ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE"

Transkript

1 ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE

2 1 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL A: ORGANISERING OG ANSVAR 1. Politisk organisering 4 2. Administrativ organisering 4 3. Arkivorganisering Organisering av arkivtjenesten Oversikt over arkivskaperne i Leka kommune Ansvar og fullmakter Sentrale arkivfaglige begreper og prinsipper Bruk og oppdatering av arkivplanen 12 DEL B: REGLEMENT 1. Lover og forskrifter Arkivloven Kommuneloven Forvaltningsloven Offentleglova Personopplysningsloven Helsepersonell-loven Sikkerhetsloven Andre lover Sentralt regelverk Noark Noark Riksarkivarens rapporter og retningslinjer Kassasjonsbestemmelser for skattedokumentasjon Enkeltvedtak gjort av Riksarkivaren Lokalt regelverk Retningslinjer for føring av møte- og vedtaksbøker Retningslinjer for innkjøp og bruk av el.fagsyst Retningslinjer for bruk av epost Instruks om avlevering av sensitive personregistre Instruks om avlevering av eldre og avsluttet arkiv Regler for utlån og bruk av eldre og avsluttet arkiv Retningslinjer for sikring av arkiv 35 DEL C: RUTINEBESKRIVELSE 1. Daglige arkivrutiner Post- og dokumentbehandling sentralt postmottak Post- og dokumentbehandling utenom rådhuset Praktisering av offentlighet og innsyn Periodiske arkivrutiner Periodisering og bortsetting Avlevering av kommunale personregistre Avlevering av eldre og avsluttet arkiv 57

3 2 3. Spesialrutiner Anbuds- og tilbudsdokumenter Behandling av vannskadet arkivmateriale Katastrofeberedskap Makulering Kvalitetssikring Oppdatering av arkivplan Restansekontroll 60 DEL D: ARKIVOVERSIKT 1. Arkivserier Stab/støtte Personal Lønn Økonomi Overformynderiet Skolen Barnehage Helsestasjonen Legetjenesten Pleie- og omsorgstjenesten Brann og feiing Landbruk og skogbruk Plan og utvikling Elektroniske systemer Aktive systemer Avsluttede systemer Dagligarkiv Leka rådhus Leka barne- og ungdomsskole Leka barnehage Leka helsesenter Leka sykestue Bortsettingsarkiv Leka rådhus Leka barne- og ungdomsskole Leka helsesenter 63 DEL E: ARKIVDEPOT 1. Depotordning Arkivkatalog 64 Vedlegg: 55 datakort for arkivserier i daglig bruk.

4 3 Arkivplan for Leka kommune Arkivplan for Leka gjelder fra og med xx.xx.2012, og er i overensstemmelse med de krav som stilles til arkivplaner i offentlig forvaltning. Planen er godkjent i kommunestyret, K-sak xx/12. Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkivforvaltningen slik at arkivene blir trygget som informasjonskilder for samtid og ettertid i samsvar med gjeldende regelverk. Oppdatering av planen skal gjennomføres årlig. Kommunens arkivskapere skal følge arkivplanen. Leka den... Rådmann Leka kommune

5 4 DEL A: ORGANISERING OG ANSVAR 1. Politisk organisering Leka kommunestyre har 15 medlemmer, formannskapet har fem. Kontrollutvalget har også fem medlemmer, og har eksternt sekretariat og arkiv (KomRev Trøndelag IKS). 2. Administrativ organisering Øverste administrative leder er rådmannen. Lederne for de ulike ansvars- og tjenesteområdene er direkte underlagt rådmannen. Leka kommune kjøper noen tjenester fra nabokommuner, fra firma og IKS: Revisjon; KomRev Trøndelag IKS Jordmor; Nærøy kommune PPT; Nærøy kommune Barnevern; Vikna kommune Fysioterapi; driftsavtale med Arnfinn Holand Skogfaglig veiledning; Nærøy kommune Oppmåling; J. Lian AS, Overhalla Renovasjon; MNA Retura AS, Overhalla Slamtømming; F. & T. Tankrens AS, Nærøy Brannledelse; Vikna kommune IKT; noe samarbeid med Nærøy kommune 3. Arkivorganisering 3.1. Organisering av arkivtjenesten Arkivtjenesten i Leka kommune er organisert med et felles postmottak og sentralarkiv for alle virksomheter. Fagsystemer og tilhørende objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene. Virksomhetslederne har ansvar for at disse spesialarkivene håndteres i tråd med gjeldende lovverk. Ingen av virksomhetene har egne postmottak for saker som inngår i sentralarkivet. All post til virksomheter i Leka kommune leveres til postmottak, men post som er adressert med navn først, eller som kommer fra helseinstitusjoner, leveres uåpnet til adressat. Adressaten har selv ansvar for å vurdere om post skal bringes tilbake til postmottak for registrering. Sosialtjenesten er underlagt NAV, og all saksbehandling og arkivarbeid utføres gjennom deres systemer. Alle arkiv i Leka kommune er i dag kategorisert som papirbaserte, selv om det brukes en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/arkivdel skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk.

6 5 På sikt vil både saksbehandlingen og arkivene i Leka kommune bli fullelektroniske. Dette innebærer at de elektronisk produserte og lagrede dokumentene vil bli de originale, offisielle og gyldige versjonene Oversikt over arkivskaperne i Leka kommune Følgende arkivskapere har anledning til å bygge opp og vedlikeholde Leka kommunes sentralarkiv (saksarkiv). Disse vil også ha mulighet til å bygge opp og vedlikeholde spesialarkiver som ikke hører inn under felles arkiv. I prinsippet er det leder for hvert ansvars-/tjenesteområde som er saksbehandler og arkivskaper. Arkivskapere: Rådmannskontor Formannskapskontor/ ordfører Økonomiavdeling Personalkontor Merkantil avdeling Skolefaglig ledelse IKT-avdeling Leka barne- og ungdomsskole Kulturskolen Leka barnehage Leka bibliotek Legekontoret Helsestasjonen Sosialtjenesten Pleie og omsorg Drift og eiendom Teknisk administrasjon Bygg- og eiendomsbehandling Samferdsel Branntjeneste Avløp Miljø Landbruk Næring Kultur Overformynderiet

7 Ansvar og fullmakter Organinndeling etter arkivloven I arkivforskriftens 1.1 heter det at: Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tillegg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova 23. Leka kommune utgjør i arkivlovenes forstand ett organ. Kommunestyre og formannskap er i lovverket ikke tillagt direkte arkivansvar, men de har styringsansvar og instruksjonsmyndighet overfor kommunens forvaltning, med derav følgende myndighet til å fastsette økonomiske rammer for arbeidet Rådmannens arkivansvar Rådmannen er, i kraft av å være øverste administrative leder, tillagt det overordnede ansvaret for arkivene i Leka kommune. Dette innebærer et overordnet ansvar for arkivarbeidet i alle virksomhetene. Rådmannen plikter å sørge for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter på arkivområdet, og i samsvar med regelverket knyttet til offentlig saksbehandling og krav om dokumentasjon. I Leka kommune er den daglige oppfølging av rådmannens arkivansvar delegert til arkivleder. Dette innebærer blant annet å følge opp rapporter om mangler ved kommunens arkivhåndtering. Oppretting av avvik som krever større økonomiske utlegg skal legges fram for rådmannen Arkivleder (fagleder arkiv) Arkivleder er administrativt underlagt rådmannen og ellers tilknyttet forvaltning/servicetorg. Arkivleder oppgaver er å: ha et overordnet faglig ansvar for kommunens arkivtjeneste, og påse at arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende regelverk veilede arkivpersonalet og arkivskapere og ta initiativ til nødvendig opplæring være leder for arkivforum i kommunen; Leka kommune har ikke dette forumet per mars 2012 ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen holde seg oppdatert om den arkivfaglige og teknologiske utvikling som har konsekvenser for arkivarbeidet, samt rapportere videre til arkivpersonale og arkivskapere

