FORVALTNINGSREVISJON. Arbeidsmiljø og sykefravær i pleie- og omsorgstjenesten i Tranøy kommune NORD. Tranøy kommune. Vi skaper trygghet

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Unntatt off., jf. offentleglova 13,1.ledd jf. kommuneloven 78 nr. 7. Tranøy kommune Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2011

2

3 Forord Kontrollutvalget i Tranøy besluttet i møte å få utført forvaltningsrevisjon av kommunens pleie og omsorgstjeneste, med fokus på arbeidsmiljø og sykefravær. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er ifølge nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Revisjonen har etter kommunelovens 79 samt forskrift om revisjon i kommune og fylkeskommuner kapittel 6 13, vurdert vår uavhengighet til forvaltningsrevisjonen av pleie- og omsorgstjenesten i Tranøy kommune, og har ikke funnet noe som kan svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Datainnsamlingen ble gjennomført i løpet av høsten Kontaktpersonen for prosjektet har gitt revisjonen tilgang på nødvendig dokumentasjon og revisjonen opplever kontakten med administrasjonen og pleie- og omsorgstjenesten som konstruktiv og problemfri. Revisjonen takker for samarbeidet med pleie- og omsorgstjenesten og administrasjonen i forbindelse med prosjektet. Sammendrag 16 prosent av de ansatte i pleie- og omsorgstjenesten oppgir å ha hatt sykefravær på grunn av arbeidsrelaterte forhold det siste året. De to fremste årsakene oppgis å være belastningsskader og påkjenninger knyttet til for høyt arbeidspress. Revisjonen anbefaler Tranøy kommune å evaluere og vurdere tiltak knyttet til belastningsskader og arbeidspress i pleie- og omsorgstjenesten. Administrasjonen har iverksatt ulike tiltak og prosjekter for å forebygge og redusere sykefraværet i pleie- og. Blant disse kan det nevnes tiltak for å fremme fysisk aktivitet, aktivitetskonkurranse ved bruk av skritteller, gratis svømming mens bassenget er åpent, fleksibilitet i bytte av vakter, forsterket fokus på medarbeidersamtaler, trivselstiltak og sosiale sammenkomster, fokus på å holde en positiv tone på arbeidsplassen, kurs i forflytningsteknikk, og arbeidsmiljøundersøkelser. Revisjonen anbefaler at gjennomførte tiltak evalueres og eventuelle nye tiltak vurderes for å forebygge og redusere sykefraværet i pleie- og omsorgstjenesten. De ansatte vurderer det psykososiale arbeidsmiljøet noe bedre enn det fysiske arbeidsmiljøet. De ansatte er mest fornøyd med forholdet til sine kolleger og middels fornøyd med hvordan de tas med på råd angående egen arbeidssituasjon. 15 ansatte har kommet med tilbakemeldinger om mobbing (i hovedsak enkelttilfeller), noe ledelsen har tatt tak i. Halvparten av de ansatte vurderer at det er noe eller stor fare for å bli skadet på jobb. Det fysiske arbeidsmiljøet vurderes av de ansatte som middels godt, der ansatte er minst fornøyd på sykehjemmet og mest fornøyd i PU-tjenesten. Revisjonen anbefaler derfor at det iverksettes tiltak knyttet til de ansattes vurdering av det psykososiale- og fysiske arbeidsmiljø. Virksomhetene i pleie- og omsorgstjenesten har beskrevne rutiner for avviksmeldinger, men rutinene blir i for liten grad praktisert. Det mangler noe nødvendig dokumentasjon i internkontrollen. Revisjonen anbefaler derfor at opplæring, bruk og evaluering av avviksmeldinger blir forbedret samt at det utarbeides nødvendig dokumentasjon i internkontrollen. Finnsnes, Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Truls Siri Prosjektleder, forvaltningsrevisor

4

5 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER Problemstillinger Revisjonskriterier METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Metode og datamateriale Spørreundersøkelse Gyldighet og pålitelighet Avgrensing av prosjektet DEMOGRAFISKE DATA FOR PLEIE OG OMSORG Organisering av pleie og omsorg Kjønn, alderssammensetning, ansettelsestid og stillingsstørrelse SYKEFRAVÆRET Andelen sykemeldte fra 2008 til tredje kvartal Er noe av sykefraværet arbeidsrelatert? Arbeidspress, arbeidssituasjon og bemanning Hvilke tiltak har administrasjonen iverksatt for å redusere sykefraværet? ANSATTES VURDERING AV ARBEIDSMILJØET Revisors funn Revisors vurderinger RUTINER FOR AVVIKSMELDINGER Revisors funn Revisors vurderinger RESSURSBRUK I PLEIE OG OMSORG - KOSTRA KOSTRA-analyse Befolkningsutvikling Prioriteringer netto driftsutgifter Produktivitet - brutto driftsutgifter (enhetskostnader) Dekningsgrad KONKLUSJON ANBEFALINGER HØRING REFERANSER VEDLEGG...29

