Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Tidspunkt: kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms , eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Leder, Per Gunnar Stordal (s) 1

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 17/1 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 17/2 Forvaltningsrevisjonsrapport - Oppfølging av kompetansekrav 10 PS 17/3 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for PS 17/4 Prosjektplan - Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser 58 PS 17/5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra 66 adm. direktør PS 17/6 Kontrollutvalgets årsmelding for PS 17/7 Referater og meldinger 84 PS 17/8 Eventuelt 91 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/73 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 7271/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /1 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:30 Møtested: Østfold interkommunale arkivselskap IKS, Rådhusveien 27, Borgenhaugen, møterom 1.etg Fra til saksnr.: 16/40 16/48 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp x Atle Larsen, FRP Forfall Bente Alnæs Opstad Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Anders Svarholt, revisor Madeleine Strandin og revisor Anita Torp Møtende fra administrasjonen: rådgiver stab organisasjon Linn-Anett Gjerlaugsen, (hele møtet), teamleder økonomi Eva Holvik (sak 16/42), kommunesjef teknisk Hasse Ekman (sak 16/45), Rådgiver Innkjøp Oddveig Åsegg (sak 16/45) Møtende fra ØIA IKS: Styreleder Sigmund Viser og daglig leder Lene-Kari Bjerketvedt (begge sak 16/40) Innkalling og dagsorden: Inger merknader til innkalling Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Alle saker ble behandlet for åpne dører. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder) 4

5 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 16/40 Virksomhetsbesøk - Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS PS 16/41 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/42 Forvaltningsrevisjonsrapport Røde flagg PS 16/43 Forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom - del 1 PS 16/44 PS 16/45 Rapport - Eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Revisjonsrapport - Kontroll av en rammeavtale PS 16/46 Møteplan 1. halvår 2017 PS 16/47 PS 16/48 Referater og meldinger Eventuelt PS 16/40 Virksomhetsbesøk - Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Daglig leder Lene-Kari Bjerketvedt ga utvalget en orientering om selskapet. Styreleder Sigmund Vister supplerte. Deretter ble utvalget vist rundt i arkivet. Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Informasjon om Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering PS 16/41 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fram møtet godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Protokoll fram møtet godkjennes 5

6 PS 16/42 Forvaltningsrevisjonsrapport Røde flagg Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. 2. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til etterretning Bystyret finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Bystyret merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Seksjonsleder Anders Svarholt ga et kort sammendrag av rapporten. Kontrollutvalget stilte spørsmål. Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. 2. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1 Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til etterretning Bystyret finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Bystyret merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. PS 16/43 Forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom - del 1 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom del 1, til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen er kommet langt med arbeidet for ungdom. Arbeidet kommer raskt i gang, oppfølgingen innebærer tett samarbeid og ressursene er tilstrekkelige. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen understreker viktigheten av å arbeidet målrettet, strukturert og langsiktig i arbeidet med ungdom. 6

7 2. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom del 1 til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen er kommet langt med arbeidet for ungdom. Arbeidet kommer raskt i gang, oppfølgingen innebærer tett samarbeid og ressursene er tilstrekkelige. Bystyret merker seg videre at rådmannen understreker viktigheten av å arbeidet målrettet, strukturert og langsiktig i arbeidet med ungdom. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Seksjonsleder Anders Svarholt ga et kort sammendrag av rapporten. Kontrollutvalget stilte spørsmål. Blant annet ble det stilt spørsmål om hva det betyr at NAV opplever at de har tilstrekkelige ressurser når arbeidsstokken er komplett. Svarholt kunne ikke svare på dette direkte i møtet. Han vil sende et skriftlig svar til kontrollutvalget. Det ble også kommentert at andel med aktivitetsplan var lav. Kontrollutvalget mente at utvalg for velferd og folkehelse bør følge opp rapporten. Det ble derfor lagt til et nytt pkt. i innstillingen til bystyret om oppfølging. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom del 1, til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen er kommet langt med arbeidet for ungdom. Arbeidet kommer raskt i gang, oppfølgingen innebærer tett samarbeid og ressursene er tilstrekkelige. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen understreker viktigheten av å arbeidet målrettet, strukturert og langsiktig i arbeidet med ungdom. Det er likevel kontrollutvalgets oppfatning at saken bør sendes til utvalg for velferd og folkehelse for oppfølging av enkelte funn. 2. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1 Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom del 1 til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen er kommet langt med arbeidet for ungdom. Arbeidet kommer raskt i gang, oppfølgingen innebærer tett samarbeid og ressursene er tilstrekkelige. Bystyret merker seg videre at rådmannen understreker viktigheten av å arbeidet målrettet, strukturert og langsiktig i arbeidet med ungdom. 2 Saken sendes til utvalg for velferd og folkehelse for oppfølging PS 16/44 Rapport - Eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering. 7

8 Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Rådgiver Bjørn Gulbrandsen ga en kort oppsummering av rapporten. Kontrollutvalget stilte spørsmål. Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering. PS 16/45 Revisjonsrapport - Kontroll av en rammeavtale Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport «Kontroll av mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale», til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget ser med alvor på revisjonens konklusjon om at anskaffelsesprosessen for den aktuelle rammeavtalen ikke har tilfredsstilt de grunnleggende kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget merker seg også med positivt fortegn at rådmannen foreslår flere tiltak til forbedringer slik at kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser i fremtiden vil tilstrekkelig hensyntas. 2. Kontrollutvalget vil på et seinere tidspunkt følge opp med en bestilling til revisjonen om en etterkontroll av om rådmannens tiltak til forbedringer er implementert og fulgt i opp praksis. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Leder Per Gunnar Stordal fremmet et forslag om et nytt punkt 2 i saken som innebærer at saken sendes til bystyret med en anmodning om at kontrollutvalget gjennomfører en forvaltningsrevisjon på området. Utvalget sluttet seg til forslaget. (Siste setning i pkt. 1 ble omformulert) Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport «Kontroll av mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale», til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget ser med alvor på revisjonens konklusjon om at anskaffelsesprosessen for den aktuelle rammeavtalen ikke har tilfredsstilt de grunnleggende kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget merker seg også med positivt fortegn at rådmannen foreslår flere tiltak til forbedringer slik at kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser vil bli tilstrekkelig tatt hensyn til i framtiden. 2. Saken oversendes bystyre med følgende forslag til vedtak: Bystyret ber kontrollutvalget følge opp med en bestilling om forvaltningsrevisjon på området anskaffelsesrutiner og etterlevelse/oppfølging av disse, for å følge opp at rådmannens tiltak etterleves. Kontrollutvalget bestemmer tidspunkt uavhengig av bystyrets vedtak om forvaltningsrevisjoner. 8

9 PS 16/46 Møteplan 1. halvår 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2017: 7. februar 25. april (regnskapsmøte) 13. juni Møtestart er kl Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Den foreslåtte datoen, 7.februar, ble endret til 14. februar Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2017: 14. februar 25. april (regnskapsmøte) 13. juni Møtestart er kl PS 16/47 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 16/48 Eventuelt Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : En henvendelse til kontrollutvalget fra gruppeleder KrF, Ståle Solberg, ble delt ut og lest. I sin henvendelse stiller Solberg spørsmål om behandlingen av habiliteten til både bystyrerepresentanter og andre utenfor kommuneorganisasjonen. Han stiller også noen spørsmål knyttet til hvordan prosessen om trasevalg/intercity har vært internt i kommunen. Kontrollutvalget ønsket ikke å gå videre med dette og ba sekretariatet om å melde fra til Solberg om det. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : Henvendelse fra Ståle Solberg angående habilitet og behandling av trasevalg/intercity, tas til orientering. Kontrollutvalget gjør ingen videre undersøkelser. 9

10 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/70 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 7349/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /2 Forvaltningsrevisjonsrapport - Oppfølging av kompetansekrav Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav» til etterretning og slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør Etterstrebe å gjennomføre referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Ha fokus på å innhente og kontrollere vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Vurdere å utarbeide tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen vil gjøre retningslinjene tydeligere mht. referansekontroll, vandelsattest og dokumentasjon, og at hun vil følge med på praksis. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen informerer Administrasjonsutvalget om oppfølgingen. Bystyret kan selv sette en frist. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav» til etterretning, og ber rådmannen om at hun: Gjennomfører referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Innhenter og kontrollerer vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Utarbeider tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Bystyret merker seg at rådmannen vil gjøre retningslinjene tydeligere mht. referansekontroll, vandelsattest og dokumentasjon, og at hun vil følge med på praksis. 2. Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag om at rådmannen informerer 10

11 Administrasjonsutvalget om oppfølgingen innen <her setter bystyret selv inn en dato>. Fredrikstad, Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/34, (Prosjektplan) Bystyresak 1/16, (Plan for forvaltningsrevisjon ) KU-sak 15/34, (Plan for forvaltningsrevisjon ) Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret I planen fremgår blant annet: Prosjektplanene ble vedtatt Prosjektets problemstillinger: 1. I hvilken grad etterleves kommunens system og rutiner omhandlende ansettelses og kompetansekrav ute på den enkelte enhet? 2. I hvilken grad oppleves kommunens system, rutiner og rådgivning omhandlende ansettelses og kompetansekrav som tilstrekkelig ute på den enkelte enhet? Revisjonens funn og vurderinger: (hentet fra sammendraget) «Samtlige av de fem enhetene revisjonen har undersøkt opplyser at de alltid innhenter referanser på kandidater som har vært til intervju. Det er ett unntak i enhet kompetanse og kvalitet oppvekst, og det er ved tilsetting i hospiteringsstillinger. Som hovedregel kontrolleres to referanser ved de enhetene revisjonen har kontrollert, men det forekommer også at kun en referanse blir kontrollert. 6 av 32 enhetsledere i kommuneområde Oppvekst og kommuneområde Velferd oppgir at de «for det meste» gjennomfører referansekontroll før tilsetting, mens 4 av 32 oppgir at de som hovedregel kontrollerer en referanse. Revisjonen er av den formening at det alltid bør gjennomføres referansekontroll før en tilsetting. Samtidig bør det kontrolleres for to referanser. Dette vil i større grad kvalitetssikre tilsettingen og risikoen for «feiltilsettinger» vil minimeres. Det bør også gjennomføres referansekontroll på interne kandidater. Ifølge enhet HR finnes det eksempler på at tilsetting av interne kandidater uten forutgående utsjekk av vitnemål og spesielt referanser, viderefører feil som er gjort ved den første tilsettingen. Ved en av de tre enhetene som revisjonen har undersøkt, hvor det har vært stillinger med krav til vandelsattest, fremkommer det at praksisen har variert. Noen av de som ansettes oversender attesten direkte til enhet HR, mens noen oversender til enhetsleder. Etter revisjonens vurderinger fremstår praksis som noe uryddig, og enhetsleder har ikke full kontroll over hvilke vandelsattester som er mottatt og kontrollert. Det manglet også vandelsattest på 5 av de 14 ansatte som revisjonen kontrollerte for. To var bestilt, men fortsatt ikke mottatt, mens tre heller ikke var bestilt. Det fremkommer at autorisasjon kontrolleres gjennom SAK.no ved enhetene revisjonen har kontrollert. Dette er i henhold til kommunens rutiner og sikrer at enhetsleder alltid mottar oppdatert informasjon om autorisasjonens gyldighet. Samtidig fremkommer det at samtlige av de fem enhetene avklarer eventuell fortrinnsrett før stillingen annonseres. Revisjonen finner dette tilfredsstillende. 11

12 Det fremkommer av resultatene fra spørreundersøkelsen at de tillitsvalgte i stor grad opplever å delta i ansettelsesprosesser på enhetsnivå. Samtidig er det verdt å bemerke at kommuneområde Velferd oppnår gjennomgående dårligere skår når vi sammenligner resultatene mellom kommuneområdene. Selv om resultatene fremstår som positive på et overordnet nivå oppleves det som lite tilfredsstillende at noen av respondentene også besvarer flere påstander med svaralternativ 1 eller 2. Det er revisjonens oppfatning at resultatene fra spørreundersøkelsen som omhandler kjennskap til retningslinjene, i hvor stor grad retningslinjene benyttes aktivt, hvor godt innholdet oppleves og enhet HR s rådgiving oppnår tilfredsstillende skår. «Revisjonens anbefalinger: Kommunen bør: Etterstrebe å gjennomføre referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Ha fokus på å innhente og kontrollere vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Vurdere å utarbeide tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene (s. 34 i rapporten). Rådmannen er fornøyd med revisjonens rapport og hun sier at den gir et godt grunnlag for å videreutvikle dagens rutiner på noen områder: Anbefalingene skal presiseres nærmere i retningslinjer. For å sikre at nye retningslinjer blir fulgt opp i praksis vil disse være gjenstand for fokus både i den obligatoriske lederopplæringen for nye ledere, i en gjennomgang i kommunesjefenes ledergrupper og i annen opplæring/workshops som gjennomføres med jevne mellomrom. Vurdering Sekretariatet har gjort en vurdering av om rapporten er av god kvalitet i henhold til standardkravene til forvaltningsrevisjonsrapporter (RS 001), og i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. Rapportens problemstillinger er i henhold kontrollutvalgets bestilling (prosjektomtalen i forvaltningsrevisjonsplanen) og til vedtatte prosjektplan. Valg av revisjonskriterier er relevante sett opp mot problemstillingene. Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder: intervjuer, spørreundersøkelse og dokumentanalyse. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Utfordringer og begrensninger i revisjonens metodikk er beskrevet i metodekapittelet. Samlet sett anser sekretariatet at dataene er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Revisors vurderinger og anbefalinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriteriene og de metodiske begrensningene. Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret (se foran i saken). Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i rapporten vi mener er relevant for kontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc., og hvordan rapportens anbefalinger bør følges opp. 12

13 Oppfølging av kompetansekrav Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 30. januar 2017 østfold kommunerevisjon iks 1 13

14 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Problemstilling og avgrensing Metode og gjennomføring Revisjonskriterier Litteratur- og dokumentliste I HVILKEN GRAD ETTERLEVES KOMMUNENS SYSTEM OG RUTINER OMHANDLENDE ANSETTELSES- OG KOMPETANSEKRAV UTE PÅ DEN ENKELTE ENHET? Revisjonskriterier Fakta Vurderinger I HVILKEN GRAD OPPLEVES KOMMUNENS SYSTEM, RUTINER OG RÅDGIVNING OMHANDLENDE ANSETTELSES OG KOMPETANSEKRAV SOM TILSTREKKELIG UTE PÅ DEN ENKELTE ENHET? Fakta Oppsummering KONKLUSJONER/ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG østfold kommunerevisjon iks 2 14

15 1 SAMMENDRAG Helse- og omsorgstjenesten står overfor store utfordringer på personell- og kompetanseområdet i årene framover. Vi lever stadig lengere, og vi lever lenger med kroniske sykdommer. Flere vil ha behov for helse- og omsorgstjenester, samtidig blir det færre arbeidsføre som kan yte disse tjenestene. Befolkningen skal ha trygghet for at helse- og omsorgspersonell i Norge innehar nødvendige kvalifikasjoner, og at de yter faglig god og sikker helsehjelp. Personell står for minst to tredjedeler av ressursinnsatsen i helse- og omsorgstjenesten. Pasientsikkerheten og den samlede kvaliteten er avhengig av tilstrekkelig tilgang på personell med riktig kompetanse i alle deler av tjenesten. Arbeidsgiver har ansvar for å ha gode rutiner ved tilsetting av helsepersonell, og sikre at personellet er kvalifisert for arbeidsoppgavene de skal utføre. 1 Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt i hvilken grad kommunens system og rutiner omhandlende ansettelses- og kompetansekrav etterleves ute på den enkelte enhet. Videre har vi undersøkt om kommunens system, rutiner og rådgivning omhandlende ansettelses- og kompetansekrav oppleves som tilstrekkelig ute på enhetene. Revisjonens gjennomføring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i perioden september 2016 til januar Kriteriene er utarbeidet med utgangspunkt i kommunens interne retningslinjer og rutiner på feltet. Kriteriene fremkommer oppsummert under problemstilling 1 i kapittel 3, samt i sin helhet i eget vedlegg. Problemstilling 2 er deskriptiv og besvares av den grunn uten kriterier. Fakta er innhentet ved hjelp av intervju, spørreundersøkelse og dokumentanalyse. Kapittel 2.3 gir en nærmere redegjørelse for anvendt metodikk og gjennomføring. 1 Veileder; Gode rutiner gode tilsettinger. Helsedirektoratet Revisjonens funn og konklusjoner Arbeidsgiver skal innhente referanser som søker har godkjent. Det skal sjekkes så bredt som mulig for å kvalitetssikre tilsettingen. Vandelsattest og autorisasjon skal innhentes for stillinger hvor dette er et krav. Samtlige av de fem enhetene revisjonen har undersøkt opplyser at de alltid innhenter referanser på kandidater som har vært til intervju. Det er ett unntak i enhet kompetanse og kvalitet oppvekst, og det er ved tilsetting i hospiteringsstillinger. Som hovedregel kontrolleres to referanser ved de enhetene revisjonen har kontrollert, men det forekommer også at kun en referanse blir kontrollert. 6 av 32 enhetsledere i kommuneområde Oppvekst og kommuneområde Velferd oppgir at de «for det meste» gjennomfører referansekontroll før tilsetting, mens 4 av 32 oppgir at de som hovedregel kontrollerer en referanse. Revisjonen er av den formening at det alltid bør gjennomføres referansekontroll før en tilsetting. Samtidig bør det kontrolleres for to referanser. Dette vil i større grad kvalitetssikre tilsettingen og risikoen for «feiltilsettinger» vil minimeres. Det bør også gjennomføres referansekontroll på interne kandidater. Ifølge enhet HR finnes det eksempler på at tilsetting av interne kandidater uten forutgående utsjekk av vitnemål og spesielt referanser, viderefører feil som er gjort ved den første tilsettingen. Ved en av de tre enhetene som revisjonen har undersøkt, hvor det har vært stillinger med krav til vandelsattest, fremkommer det at praksisen har variert. Noen av de som ansettes oversender attesten direkte til enhet HR, mens noen oversender til enhetsleder. Etter revisjonens vurderinger fremstår praksis som noe uryddig, og enhetsleder har ikke full kontroll over hvilke vandelsattester som er mottatt og kontrollert. Det manglet også vandelsattest på 5 av de 14 ansatte som revisjonen kontrollerte for. To var bestilt, men fortsatt ikke mottatt, mens tre heller ikke var bestilt. østfold kommunerevisjon iks 3 15

16 Det fremkommer at autorisasjon kontrolleres gjennom SAK.no ved enhetene revisjonen har kontrollert. Dette er i henhold til kommunens rutiner og sikrer at enhetsleder alltid mottar oppdatert informasjon om autorisasjonens gyldighet. Samtidig fremkommer det at samtlige av de fem enhetene avklarer eventuell fortrinnsrett før stillingen annonseres. Revisjonen finner dette tilfredsstillende. Det fremkommer av resultatene fra spørreundersøkelsen at de tillitsvalgte i stor grad opplever å delta i ansettelsesprosesser på enhetsnivå. Samtidig er det verdt å bemerke at kommuneområde Velferd oppnår gjennomgående dårligere skår når vi sammenligner resultatene mellom kommuneområdene. Selv om resultatene fremstår som positive på et overordnet nivå oppleves det som lite tilfredsstillende at noen av respondentene også besvarer flere påstander med svaralternativ 1 eller 2. Det er revisjonens oppfatning at resultatene fra spørreundersøkelsen som omhandler kjennskap til retningslinjene, i hvor stor grad retningslinjene benyttes aktivt, hvor godt innholdet oppleves og enhet HR s rådgiving oppnår tilfredsstillende skår. Med bakgrunn i konklusjoner og vurderingene disse bygger på anbefaler vi at kommunen bør: Etterstrebe å gjennomføre referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Ha fokus på å innhente og kontrollere vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Vurdere å utarbeide tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Revisjonen takker Sarpsborg kommune for godt samarbeid i forbindelse med gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen. østfold kommunerevisjon iks 4 16

