RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2006 KVALSUND KOMMUNE. Saksbehandling av enkeltvedtak

Transkript

1 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2006 KVALSUND KOMMUNE Saksbehandling av enkeltvedtak i

2 FORORD Bakgrunnen for denne rapporten er Plan for forvaltningsrevisjon , vedtatt av kommunestyret i Kvalsund kommune den (sak 0058/05). Av planen framgår det at det skal gjennomføres en forvaltningsrevisjon av kommunens saksbehandling av enkeltvedtak. Datainnsamlingen ble foretatt i september Prosjektgruppa har bestått av prosjektleder Yngve Engkvist og fagansvarlig Tove Mathisen som også har vært prosjektmedarbeider. Våre kontaktpersoner i kommunen har vært Lena Brox ved plan- og utviklingsavdelinga og Catharina Frostmo ved helse- og sosialavdelingen. Vi takker for et positivt samarbeid. Alta, Tove Mathisen revisjonssjef Yngve Engkvist forvaltningsrevisor ii

3 INNHOLD 0. SAMMENDRAG FORMÅLET MED PROSJEKTET REVISORS KONKLUSJONER ANBEFALINGER INNLEDNING PROSJEKTETS BAKGRUNN OG FORMÅL Bakgrunn Formål FORVALTNINGSLOVENS VIRKEOMRÅDE OG DEFINISJON AV ENKELTVEDTAK Lovens formål og generelle virkeområde Definisjon av enkeltvedtak PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING BEHANDLES ENKELTVEDTAK I SAMSVAR MED FORVALTNINGSLOVENS BESTEMMELSER? AVGRENSING REVISJONSKRITERIER FORVALTNINGSLOVENS BESTEMMELSER OPERASJONALISERING METODE DATA OG VURDERINGER SAKSBEHANDLING VED HELSE- OG SOSIALAVDELINGEN Bakgrunn Data om de undersøkte sakene Vurderinger SAKSBEHANDLING HOS PLAN- OG UTVIKLINGSAVDELINGEN Bakgrunn Data om de undersøkte sakene Vurderinger KONKLUSJONER OG SAMLET VURDERING ER SAKSBEHANDLINGSTIDEN TILFREDSSTILLENDE? UNDERRETTES PARTENE PÅ RIKTIG MÅTE? ANBEFALINGER... 9 iii

4 0. SAMMENDRAG 0.1 Formålet med prosjektet Formålet med prosjektet har vært å undersøke om saksbehandlingen i Kvalsund kommune foregår i henhold til forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandling av enkeltvedtak, herunder om saksbehandlingstiden er tilfredsstillende og om partene underrettes på riktig måte. 0.2 Revisors konklusjoner Er saksbehandlingstiden tilfredsstillende? Saksbehandlingstiden er i hovedsak tilfredsstillende på de utvalgte områdene i Kvalsund kommune. Kun 4 av 37 undersøkte saker har saksbehandlingstid på over en måned. Det er gjennomgående sendt ut foreløpige svar, der det også er gitt begrunnelser for hvorfor saksbehandlingen kan ta lengre tid. I de undersøkte sakene er det kun ett tilfelle der det ikke er sendt ut foreløpig svar. Underrettes på partene på riktig måte? I de sakene vi har undersøkt, underrettes alltid søkerne om utfallet av søknaden. Dokumentasjonen vi har, viser at dette alltid gjøres skriftlig. Pleie- og omsorgssektoren har konsekvent tatt med opplysninger om klagerett og retten til innsyn i sakens dokumenter, uavhengig av om vedtakene har gått i søkers favør. Dette gjelder samtlige av de ni undersøkte sakene. Hos plan- og utviklingsavdelingen informeres det om klageadgang ved avslag på søknader. Søkere får i liten grad opplysninger om innholdet i det regelverket som kommunen anvender i saksbehandlingen. I underretningene er det kun henvist til paragrafer i plan- og bygningsloven, uten at innholdet i disse er gjengitt. 0.3 Anbefalinger Enkeltvedtak behandles i hovedsak i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser på de utvalgte områdene i Kvalsund kommune. Vi vil likevel anbefale følgende: Ved avslag bør vedtakenes begrunnelse være mer utfyllende enn det som praktiseres. 1