8 7 være kommunens kontaktperson for overordnede arkivinstanser i saker som angår arkivdanning og arkivplan ha ansvar for materiale som tilbakelånes til kommunen fra arkivdepot, såkalt fjernlån Arkivansvar i virksomhetene Leder for tjenesteområdet har et selvstendig ansvar for at arkivarbeidet i egen virksomhet samsvarer med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og dokumentasjon, og de regler som er fastsatt i kommunens arkivplan. I de tilfellene områdeleder ikke er arkivansvarlig, skal han peke ute en arkivansvarlig på eget område. De arkivansvarlige på tjenesteområdene skal: sørge for at arkivarbeidet i virksomheten følger de retningslinjer og rutiner som gjelder for arkivtjenesten i kommunen ekspedere utlån fra eget dagligarkiv (aktivt arkiv) og eventuelle bortsettingsarkiv sørge for å avlevere eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot være medlem i kommunens arkivforum Arkivansvaret i virksomhetene gjelder aktivt arkiv og bortsettingsarkiv. Ved avlevering til arkivdepot blir det daglige, administrative ansvar for avlevert arkivmateriale overført leder/ansvarlig for arkivdepot. Arkiv 3.4. Sentrale arkivfaglige begreper og prinsipper Arkiv er, i følge arkivloven, dokument som blir til som ledd i en virksomhet. Et arkiv består av en samling dokumenter som lagres på ett eller flere medier (papir, CD, magnetbånd, fotografi, film etc.). For at en samling dokumenter skal være arkiv må dokumentene ha blitt til som resultatet av virksomheten til en arkivskaper. Arkivene har en tredelt funksjon: 1. Informasjon 2. Dokumentasjon 3. Kilder til kunnskap og opplevelse Arkivene har både administrativ, juridisk og kulturell verdi. Arkivdokument

9 8 Arkivloven definerer dokument som et medium som lagrer informasjon for senere lesing, høring, framvisning eller overføring, og arkiv som dokumenter som blir til som ledd i virksomheten. Arkivdokument er dermed alle dokument som blir til som ledd i det arbeidet en administrativ enhet (en arkivskaper) er satt til å utføre, dvs. all informasjon som blir skapt og lagret for senere bruk, uavhengig av lagringsmedium. Arkivskaper En arkivskaper er en administrativ enhet, en virksomhet eller en privatperson, som lager eller har laget et enkeltarkiv. I arkivplanen blir begrepet arkivskaper brukt både om arkivtjenesten sentralt, og om saksbehandlere i ansvarsområdene som lager saker til sentralarkivet. I henhold til NOARK 4 er disse saksbehandlerne å betrakte som journalenheter. Det er likevel valgt å betegne disse som arkivskapere i denne arkivplanen. Enkeltarkiv Et enkeltarkiv er en samling dokumenter som hører sammen, og som er laget av eller kommet inn til en arkivskaper som et resultat av arkivskaperens virksomhet. Det er et 1:1 forhold mellom arkivskaper og enkeltarkivet. En arkivskaper kan bare lage ett enkeltarkiv og ett enkeltarkiv kan bare ha en arkivskaper. Hver arkivskaper i kommunen skal bygge opp og vedlikeholde sitt eget arkiv (enkeltarkiv). Et enkeltarkiv skal oppbevares som en separat enhet, og ikke blandes sammen med andre enkeltarkiv. Proveniensprinsippet Proveniens betyr oppkomst eller opprinnelse, og er et grunnleggende prinsipp for alt arkivarbeid. Proveniensprinsippet går ut på å holde et enkeltarkiv samlet, og oppbevart adskilt fra andre enkeltarkiv. Å følge proveniensprinsippet betyr å ta vare på den opprinnelige ordning og indre sammenheng i et enkeltarkiv. Arkivmateriale skapt av en arkivskaper skal holdes sammen og ikke blandes sammen med arkivsaker fra en annen arkivskaper. Dette betyr at når to arkivskapere eller administrasjoner blir slått sammen som følge av omorganiseringer, skal vi ta vare på de to enkeltarkivene som to separate enheter, og avslutte arkivene. For den nye arkivskaperen/administrasjonen bygger vi opp ett nytt enkeltarkiv fra startdato. Den samme framgangsmåten benyttes ved større arkivmessige omlegginger som skifte av arkivnøkkel eller overgang til fullelektronisk arkiv. Man skal alltid så langt som mulig prøve å ta vare på den opprinnelige ordninga og indre sammenheng i et enkeltarkiv (den indre proveniens). Dette er viktig for et enkeltarkiv er skapt som en organisk helhet med en egen systematikk, og en registerføring som gjenspeiler denne systematikken. Arkivserier

10 9 Enkeltarkivene deles inn i arkivserier. En arkivserie er en del av et enkeltarkiv, inndelt og ordnet etter et innbyrdes felles prinsipp. De ulike arkivseriene skiller seg fra hverandre mht. innhold og ordningsmåte, men inngår i en større helhet, enkeltarkivet. Behovet for å dele arkivet inn i forskjellige serier kan være forårsaket av dokumentenes innhold (f.eks. klientarkiv), mengde (f.eks. byggesaksarkiv) eller spesielle format (f.eks. kart), det vil si behovet for spesiell behandling eller oppbevaring. De vanligste arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournal, sakarkiv og spesialarkiv. Møteboken inneholder originale, signerte referat fra møter i styret, råd og utvalg. Kopiboken er en kronologisk samling av kopier av utgående og interne skriv. Postjournalen er et register over all korrespondanse hos en arkivskaper. Saksarkivet inneholder inn- og utgående korrespondanse, notater, innstilinger, uttalelser og vedtak samlet til saker. Det dekker i utgangspunktet alle kommunale saksområder, og er som regel systematisert og ordnet i samsvar med en arkivnøkkel. Saksarkivet til en arkivskaper inneholder korrespondanse og saksdokumenter utarbeidet av - eller behandlet i - enheten. Spesialarkivet skiller seg fra saksarkivet ved at det vanligvis bare dekker ett eller noen få saksfelt. Saksbehandlingen som blir dokumentert i spesialarkivene er som oftest knyttet til bestemte objekt, f.eks. personer, bygninger eller eiendommer. Innholdet i en saksmappe i et spesialarkiv vil være inn- og utgående korrespondanse, notater, utredninger, innstillinger og vedtak knyttet til et spesielt objekt. En slik mappe vil ofte inneholde flere enkeltsaker, og dermed flere vedtak om samme objekt. De ulike seriene dokumenterer ulike sider av arkivskaperens virksomhet, og gir til sammen et helhetlig bilde av arkivskaperens arbeid. I arkivplanen er de arkivseriene alle arkivskapere produserer listet opp i arkivoversikten, som gir informasjon om hvilke serier som finnes, hva de inneholder og hvordan de skal behandles. Arkivdel I Noark-4 baserte sak-/arkivsystemer benyttes begrepet arkivdel. En arkivdel er en vilkårlig definert del av et arkiv, som blir behandlet som en særskilt enhet i sak-/arkivsystemet. En arkivdel må likevel ha et felles ordningsprinsipp. Begrepet er ikke synonymt med arkivserie, men kan være det. Journalenhet

