Etablering av interkommunal IKT-tjeneste. for. Drammen Røyken Sande Svelvik

Transkript

1 Prosjektrapport Etablering av interkommunal IKT-tjeneste for Drammen Røyken Sande Svelvik Drammen

2 INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN MANDAT PROSJEKTORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV ARBEIDET IKT-UTFORDRINGER, MÅL OG PREMISSER FOR SAMARBEIDET KOMMUNENES IKT-UTFORDRINGER MÅL OG INTENSJONER FOR SAMARBEIDET PREMISSER OG FORUTSETNINGER FOR SAMARBEIDET IKT SOM VERKTØY FOR OMSTILLING, KVALITETSHEVING OG BRUKERORIENTERING INTERKOMMUNALT IKT-SAMARBEID IKT-STATUS I SAMARBEIDSKOMMUNENE ORGANISERING TEKNISK INFRASTRUKTUR OG DRIFT OPPGAVER OG BEMANNING SYSTEMLØSNINGER OMFANG/BRUKERE PLAN FOR FELLES IKT-TJENESTE OVERORDNEDE PRINSIPPER ORGANISASJONSFORM, VEDTEKTER, STYRING OG LEDELSE TEKNISK INFRASTRUKTUR OG DRIFT SYSTEMLØSNINGER OG DRIFT INFORMASJONSSIKKERHET PLAN FOR GJENNOMFØRING OPPGAVER, BEMANNING OG PERSONELL KOSTNADSFORDELING OG PRISMODELL SERVICELEVERANSEAVTALE TILTAK OG KOSTNADER VED ETABLERING TIDSPUNKT FOR OPPSTART...29 VEDLEGG A: FORELØPIG KOSTNADSOVERSLAG...30

3 Sammendrag Formålet med rapporten er å utrede grunnlaget for etablering av felles IKT-tjeneste for kommunene Drammen, Røyken, Sande og Svelvik. Arbeidet er utført etter oppdrag fra rådmennene i de fire kommuner. Interkommunalt samarbeid er en uttalt strategi i alle fire kommuner. Kommunene har sammenfallende interesser og kan høste fordeler av et samarbeid fremfor å søke å løse sine IKT-utfordringer hver for seg. Samarbeidet foreslås organisert som interkommunalt styre etter kommunelovens 27 med Drammen som vertskommune for samarbeidet. Kommunestyrene fastsetter vedtekter for samarbeidet. Rådmennene utgjør styret for samarbeidet. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) får stadig større betydning som verktøy for omstilling, kvalitetsheving og brukerorientering i kommunesektoren. Bruken av IKT var inntil for få år siden begrenset til enklere rutinemessige oppgaver, men står i dag sentralt i kommunenes produksjon av tjenester og servicetilbud til innbyggerne. Nye teknologiske muligheter kombinert med økte forventninger hos brukerne skaper dynamikk og et betydelig press om handling på den enkelte kommune. Kommunene er presset på økonomi, tjenester og kvalitet. Effektiv administrasjon og rasjonell tjenesteproduksjon krever tilgang til velfungerende og sikre IKT løsninger og som støtte for nødvendig omstilling og utvikling. Bruk av komplekse IKT-løsninger forutsetter spesialiserte IKT-faglige miljøer med god kompetanse. IKT er en sårbar og virksomhetskritisk ressurs. Dette stiller høye krav til tekniske løsninger, stabil og sikker drift. IKT må være tilgjengelig for interne og eksterne brukere 24 timer i døgnet året rundt. Effektiv utnyttelse av systemløsningene forutsetter god IKT kompetanse hos ledere og ansatte og i organisasjonen i sin alminnelighet. Samarbeidskommunen står hver for seg og samlet overfor store IKT utfordringer. En bedre utbygget og mer robust IKT-funksjon blir nødvendig dersom man skal kunne møte den kompleksitet og det mangfold av utfordringer som kommunene - på kort og lang sikt - vil stå overfor. Felles IKT-tjeneste anbefales ut fra faglige, tekniske, driftsmessige og ressursmessige årsaker. Felles IKT-tjeneste foreslås bygget ut etter følgende prisnipper: IKT-tjenesten bygges ut som en fellestjeneste og skal ivareta en samordnet IKTfunksjon for samtlige deltakerkommuner. IKT-tjenesten styres ut fra felles (omforente) strategier og planer. Ansvar, myndighet og oppgaver overføres fra den enkelte deltakerkommune til besluttende og utførende organer i IKT-tjenesten. Styrets beslutninger er bindende for deltakerkommunene.

4 IKT-tjenesten baseres på en fullt integrert infrastruktur med ett felles driftssenter i Drammen. Den tekniske løsningen bygger på en enhetlig teknisk plattform og felles standarder. All teknisk brukerstøtte og feilretting organiseres fra felles driftssenter. Samarbeidet baseres på felles systemløsninger (fellessystemer og fagsystemer) for samtlige deltakerkommuner. Administrativt og faglig utviklingsarbeid skjer med utgangspunkt i felles systemløsninger. Samarbeidet baseres på felles administrative og sikkerhetsmessige retningslinjer og rutiner. Felles retningslinjer og rutiner legges til grunn for all bruk av IKT-verktøy i deltakerkommunene og gjelder for samtlige brukere. Rådmennene i den enkelte kommune er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven. IKT-tjenesten er å anse som databehandler etter samme lov. Innkjøp skjer ut fra felles innkjøpsavtaler, retningslinjer og rutiner. Felles fag- og systemløsninger gir kommunene en felles plattform for faglig og administrativ utvikling, kvalitetsutvikling, effektivisering og forenkling av arbeidsprosesser m.v. Med felles teknisk infrastruktur, felles systemløsninger og kommunikasjon via bredbånd mellom rådhusene er det lagt grunnlag for å videreutvikle samarbeidet til også å omfatte oppgaveløsning på tvers av kommunene. Rapporten tar opp de formelle, tekniske, økonomiske og praktiske sider ved etableringen. Nødvendige tiltak (felles og i den enkelte kommune) for etablering av felles teknisk plattform og samordning av teknisk infrastruktur og løsninger beskrives nærmere. Videre legges det fram et konkret forslag til samordning av fag- og systemløsninger innenfor flere sentrale fagog tjenesteområder. Siste del av rapporten skisserer plan og opplegg for gjennomføring, herunder overføring av oppgaver og personell til felles driftssentral/brukerstøtte. En foreløpig beregning av kostnader for etablering av felles infrastruktur m.v. følger som vedlegg til rapporten. Forslag til vedtekter følger rapporten som eget dokument.

