4». 32s; (gnager'f stats* rg;

Transkript

1 RENDALEN KOMMUNE TILLEGGSSAK FORMANNSKAPET Møtedato: ». 32s; (gnager'f stats* rg; ÆØÅ* M?,f :" / ézta. t; Tilleggssaksliste: Saksnr. Tittel 7/16 SAMARBEIDSAVTALE FEMUNDLØPET Representant som mener seg inhabil i saken bes varsle ordfører (over tlf / ) om dette, slik at vararepresentant eventuelt kan innkalles. Møtet er àpent for publikum og presse. Dokumentene blir utlagt til gjennomsyn i kommunehusets ekspedisjon, Rendalen bibliotek og blir også å finne i Vedlagt følger: - Saksutreclningen med vedlegg. Vel møtt! RENDALEN, for ordfører S O g galt/i. Ilinåréngíóå/ lffl Rendalen kommune Møteinnkalling: Formannskapet

2 Sak 7/16 Sak 7/16 SAMARBEIDSAVTALE F EMUN DLØPET Arkiv: UO] Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 15/ Halgrim Breie Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 7/ 16 Formannskapet Vedlegg: Søknad om samarbeidsavtale av Samarbeidsavtale Bakgrunn for saken: Femundløpet har blitt arrangert i en årrekke. Siden 2008 har Rendalen kommune støttet løpet økonomisk. Femundløpet AS inviterte høsten 2012 alle kommunene i Fjellregionen til å inngå en flerårig samarbeidsavtale. Rendalen kommune gikk inn i avtalen for ett år som en prøveordning. Med positive erfaringer for begge parter, blant annet med positiv omtale og god profilering av Rendalen kommune på Femundløpets nettsider, ble det inngått en treårig avtale for perioden Avtalen innebar at kommunen støttet Femundløpet AS med kr pr år, samt noe praktisk tilrettelegging. I tillegg har kommunen satt av kr 5000 pr år til sjekkpunktaktiviteter etc. Femundløpet ønsker nå å inngå ny treårig avtale med vertskommunene. l innhold er avtalen omtrent som før og kommunenes relasjon til løpet blir som tidligere. Økonomisk legges det opp til at vertskommunene støtter løpet med kr pr år pluss sjekkpunktstøtte som videreformidles fra løpet til sjekkpunktet, for dekning av de utgiftene sjekkpunktet pålegges av Femundløpet med kr Rådmannens vurderin : Om bedriftsretta støtte iforhoid til EØS: Norske kommuner må ved tildeling av midler til bedrifter forholde seg til gjeldende EØS-regelverk. EUkommisjonen har vedtatt en forordning om bagatellmessig støtte fra det offentlige. Bagatellmessig støtte til en bedrift kan ytes med inntil euro over en treårsperiode. Støtte kan gis fra flere offentlige tilskuddsgivere til samme formål inntil støttetaket. Om Rendalen kommunes næirfngsfond: Rendalen kommune har to fond; kraftfondet og næringsfondetfkrllfondet. Krafifondet blir i desember hvert år tilført konsesjonsavgifter på ea som en del av konsesjonsvilkårene ved vannkraftregulering i kommunen.fondets hovedformål er å fremme etablering og videreutvikling av bedrifter/næringsliv i kommunen. Det er krav til bunden fondskapital på kr pr Udisponerte midler etter fradrag for bunden fondskapital er ca kr pr Konto som benyttes er Kraftfond KRD fondet har årlig blitt tilført midler fra Hedmark Fylkeskoinmune (HFK). Fondet skal primært benyttes til næringsrettede tilretteleggende tiltak. Det er ikke krav til bunden fondskapital. Disponibel saldo er ca kr pr Konto som benyttes er KRD-fond Rendalen kommune Møteinnkalling: Fonnannskapet

