System-X brukermanual

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "System-X brukermanual"

Rebekka Isaksen
8 år siden
Visninger:

1 System-X brukermanual System-X brukermanual... 1 Når registrerer jeg I System-X?... 1 Innlogging... 1 Søk - Registrer... 2 Registrering i System-X Med personnummer - 11 siffer... 2 Forklaring på spesialfelt... 3 Utløpsdato... 3 OU (Organization Unit)... 3 Tilknytning... 4 Spredning... 4 Ansvarlig e-post & Brukers e-post... 5 Registrering av personer uten norsk personnummer (Utenlandske personer)... 5 Saksgang... 6 Før registrering... 6 Personaliamal for System-X registrering (For ledere)... 7 Nytilsatt med norsk personnummer... 7 Nytilsatt uten norsk personnummer... 7 System-X (SYS-X) er et lite program som brukes for å registrere personer som trenger tilgang til universitetets IT-systemer, men som ikke er registrert i de øvrige administrative systemene FS eller PAGA. Du finner mer informasjon om System-X her: Når registrerer jeg I System-X? o Når brukeren ikke lønnes av UiT (og derfor ikke blir registrert inn i PAGA) o Brukeren er i påvente av at lønnsmelding blir registrert i PAGA og trenger en brukerkonto Innlogging SYS-X finner du her: For å kunne logge inn på System-X må du være registrert som bruker av tjenesten. Send en e-post til Orakel@uit.no om hvem du er og hvorfor du skal ha denne tilgangen. 1

.. 5 Registrering av personer uten norsk personnummer (Utenlandske personer)... 5 Saksgang... 6 Før registrering... 6 Personaliamal for System-X registrering (For ledere).

2 Søk - Registrer I første skjermbilde ("Søk etter person") kan du legge inn personnummer og eller navn til personen du vil behandle. SYS-X søker så i databasen på grunnlag av dataene du har lagt inn, hva som så skjer avhenger av om du får noen treff: Ingen treff: Du kommer til skjermbildet for registrering av ny person; dataen du søkte på ligger ferdig utfylt i skjemaet Ett treff: Du kommer til skjermbildet for registrering med dataen for den aktuelle personen ferdig utfylt Flere treff: Du får en liste over alle treffene. Dersom du ønsker, kan du velge 'rediger' for å endre den registrerte informasjonen (du kommer da til samme bilde som ved "Ett treff"). Registrering i System-X Med personnummer - 11 siffer Fyll inn personalia på brukeren. 2

person; dataen du søkte på ligger ferdig utfylt i skjemaet Ett treff: Du kommer til skjermbildet for registrering med dataen for den aktuelle personen ferdig utfylt Flere treff: Du får en

3 Forklaring på spesialfelt Feltene Utløpsdato, OU, Tilknytning og Spredning Utløpsdato Utløpsdato kan maksimalt settes til 1 år. Det betyr at personer som skal ha konto lengre enn dette må registreres på nytt når utløpstiden inntreffer.. OU (Organization Unit) Dette feltet bestemmer hvor i organisasjonen Universitetet i Tromsø den nytilsatte skal høre til. Velg det alternativet som passer. 3

Det betyr at personer som skal ha konto lengre enn dette må registreres på nytt når utløpstiden

4 Tilknytning Tilknytning sier noe om på hvilken måte personen er knyttet til universitetet. Her velger du det som passer best, men vær oppmerksom på at Manuell:Gjest 1 gir svært begrensende tilganger og skal bare brukes når personen er svært løst knyttet til universitetet. Spredning Spredning har konsekvenser for hva den nytilsatte får tilgang til. Det er viktig å velge AD konto hvis det er meningen at den nytilsatte skal ha ansatt-konto. Vær oppmerksom på at stipendiater regnes som ansatte i IT-systemene, uavhengig om de lønnes av universitetet eller ikke og skal derfor ha ansatt-konto. 1 Manuell:Gjest Denne tilknytningen brukers primært for personer som skal ha begrenset tilgang til UiTs IT-systemer, som for eksempel tilgang til trådløsnettet. Hvis vedkommende skal ha en fullverdig ansattkonto skal ikke dette valget brukes 4

Spredning Spredning har konsekvenser for hva den nytilsatte får tilgang til. Det er viktig å velge AD konto hvis det er meningen at den nytilsatte skal ha ansatt-konto.

