HITRA KOMMUNE. Innkalling til møte i Personalutvalget Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Personalutvalget

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Personalutvalget Innkalling til møte i Personalutvalget Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Ordførers kontor Kl 09:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket Saker til behandling PS 1/14 Godkjenning av protokoll fra møtet den PS 2/14 Rekruttering av ny rådmann

4 Sakertilbehandling

5 Sakertilbehandling

6 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 411 Saksmappe: 2014/247-1 Saksbehandler: Heidi Taraldsen Dato: Rekruttering av ny rådmann Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Personalutvalget /14 Vedlegg: 1 Konkurransegrunnlag for tilbud på bistand i forbindelse med ansettelse av ny rådmann 2 Forslag til kravspesifikasjon rådmannsstilling Innstilling: 1. Det oppnevnes et rekrutteringsutvalg. Forslag til kandidater fremmes i møtet 2. Budsjett for rekruttering av ny rådmann dekkes over disposisjonsfond 3. Kravspesifikasjon og utlysningstekst legges til grunn ved utvelgelse av ny rådmann Ole L. Haugen ordfører Dokumentet er elektronisk godkjent Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

7 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Rådmann Roger Antonsen fratrer sin stilling som rådmann i Hitra den Prosess knyttet til rekruttering utlysning utvelgelse og tilsetting er startet. Saksopplysninger Det er utarbeidet konkurransegrunnlag for tilbud på bistand i forbindelse med rekruttering og ansettelse av ny rådmann. Dette er gjort med bakgrunn i FOR nr 402»Forskrift om offentlige ansettelser», del I «Anskaffelser under terskelverdiene». Konkurransegrunnlaget er sendt tre firma: Visindi, Assessit og Headvisor, alle med kontoradresse i Trondheim. Frist for anbud er satt til , og forventet ferdigstillelse av prosessen er satt til I konkurransegrunnlaget er det beskrevet følgende oppgaver: Bistanden til Hitra kommune i forbindelse med ansettelse av ny rådmann skal minimum bestå av følgende elementer: 1. Utarbeidelse av kravspesifikasjon og tidsplan for arbeidet i samarbeid med Hitra kommune ved ordfører og personalsjef og ved involvering av organisasjonene. 2. Bredt søk etter kandidater i markedet 3. Bistand til utlysningstekst 4. Utarbeide forslag til annonseringsplan i samarbeid med Hitra kommune 5. Møter med potensielle kandidater og søkere på stillingen sammen med rekrutteringsutvalget. 6. Sonderingsmøter med potensielle kandidater og søkere på stillingen med tilsettingsutvalget/personalutvalg. 7. Gjennomføring av test, dybdeintervju og grundig referansesjekk av de mest aktuelle kandidatene som dokumenteres. 8. Levering av rapport med dokumentasjon og innstilling til tilsettingsutvalget/personalutvalg og fremleggelse for Hitra kommunestyre. 9. Oppfølgingsmøte/evaluering med ny rådmann og formannskap innen et ½ år etter ansettelsen. Tilbudsprisen vil bli tillagt 4 turer/møter på Hitra. Vektende kriterier for valg av tilbud er laveste pris 60-80%, og kompetanse/egnethet 20-40%. Rekrutteringsutvalg Det foreslås oppnevnt et rekrutteringsutvalg som sammen med valgt rekrutteringsfirma skal ha ansvar for gjennomføring av hele prosessen. Utvalget ledes av ordfører. Personalsjefen er sekretær for utvalget. I tillegg bør 1-2 politikere og tillitsvalgt være representert. Tilsettingsutvalg Ved ansettelse av rådmann er det personalutvalget/ formannskapet som innstiller kandidat/ kandidater til kommunestyret. Kommunestyret ansetter ny rådmann. Vurdering Ordføreren vil gjennom beskrivelse av prosessen for rekruttering og tilsetting av ny rådmann, bidra til åpenhet så langt saken tillater. Dette for å kunne anbefale overfor kommunestyret den best kvalifiserte søkeren til stillingen som rådmann i Hitra kommune. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

8 Hitra kommune 7240 Hitra KONKURRANSEGRUNNLAG ANSETTELSE AV NY RÅDMANN I HITRA KOMMUNE 1. INNLEDNING Ettersom rådmann i Hitra kommune har meddelt at han fratrer sin stilling 1. august 2014 har Hitra kommune behov for ansettelse av en ny rådmann. Med dette ønsker Hitra kommune tilbud på bistand i forbindelse med ansettelse av ny rådmann. Tilbudet skal gis på grunnlag av denne beskrivelse. Henvendelser angående tilbudet rettes til: Juridisk rådgiver Terje Svendsen, terje.svendsen@hitra.kommune.no, tlf Hitra, februar 2014 Hitra kommune, rådmannens stab Ansettelse av ny rådmann i Hitra kommune side 1 av 7

