DOFFIN Database for offentlige innkjøp. Brukerveiledning for Oppdragsgivere. Mars 2014

Transkript

1 DOFFIN Database for offentlige innkjøp Brukerveiledning for Oppdragsgivere Mars 2014

2 Innholdsfortegnelse 1 Informasjon om Doffin Kompabilitetsvisning Logg inn Logg inn Har du glemt passordet? Registrer som ny Oppdragsgiver Bli bruker for en allerede registrert oppdragsgiver Gjør deg kjent med din konto Startside Kunngjøringsliste Opprett Kunngjøring og publiser Velg Kunngjøringsstype Jobb med sjekklisten Utfylling av skjema Bilag Kontroller og avslutt Publiser Kopier en kunngjøring Endringer og kansellering Opplasting av nytt dokument etter publisering Publiser endringskunngjøring Kansellering av kunngjøring Godkjenninger og oversettinger Godkjenninger Oversetting Behandlingstid For administratorer Opprett ekstra brukere Endring av virksomhetsinformasjon Doffin support... 28

3 1 Informasjon om Doffin Den nasjonale publiseringstjenesten www. Doffin.no er databasen hvor oppdragsgivere publiserer innkjøp. Alle innkjøp over den norske terskelverdi, pålydende NOK skal publiserest på Doffin. For innkjøp under NOK er publisering på Doffin frivillig. Formålet med Doffin er: Sikre kunnskap om markedet i forhold til offentlige kunngjøringer. Sikre gjennomsiktighet i beslutningsprosessen og konkurranseprosedyren. Sikre at anbud over EUs terskelverdi ( er publisert på TED (Tenders Electronic Daily) som er online versjon av 'Supplement to the Official Journal of the European Union', reservert for Europeiske offentligee Innkjøp. Sikre at krav om publisering følger loven. Innhente statistikk om offentlig sektor (ifølge anbudsdokumenter). Operatør av Doffin er Eu-supply Holding Ttd. (EU-supply). Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) adminstrerer Doffin på vegne av Nærings og fiskeridepartmentet (NFD).

4 2 Kompabilitetsvisning I kompabilitetsvisnings-funksjonen, vil nettsider bli fremvist som om du viste dem i en tidligere verson av internet Explorer. Noe som ofte gir visningsproblemer, men som også kan gi problemer dersom nettleseren din er for gammel. Dersom du har klikket på Kompabilitesvisning for Doffinn tidligere, vil kompabilitetsvisningsknappen øverst i høyre hjørne bli blå Dersom du ønsker å stoppe kompabilitetsvisning, velg kompabilitetsvisningsknappen på nytt og den vil bli markert i grått. Vi anbefaler at du slår av kompabliltetsvisning-funksjonen for Doffin!

5 3 Logg inn 3.1 Logg inn Gå til Skriv brukernavn og passord i logg-inn feltet til høyre og velg Logg-inn knappen. 3.2 Har du glemt passordet? Klikk på linken for glemt passord. Den kan bli funnet i logg -inn feltet til høyre og på Leverandør siden Oppgi e-post adressen og trykk på send-knappen

6 Brukernavn og midlertidig passord blir sendt til din e-post addresse fra Lukk alle nettlesere Klikk på linken i eposten med din logg-inn informasjon Skriv logg-inn informasjon. Vennligst legg merke til at passorrdet er versalsensitiv og dersom du velger klipp og lim, vær sikker på at det ikke er ekstra mellomrom i begynnelsen eller slutten av feltet. Systemet vil oppfatte dette som ekstra tegn og du vil ikke kunne logge inn. Der som du går tilbake til siden hvor du først oppga e-post addressen for å få ny logg -inn informasjon, vil det bety at du har oppgitt feil brukernavn eller passord. Vennligst oppgi ikke e-post addressen på nytt. Lukk siden og start på nytt ved å klikke på den nye linken som er i e-posten og velg logg-inn informasjon på nytt.

