PA-bok. for. Pepperstad Barnehage

Transkript

1 PA-bok for Pepperstad Barnehage Dato: /15

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Orientering Hensikten med PA-boken Oppdragsgiver og byggherre Brukergruppe Organisasjon Organisasjonskart (prinsipp) Funksjoner og forkortelser Adresseliste Entrepriseorganisasjon Entrepriseform Organisering sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Administrative rutiner Korrespondanse E-post Brev Telefax Informasjonsrutiner Informasjonsrutiner eksternt Møterutiner Møtereferater Møter Møtetyper Brukermøter Byggherremøter (fase 4) jf. NS 8407, pkt Fremdriftsmøte Møter Breeam Prosjekteringsgruppens (PG) og Totalentreprenørens (TE) interne møter Vernerunde Befaringer i byggetiden Møter med myndigheter Særmøte Fremdrift Fremdriftsplaner og ansvar Hovedfremdriftsplan Detaljplaner Prosjektering Prosjektering og produksjon Korttidsplaner Overtakelsesplan Plan for prøvedrift Plan for opplæring Byggherrebeslutningsplan Økonomi Fakturarutiner Generelt Rutiner for prosjekteringsgruppen og byggeleder/byggherreombud Fakturarutiner totalentreprenør Faktureringsplan Endringer og varsler Kostnadsstyring Budsjett Byggeregnskap Fullmakter KVALITETSSIKRING OG SHA Kvalitetssikring og kvalitetsstyring Totalentreprenørens egenkontroll Avvikshåndtering SHA Roller og ansvar /15

3 Vestby ungdomsskole 1 ORIENTERING Det skal bygges en ny barnehage i Pepperstad i Vestby kommune. 1.1 Hensikten med PA-boken Dette dokument gir en orientering om de prosjektadministrative/forretningsmessige prosedyrer som vil bli fulgt gjennom prosjektets planlegging og gjennomføring. Dokumentet skal være ett av styringsdokumentene i prosjektet. For nærmere beskrivelse av prosjektets overordnede rammer, målsettinger, krav etc. henvises det til øvrige styringsdokumenter og beslutningsdokumenter for prosjektet. Det forutsettes at impliserte parter (prosjekt- og byggeledere, prosjekterende, totalentreprenør og leverandører) gjør seg kjent med innholdet og følger de prosedyrer som her er lagt opp. Rutinene for gjennomføring av prosjektet gjelder for alle prosjektdeltakere, og alle parter er forpliktet til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser i PA-boken. Revisjoner i PA-boken gjøres av BL. PA-boken skal sendes som informasjon til alle kontraktsparter i prosjektet og ev. andre som er involvert i eller berørt av prosjektet. 1.2 Oppdragsgiver og byggherre Oppdragsgiver og byggherre er Vestby kommune. Prosjektleder er Irene Beatrice Brevad. 1.3 Brukergruppe Det er nedfelt en brukergruppe i prosjektet som foreløpig har følgende deltakere: Navn Rolle E-post Telefon Irene Beatrice Brevad Leder irene.brevad@vestby.kommune.no Trine Løvsjø Barnehagesjef trine.lovsjo@vestby.kommune.no Helene Grøndahl Styrer helene.grondahl@vestby.kommune.no Åshild Markussen Renholdsleder ashild.markussen@vestby.kommune.no 2 ORGANISASJON 2.1 Organisasjonskart (prinsipp) Prosjektleder Byggeleder/KU Totalentreprenør Brukergruppe KP Prosjekteringsgruppe/PGL ARK RIB RIE RIV 3/15

4 2.2 Funksjoner og forkortelser BH = Byggherre PK = Prosjektkoordinator PL = Prosjektledelsen BL = Byggeledelsen BHR= Byggherrens representant (Byggherreforskriften) KP = SHA-koordinator prosjektering (Byggherreforskriften) KU = SHA-koordinator utførelse (Byggherreforskriften) BR = Bruker TE = Totalentreprenør TE-PL = Prosjektleder totalentreprenør PRL = Prosjekteringsleder ARK = Arkitekt LARK = Landskapsarkitekt RIB = Rådgiver bygg RIV = Rådgiver VVS RIVA= Rådgiver VA RIE = Rådgiver elektro RIG = Rådgiver geoteknikk RIA = Rådgiver akustikk RIBr = Rådgiver brann RIEn = Rådgiver energi RIBfy = Rådgiver bygningsfysikk 4/15