3 Sak 7l16 Rendalen kommune ønsker å støtte opp om Femundløpet. Femundløpet er en av regionens og kommunens viktigste profilbærere, og har potensiale til direkte verdiskapning, samt positiv $'1:*\5-'->. \-3 omdømmebygging for både involverte bedrifter og kommunen som helhet. For årlig løpsavvikling og fortsatt utvikling av løpet, er man avhengig av bred støtte fra både offentlige og private aktører. Rendalen kommune har benyttet pr år på arrangementet de siste årene pluss noe sporadisk egeninnsats. Det er ikke urimelig at dette økes noe i kommende avtaleperiode. Omsøkt beløp er på kr pr år for årene For et vellykket arrangement er vi avhengige av et godt samspill mellom frivillige på sjekkpunkt, sjekkpunktansvarlige, vertskapet på sjekkpunktet, Femundløpet AS, lokale sponsorer/bedrifter og tilretteleggere av aktiviteter på sjekkpunktet. Rendalen kommune har enkelte år bidratt med egne folk for økt aktivitet og godt samarbeid mellom aktørene på sjekkpunkt Søvollen. For kommunen er det nå ønskelig å bruke økt tilskudd for å bidra til denne aktiviteten. Aktiviteter for publikum, speakertjeneste osv dekkes ikke over avtalen med Femundløpet og må finansieres og avtales særskilt og kommer i tillegg til foreliggende samarbeidsavtale. Administrasjonen foreslår derfor å avsette kr 8.000, i tillegg til de til samarbeidsavtalen med Femundløpet, for å stimulere til aktivitet og økt profilering av sjekkpunktet på Søvollen. Disse midlene vil øremerkes disse sjekkpunktaktivitetene og settes på egen konto som tidligere er opprettet for formålet. Vertskapet på Søvollen vil ta ansvaret for å koordinere aktørene som skal tilrettelegge aktiviteter for publikum, speakertj eneste osv. Administrasjonen tilrår at samarbeidsavtalen inngås for tre år og at det bevilges totalt kr pr år til samarbeidsavtalen med Femundløpet og sjekkpunktaktiviteter. Rådmannens forslag til vedtak: l. Rendalen kommune inngår foreliggende samarbeidsavtale :ned F emundløper AS for årene Det bevilges kr' pr år til.samarbeidsavtalen Det bevilges kr til sjekkpunktaktitfiteter. T ilskudder utbetales på skriftlig forlangende. Tilskuddetfinansieres over KRD-fond - l Rendalen kommune Møteinnkalling: Formannskapet

4 Page 1 Rendalen kommune Hanestadveien RENDALEN Rendalen, 22. oktober 2015 FEMUNDLØPET GIR MULIGHETER FOR LlVSSTlLS-BOSETTING OG NÆRINGSUTVIKLING Femundløpet er et langdistanse hundeløp som har gått nesten hvert år siden det startet opp i Det har etter hvert vokst til å bli det største langdistanseløpet i verden når det gjelder antall deltakere og tiltrekker seg hundekjørere fra mellom 12 og 15 nasjoner hvert år. l2016 er Femundløpet tildelt Europamesterskap status, det første i historien. Dette vil gi økt oppmerksomhet fra både deltakere, publikum og medier. Femundløpet har gjennom lang tid opplevd et godt samarbeid med kommunene som løpet går i gjennom. Rendalen har nå vært vertskapskommune for sjekkpunkt i mange år, og det er et sjekkpunkt som bidrar mye for positiv oppmerksomhet rundt løpet, og gode tradisjoner. Femundløpet er avhengig av et godt samarbeid med kommunene, og vi søker nå et langsiktig samarbeidsavtale med Rendalen kommune. l utgangpunktet ser vi for oss en treårig avtale. Dette vil skape forutsigbarhet både for løpsarrangør og kommunens sjekkpunkt. Vi vet at Femundløpet bidrar til positiv oppmerksomhet for regionen, og at svært mange har flyttet til området på grunn av løpet. Det kan bli enda flere hvis både vi og kommunene utnytter de muligheten som ligger i oppmerksomheten løpet gir. Det er ikke kun de som driver med hundekjøring som blir oppmerksom på områdets kvaliteter, men også de som er opptatt av den egenartede naturen, «snille» fjellområder og mulighetene for friluftsliv med dyr som hund og hest. Livsstil får stadig større betydning for hvor folk bosetter seg og Femundløpet fungerer som en kanal for å bidra til oppmerksomhet som kan gi tilflytting. Områder med nasjonalparker er også blitt attraktive, og dette er noe Femundløpet vil se på muligheten for å knytte opp mot merkevarebyggingen. i Vi håper derfor Rendalen kommune ser verdien av å inngå en samarbeidsavtale med Femundløpet som skaper aktivitet på en tid av året som ellers er ganske rolig. For de som utnytter muligheten dette gir, bidrar arrangementet til økt omsetning mens det pågår, men også promotering av området for reiseliv og hytteutvikling. Vedlagt følger en samarbeidsavtale som vi ønsker å inngå med Rendalen kommune. Skulle det være spørsmål knyttet til avtalen, hører vi gjerne fra dere. Med vennlig hilsen l<a}in Wiik koordinator J? iemundløpel ASD., Tollef Bredalsvei 13 N-7374 Røros Norge Tlf. (+47) gostfifemundlopetho wwwfemundlogetno Org. no: ? Account no IBAN NO Mva no