7 4 Registrer som ny Oppdragsgiver. Ved å registrere virksomheten vil du kunne opprette og publisere kunngjøringer i Doffin. Du vil også få muligheten til å varsle leverandører som har meldt interesse når endringskunngjøringer er publisert, når nye dokumenter er opplastet eller når en kunngjøring er kansellert. For registrering, send e-post til: support@doffin.no Følgende obligatoriske opplysninger skal gis: o Navn på virksomheten. o Hoved post adresse o Postkode o By o Organisasjonsnummer (vil bli sammelignet med informasjon om virksomheten i o Beskrivelse av virksomheten o Kontaktperson, e-post adresse og telefon nr. o Navn på virksomhetens administratorer som har full tilgang til systemet (dersom forskjellig fra kontakt person), e-post adresser og telefon nr. Den første bruker vil automatisk bli Virksomhetsdadministrator for Oppdragsgivers virksomhet. Den første bruker (Virksomhetsdadministrator) vil kunne legge til ekstra brukere for virksomheten slik at disse også blir i stand til å logge inn på Doffin. Virksomhetsadministratoren kan også endre administrator eller legge til flere virksomhetsadministratorer. Det er ingen begrensning i tallet på brukere eller administratorer, men vær helt sikker på at alle tilføyde brukere tilhører samme organisasjonsnummer. Dersom brukere tilhører andre organisasjonsnummmer, ny virksomhetsregistrering må bli opprettet for dette nummeret. Dersom din virksomhet allerede er registrert med samme organisasjonsnummer, varsel vil bli sendt fra Doffin Support som vil gi deg en liste over virksomhetens administratorer. Dersom ønskelig, kan du da kontakte dem for å få egen brukerkonto. Videre registrering med identisk registreringsnummer er tillatt, men vil da bli registert som flerbruks registreringer på Doffin. Det er ikke mulig å integrere disse registeringene i etterkant.

8 5 Bli bruker for en allerede registrert oppdragsgiver. Kontakt dine administratorer eller en av dem, dersom det er flere, og be om å få opprettet brukerkonto. Dersom du er usikker på hvem som er din administrator, kan du gå til Søk Oppdragsgiverprofil (1) og fyll inn navnet på organisasjonen i søkefeltet (2) og velg søk (3). Velg deretter Oppdragsgivers navn (4). Velg Brukere under Virksomhetsadministratorere og alle administratorer blir opplistet med kontaktinformasjon.

9 6 Gjør deg kjent med din konto 6.1 Startside Etter pålogging vil du se en meny øverst på siden 1. Velg for å returnere til startsiden 2. Velg for å lese meldinger sendt i forbindelse med kunngjøringer du har meldt din interesse i. 3. Velg for å se liste over linker til relaterte sider som kan gi nyttig hjelp eller informasjon. 4. Valg av Administrasjon åpner en drop down meny med brukerprofiler, og dersom du er administrator, en liste over virksomhetsadministrajon vil også fremkomme. Herfra kan du administrere virksomhetsadministrajon eller brukerkonto tilknyttet virksomhetsregistrering. Brukere tilhørende virksomheten vil kun se brukerprofiler og informasjon om tilgjengelig brukere og adminstratorer. De kan ikke redigere denne informasjon. 5. Ved å klikke på navnet kan du se og redigere din personlige brukerkonto, f.eks. endre passord, e-post adresse eller brukernavn. Til venstre, under menyen, vil du finne våre tilgjengelige tjenester. Velg Mine publiseringer for å åpne gjeldende publiseringsliste. Velg Rapporter for å få et utdrag av standard rapporter fra din konto. 6.2 Kunngjøringsliste Dersom du velger Mine Kunngjøringer fra startsiden vil du kunne se en oversikt over dine kunngjøringer.

10 1. Dette Kunngjøringssystem-id er knyttet til alle kunngjøringer publisert fra samme sjekkliste (f.eks. Kontraktskunngjøring, Endringskunngjøring, Kontraktstildeling). Det blir automatisk opprettet etter at midlertidige datoer i sjekklisten er lagret. Fra denne sjekklisten kan du publisere forskjellige kunngjøringer 2. Doffin referanse nr er unik for hver kunngjøring publisert i Doffin. Dette nr vil bli opprettet automatisk etter at kunngjøringen er sendt til publisering. 3. Den gjeldende status er presentert. For ytterligere opplysninger vedr. status skal du åpne kunngjøringen og gå til revisjonsspor-loggen til venstre i sjekklisten 4. Klikk her for å opprette en ny publisering med en eller flere kunngjøringer. F.eks. Kontraktskunngjøring, Endringskunngjøring, Kontraktstildeling, osv. Denne funksjonen er også tilgjengelig nederst på siden. 5. Din virksomhets Kunngjøringsliste er delt inn i Mine Kunngjøringer, som viser Kunngjøringer opprettet av deg, samt Alle Kunngjøringer, som viser både dine egne kunngjøringer samt Kunngjøringer opprettet av andre brukere inkludert i din organisasjon.

