: Ordføreren Rådmannen Varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor

Transkript

1 SNILLFJORD KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møtedato/tid : Mandag 25. februar 2008, kl Møtested/lokaler : Rådhuset i Snillfjord Lille møterom Deltagere : John Geir Stølan leder Laila Selven nestleder Per Åge Asbjørnslett Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : John Geir Stølan Sted Dato Tr.heim/Krokstadøra 15. februar Sakliste: Sak 1/2008 Godkjenning av protokoll fra møte den Sak 2/2008 Referatsaker Sak 3/2008 Finansforvaltning i Snillfjord kommune orientering Sak 4/2008 Orientering om revisjonen av årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2008 Sak 5/2008 Forvaltningsrevisjonsrapport: Vann, avløp og renovasjon i Snillfjord kommune Sak 6/2008 Overordnet analyse for Snillfjord kommune for 2007 Sak 7/2008 Styrerepresentasjon på vegne av Snillfjord kommune oversikt og ansvar Sak 8/2008 Plan for selskapskontroll for Snillfjord kommune for valgperioden Sak 9/2008 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Sak 10/2008 Kontrollutvalgets sekretariat tidsbruk i 2007 Sak 11/2008 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon , mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. John Geir Stølan leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 1

2 SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 1/2008 Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 2

3 Sak 1/2008 Godkjenning av protokoll fra møte KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. VEDLEGG 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den SAKSUTREDNING Møteprotokollen fra kontrollutvalgets møte den ble sendt ut til medlemmene, varamedlemmene, ordfører og rådmann etter møtet. Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at protokollen godkjennes. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 3

4 SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 2/2008 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 4

5 Sak 2/2008 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Gir blaffen i roller og verv, artikkel i Adresseavisen 30. januar Anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt / fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS Eierforum 18. januar Notat fra kontrollutvalgets sekretariat til kontrollutvalget av vedrørende styrerepresentasjon og fond i Snillfjord kommune. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 5

6 SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 3/2008 Finansforvaltning i Snillfjord kommune - orientering Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 6

7 Sak 3/2008 Finansforvaltning i Snillfjord kommune - orientering KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. VEDLEGG: Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Sak KU-27/2007 Eventuelt, pkt d) Finansforvaltning i Snillfjord kommune. SAKSFREMSTILLING: Kontrollutvalget drøftet på forrige møte, den 3. desember 2007 finansforvaltningen i Snillfjord kommune, og ønsket en nærmere redegjørelse fra rådmannen om hvordan kommunen plasserer og innhenter kapital. Saken ble tatt opp under sak KU-27/2007 Eventuelt, og utvalget fattet følgende vedtak: d) Finansforvaltning i Snillfjord kommune Kontrollutvalget ber om at rådmannen, eller den han bemyndiger, om å gi en orientering om finansforvaltningen i Snillfjord kommune i neste møte i kontrollutvalget, som er berammet til mandag den 25. februar Snillfjord kommune har et eget reglement for finansforvaltning som inngår i kommunens økonomireglement. Kommunen har relativt beskjedne midler som plasseres og kommunen legger vekt på å bruke sikre plasseringsalternativer. I tillegg forvalter Snillfjord kommune gaver og fond som enkeltpersoner har gitt til kommunen eller virksomheter som drives i regi av kommunen for å tilgode bestemte formål eller tilbud i Snillfjord kommune. Det vanligste eksempelet er gaver til Snillfjord omsorgssenter. Kontrollutvalgets sekretariat har tilskrevet rådmannen, og økonomileder har stilt seg positiv til å gi en grundigere orientering til kontrollutvalget både om kommunens finansforvaltning og forvaltning av fond og gaver til kommunen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON: Sekretariatet viser til rådmannens orientering i møtet. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 7

8 SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 4/2008 Orientering om revisjonen av årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2008 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Revisjon Midt-Norge IKS til orientering. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 8

9 Sak 4/2008 Orientering om revisjonen av årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2008 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Revisjon Midt-Norge IKS til orientering. VEDLEGG Ingen. SAKSUTREDNING En av kontrollutvalgets hovedoppgaver er å se til at kommunen har en revisjonsordning som fungerer på en betryggende måte. For å gi utvalget innsikt i revisjonsarbeidet og for å orientere om status i arbeidet med revisjonen regnskapet for 2007, vil Revisjon Midt-Norge IKS gi en orientering om sitt arbeid knyttet til revisjonen av årsregnskapet i Snillfjord kommune. Orienteringen vil bli gitt til kontrollutvalget i møtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet, og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 9

10 SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 5/2008 Forvaltningsrevisjonsrapport: Vann, avløp og renovasjon i Snillfjord kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk. sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp. beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 10