5 2.3 Adresseliste Koder Firma/ adresse Navn Telefon E-post Vestby kommune / utbygger Prosjektkoordinator Vestby kommune Rådhusgata Vestby Irene Beatrice Brevad / Irene.brevad@vestby.kommune.no Kommunalteknikk Vestby kommune Rådhusgata Vestby Arne Kristian Sogn Gunnar Gilberg Arne.kristian.sogn@vestby.kom mune.no Gunnar.gilberg@vestby.kommu ne.no Plan, bygg og geodata (PBG) Vestby kommune Rådhusgata Vestby Jack Hatlèn jack.hatlen@vestby.kommune.n o Plansjef Vestby kommune Rådhusgata Vestby Lars Grimsgaard Lars.grimsgaard@vestby.komm une.no Driftssjef Vestby kommune Rådhusgata Vestby Rune Hesthammer rune.hesthammer@vestby.kom mune.no Byggeledelse OPAK AS BL/KU Postboks 128 Skøyen 0212 Oslo Totalentreprenør Tore Dahl tore.dahl@opak.no Prosjekteringsgruppe 2.4 Entrepriseorganisasjon Entrepriseform Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise. 2.5 Organisering sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) BHR Irene Beatrice Brevad Vestby kommune KP KU Tore Dahl OPAK AS SHA-organisering beskrives nærmere i egen SHA-plan utarbeidet av totalentreprenør. 5/15

6 3 ADMINISTRATIVE RUTINER 3.1 Korrespondanse All korrespondanse skal gjennomføres enhetlig, på følgende måte: Identifikasjon «Pepperstad Barnehage» skal oppgis. Det skal kun behandles én sak i hvert brev / hver melding av hensyn til saksgang og arkivering. Prosjektleder skal ha kopi av viktig korrespondanse. All korrespondanse til de respektive sendes til vedkommendes forretningsadresse hvis ikke annet er avtalt. PL og BL skal ha kopi av viktig korrespondanse, saker som angår byggherren skal stiles til byggeleder (BL) med kopi til prosjektleder (PL) E-post Rutiner for bruk av e-post Møtereferater, notater, tegninger, rapporter og endringsmeldinger distribueres via e-post. Dokumenter, rapporter og tegninger distribueres iht. distribusjonsliste. Ved all tegningsdistribusjon skal distribusjonsliste medfølge. Ved referater skal distribusjonsliste fremgå av referatet. Retningslinjer for bruk av e-post E-post bidrar til effektivitet og samarbeid gjennom hurtig kommunikasjon uavhengig av tid og sted. Unødig bruk av e-post i prosjekter kan imidlertid være et problem fordi det legger beslag på verdifull tid. Prosjektet har mange aktører involvert. Korrespondansen mellom aktørene skal derfor foregå på en slik måte at hver og én skal kunne bruke sin tid så effektivt som mulig. Hensikten er at e-posten i prosjektet skal være en ressurs - ikke et problem. Følgende retningslinjer skal følges for bruk av e-post: Utgående e-post Skriv kort Det er lettere å lese og forstå budskapet hvis e-posten er kort og saksrettet. Om det er historikk i saken, skal hele mailtråden være med. Angi tema i overskriften Merk all e-post med. Fyll også alltid ut emnefeltet i e-posten. Dette viser umiddelbart hva e-posten handler om og gjør det lettere for mottakeren å forstå ditt budskap. Mottakere Begrens antall mottakere. Tenk etter om meldingen er relevant for alle mottakerne. Vær bevisst på hvem som skal være hovedmottaker og hvem som trenger en kopi. Bruk "svar alle"- knappen med varsomhet. Blindkopi Som hovedregel skal ikke blindkopi benyttes. Unntaket er tilfeller der e-postadresser ikke skal spres til andre mottakere. Kun én sak Hver melding skal, bl.a. av hensyn til saksgang og arkivering, bare inneholde én sak. Dette gjør det lettere for mottakeren å sortere og behandle e-posten. Har du to problemstillinger du må ta opp, send to separate e-poster. Respekt Det skal tilstrebes en høflig kommunikasjonsform. Send derfor ikke e-post mens du er opprørt. 6/15