11 7 Opprett Kunngjøring og publiser 7.1 Velg Kunngjøringsstype Fra publiseringslista velges Opprett ny kunngjøring. Knappen er tilgjengelig både øverst til høyre og nederst til høyre. Velg publiseringstype. Dette kan ikke endres i etterkant ettersom strukturen på skjema er opprettet i henhold til dette valget. Dersom relevant, velg en tidligere kunngjøring som kan relateres til din nye kunngjøring. Skriv inn en valgt intern referanse i referansefeltet. Skriv også inn Kunngjøringsnavnet i Navnfeltet. Intern referanse og Kunngjøringsnavn vil bli forhåndsutfylt i hver kunngjøring du oppretter fra kunngjøringslisten. Velg forskrift Velg skjematype. Denne lista kan variere avhengig av hvilken sektor som ble valgt i listen ovenfor.

12 Velg skjema. Denne listen kan variere, avhengig av hvilken sektor som ble valgt ovenfor. Kunngjørings utløpsdatoer er forhåndsutfylt. Utløpsdato er automatisk valgt i henhold til dine tidligere valg. Begge disse datoer kan endres før lagring. Dersom dette er en TED kunngjøring og du valgte en ønsket publiseringsdato mer enn 3 dager fremover fra den valgte publiseringsdato, systemet vil holde tilbake kunngjøringen opptil 3 dager før valgte dato. Velg lagre og du vil bli omdirigert til sjekklisten. 7.2 Jobb med sjekklisten Sjekklisten er utformet slik at den hjelper deg til å huske viktige detaljer og er en vital del av dine publiseringer. Øverst på valgte kunngjøring er navn og type oppgitt.

13 1. Velg Tildel gruppe for å gi dine kolleger tilgang til dine kunngjøringer. De vil få tilgang til alle kunngjøringer opprettet fra denne sjekklisten. a. Velg tilføy/slett medlemmer for å gi en kollega tilgang. Kollegaen må ha en brukerkonto i din oppdragsgiverkonto. 2. Velg Dokumenter for opplasting av dokumenter som er relatert til din kunngjøring. a. Velg Last opp vedlegg og velg dokument. Velg deretter Last opp. b. Før kunngjøringe er sent til publisering vil det være mulig å slette dokumentet. c. Dersom du velger Vis kun for interessenter vil dokumentet kun bli tilgjengelig for leverandører som har meldt interesse i din kunngjøring. d. Velg Tilbake for å returnere til sjekklisten 3. Velg Endre for å endre ønsket kunngjøringsdato eller tidsfrist.

14 4. Velg Fyll ut skjema for å fylle inn informasjon i kunngjøringsskjema (Se seksjon 7.3; Utfylling av skjema) 5. Velg Slett skjema dersom du ønsker å slette dette skjema og begynne på nytt. Sjekklisten vil bestå. Bekreft ved å velge Slett. 6. Dersom du har slettet alle tilgjengelige skjema i sjekklisten, vil slett knappen vil bli aktivert og du kan slette hele sjekklisten inkudert opplastede dokumenter. Bekreft ved å klikke på Slett 7. Velg kopier hvis ønsker å kopiere kunngjøringen 8. Klikk på Endre for å forandre grunndata vedrørende din kunngjøring. Herfra kan du forandre oversettelses valg. Dersom du ønsker å oversette kunngjøringe selv, vil du få en ny link i sjekklisten som muliggjør utfylling av identisk engelsk skjema. Vær sikker på at du ikke har endret valg som er forhåndsutfylt i det engelske skjema. De norske og engelske skjema må ha nøyaktig identisk struktur. I motsatt fall vil det være umulig å publisere kunngjøringen.

15 7.3 Utfylling av skjema Velg kunngjøringstype og prosedyre fra drop down menyen under foreløpig data. Disse 3 valg kan ikke endres etter lagring så dersom du ønsker å forandre disse må du slette skjema og opprette et nytt. Du kan fremdeles jobbe fra samme sjekkliste. Velg Lagre og Neste når du er ferdig. Fyll ut alle nødvendige data under hver seksjon og klikk Lagre og Neste for å fortsette til neste side. Hver side som er lagret vil bli markert med en grønn uthaking til venstre. Du kan gå tilbake til hvilken som helst seksjon ved å klikke på seksjonsnavnet til høyre. Dette gjelder ikke foreløpige data. Ved siden av mange av seksjonene vil du finne et spørsmålstegn. Dersom du klikker på dette vil det dukke opp en hjelpetekst. Du lukker hjepeteksten ved å klikke på spørsmålstegnet på nytt.