5 1. INNLEDNING 1.1 Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Bakgrunnen for denne rapporten er at kommunestyret i Kvalsund kommune den vedtok en toårig plan for forvaltningsrevisjon (sak 0058/05). Av planen framgår det at det skal gjennomføres en forvaltningsrevisjon av saksbehandling av enkeltvedtak Formål Formålet med prosjektet har vært å finne ut om Kvalsund kommune følger forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandling av enkeltvedtak. 1.2 Forvaltningslovens virkeområde og definisjon av enkeltvedtak Lovens formål og generelle virkeområde Hovedhensikten med forvaltningsloven er å legge til rette for en betryggende saksbehandling i forvaltningen. Det vil si en saksbehandling som kan styrke den enkeltes rettssikkerhet og sikre materielt riktige resultater. Forvaltningslovens generelle virkeområde er beskrevet i lovens 1 der det heter: Loven gjelder den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov. Som forvaltningsorgan reknes i denne lov et hvert organ for stat og kommune. Prinsipielt gjelder loven uansett om avgjørelsen treffes av folkevalgte eller ansatte tjenestemenn Definisjon av enkeltvedtak Legaldefinisjonen av begrepet enkeltvedtak står i forvaltningslovens 2 bokstav b. En avgjørelse er et enkeltvedtak når det gjelder rettigheter og plikter til en eller flere bestemte personer. Dette i motsetning til vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til et ubestemt antall eller en ubestemt krets av personer. 2. PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING 2.1 Behandles enkeltvedtak i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser? 1. Er saksbehandlingen tilfredsstillende? 2. Underrettes partene på riktig måte? I spørsmål én har vi vært opptatt av hvor lang tid saksbehandlingen har tatt. Forvaltningsloven har ingen bestemmelser om hva som er en tilfredsstillende saksbehandlingstid, men slår fast at saker skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold, og at det skal sendes foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned. Hovedvekten i undersøkelsen vil være på spørsmål to der vi spesielt har vært opptatt av hvordan vedtak grunngis og om 2

6 partene underrettes om klageadgang, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter. 2.2 Avgrensing Det er foretatt et utvalg av saker på plan- og utviklingsetaten og på helse- og sosialetaten representert ved pleie- og omsorgstjenesten. Valget av avdelinger og saker er ikke basert på at saksbehandlingen er verre eller bedre enn ved andre saksområder i kommunen. Tidsmessig er sakene avgrenset til henvendelser som er kommet inn i løpet av 2006, der de siste sakene er behandlet i september. Revisor har ikke vurdert det faglige eller skjønnsmessige innholdet i vedtakene, men om sakene er behandlet i tråd med forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandling ved enkeltvedtak. 3. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på de krav og forventninger som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra forvaltningslovens kapittel III ( 11) og kapittel V ( 24, 25 og 27). De utvalgte paragrafene er gjengitt nedenfor. 3.1 Forvaltningslovens bestemmelser Saksbehandlingstid, foreløpig svar 11 a Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorgan som mottok henvendelsen, snarest mulig gi foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Formene for enkeltvedtak 23 Et enkeltvedtak skal være skriftlig om ikke dette av praktiske grunner vil være særlig byrdefullt for forvaltningsorganet. Når enkeltvedtak skal grunngis 24, 1. ledd Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelse samtidig med at vedtaket treffes. 24, 2. ledd I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Det samme gjelder i saker om fordeling av tillatelser eller andre fordeler mellom flere parter. Begrunnelsens innhold 25 3

