d:mag på vei til SUKSeSS tester tryggere kirurgi i vest side bestiller time på internett side som å gå fra dos til windows side 26-27

Transkript

1 d:mag ET MAGASIN FRA DIPS ASA på vei til SUKSeSS I 112 timer driftet Helse Bergen HF og fem private, ideelle institusjoner tilknyttet foretaket på reservesystemer, mens millioner av dokumenter ble matet inn i DIPS. 26. april ble en ny milepæl nådd på veien til felles elektronisk pasientjournal i Helse Vest RHF. side 6-17 tester tryggere kirurgi i vest side bestiller time på internett side som å gå fra dos til windows side Assisterende seksjonsoversykepleier Siril Sagstad og sentralvakt Evy Rose Thomassen på Intensivmedisinsk seksjon viser fram avdelingens DIPS-perm på papir som er i drift mens de gamle datasystemene er tatt ned for å legges om til DIPS.

2 leder og innhold kjære leser ETTER MANGE GODE tilbakemeldinger på vårt årlige d:mag satser vi videre på formatet og legger opp til to d:mag i år. Med to utgaver i året får vi plass til mer stoff, og stoffet blir også ferskere og mer aktuelt. ÅRETS FØRSTE NUMMER har oppstarten i Helse Bergen HF som hovedtema. Dette er en stor milepæl både for Helse Vest RHF som kunde og for oss. Jeg er veldig imponert over hvor grundig og systematisk kunden har organisert og gjennomført dette prosjektet. Det har vært en åpen og tillitsfull dialog gjennom hele prosjektet, og det er svært tilfredsstillende at resultatet er blitt så bra som det vi nå ser. For oss har en slik regional modell vært en spennende og ny tilnærming. Basert på et regionalt oppsett av DIPS ruller man løsningen inn, først i Helse Stavanger HF og nå i Helse Bergen HF. En slik satsing på felles regionale rutiner gjør det mulig å samle databasene i Helse Vest RHF til en felles base, noe som vil forenkle både drift og oppsett av løsningen. En slik samlet løsning vil også åpne for å kunne sende informasjon i arbeidsfl yt mellom ulike sykehus som behandler samme pasient. VI ER OGSÅ helt i innspurten av innføringen av DIPS som en felles EPJ/PAS løsning i Vestre Viken HF. Her skal Sykehuset Asker og Bærum, Buskerud, Ringerike og Kongsberg samles i en felles database med felles rutiner og oppsett. Også her har et stort antall ansatte vært involvert fra helseforetaket og deres samarbeidspartnere. Innføringen her har vært mer krevende enn det vi forventet, dette skyldes både ekstraarbeidet som oppstod rundt avvikene på ventelistehåndteringen ved Sykehuset Asker og Bærum, men også utfordringer knyttet til forsinkelser spesielt på infrastruktursiden. Alt ligger likevel til rette for at oppstart skjer som planlagt 10. mai, så må vi bare krysse fi ngrene for at tingene faller på plass og at også dette blir en vellykket oppstart. EN ANNEN STOR og gledelig nyhet er den vellykkede piloten av DIPS Medikasjon og DIPS Panorama ved Akershus Universitetssykehus. Dette er et svært viktig steg på veien til å få disse produktene ut til alle våre kunder. Det har tatt nærmere tre år å utvikle løsningene, og dette er noe av det mest kompliserte og arbeidskrevende vi har utviklet. Løsningene åpner for store muligheter til å forbedre kvaliteten rundt ordinering og administrasjon av medisiner, et område hvor det i dag skjer mange alvorlige feil som har konsekvenser for pasientenes liv og helse. Noen undersøkelser tilsier at hundrevis av pasienter dør årlig på grunn av feilmedisinering, og da er det et svært stort og viktig løft at våre produkter kan heve kvaliteten her. NOE AV DET vi ønsker med d:mag er å dele informasjon om gode innspill og initiativ fra våre mange kunder. I dette nummeret kan du lese om hvordan Roar Rønning ved Sykehuset Innlandet HF gjennom systematisk fokus på forbedring har fått til store gevinster med DIPS, og jeg håper mange andre sykehus tar opp tråden her. Overlege Barthold Vonen i Helse Vest RHF forteller om sitt initiativ til en sjekkliste ved operasjoner som i følge undersøkelser kan redusere dødelighet og sykelighet med opptil 40 prosent. En del av løsningen er at man lokalt laget et skjema i DIPS for å registrere bruk av sjekklisten, og vi har bidratt med rapportstøtte. Også disse eksemplene viser til det fulle at innføring av IKT i helsevesenet kan øke effektiviteten og heve kvaliteten i helsevesenet. SAMHANDLINGSREFORMEN BLE VEDTATT av Stortinget 17. april, og det blir spennende å se hvordan det arbeides videre med reformens intensjoner. Fra vår side har vi jobbet aktivt for å realisere den meldingsbaserte samhandlingen som meldingsløftet har lagt opp til, og vi er nesten i mål med godkjenning av alle meldingene på det området. Vi har også utviklet omfattende funksjonalitet i pasientportalen for å kunne bestille og endre timer, det kan du lese mer om i artikkelen fra Volvat Medisinske Senter. Ett av tiltakene som trekkes frem i stortings meldingen er å involvere pasienten mer i sin egen behandling, og her er en pasientportal et viktig virkemiddel. I februar besøkte jeg Kaiser Permanente i USA sammen med en gruppe helse-ikt interesserte fra Norge, og vi fi kk høre om meget positive erfaringer med pasientportal. Ved at man hadde dialog med pasienten gjennom pasientportalen og via epost og telefon kunne man vise til en reduksjon på nesten 30 prosent i antall besøk på sykehuset. Arbeidet med å tilrettelegge dette mener jeg må forseres i Norge. Fra vår side etterlyser vi initiativ fra helsemyndighetene slik at ulike pasientportalinitiativ i Norge samles til en nasjonal pasientportal. Dagens modell med mange fragmenterte løsninger gir ingen god samhandlingseffekt. BAK I BLADET kan du også lese om vår nyetablerte produktavdeling ledet av Eirill Pettersen Buvik. Etter at vi innførte smidig systemutvikling i DIPS i 2008 har vi jobbet mye med å få dette til å fungere godt. Med den avdelingen vi nå har etablert har vi gjort et kraftig løft for å få bedre kontroll på produktutviklingen. Vi har samlet noen av våre mest erfarne ansatte innenfor hvert produktområde og gitt de store fullmakter til å utrede og spesifi sere hvordan vi utvikler løsningene våre videre. Erfaringen så langt med dette mener jeg er svært positive. En viktig målsetting med avdelingen er å komme i bedre dialog med kundene slik at vi prioriterer de rette ønskene fremover, og det er svært bra å høre at kundene opplever dette som positivt. DETTE OG MYE annet kan du lese mer om i magasinet. Helt til slutt vil jeg minne om DIPS-forum i Bodø juni, det er vårt tjuende DIPS-forum og vi kan by på mange interessante foredrag, god kultur og fi nt vær er bestilt. Det er fortsatt noen plasser igjen hvis du ikke har meldt deg på! Ha en riktig god sommer! Hilsen Tor Arne Viksjø Adm. dir. DIPS ASA KonTaKTInFo: Telefon: / e-post: post@dips.no Besøksadresse DIPS Bodø, hovedkontor: Jernbaneveien 85, 8037 Bodø. Besøksadresse DIPS Oslo: Nedre Vollgate 5, 0158 Oslo. Besøksadresse DIPS Trondheim: Abels gate 5, 7030 Trondheim. Besøksadresse DIPS Tromsø: Forskningsparken, Sykehusveien 23, 9019 Tromsø. 2