5 Kontaktinfo Det er viktig at du skriver inn Telefonnummer (Mobil) i tilegg til adresse. Grunnen til dette er at Orakelet sender passordet med SMS til dette mobiltelefonnummeret. Viktig: SMS-meldingen inneholder bare passord, ikke brukernavn. Brukernavnet blir sendt til den e-postadressen du registrerer i feltet brukers e-post) Ansvarlig e-post & Brukers e-post Det er viktig at du fyller ut e-postinformasjon siden dette har direkte konsekvens for varsling om at en ny brukerkonto skal ferdigstilles. o Ansvarlig e-post er e-postadressen til den som registrerer i System-X. o Brukers e-post er en hvilken som helst e-postadresse som den nytilsatte leser (Hotmail, gmail, yahoo etc) Registrering av personer uten norsk personnummer (Utenlandske personer) Når du registrerer noen uten norsk fødselsnummer må du velge hvilken nasjonalitet vedkommende har. Når gjør dette vil du se at du får opp noen nye felt o Personnummer: Dette feltet lar du stå tomt o Født dato: Fylles ut med format dd.mm.åååå (ie: ) o Kjønn: Mann/Kvinne o Nasjonal ID: ID-nummeret på valgt identitetsbevis. Ie. Passnummer o Nasjonal ID type: Type identitetsbevis. Ie: Pass, Nasjonalt ID-kort, førerbevis etc. 5

Brukernavnet blir sendt til den e-postadressen du registrerer i feltet brukers e-post) Ansvarlig e-post & Brukers e-post Det er viktig at du fyller ut e-postinformasjon siden dette har direkte

6 Saksgang Før registrering For å kunne registrere en person inn i System-X må du ha en bekreftelse fra vedkommendes leder ved UiT. Dette får du ved at: 1. Lederen til den nytilsatte kontakter deg og gir beskjed om at en ny person skal registreres i System-X Eller 2. Den nytilsatte kontakter deg angående oppretting av brukekonto. Hvis det skjer på denne måten må du kontakte vedkommendes leder få en bekreftelse. Etter registrering Brukerkontoen vil være klar i BAS dagen etter at du har gjort registreringen. Følgende skjer: 1. Orakelet blir varslet automatisk om at en ny brukerkonto er klar, samt at det blir sendt en e-post til brukeren som inneholder brukernavn. 2. Orakelet kontakter brukeren og opplyser om passordet til den nye brukerkontoen. 3. Orakelet informerer lokal-it om at det foreligger en ny brukerkonto som må ferdigstilles. 6

Hvis det skjer på denne måten må du kontakte vedkommendes leder få en bekreftelse. Etter registrering Brukerkontoen vil være klar i BAS dagen etter at du har gjort registreringen. Følgende skjer: 1.

7 Personalia mal for System-X registrering (For ledere) Denne malen kan benyttes av lederne ved UiT når de skal sende en forespørsel om System-X registrering av en nytilsatt. Nytilsatt med norsk personnummer Emne: Opprette brukerkonto for nytilsatt (System-X) Tekst: [ NAVN ] har blitt tilsatt ved [ ENHET ] og trenger IT-brukerkonto Fornavn: Etternavn: Personnummer: Utløpsdato: Fakultet/Institutt/Enhet: Stilling: Trenger ansatt-konto (AD): Ja/Nei Begrunnelse: Kontaktinfo til den nytilsatte (Adresse & Telefonnummer) E-postadresse: Ekstern e-postadresse som den nytilsatte har tilgang til Nytilsatt uten norsk personnummer Emne: Opprette brukerkonto for nytilsatt (System-X) Tekst: [ ] har blitt tilsatt ved [ ] og trenger IT-brukerkonto Nasjonalitet: Fornavn: Etternavn: Kjønn: Født dato: Passnummer: Utløpsdato: Fakultet/Institutt/Enhet: Stilling: Trenger ansatt-konto (AD): Ja/Nei Begrunnelse: Kontaktinfo til den nytilsatte (Adresse & Telefonnummer) E-postadresse: Ekstern e-postadresse som den nytilsatte har tilgang til 7

Utløpsdato: Fakultet/Institutt/Enhet: Stilling: Trenger ansatt-konto (AD): Ja/Nei Begrunnelse: Kontaktinfo til den nytilsatte (Adresse & Telefonnummer) E-postadresse: Ekstern e-postadresse som den

Like dokumenter

System-X brukermanual

System-X brukermanual System-X brukermanual... 1 Når registrerer jeg I System-X?... 1 Innlogging... 1 Søk - Registrer... 2 Registrering i System-X Med personnummer - 11 siffer... 2 Forklaring på spesialfelt...