AVTALE OM ARKITEKTYTELSER

Transkript

1 AVTALE OM ARKITEKTYTELSER UTDRAG AV ARKITEKTFAGLIG YTELSESBESKRIVELSE AY versjon: Versjon 1.0 desember 2010 Vår dato: Vedlegg nr: Prosjektnavn: Hafslo Adresse: Prosjektnummer: OPPDRAGSGIVER: Kontaktperson: Adresse: Tel.: ARKITEKT: Kontaktperson: Adresse: Tel.: Fritekst Side 1 av 39

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 3.3 OPPDRAGSGIVERS PROSJEKTLEDER PROSJEKTERING (PLP) PLPs generelle ytelser PLPs generelle oppgaver PLPs oppgaver i overgang mellom prosjekteringsfasene PLPs ansvar knyttet til overordnede rammer og Utdyping og bearbeiding av overordnede oppgaver PLPs oppgaver knyttet til program, lover, forskrifter m.m PLP ved organisering av prosjektet PLPs oppgaver i samarbeid med PL PLP ved kontrahering av rådgivere og utførende Kontrahering av prosjekteringsgruppe og spesialrådgivere PLP i prosjekteringsfasen Oppgaver i prosjekteringsfasene Mulige oppgaver ved overgang til totalentrepriser PLP i utførelsesfasen og ved overtakelse 3.5 ANSVARLIG KONTROLLERENDE (ved søknad om tillatelse for tiltak etter PBL) Hvem skal utføre uavhengig kontroll? Når skal uavhengig kontroll utføres? Hovedoppgaver for ansvarlig kontrollerende 3.6 KOORDINATOR, SHA Innledning Koordinator i prosjekteringsfasen, koordinator prosjektering Koordinator i utførelsesfasen, koordinator utførelse (KU) Koordinators rolle ved avslutning av byggesaken 3.8 ANSVARLIG SØKER (ved søknad om tillatelse for tiltak etter PBL) Innledning Tiltakshavers rolle ift. Ansvarlig søker Tiltakshavers oppgaver Ansvarlig søkers rolle i byggesaksprosessen Ansvarlig søkers overordnede oppgaver Ansvarlig søker i skisse og forprosjektfasen Ansvarlig søker ved forhåndskonferanse Ansvarlig søker ved søknad om rammetillatelse Ansvarlig søker i detaljprosjektfasen Ansvarlig søker ved søknad om igangsettingstillatelse Ansvarlig søker i utførelsesfasen Ansvarlig søker ved overtakelse, ferdigattest m.m Ansvarlig søker ved endring av SØK ansvar 4.1 INNLEDNING Oppdragsgivers arbeidsoppgaver Arkitektens oppgaver 4.2 UTREDNINGER Generelt om utredninger Virksomhetsbeskrivelse Oppgaver knyttet til nåværende og fremtidig virksomhet Vurdering av eksisterende lokaler Vurdering av ønskede lokaler Vurdering av mulige lokaliseringer Side 2 av 39

3 4.2.6 Oppmåling av tomt eller lokaler 4.3 PROGRAMMERING Generelt Trinnvis utvikling av programmering Byggeprogram Programmets rammer Funksjonsprogram Oppgaver knyttet til bygningsfunksjoner, dvs. primære og sekundære funksjoner Oppgaver knyttet til romprogram Arkitektonisk standard Miljøkrav Material og konstruksjonskrav Tekniske anlegg Utstyrsprogram Oppgaver knyttet til utstyrsprogram 4.4 BESLUTNINGSUNDERLAG Generelt Oppdragsgivers oppgaver Arkitektens oppgaver Analyser og målsetninger Kostnadsanalyser Tidsramme Andre målsettinger for prosjektet 4.5 ORGANISERING Generelt Oppdragsgivers oppgaver Arkitektens oppgaver Gjennomføringsmodell Organisasjon Brukermedvirkning To typer medvirkning 4.6 IVERKSETTELSE Generelt Kontrahering av prosjekterende Kontrahering av utførende Oppstart 6.1 INNLEDNING Oppdragsgivers rolle i prosjekteringsprosessen Styrende dokumenter Gjennomgang av styrende dokumenter Gjennomgående oppgaver for oppdragsgiver Samarbeid om prosjekteringsplanleggingen Oppdragsgivers funksjon ift. prosjekteringstrinn Brukerprosess 6.2 SKISSEPROSJEKTFASEN Formål med skisseprosjektfasen Oppdragsgivers ansvar i skisseprosjektfasen Tomteforhold Myndighetsavklaringer Arkitektens ansvar i skisseprosjektfasen Forutsetninger/rammebetingelser Prosjektutvikling Side 3 av 39

4 Samarbeid med andre prosjekterende i skissefasen Arkitekten i rollen som Ansvarlig prosjekterende (PRO) Dokumentasjon av skisseprosjekt Tegninger (analoge eller digitale, 2 3D) Beskrivelse Mulige tilleggsoppgaver 6.3 FORHÅNDSKONFERANSE Tiltakshavers oppgaver Kommunens oppgaver Ansvarlig arkitekts oppgaver Myndighetsavklaringer 6.4 FORPROSJEKTFASEN Formål med forprosjektfasen Nødvendige grunnlagsdokumenter Oppdragsgivers ansvar i forprosjektfasen Arkitektens ansvar i forprosjektfasen Forutsetninger/rammebetingelser Prosjektutvikling Samarbeid med andre prosjekterende Kontroll og kvalitetssikring Arkitekten i rollen som Ansvarlig prosjekterende (SAK 10 kap. 9 13) Dokumentasjon av forprosjekt Hovedtegninger Annen dokumentasjon Beskrivelse Beskrivelse Mulige tilleggsytelser Tilpasning til spesielle behov Mulige supplerende tegninger Mulige tillegg ved BIM basert prosjektering Forprosjekt som underlag for totalentreprise eller samspillsavtaler 6.5 SØKNAD OM RAMMETILLATELSE Dokumentasjon for søknad om rammetillatelse Oppdragsgivers ansvar i rollen som tiltakshaver Arkitektens ansvar i rollen som Ansvarlig prosjekterende 6.6 DETALJPROSJEKTFASEN Formål med fasen Oppdragsgivers ansvar i detaljprosjektfasen Arkitekts ansvar i detaljprosjektfasen Prosjektutvikling i detaljprosjektfasen Tverrfaglig samarbeid Samarbeid med rådgivere innen byggteknikk, VVS teknikk, elektro /teleteknikk Samarbeid med spesialrådgivere Samarbeid med interiørarkitekt Samarbeid med landskapsarkitekt Leverandørprosjektering: Mulig tillegg Arkitekt i rollen som Ansvarlig prosjekterende (PRO) Dokumentasjon av detaljprosjekt Hovedtegninger Supplerende tegninger Skjema, lister Mulige tilleggsytelser til detaljprosjekt Kontraheringsdokumenter Side 4 av 39