9 2. TILBUDSSKJEMA Undertegnede tilbyr seg å levere arbeider etter beskrivelsen for de nedenfor nevnte priser og innenfor de angitte tidsfrister. SPESIFIKASJON KOSTNAD Tilbud på oppdraget iht. spesifikasjon (s. 7) Pris pr. møte på Hitra med varighet inntil 7 ½ t varighet, inkl. reisetid og reisekostnader Pris pr. time for møter utover 7 ½ timers varighet SUM alle poster 25 % mva TOTALSUM kr kr kr kr kr kr Referanseprosjekter Referanseprosjekt Kontaktperson/ firma Kvalitetssikring Tilbyder skal krysse av (X) et eller flere av følgende forhold. Firmaet har egne kvalitetssikringsrutiner og innholdsfortegnelse er vedlagt Firmaet har ikke utarbeidet kvalitetssikringsrutiner Erklæring Undertegnede erklærer å ha gjennomgått tilbudsgrunnlaget samt å ha kontrollert at alle angitte sider og dokumenter er med i det utleverte tilbudssett. Undertegnede bekrefter at følgende er gjennomgått og/eller er vedlagt i utfylt stand: Alle poster skal avkrysses (X) for at tilbudet skal være komplett. Manglende dokumenter kan gi grunn for å avvise eller forkaste tilbudet Ansettelse av ny rådmann i Hitra kommune side 2 av 7

10 . Følgeskriv/tilbudsbrev. Tilbudsskjema er komplett utfylt og signert. Skatteattester (RF 1244) og avgiftsattest er vedlagt..firmaattest. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav. HMS Egenerklæring er vedlagt. Firmapresentasjon med referanser Her vedlegges følgende dokumentasjon: 1. Maksimalt 2 siders presentasjon av firmaet og hvorfor det bør velges, herunder referanser. Eventuelle brosjyrer legges inn her. 2. Foretakets årsregnskap eller utdrag av det. 3. Erklæring om foretakets totale omsetning, og dets omsetning innenfor relevant fagfelt. Foretaksnummer Postadresse Besøksadresse Telefon / Telefax Kontaktperson Tilbyders bindende underskrift og stempel Sted: Dato: Ansettelse av ny rådmann i Hitra kommune side 3 av 7

11 3. FERDIGSTILLELSE For krav til ferdigstillelse av oppdraget gjelder følgende: Oppdraget må være ferdigstilt innen: 15. mai TILBUDSBESTEMMELSER Alminnelige anbuds-/tilbudsregler Som generelle regler gjelder: Lov om offentlige anskaffelser (LOV nr.69 ) Spesielle tilbudsregler. Spesielle og spesifiserende anbuds/tilbudsregler skal gjelde i tillegg til, og tilfelle uoverensstemmelse, i den grad det er tillatt foran de generelle reglene. Som spesielle anbudsregler/tilbudsregler brukes FOR nr 402 Forskrift om offentlig anskaffelser, del I Anskaffelser under terskelverdiene, med de presiseringer som er gitt under paragrafene nedenfor. Presiseringene skal forstås som tillegg eller suppleringer til den teksten under paragrafen i forskriften. 8-1 Krav til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: o Anbudsgrunnlag o Vedlegg mv. Anbudsfrister og innleveringssted framgår av følgeskriv Anskaffelsen foretas etter prosedyre: Begrenset konkurranse. Tilbud hentes fra utvalgte tilbydere. 8-4 Kvalifikasjonskrav All dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskrav, skal foreligge ved tilbudsinnlevering: Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Erklæring om foretakets omsetning de siste årene med relevans til denne kontrakten. Tilbyders egnethet: Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre en kvalitativ utvelgelse av tilbydere på bakgrunn av tilbudets dokumentasjon av tilbyders kvalitet, kvalifikasjoner og egnethet for utførelse av oppdraget Skatteattest Det kreves at alle skatter og avgifter er betalt. Skatteattest skal foreligge innen tilbudsfristens utløp HMS-egenerklæring Ansettelse av ny rådmann i Hitra kommune side 4 av 7