5 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Rådmennene i Sande og Svelvik kontaktet våren 2004 Drammen kommune med sikte på et mulig IKT-samarbeid. Drammen kommune stilte seg positiv til henvendelsen. Det ble i løpet av våren utarbeidet en enkel foranalyse. Med bakgrunn i denne vedtok rådmennene i de tre kommunene i juni 2004 å utrede mulighetene for etablering av en felles IKT-tjeneste for Drammen, Sande og Svelvik organisert som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. Fra og med høsten 2004 leverer IKT-tjenesten i Drammen drift av økonomisystem for Sande og Svelvik. Røyken kommunen gikk i 2004 inn i et driftssamarbeid med Drammen kommune. Samarbeidet er basert på en driftsavtale hvor IKT-tjenesten i Drammen kommune bl.a. har ansvar for drift av systemløsninger innen økonomi, sak-/arkiv og pleie-/omsorg. Røyken kommune ble invitert til å delta i utredningsarbeidet og gikk inn i arbeidet fra januar Mandat Styringsgruppa har fastsatt følgende mandat: Prosjektgruppa utarbeider: Formelt og praktisk beslutningsgrunnlag for etablering av felles interkommunal IKT-tjeneste for kommunene Drammen, Røyken, Sande og Svelvik i form av følgende dokumenter: Prosjektrapport Vedtekter og utfyllende bestemmelser Saksframlegg for politisk behandling. 1.3 Prosjektorganisering og gjennomføring av arbeidet Arbeidet er organisert som prosjekt. De ansatte i de berørte kommuner er representert ved sine representanter i styringsgruppa iht. Kommuneloven 25 og 26 og Hovedavtalen, del B. Styringsgruppe: Kommunaldirektør Trond Julin, Drammen kommune (leder) (til mars 2005) Kommunaldirektør Kari Høyer, Drammen kommune (leder) (fra mars 2005) Kommunaldirektør Hans Hagene, Røyken kommune (fra januar 2005) Rådmann Jan M. Gregersen, Sande kommune Rådmann Svein-V. Torgersen, Svelvik kommune Edith Kristensen, representant for ansatte Drammen kommune Audun Erlandson, representant for ansatte Røyken kommune Tåve Rødland, representant for ansatte Sande kommune Ranveig Hushovd, representant for ansatte Svelvik kommune

6 Prosjektgruppe Arne Hvidsten, Drammen kommune (leder) Anne Heimdal, Røyken kommune (fra januar 2005) Per Kr. Røed, Sande kommune Bengt Erlandsen, Svelvik kommune Teknisk arbeidsgruppe: Øystein Kristoffersen, Drammen kommune (leder) Frode Opdal, Drammen kommune Per Kvam, Røyken kommune (fra januar 2005) Tom Gretteberg, Sande kommune Håvard Haugsgjerd, Sande kommune Kjell Brekke, Svelvik kommune. Arbeidet er gjennomført ved regelmessige arbeidsmøter av 2-3 timers varighet i styringsgruppe, prosjektgruppe og teknisk arbeidsgruppe. Styringsgruppa har drøftet prinsipielle spørsmål underveis og godkjent foreliggende prosjektrapport og forslag til vedtekter. Prosjektgruppa har utarbeidet prosjektrapporten og forslag til vedtekter. Vedtektene er utarbeidet i nært samarbeid med kommuneadvokaten i Drammen v/advokatfullmektig Fredrik B. Werpen. Teknisk arbeidsgruppe har bidratt med kartlegging av eksisterende forhold og gitt forslag til harmonisering av systemløsninger, tekniske løsninger m.m.

7 2 IKT-utfordringer, mål og premisser for samarbeidet 2.1 Kommunenes IKT-utfordringer Generelle trekk IKT er en viktig kraft i samfunnsutviklingen og en vesentlig faktor i utviklingen av offentlig forvaltning og tjenesteyting. Kommunene er aktive brukere av ny teknologi. Likevell er det behov for utvidet satsing dersom en skal kunne nå sentrale nasjonale mål om effektivisering, kvalitetsheving og brukerorientering. IKT omtales ofte som et virkemiddel for omstilling og organisasjonsutvikling. Fra et politisk ståsted er det opplagt at teknologien ikke skal være et mål i seg selv og slett ikke definere målene for samfunnsutviklingen. Likevell er det klart at det teknologisk mulige former de krav og forventninger som brukerne har til forvaltningen. Summen av teknologiske muligheter og brukerforventninger skaper dynamikk og et betydelig press om handling på den enkelte kommune. Bruken av IKT i kommunene var inntil for få år siden begrenset til administrative oppgaver, tekst- og saksbehandling. IKT brukes i dag over et bredt spekter i kommunesektoren og er i de fleste kommuner en integrert del av kommunens produksjon av tjenester og servicetilbud til innbyggerne. Bruken spenner fra tekstbehandling til kompliserte kartbaserte systemer, fra interne innkjøpsløsninger til webbaserte selvbetjeningsløsnigner og fra IKT-basert undervisning til støttesystemer innen pleie- og omsorg, sosialtjenester og helsetjenester. Integrasjon av kommunale tjenester og automatisering av interne arbeidsprosesser stiller høye krav til integrasjon mellom IKT-systemer og løsninger. Kommunene står overfor store faglige og kostnadsmessige utfordringer når det gjelder å utforme funksjonelle og helhetlige løsninger. Ferdigsydde løsninger kan ikke kjøpes i markedet. Kravene til kommunene de nærmeste årene forventes særlig å komme innenfor områdene utvikling av funksjonelle og helhetlige IKT-systemer/løsninger. e-servicetjenester (kommunale informasjonsportaler, selvbetjente serviceløsninger og transaksjoner med kommunale instanser over nett, Min Side o.l.) undervisningstjenester (bruk av elektroniske undervisningsløsninger, tilgang til lyd og bilde, elektroniske eksamensbesvarelser o.l.) utvikling av fagsystemer som brukes i tjenesteproduksjonen (krav til mobilitet, dokumentasjon og kvalitetssikring av tjenester f.eks. innenfor pleie- og omsorg.). IKT-utfordringer i samarbeidskommunene Kommunene er presset på økonomi, tjenester og kvalitet. Dette skjerper kravene til effektiv administrasjon og rasjonell tjenesteproduksjon. Tilgangen til velfungerende og sikre IKT løsninger er - og vil årene framover - bli en stadig viktigere ressurs for administrativ utvikling, saksbehandling, tjenesteproduksjon og publikumsservice i alle kommuner. Nye tekniske muligheter og brukerforventninger setter ytterligere press på kommunene. Dette er utfordringer samarbeidskommunene har felles.