11 Sak 5/2008 Forvaltningsrevisjonsrapport: Vann, avløp og renovasjon i Snillfjord kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk. sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp. beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. VEDLEGG 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon. (Eget vedlegg). Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Sak KU-13/2007: Bestilling av forvaltningsrevisjon: Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR). Behandlet av kontrollutvalget på møte den Sak KS-50/2006 Plan for forvaltningsrevisjon for Snillfjord kommune for 2007, vedtatt av Snillfjord kommunestyre på møte den 14. desember SAKSUTREDNING I henhold til planen for forvaltningsrevisjon som kommunestyret vedtok i sak KS-50/2006 bestilte kontrollutvalget på møte i mai 2007 en forvaltningsrevisjon med fokus på kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon. Sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR-sektoren) har en særstilling innenfor de kommunale budsjettene ved at sektoren skal være selvfinansierende, det vil si at tjenestenes kostnader kan faktureres til innbyggerne i form av kommunale avgifter. Kommunene plikter å føre sine regnskaper på en slik måte at det er mulig å isolere kostnadene knyttet til VARsektoren. Dermed kan kommunen foreta selvkostberegninger som danner grunnlaget for størrelsen på avgiftene som innbyggerne må betale for å dekke opp utgiftene knyttet til disse tjenestene. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 11

12 Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR) Kontrollutvalget signaliserte ved vedtakelsen av Plan for forvaltningsrevisjon et ønske om å gå nærmere inn på selve driften av VAR-sektoren, og særlig med sikte på kostnadseffektivitet. I likhet med andre kommuner er størrelsen på de kommunale avgiftene et tema som engasjerer innbyggerne i Snillfjord og det er viktig å sikre en klar sammenheng mellom kostnader og kvaliteten på tjenestene som ytes. Kontrollutvalget engasjerte Revisjon Midt-Norge IKS for å gjennomføre en forvaltningsrevisjon med fokus på kostnadseffektiviteten innenfor VAR området. Utgangspunktet har vært de kommunale avgiftene som belastes den enkelte innbygger i Snillfjord kommune for så å vurdere hva man får igjen for sitt bidrag. I første rekke vil det være aktuelt å vurdere om innbyggerne i Snillfjord har en vannforsyning, avløps- og renovasjonsordning som tilfredsstiller lovmessige og vedtatte krav på området. Videre har revisor kartlagt utviklingen i gebyrer over tid og sett på hvordan denne samsvarer med den generelle kostnadsutviklingen i samfunnet. Til sist har revisor vurdert kostnadene innenfor VAR-området i Snillfjord med priser for tilsvarende tjenester i andre sammenlignbare kommuner. Innfallsvinklene er oppsummert i følgende problemformulering: Problemstilling: Har Snillfjord kommune en VAR-tjeneste som tilfredsstiller regelverk og krav til kostnadseffektivitet? Delproblemstillinger: 1. Er VAR-tjenestene i tråd med kravene på området? 2. Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med generell kostnadsutvikling? 3. Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med gebyrnivå i andre sammenlignbare kommuner? Vann og avløp er avhengig av en rekke lokale forhold i kommunene. Tilgangen til drikkevann av tilfredsstillende kvalitet varierer. Avstand til drikkevannskilde og kravene til rensing vil lett gi utslag på vann- og avløpskostnadene. Bosettingsmønster er også en viktig faktor siden transporten av vannet er en kostnadsfaktor. Kapitalkostnader, lekkasjer, effektivitet og antall meter ledning pr innbygger er et mål i denne sammenhengen. I likhet med for vann og avløp har det vært naturlig å avgrense undersøkelsene av renovasjonsutgiftene til husholdningenes bruk og betaling av tjenester. Dette har gitt et godt sammenligningsgrunnlag samtidig som fokuset på innbyggerne opprettholdes. Renovasjonsordningen i Snillfjord ivaretas av det interkommunale renovasjonsselskapet HAMOS. Dette er et samarbeid mellom en rekke kommuner i Orkdals- og øyregionen og HAMOS ivaretar renovasjonsordningen på vegne av sine eiere. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 12

13 Forvaltningsrevisjonsrapportens konklusjoner Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport i januar 2008 og rapporten konkluderer med følgende: Vann På område vann varierer kvaliteten ved kommunens 3 vannverk. Ved Vågan vannverk vurderes vannkvaliteten som mindre bra og anlegget mangler reservevann. Vannverket oppfyller ikke lovpålagte krav til vannkilde og vannbehandling. Ved Krokstadøra vannverk er kravene til kvalitet på vannet oppfylt, men anlegget mangler reservevann og anlegget kan få problemer ved strømstans. For Sunde vannverk sitt vedkommende er kvaliteten i henhold til kravene, kapasiteten ved anlegget er god, men heller ikke dette anlegget har reservevannskilde. Snillfjord kommune har gode rutiner i forhold til opplysningsplikt, både ved henvendelser fra publikum til kommunen og ved informasjon fra kommunen til vannabonnent. Revisor anser generelt sett reservevannsituasjonen som sårbar og stiller spørsmål ved leveringssikkerheten for vann. Kommunen mangler beredskapsplaner og har ingen beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Revisor anbefaler Snillfjord kommune å gjøre en risiko- og sårbarhetsanalyse på dette området. På grunn av store investeringer har gebyrene på vann økt vesentlig mer i Snillfjord enn den generelle prisutviklingen i Norge. Gebyrene er også høye i forhold til sammenlignbare kommuner. I tillegg til høye investeringer kan årsaken til høye gebyrer ligge i at det er forholdsvis færre i Snillfjord som er tilknyttet kommunale vannverk enn sammenlignbare kommuner, noe som gir høyere enhetskostnader pr innbygger. Den finansielle dekningsgraden for vann er relativt lav i Snillfjord, noe som indikerer at kommunen er med subsidiere utgiftene til vann overfor sine innbyggere. Avløp Innenfor avløpsområdet tilfredsstiller kommunen kravene til drift og vedlikehold av avløpsanlegg og krav til avløpsnettet. Revisor peker imidlertid på at kommunen ikke har beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Snillfjord kommune mangler også samlet oversikt over alle overløp på avløpsnettet. Prisutviklingen på avløp har vært litt høyere høyere enn konsumprisindeksen i de siste årene, men utgifter og inntekter på området samsvarer med hverandre. Snillfjord kommune har avløpsgebyrer som ligger på gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. Renovasjon På område for renovasjon tilfredsstiller Snillfjord kommune via HAMOS Forvaltning IKS kravene til avfallsinnsamling. Systemet er lagt til rette for gjenvinning og behandling av avfallet og oppmuntrer til avfallsreduksjon ved differensierte gebyrer. Renovasjonsgebyrene har økt i takt med konsumprisindeksen. Som følge av tilsvarende undersøkelser i andre kommuner har HAMOS holdt renovasjonsgebyrene uendret i Sammenlignet med andre kommuner ligger renovasjonsgebyrene i Snillfjord lavt. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 13

