OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK BEIARN KOMMUNE

Transkript

1 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK BEIARN KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT September 2009

2 FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Oppfølging av kommunestyrets vedtak er et høyt prioritert område i kommunens plan for forvaltningsrevisjon Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i, jf. vedtak av 24. september Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Ansvarlig for gjennomføring av prosjektet har vært forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt. Salten kommunerevisjon vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Takk også til styres representanter som svarte på spørreundersøkelsen. Bodø, den Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

3 Innhold: 0. SAMMENDRAG FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Formål Problemstillinger Avgrensninger METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret Revisjonskriterier Fakta Vurdering Blir kommunestyrevedtakene iverksatt og gjennomført? Revisjonskriterier Fakta Vurdering Er kommunens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og forslag til vedtak lett forståelige, klare og tydelige? Revisjonskriterier Fakta Vurdering KONKLUSJON ANBEFALING RÅDMANNENS KOMMENTAR Vedlegg 1 Rådmannens kommentar Vedlegg 2 Et utvalg bystyrevedtak fra 2006/07 med status for iverksettelse Vedlegg 3 Resultater fra spørreskjemaundersøkelsen i kommunestyret Salten kommunerevisjon IKS 3

4 0. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet har vært å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Beiarn kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse. Prosjektet har også vurdert om rutinene for saksutredning til politisk behandling er forsvarlig. Innsamlingen av data baserer seg på intervju med rådmannen og samtaler med fagledere. I tillegg er det sett på et utvalg kommunestyresaker og dokumenter. Vi har ikke vurdert den faglige siden ved den enkelte sak eller kontrollert om lover og regler er fulgt i forhold til saken i seg selv. Følgende problemstillinger er lagt til grunn i rapporten: 1. Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. 2. Blir vedtak i kommunestyret iverksatt? 3. Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige? Undersøkelsen viser at ikke har skriftlige rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak, eller en samlet oversikt over status for gjennomføring av vedtakene. Man har likevel en praksis som etter revisjonens oppfatning i stor grad bidrar til å sikre gjennomføring av vedtakene. Administrasjonen praktiserer fullført saksbehandling, saker følges opp i ledergruppa og sak/arkivsystemet bidrar også til å holde oversikt. I tillegg er det relativt få saker per år, noe som bidrar til at det er relativt oversiktelig. Alle vedtakene er enten iverksatt og fullført, eller iverksatt og i prosess i forhold til gjennomføring. Som det fremgår er det for tidlig å konkludere endelig i forhold til enkelte av vedtakene. Det er delelementer i enkelte av planene som ikke er gjennomført fordi tiltak ikke har nådd opp i forhold til økonomisk prioritering. Oppfatningen blant kommunestyrets faste medlemmer styrker nokså klart oppfatningen om at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Det må sies å råde en nokså stor tillit og tilfredshet i kommunestyret i forhold til administrasjonens oppfølging. Basert på et utvalg saker er det revisjonens oppfatning at det varierer en del i hvor stor grad saksfremleggene følger malen for saksfremlegg. Spørreskjemaundersøkelsen blant kommunestyrets faste medlemmer viser en nokså stor grad av tilfredshet med kvaliteten på saksutredning og innstilling til vedtak. Salten kommunerevisjon IKS 4

5 Vurdert med utgangspunkt i prosessen som gjennomføres og kommunestyrets oppfatning, er det revisjonens syn at kommunelovens krav om forsvarlig saksutredning er ivaretatt. En enkel stikkprøve i fire saker indikerer at krav til arkivering er ivaretatt i disse, i forhold til at journalposter er arkivert samlet i en sak. Revisjonens anbefaling er at man vurderer å utarbeide skriftlige rutiner for oppfølging, iverksettelse og eventuelt rapportering i forhold til gjennomføring av kommunestyrets vedtak. Rådmannen gir i sin kommentar til rapporten uttrykk for at funnene ikke tilsier økt bruk av ressurser på oppfølging. Derimot vil det bli gjennomført justering av innarbeidede rutiner. Salten kommunerevisjon IKS 5

6 1. INNLEDNING Dette prosjektet berører forholdet mellom de folkevalgte og administrasjonen. Kommunestyret er kommunens øverste myndighet. Rådmannen er bindeleddet mellom komunestyre og administrasjonen som skal gjennomføre den vedtatte politikk. I dette prosjektet har kontrollutvalget ønsket å se nærmere på etterlevelsen av kommunestyrets myndighet. styre behandlet henholdsvis 40 og 79 politiske saker i 2006 og For at de folkevalgte skal ha tillit til administrasjonen og for at innbyggere skal ha tillit til kommunen er det viktig at vedtakene blir gjennomført etter intensjonen og at dette også blir formidlet til så vel politikere og innbyggere. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 2.1 FORMÅL Formålet med undersøkelsen er å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Beiarn kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. Da formålet med prosjektet i følge bestillingen fra kontrollutvalg/kommunestyre hovedsakelig dreide seg om oppfølging av kommunestyrets vedtak, har vi valgt å fokusere på dette i undersøkelsen. 2.2 PROBLEMSTILLINGER For å undersøke om administrasjonen i Beiarn følger opp kommunestyrets vedtak og om saksutredning, saksframlegg og informasjon om iverksettelse er tilfredsstillende, er følgende problemstillinger utledet: 1. Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. 2. Blir vedtak i kommunestyret iverksatt? 3. Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige? Salten kommunerevisjon IKS 6

