Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad Møtested: Rådhuset, møterom Elingård Tidspunkt: kl. 16:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F. Pettersen, telefon , e-post Kontrollutvalget må selv vurdere nestleders habilitet i sak 16/2. Til denne saken innkalles derfor vararepresentant Terje Berg Alvheim i beredskap. Andre varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad Ingrid I Willoch (s) Leder -1-

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra KU-møte PS 16/2 Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale 13 PS 16/3 Prosjektplan: Språkopplæring minoritetsspråklige barn i skolen 36 PS 16/4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Vedlegg u.off, Offl. 13, jf. Forvl. 13 første ledd 42 PS 16/5 Notat vedrørende prosjekt "AN Kongsten" 49 PS 16/6 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS 65 PS 16/7 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden PS 16/8 Kontrollutvalgets årsmelding for PS 16/9 Referater og meldinger 102 PS 16/10 Eventuelt

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/109 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 9602/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /1 Protokoll fra KU-møte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte ble det vedtatt en rutine for godkjenning av protokoller: 1 Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder «forhånds godkjenner» protokollen på e-post. 2 Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden. 3 Protokollen godkjennes formelt i neste møte. 4 Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Vurdering Protokoll fra møtet kan godkjennes -3-

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 15:00 til kl. 17:50 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold 2. etg Fra til saksnr.: 15/34 15/41 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder X Terje Moland Pedersen, nestleder X Marit Werner Haabeth X Håkon Aleksander Røssum X Odd Bergsdøl X Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker, forvaltningsrevisorene: Lene Brudal, Constance Hauser og Lene Longva Stavem Møtende fra administrasjonen: rådmann Ole-Petter Finess, kommunalsjef Arne Rekdal Olsen til sak 15/34, virksomhetsleder Vei Lasse Henriksen til sak 15/36, Ordfører Jon-Ivar Nygård til kl. 16:20 Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Ved åpningen av møtet varslet leder at det ved behandlingen av sak 15/36 ville bli foreslått at denne saken ble behandlet i lukket møte. Før behandling av saken ble det for åpne dører vedtatt at saken skulle behandles for lukkede dører (hjemmel: Kl. 31 pkt. 4, Jf. Offl. 13, Forvl. 13, første ledd, pkt.1). Nærmere begrunnelse er gitt under sak 15/36.. Ingrid I Willoch, leder. Terje Moland Pedersen, nestleder -4-

5 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 15/34 Forvaltningsrevisjonsrapport Minoritetsspråklige barn PS 15/35 Forvaltningsrevisjonsplan PS 15/36 PS 15/37 PS 15/38 Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller PS 15/39 Møteplan 1. halvår 2016 PS 15/40 PS 15/41 Referater og meldinger Eventuelt PS 15/34 Forvaltningsrevisjonsrapport Minoritetsspråklige barn Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn», til etterretning. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til minoritetsspråklige barn og at tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført. Kontrollutvalget merker seg at revisjonen stiller spørsmål ved om evaluering knyttet til norskopplæringen blir gjort i tilstrekkelig grad. Samtidig har kontrollutvalget forståelse for at det kan være en utfordring å finne språkkartleggingsvektøy som ivaretar det tospråklige perspektivet. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger: Det bør sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til foreldre. Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene bør informere foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen bør vurdere om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Det bør sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene bør vurdere å etablere «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige foreldre. Kommunen bør tydeliggjøre sine forventinger og mål, og konkretisere på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til «rett utvalg». Kontrollutvalget vil selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin -5-

6 årsmelding for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn», til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til minoritetsspråklige barn og at tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført. Bystyret merker seg at revisjonen stiller spørsmål ved om evaluering knyttet til norskopplæringen blir gjort i tilstrekkelig grad. Samtidig har bystyret forståelse for at det kan være en utfordring å finne språkkartleggingsvektøy som ivaretar det tospråklige perspektivet. Bystyret ber derfor rådmannen om at: Det sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til foreldre. Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene informerer foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen vurderer om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Det sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene etablerer «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige foreldre. Kommunen tydeliggjør sine forventinger om mål og ressursbruk, og konkretiserer på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til <utvalg> innen < dato>. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Forvaltningsrevisor Lena Longva-Stavem gjennomgikk rapportens hovedfunn og konklusjoner. Kontrollutvalget var enige om at Oppvekstutvalget er rett utvalg til å følge opp rapporten. Vedtaket ble ellers som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn», til etterretning. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til minoritetsspråklige barn og at tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført. Kontrollutvalget merker seg at revisjonen stiller spørsmål ved om evaluering knyttet til norskopplæringen blir gjort i tilstrekkelig grad. Samtidig har kontrollutvalget forståelse for at det kan være en utfordring å finne språkkartleggingsvektøy som ivaretar det tospråklige perspektivet. -6-

7 Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger: Det bør sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til foreldre. Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene bør informere foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen bør vurdere om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Det bør sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene bør vurdere å etablere «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige foreldre. Kommunen bør tydeliggjøre sine forventinger og mål, og konkretisere på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Oppvekstutvalget. Kontrollutvalget vil selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn», til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til minoritetsspråklige barn og at tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført. Bystyret merker seg at revisjonen stiller spørsmål ved om evaluering knyttet til norskopplæringen blir gjort i tilstrekkelig grad. Samtidig har bystyret forståelse for at det kan være en utfordring å finne språkkartleggingsvektøy som ivaretar det tospråklige perspektivet. Bystyret ber derfor rådmannen om at: Det sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til foreldre. Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene informerer foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen vurderer om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Det sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene etablerer «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige foreldre. Kommunen tydeliggjør sine forventinger om mål og ressursbruk, og konkretiserer på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Oppvekstutvalget innen < bystyret setter inn dato>. -7-

8 PS 15/35 Forvaltningsrevisjonsplan Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : (Legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Overordnet analyse lister opp tema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (jf. pkt. 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1625 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Rådmannens kommentarer til Overordnet analyse ble ettersendt til kontrollutvalget per mail Kontrollutvalget ønsker å videreføre prosjektet «Minoritetsspråklige barn» i ny plan, ved å fokusere på integrering og språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Kontrollutvalget var enige om at dette prosjektet skal gjennomføres først. Kontrollutvalget diskuterte forslagene til prosjekt i «overordnet analyse» og ble enige om hvilke øvrige prosjekter som skal prioriteres i perioden

9 Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : 1 Integrering og språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen 2 Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging 3 Refusjoner 4 Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (Bh) 5 Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem 6 Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene 7 Startlån 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt. 3.1, og beskrives nærmere der. 3. I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (nærmere beskrivelse jf. pkt. 3.1 i planen). 1 Integrering og språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen 2 Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging 3 Refusjoner 4 Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (Bh) 5 Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem 6 Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene 7 Startlån 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1625 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. -9-

10 PS 15/36 Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet vedrørende rammeavtale, til etterretning Kontrollutvalget påpeker viktigheten av at kommunen til enhver tid har tilfredsstillende rutiner ved oppfølging av rammeavtaler. Kontrollutvalget merker seg at rådmann vil iverksette tiltak for å imøtekomme notatets anbefalinger. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til møte 17. februar 2016 for å få en redegjørelse om kommunens tiltaksplan på revisjonens anbefalinger til rammeavtaler. 3. Kontrollutvalget ber samtidig revisjonen om en orientering om den utvidede kontrollen av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift, (kontrollutvalgets vedtak i sak 15/7) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Møtet var lukket under behandlingen av denne saken: Begrunnelse: leder og nestleder har hatt møte med varsler som de ønsket å informere kontrollutvalget om. Av hensyn til varslers fortelling og anonymitet og ble møtet lukket med følgende hjemmel: Kl. 31 pkt. 4, Jf. Offl. 13, Forvl. 13, første ledd, pkt.1 På grunnlag av opplysninger som framkom, bestemte kontrollutvalget at saken skulle sendes tilbake til revisjonen for videre undersøkelser. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : Kontrollutvalget sender saken tilbake til revisjonen for videre undersøkelser PS 15/37 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning PS 15/38 Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder «forhånds godkjenner» protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden Protokollen godkjennes formelt i neste møte. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. -10-

11 Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder «forhånds godkjenner» protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden Protokollen godkjennes formelt i neste møte. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. PS 15/39 Møteplan 1. halvår 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår 2016: 17. februar 30. mars 18. mai (regnskapsmøte) 15. juni Møtestart kl Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalgets møteplan 1. halvår 2016 ble bestemt slik: Onsdag 17. februar Tirsdag 29. mars Tirsdag 24. mai (regnskapsmøte) Onsdag 22. juni Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår 2016: Onsdag 17. februar Tirsdag 29. mars Tirsdag 24. mai (regnskapsmøte) Onsdag 22. juni Møtestart kl PS 15/40 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering -11-

12 PS 15/41 Eventuelt Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalget fikk utdelt årsplan for 2016 Det ble bestemt at Ingrid Willoch og Marit Haabeth drar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3-4 februar. Sekretariatet melder dem på. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : Ingrid Willoch og Marit Haabeth drar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3-4 februar -12-

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/156 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /36 Kontrollutvalget Fredrikstad /2 Unntatt offentlighet etter Off.loven 24, 2. ledd Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet vedrørende rammeavtale, til etterretning Kontrollutvalget påpeker viktigheten av at kommunen til enhver tid har tilfredsstillende rutiner ved oppfølging av rammeavtaler. Kontrollutvalget merker seg at rådmann vil iverksette tiltak for å imøtekomme notatets anbefalinger. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til møte 17. februar 2016 for å få en redegjørelse om kommunens tiltaksplan på revisjonens anbefalinger til rammeavtaler. 3. Kontrollutvalget ber samtidig revisjonen om en orientering om den utvidede kontrollen av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift, (kontrollutvalgets vedtak i sak 15/7) (nytt forslag til innstilling se siste side i saksfremlegget) Fredrikstad, Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Møtet var lukket under behandlingen av denne saken: Begrunnelse: leder og nestleder har hatt møte med varsler som de ønsket å informere kontrollutvalget om. Av hensyn til varslers fortelling og anonymitet og ble møtet lukket med følgende hjemmel: Kl. 31 pkt. 4, Jf. Offl. 13, Forvl. 13, første ledd, pkt.1 På grunnlag av opplysninger som framkom, bestemte kontrollutvalget at saken skulle sendes tilbake til revisjonen for videre undersøkelser. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : Kontrollutvalget sender saken tilbake til revisjonen for videre undersøkelser Vedlegg ØKR: Notat vedrørende rammeavtale med leverandør A, datert

14 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-møte sak 15/15 «Eventuelt» Saksopplysninger (des. 2015) På bakgrunn av et anonymt tips ble det i kontrollutvalgsmøte vedtatt at Østfold kommunerevisjon skulle gjennomføre en evaluering av kommunens rammeavtale med leverandør A. Undersøkelsen skulle innebære og se på prosessen knyttet til inngåelse av rammeavtalen, samt om avtalen etterleves og om produkt blir levert til rett pris. Revisjonen har valgt å se nærmere på de punktene som var hensiktsmessige å gjennomgå ut i fra kontrollutvalgets vedtak, og hva som var tilgjengelig av dokumentasjon: Inngåelse av rammeavtalen Internkontroll og HMS-arbeid - Arbeidsavtaler og HMS-opplæring - Varslingsrutine - Konflikthåndteringsrutine - Bedriftshelsetjeneste Samsvarserklæringer Fakturering og fakturagrunnlag Rammeavtalens omfang Revisjonens har i rapporten trukket følgende vurderinger (kortfattet oppstilt i saksfremlegget) av kontrollpunktene: «Kommunen har i møte med revisjonen gitt uttrykk for at man generelt er svært godt fornøyd med det elektroniske registreringssystemet som leverandør A tilbyr allmennheten, og at man nå har bedre oversikt over innmeldte og utførte oppdrag enn tidligere. Ved revisjonens gjennomgang av disse oppgjørsrapportene virker de også detaljerte og spesifiserte, isolert sett. Dette vurderes som positivt. Revisjonen ser det allikevel som problematisk at vi ut fra våre funn ikke finner en nøyaktig sporbarhet mellom rapportgrunnlaget for hver enkelt måned og de beløp som blir fakturert og betalt, herunder at rapportene er gjenstand for etterfølgende endringer og redigeringer. En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører med det formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. Rammeavtalen er altså ikke en fullstendig kontrakt, og den endelige kontraktsinngåelsen skjer ved bestillinger i henhold til rammeavtalen, såkalte avrop. Slike avtaler kan være et hensiktsmessig verktøy for oppdragsgiver ved at likeartede fremtidige innkjøp man ennå ikke har full oversikt over, samles i en avtale. Kravet til konkurranse ivaretas ved inngåelsen av avtalen, slik at de enkelte avrop på avtalen vil være unntatt kravet til konkurranse. Det enkelte avrop må falle inn under rammeavtalen for at avrop skal kunne foretas på rammeavtalen uten å konkurranseutsette leveransen. Dette innebærer at uttakene, ved avrop, er fastsatt i rammeavtalen, at den konkrete anskaffelsen etter sin art er omfattet av avtalen, og at avrop foretas innenfor de tidsrammene rammeavtalen fastsetter. Revisjonen har vurdert praksisen med at det leveres andre ytelser (både varer og tjenester), fakturert til andre priser, enn det som er spesifisert i tilbudets prisskjema som leverandør A har vunnet anbudet på bakgrunn av. Serieskift, som er spesifisert i tilbudets prisskjema, har man også besluttet å gå bort i fra i ettertid. Omfanget av slike andre ytelser vurderes som betydelig, og anses å være en klart medvirkende faktor til at omsetningen til denne rammeavtaleleverandøren blir såpass mye større enn den stipulerte rammen har tatt høyde for. Revisjonen stiller spørsmål ved om denne praksisen, og omfanget omsetningen har fått, representerer et brudd på den inngåtte rammeavtalen. -14-

15 På bakgrunn av dette, mener vi at det mest riktige etter anskaffelsesregelverket ville være å ha lyst ut en ny konkurranse, hvor reviderte tilbud og tilhørende prislister innhentes, med et omfang som i større grad samsvarer med faktiske leveranser. En annen årsak til at omsetningen har økt betydelig, særlig fra 2013 og utover, anses å skyldes at rammeavtalen har blitt gjort gjeldende ved omfattende investeringsprosjekter på gatelysnettet som kommunen har igangsatt. Revisjonen vurderer det slik at en rammeavtale for generelt vedlikehold av gatelys-nettet ikke nødvendigvis også bør gis gyldighet for slike store investeringsprosjekter, som har vært tilfellet. Avrop må ligge innenfor rammeavtalen slik den er kunngjort. Avrop som beløpsmessig eller etter innhold og karakter går ut over disse grensene, vil utgjøre brudd på kravet til konkurranse fordi leverandører uten rammeavtale med oppdragsgiver blir avskåret fra å konkurrere. Kommunen burde etter vår mening her ha vurdert å lyse ut særlig de største investeringsprosjektene som separate anbudskonkurranser i DOFFIN». Med bakgrunn i sin vurdering gir revisjonen følgende anbefalinger til kommunen: sørge for en fortløpende nummererings-ordning for månedlige oppgjørsrapporter, som bedre ivaretar sporbarhet mellom fakturaer og de rapportene som det faktureres etter. Nummereringen bør gjenspeiles i selve fakturaen, der det henvises tydelig til angjeldende faktureringsgrunnlag. kreve «låsing» av oppgjørsrapportene, etter at de har utgjort faktureringsgrunnlag, slik at disse ikke kan endres eller slettes i ettertid. Dette vil styrke kommunens etterkontroll og forebygger også mot at kommunen kan bli fakturert for det samme arbeidet flere ganger. dokumentere de tilfeller der overtid og andre tilleggs satser avtales, slik at dette lettere kan kontrolleres i ettertid. lyse ut en ny anbudskonkurranse, basert på det omsetnings-omfanget som nå anses å foreligge innenfor denne rammeavtalen. Denne bør omfatte mest mulig av det produktog tjenestespekteret kommunen nå kjøper inn fra rammeavtaleleverandøren. vurdere behovet for å lyse ut separate anbud for større investeringsprosjekter. påse at fremtidige avrop holdes innenfor rammeavtalens overordnede grenser. Rådmann har i sitt svarbrev bemerket at Østfold kommunerevisjon har gitt viktige og relevante anbefalinger i sitt notat. Rådmannen gir i sitt svarbrev nærmere redegjørelse og kommentarer til revisjonens anbefalinger. Rådmannen tiltrer de anbefalinger som ØKR har fremmet i sitt notat vedrørende rammeavtale med [leverandør A]. Rådmannen opplyser at det vil bli iverksatt tiltak for å imøtekomme revisjonens anbefalinger. Nye saksopplysninger (2016) Vi viser til kontrollutvalgets vedtak om å utsette saken for å innhente ytterligere dokumentasjon. Revisjonen skriver i en e-post til sekretariatet at: «Revisjonen har vært i dialog med leverandøren med forespørsel om hvorfor kilden har registreringer i systemet på et tidspunkt hvor vedkommende har vært sykemeldt. Leverandøren bestrider at det har blitt ført arbeid på disse personenes reelle brukernavn. Leverandøren har opplyst om at det var en rekke oppdrag som kilden hadde påbegynt, men ikke ferdigstilt, før han ble sykemeldt. Disse jobbene måtte da utbedres av andre ansatte hos leverandøren. For å kunne synliggjøre hvilke oppdrag det var snakk om, og for å kunne skille ut disse oppdragene fra oppdrag som ble meldt inn fra publikum, ble det opprettet et eget brukernavn i systemet som kaltes «Tidl. Fornavn.etternavn». Dette er altså ikke det samme brukernavnet som kilden hadde når han var i jobb hos leverandøren. Tilsvarende gjelder oppdraget som er ført på en ansatt som arbeidet i selskapet tidligere. Her var det en mindre utbedring som fortsatt ikke var gjennomført. -15-

16 Revisjonen har ikke kontaktet personen som kilden ga oss kontaktinformasjon til. Da leverandøren ikke bestrider registreringene, er det ikke behov for å få verifisert opplysningene om at kilden var sykemeldt på det aktuelle tidspunktet.» Revisjonen viser videre til e-post til sekretariatet om nærmere detaljkontroll av fakturagrunnlaget og utfordringene knyttet til det: «Dersom vi skal gå grundigere til verks vil det imidlertid kreve vesentlig mer ressurser. I følge kilden er noe av problemet at leverandøren utfører oppdrag de ikke har faglig kompetanse til å utføre. Dette innebærer at arbeidet ikke gjøres tilfredsstillende, med påfølgende følgefeil som konsekvens. Disse må igjen utbedres, og genererer flere fakturerbare timer for leverandøren. Nå er det vanskelig å identifisere hvilke oppdrag dette måtte gjelde, og eventuelt hvor mange timer som er fakturert knyttet til de ulike oppdragene, i og med at fakturaene fra leverandøren er såpass diffuse som de faktisk er. Et alternativt er naturligvis å velge ut seks, syv konkrete oppdrag som er gjennomført, og etterprøve disse detaljert. Dette vil innebære forholdsvis omfattende undersøkelser, og det må også stilles midler til rådighet for innleie av ekstern konsulent. Med konsulent siktes det her til en ekstern elektroinstallatør som kan gå igjennom det arbeidet som er gjort, herunder både hvilke materialer som er benyttet, hvordan arbeidet er dokumentert og om arbeidet er tilfredsstillende utført. Antakelig bør konsulenten også gi en vurdering av hva som er et forsvarlig antall timer for den typer oppdrag. Revisjonen har ikke noen klar oppfatning om hvor mye et slikt oppdrag vil beløpe seg til, men vi antar det vil kunne være snakk om et større beløp» Revisjonen skriver videre ( ): «Forklaringen fra leverandøren fremstår som plausibel og en nærmere kontroll av fakturagrunnlag lar seg ikke gjøre uten en omfattende kontroll av det faktiske arbeidet. Skal dette gjøres så vil revisjonen ha behov for å leie inn ekstern kompetanse. Samtidig er det heller ikke sikkert at man klarer å kontrollere grunnlaget fullt ut, da det er vanskelig å sammenligne fakturaer opp mot fakturagrunnlaget, jfr. notatet som allerede er oversendt. Revisjonen gjør også oppmerksom på at vi har gjennomgått et større antall fakturaer fra samme leverandør i en av de andre kommunene våre. Fakturaene gjaldt ordinære elektroinstallasjoner. Her var det mulig å etterprøve fakturaene opp mot grunnlaget, og revisjonen fant ingen vesentlige avvik, verken opp mot rammeavtale eller mot bokføringsloven. Revisjonens anbefaling er at kontrollutvalget avslutter oppdraget med grunnlag i det opprinnelige notatet og rådmannens tilsvar til de anbefalingene revisjonen kommer med. Eventuelt kan det være fornuftig om kontrollutvalget forsterker revisjonens anbefalinger, og ber rådmannen om å foreta stikkprøver av et gitt utvalg oppdrag fra leverandøren. Dette er uansett noe som ligger under rådmannens ansvar for betryggende kontroll, jfr. kommuneloven 23 og «beste praksis» for fakturakontroll. Revisjonen har videresendt til sekretariatet mailkorrespondanse mellom revisjonens kilde og kommunen der kilden ber om å få kopi av alle ordrer hvor hans navn fremkommer. Han har per ikke mottatt svar på sin innsynsbegjæring. Vurdering (des. 2015) Revisjonen har levert et notat som er i henhold til kontrollutvalgets vedtak den 8. mai Notatet redegjør for kontrollhandlingene, vurderinger og anbefalinger til administrasjonen. Rådmannen tiltrer de anbefalinger som er fremmet i notatet og vil iverksette tiltak. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta revisjonsnotatet vedrørende rammeavtale, til etterretning. Kontrollutvalget bør i sitt vedtak påpeke viktigheten av at kommunen til enhver tid har tilfredsstillende rutiner ved oppfølging av rammeavtaler. Videre bør kontrollutvalget merke seg at rådmann vil iverksette tiltak for å imøtekomme notatets anbefalinger -16-

17 For at kontrollutvalget skal ivareta sitt påse ansvar bør rådmannen inviteres til kontrollutvalgets møte 17. februar 2016 for å gi en redegjørelse om kommunens tiltaksplan på revisjonens anbefalinger til rammeavtaler. Sekretariatet viser også til tidligere KU-møte den i sak 15/7 - Forvaltningsrevisjonsrapport «Undersøkelser RTD». Kontrollutvalget fattet følgende vedtak vedr. rammeavtalebruk: «Kontrollutvalget noterer seg at revisjonen skriver at den vil følge opp rådmannens varslede internkontrolltiltak knyttet til rammeavtalebruk og fakturakontroll, gjennom utvidede kontroller av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift i arbeidet med regnskapsrevisjon i Kontrollutvalget ber revisjonen om å orientere kontrollutvalget underveis». Bystyrets fattet følgende vedtak i samme sak: «Rammeavtaleleverandører som er undersøkt benyttes ikke i tråd med inngåtte avtaler, og kommunens fakturakontroll framstår som kritikkverdig. Dette kan få store økonomiske og omdømmemessige konsekvenser for kommunen. Bystyret noterer seg rådmannens igangsatte tiltak, og revisjonens planer om utvidet fakturakontroll». Sett i lys av tidligere vedtak vedrørende rammeavtaler og fakturakontroll anbefaler sekretariatet at revisjonen gir kontrollutvalget en orientering om arbeidet med den utvidede kontroller av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift. Ny vurdering (2016) Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at kontrollutvalget avslutter oppdraget med grunnlag i det opprinnelige notatet og rådmannens tilsvar til de anbefalingene revisjonen kommer med der. Kontrollutvalget kan forsterke revisjonens anbefalinger, og be rådmannen om å foreta stikkprøver av et gitt utvalg oppdrag fra leverandøren. Nytt forslag til vedtak kan da lyde: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet vedrørende rammeavtale, til etterretning Kontrollutvalget påpeker viktigheten av at kommunen til enhver tid har tilfredsstillende rutiner ved oppfølging av rammeavtaler. Kontrollutvalget merker seg at rådmann vil iverksette tiltak for å imøtekomme notatets anbefalinger. I denne sammenhengen anmoder kontrollutvalget rådmannen om å foreta stikkprøver av et gitt utvalg oppdrag fra denne ene leverandøren. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til møte <dato> 2016 for å få en redegjørelse for oppfølgingen av revisjonens og kontrollutvalgets anbefalinger. 3. Kontrollutvalget ber samtidig revisjonen om en orientering om den utvidede kontrollen av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift, (kontrollutvalgets vedtak i sak 15/7) -17-

18 Notat vedrørende rammeavtale med leverandør A Til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune På bakgrunn av et anonymt tips ble det i kontrollutvalgsmøte vedtatt at Østfold kommunerevisjon skulle gjennomføre en evaluering av kommunens rammeavtale med leverandør A. Undersøkelsen skulle innebære å se på prosessen knyttet til inngåelse av rammeavtalen, samt om avtalen etterleves og om produkt blir levert til rett pris. I oppstartsfasen ble det gjennomført et møte med tipser. Tipser anbefalte revisjonen å se nærmere på følgende områder: HMS Samsvarserklæringer og annen underliggende dokumentasjon Organisering av vakter og arbeidstid Manglende lønnsutbetaling Fakturering Revisjonen har valgt å se nærmere på de punktene som var hensiktsmessige å gjennomgå ut i fra kontrollutvalgets vedtak, og hva som var tilgjengelig av dokumentasjon: Inngåelse av rammeavtalen Internkontroll og HMS-arbeid - Arbeidsavtaler og HMS-opplæring - Varslingsrutine - Konflikthåndteringsrutine - Bedriftshelsetjeneste Samsvarserklæringer Fakturering og fakturagrunnlag Rammeavtalens omfang Når det gjelder organisering av vakter og arbeidstid, har revisjonen kun sett på dette i et overordnet perspektiv gjennom fakturert overtid. Manglende lønnsutbetaling, enkeltsaker og personalsaker er vurdert som utenfor revisjonens mandat. Informasjon gitt av tipser er tatt til orientering. Revisjonen presiserer at fakta ikke er basert på tipsers informasjon, men på revisjonens egen gjennomgang. Leverandør A fikk oversendt notatet , og ble gitt anledning til å komme med en uttalelse innen Revisjonen har ikke mottatt uttalelse fra leverandør A. Revisjonens notat består av to deler. I første del redegjøres det for inngåelse av rammeavtalen, deler av leverandør As internkontroll og HMS-arbeid, samt samsvarserklæringer. Notatets andre del tar for seg revisjonens fakturagjennomgang, med regnskapsrevisors funn og vurderinger. Her er det også gjort en vurdering av rammeavtalens omfang sett opp i mot lov og forskrift om offentlige anskaffelser. -18-