7 Behandling av innkomne e-post Svar innen rimelig tid En e-post bør besvares innen rimelig tid (én til tre arbeidsdager). Har du ikke tid til å gi vedkommende et utfyllende svar med det første, svar at du lover å komme tilbake til saken. Automatisk svarmelding Legg inn en automatisk svarmelding når du er på ferie, som forteller når du er tilbake. Oppgi ev. e-postadressen til en stedfortreder for hastesaker som bør behandles i ditt fravær. Etter fravær: les alt før du svarer Etter fravær bør all post leses før den besvares. Mange situasjoner kan være løst i ditt fravær. Du slipper jobben med å svare, og mottakeren slipper unødvendig informasjon Brev Henvendelser i brevform til Vestby kommune i tilknytting til prosjektet skal sendes til: Vestby Kommune Postboks VESTBY Att:, Irene Beatrice Brevad Telefax Telefax skal ikke benyttes i prosjektet. 3.2 Informasjonsrutiner Viktig informasjon skal fortrinnsvis gis skriftlig for å unngå misforståelser. Det tilstrebes at prosjektdeltakerne på regelmessige møter får protokollert det viktigste av muntlig informasjon i perioden. Forhandling med myndigheter skal kun skje etter godkjennelse av prosjektleder, og prosjektleder skal som hovedregel delta på vegne av byggherre Informasjonsrutiner eksternt All kontakt med media, presse, etc. skal foretas av Vestby kommune v/ Irene Beatrice Brevad. Øvrige prosjektdeltakere skal ikke uttale seg om prosjektet til media uten særskilt avtale. 3.3 Rapporter BHO/Byggeleders rapportering BL skal rapportere vedrørende SHA, økonomi, fremdrift, miljø og kvalitet i egen rapport som sendes til PL innen den 10. i hver måned. BLs rapport skal i tillegg inneholde en økonomisk oversikt. Oversikten skal inkludere varsler og endringsanmodninger og vise prognose for sluttkostnad. BLs endringslogg skal være vedlagt månedsrapporten. 4 MØTERUTINER Det oppfordres til å holde alle møter fri for eksterne forstyrrelser. 4.1 Møtereferater Det skal føres referat fra alle møter. Innledningsvis i møter der referent ikke er forhåndsbestemt skal det varsles om hvem som er referent. Referenten er ansvarlig for at referat blir oversendt til møtedeltakerne og andre relevante aktører i prosjektet uten ugrunnet opphold etter møtet. Alle som referatet blir distribuert til, plikter å lese det grundig. 7/15

8 Referatet skal ha forside som inneholder: prosjektets navn møtested møtedato opplysninger om neste møte møtetype og nummer møteleder referent møtedeltakere distribusjonsliste (inkl. e-postadresse) Møtereferater skal kommunisere konklusjoner og aksjoner. Aksjoner skal være korte og presise, og det skal angis saksbehandler/person for aksjon samt tidsfrist. For faste møter i serie skal det alltid være samme referent og ansvarlig for distribusjon av referatene (ev. stedfortreder). Referatet godkjennes i neste møte. Eventuelle innsigelser tas inn i referatet. For særmøter (ikke faste møter) settes frist på én uke for godkjenning av referatet. Alle må gi beskjed snarest til referent ved innsigelser til referatet. Eventuelle kommentarer sendes til alle per e-post av referenten. Alle oppfordres til å gjøre egne notater i møter. Det kan skje tilfeller der møtereferatet ikke kommer til utsendelse før etter at saken skal sluttføres. Saker som inntas i et møtereferat, anses kun som gyldig varsel hvis den part som varsles, deltok i møtet, og det fremgår tydelig i referatet at det er snakk om et varsel. 4.2 Møter Møteleder er ansvarlig for innkalling, agenda og at det føres referat. 4.3 Møtetyper Følgende møter skal gjennomføres: Brukermøter Møter med brukergruppen har til hensikt å avklare/diskutere forhold som det er naturlig at brukerne involveres i. Prosjektleder (BH) innkaller Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: Representant for BH Brukergruppen. TE ev. andre innkalles ved behov PL Etter avtale Ved behov I referat fra foregående møte Byggherremøter (fase 4) jf. NS 8407, pkt. 4.2 Byggherremøter skal avholdes hver 14. dag på byggeplass. Referat føres av byggherren eller den han utpeker. NS 8407 pkt. 4.2 første ledd siste punktum utgår. Totalentreprenøren har, i den grad byggherren ønsker det, plikt til å gjennomgå foreliggende prosjekteringsmateriale og utførelse med byggherren, særlig med sikte på å klargjøre og utdype byggherrens krav til funksjon og kvalitet. Byggeleder innkaller prosjektleder, entreprenør. 8/15