11 10 I Noark-4 brukes begrepet journalførende enhet (journalenhet). Dette defineres som en arkivorganisatorisk enhet som står for journalføringen og annet arkivarbeid knyttet til sak-/arkiv-systemet og funksjonene i dette. Journalenhetene trenger ikke å være egne arkivskapere, men vil i de fleste tilfeller være det. Når en kommune har felles arkiv og ett felles sak-/arkivsystem for hele kommuneadministrasjonen, kan de ulike avdelingene ha anledning til å registrere og ekspedere post. I slike tilfeller vil kommuneadministrasjonen være arkivskaper og de forskjellige avdelingene journalenheter. Sak En sak er definert som de arkivdokumentene som omhandler et spørsmål som er til behandling og som dermed dokumenterer behandlingsprosessen. Denne definisjonen bygger på den måten saksbegrepet er brukt i Forvaltningsloven og Offentlighetsloven. Disse bruker begrepet abstrakt, dels som et spørsmål som er til behandling i et forvaltningsorgan (på grunnlag av eksterne eller interne initiativ), dels om selve saksbehandlingsprosessen. Konkret vil dermed en sak omfatte de dokumentene, registreringene, vedtakene osv. som oppstår gjennom saksbehandlingen. I kommunens arkiv- og saksbehandlingssystem ephorte vil en sak (arkivsak) være sammensatt av flere journalposter (dvs. dokumenter og journalførte opplysninger om dokumentene). En journalpost skal alltid knyttes til en sak. Utvalgssak Begrepet utvalgssak dvs. en sak som er til behandling i et kommunalt utvalg må skilles fra det generelle saksbegrepet. Logisk sett vil en utvalgssak også være en arkivsak, dvs. et spørsmål som er til behandling. Arkivmessig vil det likevel være et skille, fordi en arkivsak vil omfatte alle dokumentene og journalregistreringene, mens utvalgssaken vil være en post på sakskartet til et møte med tilhørende dokumenter (saksvedlegg). I de fleste tilfeller vil de bare være en del av dokumentene i arkivsaken. Leka kommune har ikke utvalgsmodulen i ephorte. Arkivering Det å plassere et dokument i arkivskaperens arkiv. Enten ved at de papirbaserte arkivdokumentene - som er samlet i en mappe - plasseres i et arkivskap, eller ved at de ulike journalpostene i en sak legges i rett mappe i et elektronisk arkiv. Arkivnøkkel En arkivnøkkel er et system for inndeling og sortering av saksarkiv. Den kan være basert på etter eller flere ordningsprinsipper. Arkivnøkler benytter vanligvis et ordningsprinsipp basert på inndeling etter emne, og gir en systematisk oversikt over de arkivkoder som benyttes til å sortere sakene som skal arkiveres.

12 11 Arkivnøkler i bruk i offentlig forvaltning skal alltid være godkjent av Riksarkivaren. Arkivnøkkelen som brukes i Leka kommune heter K-Koder, og er et alfa-numerisk system. Arkivkodene består av en kombinasjon av bokstaver og tallverdier. Elektronisk arkiv Et elektronisk arkiv er arkiv som er skapt, lagret og holdt vedlike ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Som elektronisk arkiv regner vi elektroniske sak- /arkivsystemer, databaser og andre IT-systemer som lagrer arkivopplysninger i digitalisert form. Elektroniske registre og databaser, som postjournal og ulike fagsystemer, kan bare oppbevares i elektronisk form når de tilfredsstiller bestemte systemkrav. De viktigste av disse er følgende: registreringer må kunne styres slik at de ikke overskrives, informasjonen må kunne eksporteres til andre media i godkjente lagringsformat, og de må ha tilknyttet metadata som gjør at informasjonens kontekst, innhold og struktur er autentisk. Overgang til fullelektronisk arkiv og saksbehandling Alle arkiv i Leka kommune er i dag kategorisert som papirbaserte, selv om det brukes en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter er arkivene å betrakte som papirarkiv etter gjeldende regelverk. På sikt vil både saksbehandlingen og arkivene i Leka kommune bli fullelektroniske. Dette innebærer at de elektronisk produserte og lagrete dokumentene vil bli de originale, offisielle og gyldige versjonene. Periodeinndeling Behandlingen av arkivene i Leka kommune bygger på en inndeling av arkivmassen i fireårige arkivperioder, som i all hovedsak faller sammen med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. Arkivet skal deles i fysiske enheter som følger arkivperioden. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal arkiv fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter to perioder i bortsettingsarkivet skal arkivmaterialet avleveres til arkivdepot. Arkivets ulike livsfaser vil etter dette bli som følger: 1. Dagligarkiv, fra 0-4 (8) år 2. Bortsettingsarkiv fra 4 (8)-25 år 3. Arkivdepot fra år

13 Bruk og oppdatering av arkivplanen Arkivplanen skal brukes som arbeidsredskap av alle ansatte i Leka kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som ledd i den virksomhet kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke praktiske løsninger kommunen har valgt på arkivområdet. Det legges opp til årlige oppdateringer av arkivplanens arkivoversikt og rutinebeskrivelser, men hovedrevisjon vil finne sted hvert 4. år. Det vil bli sendt ut melding om hvilke endringer som blir gjort umiddelbart etter revisjonen. Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemeldinger på den informasjon som finnes i planen. Dersom registrerte opplysninger ikke stemmer eller endringer har funnet sted, skal arkivleder kontaktes. Arkivplanen skal rutinemessig periodiseres hvert 4. år, på lik linje med resten av arkivene i Leka kommune. Kommunens arkivleder skal ha det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen.

14 13 DEL B: REGLEMENT 1. Lover og forskrifter 1.1. Arkivloven Lov om arkiv inneholder bestemmelser om offentlige organers plikt til å ha arkiv, om disse organenes arkivansvar, om Riksarkivarens veilednings- og tilsynsansvar og om kassasjon og bevaring av arkiv. Arkivloven inneholder videre en del bestemmelser om private arkiv. Formålet med loven er å trygge arkiv som har forventet kulturell eller forskningsmessig verdi og dokumenter som er viktige som rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at de blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Hele lovteksten finnes hos Lovdata Forskrift om offentlege arkiv Forskrift om offentlege arkiv er gitt med hjemmel i arkivloven. Forskriften har bestemmelser om: den administrative organiseringen av arkivene grunnleggende arkivrutiner bruk av elektroniske arkivsystem og nyere lagringsmedium behandling av eldre og avsluttet arkiv oppbevaring og sikring av arkiv. Forskriften erstattet flere tidligere sentralt gitte retningslinjer som gjaldt kommunale arkiv. Hele forskriften finnes hos Lovdata Forskrift om tekniske og arkivfaglige bestemmelser Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlig arkiver erstattet en tidligere forskrift av 1. januar 1999 om Riksarkivarens arkivbestemmelser. En rekke av Riksarkivarens tidligere bestemmelser er samlet i denne forskriften, som er delt inn i ni kapitler. Fire av disse gjelder for kommunale arkiv. Det er: Kap. 2 Bestemmelser om bruk av mikrofilm i kommunal forvaltning Kap. 5 Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv Kap. 7 Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker og kopibøker Kap. 9 Bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokumenter Hele forskriften finnes hos Lovdata Kommuneloven I Lov om kommuner og fylkeskommuner slås det fast at det er kommunestyret og formannskapet som fastsetter rammene for arkivvirksomheten i kommunen,

15 14 og har det formelle ansvar for at arkivordningen fungerer. I kraft av sin stilling som øverste administrative leder er det imidlertid rådmannen (administrasjonssjefen) som har det reelle ansvar for kommunens arkiver. I lovens 39 Reglement. Arkiv. heter det: 1. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv ved reglement nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer. 2. Departementet kan gi forskrifter om behandling, bevaring, ordning av og tilsyn med kommunens og fylkeskommunens arkiver. Ellers inneholder kommunelovens kap. 6 bestemmelser om saksbehandlingsregler, innsynsrett, møtebøker ( 30, pkt.3) som har betydning for arkivforvaltningen i kommunen. Hele lovteksten finnes hos Lovdata Forskrift om årsregnskap og årsberetning I Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner), 2. Registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, heter det blant annet at: Regnskapsmaterialet skal oppbevares i minst 10 år etter utløpet av siste regnskapsår. Regnskapsmaterialet skal registreres og oppbevares på et medium som opprettholder muligheten for å lese materialet i hele oppbevaringsperioden, og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Regnskapsmaterialet skal sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap. Hele forskriften finnes hos Lovdata Forskrift om revisjon I Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 10. Oppbevaring, heter det at: Revisor skal oppbevare dokumentasjon, nummererte brev og annen korrespondanse etter denne forskrift på en ordnet og betryggende måte i minst 10 år. Det samme gjelder korrespondanse i tilknytning til rådgivning. Originaldokument av papir kan erstattes av kopi i annet medium. I så fall skal papiroriginalen oppbevares på en velordnet måte i 3 år og 6 måneder etter slutten av regnskapsåret som dokumentet gjelder. Dokumentasjon som lagres elektronisk, skal oppbevares og gjengis i standard dataformat. Hele forskriften finnes hos Lovdata.

