HAMMERFEST KOMMUNE RUTINER FOR KOMMUNALE BYGGEPROSJEKT REVIDERT UTGAVE. Feil! Tallet kan ikke representeres i det angitte formatet.

Transkript

1 0 HAMMERFEST KOMMUNE RUTINER FOR KOMMUNALE BYGGEPROSJEKT REVIDERT UTGAVE כה Side 1 av

2 INNHOLDSFORTEGNELSE (REVIDERES NÅR DOKUMENTET ER FERDIG) 1 INNLEDNING 3 2 MÅLSETTING 4 3 VIRKEOMRÅDE 5 4 POLITISK OG OFFENTLIG GODKJENNING POLITISK GODKJENNING OFFENTLIG GODKJENNING 6 5 OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 7 6 STANDARDISERING OG ERFARINGSOVERFØRING 8 7 ORGANISERING AV ARBEIDET 9 7.1FASER, AKTIVITETER OG ANSVAR 9 7.2ORGANISERING AV STAB FOR BYGGEPROSJEKTER 9 7.3GJENNOMFØRINGSMODELLER HELSE, MILJØ OG SIKKERHET 10 8 IDÉFASE 11 9 PROGRAMFASE DELTE ENTREPRISE PROSJEKTERINGSFASE BYGGEFASE TOTALENTREPRISE PROSJEKTERINGSFASE BYGGEFASE OVERLEVERING AV BYGG REKLAMASJON ØKONOMISTYRING KOSTNADSKONTROLL ENDRINGSRUTINER (BYGGEFASE) REGNSKAP INDEKSREGULERING RAPPORTERING PROSJEKTAVSLUTNING REGNSKAPSAVSLUTNING 24 MAL KOSTNADSOVERSLAG 25 SIDE כה Side 2 av

3 1. INNLEDNING Kommunestyret vedtok den Rutine for kommunale byggeprosjekter Hammerfest kommune. Denne rutinen erstatter den gjeldende Instruks for plan og byggekomiteen for Hammerfest kommune datert I kommunestyremøte den er det vedtatt at byggeprosjektadministrasjonen skal flyttes til Hammerfest Eiendom KF. Det er ikke vedtatt andre endringer i arbeids/- ansvarsområdet utenom at rapporteringen skal skje til daglig leder i HE KF. Vedtak: Kommunestyret vedtar å gjennomføre organisasjonsendringen fra 1/1-2010, som medfører flytting av avdelingene vedlikehold, renhold og byggeprosjektsadministrasjon til Hammerfest eiendom KF. כה Side 3 av

4 2. MÅLSETTING Kommunen har de siste årene vært inne i en periode med mange og store byggeprosjekter. Aktivitetsnivået forventes å forbli høyt. Store verdier forvaltes, og det er ønskelig med en sikker måte å behandle byggesaker på i kommunen. Rutinene skal gi klare retningslinjer for organisering og styring av kommunens egne byggeprosjekter. Fullmakter skal klart fremgå. Det legges vekt på behandling av erfaringsdata. Dette skal gi grunnlag for å videreutvikle produkter som er tilpasset det kommunale brukerbehov. כה Side 4 av

5 3. VIRKEOMRÅDE Rutinene gjelder for prosjekter hvor Hammerfest kommune står som eier og hjemmelshaver. Fra er forvaltningen av bygningsmassen til Hammerfest kommune overført til Hammerfest Eiendom KF. Rutinene er gjeldende for byggeprosjekter med tilhørende utenomhus anlegg, nybygg, påbygg/tilbygg og ombygging. כה Side 5 av

6 4. POLITISK OG OFFENTLIG GODKJENNING 4.1 Politisk godkjenning Utviklingen av et byggeprosjekt skal godkjennes i hht. : Fase Kostnadsoverslag/rapport Godkjennelse av Idéfase Investeringskalkyle IK kommunestyret (økonomiplan) Programfase Byggeprogram Utvalg for brukeravdeling Formannskapet Prosjekteringsfase Kostnadsoverslag I (KI) Formannskapet Kommunestyret Formannskapet Kostnadsoverslag II (KII) Reklamasjonsfase Byggeregnskap Formannskapet Kommunestyret Ved overskridelser over 5 % av investeringene (KI, KII) skal sak fremmes til kommunestyret etter at styret i Hammerfest eiendom KF har vurdert og behandlet saken. For prosjekter under 4 mill kr settes en grense for overskridelser på 0,5 mill kr. Hammerfest Eiendom KF utarbeider årlig plan for politisk behandling av byggeprosjektene. 4.2 Offentlig godkjenning Plan og Bygningsloven legges til grunn. Det foreligger to søknadsmuligheter; 1) søknad om enkelttiltak 2) søknad om rammetillatelse Det avholdes forhåndskonferanse med plan- og bygningsmyndigheten i kommunen, så snart som mulig i prosjekteringsfasen. כה Side 6 av