16 7.4 Nasjonal tilleggsinformasjon Dersom kunngjøringen skal publiseres i TED og du har valgt oversettelsestjeneste fra Doffin, velg da fakturametode. Avhengig av valg, nye felt vil komme til syne slik at du kan tillate nødvendig informasjon. Dersom du ønsker at kunngjøringa skal bli søkbar via Fylker og kommuner feltet, må du velge Landsomfattende, Fylker eller Kommuner 7.5 Kontroller og avslutt Den siste siden Kontroller og avslutt viser hvordan kunngjøringen vil se ut når den er publisert. Kontroller kunngjøringen nøye og dersom alt er i orden, velg Godkjenn nederst på siden. I motsatt fall, gå tilbake til den spesifikke seksjonen og gjør nødvendige endringer. Dersom du godkjenner og i etterkant ser at endringer er påkrevd, gå da tilbake og godkjenn på nytt. Etter godkjenning, velg tilbake til sjekklisten for å publisere.

17 7.6 Kunngjør Når alle påkrevde dokumenter er opplastet og skjema er avsluttet, kllkk på Kunngør. Statusen endres til Sendt til kunngjøring. Kunngjøringen vil nå bli underlagt en godkjenningsprosess

18 Det er ikke lenger mulig å redigere skjema. Når kunngjøringen får statusen publisert kan det, dersom nødvendig, sendes en endringskunnjøring. 7.7 Kopier en kunngjøring Åpne sjekklisten for den kunngjøring du ønsker å kopiere. Velg kopier. All forutgående data er forhåndsutfylt 1. Endre referanse 2. Endre navn 3. Endre publiseringsdato 4. Endre utløpsdato. 5. Velg deler av den gamle kunngjøringen som du ønsker å inkludere i den nye kunngjøringen 6. Velg kopier

19 8 Endringer og kansellering 8.1 Opplasting av nytt dokument etter publisering. Velg Dokumenter fra sjekklisten og last opp nye dokumenter. Velg Varsle om dokumentendringer for å sende en e-post varsel til alle leverandører som har meldt interesse. Dersom du ønsker å laste opp en ny versjon av et allerede eksisterende dokument, velg Endre ved siden av dokumentet. Velg Last opp ny versjon Dersom du ønsker at ny versjon skal være offentlig tilgjengelig, velg offentliggjør. I motsatt fall vil den kun bli synlig for leverendører som har meldt interesse

20 8.2 Publiser endringskunngjøring Dersom du ønsker å foreta endringer i kunngjøringen, utenom opplasting av nye dokumenter, må du publisere en endringskunngjøring. Velg Tilføy endringskjema Velg skjema og lagre For endringer i kunngjøringer som ble etablert i år, er seksjonene I.1 -I.V forhåndsutfylt med informasjon fra opprinnelig kunngjøring og skal ikke endres. Velg kun Lagre og neste. For endringer i kunngjøringer etablert tidligere år, må original informasjon kopieres manuelt fra den opprinnelige kunngjøringen og limes inn i endringsskjema. Informasjonen må være identisk. TED kunngjøringer og TED referanse nr må også fylles inn i formatet. Når den opprinnelige kunngjøringen ble publisert i TED fikk du tilsendt e-post med TED-referanse nr. Du kan også finne referanse nr. øverst i TED kunngjøringen. Dersom du ikke vet hvordan du kan finne dine tidligere kunngjøringer i TED kan du søke her: Endringer i kunngjøringer publisert i år har forhåndsutfylt TED referanse nr. Endringsdelen starter på seksjon VI. Velg rettelse eller supplering

21 Velg endringsomfang. Velg Opprinnelige kunngjøring eller i begge. Valget I de tilsvarende anbudsdokumenter skal kun benyttes for informasjon om dokumentforandringer. Velg Legg til endring Velg hvilken type endring du ønsker.

22 Velg hva du ønsker å endre Skriv referanse nr. på den seksjonen endringene skal utføres. Når du er ferdig, velg godkjenn skjema og publiser som normalt. Alle leverandører som har meldt interesse vil motta varsel via e-post. NB! Du må først endre dato i sjekklisten dersom det er endring i forbindelse med utløpsdato 8.3 Kansellering av kunngjøring Velg Avlys kunngjøring og velg OK for bekreftelse Velg Tilføy endringskjema