16 Forvaltningsloven Sentralt i Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker står bestemmelsene om offentlig ansattes taushetsplikt, og om innsynsrett for berørte parter i ikkeoffentlig dokumentasjon, såkalt partsoffentlighet. Dokumentinnsynet etter reglene for partsoffentlighet er ikke tidsbegrenset, og kan gjøres gjeldende lenge etter at en sak er avgjort. I lovens beskrives også hvordan innsynet skal gjennomføres. Bestemmelsene om taushetsplikt i 13 gjelder hovedsaklig noens personlige forhold eller forretningshemmeligheter, og faller normalt bort etter 60 år. Taushetsplikten er ikke til hinder for at arkivpersonale journalfører og arkivlegger dokumenter som er underlagt taushetsplikt. I loven stilles også krav til oppbevaring av arkiver som inneholder taushetsbelagt materiale. I 13c heter det: Dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal forvaltningsorganet oppbevare på betryggende måte. Betryggende må vi i denne sammenhengen forstå som forsvarlig låst og sikret mot internt og eksternt uhjemlet innsyn. I et elektronisk miljø vil det si kun tilgang for personale som er spesielt autorisert for dette. Hele loven finnes hos Lovdata Forvaltningslovforskriften I Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) finnes flere bestemmelser som er viktige i arkivsammenheng. Dette er for det første 8. Myndighet til å gi forskerinnsyn, der det heter at: Myndighet etter forvaltningsloven 13d første ledd utøves av det enkelte departement. Denne myndigheten kan ikke delegeres. Myndighet kan likevel delegeres fra: Kultur- og kirkedepartementet til Riksarkivaren. Justis- og politidepartementet til kriminalomsorgsregionene, Politidirektoratet og Domstoladministrasjonen. Helse- og omsorgsdepartementet og Arbeids- og inkluderingsdepartementet til Sosial- og helsedirektoratet for så vidt gjelder opplysninger i saker på Sosial- og helsedirektoratets ansvarsområde. Arbeids- og inkluderingsdepartementet til Arbeids- og velferdsdirektoratet for så vidt gjelder opplysninger i saker på Arbeids- og velferdsdirektoratets ansvarsområde etter folketrygdloven. For det andre er det 10. Bortfall av taushetsplikt i barnevern- og adopsjonssaker, der det heter at: I barnevernssaker og adopsjonssaker faller taushetsplikten bort etter 100 år.

17 16 Til slutt er det som gjelder partsinnsyn i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning Hele forskriften finnes hos Lovdata eforvaltningsloven Med hjemmel i forvaltningslovens 15 og esignaturlovens 5er det gitt en Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Formålet med eforvaltningsforskriften er å legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Forskriften skal legge til rette for at enhver på en enkel måte kan utøve sine rettigheter og oppfylle sine plikter i forhold til det offentlige, og gjelder for elektronisk kommunikasjon med forvaltningen og for elektronisk saksbehandling og kommunikasjon i forvaltningen ( 1). Forvaltningslovens alminnelige krav til saksbehandling gjelder også ved elektroniske henvendelser. Enhver som henvender seg til kommunen kan benytte elektronisk kommunikasjon, og det skal legges til rette for brukervennlig og tilgjengelighet for alle ( 3). De som henvender seg er ikke forpliktet til å gjøre det ved bruk av sikkerhetstjenester eller - produkter dersom det ikke er definert som nødvendig. Kommunen kan be om avsenders identitet eller fullmakter, og kan gjøre tilgjengelig sikkerhetstjenester og -produkter særlig hvis det er risiko for uberettiget innsyn i opplysninger. Kommunen skal gjennomføre tiltak for sikker elektronisk kommunikasjon og har anledning til å utvide sin egen bruk av slik kommunikasjon. Som en del av dette skal det defineres sikkerhetsmål og en sikkerhetsstrategi for slik kommunikasjon. Det finnes også bestemmelser om krav til organets utstyr og opplæring av ansatte, og om plassering av koordineringsansvar i forbindelse med å utarbeide sikkerhetstjenester og produkt som anbefales bruke ved elektronisk kommunikasjon. Hele forskriften finnes hos Lovdata Offentleglova Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) trådte i kraft , og er en ny lov som er ment å styrke innsynsretten og mulighetene for deltakelse og kontroll fra publikums side. I loven formålsparagraf ( 1) heter at formålet med loven er: Tilrettelegging for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakinga, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmennheten. Det skal og legges til rette for videre bruk av offentlig informasjon.

18 17 Formålsparagrafen vil være retningsgivende i alle vurderinger, og er ny i forhold til tidligere lovgivning. Offentleglova sitt gyldighetsområde er utvidet sett i forhold til tidligere lovgivning, og vil gjelde flere virksomheter ( 2). I tillegg til å gjelde for stat, kommune og fylke vil den også gjelde virksomheter der det offentlige eier med enn 50 % eller har rett til å velge mer enn halvparten av stemmene i øverste organ. Hovedregelen ( 3) er en videreføring av 1970-loven: Alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og lignede registre dersom det ikke er gjort unntak med hjemmel i lov. Hovedreglene om innsyn i Kap. 2 går på: Definisjon av hva er dokument, saksdokument, og hva er ikke saksdokument. Regler for utsatt innsyn. Forbud mot forskjellsbehandling mellom sammenlignbare tilfeller. At bruken av offentlig informasjon er i utgangspunktet fri. At innsynet i all hovedsak skal være gratis. At publikum har rett til innsyn i en sammenstilling fra databaser hvis det kan gjøres enkelt. At kommunen har plikt til å føre journal og tilgjengeliggjøre den på web hvis den er elektronisk. At merinnsyn skal alltid vurderes. Anledning til å gjøre unntak for resten av dokumentet hvis deler er unntatt offentlighet. Unntakene fra innsynsretten finnes i Kap. 3 og bestemmelsene er innskrenket og presisert i forhold til tidligere lov. Unntakene gjelder hovedsakelig: Opplysninger underlagt taushetsplikt. Dokument utarbeidet for intern saksforberedelse. Dokumenter innhentet utenfra for intern saksforberedelse. Visse interne dokument hos kommune og fylkeskommune. Rettssaksdokumenter. Dokumenter som kan svekke det offentliges forhandlingsposisjon. Dokumenter som må unntas av hensyn til behovet for kontroll og forebygging av lovbrudd. Tilsettingssaker. Eksamenssvar og karakterer. Regler for saksbehandling og klage finnes i Kap. 4. Der heter det at: Innsynet kan kreves skriftlig og muntlig. En forespørsel skal kunne gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Det organet som mottar kravet skal vurdere det konkret og selvstendig, og ta avgjørelse uten ugrunnet opphold. Det er opp til organet selv å bestemme hvordan innsynet gis.