5 Oppdragsgivers oppgaver Arkitektens oppgaver Merkesystem Fremstilling ved bruk av BIM/IFC/3D Leverandørprosjektering 6.7 SØKNAD OM IGANGSETTINGSTILLATELSE Oppdragsgivers rolle som tiltakshaver Arkitekts rolle som Ansvarlig prosjekterende Dokumentasjon 6.8 UTFØRELSESFASEN Formål med utførelsesfasen Oppdragsgivers ansvar i utførelsesfasen Arkitektens ansvar i utførelsesfasen Oppgaver som utføres etter avtale med oppdragsgiver Arkitekten i rollen som Ansvarlig prosjekterende (PRO) i utførelsesfasen Løpende ytelser i utførelsesfasen Ytelser ved avslutning av utførelsesfasen Utførelsesfasen avsluttes Ferdigbefaring Lukking av avvik Plan og dokumentasjon for forvaltning drift og vedlikehold (FDV) Annen dokumentasjon 6.9 FERDIGSTILLING OG OVERTAKELSE Generelt om ferdigstilling og overtakelse Elementer i den offentligrettslige prosessen Elementer i den privatrettslige prosessen Søknad om ferdigattest fra kommunen Oppdragsgiver overtar prosjektet Oppdragsgivers oppgaver ved ferdigstilling og overtakelse Arkitektens oppgaver overfor oppdragsgiver Oppgaver som Ansvarlig prosjekterende Side 5 av 39

6 3 ADMINISTRATIVE YTELSER 3.3 OPPDRAGSGIVERS PROSJEKTLEDER PROSJEKTERING (PLP) Prosjektledelse prosjektering, her kalt PLP, er en del av byggherrens prosjektorganisasjon og ledelse. Avhengig av prosjektets størrelse og kompleksitet vil funksjonen være en del av prosjektleders oppgave, en fulltids eller deltidsaktivitet. Hovedoppgaven til PLP er å ivareta byggherren og brukerorganisasjonens interesser og mål ift. prosjekteringen som foregår i alle fasene i prosjektet, også utførelsesfasen. PLP rapporterer til Prosjektleder (PL) og skal ivareta byggherrens og brukerorganisasjonens interesser og krav ift. de prosjekterende, men har ikke en utøvende ledelses og koordineringsfunksjon ift. de prosjekterende (prosjekteringsgruppen). PLP vil delta i utarbeiding av prosjekteringsplaner innkalle og lede prosjekteringsmøter. Ideelt sett skal prosjektet utvikles i et konstruktivt samspill mellom byggherren og de prosjekterende. Dersom det skulle oppstå uenighet mellom PLP og de prosjekterende, skal førstnevnte fremme både de prosjekterendes anbefaling og sin egen, for byggherren til avgjørelse PLPs generelle ytelser Funksjonen til PLP vil ha ulik karakter og delvis ulikt innhold på de ulike trinnene i prosjektet. Prosjektleder prosjektering skal ivareta byggherrens og brukerorganisasjonens interesser og mål ift. prosjekteringen i alle fasene i prosjektet. I overgangen mellom de ulike prosjekteringsfasene har PLP en viktig rolle PLPs generelle oppgaver Funksjonen til PLP vil ha ulik karakter og delvis ulikt innhold på de ulike trinnene i prosjektet. Prosjektleder prosjektering skal ivareta byggherrens og brukerorganisasjonens interesser og mål ift. prosjekteringen i alle fasene i prosjektet. påse at de prosjekterende og deres ledelse til enhver tid fokuserer på de målene eller kriteriene som er sentrale for byggherre og brukerorganisasjonen overvåke prosjektets faglige utvikling prosjektets mål og intensjoner håndtere alle tekniske sider ved det tverrfaglige prosjekteringsarbeidet håndtere faglige grensesnitt definere og utvikle funksjonsinnhold etablere og vedlikeholde standard og kvalitetskrav PLPs oppgaver i overgang mellom prosjekteringsfasene påse at byggherren fullt ut har forstått innholdet i det materialet som er levert påse at byggherren har fattet de vedtakene som er nødvendige for å gå videre til neste fase påse at byggherrens visjoner og mål, funksjons og byggeprogrammet i hver fase i prosessen, de vedtakene som er fattet og det prosjekteringsmaterialet som foreligger blir overført på en god og effektiv måte til nye aktører i prosessen PLPs ansvar knyttet til overordnede rammer og Utdyping og bearbeiding av overordnede oppgaver skaffe til veie nødvendig prosjekteringsunderlag fra oppdragsgiver eller andre kilder påse at offentlige krav til ansvarsdekning (Ansvarlig søker, prosjekterende, utførende etc.) blir tilfredsstilt og at uavhengig kontroll engasjeres i nødvendig grad bidra til kontrahering av prosjekterende og etablering av kontrakter knyttet til disse sikre klare ansvarsmatriser i prosjekteringsorganisasjonen avklare forhold til Ansvarlig søker og Ansvarlig kontrollerende etablere ansvar og system for tverrfaglig kvalitetssikring definere omfang og anvendelsesområder for BIM og andre programmer PLPs oppgaver knyttet til program, lover, forskrifter m.m. Side 6 av 39

7 påse at myndighetskrav, lover og forskrifter, planer og andre rammebetingelser som vil innvirke på prosjekteringen blir sjekket og avklart påse at de prosjekterende og deres prosjekteringsleder har forstått programmet og oppgaven rett både mht innhold og rammer PLP ved organisering av prosjektet PLPs oppgaver i samarbeid med PL PLP skal i samarbeid med prosjekteringsleder; utarbeide en plan for prosjekteringen som omfatter faser, akti51 viteter og leveranser og med klare milepæler for kontroller og beslutninger sørge for at byggherre og brukerorganisasjonen tar de beslutninger som er nødvendige for at prosjekteringen skal kunne oppfylle sine milepæl og kvalitetskrav arrangere oppstartsmøter på hvert milepæltidspunkt i prosjektet der nye aktører trer inn i prosjektet, for å identifisere prosjektlederne i hvert team og deres grupper og introdusere dem på en positiv måte til prosjektets mål og visjoner PLP ved kontrahering av rådgivere og utførende Kontrahering av prosjekteringsgruppe og spesialrådgivere delta ved kontraheringen og forhandling om kontraktene med de prosjekterende iht. byggherrens beslutninger vurdere behov for og foreslå kontrahering av nødvendige spesialrådgivere PLP i prosjekteringsfasen Hvordan byggherrer organiserer og styrer dette trinnet kan variere mye. Likeledes hvor mye arbeid de legger i trinnet. Vi tar som utgangspunkt at i denne fasen utfører byggherren de nødvendige strategiske analyser og sørger for at det utarbeides et første program for prosjektet. I noen organisasjoner og i store prosjekter ledes dette arbeidet av en programmeringsleder, som tilhører byggherrens eller brukervirksomhetens prosjektorganisasjon. Se kap. 4. Om prosjekteringen skal baseres på en forutgående plan og designkonkurranse må utkastene som leveres oftest bearbeides i samarbeid med byggherrens prosjektorganisasjon. Ved direkte kontrahering av en prosjekteringsgruppe eller et arkitektkontor, er en del av skisseprosjektet å vurdere ulike måter å angripe oppgaven på, fysisk og funksjonelt. I forprosjektfasen gjelder de samme oppgavene, samtidig som det tilkommer noen tilleggsoppgaver som for PLP er å påse at (prosjekteringsleder, PRL, skal sørge for). PLP vil ha den samme funksjonen gjennom hele prosjektet, men kan bli noe begrenset såfremt prosjektet videreføres som totalentreprise etter forprosjekt. Der byggherren velger totalentreprise basert på forprosjektmaterialet er det vanligvis slik at totalentreprenøren engasjerer disse eller andre prosjekterende for detaljprosjektering. Dette skjer enten ved at arkitekt og rådgivere, eller bare arkitekt tiltransporteres totalentreprisekontrakten, eller ved at totalentreprenør velger sine egne arkitekter og rådgivere. Det finnes også andre modeller. PLP skal, sammen med prosjektleder og byggeleder/prosjektleder utførelse, ta del i ferdigbefaringer og overdragelsesforretning Oppgaver i prosjekteringsfasene sørge for å formidle og forankre byggherrens og brukernes visjoner og ønsker hos de prosjekterende representere byggherren ift. de prosjekterende under prosjekteringen sørge for at byggherren holdes orientert og fatter nødvendige beslutninger underveis påse koordinering og nødvendig kontroll av prosjekteringsmaterialet kontrollere at prosjekteringsgruppens leveranser er i tråd med byggherrens forutsetninger og kontraktens innhold Mulige oppgaver ved overgang til totalentrepriser I andre entrepriseformer har byggherren kontrakt med de prosjekterende gjennom hele prosessen. Prosjektleder prosjektering vil i dette Side 7 av 39