3 INNHOLD tema Helse Bergen legger om Satset på infodager I mål med DIPS Begeistret omveltning Vestre Viken i rute aktuelt Tryggere kirurgi i Førde Timebooking via web Vellykket medikasjonspilot Enkel og trygg Communicator Kaster papirkurven Fornyer BUP nytt fra dips Effektiv produktledelse Attraktiv arbeidsform d:mag utgiver: DIPS ASA ansvarlig ReDaKTØR: Tone Jespersen ReDaKSJon og grafisk PRoDuKSJon: Krysspress / Pegasus Publisering AS TRYKK: Zoom Grafi sk AS opplag: 3000 utgivelse: Mai 2010 CoveRFoTo: Ole-Christian Amundsen Ønsker du magasinet tilsendt til en annen adresse enn den vi har registrert på deg? Ta kontakt med oss på telefon eller e-post post@dips.no. La oss også få vite om du har innspill til magasinet. 3

4 dips-forum Forandring fryder! Dr.med. Stein Tyrdal skal foredra om endringsglede fredag 4. juni. Foredraget skal aksentuere paradokset i at de fleste mennesker liker forandring veldig godt, bortsett fra når det kommer til omorganisering på arbeidsplassen. Arbeidsinnsatsen går ned ved omorganisering, og mange blir slitne, trøtte og frustrerte under slike omkalfatringer. Samtidig er de aller fleste bekvemme med andre typer forandring, som å bytte jobb, kjøpe ny bil eller for den saks skyld å pusse opp kjøkkenet. Denne typen forandring skaper glød og engasjement, mens endringer på arbeidsplassen altså ikke gjør det. Dette skal jeg snakke litt om, sier Tyrdal. Gjennom foredraget vil han komme med sine betraktninger rundt hvordan man kan se på endring som noe positivt også i situasjoner de fleste ikke synes er lystbetonte i utgangspunktet. Vi i Norge er generelt flinke til «å finne fem feil» ved oss selv og den konteksten vi er i, uten at vi blir lykkeligere av den grunn. Jeg bruker humor som virkemiddel for å leke med vår egen måte å tenke på, og bruker så dette for å gå gjennom hvilke faktorer som er gjeldende i en endringsprosess. Hvilke metoder man kan bruke for at menneskemaskinen fungerer optimalt blir her et sentralt tema. DIPS driver mye med feilretting i programmene sine, men når det gjelder mennesker må metoden være en annen. Endring er energikrevende, og skal man gjøre det, må man finne det inspirerende så ikke endringstrettheten skal komme sigende, skisserer Tyrdal. Han peker på at når man endrer rutiner, så bruker man energi, og da er det viktig å få noe igjen. Dr.med. Stein Tyrdal Har du det morsomt, så får du energi, så dette må være drivkraften. Humor er universalmedisin, hva enten man jobber i helsevesenet, eller i mer tekniske yrker. DIPS-forum kan i år feire 20-årsjubileum, og hva er vel mer passende enn å arrangere det i DIPS` hjemby Bodø. Tradisjonen tro blir det et variert og spennende program også for årets forum. Onsdag 2. juni er det offisiell åpning, før det blir plenumsforedrag med statssekretær Roger Ingebrigtsen fra Helse- og omsorgsdepartementet. Ingebrigtsen forteller om Samhandlingsreformen og status for denne. Etter dette blir det parallelle temaløp, før kvelden rundes av med uformell middag på Turisthytta. Torsdag 3. juni blir det parallelle temaløp hele dagen med servering av lunsj på Hurtigruta og Gamle Salten før dagen avsluttes med festmiddag på Radisson Blu. Fredag 4. juni blir det først foredrag om «endringsglede» av dr.med. Stein Tyrdal, etterfulgt av tusenkunstner Haddy N jie, som skal snakke om både mot og motivasjon. For påmelding og informasjon gå inn på 4

5 Festmiddag med driv Torsdag 3. juni er det festmiddag på Radisson Blu med påfølgende konsert på Rock Café. Bodøs egne gullgutter i bandet Kråkesølv har blitt omfavnet av publikum og kritikere og hylles for sitt debutalbum «Trådnøsting». Kvartetten spiller skjev og skranglete poprock og skal gi deltakerne på DIPSforum en innføring i nær og flott musikk Joddski Foto: Rune Bendiksen Savner nasjonal kjernejournal Samhandlingsreformen blir vanskelig å gjennomføre uten en nasjonal kjernejournal, mener Roger Ingebrigtsen. Ingebrigtsen er statssekretær i Helse- og omsorgsdepartementet, og skal holde plenumsforedrag om status for samhandlingsreformen. Med bakgrunn blant annet fra daværende Nasjonalt senter for telemedisin (NST), er Ingebrigtsen opptatt av e-helse og nyvinninger i Helse-Norge. Han fastslår at utviklingen innen e-helse er positiv, men mener progresjonen kunne vært bedre. Vi er flinke på en rekke områder innen eksempelvis e-helse og sykehussystemer, Slik det er i dag, ville Helse-Norge brutt sammen uten DIPS Statssekretær Roger Ingebrigtsen med tekster på dialekt versjon 1.0. En av Norges desidert mest populære artister, Halvdan Sivertsen, skal også spille under årets DIPS-forum. Sivertsen er kjent for sin lune humor og vil garantert skape god stemning blant publikum, mens han byr på mange populære viser fra en nesten 40 år lang karriere. Mye mer tempo blir det når Joddski tar scenen. Joddski er artisten Jørgen Nordeng, som er oppvokst i Salten. Nordeng er først og fremst kjent fra bandet Tungtvann, dernest for sin opptreden i TV2s Det store korslaget. Han spiller reggae og dancehall og får forhåpentligvis fart på dansefoten til lemstre forum-bein. men vi burde vært mye lengre fremme. Utviklingen går rett og slett for sakte. Jeg kjenner til flere paradehistorier fra min tid i NST i 1999, som blir gjenfortalt i dag. Samfunnet generelt har hatt en eksplosiv utvikling i bruk av IKT, men for helsesektoren går det for tregt. Vi ser at det må tas et mer helhetlig, nasjonalt grep om implementering av systemer som alle kan bruke. I dette ligger utviklingen av en nasjonal kjernejournal, som fortsatt ligger et stykke frem i tid, mener Ingebrigtsen. Han sier at dagens situasjon, uten en kjernejournal, er en hemsko for samhandlingsreformen. Reformen vil bli vanskelig å gjennomføre hvis man ikke får på plass rutiner for utveksling av informasjon mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Kråkesølv Foto: Leon Karlsen Johannessen Halvdan Sivertsen Pressefoto Statssekretæren ser frem til å foredra på årets DIPS-forum, og synes utviklingen av DIPS ASA har vært strålende. DIPS er en norsk og en nordnorsk suksesshistorie. De klarer å kombinere det beste vi har fra både offentlig sektor og privat næringsliv i Norge. De utvikler fantastiske verktøy som Staten har stor nytte av. Slik det er i dag, ville Helse-Norge brutt sammen uten DIPS, sier Ingebrigtsen. Han legger til at dette også gir utfordringer. DIPS har nærmest monopol på sitt felt, og dette er en utvikling det er grunn til å følge nøye med på. Statssekretær Roger Ingebrigtsen skal holde plenumsforedrag onsdag 2. juni klokken 12 i Bodø Kulturhus. spennende temaløp Over 350 påmeldte del takere til DIPS-forum 2010 kan velge blant mange interessante temaløp. Her er en smakebit på noen av dem. Deltakerne kan til en hver tid velge mellom fem parallellsesjoner med foredrag under konferansen. Disse parallellsesjonene vil omhandle 12 hovedtema og 64 enkelt foredrag! I tillegg vil det bli gjennomført fem workshops om DIPS LAB, Radiologi, DIPS Message Brooker, DIPS Interactor og DIPS e-læring. Onsdag står klinikeren i sentrum og det vil bli holdt foredrag om blant annet DIPS Medikasjon og DIPS Panorama, som nettopp har hver pilotert ved Ahus. Erfaringer rundt denne piloten kan du også lese mer om senere i d:mag. Denne dagen byr også på foredrag om DIPS økonomi, som vil omhandle både en presentasjon av produktet, erfaringer fra kunder, videreutvikling av produktet og en demonstrasjon av løsningen. I tillegg har vi satt av et temaløp til DIPS RIS, samt aktuelle foredrag om blant annet talegjenkjenning og PPS fra henholdsvis Max Manus og Akribe under temaløpet partnere. Torsdag er det mye for en hver smak. Det er vekt på samhandling, behandlingsplan og beslutningsstøtte, samt teknisk forum. Hvor av det vil bli holdt åtte foredrag innen for hvert av disse tre temaløpene. I temaløpet samhandling er to foredrag viet til onlinetimebok, der du blant annet vil få høre erfaringene fra Volvat Medisinske Senter, som du også kan lese et en artikkel om her i d:mag. Helse direktoratet er også representert under årets forum, og Eirik Mangseth fra avdelingen for ehelse gir en gjennom gang av status på samhandling i helsesektoren i dag. Det vil også bli holdt flere svært interessante foredrag innenfor temaløpene psykiatri, BUP og LAB. I tilegg til at vi vil kjøre fem DIPS-presentasjoner, der en vil omhandle nyttige funksjoner og tips om bruk av DIPS EPJ/PAS. 5

