KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III Rammeavtale - leveranse av natriumsilikat til vassdragsbehandling i Vest-Agder Avtaleperiode: med opsjon på forlengelse 1+1 år Tilbudsfrist: kl

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Formål Nærmere om anskaffelsen Omfang av leveranse Oversikt over doserere Underleverandør Statistikkføring Avtalens varighet Oppdragsgivers forbehold Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Forbehold og avvik Tilbud på deler av oppdraget Avlysing av konkurransen Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell KRAV TIL TILBUDET Administrative bestemmelser Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Vedlegg

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Miljødirektoratets hovedoppgaver er å redusere klimagassutslipp, forvalte norsk natur og hindre forurensning. Direktoratet er underlagt Klima- og miljødepartementet og har mer enn 700 ansatte ved våre to kontorer i Trondheim og Oslo, og ved Statens naturoppsyn (SNO) sine mer enn 60 lokalkontorer. De viktigste funksjonene til Miljødirektoratet er å overvåke miljøtilstanden og formidle informasjon, være myndighetsutøver, styre og veilede regionalt og kommunalt nivå, samarbeide med berørte sektormyndigheter, være faglig rådgiver og bidra i internasjonalt miljøarbeid. Miljødirektoratet koordinerer den statlige kalkingsvirksomheten og annen vassdragsbehandling for å motvirke effektene av sur nedbør i Norge. Fylkesmannen og kommunene har en sentral rolle i gjennomføringen av behandlingen av sure vassdrag. Avrop på denne rammeavtalen blir foretatt av representanter fra disse. Oppdragsgivers kontaktpersoner: Faglige spørsmål knyttet til konkurransen: Hanne Hegseth, e-post: hanne.hegseth@miljodir.no Administrative/økonomiske spørsmål og spørsmål knyttet til gjennomføringen av konkurransen: Kai Are Fossland, e-post: kai.are.fossland@miljodir.no Det skal ikke være kontakt med andre representanter for oppdragsgiver eller lokale gjennomføringsmyndigheter i forbindelse med konkurransen. Slik kontakt kan medføre diskvalifikasjon. 1.2 Formål Det skal anskaffes natriumsilikatprodukt for avgifting av aluminium i surt vann. Produktet skal doseres i elver fra stasjonære doseringsanlegg ved elvebredden. 1.3 Nærmere om anskaffelsen Anskaffelsen gjelder leveranse av natriumsilikat til bruk i vassdragsbehandling for å avgifte aluminium i surt vann. Oppdraget gjelder leveranser til fire stasjonære doseringsanlegg ved elver i Vest-Agder. Det vil være behov for leveranser gjennom hele året. I alminnelighet vil fordeling av leveransene på årets måneder være avhengig av forbruket av natriumsilikat i den enkelte måned. Vanligvis er forbruket størst i perioder med stor vannføring og minst i perioder med liten vannføring. 3

4 Leverandøren skal ha internkontroll/kvalitetsstyring (i praksis kontrollplan med prosedyrer) for vedkommende natriumsilikatprodukt godkjent av Miljødirektoratet. Krav til internkontroll med produktet og rapportering til Miljødirektoratet er vist i vedlegg 9. Miljødirektoratet har etablert en kontrollordning for kalkingsmiddel som benyttes til vassdragskalking. Kontrollordningen vil i løpet av kontraktsperioden kunne utvides til å omfatte kontroll (stikkprøver) av natriumsilikat som leveres til vassdragsbehandling. Ved en slik utvidelse forutsettes det at leverandøren av natriumsilikat yter bistand ved prøvetaking av produktet. I vedlegg 1 Kravspesifikasjon av natriumsilikat til vassdragsbehandling versjon 3 er det redegjort for krav til natriumsilikatprodukt som kan benyttes. Ferdig utfylt skjema for deklarasjon av natriumsilikatprodukt skal vedlegges tilbudet, jf. vedlegg 6. Det gjøres oppmerksom på at verdier og standardavvik/måleusikkerhet må oppgis for alle parametere i pkt. 3.3 og 3.4 hvor dette er etterspurt. Det gjøres videre oppmerksom på at måleverdien pluss/minus måleusikkerheten for metoden skal ligge innenfor kravene som er oppgitt i Kravspesifikasjon av natriumsilikat til vassdragsbehandling versjon 3, evt. måleverdi pluss måleusikkerhet under gitte maksimumsgrenser. Med dette forstås at målte konsentrasjoner pluss/minus ett standardavvik skal være innenfor kravet, eller at bestemmelsesgrensen for metoden pluss måleusikkerheten for metoden skal være lavere enn de oppgitte kravene der det er gitt maksimumsgrenser for sekundær- og sporelement. I tillegg kan også produktdatablad eller annen dokumentasjon som gir fullstendig og detaljert beskrivelse av produktet vedlegges. Miljødirektoratet forbeholder seg rett til å be om ytterligere analyser, dokumentasjon og eventuelt prøver av produktet. Deklarasjonsskjema kreves oppdatert fortløpende ved kvalitetsendringer. Regler for kompensasjon for levering av mangelfullt natriumsilikatprodukt er gitt i Rammeavtale for leveranse av natriumsilikat, vedlegg 5. Bestillingsprosedyrer Det blir avtalt prosedyrer for levering til doserere for natriumsilikat etter bestilling. Bestillingsprosedyrer avtales med driftsoperatører/ -ansvarlige for dosererne. Det stilles strenge krav til at leveringsfrister overholdes og at det ikke er noen risiko for at siloer/lager går tomme. Se Rammeavtale om leveranse av natriumsilikat, vedlegg 5, punkt 4. Transport og rengjøring Natriumsilikat skal transporteres og leveres til det enkelte doseringsanlegg. Transportører må kunne framlegge dokumentasjon på rengjøring (vaskesedler) av transportmiddelet etter transport av andre stoffer, og før transportoppdrag for natriumsilikat. Regler for kompensasjon og sanksjoner ved manglende rengjøring er gitt i Rammeavtale om leveranse av natriumsilikat, vedlegg Omfang av leveranse Det tas forbehold om endring i antatt årlig anskaffelsesbehov på grunn av følgende forhold: 4