9 Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: BL BL, PL, TE, TEs kontraktsmedhjelpere etter behov BL Etter avtale Hver 14. dag I referat fra foregående møte Fremdriftsmøte TE avholder jevnlige fremdrifts-/koordineringsmøter Møter Breeam TE/AP (accredited professional) avholder jevnlige Breeam-møter. ITB-koordinator innkalles Prosjekteringsgruppens (PG) og Totalentreprenørens (TE) interne møter Prosjekteringsgruppen og totalentreprenør avholder interne møter etter behov. Byggherrens byggeleder skal ha innkalling til prosjekterings- og underentreprenørmøter (herunder prosjekteringsmøter, byggemøter, fremdriftsmøter, særmøter, mv.), og skal ha anledning til å delta på disse møtene. Møteleder skal føre referat fra møtene, og PL skal alltid ha kopi av møtereferatene. BL/BHO skal ha kopi av referatene fra slike møter i byggefasen Vernerunde TE skal avholde vernerunde hver 14. dag. Ved risikofylte aktiviteter vurderes hyppigere intervaller. TEs verneombud for byggeplassen leder rundene og fører referat. BL/KU deltar etter behov/ønske Befaringer i byggetiden Typer: Kontrollbefaringer - under arbeidets utførelse SHA-befaringer - under arbeidets utførelse Ferdigbefaring ved varslet ferdigstillelse Reklamasjonsbesiktigelse - før reklamasjonstidens utløp (BH kan også innkalle til besiktigelse innen ett år etter overtakelse. Referat skrives av PL.) Deltakere: Etter avtale Leder: BL/BHO Innkallelse: BL/BHO Møter med myndigheter Det skal skrives referat fra alle møter med myndigheter. Referater distribueres til møtedeltakerne, BH, byggeleder/byggherreombud og prosjektleder. PL skal som hovedregel delta i alle møter med myndighetene Særmøte Andre møter enn nevnt ovenfor betegnes som hovedregel som særmøter. Særmøter, som skal ivareta avklaring av spesielle temaer, avholdes ved behov. I særmøter velges referent, som er ansvarlig for referat og distribusjon av dette, og møteleder blant møtedeltakerne. 9/15

10 5 FREMDRIFT 5.1 Fremdriftsplaner og ansvar Ansvar for fremdriftsplanlegging fremgår av prosjektdeltakernes avtaler med byggherren. For å kunne styre de ulike aktiviteter i prosjektet tidsmessig skal følgende fremdriftsplaner utarbeides: Hovedfremdriftsplan inkludert viktige hovedmilepæler Fase/-detaljplaner o Byggherrebeslutningsplan (utarbeides av TE) o Prosjektering o Prefabrikasjon o Produksjon på byggeplass Korttidsplaner Overtakelsesplaner (inkl. prøvedriftsperiode) Plan for prøvedrift Planene skal vise de kritiske aktiviteter og avhengigheter, milepæler og status. I produksjonsfasen skal totalentreprenøren utarbeide og ajourføre fremdriftsplaner for totalentreprenørens ytelse. 5.2 Hovedfremdriftsplan Hovedfremdriftsplanen angir tidsramme for prosjektet. Hovedfremdriftsplanen skal ivareta hele planleggings- og gjennomføringsfasen. Med utgangspunkt i innflyttingstidspunkt og tidspunkt for ferdigstillelse angir den tidsforbruk for gjennomføring av de enkelte faser, samt total tidsramme for prosjektet. Hovedfremdriftsplanen påvirker faseplaner og korttidsplaner. Planen skal oppdateres ved behov og rapporteres til BL/PL. TE har ansvar for å utarbeide prosjektets hovedfremdriftsplan. Hovedfremdriftsplanen: Byggestart: Ferdigstillelse: TE utarbeider en hovedfremdriftsplan for sine kontraktsarbeider. Aktivitetene i denne planen skal samsvare med prosjektets overordnete hovedfremdriftsplan. 5.3 Detaljplaner Prosjektering Totalentreprenøren har ansvaret for utarbeidelse av fremdriftsplan for prosjekteringsfasen Prosjektering og produksjon Totalentreprenøren har ansvaret for utarbeidelse av produksjonsplanen for totalentreprenørens ytelser og for at denne holdes løpende oppdatert gjennom hele produksjonsfasen (gjennomgås i byggherremøter). Tidsplanen(e) for produksjon skal angi tidsrom for samtlige aktiviteter på byggeplass. Tidsplan for produksjon: utarbeides av totalentreprenør med utgangspunkt i hovedplan gjennomgås av PL, byggeleder og de prosjekterende påvirker planer for prosjektering Det utarbeides følgende detaljplaner for produksjon: 10/15