14 Revisors anbefalinger Med bakgrunn i de undersøkelsene som er gjennomført har revisor gitt følgende anbefalinger overfor Snillfjord kommune: Avklare situasjonen ved Vågan vannverk. Vurdere situasjonen rundt reservevannsløsning og strømstans. Utarbeide beredskapsplaner for tjenesten vann og avløp. Utarbeide mer helhetlige beregninger av gebyr på vann og avløp for å utligne store variasjoner i årsgebyr. Vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. Innenfor renovasjon bør det sikres at gebyrinntektene er i samsvar med den faktiske kostnaden for tjenestene. Kontrollutvalgets sekretariat viser til forvaltningsrevisjonsrapporten for mer spesifikke vurderinger og konklusjoner og begrunnelsene som ligger bak konklusjonene. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Etter kontrollutvalgets sekretariat sine vurderinger har Revisjon Midt-Norge IKS gjennomført en grundig og relevant undersøkelse som oppfyller kontrollutvalgets målsettinger for bestilling av undersøkelsen. Rapporten besvarer problemstillingene som er tatt opp og konklusjonene er velbegrunnede og dokumenterte. Rapporten viser at Snillfjord kommune har utfordringer knyttet til vannleveransene ved Vågan vannverk, særlig i forhold til vannkvalitet. Kommunen må arbeide med leveringssikkerhet og reservevannsløsninger og det bør utarbeides beredskapsplaner knyttet til vann og avløp. Vannforsyningen er en svært viktig tjeneste for folk flest og ikke minst for de som driver næring. I så måte er det viktig at Snillfjord kommune kan tilby en god tjeneste. Kommunen har en utfordring i forhold til kostnadsutviklingen innenfor vannforsyningen. Samtidig dekkes ikke kostnadene opp av gebyrene (finansiell dekningsgrad), noe som belaster kommuneøkonomien. Videre er det trolig nødvendig med ytterligere investeringer noe som vil drive gebyrene videre opp. Det er likevel viktig at Snillfjord kommunen kan tilby sine innbyggere vann av god kvalitet. I forhold til renovasjon har Snillfjord kommune en tjeneste via HAMOS som tilfredsstiller kravene som er satt til tjenesten og som er konkurransedyktig i forhold til andre sammenlignbare kommuner. Differensierte gebyrsatser gir også innbyggerne større valgfrihet med hensyn til tjenesteinnholdet. Det kan stilles spørsmål ved fondsoppbyggingen i HAMOS som har pågått over flere år, men selskapet har tatt tak i dette gjennom å "fryse" gebyrene. Fondsoppbygging over et visst nivå må vurderes opp i mot intensjonene i selvkostprinsippet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon for å gi svar på kontrollutvalgets bestilling i sak KU- 16/2006. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret for endelig behandling. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 14

15 SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 6/2008 Overordnet analyse for Snillfjord kommune for 2007 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Snillfjord kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med planen for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Snillfjord kommune for 2008, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 15

16 Sak 6/2008 Overordnet analyse for Snillfjord kommune for 2007 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Snillfjord kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med planen for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Snillfjord kommune for 2008, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. VEDLEGG 1. Snillfjord kommune overordnet analyse for SAKSUTREDNING I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Kontrollutvalget utarbeidet i 2006 en plan for forvaltningsrevisjon for Planen ble fremmet for kommunestyret og følgende prosjekter ble prioritert i 2007: 1. Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR) 2. Innføring av nye styringsmodeller i Snillfjord kommune 3. Eiendomsforvaltningen i Snillfjord kommune 4. Økonomiforvaltning i Snillfjord kommune Øvrige ikke prioriterte prosjekter: 5. Etikk og etiske retningslinjer i Snillfjord kommune 6. Saksbehandlingen i Snillfjord kommune 7. Økonomistyring i Snillfjord kommune 8. Vurdering av ulike typer interkommunalt samarbeid. 9. Fremtidens pleie- og omsorgstjenester i Snillfjord kommune 10. Psykisk helsevern i Snillfjord kommune 11. Fremtidens skole og skolebygg. Av disse er prosjekt nr 1 bestilt og rapporten og rapporten legges frem for kontrollutvalget i møte i februar Med bakgrunn i de ressursene som er stilt til rådighet er det mulig å få gjennomført kun én forvaltningsrevisjonsundersøkelse hvert år, som er av et visst omfang. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 16