6 tema: i drift med DIPS Slik gikk det til da Haukeland Universitetssjukehus la over til drift med DIPS. Spent forventning 6

7 Hele Haukeland Universitetssjukehus holder pusten. Systemene som alle kjenner er tatt ned. Om 112 timer kan ansatte logge seg på til en helt ny hverdag. Tekst: Linda Anette Hilland Foto: Ole-Christian Amundsen I overgangsfasen rykkes dataalderen på Haukeland 15 år tilbake i tid. Kun papirjournaler blir tilgengelige ved siden av en elektronisk nødjournal i døgnene fra april mens konverteringen pågår. På sitt første skift etter at sykehusets «unntakstilstand» er iverksatt er avdelingssykepleier Kjersti Hufthammer sterk og klar og på jobb allerede klokken ti over seks torsdag morgen: Jeg våknet av DIPS-angst og gikk på jobb én time før arbeidstid. Men her på Kirurgen post 2 har det foreløpig gått greit å bruke DIPS-mappene når systemene er nede, sier hun. Rapporten fra nattskiftet gjorde at nervene roet seg. Vi har litt problemer med nødjournalen. Men dette skal ordnes i løpet av dagen. Ellers går alt fint her oppe og vi har kontroll, sier Hufthammer. Avdelingssykepleier Kjersti Hufthammer våknet med angst for alt som kunne gå galt, og stilte på morgenskiftet en time for tidlig, men hun ble fort beroliget. I bakgrunnen sitter assisterende avdelingssykepleier Ørjan Dale Hjorth og konverterer pleieplaner over til ny behandlingsplan i DIPS. Ekstra innsats Ved Intensivmedisinsk seksjon er stemningen munter og engasjert. Vi har laget vår egen DIPS-perm der vi har samlet all den informasjonen vi trenger, sier sentralvakt Evy Rose Thomassen. Og seksjonen har ikke møtt på de store problemene. Vi har litt problemer med å lagre i nødjournalen. Men vi har papirjournal liggende her i tilfelle, sier assisterende seksjonsoversykepleier Siril Sagstad. Hun roser sine kollegaer Solveig og Bjørg som har gjort en ekstra innsats og samlet all nødvendig info i den omtalte permen. 7

8 tema: i drift med DIPS Tekst: Sverre Bottenvann Foto: Ole Christian Amundsen Gode forberedelser Arbeidslista til prosjektleder for regionalt infrastruktur prosjekt i felles EPJ program, Pål Gaute Sætre, er høyere enn han selv. Og alt skal gjøres før mandag klokken Vi har vel aldri tidligere vært så godt forberedt som vi er nå. Jeg tror dette skal gå bra, sier Terje Marthinussen, programleder for Felles EPJ Bergen i det konverteringen tar til onsdag klokken Den lange prosessen Helse Bergen HF har gjennomgått er blant de største som DIPS ASA noen gang har vært involvert i brukere fordelt på Haukeland Universitetssjukehus og fem private ideelle institusjoner underlagt Helse Bergen skal inn på felles EPJ i DIPS. For å sikre en best mulig gjennomføring av prosessen, utføres alt i nært samarbeid med DIPS ASA og Deloitte. Vi har representanter fra DIPS og Deloitte både i prosjektledelsen og programledelsen for å sikre at helseforetakene innfører DIPS-løsninger i tråd med beste praksis. Derfor baserer vi arbeidet vårt på de tidligere innføringsprosjektene som DIPS og Deloitte har gjennomført, forklarer Marthinussen. Metodeverket fra DIPS brukes i kombinasjon med Helse Vests egne metoder for en best mulig gjennomføring av programmet. Programmet skjeler også til de prosessene som ble fulgt under inn føringen av Felles EPJ (DIPS) i Helse Stavanger, opplyser Marthinussen. Opplæringsprogram I bunnen av det hele ligger brukeropplæring. Svært mange har i løpet av de siste syv ukene forut for selve konverteringen vært gjennom opplæringsprogram. Opplæringen av sluttbrukere har vært todelt, og de har gjennomført både e-læring og sluttbrukerkurs i klasserom der de har prøvd de nye rutinene i DIPS. På bakgrunn av disse kursene har vi nå 70 instruktører som har lært opp sine kolleger og nå skal bistå dem i oppstartsfasen, forklarer prosjektleder Henning Hytten. 8