7 2.3 AVGRENSNINGER Kommunerevisjonen har sett på rutiner for saksforberedelse og iverksettelse av vedtak, samt på iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak. Vi har ikke vurdert den faglige siden ved den enkelte sak eller kontrollert om lover og regler er fulgt i forhold til saken i seg selv. I samsvar med bestillingen fra kontrollutvalget har revisjonen valgt å fokusere mest på oppfølging av kommunestyrevedtak. Problemstilling 3 som omhandler saksutredning begrenser seg til en kartlegging av rutiner. En vurdering av faktiske utredninger og framlegg ville blitt for omfattende i tilknytning til dette prosjektet. 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Data er samlet inn gjennom intervju, dokumentanalyse og spørreundersøkelse. Informasjonen er verifisert av intervjuobjektene. Revisor har også innhentet tilbakemelding fra administrasjonen vedrørende status for iverksettelse av noen faktiske kommunestyrevedtak. Det er gjennomført intervju med rådmann Ole Petter Nybakk, samt samtaler med sektorledere. For å få et inntrykk av i hvilken grad de folkevalgte er fornøyd med saksutredning, vedtaksoppfølging og administrasjonens tilbakemelding vedrørende status for gjennomføring av vedtakene, ble det gjennomført en spørreundersøkelse blant de 15 faste representantene i styre. Samtlige har svart på undersøkelsen. I tillegg til å kartlegge rutiner for iverksettelse og rapportering, ønsket vi å sjekke faktisk iverksettelse av noen kommunestyrevedtak. Det er sjekket 12 kommunestyrevedtak fra 2006 og Utvalget er skjønnsmessig gjort for å finne saker som er godt egnet/hensiktsmessige i forhold til å undersøke oppfølging. Blant de utvalgte sakene er det både enkle saker og plansaker med handlingsplaner som strekker seg over flere år. Vi ba om tilbakemelding fra den enkelte enhet på status for iverksettelse samt om det var blitt rapportert til folkevalgt organ. Salten kommunerevisjon IKS 7

8 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som forvaltningsrevisjonsobjektet vurderes i forhold til. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. De kan hentes fra lovverk, politiske vedtak og føringer, administrative retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet som revisjonskriterier: - Kommuneloven - Forskrift om offentlige arkiv (hjemlet i arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven) - Ot.prp. nr. 42 ( ) Om lov om kommuner og fylkeskommuner - Et utvalg kommunestyrevedtak - Kommunale retningslinjer - Kommunalrettslig litteratur Revisjonskriteriene vil bli utdypet for hver av problemstillingene. Grunnleggende revisjonskriterium for hele rapporten er kommunelovens 23 nr. 2 som sier at det er rådmannen som er ansvarlig for saksutredning og iverksettelse av vedtak. Salten kommunerevisjon IKS 8

9 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.1 Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. Kommunerevisjonen har undersøkt om administrasjonen har oversikt over status for iverksettelse av politiske vedtak og i hvilken grad de har rutiner/system for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak. Med rutine menes her etablerte normative, standardiserte prosedyrer eller handlinger som følges fast. En rutine er ofte nedfelt skriftlig, men kan også være etablert praksis. Den skal ikke være personavhengig. Det skal med andre ord ikke være slik at hvorvidt et vedtak blir iverksatt avhenger av hvem som er saksbehandler/avdelingsleder. styre har ikke et reglement eller et fattet vedtak som sier noe om hvordan det skal informeres om hvordan vedtak følges opp. Revisjonen har derfor ikke et revisjonskriterium dette kan vurderes i forhold til. I faktadelen nedenfor vil vi vise til hvordan dette blir utført, men vi vil ikke gjøre en vurdering av hvordan kommunestyret blir informert Revisjonskriterier Rådmannen skal sørge for at politiske vedtak blir iverksatt, jf. kommuneloven 23 punkt 2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Allment etablerte ledelsesprinsipper sier at en virksomhetsleder har ansvar for å etablere rutiner og systemer som sikrer at organisasjonen når de mål som er satt Fakta Rådmannen i Beiarn gir uttrykk for at administrasjonen praktiserer gjennomført (fullført) saksbehandling (vedtatt i kommunestyresak). Dette er en arbeidsform der saksbehandlingen utføres på lavest mulig nivå i organisasjonen og saksbehandler håndterer også iverksettelse når vedtak i saken er fattet. Han gir uttryk for at: Straks en sak oppstår pr henvendelse, telefon, brev, søknad ol. registreres dette i vårt kontorstøttesytem K2000 og en saksbehandler dedikeres til saken. Vedkommende får da ansvar for HELE saken fra utredning, via eventuelt saksfremlegg og til ekspedering/oppfølging av vedtaket. Systemet bidrar til åpenhet i forvaltningen ved å holde oversikt over hvor saken befinner seg og er transparent for de som er gitt rettigheter til det. Systemet produserer også restanselister mv. slik at saker ikke kan "glemmes" og avhengig av sakens type og karakter er det laget tilpassede milepelsløyper for de ulike typene saker på systemet. Salten kommunerevisjon IKS 9

10 Alle sakene som skal til politisk behandling godkjennes på forhånd av rådmann. Rådmannen sier videre i forhold til saken om fullført saksbehandling vist til over, at: Jeg mener at denne saken sammen med det som står i loven er det vi trenger på dette området. Denne saken kunne man ikke finne fordi kommunen har byttet sak/arkivsystem. Kommunen har utover dette ikke skriftlige rutiner for oppfølging og iverksetting av kommunestyrets vedtak. Rådmannen gir også uttrykk for at det ikke står noe konkret i lederavtalene til avdelingslederne om ansvar for oppfylling av politiske vedtak. Det foreligger i følge rådmannen ikke en samlet oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak. Men han mener antall saker ikke er uvesentlig, og at utfordringen i forhold til å ha oversikt er mindre enn i en større kommune. Den administrative ledergruppen har faste møter første mandag hver måned. Rådmannen gir uttrykk for at det er et jevnlig tema hvordan oppfølgingen av saker til og fra kommunestyret skal foregå. Rådmannen peker videre på at kommunens sak/arkivsystem (Kontor 2000) også er et hjelpemiddel i forhold til å holde kontroll på saker. Programmet hjelper kommunen ved at man har restanselister på uoppgjorte saker. Rådmannen anser også risikoen for at saker skal treneres eller på annen måte ikke håndteres som liten. I følge rådmannen kan det ha forekommet at glipper i forhold til at saker ikke er formelt rett lukket, men han mener at det i så fall ikke har hatt praktiske konsekvenser av betydning. Han mener at saker som har stor betydning fanges opp gjennom deres systemer og rutiner og åpne dialog. Rådmannen gir uttrykk for at det av og til lages notat i forhold til oppfølging av vedtak. I forbindelse med behandlingen av årets budsjett, ble det vedtatt en rekke utredningsoppgaver. Da laget han et notat i ettertid i forhold til prioritering av løpende oppgaver i forhold til det nye vedtaket. I notatet ble det gjennomgått hvilken ressursinnsats tiltakene ville medføre. Notatet gikk tilbake til formannskap og kommunestyret. Spørsmål som blir fremmet i kommunestyret blir ikke besvart bare muntlig, det gis også skriftlige svar som blir levert ut i møtet samt at det blir lagt ved protokollen. Rapportering til kommunestyret Rådmannen gir uttrykk for at man ikke har faste rutiner eller skriftlige rutiner i forhold til orientering/rapportering til kommunestyret om oppfølging av saker. Salten kommunerevisjon IKS 10