19 Del Utførte revisjonshandlinger Revisjonen har foretatt en dokumentanalyse av de dokumentene som er lagret i kommunens arkivsystem, dokumenter som revisjonen har fått tilsendt fra kommunen og dokumenter oversendt fra leverandør A. Revisjonen har også innhentet tilsynsrapporter fra Arbeidstilsynet, samt korrespondanse mellom Arbeidstilsynet og leverandør A. Videre er det foretatt møte med tidligere innkjøpssjef og rådgiver ved innkjøpsavdelingen. Det er også foretatt to møter med veisjef og overingeniør ved regulering og teknisk drift, som er leverandør As kontaktperson i kommunen Inngåelse av avtalen I mai 2012 kunngjorde Fredrikstad og Hvaler kommune en åpen anbudskonkurranse knyttet til rammeavtale for vedlikehold og service på utebelysning, serieskift og montering av ny komplett utebelysning. Tildelingskriteriet var laveste pris. For å kunne delta i konkurransen måtte leverandør oppfylle en rekke kvalifikasjonskrav. Kommunen mottok tilbud fra leverandør A, leverandør B, leverandør C og leverandør D. Leverandør A vant konkurransen med et tilbud på kr Leverandør C hadde nest laveste pris, med et tilbud på kr Innstilling og avslag ble sendt ut med klagefrist , senere utsatt til Den ba leverandør C om innsyn i tilbud fra leverandør A. Kommunen oversendte en sladdet versjon den Den mottok kommunen en skriftlig klage fra leverandør C, med krav om avvisning av leverandør A. Leverandør C tar i klagen for seg flere punkter ved tilbudet fra leverandør A, hvor de mener det finnes mangler og avvik. Et av punktene gjelder kvalifikasjonskrav om dokumentert velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Leverandør C mener at leverandør A kun har gitt en generell beskrivelse, og at det ikke beskrives hvordan sikkerhet ved arbeid med veilys skal ivaretas både når det gjelder elsikkerhet og trafikksikkerhet. Det er heller ikke beskrevet hvordan opplæring skal gjennomføres og vedlikeholdes. Kommunen behandlet klagen og gjennomgikk tilbudet fra leverandør A. Kommunen konkluderte med at det ikke var grunn til å endre på innstilligen av leverandør A. Når det gjelder leverandør Cs punkt vedrørende kvalitetssikringssystem skriver kommunen i sitt svarbrev av : «Opplysninger som fremkommer i tilbudet fra [leverandør A] er vurdert som tilstrekkelig for å oppfylle kvalifikasjonskravet.» Leverandør C oversendte klage til Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) den Kommunen ga sitt tilsvar til KOFA i brev av Den ble avtalen mellom leverandør A og Fredrikstad og Hvaler kommune signert. KOFA fattet avgjørelse i saken Etter KOFAs konklusjon hadde Fredrikstad kommune brutt forskrift om offentlige anskaffelser (1) bokstav a ved å ikke avvise tilbudet fra leverandør A. Dette på bakgrunn av at leverandør A ikke hadde dokumentert oppfyllelse av kvalifikasjonskravet om et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. I september 2014 mottok Hvaler og Fredrikstad kommune varsel om søksmål fra leverandør C. Kommunene svarte på dette i brev av , hvor de avviser kravet fra leverandør C. Østfold kommunerevisjon iks 2-19-

20 Leverandør C fastholdt kravet, og utkast til stevning til Fredrikstad tingrett ble sendt kommunene i mars I utkastet er leverandør Cs tap, som følge av manglende avvisning av leverandør A beregnet til kr Dersom tingretten ikke ville gi medhold i erstatning for positiv kontraktsinteresse 1, krevde leverandør C erstatning for negativ kontraktsinteresse 2. Hadde leverandør C vært klar over at tilbudet fra leverandør A ikke ville blitt avvist, ville leverandør C ikke deltatt i konkurransen. Et krav om erstatning for negativ kontraktsinteresse ble beregnet til kr , basert på kostnader med utarbeidelse av tilbud. Den ble det avholdt et møte mellom representanter fra leverandør C og kommunene. I etterkant av møtet ble det fremforhandlet et forlik på kr Saken ble med dette vurdert som avsluttet. Kommunen har ikke foretatt en dokumentert kontroll av leverandør As kvalitetssikringssystem i ettertid. I henhold til rammeavtalen skal det gjennomføres minst ett statusmøte pr. år mellom kommunen og leverandør A. Ved slike møter skal følgende gjennomgås: Avtalen evalueres, status hittil i avtaleperioden, aktiviteter Sortiment Nyheter presenteres Kjøpsstatistikk skal presenteres og gjennomgås Eventuelt I følge kommunens kontaktperson er det gjennomført slike møter i 2013 og Pr var det ikke avholdt statusmøte for Internkontroll og HMS-arbeid Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr, strålevernloven, brann- og eksplosjonsvernloven, produktkontrolloven, sivilbeskyttelsesloven og genteknologiloven. I sitt tilbud til kommunen bekrefter leverandør A at de «..tilfredsstiller alle lover og forskrifter gitt av offentlige myndigheter som er gjeldende for tilbyder». Videre blir det ved inngåelse av avtalen bekreftet at leverandør A har et godkjent HMS og kvalitetssystem som er bygd opp etter Norgeselitens 3 mal. Gjennom en HMS-erklæring bekreftes dessuten at leverandør A «..arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) 4» 1 Utmålingsprinsipp for erstatning innen kontraktsretten. Prinsippet innebærer at den som er blitt påført økonomisk tap eller skade ved et kontraktsbrudd blir stilt økonomisk som om kontrakten hadde blitt oppfylt korrekt. 2 Prinsippet innebærer at den som har blitt påført skade eller økonomisk tap på grunn av en ugyldig kontrakt blir stilt økonomisk som om avtalen aldri hadde blitt inngått. 3 Norgeseliten er en landsdekkende elektrikerkjede med elektroentreprenører. 4 Fastsatt ved kgl. Res. 6.desember 1996 med hjemmel i lov av 4. februar 1977 nr.4 om arbeidsvern og arbeidsmiljø mv. Østfold kommunerevisjon iks 3-20-

21 Leverandør A har gitt revisjonen en redegjørelse for hvordan virksomheten sikrer seg at punktene i internkontrollforskriftens 5 blir fulgt. Revisjonen har oppsummert redegjørelsen i tabell nedenfor: Tabell 1: Redegjørelse internkontroll Internkontroll - Leverandør A 1. Sørge for at de lover og forskrifter i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten. 2. Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. 3. Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. 4. Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet. 5. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt. 6. Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. 7. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. 8. Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Alle montører og lærlinger har fått utlevert FSE 5 og montørhåndbøker. Vi har en egen hylle for oppbevaring av normer, bransjestandarder og forskrifter. I tillegg bruker vi lovdata. På FSE kurs, morgenmøter og avdelingsmøter går vi gjennom nye instrukser og repeterer dokumenter vi mener det må fokuseres mer på. Alle ledere har fått kurset «HMS for ledere». Ved ansettelse får de ansatte en perm med de viktigste dokumentene, i tillegg får de en opplæring i dette og tilgang til vår intranettside med alle dokumenter og skjemaer. Vi opprettet i 2014 et Arbeidsmiljøutvalg der de ansatte er med og bidrar med sin kunnskap og erfaring. Ved utarbeidelse av nye dokumenter, handlingsplaner og risikovurderinger er de ansatte med. Leverandør A har en «Null filosofi» 6 og dette er formidlet til de ansatte. Leverandør A har oppdaterte organisasjonskart og stillingsinstrukser. Leverandør A har i samarbeid med de ansatte kartlagt farer og lagd tilhørende planer for å redusere risiko. De ansatte har fått opplæring og bruker bedriftens avvikssystem. Det er stort fokus på dette under avdelingsmøter, kurs og andre typer møter. Leverandø r A har laget en årsplan for internkontrollarbeidet med tilhørende sjekklister. Revisjonen har fått oversendt en rekke dokumenter fra virksomhetens kvalitetssystem, deriblant rutine for avvikshåndtering, rutiner om sikkerhet ved arbeid i og drift av elektriske 5 Forskrift om sikkerhet ved arbeid i og drift av elektriske anlegg. 6 Mål er 0 skade på mennesker, miljø og materiell. Østfold kommunerevisjon iks 4-21-

22 anlegg, retningslinjer for fordeling av ansvar for arbeid, diverse arbeidsprosedyrer og varslingsrutine med tilhørende varslingsplan. Revisjonen har også fått oversendt risikovurdering for arbeid i virksomheten, handlingsplan, opplæringsplan og deltakerliste for kurs og opplæring. Videre har revisjonen fått oversikt over avvik registrert i leverandør As avvikssystem i perioden fra oktober 2012 til august Det ble meldt totalt 54 avvik i perioden. 22 av disse ble registrert med avviksart «HMS», mens 13 var registrert som «Personskade». Arbeidsavtaler og HMS-opplæring Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn hos leverandør A den Tilsynet resulterte i et vedtak om pålegg, med frist for gjennomføring satt til Påleggene omhandlet følgende: Innhold i arbeidsavtale Arbeidsgiver skal utarbeide utkast til arbeidsavtaler som er i tråd med arbeidsmiljøloven Under tilsynet kom det frem at det var inngått arbeidsavtale med alle ansatte i leverandør A. Arbeidsavtalene var dog ikke i tråd med de minimumskrav som fremgår av arbeidsmiljøloven. Informasjon om plassering av den daglige arbeidstid, lengde på pauser og opplysninger om overtidstillegg fremkom ikke i arbeidsavtalene. Leverandør A sendte en e-post til Arbeidstilsynet , med revidert versjon av arbeidsavtale vedlagt. Opplæring av ledere: Arbeidsgiver skal sørge for at ledere har tilstrekkelig kunnskap til å ivareta arbeidsmiljø innenfor leders ansvarsområde. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b, jf. 2-3 tredje ledd. Under Arbeidstilsynets tilsyn fremsto det som uklart om avdelingsledere/mellomledere hadde nødvendig HMS-kompetanse. Videre manglet virksomheten system som sikrer dette. Arbeidsmiljøutvalg opplæring Arbeidsgiver skal sørge for at medlemmer av arbeidsmiljøutvalg får den opplæring som er nødvendig for at de skal kunne utføre sine verv på en forsvarlig måte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 7-4 og 6-5 første ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-8. Da Arbeidstilsynet gjennomførte tilsynet hadde leverandør A ikke opprettet arbeidsmiljøutvalg, og det kunne da heller ikke dokumenteres opplæring av medlemmer av et arbeidsmiljøutvalg. Østfold kommunerevisjon iks 5 Som dokumentasjon for oppfylt pålegg, ble leverandør A bedt om å levere beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer at ledere har nødvendig kompetanse. I e-post til Arbeidstilsynet fremkommer det at ledere og mellomledere er påmeldt HMSkurs. -22-

23 Som dokumentasjon på oppfylt pålegg, ba Arbeidstilsynet leverandør A sende inn kopi av kurs- eller kompetansebevis eller kopi av bindende påmelding til kurs. Leverandør A bekrefter i e-post til Arbeidstilsynet at medlemmer til arbeidsmiljøutvalg er valgt, og at disse er påmeldt kurs. Varslingsrutine I henhold til arbeidsmiljøloven 2-4 har arbeidstaker rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Arbeidsgiver skal, i henhold til arbeidsmiljøloven 3-6, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for varsling i samsvar med 2-4. I Arbeidstilsynets tilsynsrapport med varsel om pålegg, fremkommer det at leverandør A under tilsynet manglet rutiner for blant annet «konflikthåndtering, håndtering av trakassering/uakseptabel adferd, varsling og rutine knyttet til endring/omorganisering.» Revisjonen fikk overlevert virksomhetens varslingsrutine Rutinen var ikke datert, men på etterspørsel informerte leverandør A om at rutinen ble innført i Konflikthåndteringsrutine Ved Arbeidstilsynets tilsyn fremkom det at leverandør A manglet rutiner for blant annet konflikthåndtering. Arbeidstilsynet ga veiledning om konflikthåndtering og utarbeidelse av rutiner for å forebygge og håndtere konflikter. Ved Arbeidstilsynets oppfølgingstilsyn , manglet fortsatt rutine for konflikthåndtering. Tilsynet førte til at Arbeidstilsynet varslet om pålegg Arbeidstilsynet påla deretter levereandør A om å iverksette rutine for håndtering av konflikter som kan føre til uheldige helsebelastninger. I pålegget heter det at slik rutine skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant, og skal kunne dokumenteres innen I e-post til Arbeidstilsynet skriver leverandør A at de i samarbeid med bedriftshelsetjenesten og verneombud har laget et forslag til rutine. Videre skriver de at rutinen har blitt fremlagt ved siste møte i arbeidsmiljøutvalget for godkjenning. Implementeringen av rutinen er gjort ved at den er lagt inn på bedriftens intranettportal, samt gjort kjent gjennom bedriftens informasjonsportal på Facebook. Bedriftshelsetjeneste Arbeidsmiljøloven 3-3 pålegger arbeidsgiver å knytte virksomheten til en bedriftshelsetjeneste godkjent av Arbeidstilsynet når risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Hvilke bransjer dette gjelder fremgår av 13-1 i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. Leverandør A tilhører bransjekode , elektronisk installasjonsarbeid 7, og er således pålagt tilknytning til bedriftshelsetjeneste som er godkjent av Arbeidstilsynet. I henhold til forskriftens 13-2 skal bedriftshelsetjenesten blant annet bistå virksomheten med planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer, utarbeidelse og endring av retningslinjer knyttet til arbeidsprosesser, kartlegging av arbeidsmiljø, overvåke og kontrollere ansattes helse og bistå med individuell tilrettelegging. Videre skal arbeidsgiver i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide planer og årsrapporter for bedriftshelsetjenestens arbeid i virksomheten, meldinger om helsefarlige arbeidsforhold 7 Omfatter installering av elektriske anlegg i alle typer bygninger og anlegg: elektriske ledninger og utstyr, telekabler, kabler til bredbånd og TV, herunder fiberoptikk og parabolantenner, belysning, brannalarmer, tyverialarmer, gatebelysning, elektriske trafikksignalanlegg og belysning til landingsbaner. Omfatter også tilkobling av elektriske husholdningsapparater og husholdningsutstyr, herunder anlegg til gulvvarme. Østfold kommunerevisjon iks 6-23-

24 som resultat av kartlegging, risikovurdering eller måling, samt rutiner knyttet til oppfølging og tilrettelegging. 8 I forbindelse med tilsyn etterspurte Arbeidstilsynet årsrapport for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten. I e-post til Arbeidstilsynet sendt skriver leverandør A følgende: «Vi har ingen årsrapport for 2013 da vi først inngikk avtale med bedriftshelsetjeneste i februar i år.» Revisjonen har mottatt en kopi av avtalen mellom leverandør A og Stamina Bedriftshelsetjeneste, signert Samsvarserklæringer En samsvarserklæring er dokumentasjon som viser at et elektrisk anlegg er utført i samsvar med forskriftenes krav. Den som er ansvarlig for prosjektering, utførelse eller endring av anlegg skal utstede en samsvarserklæring, og eier av anlegget (kommunen) skal oppbevare erklæring i tilknytning til anlegget, og fremvise ved behov. Kravet om samsvarserklæring er hjemlet i forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (FEL). FEL 12 sier følgende om samsvarserklæringer: «Før nytt anlegg tas i bruk og etter hver endring skal den som er ansvarlig for utførelsen eller endringen av anlegget sørge for at det er kontrollert og prøvet for å sikre at det tilfredsstiller forskriftens krav. Enhver som er ansvarlig for prosjektering, utførelse eller endring av anlegg skal utstede erklæring om samsvar med sikkerhetskravene i kapittel V. Som underlag for slik erklæring skal det være utarbeidet dokumentasjon som gjør det mulig å vurdere om anlegget er i samsvar med forskriftens krav. Erklæring om samsvar og dokumentasjon skal overleveres eier av anlegget. Dersom det har vært nødvendig å ta spesielle forhåndsregler i anlegget for å oppfylle kravene om elektromagnetisk kompabilitet, skal den som prosjekterer eller utfører anlegget utarbeide instruksjon for bruk og vedlikehold av disse tiltakene.» Som det fremgår av forskriften skal det utstedes samsvarserklæringer for hvert nytt anlegg/endring på anlegg. Videre må navn og adresse på den ansvarlige for prosjektering, utførelse eller endring av anlegget fremgå, i tillegg til identifikasjon av anlegget. Dette innebærer adresse for anlegget. I følge forskrift om elektroniske forsyningsanlegg (FEF) skal det som underlag for samsvarserklæring være utarbeidet en oversikt over anvendte normer, publikasjoner og spesifikasjoner og annen dokumentasjon som gjør det mulig å vurdere om anlegget er i samsvar med kravene i forskriften. Det skal videre foreligge en detaljert beskrivelse av løsninger som er valgt for å oppfylle krav i forskrift når normer ikke er anvendt. Samsvarserklæring skal i følge FEF ha vedlagt dokumentasjon av inspeksjoner, tester og funksjonsprøver i tillegg til teknisk dokumentasjon av anlegget. Revisjonen ba om å få utskrift av samsvarserklæringer for endringer/nye anlegg som leverandør A har stått for i Leverandør A overleverte en perm med til sammen 82 originale samsvarserklæringer. Samtlige erklæringer er signert av samme person. 70 av erklæringene gjelder etablering av målerskap. Underdokumentasjon til disse erklæringene 8 Jf i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. Østfold kommunerevisjon iks 7-24-

25 består av melding om installasjonsarbeid til nettselskap og det lokale eltilsyn, samt tilbakemelding fra nettselskap. Resterende samsvarserklæringer gjelder serviceoppdrag og armaturskift. Disse hadde ikke underdokumentasjon vedlagt. Leverandør A har skrevet én samsvarserklæring pr. måned, for alle serviceoppdrag og armaturskift som har blitt utført den måneden. Det vil si at verken adresse eller annen informasjon om anlegg fremkommer av samsvarserklæringen. Det vises imidlertid til «rapport oppgjør» for hver måned. For eksempel står det i samsvarserklæring for januar 2014 under arbeidsbeskrivelse: «Anvendte forskrifter FEF Utførte serviceoppdrag og armaturskift i følge månedsrapport januar 2014.» Samsvarserklæringer for de øvrige månedene i 2014 har identiske tekst med annet månedsnavn. Anleggsadresse er også den samme for alle erklæringer: «Fredrikstad kommune, gate og veilysanlegg, 1602 Fredrikstad (hele kommunen jfr. Månedsrapport)» Vurdering For å kunne delta i konkurransen om rammeavtale for vedlikehold og service på utebelysning, serieskift og montering av komplett utebelysning, måtte leverandørene oppfylle en rekke kvalifikasjonskrav. Et av disse kravene var et dokumentert velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Da leverandør C klaget på kommunens avgjørelse om å tildele leverandør A avtalen, foretok kommunen ingen dokumentert kontroll av leverandør As kvalitetssikringssystem, men konkluderte med at det som fremkom av tilbudet fra leverandør A var tilstrekkelig. Heller ikke etter at saken ble klaget inn for KOFA foretok kommunen en dokumentert kontroll. Etter revisjonens vurdering kunne kommunen behandlet klagen fra leverandør C grundigere ved å etterprøve deres påstander og kontrollere leverandør As kvalitetssikringssystem. Behandlingen av klagen kunne naturligvis fått samme utfall, og leverandør C kunne likevel klaget saken inn for KOFA, men det er etter revisjonens vurdering uheldig at kommunen ikke i større grad undersøkte og vurderte påstander fra klager, før man inngikk avtalen med leverandør A. Revisjonens gjennomgang viser at leverandør A gjennomfører tiltak for å ivareta internkontrollen i selskapet. Det vises her til tabell på side fire, samt de rutiner, retningslinjer og planer som revisjonen har fått oversendt. Leverandør A har også fulgt opp alle pålegg gitt av Arbeidstilsynet. Dette vurderes som positivt. Samtidig påpeker revisjonen at det har vært mangler ved leverandør As HMS-arbeid. Dette gjenspeiles i det faktum at leverandør A har mottatt fire pålegg fra Arbeidstilsynet i løpet at de to siste årene. Sett opp mot HMS-erklæring signert av leverandør A og bekreftelsen gitt i tilbudet, viser gjennomgangen at kommunen ikke kan ha fullstendig tillitt til at HMSlovgivning følges, til tross for at leverandør A har bekreftet at de tilfredsstiller alle lover og forskrifter gitt av offentlige myndigheter som er gjeldende for dem. Det vises i denne sammenheng til mangler innen følgende områder: Manglende bedriftshelsetjenester før 2014 Mangler i arbeidsavtaler frem til august 2014 Manglende arbeidsmiljøutvalg før august 2014 Manglende HMS-opplæring av ledere før august 2014 Manglende rutiner ved Arbeidstilsynets tilsyn (konflikthåndteringsrutine manglet fortsatt i august 2015) Østfold kommunerevisjon iks 8-25-

26 Når det gjelder varslingsrutinen, kan ikke revisjonen ta stilling til om leverandør A har oppgitt feil dato for innføring av rutinen til revisjonen, eller om Arbeidstilsynet har skrevet feil i sin tilsynsrapport eller eventuelt fått feilaktig informasjon under sitt tilsyn Samsvarserklæringene som revisjonen har fått oversendt bærer preg av å være masseproduserte og lite utfyllende. Det vises i denne forbindelse til at samtlige erklæringer for serviceoppdrag og armaturskift i 2014 har samme korte beskrivelse. I erklæringene vises det imidlertid til månedsrapport for hver måned, men som det fremkommer i del 2 av notatet, er disse rapportene gjenstand for endringer etter utført oppdrag. Slik revisjonen leser forskriften, er vi i tvil om erklæringene tilfredsstiller kravene oppstilt i denne Anbefalinger På bakgrunn av fakta presentert i dette notatet, anbefaler revisjonen at kommunen bør: Gjennomgå og evaluere prosessen rundt konkurransen og avtaleinngåelsen med leverandør A. På denne måten vil erfaringene kunne legges til grunn ved kunngjøring av ny anbudskonkurranse knyttet til rammeavtale for vedlikehold og service på utebelysning, serieskifte og montering av ny komplett utebelysning. Vurdere om samsvarserklæringene fra leverandør A gir tilstrekkelig dokumentasjon av om anlegg er i samsvar med gjeldende forskrifter. Revisjonen viser her til at det er Fredrikstad kommune som er eier av anleggene og som er ansvarlig for at disse er i forskriftsmessig stand. Samsvarserklæringer spiller en vesentlig rolle i så måte. Del Utførte revisjonshandlinger Regnskapsrevisor har i samarbeid med forvaltningsrevisor gjennomført en detaljert fakturakontroll av samtlige fakturaer fra til og med Regnskapsrevisor har gjennomgått fakturaenes tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon, og vurdert hvorvidt de oppfyller relevante lovkrav i bokføringsloven og den tilhørende forskriften, samt andre relevante krav for å tilfredsstille god bokføringsskikk. I tillegg er det gjort en vurdering av anvendelsen av denne rammeavtalen i lys av lov om offentlige anskaffelser. Følgende rettskilder er benyttet som revisjonskriterier i denne sammenheng: I forbindelse med fakturagjennomgangen har revisjonen hatt jevnlig kontakt med leverandør As kontaktperson i kommunen via telefon og e-post. Revisjonen har også gjennomført to møter med kontaktperson og veisjef. Østfold kommunerevisjon iks 9 Bokføringsloven (LOV ) Bokføringsforskriften (FOR ) NBS 2 Standard nr. 2 fra Norsk regnskapsstiftelse om god bokføringsskikk, som omtaler krav til toveis kontrollspor for regnskapsdokumentasjon, mellom selve dokumentasjonen og det endelige regnskapet. (Fra november 2012, oppdatert mars 2014 og april 2015). Se: o 2-Kontrollsporet-oppdatert-april-2015.pdf Lov om offentlige anskaffelser (LOV ) Forskrift om offentlige anskaffelser (FOR ) -26-

27 2.2 Kontrollert grunnlag Revisjonen har med utgangspunkt i kommunens regnskapssystem (Visma Enterprise) tatt ut leverandørstatistikk som viser omsetning til leverandør A. Utskrift av reskontro viser at kommunen har hatt følgende omsetning knyttet til denne leverandøren gjennom avtaleperioden: 2012: kr (fra til ) 2013: kr : kr : kr (pr ) Revisjonen har sortert ut og gjennomgått 224 fakturabilag fra perioden oktober 2012 juni 2015, hentet ut fra kommunens regnskapssystem. Disse er igjen gjennomgått mot tilhørende grunnlag som det er fakturert etter. I dette tilfellet består grunnlaget av: den inngåtte rammeavtale månedlige oppgjørsrapporter fra leverandøren for utførte elektro-arbeider på gatelysnettet, etter innmeldte forhold fra allmennheten. Disse rapportene finnes i leverandør As elektroniske database, som kommunen har fått tilgang til. Databasen som rapportene dannes i, var ikke i bruk før I leverandør As tilbud, som leverandøren vant sitt oppdrag på bakgrunn av, finnes prisskjema 9 med stipulert total omsetning på totalt kr i avtaleperioden. Dette inkluderer også omsetningen til Hvaler kommune, samt serieskift 10, som kommunen senere har gått bort i fra. Revisjonen har forespurt kommunen om denne totalsummen gjelder pr. år, eller samlet for hele avtaleperioden på tre år. Kommunen svarte som følger: «Stipulert kjøpsvolum baseres på historiske tall, og benyttes i konkurransegrunnlaget, ref. forskriftens 2-3. Dette tallet er oppgitt i konkurransegrunnlaget. I prisskjemaet som utarbeides for konkurransen blir det stipulert de volum som beregnes for nevnte avtaleperiode, årlig. Bl.a. stipuleres det kjøp av timesprisede konsulenttjenester, som er uvisst, men et stipulert årlig volum legges inn. Serieskift pr. år prises, men summen her blir jo for de antall år som er forespurt. Dette fremkommer jo også av prisskjemaet. Tilbudet gjenspeiler derfor prisskjemaets forespørsel, og vil da gjenspeile priser som skal gjelde, med basis i at dette gjelder årlig kjøp, unntatt for serieskifte som gjelder samlet for alle år.» I det opprinnelige konkurransegrunnlaget, er årlig kjøpsvolum stipulert til 3,3 mill.kroner for Fredrikstad kommune og 0,5 mill.kroner for Hvaler kommune Resultat av utførte kontroller revisors funn Ved gjennomgang av fakturabilagene fant vi at de aller fleste av disse var lite spesifiserte i seg selv. I mange tilfeller er det kun henvist til hvilken periode utførte arbeider knytter seg til, hva det gjelder i korte omtaler (f.eks. «mørke lamper, september-måned»), samt oppgitt totalsum som utfaktureres 11. Kun i et fåtall av fakturaene (ca. 35 stk.) er det spesifisert nærmere hvordan total utgiftssum fremkommer. Der dette ikke fremkommer direkte av fakturaene, skal det i henhold til bokføringsforskriften kapittel 5 og NBS nr. 2 fremkomme av vedlegg til faktura, inngåtte avtaler eller annen dokumentasjon (som det tydelig bør 9 Vedlegg 5 til tilbud fra leverandør A. 10 Med serieskift menes en utskifting av alle lamper innenfor et geografisk område med et definert antall lampepunkter. 11 Med påslag for 25 % merverdiavgift. Østfold kommunerevisjon iks