5 Page 1 SAMARBEIDSAVTALE - vertskapskommune SAMARBEIDSAVTALE Mellom Femundløpet AS (heretter kalt FeL), Tollef Bredalsvei 13, Røros, og Rendalen kommune i I-Iedmark fylke, (heretter kalt K) er følgende avtale inngått: 1FORMAL Avtalens hovedintensjon er på best mulig måte å søke å fremme begge parters interesser i satsingen på langdistanse hundeløp i Fjellregionen, og bidra til positiv oppmerksomhet gjennom arrangementet for begge parter. Samarbeidet og bruk av rettigheter må ikke komme i konflikt med FeLs eller idrettens etiske grunnverdier (jfr. NlFs Iov kap 13). ZAVTALEPERIODE Avtalen gjelder for 3 år og for arrangementet Femundløpet 2016, 2017 og Avtaleperiode er fra oktober 2015 til juni Opsjon på flerårig avtale etter avtaleutløp på nye avtalte vilkår. 3 FEMUNDLØPET AS BIDRAR MED I denne samarbeidsavtalen gis kommunen som FELs partner betegnelsen vertskapskommune med følgende rettigheter og ytelser fra Femundløpet AS. K er innforstått med at ingen firmanavn, varenavn, emblem/logo eller lignende som betegner eller identifiserer eventuell tredjemann, tredjemanns produkt eller tjeneste, skal kunne knyttes til Ks benyttelse av rettigheter etter denne avtalen. All profilering fra K som utnytter rettighetene i denne avtale, skal på forhånd oversendes FeL for skriftlig godkjennelse. å i \ 3.1 Rett til logobruk Avtalen gir K rett til å benytte FeL sin logo i sin markedsføring innenfor rammene gitt i denne avtalen. 3.2 Annonsering og profilering inkludert i avtalen 0 K får kommunevåpen på wwwfemundlo et.no. 0 K får omtale seg som vertskapskommune for Femundløpet 0 K blir omtalt som vertskapskommune for Femundløpet - K vil bli presentert som en viktig samarbeidspartner gjennom oppslag på nettet. ø K får profilering med kommunenavn og kommunevåpen ved ulike tilstelninger i regi av FeL. I K får lenke på et.no Femundløpel AS lollel Eredalsvei I3 N I 7374 Rams Norge Phone; -1790?-1833'} pusl@íemundlopei.no mw«.i'emundlnpe!,no Org no: 996 I A(cuunI no I IBAN; NU03423Ul MVÅ no: 9% ifll Z27

6 Page 2 ø K får navn og kommunevåpen i felles annonse for kommuner i magasin/program. ø K får redaksjonell omtale på et.no Desto mer K/sjekkpunkt iverksetter av positive aktiviteter knyttet til arrangementet, desto mer profilering gjennom interessante nyhetsoppslag er det mulig å få. K/sjekkpunkt som selv lager nyhetssaker, vil også kunne få disse spredd via Femundløpets kanaler ø K gis egen plass på et.no der det kan legges inn et bilde og egen tekst på inntil 300 ord (K utarbeider innhold selv) K kan i tillegg til profilering som er inkludert gjennom denne avtalen, også kjøpe egne annonser på nett eller eventuell løpsavis etter egen avtale om dette. 3.3 Opplevelser/arrangementer a) K får invitasjon til Femundløpets åpningsarrangement/start/premieseremonier. b) K får mulighet til å delta mot en deltakeravgift på faglige opplegg for samarbeidspartnere/nettverkstreffi regi av FeL. c) K får mulighet til å delta på eventuelle opplegg for samarbeidspartnere underveis i løpet mot en deltakeravgift d) K får to billetter vederlagsfritt til de arrangementer nevnt i pkt 3.3. a) som eventuelt krever billett. e) K gis mulighet for en presentasjon vederlagsfritt av Femundløpet for kommunen internt. 4 KOMMUNENS FORPLIKTELSER OG BIDRAG x.er ' l l 4.1 Teknisk drift: ø Hjelp til tilrettelegging og opprettholdelse av speakertjenester på kommunens sjekkpunkt, hvis sjekkpunkt velger å ha denne tjenesten ø Bistand til markering av arrangementet og markedsføring av aktiviteter ifm dette, for eksempel på kommunens hjemmeside/facebookside. ø Støttespiller for sjekkpunkt og sjekkpunktansvarlig for tilrettelegging for arrangementsopplegg for innbyggere, blant annet organisere planleggingsmøter, rekruttere frivillige, fri kopiering (innenfor fastsatt ramme) mm. 4.2 Tilrettelegging for og profilering av arrangementet ø Bidra med positiv oppmerksomhet innad i kommunen og eventuelt via hjemmeside ø Politisk forankring og logistisk tilrettelegning. ø K aksepterer at alle rettigheter til kommersiell utnyttelse av Femundløpet tilhører Femundløpet AS. lngen andre bedrifter eller organisasjoner kan gis rettighet til kommersiell utnyttelse av løpet eller løpets varemerket utover inngåtte avtaler med Femundløpet AS i kommunen, langs trase eller på arenaene. 4.3 Økonomisk bidrag til sjekkpunkt: ø K - Vertskapskommune bidrar med kontantbidrag på kr ,- som går til I sjekkpunktet. Dette er midler som sjekkpunktet mottar for å dekke utgifter som lin t lflpei femundløpel AS lollellliedulsvei ll N 7374 llmos Norge Phone' posi@fenwndlope1,nn 0vgno: Amount no W IHAHI N MVA no