7 5. OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Regelverk - generelt Forskrift om offentlige anskaffelser mv. av 7. april Forvaltningslov (bl.a. habilitet og taushetsplikt) Offentlighetsloven (unntak for offentlighet) Kommunens egne instrukser/regler. KS Anskaffelsesinstruks (tidl. Normalinstruks, standarder utarbeidet av Norges Byggstandardiseringsråd) Andre regelverk som omhandler/ angår offentlig anskaffelse. Det er viktig å tidligst mulig i prosjektet få avklart om det skal behandles etter EØS-forskriften eller ikke. Dette kan spesielt påvirke fremdriften. Ved overskridelse av terskelverdier etter EØS-forskriftene skal juridisk spesialkompetanse nyttes ved utforming av anbudsprosedyrer. כה Side 7 av

8 6. STANDARDISERING OG ERFARINGSOVERFØRING For byggtyper som kommunen har lang erfaring med skal funksjonskrav og inventar standardiseres. Avdeling for byggeprosjekter er ansvarlig for å utforme standardene. Det påligger brukersektoren å bidra i utformingen basert på erfaringer fra tidligere bygg. Standardiseringen skal ikke være utformet slik at det strider mot bestemmelser i Forskrift om off. anskaffelse. Det skal arbeides for standardisering innen følgende områder og aktiviteter: Tekniske installasjoner og hjelpemidler (alarmer, 2 kanal telefonsystem, tilrettelegging for IT-verktøy m.m.) Helse, miljø og sikkerhet (ergonomi, klima, sol skjerming, universell utforming etc.) Inventar Materialbruk Utendørsanlegg Standardiseringen skal oppdateres med jevne mellomrom for å få med de seneste erfaringene. En skal tilstrebe funksjonelle løsninger som kan redusere driftskostnadene. כה Side 8 av

9 7. ORGANISERING AV ARBEIDET 7.1 Faser, aktiviteter og ansvar OVERSIKT SAKSGANG I KOMMUNALE BYGGEPROSJEKTER FASER Ide Program Prosjektering Bygge Reklamasjon ANSVARLIG Brukere Hammerfest eiendom KF Hammerfest eiendom KF Hammerfest eiendom KF Hammerfest eiendom KF DELT ENTREPRISE: AKTØRER Brukere (Byggeprosjekter) AKTIVITET Melder behov Estimere kostn. IK Oppmeld. Øk.plan Hammerfest eiendom KF Brukere (Arkitekt) Byggeprogram forutsetninger funksjoner romprogram tidsprogram kostnadskalkyle bestemme entrepriseform Prosjektleder Brukere Prosjekteringsleder Arkitekt Rådgiv. ingeniør Skisseprosjekt K0 Prosjektgranski ng revidert K0 Forprosjekt KI Delprosjekt anbud Utarbeide KII Prosjektleder Byggeleder Entreprenør Arkitekt Rådgiv. ingeniør Kontrahering Oppføring av bygg Ferdigbefaring Overtakelse av bygget Overlevering Prosjektleder Byggeleder (Arkitekt) (Rådgiv. ingeniør) (Brukere) Prosjektavslutning sluttregnskap sluttrapport Reklamasjon / garanti 3 år TOTAL ENTREPRISE AKTØRER Brukere (Byggeprosjekter) AKTIVITET Melder behov Estimere kostn. IK Oppmeld. Øk. plan Byggeprosjekter Brukere (Arkitekt) Byggeprogram forutsetninger funksjoner romprogram tidsprogram kostnadskalkyle bestemme entrepriseform Prosjektleder Totalentreprenør Klare funksjonsbeskrivelser og standardkrav Anbud Evaluere anbud Utarbeide - KI Justere anbud Utarbeide - KII Kontrahering Prosjektleder Totalentreprenør Oppfølging av bygg Ferdigbefaring Overtakelse av bygg Prosjektleder Totalentreprenør (Brukere) Prosjektavslutning sluttregnskap sluttrapport Reklamasjon / garanti 3 år Figuren viser aktører og aktiviteter i de respektive prosjektfaser, for delte- og totalentrepriser. 7.2 Organisering av stab for byggeprosjekter Stab for byggeprosjekter består av prosjektledere som ivaretar kommunens byggherreansvar for de enkelte prosjekter. כה Side 9 av