28 refereres til i fakturaen), hvordan den totale utgiftssummen fremkommer. Denne underliggende dokumentasjonen blir i slike tilfeller å anse som en del av primærdokumentasjonen til regnskapet 12. Slik primærdokumentasjon skal oppbevares i inntil 5 år, forsvarlig sikret for ødeleggelser, tap og endringer. 13 Leverandør A fakturerer kommunen et fast kvartalsvis beløp for utførte pæreskift. Det faste beløpet utgjør kr , og faktureres på bakgrunn av fastsatt ramme i avtalen. Her utgjør derfor rammeavtalen eneste underliggende dokumentasjon som det faktureres på bakgrunn av. Øvrige arbeider som meldes inn i elektronisk saksbehandlingssystem til leverandør A fra allmennheten, registreres og saksbehandles i det elektroniske registreringssystemet. Dette systemet representerer en form for logg av når oppdrag innmeldes til leverandør A, når arbeid med saken utføres (med antall timer, materialer og arbeidskraft m.m. som benyttes) og når saken er registrert utbedret og avsluttet. Dette registreringssystemet, med samtlige innmeldte forhold, genererer oppgjørsrapporter for hver enkelt måned, hvor utførte arbeider er spesifisert, gruppert og summert på slutten av rapportene. Disse rapportene danner grunnlaget for de summer som kommunen blir fakturert for. Rapportene mottas av kommunen hver måned, hvorpå kommunens kontaktperson gjennomgår rapportene og enten godkjenner disse for fakturering eller melder tilbake til leverandør dersom det oppdages avvik i rapportene. Et slikt avvik kan være oppdrag som kommunen ikke skal faktureres for, for eksempel der det er gjort arbeid langs fylkesveier. Rapportene blir da endret og justert etter behov, før de på nytt blir sendt til kommunen for godkjenning som fakturagrunnlag, som kommunen da blir fakturert etter. Revisjonen har i utgangspunktet basert sin kontroll på de elektroniske rapportene som er tilgjengelige fra systemet til leverandør A. Revisjonens funn tilsier at oppgjørsrapportene forblir lagret i det elektroniske nettbaserte systemet til leverandør A, men at disse er gjenstand for senere endringer og/eller registreringer også etter at de har utgjort fakturagrunnlag. Sene loggførte registreringsdatoer gjenspeiler dette. De versjoner av oppgjørsrapportene som blir justert før de utgjør fakturagrunnlag blir kun sendt til kommunens kontaktpersoner pr. e-post. Dette gjør at det i flere tilfeller eksisterer opptil flere ulike versjoner av oppgjørsrapportene for den samme måneden, nøyaktig hvor mange er uvisst. Det er ikke nærmere kartlagt hvordan de versjonene av rapportene som faktisk utgjør faktureringsgrunnlaget oppbevares (om de er lagret som personlige e-poster, fysisk oppbevaring e.l.). Men vi ser at i mange av tilfellene (ca. 109 fakturabilag, eller omtrent 48,7 % av den kontrollerte fakturamassen) stemmer ikke summene av oppgjørsrapportene som vi har fått fremskaffet fra systemet til leverandør A overens med fakturasummene. De stemmer heller ikke overens med den versjonen av rapportene som lå til grunn ved opprinnelig fakturering. Revisjonen har derfor måttet henvende seg til kommunens kontaktperson for å få fremskaffet de endrede rapportene som faktisk lå til grunn den gangen faktureringen ble gjort. Dette har revisjonen fått tilsendt pr. e-post. 14 Dette tilsier at kommunen kun mottar de endrede rapportene pr. e-post fra leverandør A. Noe av dette eldre faktureringsgrunnlaget er dessuten sendt til kommunen fra leverandøren i oktober 2015 (i minst 8 tilfeller) 15, hvilket tyder på at kommunen ikke har oppbevart alt dette selv. En annen problemstilling revisjonen har kommet over, knytter seg til at det ikke foreligger noen form for sporbar nummerering og henvisning som sikrer sporbarhet mellom de månedsvise periode-rapportene og de tilhørende fakturaene. Dette er til dels et utslag av at 12 Jf. NBS I henhold til bokføringslovens 13 med tilhørende forskriftsbestemmelser. 14 Revisjonen har mottatt til sammen 14 e-poster med slike vedlegg. 15 Dette er dokumentert gjennom avsendingsdatoer i e-postene vi har fått tilsendt fra kommunen. Østfold kommunerevisjon iks

29 de rapportene vi har fått ut fra systemet til leverandør A ikke er identiske med de rapportene som kommunen har blitt fakturert etter. Dermed blir det vanskelig å spore på bakgrunn av beløp. De enkelte sakene i oppgjørsrapportene er nummerert for seg og oppgjørsrapportene er merket med måned og år de gjelder for, men det er sluttsummene på oppgjørsrapportene som til slutt utgjør fakturasummer. Disse er igjen fordelt mellom flere ulike fakturaer og ofte til ulike kommunale virksomhetsområder 16. Det står gjerne en kort tekstbeskrivelse i fakturaene, men disse er ofte ikke nok til å fastslå med sikkerhet hva som er fakturert i hvert enkelt tilfelle, særlig ikke i ettertid når det periodevise fakturagrunnlaget «endrer seg». I flere tilfeller er det også henvist til en tilhørende nummerert innkjøpsordre (IO), uten at dette synes å lette sporbarheten mellom rapportgrunnlag og fakturaer. Når vi ser på tilbudet som i sin tid ble gitt av leverandør A, fremkommer det et spesifisert prisskjema med oversikter over stipulerte antall timer og/eller leverte enheter, stykkpriser og anslåtte totalbeløp som ble lagt til grunn da avtalen ble inngått. Etter dette tidspunktet, fremkommer det imidlertid av oppgjørsrapportene at det leveres både til dels andre typer armaturer, et annet varesortiment og til dels andre timepriser (med 50 % - og 100 % - påslag) i et stort antall tilfeller, uten at dette er definert og spesifisert i inngått rammeavtale. Vi kan ikke se at disse leveransene og tilhørende priser på disse er fundert i noen konkret avtale mellom kommunen og leverandør A, annet enn at de forholder seg til de priser og leveranser de får seg forelagt av leverandøren. Eventuell overtid skal i henhold til rammeavtalen avtales med oppdragsgiver i hvert enkelt tilfelle, men dette kan ofte skje muntlig pr. telefon eller SMS, hvor det da ikke blir dokumentert på annen etterprøvbar måte. Korrespondanse mellom kommunen og leverandør som vi har fått tilsendt tyder videre på at kommunen først får seg forelagt utførte arbeider, etter innmeldte saker i registreringssystemet, og at kommunen deretter bes om å generere en elektronisk IO (innkjøpsordre) for summene fra rapportene, som det så faktureres for. Omsetningen bærer preg av å ha gått vesentlig utover anslått total-ramme i rammeavtalen, jf. opplistingen på side 10. Dette gjelder uavhengig om rammen gjelder pr. år, eller om deler av denne (vedrørende serieskift) gjelder hele avtaleperioden. Inkludert i disse omsetningssummene, er alle de leveransene og enhetsprisene som legges inn fortløpende, utover det som er spesifisert i rammeavtalens prisskjema. I tillegg omfattes omsetning knyttet til større investeringsprosjekter som er gjort innenfor rammeavtalen (f.eks. etablering av målerskap, nyinvesteringer for trygg gatebelysning i sentrum, etablering av nye lyktestolper der vann- og avløpsanlegg er utbedret, m.m.). I følge regnskapsrapporter fra kommunens regnskapssystem, fremgår følgende omsetningstall for de største investerings-prosjektene (se tabell neste side): 16 Park, vei, bygg og anlegg etc. Østfold kommunerevisjon iks

30 Tabell 2: Investeringer gatelys Utplukkede større investeringer - gatelys m.m Hittil pr Sum alle år AN2153 Gunnar Nilsensgt. VA AN6721 Nyttsykehjem, , bst 58/ AN7266 Veilys pålagt AN7267 Veilys utbygging AN7274 Gatelys, trygt sentrum AN7521 Trafikksikkerhet Sum største investeringer Revisjonens vurderinger Kommunen har i møte med revisjonen gitt uttrykk for at man generelt er svært godt fornøyd med det elektroniske registreringssystemet som leverandør A tilbyr allmennheten, og at man nå har bedre oversikt over innmeldte og utførte oppdrag enn tidligere. Ved revisjonens gjennomgang av disse oppgjørsrapportene virker de også detaljerte og spesifiserte, isolert sett. Dette vurderes som positivt. Revisjonen ser det allikevel som problematisk at vi ut fra våre funn ikke finner en nøyaktig sporbarhet mellom rapportgrunnlaget for hver enkelt måned og de beløp som blir fakturert og betalt, herunder at rapportene er gjenstand for etterfølgende endringer og redigeringer. I henhold til bokføringsregelverkets bestemmelser burde det elektroniske rapportgrunnlaget for en gitt periode vært låst for ytterligere redigeringer/endringer på det tidspunkt det har utgjort grunnlag for fakturering for den angjeldende perioden. Det faktum at det nå synes å bli operert med flere ulike versjoner av de samme perioderapportene fremstår som svært uheldig. Mangelen på sporbarhet mellom fakturaer, oppgjørsrapporter, og muligheten til å endre/redigere disse oppgjørsrapportene representerer etter vårt syn et brudd med bokføringslovens 6 (og forskriftens) krav til to-veis kontrollspor (jf. supplerende krav i NBS 2), samt kravene til at primærdokumentasjon til regnskapet skal oppbevares hos den bokføringspliktige betryggende sikret for skade, tap eller endring. Siden fakturaene som oftest ikke er spesifiserte, må dette oppbevaringskravet også gjelde for de spesifiserte oppgjørsrapportene. Lagring som e-post vurderer vi som ikke uten videre tilstrekkelig til å etterkomme dette kravet, da e-post med relativ letthet kan endres, tapes og slettes. Det faktum av leverandøren har måttet ettersende faktureringsgrunnlaget på nytt i ettertid, tilsier også at kommunen ikke har tatt vare på dette selv, noe som de etter bokføringslovgivningen er pliktige til. Vi er også av den oppfatning at muligheten til å redigere disse rapportene i ettertid representerer en risiko for at kommunen kan bli fakturert for det samme arbeidet, på samme oppdrag/saker, flere ganger. En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører med det formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. Rammeavtalen er altså ikke en fullstendig kontrakt, og den endelige kontraktsinngåelsen skjer ved bestillinger i henhold til rammeavtalen, såkalte avrop. Slike avtaler kan være et hensiktsmessig verktøy for oppdragsgiver ved at likeartede fremtidige innkjøp man ennå ikke har full oversikt over, samles i en avtale. Kravet til konkurranse ivaretas ved inngåelsen av avtalen, slik at de enkelte avrop på avtalen vil være unntatt kravet til konkurranse. Det enkelte avrop må falle inn under rammeavtalen for at avrop skal kunne foretas på rammeavtalen uten å konkurranseutsette leveransen. Dette innebærer at uttakene, ved Østfold kommunerevisjon iks

31 avrop, er fastsatt i rammeavtalen, at den konkrete anskaffelsen etter sin art er omfattet av avtalen, og at avrop foretas innenfor de tidsrammene rammeavtalen fastsetter. Dette utgangspunktet er presisert av Klagenemda for offentlige anskaffelser gjennom flere saker klagenemda har hatt til behandling (f.eks. KOFA 2007/142). Dette ble også redegjort for i rapport fra G-partner AS vedørende utredning av to av kommunens innkjøpssaker 17 i I denne rapporten ble kommunen på generelt grunnlag anbefalt å ha fokus på mendgeangivelser i rammeavtaler, og arbeide for å få disse så sikre og dekkende som mulig. Revisjonen har vurdert praksisen med at det leveres andre ytelser (både varer og tjenester), fakturert til andre priser, enn det som er spesifisert i tilbudets prisskjema som leverandør A har vunnet anbudet på bakgrunn av. Serieskift, som er spesifisert i tilbudets prisskjema, har man også besluttet å gå bort i fra i ettertid. Omfanget av slike andre ytelser vurderes som betydelig, og anses å være en klart medvirkende faktor til at omsetningen til denne rammeavtaleleverandøren blir såpass mye større enn den stipulerte rammen har tatt høyde for. Revisjonen stiller spørsmål ved om denne praksisen, og omfanget omsetningen har fått, representerer et brudd på den inngåtte rammeavtalen. På bakgrunn av dette, mener vi at det mest riktige etter anskaffelsesregelverket ville være å ha lyst ut en ny konkurranse, hvor reviderte tilbud og tilhørende prislister innhentes, med et omfang som i større grad samsvarer med faktiske leveranser. På denne måten ville den inngåtte avtalen bedre ha gjenspeilet faktiske utgifter ved denne. Etter vår oppfatning, og i lys av omfanget omsetningen har fått i løpet avtaleperioden, fremstår nå denne prislisten som meget ufullstendig. Avtalt overtid burde også vært skriftlig og etterprøvbart i hvert enkelt tilfelle, da slike avtaler danner et viktig grunnlag for de utgifter kommunen deretter blir pålagt å betale. En annen årsak til at omsetningen har økt betydelig, særlig fra 2013 og utover, anses å skyldes at rammeavtalen har blitt gjort gjeldende ved omfattende investeringsprosjekter på gatelysnettet som kommunen har igangsatt. Disse er eksemplifisert på forrige side, hvor særlig investeringer i nye målerskap (inngår i AN ) er et betydelig investeringsprosjekt. I følge kommunens kontaktperson forventes dette prosjektet å gå over flere år i hvert fall ut Revisjonen vurderer det slik at en rammeavtale for generelt vedlikehold av gatelys-nettet ikke nødvendigvis også bør gis gyldighet for slike store investeringsprosjekter, som har vært tilfellet. Avrop må ligge innenfor rammeavtalen slik den er kunngjort. Avrop som beløpsmessig eller etter innhold og karakter går ut over disse grensene, vil utgjøre brudd på kravet til konkurranse fordi leverandører uten rammeavtale med oppdragsgiver blir avskåret fra å konkurrere. Kommunen burde etter vår mening her ha vurdert å lyse ut særlig de største investeringsprosjektene som separate anbudskonkurranser i DOFFIN, hvor det også kunne vært potensiale for kommunen til å gjennomføre billigere investeringer, enn gjennom den foreliggende rammeavtalen Anbefaling På bakgrunn av fakta presentert i dette notatet, sammenholdt med revisjonens vurderinger, anbefaler vi at kommunen bør: sørge for en fortløpende nummererings-ordning for månedlige oppgjørsrapporter, som bedre ivaretar sporbarhet mellom fakturaer og de rapportene som det faktureres etter. Nummereringen bør gjenspeiles i selve fakturaen, der det henvises tydelig til angjeldende faktureringsgrunnlag. 17 Rammeavtale vikartjenester (Adecco) og rammeavtale rør (Brødrene Dahl). Østfold kommunerevisjon iks

32 kreve «låsing» av oppgjørsrapportene, etter at de har utgjort faktureringsgrunnlag, slik at disse ikke kan endres eller slettes i ettertid. Dette vil styrke kommunens etterkontroll og forebygger også mot at kommunen kan bli fakturert for det samme arbeidet flere ganger. dokumentere de tilfeller der overtid og andre tilleggssatser avtales, slik at dette lettere kan kontrolleres i ettertid. lyse ut en ny anbudskonkurranse, basert på det omsetnings-omfanget som nå anses å foreligge innenfor denne rammeavtalen. Denne bør omfatte mest mulig av det produkt- og tjenestespekteret kommunen nå kjøper inn fra rammeavtaleleverandøren. vurdere behovet for å lyse ut separate anbud for større investeringsprosjekter. påse at fremtidige avrop holdes innenfor rammeavtalens overordnede grenser. Rolvsøy 27. november 2015 Constance Hauser (sign.) forvaltningsrevisor Jostein Ek (sign.) statsautorisert revisor Anders Svarholt (sign.) oppdragsansvarlig revisor Østfold kommunerevisjon iks

33 FREDRIKSTAD KOMMUNE NOTAT Saksnr.: 2015/19288 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: /2015 Dato: Gradering: Unntatt offentlighet: Off.loven 5 Klassering: Q02 Til: Anders Svarholt Østfold kommunerevisjon IKS Fra: Rådmannen i Fredrikstad Notat vedrørende rammeavtale Rådmannens kommentarer til økr Notat vedrørende rammeavtale med [leverandør A], datert 4. november Innledningsvis vil rådmannen bemerke at Østfold kommunerevisjon (økr) har gitt viktige og relevante anbefalinger i sitt notat av 4. november Nedenfor følger en nærmere redegjørelse, samt kommentarer til anbefalingene. Rådmannen vil gi administrasjonen i oppdrag å lage en tiltaksplan for å imøtekomme revisjonens anbefalinger etter behandlingen i kontrollutvalget. Noen tiltak er allerede gjennomført. Del 1 Fra 1.6 vurdering siteres: «Etter revisjonens vurdering kunne kommunen behandlet klagen fra [leverandør C] grundigere ved å etterprøve deres påstander og kontrollere [leverandør As] kvalitetssikringssystem. Behandlingen av klagen kunne naturligvis fått samme utfall, og [leverandør C] kunne likevel klaget saken inn for KOFA, men det er etter revisjonens vurdering uheldig at kommunen ikke i større grad undersøkte og vurderte påstander fra klager, før man inngikk avtalen med [leverandør A]» Rådmannen bemerker at i vurdering av kvalifikasjonskrav i denne konkurransen var om hvorvidt kvalifikasjonskrav var oppfylt eller ikke. Ut fra foreliggende dokumentasjon ble det i dette konkrete tilfellet vurdert at kvalifikasjonskravet om et kvalitetssystem var oppfylt. Kommunen som oppdragsgiver støttet seg også til at en leverandør som [leverandør A] er underlagt tilsynsmyndigheter som besitter kompetanse for å vurdere om virksomheten oppfyller lovpålagte krav. I tillegg er det krav til sertifisering/godkjenning som må fremlegges for å få lov til å jobbe på kraftnettet og som kontrolleres av netteier. Det bemerkes at [leverandør A] hadde slik godkjenning. Østfold kommunerevisjon iks

34 Prosedyren for konkurransen tillot ikke forhandling eller endring av tilbud. Fra 1.7. Anbefalinger siteres: «På bakgrunn av fakta presentert i dette notatet, anbefaler revisjonen at kommunen bør: - Gjennomgå å evaluere prosessen rundt konkurransen og avtaleinngåelsen med [leverandør A]. På denne måten vil erfaringene kunne legges til grunn ved kunngjøring av ny anbudskonkurranse knyttet til rammeavtale for vedlikehold og service på utebelysning, serieskifte og montering av ny komplett utebelysning. - Vurdere om samsvarserklæringene fra [leverandør A] gir tilstrekkelig dokumentasjon av om anlegg er i samsvar med gjeldende forskrifter. Revisjonen viser her til at det er Fredrikstad kommune som er eier av anleggene og som er ansvarlig for at disse er i forskriftsmessig stand. Samsvarserklæringer spiller en vesentlig rolle i så måte». Rådmannen har følgende kommentarer: Rådmannen bemerker at anskaffelsen vil bli evaluert. Økr påpeker en mulig mangel av kontroll som gjelder forhold som går utover kravet om hvorvidt tilbyder hadde et kvalitetssystem eller ikke. Rådmannen bemerker at det i den foreliggende anskaffelse ikke er gjort andre vurderinger av kvalifikasjonskrav enn om disse foreligger eller ikke. Rådmannen tiltrer økr sin anbefaling, og vil ta hensyn til dette ved kunngjøring av ny konkurranse. Når det gjelder vurdering av samsvarserklæringer tiltrer rådmannen økr sine anbefalinger, og vil vurdere om gjeldende praksis bør forbedres. Del 2 Fra 2.5 i økr sine anbefalinger siteres: «På bakgrunn av fakta presentert i dette notatet, sammenholdt med revisjonens vurderinger, anbefaler vi at kommunen bør: - sørge for en fortløpende nummererings-ordning for månedlige oppgjørsrapporter, som bedre ivaretar sporbarhet mellom fakturaer og de rapportene som det faktureres etter. Nummereringen bør gjenspeiles i selve fakturaen, der det henvises tydelig til angjeldende faktureringsgrunnlag - kreve «låsing» av oppgjørsrapportene, etter at de har utgjort faktureringsgrunnlag, slik at disse ikke kan endres eller slettes i ettertid. Dette vil styrke kommunens etterkontroll og forebygger også mot at kommunen kan bli fakturert for det samme arbeidet flere ganger - dokumentere de tilfeller der overtid og andre tilleggssatser avtales, slik at dette lettere kan kontrolleres i ettertid. - lyse ut en ny anbudskonkurranse, basert på det omsetnings-omfanget som nå anses å foreligge innenfor denne rammeavtalen. Denne bør omfatte mest mulig av det produkt- og tjenestespekteret kommunen nå kjøper inn fra rammeavtaleleverandøren - vurdere behovet for å lyse ut separate anbud for større investeringsprosjekter - påse at fremtidige avrop holdes innenfor rammeavtalens overordnede grenser» Rådmannens kommentarer: Østfold kommunerevisjon iks

35 Det er foretatt administrative kontroller av samtlige oppgjørsapporter som sendes inn fra [leverandør A] hver måned. Disse rapportene sendes på mail fra [leverandør A] deretter kontrolleres de administrativt. Dersom oppgjørsrapporten etter kvalitetssikringen er akseptert legges den inn i E- handelssystemet. Deretter foretas kontroll ved anvisning og attestering på grunnlag av fakturabeløp og oppgjørsrapportene. I realiteten har det i virksomhet Vei blitt foretatt kontroller i forkant av attestering, ved attestering og ved anvisning av fakturaer fra [leverandør A]. Videre ligger dokumentasjon, samt vurderinger mv i systemet til [leverandør A] sin database. Virksomhet vei har oppbevart oppgjørsrapportene i papirutgave. Fra mai 2015 ble oppgjørsrapporten lagt inn som et vedlegg sammen med innkjøpsordre når det e-handles. For så vidt gjelder pkt 2 om låsing av oppgjørsrapportene vil rådmannen bemerke at dette er innført med virkning fra mai 2015, dvs at i dag låses oppgjørsrapportene. Når det gjelder overtid bemerker rådmannen at økr sine anbefalinger vil innarbeides i nye rutiner, samt i konkurransegrunnlaget som blir utarbeidet. Det presiseres at ved akutte situasjoner med fare for liv og helse må arbeid utføres uavhengig av at oppdraget godkjennes, men at slike tilfeller krever en form for godkjenning i ettertid. Rådmannen vil bemerke at ny konkurranse utlyses, men at det er en forsinkelse i påvente av økr sin gjennomgang. Ny konkurranse vil baseres på historiske omsetningstall, og så langt som mulig på kunngjøringstidspunktet omfatte priselementer og produkter som oppdragsgiver er kjent med. Rådmannen vil vurdere hvorvidt økr sin anbefaling om å lyse ut separat for større investeringsprosjekter skal innføres. Rådmannen påpeker at det er viktig å se veilysanlegget i en helhetlig sammenheng både for så vidt gjelder drift, vedlikehold og investeringer. Det vil bli stillt fremtidige krav til styringssystemer, samt en enhetlig drift og utvikling og det kan være noen ulemper forbundet med for mange aktører som jobber inn på gatelysnettet (til sammen ca kommunale lyspunkter). Avslutningsvis vil rådmannen bemerke at en rammeavtale vil fange opp endringer i utvikling i markedet i en avtaleperiode. En vurdering av om slike endringer er av et slikt omfang at de bør resultere i egen kunngjøring må vurderes fortløpende i hvert enkelt tilfelle. Dette må også vurderes ut fra den enkelte rammeavtale slik at man ikke risikerer å komme i konflikt med inngått rammeavtale. Det er et mål at rammeavtalen holdes innenfor avtalens overordnede grenser. Rådmannen tiltrer de anbefalinger som økr har fremmet i sitt notat vedrørende rammeavtale med [leverandør A]. Det beklages at det er funnet mangler i eksisterende praksis, og det vil bli iverksatt tiltak for å imøtekomme revisjonens anbefalinger. Østfold kommunerevisjon iks

