TDI-modellen og leiested Opplæring, Gardermoen, september

Transkript

1 1 Hvorfor 2 Hvordan/modell 3 Hvordan/økonomiarbeid 4 Innvendinger/spørsmål TDI-modellen og leiested Opplæring, Gardermoen, september Harry Aas (UiA) Lise Sagdahl (NTNU) Per Heitmann (UiO)

2 Hvorfor? 2

3 Hva er det vi vil? TDI-modellen inkl. leiested 3

4 Hva har ført oss hit? 1. Kunnskapsdepartementets BOA-reglement (2007) Prosjektene skal regnskapsføres slik at alle relevante kostnader framkommer 2. Handlingsromutvalget (2010) Økende ekstern forskningsfinansering gir mer/bedre forskning, men egenandelene som kreves, setter andre/eksisterende aktiviteter under press 3. Forskningsrådet (2010 / 2011) Institusjonenes anskaffelse av egen infrastruktur er institusjonenes eget ansvar, men Forskningsrådet er villig til å dekke kostnadene for prosjektenes bruk av denne infrastrukturen Formulerte sammen med UHR en ambisjon om bedre finansiering for hvert enkelt prosjekt 4. EU / 7.rammeprogram: 75% kostnadsdekning Nødvendig å redegjøre for kostnader for å få inntekter 4

5 TDI / leiested et ledelsesverktøy Ekstern finansiør av forskning Det å kjenne reell ressursbruk er en nødvendig, men ikke tilstrekkelig, betingelse for å kunne gjøre prioriteringer. Forsker Leder Helhet: Forskning, utdanning, formidling samt støttetjenester og infrastruktur 5

6 Hvordan? Modellutforming 6

7 Fra tilleggskostmodell til totalkostnadsmodell Direkte kostnader Indirekte kostnader Nye, midlertidig ansatte lønnet av prosjektmidler Innsats fra fast ansatte i prosjektgjennomføringen Reiser og konferanser Bruk av forskningsinfrastruktur Standard påslag Reelle indirekte kostnader Hvordan redegjøre for tidsbruken? Hvordan beregne (og prise) leiestedstjenester? Hvordan beregne de indirekte kostnadene for forskning? 7

8 Tid i vit.stilling som kostn.driver for TDI-modellen / leiested Direkte kostnader og Indirekte kostnader Hvem utfører kjerneaktiviteten: Vitenskapelig personale Tidsbruk deles mellom kjerneaktivitetene Lønnskostnad for disse = Direkte kostnad Øvrige kostnader er støttetjenester: Støttetjenestene består av 1. Eksperimentell infrastruktur / leiested 2. Indirekte kostnader Spesifiseres / Fastsettes lokalt Indirekte kostnader deles mellom kjerneaktivitetene iht. tidsbruken for de som utfører kjerneaktivitetene (samt studenter) Årsverkkostnad som én institusjonell sats for kjerneaktiviteten forskning Sats = IK (forskning) / Årsverk (forskning) Residual / Satsen fastsettes sentralt 8

9 Indirekte kostnader i BOA Før Minimumssats på 40 % for full dekning av indirekte kostnader. Gamle regler, fortsatt gjeldende noen steder forsvant ut av BOA-reglementet i 2002 under henvisning til ulikt kostnadsbilde i de ulike fagmiljøene Uklart om bruk av forskningsinfrastruktur er inkludert i de indirekte kostnadene. Ulike PEDAT-satser v/uio tok høyde for noen forskjeller Egenandel varierer for ulike prosjekter, men ukjent størrelse. Egenandel er andel IK som ikke dekkes av ekstern finansiør Ulike fordelingsmodeller mellom fagmiljøene. Hvordan inntekter/kostnader fordeles mellom org.nivåer Fra nå og framover TDI-sats skal benyttes i alle nye prosjekter. Kronebeløp omregnes til (gjennomsnittlig) prosentsats indirekte kostnader per prosjekt. Leiestedskostnadene er ikke inkludert i TDIsatsen (de kommer i tillegg). Egenandel varierer fortsatt. Egenandel er kjent og den kan øke når alle kostnader synliggjøres. Fakulteter/enheter må selv vurdere om det er behov for å justere sine interne fordelingsmodeller. 9