9 For å nå flest mulig ansatte med fortløpende informasjon om DIPS, har de tatt i bruk intranettet, som enkelte dager har hatt 5000 treff. Informasjonsdager Prosjektet gjennomførte i februar informasjons dager med fokus på hva som blir nytt med DIPS. Det var en stand utenfor kantinen og flere foredrag i auditorier rettet mot leger, sykepleiere, kontoransatte og ledere, både for sykehusene og de private institusjonene. Vi opplever at det har vært bra oppmøte på veiledningene, og vi har fått god tilbakemelding fra deltakerne, sier Hytten. Det har i tillegg blitt holdt tilsvarende informasjonsdager i april, med fokus på nedetidsperioden og nødrutiner, samt om oppstartsperioden og hvem som kan til kalles for hjelp i forhold til alle eventualiteter. Over 80 prosent av de ansatte har deltatt på kursene, noe program leder og prosjektleder er vel fornøyd med. Mens Hytten har ordet kommer klarsignalet for å starte konverteringen. Marthinussen, Hytten og Torrissen er opprømte. Om 15 minutter starter alvoret. Da faller Dette er et av de mest omfattende innføringsprosjektene som DIPS og Deloitte har tatt del i. Jan Kåre Torrissen, DIPS prosjektleder, Deloitte de gamle systemene bort, og de ansatte mister tilgangen til de gamle journalsystemene. Men vi er godt forberedt, jeg kan selv ikke erindre at vi har vært så godt stilt som i dag. Dette ser veldig bra ut, sier Marthinussen. Rundt 200 ansatte er i mer eller mindre grad involvert i prosjektet i ett og ett halvt år. Det føles som vi har vært gjennom et maraton og vi er nå på oppløpssiden, sier prosjektleder Henning Hytten. Her sammen med seksjonsleder for seksjon for IKT, Jan Hamm, i den gamle personalkantinen som har vært omgjort til en giganisk arbeidsplass for prosjektet. Under konverteringshelga og tiden etter vil testlaben bli omgjort til beredskapsrom for oppstartsstøtte, hvor alle henvendelser blir kanalisert inn. Et ambulerende team på 80 personer mange av dem instruktører vil i 14 dager etter konverteringen gå rundt i foretaket for å besvare spørsmål og gi hjelp til å bruke systemet. Vi er godt forberedt og har svært motiverte ansatte, men det er klart vi går en utfordrende periode i møte. Å bytte systemer går sjelden knirkefritt, mener Terje Marthinussen og Henning Hytten. :FAKTA Millioner av dokumenter 112 timer er tilgjengelig for konvertering av data fra gamle systemer til DIPS. følgende skal lastes over: n 25 millioner laboratoriesvar. n 20 millioner somatiske journaldokumenter. n 5 millioner poliklinikkdokumenter. n 2,7 millioner psykiatriske dokumenter. :FAKTA Felles EPJ i Bergen n Prosjekt Felles EPJ i Bergen er ett av fire innføringsprosjekter som inngår som en del av program Felles EPJ i Helse Vest RHF. n Sykehusene som inngår i Felles EPJ Bergen er Helse Bergen, Hospitalet Betanien, Haraldsplass Diakonale Sjukehus, Solli DPS, Bjørkeli DPS og Olaviken alderspsykiatriske sykehus AS. n Målet i Helse Vest RHF er å oppgradere dagens ulike journalsystem til en felles regional EPJ, som kan danne plattform for fremtidens funksjonalitet for elektronisk behandling av pasientopplysninger både internt i helseforetakene, mellom helseforetakene og mellom helseforetakene og samarbeidende parter. En viktig målsetting har vært å etablere standardiserte oppsett, rutiner og integrasjonsstandarder for helseforetakene i Helse Vest RHF slik at disse etter hvert kan samles i en felles database. Følgende helseforetak omfattes av programmet: n Helse Stavanger HF n Helse Bergen HF n Helse Førde HF n Helse Fonna HF Et av de største prosjektene Jan Kåre Torrissen er DIPS prosjektleder fra Deloitte i innføringsprosjektet. Deloitte er en underleverandør til DIPS i slike innføringsprosjekter og stiller med blant annet assisterende prosjektleder og konsulenter, sammen med og på vegne av DIPS. Jan Kåre Torrissen jobber tett med Terje Marthinussen og Henning Hytten. Han er glad for at han jobber med en kravstor kunde. Dette er et av de mest omfattende innføringsprosjektene som DIPS og Deloitte har tatt del i. Bergen og Helse Vest har vært en krevende kunde, noe vi mener er bare positivt. Det er veldig utviklende for DIPS både som system og organisasjon å være med på dette, og slik sett er det frukt bart for oss når kunden setter store krav til løsningen. Torrissen får samtykkende og rosende ord tilbake fra prosjektleder Henning Hytten. Prosjektet har hatt gleden av å ha kompetent og dedikert personell fra DIPS tilgjengelig i denne fasen. De stiller med fagkunnskap, innsikt i prosjektgjennomføring og ikke minst erfaring fra tidligere prosjekter. Fra prosjektets side må vi bare si at vi har hatt en positiv opplevelse av samarbeidet, sier Hytten, og får støtte fra programleder Terje Marthinussen. DIPS ASA har på det meste hatt 22 konsulenter med i prosjektet. Av disse er 15 såkalte funksjonelle konsulenter, som kan bruken av DIPS, sykehusprosesser og har sykehusfaglig kompetanse. To av de som har vært sentrale i prosjektet, er Anne Gromsrud og Svein Pettersen. Gromsrud har vært DIPS-arkitekt og jobbet for at alle delprosjektene til slutt resulterte i en enhetlig løsning. Hun er utdannet sykepleier, og tror at hennes 20 års erfaring som sykepleier gir verdifull kompetanse og førstehåndskunnskap i rollen som DIPS-arkitekt. Å skape flyt mellom systemene, og flytprosesser for pasienter og informasjon mellom ulike faggrupper er viktige deler av et prosjekt som Felles EPJ Bergen. Da er det å kjenne til arbeidsmetodene til god hjelp, både for resten av prosjektet og klinikken som involveres i prosjektet når man skal lage rutiner for hvem som skal gjøre hva i DIPS, sier Gromsrud. Svein Pettersen har jobbet som løsningsarkitekt på regionnivå, og vært en del av Helse Vest RHFs regionale arkitektgruppe. Han er opprinnelig psykiatrisk sykepleier, og har jobbet i DIPS ASA de siste 10 årene. Jeg opplever det som viktig at jeg har innsikt i sykehushverdagen og sykehusdriften i det arbeidet jeg nå gjør. Jeg kjenner til de ulike arbeidsprosessene og forstår utfordringene de ansatte møter. De som skal ta i bruk DIPS etter innføringen av Felles EPJ Bergen, er mer opptatt av å behandle pasienter enn å jobbe med DIPS. Da kan vi som kjenner systemet komme med råd og tips om hvordan de kan bruke DIPS på en mest mulig effektiv måte i behandlingen, sier Pettersen. 9

10 3 2 1 D tema: i drift med DIPS Og «vips» var Haukeland og fem andre sykehus i Bergensregionen i drift med DIPS. Tekst og foto: Thomas Schanche Den gamle kantina på Haukeland Universitetssjukehus i Bergen er fylt til trengsel av gode IT-krefter fra Helse Vest RHF, DIPS ASA og underleverandører. Dette er eksamen. Konverteringen til DIPS er satt til mandag 26. april 2010, og nedtellingen vises på skjermen ved siden av pannekakestasjonen. Pannekakene er høyst fortjente og særdeles velkomne for de mange som har slitt dag og ikke minst natt for å gjennomføre den formidable jobben en konvertering av denne størrelsen er datamaskiner har fått overført ny programvare. Totalt er det lastet over infomasjon om pasienter. Og nedtellings klokken på skjermen har tikket i 280 dager. Likevel er stemningen avslappet. Noen sprengleser det siste døgnet før eksamen. De som gjør det best har jobbet jevnt og trutt over lang tid, og kan da roe ned nervene før eksamen starter. På Haukeland tilhører de sistnevnte kategori. Te-tid Prosjektlederne Ingunn Armstrong fra 10