7 I begrunnelsen skal det vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. I tilfelle skal det i underretningen til parten legges ved kopi av framstillingen. De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, bør nevnes. Er det gitt retningslinjer for skjønnsutøvingen, vil i alminnelighet en henvisning til retningslinjene være tilstrekkelig. Underretning om vedtaket 27, 1. ledd Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. Underretning skal gis av det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, hvis ikke særlige grunner tilsier at dette overlates til et annet organ. I regelen gis underretningen skriftlig. 27, 3. ledd I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere framgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18 jf 19 til å se sakens dokumenter. 3.2 Operasjonalisering På bakgrunn av problemstillingen og de utvalgte paragrafene har vi utledet noen spørsmål som ønskes besvart ved gjennomgangen av den enkelte sak. Problemstilling Er etatens saksbehandlingstid tilfredsstillende? Underrettes partene på riktig måte? Revisjonskriterier 1.1 Er saken avgjort innen en måned? Hvis nei? 1.2 Er det sendt foreløpig svar? 1.3 Er det gjort rede for grunnen til forsinkelsen og når svar kan ventes? 1.4 Hvor lang tid har saksbehandlingen tatt? 2.1 Er enkeltvedtaket gjort skriftlig? 2.2 Er vedtaket grunngitt? Hvis ja: 2.3. Er begrunnelsen gitt samtidig med vedtaket eller i ettertid? 2.4. Viser begrunnelsen til de regler vedtaket bygger på? 2.5. Inneholder begrunnelsen gjengivelse av innholdet av reglene eller den problemstillingen vedtaket bygger på? 2.6. Nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på eller henvises det til tidligere framstilling? 2.7. Dersom henvisning til tidligere framstilling, er det lagt ved kopi av denne framstillingen? 2.8. Er det foretatt skjønnsmessige vurderinger? Hvis ja: 2.9 Inneholder begrunnelsen hovedhensyn eller retningslinjer ved skjønnsutøvelsen? 2.10 Er underretning sendt partene? Hvis ja: 2.11 Hvor lenge etter vedtaket er underretning sendt? 2.12 Har forvaltningsorganet som traff vedtaket underrettet partene? 2.13 Inneholder underretningen opplysninger om klageordningen? ( klageadgang, klagefrist, klageinstans, framgangsmåte) 2.14 Gis det informasjon om retten til å se sakens dokumenter? 4

8 4. METODE Arbeidsmetoden i denne undersøkelsen har vært gjennomgang av et utvalg av saker med utgangspunkt i spørsmålene over (revisjonskriteriene). Hver sak er systematisk gjennomgått ved bruk av skjemaet som er gjengitt i kapittel 3.2. På plan- og utviklingsavdelingen gjorde vi et utvalg av saker blant søknader om byggetillatelse, søknader om bruksendring og søknader om utvidelser/endringer. Ved pleieog omsorgstjenesten så vi på søknader om hjemmehjelp og søknader om opphold ved sykehjem. Vi har til sammen gjennomgått 37 saker. Fordelingen på saksfelt vises i tabellen under. Utvalgte saksområder Undersøkte saker Opphold sykehjem 3 Tildeling av hjemmetjenester 6 Søknader, plan og utvikling Kommunen bruker saksbehandlingssystemet Kontor Undersøkte saker er basert på uttrekk fra denne, i tillegg til at vi for plan- og utviklingsavdelingen mottok fire referatlister fra utviklingsutvalget, i perioden februar til september Saksbehandlingssystemet kunne på undersøkelsestidspunktet ikke brukes til å sortere ut lister med enkeltvedtak per avdeling. For å velge ut hvilke saker vi skulle se nærmere på, måtte vi derfor basere oss på enkelte saksbehandlere ved de utvalgte avdelingene. De undersøkte sakene ved pleie- og omsorgstjenesten er saksbehandlet av sonelederen i Kvalsund. Sonelederens saksliste omfattet sju søknader/henvendelser som gjaldt opphold ved sykehjem, og 19 søknader som gjaldt tildeling av hjemmetjenester. Vi trakk ut cirka halvparten av sakene relatert til sykehjemsopphold (3 av 7), og en tredjedel av de sakene som angikk tildeling av hjemmetjenester (6 av 19). De undersøkte sakene ved plan- og utviklingsavdelingen er basert på saksliste fra en saksbehandler og referatlister fra utviklingsutvalget. Sakssorteringen i listene var imidlertid uoversiktlig, da det var en blanding av meldinger om enkle tiltak og saker som ikke kan defineres som enkeltvedtak i henhold til forvaltningsloven. Vi gjorde derfor et tilfeldig utvalg av saker, der vi valgte ut 11 saker fra saksbehandler og 17 saker fra referatlista til utviklingsutvalget. 1 Referatlistene til utviklingsutvalget inneholdt pr september mange ulike saker, og er basert på saker som utviklingsutvalget enten har hatt oppe som referatsaker eller til behandling i perioden Listene omfatter til sammen 210 oppføringer. 5