10 7.3 Gjennomføringsmodeller Valg av entreprisemodell skal baseres på den gjennomføringsform som passer best til oppdragstypen. Kontraheringsform utredes i løpet av programmeringsperioden.. Av saken skal det fremgå som eget punkt en oppsummering av utredningen som er gjort og en begrunnelse for valg av entrepriseform. Delt entreprise og totalentreprise er sannsynligvis de to mest aktuelle entrepriseformer Byggeprosjekter gjennomført med disse to entreprisene er nærmere beskrevet i de etterfølgende kapittel (Se kapittel 10 og 11). Gjennomføring med valg av hovedentreprise eller generalentreprise blir ikke utdypet nærmere. 7.4 Helse, miljø og sikkerhet Hammerfest eiendom KF ivaretar kommunens plikter slik at HMS arbeidet blir ivaretatt ved kommunale byggeprosjekter i hht. Byggherreforskriften. Hammerfest eiendom KF er her å oppfatte som juridisk person. Overtredelse kan straffes etter Arbeidsmiljøloven kap. XIV og Straffelovens 48 a og 48 b. All delegering skal gjøres skriftlig i en samlet avtale. Kommunens egne HMS-maler for byggeprosjekter skal legges til grunn. Overordnet HMS-plan etableres, signert prosjektleder. En HMS-koordinator utpekes for prosjekteringsfasen, og en HMS-koordinator for byggefasen. Spesiell oppmerksomhet vies arbeider i forbindelse med tilbygg, påbygg og ombygging. Prosjektleder er ansvarlig for at alle aktører i byggefasen har egne HMS-planer i overensstemmelse med kommunens egen overordnede plan. כה Side 10 av

11 8. IDÉFASE Denne fasen omhandler arbeidet som sektorene har ansvaret for i forbindelse utarbeidelsen av budsjettgrunnlaget til økonomiplan hvert år. Idéfasen omhandler utforming av prosjektkalkyler på forslag til nye byggeprosjekter, som brukeravdelingen vil foreslå i sitt budsjettgrunnlag for neste 4-årsperiode. I idéfasen benyttes skjemaet Prosjektkalkyle jfr. NS Flere enheter i kommunen er involvert i utarbeidelsen og Hammerfest Eiendom KF har ansvaret for å sammenstille endelig prosjektkalkyle. Nedenfor omtales de ulike aktørenes ansvar i idéfasen av et byggeprosjekt. Brukersektor Ut fra grundige behovsanalyser f.eks. med bakgrunn i planer og utredninger som er vedtatt, utformes spesifikasjoner for nye prosjekter som er aktuelle å foreslå utført i kommende 4-års periode. Spesifikasjoner av prosjektet, slik som areal/romtyper, referanser til tidligere sammenlignbare bygg, kostnadsberegning av inventar (uten mva) mv. fylles inn i skjemaet Prosjektkalkyle. Alle spørsmål som behandles i skjemaet skal være besvart. Dersom det er flere brukersektorer som samarbeider om ett byggeprosjekt har hovedbruker ansvaret for å samordne utfyllingen av brukerdata. Utfylt skjemaet sendes til Hammerfest Eiendom KF for kalkulering. Hammerfest kommune v/ teknisk virksomhet/ sektor Har, etter forespørsel, ansvaret for å oppgi nøkkeltall og kalkulere kostnader vedrørende opparbeidelse av utearealer, kalkulasjon av tomtepris og tidspunkt for evt. levering av byggeklar tomt. Prosjektkalkyle sendes til Hammerfest Eiendom KF ved avdeling for byggeprosjekter med kopi til økonomisjefen.. Avdeling for byggeprosjekter kalkulerer de øvrige prosjektdata og forestår en samlet verifikasjon før total kalkyle sendes tilbake til brukeravdelingen. Dataene som nyttes skal være oppdaterte erfaringstall fra siste tilsvarende bygg. (F. eks. Holte Prosjekt som brukes i dag) Markedssituasjonen for det reelle tidsaspektet skal vurderes. Prosjekter som er innarbeidet i gjeldende økonomiplan, men som enten ikke er startet eller er i fasen mellom byggeprogram og kostnadsoverslag I, skal i økonomiplan årlig prisjusteres. Dette foretas i skjemaet Prosjektkalkyle. Prosjekter som er i arbeid fra kostnadsoverslag I (KI) frem mot kostnadsoverslag II, innarbeides normalt i økonomiplan i hht. vedtatt KI. כה Side 11 av

