet skrive- og lesetilgang til sin virksomhet sitt underarkiv. Virksomheten kan gi rettigheter og tilganger for sine brukere til de arkivdeler eller skjermingskoder brukeren har behov for. Tilgangsrettighetene er knyttet til arkivdeler, administrative enheter og skjermingskoder. Tilganger på tvers av virksomheter kan gis av den sentrale driftsenheten eller byarkivet etter avtale med alle parter. Det skal ikke være mulig å søke i arkivdeler med mindre man har blitt gitt tilgang til arkivdelen. Arkivdeler med spesielt sensitivt materiale bør legges i sikker sone. Det er noe usikkert om det for dagens arkivsystemer på markedet er gjennomførbart med en slik delt løsning med noen arkivdeler i en sikkerhetssone og noen i en annen Ekstern tilgang Det bør neppe være direkte ekstern tilgang til systemet, men kontinuerlig overføring av arkivmateriale til en separat innsyn- og publiseringsløsning som vil gi eksterne brukere det arkivmaterialet de har krav på. Eksterne brukere vil kunne søke i journalen og få treff på relevante saker. Sensitiv informasjon og dokumenter som er unntatt offentlighet vil ikke bli publisert. Det er opp til virksomheten selv om de ønsker å publisere dokumenter eller om de bare vil publisere offentlig journal. I løsningen skal det være mulig å be om innsyn fra journalen i de dokumentene som ikke er publisert. 4.3 Alternativ c: Felles plattform Alternativet innebærer at det lages avtale om ett sak-/arkivsystem som hver virksomhet kan gjøre avrop på og som settes opp som separate installasjoner for hver enkelt virksomhet. Modellen er fleksibel angående i hvor stor grad hver installasjon skal være lik og i hvor stor grad det gjøres felles forvaltning. Begrepet felles plattform betyr stor grad av likeartede installasjoner og felles forvaltning. Det kan også være aktuelt med mindre grad av felles plattform, men valg av ett system som hver virksomhet installerer og konfigurerer på sin måte. Alternativet skiller seg fra alternativ a ved at virksomhetene ikke selv velger hvilket system som anskaffes, men gjør avrop for å sette opp det systemet det er inngått felles innkjøpsavtale for. Oslo kommune vil dermed få en mer enhetlig systemportefølje på sak-/arkivområdet da alle virksomheter har den samme programvaren på området. I prinsippet kan virksomheten selv kunne velge mellom sentral eller lokal drift, men det vil i større grad enn i dag være potensiale for besparelser og kvalitetsforbedringer ved sentral drift Virksomhetens perspektiv Brukere av sak-/arkivsystemet jobber som i dag. Virksomheten har det samme arkiv- og journalføringsansvaret som i dag. 9

10 4.3.2 Forvaltning Denne modellen er fleksibel med hensyn til hvor stor grad det kan være av felles eller desentral forvaltning og drift. Modellen kan tillate stor grad av virksomhetsspesifikke konfigurasjoner, versjoner, drift og forvaltning av sin installasjon. Med dette alternativet kan det også velges en mer koordinert plattform ved at drift og forvaltning i stor grad koordineres. I så fall kan mange av de samme forvaltningsoppgavene som med alternativ b være felles (brukerstøtte, regelmessige oppgraderinger/feilrettinger, oppsett, utvikling, sjekk av datakvalitet, uttrekk til depot og integrasjoner). I likhet med alternativ b kan det likevel være aktuelt at virksomhetene selv utfører arkivadministrasjon, som å organisere sitt underarkiv i arkivdeler og periodisere disse, i tillegg til systemadministrasjon som er vanlig for arkivarrollen nevnt under alternativ b ovenfor Avlevering Arbeid med å periodisere og ta uttrekk fra sak-/arkivsystemene kan standardiseres og sentraliseres med felles programvare. Deponering og avlevering vil skje på den enkelte virksomhets initiativ. Det kan også skje løpende til et arkivdepot. Å automatisere selve overføringen til depot krever en separat anskaffelse av en depotløsning Arkivstruktur I en løsning med flere arkivsystem vil arkivstrukturen være slik den er i dag, i likhet med alternativ a. Virksomhetene har sine arkiv med sine arkivdeler som integreres med de virksomhetsspesifikke fagsystemene. Fagsystemene kan ha egne arkivdeler eller importeres til sakarkivet. Et fagsystem som brukes av flere virksomheter må integreres med arkivsystemet til alle virksomhetene slik at hver arkivskaper lagrer sin dokumentasjon, eller så må det inngås en avtale om at en virksomhet tar arkivansvaret for et separat felles arkivsystem dedikert for et virksomhetsovergripende fagsystem. Det kan settes opp et eget arkivsystem/arkivkjerne dedikert for felles fagsystemer (som i figuren nedenfor) eller arkivdeler i arkivsystemet den ansvarlige virksomheten har til sine egne formål kan brukes. Sirklene i figuren nedenfor symboliserer hvor den enkelte virksomheten kan finne det arkivmateriale denne har skapt og er journalførende enhet for. Den eneste forskjellen fra figuren for alternativ a er at arkivsystemene har samme farge da det er den samme programvaren. 10