17 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. 2.2 Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad etterleves kommunens system og rutiner omhandlende ansettelses og kompetansekrav ute på den enkelte enhet? 2. I hvilken grad oppleves kommunens system, rutiner og rådgivning omhandlende ansettelses og kompetansekrav som tilstrekkelig ute på den enkelte enhet? 2.3 Metode og gjennomføring Faktaboks 2: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger. Prosjektet er gjennomført med intervjuer, spørreundersøkelser og dokumentanalyse. Punkt 2.5 viser hvilke dokumenter som har vært gjenstand for dokumentanalyse. Det handler i all hovedsak om ulike styringsdokumenter og prosedyrer. På bakgrunn av rapportens perspektiv, hvor blant annet innhenting og dokumentasjon av autorisasjon og vandelsattest var viktig, ble revisjonen avgrenset til å omhandle kommuneområde Velferd og kommuneområde Oppvekst. Kontroll av autorisasjon er kun aktuelt for kommuneområde Velferd, mens kontroll av vandelsattest er aktuelt for begge kommuneområdene. Basert på revisjonens tematikk og problemstillinger valgte kommunalsjef Oppvekst og kommunalsjef Velferd ut fem enheter som vi har sett nærmere på. Dette var: Enhet Fossen barnehager Enhet Kompetanse og kvalitet oppvekst Enhet Kurland barneskole Enhet Omsorgstjenester Borgen Enhet Forebyggende tjenester Revisjonen er avgrenset til å omhandle enhetenes ansettelser som er gjennomført i 2015 og Det er gjennomført intervju med: Enhetsleder HR Enhetsleder Fossen barnehager Enhetsleder kompetanse og kvalitet oppvekst Enhetsleder Kurland barneskole Enhetsleder Omsorgstjenester Borgen Teamleder Omsorgstjenester Borgen Enhetsleder Forebyggende tjenester Spørreundersøkelse Revisjonen har gjennomført to spørreundersøkelser i forbindelse med revisjonen. Den ene ble sendt ut til samtlige enhetsledere i kommuneområde Velferd og østfold kommunerevisjon iks 5 17

18 kommuneområde Oppvekst. 38 av 41 respondenter besvarte spørreundersøkelsen, dette utgjør en svarprosent på 93,0 %. 16 av respondentene som besvarte har tilhørighet til kommuneområde Velferd, mens 22 har tilhørighet til kommuneområde Oppvekst. 32 av de totalt 38 respondentene oppgir at de har gjennomført ansettelser. De 8 som ikke har gjennomført ansettelser er tatt ut av utvalget. Den andre ble sendt ut til samtlige plasstillitsvalgte med tilhørighet til kommuneområde Velferd og kommuneområde Oppvekst. 69 av 110 respondenter besvarte spørreundersøkelsen, dette utgjør en svarprosent på 62,7 %. 39 av respondentene som besvarte har tilhørighet til kommuneområde Velferd, mens 27 har tilhørighet til kommuneområde Oppvekst. 60 av de totalt 69 respondentene oppgir at de har deltatt i tilsettingsprosesser. De 9 som ikke har deltatt i tilsettingsprosesser er blitt tatt ut av utvalget. Begge undersøkelsene ble publisert onsdag 26. oktober og lå ute frem til onsdag 9. november. Det ble sendt ut påminnelser fra revisjonen til de som ikke hadde besvart undersøkelsen onsdag 2. november og mandag 7. november. Videre må det påpekes at spørreundersøkelser generelt kan inneholde feilkilder, spesielt knyttet til hvordan respondentene har oppfattet spørsmålene/påstandene eller skalaen som er benyttet i tilknytning til de ulike spørsmålene. Revisjonen har forsøkt å ivareta dette hensynet ved å forklare formålet med spørsmålet der dette har vært ansett som nødvendig. Vi har også benyttet identiske begreper som blir benyttet i kommunens egne retningslinjer. Hensynet til feilkilder er også ivaretatt i rapportens vurderinger. Resultatene presenteres i hovedsak grafisk. Da det er benyttet ulike skalaer avhengig av spørsmålsstilling, redegjøres det for skalaene fortløpende i teksten. I forkant av utsendelse av spørreundersøkelsene ble spørsmålene oversendt kommunen (Enhet HR) med mulighet for å komme med innspill og presiseringer. Revisjonen tok tilbakemeldingene til etterretning og det ble gjort visse endringer i undersøkelsene. Vi mener at dette i noe grad sikrer undersøkelsens språk og spørsmålsstilling. Dette bidrar til å minske risikoen for misforståelser og er slik sett med på å styrke undersøkelsenes validitet. Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Bjørnar B. Eriksen i perioden september 2016 til januar Revisjonskriterier Faktaboks 3: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune Enhet HR 6. september Regler og rutiner knyttet til autorisasjon (Intern rutine). Uttalelse 2015/938 Sivilombudsmannen. Utledning av revisjonskriteriene følger under problemstilling 1, samt i vedlegg. Problemstilling 2 er en deskriptiv problemstilling og besvares av den grunn uten revisjonskriterier. 2.5 Litteratur- og dokumentliste Følgende dokumenter og litteratur ligger til grunn for rapporten: Regler og rutiner knyttet til autorisasjon (Intern rutine). Arbeidsreglement Sarpsborg kommune. østfold kommunerevisjon iks 6 18

19 Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune Enhet HR 6. september Gode rutiner gode tilsettinger: Veileder i gode tilsettinger av helsepersonell (IS- 2290). Helsedirektoratet. østfold kommunerevisjon iks 7 19

20 3 I HVILKEN GRAD ETTERLEVES KOMMUNENS SYSTEM OG RUTINER OMHANDLENDE ANSETTELSES- OG KOMPETANSEKRAV UTE PÅ DEN ENKELTE ENHET? 3.1 Revisjonskriterier Gjennomføre referansesjekk Det er viktig at det før tilsetting innhentes referanser som søker har godkjent, og at det sjekkes så bredt som mulig for å kvalitetssikre tilsettingen. Innhente vandelsattest Tilsetting i spesielle stillinger kan gjøres avhengig av at det fremlegges tilfredsstillende politiattest, jf. barnehageloven 19, opplæringsloven 10-9, barnevernloven 6-10 og helsepersonelloven 20A. Innhente autorisasjon Dersom det er behov for å sjekke ut om aktuelle søkere har godkjent autorisasjon, skal dette kontrolleres ved Statens autorisasjonskontor for helsepersonell med nettadresse: Hovedregel er at autorisasjon skal foreligge ved nyansettelser av helsepersonell. Autorisasjonsdokumenter skal ligge i ansattes personalmappe. Fortrinnsrett Når stillingsannonsen er ferdig utformet i Visma rekruttering, skal leder sende denne til fortrinnsrett@sarpsborg.com. Enhet HR sjekker ut om det er aktuelle kandidater med fortrinnsrett til stillingen. Deretter publiserer enhet HR annonsen dersom det ikke er kandidater med fortrinnsrett. Dokumentasjon i ansettelsesprosesser Hovedpunktene i ansettelsesprosessen bør nedtegnes skriftlig. Deltar tillitsvalgte i tilstrekkelig grad i prosessen Ved ledig stilling har leder ansvar for å vurdere om stillingen skal besettes, endres eller inndras. Arbeidsgiver skal, så tidlig som mulig, informere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd om ledige og nyopprettede stillinger. Avgjørelse om tilsetting uten utlysning tas av leder i samråd med Enhet HR og tillitsvalgt. Ekstern eller intern utlysning avgjøres av leder i samråd med Enhet HR og tillitsvalgt. Det skal innkalles til intervju i alle stillinger, med mindre leder og tillitsvalgte er enige om noe annet. Arbeidsgivers representanter (enhetsleder/teamleder) og aktuell(e) tillitsvalgt(e) deltar i intervjuet. Tillitsvalgt(e) gis mulighet til å komme med innspill til leders innstilling av kandidater til stillingen, jf. Hovedavtalens del B 3-2 (g). Eventuell uenighet mellom arbeidsgivers innstilling og tillitsvalgte skal dokumenteres i det administrative vedtaket. 3.2 Fakta Organisering Sarpsborg kommune er organisert i fem kommuneområder og 52 enheter. Organisasjonskart Rådmann Oppvekst Teknisk Velferd Samfunn Organisasjon 25 enheter 3 enheter 17 enheter 3 enheter 4 enheter Kommuneområde Organisasjon ledes av kommunesjef Reidar Handelsby og består av totalt 4 enheter: østfold kommunerevisjon iks 8 20

21 Enhet HR Enhet kommunikasjon og service Enhet kemner Enhet økonomi Kommuneområdet utøver arbeidsgiverrollen i det daglige og er en støttefunksjon for virksomheter og kommuneområder gjennom plan- og strategiarbeid, forhandlinger, rådgivning og i utviklingsarbeid. Enhet HR er organisert med ett team; team lønn og personal og to fagområder; område arbeidsforhold og område kompetanse. Teamet rapporterer til teamleder som nærmeste leder, mens medarbeidere i fagområdene rapporterer til enhetsleder som nærmeste leder. Enheten består av 29 årsverk fordelt på 32 ansatte. Enhet HR er ansvarlig for rutiner og retningslinjer som gjelder rekruttering i Sarpsborg kommune. Videre har enheten systemansvaret for Visma rekruttering 2, samt ansvar for produksjon av arbeidsavtaler. Kommuneområde Oppvekst ledes av kommunesjef Kristia Svendsen og består av totalt 25 enheter som ledes av enhetsleder: Enhet Alvimhaugen barneskole Enhet Borgen barneskole Enhet Fossen barnehager Enhet Glomma barnehager Enhet Grålum barneskole Enhet Grålum ungdomsskole Enhet Hafslund og Navestad barneskoler Enhet Hafslund ungdomsskoler Enhet Hafslundsøy barneskole Enhet Hannestad barneskole Enhet Hornnes og Ullerøy barneskole Enhet Jelsnes barneskole Enhet Tindlund barneskole Enhet Tindlund ungdomsskole Enhet kompetanse og kvalitet oppvekst Enhet Kruseløkka ungdomsskole Enhet Kurland barneskole Enhet Lande barneskole Enhet norsksenteret 2 Fagsystem som håndterer stillingsutlysninger og søknadsadministrasjon. Enhet PPT Enhet Raet barnehager Enhet Sandbakken barne- og ungdomsskole Enhet Sandesundsveien barneskole Enhet spesialpedagogiske tiltak Enhet Varteig barne- og ungdomsskole Kommuneområde Velferd ledes av kommunesjef Kirsti Skaug og består av totalt 17 enheter som ledes av enhetsleder: Enhet barnevern Enhet kjøkken og kantine Enhet forebyggende tjenester Enhet helse Enhet bolig og omsorg Enhet kompetansesenter rus og psykisk helse Enhet helsehuset Sarpsborg Enhet Kurland og Tingvoll sykehjem Enhet omsorgstjenester Sentrum Enhet omsorgstjenester Borgen Enhet omsorgstjenester Valaskjold og Varteig Enhet omsorgstjenester Haugvoll Enhet omsorgstjenester Tune Enhet boveiledning Baterød og Tune Enhet boveiledning sentrum Enhet boveiledning Skjeberg Enhet NAV Arbeids- og ansvarfordeling mellom Enhet HR og enhetsleder vedrørende rekrutterings- og tilsettingsprosessen fremkommer av «Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune». Hva gjelder tilsettingsmyndighet fremkommer følgende av overnevnte retningslinje: Bystyret tilsetter rådmann (kommuneloven 22) Rådmannen delegerer sin tilsettingsmyndighet til kommunesjefene Kommunesjefene tilsetter i faste og midlertidige stillinger innen eget myndighetsområde (AML 14-9) Kommunesjefene kan videredelegere sin tilsettingsmyndighet til sine enhetsledere Den ansvarlige for utlysningen har tilsettingsmyndighet og må følge rutinene østfold kommunerevisjon iks 9 21

22 for Visma Rekruttering og saksbehandlingssystemet 360. Ansettelsesprosesser i kommuneområde Velferd og kommunområde Oppvekst Som det fremkommer av kapittel 2.3 har revisjonen gjennomført en spørreundersøkelse omhandlende enhetsleders praksis i ansettelsesprosesser. I det følgende redegjøres det for resultatene fra spørreundersøkelsen. Figuren nedenfor inneholder resultatene på besvarelsen av fem påstander omhandlende enhetenes ansettelsesprosesser. Svarene er gitt på en firepunktsskala hvor alternativene er: Alltid For det meste Av og til - Aldri Figur 1: Ansettelsesprosessen Revisors merknader: N=32-33, N Velferd=14, N Oppvekst= Det fremkommer av figur 1 at 84,8 % eller 28 av 33 respondenter har besvart påstanden «I min enhet er det kvalifikasjonene etterspurt i utlysningsteksten som er styrende for hvem som blir ansatt i en stilling» med svaralternativet «alltid», mens 15,2 % eller 5 av 33 respondenter har besvart med alternativet «for det meste». Ingen har benyttet alternativene «av og til» eller «aldri». Ifølge enhetsleder HR kan svarene på overnevnte påstand skyldes at det av og til blir fremmet interne kandidater som har fortrinnsrett til en stilling, etter at den er lyst ut. Da er kravet kun at de tilfredsstiller kvalifikasjonskravet, og ikke at de er best kvalifisert, eller innehar alle ønskede erfaringer. Dette kan føre til avvik i noen saker mellom utlysning og tilsetting. På påstanden «De som ansettes i min enhet tilfredsstiller kravene som fremgår av utlysningen» er det 81,8 % eller 27 av 33 respondenter som har besvart med svaralternativ «alltid», mens 18,2 % eller 6 av 33 respondenter har besvart med alternativet «for det meste». Ingen har benyttet alternativene «av og til» eller «aldri». 90,9 % eller 30 av 33 respondenter har besvart påstanden «Det gjennomføres intervju før tilsetting i min enhet» med svaralternativ «alltid», mens 9,1 % eller 3 av 33 respondenter har besvart med alternativ «for det meste» (samtlige av disse kommer fra kommuneområde Velferd). Ingen har benyttet alternativene «av og til» eller «aldri». Ifølge enhetsleder HR kan svarene på overnevnte påstand skyldes at noen ikke definerer «en prat» med en intern kandidat med fortrinnsrett som et intervju. Det blir da kun en utsjekk av om kandidaten er kvalifisert, både faglig og i forhold til personlig egnethet, østfold kommunerevisjon iks 10 22

23 men det er ikke alltid at dette foregår som et ordinært intervju med tillitsvalgte tilstede. På påstanden «Attester og vitnemål innhentes og kontrolleres før tilsetting i min enhet» er det 87,9 % eller 29 av 33 respondenter som har besvart med svaralternativ «alltid», mens 12,1 % eller 4 av 33 respondenter har besvart med alternativet «for det meste». Ingen har benyttet alternativene «av og til» eller «aldri». Ifølge enhetsleder HR kan svarende på overnevnte påstand skyldes at det ikke innhentes attester og vitnemål i forbindelse med interne tilsettinger. Ifølge henne burde uansett dette være praksis, da det finnes eksempler på at tilsetting av interne kandidater uten forutgående utsjekk av vitnemål og spesielt referanser viderefører feil som er gjort ved den første tilsettingen. Den samme forklaringen kan også være gjeldende for påstanden nedenfor omhandlende referansekontroll. Enhetsleder HR mener også at referansekontroll alltid skal gjennomføres. 81,3 % eller 26 av 32 respondenter har besvart påstanden «Det gjennomføres referansekontroll før tilsetting i min enhet» med svaralternativ «alltid», mens 18,8 % eller 6 av 32 respondenter har besvart med alternativ «for det meste». Ingen har benyttet alternativene «av og til» eller «aldri». 12,5 % eller 4 av 32 respondenter oppgir at de vanligvis kontrollerer en referanse, 81,3 % eller 26 respondenter oppgir at de vanligvis kontrollerer to referanser, mens 6,3 % eller 2 respondenter oppgir at de vanligvis kontrollerer tre referanser. Ifølge kommunen (Enhet HR) bør samtlige påstander besvares med «alltid» av alle respondenter. Samtidig mener de at kontroll av to referanser ansees som tilfredsstillende. Vandelsattest/ Autorisasjon Samtlige av respondentene (33) oppgir at de innhenter vandelsattest og autorisasjon for stillinger hvor dette er et krav. 12,1 % eller 4 av 33 respondenter informerer om at behovet for vandelsattest ikke er relevant for deres enhet. 60,6 % eller 20 av 33 respondenter informerer om at behovet for autorisasjon ikke er relevant i deres enhet. Faktaboks 4: Nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten Fra og med 1. januar 2017 innføres det krav om politiattest for alle som arbeider i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, uavhengig av hvilke pasient- eller brukergrupper personellet skal yte tjenester til. Endringene ble vedtatt av Stortinget juni Frem til 1. januar 2017 har det kun vært krav om politiattest for de som arbeider med barn eller utviklingshemmede. Lovendringen betyr blant annet at også de som skal arbeide innen eldreomsorgen, psykiatritjenesten og som personlige assistenter må levere politiattest. Det er kun nytilsatte som arbeidsgiver skal kreve politiattest fra, og det skal ikke kreves ny politiattest av personell som har framlagt politiattest etter gammelt regelverk. Politiattesten skal gi informasjon om seksuelle overgrep, narkotika- og voldsforbrytelser, tvang, trusler, tyveri, ran, underslag, utpressing og bedrageri. Kilde: Figuren nedenfor viser i hvilken grad dokumentenes gyldighet kontrolleres. østfold kommunerevisjon iks 11 23

24 Figur 2: Dokumentenes gyldighet kontrolleres 100% 90% 80% Prosent 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 59.4% 18.8% 6.3% 9.4% 6.3% Alltid For det meste Av og til Aldri Ikke relevant Revisors merknader: N=32, N Velferd=14, N Oppvekst=18. Det fremkommer av figur 2 at 65,7 % eller 21 av 32 respondenter «alltid» eller «for det meste» kontrollerer dokumentenes gyldighet. 28,2 % eller 9 av 32 respondenter oppgir at de «av og til» eller «aldri» kontrollerer dokumentenes gyldighet, mens 6,3 % eller 2 av 32 respondenter oppgir at dette ikke er relevant. Ifølge enhetsleder HR innebærer kontroll av gyldighet at attester og vitnemål har stempel/signatur for originaler, eventuelt stemplet som «rett kopi». Spørreundersøkelsen la også opp til at respondentene kunne komme med utfyllende kommentarer og eventuelle forbedringsområder på området. Det var totalt 16 3 respondenter som valgte å komme med utfyllende kommentarer. Samtlige av kommentarene gjengis fortløpende og der de tematisk hører inne i dette kapitelet. «Helseattest trenger jeg å jobbe mer med, hvilke muligheter ligger her?» (Respondent fra kommuneområde Velferd). «De som ansettes fast før et nytt skoleår har alltid den kompetansen det er krav til, henholdsvis 30/60 studiepoeng. Utover 3 7 fra kommuneområde Velferd og 9 fra kommuneområde Oppvekst. skoleåret når vi har behov for vikar(er) er det vanskelig å få slik kompetanse, de ansettes derfor midlertidig, eventuelt til de har gjennomført påkrevd antall studiepoeng. Det er for få lærere med nødvendig kompetanse å få tak per tiden» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). «Ber om at søkerne har med seg originaldokumentene. Kopier blir tatt her» (Respondent fra kommuneområde Velferd). «Dokumentene kontrolleres ved at vi stort sett alltid ser original + at de som tilsettes skal ha autorisasjon, og da kontrolleres gyldighet via autorisasjonsmyndighet også» (Respondent kommuneområde Velferd). «Politiattest blir innhentet når ansettelsen er klar, de må levere denne før de starter, men ikke vanlig å innhente det på alle søkere som blir innkalt til intervju. Helseattest er ikke vanlig i oppvekst, men de må fylle ut skjema på tuberkulose når de starter» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). «Det er ingen praksis i Enheten å sjekke annet enn autorisasjon elektronisk via SAK.no. Samt alltid innhenting av politiattest og dokument av førerkort der man skal benytte tjenestebil. Vi har egen sjekkliste for nyansatte i enheten som sørger for at alle områder små og store blir ivaretatt. Innleverte dokumenter på østfold kommunerevisjon iks 12 24