12 9. PROGRAMFASE Med grunnlag i kommunestyrets vedtak om økonomiplan, sender rådmannen oppdragsbrev til Hammerfest Eiendom KF. Oppdragsbrevet klargjør rammebetingelsene for det enkelte prosjektet, slik som økonomi, fremdrift og prosjektets innhold og omfang. Stab for byggeprosjekter skal ha lederansvaret for programarbeidet og etablere programkomité. Følgende enheter skal normalt være representert i programkomiteen: Avd. for byggeprosjekter (leder og sekretær) Byggeprosjektsjef Prosjektleder Brukersektor, 2 representanter Fra de ansatte, 1 representant (velges av de ansattes organisasjoner) Brukersektor(ene) skal være leverandør av premisser og krav for bygget innenfor realistiske økonomiske rammer basert på erfaringsinformasjon fra tidligere tilsvarende bygg og prosjektkalkylen i økonomiplan. Brukerne skal ha tilstrekkelig tid for å fremme sine interesser. Det må også tas høyde for vurdering av alternative brukerønsker. Det er avgjørende for den videre utvikling i prosjektet at det oppnås god balanse mellom de forventninger brukerne har og det produkt som leveres ved ferdigstillelse av prosjektet. Påvirkning for et godt prosjektresultat er størst i de tidlige faser av prosjekteringen. Eventuelle senere endringer i forhold til godkjent byggeprogram, som medfører økonomiske eller fremdriftsmessige konsekvenser, krever ny behandling og godkjenning i formannskap. Basert på opplysningene i prosjektkalkylen og vedtatt økonomiplan utarbeides et byggeprogram, som omhandler: Tomt/uteareal Romprogram med areal og funksjonsbeskrivelse Miljøkrav Standard Materialvalg og tekniske installasjoner Evt. arkitektonisk standard/ambisjoner Valg av inventar Kostnadskalkyle utarbeides. Kostnadskalkylen er en kontroll og videreføring av investeringskalkylen I i økonomiplanen. Års kostnads kalkyle Livs sykluskostnader (LCC ) Fremdriftsplan Evt. tilstandsvurdering av bestående bygg Valg av entrepriseform כה Side 12 av

13 Kunstnerisk utsmykning Stab for byggeprosjekter er medlem i komiteen for kunstnerisk utsmykning og har det økonomiske og tekniske ansvaret for innpassing i det totale byggeprosjekt. Andel av budsjett avsatt til formålet bør følge reglene for statlige byggeprosjekt. ( 2% ) Inventar i bygg Stab for byggeprosjekter skal i nært samarbeid med brukersektoren(e) ha ansvar for standardisering og innkjøp av inventar (jfr. kapittel 5). Valg av entrepriseform Entrepriseform skal utredes og valget skal underbygges av en skriftlig vurdering. Målsetting - fremdrift For programmeringsfasen er rammen 4 måneder. Enkle prosjekter vil ha kortere ramme. * Det skal utarbeides tidsplan for programmering. Byggeprogrammet skal behandles av utvalget for brukersektoren(e) og godkjennes av formannskapet. כה Side 13 av