11 Noen saker har egne rutiner i forhold til hvordan det skal orienteres, eksempelvis budsjett og økonomiplan, og det samme gjelder i forhold til økonomi- og finansrapportering. Enkelte større inntektssaker har også innarbeidede rutiner for tilbakemelding. I følge rådmannen foregår det en utstrakt informasjonsutveksling mellom administrasjonen og politikerne, særlig på formannskapsnivå, men også i forhold til kommunestyret. Han mener de har både en sterk posisjon og opposisjon. Opposisjonen fremmer ofte grunngitte spørsmål som administrasjonen må svare på. Rådmannen mener mange av disse spørsmålene dreier seg om oppfølging av kommunestyrevedtak. Kommunestyret har en aktiv rolle og bruker sin rett til å stille spørsmål. I sakene til kommunestyret legges det frem referater om ulike saker til orientering som også har med gjennomføring av saker å gjøre, samt at det av protokollen fra kommunestyret fremgår at det i møtene foretas ulike orienteringer fra ordfører eller administrasjon. I årsmeldinga rapporteres det om oppfølging på vedtatte mål og ressursbruk. Det rapporteres på hvert enkelt ansvarsområde Vurdering Kommunen må sies å ikke ha skriftlige rutiner for oppfølging og iverksetting av kommunestyrets vedtak. Kommunen praktiserer fullført saksbehandling, noe som i følge rådmannen fremgår av en kommunestyresak. Dokumentasjon av dette har ikke kommunen lengre, noe som skyldes at man skiftet sak/arkivsystem. Kommunen har i følge rådmannen ikke andre skriftlige rutiner for oppfølging og iverksetting av kommunestyrets vedtak. Det foreligger heller ikke en samlet oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak. Praksisen med fullført saksbehandling må likevel antas å bidra til at vedtak iverksettes. Sak/arkivsystemet er et viktig hjelpemiddel for kommunen til å holde oversikt over saker. Men etter revisjonens oppfatning har dette bare i begrenset grad betydning som sikkerhetsventil i forhold til å sikre oppfølging. En saksbehandler vil på egen hånd og etter egen oppfatning kunne kvittere/avskrive en sak som oppfulgt. Diskusjoner i ledergruppa samt en praksis med å lage oppfølgingsnotater etter større saker, antar vi også bidrar til å sikre oppfølging. Til tross for manglende skriftlige rutiner, må det sies at administrasjonen har en praksis som må antas å i stor grad bidra til å sikre gjennomføring av vedtak. I tillegg er det et nokså lavt antall saker, noe som gjør forholdene oversiktelig. I faktadelen vises det til kommunens praksis i forhold til å informere kommunestyret. På grunn av at det ikke foreligger kommunale vedtak eller føringer for hvordan dette skal gjøres, vurderer vi ikke kommunens praksis. Salten kommunerevisjon IKS 11

12 5.2 Blir kommunestyrevedtakene iverksatt og gjennomført? Kommunerevisjonen har undersøkt om et utvalg kommunestyrevedtak fra 2006 og 2007 er blitt iverksatt. Vi ba om status for iverksettelse fra den enkelte enhet, om årsak hvis vedtak ikke var blitt iverksatt og om det var blitt rapportert til folkevalgt organ Revisjonskriterier Kriteriene fra gjelder også for denne problemstillingen. I tillegg danner utvalget av kommunestyrevedtak i seg selv kriterier som administrasjonen vurderes i forhold til Fakta Tabell 1 viser utvalget av kommunestyrevedtak, ordnet kronologisk etter avdeling/enhet. Status framgår av kolonne fire. Denne tabellen bygger på redegjørelser fra administrasjonen. Fullstendige tilbakemeldinger og vedtak er samlet i vedlegg 2. Tabell 1 Status for iverksettelse av et utvalg bystyrevedtak fra 2006 og 2007 (se vedlegg 2 for fullstendige vedtak og tilbakemeldinger om status) PS nr. Saken gjelder Sektor/avd. Status Kommentar 06/5 Alkoholpolitisk handlingsplan for Sentraladm Iverksatt Er mer en retningslinje/regelverk enn en handlingsplan. 07/2 Opptak av startlån til videreutlån Sentraladm Iverksatt Lån er tatt opp og lånt ut videre. 06/20 Strategidokument for barnehagene Skole/barnehage Delvis iverksatt Noe er enda ikke gjort, noe dokumentasjon mangler. 06/24 Nye veiledende sosialhjelpssatser Helse/sosial Iverksatt Justeres hvert år. 07/9 Kommunedelplan for psykisk helse Helse og sosial Delvis Tiltak for 2009 gjenstår. rullering 2007 iverksatt 07/12 Folk i husan bosetting i distriktet Landbruk Iverksatt Prosjektet pågår fortsatt. deltakelse i kommunenettverk kultur - miljø 07/75 Hovedrullering kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelse Landbruk kultur - miljø Delvis iverksatt Ikke alle prosjekter oppnådde økonomisk prioritering /77 Flerbrukshall Landbruk kultur - miljø Iverksatt Prosjektet legges frem til behandling i løpet av våren. 06/17 Salg av bygningsmasse Solbakkmoen Teknisk Iverksatt Bygningene er solgt. gnr 70, bnr 1, fnr 19 06/36 Handlingsplan for trafikksikkerhet Teknisk Delvis iverksatt Ikke alle prosjekter oppnådde økonomisk prioritering. 07/76 Kommunale veger 2008 Teknisk Iverksatt Sak kommer til behandling. 07/68 Rehabilitering av Heggtun-boligen finansiering Teknisk Iverksatt Rehabiliteringen er gjennomført. Salten kommunerevisjon IKS 12