25 arbeidserfaring og praksis andre steder sjekkes ikke» (Respondent fra kommuneområde Velferd). Deltar tillitsvalgte i tilstrekkelig grad i prosessen? Som det fremkommer av kapittel 2.3 har revisjonen også gjennomført en spørreundersøkelse omhandlende tillitsvalgtes deltagelse i enhetenes ansettelsesprosesser. I det følgende redegjøres det for resultatene fra spørreundersøkelsen. Spørreundersøkelsen bestod av syv påstander/ sitat. Påstandene/ sitatene er hentet fra kommunens rutine «Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i Sarpsborg kommune». Samtlige påstander ble besvart på en skala fra 1 til 6, hvor 1=Helt uenig og 6=Helt enig. Figuren nedenfor viser i hvor stor grad respondentene er enige i sitatet: «Arbeidsgiver skal, så tidlig som mulig, informere, drøfte og ta berørte tillitsvalgte med på råd om ledig og nyopprettede stillinger». Figur 3: Arbeidsgiver skal, så tidlig som mulig, informere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd om ledig og nyopprettede stillinger. 100% 90% 80% 70% 60% Prosent 50% 40% 30% 30.0% 33.3% 20% 10% 0% 15.0% 5.0% 6.7% 10.0% Revisors merknader: N total=60, N Velferd=37, N Oppvekst=23, gjennomsnitt total=4,58. Det fremkommer av figur 3 at 78,3% eller 47 av 60 respondenter har besvart med svaralternativ 4, 5 eller 6, mens 11,7 % eller 7 av 60 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2 (17,1 % eller 6 respondenter fra kommuneområde Velferd og 4,3 % eller 1 respondent fra Oppvekst). Gjennomsnittskår total utgjør 4,58. Gjennomsnittskår for kommuneområde Velferd utgjør 4,31, mens det for Oppvekst utgjør 5,0. Ifølge kommunen (Enhet HR) anses besvarelser fra 4 til 6 som tilfredsstillende på sitatet ovenfor. Dette utdypes med at det vil være realistisk å tenke at tillitsvalgte ofte vil ønske å kobles på tidligere enn det arbeidsgiver mener det er behov for. Spørreundersøkelsen la også opp til at respondentene kunne komme med utfyllende kommentarer og eventuelle forbedringsområder på området. Det var totalt 12 4 respondenter som valgte å komme med utfyllende kommentarer. Samtlige av kommentarene gjengis fortløpende og der de tematisk hører inne i dette kapitelet: «Opplever ofte at mange ansettelsesprosesser bærer preg av at man har for liten tid, dvs. tid til drøftinger om alt fra hva som skal stå i utlysningsteksten til ansettelsen er gjennomført» (Respondent fra kommuneområde Velferd). 4 9 fra kommuneområde Velferd og 3 fra kommuneområde Oppvekst. østfold kommunerevisjon iks 13 25

26 «Arbeidsgiver har lett for å glemme å informere tillitsvalgte om stillinger som blir ledige og informere internt om dette slik at arbeidstakere får sjans til å bruke sin fortrinnsrett» (Respondent fra kommuneområde Velferd). «Det hadde vært ønske om å delta mer i forhold til planlegging av nye stillinger og innsparingstiltak» (Respondent fra kommuneområde Velferd). «Tillitsvalgte bør i mye større omfang delta i tilsettingsprosesser» (Respondent fra kommuneområde Velferd). «Tillitsvalgte er med på intervjuet, men mindre delaktige i behovsplanleggingen, kompetansevurderingen, funksjonsbeskrivelsen, og arbeid med utlysningen» (Respondent fra kommuneområde Velferd). «Har kun vært med på en ansettelses- /tilsettingsprosess. Når det har vært ansettelse i helgestillinger eller andre større stillinger har jeg ikke blitt spurt, men kun fått en kort frist til å se gjennom søknader for å kunne si hva jeg synes. Har gitt beskjed om at dette ikke er akseptabelt» (Respondent fra kommuneområde Velferd). «Plasstillitsvalgte bør og må komme tidligere inn i prosessen» (Respondent fra kommuneområde Velferd). Figuren nedenfor viser i hvor stor grad respondentene er enige i sitatet: «Avgjørelse om tilsetting uten utlysing tas av leder i samråd med Enhet HR og tillitsvalgt». Figur 4: Avgjørelsen om tilsetting uten utlysning tas av leder i samråd med Enhet HR og tillitsvalgt. 100% 90% 80% 70% Prosent 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 30.5% 32.2% 10.2% 11.9% 10.2% 5.1% Revisors merknad: N total=59, N Velferd=34, N Oppvekst=23, gjennomsnitt total=4,47. Det fremkommer av figur 4 at 72,9 % eller 43 av 59 respondenter har besvart med svaralternativ 4, 5 eller 6, mens 15,3 % eller 9 av 59 respondenter har svart med alternativ 1 eller 2 (23,5 % eller 8 respondenter fra kommuneområde Velferd og 4,3 % eller 1 respondent fra Oppvekst). Gjennomsnittskår totalt utgjør 4,47. Gjennomsnittskår for kommuneområde Velferd utgjør 3,97, mens det for Oppvekst utgjør 5,17. Figuren nedenfor viser i hvor stor grad respondentene er enige i sitatet: «Ekstern eller intern utlysning avgjøres av leder i samråd med Enhet HR og tillitsvalgt». østfold kommunerevisjon iks 14 26

27 Figur 5: Ekstern eller intern utlysning avgjøres av leder i samråd med Enhet HR og tillitsvalgt. 100% 90% 80% 70% 60% Prosent 50% 40% 30% 28.3% 35.0% 20% 10% 0% 11.7% 15.0% 3.3% 6.7% Revisors merknad: N=60, N Velferd=35, N Oppvekst=23 gjennomsnitt total=4,63. Det fremkommer av figur 5 at 78,3 % eller 47 av 60 respondenter har besvart med svaralternativ 4, 5 eller 6, mens 10 % eller 6 av 60 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2 (14,3 % eller 5 respondenter fra kommuneområde Velferd og 4,3 % eller 1 respondent fra Oppvekst). Gjennomsnittskår totalt utgjør 4,63. Gjennomsnittskår for kommuneområde Velferd utgjør 4,14, mens det for Oppvekst utgjør 5,35. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Blir ikke tatt med i prosessen hvor man avgjør intern/ekstern utlysning, men får informasjon om hva og hvorfor» (Respondent fra kommunalområde Oppvekst). Figuren nedenfor viser i hvor stor grad respondentene er enige i sitatet: «Det skal innkalles til intervju i alle stillinger, med mindre leder og tillitsvalgte er enige om noe annet». Figur 6: Det skal innkalles til intervju i alle stillinger, med mindre leder og tillitsvalgte er enige om noe annet. 100% 90% 80% 70% 60% Prosent 50% 40% 48.3% 30% 26.7% 20% 10% 0% 5.0% 3.3% 3.3% 13.3% Revisors merknad: N=60, N Velferd=35, N Oppvekst=23, gjennomsnitt total=4,98. Det fremkommer av figur 6 at 88,2 % eller 53 av 60 respondenter har besvart med svaralternativ 4, 5 eller 6, mens 8,3 % eller 5 av 60 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2 (11,4 % eller 4 respondenter fra kommuneområde Velferd og 4,3 % eller 1 østfold kommunerevisjon iks 15 27

28 respondent fra Oppvekst). Gjennomsnittskår totalt utgjør 4,98. Gjennomsnittskår for kommuneområde Velferd utgjør 4,71, mens det for Oppvekst utgjør 5,39. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Rollen som tillitsvalgt blir godt ivaretatt. Det som kan være et problem er at tiden fra man får greie på at man skal tilsette noen og fram til å bestemme hvem man vil ha på intervju er blitt litt knapp. Veldig mange søkere å velge mellom når det er felles søknadsliste for hele kommunen. Dette gjelder særlig på våren når man skal ha nye lærere til neste skoleår» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). Figuren nedenfor viser i hvor stor grad respondentene er enige i sitatet: «Arbeidsgivers representanter (enhetsleder/teamleder) og aktuell(e) tillitsvalgt(e) deltar i intervjuet». Figur 7: Arbeidsgivers representanter (enhetsleder/teamleder) og aktuell(e) tillitsvalgt(e) deltar i intervjuet. 100% 90% 80% Prosent 70% 60% 50% 40% 30% 20% 18.3% 63.3% 10% 0% 1.7% 5.0% 6.7% 5.0% Revisors merknad: N=60, N Velferd=35, N Oppvekst=23, gjennomsnitt total=5,23. Det fremkommer av figur 7 at 86,6 % eller 52 av 60 respondenter har besvart med svaralternativ 4, 5 eller 6, mens 6,7 % eller 4 av 60 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2 (8,6 % eller 3 respondenter fra kommuneområde Velferd og 4,3 % eller 1 respondent fra Oppvekst). Gjennomsnittskår totalt utgjør 5,23. Gjennomsnittskår for kommuneområde Velferd utgjør 5,14, mens det for Oppvekst utgjør 5,35. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Jeg har en opplevelse av at jeg som tillitsvalgt ikke får tilgang til søkerlistene i god nok tid før intervjuene, og møter derfor ganske uforberedt (Respondent fra kommuneområde Oppvekst)» «Tidspunkt for intervju bør avklares minimum 14 dager før slik at andre arbeidsoppgaver kan flyttes» (Respondent fra kommuneområde Velferd) Figuren nedenfor viser i hvor stor grad respondentene er enige i sitatet: «Tillitsvalgt(e) gis mulighet til å komme med innspill til leders innstilling av kandidat til stilling». østfold kommunerevisjon iks 16 28

29 Figur 8: Tillitsvalgt(e) gis mulighet til å komme med innspill til leders innstilling av kandidat til stilling. 100% 90% 80% Prosent 70% 60% 50% 40% 30% 20% 23.3% 61.7% 10% 0% 1.7% 1.7% 6.7% 5.0% Revisors merknad: N=60, N Velferd=35, N Oppvekst=23, gjennomsnitt totalt=5,32. Det fremkommer av figur 8 at 90,0 % eller 55 av 60 respondenter har besvart med svaralternativ 4, 5 eller 6, mens 3,4 % eller 2 av 60 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2 (5,8 % eller 2 respondenter fra kommuneområde Velferd og ingen respondenter fra Oppvekst). Gjennomsnittskår totalt utgjør 5,32. Gjennomsnittskår for kommuneområde Velferd utgjør 5,09, mens det for Oppvekst utgjør 5,65. Figuren nedenfor viser i hvor stor grad respondentene er enige i sitatet: «Eventuell uenighet mellom arbeidsgivers innstilling og tillitsvalgte skal dokumenteres i det administrative vedtaket». Figur 9: Eventuell uenighet mellom arbeidsgivers innstilling og tillitsvalgte skal dokumenteres i det administrative vedtaket. 100% 90% 80% 70% Prosent 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 53.4% 17.2% 5.2% 8.6% 5.2% 10.3% Revisors merknad: N=58, N Velferd=34, N Oppvekst=22, gjennomsnitt total=4,86. Det fremkommer av figur 9 at 80,9 % eller 47 av 58 respondenter har besvart med svaralternativ 4, 5 eller 6, mens 13,8 % eller 8 av 58 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2 (14,7 % eller 5 respondenter fra kommuneområde Velferd og 13,6 % eller 3 respondenter fra Oppvekst). Gjennomsnittskår totalt utgjør 4,86. Gjennomsnittskår for østfold kommunerevisjon iks 17 29

30 kommuneområde Velferd utgjør 4,79, mens det for Oppvekst utgjør 4,95. Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene er enige i påstanden: «Tillitsvalgtsrollen blir ivaretatt på en god måte i enhetens ansettelsesprosesser». Figur 10: Tillitsvalgtsrollen blir ivaretatt på en god måte i enhetens ansettelsesprosesser. 100% 90% 80% 70% 60% Prosent 50% 40% 30% 31.7% 41.7% 20% 10% 0% 3.3% 5.0% 8.3% 10.0% Revisors merknad: N=60, N Velferd=35, N Oppvekst=23, gjennomsnitt total=4,87. Det fremkommer av figur 10 at 83,4 % eller 50 av 60 respondenter har besvart med svaralternativ 4, 5 eller 6, mens 8,3 % eller 5 av 60 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2 (11,5 % eller 4 respondenter fra kommuneområde Velferd og 4,3 % eller 1 respondent fra Oppvekst). Gjennomsnittskår totalt utgjør 4,87. Gjennomsnittskår for kommuneområde Velferd utgjør 4,66, mens det for Oppvekst utgjør 5,13. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Som plasstillitsvalgt føler jeg meg hørt og sett av leder. Er alltid noen utfordringer, men med god kommunikasjon så går det meste greit. Viktig å ta på seg «plasstillitsvalgtshatten» slik at mine meninger ikke blir personlige» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). Ansettelsesprosesser ved de utvalgte enhetene i kommuneområde Oppvekst Enhet Kurland barneskole Enhet Kurland barneskole består av 43,3 årsverk fordelt på 63 ansatte. Enheten har i all hovedsak medarbeidere som er adjunkter/lektorer eller assistenter. Enhetens assistenter kan være utdannet barne- og ungdomsarbeidere eller være ufaglærte. I løpet av 2015 og frem til oktober 2016 har enheten ansatt fire pedagoger, hvorav to av disse er vikariater. Ansettelsene er basert på to fellesutlysninger for skolene i Sarpsborg kommune. Enhetsleder informerer om at det benyttes mye tid og ressurser på enhetens ansettelsesprosesser. Kommunens «Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting for Sarpsborg kommune» er lagt til grunn i prosessen. Enhetsleder delegerer ikke noe hva gjelder enhetens ansettelser, utover at enhetens inspektører kan foreta tilsettinger i kortere vikariater (inntil 6 måneders varighet). Enhetsleder informerer om at han kun har ansatt lærere gjennom fellesutlysninger. Her blir overtallsproblematikk avklart i eget møte med kommunesjef før søknadene blir tilgjengelige. Dersom det blir aktuelt å søke etter personal uten fellesutlysning vil prosedyre for fortrinnsrett bli fulgt. Enheten gjennomfører alltid en behovsanalyse før en tilsettingsprosess starter opp. Enhetsleder informerer om at de er strenge med å velge ut kandidater som oppfyller kravene i utlysningsteksten. Enheten stilte blant annet krav til at kandidatene skal ha østfold kommunerevisjon iks 18 30

31 studiepoeng i basisfagene (norsk, engelsk og matematikk), samt at de var kvalifisert til å gå inn i kontaktlærerfunksjonen i de lavere trinnene. Samtlige av de tilsatte tilfredsstiller kravene som enheten stilte. Enheten har også ett vurderingskriteria som omhandler faglig trygghet, her legger man blant annet kandidatens vitnemål til grunn. På den første utlysningen som omhandlet lærere ved oppstart av nytt skoleår 2016 i grunnskolen i Sarpsborg, var det totalt 250 søkere. Det ble innkalt tre søkere til intervju for hver stilling, slik at det ble gjennomført totalt ni intervjuer. På den andre fellesutlysningen som omhandlet lærere i vikariater ved oppstart av nytt skoleår 2016 i grunnskolen i Sarpsborg, var det totalt 84 søkere. Det ble innkalt tre søkere til intervju til en stilling. Enhetsleder informerer om at tilsettingsprosessen ved de to utlysningene var identiske. Intervju Det blir alltid gjennomført ordinære intervjuer (ikke gruppeintervjuer). Totalt tre av intervjuene i 2015 og 2016 er blitt gjennomført via Skype 5, da søkerne av ulike årsaker ikke hadde mulighet for personlig oppmøte. Enhetsleder, to inspektører og tillitsvalgt fra Utdanningsforbundet deltok på samtlige intervjuer. Enheten benytter egen intervjumal. Første del av intervjuet består av spørsmål fra enhetsleder. Deretter åpnes det for spørsmål fra kandidaten og observatørene (inspektører og tillitsvalgte). Vandelsattest Vandelsattest innhentes ved samtlige ansettelser. Praksisen på dette er at de som ansettes blir bedt om å innhente vandelsattest. Attesten kontrolleres og det signeres i eget registreringsskjema at den er mottatt og kontrollert. Attesten makuleres etter at den er kontrollert. Sjekkliste med signaturer ble fremlagt for revisor i møtet. Det 5 Skype er et dataprogram som brukes til IPtelefoni. er lang ventetid på å få politiattest for tiden (kan ta flere uker). Dette oppleves som et problem da det vil kunne tenkes å skape utfordringer i forhold til oppstart i ny jobb. Referansekontroll Enhetsleder innhenter alltid referanser på aktuelle kandidater. Referanser innhentes etter at kandidater har vært til intervju. Noen søkere oppgir kun en referanse. Enhetsleder mener at alle søkere, også de nyutdannede, bør oppgi minst to referanser. Han ønsker at det kan presiseres i utlysningstekstene at minst to referanser må oppgis. Alle oppgitte referanser blir kontaktet. Enhetsleder dokumenterer på eget skjema hvilke referanser som er kontaktet. Skjemaet inneholder også eventuelle tilleggsopplysninger og merknader. Skjema ble fremvist for revisor i møtet. Etter at referanser var innhentet ble det gjennomført møte med inspektørene og tillitsvalgt hvor alle kandidatene ble nøye gjennomgått. Ifølge enhetsleder var det stor enighet i rangeringen av kandidatene. Attester og vitnemål Kandidater har med attester og vitnemål til intervju. Enhetsleder videresender dokumentasjonen til team lønn og personal for de som ansettes. Enhet Fossen barnehager Enhet Fossen barnehage består på revisjonens tidspunkt av fire barnehager: Alvimhaugen, Fritznerbakken, Valaskjold og Vingulmork. Enheten er nylig omorganisert og bestod fram til 15. august 2016 av: Valaskjold, Kurland, Per-Gynt og Fritznerbakken. Revisjonen omhandler ansettelser i perioden 2015 og frem til 15. august Enheten bestod da av ca. 60 årsverk fordelt på 70 ansatte. I løpet av 2015 og frem til august 2016 har enheten ansatt i 10 stillinger, hvorav 4 er utlyst (2 pedagogiske ledere og 2 fagarbeidere/assistenter). De 6 stillingene som ikke er utlyst omhandler ansatte som er definert som overtallige i kommunen, samt østfold kommunerevisjon iks 19 31

32 ansatte på attføring/ia 6. I prinsippet er ikke dette formelle ansettelser, men omplasseringer, da IA-kandidater allerede eier en stilling i kommunen. Når enheten har en ledig stilling oversender enhetsleder mail til enhet HR med opplysninger om stillingen, kompetansekrav og stillingsbeskrivelse, for å avklare om det er aktuelle IA-kandidater eller ansatte med fortrinn. Når det er ansatte med fortrinn avklarer enhetsleder med HR om stillingen skal utlyses eller ikke, når det er ledige IAkandidater utlyses ikke stillingen. Enhetsleder gjennomfører da en samtale med kandidaten, om vedkommende er kvalifisert kan det ende med en utprøving i stillingen. De tillitsvalgte er ikke deltagende i denne prosessen utover at de blir informert underveis. Ifølge enhetsleder HR finnes det ingen kontrollmekanismer for å kontrollere om at det ved samtlige utlysninger i kommunen avklares om det finnes aktuelle IA-kandidater eller ansatte med fortrinn. På grunn av at arbeidsavtalene skrives ute på enhetene har ikke enhet HR totaloversikt over omfanget av tilsettinger sett opp mot utsjekking av fortrinnsrett. Alle arbeidsavtaler kommer til slutt til enhet HR, for arkivering i personalmappen, og som grunnlag for lønnsutbetaling. En eventuell kontroll av dette må da foregå ved at man sjekker ut om alle arbeidsavtaler som kommer inn er basert på en forespørsel til «fortrinnsrett». Enhetsleder Fossen barnehager informerer om at han er kjent med kommunens «Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune». Intervjumalen som ligger som vedlegg til rutinen er blitt benyttet tidligere. Nå har enhetsleder utarbeidet egen intervjumal som er tilpasset enheten. Intervjumalen tar utgangspunkt i enhetens stillingsbeskrivelser som revideres årlig. 6 IA er en forkortelse for inkluderende arbeidsliv og er et virkemiddel for å oppnå overordnede mål i sysselsettings-, arbeidsmiljø- og inkluderingspolitikken. Intervju Det gjennomføres alltid intervju til utlyste stillinger. Enhetsleder opplyser at han ved tidligere anledninger har gjort tilsettinger der kandidaten ikke alltid har etterlevd i praksis det som er blitt hevdet i intervjuet. Dette gjelder væremåte og personlige egenskaper. På revisjonens tidspunkt gjennomfører enhetsleder utelukkende gruppeintervjuer. Enhetsleder mener gruppeintervjuet er mer egnet til å fremheve egenskaper han synes er viktige hos ansatte i enheten, som blant annet er at de ansatte skal være tydelige å by på seg selv i alle relasjonelle settinger. Enhetsleder, en teamleder og tillitsvalgt er alltid med i intervjusituasjonen og i tilsettingsgruppen. Det opplyses om at det har vært enighet om alle tilsettinger i 2015 og Det er vanlig at det er ca søkere på stillinger til pedagogiske ledere, ca. 10 innkalles til intervju. Til fagarbeiderstillingen som var utlyst i 2015 var det ca. 50 søkere, da ble det innkalt 18 til intervju (3 grupper på 6). Vandelsattest Ingen ansatte får lov til å arbeide i enheten før de har fremlagt gyldig vandelsattest. Enhetsleder kontrollerer attesten før den makuleres. Kontrollen dokumenteres på skjema med navn på ansatte, dato for kontroll og signatur av enhetsleder. Kontrollskjema ble fremlagt for revisor i møte. Referansekontroll Enhetsleder gjennomfører alltid referansesjekk. Som hovedregel kontrolleres to referanser. Fokuset i referansesjekken styres av grunntrekkene i utlysningen, samt vektlegges det å få bekreftet eller avkreftet forhold som har fremkommet av intervjuet. Referansesjekken dokumenteres ikke. Attester og vitnemål Attester og vitnemål innhentes og oversendes team lønn og personal. Enhetsleder gjennomfører ingen andre kontroller av attester og vitnemål utover dette. østfold kommunerevisjon iks 20 32