8 Status for bruk og utvikling av IKT er forskjellig i samarbeidskommunene. Kommunene har i varierende grad tatt de styringsmessige og organisasjonsmessige konsekvenser som innføring og bruk av IKT stiller den enkelte kommune overfor. Den generell IKT-kompetanse og modenhet i organisasjonen er lavere enn ønskelig. Kommunenes evne til å utnytte IKTløsningene og forutsetningene for å planlegge og gjennomføre IKT-prosjekter vil derfor variere. Nivået når gjelder utbygging av teknisk infrastruktur, driftssituasjon og organisering av brukerstøtte varierer også. Selv om utgangspunktet til dels varierer sterk mellom kommunene, dels også internt i den enkelte kommune, vil alle kommuner de nærmest årene stå overfor økte krav og forventninger til sin IKT-funksjon og IKT-løsninger. Utfordringene i samarbeidskommunene ligger først og fremst på disse områder: Krav til stabil og sikker IKT-drift IKT er i dag en viktig og virksomhetskritisk ressurs i alle kommuner. IKT må være tilgjengelig for interne og eksterne brukere 24 timer i døgnet året rundt. Oppgavene vil ikke kunne løses innenfor små og sårbare driftsmiljøer. Brukerne vil stille høye krav til garantier om levering, tilgjengelighet og sikkerhet mot tap og misbruk av data. Dette stiller krav om døgnkontinuerlig drift i profesjonelle driftsmiljøer. Krav til kompetente og relevante IKT-faglige miljøer Bruk av komplekse IKT-løsninger forutsetter spesialiserte IKT-faglige miljøer med god generell IKT-kompetanse i alle kommuner. Effektiv og avansert bruk av IKT krever tett integrasjon mellom løsningene (dataflyt og gjenbruk av data). Kommunene må selv ta ansvar for utvikling av helhetlige løsninger - løsninger som ikke leveres i markedet. Oppgaven er krevende og stiller krav til profesjonalitet og evne til å kommunisere med eksterne leverandører (bestillerkompetanse). De IKT-faglige miljøene må ha god organisasjonsforståelse og detaljert kunnskap om lokale oppgaver og behov. IKT må ha evne til å lese organisasjonens behov og kunne kommunisere med ikke-teknologer. IKT må ha evne til å sammenfatte og formidle organisasjonens behov til kommuneledelsen (strategisk kompetanse). Krav til faglig ansvarlig systemdrift Innføring av fag- og systemløsninger forutsetter nødvendig IKT kompetanse og modenhet i de virksomhetene og fagmiljøene hvor løsningene skal brukes. Manglende IKT kompetanse og modenhet hos ledere og ansatte er en begrensende faktor og hindrer optimal utnyttelse av løsningene. Dette gjelder særlig fravær av reelt og forpliktende systemeeirskap. Problemene er gjennomgående, men vil kunne variere mellom kommunene og internt i den enkelte kommune. Problemene er størst i små virksomheter og fagmiljø hvor mulighetene for å rekruttere personer med tilstrekkelig IKT kompetanse ofte vil være begrenset. Små virksomheter og fagmiljø er dessuten svært sårbare ved skifte av personell.

9 Krav til god generell brukerkompetanse De fleste kommunalt ansatte er i dag - i større eller mindre grad - brukere av IKT. Brukernes kompetanse varier, men er gjennomgående lav. Dette begrenser bruken og hindrer effektivisering og omstilling. Krav til gevinstrealisering Effektiv oppgaveløsningen ved bruk av IKT forutsetter at kommunene er i stand til å ta ut gevinstene av de IKT-prosjekter som iverksettes. Dette er en styringsmessig og organisasjonsmessig utfordring som krever et helhetlig ledelsesmessig grep.

10 2.2 Mål og intensjoner for samarbeidet Interkommunalt samarbeid er en uttalt strategi i alle fire kommuner. Felles kommunale IKTtjenester er en forutsetning for - og i seg selv - et vesentlig bidrag til regional utvikling og interkommunalt samarbeid i Drammensregionen. Kommunene bør være åpne for å ta opp andre kommuner i samarbeidet på et senere tidspunkt. IKT-samarbeid mellom Drammen, Røyken, Sande og Svelvik er både strategisk og praktisk motivert. Kommunenes intensjoner kan stikkordmessig oppsummeres slik: Drammen: Drammen ønsker å være en aktør for regional utvikling og interkommunalt samarbeid. Samarbeid vil styrke og utvikle IKT-funksjonen i Drammen og bidra til interkommunalt samarbeid også på andre områder. Røyken: Som deltaker i et interkommunalt IKT-samarbeid oppnår man bedre nærhet mellom IKTtjenesten og egen organisasjon. Dagens avtaler med ekstern leverandør av tekniske driftstjenester kan erstattes. Mye av det utviklingsarbeid som i dag drives i egen regi kan tas over i samarbeidet. Sande: Kommunen har behov for å styrke sin IKT-funksjon, særlig i forhold til planlegging og utvikling. Bemanning til drift og brukerstøtte er begrenset og sårbar. Over tid vil kommunen vanskelig kunne bygge opp og holde vedlike nødvendig IKT-kompetanse i egen organisasjon. Svelvik: Forhold beskrevet for Sande gjelder også for Svelvik. Bemanning til drift og brukerstøtte er ytterligere begrenset og er ytterligere sårbar. Kommunen har også tekniske utbyggingsbehov. Etablering av en felles IKT-tjeneste for Drammen, Røyken, Sande og Svelvik er et langsiktig og forpliktende valg for de berørte kommuner. Kommunene vil stå bedre rustet til å løse dagens og framtidens IKT-utfordringer gjennom et systematisk og forpliktende samarbeid framfor å søke å løse oppgavene hver for seg. IKT er allerede en virksomhetskritisk ressurs i alle samarbeidskommunene selv om den faktiske bruken av IKT kan variere. Alle kommunene vil imidlertid stå overfor økende krav og forventninger til sine IKT-løsninger og til egen IKT-organisasjon de nærmeste årene. De mindre og mellomstore kommunene merker allerede utfordringene. De større kommunene vil de nærmeste årene også få problemer med å møte krav og utfordringer til sine IKT-tjenester. På kort sikt vil nytten av samarbeidet først og fremst komme de minste kommunene til gode. Disse vil relativt raskt kunne komme opp på et akseptabelt teknisk og driftsmessig nivå. Erfaringer fra innføringsprosjekt, faglig og administrativt utviklingsarbeid i de kommunene som allerede har tatt felles systemløsninger i bruk, vil lett kunne overføres til de øvrige kommuner i samarbeidet. Innføringen av økonomiløsningen Agresso i Røyken, Sande og Svelvik er et godt eksempel på dette.