13 Tabell 2: Status for iverksettelse Iverksatt 8 Delvis iverksatt 4 Ikke iverksatt 0 Sum 12 De utvalgte vedtakene (sakene) varierer i stor grad i forhold til kompleksitet og omfang. Noen dreier seg enkelt om innføring av en ny sats, eller bygging av et bygg. Andre dreier seg om prosesser som går over tid og inkluderer mange aktiviteter. Sakene har følgende status: - 06/05 Alkoholpolitisk plan for : Er iverksatt. Denne er mer å anse som en retningslinje/regelverk enn en handlingsplan. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke foretatt som egen sak. - 07/2 Opptak av startlån til videre utlån: Lånet er tatt opp og lånt ut videre. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke foretatt som egen sak. - 06/20 Strategidokument for barnehagene : Arbeid pågår og planperioden er ikke over. Enkelttiltak er ikke gjennomført. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke foretatt som egen sak. Nevnt i kommunens årsrmelding og årsmelding fra RKK. - 06/24 Nye veiledende sosialhjelpssatser: Nye satser ble iverksatt på akutelt tidspunkt. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Melding om tiltaket oversendt driftsutvalget. - 07/9 Kommunedelplan for psykisk helse, rullering 2007: Delvis iverksatt, tiltak for 2009 gjenstår. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke foretatt som egen sak. Noe rapportert i årsmelding. - 07/12 Folk i husan bosetting i distriktet, deltakelse i kommunenettverk: Kommunen deltar i prosjektet som fortsatt pågår. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Rapportert i årsmelding, driftsutvalget er informert, ikke kommunestyret. - 07/75 Hovedrullering kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelse 2007: Noen av tiltakene er prioritert og gjennomført mens andre står på vent. Det er redegjort for status for alle tiltak som er nevnt i planen. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke foretatt som egen sak. Status gjennomgås ved årlig rullering samt høring. - 07/77 Flerbrukshall: Skisseprosjektet ble ferdig i januar i år og vil bli lagt frem til politisk behandling i løpet av våren/sommeren i år. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Innhold i skisseprosjekt vedtatt i driftsutvalg og kommunestyre i Referert i årsmelding Salten kommunerevisjon IKS 13

14 - 06/17 Salg av bygningsmasse Solbakkmoen: Bygningsmassen ble taksert, annonsert og solgt. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke foretatt som egen sak. - 06/36 Handlingsplan for trafikksikkerhet : Delvis gjennomført. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke foretatt som egen sak. Status gjennomgås ved årlig revisjon. - 07/76 Kommunale veger 2008: Ny vegbru er bygd og Hovedplan veg er laget og skal opp i driftsutvalget i vår. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke foretatt som egen sak. Status gjennomgås ved årlig revisjon. - 07/68 Rehabilitering av Heggtun-boligen finansiering: Rehabiliteringen er gjennomført. Rapportering til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke foretatt som egen sak. Vil fremgå av årsmelding. Hva mener de folkevalgte om vedtaksoppfølgingen resultat fra spørreskjemaundersøkelsen 1 Revisjonen gjennomførte en enkel spørreskjemaundersøkelse blant kommunestyrets faste medlemmer, og samtlige 15 har svart på undersøkelsen. - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp/iverksatt av administrasjonen, svarer 12 at det mener man i høy (3) eller nokså høy grad (9). 3 representanter har svart både og, på dette. Ingen svarte i nokså liten eller liten grad. - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyret blir informert om oppfølging/iverksetting av sine vedtak, svarer 10 at det mener man i høy (1) eller nokså høy grad (9). 5 representanter har svart både og, på dette. Ingen svarte i nokså liten eller liten grad. - På spørsmål om representantene opplever manglende oppfølging av kommunestyrets vedtak som et problem (i betydningen at det ikke foreligger relevante/akseptable årsaker til dette), svarer 12 at det mener man i liten (7) eller nokså liten grad (5). 3 representanter har svart både og, på dette. Ingen svarte i nokså høy eller høy grad. - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp/iverksatt innen rimelig tid, svarer 9 at det mener man i høy (1) eller nokså høy grad (8). 6 representanter har svart både og, på dette. Ingen svarte i nokså liten eller liten grad. 1 Skjemaet og resultatene fra spørreskjemaundersøkelsen fremgår som vedlegg 3. Salten kommunerevisjon IKS 14

15 5.2.3 Vurdering Alle vedtakene er enten iverksatt og fullført, eller iverksatt og i prosess i forhold til gjennomføring. Som det fremgår er det for tidlig å konkludere endelig i forhold til enkelte av vedtakene. Det er delelementer i enkelte av planene som ikke er gjennomført fordi tiltak ikke har nådd opp i forhold til økonomisk prioritering. Oppfatningen blant kommunestyrets faste medlemmer styrker nokså klart oppfatningen om at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Det må sies å råde en nokså stor tillit og tilfredshet i kommunestyret i forhold til administrasjonens oppfølging. Salten kommunerevisjon IKS 15

16 5.3 Er kommunens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og forslag til vedtak lett forståelige, klare og tydelige? Saksutredninger utgjør et viktig grunnlag for bystyrets vedtak. Hvis saksframstillingen ikke er god, kan beslutninger bli fattet på svakt/sviktende grunnlag. Kommunerevisjonen har undersøkt hvilke rutiner administrasjonen har for saksutredning Revisjonskriterier Tidligere var ansvaret for at en sak var forsvarlig forberedt tillagt ordføreren, i dag er det rådmannens ansvar. Dette framgår av lovverk og reglementer. - Kommuneloven 23 nr. 2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. 2 - Kommunalrettslig litteratur: Ansvaret for å påse at sakene er forsvarlig utredet, innebærer ikke noen form for utsettende veto fra administrasjonssjefens side om han/hun mener det ikke har vært tid eller ressurser til å gjennomføre en skikkelig saksutredning..administrasjonssjefen eller den som legger saken fram på hans eller hennes vegne har plikt til å gjøre oppmerksom på eventuelle svakheter og ufullstendigheter i saksforelegget, slik at de folkevalgte kan ta hensyn til dette. 3 - Kommunal mal for saksfremlegg. - Arkivforskriften 2-5 Dokument som tilhører samme sak skal normalt arkiveres samla Fakta Administrasjonens rutiner for saksforberedelse til kommunestyret Kommunen har ikke formaliserte rutiner for saksforberedelse, men rådmannen gir uttrykk for at man har følgende praksis: Når saksbehandler er ferdig med å skrive saken og har gjort sine vurderinger, så fanger systemet den opp slik at den ikke rapporteres direkte. Den går til avdelingsleder og til slutt til godkjenning hos rådmannen. Alle saker som kommer opp til utvalgsnivå eller kommunestyret, må rådmannen se igjennom og gå god for, før det går til behandling. Saksbehandlingssystemet sørger for at behandlingen kommer i rett rekkefølge. Politisk sekretær hos oss har en viktig rolle i forhold til å sette opp sakslista, og sjekke ut at alt er slik det skal være og ordføreren ønsker det skal være satt opp. Det hender at politikerne ønsker en annen ordlyd i en sak eller vedtak, og da utfordres jo de i stor grad til å formulere et alternativt vedtak. Og det kan skje underveis i møtet at 2 Innebygd i rådmannens oppgaver om å sørge for forsvarlig saksforberedelse og iverksetting av vedtak, ligger det også at han/hun har både rett og plikt til å påpeke eventuelle rettslige feil og mangler ved avgjørelser i de folkevalgte organer (Overå og Bernt, 2006: 156). 3 Overå og Bernt (2006: 170): Kommuneloven med kommentarer. Kommuneforlaget. Salten kommunerevisjon IKS 16