33 Omfanget av at midlertidige ansatte går over i faste stillinger har vært liten i enheten. Enhetsleder anslår at det kan være snakk om 3-4 ansatte i løpet av en 8 års periode. Det opplyses om at bevisstheten vedrørende dette også har blitt større det siste året. Enhet Kompetanse og kvalitet oppvekst Enhet kompetanse og kvalitet oppvekst er en ressursenhet i det helhetlige arbeidet med barn og unge. Enheten har blant annet ansvar for: Saksbehandling og utredningsoppgaver innen oppvekstområdet med særlig fokus på barnevern, barnehage og skole. Forvaltningsoppgaver innenfor kommuneområdets ulike tjenester. Tilsynsoppgaver gitt av statlig myndighet overfor private tjenesteytere innen barnehage og grunnskole. Koordinering av rapportering og vurderingsoppgaver gitt av statlige myndigheter. Faglig utvikling og kvalitetssikring av det samlede tjenestetilbudet. Å bidra inn og være samarbeidspartnere i ulik utviklingsoppgaver, prosjekt- og arbeidsgrupper i kommunal regi. Koordinering og administrering av etterog videreutdanningstilbudene på statlige midler. Kvalitetsvurderinger en del av barnehage- og skoleeiers system for kvalitetssikring av skoler og barnehager i Sarpsborg kommune. Kvalitetsvurderingen gjennomføres på oppdrag fra kommunesjef oppvekst. Læremiddelbasen inneholder læremidler med særlig tanke på variasjon i arbeidet med et tema, tilpasset opplæring og konkretisering. Enhet består av 17,9 årsverk fordelt på 22 ansatte, dette inkluderer enhetsleder og 2 hospiteringsstillinger. I løpet av 2015 og frem til oktober 2016 har enheten ansatt i 5 stillinger. 3 av stillingene har vært utlyst internt i kommunen. Samtlige interne stillinger har vært hospiteringsstillinger. Stillingene er blitt drøftet med enhet HR og tillitsvalgte. Enhetsleder informerer om at hun kjenner til kommunens «Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune». Retningslinjene benyttes aktivt og oppleves som gode å støtte seg på i ansettelsesprosesser. Intervjumalen blir benyttet som inspirasjon. Enhetsleder utarbeider egne intervjumaler som baserer seg på utlysningenes stillingsbeskrivelse og kvalifikasjonskrav. Enhetsleder utdyper viktigheten av å utarbeide gode og presise stillingsbeskrivelser og kvalifikasjonskrav. Dette er spesielt viktig med tanke på tilsettinger som omhandles av bestemmelser vedrørende overtallighet eller IA. Dette er med på å sikre riktig kompetanse. Enhetsleder informerer om at hun alltid oversender utarbeidet stillingsannonse til fortrinnsrett@sarpsborg.com, og at det er enhet HR som publiserer stillingsannonsen etter at dette er kontrollert for. Det finnes ett unntak og dette gjelder enhetens to hospiteringsstillinger som lyses ut internt. Her legges det stor vekt på egnethet og kompetanse. Praksis her har vært at enhetsleder har vært i telefonisk kontakt med rådgivere i HR i forkant, for å informere om utlysningen. Sist en slik stilling ble lyst ut var det en ansatt som var overtallig som fikk den midlertidige stillingen etter gjennomført intervjurunde. Intervju Enhetsleder gjennomfører alltid intervju før tilsetting, også ved interne utlysninger (i all vesentlighet dybdeintervju med en og en kandidat). Det intervjues ofte 6 til 7 kandidater, men dette vil avhenge av antallet aktuelle søkere. Enhetsleder har alltid med seg tillitsvalgte i intervjuene, ofte deltar også en ansatt med dybdekunnskap på fagområdet som det skal ansettes i. Vandelsattest/ autorisasjon Ingen av enhetens stillinger stiller krav til vandelsattest eller autorisasjon. Referansekontroll Enhetsleder gjennomfører som hovedregel alltid referansesjekk før tilsetting. Det er ved et par anledninger ikke blitt gjennomført østfold kommunerevisjon iks 21 33

34 referansesjekk ved ansettelse i hospiteringsstillinger. Dette skyldes at kandidatene har vært godt kjent fra før. Referansesjekken benyttes i all vesentlighet til å bekrefte eller avkrefte informasjon som fremkom av intervjuet. Enhetsleder har utarbeidet eget registreringsskjema for ansettelser, hvor informasjon om søker fremkommer. Det gis poengskår basert på i hvilken grad kandidaten oppfyller kravene. Her registreres også informasjon om hvilke referanser som er blitt kontaktet, samt hva som har fremkommet av referansesjekken. Skjemaet arkiveres ikke. Attester og vitnemål Attester og vitnemål innhentes og videresendes til team lønn og personal for registrering og arkivering. Enhetsleder kontrollerer i noen grad attester og undervisningsfag med referanser. Ansettelsesprosessen ved de utvalgte enhetene i kommuneområde Velferd Enhet Omsorgstjenester Borgen Enhet omsorgstjenester Borgen består av 70 sykehjemsplasser på Borgen sykehjem og hjemmetjenester for beboere i områdene Bede, Hafslund, Borgen, Ise, Varteig og Hafslund. Enheten består av ca. 120 årsverk fordelt på 264 ansatte. Det opplyses at enheten har mange helgestillinger, disse stillingene har stillingsbrøker mellom 11 % til 17 %. Enheten har seks teamledere, fem på sykehjemmet og en i hjemmetjenesten. Teamlederne har personalansvar for sitt team, og er ansvarlig for teamets daglige drift. Teamlederne har myndighet til å ansette i sitt team, men enhetsleder deltar i all hovedsak i samtlige ansettelser. I de tilfellene enhetsleder ikke har mulighet til å delta i intervjuer, deltar to teamledere. Tillitsvalgte deltar alltid. Enhetsleder opplyser om at enheten praktiserer to ulike tilsettingsmetoder avhengig av stillingenes størrelse. Mindre helgestillinger (fra ca. 11 % til 17 % stillinger) rekrutteres i all vesentlig gjennom sykepleiereller helsefagarbeiderstudenter som har eller har hatt praksisplass ved enheten. Enheten benytter seg også av tilkallingsvikarer i helgene. Disse stillingene lyses ikke ut. Enheten hadde tidligere en praksis for å lyse ut disse stillingene. Dette førte til store søkermasser, opp mot 300 søkere, hvor de aller fleste ikke var kvalifiserte. Dette medførte mye arbeid. Ifølge enhetsleder HR bør følgende stillinger ikke lyses ut: Små stillinger Kortvarige vikariater Særskilte grunner= ekstraordinære omstendigheter. Det må ha inntrådt ekstraordinære omstendigheter som gjør at det må ansettes svært raskt og det ikke kan løses med å konstituere noen i stillingen/ fungere/ midlertidig frem til ansettelsen etter ekstern utlysning er foretatt. Ved internt omrokkering Ved fortrinnsrett for deltidsansatte, overtallige Ved tilretteleggingsplikt Ved tilsetting i større stillinger, ca. 40 % til 100 %, følges kommunens overordnende retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting. Det opplyses om at kommunens «Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune» benyttes aktivt og følges i enhetens ansettelsesprosesser. Enheten gjennomførte i oktober 2015 en fagsamling hvor retningslinjene ble gjennomgått med hele ledergruppen. Enhetsleder Omsorgstjenester Borgen påpeker at det er viktig å ha en fellesforståelse i enhetens ledergruppe, slik at praksisen i ansettelsesprosesser blir gjennomgående for hele enheten. Enheten har utlyst 9 stillinger og ansatt 10 medarbeidere i løpet av 2015 og frem til oktober 2016, mens det er ansatt 34 medarbeidere i mindre helgestillinger som ikke er utlyst. Enhetsleder informerer om at eventuell fortrinnsrett avklares før stillingsannonser publiseres. østfold kommunerevisjon iks 22 34

35 Enheten har utarbeidet funksjonsbeskrivelser for helsefagarbeider, sykepleier, sykepleier natt og assistent. Enhetens utlysninger inneholder enhetens stillingsbeskrivelse pluss en særskilt del. Enhetsleder fremhever at det er viktig å være presis med utlysningsteksten, da den er juridisk bindende. Intervju/ Referansekontroll Alle som ansettes tas til intervju. Enhetsleder opplyser om at referanser alltid kontrolleres, som regel to. Enhetsleder etterspør alltid om aktuelle kandidater kan oppgi nåværende leder som referanse. Referanser kontrolleres også ved interne ansettelser. Enheten har utarbeidet egen intervjumal for sykepleiere og fagarbeidere. Malen inneholder også punktet «spørsmål ved referansesjekk». Det er ikke fast praksis i enheten å arkivere referansekontrollen. Notater som er gjort underveis oppbevares blant annet i leders notatbok, og blir ofte kastet etter avsluttet tilsettingssak. Enhetsleder informerer om at språk og språkforståelse vektlegges ved ansettelser. Ansatte skal forstå og gjøre seg forstått på en god måte. Dette er også ett av sjekkpunktene i enhetens intervjumal. Vandelsattest/ autorisasjon Autorisasjon kontrolleres alltid når det ansettes i sykepleier- eller fagarbeiderstillinger. Praksis her er at enhetsleder eller teamleder søker vedkommende opp i SAK.no 7. Autorisasjonen oversendes til enhet HR og arkiveres i den ansattes elektroniske personalmappe, samt at den skrives ut og oppbevares i enhetens lokale personalmappe. Autorisasjon for de 10 som ble ansatt i 2015 og frem til oktober 2016, ble fremlagt for revisor i møte. Enhetsleder fremhever at det er viktig å søke opp autorisasjonen i SAK.no slik at de får oppdatert informasjon om autorisasjonens gyldighet. Det har vært tilfeller ved tidligere ansettelser hvor kandidater har hatt med dokumentasjon på autorisasjon som ikke har vært gyldig. 7 Statens autorisasjonskontor for helsepersonell. Det opplyses om at det ikke er krav om vandelsattest til noen av enhetens stillinger. Attester og vitnemål Attester og vitnemål innhentes og oversendes team lønn og personal. Enhetsleder opplyser at enheten har hatt 3-4 vikarer/ansatte i mindre stillinger som har fått økt fast tilsetting, eller fast tilsetting grunnet 3 (4) års regelen. Flere har fått tilbud, men har takket nei. Det gjennomføres årlige gjennomganger og drøftinger med tillitsvalgte over hvem av de ansatte som har mulige krav etter 3 (4) års regelen. De som har krav om fast tilsetting får tilbud om dette. Enhet forebyggende tjenester Enhet forebyggende tjenester skal fremme helse og forebygge sykdom. Enheten kan også gi råd og veiledning i helserelaterte spørsmål for hele befolkningen i Sarpsborg kommune. Enhet forebyggende tjenester er delt inn i fem team: Hannestad familiesenter Sentrum familiesenter Skjeberg familiesenter Team fysioterapi voksne Team ergoterapi Enheten består av ca. 80 årsverk fordelt på 85 ansatte innen mange ulike fagfelt. Her nevnes blant annet: Helsesekretær Jordmor Helsesøster Psykolog Familieterapeut Psykiatrisk sykepleier Ergoterapeut Fysioterapeut Lege Enheten har også ansvaret for fysioterapeuter som har driftsavtale med kommunen. Det er 24 fulle tilskudd fordelt på 26 fysioterapeuter ved 11 private institutt. Enhetsleder og en rådgiver ved enheten besøker de 11 instituttene årlig. Da drøftes blant annet journalføring, pasientflyt og instituttets utstyrstilbud. Ved tildeling av nye tilskudd kontrolleres alltid autorisasjon. østfold kommunerevisjon iks 23 35

36 I løpet av 2015 og frem til medio oktober 2016 har enheten ansatt i 14 faste stillinger, samt i 10 vikariater. Vikariatene varierer i lengde fra 3-12 måneder. Ifølge enhetsleder er det ikke behov for administrativt vedtak for vikariater som strekker seg fra 3-6 måneder. Alle faste stillinger lyses ut. Kortere vikariater (3-6 måneder) eller videreføring av vikariater lyses ikke ut, men blir drøftet med tillitsvalgte. Enhetsleder informerer om at hun alltid oversender utarbeidet stillingsannonse til fortrinnsrett@sarpsborg.com, og at det er enhet HR som publiserer stillingsannonsen etter at dette er kontrollert for. Ifølge enhetsleder HR skal det i utgangspunktet utarbeides administrative vedtak for alle tilsettinger. Dette gjøres ikke når det inngås en såkalt «avtale om tilkalling» for vikarer som ikke har fastlønn, men som fungerer som tilkallingsvikarer på sporadiske vakter ved behov. Disse avtalene skal ikke brukes i stort omfang, og med en gang en medarbeider går inn i vikariat over lengere tid, skal det tilsettes i vikariat og ikke på «avtale om tilkalling». Intervju/ referansekontroll Enhetsleder Forebyggende tjenester informerer om at det blir gjennomført intervjuer i samtlige ansettelsesprosesser. Det er vanlig praksis at enhetsleder oversender komplett søkerliste til aktuell teamleder og tillitsvalg før de drøfter hvem som skal innkalles til intervju. Enhetsleder har utarbeidet egen momentliste som benyttes ved samtlige intervju. Enhetsleder leder intervjuet, mens teamleder tar notater direkte inn i momentlisten. Etter gjennomført intervju kontakter enhetsleder oppgitte referanser. Enhetsleder foretrekker å kontakte to referanser (en leder og en medarbeider). Dette lar seg derimot ikke gjennomføre i de tilfellene hvor søkere ikke vil oppgi nåværende leder som referanse. Enhetsleder har på revisjonens tidspunkt ikke utarbeidet en fast momentliste for referansekontrollen, men har planer om å utarbeide dette. Enhetsleder oppbevarer notatene fra referansesjekken i papirformat i sin perm. Revisor ble forelagt dokumentasjon på referansekontroll i møtet. Etter intervju og referansekontroll er gjennomført drøftes ansettelsen mellom enhetsleder, teamleder og tillitsvalgt. Enhetsleder informerer om at hun minimum vil ha tre deltagere til intervju. Ved utlysninger hvor det har vært mange søkere hender det at det er blitt innkalt opp til seks kandidater. Ved utlysninger hvor det kun har vært en søker hender det at denne er blitt innkalt, hvis vedkommende ansees som kompetent. Ofte ender det med at stillingen lyses ut på nytt. Vandelsattest/ autorisasjon Det var tidligere praksis for at kandidatene til en stilling hadde med originaldokumentasjon av sin autorisasjon til intervju. Enhetsleder kopierte da opp autorisasjonen og oppbevarte den i papirformat i sin perm. På revisjonens tidspunkt er det praksis for at enhetsleder alltid søker opp og kontrollerer autorisasjon til de som skal ansettes i SAK.no. Dette gjøres alltid før ansettelse. Et eksemplar av autorisasjonen oppbevares i papirformat i enhetsleders perm, denne ble fremlagt for revisor i møte. Et eksemplar oversendes også enhet HR som oppbevarer den i ansattes elektroniske personalmappe. Enhetsleder gjennomførte en kontroll av samtlige ansattes autorisasjon i SAK.no våren Enhetsleder informerer om en episode hvor en privatpraktiserende fysioterapeut (med kommunal driftsavtale) hadde fått inndratt sin autorisasjon. Dette ble oppdaget gjennom en kontroll enhetsleder gjennomførte på bakgrunn av tips fra tillitsvalgte. Vedkommende hadde praktisert uten autorisasjon i ca. 3 uker. De som ansettes bes om å fremskaffe politiattest på tidspunktet hvor de ansettes. Det har vært ulik praksis på om de som ansettes har sendt inn politiattest til enhet HR eller direkte til enhetsleder. En utfordring er at det tar lang tid å få tilsendt vandelsattest. Ofte mottar ikke enhetsleder politiattest før seks måneder etter at de tilsatte har begynt å østfold kommunerevisjon iks 24 36

37 arbeide. Enhetsleder utdyper videre at det vil bli gjennomført praksisendringer på feltet, slik at kontrollen blir bedre. Fra revisjonens tidspunkt skal politiattest alltid overleveres til enhetsleder. Referansesjekk Vurderingen av hvem som ansettes og hvem som ikke gjør det Innhentede attester, vitnemål og eventuelt autorisasjoner Det er krav om vandelsattest for 11 av de 14 stillingene som er gjennomført i 2015 og Tre vandelsattester var oppbevart hos enheten, mens tre var oppbevart hos enhet HR. For to av de ansatte var attest bestilt, men ikke mottatt. Tre av de ansatte manglet vandelsattest. Ifølge enhetsleder HR anbefales det ikke at kandidater starter opp i stillingen uten at referanser, vandelsattest og vitnemål er levert inn. Hvis de har fått ansettelsen uten at det er gjort forbehold om dette, kan det være vanskelig å eventuelt si de opp med bakgrunn ved eventuelle mangler. Samtidig utdypes det at det er enhetene som tilsetter som skal kvalitetssikre dokumentasjonen. Enhet HR har ingen fast rutine for håndtering av vandelsattest. Attester og vitnemål Attester og vitnemål medbringes på intervju. Enhetsleder Forebyggende tjenester tar kopier og oversender til team lønn og personal som arkiverer i ansattes elektroniske personalmappe. Enhetsleder HR utdyper at det ikke i tilstrekkelig grad fremkommer av kommunens rutiner hvor all dokumentasjon skal oppbevares. Det er også noe uklart hva som er «bevaringsverdig» i forhold til dokumentasjon som produseres i forbindelse med tilsettinger. Dette kan resultere i ulik praksis ute på enhetene. Ansettelser er enkeltvedtak, og er bundet av de samme saksbehandlingsreglene som andre enkeltvedtak. I tillegg har mye av dokumentene dokumentasjonsverdi for en eventuell personalsak. Ifølge enhetsleder HR bør følgende dokumenteres ved en ansettelse: Utlysningstekst Innkalling til intervju Selve intervjuet 3.3 Vurderinger Som det fremkommer av revisjonskriteriene i kapittel 3 er det viktig at arbeidsgiver innhenter referanser som søker har godkjent, samtidig skal vandelsattest og autorisasjon innhentes for stillinger hvor dette er et krav. Kriteriene inneholder også en rekke punkter som beskriver i hvilken grad tillitsvalgte skal delta i ansettelsesprosesser. Gjennomføre referansesjekk Det fremkommer av fakta at samtlige av de 5 enhetene revisjonen har undersøkt innhenter referanser på kandidater som har vært til intervju. Det er ett unntak og det er ved ansettelse i hospiteringsstillinger. Grunnen til at det ikke er blitt innhentet referanser til disse stillingene er at kandidatene har vært godt kjent for enhetsleder fra tidligere. Antallet referanser som kontrolleres varierer noe mellom enhetene. Som hovedregel kontrolleres 2 referanser, men i tilfeller hvor kandidaten kun har oppgitt 1 referanse, kontaktes kun den ene. 4 av 5 enhetsledere dokumenterer at referansesjekk er gjennomført, men ingen anser dokumentasjonen som arkivverdig. Av spørreundersøkelsen fremkommer det at 81,3 % eller 26 av 32 respondenter har besvart påstanden «Det gjennomføres referansekontroll før tilsetting i min enhet» med svaralternativ «alltid», mens 18,8 % eller 6 av 32 respondenter besvarer med alternativ «for det meste». 12,5 % eller 4 av 32 respondenter oppgir at de som hovedregel kontrollerer en referanse. Ifølge enhet HR bør samtlige enhetsledere besvare påstanden omhandlende referansesjekk med svaralternativ «alltid». Samtidig mener de at kontroll av to referanser ansees som tilfredsstillende. Revisjonen er enige med enhet HR om at referanser alltid bør kontrolleres, samtidig vil det være østfold kommunerevisjon iks 25 37