11 Hovedplan produksjon: Angir grove tidsrammer for de ulike hovedaktivitetene i byggefasen. Detaljplan: Utarbeides med utgangspunkt i hovedplan og angir tidsrammen for de ulike hovedaktiviteter pr. fag i hele byggefasen. Planene danner grunnlag for fremdriftsoppfølging av prosjektet. Skal inneholde oversikt over risikofylte arbeider. 5.4 Korttidsplaner Korttidsplaner utarbeides ev. for spesielle aktiviteter hvor tidsrammene er knappe. Korttidsplanene skal dekke: Prosjektering innen ett fag ansv. rådgiver Aktiviteter for prosjekterende " PRL Arbeider innen én eller flere entrepriser " totalentreprenør Aktiviteten innen hele prosjektorganisasjonen " TE Korttidsplanen utarbeides og følges opp av den som har ansvaret for aktiviteten innen det området som planen dekker. 5.5 Overtakelsesplan Overtakelsesplan utarbeides av TE før overtakelse. 5.6 Plan for prøvedrift Plan for prøvedrift skal utarbeides av TE. Planen skal inneholde: fortsettelse av tekniske tester tjenestetester med brukermedvirkning 5.7 Plan for opplæring TE skal utarbeide opplæringsplan for alle tekniske fag, før overtakelse. Denne skal inkludere fag, dato og deltakere. 5.8 Byggherrebeslutningsplan TE utarbeider byggherrebeslutningsplan. BH mottar denne i god tid før beslutninger skal tas. 6 ØKONOMI 6.1 Fakturarutiner Vestby kommune har elektronisk fakturabehandling. Alle fakturaer og kreditnotaer skal stiles til: Vestby Kommune Postboks VESTBY og merkes, Prosjektnummer: 0202 og Ressursnummer: Betalingsfrist er 30 kalenderdager etter mottak av korrekt faktura Generelt Rutiner for prosjekteringsgruppen og byggeleder/byggherreombud Fakturaer kan skannes og sendes elektronisk til: postkasse.regnskap@vestby.kommune.no 11/15

12 Faste honorarer iht. NS 8401 Faste avtalte honorarer faktureres med a-konto beløp én gang pr. mnd. A-kontobeløpet skal være i tråd med den produksjon som har vært utført den siste perioden eller iht. faktureringsplan dersom dette er avtalt. På hver faktura skal det fremgå: hva som er utført, og når det er utført gjeldende avtalte honorar fakturert hittil fakturert denne perioden gjenstående honorar Honorarer etter medgått tid iht. NS 8402 Honorarer etter medgått tid faktureres én gang pr. måned med opparbeidet honorar iht. timelister. På hver faktura skal det fremgå: hva som er utført, og når det er utført gjeldende avtalte honorarbudsjett fakturert hittil fakturert denne perioden gjenstående honorar av honorarbudsjettet Ved all fakturering etter medgått tid skal timelister legges ved faktura. Avtalte reiseutlegg og utlegg skal spesifiseres særskilt på fakturaen og skal IKKE inngå i ovennevnte oversikt, som kun omfatter oversikt over timehonorar Tilleggsarbeider Det skal sendes separate fakturaer for avtalte tilleggsytelser. Faktura for avtalte tilleggsytelser, skal baseres på avtalt beløp, eller medgått tid og avtalte timesatser. Det skal ved behov avtales separate honorarbudsjetter også for tilleggsytelser. På fakturaene skal det fremgå: hva som er utført, og når det er utført gjeldende avtalte honorarbudsjett fakturert hittil fakturert denne perioden gjenstående honorar originalrekvisisjon kopi av ev. bestillingsbrev henvisning til referater eller annen skriftlig referanse. Ved all fakturering etter medgått tid skal timelister legges ved faktura Ekstern kopiering Fakturaer for ekstern kopiering skal stiles til Vestby kommune. Alle slike fakturaer skal sendes til den som har rekvirert kopieringen, for kontroll/godkjenning. Den som har rekvirert kopieringen skal etter gjennomført kontroll videresende de attesterte fakturaene til prosjektleder Fakturarutiner totalentreprenør Totalentreprenør skal følge rutinene i NS 8407 pkt. 27. Fakturaene stiles til Vestby kommune, men sendes OPAK AS, Pb 128 Skøyen, O212 Oslo for attestasjon. OPAK sender deretter til: postkasse.regnskap@vestby.kommune.no og PL. 6.2 Faktureringsplan Senest 14 dager etter prosjektets start skal TE iht. NS 8407 utarbeide en månedlig faktureringsplan som skal følge den avtalte fremdriften. Planen skal være oppdelt iht. prosjektets nedbrytningsstruktur. Faktureringsplanen skal revideres ved endringer i fremdriften. Revisjoner av faktureringsplanen skal godkjennes av PA etter innstilling fra PL. 12/15