17 rådmannen må opp på talerstolen og be om en klargjøring av hva man har ment her. Det skjer også at politikerne ber om ei nærmere forklaring av hva følgene og virkningen av en innstilling kan bli. Det har nok skjedd at selv om en sak var klarert hos rådmannen, så var det likevel behov for mer avklaring. Det er jo naturligvis forskjellig i fra sak til sak hvor lang sakene blir. De største og vanskeligste sakene her, er jo budsjett og økonomiplansakene. Noen plansaker kan også bli lang. Og reguleringsplaner. Men ellers så prøver man å holde nede lengden på sakene. Jeg tror ikke det er noe gjennomgående at sakene drukner i mengde. Det skal jo være et konsentrat samtidig så de viktige momentene må være med. Rådmannen gir uttrykk for at han ikke kan huske å ha fått saker i retur pga at de har vært for dårlig utredet. I forhold til saksbehandlerne sier han videre: Ellers mener jeg størrelsen på kommunen og antall saker ikke er uvesentlig. Jeg mener vi også må ta inn over oss at det er ganske få personer som skriver saker som havner hos kommunestyret. Og de som gjør det er trente saksbehandlere, for å si det slik, og det er i veldig liten grad utskiftning på slikt personell. Det er i liten grad nye saksbehandlere som skriver saker til kommunestyret. Det fører også til at behovet for en ny og stadig oppdatert skriftlig rutine, kanskje ikke er så sterkt til stede. Mal for saksbehandling Malen for saksfremlegg følger av sak/arkivsystemet. Følgende punkter inngår i malen i nevnte rekkefølge: - Rådmannens innstilling - Saksutredning - Bakgrunn - Vurdering - Vedlegg Det fremgår ikke nærmere av malen hvordan bidragene i forhold til hvert punkt skal utformes. Basert på saksfremleggene til de 12 utvalgte sakene som er gjennomgått i avsnitt 5.2, har vi observert følgende: - De fleste saksfremleggene har med alle punktene i saksbehandlingsmalen (uten at disse nødvendigvis er utfylt). - Noen saker har tatt ut eller byttet rekkefølge på punkter i malen. - Flere saker har vurderingsdel i saksutredningen (sak 17/06 og 9, 68, 76/07). - Noen saker har egne avsnittsoverskrifter som har samme formatering som malens overskrifter. De 12 utvalgte saksfremleggene varierer i lengde fra 1 til 5 sider, og de fleste er ca 2-3 sider. Salten kommunerevisjon IKS 17

18 Hva mener de folkevalgte om kvalitet på saksutredning/saksfremlegg resultat fra spørreskjemaundersøkelsen Revisjonen har gjennomført en enkel spørreskjemaundersøkelse blant kommunestyrets faste medlemmer, og samtlige 15 har svart på undersøkelsen. - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyresaker er tilfredsstillende saksbehandlet av administrasjonen, svarer 13 at det mener man i høy (5) eller nokså høy grad (8). 2 representanter har svart både og, på dette. Ingen svarte i nokså liten eller liten grad. - På spørsmål om utdyping av hva man eventuelt har opplevd som utilfredsstillende med saksbehandling/utredning, er følgende svar gitt: - Utilstrekkelig faktagrunnlag: 0 - Manglende belysning av alternativer: 4 - Manglende belysning av konsekvenser: 1 - Selve saksfremstillingen (uryddig/ikke lett forståelig) : 0 - For lang saksfremstilling: 3 - Annet: 1 - På spørsmål om representantene opplever innstillinger til vedtak som klar og tydelig, svarer 13 at det mener man i høy (6) eller nokså høy grad (7). 2 representanter har svart både og, på dette. Ingen svarte i nokså liten eller liten grad. Arkivering I forhold til arkivering av saker, gjør vi en enkel sjekk i forhold til om dokument som tilhører den enkelte sak er arkivert samlet. Vi har sett på hvilke journalposter som er registrert på fire tilfeldig utvalgte saker. For hver av sakene inneholder saksnummeret i sak/arkivsystemet journalposter for politisk behandling av sakene samt protokoll. I tillegg er det registrert inngående og utgående brev. Salten kommunerevisjon IKS 18

19 5.3.3 Vurdering Etter revisjonens oppfatning har administrasjonen i kommunen rutiner som bør være tilstrekkelig til at saksfremlegg til kommunestyret er godt kvalitetssikret. Kommunen har ikke en skriftlig rutine, men sakene går tjenestevei og blir godkjent av rådmann før de legges frem. I tillegg gir rådmannen uttrykk for at det er nokså få og liten utskiftning blant saksbehandlere som produserer saksfremlegg. Basert på det utvalget av saker som er gjennomgått i avsnitt 5.2, deler revisjonen rådmannens oppfatning av at saker til kommunestyret ikke drukner i mengde. Som vist gjøres det i flere av sakene feil bruk av malen for saksfremlegg. Enkeltsaker har en formatering som gjør de uoversiktelig. Spørreskjemaundersøkelsen blant kommunestyrets faste medlemmer viser en nokså stor grad av tilfredshet med kvaliteten på saksutredning og innstilling til vedtak. Vurdert med utgangspunkt i prosessen som gjennomføres og kommunestyrets oppfatning, er det revisjonens syn at kommunelovens krav om forsvarlig saksutredning er ivaretatt. En enkel stikkprøve i fire saker indikerer at krav til arkivering er ivaretatt i disse, i forhold til at journalposter er arkivert samlet i en sak. Salten kommunerevisjon IKS 19