17 Målet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om forvaltningen i kommunen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunens egne målsettinger, først og fremst gjennom kommunestyrets vedtak og forutsetninger. På den måten er analysen ment å være et verktøy i arbeidet med å identifisere behov for og å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. Gjennom dette arbeidet håper vi å gi kontrollutvalget innspill for å kunne prioritere ressursene til forvaltningsrevisjon på en slik måte at kommunen i størst mulig grad kan innfri sine plikter og målsettinger, og slik at kommunen unngår å havne i situasjoner som skader kommunens tjenesteproduksjon eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem en oppdatert overordnet analyse for Snillfjord kommune, som hjelp for kontrollutvalget til å finne aktuelle prosjekter for kommende år når planen for forvaltningsrevisjon nå skal rulleres. Det er viktig at kontrollutvalget involverer seg i prosessen, og sekretariatet legger derfor opp til at saken behandles i kontrollutvalget 2 ganger før planen endelig legges frem for kommunestyret. Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i møtet vil sekretariatet på neste møte, legge frem forslag til en plan for forvaltningsrevisjon for Denne planen vedtas av kontrollutvalget som legger frem planen for endelig behandling i kommunestyret. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem en foreløpig overordnet analyse av Snillfjord kommune sin virksomhet. Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i saken vil sekretariatet legge frem en sak på utvalgets møte i mai med forslag til en plan for forvaltningsrevisjon i Snillfjord kommune for Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 17

18 SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 7/2008 Styrerepresentasjon på vegne av Snillfjord kommune - oversikt og ansvar Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 18

19 Sak 7/2008 Styrerepresentasjon på vegne av Snillfjord kommune - oversikt og ansvar KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar saken til orientering. VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Lov av nr 44 om aksjeselskaper (Aksjeloven) SAKSUTREDNING Under behandlingen av sak KU-22/2007 "Referatsaker" på møte den 3. desember 2007 fikk kontrollutvalget seg blant annet forelagt en artikkel fra KS-bedrift om styremedlemmer som ble dømt til å betale erstatning som følge av at de ikke hadde skjøttet sine styreoppgaver på en god nok måte. Kontrollutvalget ønsket ut fra dette en gjennomgang hvilket ansvar og plikter styremedlemmer som er oppnevnt av Snillfjord kommune har, når de representerer kommunen i utenforliggende selskaper. Vi gjengir protokollen fra kontrollutvalgets vedtak i sak KU- 27/2007 "Referatsaker": Under henvisning til referatsak nr 4 om styremedlemmers erstatningsansvar, ber kontrollutvalget om en gjennomgang av styremedlemmers ansvar og plikter når de representerer Snillfjord kommune i utenforliggende selskaper. Gjennomgangen kan tas i forbindelse med at kontrollutvalget behandler plan for selskapskontroll for valgperioden Kontrollutvalgets sekretariat har valgt å gi redegjørelsen i en egen sak. Vi har tatt utgangspunkt i aksjelovens bestemmelser siden dette er det mest gjennomarbeide lovgrunnlaget og siden aksjeselskapsformen er mest vanlig. Det er også aksjeloven som ofte er referanseramme der andre lovgrunnlag har mangler. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 19

20 Spesielt om ansvar og plikter for styremedlemmer i aksjeselskaper Styrets ansvar og plikter fremgår først og fremst av aksjelovens kapittel 6 om selskapets ledelse. Styret har det overordnede ansvaret for bedriften. I dette ligger det ansvar for at driften foregår i henhold til norsk lov, blant annet i forhold til arbeidsmiljøloven, forurensingslovgivningen, skattelovgivningen mv. Videre er styret ansvarlig overfor aksjonærene ved at selskapet drives i henhold til aksjonærenes forventninger. Dette er særlig aktuelt for kommunalt eide selskaper. Styret har at ansvar overfor både overfor ansatte, kunder, kreditorer, myndigheter og samfunnet for øvrig. En viktig del av styrets arbeid er å følge opp ledelsen i bedriften slik at selskapet utvikler seg i ønsket retning. Styrets oppgaver kan deles opp i følgende punkter: 1. Strategi og utvikling Styret skal peke ut i hvilken retning bedriften skal utvikle seg for å tilpasse seg krav og forventninger fra eiere og samfunn, og slik at bedriften i størst mulig grad er i stand til å møte fremtidige utfordringer. 2. Kontroll Styret har en oppgave knyttet til økonomisk styring og kontroll og skal kritisk følge opp hvordan bedriften utvikler seg og følge med i de disposisjoner ledelsen foretar seg. Styret skal være et korrigerende element overfor administrasjonen. 3. Forvaltning Styret skal forvalte selskapet og sørge for at bedriftens forretningskonsept og økonomi er bærekraftig over tid. I dette ligger både et strategi- og kontrollelement, jf pkt 1 og 2. Fra aksjeloven kan vi vise til følgende bestemmelser: Forvaltningen av selskapet (1) Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. (2) Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten. (3) Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. (4) Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene. I tillegg til å fastsette planer og budsjett skal styret godkjenne bedriftens regnskap og legge det frem for generalforsamlingen med forslag om det skal godkjennes. Derfor må styremedlemmer ha innsikt i regnskapet slik at de kan gjennomgå tallene og stille spørsmål ved ulike poster. Styret må ha noe økonomikunnskap slik at det kan godkjenne budsjetter og delta i diskusjoner med daglig ledelse om disponeringer. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 20