10 Leiested en del av totalkostnadsmodellen Med «leiested» menes laboratorium eller annen infrastruktur hvis driftskostnader synliggjøres særskilt og fordeles forholdsmessig mellom de prosjekter og aktiviteter som anvender infrastrukturen (Forskningsrådet) Timepris = Kostnad Kapasitet Begrunnelsen er knyttet til å hente eksterne bidrag til vedlikehold og fornyelse av forskningsinfrastruktur Jf. Forskningsrådets endring i 2009/2010 om å dekke bruken av utstyr Begrense transaksjonskostnadene til det absolutt nødvendige 10

11 Forskningsinfrastruktur i BOA Før Forskningsrådet finansierte innkjøp av utstyr direkte (dekket investeringskostnad). Leiestedskostnader OK på noen fagområder. Varierende praksis vedr. prising ved institusjonene: Ingen priser, symbolske priser og reelle priser. Bidragsprosjekter: Kostnader til laboratorier utgjorde ofte en skjult egeninnsats. Oppdragsprosjekter: Risiko for at oppdragsvirksomhet (og salg) ble subsidiert. Fra nå og framover Forskningsrådet finansierer kun bruk av forskningsinfrastruktur, dvs. leiestedpris multiplisert med timer. Fra 2012 unntak for nasjonal infrastruktur iht. veikart Leiestedspriser skal være basert på totale kostnader og forventet bruk. Synliggjør kostnader institusjonen allerede har. Bidragsprosjekter: Alle leiestedskostnader skal synliggjøres, og ved behov legges egeninnsats inn. Oppdragsprosjekter: Alle kostnader synliggjøres og dekkes av oppdragsgiver. Mulighet for fortjeneste. 11

12 Hvordan? Økonomiarbeid 12

13 Intern økonomistyring Instituttleders oversikt over (1) sammenheng prosjektportefølje og basisøkonomi (2) hvert enkelt prosjekts nettobidrag til basis Prosjektkostnader Overhead til dekning av kontor, pc, bibl, adm, etc Leiestedkostnader (lab.areal, utstyr, tekn) Nettobidrag Egenandel Lønn til prosjektansatte Spesifikk prosjektdrift Eksternt bidrag Lønn fast vit.personale (frikjøp) 13

14 Prosjektbudsjettering Hva skal vi plage den enkelte forsker med? A. Direkte kostnader Arbeidsinnsats Lønnskostnad Reiser, konferanser, etc. Leiested: Spesifisere omfang Pris per enhet hentes fra lokalt utarbeidet oversikt B. Indirekte kostnader Én sats (per årsverk) per institusjon; lik for alle fagmiljøer; hentes vha. Oppslag Også én sats for teknisk-administrative årsverk der disse årsverkene er betalt av prosjektmidler 14

15 Dekning av kostnader Poenget er synliggjøring (av kostnader), ikke nødvendigvis fakturering Delfinansiering (egenandeler) hvis prosjektet er faglig interessant og det fattes vedtak om det (men rene oppdrag skal som minimum alltid fullfinansieres) 15

16 Mulige gevinster av TDI / leiested A. Bedre prosjektfinansiering gir større strategisk handlingsrom Forskningsrådet og EU vil dekke større andel av direkte kostnader Ikke gi bort penger på søknadstidpunktet B. Transparent økonomi i forskningsprosjekter gir bedre styringsinformasjon og grunnlag for bærekraft, effektivitet og prioriteringer Kjent egeninnsats Kunnskap om koblingen mellom aktivitet og økonomi C. Forenkler samarbeid med andre aktører, spesielt innen sektoren Gevinstrealisering uten utilsiktede konsekvenser! 16

17 Innvendinger og spørsmål 17

18 Synliggjøre kostnader dyrt? Om lag 1 mill. i total årsverkkostnad for landets høyeste kompetanse pluss eksperimentell infrastruktur hvis behov Hvem er denne «Ove R. Head» som stikker av med pengene? Han ordner kontor, ledelse, ITsystemer, administrasjon, bibliotek, lønnsutbetaling og mere til Institusjon Indirekte kostnad per vit.årsverk (1000 kroner) NTNU 400 UiB UiO % SINTEF % 18

19 Konkurranse på innhold Konkurrentene Andre universiteter / høyskoler: Kikke hverandre i kortene vha. UHR Instituttsektoren: Mange institutter har lav grunnbevilgning og overlever ikke uten å budsjettere sine prosjekter (bidrag og oppdrag) slik at alle kostnader inngår i budsjetteringsgrunnlaget Helsesektoren: Kunnskapsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet har satt ned en arbeidsgruppe 19