38 hensiktsmessig å kontrollere mer enn en referanse, slik at tilsettingen kvalitetssikres i størst mulig grad. Enhet HR er også av den oppfatning at referanser bør kontrolleres på interne kandidater, da det finnes eksempler på at tilsetting av interne kandidater uten forutgående utsjekk av vitnemål og spesielt referanser viderefører feil som er gjort ved den første tilsettingen. I dette perspektivet er det ikke tilfredsstillende at 6 av 32 enhetsledere oppgir at de «for det meste» kontrollerer referanser, eller at 4 av 32 enhetsledere som hovedregel kontrollerer en referanse. Videre er det revisjonens vurdering at kommunen bør utarbeide tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Innhente vandelsattest Det fremkommer av fakta at det er stillinger med krav om vandelsattest ved 3 av de 5 enhetene revisjonen har undersøkt. 2 av enhetene har praksis for å makulere attesten etter at den er kontrollert. Kontrollen dokumenteres med underskrift av enhetsleder. Den siste enheten har en varierende praksis for innhenting og kontroll av vandelsattest. Noen ansatte oversender vandelsattest direkte til enhet HR, mens noen oversender til enhetsleder. Etter revisjonens vurdering fremstår denne praksisen som noe uryddig, da vandelsattesten til de ansatte i enheten blir oppbevart på to ulike steder. Enhetsleder innehar av den grunn heller ikke full kontroll over hvilke vandelsattester hun har mottatt, da hun ikke har oversikt om vandelsattestene som skal ha vært oversendt til enhet HR faktisk er blitt oversendt. Enhet HR har heller ikke faste rutiner for håndtering av vandelsattest, da ansvaret for kontroll ligger til enhetsleder. En annen utfordring er at enhetsleder ofte mottar vandelsattest lenge etter vedkommende har startet opp i stillingen. På revisjonens tidspunkt manglet det også vandelsattest for 5 av de 14 ansatte som revisjonen har kontrollert for i enheten. To var bestilt, men fortsatt ikke mottatt, mens 3 heller ikke var bestilt. I spørreundersøkelsen oppgir samtlige enhetsledere at det innhentes vandelsattest for stillinger hvor dette er et krav, noe revisjonen finner tilfredsstillende. Samtidig fremkommer det av revisjonens gjennomgang av de fem utvalgte enhetene at det ikke er full kontroll på området. Av den grunn kan det ikke utelukkes at dette også er tilfelle ved flere enheter i kommunen. Ifølge enhet HR anbefales det ikke at kandidater starter opp i stillingen uten at referanser, vandelsattest og vitnemål er levert inn. Hvis kandidaten ansettes uten at det er gjort forbehold om dette, kan det være vanskelig å eventuelt si den ansatte opp med bakgrunn i eventuelle mangler. Revisjonen stiller seg bak denne vurderingen. Som det fremkommer av faktaboks 4 (s. 10) har det fra 1. januar 2017 tredd i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helseog omsorgstjenesten. De nye reglene innebærer at det stilles krav til politiattest i langt flere stillinger i kommunal sektor enn hva som var tilfelle tidligere. Kommunen bør av den grunn ha fokus på å implementere kjennskap til de nye kravene på enhetsnivå, slik at kommunens praksis blir i henhold til det nye lovverket på feltet. Dette er på siden av prosjektet og ikke tatt inn i revisjonskriteriene da vår kontroll omhandler ansettelser fra 2015 og Vi har likevel valgt å kommentere dette i vurderingene, da dette er en lovendring det er viktig å ha fokus på. Innhente autorisasjon Det fremkommer av fakta at det er stillinger med krav til autorisasjon ved 2 av de 5 enhetene revisjonen har undersøkt. Praksis ved begge enhetene er at enhetsleder alltid søker opp og kontrollerer autorisasjon til de som ansettes i SAK.no. Autorisasjonen oversendes til enhet HR og arkiveres i den ansattes elektroniske personalmappe, samt at den skrives ut og oppbevares i enhetens lokale personalmappe. Praksisen er i henhold til østfold kommunerevisjon iks 26 38

39 kommunens rutiner, noe revisjonen finner tilfredsstillende. Kontroll i SAK.no sikrer også at enhetsleder alltid mottar oppdatert informasjon om autorisasjonens gyldighet. Fortrinnsrett Samtlige av de fem enhetslederne opplyser at eventuell fortrinnsrett avklares før stillingsannonsen publiseres. Praksis her er at enhetsleder oversender utarbeidet stillingsannonse til fortrinnsrett@sarpsborg.com. Det er enhet HR som publiserer stillingsannonsen etter at dette er kontrollert for. Spørreundersøkelsen inneholdt ikke spørsmål vedrørende fortrinnsrett. Fakta på dette feltet er av den grunn avgrenset til å gjelde de fem enhetene revisjonen har undersøkt nærmere. Tillitsvalgtes deltagelse Gjennom spørreundersøkelsen har revisjonen undersøkt i hvilken grad de tillitsvalgte opplever å delta i enhetenes ansettelsesprosesser. Resultatene fra spørreundersøkelsen fremstår for revisjonen som gode på et overordnet nivå. Alle de åtte påstandene oppnår ett samlet gjennomsnittskår mellom 4,47 og 5,32. Samtidig er det verdt å bemerke at gjennomsnittskår for kommuneområde Velferd er gjennomgående lavere enn for kommuneområde Oppvekst på samtlige påstander. Gjennomsnittskår for kommuneområde Oppvekst varierer mellom 4,95 og 5,65, mens det for kommuneområde Velferd varierer mellom 3,97 og 5,14. Resultatene kan indikere at enhetene i kommuneområde Oppvekst er bedre på å involvere de tillitsvalgte i sine ansettelsesprosesser, sammenlignet med enhetene i kommuneområde Velferd. Det er en viss spredning i svarene på påstandene. Alle svaralternativer (1 til 6) er benyttet på samtlige påstander. Det fremgår også at det er flere respondenter fra kommuneområde Velferd som besvarer med svaralternativ 1 eller 2 på alle påstander, sammenlignet med kommuneområde Oppvekst. Dette vil naturlig nok påvirke gjennomsnittskåren for kommuneområde Velferd i negativ retning. Resultatene kan tyde på at det er noen få enheter innen kommunalområde Velferd som skiller seg ut i negativ retning. Selv om resultatene fremstår som gode på et overordnet nivå, er det revisjonens oppfatning, at det er lite tilfredsstillende at visse respondenter besvarer påstandene med svaralternativ 1 eller 2. Som et eksempel kan det nevnes at det på påstanden, «Eventuell uenighet mellom arbeidsgivers innstilling og tillitsvalgte skal dokumenteres i det administrative vedtaket», er det 8 av 58 som har besvart med svaralternativ 1 eller 2 (5 respondenter fra kommuneområde Velferd og 3 fra kommuneområde Oppvekst). På påstanden, «Tillitsvalgtsrollen blir ivaretatt på en god måte i enhetens ansettelsesprosesser», er det 5 av 60 respondenter som besvarer med svaralternativ 1 eller 2 (4 respondenter fra kommuneområde Velferd og 1 respondent fra kommuneområde Oppvekst). østfold kommunerevisjon iks 27 39

40 4 I HVILKEN GRAD OPPLEVES KOMMUNENS SYSTEM, RUTINER OG RÅDGIVNING OMHANDLENDE ANSETTELSES- OG KOMPETANSEKRAV SOM TILSTREKKELIG UTE PÅ DEN ENKELTE ENHET? 4.1 Fakta Kommunens retningslinjer Spørreundersøkelsen som ble sendt ut til enhetslederne inneholdt også en del omhandlende kommunens retningslinjer og enhet HRs rådgivningstjenester. I det følgende redegjøres det for resultatene fra spørreundersøkelsen. Figuren nedenfor viser resultatene på besvarelsen av tre påstander omhandlende kommunens retningslinjer. Svarene er gitt på en skala fra 1 til 6 hvor 1=Helt uenig og 6=Helt enig. Figur 11: Kommunens retningslinjer Revisors merknad: N=32-33, N Velferd=14, N Oppvekst= Det fremkommer av figur 11 at 93,9 % eller 31 av 33 respondenter har besvart påstanden «Jeg kjenner godt til innholdet i kommunens rutine: Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune» med svaralternativ 4, 5 eller 6, mens 3,0 % eller 1 av 33 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2. Gjennomsnittskår totalt utgjør 5,30. Gjennomsnittskår for kommuneområde Velferd utgjør 5,36, mens det for Oppvekst utgjør 5,26. På påstanden «Jeg benytter meg aktivt av kommunens rutine: ««Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune» med tilhørende vedlegg i ansettelsesprosessen»» er det 90,7 % eller 29 av 32 respondenter som har besvart med svaralternativene 4, 5 eller 6. 3,1 % eller 1 av 32 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2. Gjennomsnittskår totalt utgjør 5,38. Gjennomsnittskår for kommuneområde Velferd utgjør 5,07, mens det for Oppvekst utgjør 5,61. 94,0 % eller 31 av 33 respondenter har besvart påstanden «Jeg synes rutine: «Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune» med tilhørende vedlegg er gode»» med 4, 5 eller 6. 3,0 % eller 1 av 33 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2. Gjennomsnittskår totalt utgjør 5,18. Gjennomsnittskår for østfold kommunerevisjon iks 28 40

41 kommuneområde Velferd utgjør 5,14, mens det for Oppvekst utgjør 5,21. Spørreundersøkelsen la også opp til at respondentene kunne komme med utfyllende kommentarer og eventuelle forbedringsområder på området. Det var totalt 12 respondenter som valgte å komme med utfyllende kommentarer. 9 fra kommuneområde Velferd og 3 fra kommuneområde Oppvekst. Samtlige av kommentarene gjengis fortløpende og der de tematisk hører inne i dette kapitelet: «Retningslinjene er klare og tydelige og gode som påminnelse og «bruksanvisning» da dette ikke er noe som gjøres veldig ofte» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). «Retningslinjen er litt omfattende og dermed noe utfordrende å orientere seg i. Har egne intervjuskjema» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). «Undervisningsstillinger blir oftest utlyst felles for hele Oppvekst. Trenger man en lærer midt i året, finnes det i Riskmanager, gode rutiner og prosedyrer man kan benytte for å lage en annonse i Visma. Skolen har «egen samarbeidspartner» på team lønn og personal. Vedkommende er også behjelpelige med flere ting» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). «De få gangene vi har en ledig stilling, går jeg inn og sjekker hvordan dette skal gjøres. Det er kanskje noe endringer fra forrige gang. Hvis noe er uklart, tar jeg en telefon til HR. Men rutinene er stort sett gode» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). «Har tilpasset litt til egen enhet, fordi ikke alle vedlegg er like relevante overalt. Retningslinjene er gode, men mangler litt i forhold til for eksempel hvordan man kontrollerer vitnemål/ attesters gyldighet + at det ikke er beskrevet hva som skal lagres og hvor ting skal lagres etter gjennomført tilsettingsprosess» (Respondent fra kommuneområde Velferd) Rådgivning fra Enhet HR Figuren nedenfor viser i hvor stor grad respondentene benytter seg av rådgivning fra Enhet HR i forbindelse med ansettelsesprosesser. Svarene er gitt på en firepunktsskala hvor alternativene er: Alltid For det meste Av og til Aldri Figur 12: I hvor stor grad benyttes rådgivning fra Enhet HR 100% 90% 80% 70% Prosent 60% 50% 40% 30% 30.3% 54.5% 20% 10% 0% 9.1% Alltid For det meste Av og til Aldri 6.1% Revisors merknader: N=33, N Velferd=14, N Oppvekst=19. Det fremkommer av figur 12 at 54,5 % eller 18 av 33 respondenter benytter seg av rådgivning fra enhet HR «av og til», 30,3 % eller 10 av 33 oppgir at de «for det meste» benytter seg av østfold kommunerevisjon iks 29 41

42 rådgivning. Det er 6,1 % eller 2 respondenter som oppgir at de aldri benytter rådgivning fra enhet HR. Figuren nedenfor inneholder resultatene fra fire påstander omhandlende enhet HRs rådgivning. Svarene er gitt på en skala fra 1 til 6 hvor 1=Helt uenig og 6=Helt enig. Figur 13: Rådgivning fra Enhet HR Revisors merknader: N=31, N Velferd=13, N Oppvekst=18. Det fremkommer av figur 13 at 93,5 % eller 29 av 31 respondenter besvarer påstanden «Enhet HR er imøtekommende ved henvendelser» med svaralternativ 4, 5 eller 6, mens 6,4 % eller 2 av 31 respondenter har besvart med alternativ 1 eller 2. Gjennomsnittskår utgjør 5,16. På påstanden «Enhet HR er tilgjengelige ved behov» er det 87,1 % eller 27 av 31 respondenter som besvarer med svaralternativene 4, 5 eller 6, mens 3,2 % eller 1 av 31 respondent har besvart med alternativ 1 eller 2. Gjennomsnittskår utgjør 4,94. 96,8 % eller 30 av 31 respondenter besvarer påstanden «Rådgivning fra enhet HR er nyttig» med 4, 5 eller 6, mens 3,2 % eller 1 av 31 respondent har besvart med alternativ 1 eller 2. Gjennomsnittskår utgjør 5,32. 87,2 % eller 27 av 31 respondenter besvarer påstanden «Rådgivningen fra enhet HR bidrar til bedre ansettelsesprosesser» med 4, 5 eller 6, mens 3,2 % eller 1 av 31 respondent har besvart med alternativ 1 eller 2. Gjennomsnittskår utgjør 4,84. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Har vært godt med en kontaktperson som man har tillit til, men alltid hjelp å få også utenom det» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). «Jeg har meget god hjelp fra HR når jeg har behov. Bruker de mest ved utlysning av stillinger i løpet av skoleåret når det er et behov, når ansiennitet og lønn skal fastsettes eller godkjenning og uttelling for videreutdanning. Men i selve ansettelsesprosessen er rutinene nok å følge» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). «Rådgivning fra HR kan være av ulik karakter, før vi lyser ut stilling skal det alltid sendes til «HR-Fortrinnsrett» for å høre om det er noe vi må ta hensyn til før utlysning. Rådgivning utover dette vil variere» (Respondent fra kommuneområde Oppvekst). Rådgivning fra enhet HR Utvalgte enheter Enhet Kurland barneskole Enhetsleder opplever at VISMA Enterprise HRM kan bli mer brukervennlig og funksjonelt når det gjelder fellesutlysninger. Per idag oppleves det tidkrevende å søke frem aktuelle østfold kommunerevisjon iks 30 42

43 kandidater når det er fellesutlysninger med mange søkere. Det etterlyses kriterier som gjør det mer rasjonelt og tidsbesparende å søke opp aktuelle kandidater, eksempelvis et søkekriterium for grunnskolelærer trinn. Det er ikke alle søkere som i tydelig nok grad oppgir hvilken utdanning de har, en presisering med egen rubrikk for dette hadde vært til stor hjelp. Enhetsleder informerer om at han har hatt noe kontakt med enhet HR underveis i tilsettingsprosessene. Enheten oppleves som en god rådgiver, samarbeidspartner og kvalitetssikrer i tilsettingsprosesser. Enhet Fossen barnehager Enhetsleder mener kommunens system og rutiner for ansettelser er bra. Et forbedringspotensial i samarbeidet mellom enheten og enhet HR er at det ofte kan ta lang tid for enhet HR å utarbeide arbeidsavtalene. Enhet Kompetanse og kvalitet oppvekst Enhetsleder benytter rådgiving fra enhet HR ved behov. Rådgivningen oppleves som nyttig. Enhet Omsorgstjenester Borgen Enhetsleder informerer om at kommunens rutiner fungerer bra som en støtte i forbindelse med ansettelsesprosesser. Når en tar kontakt med enheten får en gode svar, men enheten benytter seg i liten grad av rådgivning fra enhet HR i forbindelse med ansettelsesprosesser. Enhet forebyggende tjenester Enhetsleder informerer om at hun benytter kommunens «Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune» i stor grad. Retningslinjene oppleves som gode, men enhetsleder savner en mal for tilbudsbrev i rekrutteringsprogrammet. Rådgivning fra enhet HR benyttes sjeldent. 4.2 Oppsummering Kommunens retningslinjer Problemstillingen er besvart uten revisjonskriterier. Vi kan av den grunn ikke i like stor grad vurdere på funnene som fremkommer av fakta. Revisjonen vil likevel bemerke at spørreundersøkelsen samlet sett oppnår gode skår. Gjennomsnittskår på de tre påstandene som omhandler hvor godt enhetslederne kjenner til innholdet i retningslinjene, i hvor stor grad retningslinjene benyttes aktivt og hvor godt de mener innholdet er varierer fra 5,18 til 5,38. Rådgivning fra enhet HR 39,4 % eller 13 av 33 enhetsleder oppgir at de «alltid» eller «for det meste» benytter seg av rådgivning fra enhet HR i forbindelse med ansettelsesprosesser. Spørreundersøkelsens påstander omhandlende rådgivning fra enhet HR oppnår også, etter revisjonens oppfatning, forholdsvis gode skår på et overordnet nivå. Gjennomsnittskår på de fire påstandene varier fra 4,84 til 5,36. Påstandene «Enhet HR er tilgjengelig ved behov» og «Rådgivning fra enhet HR bidrar til bedre ansettelsesprosesser» er de to påstandene med lavest gjennomsnittskår, henholdsvis 4,94 og 4,84. På begge påstandene er det 12,9 % eller 4 av 31 enhetsledere som besvarer med svaralternativ 1,2 eller 3. østfold kommunerevisjon iks 31 43