21 4. Tilsynsansvar Styret har ansvar for å føre tilsyn med den daglige ledelsen, og det er styret som ansetter og avskjediger daglig leder. Styret bør lage en arbeidsinstruks for daglig leder for å klargjøre styrets forventninger til han/henne. Vi viser i den forbindelse til aksjelovens Styrets tilsynsansvar (1) Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. (2) Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse. (3) I selskaper som bare har én aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig. 5. Aktivt søke informasjon Videre skal styret holde seg orientert, og om nødvendig sette i verk undersøkelser for å få frem nødvendig informasjon om selskapet og dets drift. Informasjonen skal kunne dokumenteres. Det er ikke tilstrekkelig å stole blindt på det daglig leder legger frem. Dersom et enkelt styremedlem er i tvil og ønsker undersøkelser, så skal dette iverksettes. 6. Selskapets egenkapital - kontroll- og handlingsplikt Når det gjelder selskapets egenkapital, har styret kontrollplikt, -og handlingsplikt dersom egenkapitalen blir for lav, ( 3-5). Kontrollplikten er gitt fordi selskapet til enhver tid skal ha en forsvarlig egenkapital, ( 3-4). Her er det altså plikt til å iverksette korrigerende tiltak. Handlingsplikten er absolutt dersom egenkapitalen blir mindre enn 50 % av aksjekapitalen. Dette innebærer at styret har et ansvar for å få fremlagt informasjon om hvordan egenkapitalen utvikler seg. Dette bør skje i styremøtene. Formålet er å unngå konkurs og tap for kreditorer og eiere. Dersom styret ikke greier å håndtere problemene, må det innkalles til generalforsamling. Her skal årsaken til den økonomiske situasjonen legges frem og det skal redegjøres for fremtidsutsikter og mulige tiltak Krav om forsvarlig egenkapital Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet Handleplikt ved tap av egenkapital (1) Hvis det må antas at egenkapitalen er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet, skal styret straks behandle saken. Styret skal innen rimelig tid innkalle generalforsamlingen, gi den en redegjørelse for selskapets økonomiske stilling og foreslå tiltak som vil gi selskapet en forsvarlig egenkapital. Det samme gjelder hvis det må antas at selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. (2) Hvis styret ikke finner grunnlag for å foreslå tiltak som nevnt i første ledd, eller slike tiltak ikke lar seg gjennomføre, skal det foreslå selskapet oppløst. 7. Særskilt ansvar for styreleder Styreleder har et særskilt ansvar for at styret fungerer og at saker blir behandlet i styret på en skikkelig måte ( 6-19). Det betyr også at styrelederen har et særlig ansvar når det gjelder saksforberedelse og ikke minst at det skrives protokoller fra styremøtene. I tillegg har styreleder plikt til å møte på generalforsamlingen. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 21