11 4.4 Alternativ d: Felles arkivkjerne, separate forsystemer Alternativ d er en realisering av det Noark 5-standarden legger opp til og går ut på at kommunen har én felles arkivkjerne, eller et fåtall, og nye fagsystemer og saksbehandlingssystemer fungerer som forsystemer til denne kjernen. Det vil si at forsystemene bruker Oslo kommunes felles arkivkjerne til arkivering og journalføring. De fleste sak-/arkivløsningene på markedet i dag har en egen Noark 5-kjerne dette alternativet åpner for avtaler om både disse løsningene og løsninger uten egen kjerne. Kjernen og forsystemene kan til sammen utgjøre Noark 5 komplett sak-/arkivløsning, men være forskjellige systemer. Det innebærer at forsystemene som anskaffes eller allerede finnes i dag må levere til Oslo kommunes felles Noark 5-kjerne Virksomhetens perspektiv Felles kjerne betyr ikke nødvendigvis sammenslåing av arkivansvar eller sentralisering av arkivtjenesten. Virksomhetene vil fortsatt være egne arkivskapere med arkivansvar, men setter bort driften av kjernen etter avtale. Saksbehandlere vil ikke trenge å forholde seg til hvor kjernen er eller hvor mange Oslo kommune har. Arkivskaper står også friere til å velge forsystemer etter eget behov, forutsatt at de bruker Noark 5-kjernen som felleskomponent Forvaltning Kjernen vil driftes og forvaltes sentralt, mens forsystemene kan driftes av virksomheten eller sentralt avhengig av type forsystem. Arkivarer i virksomhetene må kunne forvalte den delen av kjernen de har ansvar for: sine egne arkiver, arkiver de skaper sammen med andre virksomheter, og den tilhørende arkivstruktur. Det inkluderer å gjøre endringer i arkivstrukturen, styre tilganger og legge 11

12 inn bevaringsvurderinger av fag- og sak-/arkivsystemer, samt når som helst å kunne ta uttrekk av sine arkivdeler uavhengig av evt. løpende avlevering Avlevering Avleveringer fra kjernen til depot kan muligens skje løpende. Det må også være mulig å levere "tradisjonelle" uttrekk av hele, periodiserte arkivdeler Arkivstruktur Hver virksomhet vil være egen arkivskaper og ha sin egen dedikerte plass i kjernen. Kjernen struktureres likt som alternativ b ved at hver virksomhet har sitt eget underarkiv med tilhørende arkivdeler, samt at noen fellessystemer kan ha eget underarkiv og arkiveres som en egen arkivdel Forholdet mellom elektroniske tjenester, forsystemer og arkivkjernen Arkivmaterialet som produseres i forsystemet overføres fra forsystemet og ut via elektroniske tjenester. Samtidig leverer kommunens felles funksjonalitet for korrespondanse- og sakstjenester dokumentet til arkivkjernen. Dokumenter produsert i forsystemet, men som ikke skal til elektroniske tjenester, sendes til arkivkjernen etter registrering og kvalitetssikring med tilhørende statusendring i forsystemet. Dokumenter fra andre forsystem eller elektroniske tjenester vil arkiveres i kjernen samtidig som det sendes til forsystemet. Det vil si at saken arkiveres i arkivkjernen mens den fortsatt er aktiv i forsystemet slik at materialet fortsatt finnes og behandles i forsystemet. Saksbehandlerne og arkivtjenesten trenger derfor ikke å forholde seg aktivt til det arkiverte materialet i arkivkjernen. Ved endringer i saken, f.eks. flytting av dokumenter til en annen sak, sendes en oppdatering til arkivkjernen. Arkivmaterialet i arkivkjernen regnes som originalen. Etter endt kvalitetssikring og overføring tas journalen fra arkivkjernen, uavhengig av om forsystemet har egen journalføringsfunksjonalitet. En innsyn- og publiseringsløsning vil hente materiale fra arkivkjernen. 12