11 Administrerende direktør i dips ASA, Tor Arne Viksjø, fulgte spent med på nedtellingen Engler i bur: Klokken har det ambulerende teamet det siste av mange peptalker før de går rundt til avdelingene. IPS! Helse Vest og Sonja Cassius fra Deloitte tar seg klokka kvart over sju tid til noen minutter med en kopp te på gangen mens de diskuterer de siste detaljene. Begge har vært involvert i konverteringen siden våren 2008, og begge er trygge på at prosjektet vil komme vel i havn. Armstrong som har ansvar for konvertering, var også med på konverteringen i Helse Stavanger HF. Dette er et større prosjekt, men i Stavanger hadde vi mindre tid på konverteringen. Vi har brukt erfaringene fra Stavanger og andre konverteringer aktivt i denne prosessen, noe som har vært veldig nyttig. Det er alltid best å hoppe som nummer to. Bare den første ikke er Wirkola, sier Armstrong og smiler. Cassius, som har jobbet med system og integrasjon, roser samarbeidet mellom Helse Vest RHF, DIPS ASA og underleverandørene. Det har vært utrolig mye bra folk i prosjektet, som har samarbeidet veldig bra på tvers av sine kompetanse områder. Å konvertere det gamle journal- og PAS- systemet inn i DIPS kan nesten virke uoverkommelig når man setter i gang. Men vi har tatt det steg for steg og nå er vi i mål. Ansatte gleder seg Klokka halv åtte vender ulike team og ledergrupper tilbake til kantina etter peptalk og siste oppklaringsrunder. Direktør i Helse Bergen HF Haukeland Universitetssjukehus, Stener Kvinnsland, erklærer ved pannekakestasjonen at han er forventningsfull og spent. Han mener at konverteringen er en milepæl for Helse Bergen, og det er normalt at ansatte er skeptiske til forandringer. Samtidig har han opplevd store forventninger til DIPS i organisasjonen, og at de ansatte gleder seg til å ta i bruk DIPS. Innføringsprosjektets programleder, Terje Marthinussen, er såpass trygg på jobben som er gjort at han gratulerer de involverte med det mesterstykket de har gjennomført mens det fortsatt er ett kvarter igjen før systembyttet er et faktum. Jeg er stolt over innsatsen deres. Det har vært en 18 måneders fantastisk reise. Nå kan dere ha ro i magene deres, legger Marthinussen til. En stadig roligere direktør Kvinnsland supplerer: Jeg vet dette har vært et veldig godt gjennomarbeidet prosjekt med enestående DIPS er et veldig godt system som vil gjøre hverdagen enklere for de ansatte Renate Johanne Wigenes, ambulant team logistikk, og nå er jeg rolig. Det vil fortsatt bli hektiske dager, men jeg tror den mest hektiske prosessen er tilbakelagt. Jeg håper og tror entusiasmen fra dette prosjektet vil spre seg til resten av organisasjonen. Sluttprodukt Klokka er når DIPS ASAs direktør Tor Arne Viksjø får ordet. Selv om de gamle systemene av erfaring vil sitte i ryggraden på de ansatte, er også Viksjø trygg på at systembyttet kommer til å gå bra. Han har lenge hatt en drøm om å implementere DIPS i Bergen. Det løsnet for tre-fire år siden, og om åtte minutter er det en realitet. Det har vært et meget godt fundamentert prosjekt. Det vil jeg takke de ansatte på Haukeland og de ansatte i DIPS ASA for, sier Viksjø : IKT-direktør i Helse Vest, Erik M. Hansen, er også imponert over prosessen som har ledet frem til disse minuttene. Han fremhever fordelen av å ha like IKT- løsninger i regionen, men at det er 11

12 tema: i drift med dips «engleskolen» rykker ut for å hjelpe en kardiolog, men ved «englenes» blotte nærvær fant han ut av det selv. 12

13 sluttbrukerne som avgjør resultatet. Gode IKT-løsninger kan skape et godt fundament for organisasjonen, men det skaper ikke sluttproduktet. Det er opp til brukerne. Så er klokka der: Oppstart DIPS om 00 dagar 00 t 00 m 04 s. Nedtelling DIPS! Yeeah! Jubles det i det klokka går ned i null. Gratulasjoner og klemmer deles ut. Klokken bikker så vidt inn i neste minutt før kantina er tømt for de som skal overvåke systembyttet, og neste fase er i gang. Oppstartsperioden er defi nert som de neste 48 timene. På beredskaps rommet skal rundt 70 konsulenter overvåke systemene og bistå brukerne per telefon. I tillegg er det opprettet ambulante team som skal ut på stasjonene og hjelpe og forklare. behagelig stillhet Klokken 08.02: På beredskapsrommet er det ingen panikk blant konsulentene som overvåker systemene. «All systems are go», som de ville sagt hos NASA. Ved siden av beredskapsavdelingen er 80 ansatte på Haukeland satt inn i den ambulante DIPS-hjelpen på sykehuset. De har hatt tre ukers teoretisk og praktisk opplæring i systemene. Nå er de på vei ut i de ulike avdelingene for å bistå brukerne som logger seg på, alle ikledd hvite DIPSskjorter. Klokken er 1000 brukere allerede logget på, og det er fortsatt behagelig stille i rommet. En halvtime senere bryter en stemme den skjerpede stillheten i beredskapsrommet: No e 1500 brukere logget på. Fungerer alle telefonene? Jo da. Telefonen fungerer og det gjør DIPS også. Etter hvert kommer det også fl ere henvendelser, men heldigvis ingen telefonstorm. gullende godt IKT-direktør Erik M. Hansen har spasert rundt og observert prosessen i nærmere to timer. Han er veldig fornøyd, men ikke overrasket. Dette ser kjempebra ut! Vi har hatt noen småproblemer med brukere som ikke har implementert DIPS på rett måte. Vanlige problemer. Men om vi skulle vært forberedt alle potensielle småproblemer på forhånd, så ville det ikke vært verdt det. Da hadde vi ikke vært klar til konvertering før i Tidligst, legger Hansen til Prosjektleder Jan Kåre Torrissen fra Deloitte og Anne Kristin Paulsen fra Helse Bergen, seksjon for IKT, puster fornøyd ut mellom slagene. Torrissen påpeker likevel at det har vært mindre stress en fryktet. Alt var gullende godt helt til vi skulle etterregistrere journaler på søndag. Noen tekniske utfordringer kostet oss et par ekstra timer, men ikke mer enn vi kunne håndtere. Paulsen legger til at henvendelsene fra brukerne har vært håndterbare, og at det er brukerne som nå står i fokus. Selv om systemene fungerer, så er dette nye system for brukerne. Det er klart noen sliter med dette. Det må vi ha respekt for, sier hun. «engleskolen» Klokken er de ambulante teamene med DIPS-hjelp tilbake for debriefi ng og en kjapp matbit. De kan rapportere om en overkommelig situasjon ute hos brukerne. Men som forventet har de også møtt brukere som har gått i vranglås når de for første gang har brukt systemene i en hektisk hverdag. Prosjektleder Henning Hytten forklarer at de ambulante teamene er ment som en praktisk og psykisk støtte for brukerne. Samtidig skal de ta vekk det verste trykket fra beredskapsgruppen. Vi har 80 mennesker i hvite DIPSskjorter rundt på avdelingene. De ser ut som engler. Det er ikke bare kongehuset som har egen engleskole, sier Hytten. frontlinjen rykker «Engleskolen» ut igjen. For å utfylle hverandre faglig, går de ambulante teamene rundt to og to. Når det første akutte hjelpebehovet har lagt seg skal sekretærene Renate Johanne Wigenes og Angeline Henriette Lie i fem uker framover tre støttende til hos brukere. I et stramt oppsatt program skal de tilbringe en time i hver avdeling. Klokken ankommer de to hjerteavdelingen, der en travel kirurg jublende tar i mot hjelp. Jeg har laget en epikrise, men hvordan får jeg lagt inn et notat? Du må legge inn hovedmottaker. Den må du sette opp. På sekretærposten er det mild forviring rundt noen begreper. Jeg får ikke skrevet ut journalen. Du må bruke «post», ikke «seksjon». Slik! På medisinsk avdeling sliter en av legene med å legge inn diktat. Men Wigenes vet råd. Sånn! Men innholdet må du stå for selv. En annen lege trenger hjelp til å endre tittelen sin fra overlege til lege. Lie vet hvordan: Hvis du står på i jobben, så ordner det seg av seg selv, kvitterer hun smilende. Eventuelt kan du gjøre slik, forklarer hun mens hun viser vei i skjermbildet. Humor er et viktig element for å løse opp situasjonen for stressede og småfrustrerte brukere. Lie og Wigenes løser de fl este kriser på et par minutter. Wigenes ser frem til de neste fem ukene. DIPS er et veldig godt system som vil gjøre hverdagen enklere for de ansatte. Derfor tror jeg de neste ukene blir både hyggelige og lærerike, kommenterer Wigenes før hun og Lie haster videre til neste oppdrag. «englene» Renate Johanne Wigenes (til venstre) og angeline Henriette lie hjelper sekretærposten med noen oppklaringer. I fem uker skal Renate Johanne Wigenes hjelpe ansatte ved Haukeland universitetssjukehus med innføring i DIPS. Hun tror det blir hektiske og lærerike dager. 13