22 Erstatningsansvaret Aksjeloven har også egne bestemmelser om erstatning, rettergang og straff i kapitlene Styremedlemmene er blant de som det både kan reises erstatningskrav mot og som kan være gjenstand for straffeansvar. Erstatningsretten er i utgangspunktet ulovfestet. Men det er 3 hovedforutsetninger som må være til stede for at erstatningsansvar kan gjøres gjeldende, og alle tre må være oppfylte: 1. Økonomisk tap: For det første må det foreligge en erstatningsrelevant skade eller økonomisk tap. 2. Adekvat årsakssammenheng For det andre må det foreligge en årsakssammenheng mellom skade og den ansvarsbetingende handling. Altså, ville skaden ha skjedd om man ikke hadde utført en bestemt handling, eller om man hadde gjort det som er forventet for å unngå at skaden hadde skjedd? 3. Ansvarsgrunnlag For det tredje må det foreligge et ansvarsgrunnlag (skyld / culpaansvar, objektivt ansvar eller arbeidsgiveransvar). Altså at man må ta ansvar for sine mer eller mindre uaktsomme handlinger. I tillegg kan man lastes for et objektivt ansvar uten direkte skyld, f.eks. at det faller en takstein i hodet på en fotgjenger fra huset man eier. Som arbeidsgiver vil man også måtte ta ansvar for handlinger ansatte utfører i tjeneste. Erstatningsansvaret er presisert i aksjelovens 17-1: Erstatningsansvar (1) Selskapet, aksjeeier eller andre kan kreve at daglig leder, styremedlem, medlem av bedriftsforsamlingen, gransker eller aksjeeier erstatter skade som de i den nevnte egenskap forsettlig eller uaktsomt har voldt vedkommende. (2) Selskapet, aksjeeier eller andre kan også kreve erstatning av den som forsettlig eller uaktsomt har medvirket til skadevolding som nevnt i første ledd. Erstatning kan kreves av medvirkeren selv om skadevolderen ikke kan holdes ansvarlig fordi han eller hun ikke har utvist forsett eller uaktsomhet. Straffeansvaret Dersom noen skal stilles til straffeansvar er vilkårene strengere, og det er 4 forutsetninger som må være oppfylte: 1. Straffebud Det må være utført en handling (evt unnlatelse av handling) som er lovstridig. Altså det som finnes et straffebud som gjør handlingen straffbar. 2. Ikke straffefrihet. Det må ikke foreligge straffefrihetsgrunner som nødverge, samtykke etc. 3. Subjektiv skyld Det må foreligge en subjektiv skyld som f.eks. uaktsomhet eller forsett. 4. Skyldevne Det vil si personen må være tilregnelig. Det vil si ikke psykotisk, bevisstløs, psykisk utviklingshemmet mv. Personer under 15 år kan heller ikke straffes. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 22

23 Straffeansvaret fremgår av aksjeloven 19-1 og Vi gjengir bestemmelser som er relevante for styremedlemmer: Overtredelse av loven med forskrifter (1) Stifter, medlem av styret eller bedriftsforsamlingen, daglig leder, firmategner og revisor som forsettlig eller uaktsomt overtrer bestemmelse gitt i eller i medhold av loven her, straffes med bøter eller under skjerpende forhold med fengsel i inntil ett år. Medvirkning straffes på samme måte Grov uforstand (1) Medlem av styret, daglig leder og revisor som viser grov uforstand under utførelsen av sitt verv for selskapet, straffes med bøter eller under skjerpende forhold fengsel i inntil ett år. Det samme gjelder en ledende ansatt som er tildelt myndighet til å treffe beslutning på selskapets vegne innenfor avgrensede saksområder, og som viser grov uforstand under utøvelsen av sin myndighet. Medvirkning straffes på samme måte. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Kontrollutvalgets sekretariat har på en kortfattet måte forsøkt å gi en oversikt over styrets plikter, ansvar og grunnlaget for erstatning og straff i aksjeselskaper. Vi håper redegjørelsen kan vise at det å sitte i styret i en virksomhet medfører en god del plikter, ikke minst krav til å holde seg informert om det som skjer i bedriften. Det holder altså ikke å vise til at man ikke har fått informasjon. Når det gjelder erstatning og straffeansvar så er kravene til uaktsomhet og skyld strengere, men utviklingen viser imidlertid at bestemmelsene i større grad holder på å bli tatt i bruk. Særlig adgangen til å kreve erstatning kan være en måte for kreditorer for å få dekning for sine krav i en eventuell konkurs. Vi registrerer at styremedlemmer i større grad tegner forsikring nå enn tidligere. Kontrollutvalget har ikke noe selvstendig ansvar for å følge opp styremedlemmers virke i utenforliggende selskaper, men utvalget kan bidra til å sørge for at styremedlemmer oppnevnt av Snillfjord kommune blir oppmerksomme på sitt ansvar. Videre har kontrollutvalget et ansvar for å følge opp at selskaper som Snillfjord kommune er involvert i, utvikler seg i tråd med kommunestyrets forutsetninger. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem redegjørelsen for kontrollutvalget til orientering. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 23

24 SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 8/2008 Plan for selskapskontroll i Snillfjord kommune for valgperioden Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for selskapskontroll i Snillfjord kommune for inneværende valgperiode, og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll i Snillfjord kommune for valgperioden slik den fremgår av saken. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 24

25 Sak 8/2008 Plan for selskapskontroll i Snillfjord kommune for valgperioden KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for selskapskontroll i Snillfjord kommune for inneværende valgperiode, og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll i Snillfjord kommune for valgperioden slik den fremgår av saken. VEDLEGG 1. Plan for selskapskontroll for Snillfjord kommune for valgperioden SAKSUTREDNING Innledning Offentlig sektor har i de senere blitt mer fragmentert og virker gjennom ulike organisasjonsformer, og med varierende tilknytning til den kommunale organisasjonen. Dette har vært særlig fremtredende i de siste årene i en del vest-europiske land gjennom trenden kalt New Public Management (NPM). NPM er en fellesbetegnelse for organisering av det offentlige tjenestetilbudet der markedseksponering, bedriftsøkonomiske prinsipper og offentlige eller private aktører på tilbydersiden er mer vanlig. Typiske eksempler er forskjellige typer bestiller utfører modeller, utlegging av kommunal virksomhet i frittstående selskaper eller kjøp av tjenester fra private. I kommuneloven er det åpnet for ulike typer organisering av kommunal virksomhet og det er lagt til rette for at flere kommuner og fylkeskommuner kan samarbeide om felles oppgaver. I tillegg kan kommunene organisere virksomhet etter lov om interkommunale selskaper, lov om stiftelser eller lov aksjeselskaper. Dette kan oppsummeres i følgende oversikt: Forvaltningsorgan Selvstendige rettssubjekt Kommunal etat (koml 10) Kommunal institusjon (koml 11) Interkomm. samarbeid (koml 27) Interkomm. samarbeid (koml 28 a-c) Kommunalt foretak (koml kap 11) Interkomm. selskap (IKS-lov) Aksjeselskap (AS-lov) Stifting (Stiftingslova) Offentlige eiere Offentlige og private eiere Ingen eiere Figur: Organisering av offentlig sektor, kilde: Norge Kommunerevisorforbund (NKRF) Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 25