36 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/106 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 17083/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /3 Prosjektplan: Språkopplæring minoritetsspråklige barn i skolen Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Under forutsetning av at bystyret slutter seg kontrollutvalgets forslag til forvaltningsrevisjonsplan ) 1. Prosjektplan «Minoritetsspråklige barn i skolen», godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Minoritetsspråklige barn i skolen», Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 16/4, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/35, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. I møtet vedtok kontrollutvalget følgende: «Kontrollutvalget ønsker å videreføre prosjektet «Minoritetsspråklige barn» i ny plan, ved å fokusere på integrering og språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Kontrollutvalget var enige om at dette prosjektet skal gjennomføres først.» Prosjektet som det her refereres til er «Minoritetsspråklige barn» som omhandlet integreringstiltak og språkopplæring i barnehage. Rapporten fra dette prosjektet ble behandlet i samme møte som forvaltningsrevisjonsplanen På grunnlag av dette, foreslår revisjonen tre problemstillinger: 1. Hvordan følger kommunen opp minoritetsspråklige barn i overgangen fra barnehage til barneskole og fra barneskole til ungdomsskole? 2. Hvordan organiserer og tilrettelegger kommunen sitt innføringstilbud for minoritetsspråklige barn i grunnskolen? 3. I hvilken grad har kommunen iverksatt andre integreringstiltak for denne gruppen barn? Revisjonen gjør nærmere greie for problemstillingene i pkt. 3 i prosjektplanen. -36-

37 Revisjonen antar at det vil gå med 650 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i septembermøtet. Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er langt høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen begrunner den store timeressursen med at prosjektet omhandler til dels ulike problemstillinger, og hvor revisjonen ønsker å kartlegge både system og praksis for hver av disse. Innenfor hver av problemstillingene vil revisjonen måtte påregene et større antall intervjuer. Revisjonen vil også måtte involvere flere kommuneområder for å kunne besvare problemstillingene tilfredsstillende. Samlet sett anser sekretariatet at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle -37-

38 MINORITETSSPRÅKLIGE BARN I SKOLEN Fredrikstad kommune Prosjektplan Rolvsøy 1. februar

39 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i Kontrollutvalget den 9. desember 2015 (PS 15/35), hvor forvaltningsrevisjonsplan ble fastsatt. Av protokoll fremkommer det at: «Kontrollutvalget ønsker å videreføre prosjektet «Minoritetsspråklige barn» i ny plan, ved å fokusere på integrering og språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Kontrollutvalget var enige om at dette prosjektet skal gjennomføres først.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 1. Hvordan følger kommunen opp minoritetsspråklige barn i overgangen fra barnehage til barneskole og fra barneskole til ungdomsskole? 2. Hvordan organiserer og tilrettelegger kommunen sitt innføringstilbud for minoritetsspråklige barn i grunnskolen? 3. I hvilken grad har kommunen iverksatt andre integreringstiltak for denne gruppen barn? Prosjektet vil omhandle personer som faller under begrepet minoritetsspråklige elever, videre vil det avgrenses til å omhandle barn i grunnskolealder 6-16 år. Ifølge Opplæringsloven 2-8 har alle elever i grunnskolen med annet morsmål enn norsk og samisk rett til særskilt norskopplæring inntil de har tilstrekkelig ferdigheter til å følge den ordinære undervisningen i skolen. Overgangen mellom ungdomsskole og videregåendeskole inkluderes ikke på grunn av at deler av dette ansvaret er tillagt fylkeskommunen. I forbindelse med problemstilling 1 vil det være aktuelt å gjennomgå kommunens rutiner og prosedyrer som omhandler overgangene, samt kartlegge i hvilken grad de følges opp i praksis. Det vil bli valgt ut skoler basert på andel minoritetsspråklige elever. Problemstilling 2 omhandler primært kommunens innføringstilbud til minoritetsspråklige elever. Innføringstilbud er et særskilt opplæringstilbud for nyankomne elever som kan organiseres i egne grupper, klasser eller skoler. Innføringstilbud består av intensiv norskopplæring, hvor målet er å tilbakeføre og integrere eleven i nærskolen så fort som mulig. Fredrikstad har etablert innføringsgrupper blant annet på Borge, Gressvik, Kjølberg og Cicignon. I tillegg vil vi også kartlegge overgangen fra innføringsgruppe til ordinær klasse, både på systemnivå og i praksis. Til orientering vil fylkesmannen gjennomføre tilsyn i løpet av høsten 2016 knyttet til kartlegging, behov og vurdering av to-språklig fagopplæring og/ eller morsmålsopplæring. Under problemstilling 3 vil revisjonen ta for seg andre integreringstiltak kommunen har iverksatt for minoritetsspråklige barn i aldersgruppen 6-16 år. I tillegg til å se på tiltak knyttet til skoleetaten vil det i forbindelse med denne problemstillingen også være hensiktsmessig å kartlegge østfold kommunerevisjon iks 2-39-

40 kommunens tildeling av tilskuddsmidler knyttet til denne aldersgruppen. Fredrikstad kommune overtok ansvaret fra fylkeskommunen når det gjelder å tildele tilskudd til frivillig virksomhet hvor formålet er: «Å skape nye møteplasser og aktiviteter i lokalsamfunnet på tvers av ulike grupper i befolkningen. Tiltakene skal være knyttet til integrering og inkludering av personer med innvandrerbakgrunn. Tilskudd skal bidra til å skape økt tillit til og økt tilhørighet i det norske samfunnet.» Kommunen skal i forbindelse med tilskuddsordningen utarbeide egne lokale prioriteringer og retningslinjer. Tilskuddsordningen administreres av seksjon for helse og velferd og det rapporteres til integrerings og mangfoldsdirektoratet (IMDI) som er ansvarlig for ordningen. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa av nr. 61 (Opplæringslova) Forskrift til opplæringaslova av nr. 724 Innføringstilbud til nyankomne minoritetsspråklige elever (Veileder utgitt av Utdanningsdirektoratet juni 2012) Plan for mangfold og integrering i Fredrikstad METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 Hvordan følger kommunen opp minoritetsspråklige barn i overgangen fra barnehage til barneskole og fra barneskole til ungdomsskole? Se punkt 4 «Revisjonskriterier» Kommunens planer, systemer og rutiner. Nøkkelpersoners oppfatning. Intervjuer, dokumentanalyse og spørreundersøkelse Problemstilling 2 Hvordan tilrettelegger kommunen språkopplæringen for minoritetsspråklige barn i grunnskolen? Se punkt 4 «Revisjonskriterier» Kommunens planer, systemer og rutiner. Nøkkelpersoners oppfatning, herunder lærere. Intervjuer, dokumentanalyse og spørreundersøkelse Problemstilling 3 østfold kommunerevisjon iks 3-40-

41 I hvilken grad har kommunen iverksatt andre integreringstiltak for denne gruppen barn? Se punkt 4 «Revisjonskriterier» Kommunens planer, systemer og rutiner. Nøkkelpersoners oppfatning. Intervjuer og dokumentanalyse. 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Bjørnar Bakker Eriksen og Lena Longva-Stavem - forvaltningsrevisor Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Februar til mai 2016 Antall timer 650 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport er sendt til rådmannen Juli 2016 Når rapport er sendt til ØKUS August 2016 En «vanlig» forvaltningsrevisjon utgjør ca. 300 timer. Dette omfatter normalt to problemstillinger, hvor en tar for seg systemperspektivet og en undersøker praksis. Foreslått ressursbruk i dette prosjektet utgjør 650 timer +/-. Dette begrunnes med at prosjektet omhandler til dels ulike problemstillinger, og hvor revisjonen ønsker å kartlegge både system og praksis for hver av disse. Innenfor hver av problemstilingene vil revisjonen måtte påregene et større antall intervjuer. Revisjonen vil også måtte involvere flere kommuneområder for å kunne besvare problemstillingene tilfredsstillende. Dette medfører økt ressursbruk til datainnhenting, analyse, sammenstilling og kvalitetssikring, sammenlignet med en situasjonen hvor kun et kommuneområde er gjenstand for revisjon. østfold kommunerevisjon iks 4-41-

42 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/106 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 14126/2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for Fredrikstad kommune, datert (Unntatt off. jfr. Offl. 13, jfr. Fvl. 13, første ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 13/38 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekter som er gjennomført i Leverte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan , og etter andre bestillinger i I statusrapporten viser revisjonen til medgåtte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbrukt. Leveransegraden utgjør for Fredrikstad kommune isolert sett 121 %, som tilsvarer et merforbruk på 347 timer. Det er prosjektene «Undersøkelse i RTD» og «Gjennomgang rammeavtale» som i all hovedsak bidrar til merforbruk. -42-

43 Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 107 %. Vi viser til vedlagt statusrapport for ytterligere detaljering. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering. -43-

44 Unntatt off. jfr. offl. 13, jfr. fvl. 13, første ledd Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Fredrikstad kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2015: Rapp Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2015 Estimert maks Eventuelt merforbruk Administrasjon Undersøkelse RTD Tjenestetildelingskontoret , NAV Prosjekt Minoritetsspråklige barn , Gjennomgang rammeavtale Undersøkelse anbud Undersøkelse Husbukta , Overordnet analyse 90, Sum Merknader: Kolonnen «Rapp. 2014» viser hva som er rapportert i 2014 på prosjekter som ble påbegynt dette året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer alle timer som er levert på prosjektet per , og eventuelt i 2014 der dette er aktuelt. «Totalt 2015» summerer bare timer som er levert i perioden Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merforbruk vises ved negativt tall. Kolonnen er kun relevant for ferdigstilte prosjekter. Merk også at der det ikke er laget ressursanslag for oppdraget, så vil tallet fremstå som merforbruk. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og østfold kommunerevisjon iks 1-44-

45 lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. Undersøkelse RTD Prosjektet ble på begynt høsten 2014 etter bestilling fra KU 20. juni 2014 (PS 14/22), som følge av mottatte bekymringsmeldinger i prosjektet knyttet til prosjektstyring og antikorrupsjon. Det ble i utgangspunktet avsatt 300 timer til gjennomføring av prosjektet i vedtak PS 14/22, men rammen ble utvidet gjennom vedtak i KU 19. september 2014 (PS 14/32). Rammen ble som utgangspunkt økt til 750 timer, men det ble presisert fra revisjonens side at det kunne komme til å gå mer tid. Dette ble akseptert av kontrollutvalget. Totalt har det medgått 1044 timer til oppdraget. Den totale tidsbruken inkluderer imidlertid også tidsbruk knyttet til samtaler, som ikke har blitt en del av den endelige rapporten, men i stedet har ført til nye undersøkelser. Tidsbruken inkluderer også samtaler om tips som KU ikke har gått videre med. Tidsbruken skyldes også en særdeles omfattende høringsprosess, bestående av en rekke møter med kommunens administrasjon og nødvendige korrigeringer blant annet som følge av behovet for ivaretakelse av kildevernet. Kontrollutvalget har blitt holdet løpende orientert om utvikling og ressursbruk underveis i hele prosjektperioden. Rapporten ble behandlet i KU 24. april 2015 (PS 15/7) og i Bystyret 30. april 2015 (PS 15/40). Tjenestetildelingskontoret Prosjektet ble påbegynt vinteren Prosjektplan ble vedtatt av KU (PS 14/34). Prosjektplan ble vedtatt i tråd med revisjonens forslag, men med tillegg av to problemstillinger knyttet til hjemmeboende over 67 år. Rapporten ble behandlet i KU 12. juni 2015 (PS 15/16) og i Bystyret 3. september 2015 (PS 15/71). Prosjektet avsluttes med et mindreforbruk på 46 timer. NAV Prosjekt Plan for gjennomføring av en forvaltningsrevisjon knyttet til NAV skulle i utgangspunktet legges frem i KU 8. mai 2015 (PS 15/12). Som følge av informasjon mottatt i oppstartsmøte med kommunen, samt informasjon fra Fylkesmannen i Østfold, utarbeidet i stedet revisjonen et notat, hvor vi anbefalte at kontrollutvalget skrinla prosjektet og heller gikk videre til neste prosjekt på planen. Vår anbefaling ble fulgt av utvalget. Total tidsbruk knyttet til prosjektet utgjør 22 timer. Minoritetsspråklige barn Prosjektplan ble vedtatt av KU 8. mai 2015 (PS 15/13), med de problemstillinger, forslag til kriterier og avgrensninger som revisjonen la frem. Rapporten ble behandlet i KU 9. desember 2015 (PS 15/34). Det har så langt medgått 321 timer til prosjektet. Det gjøres oppmerksom på at det vil medgå ytterligere anslagsvis 3 timer i forbindelse med Bystyrets behandling, men prosjektet vil bli avsluttet med et mindreforbruk på ca. 61 timer. Gjennomgang av rammeavtale Oppdraget ble bestilt av kontrollutvalget 8. mai 2015 (PS 15/15), som følge av tips fra en tidligere ansatt hos den aktuelle rammeavtaleleverandøren. Det ble ikke oppstilt noen ressursramme for oppdraget, men utvalget ga en beskrivelse av hva revisjonen bør undersøke nærmere. Revisjonen stipulerte av planleggingshensyn oppdragets størrelse til ca. 200 timer. Kontrollutvalget har blitt holdt oppdatert om fremdrift i prosjektet i etterfølgende møter. Sluttnotat ble lagt frem i kontrollutvalget 9. desember 2015 (PS østfold kommunerevisjon iks 2-45-

46 15/36). Kontrollutvalget sendte saken tilbake til revisjonen for videre undersøkelser. Det har per medgått 384 timer til oppdraget. Tidsbruken skyldes blant annet gjennomgang av samtlige fakturaer fra leverandøren og store utfordringer med å få ut riktig fakturagrunnlag. Det har også vært avholdt flere samtaler med varsler underveis. Undersøkelse anbud Oppdraget ble bestilt av kontrollutvalget 24. april 2015 (PS 15/8), som følge av tips fra en leverandør som hadde deltatt i en konkurranse utlyst av kommunen. Revisjonen viser til utvalgets bestilling for nærmere beskrivelse av hva tipset gjelder. Det ble ikke oppstilt noen ressursramme for oppdraget. Revisjonen stipulerte av planleggingshensyn oppdragets størrelse til ca. 40 timer. Kontrollutvalget har blitt holdt oppdatert om fremdrift i prosjektet i etterfølgende møter. Sluttnotat ble behandlet i KU 24. september 2015 (PS 15/24). Det har medgått 22 timer til oppdraget. Undersøkelse Husbukta Oppdraget ble bestilt av kontrollutvalget 12. juni 2015 (PS 15/22), som følge av at kontrollutvalgsleder ble kontaktet av en av partene i utbyggingskonflikten. Revisjonen viser til bestillingen fra utvalget for nærmere beskrivelse av hva saken omhandler. Det ble ikke oppstilt noen ressursramme for oppdraget. Revisjonen stipulerte av planleggingshensyn oppdragets størrelse til ca. 120 timer. Sluttnotat ble behandlet i KU 24. september 2015 (PS 15/23). Saken ble utsatt av kontrollutvalget. Det har medgått 166 timer til oppdraget. Overordnet analyse Overordnet analyse ble lagt frem for kontrollutvalget 9. desember 2015 (PS 15/35). Slike analyser legges frem for kontrollutvalgene hvert 2. år. Tidligere år har vi stipulert tidsbruken knyttet til analysen til ca. 40 timer i de mellomstore kommunene, og 80 timer i de store. I forbindelse med analysearbeidet i 2013 ble det uttrykt ønske om mer involvering av administrasjonen, samt en mer omfattende analyse som også redegjorde kort for økonomiske og demografiske utviklingstrekk. Dette er imøtekommet i Det har også medført at planlagt tidsbruk har øket noe til 50 timer i de mellomstore kommunene, og 100 timer i de store kommunene. Det har medgått 91 timer til oppdraget. Total leveranse Gjennom budsjett vedtok Bystyret 1625 timer til forvaltningsrevisjon i Budsjettet skal i utgangspunktet dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Eventuelle avvik må varsles i forkant. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. Kommune Budsjett Produksjon 2015 Leveransegrad 2015 Sarpsborg % Fredrikstad % Moss % Rygge % Råde % Hvaler % Sum % østfold kommunerevisjon iks 3-46-

47 Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 107 %. Det er noe ulikt nivå på leveranser i forhold til budsjett, men dette er som forventet. Det er vanskeligere å treffe budsjett i de mellomstore kommunene, i og med at avsatte timer til forvaltningsrevisjon i stor grad tilsvarer ca. ett prosjekt. Som oftest setter vi i gang neste prosjekt på planen og leverer noen timer det aktuelle året, men dette gjøres ikke ved overgang til ny forvaltningsrevisjonsplan. Da ønsker som oftest ikke kontrollutvalgene å binde opp timer på bekostning av nye temaer for forvaltningsrevisjon. I Fredrikstad har revisjonen har levert 1972 timer i 2015, eller 121 % av budsjett. Dette innebærer et merforbruk på 347 timer. Kontrollutvalget ble varslet om at budsjettet ville bli overskredet høsten 2015, i forbindelse med nye bestillinger. Dette ble også presisert i forbindelse med statusrapport for 1. halvår Dette ble akseptert av utvalget. Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner eller andre kommuner, som bestilles særskilt. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og utgjør i timer (enkelte av oppdragene ble påbegynt i 2014, og fakturert dette året). Disse oppdragene har omhandlet: Selskapskontroll Halden kommune (ferdigstilt januar 2015). Bestilt av kommunens kontrollutvalg. Plan for selskapskontroll Halden kommune (ferdigstilt desember 2015). Bestilt av kommunens kontrollutvalg. Forvaltningsrevisjon «Utskrivningsklare pasienter» - Halden kommune (ferdigstilt desember 2015). Bestilt av kommunes kontrollutvalg. Overordnet analyse Halden kommune (ferdigstilt desember 2015). Bestilt av kommunens kontrollutvalg. Undersøkelse «ytringsfrihet» - Sarpsborg kommune (ferdigstilt mai 2015). Oppdraget ble bestilt av kommunens forhandlingsutvalg. Undersøkelse av en konkret byggesak Rygge kommune (ferdigstilt mai 2015). Oppdraget ble bestilt av kommunens rådmann. På tampen av 2015 vant vi en kontrakt på rammeavtale på forvaltningsrevisjon i Vestfold. Det ble inngått parallell rammeavtale med Deloitte som medkontrahent. Oppdrag vil bli tildelt på grunnlag av minikonkurranser. Østfold kommunerevisjon hadde laveste pris på leveransen, og vi skåret også svært godt på kompetanse og kapasitet. Det er foreløpig uklart hvor mange oppdrag kontrakten vil generere. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/ eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold 2015 har vært et krevende år for seksjon for forvaltningsrevisjon. Flere av oppdragene våre har bestått i omfattende og kompliserte undersøkelser, hvor vi også har møtt mye kritikk fra enkelte av kommuneadministrasjonene. Flere av oppdragene har dessuten blitt viet mye medieoppmerksomhet. Mye av den kritikken som har blitt rettet mot revisjonen har vært uberettiget. Av hensyn til samarbeidet med kundene våre, har vi imidlertid valgt ikke å kommentere slike forhold offentlig. Samtidig er det viktig å lytte til alle former for kritikk, og vurdere den opp mot den praksisen som utøves. Praksisen kan være god i utgangspunktet, men det betyr ikke at den ikke kan bli bedre. Seksjonen har, i samarbeid med en ekstern rådgiver, derfor evaluert flere av de arbeidsprosessene som har blitt gjennomført i østfold kommunerevisjon iks 4-47-

48 Målet har vært å forbedre metodikken og tydeliggjøre vår rolle som kontrollinstans. Det vil bli sendt ut et informasjonsbrev til alle våre kommuner om resultatet av dette arbeidet i løpet av januar Informasjonsbrevet vil redegjøre for sentrale endringer i arbeidsmetodikken, hvor formålet er å skape klare og tydelige rammer for det arbeidet som skal gjøres fremover. Personalmessig har seksjonen stabilisert seg. Vi har tidligere hatt høy turnover i personalgruppen, hovedsakelig som følge av bedre lønnsvilkår i andre offentlige virksomheter. Som eksempel vises det til at vi tidligere har mistet flere dyktige forvaltningsrevisorer til Sarpsborg kommune. Seksjonen har nå et lønnsnivå på linje med våre eierkommuner og viktigste konkurrenter, noe som har endret denne trenden. Seksjonen består nå av fem fast ansatte forvaltningsrevisorer, inkludert leder. Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med god kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Eksternt kompetanse leies inn ved behov. Dette ble eksempelvis gjort i forbindelse med en revisjon av barnevernet i Moss kommune. I dette tilfellet samarbeidet vi med fagpersoner fra Høyskolen i Østfold. Det kan også opplyses om at en av våre medarbeidere nylig kom tilbake fra permisjon etter ett år hos Fylkesmannen i Østfold. Der arbeidet vedkommende med tilsyn innenfor helsesektoren, og opparbeidet seg mye kunnskap som vi kan dra nytte av. Vår kompetanse og de oppdragene vi har gjennomført har også gjort oss bemerket utenfor kommunene våre. Som følge av dette får vi ofte forespørsler å holde foredrag på ulike bransjekonferanser og samlinger, samt delta i faggrupper. Av kapasitetshensyn må vi dessverre avslå flertallet av disse henvendelsene, men vi deltar i de tilfellene hvor vi mener det kan gi mereffekt for våre kunder. Som eksempel vises det til at seksjonen er representert i Forvaltningsrevisjonskomiteen i Norges kommunerevisorforbund. Denne komiteen er standardsettende for hvordan forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i Norge. Seksjonen er også representert i en arbeidsgruppe som jobber med revisjonsfaglige problemstillinger, som kan oppstå i forbindelse med kommunesammenslåinger. Vi har også takket ja til å holde et foredrag på kontrollutvalgskonferansen i 2016, hvor vi skal snakke om forholdet mellom revisjonen og kontrollutvalget. Konferansen har ca. 800 påmeldte deltakere, og er en fin anledning til å markedsføre Østfold kommunerevisjon og å presentere samarbeidet vi har med våre kontrollutvalg. Rolvsøy, 25. januar 2016 Laila Nagelhus (sign.) adm. dir. Anders Svarholt (sign.) seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 5-48-

49 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/100 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 15997/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /5 Notat vedrørende prosjekt "AN Kongsten" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar notat vedrørende prosjekt "AN 638 Kongsten», til etterretning Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens oppfatning om at kostnadsøkningen i prosjekt «AN 638 Kongsten», skyldes en kombinasjon av sviktende forutsetninger, en mangelfull rapport i forhold til hva som var det reelle behovet og for liten motpartskompetanse i kommunen på prosjekteringsstadiet. Samtidig viser også revisjonen til at prosjektet ble brakt på rett kurs før utbyggingen ble iverksatt. Som følge av detaljprosjektering og bruk av en entrepriseform som åpner for fleksibilitet, er det sannsynlig at rehabiliteringen totalt sett vil koste kommunen mindre enn hva en rehabilitering basert på forprosjektet og en vanlig totalentreprisemodell ville ha gjort. Prisen kommunen må betale synes også å være i overenstemmelse med hva Stavanger kommune har betalt for liknende prosjekter. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen kjenner seg igjen i denne situasjonsbeskrivelsen fra andre investeringsprosjekter hvor man har vært nødt til i etterkant å øke investeringsrammen. Det er positivt at rådmannen nå vil fremme sak; «Forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter», til politisk behandling og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. 2. Notatet sendes til bystyret med følgende innstilling 1 Bystyret tar notat vedrørende prosjekt "AN 638 Kongsten», og kontrollutvalgets uttalelse, til etterretning 2 Bystyret merker seg at rådmannen vil fremme sak; «forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter», til politisk behandling, og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. Fredrikstad,

50 Vedlegg Notat vedrørende prosjekt «AN 638 Kongsten», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/25, Bystyresak 65/15, Saksopplysninger Bakgrunnen for saken Rehabilitering av Kongstenbadet ble vedtatt av Bystyret , sak 88/13, med en brutto budsjettramme på 95 millioner kroner. Gjennomføring av fase 2 var til politisk behandling i mai/juni 2015 Kulturutvalget /15 Formannskapet /15 Bystyret / /15 Rådmannen skriver i saken til bystyret at «forprosjektet som danner grunnlag for budsjettet på kroner 95 millioner inkl. mva. ble utarbeidet i I prosessen fra prosjektstart høsten 2014 er det avdekket flere forhold som ikke er medtatt, eller i tilstrekkelig grad vurdert i forprosjektet.» Bystyrets vedtak : 1. Budsjett for rehabilitering av Kongstenbadet økes fra kroner 95 millioner til kroner 173 millioner inkl. mva. stemmer (H 11+1, FrP 6, KrF 2, V 2) 2. Rehabiliteringen finansieres med kr 34,6 mill. i mva.-kompensasjon, kr 20,7 mill. i spillemiddeltilskudd og kr 117,7 mill. i låneopptak. 3. Fase 2, innendørsanlegget, gjennomføres som beskrevet i alternativ 1 med foreslåtte opsjoner. 4. Bystyret ber Kontrollutvalget om å gjennomgå forprosjektet og grunnlaget for investeringsbudsjettet for å avdekke årsaken til kostnadsavviket. 5. Rådmannen bes om å vurdere utvidelse av innendørsbassenget til 8 baner med kostnadsoverslag, i forbindelse med pågående bygningsarbeider. 6. Rådmannen bes om å undersøke muligheten for å realisere et utendørs mobilt overbygg for 50-metersbassenget for bruk i vinterhalvåret. Ref. pkt. 4 i vedtaket (bestilling til kontrollutvalget) Begrunnelsen for bestillingen til kontrollutvalget fram går av saken som en «Kort begrunnelse for eventuelt endret innstilling fra utvalgsleder: I denne saken foreligger det ett stort avvik fra det vedtatte budsjettet og det nye kostnadsoverslaget. Utvalgsleder mener derfor at det vil være riktig at Kontrollutvalget undersøker grunnlaget for investeringsbudsjettet og prosessen.» Bestillingen ble behandlet i kontrollutvalget Kontrollutvalget vedtok en bestilling til revisjonen: 1. Kontrollutvalget viser til bystyrets vedtak i sak 65/15, pkt. 4. og ber revisjonen om å gjennomgå forprosjekt og grunnlaget for investeringsbudsjettet for å avdekke årsaken til kostnadsavviket. 2. Undersøkelsen gjøres innenfor de ressursrammene som er avtalt i møtet. 3. Notat utarbeides til februarmøtet Det ble avtalt at ressurser i all hovedsak skulle tas fra timebudsjettet til forvaltningsrevisjon for