5 Endring i Stortingets bevilgninger til kalkingsvirksomheten over statsbudsjettet. Endring i værmessige forhold og/eller i forsuringssituasjonen. Endring i avsyringsmetode eller avsyringsstrategi i elvene. Total årlig anskaffelse gjennom rammeavtalen er dermed noe usikker. Antatt årlig forbruk av natriumsilikat fremkommer av punkt 1.5. I løpet av avtaleperioden kan det bli etablert nye doseringsanlegg for natriumsilikat. Forutsatt at økningen i leveringsmengde ikke overstiger 50 % av opprinnelig antatt mengde pr. år, vil natriumsilikat til eventuelle nye doserere innlemmes i oppdraget etter avtale. 1.5 Oversikt over doserere Vest-Agder Kommune Kapasitet, tonn Forventet årlig forbruk tonn/år Mandalselva - Logåna Marnadal 16,3 110 Mandalselva - Songåna Marnadal 20,4 90 Lygna - Litlåna Lyngdal 54,4 340 Audna - Spillingsbekken Lindesnes 34,0 230 Sum Underleverandør Oppdragsgiver ønsker å forholde seg til en hovedleverandør som etter kontrakten vil være ansvarlig for leveransen. Dersom tilbyder skal benytte underleverandører til å utføre deler av tjenestene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandør. Se også kapittel 3 for innlevering av dokumentasjon fra underleverandør. 1.7 Statistikkføring Som en del av oppdraget, skal leverandør sende inn årlig statistikk over leveranser av natriumsilikat. Leverandøren vil få tilsendt skjema som statistikken skal føres på. 1.8 Avtalens varighet En avtale er gyldig fra kontrakt er undertegnet av begge parter til og med , med opsjon på forlengelse med 1+1 år. Partene er ikke fritatt for plikter som ikke er oppfylt ved utløpet av avtaleperioden. 1.9 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om at behovet for natriumsilikat endres i de kommende årene. I områder der forsuringssituasjonen er betydelig forbedret kan natriumsilikatbehandling i løpet av kontraktsperioden bli avsluttet. Det tas også forbehold om at natriumsilikatbehandling kan bli avsluttet 5

6 dersom det i løpet av kontraktsperioden blir vurdert som mer hensiktsmessig å benytte annen avsyringsmetode (kalkprodukt) i elvene Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen og TED-basen Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Sendt til kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for spørsmål til konkurransedokumentene Frist for å levere tilbud kl. 14:00 Tilbudets vedståelsesfrist Meddelelse om tildeling Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det vil ikke foretas offentlig åpning av tilbudene. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktpersonene i pkt innen fristen gitt i Svar på spørsmål vil gjøres tilgjengelige i anonymisert form for alle tilbydere som har registrert interesse i Doffin, jf. punkt 2.8 under. 2.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet (offentleglova) av 19. mai 2006 nr. 16, siste endret 30. januar Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr

7 Leverandørene skal levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet, eller levere en oversikt over hvilke deler man anser er unntatt offentligheten. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen/kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.6 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til

8 2.8 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.9 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles pr e-post til oppdragsgivers kontaktperson. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som settes til leverandøren for å sikre at han har de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil ikke få sine tilbud vurdert. Oppdragsgiver minner leverandøren om at all etterspurt dokumentasjon skal leveres. Krav og dokumentasjonskrav i pkt. 3.4 gjelder også for eventuelle underleverandører. Dokumentasjonskravet for underleverandør gjelder for de deler av oppdraget som utføres av denne. Vennligst les kravene nøye i og med at manglende dokumentasjon vil medføre avvisning. 3.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatteattest for skatt ordnede forhold mht. Skatteattest for merverdiavgift skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Se mer informasjon på skatteetaten.no: =11454 Leverandøren skal ha et HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 7 fungerende HMS- system. Leverandør skal ha ordnede lønns- og arbeidsforhold Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår, jf. vedlegg Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig Attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved etablert foretak lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert, for eksempel foretaksregisteret i Brønnøysund (firmaattest) 8