26 Hvor vidt det er hensiktsmessig å legge virksomhet utenfor den kommunale organisasjonen vil avhenge av en rekke forhold: Har kommunen kapasitet og kompetanse til å utføre tjenesten i egenregi? Er det stordriftsfordeler ved produksjonen, og flere kan aktører betjenes? Her det hensiktsmessig å samarbeide med andre om tjenesteutførelsen? Er det hensiktsmessig med markedseksponering? Er det billigere å kjøpe tjenesten hos andre? Er det en kommunal kjerneoppgave? I en del tilfeller kan det være aktuelt å organisere kommunal virksomhet etter mer bedriftsøkonomiske prinsipper, og med delegerte fullmakter slik at beslutninger kan treffes nær brukeren. Dette kan i første rekke gjelde produksjon av varer og tjenester som det er lett å definere omfang og kvalitet av. Rent skjematisk kan dette fremstilles som følger: Tradisjonell organisering: Styring fra administrasjonssjef og politiske beslutningstakere gjennom instruks, budsjett og vedtak: Instruksjon Produksjon Selskapsorganisering: Styring fra kommunen gjennom generalforsamling / representantskap, styre, avtale og prissetting av varer og tjenester. Kjøper Transaksjon Selger 2. Kommunens innsynsrett i frittstående selskaper Kommunen har ingen ubetinget innsynsrett i selskaper som er selvstendige rettssubjekter i kraft av sin stilling som hel- eller deleier i selskapet. Innsynsretten reguleres av den aktuelle lov som selskapet er underlagt, i første rekke aksjeloven eller lov om interkommunale selskaper. Fylkeskommunen vil utøve sin eiermakt gjennom generalforsamling eller representantskap, men har ingen selvstendig innsynsrett i selskapet uten at dette er særskilt vedtektsfestet. Styremedlemmene har selvfølgelig rett til innsyn, men styrets rolle er i første rekke å ivareta selskapets interesser. Styremedlemmene har således ingen plikt til å informere fylkeskommunen på annen måte enn gjennom vedtak i styret og fremleggelse av saker for generalforsamling / representantskap. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 26

27 3. Innsyn via kontrollutvalget Kommunen som eier fikk gjennom en endring i kommuneloven i 2004 en særskilt innsynsrett i selskaper via kontrollutvalget gjennom egne bestemmelser som selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg ( no. 905) utdyper bestemmelsene ytterligere. Forskriftens 13 pålegger kontrollutvalget å legge en plan for selskapskontroll frem for fylkestinget. Selskapskontroll kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Som innebærer å påse at fylkeskommunen forvalter sine eierinteresser i selskaper på en god måte, herunder å kontrollere om den som utøver fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til fylkestinget å bestemme gjennom vedtakelsen av planen for selskapskontroll. Dette kan skjematisk fremstilles som følger: Kommunestyre Eierstyring Eierskapskontroll Generalforsamling Kontrollutvalg KU-sekretariat Revisor Styret Kommunerevisor Daglig leder Forvaltningsrevisjon Selskapet Figur: Selskapskontroll etter kommunelovens 80 Som det fremgår av figuren kan eierskapskontrollen utføres av både revisjon og sekretariat, men forvaltningsrevisjon i selskaper kan kun utføres av revisor. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 27

28 Selskaper / virksomheter der Snillfjord kommune har eierandeler Snillfjord kommune har for en stor del samlet sin virksomhet i den ordinære kommunale organisasjonen. Kommunen har imidlertid en del aksjer og andeler i selskaper, dels basert på historiske engasjement, delvis ut fra støtte til ny virksomhet og dels ut fra egne kommunale initiativ. Av note 5 til regnskapet for 2006 har kommunen følgende aksjer og andeler i varig eie: Kontonr Selskapets navn Antall Bal.ført verdi Andeler EK-innskudd KLP Pensjonsmidler KLP Pensjonsmidler Statens pensjonskasse Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 1,00 % Revisjon Midt-Norge IKS 1,00 % Hemne Kraftlag AL Aksjer Norske Skogindustrier ASA Impact Europ Group AB Midnor CNI AS Fosen Trafikklag AS Hitra Frøya Fastlandssamband AS 5,60 % Bomvegselskapet Ny Riksvei ,18 % TrønderEnergi AS 1,34 % Bomvegselskapet E39 10,34 % Svanem AS 15,00 % Orkladal Bedriftsutvikling AS Fylkets fellesvaskeri AS 0,60 % Sum aksjer Sum aksjer og andeler Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen alene, eller sammen med andre fylkeskommuner eller kommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. Kontrollutvalgets sekretariat har markert selskapene som er aktuelle for selskapskontroll. I slike selskaper har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som anses nødvendig for kontrollen, og opplysningene kan innhentes fra selskapets daglige leder, styret eller fra selskapets valgte revisor. Kommunens kontrollutvalg og revisor kan også selv foreta undersøkelser i selskapet og kontrollutvalget og revisor har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende selskapsorganer. Som det fremgår av oversikten har Snillfjord kommune for tiden få selskaper som driver typiske forvaltningsoppgaver for Snillfjord kommune, slik at hensiktsmessigheten av å drive selskapskontroll ut over en ren eierskapskontroll er begrenset. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 28