11 Samling av IKT-ressursene i en felles IKT-tjeneste vil styrke det IKT-faglige miljøet i alle samarbeidskommunene, også i Drammen som i dag har den mest utbygde IKT-funksjon. En bedre utbygget og mer robust IKT-funksjon blir nødvendig for alle kommunene i samarbeidet dersom de skal kunne møte den kompleksitet og mangfold av utfordringer framtiden vil by på. Økt satsing på IKT vil kreve økte ressurser i årene framover for alle kommuner i samarbeidet. Erfaringer fra tilsvarende samarbeid i landet for øvrig, tilsier at samarbeid også økonomisk vil falle gunstigere ut enn om kommunene velger å løse oppgavene hver for seg. Felles IKT-verktøy bygget på felles teknisk plattform og systemløsninger gir kommunene et meget godt grunnlag for å utvikle virtuelle samarbeidsløsninger på nær sagt alle tjeneste- og forvaltningsområder. Konkretisering av samarbeidsområder: Teknisk infrastruktur og drift Etablering og drift av felles teknisk infrastruktur, kommunikasjons- og sikkerhetsløsninger. Teknisk brukerstøtte og basisopplæring Etablering av felles senter for brukerstøtte. Koordinering av opplæringstilbud/-ressurser. Fag- og systemløsninger, applikasjonsdrift Etablering og drift av felles fag- og systemløsninger. Samarbeid om systemansvar, brukerstøtte og opplæring. Innkjøp Felles innkjøp av maskin- og programvare, kommunikasjons- og sikkerhetsløsninger osv. Samordnet opptreden overfor leverandører og utnyttelse av markedet. Kompetanseoppbygging Utvikling av bestillerkompetanse og strategisk IKT-kompetanse. Kompetanse innenfor IKT-planlegging, utrednings-, rådgivnings- og prosjektbistand til kommuneledelse og virksomheter. Faglig og administrativ utvikling Samarbeid om faglig og administrativt utviklingsarbeid, effektivisering og kvalitetsutvikling gjennom bruk av felles fag- og systemløsninger. E-tjenester Samarbeid om utvikling av portalløsninger, e-servicetorg, interaktive tjenester osv. Oppgaveløsning på tvers av kommunene (virtuelle samarbeidskommuner) Videreutvikling av samarbeid om fag-, system- og e-serviceløsninger hvor administrative oppgaver, saksbehandling og tjenesteproduksjon utføres/løses på tvers av kommunene.

12 2.3 Premisser og forutsetninger for samarbeidet Interkommunalt samarbeid må bygge på tillit og gjensidige forpliktelser. Alle parter må bidra og ha nytte av samarbeidet. Felles forståelse og kommunikasjon, felles verdier og kunnskap om behovene også hos de andre deltakerne er viktig for at et samarbeid skal kunne vokse fram. IKT er dypt integrert med den enkelte kommunes organisasjon, tjenesteproduksjon og administrative funksjoner. En viktig forutsetning for et vellykket samarbeid er derfor at kommunene hver for seg avklarer egne behov på IKT området, organisasjonsmessige og faglige utviklingsbehov og - med det som utgangspunkt - seg imellom avklarer og koordinerer sine felles behov og prioriteringer. Som for interkommunalt samarbeid ellers, innebærer IKT samarbeid overføring av beslutningsmyndighet til fellesskapets organer. Det er avgjørende at det blir etablert styrende organer og prosedyrer hvor den administrative ledelsen i fellesskap avklarer felles mål- og strategier som grunnlag for beslutninger om iverksetting av tiltak. Samarbeid om IKT har begrenset verdi dersom det kun omfatter teknisk infrastruktur og drift. IKT er et virkemiddel for utvikling av tjenesteproduksjon og administrative oppgaver i den enkelte kommune. IKT samarbeidet vil ha denne rollen for alle kommunene i fellesskapet. Felles systemløsninger og fagapplikasjoner må derfor være det sentrale element i samarbeidet dersom kommunene skal kunne realisere sine mål for faglig og administrativ utvikling. gjennom samarbeidet. 2.4 IKT som verktøy for omstilling, kvalitetsheving og brukerorientering IKT er en gjennomgående fellestjeneste og har som mål å understøtte oppgaveløsning og tjenesteproduksjon i organisasjonen for øvrig. Det er med andre ord sammenheng mellom de ressurser og muligheter IKT-tjenesten gis for å løse sine oppgaver og de bidrag den kan gi til måloppnåelse ellers i organisasjonen. Gevinstene ved økt satsing på IKT må derfor realiseres i andre deler av organisasjonen. På kort sikt er det vanskelig å kvantifisere slike gevinster, men resultatene vil være målbare over tid. Med økt forståelse og modenhet i kommunene får IKT stadig større betydning som verktøy for omstilling, kvalitetsheving og brukerorientering i kommunesektoren. Det finnes gode eksempler på dette i våre fire kommuner Prosjektet Robust Fremtid i Røyken har som en av sine strategier å effektivisere og forenkle eksisterende arbeidsprosesser gjennom bruk av IKT og standardisering. Flere konkrete prosjekter er iverksatt med godt resultat. Drammen har tatt i bruk elektroniske styrings- og rapporteringsverktøy (balansert målstyring). Sande har gode erfaringer med bruk av fagsystem innenfor pleie- og omsorg når det gjelder dokumentasjon og kvalitetssikring av disse tjenesster. Andre og flere eksempler fra kommunene kunne vært nevnt.

13 2.5 Interkommunalt IKT-samarbeid C:\Temp_K2\ DOC Det foreligger ingen samlet oversikt over interkommunale samarbeidsløsninger innenfor IKT, men det finnes eksempler på større og mindre samarbeidsløsninger flere steder i landet. Samarbeidet spenner fra enkle tekniske driftssamarbeid med få deltakere til interkommunale selskaper med mange deltakere. Samarbeidet kan gjelde noen får områder eller omfatte IKT i full bredde. Det er eksempler på større kommuner som leverer IKT-tjenester til en eller flere nabokommuner. Det er eksempler hvor IKT inngår som del av Sam-kommune. Det samarbeides om bredbåndsutbygging osv. Høykom-programmet 1) har gjennomført en kartlegging av erfaringene fra en del interkommunale samarbeidsløsninger som programmet har støttet økonomisk. Kommunene trekker fram følgende forhold som begrunnelse for samarbeid: Økonomisk innsparing ved felles innkjøp av utstyr, programvare, service og vedlikehold. Økonomisk innsparing ved sentralisert drift, sentralisert serveranlegg, Internett aksess og sikkerhetssystem. Langsiktig økonomisk innsparing og større handlefrihet ved å bygge opp slagkraftig spesialkompetanse på drift og fagsystemer (bestillerkompetanse og opplæring). Innsparing ved bruk av tynne klienter 1) og sentraliserte lagringsanlegg. Gjenbruk av offentlige data i alle samarbeidende kommuner og i eksterne brukermiljøer/næringsliv er en merverdi. Når mange samarbeider kan krevende tjenester som geografisek informasjonssystemer (GIS) og digitale signaturer (PKI) realiseres. Oppbygging av lokal spesialkompetanse kan utnyttes forretningsmessig. I kartleggingen trekkes det også fram følgende uttalte forventninger til samarbeid: Standardisering av plattform og fagsystemer gir ikke bare en økonomisk gevinst i innkjøp og drift, men tilfører en merverdi i form av systemer som kan utveksle data, er mindre sårbare for vikarproblemer og uhell og gir bedre muligheter for felles sikkerhetssystemer. Innføring av nye systemer som øker kvaliteten på tjenester og gir nye muligheter for samhandling øker endringsvilligheten. Nye kompetansegrupper vokser fram. Bruk av kommunikasjonsformer som videokonferanser, fjernundervisning og dialogverktøy øker sjansene for nettbasert samarbeid også i andre sammenhenger. 1) Arbeidsstasjon med PC ens funksjonalitet, men hvor selve databehandlingen foregår på sentral server. 2) Statlig program for utprøving og bruk av IKT-teknologi basert på bredbånd