51 Sekretariatet har mottatt notat fra revisjonen, datert Revisjonens konklusjon Det er revisjonens oppfatning at kostnadsøkningen i prosjekt «AN 638 Kongsten», skyldes en kombinasjon av sviktende forutsetninger, en mangelfull rapport i forhold til hva som var det reelle behovet og for liten motpartskompetanse i kommunen på prosjekteringsstadiet. Samtidig viser også revisjonen til at prosjektet ble brakt på rett kurs før utbyggingen ble iverksatt. Som følge av detaljprosjektering og bruk av en entrepriseform som åpner for fleksibilitet, er det sannsynlig at rehabiliteringen totalt sett vil koste kommunen mindre enn hva en rehabilitering basert på forprosjektet og en vanlig totalentreprisemodell ville ha gjort. Prisen kommunen må betale synes også å være i overenstemmelse med hva Stavanger kommune har betalt for liknende prosjekter. Rådmannens kommentarer til notatet Rådmannen oppfatter at revisjonens rapport gir et korrekt bilde av situasjonen, og at den har avdekket de reelle forhold. Rådmannen er enig med det han oppfatter som revisjonens hovedkonklusjoner; at budsjettprosessen var for dårlig, at prosjektstyringen deretter har vært god og at kommunen betaler rett pris for rehabiliteringen. Rådmannen skriver at han kjenner seg igjen i denne situasjonsbeskrivelsen fra andre investeringsprosjekter hvor man har vært nødt til i etterkant å øke investeringsrammen. Rådmannen har derfor oppnevnt en arbeidsgruppe som har utarbeidet et forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter. Denne vil bli lagt frem for behandling vinteren Beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter er sentrale temaer i dette reglementet. Vurdering Det er sekretariatets oppfatning at revisjonen har besvart spørsmålene i bestillingen. Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret(se foran i saken). Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i notatet vi mener er relevant for kontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc. -51-

52 Til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Notat vedrørende prosjekt «AN 638 Kongsten badeanlegg» 1. Innhold 2. Bakgrunnen for revisjonens oppdrag 3. Utførte revisjonshandlinger 4. Revisjonens gjennomgang a. Kronologisk oversikt b. Forprosjektet fra Cowi c. Bystyret juni 2015 d. Informasjon fra kommunen 5. Revisjonskriterier 6. Vurdering og konklusjon 7. Rådmannens uttalelse til notatet 2. Bakgrunnen for revisjonens oppdrag Plan for rehabilitering av Kongstenbadet ble opprinnelig vedtatt med en brutto budsjettramme på 95 millioner 1. Det fremgår av saken at tilstandsrapport og forprosjekt fra Cowi lå til grunn for saksframlegget. Sommeren 2015 ble Bystyret informert om at opprinnelig budsjettvedtak ikke var tilstrekkelig, og at rammen måtte økes til 173 millioner 2. Bystyret innvilget økningen, men ba samtidig kontrollutvalget om å gjennomgå forprosjektet og grunnlaget for investeringsbudsjettet for å avdekke årsaken til kostnadsavviket. Kontrollutvalget behandlet saken i sitt møte 24. september og fattet følgende vedtak: 1 Bystyret 17. oktober 2013, sak 88/13. 2 Bystyret 19. juni 2015, sak 65/15. 3 Kontrollutvalget, sak 25/

53 1. Kontrollutvalget viser til bystyrets vedtak i sak 65/15, pkt. 4 og ber revisjonen om å gjennomgå forprosjektet og grunnlaget for investeringsbudsjettet for å avdekke årsaken til kostnadsavviket. 2. Undersøkelsen gjøres innenfor de ressursrammene som er avtalt i møtet. 3. Notat utarbeides til februarmøte Angående pkt. 2 ble det avtalt at ressurser i all hovedsak skulle dekkes via avsatte timer til forvaltningsrevisjon i Utførte revisjonshandlinger Dette notatet er skrevet på grunnlag av analyse av dokumenter mottatt av kommunen, samt samtale med utbyggingssjef, prosjektleder Kongstenbadet (utbyggingsavdelingen) og tidligere virksomhetsleder idrett. Revisjonen har også hatt dialog med en prosjektleder i Stavanger kommune, som har gjennomført tilsvarende prosjekter. Som følge av de opplysninger som har fremkommet gjennom disse handlingene, har revisjonen ikke funnet det nødvendig å gjennomføre samtale med Cowi eller hente inn ekstern teknisk kompetanse for å besvare oppdraget. Revisjonen har ikke vurdert om korrekte rapporteringslinjer er fulgt i prosjektet, ei heller om Plan- og byggekomiteens ansvar og myndighet er i overensstemmelse med de vedtak som komiteen har fattet. Notatet ble oversendt utbyggingssjef for kvalitetsjekk og rådmannen for uttalelse. Rådmannens uttalelse ble mottatt , og er tatt inn under pkt Revisjonens gjennomgang Innledning - kronologisk oversikt Kongstenbadets tekniske tilstand har vært en utfordring for kommunen gjennom flere år. I november 2007 ble det utarbeidet et internt notat til daværende kultur- og næringssjef, omtalt som «Bekymringsmelding vedrørende Kongstenhallen». Det ble også innhentet en tilstandsvurdering av vannbehandlingsanlegget fra Teknisk Vannservice AS. 2. I mars 2008 vedtok Bystyret at det skulle gjennomføres en tilstandsvurdering av anlegget for å kartlegge nødvendige tiltak med kostnadsvurderinger 4. Oppdraget ble konkurranseutsatt, og det ble inngått kontrakt med Cowi AS i august Tilstandsrapporten ble ferdigstilt i oktober 2008, og den ble behandlet i Kultur- og næringsutvalget i november I perioden pågikk det en prosess med utredning av mulighetene for å bygge om Kongstenbadet til et badeland. Prosessen ble initiert av private aktører som ønsket å inngå et samarbeid med kommunen om realisering. I forbindelse med Bystyrets vedtak om å videreføre arbeidet med «Aktivitetsbyen Gamle Fredrikstad», ble det også vedtatt å prioritere badelandsprosjektet som et pilotprosjekt i forbindelse med delprosjekt «Verktøykasse for privat samhandling» Utover i 2012 ble det imidlertid klart at det ikke var tilstrekkelig interesse fra private aktører om å samarbeide om å realisere et «badeland» på Kongsten. 4 Bystyret 27. mars 2008, sak 2007/ Kultur- og næringsutvalget 5. november 2008, sak 52/08. 6 Bystyret 14. oktober 2010, sak 90/10. østfold kommunerevisjon iks 2-53-

54 5. I september 2012 ble det arrangert et møte i regi av svømmeklubben Kongstensvømmerne (KSV), hvor politikere og representanter fra administrasjonen deltok. KSV var sterkt bekymret over forfallet i svømmeanlegget og de ønsket en avklaring rundt hvilke planer kommunen hadde. 6. I etterkant av møtet med KSV ble det besluttet å få utarbeidet en oppdatert tilstandsrapport for anlegget. Tilstanden på svømmehallen og friluftsbadet ble stadig dårligere, og det var nødvendig legge frem en ny sak til politisk behandling for å avklare veien videre. 7. Oppdraget ble gitt til Cowi i oktober Det ble avholdt et oppstartsmøte, og to etterfølgende møter. Kommunen mottok Cowis rapport «Kongstenhallen forprosjekt for oppdragdering av svømmehall og tekniske funksjoner» i april 2013, og et tilleggsnotat «Tilpasning til krav om universell utforming og innbygging av 50m bassenget i friluftsbadet» i juli Høsten 2013 fremmes saken «Kongstenbadet rehabiliteringsplan» for Bystyret. Rådmannens innstilling ble vedtatt. Budsjettrammen utgjorde 95 milllioner og skulle dekke rehabilitering av svømmehall og friluftsbad. 9. Sak om valg av entrepriseform ble fremmet for Plan- og bygggekomiteen i mai Saken ble utsatt, men i komiteens møte i juni falt valget på samspillsentreprise, da man mente at dette var den beste entrepriseformen med tanke på å håndtere ulike former for usikkerhet. 10. I oktober 2014 ble det fremmet sak for Plan- og byggekomiteen om valg av leverandør etter avholdt tilbudskonkurranse 9. Rådmannen anbefaler at vinner av tilbudskonkurransen innkalles til kontraktsforhandlinger. Rådmannens innstilling ble vedtatt. 11. I januar 2015 legger rådmannen frem statusrapport 1 - fase 1 for Plan- og byggekomiteen 10. Fase 1 viser her til arbeidet med friluftsbadet. Det fremgår at man har foretatt en grundig gjennomgang av forprosjektet, og kommet til at friluftsbadet kan utbedres innenfor en ramme av ca. 61 millioner kroner. Videre vises det til at arbeidet med detaljerte kalkyler for svømmehallen er planlagt fullført i mai/juni Rådmannen skriver videre at arbeidet så langt har avdekket at det er lite sannsynlig at budsjettet på 96 millioner vil være tilstrekkelige for å gjennomføre alle nødvendige tiltak. Det opplyses også om at fremdriften i prosjektet er usikker, og avhenger av hva komiteen beslutter med hensyn til løsning. Rådmannen skisserer i hovedsak to alternativer: forprosjektets løsning, hvor det opplyses om at det er en del forhold som det ikke er tatt høyde for i forprosjektet, og en alternativ løsning med blant annet stålbassenger, et mindre kulvertsystem osv. Alternativ løsning vil medføre at arbeidet kan bestilles i uke 2 i 2015 med overlevering i uke 25. Forprosjektets løsning innebærer større usikkerhet og antas tidligst å kunne overleveres i uke 31. Ingen arbeider utover kvalitetssikring av forprosjektets kalkyler er igangsatt på dette tidspunktet. Rådmannen innstiller på alternativ løsning, og dette vedtas av Plan- og byggekomiteen. 12. I februar 2015 legger rådmannen frem statusrapport 2 fase 1 for Plan- og byggekomiteen 11. Det informeres blant annet om at arbeider vedrørende uteanlegg er bestilt, og planlagt oppstart er i uke 8/9. Det opplyses om at det er lite sannsynlig at budsjettet er tilstrekkelig for å kunne gjennomføre alle tiltak ute og inne. 7 Plan- og byggekomiteen 7. mai 2014, sak 14/24. 8 Plan- og byggekomiteen 4. juni 2014, sak 14/27. 9 Plan- og byggekomiteen 8. oktober 2014, sak 49/ Plan- og byggekomiteen 7. januar 2015, sak 15/1. 11 Plan- og byggekomiteen 11. februar 2015, sak 15/16 østfold kommunerevisjon iks 3-54-

55 13. I mars 2015 legger rådmannen frem statusrapport 3 fase 1 for Plan- og byggekomiteen 12. Det informeres blant annet om at det foreligger igangsettingstillatelse for grunnarbeider, og at arbeidet vil påbegynnes i uke 9. Det opplyses om at det er lite sannsynlig at budsjettet er tilstrekkelig for å kunne gjennomføre alle tiltak ute og inne april 2015 orienteres Kulturutvalget 13 muntlig om status for byggeprosjektet og fremdrift. Samtidig får utvalget informasjon om at prosjektgruppa anbefaler å skifte hele klimaskallet for svømmehallen, fremfor å rehabilitere bygget slik forprosjektet beskriver. Kulturutvalget blir informert om at det vil bli fremmet en ny sak for Bystyret så snart revidert kostnadsoverslag foreligger. 15. I mai 2015 legger rådmannen frem statusrapport 4 fase 1 for Plan- og byggekomiteen 14. Det informeres blant annet om at fremdrift er som planlagt, og at planlagt åpning av anlegget er uke Det opplyses videre om at utredning av fase 2 (svømmehall) pågår og antas være sluttført i uke 25. Utredningsarbeidet som er gjennomført så langt bekrefter at opprinnelig budsjett ikke er tilstrekkelig for å kunne gjennomføre alle tiltak. 16. I juni 2015 legger rådmannen frem statusrapport 5 fase 1 for Plan- og byggekomiteen 15. Det informeres blant annet om at fremdrift fase 1 er som planlagt, og at åpning av anlegget er planlagt i uke 27. Det opplyses videre om at utredning av fase 2 nærmer seg ferdigstillelse, og at denne viser at budsjettet må økes til 173 millioner inkludert mva. Det fremmes egen sak om dette til Bystyret. 17. I juni 2015 legger rådmannen frem Kongstenbadet gjennomføring av fase 2 for Bystyret 16. Saksframlegget redegjør for årsaken til behovet for budsjettjustering, herunder at det er flere forhold som ikke var tilstrekkelig vurdert i forprosjektet, samt at det foreligger andre løsninger som gir mer effektiv drift og redusert vedlikeholdsbehov. Grunnlaget for den første bystyresaken - forprosjektet Cowi AS overleverte rapport «Kongstenhallen forprosjekt for oppgradering av svømmehall og tekniske funksjoner» i april 2013, og et tilleggsnotat «Tilpasning til krav om universell utforming og innbygging av 50m bassenget i friluftsbadet» i juli Rapporten er en revidering og oppdatering av en tilstandsrapport som selskapet utarbeidet for kommunen i Oppdraget ble gitt i et møte med Cowi i oktober Det foreligger ikke noe referat fra møtet, men det fremgår av etterfølgende epostkorrespondanse at: I grove trekk er oppgaven å kartlegge dagens tilstand og forslag til hva som må gjøres for å sette anlegget i stand ihht dagens krav og sikker drift. Det ble avholdt oppstartsmøte i november Det foreligger et referat fra møtet. Cowi skal lage et skisseprosjekt på oppgradering av svømmehallen inkl. tekniske anlegg og bygningsmassen rundt (skallet). På dette tidspunktet var friluftsanlegget ikke inkludert i oppdraget. Det er tatt inn noen forutsetninger generelt i referatet, herunder krav om tilpasning til universell utforming, særlig knyttet til basseng og toaletter, samt forutsetninger knyttet til de ulike fagområdene VVS, elektro og bygg. Innenfor VVS skal 12 Plan- og byggekomiteen 11. mars 2015, sak 15/23 13 Kulturutvalget 22. april Plan- og byggekomiteen 13. mai 2015, sak 15/ Plan- og bygggekomiteen 10. juni 2015, sak 15/ Bystyret 19. juni 2015, sak 65/15. østfold kommunerevisjon iks 4-55-

56 vurdering av ventilasjonsanlegg, avfuktingsanlegg og vannrenseanlegg inngå i vurderingen. Innenfor elektro skal lyd- og lysforhold sjekkes, samt at det skal tas høyde for elektroarbeider i forbindelse med nye installasjoner. Innenfor bygg skal selve bassengkonstruksjonens tilstand sjekkes, tilstand på kjeller rundt basseng, kartleggging av nødvendige endringer for ledige rom i kjeller, tilstand på overflater i bassenger og gulv, tribune skal opprettholdes med nødvendig rehabilitering, samt at generell tilstand på tak og vegger rundt svømmehallen (skallet) skal sjekkes. Det ble avholdt ytterligere et møte med Cowi i desember Det foreligger et omfattende referat fra møtet. I dette møtet ble det besluttet at friluftsbadet også skulle inkluderes i forprosjektet. Referatet er delt opp i punkter for de ulike områdene; eks Gjennomgang av løsninger for tekniske anlegg, Rehabilitering i kjeller, Gulv og bassenger i svømmehall, 1. etg osv. Under Rehabilitering av kjeller fremgår det blant annet at: Omfanget av reparasjoner kan være alt fra mindre lokale områder til mer eller mindre fullstendig ny betongkonstruksjon. Basert på visuell sjekk, antar vi at det dreier seg om lokale reparasjoner. Under punktet Yttervegger/ tak svømmehall fremgår det blant annet at: Bærende konstruksjoner må sjekkes for dagens snølaster. Som nevnt ovenfor, ble forprosjekt avgitt til kommunen i april Det er ikke formålstjenelig å gi en fullstendig gjengivelse av rapporten. Det må imidlertid nevnes at den bygger på en rekke forutsetninger, og for flere av tiltakene har man lagt til grunn at mindre utbedringer kan være tilstrekkelig og at kalkylene er basert på dette. Som eksempel vises det til følgende som gjelder betongkonstruksjoner knyttet til de innvendige bassengene: I kjelleren er det flere spor som viser armeringskorrosjon ved avskalling av betong. Den synlige armeringskonstruksjonen gjelder i hovedsak bassengvegger, rennekonstruksjon og dekker 2-3 meter runt bassengene. Kalkylen er basert på utbedring av de synlige skadene. For ytterveggene forutsettes det at eksisterende betongelementer kan brukes, og rapporten sier ingenting om bæreevne i stålkonstruksjoner er sjekket for dagens krav, jfr. punktet i referatet fra møtet i desember Forprosjektet tar heller ikke høyde for tilpasning til universell utforming. Kostnad knyttet til dette anslås totalt til millioner i tilleggsnotatet avgitt i juli Beløpet er omtrentlig, og det fremgår av notatet at: det har ikke vært tid til å vurdere løsninger i detalj i forbindelse med dette notatet. Imidlertid kan vi generelt anta at den ombygging av eksisterende arealer slik at kravene tilfredsstilles bør kunne gjøres innen for et budsjett på 10 millioner. Dette bør være gjenstand for behandling i et forprosjekt før endelig budsjett fastsettes. Forprosjektet fremstår som en grovskisse av hva som må utbedres for at anlegget skal få en funksjonstid på ytterligere 30 år uten omfattende utbedringstiltak i perioden. Rapporten er delt opp i RIB Bygningsmasse, RIE Elkraftinstallasjoner og RIV VVS installasjoner. Videre er kalkylene fordelt på fase 1: Svømmehall og tekniske rom, fase 2: Utbedring av utebassenger og fase 3: Utvidelse av svømmehall. Kalkylene består av rundsummer østfold kommunerevisjon iks 5-56-

57 knyttet til de ulike tiltakene, og det fremgår ikke detaljert hva som inngår i disse summene. I tillegg tas det høyde for 15 % felleskostnader. For fase 1 utgjør total kalkyle millioner inkludert mva og felleskostnader. For fase 2 utgjør kalkylen millioner inkludert mva og felleskostnader. Totalt utgjør Cowis anslag millioner inkludert mva og felleskostnader, samt inkludert kostnader til universell utforming omtalt i forrige avsnitt. Totalbeløpene er utregnet av revisjonen. Revisjonen har forespurt kommunen om hvilke vurderinger/ tiltak som ligger i differansen mellom Cowis kalkyle og anslaget på 95 millioner i bystyresaken. I følge virksomhetsleder idrett kan differansen i hovedsak forklares med at det krevdes mer arbeid knyttet til vannrenseanlegget enn hva Cowi hadde tatt høyde for i sine kalkyler. Kommunen bygget her på en kalkyle utarbeidet av Teknisk Vannservice AS i juni 2012, hvor det ble anslått at totalkostnaden for å skifte ut (samt installere separate) vannrenseanleggene ville utgjøre inkludert mva. En sjablongmessig del av dette beløpet ble tatt med, og i tilllegg ble det lagt inn ytterligere noen millioner til blant annet en del utendørsarbeid som måtte påregnes. Det ble ikke tatt høyde for eventuell risiko i prosjektet. Virksomhet idrett ønsket å fremme saken med en totalramme på 105 millioner inkludert mva, men 10 millioner ble kuttet av daværende kommunalsjef før saken ble fremmet for Bystyret. Bystyresaken juni 2015 I rådmannens saksframlegg i juni 2015 gis det en forklaring på årsaken til avviket mellom opprinnelig vedtatt budsjett og forslag til justert budsjett på 173 millioner. Det fremgår blant annet innledningsvis: Prosjektet har avdekket flere forhold som ikke er vurdert, eller tilstrekkelig vurdert i forprosjektet som lå til grunn for budsjettvedtaket. ( ) klimaskallet (vegger og tak) og bærekonstruksjoner er dårligere enn forutsatt, omfang av endringer i garderobeanlegg for å tilfredsstille krav til universell utforming, samt utfordringer knyttet til avvanning og overflater er større en forventet. Det gis en nærmere redegjørelse for ulike forutsetninger som lå til grunn for forprosjektet, samt hvilke forutsetninger som har sviktet. Det foreslås også alternative løsninger på ulike tiltak, som man mener gir bedre driftssikkerhet og redusert vedlikehold over tid. Informasjon som fremkom i samtale mellom kommunen og revisjonen. Kommunens virksomhet for utbygging (den gang utbyggingsavdeling) fikk oppdraget om å gjennomføre rehabilitering av Kongstenbadet ved årsskiftet 2013/2014. Frem til dette tidspunktet var ikke virksomheten involvert i prosjektet. Tidligere virksomhetsleder for idrett opplyser til revisjonen at det manglet nødvendig kapasitet i virksomhet utbygging på tidspunktet for gjennomføring av forprosjektet. Hele prosessen ble derfor håndtert av virksomhet idrett, med noe forvaltningsmessig bistand fra RTD. Med unntak av å budsjettere inn ekstra midler til vannbehandlingsanlegg, foretok virksomhet idrett heller ingen gjennomgang av forprosjektet, verken med hensyn til kalkyler eller løsningsvalg, før saken ble fremmet for Bystyret høsten Tidligere virksomhetsleder idrett mener at saken ble lagt frem for tidlig, men det var tett på budsjettbehandlingen og det var viktig å få satt av nødvendige midler i handlingsplanen. Kongstenbadet hadde også et stort vedlikeholds- og oppgraderingsbehov og noe måtte gjøres. Alternativet ville antakelig vært å stenge hallen permanent. I tillegg ønsket man også at arbeidene kunne organiseres på en slik måte at det ble minst mulig stengetid for inne- og uteanlegget. Dette var viktig både med hensyn til publikum og for å opprettholde størst mulig inntektsstrøm i byggeperioden. østfold kommunerevisjon iks 6-57-

58 Virksomhetsleder for utbygging opplyser til revisjonen at prosjektet ikke ble igangsatt umiddelbart når oppdraget ble gitt dem. Han oppfattet prosjektet som komplisert, og med høy risiko. Det var derfor viktig å bemanne prosjektlederstillingen med riktig kompetanse. Vedkommende som hadde denne kompetansen var opptatt med et annet prosjekt. Oppstart ble derfor utsatt til våren 2014, når den aktuelle prosjektlederen hadde ledig kapasitet. Innledningsvis ble det gjennomført flere møter med virksomhet idrett, og på et av disse møtene presenterte også Cowi sitt forprosjekt. Prosjektleder ble gjennom disse møtene usikker på både omfanget av foreslåtte løsninger, og fremdriften som var skissert. Prosjektleder reagerte også på økonomien i prosjektet. Forprosjektet inneholdt en svært grov kalkyle, og det var ikke tatt høyde for eventuell risiko eller interne kostnader. Dette medførte også at man måtte gå noen runder internt i forhold til hva slags entrepriseform som ville være mest hensiktsmessig. Det var viktig at valgt entrepriseform kunne håndtere den usikkerheten som lå i forprosjektet, dessuten er svømmehaller generelt prosjekter med forholdsvis høy usikkerhet med tanke på marginer i kalkyler, valg av løsninger, omfang av utbedringsbehov med videre. Det var også viktig at kontrakten ikke forpliktet kommunen i for stor grad dersom prosjektet måtte skrinlegges. Dette var bakgrunnen for at rådmannen innstilte på samspillsentreprise overfor Plan- og byggekomiteen. I perioden oktober til desember 2014 kom ulike leverandører inn i samspillsgruppen, og forprosjektet ble gjennomgått i detalj. Man begynte å kvalitetssikre valg av løsninger og utarbeide mer detaljerte kalkyler for arbeidet. På dette tidspunktet ble det klart at vedtatt budsjett ikke var tilstrekkelig. Noe av grunnen til dette var at foreslåtte løsninger ikke var fornuftige å gjennomføre, eksempelvis av driftsmessige hensyn og behov for fremtidig vedlikehold. Videre var det en rekke forutsetninger som forprosjektet bygget på, som sviktet. Som eksempel vises det til at eksisterende tak og veggkonstruksjoner måtte byttes ut fullstendig. Det var store fuktskader i veggkonstruksjonene og det var også klart at stålkonstruksjonen for taket ikke ville tåle en oppgradering i henhold til dagens krav. Videre fant man at løsningen for friluftsbadet var forbundet med stor risiko i forhold til å håndtere overflatevann, slik at man måtte tenke alternativt her. Det var også forutsatt at overflatedekket i friluftsbadet kunne gjenbrukes, noe som ikke var tilfellet. Flertallet av betonghellene var svært gamle, og gikk i stykker når de ble løftet opp. Anslagsvis kunne ca. 800 av 2500 m2 gjenbrukes. Når detaljprosjektering og etterkontroll av kalkyler var gjennomført for fase 1, ble det fremmet sak for Plan- og byggekomiteen. I saksframlegget fremgår det at friluftsanlegget kan utbedres innenfor en ramme av ca. 61 millioner kroner inkludert mva, og at det er lite sannsynlig at vedtatt budsjett på 96 millioner vil holde til alle nødvendige tiltak ute og inne. Rådmannen innstilte på den løsningen som virksomhet for utbygging oppfattet som mest faglig forsvarlig. Det fremgår også av saksframlegget at politisk nivå kunne valgt å kvalitetssikre hele prosjektet i detalj før man satte i gang, men at dette i så fall ville medføre en forsinkelse i gjenomføringen. I følge tidligere virksomhetsleder for idrett ønsket ikke politisk nivå denne løsningen, fordi det blant annet ville medføre at friluftsbadet mest sannsynlig ville måtte holdes stengt sommeren Virksomhetsleder for utbygging opplyser også om at Plan- og byggekomiteen har blitt holdt orientert om fremdrift og økonomisk prognose hver måned fra og med januar 2015, og at virksomhet for utbygging har hele tiden vært tydelige på at det var svært lite sannsynlig at opprinnelig budsjett ville være tilstrekkelig. østfold kommunerevisjon iks 7-58-