9 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre Siste avlagte årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring oppdraget/kontrakten Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets økonomiske og finansielle stilling 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne. Leverandøren skal ha tilstrekkelig internkontroll/kvalitetsstyring med tanke på leveringssikkerhet. Dokumentasjonskrav En kort overordnet beskrivelse av virksomheten, organisering, totale bemanning og kjernekompetanse relatert til denne anskaffelsen. En kortfattet beskrivelse av leverandørens rutiner for å sikre gjennomføring av kontrakter av denne typen Dersom leverandøren er sertifisert etter ISO eller andre tredjepartsverifiserte systemer kan dette legges til grunn, og kopi av sertifikat legges ved. Leverandør eller evt. underleverandør som gjennomfører transport av natriumsilikat skal ha gyldig godsansvarsforsikring. Kopi av forsikringspolise eller tilsvarende med gyldig dekning. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i henhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjon: Pris 80 % Oppgi pris pr. tonn natriumsilikat ferdig levert til dosererne i oppdraget. Det oppgis én pris for hvert doseringsanlegg. Miljøbelastning 20 % Beskrivelse av hvilke tiltak som gjøres for å minimere miljøbelastningen ved utførelse av oppdraget. Pris (80 %) For hvert doseringsanlegg skal det oppgis en pris for natriumsilikat pr. tonn fritt levert på doseringsanlegget. Prisen oppgis i NOK, eks. mva. og skal inkludere alle kostnader knyttet til leveransen. Ved evaluering vil pris for leveranser til hver doserer ganges med forventet årlig forbruk av silikat på dosereren, jf. pkt

10 Miljøbelastning (20 %) Leverandørene skal beskrive hvilke tiltak som gjøres for å minimere miljøbelastningen ved utførelse av oppdraget. 4.1 Vektingsmodell Samtlige kvalifiserte tilbud gis en poengkarakter per tildelingskriterium. Beste tilbud på hvert kriterium får toppscore. Poengene ganges opp med kriteriets angitte vekt (for eksempel 80 %) og summeres. Karakteren skal gjenspeile relevante forskjeller mellom tilbudene. Oppdragsgiver vil bruke skalaen 1 til 6, hvorav 1 er svakest og 6 er sterkest. Karakteren 0 brukes kun hvis dokumentasjon for oppfyllelse av kriteriet ikke foreligger i det hele tatt. 5 KRAV TIL TILBUDET 5.1 Administrative bestemmelser Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeiding, levering og oppfølging av tilbudet, vil ikke bli refundert. Tilbyder plikter å gjennomgå alle dokument i tilknytning til anbudsinnbydelsen på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. Konsekvenser av feil og unnlatelser av tilbyder vedrørende gjennomgangen av dokumentene, må i sin helhet bæres av tilbyder. Tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget, kan bli forkastet. Miljødirektoratet er ikke forpliktet til å anta noe tilbud hvis ingen av de innkomne tilbudene anses rimelige. 5.2 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Miljødirektoratet Postboks 5672 Sluppen 7485 Trondheim Att: Hanne Hegseth eller leveres vår ekspedisjon, Brattørkaia 15, Trondheim. Att: Hanne Hegseth Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Anbudskonkurranse Rammeavtale natriumsilikat

11 Tilbudet skal leveres i ett (1) eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk i PDF- eller MSOffice-kompatibelt format på cd-rom eller minnepenn. Ved motstrid mellom papirversjon og elektronisk utgave har papirversjonen forrang. Dersom tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger, skal det i tillegg leveres elektronisk kopi der beskyttelsesverdige opplysninger er sladdet. 5.3 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes på norsk og i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal minimum inneholde følgende: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Eventuelle forbehold skal fremgå i tilbudsbrevet. Skatteattest for skatt og skatteattest for merverdiavgift. HMS-egenerklæring (vedlegg 7). Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår (vedlegg 8). Firmaattest. Siste avlagte årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Ferdig utfylt skjema for deklarasjon av natriumsilikat (vedlegg 6). Svar på krav til leverandør og evt. underleverandør i punkt 3.4. Formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos eventuell underleverandør. Svar i tilknytning til tildelingskriteriene i kapitel 4. 6 Vedlegg Følgende vedlegg er vedlagt dette konkurransedokument: 1. Kravspesifikasjon av natriumsilikat til vassdragsbehandling versjon 3 2. Detaljer natriumsilikatdoserere 3. Oversiktskart (Logåna, Songåna, Litlåna) 4. Oversiktskart (Spillingsbekken) 5. Rammeavtale for leveranse av natriumsilikat 6. Skjema for deklarasjon av natriumsilikat versjon 3 7. Mal HMS-egenerklæring 8. Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår 9. Kontrollplan 11