Vurdering av kvalitetsystemet på målestasjonen

Transkript

1 Dokument Vurdering av kvalitetsystemet på målestasjonen Seksjon Standard operasjonsprosedyrer Del Operasjonelt nivå 1 of 5 Vurdering av kvalitetsystemet på målestasjonen Formålet med SOPen Å foreta en kvalitetsvurdering av kvalitetsystemet på målestasjonen. Bruksområde og beskrivelse av utstyret Denne SOPen brukes når kvalitetskontrolldokumentasjonen på en målestasjon skal vurderes. En systemvurdering er en kvalitativ gjennomgang på målestasjoen av hele målesystemet. Den tar for seg alt fra selve målebua til måleutstyr, dokumentasjon, dataevaluering, rutinemessig vedlikehold og kalibreringsprosedyrer. En sjekkliste brukes under vurderingen for å registrere resultater fra vurderingen. Formålet med systemvurderingen er å avdekke forhold i selve systemet som kan påvirke kvaliteten på målingene negativt. Alvorlige avvik som avdekkes ved systemvurderingen rapporteres i en avviksrapport til målenettoperatøren. Rapporten skal inneholde en beskrivelse av avviket samt forslag til korrektivt tiltak med tidsfrist for å gjennomføre tiltaket. Systemvurderingen må gjøres under normale driftsbetingelser. Uavhengighet sikres ved at kvalitetsvurderingen utføres av en annen institusjon enn den som normalt opererer stasjonen. Denne institusjonen skal være det nasjonale referanselaboratoriet. Ansvar Personell som utfører kvalitetsvurderinger skal ha inngående kjennskap til denne prosedyren og vil følge kravene i den når kvalitetsvurderinger gjennomføres. Dokumentasjon Nødvendige dokumenter som bringes med til målestasjonen Dokument skontroll for dokumenter. Denne finnes i kvalitetsmanualen. Dokument Kalibrering og vedlikeholdsplaner. Disse finnes i kvalitetsmanualen. Nødvendige skjema som bringes med til målestasjonen Skjema Stasjonsvurdering. Det er behov for et skjema for Kalibreringsprosedyre for hvert instrument som skal vurderes. Skjema Avviksrapport. Det er behov for en avviksrapport for hvert avvik som registreres. Ta med mange avviksrapporter til stasjonen. Forfattere Ansvarlig leder Kvalitetsleder Leif Marsteen Utskrift

2 Dokument Vurdering av kvalitetsystemet på målestasjonen Seksjon Standard operasjonsprosedyrer Del Operasjonelt nivå 2 of 5 De fleste spørsmålene i stasjonsvurderingen svares med Ja eller Nei. Alle svarene er basert på observasjoner og samtale med operatøren på målestasjonen. Avviksrapporten Hver gang et avvik fremkommer i løpet av vurderingen skal det skrives en avviksrapport. Rapporten skal fullføres på målestasjonen med operatøren til stede. Utfylling av avviksrapporten på målestasjonen 1. Skriv rapportnummeret i feltet Avviksrapport nr. Avviksrapportene nummereres fortløpende ved hver kvalitetsvurdering. 2. Skriv navnet på målestasjonen/ laboratoriet og stasjonsidentiteten i hhv. feltene Sted og Stasjons-Id. 3. Skriv navnet på institusjonen som opererer målenettet i feltet Målenettoperatør. 4. Skriv navnet på assessoren og dato for kvalitetsvurderingen i hhv. feltene Navn på assessor og. 5. Skriv navnet på dokumentet i kvalitetsystemet som det observerte avviket er i konflikt med i feltet Referanse til dokument. 6. Assessor beskriv avviket i feltet Avvik. 7. Assessor og operatør signerer for det observerte avviket i hhv. feltene Assessor og Operatør. 8. Operatøren og assessoren blir enige om et tiltak som vil rette avviket. Operatøren beskriver tiltaket i feltet Korrektivt tiltak. 9. Målenettoperatøren foreslår en tidsfrist for når avviket skal være rettet. Denne tidsfristen skrives i feltet for når korrektivt tiltak skal være gjennomført. Målenettoperatøren vil nå gjennomføre arbeidet som er nødvendig for å kunne lukket avviket. Lukke et avvik 1. Når målenettoperatøren har gjennomført det korrektive tiltaket signerer målenettoperatøren i hhv. feltene Korrektivt tiltak gjennomført Navn, Signatur og. 2. En kopi av avviksrapporten sendes til Referanselaboratoriet sammen med tilstrekkelig dokumentasjon for å vise at det korrektive tilatket er gjennomført. Avviket er nå lukket For å registrere tilstanden på målestasjonen brukes skjemaet Stasjonsvurdering. Utskrift