14 10. DELTE ENTREPRISER 10.1 Prosjekteringsfase Prosjektleder etablerer kontrakt med prosjekteringsleder basert på ytelsesspesifikasjoner. Funksjonen som prosjekteringsleder bør innehas av en fulltids dedikert person, gjerne ekstern, multidisiplin ekspert med økonomisk innsikt. Kun for mindre enkle prosjekter bør prosjektleder selv inneha denne jobben. Prosjekteringslederens oppgave er å lede prosjekteringsgruppen og å påse at prosjektet i alle forhold blir prosjektert etter forutsetningene. Skisseprosjekt Arkitekt og rådgivende ingeniører engasjeres, som hovedregel, basert på konkurranse mht. kost og kvalitet. Tilbud skal sendes til minst 3 per fag. Arkitekt kan, i enkelte tilfeller, engasjeres allerede i programfasen. Tidsaspektet for tilbudskonkurranse skal ikke være mindre enn 14 dager. Det skal konfereres telefonisk med et utvalg av aktuelle og seriøse tilbydere før frister fastsettes. Det skal settes opp tidsplan for aktiviteten. Planskisser lages, bygg tegnes i målestokk 1:200. Kostnadsestimat K0 settes opp basert på beste erfaringstall relatert til investeringskalkylen (I) i økonomiplanen. Dette estimatet er kun et internt overslag i stab for byggeprosjekter, og har en nøyaktighetsgrad på +/-20 %. Etter K0 skal det foretas en grundig granskning av skisseprosjektet, med bred sammensatt ekspertise. Eventuelle kostnadsoverskridelser i forhold til K0 vurderes og kalkylen justeres. Granskningen fører til revidert K0. Skisseprosjekt godkjennes av byggeprosjektsjef. Forprosjekt med kostnadsoverslag KI Skisseprosjektet utvikles trinnvis videre med tegninger i målestokk 1:100. Vedlikehold og uteområde vurderes. Byggesystem, materialbruk, innemiljø, utemiljø og tekniske installasjoner bestemmes. Alternative former for oppvarming skal vurderes. Vannbåren varme skal vurderes og brukes dersom det er hensiktsmessig. Kostnadsoverslag I (KI) utarbeides, med investeringer og driftskostnader som en oppfølging av K0 estimatet. Prosjektreserve %. (8 12%) Sak om kostnadsoverslag I for prosjektet legges frem til formannskapet for behandling. Overskridelser i forhold til økonomiplanens investeringskalkyle (IK) på 5 % eller mer medfører at prosjektet må legges frem for kommunestyret for endelig godkjenning. כה Side 14 av

15 Prosjektet sendes til AMU, HAMU, helsesjef og arbeidstilsynet for behandling. Søknad om byggetillatelse utarbeides av ansvarlig søker og sendes bygningssjefen. Målsetning - fremdrift Arbeidet i prosjekteringsfasen bestemmer i stor grad mulighetene for en vellykket utførelsesfase. Dårlig utført arbeid her gir overraskelser og ukalkulert tidsforbruk og kostnader i senere faser. For fasen med forprosjekt K0 og KI settes en ramme på minimum 5 måneder. For større prosjekter kan forprosjektfasen bli på inntil ett år. Forprosjekt skal ha egen utarbeidet tidsplan. Detaljprosjekt med kostnadsoverslag KII Prosjektleder inngår kontrakt med byggeleder, basert på ytelsesspesifikasjoner, som blant annet kontraktsfester pliktig tid på byggeplass. Byggeleder skal samordne og tilrettelegge forholdene mellom entreprenørene og påse at prosjektet oppføres etter prosjekterte og budsjetterte forutsetninger. Spørsmålet om å overdra kontrakter til en HOVEDENTREPRENØR skal vurderes. Honorar til hovedentreprenør skal konkurranseutsettes. (påslagsprosent for dette tas med i anbud for bygningsmessige arbeider der det er naturlig) Detaljprosjektering utføres og arbeidene settes ut på anbud. Prosjektleder skal være sterkt involvert i utarbeidelse av anbud, og senere kontrakter med entreprenører, inkludert forhandlinger. Kvalitetsrevisjon av prosjekteringsarbeidet anbefales. Her bør brukerne delta. Dog plikter de engasjerte konsulentene å kvalitetssikre det arbeidet som er gjort. Byggeleder engasjeres i god tid før byggestart, og skal bistå i anbudsvurderinger og kvalitetsrevisjoner. Byggeleder koordinerer de forskjellige entreprenørene og følger opp deres kontraktansvar. Primæransvaret er å påse at arbeidet utføres innen de budsjetterte økonomiske, tidsmessige- og kvalitetsmessige rammer. I anbudsfasen er det sammenhenger mellom korrekt tidsforbruk og muligheten for å få optimal markedspris. Spesielt er dette fremtredende i en markedssituasjon hvor prisene stiger. Tidsaspektet fra oppdragstildeling frem til byggestart er en avgjørende faktor. Reelt sett er det bare for fagene graving og betong som denne tiden har betydning. Andre fag kommer så langt ut i prosjektets tidsforløp at det for alle praktiske formål er lang nok tid. Dette vil gjelde også i perioder med høy og langsiktig ordrereserve. Det er derimot riktig å ta i betraktning at flere større entreprenører i denne markedssituasjonen vil prioritere egen kapasitet for totalprosjekter og nedprioritere delte entrepriser. כה Side 15 av