14 3 IKT-status i samarbeidskommunene Dette kapittel gir en kort oversikt over dagens IKT-funksjon i samarbeidskommunene. 3.1 Organisering IKT er i alle kommuner definert som en administrativ oppgave. Rådmannen har det overordnede og formelle ansvar for IKT-funksjonen som omfatter både tekniske løsninger og systemløsninger. Politisk styring skjer i hovedsak gjennom kommunenes ordinære plan- og styringsdokumenter, først og fremst økonomiplan og budsjett. Ansvar og oppgaver for tekniske løsninger er organisert som sentral støttefunksjon i alle kommunene - som egen tjeneste eller sammen med andre fellestjenester/støttefunksjoner. Den praktiske utforming varierer. I Drammen er oppgavene organisert som egen tjeneste, men vil - etter intern omorganisering - inngå i virksomheten Service og informasjon. I Røyken er oppgavene organisert som del av enheten Service, dokumentasjon og IKT. I Sande og Svelvik er det utøvende IKT-ansvaret lagt til hhv. assisterende rådmann og personal- og organisasjonssjef. Ansvaret for systemløsningene og bruken av disse samt ansvaret for dataene i løsningene er lagt til ledere som har hovedansvar for tjenesteproduksjonen der systemløsningene er i bruk (systemeier), vanligvis virksomhets- eller enhetsleder. Ansvaret for daglig oppgaver knyttet til driften av systemløsningene (systemforvaltning, brukerstøtte, opplæring osv.) er lagt til ansatte i virksomhetene, vanligvis fagledere og fagpersoner på det aktuelle området (systemansvarlig). Organiseringen beskrevet overfor gjelder som prinsipp i alle kommunene, men er ikke formalisert/gjennomført fullt ut i alle kommuner. 3.2 Teknisk infrastruktur og drift Terminalserver er innført som teknisk plattform i Drammen, Røyken og Sande. Kommunene har sentralisert driftsløsning fra datarom i eget rådhus, felles brannmur-/sikkerhetsløsning og felles utgang mot Internett. Alle fysiske og organisatoriske enheter er knyttet sammen i ett felles kommunikasjonsnettverk via egne eller leide linjer. IP-telefoni er innført. Svelvik benytter tradisjonell klient- serverteknologi. IP-telefoni er ikke innført. Kommunikasjonsnettverket og den sentrale driftsløsningen omfatter ikke enheter utenfor Svelvik sentrum. Drammen, Sande og Svelvik har eget driftspersonell og utfører driften i egen regi. Spesialkompetanse og spesialiserte tjenester kjøpes fra eksterne leverandører. Røyken kommune har ikke eget driftspersonell. Alle ordinære driftsoppgaver utføres av ekstern leverandør iht. egen driftsavtale. Drammen har egen driftsberedskap og døgnkontinuerlig vaktordning. Røyken, Sande og Svelvik har meget begrenset driftsberedskap og ingen vaktordning utenfor ordinær arbeidstid.

15 3.3 Oppgaver og bemanning C:\Temp_K2\ DOC Oppgavene som utføres i IKT-tjenesten varierer sterk mellom kommunene, som et resultat av bemanning, kompetanse og intern ressursdisponering. Drammen: Antall ansatte (årsverk): 18 (18) Teknisk drift og applikasjonsdrift utgjør 8 årsverk, herav 2 lærlinger. Bemannet teknisk brukerstøtte med 2 årsverk. Øvrig personell er knyttet til diverse prosjekt- og utviklingsoppgaver (internt og innenfor ulike kommunale tjenesteområder). IKT-tjenesten har systemansvar for sak-/arkivsystemet. Generell brukerstøtte utføres i virksomhetene. Opplæring organiseres av personaltjenesten. Røyken: Antall ansatte (årsverk): 3 (2,8) Bemannet teknisk og generell brukerstøtte 1 årsverk. Øvrig personell utfører i hovedsak prosjektbaserte oppgaver (planlegging, innføring og utskifting av systemløsninger). Bemanningen er 2. halvår 2005 midlertidig utvidet med 2,5 årsverk. Øvrige oppgaver er oppfølging av ekstern driftsleverandør samt noe opplæring og feilretting. Sande: Antall fast ansatte (årsverk): 2 (2) I det vesentlige tekniske driftsoppgaver, teknisk brukerstøtte og feilretting. Ikke bemannet brukerstøtte. Oppgavene utføres av driftspersonellet i normal arbeidstid ved siden av øvrige oppgaver. Svelvik: Antall fast ansatte (årsverk): 1 (1) Hovedsakelig tekniske driftsoppgaver og feilretting. Ikke bemannet brukerstøtte. Oppgavene utføres av driftspersonellet i normal arbeidstid ved siden av øvrige oppgaver. 3.4 Systemløsninger IKT er tatt i bruk på de fleste områder innen tjenesteproduksjon og administrasjon. En rekke felles- og fagsystemer er i bruk, se bl.a. oversikt kap Drammen kommune drifter samtlige systemløsninger selv. Røyken, Sande og Svelvik drifter også de fleste systemløsninger selv. Viktige unntak gjelder bl.a. systemløsninger for økonomi, lønn- og personal som leveres h.h.v. fra Drammen kommune og AS EDB. Bruken og utnyttelsen av systemløsningene varier fra område til område i den enkelte kommune og mellom kommune. Drammen kommune har kommet lengst i utviklingen, men det finnes gode eksepler i alle kommuner. Helhetsløsninger og god integrasjonen mellom systemløsningene er en forutsetning for effektiv utnyttelse av løsningene, gjenbruk av data osv. Drammen har også her kommet lengst i utviklingen, men tiltak er også under arbeid/planlegging i de andre kommunene.

16 3.5 Omfang/brukere Brukere totalt - ansatte i tjenesteproduksjon og administrasjon - ansatte i undervisning (lærere) Arbeidsstasjoner totalt - innen tjenesteproduksjon og administrasjon - innen undervisning (lærere) - innen undervisning (elever) Elever i kommunale grunnskoler totalt - barnetrinn - ungdomstrinn Drammen Røyken Sande Svelvik