20 Totalkostnadsmodell for forskning Kan satsen for indirekte kostnader også brukes i undervisning? Nei; TDI-satsen er en sats som gjelder forskning TDI-modellen redegjør imidlertid for indirekte kostnader delt i to: Forskning og utdanning De fleste universiteter og høyskoler har egne modeller for kalkulering av EVU-/utdanning hvor støttetjenestene som inngår i de indirekte kostnadene legges inn etter forventet bruk. TDI-modellen viser imidlertid samlede indirekte kostnader henført til utdanning (og annet som ikke er forskning). En modell for utdanningsvirksomheten må utvikles, bl.a. er det trolig at kostnadsbærer er noe annet enn vitenskapelige årsverk Mandatet for arbeidet med TDI-modellen/leiested var forskning, og vi utviklet på dette grunnlaget en totalkostnadsmodell for forskning 20

21 Bidragsprosjekter er fortsatt bidragsprosjekter «Hvis full kostnadsdekning gis, vil RBO-insentivet representere en avanse» Prosjektfinansiering fra Forskningsrådet/andre og bevilgninger fra Stortinget er to forskjellige ting RBO-insentivet er finansiert gjennom rammekutt på institusjonene og representerer derfor ikke friske midler For øvrig ingen selvfølge at insentiver videreføres ned på prosjektnivå (ulike modeller på de forskjellige institusjonene) 21

22 Bedre finansiering per prosjekt gir større internt handlingsrom A. Blir det færre prosjekter? Ja, det kan skje uten økte rammer til forskning B. Er dette en ønsket utvikling? Det kommer an på: 1. De som vinner konkurransen, får bedre kostnadsdekning enn tidligere 2. Uheldig dersom mange opplever at finansieringsmulighetene tørker ut 3. Bedre finansiering per prosjekt kan være gunstig med tanke på utvikling av eget, institusjonelt handlingsrom 4. Hvis vi ikke synliggjør totale kostnader, er det vanskeligere å argumentere for økte bevilgninger 5. Omleggingen skjer uansett nå! C. Er dette en villet utvikling? Forskningsrådet/Universitets- og høgskolerådet (2011) peker på utfordringen og anser at Institusjonsledelsens håndtering av det økte handlingsrommet antas derfor å være viktig for å oppnå aksept (blant forskerne; vår tilføyelse) for omleggingen. Institusjonene må benytte handlingsrommet bl.a. til å hjelpe fram de som ikke når opp slik at de kan vinne neste gang 22

23 Investere først for å generere inntekter A. Avskrivninger på utstyr inngår i leiestedskostnadene Den økonomiske verdien (regnskapsmessig verdi) kan være 0 (null), men bruksverdien kan være høy og det er den økonomiske verdien som legges til grunn B. Investere? Manglende inntekter pga. ferdig avskrevet utstyr gir utfordringer når det gjelder gjenanskaffelse av utstyret Tenk motsatt! Ikke lenger spare for å kjøpe, men investere først i forventning om bedre forskning og prosjektinntekter til vedlikehold og fornyelse av utstyret Økt risiko, men potensiell gevinst både faglig og økonomisk Eksempel / vedr. UiOs avsetning i 2014 på 100 mill. kroner til vit.utstyr: Ved siden av den faglige begrunnelsen har det vært et premiss i søknadsbehandlingen at fagmiljøet kunne godtgjøre et potensiale for leiestedsinntekter, altså at de holder en forskningskvalitet som gjør at de kan regne med å vinne fram i konkurransen om eksterne prosjekter og derigjennom få dekning for leiestedskostnader. Investeringer i utstyr kan øke attraktiviteten og leiestedsinntektene vil bidra til vedlikehold og fornyelse23 av utstyret.

24 Standardparametre brukes som de er A. Gjelder bl.a. forholdstallet ansatte studenter Begrunnelsen for de verdier som er satt, varierer: Noen ganger svært skjønnsmessig, andre ganger basert på gjennomganger i f.eks. IT-avdeling og bibliotek B. Om verdiene settes annerledes, blir utslagene forbausende små Ref. regnearksesjon Prøv selv! C. Anbefalingene i TDI-rapporten bør følges med mindre man selv aktivt kan begrunne at andre forholdstall er bedre 24

25 Forskningsrådets praksis Følger opp Generelle retningslinjer Driftsmidler i infrastrukturprogrammet 25

26 Bruk anledningen til å stille spørsmål! - Parallellsesjoner - E-post: p.k.heitmann@admin.uio.no Nettverk: Finn andre å snakke med! - Institusjonstype/-størrelse Avslutning Resten av dagen + to første timer i morgen: Parallellsesjoner (1) regneark og (2) leiested 26