7 Page 3 A!'.~'-?~ s="._ A de har ifm løpsgjennomføring, og som de pålegges gjennom avtale med FeL om drift av sjekkpunkt. K står fritt til å øke tilskuddet til eget sjekkpunkt og bidra med annen støtte enn det som er nevnt i denne avtalen, så sant det ikke strider med vilkår nevnt i denne avtalen, gjelder særlig kommersielle interesser nevnt i 4.2. Dersom K og sjekkpunkt ønsker det, kan dette bidraget overføres direkte fra K til sjekkpunktet. 4.4 Godtgjøring for bruk av rettigheter profilering knyttet til avtale 0 K Vertskapskommune bidrar med kr ,-, i tillegg til sjekkpunktstøtte, kontant til FeL for profilering og markedsføring av kommunen som FeL gir kommunen gjennom sitt totale arrangementsarbeid og media-arbeid nevnt i denne avtalen. 0 Beløpet er eks. mva. ø Kostnader til alt materiell som K ønsker å benytte i sin profilering eller profilering som kjøpes av Femundløpet AS, må dekkes av K. K bekoster selv produksjon av eget profileringsmateriale og dekker egne reisekostnader. 5 Mulige endringer FeL står fritt til å gjøre endringer i løpet. Hvis forpliktelser nedfelt skriftlig i denne kontrakt ikke kan oppfylles, tar FeL kontakt med K for å avklare en løsning. 6 Force Majeure Med forbehold for force majeure-situasjoner forplikter begge parter seg til å gjøre det som med rimelighet kan kreves for å utføre sine oppgaver i henhold til Kontrakten. 7 Mislighold 7.1 Mislighold fra FeLs side Ved mislighold skal K gjøre FeL skriftlig oppmerksom på forholdet, og gi FeL rimelig tid til retting. Hvis misligholdet ikke blir rettet, eller gjentas, kan K kreve en forholdsmessig reduksjon av avtalebeløpet for å kompensere for misligholdet. 7.2 Mislighold fra Ks side Som mislighold fra Ks side regnes at de avtalte beløp ikke blir innbetalt i henhold til avtalen, eller at andre forpliktelser i henhold til avtalen ikke blir oppfylt som avtalt. Har K misligholdt avtalen, skal FeL underrette K, og gi K rimelig tid til retting. Ved forsinket betaling skal det svares rente etter morarentelovens bestemmelser. Betalingsmislighold ut over 14 dager etter at skriftlig varsel er mottatt, gir grunnlag for FeL til z å heve avtalen. Manglende betaling er alltid vesentlig mislighold. Ved annet vesentlig mislighold fra Ks side, som ikke kan rettes, er FeL berettiget til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Ved heving av avtalen på grunn vesentlig mislighold betaling. fra Ks side, kan FeL likevel kreve full E i''..'\ an Femundlape1AS i h Æ lollelliredulsveil3 H 7374 Ram Norge Phone: ' pos1@iemundlope1nu wwwlemuiidlupetnu i). I ` 0!gno.996 lar 227 Anoumno lban:n lfl MN/Anu,99b l8l 222

8 Page 4 8 TVISTER Denne avtale følger norsk rett. Ved tvist mellom partene, kan tvisten bringes inn for norske domstoler. Avtalen utstedes i 2 - to - eksemplarer, en til hver av partene. Sted: Dato: Thomas Breen Rendalen kommune Femundløpet AS r u N Femundløpet AS lnllelllledulsveí l3 N-7374 Røros =Nolge l Phone: ;pos1@iemundlopei.na mrw.femundlupelno Org nn: 996 lhl 227 r Afluunl nn: ; IBAN: N00342BOI imva nu: 9% I8] 227