17 4 Plan for felles IKT-tjeneste Dette kapitlet inneholder forslag til utforming av felles IKT-tjeneste og skisserer rammer og forutsetninger for gjennomføringen. 4.1 Overordnede prinsipper IKT-tjenesten bygges ut som en fellestjeneste og skal ivareta en samordnet IKT-funksjon for samtlige deltakerkommuner. IKT-tjenesten styres ut fra felles (omforente) strategier og planer. Ansvar, myndighet og oppgaver overføres fra den enkelte deltakerkommune til besluttende og utførende organer i IKT-tjenesten. Styrets beslutninger er bindende for deltakerkommunene. IKT-tjenesten baseres på en fullt integrert infrastruktur med ett felles driftssenter i Drammen. Den tekniske løsningen bygger på en enhetlig teknisk plattform og felles standarder. All teknisk brukerstøtte og feilretting organiseres fra felles driftssenter. Samarbeidet baseres på felles systemløsninger (fellessystemer og fagsystemer) for samtlige deltakerkommuner. Administrativt og faglig utviklingsarbeid skjer med utgangspunkt i felles systemløsninger. Samarbeidet baseres på felles administrative og sikkerhetsmessige retningslinjer og rutiner. Felles retningslinjer og rutiner legges til grunn for all bruk av IKT-verktøy i deltakerkommunene og gjelder for samtlige brukere. Rådmennene i den enkelte kommune er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven. IKT-tjenesten er å anse som databehandler etter samme lov. Innkjøp skjer ut fra felles innkjøpsavtaler, retningslinjer og rutiner. 4.2 Organisasjonsform, vedtekter, styring og ledelse Organisasjonsform I forarbeidene til utredningen er følgende alternative organisasjonsformer vurdert: Formalisert tjenestekjøp. Interkommunalt styre etter kommunelovens 27. Interkommunalt selskap (IKS). Styringsgruppen anbefaler samarbeidet organisert som interkommunalt styre etter kommunelovens 27 og har lagt dette til grunn for mandatet ut fra følgende vurdering: Interkommunalt styre etter kommunelovens 27 innebærer en formalisert men samtidig smidig organisering av samarbeidet. Alle deltakere er sikret innflytelse og forholdene for aktiv medvirkning og ansvar for felles utvikling ligger godt til rette.

18 Tjenestekjøp er en uformell men samtidig passiv samarbeidsform. Formen dekker ikke kommunenes ønsker om et utviklende, tett og gjensidig forpliktende samarbeid. Tjenestekjøp faller inn under reglene for offentlige anskaffelser og anses også av den grunn uaktuell. IKS formen bryter mest med dagens organisering av IKT-funksjonen i deltakerkommunene. Deltakerne har i mindre grad direkte innflytelse over IKT-tjenesten. Organisering som selskap innebærer større avstand mellom IKT-tjenesten og kommuneorganisasjonene den skal betjene. Vedtekter Vedtektene er det formelle grunnlag samarbeidet bygger på. Vedtektene tar utgangspunkt i kommunelovens krav. Vedtektene, og senere endringer i disse, krever likelydende vedtak i samtlige kommunestyrer, dog slik at mindre endringer kan gjøres av et enstemmig styre. Opptak av nye medlemmer, uttreden eller oppløsning behandles av kommunestyret i de berørte kommuner. Innenfor rammen av vedtektene fastsetter styret, ved enstemmighet, nærmere regler for samarbeidet, f.eks. leveringsavtale, regler for beregning og fordeling av kostnader osv. Vedtektene forutsettes registrert i Brønnøysundregisteret. Alle kommunene definerer IKT som en administrativ funksjon underlagt rådmannens myndighetsområde. Drammen kommune forutsettes å ha ansvar for driften og være vertskommune for samarbeidet. Disse premisser er lagt til grunn for forslag til sammensetning av styre 1) samt for styrets utpeking og fastsetting av retningslinjer for daglig leder. 2) Det foreslås videre etablert et arbeidsutvalg med koordinerende og rådgivende oppgaver. 3) Alle viktige vedtak krever enstemmighet i styret. Dette gjelder bl.a. beslutninger om omfang og innhold i IKT-tjenestenes oppgaver, leverte tjenester, beregning og fordeling av kostander. Styret vedtar selv økonomiplan, årsbudsjett og virksomhetsplan. Budsjettet er endelig godkjent når det er fremlagt for kommunene. Kommunene avgjør selv på hvilken måte. Styring og ledelse Styret leder virksomheten iht. kommuneloven og vedtektene for samarbeidet. Daglig leder har det løpende faglige, økonomiske, administrative og personalmessige ansvaret for driften. Mål og økonomiske rammer for driften av IKT-tjenesten fastsettes av styret gjennom vedtak av økonomiplan som omfatter kommende budsjettåret og etterfølgende 3 år. Mål og rammer for det enkelte driftsår fastsettes av styret gjennom vedtak av årsbudsjett. Budsjettet er først endelig når det er behandlet i den enkelte kommune. Deltakerkommunenes utgifter og overføringer til IKT-tjenesten (investerings- og driftsutgifter) vil bli innarbeidet og fremgå av budsjettet i den enkelte kommune. Nødvendig avklaring og koordinering mellom IKTtjenesten og administrasjonene i deltakerkommunene forutsettes å skje ved styrets forberede og endelige budsjettbehandling. 1. Rådmennene i kommunene utgjør styre for samarbeidet. Rådmannen i Drammen leder styret. 2. Daglig leder forutsettes utpekt fra Drammen kommunes organisasjon. Utpeking skjer etter nærmere avtale med Drammen kommune. 3. Arbeidsutvalget består av den som har det utøvende ansvar for IKT-funksjonen i deltakerkommunene.

19 4.3 Teknisk infrastruktur og drift C:\Temp_K2\ DOC Teknisk infrastruktur Det etableres felles teknisk infrastruktur for samtlige deltakerkommuner. Infrastrukturen bygges på felles teknisk plattform og baseres på gjeldende industristandarder. Løsningen skal være skalerbar og kunne utvides i takt med deltakerkommunenes behov, herunder også kunne utvides til å betjene andre kommuner som senere måtte bli tatt opp i samarbeidet. Nedenfor gis forslag til felles teknisk plattform og standarder for samarbeidet. Forslaget bygger på de tekniske løsninger og standarder de fire kommunene nå har, så langt disse sammenfaller eller kan samordnes. Terminalserver og tynne klienter (Citrix Metaframe). Ny felles driftssentral i Drammen rådhus. Fiberforbindelse fra driftssentralen i Drammen til rådhusene i Røyken, Sande og Svelvik. Faste linjer med tilstrekkelig kapasitet til alle virksomheter/lokasjoner i egen kommune. Felles Internett aksess, brannmur- og sikkerhetsløsninger for alle kommuner levert fra felles driftssentral i Drammen. Felles struktur som ivaretar rollestyrt tilgangskontroll og enkel pålogging (single sign on) Nettverksoperativsystem: Windows ) Databaseløsning: Oracle separat for åpen og lukket sone. Arbeidsstasjoner: Wyse terminal eller PC (minimum Windows 2000). E-post- og kalendersystem: Lotus Notes. 2) Standardprodukter: MS Office Telefoni: IP-telefoni basert på Succession server og Meridian sentraler. Drift og teknisk brukerstøtte Det etableres felles driftssentral i Drammen rådhus. All teknisk drift skjer fra felles driftssentral. Driften skjer ved eget personale i IKT-tjenesten og kjøp av definerte tjenester i markedet. Driften omfatter: Drift av kommunikasjons- og sikkerhetsløsninger 3) Drift av server- og nettverksløsninger. Drift av databaseløsninger. Drift av applikasjonsløsninger. Drift av e-post og kalendersystem. Drift av løsning for IP-telefoni. Drift av lokalt utstyr tilknyttet nettverket 4) Brukerstøtten utføres av personalet i IKT-tjenesten. Teknisk brukerstøtte og feilretting omfatter: Mottak av melding om feil og problemer med felles infrastruktur og lokalt utstyr. Retting av feil på felles infrastruktur og lokalt utstyr. Bistand og veiledning ved bruk av standardprodukter, e-post/kalender, telefoni etc. 1) Windows 2003 er i dag det eneste operativsystemet som støtter de fagapplikasjoner kommunene benytter. 2) Lotus Notes er integrert med felles sak-/arkivsystem og funksjonalitet i framtidig felles portalløsning. 3) Internett aksess, brannmur, viruskontroll, WAN og LAN til og med kontaktpunkt for lokalt utstyr i den enkelte virksomhet/lokasjon. 4) Bl.a. arbeidsstasjoner, skrivere, fakser, telefoner i den enkelte virksomhet/lokasjon.