29 Retningslinjer for selskapskontroll Før selskapskontroll iverksettes skal det utarbeides egne retningslinjer for denne typen virksomhet som vedtas av kommunestyret. Med utgangspunkt i plan for selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt resultatene av disse. Retningslinjene bør inneholde bestemmelser om hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere resultatene av selskapskontrollen. Videre må retningslinjene inneholde bestemmelser om hvordan selskapskontrollen skal foregå, det vil si om det skal være mulig for kontrollutvalget å initiere forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskapet i tillegg til ordinær eierskapskontroll. En plan for selskapskontroll bør inneholde en beskrivelse av ulike deler av selskapskontrollen. Kontrollvirksomheten kan omfatte: 1. Eierskapskontroll ved selskapsetablering Om kapitalinnskuddet er i tråd med kommunestyrets forutsetninger, og om innskutte verdier står i et rimelig forhold til motytelsen i form av aksjer eller innskuddskapital. 2. Ordinær eierskapskontroll Om virksomheten foregår i henhold til gjeldende lover, regler, og virksomhetens vedtekter og om den foregår innenfor rammene av kommunens vedtak og forutsetninger. 3. Eierskapskontroll ved salg eller avvikling av virksomhet Om eventuelle forutsetninger ved salget er oppfylt og om vederlaget står i forhold til verdiene i virksomheten. 4. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon, med en systematisk gjennomgang av hele eller deler av virksomheten, er en mer gjennomgripende undersøkelse av foretaket.. Forvaltningsrevisjonsundersøkelser vil være aktuelt i særlige tilfeller, der kommunen har store interesser i virksomheten, der virksomheten utfører viktige oppgaver for kommunen, eller der man opplever at virksomheten utvikler seg på tvers av kommunestyrets intensjoner. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår ut fra dette at forvaltningsrevisjonsmessige undersøkelser kun gjennomføres unntaksvis. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON En plan for selskapskontroll bør ikke baseres fullstendig på kommunens eksponering i utenforliggende selskaper per i dag. Det er også hensiktsmessig å ha en rutine på plass dersom det senere blir aktuelt å legge tjenesteproduksjon inn i egne selskaper, eller at kommunen oppretter selskaper alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner for å ivareta spesielle formål. Planen må i henhold til kommuneloven legges frem for endelig godkjenning i kommunestyret. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 29

30 Vedlegg 1: Plan for selskapskontroll i Snillfjord kommune (utkast) 1. Virkeområde Selskapskontroll kan utøves i interkommunale selskaper og i aksjeselskaper der Snillfjord kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer eller andeler, og heleide datterselskaper av slike selskaper. 2. Selskapskontrollen innhold Selskapskontrollen omfatter Eierskapskontroll som omfatter kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper, herunder å kontrollere om den som utøver fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, eventuelt Forvaltningsrevisjon i henhold til kommunelovens 77 nr. 4, det vil si systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen som skal utøves på vegne av Snillfjord kommune. 3. Innhenting av opplysninger Kommunestyret gir kontrollutvalget og den som kontrollutvalget utpeker til å utføre selskapskontroll, anledning til å kreve enhver opplysning av selskapet, selskapets styre og selskapets revisor som anses nødvendig for å kunne utøve selskapskontrollen. Kontrollutvalget kan kreve å få tilsendt følgende dokumenter rutinemessig som et ledd i eierskapskontrollen av selskapet: årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger samt protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. 4. Gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget må minst én gang i året vurdere aktuelle selskaper med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. 5. Rapportering Rapportering av gjennomført selskapskontroll skjer rutinemessig til kontrollutvalget etter at selskapskontroll er gjennomført. Kontrollutvalget rapporter til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll i henhold til denne planen én gang i året. 6. Planens virkningstid Planen gjelder for valgperioden Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 30

31 SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 9/2008 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 31

32 Sak 9/2008 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. VEDLEGG 1. Oversikt over saker behandlet i kommunestyret i perioden Oversikt over saker behandlet i formannskapet i perioden Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-4/2006: Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune. SAKSUTREDNING I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet I denne perioden er det avholdt 3 møter i kommunestyret og 4 møter i formannskapet. Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 32