13 6.3 Endringer og varsler Det foreligger en endring dersom entreprenøren skal yte noe i tillegg til eller i stedet for det opprinnelig avtalte ytelsens karakter, kvalitet, art eller utførelse skal endres avtalte ytelser skal utgå Endringene nummereres i stigende rekkefølge med angivelse av hvem som er initiativtaker. Hver aktør har sin egen nummerserie (BH-001, BL-001, TE-001 ). Hele saksgangen skal være synlig på ett og samme dokument. 6.4 Kostnadsstyring Med kostnadsstyring menes kontroll med kostnadsutvikling, og styring av denne, fra prosjekteringsstart frem til ferdigstillelse av prosjektet. PL har overordnet ansvar for kostnadsstyringen i alle faser og skal: ha økonomisk kontroll med kostnadene i prosjektet foreta budsjettoppfølging iht. alle inngåtte kontrakter 6.5 Budsjett Budsjettet er den økonomiske ramme for hele byggeprosjektet. Detaljert budsjett utarbeides av PL. 6.6 Byggeregnskap Byggeregnskap skal angi en oversikt over inngåtte kontrakter, fakturaer, utbetalinger, fastlagte og forventede tillegg og lønns- og prisstigning. Byggeregnskapet danner grunnlag for den økonomisk kostnadsstyringen og rapporteringen. PL har ansvaret for byggeregnskapet. 6.7 Fullmakter Det er kun prosjektleder som har fullmakt til å foreta bestillinger på vegne av Vestby kommune. 7 KVALITETSSIKRING OG SHA 7.1 Kvalitetssikring og kvalitetsstyring Alle kontraktsparter med Vestby kommune i prosjektet skal ha utarbeidet en kvalitetsplan/kontrollplan for egne arbeider. I planen skal det være angitt rutiner for kvalitetssikring av eget arbeid og kvalitetssikring av eget arbeid i forhold til andre relevante aktører. Planen skal angi rutiner for kvalitetskontroll og avviksbehandling. Det vises for øvrig til bestemmelser og avtaler i de enkelte kontrakter Totalentreprenørens egenkontroll TE har ansvar for å utarbeide kvalitetsplan og samordne kvalitetssikring av byggearbeidet. Planen skal omfatte alle krav som stilles iht. plan- og bygningsloven, byggherreforskriften og øvrige lovverk samt de krav som oppdragsgiver stiller. TE skal videre sammen med sine underentreprenører: gjennomføre dokumentert egenkontroll ved hjelp av bl.a. sjekklister som sikrer at leveranser og utførelser er iht. spesifiserte krav i kontrakten dokumentere at registrerte feil og mangler blir rettet, inklusive utbedringsmetode sikre at underentreprenørenes kvalitetsplan og sjekkliste til enhver tid er oppdatert og tilgjengelig for PL/BL (KS-plan skal også inneholde montasje-, drifts- og vedlikeholdsinstrukser for alle leveranser) gjennomføre overtakelse iht. Vestby kommunes prosedyre for overtakelse/overlevering. Ved overtakelse skal ferdigattest og FDV-dokumenter inkludert tegninger være godkjent. Mangel på slik dokumentasjon er grunn til å nekte overtakelse. 13/15