3 Dokument Vurdering av kvalitetsystemet på målestasjonen Seksjon Standard operasjonsprosedyrer Del Operasjonelt nivå 3 of 5 Registrering av generell informasjon Fylle ut seksjonen for generell informasjon 1. Skriv navnet på målestasjonen, stasjonsidentiteten og dagens dato i hhv. feltene Stasjon, Stasjons-Id og. 2. Skriv navnet på assessor i feltet Assessor og signer i feltet Sign. 3. Skriv navnet på institusjonen som utfører kvalitetsvurderingen i feltet Vurderende institusjon. 4. Skriv navnet på personen som er ansvarlig for målestasjone i feltet Operatør. 5. Skriv J (ja) eller N (Nei) i feltet Til stede j/n avhengig av om operatøren er til stede eller ikke ved kvalitetsvurderingen. 6. Skriv navnet på institusjonen som er ansvarlig for det lokale målenettet i feltet Målenettoperatør. 7. Hvis stasjonen driftes av en annen person en ansvarlig operatør, f.eks. hvis stasjonen ligger langt unna laboratoriet, så skriv navnet på denne personen i feltet Lokal stasjonsholder. 8. Skriv J (ja) eller N (Nei) i feltet Til stede j/n avhengig av om stasjonsholderen er til stede eller ikke ved kvalitetsvurderingen. 9. Skriv dato for sist gang denne stasjonen ble kvalitetsvurdert i feltet for forrige vurdering. Seksjonen Omgivelser Fylle ut seksjonen Omgivelser 1. Skriv J i feltet Begrenset adgang til stasjonen j/n hvis bare folk fra målenettoperatøren (og ev. lokal stasjonshoder) har adgang til stasjonen. 2. Skriv J i feltet Normal temp. j/n hvis temperaturen inne på stasjonen er normal (20 25 C). Bruk et termometer. 3. Fyll ut resten av seksjonen. Seksjonen Utstyr Fylle ut seksjonen Utstyr 1. Sjekk inntak og ev. inntakslanger for støv og skitt. 2. Hvis noen instrumenter på stasjonen ikke hvirker, hva er planen for de? Utskrift

4 Dokument Vurdering av kvalitetsystemet på målestasjonen Seksjon Standard operasjonsprosedyrer Del Operasjonelt nivå 4 of 5 Seksjonen Prosedyrer og manualer Gå igjennom prosedyrer og skjema på stasjonen og kontroller at riktig dokumetasjon finnes. snummerene til siste versjon av SOPer og skjema finnes i tabellen skontroll for dokumenter. Følgende Standard operasjonsprosedyrer (SOPer) skal finnes på stasjonen (avhengig av instrumenteringen). Nødvendige skjema for utfylling er spesifisert i hver enkelt prosedyre. Skjemaene skal finnes bak hver prosedyre. SOPer for gassmonitorer and utstyr for Null og spansjekk Installasjon av gassylinder for reise eller arbeidsstandard. SOPer for PM10-monitorer SOPs for high volume samplers Seksjonen Arkiver Gå igjennom Stasjonsmanualen på stasjonen. Seksjonen Rutinemessig vedlikehold Fylle ut seksjonen Rutinemessig vedlikehold 1. Virkelig periode for besøk er hvor ofte stasjonen besøkes i følge besøksloggen. 2. Planlagt periode er hvor ofte rutinemessig vedlikehold skal utføres i henhold til vedlikeholdsplanen.. Seksjonen Kalibreringsprosedyre Bruk et ark for hvert instrument som skal vurderes. Fylle ut seksjonen Kalibreringsprosedyre 1. Skriv instrumenttype og serienummer i hhv. feltene Instrument og Serienummer. 2. Skriv hvilken type utstyr som brukes til rutinemessige ytelsessjekk på stasjonen i feltet Type utsyyr for ytelsessjekk. For gassmonitorer kan dette være gassflaske og nulluftgenerator, mens for prøvetakere vil det gjerne være et gassur el.l. Utskrift

5 Dokument Vurdering av kvalitetsystemet på målestasjonen Seksjon Standard operasjonsprosedyrer Del Operasjonelt nivå 5 of 5 Gå inn i Stasjonsmanualen og kontroller når siste ytelsessjekk og feltkalibrering ble utført samt hva som er den virkelige perioden for dette. Skriv dette sammen med den planlagte perioden for ytelsessjekk og feltkalibrering inn i skjemaet. Utskrift