20 Konsekvenser for gjennomføringen i kommunene Etablering av felles driftssentral, teknisk infrastruktur og kommunikasjonsløsninger må være på plass før brukere i Røyken, Sande og Svelvik kan overføres/logges på via felles struktur og felles applikasjonsdrift kan igangsettes. Etableringen forutsettes å skje ut fra en konkret plan og gjennomføres så raskt økonomiske rammer og praktiske forhold tilsier. Så snart de tekniske de forutsetninger er på plass kan den enkelte kommune overfører sine brukere og systemløsninger til felles driftssentral. Overføring kan gjennomføres etappevis for de brukere og systemløsninger som fyller vilkårene. Det forutsettes at den enkelte kommune opprettholder driften av egen teknisk infrastruktur og systemløsninger samt dekker kostnadene ved dette inntil brukere og applikasjoner kan overføres til ny driftssentral. 4.4 Systemløsninger og drift Felles IKT-tjeneste baseres på bruk av felles systemløsninger (fellessystemer og fagsystemer). Felles applikasjonsdrift forutsetter at kommunene er enige om valget av systemløsninger og at de systemløsninger som velges er tilpasset teknisk plattform og standarder. Det er gjennomført en kartlegging av de viktigste systemløsninger som er i bruk i kommune i dag. Basert på kartleggingen er det utarbeidet et forslag til de systemløsninger som i første omgang anbefales overført til felles driftssentral. Forslaget omfatter systemløsninger som alle eller flertallet av kommunene benytter eller som av andre grunner anbefales etablert som felles standard for kommunene. Fellessystemer System Kommune Løsning Konklusjon Sak-/arkivsystem Alle Kontor 2000 Kontor ) Økonomisystem Alle Agresso Agresso 2) Fakturering Drammen og Røyken Agresso Agresso (utgående) Sande og Svelvik KOMFAKT Fakturahåndtering Drammen og Sande Agresso Agresso 3) (inngående) Røyken og Svelvik Løsning ikke innført Skatteregnskap Alle NIT Skatt NIT Skatt Skatteinnfordring Alle Innfordring 2000 Innfordring 2000 Portalløsning Drammen dk-digital dk-digital 4) Røyken e-factory Sande Telenor Portal Svelvik KIOSK Støttesystem telefoni Drammen og Røyken Trio Present Trio Present Sande og Svelvik Løsning ikke innført Lønns- og Drammen Vivaldi personalsystem Røyken, Sande, Svelvik NLP 1) Felles drift fra Drammen for Drammen og Røyken. 2) Felles drift fra Drammen for samtlige kommuner. 3) Under innføring i Sande. Avklares gjennom eget prosjekt.

21 4) Løsningen er vedtatt innført i alle kommuner. Konvertering og felles drift fra Drammen under planlegging. Fagsystemer System Løsning Benyttes av Konklusjon Pleie- og omsorgssytem Dram., Røyken, Sande Gerica Gerica Svelvik Profil Skole-/SFO-/barnehageadministrasjon Dram., Røyken, Sande IST-Extens IST-Extens Svelvik Løsning ikke innført Helsestasjon/ Dram., Sande, Svelvik HS-pro HS-pro vaksinasjon m.m. Røyken Info-doc Sosialsystem Drammen Oscar Socio 1) Røyken Familia Sande Socio Svelvik Ephorma Humanus Flyktningadministrasjon Alle MD-flyktning MD-flyktning Biblioteksystem Dram., Røyken, Svelvik Bibliofil Bibliofil Sande Micromark Kulturskole Dram.Røyken, Sande Cetus Cetus 2) Svelvik Løsning ikke innført 1) Konvertering til Socio er vedtatt i Drammen og Røyken. 2) Felles drift fra Drammen for Drammen og Røyken. Organisering av systemdriften Det forutsettes at funksjonene som systemeier, systemansvarlig og superbruker er etablert i alle kommuner. Ansvar, oppgaver og myndighet for funksjonene forutsettes definert i felles retningslinjer. Rådmannen i den enkelte kommune utpeker systemeier for hvert system kommunen benytter. Systemeier utpeker systemansvarlig og superbruker(e) for sitt system. Systemansvarlig er kontaktperson overfor IKT-tjenesten og utgjør sammen med systemansvarlige i de øvrige kommuner et felles faglig forum for vedkommende system. Forumets arbeidsmåte, ansvar og myndighet defineres i felles retningslinjer. Systemeier i to eller flere kommuner kan samarbeide om en felles systemansvarlig for sine kommuner. Dersom alle kommuner er enige om det, kan det etableres felles systemdrift for alle deltakerkommuner hos IKT-tjenesten. Hver kommune må i tillegg ha egne lokale systemansvarlige. Prosjektbistand IKT-tjenesten vil ha ansvar for planlegging og implementering av tekniske løsninger ved innføring av nye systemløsninger. IKT-tjenesten vil være teknisk rådgiver overfor systemeiere og være en sentral deltaker i prosjekter som gjelder innføring av nye systemløsninger og fagapplikasjoner. Konsekvenser for gjennomføringen i kommunene Kommune er forpliktet til å melde sine behov for bytte av eksisterende systemløsninger eller ønsker om innføring av nye systemløsninger til IKT-tjenesten. Kun systemløsninger som tas opp som felles systemløsninger for samarbeidet tillates overført til felles driftssentral.

22 Samordning av systemløsninger innebærer at de av kommunene som i dag benytter andre løsninger må bytte ut sine løsninger med fellesløsningen med de konsekvenser omleggingen har for virksomhetens daglige drift. Konverteringen forutsettes samordnet gjennom felles innføringsprosjekt for de aktuelle kommuner. Det forutsettes at den enkelte kommune opprettholder driften av egne systemløsninger og dekker kostnadene ved dette inntil overføring av brukere og applikasjoner til ny driftssentral kan skje. Kommuner som ikke ønsker å slutte seg til de felles systemløsninger som blir valgt for samarbeidet, forutsettes selv å forestå driften og dekke kostnadene ved driften av egne løsninger. 4.5 Informasjonssikkerhet Kommunene er pålagt å utarbeide internkontrollsystem og rutiner for datasikkerhet. De fleste kommuner har dessuten utarbeidet interne retningslinjer for databrukere. Internkontrollsystemene forutsettes samordnet så langt mulig. Det forutsettes utarbeidet felles retningslinjer for databrukere.