20 6. KONKLUSJON Formålet med undersøkelsen har vært å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Beiarn kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. På bakgrunn av undersøkelsen som presentert i denne rapporten, oppsummerer kommunerevisjonen funnene som følger: Problemstilling 1: Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. Kommunen har ikke skriftlige rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak, eller en samlet oversikt over status for gjennomføring av vedtakene. Man har likevel en praksis som etter revisjonens oppfatning i stor grad bidrar til å sikre gjennomføring av vedtakene. Administrasjonen praktiserer fullført saksbehandling, saker følges opp i ledergruppa og sak/arkivsystemet bidrar også til å holde oversikt. I tillegg er det relativt få saker per år, noe som bidrar til at det er relativt oversiktelig. Problemstilling 2: Blir vedtak i kommunestyret iverksatt? Alle vedtakene vi har sett på er enten iverksatt og fullført, eller iverksatt og i prosess i forhold til gjennomføring. Som det fremgår er det for tidlig å konkludere endelig i forhold til enkelte av vedtakene. Det er delelementer i enkelte av planene som ikke er gjennomført fordi tiltak ikke har nådd opp i forhold til økonomisk prioritering. Oppfatningen blant kommunestyrets faste medlemmer styrker nokså klart oppfatningen om at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Det må sies å råde en nokså stor tillit og tilfredshet i kommunestyret i forhold til administrasjonens oppfølging. Salten kommunerevisjon IKS 20

21 Problemstilling 3: Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige? Basert på et utvalg saker er det revisjonens oppfatning at det varierer en del i hvor stor grad saksfremleggene følger malen for saksfremlegg. Spørreskjemaundersøkelsen blant kommunestyrets faste medlemmer viser en nokså stor grad av tilfredshet med kvaliteten på saksutredning og innstilling til vedtak. Vurdert med utgangspunkt i prosessen som gjennomføres og kommunestyrets oppfatning, er det revisjonens syn at kommunelovens krav om forsvarlig saksutredning er ivaretatt. En enkel stikkprøve i fire saker indikerer at krav til arkivering er ivaretatt i disse, i forhold til at journalposter er arkivert samlet i en sak. 7. ANBEFALING Revisjonens anbefaling er at kommunen vurderer å utarbeide skriftlige rutiner for oppfølging, iverksettelse og eventuelt rapportering i forhold til gjennomføring av kommunestyrets vedtak. Salten kommunerevisjon IKS 21

22 8. RÅDMANNENS KOMMENTAR Rådmannes kommentar til rapporten fremgår som vedlegg 1 på neste side. I forhold til denne ønsker vi å gi uttrykk for følgende: - På to steder i rapporten var det feilaktig brukt bystyre istedenfor kommunestyre. Dette er rettet opp. - Rådmannen kommenterer at rapporten underkommuniserer samarbeidsaktørers ansvar i forhold til gjennomføring. De sakene hvor det gjenstod oppfølging og hvor eksterne var involvert, var spesielt sak 06/20 Strategidokument for barnehagene og 06/36 Handlingsplan for trafikksikkerhet I vedlegg 2 som mer detaljert gjør rede for gjennomføringen, fremgår det nokså tydelig at både RKK Indre Salten og Statens vegvesen har delansvar for gjennomføringen. I forhold til dette er det ellers også et poeng at rapporten ikke konkluderer med at vedtak ikke er iverksatt. For øvrig mener vi kommentarene ikke endrer rapportens vurderinger eller konklusjoner. Salten kommunerevisjon IKS 22

23 Vedlegg 1 Rådmannens kommentar I forhold til rapporten kommenterer rådmannen følgende: Salten kommunerevisjon IKS 23

24 Vedlegg 2 Et utvalg bystyrevedtak fra 2006/07 med status for iverksettelse Sortert kronologisk og etter enhet Sentraladministrasjonen: PS 06/5 Alkoholpolitisk handlingsplan for PS 07/02 Opptak av startlån til videreutlån Skole/barnehage: PS 06/20 Strategidokument for barnehagene Helse og sosial: PS 06/24 Nye veiledende sosialhjelpssatser PS 07/09 Kommunedelplan for psykisk helse, rullering 2007 Landbruk/kultur/miljø: PS 07/12 Folk i husan bosetting i distriktet deltakelse i kommunenettverk PS 07/75 Hovedrullering kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelse 2007 PS 07/77 Flerbrukshall Teknisk: PS 06/17 Salg av bygningsmasse Solbakkmoen PS 06/36 Handlingsplan for trafikksikkerhet PS 07/68 Rehabilitering av Heggtun-boligen finansiering PS 07/76 Kommunale veger 2008 Salten kommunerevisjon IKS 24

25 Sentraladministrasjonen: PS 06/5 Alkoholpolitisk handlingsplan for VEDTAK: Alkoholpolitisk handlingsplan for vedtas med flg endring av pkt 17. Antall bevilgninger Det settes ikke tall på antall salgsbevillinger og skjenkebevillinger. (punktene a, b og c i dagens plan går ut. - Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Planen er mer å anse som en retningslinje/regelverk enn en handlingsplan. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke rapportert særskilt. Kilde for opplysningene: Rådmann PS 07/02 Opptak av startlån til videreutlån VEDTAK: opptar kr ,- i startlån fra Husbanken for videre utlån. Lånet opptas første kvartal 2007 som et serielån med pt. 3.5% nominell flytenede rente. Effektiv rente er pt. 3.7%. Lånet har en løpetid på 18 år hvorav de 3 første er avdragsfrie. Lånet er tatt opp og lånt ut videre. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Ikke foretatt. Kilde for opplysningene: økonomisjef. Skole/barnehage: PS 06/20 Strategidokument for barnehagene VEDTAK: Driftsutvalget gir sin tilslutning til planen for kompetanseheving for perioden Salten kommunerevisjon IKS 25