19 18 Avslag skal være skriftlig, og det skal være grunngitt med unntaksbestemmelse. Det skal også opplyses om klagerett og frist. Fylkesmannen er klageinstans. Hvis den som har krevd innsyn ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter mottak av kravet skal dette regnes som et avslag. Innen tre uker kan den som får avslag be om nærmere grunngivning for avslaget. Dette skal besvares skriftlig innen ti arbeidsdager fra kravet er mottatt. Det er også viktig at loven er tilbakevirkende for kommunene ( 33). Det vil si at innsynet vil gjelde alle tidligere saker som har vært til behandling, politisk eller administrativt. Dette krever tilgjengelige arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Innsyn i eldre arkivsaker kan være svært krevende på grunn av manglende orden, oversikt og fungerende registre. Å lokalisere eldre saker kan være problematisk. Hele loven finnes hos Lovdata Forskrift til Offentleglova (Offentlegforskrifta) I forskriften til Offentleglova (Offentleglovforskrifta) finnes det blant annet regler for: Betaling for innsyn ( 4). Unntak fra rett til kopi ( 5). Hva som kan publiseres på internett, og hva som ikke skal gjøres tilgjengelig ( 7). Unntak fra innsyn i materiale som er avlevert til arkivdepot når originalene er i så dårlig stand at de ikke tåler kopiering eller håndtering, eller arkivet er i så dårlig orden at det vil være urimelig arbeidskrevende å finne materialet eller å sikre at taushetsbelagt informasjon ikke blir levert ut ( 9). Unntak for at alle journalinnføringer i visse sakstyper unntas fra offentlighet i sin helhet ( 9). Innsyn i graderte dokumenter ( 10). Hvem som er klageinstans for uavhengige forvaltningsorganer ( 10). Hele forskriften finnes hos Lovdata Personopplysningsloven Lov om behandling av personopplysninger erstattet Personregisterloven og trådte i kraft Loven gjelder for behandling av personopplysninger som helt eller delvis skjer ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, og annen behandling av personopplysninger når disse inngår eller skal inngå i et personregister. Et personregister defineres som registre, fortegnelser mv. der personopplysninger er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen. Formålet med loven er å beskytte den enkelte mot av personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Det er innført meldeplikt for behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler, og ved opprettelse av manuelt personregister som inneholder sensitive opplysninger.

20 19 Som sensitive opplysninger regnes: a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) om person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling c) helseforhold d) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeninger. Det kreves konsesjon fra Datatilsynet for behandling av sensitive personopplysninger, men når behandlingen har hjemmel i egen lov trenger kommunene bare å melde behandlingen av sensitiv informasjon. Har behandlingen ikke hjemmel i lov skal det søkes konsesjon for dette. Kommunen er etter loven pliktig til å kartlegge og melde sine registre på et elektronisk meldeskjema på Datatilsynets nettsider. Fornyet melding skal sendes hvert 3. år. Alle kan der selv sjekke om deres personregister er meldt inn. Det er meldeplikt for: Brukerarkiv innen pleie- og omsorg Pasientarkiv, legetjeneste og sykehjem Elevarkiv hos skoleadministrasjon Det kreves konsesjon for: Sektorovergripende tiltak/prosjekter som f.eks. forebygging av selvmord Forskningsprosjekter Unntatt fra både konsesjonsplikt og meldeplikt er: Elevarkiv i grunnskole og SFO Arkiv over barn i barnehage som trenger særlige tiltak Personalarkiv for kommunens ansatte Lånetakerregister hos folkebiblioteket Ansvaret for det enkelte personregister fulgte tidligere de enkelte registrene, og registeransvarlig var leder av den enkelte virksomhet (rektor, styrer, sosialleder osv.). Dette er erstattet med en ordning med ansvarsfordeling mellom behandlingsansvarlig, som er kommunens øverste ledelse, og databehandlere, som er de enkelte virksomhetene. Dette innebærer en ansvarliggjøring av kommunens ledelse på personvernområdet. Hele loven finnes hos Lovdata Personopplysningsforskriften I Forskrift til personopplysningsloven finnes bestemmelser om sikkerhet og internkontroll som tilsvarer bestemmelsene i den tidligere rammekonsesjonen, som ble gitt kommunene etter personregisterloven. Alle kommuner skal utarbeide en plan for sikkerhets- og internkontroll for å sikre at kravene i personopplysningsforskriften ivaretas. Planen skal omfatte både fysisk sikring og datasikkerhet. Sentralt står en risikovurdering for brudd på

21 20 reglene. Veiledningen Risikovurdering av informasjonssystem med utgangspunkt i forskrift til personopplysningsloven finnes på Datatilsynets nettsider. Hele forskriften finnes hos Lovdata Helsepersonell-loven Lov om helsepersonell mv. regulerer virksomheten til alt helsepersonell fra leger til tannteknikere. Formålet med loven er å bidra til sikkerhet for pasienter, og kvalitet i helsetjenesten samt tillit til helsepersonell og helsetjeneste. I arkivsammenheng er det viktig at loven inneholder bestemmelser om taushetsplikt og begrensinger i taushetsplikten ( 21-29), plikt til å gi opplysninger ( 30-43) og plikt til å dokumentere pasientopplysninger i form av journal, om krav til journalens innhold, om plikt til å gi pasienter innsyn, om retting/sletting av journalopplysninger samt om regler for bruk og tilgang til journaler ( 39-47). Hele loven finnes hos Lovdata Forskrift om pasientjournal Med hjemmel i helsepersonellovens 40, og 45 er det gitt ny Forskrift om pasientjournal som gir nærmere regler om: helsepersonells dokumentasjonsplikt, herunder om innhold i pasientjournaler, føring, retting, sletting, oppbevaring, overføring, tilgang til og tilintetgjøring av journal virksomheters ansvar i forhold til opprettelse og organisering av journalsystem rett til innsyn i journal Hele forskriften finnes hos Lovdata Forholdet mellom taushetsplikt, dokumentasjonsplikt og behandling av dokumentasjon Brev om Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen og arkivlovens krav til behandling av dokumentasjon ble sendt ut av Helse- og omsorgsdepartementet og Kulturog kirkedepartementet Mottakere var landets regionale helseforetak, kommuner og fylkeskommuner. Brevet inneholder en del viktige presiseringer, og det gis en grundig juridisk avklaring av problemer som lenge har ligget i skjæringspunktet mellom arkivlovgivningen og taushetsplikten til helsepersonell. Formålet er å styrke dokumentkontrollen innenfor offentlige helse- og omsorgstjenester. Særlig viktig er utdypingen av journalføringsplikten (pkt. 2), plikten til å føre pasientjournal (pkt.3) og forholdet mellom sakarkiv og pasientjournal (pkt.4). Hele brevet finnes på Helse- og omsorgsdepartementets nettsider.

22 Sikkerhetsloven I Lov om forebyggende sikkerhet trådte i kraft 1. juli 2001, og erstattet den tidligere Sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen. Hovedpoengene for kommunal forvaltning var i denne sammenhengen at mottok man graderte dokumenter skulle graderingen respekteres. Det var også anledning til ytterligere gradering av dokumenter man selv unntok fra offentlighet i strengt fortrolig og fortrolig. Formålet med den nye sikkerhetsloven er først og fremst å legge forholdene til rette for effektivt å kunne motvirke trusler mot rikets selvstendighet og sikkerhet og andre vitale nasjonale interesser, ivareta den enkeltes rettssikkerhet og trygge tilliten til og forenkle grunnlaget for kontroll med forebyggende sikkerhetstjeneste ( 1). For de fleste kommunene vil ikke sikkerhetsloven ha stor betydning i det daglige. Enkelte kommuner har imidlertid bygninger, anlegg, og geografiske områder eller besøkende som omfattes av spesielle sikkerhetstiltak. Har kommunen korrespondanse og saksdokumenter som gjelder sikkerheten til bygninger, anlegg, personer eller grupper skal dette behandles i tråd med loven og forskriftene. Etter lovens 12 har kommunen plikt til å beskytte sikkerhetsgradert informasjon. I sak-/arkivsystemer som er utviklet i tråd med Noark-4 er det utviklet tilgangskoder i tråd med sikkerhetslovens 11, som omhandler om sikkerhetsgradering med tilhørende hjemmel i offentlighetsloven. Loven har også to sentrale forskrifter som går på sikkerhetsadministrasjon og personellsikkerhet. Hele loven finnes hos Lovdata Forskrift om sikkerhetsadministrasjon Hele forskriften finnes hos Lovdata Forskrift om personellsikkerhet Hele forskriften finnes hos Lovdata Andre lover se Lovdata Åndsverksloven Arbeidsmiljøloven Barnehageloven Barnevernloven Brann- og eksplosjonsvernloven esignaturloven Havneloven Introduksjonsloven Kommunehelseloven Opplæringsloven Pasientrettighetsloven