16 Målsetning - fremdrift Detaljprosjektering gis en ramme på 5 måneder. Perioden for anbudsregning skal følge reglene i Forskrift om offentlig anskaffelse (52 dg) Perioden for anbudsregning skal ikke være mindre enn 3 uker når en er under terskelverdien. Anbudsevaluering og kontroll settes til 3 uker. Tidsrom fra tildeling av oppdrag til byggestart må tilpasses de rådende markedsforhold. Variasjonen kan være mellom 1-3 måneder. Politisk behandlingstid for KII beregnes til 2 måneder. Det skal settes opp tidsplan for aktivitetene i alle fasene. Kostnadsoverslag II (KII) og endelig fremdriftsplan utarbeides basert på mottatte anbud. Prosjektreserve settes til %. For kompliserte bygg kan prosjektreserven settes noe høyere. Kostnadsoverslag godkjennes av byggeprosjektsjef. Deretter utarbeides sak om kostnadsoverslag II som legges frem til formannskapet for godkjenning. Overskridelser i forhold til kostnadsoverslag I (KI) på 5 % eller mer medfører at prosjektet må fremlegges for kommunestyret for godkjenning Byggefase Det inngås kontrakter med entreprenører og leverandører. Alle leverandører skal levere drifts og vedlikeholdsplan for leveransen før overtakelsesforretningen. For installasjoner som krever serviceavtale i reklamasjonsfasen skal dette inkluderes i de respektive entreprenørers kontrakter. Signeringsautorisasjon som gjelder byggeprosjektene (uavhengig av entrepriseform) er:ø - Daglig leder i Hammerfest eiendom KF. Søknad om igangsettelsestillatelse sendes til bygningssjefen. Når denne er godkjent kan det fysiske arbeidet starte. Når bygget står ferdig arrangeres ferdigbefaring og overtakelse av bygget, ref. NS. Representant for driftspersonalet skal delta ved overtakelsesforretningen. Byggleder er ansvarlig for oppfølging av utbedringer av mangler etter ferdigbefaringen. Nødvendig DV-dokumentasjon skal innhentes. Sluttregning fra den enkelte entreprenør/leverandør, behandles ikke før dette er levert fagkonsulent og godkjent. Byggeleder og leverandør skal engasjeres i opplæring av driftspersonell (jfr. etterfølgende kapitel). כה Side 16 av

17 11. TOTALENTREPRISER 11.1 Prosjekteringsfase Ved totalentreprise oppretter tiltakshaver, ved prosjektansvarlig, en forprosjektgruppe. Representanter fra brukeravdelingen(e) jfr. byggeprogramkomiteen bistår forprosjekteringsgruppen på forespørsel. Basert på vedtatt byggeprogram definerer forprosjekteringsgruppen forutsetninger og utarbeider krav til standard, kvalitet og funksjon for bygget. På dette grunnlag utarbeides anbudsspesifikasjonen. Det er naturlig at eksterne konsulenter og arkitekter benyttes i dette arbeidet. En skal be om å få enhetspriser med tanke på justeringer av anbudet og eventuelle endringsarbeider. I utarbeidelsen av anbudsspesifikasjonen skal forprosjektgruppen fastlegge prosedyrer for anbudsevalueringen. Prosedyren skal fremgå som egen spesifikasjon i dokumentet. Arbeidene sendes ut på anbud. Tidsaspektet for anbyderne skal være så langt at alle aktiviteter fra programfase til anbud kan dekkes forsvarlig. Det skal ikke inviteres flere anbydere enn at forholdet mellom anbudskostnader og mulighet for å nå frem i konkurransesammenheng er balansert. Det skal konfereres telefonisk med aktuelle anbydere før frister og antall anbydere fastsettes. Det bør vurderes om avgrensningen av antall anbydere kan gjøres i en prekvalifisering der det fastsettes et minimum og maksimum antall av kvalifiserte anbydere. Dette kan redusere antallet leverandører selv om alle er kvalifisert i utgangspunktet. Anbudsevaluering og kontroll settes til 10 uker. Tidsrom fra tildeling av oppdrag til byggestart bør tilpasses de rådende markedsforhold. Etter anbudsevalueringen av innkomne anbud velges og inngås kontrakt med en entreprenør (totalentreprenør), som får ansvar for all prosjektering og bygging. For installasjoner som krever serviceavtale i reklamasjonsfasen skal dette inkluderes i de respektive entreprenørers kontrakter. Kontrakter signeres i hht. tabellen som er vist i kap Deretter utarbeides kostnadsoverslag I (KI), med en prosjektreserve på %. Byggeprosjektet sendes til AMU, HAMU, helsesjef og arbeidstilsynet for behandling. Søknad om rammetillatelse utarbeides av ansvarlig søker og sendes bygningssjefen. Sak om kostnadsoverslag I (KI) legges frem til formannskapet for godkjenning. Overskridelser i forhold til investeringskalkylen (IK) på 5 % medfører at prosjektet må ha kommunestyrets godkjenning. Etter godkjenning av KI justeres den valgte entreprenørens anbud mht. brukerbehov og kvalitet, basert på anbudets enhetspriser. כה Side 17 av