14 7.1.2 Avvikshåndtering Dersom det oppdages utførelse som strider mot kontrakten, eller det oppstår feil eller skader på utført arbeid, skal dette umiddelbart varsles i en avviksmelding. Avviksmeldingene nummereres i stigende rekkefølge og sendes til BL. Totalentreprenøren skal føre logg over avvikene, med angivelse av status for behandling. Avviksloggen skal til enhver tid være tilgjengelig for byggherren. 7.2 SHA Det er en forutsetning for byggherren at all virksomhet på byggeplassen planlegges og utføres slik at sikkerhet, helse og arbeidsmiljø til de involverte blir ivaretatt på en betryggende måte, og slik at prosjektet gjennomføres uten skade på person eller miljø. Dette skal oppnås ved at det skapes en aktiv holdning og et aktivt samarbeid mellom involverte parter for å forhindre ulykker. Byggeplassen skal planlegges, organiseres og kontrolleres iht. regler i "forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser" (byggherreforskriften). Alle parter på byggeplassen plikter å overholde alle relevante lover og forskrifter. SHA-planen for prosjektet er et virkemiddel for å nå disse målene. Planen beskriver blant annet mål, risikoforhold, forebyggende tiltak (riggplan) og krav til avviksbehandling. Planen skal være en del av entreprenørens HMS-mappe på byggeplassen. Riggplanen skal sendes kommunalteknikk til godkjenning før byggestart. Avtaler iht. byggherreforskriftens krav skal utarbeides, underskrives og arkiveres. Byggherreforskriftens krav til dokumenter skal kunne fremlegges Arbeidstilsynet ved kontroll på byggeplass. 7.3 Roller og ansvar SHA-rollene i dette prosjektet er fordelt slik (ref. SHA-planen og pkt. 3.5 over): Byggherrens representant (BHR): Irene Beatrice Brevad (Vestby kommune) Koordinator for prosjektering (KP): Avklares etter kontrahering av totalentreprenør Koordinator for utførelse (KU): Tore Dahl (OPAK AS) Hovedbedrift (HB): Totalentreprenøren Arbeidsoppgavene/ansvar til BHR, KP og KU er beskrevet i Byggherreforskriften og tilhørende skriftlige avtaler. Ansvaret til HB er hjemlet i AML 2-2 og beskrives her: Hovedbedrift skal: Gjøre nødvendige tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får adkomst til byggeplassen Sikre god orden og forsvarlige hygieniske forhold. Sikre adkomst til arbeidsplassene og sikre ferdselsveier. Avmerke og tilrettelegge områder for lagring og oppbevaring av materialer, spesielt når det dreier seg om farlige materialer og stoffer. Sørge for tilfredsstillende personalrom. Gjennomføre og dokumentere sikkerhetsopplæring for alle arbeidstakerne på bygge- og anleggsområdet, herunder utarbeide, informere og fordele sikkerhetsinformasjon. Innholdet i opplæringen skal utarbeides i samråd med byggherrens representant. Kurset skal gjennomføres før arbeidstakerne begynner på anlegget. Omfanget av inntakskontrollen av arbeidstakere på bygge- og anleggsplassen skal utarbeides sammen med BHR. Påse at de enkelte foretak på byggeplassen har og følger opp eget IK-system Sørge for at alle arbeidene samordnes, herunder å påse at prosjektets fremdriftsplaner i tilfredsstillende grad tar hensyn til sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø og at det er tatt hensyn til samordnet sikkerhet ved arbeider som foregår i samme område. Dette betyr blant annet at hovedbedrift må kartlegge de farer som kan oppstå i forbindelse med grensesnittene mellom alle entreprenørene på anleggsplassen. Sørge for at det blir utarbeidet en overordnet risikoanalyse av alle anleggsarbeidene før oppstart av anleggsarbeidene. Sørge for at det gjennomføres nødvendige Sikker Jobb Analyser (SJA) og at disse er avmerket i fremdriftsplaner. 14/15

15 Sørge for at det opprettes og vedlikeholdes et felles stoffkartotek for bygge- og anleggsplassen Sørge for at det føres oversiktsliste over alle som arbeider på bygge- og anleggsplassen (BHF 15). Liste henges opp synlig og oppbevares i 6 måneder. Utarbeide og vedlikeholde samordningsskjema for prosjektet. Påse at alle arbeidstakere har korrekt ID-kort. Avholde vernerunder. BHR skal innkalles. Påse at alle underentreprenører utarbeides prosjektspesifikke planer for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, og at disse etterleves. Vedlikeholde riggplan. Rapportere og behandle uønskede hendelser og tilstander (RUH) innen SHA. Utarbeide og oversende månedsrapport for SHA. Totalentreprenøren er ansvarlig for underentreprenørers og underkonsulenters SHA-arbeid. 15/15