44 5 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Arbeidsgiver skal innhente referanser som søker har godkjent. Det skal sjekkes så bredt som mulig for å kvalitetssikre tilsettingen. Vandelsattest og autorisasjon skal innhentes for stillinger hvor dette er et krav. Samtlige av de fem enhetene revisjonen har undersøkt opplyser at de alltid innhenter referanser på kandidater som har vært til intervju. Det er ett unntak i enhet kompetanse og kvalitet oppvekst, og det er ved tilsetting i hospiteringsstillinger. Som hovedregel kontrolleres to referanser ved de enhetene revisjonen har kontrollert, men det forekommer også at kun en referanse blir kontrollert. 6 av 32 enhetsledere i kommuneområde Oppvekst og kommuneområde Velferd oppgir at de «for det meste» gjennomfører referansekontroll før tilsetting, mens 4 av 32 oppgir at de som hovedregel kontrollerer en referanse. Revisjonen er av den formening at det alltid bør gjennomføres referansekontroll før en tilsetting. Samtidig bør det kontrolleres for to referanser. Dette vil i større grad kvalitetssikre tilsettingen og risikoen for «feiltilsettinger» vil minimeres. Det bør også gjennomføres referansekontroll på interne kandidater. Ifølge enhet HR finnes det eksempler på at tilsetting av interne kandidater uten forutgående utsjekk av vitnemål og spesielt referanser viderefører feil som er gjort ved den første tilsettingen. Ved en av de tre enhetene som revisjonen har undersøkt, hvor det har vært stillinger med krav til vandelsattest, fremkommer det at praksisen har variert. Noen av de som ansettes oversender attesten direkte til enhet HR, mens noen oversender til enhetsleder. Etter revisjonens vurderinger fremstår praksis som noe uryddig, og enhetsleder har ikke full kontroll over hvilke vandelsattester som er mottatt og kontrollert. Det manglet også vandelsattest på 5 av de 14 ansatte som revisjonen kontrollerte for. To var bestilt, men fortsatt ikke mottatt, mens tre heller ikke var bestilt. Det fremkommer at autorisasjon kontrolleres gjennom SAK.no ved enhetene revisjonen har kontrollert. Dette er i henhold til kommunens rutiner og sikrer at enhetsleder alltid mottar oppdatert informasjon om autorisasjonens gyldighet. Samtidig fremkommer det at samtlige av de fem enhetene avklarer eventuell fortrinnsrett før stillingen annonseres. Revisjonen finner dette tilfredsstillende. Det fremkommer av resultatene fra spørreundersøkelsen at de tillitsvalgte i stor grad opplever å delta i ansettelsesprosesser på enhetsnivå. Samtidig er det verdt å bemerke at kommuneområde Velferd oppnår gjennomgående dårligere skår når vi sammenligner resultatene mellom kommuneområdene. Selv om resultatene fremstår som positive på et overordnet nivå oppleves det som lite tilfredsstillende at noen av respondentene også besvarer flere påstander med svaralternativ 1 eller 2. Det er revisjonens oppfatning at resultatene fra spørreundersøkelsen som omhandler kjennskap til retningslinjene, i hvor stor grad retningslinjene benyttes aktivt, hvor godt innholdet oppleves og enhet HR s rådgiving oppnår tilfredsstillende skår. Med bakgrunn i konklusjoner og vurderingene disse bygger på anbefaler vi at kommunen bør: Etterstrebe å gjennomføre referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Ha fokus på å innhente og kontrollere vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. østfold kommunerevisjon iks 32 44

45 Vurdere å utarbeide tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Rolvsøy, 30. januar 2017 Bjørnar B. Eriksen (sign.) forvaltningsrevisor Anders Svarholt (sign.) oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 33 45

46 6 RÅDMANNENS KOMMENTARER østfold kommunerevisjon iks 34 46

47 østfold kommunerevisjon iks 35 47

48 7 VEDLEGG Revisjonskriterier «Oppfølging av kompetansekrav»: Kommunen har utarbeidet retningslinjer 8 som er gjeldende for tilsetting (fast, midlertidig og vikariater) i heltids- og deltidsstillinger i Sarpsborg kommune. Retningslinjene gjelder så langt de ikke kommer i strid med gjeldende lov, forskrift gitt i medhold av lov eller avtaler som er bindende for kommunen. Alle internt utarbeidede skjema, retningslinjer og bestemmelser som er aktuelle i forbindelse med tilsetting i Sarpsborg kommune, ligger elektronisk på kommunens intranettsider Min arbeidsplass og Risk Manager. Disse omfatter blant annet: Vi i Sarpsborg plattform for ledelse og medarbeiderskap i Sarpsborg kommune Arbeidsreglementet Brukerveiledning Visma rekruttering Ansattmelding (skjema) Sarpsborg kommune Arbeidsavtaler Prøvetid (Skjema) Etikkplakaten i Sarpsborg kommune Lønnsprinsipper i Sarpsborg kommune Delegeringsreglementet Vurdering av behov for ansettelse Ved ledig stilling har leder ansvar for å vurdere om stillingen skal besettes, endres eller inndras. Arbeidsgiver skal, så tidlig som mulig, informere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd om ledige og nyopprettede stillinger (Hovedavtalen (HA) del B 3-1 bokstav d). Vurdering før utlysning Når en stilling er bestemt, opprettholdt/opprettet, har leder ansvar for å vurdere stillingen med hensyn til funksjon, oppgaver, ansvar og myndighet. Foreligger ikke funksjonsbeskrivelse, bør dette utarbeides før stillingen lyses ledig. På 8 Retningslinjer for vurdering, utlysning og tilsetting i stillinger i Sarpsborg kommune (Enhet HR 6. september 2012). bakgrunn av funksjonsbeskrivelsen fastsettes kvalifikasjonskrav. Vurderingen ses i sammenheng med eksisterende kompetanse, samt forventet framtidig behov. Ved vurdering av utlysning skal eventuell fortrinnsrett i henhold til Arbeidsmiljølovens bestemmelse ivaretas. Tilsetting uten utlysning Det kan i visse tilfeller være aktuelt å tilsette direkte uten forutgående kunngjøring. Vurdering skal tas i forhold til: Attføring/ IA Overtallighet Arbeidsmiljølovens bestemmelser om fortrinnsrett ( 14-2) Interne overføringer som følge av driftsendringer eller andre spesielle forhold Stilingsjusteringer opp til 15 % (for eksempel turnusendringer) Vikariat som må antas å vare i mindre enn 6 mnd. Når det foreligger særskilte grunner Avgjørelse om tilsetting uten utlysning tas av leder i samråd med Enhet HR og tillitsvalgte. Ekstern eller intern utlysning Ledige stillinger kunngjøres internt eller eksternt. Som hovedregel skal ledige stillinger lyses ut eksternt. Ekstern eller intern utlysning avgjøres av leder i samråd med Enhet HR og tillitsvalgt. Intern utlysning kan benyttes i følgende tilfeller: Hovedtariffavtalen 2.3 (deltidsansatte): Ved ledig stilling skal deltidsansatte ved intern kunngjøring tilbys utvidelse av arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen Når det foreligger særskilte grunner Kun medarbeidere i kommunen kan søke på stillinger som lyses ut internt. Det kan i østfold kommunerevisjon iks 36 48

49 spesielle tilfeller avtales med kommunesjef organisasjon at også andre kan søke. Fortrinnsrett Når stillingsannonsen er ferdig utformet i Visma rekrutering, skal leder sende denne til fortrinnsrett@sarpsborg.com. Enhet HR sjekker ut om det er aktuelle kandidater med fortrinnsrett til stillingen. Deretter publiserer enhet HR annonsen dersom det ikke er kandidater med fortrinnsrett. Innhold i stillingsbeskrivelsen Ved utlysning av stilling skal det tas hensyn til Hovedavtalens del B 7 som omhandler likestilling og rekruttering av arbeidskraft med flerkulturell bakgrunn, og stillingsannonsen skal alltid inneholde en mangfolderklæring. Utlysningen skal blant annet gi opplysninger om stillingsbetegnelse, om stillingen er fast eller midlertidig, arbeidssted, kvalifikasjonskrav, arbeidsoppgaver og betingelser. I utlysningen skal det gjøres oppmerksom på at søkere til stilling i Sarpsborg kommune kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli oppført på søkerlisten jf. Offentlighetsloven 25. Det er leders ansvar å undersøke at kriteriene for unntak for offentlighet er tilstede for søkere som ber om dette. Eventuelle krav til politi- og helseattest skal fremgå av utlysningsteksten. Intervju Det skal innkalles til intervju i alle stillinger, med mindre leder og tillitsvalgte er enige om noe annet. Innkallingen utformes i Visma Rekruttering. De som blir innkalt til intervju, må gis beskjed om å ta med attesterte kopier av attester og vitnemål. Leder skal sjekke eventuell autorisasjon. Arbeidsgivers representanter (enhetsleder/teamleder) og aktuell(e) tillitsvalgt(e) deltar i intervjuet. Referansekontroll Det er viktig at det før tilsetting innhentes referanser som søker har godkjent, og at det sjekkes så bredt som mulig for å kvalitetssikre tilsettingen. For enkelte stillinger kreves det at det fremlegges tilfredsstillende helse- og/eller politiattest før tiltredelse. Enhetsleder er ansvarlig for å påse at attester og vitnemål er gyldige. Innstilling Når intervjuet er gjennomført og referanser innhentet, utarbeides skriftlig innstilling. Innstilling skal skje ut fra følgende kriterier: Formelle kvalifikasjoner Praksis Skikkethet for stillingen Leder avgjør innstilling i henhold til hvilke krav som gjelder for stillingen, samt lov- og avtaleverk. Tillitsvalgt(e) gis mulighet til å komme med innspill til leders innstilling av kandidat til stillingen, jf. Hovedavtalens del B 3-2 (g). Deretter utformer kommunalsjef enhetsleder administrativt vedtak som skal journalføres i 360 og oversendes Enhet HR for effektuering og utsending av arbeidsavtale. Eventuell uenighet mellom arbeidsgivers innstilling og tillitsvalgte skal dokumenteres i det administrative vedtaket. Politi- og/eller helseattest Tilsetting i spesielle stillinger kan gjøres avhengig av at det fremlegges tilfredsstillende legeattest eller politiattest, jf. Barnehageloven 19, opplæringsloven 10-9, barnevernloven 6-10 og helsepersonelloven 20A. Politiattest benytt elektronisk søkemodul hos Autorisasjon Dersom det er behov for å sjekke ut om aktuelle søkere har godkjent autorisasjon, SKAL dette kontrolleres ved Statens autorisasjonskontor for helsepersonell med nettadressen: Krav til autorisasjon følger Helsepersonelloven 48 og 49. I henhold til kommunens rutine østfold kommunerevisjon iks 37 49

50 «Regler og rutiner knyttet til autorisasjon» gjelder følgende for: Nytilsettinger a) Hovedregel: Autorisasjon skal foreligge ved nyansettelser av helsepersonell b) Unntak for nyutdannede: De som ikke har autorisasjon ved ansettelse får en klausul i arbeidsavtalen med krav til frist for å få autorisasjon (se: Mal 1: Klausulen for nyutdannede, pkt. 9) Lønnsplassering og stilling som autorisert frem til frist for autorisasjon Leder er ansvarlig for ekstra oppfølging (vurdering av arbeidsoppgaver og ansvar) frem til autorisasjon er på plass Leder mottar varsel ca. 1 mnd. før frist for autorisasjon fra Enhet HR (via varsellister) (1) Leder kontrollere at autorisasjon er på plass (kontroll i SAK) (2) Leder har dialog med den berørte ansatte og minner om klausul i punkt 9. ved manglende autorisasjon (dokumenteres skriftlig) Leder sender autorisasjonsdokumenter (Autorisasjon samt utskrift fra SAK) til Enhet HR når dette foreligger Autorisasjonsdokumenter legges i personalmappen Ved overskredet frist: (1) Leder varsler Enhet HR (Thea eller Inger) om manglende autorisasjon (2) Leder vurderer hvilke arbeidsoppgaver som den ansatte kan utføre (i lys av fortsatt manglende autorisasjon) (3) Prosess for oppsigelse startes av Enhet HR i samarbeid med leder 2) Eksisterende ansatte a) Hovedregel: Eksisterende ansatte skal ha autorisasjon i forhold til nåværende stilling b) Unntak: Eksisterende ansatte uten autorisasjon Leder har dialog med den berørte ansatte og informerer om krav til autorisasjon Brev fra enhetsleder til berørt ansatte (mal lages fra Enhet HR) (1) Settes frist for å ha dokumentert autorisasjon (3 mnd. etter brevs dato) (2) Informasjon om konsekvenser ved overskredet frist (3) Praktisk informasjon om hvordan man søker om autorisasjon i SAK Lønnsplassering og stilling som autorisert frem til frist for autorisasjon Leder er ansvarlig for ekstra oppfølging (vurdering av arbeidsoppgaver og ansvar) frem til autorisasjon er på plass. Leder har ansvar for å følge opp fastsatte tidsfrister. Leder kontrollere at autorisasjon er på plass (kontroll i SAK) Leder sender autorisasjonsdokumenter (Autorisasjon samt utskrift fra SAK) til Enhet HR når dette foreligger Autorisasjonsdokument legges i personalmappen Ved overskredet frist: (1) Leder varsler Enhet HR (Thea eller Inger) om manglende autorisasjon (2) Leder vurderer hvilke arbeidsoppgaver som den ansatte kan utføre (i lys av fortsatt manglende autorisasjon) (3) Prosess for oppsigelse startes av Enhet HR i samarbeid med leder østfold kommunerevisjon iks 38 50

51 Krav til fast ansettelse etter Arbeidsmiljøloven 14.9 (5) I arbeidsmiljøloven er det en regel for midlertidig ansettelse arbeidsmiljøloven 14-9 femte ledd. Regelen innebærer at en arbeidstaker som har vært sammenhengende midlertidig ansatt i mer enn fire år, anses som fast ansatt med hensyn til reglene om oppsigelse. Unntak fra fireårsregelen er blant annet: Praksisarbeid (blant annet lærlinger) og arbeidsmarkedstiltak Midlertidig tilsetting med hjemmel i særlov for eksempel opplæringsloven og barnehageloven Åremålsstillinger Dokumentasjon i ansettelsesprosesser Beslutning om ansettelse er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Dette betyr at flere av forvaltningslovens saksbehandlingsregler kommer til anvendelse, for eksempel kravet til sakens opplysning i 17. For øvrig er det et grunnleggende ulovfestet krav til all offentlig forvaltning at avgjørelser skal være saklig begrunnet, og at saksbehandlingen skal være forsvarlig. Et utslag av dette prinsippet finner vi i 24 og 25, som gir parter rett til begrunnelse. Disse bestemmelsene gjelder ikke direkte i tilsettingssaker, men selv om en søker ikke har krav på begrunnelse, må tilsettingsmyndighetenes avgjørelser være saklige. Når det ikke utarbeides skriftlig begrunnelse til partene, blir det desto viktigere å sikre at det i ettertid blir mulig å kontrollere at tilsettingsprosessen har vært saklig og forsvarlig. Tilsettingsorganet må derfor innrette sin virksomhet slik at disse grunnleggende kravene ivaretas på alle trinn i prosessen. Konsekvensen av dette er at hovedpunktene i tilsettingsprosessen bør nedtegnes skriftlig. Erfaring viser at skriftlighet også er egnet til å bevisstgjøre beslutningstakere, og dermed sikre at forvaltningen treffer korrekte avgjørelser med saklig begrunnelse. Nedtegnelser vil også lette andres tilgang til de avgjørende omstendigheter i en sak, noe som igjen kan sikre likebehandling. Hensynet til bevissikring og sakens opplysning tilsier også at avgjørelsens faktiske grunnlag og tilsettingsorganets vurderinger blir nedtegnet. Dette reduserer også faren for mistanke om at den avgjørelsen som er truffet, er bygget på utenforliggende eller usaklige hensyn. Sivilombudsmannen har uttalt seg om dokumentasjon knyttet til tilsettinger i flere saker, se blant annet Sivilombudsmannens uttalelse 2015/938. østfold kommunerevisjon iks 39 51

52 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/70 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 11108/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /3 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2016 Sarpsborg kommune, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 15/34 Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. 52

53 Leveransegraden utgjør for Sarpsborg kommune isolert sett 89 % (160 timer mindre en budsjettet), og prosentgraden er også lavere enn gjennomsnittet for kommunerevisjonens øvrige kommuner sett under ett. Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 92 % for Dette er noe lavere enn budsjettert. Det opplyses at dette skyldes langvarig sykefravær i seksjonen. Sykefraværet er ikke jobbrelatert. ØKR er i ferd med å ansette ytterligere en forvaltningsrevisor, og forventer at vedkommende vil tiltre innen utgangen av 1. halvår Mindre forbruket avregnes mot regnskapsrevisjon og differansen tilleggs faktureres/ krediteres. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 tas til orientering. 53

54 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar desember 2016 Sarpsborg kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2016: Rapp 2015 Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2016 Estimert maks Eventuelt merforbruk Administrasjon Etterlevelse rammeavtaler Forvaltning, drift, vedlikehold , ,15 39, ,85 NAV ,5 169,5 169, ,5 Bruk av tvang i skolen 398, ,15 459, ,85 Røde flagg Oppfølging av kompetansekrav 0 263,25 263,25 263, ,75 Sum ,3 666, , ,05 Merknader: Kolonnen «Rapp. 2015» viser hva som er rapportert i 2015 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer timer som er levert i 2016, og eventuelt i 2015 der dette er aktuelt. «Totalt 2016» summerer bare timer som er levert så langt i Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merforbruk vises ved negativt tall. Kolonnen er kun relevant for ferdigstilte prosjekter. Merk også at der det ikke er laget ressursanslag for oppdraget, så vil tallet fremstå som merforbruk. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene østfold kommunerevisjon iks 1 54

55 Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. Etterlevelse rammeavtaler Størstedelen av prosjektet er gjennomført i 2015, men selve behandlingen av rapporten i kontrollutvalget og Bystyret skjedde i Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 16. februar 2014 (sak 16/4) og Bystyret 17. mars (sak 11/16). Oppdraget ble avsluttet med et betydelig mindreforbruk i forhold til estimert ressursbruk. Forvaltning, drift og vedlikehold Prosjektplan ble vedtatt av KU 9. juni 2015 (sak 15/19). Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 16. februar 2016 (sak 16/3) og Bystyret 17. mars (sak 12/16). Oppdraget ble avsluttet med et mindreforbruk i forhold til estimert ressursbruk. NAV 2016 Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget den 16. februar 2016 (sak 16/5). Revisjonen foreslo ulike tilnærminger, hvorav utvalget vedtok en av disse. Det vises til prosjektplanen for en nærmere redegjørelse. Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 12. desember 2016 (sak 16/43). Det vil medgå ytterligere noen timer til bystyrebehandlingen, men det forventes at oppdraget avsluttes med mindreforbruk i forhold til estimat. Bruk av tvang i skolen Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget den 16. februar 2016 (sak 16/6). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Prosjektet medførte en del utfordringer med henblikk på å fastsette relevante revisjonskriterier som følge av ulik oppfatning på statlig nivå. Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 13. september 2016 (sak 16/35) og i Bystyret 8. desember 2016 (sak 104/16). Oppdraget ble avsluttet med et betydelig mindreforbruk i forhold til estimert ressursbruk. Røde flagg Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget den 14. juni 2016 (sak 16/24). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 12. desember 2016 (sak 16/42). Det vil medgå ytterligere noen timer til bystyrebehandlingen, men det forventes at oppdraget avsluttes med et mindreforbruk i forhold til estimat. Oppfølging av kompetansekrav Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 13. september 2016 (sak 16/34). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten er berammet for behandling i kontrollutvalget våren Det forventes at oppdraget avsluttes med et betydelig mindreforbruk i forhold til estimat. Total leveranse Gjennom budsjett vedtok kommunestyret 1400 timer til forvaltningsrevisjon i Budsjettet skal dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. Kommune Budsjett Produksjon 2016 Leveransegrad Fredrikstad % Hvaler % østfold kommunerevisjon iks 2 55

56 Moss % Rygge % Råde % Sarpsborg % Sum % Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 92 % for Dette er noe lavere enn budsjettert, og skyldes langvarig sykefravær i seksjonen. Sykefraværet er ikke jobbrelatert. Vi er i ferd med å ansette ytterligere en forvaltningsrevisor, og forventer at vedkommende vil tiltre innen utgangen av 1. halvår I Sarpsborg har revisjonen levert 1240 timer per 31. desember 2016, eller 89 % av budsjett. Mindreforbruket avregnes mot regnskapsrevisjon og differansen tilleggsfaktureres/ krediteres. Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner eller andre kommuner, som bestilles særskilt utenom budsjett. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og har utgjort 446 timer i Disse oppdragene har omhandlet/ omhandler: Forvaltningsrevisjon «Utskrivningsklare pasienter» - Halden kommune. Prosjektet ble ferdigstilt ved inngangen til Påløpte timer gjelder kommunestyrets behandling av rapporten. Forvaltningsrevisjon «Barnevern» - Halden kommune. Prosjektet pågår og ferdigstilles i januar Forvaltningsrevisjon «Mottak av flyktninger» - Halden kommune. Prosjektet pågår og skal ferdigstilles våren Undersøkelse knyttet til en varslingssak i Halden kommune. Undersøkelsen pågår og skal ferdigstilles våren Vi har deltatt på en ny konkurranse om levering av forvaltningsrevisjon til Halden kommune. Konkurransekriteriet var laveste pris, og Østfold kommunerevisjon IKS leverte det laveste anbudet og ble innstilt som leverandør. Dette viser at vi er konkurransedyktige på pris på forvaltningsrevisjon. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/ eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med god kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Ekstern kompetanse leies inn ved behov, i tillegg til at vi forsøker å utnytte eksterne fagmiljøer i de prosjektene det er mulig. Som eksempel vises det til Fylkesmannen, Høyskolen i Østfold, Direktoratet for sikkerhet og beredskap og lignende. Vår kompetanse og de oppdragene vi har gjennomført har også gjort oss bemerket utenfor kommunene våre. Som følge av dette får vi ofte forespørsler om å holde foredrag på ulike bransjekonferanser og samlinger, samt delta i faggrupper. Av kapasitetshensyn må vi dessverre avslå flertallet av disse henvendelsene, men vi deltar i de tilfellene hvor vi mener østfold kommunerevisjon iks 3 56