18 Kostnadsoverslag II (KII) utarbeides basert på den valgte entreprenørens reviderte anbud. Prosjektreserve, 5-8 %. For kompliserte bygg settes prosjektreserven høyere Sak om kostnadsoverslag II (KII) legges frem til formannskapet for godkjenning. Overskridelser i forhold til kostnadsoverslag I (KI) på 5 % medfører at prosjektet må ha kommunestyrets godkjenning Byggefase Entreprenør står ansvarlig for all videre prosjektering, bygging samt reklamasjonsfase. Entreprenør er også ansvarlig for alle søknader om godkjenninger til offentlige myndigheter. Når bygget står ferdig arrangeres ferdigbefaring og overtakelse av bygget, ref. NS 8405 Totalentreprenør er ansvarlig for oppfølging av utbedringer av mangler etter ferdigbefaringen. Nødvendig DV-dokumentasjon skal innhentes. Totalentreprenør skal engasjeres i opplæring av driftspersonell. כה Side 18 av

19 12. OVERLEVERING AV BYGG For nybygg over en investeringsstørrelse på 4 mill kr skal det være et overleveringsarrangement. Byggeprosjektsjef inviterer til arrangementet. Overleveringsarrangementet avholdes innen 3 måneder etter at bygget er tatt i bruk. כה Side 19 av

20 13. REKLAMASJONSFASE Ifølge NS er reklamasjonstiden 5 år fra overtakelse. Entreprenør plikter å utbedre feil og mangler som er hans ansvar, og stiller sikkerhet i denne fasen i hht. NS. Byggeleder skal være tilgjengelig ved behov i reklamasjonsfasen. Det skal foretas befaring i forbindelse med nedtrapping av garantibeløpene. Samarbeid med driftspersonell er her viktig. Ansvarlig for tilrettelegging og organisering av befaringen er avdeling for byggeprosjekter/ leder for avdelingen. Avdeling for byggeprosjekter er ansvarlig for oppfølging i garanti-/ reklamasjonstiden og skal i denne sammenheng samarbeide nært med driftsavdelingen i foretaket. Avedelingen er videre ansvarlig for at entreprenørenes garantier følger bestemmelser med nedtrapping i garantitiden. Avdelingen er ansvarlig for å igangsette tiltak for tiltak som eventuelt skal dekkes av innestående garanti dersom entreprenør ikke imøtekommer ansvar i forhold til garantitiden. כה Side 20 av

21 14. ØKONOMISTYRING 14.1 Kostnadskontroll Prosjektkalkyle (IK) i økonomiplanen skal være basert på de siste erfaringer fra byggeprosjekter av samme type. Enhetspriser oppjusteres i henhold til forventet prisstigning for respektive tomt, materialer og arbeid. Markedsforholdenes innvirkning på konkurransesituasjonen skal vurderes. Økonomiplan oppdateres årlig i henhold til siste prosjektkostkalkyle fra Hammerfest eiendom KF ved avd. for byggeprosjekter, i samråd med økonomienheten (jfr. kapittel 8, foran). Ved delt entreprise Prosjektfase Estimat Prosjekt Basert på nivå reserve Programfase Kostnadskalkyle Erfaringstall / Prosjektkalkylen (IK) i økonomiplan Prosjekteringsfase K0 +/- 20 % ( 1 ) Erfaringstall (revidert kalkyle) KI % Konsulent kalkyle KII 5-8 % Anbud Note 1) prosjektreserven uttrykker antatt nøyaktighetsgrad Ved total entreprise Prosjektfase Estimat Prosjekt Basert på nivå reserve Programfase Kostnadskalkyle Erfaringstall / Prosjektkalkylen (IK) i økonomiplan Prosjekteringsfase KI % Anbud første runde KII 5-8 % Justert entreprenøranbud Prosjektleder er ansvarlig for at prosjektet har styringssystemer og økonomioppfølging som gir tilgang til styringsdata tidlig nok til å foreta nødvendige handling. Prosjektleder må til enhver tid kunne estimere forbruk i prosjektet og fremlegge forventet sluttprognose. Avvik i kostnader og fremdrift er de vesentlige parametere for å styre prosjektet Endringsrutiner (byggefase) Rutinene er de samme for delte- og totalentrepriser. Endringsordre kan initieres enten av tiltakshaver eller entreprenør. Byggeleder utsteder endringsordre som i hovedregel skal signeres av prosjektleder og delentreprenør forut for utførelsen av endringsarbeidet. Endringsordre skal, som hovedregel, være komplett priset før godkjennelse. Byggeleder samordner. Rekvisisjon utstedes av byggeleder når enighet om en endring foreligger. Flere endringsordrer kan tas med på en rekvisisjon. Rekvisisjoner faktureres på egne fakturaer. Byggeleder samordner, kopi sendes til prosjektleder. כה Side 21 av