8 tilfellet ha de samme oppgavene som er skissert i skisse og forprosjektfasen. sørge for å formidle og forankre byggherrens og brukernes visjoner og ønsker gjennom kontrakt med totalentreprenør og hans prosjekterende representere byggherren ift. spørsmål som kommer opp under prosjekteringen sørge for at byggherren holdes orientert og om nødvendig fatter beslutninger underveis påse at prosjekteringsgruppens leveranser er i tråd med byggherrens forutsetninger og kontraktens innhold PLP i utførelsesfasen og ved overtakelse sørge for å formidle og forankre byggherrens og brukernes visjoner og ønsker til de ulike utførende representere byggherren ift spørsmål som kommer opp under utførelsen knyttet til det prosjekterte materialet og nødvendige endrings eller tilleggsmateriale sørge for at byggherren holdes orientert og om nødvendig fatter beslutninger underveis påse at de utførendes leveranser er i tråd med det prosjekterte materialet overvåke at utførelse blir som forutsatt gjennom tidligere prosjektering ta stilling til endringsforslag fortløpende registrere og bidra til å lukke avvik vurdere behov for tilleggsprosjektering, vurdere krav om tilleggshonorar ta del i oppdragsgivers kvalitetskontroll i utførelses påse at alle ytelser er som forutsatt og at avvik lukkes påse ferdigstillelse av Som bygget og FDV dokumentasjon påse at prosjektplan avsluttes, at kontrolldokumentasjon innhentes og at ferdigattest (og evt. midlertidig brukstillatelse) innhentes påse lovpålagt arkivering av prosjektmaterialet tilretteleggelse for oppdragsgivers overtakelse av det fullførte prosjektet 3.5 ANSVARLIG KONTROLLERENDE (ved søknad om tillatelse for tiltak etter PBL) Ansvarlig kontrollerende utfører uavhengig kontroll i henhold til PBL. Rollen er skilt ut som et eget ansvarsområde og skal ivaretas av et eget foretak uavhengig av de prosjekterende. Tekst som skal beskrive innholdet i denne rollen kan ikke ferdigstilles før etter årsskiftet 2010/11 da det ennå ikke foreligger forskrift, veileder eller standard knyttet til oppgaven Hvem skal utføre uavhengig kontroll? Uavhengig kontroll skal utføres av et eget registrert og uavhengig firma, med eget organisasjonsnummer, som er godkjent for arbeidet. Et arkitektfirma kan skille ut denne funksjonen som egen virksomhet og søke godkjenning, men kan i så fall ikke kontrollere arbeider i moder, datter eller søsterbedrift. Oppdragsgiver engasjerer Ansvarlig kontrollerende uavhengig av (og parallelt med) Ansvarlig prosjekterende og Ansvarlig søker for tiltaket Når skal uavhengig kontroll utføres? Områdene er definert i PBL kapittel 23 og SAK 10 kapittel Hovedoppgaver for ansvarlig kontrollerende avklare med myndigheter/ansvarlig søker hvilken kontroll som kreves gjøre seg kjent med prosjekteringsgrunnlaget planlegge og gjennomføre kontroll i prosjektets ulike faser, samt sluttkontroll levere grunnlag for gjennomføringsplan for eget ansvarsområde, utarbeide sluttrapport og kontrollerklæring for egne arbeider som viser hva som er kontrollert, hvilke avvik som er avdekket og hvordan disse er behandlet kontrollere at gjeldende krav i plan og bygningslovgivningen for gjennomføringen av prosjektet er identifisert og registrert, samt at valgte øsninger/prosjekteringsgrunnlaget er i samsvar med kravene påse at det foregår kontrollarbeidet i prosjektet i samsvar med de prosjekterendes egne kontrollsystemer kontrollere at tiltaket er i samsvar med krav gitt med hjemmel i plan og bygningsloven og melde fra til ansvarlige foretak. Om avvik som avdekkes gjennomføre nødvendig kontroll av tegninger, beregninger og beskrivelser i henhold til kontrollplanen påse at tverrfaglig kontroll er gjennomført og dokumentert på områder med grensesnittansvar påse at avvik blir lukket, og melde fra til kommunen om avvikene ikke lukkes i tiltaket ved avvik: Registrere avvik fra rammetillatelsen, generelle krav i plan og bygningsloven med forskrifter, og foreta nødvendige tiltak koordinere grensesnitt og bidra til å koordinere kontrollen der det er flere Ansvarlig kontrollerende utarbeide kontrolldokumentasjon, forslag til kontrollskjema ved avvik: Informere Ansvarlig søker dersom endringene krever søknad om endring, evt. dispensasjon (fravik) 3.6 KOORDINATOR, SHA Side 8 av 39

9 3.6.1 Innledning Her omtales rollen som koordinator etter Byggherreforskriften. En mer detaljert beskrivelse av oppgaven vil bli utarbeidet og lagt inn i AY ens elektroniske utgave fra årsskiftet 2010/11. Oppdragsgiver er i egenskap av byggherre ansvarlig for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på enhver temporær byggeplass. Dette er regulert i forskrift Om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge og anleggsplasser, Byggherreforskriften. Engangsbyggherrer, dvs. private aktører er ifølge den nye Byggherreforskriften fritatt fra dette ansvaret som i slike tilfeller er overført til de forskjellige profesjonelle aktørene oppdragsgiver kontraherer. Oppdragsgiver, som regel ved byggherrens representant, kan velge å utføre koordineringen selv eller å sette bort oppgavene til en koordinator. Oppdragsgiver vil likevel alltid ha ansvaret for å følge opp at oppgavene blir utført. Rollen som koordinator faller utenom arkitektens vanlige oppgaver som prosjekterende. Den bør derfor kontraheres med egen avtale. En slik avtale for kontrahering av koordinator prosjektering, koordinator utførelse og byggherrens representant er utarbeidet av Standard Norge. Plan for HMS skal utarbeides av oppdragsgiver, være lett tilgjengelig og gjøres kjent på arbeids / byggeplassen. Se Byggherreforskriften 7 og 8. Planens formål er beskrevet i Byggherreforskriften Koordinator i prosjekteringsfasen, koordinator prosjektering I følge byggherreforskriften skal byggherren i sin organisasjon ha en koordinator allerede på et tidlig stadium, fortrinnsvis allerede under forprosjektstadiet. Dette kan være byggherrens representant eller arkitekten, spesielt hvis han har rollen som prosjekteringsleder. Hvis en av rådgiverne mener at en prosjektert løsning kan medføre slik SHA fare, skal dette meldes til koordinator (KP) som innarbeider dette i et forslag til SHA plan for den kommende byggeplassen. Utpeking av koordinator skjer iht. Byggherreforskriften 13. Koordinering i prosjekteringsfasen utføres iht. Byggherreforskriften Koordinator i utførelsesfasen, koordinator utførelse (KU) Det er ikke riktig at arkitekten er koordinator for utførelsen. Denne rollen bør legges til en i oppdragsgivers organisasjon eller til for eksempel hovedentreprenør. Ved totalentrepriser bør oppdragsgiver uansett ha rollen i egen organisasjon. Koordinator i utførelsesfasen skal føre en løpende risikovurdering i forhold til HMS. Risikoforhold skal beskrives og meddeles byggherren iht. Byggherreforskriften Koordinators rolle ved avslutning av byggesaken Det er ikke registrert formelle plikter i denne delen av byggesaken. 3.8 ANSVARLIG SØKER (ved søknad om tillatelse for tiltak etter PBL) Innledning Plan og bygningsloven stiller krav til funksjoner som skal ivaretas ved gjennomføringen av bygg og anleggsprosjekter. Funksjonene skal ivareta ansvar for større eller mindre deler av tiltaket. Ansvar for søknad om byggesakssøknader (søknad om rammetillatelse med mer) er fastlagt i Plan og bygningsloven (PBL) kap. 23 og utdypet i Forskrift om byggesak (SAK 10, kap. 12) som også beskriver de ulike partenes ansvar i søkeprosessen. Krav til dokumentasjon av søknad og prosess fremgår av samme forskrift SAK 10 kap. 5 Søknad og dokumentasjon. Loven definerer disse rollene: Tiltakshaver, Ansvarlig søker, Ansvarlig prosjekterende, Ansvarlig utførende, samt Ansvarlig kontrollerende. Byggherreforskriftene definerer roller som koordinator prosjektering og koordinator gjennomføring. Alle disse rollene må besettes i enhver søknadspliktig byggesak. Side 9 av 39

10 Rollen som Ansvarlig prosjekterende er en del av vanlig prosjektering og de honorarene som dekker dette. Den beskrives som en del av prosjekteringsprosessen i kap. 5. For tiltak som er søknadspliktige skal prosjektet ha en Ansvarlig søker. Rollen som Ansvarlig søker er en tverrfaglig koordineringsoppgave mellom alle fag, og kommer som et tillegg til det vanlige prosjekteringshonoraret. Den beskrives derfor her som en administrativ tilleggsytelse. Ved totalentrepriser er totalentreprenøren oppdragsgiver og koordinator for de prosjekterende. Det er derfor hensiktsmessig at totalentreprenør overtar ansvaret som Ansvarlig søker Tiltakshavers rolle ift. Ansvarlig søker Oppdragsgivers rolle og ansvar ift. PBL og SAK er definert under begrepet tiltakshaver som dekker den offentligrettslige og prosessuelle siden av oppdragsgiverrollen Tiltakshavers oppgaver at alle oppgaver i tiltaket til enhver tid er belagt med ansvarsrett innbetaling av byggesaksgebyr at naboer varsles og for å motta og redegjøre for nabomerknader og for søknadens innhold for øvrig plassering av tiltaket og for utarbeidelse og oppdatering av gjennomføringsplan, ansvar for søknad om ferdigattest at det iverksettes kontroll der dette kreves Ansvarlig søkers rolle i byggesaksprosessen Ansvarlig søkers rolle er definert i PBL 23 4, og er tiltakshavers representant overfor kommunen. Ansvaret er definert i SAK og gjelder bl.a.: Ansvarlig søkers overordnede oppgaver utarbeiding av søknad om tiltak etter PBL at søknaden inneholder nødvendige opplysninger etter PBL samordning av Ansvarlig prosjekterende, utførende og kontrollerende påse at alle oppgaver er belagt med ansvarsrett følge opp ansvaret gjennom byggesaken med supplering av gjennomføringsplan, innsending av evt. tilleggssøknader etc. avslutning av byggesaken med sluttdokumentasjon og utsendelse av ferdigattest Ansvarlig søker i skisse og forprosjektfasen påse at det utarbeides forskriftsmessig grunnlagsmateriale for forhåndskonferanse forberede og delta i forhåndskonferanse og gjennomgå referat fra forhåndskonferansen med oppdragsgiveren avklare tiltaksklasser for de ansvarlige tiltak, krav til uavhengig kontroll utarbeide skisser til gjennomføringsplan avklare med kommunen hvilke offentlige myndigheter som eventuelt må kontaktes ifm. Byggesaken Ansvarlig søker ved forhåndskonferanse Ansvarlig søker skal vurdere tidspunkt for forhåndskonferanse. Denne bør avholdes senest ved utgang av skissefasen. Om mulig bør følgende foreligge: utkast til gjennomføringsplan forslag til tiltaksklasser Følgende må være forberedt og sendt kommunen før forhåndskonferansen: reguleringsplan med bestemmelser (eller annet plandokument som kommuneplan arealdel) situasjonsplan første skisse til detaljert reguleringsplan (helst med alternativer) konseptskisser for bygning/bebyggelse Ansvarlig søker ved søknad om rammetillatelse utarbeide gjennomføringsplan med forslag til tiltaksklasser og legge til rette for at alle oppgaver blir belagt med ansvarsrett utarbeide og sende ut nabovarsler Side 10 av 39

11 vurdere evt. merknader fra naboer til nabovarselet påse at eventuelle grensesnitt mellom ansvarlige foretak er klart definert utarbeide og sende inn søknad om rammetillatelse med vedlegg. Påse at søknaden inneholder alle nødvendige opplysninger gitt i krav og hjemler etter PBL ved behov skal SØK i tillegg utarbeide søknad til andre myndigheter, kfr. SAK innhente samsvarserklæringer for de Ansvarlig prosjekterende fram til rammesøknad Ansvarlig søker i detaljprosjektfasen sende kopi av rammetillatelsen og kontrollplan for prosjektering til alle Ansvarlige prosjekterende og kontrollerende så snart den foreligger oppdatere gjennomføringsplan og organisasjonsplan for tiltaket i prosjekteringsfasen følge opp ansvarsbelegget i tiltaket og påse at nye foretak har nødvendige kvalifikasjoner sørge for at alle grensesnitt blir ivaretatt av de grensesnittansvarlige mht. prosjektering og kontroll og at det foreligger dokumentasjon fra tverrfaglige møter m.m. sørge for at SØK relatert arbeid som skal utføres av entreprenør i utførelsesfasen er beskrevet i egen post i beskrivelsen som sendes ut på tilbud sørge for koordinering av tverrfaglig detaljprosjektering innhente samsvarserklæringer for de Ansvarlig prosjekterende Ansvarlig søker ved søknad om igangsettingstillatelse følge opp ansvarsbelegget i tiltaket og påse at nye foretak har nødvendige kvalifikasjoner innhente nødvendige erklæringer og øvrig dokumentasjon fra alle foretak som skal ha ansvarsrett oppdatere gjennomføringsplan for tiltaket i prosjekteringsfasen og gjennomføringsfasen sørge for at det sendes inn dokumentasjon for utført kontroll av prosjektering se til at det utarbeides avfallsplan og miljøsaneringsbeskrivelse innhente samsvarserklæringer fra de ansvarlig prosjekterende påse at gjennomføringsplan for utførelse blir utarbeidet og at krav i prosjekteringen ivaretas utarbeide og sende inn søknad om igangsettingstillatelse(r) innhente kontrollerklæring fra Ansvarlig kontrollerende og videresende til kommunen Ansvarlig søker i utførelsesfasen sende kopi av igangsettingstillatelse til Ansvarlig utførende sende oppdatert gjennomføringsplan til Ansvarlig utførende supplere gjennomføringsplan med opplysninger om Ansvarlig utførende og sende gjennomføringsplan til Ansvarlig prosjekterende og utførende følge opp ansvarsbelegget i tiltaket se til at nye foretak er kvalifisert iht. SAK 10 sørge for at grensesnitt blir ivaretatt mht. utførelse og kontroll se til at det foreligger dokumentasjon fra tverrfaglige møter, kontroller m.m. påse at alle ansvarlige foretak blir samordnet påse at sikringstiltak blir prosjektert og utført motta og videresende tillatelser, vilkår og pålegg til de ansvarlige foretakene sende søknad ved eventuelle søknadspliktige endringer i tiltaket Ansvarlig søker ved overtakelse, ferdigattest m.m. påse at alle identifiserte avvik er lukket innhente samsvarserklæringer fra Ansvarlig prosjekterende og Ansvarlig utførende motta kontrollerklæring fra Ansvarlig kontrollerende ferdigstille gjennomføringsplan sende inn nødvendig dokumentasjon på riktig plassering av tiltaket dersom det er endringer siden forrige innsending identifisere gjenstående arbeider, bekrefte at byggverket har tilfredsstillende sikkerhetsnivå og evt. søke om midlertidig brukstillatelse med angitt tidspunkt for ferdigstillelse. Se SAK 10 kap. 7 sende søknad om ferdigattest til myndighetene med dokumentasjon. Se PBL og SAK 10 kap. 8 legge til rette for kommunalt tilsyn. Se PBL kap. 25 påse at som bygget og FDV dokumentasjon for prosjektet utarbeides, samles og overleveres til byggherre Ansvarlig søker ved endring av SØK ansvar Ved overføring av SØK ansvar til annet foretak skal Ansvarlig søker: sørge for at grensesnittet til ny Ansvarlig søker blir klart beskrevet mht. ansvarsfordeling og at utførte oppgaver er dokumentert Side 11 av 39

12 4 UTREDNINGSFASEN 4.1 INNLEDNING Utredningsfasen omfatter byggherrens innledende prosess og starter med at man har definert et behov for mer hensiktsmessige lokaler. Utviklingen videre kan beskrives som fem tematiske områder. Disse faller ikke nødvendigvis etter hverandre: Utredning av hvordan behovet kan tilfredsstilles, for eksempel ved å flytte, leie, kjøpe eller bygge. Så fremt oppdragsgiver bestemmer seg for å bygge i egen regi kommer spørsmål om hva som skal bygges, organiseringen av prosjektet og hvordan det kan gjennomføres Programmering på et overordnet nivå av tiltakets fysiske og funksjonelle rammer for å fastlegge premisser oppgaven skal utvikles innenfor Beslutningsunderlag utarbeides som klargjør forventninger til tidsperspektivet og de økonomiske rammene for investering, driftog livsløpskostnader, prosjektets forretningsidé, målsetninger for arkitektur, miljø og energiløsninger med mere Etablering av en intern organisasjon for å gjennomføre prosjektet, valg av strategi eller gjennomføringsmodell og fastsetting av rammebetingelsene for det videre arbeidet Til sist avgjøres om man velger å utvikle en eller flere visjon for en mulig løsning, arrangere en prosjekt og designkonkurranse, engasjere arkitekt og/eller prosjekteringsgruppe eller ber om tilbud på totalentrepriser Redigeringen av dette kapittelet følger NS 3455 Bygningsfunksjonstabell fra 1994, men begrepet programmering brukes her bare om deler av prosessen. Utstyrsprogrammering er ikke omtalt i NS Se for øvrig kap Byggeprogram. I programfasen fastlegges også de økonomiske rammer for tiltaket som gir grunnlag for å ta stilling til kontrakt, kontrahering og entrepriseform. Disse punktene er omtalt i kap. 4; Beslutningsunderlag og kap. 5; Organisering. Ytelsene beskrevet i dette kapittelet beskriver de fleste sider ved utredning og forberedelse av et mulig byggeprosjekt. Oppdragsgiver må velge ut hvilke som er relevante. I den digitale versjonen av AY kan brukeren hente ut og sette sammen de ytelser og beskrivelser som passer til det aktuelle oppdraget. Det er således ikke ment at man skal henvise til AY i sin helhet. Side 12 av 39

13 I dette kapittelet er veiledende tekst skrevet med normal skrift. Alle ytelser er listet opp som punkter. Ytelser som skal gjennomføres av arkitekt er markert med fet tekst. Ytelser som ikke er del av arkitektens oppdrag står i normal, grå tekst. Ytelser som ligger hos oppdragsgiver står i tillegg i kursiv Oppdragsgivers arbeidsoppgaver Prosessen legger premissene for alle senere aktiviteter i prosjektet. Derfor må den gjennomføres i byggherrens egen regi og under byggherrens ansvar. Oppgaver kan settes ut til ulike rådgivere, men må løses på grunnlag av informasjon, vurderinger og informasjon fra byggherren. Utvikling av programmet og andre premisser for et oppdrag er oppdragsgivers ansvar. Det samme gjelder oppdatering, vedlikehold og godkjenning. Oppgaven kan videreføres til en særskilt programmeringsleder eller til arkitekt etter egne avtaler. I denne utredningsprosessen må oppdragsgiver avklare følgende: hvilke forhold skal utredes hva er bakgrunnen for oppdraget, hva er oppdragsgiverens prosjekt hvem kan levere informasjon hva skal det utarbeidete materialet brukes til i hvilket format skal resultatet presenteres hvilke offentlige instanser kan/bør/skal involveres hvilke aktører skal medvirke Arkitektens oppgaver Arkitekter kan, selv eller med bistand fra andre rådgivere, utføre de aktuelle oppgavene i utredningsfasen. Slike utredninger og programmeringsoppdrag er en sentral del av arkitektens profesjonskompetanse og kan utføres som særskilt oppdrag, eller som del av den samlede ytelse. Arkitekt kan engasjeres som rådgiver og utreder for oppdragsgiver for å utføre nødvendige registreringer, beregninger og vurderinger, samt utarbeide forslag. I denne rollen har man ikke et formelt ansvar som arkitekt, men som rådgiver og sekretariat for oppdragsgivers arbeid. Aktuelle oppgaver kan være: ulike mulighetsvurderinger lokaliseringsstudier tomtevurderinger vurdering av eksisterende lokalers egnethet vurdering av alternative lokaler fremdriftsplaner 4.2 UTREDNINGER Generelt om utredninger Behovet for utredninger, analyser m.m. varierer fra prosjekt til prosjekt. Tidspunkt for når behovet melder seg vil også variere. Avgrensing og presisering av tema må defineres av oppdragsgiver/byggherre. Arbeidet kan organiseres slik: Oppdragsgiver avklarer de overordnede mål for utredningsfasen, formulerer et mandat, peker ut ansvarlig for arbeidet (prosjektleder) og tar beslutninger knyttet til videreføring Den ansvarlige for arbeidet lager en plan for utredningsfasen, definerer deloppgaver og engasjerer evt. arkitekt eller rådgivere, og Side 13 av 39

14 legger resultat av arbeid på de ulike delområdene frem for oppdragsgiver til avklaring og beslutninger Arkitekt eller rådgiver utreder de enkelte deloppgaver, legger frem forslag og grunnlag for oppdragsgivers ansvarlige for å få beslutninger til oppdragsgivers utpekte prosjektleder Aktuelle temaer for utredning er beskrevet på neste side. Innledende avklaringer Hovedformålet er å bistå oppdragsgiveren i beslutningsprosessen. Typiske veivalg kan være å løse et arealbehov ved ett av følgende alternativer, eller en kombinasjon av disse: mer effektiv utnyttelse av eksisterende lokaler ombygging/utvidelse av eksisterende lokaler flytting til andre eksisterende lokaler, evt. med ombygging av disse nybygg For å vurdere dette må man: beskrive virksomheten, hvordan den fungerer og hvilke behov som skal løses anslå arealbehov og hvordan det kan løses ved de ulike alternativene Virksomhetsbeskrivelse Med virksomhetsbeskrivelse menes her en mest mulig nøyaktig beskrivelse av de sider ved oppdragsgivers virksomhet som er relevant for å ta stilling til mulig lokalisering, størrelse, arealdisponering, kostnader etc. for et mulig byggetiltak Oppgaver knyttet til nåværende og fremtidig virksomhet Det bør utarbeides virksomhetsbeskrivelse for disse områdene: virksomhetens funksjoner og avdelinger nåværende bemanning og oppgaver, samt forventede endringer i en aktuell periode arbeidsplasser, rom, romfunksjoner og krav til enkeltrom eller den enkelte arbeidsplass avdelinger, hovedfunksjoner og sammenheng mellom disse nå og etter endring registrere nåværende arealbruk og vurdere omtrentlig fremtidig arealbehov fast og løst utstyr, maskiner og lignende foreta befaring og fotoregistreringer knyttet til funksjonalitet definere mulige forbedringer for bedrift, personale, funksjonalitet og miljø Vurdering av eksisterende lokaler Følgende bør vurderes: fremskaffe tegningsunderlag for eksisterende bygninger og installasjoner i den grad det finnes registrere eksisterende anvendelse, innredning og utrustning dokumentere viktige registreringer med foto og skriftlige kommentarer utarbeide tilstandsrapport for funksjonelle og bygningstekniske forhold avklare antikvariske og reguleringsmessige forhold knyttet til eiendommen vurdere muligheter for endringer (arealdisponering, utvidelse) Vurdering av ønskede lokaler Det må klargjøres hva man ønsker å oppnå med tiltaket i form av effektivitet, tilgjengelighet, vekstmuligheter, arbeidsmiljø Vurdering av mulige lokaliseringer Det må utarbeides generelle krav til tomtens lokalisering, størrelse og beskaffenhet, beliggenhet, adkomst, øvrige infrastruktur. Normalt bør følgende vurderes: Side 14 av 39

15 mulige tomter (med eller uten eksisterende bygg) og kartlegging av tomtens fysiske forhold kartlegge gjeldende regulering, planbestemmelser, reguleringsformål, utnyttelse m.m. kartlegge øvrige myndighetskrav, energi, antikvariske myndigheter, naturvern o.l. lokalisering, mulig arealdisponering, trafikkforhold, adkomst, parkering, tilgrensende interesser og mulige konflikter fremskaffe relevante kart som viser gjeldende eiendomsforhold foreta landskapsanalyse mht. lokalklima og miljøforhold, solforhold, vegetasjon kartlegge grunnforhold og foreta geoteknisk bonitering/profiler klarlegge eventuell forurensning i grunnen lokal tilpassing, tilpassing til lokale energibærere utarbeide Miljøoppfølgingsplan Oppmåling av tomt eller lokaler Omfang av oppmåling må fremgå av avtalen; foreta oppmåling av tomt/bygg utarbeide oppmålingstegninger 4.3 PROGRAMMERING Generelt Programmering omfatter en beskrivelse av tiltakets særegenheter med krav og forventninger knyttet til funksjon, oversikt over brukere med antall avdelinger personer og lignende, vurdering av behov uttrykt i arealrammer og rombehov, krav til bygningsutforming, krav til innredning og utstyr. Det finnes ulike maler og veiledere for programmering til forskjellige formål. Noe informasjon om krav til utforming og dimensjonering hentes fra lover og forskrifter, andre kilder er erfaringstall fra lignende oppgaver eller vurderinger av antall personer som kan betjenes innenfor et gitt tidsrom. For programmeringsoppdrag er det viktig å kunne samle opp kommentarer, spesifiseringer og endringer, samt å kunne spore endringene i tid og til kilde. Ved komplekse programmeringsoppgaver kan det være fornuftig å benytte regneark eller lignende. drofus er et norskutviklet program som ofte anvendes i større oppdrag og kan knyttes til tegneprogram og 3D modeller Trinnvis utvikling av programmering Programmet kan utvikles til ulik tid i løpet av prosjektet; fra overordnede rammer til detaljerte spesifikasjoner. I større byggesaker kan dette i første fase være grove overordnede rammer som etter hvert spesifiseres og detaljeres. Dette sikrer at man fanger opp behov og avklaringer i løpet av prosessen. Utvikling, revisjoner og bearbeidinger bør skje innen oppstart av hver fase: funksjons og romprogram bearbeides før skisseprosjekt og forprosjekt byggeprogram kan bearbeides frem til detaljprosjekt utstyrsprogram kan i stor grad bearbeides i detaljprosjektfasen Byggeprogram Byggeprogram er en betegnelse som brukes på en fullstendig oppstilling av samtlige betingelser, krav og forutsetninger som inngår som prosjekteringsforutsetninger. Byggeprogrammet skal bla. inneholde en generell beskrivelse, rammebetingelser, funksjonskrav og arealer for hvert rom, samt eventuelle krav til fysiske løsninger i bygget. Innholdet i et komplett byggeprogram kan organiseres på flere måter. NS 3455 og veiledningen til denne foreslår at programmet redigeres i 4 hovedkapitler: A. Rammebetingelser, vilkår knyttet til sted, tomt og forutsetninger for gjennomføringer av oppdraget. (Etablering av byggets suksesskriterier) (Miljø og energikrav til tiltaket) B. Brukerfunksjoner, beskrivelse av hvilke virksomheter som skal Side 15 av 39

16 foregå i bygget og krav knyttet til disse C. Bygningsfunksjoner, arealoppstilling for alle rom, krav knyttet til bygningsdeler og tekniske installasjoner (Utstyrsprogram) D. Fysiske løsninger, spesifikasjon av krav der spesifikke fysiske løsninger er bestemt Oppgaver omtalt under punkt A er beskrevet under kap. 4.2 Utredninger ovenfor. Funksjons og arealprogrammet er den sentrale delen i et byggeprogram, og svarer til innholdet i punkt B og C, se ovenfor Programmets rammer Programmet kan omfatte bygningsfunksjoner, dvs. primære og sekundære funksjoner bygget skal romme, romprogram med arealangivelse for hvert enkelt rom, krav knyttet til enkelte bygningsdeler og tekniske installasjoner samt krav til konkrete fysiske løsninger. Det stilles krav til at følgende temaer belyses; byggesakens fysiske rammer og planløsninger krav til nærhet mellom funksjoner/avdelinger utforming og bygningsmessig fleksibilitet sambruk av arealer og analyse av eventuelle fellesfunksjoner bør også inngå i programmeringen I oversiktene som følger i kap. 6 er grensene for programmering av bygning og bebyggelse satt ved funksjonskrav til utendørsanlegg og ved programmering av nagelfaste bygningskomponenter som kjøkkeninnredning, skap, disker og lignende som inngår i arkitektens ansvarsområde ved søknad om rammetillatelse. For øvrig henviser vi til egne AY er for interiørarbeider og utvendige anlegg utarbeidet i samarbeid med NIL og NLA. Det finnes ingen standardisert metode for å utarbeide rom og byggeprogram. Aktuelle hjelpemidler kan være: NS 3450 Prosjektdokumenter for bygg og anlegg. Omredigering av innhold i konkurranse og anbudsdokumenter. NS 3451 Bygningsdelstabellen. Strukturering av beskrivelser, kostnadsoverslag og elektronisk dokumentasjon. NS 3459: Elektronisk overføring av prosjektdata NS 3940 Areal og volumberegning av bygninger Funksjonsprogram Funksjonsprogrammet beskriver virksomheten og aktiviteten som skal finne sted, og gir en karakteristikk av typer rom og funksjoner bygget skal inneha. Romprogrammet beskriver arealbehovet som følger av funksjonsprogrammet. Lokaliseringskriterier og behov for nærhet mellom ulike funksjoner kan beskrives i en avhengighetsmatrise. Krav til funksjonelle løsninger som går ut over forskriftskrav bør betegnes som byggherrekrav Oppgaver knyttet til bygningsfunksjoner, dvs. primære og sekundære funksjoner oppgaver knyttet til romprogram funksjons og driftskrav fellesfunksjoner, sambruk vurdere effektivitet/logistikk krav til planløsninger og krav til nærhet mellom avdelinger/ funksjoner krav til generalitet og fleksibilitet krav til utforming ( designguide ) krav til universell utforming konseptutvikling/alternativer Oppgaver knyttet til romprogram dimensjoneringsgrunnlag forskrifter, arbeidsmiljø maskiner, sikkerhet nettoareal utleieareal bruttoareal arealsammenstilling Side 16 av 39

17 vurdere behov for fast/løst inventar Arkitektonisk standard klargjøre byggherrens krav kartlegge myndighetskrav fastlegge estetisk ambisjonsnivå klargjøre omfang av arbeider med inventar klargjøre omfang av arbeider med utvendige anlegg Miljøkrav Miljø og energikrav kan fastlegges i en Strategisk analyse som beskrevet av SINTEF i ENROB (energieffektiv, miljøvennlig og robust oppgradering av bygninger). kartlegge antikvariske verdier og evt. krav klargjøre miljømålsettinger klargjøre krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø klargjøre krav til inneklima og energibruk klargjøre krav til forvaltning, drift, vedlikehold klargjøre krav til miljøpåvirkninger, årskostnader Material og konstruksjonskrav myndighetskrav byggteknikk krav som følge av funksjons og driftsbehov krav som følger av livsløpsvurderinger, miljø og energiforhold etc. egne ønsker Tekniske anlegg tilknytting til omliggende infrastruktur varme, ventilasjon, sanitær elektrotekniske anlegg vei, vann og avløp Utstyrsprogram Oppgaver knyttet til utstyrsprogram Utstyrsprogram omfatter en registrering av det viktigste produksjonsutstyr som må på plass i bygget for å få det til å fungere etter de funksjonelle forutsetninger for oppgaven. Prosessen vil normalt løpe ved siden av arbeid med byggeprogrammet, og først bli konkret fra forprosjektfasen og utover. En vellykket prosess er som oftest sterkt avhengig av brukermedvirkning. Utviklingen i arbeidsprosesser og utstyr gjør det riktig å holde denne prosessen åpen så lenge som mulig. Kravene til dokumentasjon, sporbarhet og bruk av programmer er som omtalt i forrige avsnitt. Opplysninger fra utstyrsprogrammet må føres tilbake til byggeprogrammet og fanges opp i prosjekteringsprosessen, blant disse er: dimensjonerende mål og krav til inn og uttransport krav til tekniske kapasiteter, utrustning og tilkopling krav til ventilasjon, lysnivå, arbeidssoner 4.4 BESLUTNINGSUNDERLAG Generelt Foruten underlag i form av utredninger og utført programmering trengs følgende dokumenter: kostnadsanalyser tidsrammer for gjennomføring av prosjektet Side 17 av 39

18 målsettinger for prosjektet Gjennom dette arbeidet har oppdragsgiver bestemt de viktigste premissene for prosjektets videre utvikling og lagt sterke føringer for hva slags resultat man kan forvente Oppdragsgivers oppgaver I denne prosessen må oppdragsgiver sikre følgende: enighet om konklusjoner i de utredninger som er utført enighet om rammer for rom og byggeprogram Arkitektens oppgaver Aktuelle oppgaver kan være: utarbeidelse av budsjett og fremdriftsplaner lokaliseringsstudier programmering Analyser og målsetninger Kostnadsanalyser Aktuelle vurderinger er: byggebudsjett fordelt på grunnlagsinvesteringer, prosjektkostnader (inkl. egen administrasjon og prosjekteringskostnader), byggekostnader (entreprisekostnader) anskaffelsesbudsjett fordelt på kostnader til kjøp og montasje av produksjonsrettet utstyr årskostnader knyttet til investering, drift, vedlikehold og energi livsløpskostnader basert på tiltakets forventede levetid og alternative valg med hensyn til miljø, energi og materialkvaliteter budsjettene baseres på erfaringstall og tillegges nødvendige marginer avklare økonomiske forutsetninger avklare ramme for prosjektkostnad (tomte, bygge, utstyrsbudsjett) avklare ramme for driftsøkonomiske konsekvenser (driftsbudsjett) Tidsramme Følgende opplysninger må foreligge: grove anslag for fremdrift basert på vurderinger av utredningsfasen, prosjekteringsfasen, tid til egne beslutninger og offentlig saksbehandling, utførelsesfasen, overtakelse og innfasing av utstyr og systemer angis aktuelle milepæler for oppdragsgiver som utløp av leieavtaler etc. angis Andre målsettinger for prosjektet Oppdragsgivers suksesskriterier angis i form av: mål for miljø, energibruk, universell utforming, livsløpskvaliteter etc. angis andre mål for prosjektet som profilering av virksomheten, arkitektonisk kvalitet, bidrag til det offentlige miljø o.l. 4.5 ORGANISERING Generelt Oppdragsgivers oppgaver I denne prosessen må oppdragsgiver sikre følgende: egen prosjektorganisasjon, herunder eventuelle brukere/brukerutvalg Side 18 av 39

19 mandat og ansvar for utfyllende programmering i prosjektfasen kontraheringsform for arkitekt og øvrige rådgivere entrepriseform og tidspunkt for kontrahering av utførende entreprenør(er) etablere rammer og organisasjon for brukermedvirkning med kontaktlinjer, mandat, beslutninger, avgjørelser avklare omfang av brukermedvirkning tilrettelegge for arkitekt og rådgiveres forhold til brukermedvirkning etablere beslutningsplan Arkitektens oppgaver Aktuelle oppgaver som må avklares med oppdragsgiver kan være: hvilke forhold skal utredes hva er bakgrunnen for oppdraget, hva er oppdragsgiverens prosjekt hva skal det utarbeidete materialet brukes til hvilke kilder til informasjon bør kontaktes hvilke andre aktører skal medvirke hvem kan levere informasjon hvilke offentlige instanser kan/bør/skal involveres i hvilket format skal resultatet presenteres hvilke tidsrammer og kostnadsrammer gjelder for oppdraget Gjennomføringsmodell Gjennomføringsmodell er beskrevet i kap. 2.3 Gjennomføringsstrategi utredningstemaer fremgår av kapittelet organisering anskaffelsesform for prosjektering og utførelse kontraktstype for prosjektering og utførelse entrepriseform for utførelse Organisasjon På et tidspunkt skal oppdragsgiver, selv eller via et mellomledd (prosjektlederfirma eller totalentreprenør), velge arkitekt eller prosjekteringsgruppe (design team) med kompetanse til å holde budsjettene. Aktuelle temaer er: faglig og organisatorisk integrering mellom oppdragsgiver og prosjekterende faglig og organisatorisk integrering internt mellom de prosjekterende faglig og organisatorisk integrering mellom de prosjekterende og Brukermedvirkning Arbeidsmiljøloven 7 2 og 18 9 og Forskrift om arbeidstilsynet samtykke ved oppføring av bygning, bygningsmessige endringer, omorganisering mv gir retningslinjer for ansattes medvirkning i byggeprosesser (inkl. Programmering og prosjektering). PBL gir retningslinjer for Utvidet kontakt mellom publikum og planmyndigheter. Planer skal forelegges Arbeidsmiljøutvalg/Verneombud til uttalelse før søknad sendes Arbeidstilsynet. Arbeidstilsynets uttalelse skal foreligge før det gis rammetillatelse og senest før det gis igangsettingstillatelse, jfr. PBL 21 4, 4 ledd og SAK , bokstav c. Hovedavtalen mellom partene i arbeidslivet sier at; Representanter for ansatte har rett og plikt til å uttale seg om byggeplaner To typer medvirkning ansattes medvirkning i betydning av fagkompetanse om hva som skal foregå allmennhetens interesse som brukere (av sykehus, av friområder, som naboer) Oppdragsgiver har plikt til å trekke med brukere i brukerprosess knyttet Side 19 av 39

20 til programmering og i brukerprosess knyttet til prosjektering. Allmennhetens brukermedvirkning løses gjennom annonserte utlysninger knyttet til planprosess, nabovarsel og evt. informasjonsmøter. I store byggesaker kan det på frivillig basis opprettes særskilte kontakteller høringsorgan. Ansattes medvirkning løses gjennom brukerutvalg og behandling av verneombud eller i arbeidsmiljøutvalg. Ved prosjektering av arbeidsplasser skal planer godkjennes av disse organene og av Arbeidstilsynet. Det finnes også regler for godkjenning av arkiver, laboratorier, kjøkkener (kantiner og serveringssteder) etc., som skal overholdes. Godkjenning skal foreligge før det gis igangsettingstillatelse for byggesaken. Erfaringene tilsier at denne type brukerprosesser kan tilføre prosjektet nyttig kompetanse og viktig informasjon og er svært viktig for de endelige løsningene. Der det er mulig bør brukerne godkjenne prosjektet fase for fase. Det må legges vekt på å etablere klare spilleregler for hva som behandles til hvilken tid og når og hvordan krav om endringer kan skje. 4.6 IVERKSETTELSE Velger man å gjennomføre en åpen eller invitert plan og design konkurranse, må dette regnes som en del av initialfasen og som grunnlag for senere skisseprosjekt Generelt Kontrahering av prosjekterende Se kap. 2.4, 2.6 og Kontrahering av utførende Se kap. 2.4, Oppstart Se kap. 6.1 Innledning. Oppdragsgivers rolle Side 20 av 39

21 6 PROSJEKTERING AV BYGNINGER 6.1 INNLEDNING Kapittelet beskriver den trinnvise utviklingen av en prosjekteringsoppgave og er basert på introduksjonen fra kap Oppdragets faser. Avtaler om prosjektering kan inngås for en og en fase, eller som en gjennomgående kontrakt. Velger oppdragsgiver å skifte prosjekterende etter at søknad om rammetillatelse er sendt, må ansvarsforholdene avklares og det må søkes om endring av ansvarlig prosjekterende hos kommunen. Innholdet i de enkelte fasene kan defineres videre eller strammere enn vi gjør i denne fremstillingen. En del oppgaver kan flyttes mellom fasene og til dels mellom partene, men uansett må de gjennomføres i løpet av den samlede prosessen. Ved mindre prosjekteringsoppdrag kan det være ønskelig å få alle premisser på bordet fra starten for å spare tid og kostnader i prosjekteringsprosessen. Ved større oppdrag er det ofte ønskelig å holde et antall beslutninger åpne så lenge som mulig for å la løsninger og alternativer modnes og unngå unødvendige omarbeidinger. For eksempel holder sykehusprosjekter den detaljerte programmeringen åpen til forprosjekt er gjennomført, og legger inn en egen fase for planlegging og innpassing av utstyr før detaljprosjekt påbegynnes. Ytelsene beskrevet i dette kapittelet er ment brukt som et normaloppdrag. I den digitale versjonen av AY kan brukeren henter ut og sette sammen de ytelser og beskrivelser som passer til det aktuelle oppdraget. Det er således ikke ment at man skal henvise til AY i sin helhet. I dette kapittelet er veiledende tekst skrevet med normal skrift. Alle ytelser er listet opp som punkter. Ytelser som skal gjennomføres av arkitekt er markert med fet tekst. Ytelser som ikke er del av arkitektens oppdrag står i normal, grå tekst. Ytelser som ligger hos oppdragsgiver står i tillegg i kursiv Oppdragsgivers rolle i prosjekteringsprosessen Oppdragsgiver kan selv fylle rollen som byggherre og tiltakshaver, eller delegere ansvar til en prosjektorganisasjon som beskrevet i AY kap I dette kapittel av AY brukes begrepet oppdragsgiver som felles Side 21 av 39