9 5. DATA OG VURDERINGER 5.1 Saksbehandling ved helse- og sosialavdelingen Bakgrunn Helse- og sosialavdelingen i Kvalsund kommune består av sosial- og barnevernstjenesten, pleie- og omsorgstjenesten og helsetjenesten. Avdelingen ledes av helse- og sosialsjef. Sosialog barnevernstjenesten og pleie- og omsorgstjenesten har hver sin faglige leder. Vi har i denne undersøkelsen konsentrert oss om pleie- og omsorgstjenesten. Pleie og omsorgstjenesten har i følge kommunens nettsider 44,59 årsverk. Tjenestene er delt inn i 2 soner, Kvalsund og Kokelv. 16,57 av årsverkene er tilknyttet Kokelv, mens 28,02 er tilknyttet Kvalsund. Hver av sonene har sin egen driftsleder. Driftslederen i Kvalsund har det overordnede sykepleiefaglige ansvaret for hele kommunen, mens driftslederen i sone Kokelv er koordinator for funksjonshemmede i kommunen. Pleie- og omsorgstjenesten fatter blant annet vedtak om sykehjemsopphold og om hjemmetjenester. Tre saksbehandlere er tilknyttet tjenesten. Alle tre driver saksbehandling knyttet til hjemmetjenester, mens det kun er én person (soneleder for Kvalsund) som saksbehandler søknader/henvendelser om sykehjemsopphold. Vedtaket om sykehjemsopphold gjøres formelt av et tildelingsråd bestående av: soneleder for Kvalsund, soneleder for Kokelv, kommunelege 2, avdelingssykepleier ved sykehjemmet, sosialleder og sekretær for pleie- og omsorg. Vedtak om hjemmetjenester fattes av saksbehandleren, i dette tilfellet sonelederen for Kvalsund Data om de undersøkte sakene Sykehjemsopphold Vi har undersøkt tre søknader/henvendelser angående sykehjemsopphold. To av de undersøkte sakene var søknader fra hjelpeverge, den tredje var en tilråding fra helsepersonell. Er saksbehandlingstiden tilfredsstillende? Blant de tre undersøkte sakene, var det én sak som hadde en saksbehandlingstid på over en måned. Det tok i overkant av to måneder å behandle denne saken, og saksmappen inneholdt ingen dokumentasjon på at det var sendt foreløpig svar. I de to andre sakene var saksbehandlingstiden holdt under en måned. Underrettes partene på riktig måte? De tre undersøkte søknadene er innvilget, og enkeltvedtakene er skriftlige. Vedtakene er grunngitt, og begrunnelsene er sendt ut samtidig med vedtaket. I begrunnelsene vises det til hovedhensyn og reglene som vedtakene bygger på. Innholdet i reglene er ikke gjengitt, det er kun vist til lov om helsetjenester og anvendte paragrafer. Det er opplyst om klageadgangen og retten til å se sakens dokumenter. Hjemmetjenester Vi har undersøkt seks saker knyttet til hjemmetjenester. Av de gjennomgåtte sakene er det en telefonhenvendelse, en skriftlig søknad, mens de fire øvrige er basert på tilsynsbesøk og faglige vurderinger gjort av sonelederne. Ettersom det kun er sendt inn en skriftlig søknad, er datoen for henvendelser 2 beregnet som søknadsdato. 2 Dette er faglige vurderinger fra avdelingen eller telefonhenvendelser. 6