22 Ved større endringer, initiert av tiltakshaver, vil det måtte forhandles med basis i kontraktsforholdet. Brukeravdeling skal orienteres om vesentlige endringer i forhold til premisser lagt i KII, og få anledning til å uttale seg om disse. Tid mellom endringsordre og rekvisisjon skal være mindre enn en uke. (Jfr. NS 8405) Forbruk av prosjektreserven rapporteres fortløpende i de månedlige/ tertiale rapporteringene. Prosjektleder kan av prosjektreservene bruke inntil 50 % av avsatt ramme til prosjektreserver uten å hente godkjenning. Når 50 % av prosjektreservene er forbrukt skal prosjektleder orientere daglig leder og eventuelt søke godkjenning for endringer Regnskap Kostnadsspesifikasjon for byggeregnskap lages etter NS. Som prinsipp skal forsiktig regnskapsførsel legges til grunn. Det nyttes gjeldende kommunale regnskapsforskrifter. Revisjonen reviderer byggeregnskapene og revisjonserklæring skal foreligge ved behandlingen av byggeregnskapet i kommunestyret Indeksregulering For entreprenørkontrakter skal en, som hovedregel, bruke indeksregulerte kontrakter i hht. SSBs indekser. For arkitekter og konsulenter er dette mindre aktuelt, men kan vurderes. כה Side 22 av

23 15. Rapportering Prosjektleder skal utvise en proaktiv holdning og hele tiden ligge i forkant mht. prosjektets fremdriftsmessige og økonomiske utvikling. Prosjektleder skal til enhver tid kunne rapportere sluttstatus inkludert estimerte endringer for prosjektet. Ved delte entrepriser sørger byggeleder for å holde prosjektleder oppdatert med tanke på HMS, fremdrift, økonomi, endringer, avvik etc. Ved totalentrepriser er dette entreprenørens oppgave. En kortfattet statusrapport, med viktigste hendelser siden sist, samt planlagte oppgaver neste periode skal overleveres månedlig. Større avvik skal meldes umiddelbart. Byggeprosjektledere er ansvarlig for følgende rapportering: Månedlig og tertialvis til daglig leder. Tertialvis til kommunen, administrativ og politisk ledelse. כה Side 23 av

24 16. PROSJEKTAVSLUTNING 16.1 Regnskapsavslutning Prosjektleder er ansvarlig for regnskapsavslutning. Byggeregnskap skal avsluttes senest 18 måneder etter at bygget er tatt i bruk. Byggeprosjekter som er utført i hht. forenklet rutine (inntil 4 mill kr) avsluttes normalt ved at byggeregnskapet legges frem som melding til formannskapet og kommunestyret. Kopi av saken oversendes revisjonen til informasjon og ordinær revidering vil bli foretatt i forbindelse med årsavslutningen. Byggeprosjekter pålydende 4 mill kr eller mer skal oversendes revisjonssjefen for behandling av byggeregnskapet og det legges frem revisjonserklæring. Når slik godkjenning foreligger ferdigstilles saken om byggeregnskapet for behandling i formannskapet og endelig godkjenning i kommunestyret. Har revisjonssjefen merknader, legges saken frem for daglig leder for avgjørelse om den videre saksbehandling. כה Side 24 av

25 KOSTNADSOVERSLAG: 1 GRUNNARBEID, UTOMHUSANL. KR 2 BYGNING KR 3 VVS ANLEGG KR 4 ELKRAFTINSTALLASJONER KR HUSKOSTNAD KR INVENTAR/UTSTYR KR 8 GENERELLE KOSTNADER KR BYGGEKOSTNADER KR MVA SUM INKL MVA UTSMYKNING (2%) MARGINER OG RESERVE PROSJEKT KOSTNADER KR KR KR KR. (Eventuelt andre aktuelle poster ) כה Side 25 av