14 tema: i drift med dips DIPS-veggen Sette oss mål Å ta i bruk nye verktøy skal være morsomt, mener Roar Rønning ved Sykehuset Innlandet HF (SI). Ved å endre på egne rutiner, optimaliserer sykehuset bruken av DIPS. TEKST: SVERRE BOTTENVANN FOTO: RUNE STOLTz BERTINUSSEN Da vi ble forespeilet at SI skulle begynne med DIPS, var vi bevisst på at vi måtte endre strukturen på avdelingen. Vi måtte legge opp driften etter verktøyet, og ikke omvendt, sier Rønning, avdelingssjef ved kirurgisk avdeling, divisjon Lillehammer. best på kirurgi Avdelingen endret derfor den interne organiseringen, ansatte en rådgiver med bakgrunn fra sykepleiefag og IKT, og satte opp en egen DIPS-vegg. Gjennom denne omorganiseringen dissekerte vi hele arbeidsprosessen vår og bygde ny struktur med fokus på IT. DIPS-veggen på to ganger tre meter bruker vi daglig for å beskrive alle arbeids prosesser i huset, hvor vi kan følge pasientene på en linje fra henvisning til utskrivning. Hver prosess blir fulgt opp av en bestemt rutine. Deretter satte vi i ledergruppen på avdelingen oss noen mål for hvordan man kan bli best i landet på kirurgi, sier Rønning. best på epikrisetid Ledergruppen ville ha spesiell opp- merksomhet rundt enkelte områder, for å vise hvilke grep som ble tatt. Skal vi være best på kirurgi, må vi også kunne vise hvorfor vi er det. Vi valgte epikrisetid som ett av målene, hvor vi skulle ha 100 prosent innfrielse etter sju dager. Det klarte vi relativt raskt, og ingen i landet kan matche oss på det. I dette har det vært viktig med tydelighet. Ei venteliste kan være så mye, alle på et sykehus venter på noe. Vi reduserte ventelistene våre både bokstavelig og metaforisk, da vi gravla to gamle arkivskap med 5500 henvisninger på papir. Mye av dette var støy i systemet, og nå er det 3500 pasienter igjen, poengterer Rønning. Etter at SI satt igjen med det reelle antall pasienter, fulgte en målrettet gjennom gang av egne rutiner. Av de resterende pasientene har allerede 2000 av disse fått beskjed om når de skal inn til time. Alle nyhenviste pasienter får i dag beskjed om time direkte. Det er ikke lenger behov for å sende ut ventelistebrev, noe som sparer både porto og utallige telefoner med spørsmål. DIPS legger premisser for hvilken informasjon som skal inn til hvilken tid, men Vi jobber på lag med systemet, og tror at det kan være en tjenlig innstilling også for andre helseforetak. RoaR RØnnIng avdelingssjef KIRuRgISK avdeling SYKeHuSeT InnlanDeT HF 14

15 Løse problemene Gevinstene kom raskt det er vi som faktisk må mate inn denne informasjonen. Mange forlanger at verktøyet skal gjøre noe det ikke er designet for å gjøre. Derfor må man selv lage seg rutiner på eksempelvis hvordan man tar i mot og registrerer henvisninger, hvordan behandle disse i rett tid, og være tydelige på når pasienten skal videre i forløpet. OrganisasjOnsutvikling Den første løsningen når noe går trått i arbeidet med DIPS, er å forbanne systemet. Men vi tenker at alle som bruker DIPS må hjelpe til for å få det til å virke. Man kan ikke løpe til DIPS ASA hver gang et problem oppstår, man må heller se hva man selv kan gjøre for å løse det. Vi jobber på lag med systemet, og tror at det kan være en tjenlig innstilling også for andre helseforetak. Fokuserer man på mangler i IT-verktøyet er det lett å skape en ukultur. Det er ikke så store grepene som skal til for å få en mer hensiktsmessig organisering på arbeidsplassen. Vi opplevde at gevinstene kom raskt, mener Rønning, som likevel er klar på hva som må til. Innføring av et nytt verktøy er organisasjonsutvikling som i praksis er ledelse. Utviklingen må ha forankring i ledelsen, som skal vise at dette nye verktøyet er stas. Slik entusiasme smitter over på de som skal bruke verktøyet, noe vi mener har skjedd hos oss. Det er, og skal være morsomt å jobbe på kirurgen på Lillehammer, oppsummerer Rønning, avdelingssjef ved kirurgisk avdeling. :fakta KIRuRgISK avdeling, DIvISJon lillehammer, SYKeHuSeT InnlanDeT HF n Cirka 4000 inngrep årlig 1300 som dagkirurgi n rundt polikliniske konsultasjoner årlig n si tok i bruk dips i mars 2007 n juni 2008: mottok dips-prisen for implementeringen av dips i avdelingen n juni 2008: vedtok å bli best i landet på epikriser levert innen syv dager etter utskrivelse n fra september 2008 og fram til i dag har de levert 100 prosent av epikrisene innenfor fristen FJERNET PRESS PÅ OVERLEGEN Innføringen av DIPS på SI har også ført til at rutinene på poliklinikken er endret til det bedre. Poliklinisk arbeid er en setting der legesiden ofte blir veldig belastet. Er det mange pasienter, har resepten vært å sluse de fl este til overlegen som har mest erfaring. Men det er avgjørende at man på en poliklinikk har et velfungerende samarbeid mellom overlege, assistentlege og turnuslege. Ved å tydeliggjøre rutinene rundt behandling, ansvar og dokumentasjon, har vi redusert antall pasienter som skal til overlegen daglig fra 18 til 15. Den frigjorte tiden kan overlegen så bruke på de resterende pasientene, sier Roar Rønning, og viser til lignende overenskomster for ø-hjelp. Under ø-hjelp skal pasienten i kontakt med veldig mange ansatte på sykehuset. Hvis det blir tatt beslutninger om pasientforløp så tidlig som mulig, blir det forenklende for alle parter. En beslutning er imidlertid verdiløs hvis den ikke kan spores, så da må man dokumentere beslutningen rundt pasienten i DIPS. Når alle impliserte vet dette og følger rutinene som er lagt, så bruker vi verktøyet på en måte som er effektivt og tidsbesparende. Her ligger både kvalitetsgevinster og økonomiske gevinster, forsikrer Rønning. 15