10 Er saksbehandlingstiden tilfredsstillende? Alle de undersøkte vedtakene om hjemmetjenester er sluttbehandlet i løpet av en måned. Det har derfor ikke vært nødvendig med utsending av foreløpige svar. Underrettes partene på riktig måte? Alle enkeltvedtakene er skriftlige. Samtlige søknader ble innvilget. Underretningene inneholder vedtaket, lovhjemmel og begrunnelse, samt opplysninger om egenbetaling, innsynsrett og klagerettigheter. Innholdet i reglene som er benyttet er ikke gjengitt. I ett av de undersøkte vedtakene er det ikke gitt begrunnelse for vurderingene som er gjort Vurderinger Er saksbehandlingstiden tilfredsstillende? Saksbehandlingstiden for sykehjemsopphold og hjemmetjenester vurderes å være tilfredsstillende. I det ene tilfellet der saksbehandlingstiden var over en måned er det imidlertid ikke sendt ut foreløpig svar. Underrettes partene på riktig måte? Henvendelser og søknader om hjemmetjenester og sykehjemsopphold behandles på en ryddig, og etter forvaltningsloven riktig måte. Vedtakene er skriftlige, og det opplyses om hvilke paragrafer som anvendes. Det vises ikke til innholdet i disse lovene. Bortsett fra ett vedtak har alle med en begrunnelse for vurderingene som er gjort. 5.2 Saksbehandling hos plan- og utviklingsavdelingen Bakgrunn Plan- og utviklingsavdelingen fatter enkeltvedtak som omhandler næringsutvikling, veibygging, landbruk, dispensasjoner fra motorferdselsloven, hyttebygging, boligbygging samt vann- og avløp. Avdelingen hadde pr fem stillingshjemler, men kun tre av stillingene var besatt på undersøkelsestidspunktet: Leder for plan og utvikling, avdelingsingeniør kart og oppmåling og konsulent for landbruk 3. De to ubesatte stillingshjemlene bestod av en rådgiverstilling for plan- og næring og en saksbehandlerstilling. Av disse er det tre som driver saksbehandling knyttet til enkeltvedtak. I undersøkelsen er det fokusert på vedtak som omhandler hytte- og boligbygging, inkludert i dette er også søknader om utvidelser og tilbygg. Ved siden av administrativ saksbehandling kan saker av prinsipiell karakter behandles politisk i utviklingsutvalget. Utviklingsutvalget er forvaltningsstyre for teknisk, samferdsel, næring, jordbruk, miljøvern og frilufts/utmarksforvaltning. Utvalget er bygningsråd, husnemnd, forurensingsmyndighet, havnemyndighet og har ansvar for arbeidet med kommuneplanens langsiktige del Data om de undersøkte sakene Søknader til plan- og utviklingsavdelingen 3 Da undersøkelsen ble gjennomført hadde man i tillegg en midlertidig ansatt. 7

11 Vi har undersøkt 28 søknader ved avdelingen. Alle disse er relatert til hytte- og boligbygging, både nybygg, enkle tilbygg/utvidelser, bruksendringer og tildeling av tomter. Samtlige saker er behandlet administrativt, én av disse medførte en klagebehandling i utviklingsutvalget. Er saksbehandlingstiden tilfredsstillende? Av de 28 undersøkte sakene var det tre saker som ikke var ferdigbehandlet i løpet av en måned. To av sakene var ikke sluttbehandlet fordi de var mangelfulle. Begge disse sakene manglet vedlegg med nødvendige opplysninger om omfang og utseende på planlagte byggetiltak. Den tredje søknaden var i følge sakslisten ikke ferdigbehandlet pr , åtte måneder etter at søknaden var sendt inn 4. Dette gjaldt en søknad om tildeling av boligtomt. I alle de tre nevnte sakene var det sendt ut foreløpig svar. Underrettes partene på riktig måte? Samtlige 28 vedtak vi har sett på er skriftlige, og underretningen er sendt ut samtidig med vedtakene. Ved innvilgelse av søknader som gjelder tilbygg eller utvidelser sendes det ut et vedlegg som omhandler plan- og bygningslovens 74.2, og de kommunale retningslinjene for håndheving av denne. Vedlegget omhandler tilpasning til eksisterende utbyggingsmønster, tilpasning til naturgitte forhold, bygningers volum, størrelse og formspråk. I behandlingen av byggesaker har kommunen et eget saksbehandlingsgebyr, som ettersendes søkerne etter at vedtak er fattet. Ved avslag sendes det ut et vedlegg om retten til å klage over forvaltningsvedtak. Vedlegget inneholder utfyllende opplysninger om klageretten, herunder klageorgan, klagefrist, retten til å kreve begrunnelse, hvilket innhold en klage skal ha, opplysninger om at vedtak kan gjennomføres på tross av klageretten og retten til å se sakens dokumenter. I en av de undersøkte sakene ble det delvis argumentert i mot innvilgelse, men søknaden ble likevel innvilget. I fire av de undersøkte sakene har søkerne fått avslag. Et av avslagene medførte en klagebehandling i utviklingsutvalget, før saken ble oversendt fylkesmannen for endelig avgjørelse. Søknaden gjaldt tillatelse til tiltak, der søkeren ønsket å bygge en fritidsbolig på en eiendom som var regulert til boligformål. Avslaget er begrunnet med at søknaden er i strid med gjeldende reguleringsplan, en begrunnelse som også ble opprettholdt i klagebehandlingen i utviklingsutvalget. Samtlige søkere som har fått avslag har fått tilsendt standardvedlegget som omhandler opplysninger om klageretten. Avslagene begrunnes ut ifra paragrafer i plan- og bygningsloven, men innholdet i disse paragrafene er ikke gjengitt Vurderinger Er saksbehandlingstiden tilfredsstillende? Saksbehandlingstiden må sies å være tilfredsstillende. Saksbehandlingstiden er hovedsakelig holdt under en måned. Søkere som har hatt lengre saksbehandlingstid har fått tilsendt foreløpige svar. Underrettes partene på riktig måte? 4 Kommunen har i dette tilfellet sendt ut et foreløpig svar der det sies at den omsøkte boligtomten var håndgitt for ett år til en annen søker. Plan- og utviklingsavdelingen opplyser pr e-post at søknaden på tomten er trukket tilbake. 8