59 Både virksomhetsleder for utbygging og tidligere virksomhetsleder idrett mener at styringen av prosjektet etter at virksomhet for utbygging fikk oppdraget har vært tilfredsstillende. Det er ikke dårlig prosjektstyring som har forårsaket kostnadsøkningen, men en kombinasjon av svikt i forutsetninger, en mangelfull rapport i forhold til hva som var det reelle behovet og for lite kompetanse i kommunen på prosjekteringsstadiet. Virksomhetsleder for utbygging mener at den prisen kommunen nå betaler for anlegget er den riktige, og at opprinnelig budsjett var satt for lavt. Virksomhetsleder viser til at dette ikke er det første prosjektet hvor det har vært behov for å rebudsjettere underveis. Kommunen har tidligere vedtatt flere prosjekter basert på svært usikre kalkyler, enten fordi man ikke har hatt nok kompetanse eller fordi budsjetter vedtas for tidlig i prosjektforløpet. Dette er også bakgrunnen for at virksomhet for utbygging nå involveres fra A til Å i langt flere prosjekter enn tidligere. I tillegg har Bystyret gitt rådmannen i oppdrag å utrede hvordan man kan unngå å komme i slike situasjoner fremover. Det er oppnevnt en prosjektgruppe hvor virksomhet utbygging er sentrale. Det arbeides med dette på nåværende tidspunkt, og det vil bli lagt frem en sak for Bystyret i løpet av våren Antakelig vil kommunen her lande på en variant av konseptvalgsutredning, som brukes i større statlige prosjekter før man planlegger selve prosjektet. I dette ligger det også at man ønsker å ta i bruk P-verdier når prosjekter vedtas. Dette er blant annet gjort i forbindelse med Arena Fredrikstad. Som eksempel vil et prosjektanslag med P50-verdi innebære 50 % sannsynlighet for at kostnaden blir lavere, men også 50 % sannnsynlighet for at kostnaden blir høyere altså et prosjekt med høy risiko. Et prosjektanslag med P85-verdi vil innebære 85 % sannsynlighet for at kostnaden vil holde seg innenfor rammen, og 15 % sannsynlighet for at rammen vil overskrides. Videre vil risiko i et prosjekt bli fastsatt basert på en konkret vurdering av det aktuelle prosjektet, og ikke med utgangspunkt i et generelt risikotillegg uavhengig av type prosjekt. Revisjonen har forespurt virksomhet utbygging hva kvadratmeterprisen for rehabiliteringen av selve svømmehallen ligger på per kvadratmeter, og har fått opplyst ca ,- pr m2 inkl. mva. Dette inkluderer imidlertid to komplette renseanlegg et for innedelen og et for utedelen. 5. Revisjonskriterier «beste praksis» og referanseprosjekter Utover kravet i kommuneloven om å sikre betryggende kontroll, finnes det ikke bestemmelser eller standarder som pålegger rådmannen å styre eller organisere prosjekter på en bestemt måte. I arbeidet med utledningen av revisjonskriteriene har Østfold kommunerevisjon derfor tatt utgangspunkt i anerkjent faglitteratur skrevet av Harald Westhagen 17 og Asbjørn Rolstadås 18. Denne litteraturen brukes i undervisning i fagene prosjektledelse og prosjektstyring. Faglitteraturen beskriver imidlertid prosjektledelse generelt, og ikke med særlig fokus på ledelse av utbyggingsprosjekter. I fagmiljøer innenfor prosjektledelse er det en omforent oppfatning av at en inndeling av prosjekter i faser med tilhørende aktiviteter er hensiktsmessig for å få til en god overordnet styring. Det brukes vanligvis tre faser, hvor de to første inngår i planleggingen, mens den siste er selve gjennomføringen av prosjektet. Disse er vanligvis benevnt konsept-, prosjektering- og gjennomføringsfasen eller forstudie (idé og identifisering), forprosjekt (definering) og hovedprosjekt (gjennomføring). 17 Westhagen, Harald. Prosjektarbeid Utviklings- og endringskompetansen, Rolstadås, Asbjørn. Praktisk prosjektstyring, østfold kommunerevisjon iks 8-59-

60 I følge Rolstadås er faseinndeling av prosjekter hensiktsmessig, fordi det bidrar til en oppdeling hvor hver del isolert sett er overkommelig ut fra en styringsmessig synsvinkel. På denne måten får man redusert kompleksiteten i prosjektet og det vil være enklere å få en oversikt over potensiell risiko knyttet til gjennomføringen. Til hver fase knyttes det leveranse av definerte resultater, eksempelvis i form av fysiske gjenstander, systemer eller rapporter. Utløpet av fasen utgjør et kontrollpunkt på om disse resultatene er oppnådd. Videre vil faseinndeling av prosjekter ha stor betydning for beslutningstaking og kvalitetssikring. Forhåndsbestemte milepæler som representerer klare go/ no go punkter basert på kvalitetssikrede beslutningsgrunnlag, reduserer risikoen for å måtte gjøre endringer med hensyn til funksjon eller løsningsvalg seint i prosjektforløpet. Prinsippet er inntatt i Innovasjon Norges PLP Prosjektlederprosessen 19. Her anbefaler man at prosjekter deles inn i tre faser; forstudie, forprosjekt og hovedprosjekt, og at hver fase behandles som eget prosjekt. Ved utløpet av delprosjektene tas det en selvstendig vurdering om man skal gå videre gjennom etablering av et nytt delprosjekt. Ved å bruke denne fremgangsmåten sikrer man at prosjekter som ikke anses som realiserbare, avsluttes i en tidligst mulig fase, som igjen reduserer unødig ressursbruk. Ulempen med en utpreget faseinndeling kan være at det er kostnads- og ressursdrivende, med krav til utredning av alternativer, gjennomføring av mulighetstudier, samt fremskaffelse av beslutningsgrunnlag med mer. Videre eliminerer faseinndeling i stor grad muligheten til å gjennomføre faser delvis parallelt, særlig i prosjektets tidlige faser. Det er imidlertid en alminnelig oppfatning om at denne ulempen oppveies av en redusert risiko for kostnads- og tidsoverskridelser, samt kvalitetsbrist, i de senere faser av prosjektet, eksempelvis i detaljprosjekterings- og byggefasen. Betydningen av slik risikoredusering bør være særlig høy i offentlig sektor, hvor man forvalter fellesskapets midler og der behovet for forutsigbarhet er stor. Figuren nedenfor illustrerer viktigheten av god målformulering, planlegging og oppfølging, samt hensiktsmessigheten av å dele prosjektet opp i faser: Figur 1: Endringsmuligheter og kostnad i prosjektetes ulike faser. 19 Innovasjon Norge PLP Prosjektlederprosessen, Rapport nr østfold kommunerevisjon iks 9-60-

61 Tidsaksen viser prosjektets fremdrift fra Konsept til Drift med tilhørende faser underveis. Kurve A og B viser forholdet mellom graden av innflytelse og kostnaden knyttet til endringer. Forholdet innebærer at jo lenger ut i prosjektet man kommer, jo dyrere er det å innføre endringer, samtidig som graden av mulighet til å påvirke reelt sett vil være liten. Det vil være svært kostnadsdrivende å gjennomføre små endringer, mens større endringer i realiteten kan være umulig uten måtte endre hele prosjektet. I praksis innebærer dette at det er i konsept- og prosjekteringsfasen som kommunen har størst mulighet til å styre og påvirke prosjektet, mens under selve gjennomføringen vil oppfølgingen i hovedsak begrense seg til å kontrollere at eksempelvis entreprenøren gjennomfører arbeidet i tråd med vedtatte planer, og innenfor avtalt fremdriftsplan. Sammenligning med andre prosjekter Stavanger kommune 20 Stavanger kommune gjennomførte i perioden 2011 til 2013 en omfattende rehabilitering av Tasta Svømmehall. Svømmehallen var 30 år gammel, og det var ikke blitt gjennomført omfattende vedlikeholdsutbedringer i perioden frem til Dette var det første «svømmehallprosjektet» som kommunen gjennomførte på omtrent samme perioden. Tasta er relativt likt innendørsanlegget på Kongsten. Bassenget er omtrent like stort, og Tasta har også et mindre terapibasseng med litt høyere temperatur. Kongsten har et innendørs barnebasseng med høyere temperatur. Hovedbassenget i Tasta er imidlertid mindre i volum enn Kongsten, da dypeste nivå utgjør 190 cm. I Stavanger begrenset rehabiliteringen seg til innvendige arbeider. Enkelte betongkonstruksjoner måtte utbedres. Membran og fliser ble byttet ut i alle garderober og i bassengene. I tillegg ble det satt opp nytt tak innvendig, samt mindre malearbeider på veggene. Det ble installert nytt rense- og ventilasjonsanlegg, men deler av de gamle rørføringene for begge anlegg ble gjenbrukt. Opprinnelig budsjett for rehabilliteringen utgjorde ca. 40 millioner inkl. mva. Budsjettet ble overskredet med ca. 15 millioner inkl. mva. I følge prosjektleder var hovedårsaken til overskridelsene mangelfullt forprosjekt. Mangelfull kunnskap fra konsulentene på rehabilitering av eldre svømmehaller, førte til mangelfull beskrivelse av arbeidet som måtte gjennomføres. Prosjektleder viser til at det blant annet burde blitt gjennomført flere kjerneboringer i konstruksjonene for å avdekke tilstand, og samtlige tegningsgrunnlag burde vært gjennomgått grundigere. I tillegg har man den generelle risikoen som ligger i å rehabilitere eldre bygningsmasse man vet sjelden nøyaktig hva som venter, før man er i gang. Som følge av dette prosjektet har kommunen imidlertid opparbeidet seg god kompetanse på slike anlegg, som nå benyttes i andre tilsvarende prosjekter. Som eksempel vises det til valg av andre løsninger, eksempelvis stålbassenger, samt at man i fremtidige prosjekter vil kreve bedre og mer uavhengige tilstandsrapporter og anlyser av kjerneprøver. Stavanger kommune er i gang med flere svømmehallprosjekter. Hundvåg svømmehall var ferdig i august Dette var nybygg. Totalt aral utgjorde 2967 m2 og anlegget kostet ca. 141 millioner inkl. mva. (ca ,- per m2). Hallen ble bygget etter passivhusstandard og med stålbasseng. Størrelsen på bassenget var 25 meter og seks baner. Dypste nivå ca. 190 cm. Tilsvarende prosjekt forventes ferdigstilt på Kvernevik 2. kvartal Her utgjør totalt areal 3060 m2 og budsjettprognosen er ca. 136 millioner inkl. mva. (44400 per m2). Kommunen skal også i gang med å rehabilitere Stavanger svømmehall, som er ca. 45 år gammel. Budsjett er foreløpig ikke klarlagt for prosjektet, men kommunen vil benytte samme løsninger som de har gjort i de to siste prosjektene. 20 Informasjon mottatt fra prosjektleder i Stavanger kommune østfold kommunerevisjon iks

62 6. Vurderinger og konklusjon Rehabiliteringen av Kongstenanlegget ble opprinnelig fremmet med et budsjett på 95 millioner kroner. Rehabiliteringen ble rebudsjettert i juni 2015 og forventet sluttkostnad utgjør nå ca. 173 millioner en økning på 78 millioner. Slik revisjonen tolker Bystyrets oppdrag til kontrollutvalget, er det i realiteten to hovedspørsmål som reises. For det første kan det spørres om prosjektet var tilstrekkelig utredet før den opprinnelige bystyresaken ble fremmet. Videre kan det spørres om prosjektstyringen har vært tilfredsstillende fra og med bystyresaken i 2013, og herunder om kommunen betaler «riktig pris» for arbeidet. Revisjonen vil først knyttet noen kommentarer til det siste spørsmålet. Revisjonen har under pkt. 5 valgt å ta inn et eksempel på «beste praksis» knyttet til prosjektstyring. Formålet er å illustrere at konseptutredning og god forprosjektering er avgjørende suksesskriterier. Det er i denne fasen av et prosjekt at man har en reell påvirkningsmulighet med tanke på løsninger og kostnadsnivå. Når selve byggearbeidene igangsettes reduseres muligheten for påvirkning betraktelig. Etter revisjonens oppfatning har kommunen ivaretatt dette i sin prosjektstyring etter at virksomhet utbygging tok over prosjektet. Som notatet viser gjennomgikk virksomhet utbygging hele forprosjektet i detalj før man igangsatte byggearbeidene. Denne gjennomgangen avdekket flere forhold som det ikke var tatt høyde for i det opprinnelige forprosjektet, og kommunen fant også andre løsninger som var mer driftseffektive. Det ble laget budsjettprognose for fase 1 av rehabiliteringen, og denne ble lagt frem for behandling i Plan- og byggekomiteen. I den samme saken opplyste rådmannen også om at vedtatt budsjett mest sannsynlig ikke ville holde til å gjennomføre alle de tiltak som var nødvendige for å rehabilitere Kongstenanlegget til en standard i tråd med dagens krav til forsvarlig drift. I og med at budsjettet for fase 1 ble fremmet med et måltall på ca. 61 millioner (som da i all hovedsak kun inkluderte friluftsbadet), måtte det også ha fremstått som klart for politisk nivå at opprinnelig budsjett på 95 millioner ville bli vesentlig overskredet. De rammene som har blitt oppstilt for dette oppdraget har ikke åpnet for en omfattende og detaljert gjennomgang av prosjektstyringen. De rapporter som har blitt fremmet for Planog byggekomiteen med tanke på økonomisk og bygningsmessig fremdrift, indikerer imidlertid at prosjektstyringen har vært tilfredsstillende. Totalsum for fase 1 forventes å være i overensstemmelse med opprinnelig budsjettprognose, og budsjettert totalkostnad per idag på prosjektet fremstår heller ikke som urimelig sammenlignet med referanseprosjektene tatt inn under pkt. 5. Stavanger har bygget en ny svømmehall, og er i ferd med å ferdigstille ytterligere en svømmehall. Kvadratmeterprisen på disse prosjektene beløper seg til ca ,-. Prosjektene er ikke helt identiske med Kongstenanlegget, men sammenligning opp mot innendørsanlegget på Kongsten gir en klar indikasjon på at den prisen kommunen nå betaler er i overenstemmelse med hva slike prosjekter reelt sett koster. Kongstenprosjektet betegnes som en rehabilitering, men representerer på mange måter et nybygg i og med at kommunen også må bygge nytt skall. Budsjettprognosen for denne delen av arbeidet, fase 2, er beregnet til ca per kvadratmeter, altså en god del lavere enn hva Stavanger kommune betaler for sine anlegg. Kostnaden knyttet til Tasta Svømmehall indikerer også at den kostnaden som kommunen opprinnelig ble forespeilet når det gjaldt rehabilitering av innendørsanlegget var for lav. Stavanger kommune betalte ca. 55 millioner for en rehabilitering som var vesentlig mindre omfattende enn den rehabiliteringen som forprosjektet la opp til, og som ble antatt å koste ca. 48 millioner. østfold kommunerevisjon iks

63 Når det gjelder den første bystyresaken høsten 2013, så fremgår det av dette notatet at saksframlegget og kostnadsanslaget utelukkende bygget på forprosjektet fra Cowi. Kommunen foretok ingen etterkontroll av løsninger eller kalkyler før saken ble fremmet, og det ble heller ikke tatt høyde for eventuell risiko som ligger i å rehabilitere eldre bygg og i særdeleshet den risiko som ligger i å rehabilitere eldre badeanlegg. Saksbehandler for saksframlegget opplyser at man la til en rundsum på noen millioner, men dette ble kuttet av daværende kommunalsjef. Kommunen bygget med andre ord utelukkende på at de løsninger og kalkyler som Cowi oppstilte ville være hensiktsmessige og tilstrekkelige. De politiske sakene som er fremmet i ettertid, og særlig saksframlegget for Bystyret i juni 2015, gir et korrekt bilde av årsaken til kostnadsøkningen. Forprosjektet var mangelfullt i forhold til det rehabiliteringsbehovet anlegget hadde. Som gjennomgangen viser, er det enkelte forhold som ble diskutert i arbeidsmøtene med Cowi, som antakelig burde vært hensyntatt i rapporten. Revisjonen viser her særlig til bæreevne for takkonstruksjonen, og kravet til universell utforming for anlegget. Samtidig har Cowi vært tydelige på at det er lagt til grunn en rekke forutsetninger for de løsninger og kalkyler som er foreslått. Det kan naturligvis spørres om disse forutsetningene har vært urealistiske sett hen i mot anleggets alder og de rehabiliteringsbehov man var klar over, men dette er i så fall forhold som også burde ha blitt fanget opp av kommunen. Det kan også være at enkelte av forutsetningene er et resultat av mangelfull bestillerkompetanse på kommunens hånd. Dette er forhold som er vanskelig å vurdere basert på den dokumentasjon som foreligger på saken. Revisjonen viser for øvrig til at Stavanger kommune gjorde seg liknende erfaringer i prosjektet Tasta Svømmehall. Også her oppdaget man at forprosjektet var mangelfullt i forhold til det reelle rehabiliteringsbehovet. Konklusjon Leder for virksomhet utbygging har uttalt til revisjonen at kostnadsøkningen skyldes en kombinasjon av sviktende forutsetninger, en mangelfull rapport i forhold til hva som var det reelle behovet og for liten motpartskompetanse i kommunen på prosjekteringsstadiet. Revisjonen er enig i dette. Samtidig viser også revisjonen til at prosjektet ble brakt på rett kurs før utbyggingen ble iverksatt. Som følge av detaljprosjektering og bruk av en entrepriseform som åpner for fleksibilitet, er det sannsynlig at rehabiliteringen totalt sett vil koste kommunen mindre enn hva en rehabilitering basert på forprosjektet og en vanlig totalentreprisemodell ville ha gjort. Prisen kommunen må betale synes også å være i overenstemmelse med hva Stavanger kommune har betalt for liknende prosjekter. Rolvsøy, 5. februar 2016 Anders Svarholt (sign.) Seksjonsleder forvaltningsrevisjon Laila Nagelhus (sign.) Adm. direktør østfold kommunerevisjon iks

64 7. Rådmannens uttalelse til notatet Tilsvar Kongsten badeanlegg Rådmannen oppfatter at ØKRs rapport gir et korrekt bilde av situasjonen, og at den har avdekket de reelle forhold. Rådmannen er enig med det han oppfatter som ØKR`s hovedkonklusjoner; at budsjettprosessen var for dårlig, at prosjektstyringen deretter har vært god og at kommunen betaler rett pris for rehabiliteringen. Rådmannen er tilfreds med at prosjektet ble bragt på rett spor, før rehabiliteringen ble igangsatt, slik at politisk nivå ikke ble satt i en tvangssituasjon hvor tilleggsbevilgning måtte gis. Plan og Byggekomiteen besluttet i januar 2015 at man ville igangsette uteanlegget til tross for at det ble rapportert at det var svært lite sannsynlig at opprinnelig budsjett ville være tilstrekkelig for både ute- og inne anlegget. I juni 2015 besluttet Bystyret å øke budsjettet til 173 millioner kroner for å også rehabilitere svømmehallen. Man kunne valgt ikke å utvide den økonomiske rammen, og dermed kun ferdigstilt utendørsanlegget og utsatt rehabilitering av svømmehallen. Dette var omtalt som «Alternativ 3» i nevnte Bystyresak. ØKR`s rapport viser hvordan «kombinasjonen av sviktende forutsetninger, en mangelfull rapport i forhold til hva som var det reelle behovet og for liten motpartskompetanse i kommunen på prosjekteringsstadiet» førte til at det høsten 2013 ble vedtatt en for lav investeringsramme. Det beskrives hvordan virksomhet utbygging ikke var involvert i forprosjektet «på grunn av at den manglet nødvendig kapasitet», «at saken ble lagt frem for tidlig» og at «kommunen tidligere har vedtatt flere prosjekter basert på svært usikre kalkyler, enten fordi man ikke har hatt nok kompetanse eller fordi budsjetter vedtas for tidlig». Rådmannen kjenner seg igjen i denne situasjonsbeskrivelsen fra andre investeringsprosjekter hvor man har vært nødt til i etterkant å øke investeringsrammen. Rådmannen har derfor oppnevnt en arbeidsgruppe som har utarbeidet et forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter. Denne vil bli lagt frem for behandling vinteren Beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter er sentrale temaer i dette reglementet. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur På vegne av rådmannen Tarjei Riiser virksomhetsleder østfold kommunerevisjon iks

65 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/171 Dokumentnr.: 74 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /6 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg 1. Uavhengighetserklæringer fra administrerende direktør i ØKR IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor og administrerende direktør hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av uavhengighet til kontrollutvalget. I brev til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune har administrerende direktør i ØKR IKS, avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS tas til etterretning. -65-

66 -66-

67 -67-

68 -68-

69 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/167 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /7 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden , vedtas med følgende prioritering: FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Fredrikstad, Vedlegg 1. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyret i sak 38/10 Utvikling av eierpolitikk del II. Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 13, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for selskapskontroll. Kravet til utarbeidelse av plandokumentet, er minimum en gang i -69-

70 valgperioden. Planen som nå legges fram, er basert på en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse, og vil gjelde for perioden Vi viser i sin helhet til vedlegg 1. Bystyret skal i henhold til kontrollutvalgsforskriften vedta planen for gjennomføring av selskapskontroll. Gjennom å vedta en plan for gjennomføring av selskapskontroll bestemmer bystyret innholdet i og omfanget av selskapskontrollen. Det medfører at bystyret får en mer aktiv, bestemmende rolle i selskapskontrollen og knytter kontroll og tilsyn med selskaper nærmere til bystyret. Vurdering I vedlagte «Overordnet analyse og plan for selskapskontroll» er følgende vesentlighetskriterier lagt til grunn: - Selskap som er heleide av kommunen - Selskap der kommunen har betydelig eierinteresser; i antall aksjeandeler, og eller stor økonomisk avkastning av aksjekapitalen. - Selskap som gir direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere - Om selskapet tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll Selskaper som tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll, er vurdert på nytt. Vi viser til vedleggene til analysen som viser vesentlighetsvurderingene for hvert selskap. Sekretariatet anbefaler at det gjennomføres eierskapskontroll i de selskapene som ikke tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll: FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) Videre bør planen oversendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden -70-

71 Fred ri kstad kom m u n e Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS -71-

72 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Innholdsfortegnelse 1. Innledning Generelt om risiko og vesentlighet Metode Kommunens eiermelding Kommunens eierinteresser etter 80 i kommuneloven Prioritering og gjennomføring for planperioden Prioritering av selskaper for planperioden Kontrollretning Rapportering av eierskapskontrollen Delegering til kontrollutvalget Vedlegg Østfold Energi AS Viuno AS Fredrikstad Parkering AS Borg Havn IKS Østfold kommunerevisjon IKS Unikom AS Alarmsentral Brann Øst AS Driftsassistansen i Østfold IKS Inspiria AS FASVO AS Nedre Glomma Bompengeselskap AS Østfold kontrollutvalgssekretariat (Kl 27) Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27)

73 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Innledning I kommunal sektor er det blitt mer og mer vanlig å organisere deler av tjenesteproduksjonen i fristilte selskap, foretak, stiftelser og lignende. Kommunal sektor kan velge å organisere sin virksomhet på flere måter der de mest nærliggende er. Som kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 uten at det er eget rettssubjekt. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 det er eget rettssubjekt. Som interkommunalt selskap. Som aksjeselskap. Selskapsorganisering kan gi styringsmessige utfordringer for kommunestyret som er den øverste beslutningstaker. I tillegg reiser det spørsmål i forhold til tilsyn og kontroll med denne type organisering av virksomheten. Det faktum at en oppgave som tidligere lå innenfor forvaltningen er organisert inn i et utenforliggende selskap, bør ikke i seg selv føre til mindre tilsyn og oppfølging av kontroll- og tilsynsorganet i kommunen. Tvert om, det kan være nødvendig med en økning i oppfølging og koordinering da den ligger utenfor det tradisjonelle forvaltningsorganet. Fra 2005 har kontrollutvalget vært pålagt å utarbeide en plan for selskapskontroll for å føre kontroll med kommunens eierinteresser. Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Fra 2013 har det kommet et nytt tillegg i 13, annet ledd som lyder; «Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.» Videre i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 skal kontrollutvalget; ( ) påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontrollen er knyttet til å kontrollere at den som utøver kommunens eierinteresser, utøver denne myndighet på det vis som er fastsatt i det aktuelle lovverket, først og fremst aksjeloven, lov om interkommunale selskaper og for samarbeid etter kommunelovens 27. I kontrollen inngår også en vurdering av om den som utøver eierinteressene, gjør dette i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger for forvaltningen av kommunens eierinteresser. I siste instans er det bystyret som har det overordnede ansvaret for at kommunen har en forsvarlig selskapsforvaltning. Som det fremgår av forskriftens 14 kan selskapskontroll romme ulike former av kontroller, henholdsvis eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomføres selskapskontroller som kombinerer elementer fra de to nevnte formene. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll og involverer å kontrollere hvordan kommunen forvalter sine eierskap

74 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon av disse selskapene kan en blant annet vurdere selskapets økonomi, ressursbruk, regeletterleving og måloppnåelse ut fra kommunale vedtak og føringer. Overgangen mellom disse to formene for selskapskontroll kan være glidende. I Kontrollutvalgsboken 1 blir dette illustrert med følgende figur. Eierskapskontroll (Obligatorisk) Eksempel I hvilken grad utøver kommunen kontroll med selskapene i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Forvaltningsrevisjon (Frivillig) Eksempel I hvilken grad viser selskapets nøkkeltall en forsvarlig økonomisk drift? Eksempel I hvilken grad etterlever selskapet regelverket for offentlige anskaffelser? Fig. 1 1 Kontrollutvalgsboken, utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet

75 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Som det fremgår i figur 1. og tabellen under, kan selskapskontroll deles inn i en obligatorisk del og en frivillig del. Obligatorisk eierskapskontroll - Kontroll med forvaltningen av kommunen sine eierinteresser i selskapet. Tabell 1 Selskapskontroll Valgfri forvaltningsrevisjon Systematisk vurdering av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkning ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Obligatorisk eierskapskontroll kan bestå av følgende deler: Kontroll med at virksomheten drives innenfor rammene av kommunen sine vedtak og forutsetninger, og i henhold til lover og regler. Vurdering av den enkelte virksomhet sett fra et eierperspektiv, herunder eventuelle krav til egenkapital og avkastning, overordnet regnskapsanalyse og gjennomgang av budsjett. Andre forhold som vedrører eier som rapportering, opplæring, administrativ oppfølging osv. Dersom kommunen har oppnevnt medlemmer til styret i selskapet, kan det også være aktuelt å vurdere hva slags rolle disse har for å sikre at selskapet drives innenfor bystyrets forutsetninger og engasjement i selskapet. Forvaltningsrevisjon er valgfri og således ikke en obligatorisk del av selskapskontrollen. I de tilfeller der det er nødvendig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon, er hensikten å gi bystyret relevant informasjon om selskapet. Innsynsrett Innsynsretten til kommunen i selskapene som kommunen har eierskap i er regulert av kommuneloven 80, som omhandler hvilke selskaper kontrollutvalget og kommunens revisor har full innsynsrett i. Det kommer fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrenset til: interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskap kommunen eier alene eller aksjeselskap kommunen eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner, heleide datterselskap til overnevnte selskaper. samarbeid etter kommunelovens 27. Det betyr i realiteten at aksjeselskaper som har innslag av private aksjonærer på eiersiden i utgangspunktet ikke er omfattet av selskapskontroll. I så fall må innsynsretten innarbeides i selskapets vedtekter. 2. Generelt om risiko og vesentlighet Frem til 2013 har det ikke vært et krav i lovverket om å gjennomføre en overordnet analyse knyttet til plan for selskapskontroll, men Kommunal- og regionaldepartementet har nå vedtatt å inkludere dette kravet i kontrollutvalgsforskriften 13 andre ledd. Departementet skriver i sitt «Høringsnotat om endringer i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunene m.m.)» at: «En overordna analyse kan være tjenlig for å sikre et best mulig grunnlag for å prioritere kva for selskap, selskapsformer eller bransjer som skal kontrolleres Departementet foreslår derfor ei ny andre setning i kontrollutvalgsforskriften 13 andre ledd: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.» Risiko- og vesentlighetsanalyse er et verktøy for å velge ut relevante selskaper og områder 5-75-

76 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for selskapskontroll. Følgende kriterier for vesentlighetsanalysen, som kan være til hjelp når kontrollutvalget skal prioritere hvilke selskaper som skal være gjenstand for selskapskontroll: Selskap som er heleide av kommunen Selskap der kommunen har omfattende eierinteresser i tall på aksjer (flertall) eller stor økonomisk avkastning av aksjekapital Selskap som har et samfunnsmessig ansvar Selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen I forhold til risiko er det spesielt disse forholdene som bør vurderes: At selskapet ikke driver i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapsmeldingen m.m), At selskapet ikke driver i tråd med selskapets vedtekter (formålsparagrafen), gjeldende lover og regler, og på en økonomisk forsvarlig måte. Økonomisk tapspotensiale for kommunen (kommunal garanti) Etikk og omdømme Tidligere gjennomførte eierskapskontroller resultat av disse. At det tidligere er avdekket risikoforhold i selskapet 2.1 Metode Utarbeidelse av dette plandokumentet ble gjennomført i løpet av september Dokumentanalysen bygger på en gjennomgang av kommunens eierskapsmelding, selskapenes nettsider, selskapenes årsmeldinger, kommunale dokumenter, kommunens nettsider samt Proff.no I tillegg er erfaringer med tidligere eierskapskontroller lagt til grunn i analysearbeidet. For Fredrikstad kommune sin del er det gjennomført 9 eierskapskontroller i perioden Følgende selskap er tidligere behandlet i kontrollutvalget og bystyret: Østfold Energi AS (2006) Fredrikstad Parkering AS (2007) Borg Havn IKS (2007) Hvalertunnelen AS (2008) Unikom A/S (2009) Østfold kommunerevisjon IKS (2011) VIUNO AS (tidligere Mineberget Industrier A/S) (2013) Driftsassistansen i Østfold IKS (2013) Alarmsentralen Brann Øst AS (2014) I tillegg er det gjennomført en forvaltningsrevisjon for Borg Havn IKS om innkjøpsfunksjonen Andre selskaper Fredrikstad kommune har eierinteresser i, og som har blitt kontrollert av andre eierkommune av selskapet er følgende: Inspiria AS (2013 og 2014) 2.2 Kommunens eiermelding Bystyret behandlet den i sak 38/10 Utvikling av eierpolitikk del II. Til saksutredningen lå følgende to dokumenter: Drøftingsdokument Pareto Securities ASA Oversikt over øvrige selskaper. Det var i forbindelse med budsjett 2009/handlingsplan ble det vedtatt at det skulle utarbeides en eierstrategi i forhold til kommunens eierposisjoner i de forskjellige selskapene. Våren 2010 behandlet bystyret en sak om utvikling av eierpolitikk. Saksdokumentet er utarbeidet med bakgrunn i et drøftingsdokument fra Pareto Securities ASA. Pareto Securities ASA ble engasjert som rådgiver i prosessen. I drøftingsdokumentet er det for utvalgte selskaper utarbeidet drøftingspunkter med blant annet følgende rammer som er sentrale i en eierskapskontroll perspektiv: Formål og kommunens målsetting Styresammensetning 6-76-

77 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Kapitalstruktur/utbytte Formål og målsetninger Prinsipper som legges til grunn for godt eierskap innebærer formulerte målsettinger og krav til selskap og styret som må kunne gjennomføres og måles: Målsetningene må være målbare og objektive. Målsetningene må være realistiske og operasjonaliseres. Målsetningene må være klare og tydelige. Målsetningene bør danne en forutsigbarhet for styret og selskapene Et naturlig tidspunkt for en gjennomgang er når selskapene legger fram årsregnskapet/årsrapporten. Styret/styresammensetning Styret har en viktig funksjon. Det fremheves to viktige hovedoppgaver: Styret skal fungere som en uavhengig kontrollfunksjon overfor virksomhetens ledelse og forvisse seg om at selskapet er på rett kurs og eventuelt å sørge for korrigerende tiltak. Derfor er det viktig at styret er uavhengig av ledelsen og kan bidra med viktige innspill i diskusjoner som er av betydning for selskapet. Styret skal formulere mål både finansielle mål og virksomhetsmål, og angi retning for å nå disse gjennom planer og strategi. Kompetanse og mangfold i styret er viktig. Kommunen som eier, har ansvaret for at styret har den nødvendige kompetansen i forhold til økonomisk innsikt, juridisk forståelse og strategiske evner. Enten har styremedlemmene denne bakgrunnen eller så bør de få nødvendig opplæring. I kommunal sammenheng kan vi få mangfold ved å velge styrekandidater fra et bredest mulig utvalg og ikke begrense mulige kandidater til personer fra bystyret/politisk miljø eller kommuneadministrasjonen. Det kan være fornuftig med periodevise møter mellom kommunens styrerepresentanter i de forskjellige selskapene og kommunen som eier for å drøfte forventninger og spesielle utfordringer. Gjensidig erfaringsutveksling er positivt selv om det også er viktig å skille mellom de formelle rollene og ansvaret som gjelder for aksjeselskaper. Eier skal aldri blande seg inn i den daglige driften. Eierstrategien er basisen i en slik kommunikasjon. Kapitalstruktur/utbytte for formål som er finansielt Kommunen bør forvente avkastning på investeringene hvis formålet med selskapet spesielt er finansielt. Et industrielt formål kan innebære et lavere forventet kortsiktig utbyttenivå, men i stedet langsiktig verdiskapning. En kommune er generelt en eier som ikke kan møte selskapets krav om risikovillighet og kapitalinnskudd eller stille opp med industriell kompetanse. Kommunens rolle blir i stedet å kreve avkastning på tidligere investeringer i selskapet. Utfordringen er at det ikke legges begrensninger for selskapets behov og utviklingsmuligheter. 2.3 Kommunens eierinteresser etter 80 i kommuneloven Som nevnt i kapitel 1 er det kun heleide kommunale/fylkeskommunale aksjeselskaper, interkommunale selskap og kommunelovens 27 samarbeid som er omfattet av selskapskontrollen, jfr kommunelovens 80. For Fredrikstad kommune er følgende selskap omfattet av selskapskontrollen: Østfold Energi AS Fredrikstad Parkering AS Borg Havn IKS Hvalertunnelen AS Unikom A/S Østfold kommunerevisjon IKS VIUNO AS (tidligere Mineberget Industrier A/S) Driftsassistansen i Østfold IKS Alarmsentralen Brann Øst AS Inspiria AS Nedre Glomma Bompengeselskap AS Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS ( 27 samarbeid) For Fredrikstad kommune sin del er det i vedlegget til planen vist tabeller over selskaper, eierandeler/total aksjekapital, eiersammensetningen og kommunes andel. I 7-77-

78 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll tillegg gis en generell informasjon om det enkelte selskap, generell/spesifikk fokusområder fra eiermeldingen og funn for tidligere gjennomført eierskapskontroll. 3. Prioritering og gjennomføring for planperioden Prioritering av selskaper for planperioden I den overordnede analysen og plan for gjennomføring av selskapskontrollen prioriteres selskap ut fra følgende kriterier: - Selskap som er heleide av kommunen - Selskap der kommunen har omfattende eierinteresser i tall på aksjer (flertall) eller stor økonomisk del i forhold til aksjekapital - Selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere - Om selskapet tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll Selskaper som tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll, er vurdert på nytt Vi viser til fakta-ark om det enkelte selskap (vedleggene) hvor det er gjort en gjennomgang og vurdering av selskapet om hvilke faktorer som kan påvirke risikoen eller forhold som reduserer risikoen. Nederst i den enkelte tabell gis en kort oppsummering om aktualitet. Det er denne oppsummeringen som er tatt inn i den forenklede tabell 2. På denne måten blir det enklere å forta en prioritering. Selskap Østfold Energi AS Fredrikstad Parkering AS Tidligere kontrollert Ja Nei x x Lav aktualitet Middels aktualitet Høy aktualitet Unikom AS x VIUNO AS x FASVO AS x Nedre Glomma Bompengeselskap AS x Inspiria AS (x 2 ) Alarmsentralen Brann Øst AS x Østfold Interkommunale Utvalg mot x Akutt forurensing ( 27) Borg Havn IKS x Østfold Kommunerevisjon IKS x Driftsassistansen i Østfold IKS x Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) x Tabell 2. 2 Kontrollert av Fylkesrevisjonen for Østfold fylkeskommune 8-78-

79 På bakgrunn av vurderingen anbefales det at først og fremst å gjennomføre eierskapskontroll på de selskaper det ikke tidligere er gjennomført kontroll på. I tillegg bør de selskaper som har middels aktualitet settes opp som påfølgende selskaper. ikke tidligere er gjennomført kontroll på vil kunne gjennomføres i planperioden. Det kan være praktisk å legge til de selskapene som er under kategorien middels aktualitet inn i planen som en reserve, eventuelt overføres til neste planperiode. Det kan forventes at det gjennomføres to til tre eierskapskontroller i planperioden. Det vil i så fall bety at de tre selskapene som det Forslag til valg av selskaper for eierskapskontroll i planperioden : Selskap Prioritering 1 Prioritering 2 FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) Fredriksstad Parkering AS Nedre Glomma Bompengeselskap AS Østfold Energi AS X X X x x x Tabell Kontrollretning Selskapskontrollen skal omfatte obligatorisk eierskapskontroll. Utførelsen skjer i henhold til Veileder for gjennomføring av eierskapskontroll, utarbeidet av Norges Kommunerevisor forbund (NKRF). Innretningen på kontrollen vil bli videreført slik den også framsto i den forrige planperiode, med følgende hovedpunkter: Eiermelding/eierstrategier o Følge opp spesifikke føringer som er gitt for det enkelte selskap, for eksempel avkastningskrav og kvalitetskrav o Oppfølging av rapportering til eier (politiske organer) o Opplæring av styremedlemmer (kompetansefremmede tiltak) o Etikkreglement (eks. tiltak mot sosial dumping og antikorrupsjonsarbeid) og styreinstruks o Retningslinjer for miljøvennlig drift Selskapets vedtekter/selskapsavtalen o Kontrollere generelle og spesielt spesifikke føringer er gitt i vedtektene/selskapsavtalen Selskapets formålsparagraf o Er denne klar og tydelig på selskapets oppgaver Styret følges lovverkets bestemmelser o antall styremøter, o økonomisk rapportering - periodisk o Saker til behandling - riktig organ? Kjønnsfordeling krav -79-

80 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Generalforsamling/representantskap lovverkets bestemmelser o Lovpålagte saker (minimum) til behandling vedtas av bystyret. Etter samme forskrift kan bystyret delegere til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Økonomisk analyse/utvikling av selskapet de siste 3 år o Fokus på driftsresultat gjeldssituasjonen - egenkapitalen I tillegg kan det iverksettes forvaltningsrevisjon. Resultatet av eierskapskontrollen kan være avgjørende for om det skal iverksette forvaltningsrevisjon. Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjonen skal dette underlegges de eksisterende bestemmelser om gjennomføring av forvaltningsrevisjon (RSK 001 Standard for FR). Det er kommunens valgte revisor/eventuelt andre revisorer som skal gjennomføre denne type revisjon. Ved iverksettelse av forvaltningsrevisjon skal dette innarbeides i plan for forvaltningsrevisjon for perioden. 3.3 Rapportering av eierskapskontrollen I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, er det kontrollutvalget selv som avgjør hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere om gjennomført selskapskontroll til bystyret. (jf merknader til 15 i forskrift om kontrollutvalg). Generelt vil rapportering fra kontrollutvalget til bystyret i Fredrikstad skje gjennom en årlig rapport som kalles Årsrapport for kontrollutvalget. I den årlige rapporten vises kontrollutvalgets aktivitetsnivå, revisjonens rapporteringer, resultater av forvaltnings revisjonsprosjekter og eierskapskontroller. Kontrollutvalget i Fredrikstad har tidligere bestemt at alle eierskapskontroller skal rapporteres til bystyret. 3.4 Delegering til kontrollutvalget Plan for gjennomføring av selskapskontroll skal etter forskrift om kontrollutvalg 13,

81 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Vedlegg Østfold Energi AS Østfold Energi AS Eierandel: 4,2 % Nøkkelpunkter Industrielt formål Delt eierskap med flere andre kommunale eiere samt fylkes kommunen Meget stor økonomisk verdi Betydelig årlig utbytte fra selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: At eiermelding etableres rapportering til bystyret fokus på opplæring av nyvalgte styremedlemmer Østfold Energi AS er en energiprodusent med utviklingsambisjoner og arbeider systematisk med å utvikle sine aktiviteter innenfor fornybar energi. Selskapets kjernevirksomhet er i dag kraftproduksjon og varmeproduksjon. Selskapet er medeier i vindkraftanlegg og engasjert i naturgassutvikling på Østlandet. Østfold Energi AS selger ikke strøm til husholdning eller næring, og selskapet driver ikke nettvirksomhet. Selskapet har egne vannkraftverk i Indre Sogn og i Østfold. I tillegg eier Østfold Energi kraftverkene Siso og Lakshola i Nordland sammen med Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk (NTE). Selskapet har stor utviklingsaktivitet på nye vindkraftprosjekter, og er medeier i vindkraftparken Mehuken i Sogn og Fjordane og Kvalheim Kraft som driver Mehuken vindpark i Vågsøy kommune i Sogn og Fjordane. Selskapet er også medeier i Midtfjellet Vindkraft AS som bygger Hordalands første vindpark. Østfold Energi eier fire varmesentraler i Østfold. Spesifikk vurdering/fokusområder hentet fra kommunens eiermelding Selskapet har industrielle formål og må styres i forhold til avkastning på investert kapital. I praksis er det ikke mulig å selge eierandelen slik at vi fortsatt bør være eier. Utfordringen i selskapet er styresammensetningen og størrelsen på styret, og vi bør arbeide for å få til endringer. For øvrig bør vi ha fokus på vår egen styreplass. Vurdering for planperioden : Østfold Energi AS er et veldrevet selskap, hvorav eierskapskontrollen ikke avdekket mangler vedrørende selve eiers utøvelse i selskapet. Tidligere anbefalte forhold vedrørende kommunen er disse anbefalinger blitt fulgt opp. Det som eventuelt kan tale for å gjennomføre ny eierskapskontroll er at det er snart 10 år siden sist kontroll. Aktualitet: middels

82 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Viuno AS VIUNO AS Eierandel: 83 % Nøkkelpunkter VTA - bedrift Samfunnsøkonomisk funksjon Eierskap med Hvaler kommune. God økonomi/egenkapital i selskapet Gir ikke utbytte / overskudd skal bli i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: at bystyret følger opp vedtatte grunnprinsipp for eierpolitikk om å gi opplæring i styrearbeid for nyvalgte styreleder og styremedlemmer. Selskapets formål er gjennom fabrikasjon og annen virksomhet å skape grunnlag for sysselsetting av yrkeshemmede. VIUNO startet opp i 1974 som «Brattlia produksjons verksted». I 1981 flyttet de og ble til «Mineberget industrier». I 1991 ble virksomheten under HVPUreformen til Mineberget Industrier A/S. I 2011 skiftet selskapet navnet til dagens VIUNO AS. Aksjene er fordelt på følgende eiere, Fredrikstad kommune 83,33 %, Hvaler kommune 16,67 % Per var det i selskapet 54 VTA ansatte, 8 lærekandidater samt 11 hel- deltids ordinært ansatte. Bedriften består hovedsakelig av mennesker med bistandsbehov, som produserer ulike produkter for andre lokale bedrifter. Bedriften har også noen egenproduserte produkter, som er på markedet. Foruten ved-avdelingen og utemiljøgruppa er VIUNO inndelt i følgende avdelinger: Kantine/Catering Mekanisk avdeling Pakking/montering/søm-avdeling Spesifikk vurdering/fokusområder hentet fra eiermelding Når det gjelder VTA-bedriftene må kommunen ha fokus på styresammensetningen og kapitalsituasjonen. Disse selskapene har relativt god egenkapital, og selskapene bør begrunne behovet for en høy egenkapitalandel. Dette må vi vurdere opp mot vårt kjøp av tjenester og prising av tjenester. Fusjon med VTA bedriftene i Fredrikstad er vurdert men ikke aktuelt (ref. bystyresak 28/11, ) Vurdering for planperioden : Bystyrets vedtak om fusjon er vurdert og ikke aktuelt. Selskapet har meget god økonomi og etter lov gis det ikke utbytte på overskudd. Gjennomført eierskapskontroll i 2012 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Aktualitet: lav

83 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Fredrikstad Parkering AS Fredrikstad Parkering AS Eierandel: 100 % Nøkkelpunkter Finansielt formål/funksjon God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet har ingen ansatte Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: styret bør avholde minst 4 møter i året ihht. AS-loven oppdatere selskapets vedtekter i henhold til dagens eierforhold og aksjelov. det bør vurderes å utarbeide etikkreglement for selskapet Fredrikstad Parkering AS ble etablert av private utbyggere i Bebyggelsen ble seksjonert i eierseksjoner. Kommunen overdro tomtegrunn til City - terminalen AS. Gjennom avtalen som ble undertegnet fikk kommunen rett til å leie parkeringsseksjonen i en periode på 5 år. Dette benyttet kommunen seg ikke av. Kommunen fikk også en innløsningsrett i løpet av 5 årsperioden. Denne rett har kommunen benyttet seg av. Fredrikstad kommunen overtok som eneeier i Fredrikstad Parkering AS i 1999/2000. Kjøpet var et ledd i å sikre kommunen tilgang på parkeringsarealer i sentrum. Anlegget ble det tilrettelagt for 320 parkeringsplasser, og på det gamle Domustaket vil etter ombygningen ha 60 p-plasser. Samlet 380 parkeringsplasser. Fredrikstad parkering AS fremstår som er rent utleieselskap (utleie av parkeringsarealet). Selskapet har ingen ansatte. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Kommunen bør vurdere om de fortsatt skal satse på å eie det parkeringstilbudet de rår over i dag, eller om de skal selge. Hvis konklusjonen blir at de fortsatt skal eie, bør kommunen videre se på eierstrukturen og kanskje vurderer å innlemme all privatrettslig parkering inn i Fredrikstad Parkering AS som så spesialiseres på dette området. Imidlertid bør man avvente en slik vurdering til den nye loven vedrørende privatrettslig og offentlig parkering foreligger. Vurdering for planperioden : Selskapet har ingen ansatt og har god økonomi. Gjennomført eierskapskontroll i 2007 og det ble avdekket enkelte mangler. Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Det som eventuelt kan tale for å gjennomføre ny eierskapskontroll er å sjekke at tidligere mangler er rettet opp. En annen faktor er at det er 8 år siden forrige eierskapskontroll. Aktualitet: middels

84 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Borg Havn IKS Borg Havn IKS Eierandel: 50 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål God økonomi/egenkapital i selskapet Borg Havn har en låneramme på inntil kr. 280 mill. Ikke utbytte fra selskapet, overskudd benyttes til havneformål Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Det ble ikke gitt anbefalinger til nødvendige tiltak i rapporten: Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt forvaltet, og driften er innen formålsparagrafen. Bystyrene i Fredrikstad og Sarpsborg kommune vedtok i 1992 at havnene med virkning fra 1. januar 1993 skulle slås sammen til et felles administrasjons- og forvaltningsområde under navnet Borg havnevesen. I 1999 ble en ny lov om interkommunale selskaper vedtatt av Stortinget. I 2000 ble Borg havnevesen organisert om til et interkommunalt selskap i tråd med loven om interkommunale selskaper. Den offentlige havnevirksomheten er konsentrert rundt to anlegg, Øra i Fredrikstad og Alvim i Sarpsborg. Borg havnevirksomhet er uvanlig bred med alt fra rene industriskipninger over private kaianlegg til kjemikalietransport. Borg Havn er et moderne anlegg med dypvannskai, topp moderne utstyr, ro-ro-fasiliteter, 24 timers service og store arealer til oppbevaring av containere og gods. Sarpsborg og Fredrikstad er til sammen den største havnen i volum mellom Oslo og Uddevalla. Havneadministrasjonen er samlet i eget bygg på Øra i Fredrikstad. Selskapet eies av Fredrikstad og Sarpsborg kommune med 50 % hver i eierandel Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Loven gir klare begrensinger for et salg av Borg Havn. Pareto anser det som uaktuelt for Fredrikstad kommune å selge Borg Havn på grunn av lovverket. Overskudd blir i selskapet jfr. Havnelovens bestemmelser. Vurdering for planperioden : Borg Havn IKS er et veldrevet selskap, hvorav eierskapskontrollen ikke avdekket mangler vedrørende selve eiers utøvelse i selskapet. For tidligere anbefalte forhold vedrørende kommunen er disse anbefalinger blitt fulgt opp. Det som eventuelt kan tale for å gjennomføre ny eierskapskontroll er at det er snart 7 år siden sist og at det er en betydelig størrelse på selskapet samt at kommunen har 50 % eierandel. Aktualitet: lav

85 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold kommunerevisjon IKS Østfold kommunerevisjon IKS Eierandel: 35 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/funksjon Lovpålagt oppgave God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Det ble ikke gitt anbefalinger til nødvendige tiltak i rapporten: Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt forvaltet, og driften er innen formålsparagrafen. Østfold kommunerevisjon IKS er en interkommunal revisjonsordning som utfører revisjonstjenester for Fredrikstad, Halden, Hvaler, Moss, Rygge, Råde og Sarpsborg kommune. Selskapet reviderer også andre kommunale foretak og bedrifter. Selskapets oppdragsgivere er kontrollutvalgene i syv kommuner, som videre rapporterer til sine kommunestyrer. Østfold kommunerevisjon IKS har 18 fast ansatte med tverrfaglig kompetanse; revisjonsfaglig, økonomisk, juridisk og samfunnsvitenskapelig utdanning, og med bred erfaring fra kommunal revisjon. Østfold kommunerevisjon IKS holder til i det gamle rådhuset på Rolvsøy. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Selskapet skal utføre lovpålagte revisjonstjenester og rådgivingstjenester for deltakerne og andre oppdragsgivere. Både Halden kommune og Sarpsborg kommune har vurdert konkurranseutsetting av tjenestene og å trekke seg ut av selskapet. Halden har vedtatt dette, men Sarpsborg fortsetter som deltaker og kjøp av revisjonstjenester. Som en følge av disse prosessene har også vi gjort en vurdering av vårt forhold til selskapet, men går ikke videre med dette nå. Eventuelt ønske og behov for endringer i forhold til drift og tjenesteyting bør etter rådmannens oppfatning tas direkte opp gjennom representantskap, styre og daglig leder. Vurdering for planperioden : Kommunens eiermelding gir ingen spesielle føring for selskapet. Selskapet er nonprofit drevet. Gjennomført eierskapskontroll i 2011 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar med vedtekter. Aktualitet: lav

86 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Unikom AS Unikom AS Eierandel: 88 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk funksjon Eierskap med Råde, Hvaler og Østfold fylkeskommune. God økonomi/egenkapital i selskapet Gir ikke utbytte / overskudd skal bli i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Det ble ikke gitt spesielle anbefalinger til forbedringer i rapporten Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Bedriften ble etablert i 1965 under navnet Åle og Seierstad industrier AS. I 2001 endret selskapet navnet til Unikom AS. Aksjene er fordelt på følgende eiere, Fredrikstad kommune 88,2 %, Hvaler kommune 2,8 %, Råde kommune 3,1 % og Østfold Fylkeskommune 5,9 %. Unikom AS er en opplæring og kvalifiseringsbedrift. Selskapets hovedformål er å tilbakeføre arbeidssøkere med yrkeshemming til det ordinære arbeidsmarkedet. Selskapet får offentlig tilskudd (arbeidsmarkedsetaten) på ca. 30 % av de totale driftsinntektene. Egen inntjening ved salg av produkter som selskapet tilbyr utgjør 70 % av driftsinntektene. Per hadde selskapet gjennomsnitt 50 årsverk. Fabrikk og kontor for Unikom AS er lokalisert i Fredrikstad kommune. Selskapets virksomhet er rettet inn på hovedområder: Salg av avklarings- og kvalifiseringstjenester (kurs og opplæring) til A-etat Mekaniske produkter Stempler Grafiske produkter Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Når det gjelder arbeidsmarkeds- og VTA-bedriftene må kommunen ha fokus på styresammensetningen og kapitalsituasjonen. Disse selskapene har relativt god egenkapital, og selskapene bør begrunne behovet for en høy egenkapitalandel. Dette må vi vurdere opp mot vårt kjøp av tjenester og prising av tjenester. Fusjon med VTA bedriftene i Fredrikstad er vurdert men ikke aktuelt (ref. bystyresak 28/11, ) Vurdering for planperioden : Bystyrets vedtak om fusjon er vurdert og ikke aktuelt. Selskapet har meget god økonomi og etter lov gis det ikke utbytte på overskudd. Gjennomført eierskapskontroll i 2012 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar med vedtekter. Aktualitet: lav