16 tema: i drift med DIPS Fin flyt Felles elektronisk pasientjournal (EPJ) vil forenkle pasientbehandlingen og skape bedriftskultur i Vestre Viken HF. 16

17 TEKST: SVERRE BOTTENVANN FOTO: BIRGITTE SIMENSEN BERG Det mener Anne May Mauritzen (bildet), som er prosjektleder for innføringen av DIPS i Vestre Viken HF. Med tre uker frem til helseforetaket får felles EPJ 10. mai, treffer vi Mauritzen i det åpne og flotte administrasjons lokalet til Vestre Viken i Drammen. Det er innspurt på alle områder. Men jeg tror at vi er sånn noen lunde i rute. spesielt utgangspunkt Innføringsprosjektet startet i september Premisset var spesielt, antyder Mauritzen, etter som de tre andre sykehusene i Vestre Viken HF, Kongsberg Sykehus, Ringerike Sykehus og Sykehuset Buskerud, ikke hadde det. Det er litt av et foretagende at det første store prosjektet for Vestre Viken var å innføre DIPS. Samtidig har dette kanskje vært noe tiltrengt, fordi prosessen minner om et skikkelig kulturbyggingsprosjekt. Mange arbeidsgrupper med representanter fra alle de fire sykehusene har vært samlet, og frykten man følte litt på i forkant viste seg ubegrunnet. Der man kunne forvente en del diskusjoner, ble det i stedet et flott samarbeids klima, hvor vi raskt ble enige om felles rutiner og måter å jobbe på, sier Mauritzen. Så langt har de nedfelt rundt 200 felles rutiner for DIPS i Vestre Viken. mer entydig De fi re sykehusene har tidligere hatt ulik organisering og hver sin måte å utføre arbeidet sitt på. Med DIPS får vi en mer enhetlig dreining, en felles plattform for Vestre Viken. Jeg tror at vi får fl ere kontaktpunkter og en mer entydig organisasjon etter 10. mai, forklarer Mauritzen. Etter som SAB allerede har brukt DIPS i fl ere år, var det naturlig å bruke deres erfaringer som mal da de felles rutinene skulle på plass. I utgangspunktet var tanken at rutinene fra SAB skulle importeres, og at vi skulle endre litt og forbedre på områder der det var formålstjenlig. Etter hvert ble det tydelig at det var en større jobb enn vi på forhånd hadde regnet med. Men løsningene kom, og vi supplerte med en del nye rutiner og tydeliggjorde noen andre. I dette arbeidet var det utrolig bra at vi hadde så mange ressurs personer fra SAB. De har vært veldig aktive, med både opplæring og veiledning av de andre involverte, sier Mauritzen, som selv har en fortid fra nettopp SAB. felles løft Et godt samarbeid til tross, et stort innføringsprosjekt rommer også utfordringer. Det har vært noen tekniske utfordringer. Sykehusene har vært på forskjellige plattformer, og derfor har mye tid gått med til overføring av data og tilgang til dokumenter og områder. Man tenker at i 2010 er det tekniske en ren formalitet, men det er det virkelig ikke. Dette har vært en jobb som tre forskjellige aktører har løst sammen, DIPS ASA, Sykehuspartner IKT AS og Vestre Viken HF alle med fagpersoner som er stolte av faget sitt, og som er opptatt av kvalitet, sier Mauritzen. Men alt arbeidet som er lagt ned fra prosjektgruppene skal i neste omgang spare andre for masse jobb, og bedre samhandlingen i foretaket. I Vestre Viken vil vi etter 10. mai ha tilgang til data på tvers av foretaket. Dette vil gi grunnlag for bedre samarbeid og enklere pasientbehandling, og har skapt en forståelse for felles arbeidsrutiner. Jeg tror også at selve innføringsprosjektet har styrket samhørigheten mellom sykehusene i Vestre Viken, noe som ville tatt lengre tid uten et slikt felles løft. på hugget Mauritzen ser snart slutten på engasjementet sitt i innføringsprosjektet, og er klar på at ansvaret nå må spres ut i foretaket. Det er god stemning for å ta i bruk DIPS rundt om i Vestre Viken. Dette momentumet kan man absolutt nyttig gjøre seg av når så mange skal ta i bruk nye arbeidsprosesser og et nytt dataverktøy. Lederne må være på hugget og fl agge at dette er positivt, og jeg tror vi som foretak kan hente ut gode gevinster hvis alle lederne gjør en bra jobb under oppstarten. Noe av det mest givende for meg har vært nettopp en slik positiv innstilling fra alle prosjektmedarbeiderne. De sitter på enormt mye kompetanse og har levert fortløpende. Dette gjør at vi kommer i mål til 10. mai, og overbeviser meg om at vi skal få det godt til også når alle medarbeiderne skal begynne å bruke DIPS. Talegjenkjenning i strukturert journal! :fakta vestre viken HF Ved å gjøre informasjonen strukturert i dikteringsøyeblikket gjør vi informasjons- Kontakt oss for mer informasjon om neste generasjon talegjenkjenning. n vestre viken helseforetak ble etablert 1. fangsten langt mer effektiv. Strukturert juli 2009 da ringerike talegjenkjenning sykehus, sykehuset kombinerer det beste fra strukturert journal og talegjenkjenning Buskerud, sykehuset ved å asker gi legen og Bærum et brukervennlig og grensesnitt med innebygget struktur. Strukturert kongsberg sykehus talegjenkjenning ble slått sammen. er mer nøyaktig, og er en n Helseforetaket leverer sykehus- og spesialisthelsetjenester raskere måte å produsere tekst på. til mennesker i 27 kommuner n det blir cirka 6800 brukere av dips i vestre viken Hf fra og med 10. mai n innføringen av dips er det første store prosjektet til vestre viken Hf SpeechMagic fra Max Manus AS - Besøk vår hjemmeside eller kontakt oss på telefon Byrå: OKTAN PoP 17