13 5 Spørsmål som ønskes belyst De sentrale spørsmål som ønskes belyst i dialogprosessen er følgende: 1. Hvilke alternativer vil oppfylle best de overordnede målene Oslo kommune så langt har identifisert, jf. punkt 2 ovenfor? Hvis deltagerne mener Oslo kommune burde ha også andre overordnede mål på området, kan slike også tas med i bildet. 2. Hvilke alternativer er de mest gjennomførbare/realistiske å etablere for Oslo kommune? Underforståtte aspekter ved dette spørsmålet er kostnadseffektivitet, tidseffektivitet, begrenset gjennomføringsrisiko ved etablering, utrulling og migrering av eksisterende systemer mv. Det er spesielt viktig å få avdekket avgjørende hindre som gjør enkelte alternativer spesielt krevende å realisere. Eksempler på slike kan være virksomhetenes ulike krav til sikkerhetssoner, skalerbarhet, praktisk gjennomførbar systemintegrasjon etc. 3. Hvilke alternativer vil være de beste og mest kostnadseffektive i drift og forvaltning, særlig for Oslo kommune som helhet, men også for den enkelte virksomhet? Her må det tas hensyn til kommunens kompliserte virksomhet med bl.a. mange ulike systemer og arbeidsprosesser som vil være tilknyttet arkivsystemene. Viktige aspekter å belyse er bl.a. tilgangsstyring, informasjonssikkerhet, driftsstabilitet, endringshåndtering/ oppgraderinger (av arkivsystemer, fagsystemer, kontorprogramvare og infrastruktur) og systemintegrasjon. 13

14 4. Finnes det andre alternative løsningskonsepter enn de fire beskrevne, som virker bedre egnet for Oslo kommunes behov? Eller er det konkrete kombinasjoner av de nevnte alternativene som virker spesielt godt egnet? Målet med dialogprosessen er å få belyst disse spørsmålene, særlig fra IT-leverandørenes perspektiv med den kunnskap de har om hva som er teknisk mulig, gjennomførbart og gir gode løsninger. Vi ønsker også råd fra et arkivfaglig perspektiv som mange leverandører har god kompetanse om. Vi regner dessuten med at deltagerne i dialogprosessen er i stand til å ta hensyn til Oslo kommunes sentrale forutsetninger og særegenhet, som virksomhetens størrelse og kompleksitet, hovedprinsippene for arkivansvar mv., jf. punkt 1 ovenfor og den tidligere utsendte invitasjonen til dialogkonferansen. 6 Program dialogkonferanse Tid: Torsdag 15. januar kl (Vennligst møt opp i god tid slik at vi kan starte konferansen som planlagt kl ) Merk nytt møtested: Popsenteret, Schous kulturbryggeri, Trondheimsveien 2, bygg T, 0560 Oslo (inngang fra Schous plass) Følgende program for konferansen planlegges. Klokkeslettene er omtrentlige og kan endres noe underveis. Del Innledning Elisabeth Storaas Heggen, Informasjon om earkiv-prosjektet, dialog- og anskaffelsesprosess Informasjon og spørsmål - Overordnede mål og behov - Alternative løsningskonsepter (kort) - Noen utfordringer - Svar på spørsmål fra deltagerne Pause byrådsavdeling for kultur og næring Jan Erik Ressem, prosjektleder earkiv-prosjektet Del Diskusjon av løsningskonseptene earkiv-prosjektet innleder, deltagerne diskuterer i grupper Pause Oppsummering earkiv-prosjektet og deltagerne 7 Etterfølgende én-til-én-møter De leverandører som ønsker etterfølgende én-til-én-møter med Oslo kommunes earkiv-prosjekt bes sende forespørsel om dette på e-post til jan.erik.ressem@uke.oslo.kommune.no innen fredag kl Møtene planlegges gjennomført påfølgende uke (uke 4), eventuelt også i uke 5 ved behov. 14

15 8 Dokumentasjon En oppsummering av dialogkonferansen vil publiseres på Oslo kommunes nettsider. Alle deltagere vil få beskjed når dette er publisert. 15