12 Det kreves at prosjekterende har et system for i ivareta helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæring skal foreligge innen tilbudsfristens utløp Kunngjøring av konkurransen Se ovenstående 8-1 Krav til konkurransegrunnlaget Kunngjøring av konkurranseresultater Konkurranseresultater blir gjort kjent gjennom vedtak i kommunen som distribuere til tilbydere Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 60 kalenderdager, regnet fra tilbudsfristens utløp Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket konvolutt og merket forsendelse, enten direkte, eller pr. post til det sted som er oppgitt i følgeskriv ved tilbudsutsendelsen. Anbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før anbudsfristens utløp. Ikke rettidig avgitt anbud vil bli avvist og returnert uåpnet. Telefaks, elektronisk post eller annen form for automatisk dokumentoverføring aksepteres ikke som tilbud. Tilbudet skal være organisert og dokumentert i henhold til følgende: 1. Undertegnet tilbudsbrev 2. Undertegnet tilbudsskjema med prissammendrag 3. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav Tilbudsåpning ved tilbudskonkurranser Rettidig levert tilbud skal åpnes på det tidspunkt og på det sted som er angitt i tilbudsinnbydelsen. Åpning av tilbud vil være offentlig Vektede kriterier for valg av tilbud Laveste pris % Kompetanse/egnethet % Meddelelse om hvem som skal tildeles kontrakt Hele paragrafen utgår. Oppdragsgiver vil orientere samtlige deltakere som har gitt tilbud om sin innstilling på valg av leverandør før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Kontrahering Orientering om innstilling etter pkt. ovenfor og/ eller innkalling til avklaringsmøte er ikke å betrakte som antakelse av tilbudet og skaper ikke rettigheter for vedkommende leverandør eller andre rettsvirkninger. Avtale er først inngått når det foreligger en kontrakt undertegnet av begge parter eller en skriftlig bestilling på leveransen. Når det foreligger undertegnet kontrakt med en leverandør anses de øvrige tilbudene som forkastet og de opphører å være bindende. Oppdragsgiver skal innen rimelig tid gi øvrige leverandører melding om at kontrakt er inngått. Tilbudsfrist: Ansettelse av ny rådmann i Hitra kommune side 5 av 7

13 Tilbud i henhold til ovenstående 11-2 i lukket konvolutt merket Bistand til ansettelse av ny rådmann i Hitra kommune sendes: Hitra kommune v/ Terje Svendsen, 7240 Hitra. Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen kl Annen dokumentasjon I tillegg til ovennevnte dokumentasjon skal følgende vedlegges tilbudet: Det kreves at firmaet er et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon i form av firmaattest. Oppdragstaker skal dokumentere kapasitet samt faglige kvalifikasjoner til å gjennomføre oppdraget. Oppdragstakers relevante referanseprosjekter (rådmann/ledende kommunal stillinger) siste 5 år, inkludert stillingsbeskrivelse, tidspunkt og navn på oppdragsgiver. Dokumenteres i egne vedlegg; som viser blant annet: Bemanning for oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Redegjørelse vedr. foretakets kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem Metodebruk for utvelgelse av kandidater Kjennskap til oppdragsgiver Ovenstående punkter vil også legges til grunn i vurdering av tilbyders egnethet 5. ORIENTERING Opplysninger om kontraktsgiver: Hitra kommune v/juridisk rådgiver Terje Svendsen 7240 Hitra Tlf: E-post: terje.svendsen@hitra.kommune.no Ansettelse av ny rådmann i Hitra kommune side 6 av 7

14 Generelt Bistanden til Hitra kommune i forbindelse med ansettelse av ny rådmann skal minimum bestå av følgende elementer: 1. Utarbeidelse av kravspesifikasjon og tidsplan for arbeidet i samarbeid med Hitra kommune ved ordfører og personalsjef og ved involvering av organisasjonene. 2. Bredt søk etter kandidater i markedet 3. Bistand til utlysningstekst 4. Utarbeide forslag til annonseringsplan i samarbeid med Hitra kommune 5. Møter med potensielle kandidater og søkere på stillingen sammen med rekrutteringsutvalget. 6. Sonderingsmøter med potensielle kandidater og søkere på stillingen med tilsettingsutvalget/personalutvalg. 7. Gjennomføring av test, dybdeintervju og grundig referansesjekk av de mest aktuelle kandidatene som dokumenteres. 8. Levering av rapport med dokumentasjon og innstilling til tilsettingsutvalget/personalutvalg og fremleggelse for Hitra kommunestyre. 9. Oppfølgingsmøte/evaluering med ny rådmann og formannskap innen et ½ år etter ansettelsen. Tilbudsprisen vil bli tillagt 4 turer/møter på Hitra. Ansettelse av ny rådmann i Hitra kommune side 7 av 7

15

16