57 det kan gi mereffekt for våre kunder. Som eksempel vises det til at seksjonen har vært representert i Forvaltningsrevisjonskomiteen i Norges kommunerevisorforbund frem til juni Denne komiteen er standardsettende for hvordan forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i Norge. Seksjonen har også vært representert i en arbeidsgruppe som har jobbet med revisjonsfaglige problemstillinger, som kan oppstå i forbindelse med kommunesammenslåinger. Arbeidet ble avsluttet i juni 2016 og rapporten finnes tilgjengelig på I februar deltok seksjonen på kontrollutvalgskonferansen 2016, hvor vi holdt et foredrag om samspillet mellom revisjonen og kontrollutvalget. Konferansen hadde ca deltakere fra hele landet, og var en fin anledning til å markedsføre Østfold kommunerevisjon og å presentere det samarbeidet vi har med våre kontrollutvalg. I oktober 2016 deltok vi på Nasjonal fagkonferanse i offentlig revisjon, hvor vi holdt et foredrag om internkontroll i kommunal sektor. Målgruppen for denne konferansen var Riksrevisjonen, kommunale revisjonsselskaper, private revisjonsselskaper som reviderer offentlig virksomhet, samt rådmenn. Rolvsøy, 23. januar 2017 Laila Nagelhus (sign.) adm. dir. Anders Svarholt (sign.) seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 4 57

58 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/70 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 7376/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /4 Prosjektplan - Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Alternativt 3 i prosjektplan «Kvalitet på heldøgns omsorgsplasser», vedtas, med de presiseringene som er gitt i møtet. Fredrikstad, Vedlegg 1. Oversendelse av prosjektplan (mail), Utkast til prosjektplan, «Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 1/16, (Plan for forvaltningsrevisjon ) KU-sak 15/34, (Plan for forvaltningsrevisjon ) Saksopplysninger I forbindelse med behandlingen av forvaltningsrevisjonsplanen foreslo representanten Stein Erik Westlie på vegne av Fremskrittspartiet følgende tilleggsforslag: "Kvaliteten på tjenestene som eldre får på heldøgnsplassene i kommunen." Tiltaket tas inn i planen og foreslås gitt prioritet nr. 5. Opprinnelig punkt 6 Variabel lønn tas ut av planen». Tilleggsforslaget fra Fremskrittspartiet ble enstemmig vedtatt. Revisjonen skriver i oversendelsesmail til sekretariatet at problemstilling, alternativ 3 i planutkastet antakelig er det forslaget som er nærmest ordlyden i bystyrets vedtak. Dette er også det mest omfattende prosjektet. Det er vanskelige å utarbeidet et godt ressursanslag for prosjektet av flere årsaker, skriver revisjonen videre. Dette må kontrollutvalget diskutere. Revisjonen vil gi utdypende opplysninger i møtet. Til hjelp for diskusjonen har revisjonen gitt et estimat for ressursomfanget på gjenstående prosjekter o forvaltningsrevisjonsplanen: Avsatt ressursramme for 2017 er 1400 timer. 60 timer går bort i administrasjonen, og det må også settes av inntil 100 timer til overordnet analyse mot slutten av året. I 58

59 tillegg vil «Oppfølging av kompetansekrav» legge beslag på ca. 60 timer av årets ressursramme. Da gjenstår det ca forvaltningsrevisjonstimer. Det gjenstår totalt fire prosjekter på forvaltningsrevisjonsplanen: o Tjenestekvalitet (Denne prosjektplanen) o Avfallshåndteringen ved Gatedalen (Analysen er oversiktlig, og det er klart hva man skal undersøke. Antakelig kan prosjektet gjennomføres på ca. 200 timer). o Refusjoner (Tilsvarende prosjekt i Fredrikstad er gjennomført innenfor en ramme på 300 timer). o Introduksjon av nyansatte i kommunens HMS System (Analysen er oversiktlig, og oppdraget kan om nødvendig avgrenses til en systemgjennomgang på ca. 150 timer. eventuelt utelates eller vurderes på nytt i neste planperiode.) Dette gir en tilgjengelig ramme på ca. 530 timer, eller 680 timer hvis siste prosjekt på planen utgår. Vurdering Sekretariatet er enig med revisjonen i at alternativ 3 «Kvalitet i sykehjem» sannsynligvis er nærmest intensjonen i bystyrets vedtak. På side 4 i prosjektplanen har revisjonen formulert tre spørsmål eller problemstillinger. Sekretariatet forutsetter at det for å besvare spørsmålene, både må gjøres undersøkelser av interkontroll og av praksis. Vi mener også at brukeropplevd kvalitet bør tas med, og støtter forslaget om å intervjue brukere/ pasienter med samtykkekompetanse, eventuelt pårørende for brukere uten samtykkekompetanse. Hvis kontrollutvalget også er enig i at alternativ 3 er riktig vinkling på prosjektet, da er det sekretariatets mening at utvalget videre bør avklare om undersøkelsen også skal omfatte heldøgns plasser i bofellesskap. Vi mener at bystyrets vedtak kan tolkes slik at bofellesskap skal med, siden ordlyden i vedtaket er «heldøgns omsorgsplasser». Revisjonen skriver at ressursbruken avhenger av størrelsen på de sykehjemmene som skal undersøkes og antall sykehjem som skal inkluderes. Anslaget er 350 timer for ett sykehjem, og deretter timer per sykehjem/bofelleskap. Det kan kanskje være hensiktsmessig å plukke ut to sykehjem og to bofellesskap. Da vil ressursanslaget være rundt 600 timer. Revisjonen anbefaler at kontrollutvalget fastsetter antall sykehjem, men at valg av sykehjem overlates til revisjonen i samråd med Sarpsborg kommune. Dette fordi det kan være at kommunen selv har tanker om hvilke sykehjem som er mest aktuelle for revisjon, alternativt at Fylkesmannen i Østfold har hatt tilsyn på en eller flere av sykehjemmene. Sekretariatet er enig i dette med mindre kontrollutvalget selv har kunnskaper/informasjon om sykehjem og bofellesskap som bør være med i utvalget. 59

60 Fra: Svarholt Anders Sendt: :52:26 Til: Pettersen Anne-Karin Femanger Kopi: Emne: Oversendelse av utkast til prosjektplan "Kvalitet i tjenestene" - Sarpsborg kommune Vedlegg: image001.jpg;utkast til prosjektplan kvalitet i tjenestene - Sarpsborg.doc;Utkast til prosjektplan kvalitet i tjenestene - Sarpsborg.pdf Til ØKUS Vedlagt følger utkast til prosjektplan «Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser» i Sarpsborg kommune i PDF og DOC format. Planen er berammet for behandling i kontrollutvalget 14. februar Det orienteres om at det ikke er gjennomført oppstartsmøte før oversendelse av prosjektplanen, men planen er oversendt kommunens administrasjon for innspill. I oversendelsen har vi også meddelt at vi kan stille til et møte dersom kommunen ønsker dette. Eventuelle tilbakemeldinger fra kommunen bringes inn i kontrollutvalgsmøtet. Det har vært utfordrende å utarbeide planutkastet, da bestillingen ikke inneholder noen nærmere redegjørelse av hvor «skoen trykker». Vi har derfor utarbeidet ulike alternative gjennomføringer, som hver på sin måte undersøker tjenestekvaliteten. Alternativ 3 i planutkastet er antakelig det forslaget som er nærmest ordlyden i Bystyrets vedtak. Dette er også det mest omfattende prosjektet. Det er vanskelige å utarbeidet et godt ressursanslag for prosjektet av flere årsaker, slik at dette er noe som vil måtte diskuteres i kontrollutvalgsmøtet. Til hjelp for diskusjonen kan det være nyttig å ha følgende momenter i bakhodet: Avsatt ressursramme for 2017 er 1400 timer. 60 timer går bort i administrasjonen, og det må også settes av inntil 100 timer til overordnet analyse mot slutten av året. I tillegg vil «Oppfølging av kompetansekrav» legge beslag på ca. 60 timer av årets ressursramme. Da gjenstår det ca forvaltningsrevisjonstimer. Det gjenstår totalt fire prosjekter på forvaltningsrevisjonsplanen: o Tjenestekvalitet (Denne prosjektplanen) o Avfallshåndteringen ved Gatedalen (Analysen er oversiktlig, og det er klart hva man skal undersøke. Antakelig kan prosjektet gjennomføres på ca. 200 timer). o Refusjoner (Tilsvarende prosjekt i Fredrikstad er gjennomført innenfor en ramme på 300 timer). o Introduksjon av nyansatte i kommunens HMS System (Analysen er oversiktlig, og oppdraget kan om nødvendig avgrenses til en systemgjennomgang på ca. 150 timer. eventuelt utelates eller vurderes på nytt i neste planperiode.) Dette gir en tilgjengelig ramme på ca. 530 timer, eller 680 timer hvis siste prosjekt på planen utgår. Med vennlig hilsen Anders Svarholt seksjonsleder forvaltningsrevisjon e post: ansv@fredrikstad.kommune.no Tlf: /

61 Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser Sarpsborg kommune Prosjektplan Rolvsøy 30. januar

62 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i Bystyret 11. februar 2016, hvor forvaltningsrevisjonsplan ble fastsatt. Vedtaket bygget på innstilling fra kontrollutvalget, som igjen bygget på overordnet analyse fra revisjonen. I forbindelse med bystyrebehandlingen ble det imidlertid fremmet et tilleggsforslag om forvaltningsrevisjon av «Kvaliteten på tjenestene som eldre får på heldøgnsplassene i kommunen». Dette forslaget ble vedtatt og tatt inn i planen. I «Veileder til forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven» 1 gis en mulig definisjon på kvalitet: «Kvalitet er helheten av egenskaper en enhet har og som vedrører dens evne til å tilfredsstille uttalte og underforståtte behov» 2 Etter definisjonen handler kvalitet om å tilfredsstille beskrevne krav, forventninger og behov. Disse kan komme fra staten i form av lover og forskrifter, fra kommunen selv og/ eller fra brukere og pårørende. Kvalitet vil etter dette være et begrep som favner vidt, og bestå av en rekke egenskaper ved tjenestene som ytes. Eksempler kan være at tjenestene er virkningsfulle, trygge og involverer brukerne. Det vil også handle om at de leveres til rett tid, er tilgjengelige, samordnete og preget av kontinuitet, slik at mottakeren opplever at tjenesten dekker reelt behov. Kvaliteten på tjenestene handler også om brukernes opplevelse av livskvalitet og viktige verdier i den enkeltes liv. Tjenestene må derfor utformes slik at mottakerne opplever at dette blir respektert og verdsatt. For å ivareta kvalitetskravet er det utarbeidet et omfattende rettighetsregelverk i form av lover, forskrifter, rundskriv og veiledere, som kommunen må forholde seg til i sitt arbeid med tjenesteutformingen. En forvaltningsrevisjon av kvaliteten i tjenestene kan etter dette innrettes på flere ulike måter og ta for seg hele eller deler av tjenestetilbudet, alt fra tidspunktet for søknad om helse- og omsorgstjenester, til utføring av tjenesten, og til avslutning av tjenestetilbudet. Forvaltningsrevisjonen kan videre omfatte langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og/ eller heldøgns plasser i bofellesskap. Sarpsborg kommune har per tiden fem sykehjem med ulike typer plasser, Helsehuset med blant annet korttidsplasser og inntakskontor som behandler søknader om eksempelvis sykehjemsplass, og en rekke bofellesskap for ulike grupper av tjenestemottakere AKTUELLE PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER En fullstendig forvaltningsrevisjon av hele tjenestetilbudet, inkludert alle egenskaper ved tilbudet som har betydning for tjenestekvaliteten, vil være svært ressurskrevende. En slik forvaltningsrevisjon vil også måtte pågå over en lengre tidsperiode enn hva som vanligvis er tilfellet for en forvaltningsrevisjon. Revisjonen anbefaler derfor at kontrollutvalget i sitt vedtak avgrenser oppdraget, eksempelvis til et temaområde, eller til et eller to sykehjem. Resultatene fra oppdraget vil ha overføringsverdi, og kan således gi gode og nyttige innspill til generelle forbedringspunkter innenfor tjenesteområdet. En avgrenset forvaltningsrevisjon kan også benyttes som beslutningsgrunnlag for ytterligere undersøkelser, dersom resultatene skulle avdekke et slikt behov. Med dette utgangspunktet har vi utarbeidet tre alternative gjennomføringsforslag. Alternativ 1: «Inntakskontorets mottak og behandling av søknader om heldøgns tjenester» 1 Utgitt av Sosial- og helsedirektoratet i november Det er foretatt endringer i lovverket etter dette tidspunktet, men forskriften og veilederen er fortsatt gyldig. 2 Veilederen har hentet definisjonen fra «Kvalitetsledelse og kvalitetssikring, terminologi», Norsk Standard, Kilde: sarpsborg.com østfold kommunerevisjon iks 2 62

63 Inntakskontoret behandler alle søknader om heldøgns omsorgstjenester. Det inkluderer både korttidsplasser og langtidsplasser i sykehjem, rullerende plass på sykehjem, rehabilitering, avlastning og leilighet i bofellesskap. Innvilgelse av eller avslag på slike tjenester er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Forvaltningsloven og særlover (eksempelvis pasient- og brukerrettighetsloven og helse- og omsorgstjenesteloven) stiller en rekke krav til saksbehandlingen og innholdet i vedtakene. Kravene skal ivareta rettssikkerheten til de som søker om tjenester. Vedtakene må følgelig fattes i tråd med de krav som lovgiver har oppstilt, og vil være viktige premissgivere for kvaliteten på det tjenestetilbudet som skal ytes. En forvaltningsrevisjon av inntakskontoret vil for det første omfatte internkontroll. Har kontoret etablert nødvendige systemer herunder rutiner og prosedyrer som sikrer og ivaretar god regeletterlevelse. For det andre vil oppdraget omfatte gjennomgang av praksis. Gjennomgang av praksis innebærer å etterprøve de prosessuelle delene av saksbehandlingen i enkeltsaker, både der det innvilges tjenester og der det gis avslag. Metodikken vil i hovedsak omfatte dokumentanalyse, intervjuer og mappegjennomgang. Et antatt ressursanslag på et en slik revisjon vil være ca. 300 timer +/- 10 %, altså i tråd med det som tradisjonelt omtales som en «ordinær forvaltningsrevisjon». Praksisgjennomgangen kan også omfatte en materiell gjennomgang av saksbehandlingen om de vurderingene som kommunen legger til grunn faktisk er i overensstemmelse med regelverket men dette vil medføre økt ressursbruk. Svært forsiktig stipulert vil dette øke ressursrammen til timer +/- 10 %. Revisjonen gjør oppmerksom på at det er vedtatt endringer i regelverket som delvis har trådt i kraft 1. juli 2016, og som delvis trer i kraft 1. juli Endringene innebærer en presisert rettighet for pasienter og brukere, som gir en tilsvarende presisering i kommunens forpliktelse. Kort oppsummert innebærer endringene: Plikt for kommunen til å utarbeide lokal forskrift med kriterier for tildeling av langtidsopphold i sykehjem eller «tilsvarende bolig», kriterier for å settes på venteliste for slike tjenester og krav om oppfølgingsrutiner for de som settes på venteliste (trådt i kraft 1. juli 2016). Plikt til å opprette og føre venteliste på aktuelle tjenestemottakere (i kraft 1. juli 2017). Plikt til å fatte vedtak for pasienter og brukere som settes på venteliste (innebærer en tilsvarende rettighet for pasienten eller brukeren) (i kraft 1. juli 2017). På bakgrunn av endringene omtalt ovenfor, anbefaler revisjonen at kontrollutvalget vurderer nøye om dette alternativet skal prioriteres på bekostning av de andre foreslåtte alternativene. En alternativ løsning kan være å ta dette inn som et risikoområde i overordnet analyse for Da vil man også kunne inkludere kommunens forskrift og ventelistepraksisen i forvaltningsrevisjonen. Alternativ 2: «Bruk av tvang overfor eldre i heldøgns tjenester» Tjenestekvalitet innebærer også å ivareta den enkelte mottakers verdighet og integritet. Pleie- og omsorgstjenester handler ofte om å yte tjenester som griper inn i den enkeltes liv og hverdag, også i de tilfeller der tjenestemottakeren selv tidvis gir uttrykk for at hjelpen ikke er ønskelig. Dette medfører en vanskelig balansegang mellom å hjelpe for mye (paternalisme) og å hjelpe for lite (som kan nærme seg omsorgssvikt). Slike situasjoner krever fagpersoner med god kompetanse og kunnskap, som klarer å finne frem til løsninger som hjelper brukeren, men som også ivaretar vedkommende krav om respekt, selvbestemmelse og medbestemmelse. I noen tilfeller er det imidlertid vanskelig å finne tilfredsstillende løsninger, og hjelpen må gis i form av tvang. Regelverket oppstiller en rekke prosessuelle og materielle saksbehandlingsregler som må ivaretas i slike tilfeller, og saksbehandlingen skal også dokumenteres og kunne etterprøves. Sentralt i vurderingen er om hjelpen er i brukerens eller pasientens interessen, og om hjelpen kan ytes på en mindre inngripende måte (minstemiddelprinsippet). En forvaltningsrevisjon av bruk av tvang vil omfatte internkontroll. Har kommunen etablert nødvendige systemer herunder rutiner og prosedyrer som sikrer og ivaretar den enkeltes verdighet og integritet. For det andre vil oppdraget omfatte gjennomgang av praksis. Gjennomgang av praksis innebærer å etterprøve de prosessuelle delene av saksbehandlingen. Som eksempel vises det til at det skal dokumenteres om østfold kommunerevisjon iks 3 63