23 Plan- og bygningsloven Pliktavleveringsloven Regnskapsloven Skatteloven Sosialtjenesteloven Valgloven Vergemålsloven 2. Sentralt regelverk 2.1. Noark 4 Riksarkivaren er ansvarlig for spesifikasjoner som det refereres til i regelverket. Når det gjelder kommunal forvaltning omfatter dette foreløpig bare Noark standarden, som stiller krav til elektroniske arkivsystemer i bruk i offentlig forvaltning. Noark 4 var fjerde versjon av den statlige Noark-standarden, "Norsk arkivsystem", som første gang ble introdusert i 1984, og som siden kom i flere versjoner, senest Noark 3 i Noark 4 videreførte også spesifikasjonene i Koark, som kom i 1995, og var en tilsvarende standard for kommunale og fylkeskommunal forvaltning. Koark fulgte i all hovedsak Noark 3, men har en del tilleggsfunksjoner som er spesielt tilpasset saksgangen i kommunene. Formålet med standarden er å spesifisere krav til et mest mulig fullstendig informasjons- og styringssystem for arkivfunksjonen i den offentlige forvaltning. Noark 4 angir krav til informasjonsinnhold, dvs. hvilke opplysninger som skal kunne registreres og gjenfinnes, datastruktur, dvs. utformingen av de enkelte dataelementer og forholdet mellom dem og funksjonalitet, dvs. hvilke funksjoner systemene skal ivareta. Samlet spesifiserer den et fullstendig elektronisk arkivsystem som kan integreres med elektronisk post og elektronisk saksbehandling. I arkivforskriften legges det juridiske grunnlag for en kontrollert overgang til elektronisk arkiv i den offentlige forvaltning. Noark-4 skal gi de nødvendige redskaper for å gjennomføre en slik overgang på en måte som tilfredsstiller funksjonelle og arkivfaglige krav. På dette grunnlag regner Riksarkivaren med at vilkårene er til stede for at forvaltningen kan innlede den omfattende prosess som ligger i å tilpasse systemer og rutiner til elektronisk arkivering. Noark 4 er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentlig forvaltning. Det er ikke et system i seg selv. For å kunne ha et elektronisk arkiv må man ha et Noark 4 godkjent arkivsystem. Riksarkivaren har en godkjenningsordning, og en oppdatert liste over godkjente systemer ligger på nettsidene til Riksarkivet. Versjon 4.1 var siste versjon av Noark 4 og kom i 2002.

24 Noark 5 Noark 5 er siste versjon av Noark-standarden, og ble publisert 4. juli Standarden inneholder ingen datamodell. Den er mer en beskrivelse av sammenhenger mellom datastruktur og metadata. Dette er ment å løse opp den rigide strukturen som ble etablert i Noark 4 og gi bedre integrasjon med fagsystemene. Hovedmålet er å fortelle hva man må ta hensyn til for å gi: Sikker og troverdig elektronisk arkivdanning i den enkelte virksomhet Sikker og autentisk elektronisk avlevering til arkivdepot Standarden er inndelt i: Indre kjerne, som inneholder krav til grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Ytre kjerne, som definerer kjernens krav til eksterne, valgfrie moduler/systemer. Komplett Noark 5, som spesifiserer krav og anbefalinger til noen av de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som vil inngå i en komplett N5 løsning. Enkelte krav kan realiseres i fagsystemet og ikke i arkivsystemet. Ulike arkivskapere kan anvende standarden avhengig av hvilken type saksbehandling de driver. Ulike løsninger vil være: Sak-/arkivsystem med generell saksbehandling og Noark 5 kjerne Fagsystem med spesialisert saksbehandling og Noark 5 kjerne Felles arkiv med både generell og spesialisert saksbehandling og Noark 5 kjerne For kommunen er det viktig at: Standarden også gjelder for alle fagsystemene kommunene bruker. Det skal være en ferdig utviklet uttrekksfunksjon slik at arkivskaper selv kan produsere arkivuttrekk. Det skal være mulig å migrere arkiver fra systemer basert på eldre standard til den nye. Det er ikke pålagt offentlig forvaltning å gå over til Noark-5 baserte systemer fra noen bestemt dato. Når et system er godkjent i henhold til kravene i Noark 5 standarden vil Riksarkivet publisere vedtak om dette på sine nettsider. Vedtaket vil inneholde utviklers egenerklæring samt Riksarkivets brev til utvikler av systemet. Liste over godkjente systemer finner du på Riksarkivets nettsider. Riksarkivaren vil sørge for kontinuerlig oppdatering og vedlikehold av Noark 5, i form av nye versjoner av standarden. Disse publiseres på Riksarkivets nettsider 2 ganger i året. Siste versjon, Noark 5 2.0, ble publisert 3. april Hele Noark 5 finnes på Riksarkivets nettsider.

25 Riksarkivarens rapporter og retningslinjer Med hjemmel i arkivloven med forskrifter har Riksarkivaren gitt en del arkivfaglige retningslinjer. I disse beskrives det en del krav som kommunale arkivskapere er pålagt å følge, men det gis også en del veiledende anbefalinger. En oversikt over hvilke rapporter og retningslinjer som er utgitt finnes på Riksarkivets nettsider. Riksarkivet tar imot bestillinger av de rapporter som ikke er utgitt av et forlag. Gratispublikasjoner distribueres av Riksarkivets bibliotek, e-post: Yrkesetiske retningslinjer for arkivarer De regler om taushetsplikt finnes i gjeldene lovverk er ment å sikre personvernet til de personer som på en eller annen måte er i kontakt med kommunen. Det finnes også interne regler om tilgang til informasjon, og utveksling av informasjon. Det er ikke slik at alle bør ha tilgang til alt, selv om vi gjennom ny teknologi har fått uante muligheter. Selv om lovverket pålegger oss klare regler for både arkivbehandling og taushetsplikt, vil vi stadig befinne oss i situasjoner hvor lovverket ikke kan hjelpe oss, og vi må gjøre et etisk valg. På generalforsamlingen i Beijing i september 1996 vedtok den internasjonale arkivorganisasjonen, International Council on Archives (ICA), yrkesetiske retningslinjer for verdens arkivarer. En norsk oversettelse kom i 1998, og er utgitt som eget hefte i Riksarkivarens skriftserie "Rapporter og retningslinjer". Regelverket er delt inn i 10 grunnregler og hver grunnregel følges av en kommentar. Til sammen utgjør de det internasjonale regelverket. Et yrkesetisk regelverk for arkivarer tar sikte på å etablere en høy etisk standard for arkivaryrket. Dette er viktig for å gi offentligheten tillit til personene som utøver yrket, og sikre arkivmaterialets integritet. Retningslinjene finnes på Riksarkivets nettsider Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner I arkivforskriften ( 5-12) kreves det at den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsette spesifiserte krav til materiale som skal avleveres til arkivdepot, og regler for tilbakelån fra arkivdepot. Slike bestemmelser skal baseres på en normalinstruks utarbeidet av Riksarkivaren. Formålet med normalinstruksen er å gi oversikt over hvilke krav som skal oppfylles, og en del veiledende anbefalinger. Det legges det særlig vekt på behandling av elektronisk arkivmateriale i denne instruksen. Hele normalinstruksen finnes på Riksarkivets nettsider.