23 Velg skjema og klikk på lagre. For endringer i kunngjøringer som ble etablert i år, er seksjonene I.1 -I.V forhåndsutfylt med informasjon fra opprinnelig kunngjøring og skal ikke endres. Velg kun Lagre og neste. For endringer i kunngjøringer etablert tidligere år, må original informasjon kopieres manuelt fra den opprinnelige kunngjøringen og limes inn i endringsskjema. Informasjonen må være identisk. TED kunngjøringer og TED referanse nr må også fylles inn i formatet. Når den opprinnelige kunngjøringen ble publisert i TED fikk du tilsendt e-post med TED-referanse nr. Du kan også finne referanse nr. øverst i TED kunngjøringen. Dersom du ikke vet hvordan du kan finne dine tidligere kunngjøringer i TED kan du søke her: Endringer i kunngjøringer publisert i år har forhåndsutfylt TED referanse nr. Endringer begynner i seksjon VI. Velg Ufullstendig prosedyre Velg den mest passende årsak for kansellering av kunngjøring

24 Velg Ja dersom det er muligheter for at kunngjøringen blir publisert på nytt. Når du er ferdig, velg godkjenn skjema og publiser som normalt. Alle leverandører som har meldt interesse vil motta varsel via e-post.

25 9 Godkjenninger og oversettinger 9.1 Godkjenninger Når en kunngjøring er sendt til publisering, vil den gjennomgå en godkjenningsprosess. I løpet av 24 timer vil Kunngjøringen enten godkjennes eller avvises. Dersom den avvises vil du motta en e-post. Log g inn på Doffin og åpne sjekklisten. Du vil se årsaken til avvisning. Velg Reset for å åpne kunngjøring for redigering. Når du er ferdig er kunngjøringen klar for ny publisering. Nasjonal eller frivillig kunngjøring publiseres rett etter godkjenning. TED kunngjøring blir sendt til oversetting dersom Doffin skal utføre oversetting. Dersom kunngjøring oversettes av oppdragsgiver, blir den sendt til TED rett etter godkjenning. 9.2 Oversetting Oversetting utføres innen 24 timer. Du vil da ha 24 timer til å godkjenne eller avvise oversetting. Dersom oversetting ikke godkjennes vær vennlig å angi endringer i følgende format: Gammel tekst: xxx xxx Ny tekst: yyy yyy Oversettere kan ikke endre norsk tekst så dersom du ønsker å oppdatere en norsk kunngjøring må du publisere en endringskunngjøring i etterkant. 9.3 Behandlingstid Doffin godkjenning: 24 timer. Doffin oversettelser: 24 timer. Din godkjenning av oversetting: 24 timer. Behandlingstid hos TED: 1-5 dager (normalt innen 2 dager etter mottak)

26 10 For administratorer Opprett ekstra brukere Klikk Administrajon øverst på siden og velg Bruker profiler Du vil nå se en liste over aktive brukere registrert på konto: 1. Bruker som du er logget inn som, er uthevet. Klikk på navnet for å vise og redigere personlig informasjon. F.eks. brukernavn, passord, e-post adresse. 2. Tilleggsbrukere er også synbar her. Klikk på brukernavn for redigering av brukers personlige informasjon, f.eks. brukernavn, e-post adresse. 3. Brukerens funksjon er presentert. Virksomhetens adminstrator har full tilgang til all informasjon gitt i kontoen. Virksomhetsbrukere har kun tilgang til personlig informasjon og kunngjøringer som de har fått tillatelse til. 4. Siste logg-inn bruker er presenter. 5. Klikk på opprett bruker for å tilføye tilleggsbrukere til din konto. 6. Kryss av boksen ved siden av brukernavn og klikk deretter på slett dersom du ønsker å slette en bruker fra din brukerkonto. 7. Opprett forskjellige brukergrupper og legg til brukere i disse gruppene. Du kan da gi tilgang til en kunngjøring for en hel brukergruppe samtidig, eller velge brukere individuelt. 8. Klikk ferdig når du ønsker å forlate siden.

27 10.2 Endring av virksomhetsinformasjon Klikk på Administrasjon øverst på siden og velg Virksomhetsadministrasjon Klikk på Endre nederst på siden for å endre virksomhetens kontaktinformasjon. Du kan ikke endre organisasjonsnummer. Det kan kun bli endret av Doffin support team som vil sammenligne detaljene med informasjon i Brønnøysundregistrene, før endringene blir utført. Doffin support vil kreve en e- post fra virksomhetens-post adresse for å endre denne informasjonen. Dersom ønskelig kan du også registrere en ny leverandørkonto med et nytt og foretrukket organisasjonnummer. Velg Endre på Virksomhetens profil for å oppdatere detaljert virksomhetsinformasjon.

28 11 Doffin support For ytterligere veiledning og teknisk support, vennligst kontakt Doffin support på: Telefon nr.: E.post: