Referat fra Årsmøte Stokke Idrettslag 4. mars 2009

Transkript

1 Dagsorden: Referat fra Årsmøte Stokke Idrettslag 4. mars 2009 Sak 1 Åpning/konstituering Leder Hans Martin Bærefjell åpnet møtet og ønsket velkommen til årsmøtedeltakerne. Sak 2 Godkjenning av dagsorden a) Representantenes fullmakter 51 stemmeberettigede representanter b) Dagsorden ingen merknader c) Valg av dirigent Dagfinn Paulsen valgt til dirigent d) Valg av referent Tove Kolbekk Revetal valt som referent e) Valg 2 representanter for underskrift av protokoll Kristin Sunde Eriksen og Per-Willy Johansson ble valgt til å underskrive protokollen Sak 3 Årsmeldinger Sekretæren gjennomgikk årsberetningene fra hovedlaget og undergruppene. ÅRSMØTETS VEDTAK: Side 1 av 10

2 Sak 4 Regnskap for 2008 STOKKE I L HOVEDLAG Kontonr Kontonavn BUDSJETT REGNSKAP BUDSJETT SPONSOR / SAMARBEIDSAVTA , , , STOKKEMARSJEN 3000, , , KOMMUNALE TILSKUDD 90000, , , BANEVEDLIKEHOLD 65000, , , LØYPEVEDLIKEHOLD 24000, , , TILLEGSMIDLER FORBUND , LOKALUTLEIE 10000, , , ANNEN UTLEIE 2000, , , PROVISJONER/FYRVERKERI 10658, , KONTINGENT , , , REGNSKAPSFORDELING , , , Diverse inntekter 3623,42 SUM INNTEKTER: , , , STOKKEMARSJEN kr 3000,00 kr 9253,50 kr 3000, LEIE ANLEGG kr 30000,00 kr 31926,00 kr 35000, OFFENTLIGE AVGIFTER kr 15000,00 kr 11853,70 kr 20000, STRØM LOKALER kr 20000,00 kr 29467,35 kr 20000, RENHOLD LOKALER kr 6000,00 kr 7237,00 kr 6000, REKVISITA LOKALER kr 5000,00 kr 1345,50 kr 5000, NYANLEGG kr 40000,00 kr 12000, INVENTAR kr 2000,00 kr 3935,00 kr 2000, REP. / VEDLIKEHOLD KLUBBHU kr 25000,00 kr 19173,50 kr 50000, REP. / VEDLIKEHOLD ANLEGG/Ukr 25000,00 kr 57509,87 kr 50000, REVISJON / REGNSKAP kr ,00 kr ,00 kr 30000, KONTORREKVISITA /SMÅUTSTYkr 10000,00 kr 3453,00 kr 15000, ANNONSER / REKLAME kr 2000,00 kr 2625,00 kr 5000, STYRETS MØTEUTGIFTER kr 10000,00 kr 9704,67 kr 12000, DELTAGELSE ANDRES MØTER kr 1000,00 kr 1000, IDRETTENS DAG kr 3000,00 kr 229,97 kr 3000, ANNEN KONTORKOSTNAD kr 4000,00 kr 3469,79 kr 4000, TELEFON 11, INTERNETT kr 30000,00 kr 35353,04 kr 35000, PORTO kr 3000,00 kr 1079,00 kr 2000, BILGODTGJØRELSE kr 18000,00 kr 18000,00 kr 18000, MEDLEMSKONTINGENT kr 2000,00 kr 1450,00 kr 2000, GAVER / OPPMERKSOMHETER kr 5000,00 kr 2535,00 kr 5000, MERKER / MEDALJER / PREMIEkr 5000,00 kr 3628,00 kr 5000, FOTBALLGRUPPA kr 65000,00 kr ,90 kr 65000, HÅNDBALLGRUPPA kr 48797, ORIENTERINGSGRUPPA kr 1484, SKIGRUPPA kr 24000,00 kr 38394,50 kr 19000, TURNGRUPPA kr 21980, FORSIKRINGSPREMIE kr 50000,00 kr 51340,00 kr 55000, SERVICEAVTALE kr 3000,00 kr 11396,39 kr 15000, ANNEN FINANSKOSTNAD kr 7779, RENTEINNTEKTER 15000, ,76 SUM UTGIFTER: kr ,00 kr ,77 kr ,00 ÅRETS RESULTAT: kr 47000,00 kr 41237, ,00 Sak 4 Regnskap forts Side 2 av 10

3 STOKKE IL HOVEDLAG BALANSE 2008 Kontonr Kontonavn INNGÅENDE Reelt i UTGÅENDE BALANSE perioden BALANSE 1341 NM PÅ SKI 2010 kr ,00 kr , KUNDEFORDRINGER kr 4000,00 kr 1500,00 kr 5500, FOTBALLGRUPPA kr , ,00 kr , HÅNDBALLGRUPPA kr 42434, ,75 kr 19792, ORIENTERINGSGRUPPA kr 3290,00 kr 3290, SKIGRUPPA kr ,00 kr 3468,00 kr , TURNGRUPPA kr 5780,00 kr 9806,00 kr 15586, ANDRE FORDRINGER K kr 1100,00 kr 72517,00 kr 73617, KASSE / KONTANTER kr 93,50 93, BANK A kr 35426,14 kr ,95 kr , BANK Mkr 4457, , BANK S kr , ,74 kr 60979, DISPONIBEL kr 20272,50 kr 20272, POST kr 717,33 kr 717,33 SUM EIENDELER kr ,93 kr ,90 kr , Udisponert årsresultat kr 41237,14 kr 41237, NYTT KLUBBHUS , , Annen egenkapital 47190, , FOTBALLGRUPPA 10000, , , HÅNDBALLGRUPPA 36535, , , ORIENTERINGSGRUPPA 1484, , SKIGRUPPA 13000, , , TURNGRUPPA 33533,00 kr 11552, , LEVERANDØRGJELD 73166,90 kr 41169, , KORTSIKTIG GJELD , ,00 SUM GJELD / EGENKAPITAL , , ,83 Kasserer Per-Willy Johansson gjennomgikk regnskap, balanse og revisjonsbemerkninger. Sak 5 Innkomne saker og forslag: SAK 1 fra Kunstgresskomiteen: Kunstgress 11 er - selskapsform STATUS Prosjekt: Kunstgresskomite: Kostnadsramme: Litt i overkant av 6.4 millioner Finansieringsplan: Spillemidler Momsrefusjon Dugnad/rabatter Andelsbrev 11'er kunstgress Stokke Idrettspark Roy M. Skjelbred, Arne R Johansen, Ingunn Dammen Andersen, Ingve Marcussen og Roar Flaatnes ,- kr ,- kr ,- kr ,- kr Side 3 av 10

4 Samarbeidspartnere ,- kr Prosjektet er godkjent av kommunen med den Idrettsfunksjonell godkjenning som kreves for å starte byggearbeidet av kunstgress 11 er. Videre må vi ha på plass en finansieringsplan for å kunne få utbetalt 85% av spillemidlene. Vestfold fylkeskommune krever at vi starter byggearbeidet før 1 juli For å få til en finansieringsplan er vi avhengig av å få momsrefusjon på kostnader som er forbundet med prosjektet. Vi må se på muligheten for å danne et eget selskap slik at vi ivaretar momsrefusjon. Fotballgruppa har med driftresultat fra 2008 midler som skal til for å etablere et eget selskap. Vi har søkt om kommunal støtte gjennom tiltakspakka til prosjektet. Om dette skulle innfri kan det være regelverk som gjør det mulig for Stokke kommune til å være byggherre. Forslag - Driftsbudsjett kunstgress 11 er: Inntekter: Stokke Fotball kr Vear IF (20% av kostnader, leie 1 gang i uka) kr Utleie sommer BCC kr Arena reklame /Samarbeidspartner kr Sum Inntekter kr Utgifter: Drift/ snøbrøyting kr Lys kr Etterfyll gummigranulat kr Vedlikehold kunstgressleverandør 1 gang årlig kr Revisor kr Renter Lånefinansiering kr Sum Utgifter kr Driftsresultat kr Forslag til innstilling fra kunstgresskomiteen: Om vi ikke får Stokke kommune til å være byggherre foreslår kunstgress komiteen at Stokke IL etablerer et eget selskap slik at vi ivaretar momsrefusjon. Selskapets navn kan være Stokke Kunstgress AS, Stokke Drift AS, eller lignende med Stokke IL som juridisk eier. Kunstgresskomiteen arbeider videre med vurderinger rundt momsrefusjon. Årsmøtet gir hovedstyret fullmakt til å opprette et eget AS hvis dette er løsningen kunstgresskomiteen kommer frem til. Side 4 av 10

5 ÅRSMØTETS VEDTAK Årsmøtet gir hovedstyret fullmakt til å opprette et eget AS hvis dette er den beste løsningen for å realisere kunstgress i løpet av Sak 2 fra Kunstgresskomiteen: Kunstgress, lånefinansiering Vi er avhengig av støtte fra næringslivet eller kommunen på for å få på plass en finansieringsplan. Vi har søkt om kommunal støtte gjennom tiltakspakka. Kommunen antyder at vi ikke kan kalkulere med midler, men at de er positive til at prosjektet realiseres i Vi bør se på muligheten for å lånefinansiere deler av prosjektet, og det kan være at kommunen eller samarbeidspartnere er med på å gi oss en lånegaranti.. som kreves for å få lån fra en finansinstitusjon. Videre så er det turbulente økonomiske tider og vi ser en klar tendens til at det er lettere å få med næringslivet med på en årlig avtale over en periode til fordel for et stort engangsbeløp i forhold til et slikt prosjekt. Vi er avhengig støtte fra næringslivet som er stipulert til kr ,- og vi nærmer oss med tilsagn på økonomisk støtte fra næringslivet. Vi er kommet så langt i prosessen at vi i ønsker nå se på en lånefinansieringsplan av utstående beløp slik at vi kommer i gang med prosjektet. Kanaliserte spillemidler og gavefond krever at prosjekt kunstgress blir realisert i Forslag til innstilling fra kunstgresskomiteen: Kunstgresskomiteen foreslår en lånefinansiering slik at det er mulig å realisere prosjektet. Videre må vi mellomfinansiere utlegg for moms fra oktober 2009 til juni 2010 Lånefinansieringsplan: Beskrivelse Kostnader Spillemidler Momsrefusjon Dugnad Andelsbrev Samarbeidspartnere Lån Årsmøtet gir det nye AS fullmakt til å jobbe videre for en finansiering til å fullføre prosjektet. Side 5 av 10

6 Sak 3 fra Kunstgresskomiteen: Samarbeidspartner - innmelding i lotteritilsynet Vi er i dialog med en aktør som kan være en mulig samarbeidspartner, noe som vil Være med på å sikre ferdigstillelse av prosjektet og sikre drift og vedlikehold av kunstgress 11 er ved Stokke idrettspark. Mulig samarbeidspartner foreslår at vi registrer idrettslaget i lotteritilsynet, slik at det er mulig å få til en årlig avtale. Forslag til innstilling fra kunstgresskomiteen: Kunstgresskomiteen foreslår at idrettslaget melder seg inn i lotteritilsynet, slik at vi kan videreforhandle en årlig samarbeidsavtale. Om vi kommer til en enighet med aktør skal årlig beløp øremerkes til nedbetaling av lån, drift, vedlikehold og eventuell opprusting av maskinpark forbundet med kunstgress prosjekt. Stokke IL melder seg inn i lotteritilsynet. Sak 6 Endringer i Lovnorm for Stokke IL Lovnormen for Stokke IL er ikke revidert siden Norges idrettsforbund har i løpet av disse årene kommet med en rekke endringer som må inn i vår lovnorm.. For å tilfredsstille de kravene Norges idrettsforbund stiller til idrettsklubbers lovnorm har hovedstyret i Stokke IL, i hovedstyremøte 20. januar 2009, besluttet å foreslå for årsmøtet å erstatte vår eksisterende lov med gjeldende lovnorm fra Norges idrettsforbund. Forslag til ny lov for Stokke IL finnes i vedlegg 16, side 54 til 60 Innstilling fra styret: Hovedstyret foreslår å endre Lovnorm for Stokke IL til å samsvare med tekst i gjeldende mal til lovnorm fra Norges idrettsforbund i sin helhet. Gjeldende lov for Stokke IL blir da som flg.:. Sak 7 Fastsette medlemskontingent Hovedlaget har utgifter til felles tjenester og anlegg som kommer alle medlemmer til gode. Hovedstyret diskuterte derfor hvordan disse utgiftene skal dekkes inn. Et forslag var å heve kontingenten fra 100,- koner til 150,- kroner. I forslaget ligger det at denne kontingent satsen ikke skal gjelde før fra 2010 slik at de gruppene som allerede har sendt ut treningsavgifter og kontingent for 2009 skal lide for dette vedtaket. Side 6 av 10

7 Innstilling fra styret: Kontingenten økes til 150,- kroner pr år gjeldende fra Sak 8 Budsjett for 2009 Forslag til budsjett se under sak 4. Forslag gjennomgått av kasserer Per-Willy Johansson. Enstemmig vedtatt Sak 9 Idrettslagets organisasjonsplan Det er ikke kommer noen forslag på endring av organisasjonsplan for idrettslaget. Hovedstyret i Stokke IL Arbeidsutvalget i Stokke IL Leder Kasserer Sekretær Anleggsleder/nestleder Sportsligleder Markedsleder Styremedlem 1 Styremedlem 2 Ungdomsrepresentant (jente) Ungdomsrepresentant (gutt) Varamedlem 1 Varamedlem 2 Leder Fotballgruppa Leder Håndballgruppa Leder O-gruppa Leder Turngruppa Leder Skigruppa Leder Skotthyll Sportsligutvalg Sportsligleder Stokke IL Sportsligleder Fotballgruppa Sportsligleder Håndballgruppa Sportsligleder O-gruppa Sportsligleder Turngruppa Sportsligleder Skigruppa Sportsligleder Skotthyll Markedsutvalg Markedsleder Stokke IL Markedsleder Fotballgruppa Markedsleder Håndballgruppa Markedsleder O-gruppa Markedsleder Turngruppa Markedsleder Skigruppa Markedsleder Skotthyll Anleggsutvalg Anleggsleder Stokke IL Anleggsleder Fotballgruppa Anleggsleder Håndballgruppa Anleggsleder O-gruppa Anleggsleder Turngruppa Anleggsleder Skigruppa Anleggsleder Skotthyll Innstilling fra styret: Beholde gjeldende organisasjonsplan Side 7 av 10

8 Sak 10 Valg Fullstendig oversikt foreligger på årsmøtet, nedenfor valgkomiteen foreløpige forslag. Hovedlaget/AU Verv Varighet På valg? Forslag fra valgkomiteen Leder 1 år Ja Hans Martin Bærefjell Nestleder 2 år Nei Thomas Hidle Kasserer 2 år Ja Må velges Sekretær 2 år Ja Kristin Sunde Eriksen Styremedlem 2 år Ja Må velges Styremedlem 2 år Nei Sven Erik Johansen Varamedlem 1 år Ja Tom Sørli Varamedlem 1 år Ja Må velges Sportsligleder 2 år Ja Wenche Havnås Markedsleder 2 år Ja Må velges Webansvarlig Verv Varighet På valg? Navn på nye tillitsvalget Webansvarlig 2 år Nei Thomas Revetal Kolbekk Kontrollutvalg Verv Varighet På valg? Navn på nye tillitsvalget Medlem 1 år Ja Dagfinn Paulsen Medlem 1 år Ja Må velges Revisor Verv Varighet På valg? Navn på nye tillitsvalget Revisor 1 1 år Ja Helle Øvergård Revisor 2 2 år Ja Sven Erik Folland Delegater til Idrettsrådet Verv Varighet På valg? Navn på nye tillitsvalget Delegat 1 år Ja Hans Martin Bærefjell Delegat 1 år Ja Kristin Sunde Eriksen Delegat 1 år Ja Sven Erik Johansen Delegater til Idrettskretsens ting Verv Varighet På valg? Navn på nye tillitsvalget Delegat 1 år Ja Hans Martin Bærefjell Delegat 1 år Ja Thomas Hidle Delegat 1 år Ja Wenche Havnås Hedersmerke komite Verv Varighet På valg? Navn på nye tillitsvalget Medlem 1 år Kari Alsterberg Medlem 1 år Hans Gundersen Den nye valgkomiteen (for 2009) får i oppdrag å skaffe de medlemmene som mangler i styret i løpet av 14 dager. De av gruppene som mangler representant til valgkomiteen, (håndball og fotball) må stille med lederen for gruppa. Side 8 av 10

9 Sak 11 Valg av valgkomité for 2009 Valgkomite 2009 Verv Varighet På valg? Navn på nye tillitsvalget Leder 1 år Ja Forslag fra fotball Medlem 1 år Ja Forslag fra håndball Medlem 1 år Ja Anne-Marie Andreassen Medlem 1 år Ja Frode Stendahl Medlem 1 år Ja Lene Ravndal Medlem 1 år Ja Tommy Fevang Fotball- og Håndballgruppa må komme med sine kandidater til valgkomiteen snarest. Sak 12 Informasjonssak - Årsmøtedatoer for 2009 For å få tid til å gjøre det som trengs mellom årsmøtene i gruppene og årsmøtet i hovedlaget, er det nødvendig å styre tidspunktene. Derfor har styret vedtatt følgende møteplan for årsmøter: Årsmøte i Hovedlaget: onsdag 3. mars 2010 Innkomne saker frist: onsdag 12. februar 2010 Fotball torsdag 11. februar 2010 Håndball onsdag 10. februar 2010 Turn tirsdag 9. februar 2010 Skotthyll mandag 8. februar 2010 Ski torsdag 4. februar 2010 Orientering fredag 5. februar 2010 ABC møte tirsdag 9. mars 2010 Planen begynner å bli innarbeidet og fungerer tilfredsstillende. Enstemmig tiltrådt. Sak 13 Priser og utmerkelser Innsatspokalen gikk i år til: Kari Nygård Johansen Sølvmerke til: Thomas Hidle og Roy Skeie Gullmerke til: Birte Grabow Egeland Side 9 av 10

10 Sak 14 Avslutning Leder Hans Martin Bærefjell takket for gjenvalg og et godt årsmøte. Han overrakte Dagfinn Paulsen en blomst som takk for god styring gjennomføring av årsmøtet. Thomas Hidle overrakte Hans Martin Bærefjell en blomst for all jobbing han har hatt med idrettslaget i året som gikk. Side 10 av 10