12 Underretningen til partene er i henhold til forvaltningslovens krav om begrunnelser for vedtak. Vedtakene er skriftlige, og søkere får oppgitt hvilke paragrafer som er anvendt. Opplysninger om innholdet i anvendt lovverk mangler gjennomgående. Det er spesielt viktig ved avslag at søkerne får innsyn i de reglene vedtaket bygger på, da dette kan ses på som nødvendig for at søkeren skal forstå grunnlaget for vedtaket. Ved avslag opplyses det i eget vedlegg om klageadgang og retten til innsyn i sakens dokumenter. 6. KONKLUSJONER OG SAMLET VURDERING 6.1 Er saksbehandlingstiden tilfredsstillende? Saksbehandlingstiden er i hovedsak tilfredsstillende på de utvalgte områdene i Kvalsund kommune. Kun 4 av 37 undersøkte saker har saksbehandlingstid på over en måned. Forvaltningsloven har ingen tidsfrister for tilfredsstillende saksbehandlingstid, men et krav om at saker skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Kriteriet er skjønnsmessig og betydningen vil kunne variere fra sak til sak, blant annet avhengig av sakstype og om saken skal behandles i flere instanser. Det var sendt ut foreløpig svar i tre av de fire undersøkte sakene der saksbehandlingstiden var over en måned. 6.2 Underrettes partene på riktig måte? Søkerne er underrettet skriftlig om utfallet av vedtaket i alle de undersøkte sakene. I underretningene fra pleie- og omsorgssektoren er det konsekvent tatt med opplysninger om klagerett og retten til innsyn i sakens dokumenter, uavhengig av om vedtakene har gått i søkers favør. Dette gjelder samtlige av de ni undersøkte sakene. Ved plan- og utviklingsavdelingen informeres det om klageadgang og retten til dokumentinnsyn ved avslag på søknader. I begrunnelsene for vedtak er det kun henvist til paragrafer i plan- og bygningsloven, uten at innholdet i disse er gjengitt. Forvaltningsorganet kan la være å begrunne et vedtak dersom de innvilger en søknad, og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Minimumskravene for begrunnelse av enkeltvedtak er at man viser til de regler vedtaket bygger på og i den grad det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstillingen vedtaket bygger på. Dessuten skal de faktiske forhold som vedtaket bygger på nevnes. Forvaltningsorganet bør ofte vurdere å gi en mer utfyllende begrunnelse, spesielt ved avslag. Hvis det ikke gis begrunnelse, eller hvis denne er mangelfull, kan parten bli i tvil om vedtaket kan påklages og hvordan det eventuelt skal angripes. En god begrunnelse styrker partens rettssikkerhet, og kan gjøre det enklere for parten ved en klagesak. En god begrunnelse kan imidlertid også føre til at parten avfinner seg med situasjonen, og at det blir færre klagesaker og mindre merarbeid for kommunen. I denne undersøkelsen er det kun i 4 av 37 tilfeller at søkeren har fått avslag. 7. ANBEFALINGER 9

13 Enkeltvedtak behandles i hovedsak i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser på de utvalgte områdene i Kvalsund kommune. Vi vil likevel anbefale følgende: Ved avslag bør vedtakenes begrunnelse være mer utfyllende enn det som praktiseres. 10