64 brukeren eller pasienten har manglende samtykkekompetanse. Dersom mottakeren ikke har samtykkekompetanse, og motsetter seg helsehjelpen, kan det treffes vedtak om tvungen helsehjelp. Regelverket oppstiller imidlertid en rekke kumulative vilkår som må være oppfylt, og det er også gitt begrensinger i hvem som kan fatte vedtaket, og varigheten på vedtaket. Også dette skal være dokumentert og etterprøvbart. Metodikken vil i hovedsak omfatte dokumentanalyse, intervjuer og mappegjennomgang. Revisjonen ser også for seg å gjennomføre en spørreundersøkelse rettet mot ansatte med en viss stillingsandel. Formålet med en slik undersøkelse er å avdekke om det er en omforent forståelse av hva som er tvang, og om det er en risiko for at det ytes tvungen helsehjelp uten at kravene i pasient- og brukerrettighetsloven er ivaretatt. Et antatt ressursanslag på et en slik revisjon vil være ca. 350 timer +/- 10 %, under forutsetning av at oppdraget avgrenses til eksempelvis et sykehjem. Dersom kontrollutvalget ønsker at vi skal gå inn i to eller flere sykehjem vil ressursrammen måtte økes. Dette skyldes først og fremst at vi vil måtte gjennomføre flere runder med intervjuer og mappegjennomganger. Et forsiktig anslag tilsier ca timer ekstra per sykehjem/ bofellesskap. Alternativ 3: «Kvalitet i sykehjem» Dette alternativet ser mer på helheten i tjenestetilbudet enn de øvrige alternativene, og kan muligens sies å være mest i tråd med ordlyden i Bystyrets vedtak. Tjenestekvaliteten ved et utvalgt sykehjem kan struktureres rundt 4 : 1. Får beboerne ved sykehjemmet trygge og sikre tjenester? 2. Får beboerne ved sykehjemmet en helhetlig, samordnet og fleksibel tjeneste? 3. Ivaretar sykehjemmet brukermedvirkning og individuell tilpasning? Samlet vil problemstillingene ta for seg blant annet: Ledelse, organisering og bemanning Sykefravær og vikarbruk Opplæring av nyansatte og kompetanseutvikling Sykehjemslegens rolle Internkontroll, herunder rutiner og prosedyrer Vurdering av samtykkekompetanse Legemiddelhåndtering Dokumentasjon i journal Fysiske omgivelser Ivaretakelse av verdighet, respekt og trygghet Ivaretakelse av grunnleggende og sosiale behov En verdig livsavslutning Brukermedvirkning og individuell tilpasning. Oppdraget vil bli gjennomført ved hjelp av dokumentanalyse, intervjuer, avviksanalyse og stikkprøver på journal. Intervjuer vil først og fremst omfatte ansatte i kommunen, men det kan også være aktuelt å intervjue brukere/ pasienter med samtykkekompetanse, eventuelt pårørende for brukere uten samtykkekompetanse. Det kan også være aktuelt å gjennomføre observasjon. Det er vanskelig å fastsette en ressursramme for prosjektet, da denne avhenger av mange faktorer. Det er for eksempel stor forskjell i størrelsen på kommunens ulike sykehjem, noe som vil påvirke ressursbruken. Ressursbruken avhenger også av antall sykehjem som skal inkluderes i oppdraget 5. Tilsvarende vil ressursbruken avhenge av om det er ønskelig at revisjonen inkluderer observasjon som metodikk. Denne vil 4 Trondheim kommunerevisjon gjennomførte en tilsvarende revisjon ved Ilevollen sykehjem i 2014 (Rapport 11/2014- F). Rapporten er tilgjengelig på kommunens nettsider, og på nkrf.no. 5 Vi anbefaler at kontrollutvalget fastsetter antall sykehjem, men at valg av sykehjem overlates til revisjonen i samråd med Sarpsborg kommune. Dette fordi det kan være at kommunen selv har tanker om hvilke sykehjem som er mest aktuelle for revisjon, alternativt at Fylkesmannen i Østfold har hatt tilsyn på en eller flere av sykehjemmene. østfold kommunerevisjon iks 4 64

65 i så fall måtte gjennomføres over flere dager, med minst to deltakere. Antakelig vil forvaltningsrevisjonen kunne gjennomføres innenfor 450 til 750 timer avhengig av hva kontrollutvalget ønsker av handlinger. Dette bør diskuteres nærmere i kontrollutvalgsmøtet. 3. AKTUELLE REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Prosjektplanen redegjør for flere alternativer. Dette har betydning for hvilke kriterier som vil kunne gjøres gjeldende i gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen. Samtidig omfatter alle alternativene samme område. Revisjonen antar derfor at blant annet følgende kilder vil være dekkende som grunnlag for å utlede revisjonskriterier: Kommuneloven (Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107). Helse- og omsorgstjenesteloven (Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester av 24. juni 2011 nr. 30). Pasient- og brukerrettighetsloven (Lov om pasient- og brukerrettighetsloven av 2. juli 1999 nr. 63). Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene. Forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie. Forskrift om en verdig eldreomsorg. Endelig utledning av kriteriene vil fremgå av forvaltningsrevisjonsrapporten. 4. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeid med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Det presiseres at ressursanslag og prosjektperiode er estimater. Det kan derfor oppstå forhold som medfører en overskridelse av estimerte timer eller prosjektperioden. Vesentlige overskridelser (utover 10 %) skal meldes til sekretariatet og kontrollutvalgsleder, som må ta stilling til om prosjektet skal videreføres eller avsluttes. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 5. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Bjørnar Bakker Eriksen forvaltningsrevisor Lena Longva-Stavem forvaltningsrevisor Anders Svarholt oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Februar 2017 september 2017 Antall timer Ressursramme avhenger av valgt alternativ Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Sarpsborg kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 14. februar 2017 Når rapport er sendt til rådmannen Høsten 2017 Når rapport er sendt til ØKUS Høsten 2017 østfold kommunerevisjon iks 5 65

66 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/74 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 5976/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg 1 Vedlegg - Uavhengighetserklæringer Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Sarpsborg kommune har oppdragsansvarlige revisorer (Anders Svarholt og Jolanta Betker) samt administrerende direktør Laila Nagelhus avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og administrerende direktør tas til etterretning. 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/74 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 5923/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i bystyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi bystyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møteog informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2016 vedtas. Årsmeldingen oversendes til bystyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, tas til orientering. 76

77 Sarpsborg kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 77

78 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003, ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra bystyret går to styringslinjer. Den ene går fra bystyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet Kontrollutvalgets årsmelding

79 Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til dem som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til bystyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant bystyrets medlemmer. Medlemmer Per Gunnar Stordal, leder (H) Inger-Christin Torp, nestleder (Ap) Atle Larsen (Frp) Else Marie Hagen (Pp) Per Hugo Samuelsen (Ap) Varamedlemmer Bente Opstad (V) Glenn Løvli Fredriksen (H) Beate Desiree Vestli (Frp) Ellen Mikkelsen (H) Jan Riis (Frp) Odd-Jan Skriubakken (SV) Elisabeth Hatlem-Eriksson (Ap) Nils Jørgen Derbakk (Ap) Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet Østfold Kontrollutvalgssekretariat har utført Sekretariatstjenesten i Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Møteinnkallinger og sakskart er sendt elektronisk til utvalgets medlemmer, ordfører og rådmann. Kontrollutvalgets møteplan og møtedokumenter blir løpende publisert på sekretariatets hjemmeside: og kommunes hjemmeside. Kontrollutvalget har i 2016 avholdt 5 møter. Til sammen har det behandlet i alt 48 saker. Statistikk for de fire siste årene: møter saker Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at ordfører fortløpende får tilsendt utvalgets saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakten med den politiske ledelse i kommunen. Ved behandling av kommunes årsregnskap for 2015 var rådmann, økonomisjef og kemner særskilt invitert til møtet for å redegjøre for regnskap og resultat. I junimøte var kontrollutvalget på besøk hos Borg Havn IKS, og i sitt desember møte besøkte utvalget Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerte en kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i juni Fra kontrollutvalget deltok Per Gunnar Stordal og Else Marie Hagen. Behandlede saker i 2016 I 2016 er regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon utført av Østfold kommunerevisjon IKS. Selskapskontrollen er utført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. Plandokumenter Kontrollutvalget har behandlet følgende plandokumenter for sin virksomhet: Møteplaner for kontrollutvalget Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen Plan for selskapskontroll for perioden Budsjett for kontroll- og tilsyn 2017 Plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet i desember Kontrollutvalgets årsmelding

80 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2015 Kontrollutvalget har i 2016 avgitt uttalelse til bystyret om Sarpsborg kommunes årsregnskap for 2015 og om Frivillighetssentralen i Sarpsborg KF for 2015 Revisjonsberetningen for 2015 Resultatet av regnskapsrevisjonen rapporteres direkte fra revisjonen til bystyret gjennom revisjonsberetningen. I tillegg til revisjonsberetningen skal revisor også rapportere andre forhold som er avdekket gjennom revisjonen. Slik rapportering skal skje til kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Rapportering av slike forhold skal skje i form av "nummererte brev" og notater. Revisjonsforskriften 4 gir bestemmelser om hvilke forhold som skal rapporteres i nummererte brev. Kontrollutvalget har ikke behandlet nummererte revisjonsbrev i Rapport om utført regnskapsrevisjon Rapporten omtaler de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap samt tilknyttede oppdrag. Forvaltningsrevisjon I 2016 har kontrollutvalget behandlet 5 forvaltningsrevisjonsrapporter: «Forvaltning drift og vedlikehold» Rapporten viser at Sarpsborg kommune i tilfredsstillende har grad etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Rådmannen sluttet seg til revisjonens anbefalinger: Videreføringen av helhetlig strategi for eiendoms-forvaltningen pågår som en saksordførersak i kommunens plan- og økonomiutvalg og utvalget for eiendom og næring er referansegruppe for arbeidet. Arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger er igangsatt og vil bli intensivert i 2016 og vedlikeholdsplan vil innarbeides i handlingsplan og budsjett for Rapporten ble behandlet i bystyret uten vedtak om videre oppfølging. «Internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører» Rapporten viste at kommunen har etablert en fungerende internkontroll når det gjelder oppfølging, men revisjonen avdekket enkelte svakheter. Videre viste rapporten at kommunen har gode rutiner for å sikre etterlevelse av kravene til informasjon om lønns- og arbeidsvilkår i konkurransegrunnlag, samt kontraktklausul som sikrer arbeidstakers lønns- og arbeidsvilkår. Samtidig fremkommer det at kommunen ikke har utarbeidet skriftlige rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres risikovurderinger, innholdet og oppfølgingen av eventuelle kontroller, samt dokumentasjonen av overnevnte vurderinger og kontroller. Rapporten ble behandlet i bystyret Bystyret ba rådmannen om at hun: Bruker rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet av internkontrollen som kjennskap til og forståelse for eget ansvar og myndighet, revisjonens funn som knytter seg til kontroll av fakturabetingelser, herunder hvilken rolle nettoprislister skal spille i fakturakontrollen. Sikrer etterprøvbarhet og enhetlig praksis i vurderingene og de eventuelle kontrollene av underleverandørers lønnsog arbeidsvilkår ved å utarbeide skriftlige rutiner som inneholder informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre vurderinger og kontroller, hva kontrollene bør inneholde og hvordan de skal gjennomføres og følges opp, samt hvordan vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Gjennomfører risikovurderinger, med eventuelt påfølgende kontroller, Kontrollutvalgets årsmelding

81 eventuelt med bistand fra rammeavtaleleverandør for området, i et egnet prosjekt. Bystyret ba rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Plan- og økonomiutvalget, med kopi til kontrollutvalget, innen Oppfølging: Se eget vedlegg til årsmeldingen «Tvang i skolen» Rapporten viser at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres er grunnleggende ivaretatt. Forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, er også godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekke fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves. ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen Rapporten ble behandlet i bystyret og bystyret ba rådmannen om at hun: bruker rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formaliserer og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikrer at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. iverksetter tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsetter arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeider prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever Rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen Bystyret ba rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til utvalg for kultur og oppvekst, innen høsten «Fakturaoppfølging «Rødt flagg» Rapporten viste at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Rådmannen retter fokus på de områdene der det er funnet avvik Rapporten er sendt til bystyret uten forslag til videre oppfølging «Navs arbeid med ungdom del 1» Rapporten viste at kommunen er kommet langt med arbeidet for ungdom. Arbeidet kommer raskt i gang, oppfølgingen innebærer tett samarbeid og ressursene er tilstrekkelige. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen understreker viktigheten av å arbeidet målrettet, strukturert og langsiktig i arbeidet med ungdom. Rapporten er sendt til bystyret uten forslag til videre oppfølging. Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter: I 2015 behandlet kontrollutvalget forvaltningsrevisjonsrapport «IKT». Rapporten viste at: gevinst-realiseringsprosessen knyttet til modulen ehandel kunne hatt klarere målsettinger og tydeligere forankring i hele organisasjonen. Kontrollutvalgets årsmelding

82 kommunen har bare delvis etablert en internkontroll for personvern og informasjonssikkerhet, og arbeidet med å etablere systemet har ikke fått nødvendig prioritet. det er et forbedringspotensial knyttet til effektivitet i IKT-løsningene. Rapporten ble behandlet i bystyret Oppfølging: Bystyret vedtok at rådmannen skulle rapportere om sin oppfølging til Komite for tjenesteutvikling. Det ble ikke satt noen frist for rapporteringen slik kontrollutvalget foreslo, men i forbindelse med årsmeldingen for 2015, opplyste rådmannen til sekretariatet om at alle tiltakene i rapporten var registrert inn i kommunens systemer for oppfølging av FR rapporter. Det ble avlagt endelig formell statusrapport til Komite for tjenesteutvikling i april 2016, ihht politisk vedtak. Det har imidlertid skjedd endringer på noen av tiltakene siden den gang. Disse endringene er beskrevet i et internt notat: «Rapportering på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport IKT», datert Dette notatet blir langt fram som referatsak for kontrollutvalget i februar Selskapskontroll Formålet med selskapskontroll fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Sarpsborg kommune har etablert eiermelding som et ledd i sitt strategiarbeid som eier. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven med å utføre eierskapskontroll. I henhold til plan for perioden har Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS vært gjenstand for kontroll i Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS er et interkommunalt selskap, organisert etter Lov om interkommunale selskaper. Selskapet har pr deleiere (kommuner). Selskapet ble opprettet i 2002, den gang med 15 deleiere, etter et initiativ fra rådmannsutvalget i Østfold og Statsarkivet i Oslo. Sarpsborg kommune har en eierandel på 11,1 %, Fylkeskommunen er den største eier med 57,86 %. Med unntak av at selskapet ikke har egen sak om økonomisk rapportering til hvert styremøte, ble kontrollpunktene funnet i orden. Sekretariatet følger dette opp videre i Bystyret får rapporten til behandling på nyåret Henvendelser til kontrollutvalget Kontrollutvalget kan også behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver og om den skal prioriteres. Kontrollutvalget har behandlet tre henvendelser i 2016: Henvendelser fra Sandbakken og Klavestadhaugen velforening ang. utbygging av Bodalsjordet: Kontrollutvalgets leder mottok i januar 2016 en henvendelse fra Sandbakken og Klavestadhaugen velforening der utvalget ble bedt om å se på hvilken rolle leder av utvalg for Landbruk og teknikk har hatt i prosessen med boligprosjektet. Velforeningen mente at det var flere møter med utbygger der utvalgsleder hadde deltatt, som det ikke fantes noe referat fra. Kontrollutvalget ble også bedt om å vurdere hvorvidt arealplanen, hele eller deler av den, burde opp til ny behandling pga. manglende ROS-analyse fra kommunens side. Etter flere orienteringer fra administrasjonen ble kontrollutvalget enige om å avslutte Kontrollutvalgets årsmelding

83 saken og utvalget ga KU-leder mandat til å vurdere om evt. nye henvendelser fra Sandbakken Velforening m. fl., bør legges fram for utvalget Henvendelse om mulig uregelmessighet knyttet til en rammeavtale. Etter en henvendelse om mulig uregelmessighet knyttet til en rammeavtale ble det gjennomført en revisjonskontroll. Rapporten konkluderte med at anskaffelsesprosessen for den aktuelle rammeavtalen ikke tilfredsstilte de grunnleggende krav til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser. Revisjonen fremmet flere anbefalinger i rapporten, og kommunens administrasjon redegjorde i sitt tilsvar for flere forbedringer. Revisjonsrapporten og kontrollutvalgets vedtak i saken ble oversendt bystyret med en anmodning om at kontrollutvalget gjennomfører en forvaltningsrevisjon på området. Saken legges frem på nyåret Henvendelse til kontrollutvalget fra gruppeleder KrF, Ståle Solberg: I sin henvendelse stiller Solberg spørsmål om behandlingen av habiliteten til både bystyrerepresentanter og andre utenfor kommuneorganisasjonen. Han stiller også noen spørsmål knyttet til hvordan prosessen om trasevalg/intercity har vært internt i kommunen. Kontrollutvalget ønsket ikke å gå videre med dette. Statusrapporter om utført forvaltningsrevisjonsarbeid (ressursbruk) Uavhengighetserklæringer fra ansvarlige revisorer Engasjement brev fra Østfold kommunerevisjon IKS Prosjektplan: Navs arbeid med ungdom del 1 Prosjektplan: Tvang i skolen Prosjektplan: Fakturaoppfølging «Rødt flagg» Prosjektplan: «Oppfølging av kompetansekrav» Saker som kontrollutvalget har fått informasjon om: Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Sarpsborg kommune Bystyrets behandling av saker fra kontrollutvalget Kopi av brev fra Østfold kommunerevisjon til rådmannen: Informasjonsskriv gjennomføringer av forvaltningsrevisjon, undersøkelser/granskninger Rapport om dokumentstyring og internkontroll ved samspillentreprise. Plan- og økonomiutvalgets vedtak følger med rapporten Høringsuttalelse fra FKT ny kommunelov Høringsuttalelse fra NKRF ny kommunelov Pressemelding Kirkegårdskapasitet Andre saker Av andre saker som kontrollutvalget har behandlet nevnes: Årsmelding 2015 for kontrollutvalget Denne årsmeldingen er behandlet og godkjent av kontrollutvalget i møte den 14. februar Per Gunnar Stordal (s) Kontrollutvalgets leder Anne-Karin Femanger Pettersen (s) Østfold kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalgets årsmelding

84 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/73 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 7282/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /7 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1 Bystyrets vedtak FR-rapport Tvang i skolen 2 Siste kontrollmåling: Enpolte anlegg, brev datert Notat datert om rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport IKT Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering 84

85 Arkivsak 16/05586 Saksbehandler Terje Roar Aldar Behandlet av Møtedato Saknr 1 Bystyret /16 SAKSPROTOKOLL Forvaltningsrevisjonsrapport "Tvang i skolen" Behandling i Bystyret Følgende hadde ordet ved behandlingen av saken: Therese Thorbjørnsen (AP), Andreas Brännström (FRP), rådmann Unni Skaar. Representanten Therese Thorbjørnsen fremmet på vegne av Arbeiderpartiet følgende forslag til punkt 2 (dato). 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til utvalg for kultur og oppvekst innen høsten Votering Kontrollutvalgets innstilling, med ovennevnte forslag til dato i punkt 2, ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Bystyret finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres, er grunnleggende ivaretatt. Bystyret merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekker fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves. ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: bruker rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formaliserer og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikrer at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. 85

86 iverksetter tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsetter arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeider prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Bystyret merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til utvalg for kultur og oppvekst innen høsten Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. 86 2

87 Østfold Kontrollutvalgssekretariat Postboks FREDRIKSTAD Deres ref.: Vår ref.: Dato: 16/ Endelige resultater av kontrollmåling foretatt til "Kontroll av rammeavtale" -sak 16/45 i kontrollutvalget i Sarpsborg Som etterfølgende informasjon til sak 16/45 fremlegger rådmannen resultater av kontrollmålinger som ikke var gjennomført før Kontrollutvalgets behandling i desember. Disse ble oversendt Østfold kommunerevisjon og Østfold kontrollutvalgssekretariat på e-post Fakturanr Prosjekt Beløp Sted Fakturert Kontrollmålt antall meter Differanse Dato ,00 Edvardstrandsvei ,00 Opstadveien ,00 Nylandsvei ,00 Statsminister Kolstadsvei, Sindingsgate, Ulsteinsvei ,00 Rest enpolet Hedinsvei og Øvre del hasliveien + tennskap Målt på kart ,00 Fladebyveien - Molvikveien, Utskifting av blankt strekk samt utskifting for tilkobling til tennskap Målt på kart ,00 Strømsæthersvei ,00 Rødsøyveien ,00 Nesveien ,00 Hannestad(veien) ,00 Åsveien ,00 Nye Tindlundvei - Dalveien Nord ,00 Myrstadveien ,00 Dalveien syd ,00 Fredheimveien ,00 Prost Krogsvei ,00 Gamle Isevei ,00 Torvaldslyst/markveien ,00 Bjørnstad (veien) ,00 Knattåsveien, Nybrottsveien ,00 Gaupefaret (tilleggsinfo fra SK) ,00 Tuneveien Sum Tabellen viser kontrollmåling av samtlige fakturaer for utskifting av enpolede anlegg som har vært omfattet av revisjonen i alt 22 fakturaer. Målingene er utført ved hjelp av kartgrunnlag og målehjul. Ni av målingene er gjennomført av to rådgivere fra kommunen og en representant fra leverandøren. De resterende målingene er gjennomført av to rådgivere fra kommunen. To roder er målt på kart idet strekket i all hovedsak går over privat grunn. Målingene viser at det er utskiftet/levert meter og at det er fakturert og betalt meter. Med bakgrunn i dette kan rådmannen ikke se at det er grunnlag for å hevde at Sarpsborg kommune er blitt overfakturert. Med hilsen Unni Skaar rådmann 87