26 Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Formålet med veiledningen er å hjelpe alle som skal ta del i planleggingen og gjennomføringen av arkivperiodisering, og bidra til at arkivfaglige prinsipper og metoder følges. I punkt 2.9 gis en god oversikt over hva planleggingen må omfatte. Hele veiledningen finnes på Riksarkivets nettsider Omorganisering i offentlige arkiver. Veiledning for arkivet. Omorganiseringer får nesten alltid følger for arkivene og arkivorganiseringen i kommunen. Ved administrative endringer har det tidligere vært for liten oppmerksomhet rundt arkivspørsmål, og svært ofte er sentrale arkivfaglige prinsipper blitt oversett, og arkivbestemmelser er blitt brutt. Veiledningen er et hjelpemiddel, og legger føringer på hvordan arkivene skal behandles under omorganiseringen, og gir en del gode råd på veien. Hele veiledningen finnes på Riksarkivets nettsider Krav til arkivlokaler. En veiledning for offentlige organer. Veiledningen inneholder informasjon om hvilke krav som stilles til offentlige organers arkivlokaler. Hele veiledningen finnes på Riksarkivets nettsider Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan Veiledningene finnes på Riksarkivets nettsider 2.4. Kassasjonsbestemmelser for skattedokumentasjon Kassasjonsregler for kommunal skattedokumentasjon er blitt utviklet av Interkommunalt Arkiv i Rogaland på vegne av sine medlemskommuner. Endelig godkjenning fra Skattedirektoratet forelå Godkjenning fra Riksarkivaren forelå Reglene finnes under faglige dokument på IKA Rogalands nettsider Enkeltvedtak gjort av Riksarkivaren Riksarkivaren kan etter søknad gi kassasjonstillatelse når det gjelder enkelte typer saker.

27 Bekymringsmeldinger hos barnevernet Riksarkivaren anbefaler at bekymringsmeldinger hos barnevernstjenesten bør behandles slik: Meldinger som er klart ubegrunnet kan kasseres uten registrering eller oppbevaring. Meldinger som medfører en vurdering om tiltak, men hvor konklusjonen er at det ikke foreligger behov for oppfølging, anser Riksarkivaren som saksbehandling, noe som medfører journalføring. Disse meldingene er å anse som rutinemessige enkeltsaker som kan kasseres etter 10 år. (Da rundskriv fra Barne- og Familiedepartementet Q-24, foreslår en oppbevaringstid på slike meldinger på ett år, må forslaget til Riksarkivaren på 10 år ses som en anbefaling og ikke et påbud.) Meldinger som medfører tiltak skal bevares Politiattester I lovverk for helse og sosial, barnevern og andre lignende tjenester, går det fram at politiattester som er innhentet for ansettelsesformål skal kasseres etter at formålet med innhentingen er oppnådd. I følge Arkivloven så har det ikke vært anledning til å kassere politiattester. Fredrikstad kommune henvendte seg til Riksarkivet for å få klarheten i dette. Riksarkivet kom med følgende uttalelse: Politiattester som innhentes i forbindelse med tilsettingssak er å betrakte som et saksdokument, jf. forskrift nr om offentlige arkiv 2-6. Det må registreres i journal at slikt dokument er innhentet. Med hjemmel i 9 i lov nr. 126 om arkiv fastsetter Riksarkivaren at slik attest kan kasseres når det ikke lenger foreligger et administrativt behov for å ha den tilgjengelig. Det er ikke nødvendig å skanne politiattesten inn i elektronisk arkivsystem. Kommunene kan altså nå kassere politiattester uten at det blir regnet som uhjemlet kassasjon. Sosial- og helsedirektoratet anbefaler at organer med arbeidsgiveransvar for personell innenfor helse- og sosialtjenesten, beholder politiattesten så lenge vedkommende er ansatt i en stilling som krever politiattest. I følge gjeldende lovverk så er politiattester kun gyldige i tre år. Dette praktiseres ulikt. Noen innhenter nye attester hvert 3. år uansett. Andre innhenter nye attester kun hvis vedkommende har vært borte over en lengre periode eller har skiftet stilling/ arbeidsoppgaver Medisinbestillingsbøker Riksarkivaren vurderer det slik at medisinbestillingsbøker kan kasseres når de ikke lenger har administrativ verdi.

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Arkivplan - Balsfjord Kommune

Arkivplan - Balsfjord Kommune Arkivplan - Balsfjord Kommune Balsfjord Organisering/ansvar Balsfjord kommune er en fjord- og landbrukskommune og ble opprettet i 1860, da den ble skilt ut fra Tromsøysund kommune. I 1964 ble Balsfjord

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Innsynsbestemmelser og taushetsplikt

Innsynsbestemmelser og taushetsplikt Innsynsbestemmelser og taushetsplikt Arkivmedarbeiderkurs 26.-27. januar 2010 June Wahl, IKA Kongsberg Lovverk Offentleglova Forvaltningsloven Personopplysningsloven Helsepersonelloven og pasientrettighetsloven

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms. Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.

Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms. Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05. Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.15 Program Avgrensing og definisjon Pasientjournaler og lovverket

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE

ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE VEDTATT AV ARBEIDSMILJØUTVALGET I SIGDAL DEN 29.03.2000, AM- SAK 00/0012. INNHOLD: 1. FORMÅL 2. LOVVERK 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 Rådmannens arkivansvar 3.2 Arkivkoordinators

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14 Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen IKA Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rådgiving Depot Eies av 24 av 26 kommuner i Rogaland + noen interkommunale

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer

Ny offentlighetslov fra 01.01.2009

Ny offentlighetslov fra 01.01.2009 fra 01.01.2009 Unntatt taushetsplikt, usynlig for alle som ikke må behandle saken. Meroffentlighet skal vurderes kan-regler. Full offentlighet, alle har rett til innsyn uten å oppgi grunn eller ident.

Detaljer

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

I paragrafenes tegn. Revisjon av arkivloven med forskrifter

I paragrafenes tegn. Revisjon av arkivloven med forskrifter I paragrafenes tegn Revisjon av arkivloven med forskrifter Bakgrunn Dagens arkivlov Jeg var villig til å svelge mye, bare jeg fikk en arkivlov. Riksarkivar John Herstad om sitt forhold til NOU 1987:35

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Bevaring av nettsider

Bevaring av nettsider Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant

Detaljer

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne

Detaljer

Med forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning.

Med forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning. Biobankinstruks 1. Endringer siden siste versjon 2. Definisjoner Biobank Med diagnostisk biobank og behandlingsbiobank (klinisk biobank) forstås en samling humant biologisk materiale som er avgitt for

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

Revidering av lover med betydning for arkiv

Revidering av lover med betydning for arkiv Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Dokumentfangst i praksis

Dokumentfangst i praksis Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng) (60 studiepoeng) Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)...1 Forord...1 Innledning...1 Opptakskrav...2 Formål...2...2 Presentasjon av hoved- og delemner...3 Hovedemne ADV Arkivdanning

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

El-tilsyns. tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven. DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008

El-tilsyns. tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven. DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008 El-tilsyns tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008 Cecilie Magnussen Enhet for elektriske produkter Et trygt og robust samfunn der alle tar ansvar

Detaljer

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon 1. Aktuelle arkivbestemmelser 2. Hva er en arkivleder? 3. Arkivlederens ansvar og oppgaver 4. Hvordan få gjennomført arkivtiltak? 5. Egenutvikling

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Foredrag på IKATs kontaktseminar 2004 av arkivsjef Hilde E. Bjørnå, IKAT Innhold Hva innebærer vedlikehold og langtidslagring? Bevaring og sikring

Detaljer

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Hvorfor Noark-5? Generell teknologisk utvikling (1998-2006) Flere organ i samme database Sikring av dokumenters

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

Digitale arealplaner. Arkivloven. 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Digitale arealplaner. Arkivloven. 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Digitale arealplaner 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Arkivloven Formålsparagrafen ( 1): Formålet med denne loven er å trygge arkiv som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

NKF konferanse 2.11.09 Forum for bygg og

NKF konferanse 2.11.09 Forum for bygg og NKF konferanse 2.11.09 Forum for bygg og eiendom offentlighetsloven May Britt Dahl Spesialrådgiver Bergen kommune/ Leder NKF Hordaland Bakgrunn for lovendringen Skape tillitt til offentlig forvaltning.

Detaljer

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Se også dagligarkiv.

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Se også dagligarkiv. Side 1 av 7 Arkivbegreper Begrepene står alfabetisk. Rull ned siden eller søk med hurtigtastfunksjon ctrl+f. Noen av begrepene er nærmere forklart ellers på sidene våre - søk i feltet øverst til høyre.

Detaljer

Arkivbegreper - Arkivverket

Arkivbegreper - Arkivverket Side 1 av 8 Arkivbegreper Begrepene står alfabetisk. Rull ned siden eller søk med hurtigtastfunksjon ctrl+f. Noen av begrepene er nærmere forklart ellers på sidene våre - søk i feltet øverst til høyre.

Detaljer

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. 09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet

Detaljer

Arkiv i endring. Revisjon av arkivloven med forskrifter

Arkiv i endring. Revisjon av arkivloven med forskrifter Arkiv i endring Revisjon av arkivloven med forskrifter Bakgrunn Dagens arkivlov Jeg var villig til å svelge mye, bare jeg fikk en arkivlov. Riksarkivar Herstad om sitt forhold til NOU 1987:35 Prosess Tidlig

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning

Detaljer

2. Oppbevaringssted for arkiv 1.

2. Oppbevaringssted for arkiv 1. Side 1 av 11 Arkivbegreper Her følger en liste med uautoriserte definisjoner av mye brukte arkivbegreper og -termer. Begrep for elektroniske arkiver finnes også listet opp her. A B D E F G H I J K M O

Detaljer

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Definisjon Arkiv 1) Dokument som blir til som del av ei verksemd, dvs. dokument som blir motteke eller

Detaljer

Noark-5. KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no

Noark-5. KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Noark-5 KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Utgangspunkt Fokus for dagen: Noark-5. Jeg skal her forsøke å si noe om hva det var tenkt å være, hva det er i dag, og hvordan man bør

Detaljer

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune Arkivplan Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012 Harstad kommune INNHOLD 1 ARKIVPLANENS FORMÅL OG INNHOLD... 1 2 GJELDENDE LOVER OG FORSKRIFTER... 2 2.1 LOV OM ARKIV... 2 2.2 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN...

Detaljer

Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven)

Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven) Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven) Kapittel 1. Generelle bestemmelser 1.Lovens formål Formålet med loven er at behandling av helseopplysninger skal skje

Detaljer

RIKSARKIVAREN. Kulturdepartementet 2 4 JAN 2011 JC10 / 3S7(4 1/2. Høring - Endringer i arkivforskriften

RIKSARKIVAREN. Kulturdepartementet 2 4 JAN 2011 JC10 / 3S7(4 1/2. Høring - Endringer i arkivforskriften RIKSARKIVAREN Kulturdepartementet v/ Ingvar Engen Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Kulturdepartementet 2 4 JAN 2011 JC10 / 3S7(4 1/2 Deres ref 2010/03516 KV IE:amb Vår ref. 2010/61144 TOBR Dato 18.01.2011 Høring

Detaljer

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms 1. Generelt om retningslinjene I arkivforskriften 5-12 heter det at kommuner og fylkeskommuner skal spesifisere

Detaljer

Veiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt

Veiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt Veiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt Informasjon om personopplysninger Formålet med personopplysningsloven Formålet med personopplysningsloven (pol) er å beskytte den

Detaljer

Arkivplan for Volda kommune

Arkivplan for Volda kommune Arkivplan for Volda kommune Føremål for arkivplan i Volda kommune Denne arkivplanen skal til ei kvar tid vere retningsgjevande for korleis all dokumentasjon som kommunen treng i sine daglege gjeremål eller

Detaljer

Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler. Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler. Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Nytt regelverk skal sikre dokumentfangst og gi mulighet til kassasjon Målet er å utarbeide

Detaljer

HVORDAN TENKE NOARK 5. og hvordan lage kravspesifikasjoner

HVORDAN TENKE NOARK 5. og hvordan lage kravspesifikasjoner HVORDAN TENKE NOARK 5 og hvordan lage kravspesifikasjoner Historikk NOARK står for NOrsk ARKivstandard Noark ble utarbeidet av forgjengeren til Statskonsult i 1984 NOARK var opprinnelig en kravspesifikasjon

Detaljer

Forelesning og de faglige «greiene»

Forelesning og de faglige «greiene» MB1 MB2 Periodsering en arkivfaglig gjennomgang 20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune Forelesning og de faglige «greiene» Slide 1 MB1 MB2 Bestilling - fikse på foilene

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 INNHOLDSFORTEGNELSE Riksarkivarens

Detaljer

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Riksarkivaren 2006 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 19 Riksarkivaren, Oslo 2006 ISBN 82-548-0100-2 INNHOLDSFORTEGNELSE Generell del...5 1. Formålet

Detaljer

Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan

Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan Riksarkivaren 2009 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 23 Riksarkivaren, Oslo 2009 ISBN 978-82-548-0110-9 2 INNHOLDSFORTEGNELSE Riksarkivarens forord.... 5

Detaljer

Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid. Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim. Olav Sataslåtten Riksarkivet

Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid. Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim. Olav Sataslåtten Riksarkivet Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim Olav Sataslåtten Riksarkivet 1 Utfordringene Arkivloven pålegger offentlige organer å ha

Detaljer

Anbud, innkjøp, anskaffelser og sånn: Journalføring og innsyn. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Anbud, innkjøp, anskaffelser og sånn: Journalføring og innsyn. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Anbud, innkjøp, anskaffelser og sånn: Journalføring og innsyn Registrering, journalføring etc. Anbudene registreres i sak-/arkivsystemet. Registrert saks- og dokumentnummer skrives utenpå konvolutten.

Detaljer

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune Arkiv, lagring og gjenfinning Kari Myhre, Trondheim kommune 1 Litt om meg Gift og har 2 barn og 3 stebarn Trondheim byarkiv, fagleder for System og Utvikling Systemansvar for sak-/arkivløsning, prosjekt,

Detaljer

HVORDAN TENKE NOARK 5. og hvordan gå frem for å skrive kravspesifikasjoner

HVORDAN TENKE NOARK 5. og hvordan gå frem for å skrive kravspesifikasjoner HVORDAN TENKE NOARK 5 og hvordan gå frem for å skrive kravspesifikasjoner Historikk NOARK står for Norsk ARKivstandard Noark ble utarbeidet av forgjengeren til Statskonsult i 1984 NOARK var opprinnelig

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for IKA Rogaland 18. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen (1999):

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt Arkiv Finnmark Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt arkiv Finnmark, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund,

Detaljer

Sporbarhet og arkivering eller lagring og sletting.. Kim Ellertsen, avdelingsdirektør, juridisk avdeling Datatilsynet Atea 29. September 2009.

Sporbarhet og arkivering eller lagring og sletting.. Kim Ellertsen, avdelingsdirektør, juridisk avdeling Datatilsynet Atea 29. September 2009. Sporbarhet og arkivering eller lagring og sletting.. Kim Ellertsen, avdelingsdirektør, juridisk avdeling Datatilsynet Atea 29. September 2009. Disposisjon 1) Innledning a) Kort om Datatilsynets oppgaver

Detaljer

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I. Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,

Detaljer

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Rune Lothe dagleg leiar Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS www.ikah.no post@ikah.no 1 IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt

Detaljer

Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger

Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger Interkommunale samarbeid En god og effektiv måte å løse oppgaver på - men til hvilken pris? Samarbeidsordninger a) interkommunalt selskap b) samarbeid etter kommunelovens

Detaljer

Verdal kommune Kontrollutvalget

Verdal kommune Kontrollutvalget Verdal kommune Kontrollutvalget Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3

Detaljer