26 I følge skolesjef har det vært gjennomført en rekke tiltak som oppfølging av strategidokumentet og arbeid med dette pågår fortløpende. Dette skjer etter det vi forstår dels i egen regi og delvis gjennom interkommunale aktiviteter i regi av RKK. Gjennomførte kompetansehevingstiltak er dokumentert fra 2006 og fremover. Skolesjef nevner ellers: - Intern kompetanseheving i form av personalmøter og arbeid med de prosjektene som er igangsatt i barnehagen og fortsatt løper. - Prosjekt INN er UT fortsetter - Prosjektet hain sailte et språkprosjekt oppstartet nå i vår vedtatt innenfor strategidokumentet - Arbeid med TRAS og språksprell I saksfremlegget fremgikk det At kommunen skal i følge planen sørge for at: det bl a gjennomføres vurdering av eget kompetansebehov og gjennomfører nødvendige tiltak. I tillegg at det utvikles, vedtas og gjennomføres planer for kompetanseutvikling. Planer for kompetanseutvikling er etter det vi forstår foreløpig ikke laget. Det er ikke dokumentert at barnehagene har gjennomført vurdering av eget kompetansebehov. Skolesjef gir i sin tilbakemelding til revisjonen uttrykk for følgende: Jeg finner det noe vanskelig å dokumentere et slik strategidokument med vedtak, for oppfølgelsen er de årlige vriksomhetsplaner som RKKIS utarbeider og med årsmeldinger fra RKKIS som dokumentasjon på hva som er gjennomført. Virksomhetsplaner og årsmeldinger for 2006,2007, 2008 fås lettest ved henvendelse til RKK Indre Salten. Konklusjon: Vedtaket er delvis iverksatt. Planperioden er enda ikke over. På et relativt sent tidspunkt i planperioden er et av punktene som ble fremhevet som sentral i saksfremlegget til vedtak av denne planen, fortsatt ikke gjennomført (utvikle, vedta og gjennomføre planer for kompetanseutvikling). På grunn av de forhold som fremgår ovenfor, har ikke revisjonen full oversikt over gjennomføringen. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Det er ikke gitt tilbakemelding om oppfølging av vedtaket i form av egen sak. Nevnt i kommunens årsrmelding og årsmelding fra RKK. Kilde for opplysningene: skolesjef. Salten kommunerevisjon IKS 26

27 Helse og sosial: PS 06/24 Nye veiledende sosialhjelpssatser VEDTAK: s sosialhjelpssatser oppjusteres til Statens veiledende norm. De nye satsene innføres fra september Økningen av utgiftene vil for inneværende år dekkes innenfor egne budsjettrammer. Satsene for sosialhjelp skal følge Statens veiledende normer og justeres i tråd med disse. Melding om endring av satsene oversendes heretter driftsutvalget til orientering. Barnetrygd og kontantstøtte skal ikke medtas i inntektsgrunnlaget for sosialhjelpsstøtte. I følge helse- og sosialsjef ble nye sosialhjelpssatser innført fra vedtatt tidspunkt. Det kommer i følge henne nye satser hvert år, og det melder man fra om til driftsutvalget. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Melding om tiltaket oversendt driftsutvalget. Kilde for opplysningene: helse- og sosialsjef. Salten kommunerevisjon IKS 27

28 PS 07/09 Kommunedelplan for psykisk helse, rullering 2007 VEDTAK: 1. Det opprettes 100% stilling som omsorgsarbeider i Tiltaket vidererøres ut planperioden og dekkes over helse- og sosialbudsjettet merket psykisk helse. Omsorgsarbeideren forutsettes også å kunne arbeide mot gruppen barn og unge etter avtale med helse- og sosialsjef. 2. Det opprettes 60% fagstilling som aktivitør ved Beiarn sykehjem fra Lønnskostnadene dekkes over helse- og sosialbudsjettet merket psyksisk helsearbeid. 3. Det avsettes kr ,- i 2009 til behovsutredning/-prosjektering av boliger for mennesker med psykiske lidelser og personer med rusproblem. 4. Videreføring av tiltak for barn og unge som beskrevet i innspill til psykiatriplanen. Lønnskostnadene dekkes 50/50 over budsjett Landbruk/Kultur og Miljø og Helse- og Sosialavdelingen. Nye tiltak: - Opprettelse av fast mekketilbud for ungdom m/voksenleder - Trial/motorsport på Bratten Bodø se på interesse for tiltak i Beiarn. - Hesteridning Nye tiltak bør utredes og kostnadsberegnes. Disse tiltakene ansees som forebyggende tiltak for barn og ungdom og foreslås dekket gjennom kommunens budsjett på helse og sosial og landbruk, kultur og miljø samt gjennom egenandeler. Frivillige lag og foreninger vil også kunne være samarbeidspartnere her. 1. Stillingen ble besatt fra først på nyåret Det ble besatt fra august Pengene er avsatt, men prosjektet enda ikke kommet i gang. 4. Stillingen er videreført og skal være permanent. - Mekketilbud er kommet på plass. - Trialkjøring er satt på vent da det ikke har vært så stor interesse for tiltaket. - Hesteridning: Konklusjon: Vedtaket er så langt iverksatt. Noe gjenstår for Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Det er ikke gitt direkte tilbakemelding til politisk organ om oppfølging av vedtaket, men noe er rapportert i årsmeldingen. Kilde for opplysningene: helse- og sosialsjef. Salten kommunerevisjon IKS 28

29 Landbruk/kultur/miljø: PS 07/12 Folk i husan bosetting i distriktet deltakelse i kommunenettverk VEDTAK: vedtar å delta i kommunenettverk innenfor programmet Livskraftige kommuneer. Kommunen vedtar å delta innenfor prosjekt Folk i husan og ses i sammenheng med kommunens arbeid for å øke bosettinga i kommunen og for å bidra til at tomme og fraflytta hus igjen kan bli bebodd. Kommunen har deltatt i 4-5 interkommunale samlinger og er fremdeles med i nettverket. I denne forbindelse har det bla vært gjennomført en registrering av eiendommer. Driftsutvalget er informert om gjennomføringen, men det er ikke gitt tilbakemelding til kommunestyret. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Informert i årsmelding 2007, driftsutvalget er informert , ikke kommunestyret. Kilde for opplysningene: landbrukssjef PS 07/75 Hovedrullering kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturoppl 2007 VEDTAK: Framlagt Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelser for kap 1 og 2 med tilhørende handlingsplan kap 3 vedtas med følgende innrullering av tiltak: Vedtaket inneholder en lang liste med tiltak. Gangen i prosessen er at hvert fjerde år gjennomføres en revisjon av planen, og så gjennomføres det en årlig rullering av handlingsdelen med komplettering av nye forslag til tiltak. I forbindelse med den årlige rulleringen av tiltakene, gjøres det rede for status for det enkelte tiltak. Av bla økonomiske årsaker vil ikke alle tiltak kunne gjennomføres. Men i rulleringsdokumentet er det (med tre unntak) gjort rede for status til alle tiltak som var med i hovedrulleringen. Disse tre har landbrukssjef informert revisjonen om. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: ikke rapportert særskilt, men status gjennomgås ved årlig gjennomgang. Planen er også ute på høring. Kilde for opplysningene: landbrukssjef Salten kommunerevisjon IKS 29