18 aktuelt: trygg kirurgi tryggere kirurgi En sjekkliste kan redusere dødelighet og sykelighet som følge av kirurgi med anestesi med hele 40 prosent! Helse Vest RHF integrerer nå sjekklisten i arbeidshverdagen. 18

19 TEKST: SVERRE BOTTENVANN FOTO: RUNE STOLTz BERTINUSSEN OG HELSE FØRDE Sjekklisten for trygg kirurgi er utarbeidet av Verdens helseorganisasjon, og prosjektet i Helse Vest RHF ledes av overlege Barthold Vonen. Vonen arbeider ut fra Helse Førde HF, som er pådriverforetak for prosjektet. Han har stor tro på at man skal oppnå målsettingene som er satt for prosjektet. Hvis man benytter seg av sjekklisten i alle operasjoner som innebærer anestesi, så vil man kunne redusere sykeligheten og dødeligheten etter kirurgi med 40 prosent. Dette viser tall fra internasjonal forskning. Så langt har vi fått til noe knakende bra, sier Vonen. brukerdefinert skjema Sjekklisten er et hjelpemiddel for at de impliserte skal samles om en gjennomgang av viktige rutiner knyttet til en operasjon. Færre pasienter blir skadelidende hvis listen følges. Nå er det viktig å fi nne ut av i hvor stor grad listen brukes. For å kunne bruke den er det hensiktsmessig å gjøre den så tilgjengelig som mulig, og ønsket var å integrere sjekklisten som en egen modul i DIPS EPJ. Men en slik integrasjon er nær sagt umulig i alle store pasientjournaler, det blir en meget omfattende, komplisert og kostbar prosess. Men DIPS har utviklet BDS, eller brukerdefi nerte skjema, som er en fullgod erstatning for en egen modul, forklarer Vonen, som gjerne vil ære den som æres bør. Vi har en fantastisk fl ink person i Gudny Bukve i Helse Førde HF. I samarbeid med andre fagpersoner har hun tidligere laget et skjema operasjonssykepleiere bruker for å dokumentere sin virksomhet. Med dette som grunnlag gikk det greit å lage en ny variabel, nemlig om sjekklista for kirurgi brukes eller ikke. Dette ligger nå som en obligatorisk variabel, og vi kan monitorere om den brukes, forklarer Vonen. behov for dette. Enkelte ganger er dette avgjørende for å kunne dokumentere nøkkeltall og opplysninger om eksempelvis behandlingskvalitet, sier Vonen. Han poengterer også at sjekklisten kan virke samlende på de ulike yrkesgruppene i operasjonsstuen. Å få fi re sterke og autonome yrkesgrupper til å jobbe tettere, er utfordrende. Vi håper at det å kunne samles om sjekklisten skal skape et tverrfaglig engasjement rundt pasienten. For å komme dit må vi utvikle forståelse for bruken av sjekklisten, slik at den blir en viktig del av hverdagen på sykehuset. Klarer man å skape en kultur for å refl ektere rundt sjekklisten, så sørger vi samtidig for at pasientene får en behandling mer i tråd med retningslinjene, slår Vonen fast. Klarer man å skape en kultur for å refl ektere rundt sjekklisten, så sørger vi samtidig for at pasientene får en behandling mer i tråd med retningslinjene. BaRTHolD vonen overlege Barthold vonen med en papirutgave av sjekklisten. Sjekklisten er ellers integrert i DIPS gjennom et brukerdefinert skjema. vi er strålende fornøyd med prosjektet så langt, sier vonen, som er prosjektleder for innføringen av sjekklisten i Helse vest RHF. 75 prosent Monitoreringen kan tas ut i en rapport, som viser bruken av sjekklista langs en rekke variabler, så som for avdeling A og B, kirurg A og B, ulike prosedyrer og for ulike diagnoser. Vi fi kk en elegant rapport, og jeg mener dette er helt enestående. Jeg er ikke kjent med at andre i Norge kan gjøre dette ut fra EPJ. Prosjektet så langt er vi strålende fornøyd med. Når bruk av sjekklisten registreres som en del av pasientsjournalen, blir det også lettere å følge opp. Det ville nærmest være meningsløst å innføre dette hvis man ikke vet om listen faktisk brukes. Nå ser vi at den brukes i 75 prosent av alle operasjoner som innebærer anestesi i Helse Førde HF, og målet er at det skal brukes under alle operasjoner. Med skjemaet får vi mulighet til å registrere pasientopplysninger på en forsvarlig måte, noe vi ikke hadde mulighet til tidligere. Jeg vil si at dette er et viktig steg på veien mot neste generasjons pasientjournal, mener Vonen. strukturert informasjon I elektroniske pasientjournaler er det begrenset hvor mye strukturert informasjon man kan legge inn, og tendensen er at mye blir dokumentert som fritekst. BDS åpner for strukturert informasjon i tabeller i stedet for fritekst, der man har IKKE NASJONALT ENDA Selv om internasjonal forskning viser at dødelighet og sykelighet kan bli redusert med 40 prosent hvis man gjennomgår sjekklisten før et kirurgisk inngrep, foreligger det ingen planer for nasjonal implementering. Nå har det blitt gjennomført en nasjonal konferanse om innføring og bruk av sjekklisten, så får vi se hva som skjer videre, sier Vonen. Han legger til at det er fattet vedtak både i Helse Nord RHF og Helse Sør-Øst RHF om å satse på sjekklisten. DÅRLIG STATISTIKK Det eksisterer ikke noen fullgod statistikk for antall kirurgiske inngrep som resulterer i sykelighet eller død i Norge. Det fi ns ingen troverdig statistikk over dette. Per i dag er det ingen planer om å systematisere en slik statistikk i forbindelse med sjekklisten for trygg kirurgi. Men det fi nnes et forskningsprosjekt i forlengelsen av Trygg Kirurgi satsningen i Helse Vest som skal undersøke sykelighet og dødelighet blant pasienter i Helse Vest RHF, Helse Bergen HF, Helse Førde HF, opplyser Barthold Vonen. 19

20 aktuelt: timebestilling på web Enklere hverdag Volvat Medisinske Senter gjør det enkelt for sine kunder med online timebestilling. Tilgjengelighet og service er to sider av samme sak, mener sjeflege og adm.dir. Christian Loennecken. Tekst: Sverre Bottenvann Bilde: Marius Fiskum Volvat gikk over på DIPS i september Parallelt med dette har den private klinikken vært pilot for en online time-bestilling. For oss i Volvat var det viktig å få til en webtimebestilling, og dette var noe DIPS også var veldig oppsatt på å få til. Volvat har derfor vært pilot for å utvikle et web-basert timesystem på tvers av våre sentre. Så langt har det fungert veldig bra, mener Loennecken. Frigjøre tid Legene og spesialistene ved Volvat legger ut sine tilgjengelige timer på weben, og timene kan bookes hjemmefra av pasientene selv, eller de bookes internt hos Volvat Medisinske Senter har så langt gode erfaringer med webtimebestilling. Timene kan bestilles eksternt av kundene selv, eller internt av de ansatte på Volvat her ved sykepleier Sissel Stråtveit. Sjeflege og adm.dir Christian Loennecken og webansvarlig Hanne Huseby Aune mener at tilgjengelig 20