23 5 Plan for gjennomføring 5.1 Oppgaver, bemanning og personell Her gjennomgås forslag til oppgaver, bemanning og overføring av personell til felles IKTtjeneste. Detaljutforming, konkret bemanningsplan samt plan for overføring av oppgaver og personell fra Røyken, Sande og Svelvik forutsettes å skje i forbindelse med selve etableringen. Oppgaver og bemanning Arbeidsoppgavene for de funksjoner og tjenester som planlegges overført til felles IKTtjeneste opphører som arbeidsoppgaver i den enkelte kommune. Ansatte som ivaretar disse arbeidsoppgavene forutsettes overført til felles IKT-tjeneste. Disse oppgaver forutsettes overført: Brukerstøtte. Innkjøp, teknisk drift og feilretting av lokalt utstyr og programvare. Drift og vedlikehold av felles teknisk infrastruktur, brannmur- og sikkerhetsløsninger. Drift og vedlikehold av felles systemløsninger og fagapplikasjoner. Planlegging/implementering av nye tekniske løsninger og systemløsninger/applikasjoner. Definerte prosjekt- og utviklingsoppgaver samt systemansvar for spesifiserte systemløsninger som i dag utføres av IKT (gjelder i hovedsak Drammen). Oppgaver og ansatt i dagens IKT-tjeneste i Drammen forutsettes i sin helhet videreført til felles IKT-tjeneste. Overføring av oppgaver og ansatte fra de øvrige kommunene skjer etter hvert som de tekniske løsninger og praktiske forhold ellers er på plass. Samtidig med overføring av oppgaver til felles IKT-tjeneste, vil det i Røyken, Sande og Svelvik skje en gradvis omlegging og avvikling av interne IKT-oppgaver. Inntil dette er fullført, vil det være behov for å beholde deler av IKT-personalet i disse kommuner. Nærmere plan og tidspunkt for overføring av oppgaver og personell forutsettes avtalt mellom IKT-tjenesten og de aktuelle kommuner. Arbeidsgiveransvar, lønns- og arbeidsvilkår Det legges ikke opp til at Drammensregionens kommunale IKT-tjeneste skal ha egne ansatte. Det forutsettes at Drammen kommune, som vertskommune for samarbeidet, er arbeidsgiver for alle ansatte i IKT-tjenesten. Dette anses naturlig da flertallet av ansatte i ny felles IKTtjeneste allerede er ansatt i Drammen kommune. Løsningen bør ellers gi ryddige forhold for ansatte som overføres fra de øvrige kommuner. Endringen har ingen konsekvenser for ansettelsesforhold, lønns- og arbeidsvilkår og pensjonsforhold for ansatte i Drammen kommune. Arbeidstakere som overføres fra Røyken, Sande og Svelvik vil, som arbeidstakere i Drammen, følge de avtaler, lønns- og arbeidsvilkår og vakt- og arbeidstidsbestemmelser som gjelder for ansatte i Drammen kommune og senere endringer i disse. Arbeidstakerne blir medlem av Drammen kommunale Pensjonskasse med

24 de rettigheter og plikter som følger av dette. Opparbeidet tjenesteansiennitet opprettholdes og følger arbeidstakeren over til ny arbeidsgiver. Overføring av personell/virksomhetsoverdragelse Overføringen av oppgaver fra Røyken, Sande og Svelvik er å anse som virksomhetsoverdragelse, jfr. Arbeidsmiljøloven kap. 16. Lovens bestemmelser om stillingsvern og prosedyrer for overføring av arbeidsgiveransvar gjelder, herunder regler for overføring av forpliktende avtaler mellom arbeidstaker og nåværende arbeidsgiver. Arbeidstakerens ansvars- og arbeidsområde og organisatoriske plassering hos nåværende arbeidsgiver vil ikke være styrende for tilsvarende forhold hos ny arbeidsgiver. De nærmere detaljer ved overføring av ansatte forutsettes avklart gjennom drøftinger mellom de ansattes organisasjoner, de berørte kommuner og IKT-tjenesten. 5.2 Kostnadsfordeling og prismodell Her skisseres hovedelementene for beregning og fordeling av kostnader. Detaljutformingen forutsettes å skje i forbindelse med selve etableringen av felles IKT-tjeneste og må ses i sammenheng med etablering av SLA-avtaler for den enkelte kommune. Modellen vil være under kontinuerlig utvikling. Prinsipper for kostnadsberegning og fordeling Det legges opp til at IKT-tjenestens kostnader i sin helhet dekkes inn gjennom overføringer fra deltakerkommunene. Vedtatt årsbudsjett danner grunnlag for beregning og fordeling av kostnader. Overføringene forutsettes å gjenspeile de bruksmuligheter og dermed den enkelte kommunes andel av framtidige kostnader samt de leveringsforpliktelser IKT-tjenesten vil ha overfor den enkelte kommune. Overføringene forutsettes videre å være vederlag for leverte tjenester (generelle og spesielle) og skal ellers avspeile kommunenes faktiske bruk av IKTtjenesten. Ingen av deltakerkommunene har i dag formaliserte modeller for intern beregning og fordeling av IKT-kostnader. Praksis varierer mellom kommunene og internt i den enkelte kommune. Det er heller ingen enhetlig praksis når det gjelder hvilke kostnader kommunene betrakter som sentrale IKT-kostnader og hvilke IKT-kostnader som belastes virksomhetene og tjenesteproduksjonen direkte. Etablering av en felles IKT-tjeneste forutsetter at det etableres en enhetlig felles modell for beregning og fordeling av IKT-kostnader. Det skilles mellom engangskostnader og løpende kostnader. Engangskostnadene (etablering) forutsettes beregnet og dekket inn pr. tiltak/prosjekt. Løpende kostnader forutsettes beregnet og dekket inn som vederlag for leverte tjenester. Vederlagene baseres på kostnadskalkyler og utlignes som enhetspriser pr. tidsenhet. Engangskostnader (etablering) prises til selvkort ut fra budsjett/regnskap for det enkelte tiltak/prosjekt. Løpende kostnader prises til selvkost basert på vedtatt driftsbudsjett med påslag for avskrivninger og margin for usikkerhet. Salg av tjenester til interkommunale selskaper e.l. hvor deltakerkommunene selv er medlemmer - og hvor salget ikke skjer etter anbuds-/priskonkurranse - prises etter samme prinsipper. Ved salg av tjenester til andre og ved salg etter anbuds-/priskonkurranse beregnes fortjeneste i tillegg.