30 PS 07/77 Flerbrukshall VEDTAK: Det oppnevnes en plankomite som får som mandat å utrede et skisseprosjekt for etablering av flerbrukshall/allaktivitetshus. Skisseprosjektet skal legges fram til behandling i driftsutvalget innen september Arbeidet skal gjennomføres innenfor en kostnadsramme på kr ,-. Plankomiteen består av barn- og unges representant i plansaker, en fra kulturkontoret en fra teknisk avdeling, en representant utpekt av kulturrådet, en representant utpekt av idrettsrådet, en representant utpekt av eldrerådet. Skisseprosjektet ble ferdig i januar i år og vil bli lagt frem til politisk behandling i løpet av våren sommeren i år. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: Innhold i skisseprosjektet vedtatt i driftsutvalget og i kommunestyre Saken også referert i årsmelding Kilde for opplysningene: landbrukssjef Teknisk: PS 06/17 Salg av bygningsmasse Solbakkmoen VEDTAK: Driftsutvalget gis i oppgave å forestå salg av bygningsmasse på Solbakkmoen, gnr 70, bnr 1, fnr 19 i tråd med delegasjonsreglementets bestemmelser. Bygningsmassen ble taksert, annonsert og solgt. Konklusjon: Vedtaket er iverksatt. Rapportert til folkevalgt organ om oppfølging: ikke rapportert særskilt, vil fremgå av økonomiplan/årsmelding. Kilde for opplysningene: teknisk sjef Salten kommunerevisjon IKS 30

31 PS 06/36 Handlingsplan for trafikksikkerhet VEDTAK: Handlingsplan for trafikksikkerhet i Beiarn vedtas med følgende tillegg; - Under generell del medtas: Rydding av skog ved vegkryss. - Nedsatt hastighetsgrense til 40 km/t i krysset ved Storågbrua og krysset ved FV 495/Tollådalveien. - Nedsatt fartsgrense over Haubakken og ned til Larsos. - Sikring av rekkverk Vold bru - Bygging av gang- og sykkelvei Storjord flyttes til Bygging av gang- og sykkelvei Trones sentrum/tollånes flyttes til 2008 Tiltak tidspunkt/ansvarlig 1 Adferd/holdningsarbeid Ansvarlig: flere Resultat: Skole opplyser at det gjennomfører holdningsarbeid i samsvar med opplæringsplan. Det drives et aktivt arbeid i barnehagene på dette området. Utenom det som direkte tilhører skole gjennomfører an stor del av ungdommene traffikalt grunnkurs. 2 Moldjord: Lys på snuplass for buss (tidsrom 2007) Ansvarlig: Resultat: Det er ikke etablert ekstra lys på snuplass for buss. Det foreligger planer for omarbeiding av hele området i 2010/11. 3 Storjord: Bygging av gang- og sykkelvei Storjord (flyttes til 2009) Ansvarlig: Statens vegvesen - Resultat: Det er igangsatt reguleringsplanprosess for ny gang- og sykkelveg på Storjord. Prosjektet avhenger av tilskudd fra trafikksikkerhetsmidler. Tollå: 4 Rassikring FV 494 Ny omkjørselsvei Leiråmo Heggmo Ansvarlig: Statens vegvesen - Resultat: Arbeidet er i det vesentlige fullført. Gjenstår noe arbeid med oppgradering av veg mellom de 2 nye bruene. Status Iverksatt/ I gang/ Ikke utført Iverksatt Ikke utført (plan foreligger) I gang Iverksatt (noe gjenstår) Salten kommunerevisjon IKS 31

32 5-6 Bygging av gang- og sykkelveg G/s-veg Trones sentrum (flyttet til 2008) Ansvarlig: Statens vegvesen - Resultat: Ny gang- og sykkelveg Tollå/Trones omfatter i det vesentlige bygging av utvendig gangbane/gitterrist på eksisterende vegbru. Arbeidet er finansiert og planlegges utført i år. Fortau mellom Tollånes boligfelt Løssiheimen boligfelt Ansvarlig: Resultat: Fortau mellom Løssiheimen boligfelt og Tollånes boligfelt er ikke prioritert i handlingsplan. Ikke utført Skal gjøres i år Ikke utført (ikke prioritert) 7 Veglys Trones sentrum 2008 Ansvarlig: Ikke utført Generelt: 8 RV 813 Vesterli Tvervik Vedtak på å skilte RV 813 som forkjørsveg (snarest) Ansvarlig: Statens vegvesen 9-11 RV 813 Storjord Tvervik Fartsgrense Navjord utvides til Selforsnes (snarest) Ansvarlig: Statens vegvesen Nedsatt fartsgrense Kvæl ved Vold bru (snarest) Ansvarlig: Statens vegvesen Skilting av farlige vegkryss Kvæl og Selfors bru/forsmoen (snarest) Ansvarlig: Statens vegvesen 12 FV 494 Storjord bru Leiråmo Fartsgrense Os utvides til grense Ness (snarest) Ansvarlig: Statens vegvesen 13 Rydding av skog ved vegkryss Resultat: Delvis gjennomført i samarbeidsprosjekt mellom kommunene og Statens vegevesen. 14 Nedsatt hastighetsgrense til 40 km/t i krysset ved Storågbrua og krysset ved FV 495/Tollådalveien. Iverksatt Ikke utført Iverksatt Ikke utført Ikke utført Delsvis gjennomført Ikke utført 15 Nedsatt fartsgrense over Haubakken og ned til Larsos Ikke utført 16 Sikring av rekkverk Vold bru Ikke utført Salten kommunerevisjon IKS 32