87 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Alarmsentral Brann Øst AS Alarmsentral Brann Øst AS Eierandel: 21,76 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon Lovpålagt oppgave God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: Mangler etikkreglement Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Alarmsentral Brann Øst AS er eid av følgende kommuner: MOVAR IKS (representerer kommunene Moss, Rygge, Råde, Våler og Vestby), Fredrikstad, Sarpsborg, Halden, Marker, Aremark, Eidsberg, Rakkestad, Skiptvet, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Ski, Enebakk, Oppegård, Ås og Frogn Selskapet ivaretar kommunens lovpålagte oppgaver etter brann- og eksplosjonsvernloven 16 og dimensjoneringsforskriften 4-5 om plikt til å følge opp nødmeldinger og meldinger om brann- og andre ulykker. Selskapet oppgaver kan deles inn i følgende to virksomheter: 110-Tjenesten Alarmsentral Brann Øst AS betjenes operativt av tjenestemenn og kvinner med lang erfaring og betydelig kompetanse innen brann og redning. Etter å ha mottatt melding om brann eller ulykke er selskapet ansvarlig for varsling av tilstrekkelig innsatsstyrke. Brannalarmovervåkning av næring- og offentlige objekter I samarbeid med de lokale brannvesen tilbyr selskapet overvåkning av brannalarmanlegg fra næring- og offentlige bygg. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding I bystyresaken (2010) om utvikling av eierpolitikk del II anbefales det at kommunen bør sitte på aksjeposisjonen for å ha kontroll i selskapet. Vurdering for planperioden : Bystyrets vedtak er at kommunen bør beholde eierandelen i selskapet. Selskapet har god økonomi. Selskapet leverer en lovpålagt oppgave. Gjennomført eierskapskontroll i 2014 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar med vedtekter. Aktualitet: lav

88 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Driftsassistansen i Østfold IKS Driftsassistansen i Østfold IKS Eierandel: 21,76 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: At representantskapet vurderer selskapets formålsparagraf 3 om denne skal endres slik at den gir klart uttrykk for eierens formål og ambisjoner med selskapet Ved kjøp av revisjonstjeneste bør DaØ IKS legge samme praksis til grunn som sine eiere (kommunene). Representantskapet bør behandle årsbudsjettet som eget sak Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet og selskapet har god økonomi Driftsassistansen i Østfold IKS (DaØ) er et interkommunalt selskap som eies av 18 kommuner i Østfold. DaØ fungerer som et kompetansesenter for kommunene innen VA-området. Selskapet ble opprettet som et interkommunalt samarbeid om avløp i Ordningen ble videreført som interkommunalt selskap (IKS) og stiftet den I henhold til selskapets nettside er formålet med driftsassistansen å bidra til bedre og mer stabil drift av avløpsanleggene. Dette skal blant annet skje gjennom rådgivning og teknisk assistanse. Problemkartlegging med vurdering, anbefaling av løsninger på ulike driftsproblemer og optimaliseringstiltak er viktige arbeidsfelt. En annen viktig funksjon er formidling av faglig informasjon og erfaringer mellom kommunene angående tekniske løsninger og utstyr. Driftsassistansen fungerer også som en faglig støttespiller for kommunene i forbindelse med bygging og rehabilitering av rense- og ledningsanlegg. Selskapet bistår også kommunene med gjennomføring av nye krav fra myndighetene. Gjennom bedre dokumentasjon om anleggenes drift, skal driftsassistansen bidra til bedre beslutningsgrunnlag for kommunene og statlige myndigheter. Kort sagt skal driftsassistansen fungere som et felles kompetanseorgan for kommunene innen transport og behandling av avløpsvann. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding : I bystyresaken (2010) om utvikling av eierpolitikk del II anbefales det at kommunen bør sitte på aksjeposisjonen for å ha kontroll i selskapet. Vurdering for planperioden : Selskapet har god økonomi. Nylig gjennomført eierskapskontroll i 2013 og det ble avdekket enkelte mangler. Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: lav

89 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Inspiria AS Inspiria AS Eierandel: 17 kommuner eier 5 % tilsammen Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon 3 driftsår Anstrengt økonomi i selskapet, dårlig driftsresultat Negativ egenkapital Vært behov for kapitalinnsprøyting. Østfold Fylkeskommune har gjennomført 2 forvaltningsrevisjonskontroller, siste i oktober i Revisjonen har fremmet ni punkter/tiltak til forbedring INSPIRIA science center AS har valgt en selskapsstruktur der nybygget eies av morselskapet INSPIRIA eiendom AS, mens driften av senteret skjer gjennom datterselskapet INSPIRIA science center AS. INSPIRIA eiendom eier også INSPIRIA utvikling AS, som eier og leier ut kontorseksjonen i bygget. INSPIRIA eiendom AS eies 47,5 % av Sarpsborg kommune, 47,5 % av Østfold fylkeskommune, og 5 % av øvrige Østfoldkommuner. INSPIRIA science center leverer i dag skoleprogrammer til elever og lærere ved grunntrinn og videregående skole i Østfold. I august 2011 åpnet et nytt spektakulært vitensenter i eget nybygg på 6400 m2 ved E6 på Grålum i Sarpsborg. Med det nye senteret utvides dagens skoletilbud til et populærvitenskapelig opplevelsessenter for familie- og turistmarkedet, og en unik møte- og arrangementsarena. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen. Fredrikstad kommune sammen med andre 16 Østfoldkommuner gikk inn med 5 % eierandel etter at eiermeldingen ble vedtatt. Vurdering for planperioden : Nystartet selskap 3 driftsår. Fredrikstad kommune har en liten eierandel. Østfold fylkeskommune har nylig gjennomført forvaltningsrevisjon/eierskapskontroll i 2014, og det ble anbefalt ni punkter til forbedringer for driftssituasjonen. Fylkestinget følger selskapet tett opp. Vår anbefaling er at Fredrikstad kommune ikke prioriterer eierskapskontroll for Inspiria AS i denne planperiode. Aktualitet: lav

90 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll FASVO AS Fredrikstad Arbeidssamvirke AS (FASVO AS) Eierandel: 100 % Nøkkelpunkter Generelt: VTA - bedrift Samfunnsøkonomisk funksjon God økonomi/egenkapital i selskapet Gir ikke utbytte / overskudd skal bli værende i selskapet FASVO holder til på Ørebekk, i tillegg har selskapet også et bakeriutsalg på Brohodet. FASVOs visjon er «Vi bidrar til et verdig arbeidsliv.» Selskapet tilbyr varig tilrettelagt arbeid i skjermet virksomhet (VTA) for uføre som vil og kan delta i arbeidslivet. Hos FASVO AS jobber 52 VTAkandidater og ca 25 lærekandidater sistnevnte er ungdom som skal ta kompetanseprøve (en individuell og forenklet fagprøve) i en av våre fagområder. I tillegg arbeider mer enn 20 ordinært ansatte i FASVO. FASVO er en Vekst-bedrift. I Vekst-bedrifter jobber mennesker som trenger en tilrettelagt arbeidsplass. Her finner du en arbeidsglede og entusiasme som du ikke ofte ser maken til. Hos oss er det ingen som kjeder seg og slurver med rutinepreget arbeid. Å bygge selvtillit er et av våre mål, derfor leverer vi bare produkter og tjenester som vi er stolte av. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Når det gjelder VTA-bedriftene må vi ha fokus på styresammensetningen og kapitalsituasjonen. Disse selskapene har relativt god egenkapital, og selskapene bør begrunne behovet for en høy egenkapitalandel. Dette må vi vurdere opp mot vårt kjøp av tjenester og prising av tjenester. Fusjon med VTA bedriftene i Fredrikstad er vurdert men ikke aktuelt (ref. bystyresak 28/11, ) Vurdering for planperioden : Bystyrets vedtak om fusjon er vurdert og ikke aktuelt. Det er ikke gjennomført eierskapskontroll for dette selskapet. Av den grunn og at kommunen eier alle aksjene anbefales det å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden. Aktualitet: høy

91 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Nedre Glomma Bompengeselskap AS Nedre Glomma Bompengeselskap AS Eierandel: 24 % Nøkkelpunkter Generelt: Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon Sørger for del finansiering av Bypakke Nedre Glomma Selskapet har ingen ansatte Selskapet ble stiftet så tidlig som Selskapets navn var Fredrikstaddistriktets vegfinansiering AS. Selskapet var eid av Fredrikstad, Hvaler og Østfold fylkeskommune og var inaktivt frem til Værstebrua ble bestemt bygget (fra >). I nyere tid (2013) er «Bypakke Nedre Glomma» vedtatt. Dette har medført at Sarpsborg kommune også har kommet inn på eiersiden med 24 %. I 2014 ble selskapet navn endret til Nedre Glomma Bompengeselskap AS. Formålet med selskapet er å sørge for del finansiering av de vedtatte planer for Bypakke Nedre Glomma. Verkstedbrua er en del av finansieringen. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Der er ikke gitt spesifikke vurdering på dette selskapet i eiermeldingen. Selskapet har også fått ny eierkonstellasjon og derav skiftet navn i Selskapet vil med økt bompengering og dertil finansiering være interessant for eierskapskontroll. Vurdering for planperioden : Det er ikke gjennomført eierskapskontroll for dette selskapet. Av den grunn og at kommunen eier 24 % av aksjene anbefales det å vurdere gjennomføre eierskapskontroll i planperioden. Et forbehold vil være om regjeringens ønske om å samle slike selskaper i større driftsselskaper vil la seg gjennomføres i nær framtid. En ny vurdering bør da legges til grunn hvis det skjer. Aktualitet: middels

92 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold kontrollutvalgssekretariat (Kl 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat (Kommunelovens 27) Eierandel: 25 % Østfold kontrollutvalgssekretariat ble dannet Grunnlaget var at kommuneloven stilte krav til uavhengighet. Tidligere (før 2005) ble Nøkkelpunkter sekretariatsfunksjon ivaretatt av revisjonen. Samfunnsmessig formål/ funksjon Eget juridisk rettssubjekt Tjenesteproduksjon til selvkost ØKUS har 6 eiere (Fredrikstad, Sarpsborg, Moss, Rygge, Råde og Hvaler kommune). I tillegg kjøper Halden kommune sekretariatstjenester fra samarbeidet basert på avtale. Samarbeidet har 2 ansatte og holder til i Hancobygget i Glemmen gata 55 i Fredrikstad. Sekretariats oppgaver er: Saksbehandle saker til kontrollutvalgene Følge opp kontrollutvalgets vedtak Videreformidle bestillinger og følge opp oppdrag Utarbeide planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bistå kontrollutvalgene ved valg av revisjonsordning Sørge for profesjonell håndtering av kontrollutvalgets arkiver Sørge for praktisk sekretariatsfunksjoner knyttet til møter i utvalgene. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen vurdering er gitt. Vurdering for planperioden : Det var ikke før i 2013 at samarbeid etter kommunelovens 27 ble inntatt i kommunelovens 80 (definerer hvem kontrollen omfatter). Det er ØKUS som gjennomfører eierskapskontroll på vegne av kontrollutvalget. Slik sett må eventuelt ØKR IKS gjennomføre eierskapskontrollen på vegne av kontrollutvalget. Det anbefales at en eierskapskontroll gjennomføres i planperioden. Aktualitet: høy

93 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) ØSTFOLD INTERKOMMUNALE UTVALG MOT AKUTT FORURENSING ( 27) Eierandel: ukjent Nøkkelpunkter Generelt: Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon Lovpålagt oppgave Samarbeidet ledes av et sekretariat (Fredrikstad brann- og redningskorps) Fredrikstad kommune har siden 2001 vært deltagende kommune i interkommunalt utvalg mot akutt forurensing i Østfold.( IUA Østfold). IUA Østfold er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Kommunene har i følge forurensningsloven 43 plikt til å sørge for nødvendig beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning som kan inntreffe eller medføre skadevirkninger i kommunen. Videre har kommunene plikt til å samarbeide regionalt om beredskap mot akutt forurensning. Slikt samarbeid kalles Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA). Utvalgene er etablert for å ivareta forurensning både fra olje og andre kjemikalier og dekker sjø, land og vassdrag. Utvalget er ansvarlig for driften av beredskapen og vil også lede aksjoner mot akutt forurensning innen regionen. IUA utfører de beredskapsmessige plikter for 18 deltakerkommuner i Østfold. Sekretariatet ligger hos Fredrikstad brann- og redningskorps. Til drift av samarbeidet betaler hver deltakerkommune et driftstilskudd som fastsettes hvert år av representantskapet. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ikke tidligere innarbeidet i eiermeldingen. Vurdering for planperioden : Samarbeid etter kommunelovens 27 ble inntatt i kommunelovens 80 (definerer hvem kontrollen omfatter) i Samarbeidet består av 18 kommuner. Det er tidligere ikke vært gjennomført eierskapskontroll av samarbeidet. Det anbefales at en eierskapskontroll gjennomføres i planperioden. Aktualitet: høy

94 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/171 Dokumentnr.: 76 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsmelding til behandling i bystyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi bystyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møteog informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2015 vedtas. Årsmeldingen oversendes til bystyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, tas til orientering. -94-

95 Fredrikstad kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS -95-

96 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003, ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra bystyret går to styringslinjer. Den ene går fra bystyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet Kontrollutvalgets årsmelding

97 Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til dem som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til bystyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant bystyrets medlemmer. Medlemmer Lars Petter Kuran. leder (H) Ann-Cathrin Becken, nestleder (Ap) Stian Bjerkebakke Westin (H ) Arild Skau (SV) Vigdis Giltun (FrP) Varamedlemmer Varamedlemmer H: 1. Berit Syversen 2. Ole Thyrre Østrup 3. Grethe Beck J. Eide 4. Raquel Moron Gaba Smith Varamedlemmer Ap, SV, Pp 1. Svein Roald Hansen 2. Marit Haabeth 3. Christian Kielland 4. Hans Glomsrud 5. Birgit Blekken Varamedlemmer FrP 1. Kjell Petter Holen 2. Geir Johansen 3. Inger Johanne Frendal Medlemmer Ingrid Willoch, leder (H) Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) Marit Werner Haabeth (Ap) Håkon Aleksander Røssum (FrP) Odd Bergsdøl (MDG) Varamedlemmer Varamedlemmer H: 1. Rune Grundekjøn 2. Peter Kuran 3. Tone Jenssen Varamedlemmer Ap, SV, Pp: 1. Terje Berg Alvheim (Ap) 2. Betty Andresen (Ap) 3. Kjell-Tore Pedersen (Pp) 4. Arnfinn Andreassen (SV) Varamedlemmer FrP: 1. Jan Frode Hanssen 2. Jorunn Vestvik 3. Else Berit Eriksen Varamedlemmer MDG, V, Krf: 1. Annie Rommetveit 2. Per Elling Braseth-Ellingsen 3. Simone Kristiansen Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet Østfold Kontrollutvalgssekretariat har utført Sekretariatstjenesten i Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Møteinnkallinger og sakskart er sendt elektronisk til utvalgets medlemmer, ordfører og rådmann. Kontrollutvalgets møteplan og møtedokumenter blir løpende publisert på sekretariatets hjemmeside: Kontrollutvalget har i 2015 avholdt 6 møter. Til sammen har det behandlet i alt 41 saker. Statistikk for de fire siste årene: møter saker Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at ordfører fortløpende får tilsendt utvalgets saksdokumenter og protokoller. Ordfører har også vært til stede i 4 av 6 møter i Kontrollutvalgets årsmelding

98 Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakten med den politiske ledelse i kommunen. Ved behandling av kommunes årsregnskap for 2014 var rådmann, økonomisjef og kemner særskilt invitert til møtet for å redegjøre for regnskap og resultat. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) arrangerte en kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i februar Fra kontrollutvalget deltok Lars Petter Kuran og Vigdis Giltun. Plandokumenter Kontrollutvalget har behandlet følgende plandokumenter for sin virksomhet: Møteplaner for kontrollutvalget Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen Forvaltningsrevisjonsplan for perioden Budsjett for kontroll- og tilsyn 2016 Plan for forvaltningsrevisjon er behandlet av det nyvalgte kontrollutvalget. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2014 Kontrollutvalget har i 2015 avgitt uttalelse til bystyret om Fredrikstad kommunes årsregnskap for 2014 og om FREVARs årsregnskap for 2014 Revisjonsberetningen for 2014 Resultatet av regnskapsrevisjonen rapporteres direkte fra revisjonen til bystyret gjennom revisjonsberetningen. I tillegg til revisjonsberetningen skal revisor også rapportere andre forhold som er avdekket gjennom revisjonen. Slik rapportering skal skje til kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Rapportering av slike forhold skal skje i form av "nummererte revisjonsbrev" eller notater. Revisjonsbrev Revisjonsforskriften 4 gir bestemmelser om hvilke forhold som skal rapporteres i nummererte brev. Kontrollutvalget har ikke behandlet revisjonsbrev i Notater Revisjonsnotat - Oppfølging av anbefalinger i rapport "Utbetaling av variabel lønn- Notus turnusplan Østfold kommunerevisjon fremla et notat vedrørende en oppfølging av tidligere revisjon av lønnsområde. Revisjonens gjennomgang viser at de kontrollerte virksomhetene i stor grad har fulgt anbefalingene. Kontrollutvalget tok revisjonsnotatet til orientering. Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Undersøkelsen innebar å se på prosessen knyttet til inngåelse av bestemt rammeavtale, samt om avtalen etterleves og om produkt blir levert til rett pris. Saken er ikke avsluttet i kontrollutvalget Rapport om utført regnskapsrevisjon i 2015 Rapporten omtaler de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap samt tilknyttede oppdrag. Forvaltningsrevisjon I 2015 har kontrollutvalget behandlet tre forvaltningsrevisjonsrapporter: - «Undersøkelse RTD» - «Tildeling av helse- og velferdstjenester» - «Minoritetsspråklige barn» «Undersøkelse RTD» Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 24.4 og i bystyret Rapporten inneholder for omfattende funn og for mange anbefalinger til å gjentas her. Status for oppfølgingsarbeidet: Rådmannens rapportering til Teknisk utvalg og Kontrollutvalgets årsmelding Saker som er behandlet i 2015 I 2015 er regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon utført av Østfold kommunerevisjon IKS. Selskapskontrollen er utført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. -98-

99 Med utgangspunkt i rapportens anbefalinger utarbeidet seksjonen en mer detaljert plan i 20 punkter (listen er lagt ved kontrollutvalget årsmelding). Ved statusgjennomgangen ble det vurdert at punkt 1, 4, 8, 12, 13, 14, 15, 17, 19 og 20 i var oppfylt. Ved rapporteringen ble punkt: 2, 5, 6, 11 og 16 ansett som lukket. Det legges opp til at mai 2016 blir siste rapporteringstidspunkt. I henhold til vedlagte liste er det da punktene 3, 7, 9, 10 og 18 det skal rapporteres om. Anleggsbidrag og momsrefusjon Den rettmessige status for kommunens praksis angående avtaler om anleggsbidrag, er til vurdering hos skatt Øst. Nærmere undersøkelser av praktisering av rammeavtaler Revisjonens arbeid med utvidet fakturakontroll pågår. «Tildeling av helse- og velferdstjenester» Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget i Ny organisering med tildelingskontor har ført til en langt bedre tjeneste- og tilgjengelighetsoversikt. Endringene og tiltakene som er satt i verk bidrar til å sikre tildeling av forsvarlige og riktige tjenester, samt at de tilrettelegger for prinsippet om likebehandling på en god måte. Dagens ledelsesstruktur skaper også gode kontrollog rapporteringslinjer og forberedelsene til implementeringen av aktivitetsbasert finansiering har medført flere positive effekter for seksjonens styring og kontroll, blant annet en sterkere tillit til at rammene vil bli rett fordelt. Dette betinger imidlertid at seksjonens brukerdata til enhver tid er valide og oppdaterte. Brukerombudet i Fredrikstad og kommunens administrasjon bedriver oppsøkende virksomhet overfor hjemmeboende eldre. Kontrollutvalgets anbefalte årlige henvendelser til innbyggere over 75 år, og ba Helse- og velferdsutvalget om å vurdere forslaget i forbindelse med arbeidet med ny kommunedelplan for helse og velferd. Det framgår av rapporten at seksjonen har potensiale til å bli bedre på kommunikasjon og samarbeid på tvers av virksomheter. Brukerombudet har f. eks hatt flere saker som handler om kommunikasjonssvikt mellom virksomheter. Bystyret behandlet rapporten Bystyret ba rådmannen om ytterligere å avklare og implementere grensesnittet/ansvarsområder mellom tildelingskontoret og utøvende virksomhet. Et godt samarbeid med tydelige og avklarte ansvarsområder vil blant annet kunne minimere risikoen misforståelse og uenigheter mellom virksomheter/etater. Bystyret ba rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Helse- og velferdsutvalget i utvalgets første møte i 2016 (3. februar). «Minoritetsspråklige barn» Kontrollutvalget behandlet rapporten Kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til minoritetsspråklige barn. Tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført Kontrollutvalget har foreslått følgende oppfølging: Det må sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til foreldre. Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene må informere foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen må vurdere om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Kontrollutvalgets årsmelding

100 Det må sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene må etablere «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige foreldre. Kommunen må tydeliggjøre sine forventinger om mål og ressursbruk, og konkretiserer på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. Rådmannen må rapportere om sin oppfølging til Oppvekstutvalget. Bystyret skal behandle rapporten på nyåret Rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjon gjennomført i 2014 Bystyret behandlet rapport «Rådmannens internkontroll» Bystyret merket seg at rådmannen ville lage en konkret oppfølgingsplan for det videre forbedringsarbeidet. Bystyret ba rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til bystyret innen 1. juni Oppfølgingsplanen ble behandlet i bystyret Saken ble tatt til orientering. Selskapskontroll Det er ikke gjennomført selskapskontroll i løpet av Kontrollutvalget vil behandle ny plan for selskapskontroll for perioden i første møtet i Henvendelser til kontrollutvalget Flere varslinger knyttet til RTD Revisjonen informerte utvalget om ytterligere varslinger som kom til revisjonen i løpet av prosessen med RTD-rapporten. I alt 10 forhold ble diskutert i møtet Kontrollutvalget gikk videre med to forhold. Undersøkelsene knyttet til det ene forholdet - salg av opplysninger ifm. anbudsprosess), ble avsluttet i møtet Det siste forholdet knyttet til undersøkelse av bestemt rammeavtale, pågår. Husebukta Bakgrunnen for at saken ble tatt opp i kontrollutvalget var KU-leders og revisjonens møte med Harald Zwart, etter en henvendelse fra sistnevnte. Kontrollutvalget ba revisjonen om å utarbeide et notat som skulle oppsummere saken og revisjonens vurderinger av kommunens behandling. Kontrollutvalget behandlet notatet i møtet På det tidspunktet anså ikke kontrollutvalget saken som tilstrekkelig opplyst før rådmannen har avgitt sin kontradiksjon. Rådmannen er nå i ferd med å innhente eksternt råd i saken. Andre saker og informasjon Av andre saker som kontrollutvalget har behandlet nevnes: Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Statusrapporter om utført revisjonsarbeid (ressursbruk) Fredrikstad kommunes skatteregnskap for 2014 orientering Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll Notat Forvaltningsrevisjon NAV- Fredrikstad Prosjektplan: Minoritetsspråklige barn Revisjonens undersøkelse av tips anbudssak Bestilling til kontrollutvalget fra bystyret - ang. Kongstenbadet Rapport vedr. forvaltning av IMDImidler - fra kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune Kontrollutvalgets innspill til forvaltningsrevisjonsplan for Evaluering av KU, sekretariat og revisjon Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller Uavhengighetserklæringer fra ansvarlige revisorer Kontrollutvalget har også fått seg forelagt referatsaker og korte meldinger/orienteringer som tas til orientering i samlesaker: Kontrollutvalgets møtebøker Bystyrets behandling av saker fra kontrollutvalget Notat FREVAR overskuddskrav Notat Elektronisk kommunikasjon Kasseettersyn, Kemnerkontoret Kontrollutvalgets årsmelding

101 Teknisk utvalgs oppfølging av FRrapport «Undersøkelse RTD» Tilsynsrapport Folkehelsearbeid Tilsynsrapport Introduksjonsloven m/oversendelsesbrev Lukking av avvik - Tilsynsrapport - Kommunes oppfølging Introduksjonsloven Rapport fra fylkesmannen om samhandling ved utskriving av pasienter Denne årsmeldingen er behandlet og godkjent av kontrollutvalget i møte den 17. februar Ingrid I Willoch (s) Kontrollutvalgets leder Anne-Karin Femanger Pettersen (s) Østfold kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalgets årsmelding

102 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/109 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 16189/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /9 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kopi av brev fra østfold kommunerevisjon til rådmannen: Informasjonsskriv gjennomføringer av forvaltningsrevisjon, undersøkelser/granskninger, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering -102-

103 Rolvsøy, 27. januar 2016 Til rådmannen Likelydende informasjonsskriv er sendt til administrasjonen i alle våre kommuner, med kopi til kontrollutvalgene Gjennomføring av forvaltningsrevisjoner og undersøkelser/ granskninger 2014 og 2015 har vært to år preget av en rekke større forvaltningsrevisjoner og undersøkelser. I enkelte av våre kommuner har gjennomføringen av prosjekter vært utfordrende for alle parter både for administrasjonen og politisk nivå i de aktuelle kommunene, og for Østfold kommunerevisjon. Seksjon for forvaltningsrevisjon har foretatt en omfattende evaluering av arbeidet som har blitt gjennomført, og besluttet enkelte endringer i arbeidsmetoden. I dette informasjonsskrivet gir vi derfor nærmere informasjon om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og granskninger, samt hvilke endringer som vil bli innført. Endringene gjøres gjeldende for alle forvaltningsrevisjoner og granskninger som bestilles og igangsettes fra og med januar Temaer som omtales nedenfor er blant annet: Gjennomføring av forvaltningsrevisjon o Oppstartsmøte o Prosjektplan o Gjennomføring av forvaltningsrevisjon o Avslutning av prosjektet - Kontradiksjon og høring o Personvern og offentlighet Gjennomføring av granskninger Vi ber om at informasjonen tas til etteretning