6

7 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Tranøy kommune har med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon, bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor pleie- og omsorgstjenesten. Formålet er å kartlegge årsaker til sykefraværet blant de ansatte i pleie og omsorg, innenfor hjemmetjenesten og institusjonstjenesten (sykehjemmet). Sykefraværet i Tranøy kommune har vært rundt 11 % de senere årene. Kommunen hadde som mål at sykefraværet innen 2005 skulle ligge på 8 %. I 2008 var sykefraværet innenfor helse og sosial på 14,68 % i Tranøy kommune. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger KomRev Nord IKS har på bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling utarbeidet følgende problemstillinger som kan belyse temaet arbeidsmiljø og sykefravær: 1. Er noe av sykefraværet arbeidsrelatert, og hva oppgis i så fall som årsak? 2. Hvilke tiltak har administrasjonen iverksatt for å redusere sykefraværet i pleie og omsorgstjenesten? 3. Hvordan vurderer de ansatte innenfor pleie- og omsorgstjenesten det psykososialeog fysiske arbeidsmiljø, og tilsier de ansattes vurderinger at arbeidsmiljøet er i tråd med arbeidsmiljølovens krav til psykososialt- og fysisk arbeidsmiljø? 4. Har pleie- og omsorgstjenesten rutiner for avviksmelding i henhold til krav i regelverket? 5. Hvordan er ressursbruken i pleie og omsorgstjenesten? KOSTRA 1 -analyse Problemstilling 1 og 2 er rene kartleggingsoppgaver. Problemstilling 5 er en KOSTRA-analyse av ressursbruken i pleie og omsorgstjenesten. Det er ikke utledet revisjonskriterier og heller ikke gjort vurderinger under disse tre deskriptive problemstillingene. 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger som revisjonsobjektet skal vurderes mot, og man søker å få svar på om regelverket er oppfylt. En rekke lover og forskrifter regulerer arbeidsmiljøet innen pleie- og omsorgstjenesten, der man på den ene siden har brukernes behov og rettigheter og på den andre siden arbeidstakernes arbeidsmiljø. Avhengig av om man arbeider på et sykehjem eller ute hos brukeren i hjemmetjenesten, vil man møte på utfordringer ved arbeidsmiljøet. Dette gjør at krav og hensyn må imøtekommes. Følgende lovverk og forskrifter har spesiell betydning for arbeidsmiljøet innen pleie og omsorg, og viser hvor komplekst området er: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). LOV Lov om vern mot tobakksskader (røykeloven). LOV Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften). FOR Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven). LOV Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven). LOV nr KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet - Side: 2

8 Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven). LOV nr Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven). LOV nr Revisjonen har på bakgrunn av problemstillingene tatt utgangspunkt i revisjonskriterier hentet fra arbeidsmiljøloven (aml), der 4-3 inneholder kravene til det psykososiale arbeidsmiljøet, og 4-4 inneholder kravene til det fysiske arbeidsmiljøet. I tillegg har revisjonen tatt utgangspunkt i 4 i internkontrollforskriften, som stiller krav til innholdet i internkontrollen, bl.a. avviksbehandling. Veilederen Hvordan holde orden i eget hus - Internkontroll i sosial- og helsetjenesten (IS-1183), gir nærmere fortolkninger av denne forskriften, samt anbefalinger til dokumentasjon og tiltak. De konkrete revisjonskriteriene er operasjonalisert og referert i tekstboks under den aktuelle problemstillingen. 3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING 3.1 Metode og datamateriale Revisjonen har lagt vekt på å innhente og analysere data som gir et best mulig innblikk i sykefraværet og arbeidsmiljøet innen pleie- og omsorgstjenesten. Vi har benyttet metodene spørreundersøkelse, intervjuer og dokumentanalyse. Prosjektet er utført i henhold til gjeldende standard 2 for forvaltningsrevisjon. Revisjonen har fått tilgang til ulike skriftlige dokumenter. Dokumentasjonen er formidlet av kommunalsjef Elin Wilsgård som var revisjonens kontaktperson for prosjektet, samt virksomhetslederne for sykehjemmet og hjemmetjenesten. I tillegg har verneombud og tillitsvalgte fått anledning til å kommentere funnene i spørreundersøkelsen. Denne dokumentasjonen er lagt til grunn for de funnene som rapporten presenterer Spørreundersøkelse Revisjonen har gjennomført en spørreundersøkelse (QuestBack) rettet mot alle ansatte på sykehjemmet og i hjemmetjenesten. Spørreskjemaet bestod av 53 spørsmål som omfattet bl.a. demografiske variabler, de ansattes medbestemmelse, arbeidspress, arbeidsmiljø, mobbing, sykefravær og mulige arbeidsrelaterte årsaker, avviksregistrering og tiltak for å redusere sykefraværet. Spørreskjemaet hadde i tillegg kommentarfelt på noen spørsmål der de ansatte kunne utdype sine svar. Spørreundersøkelsen ble gjennomført elektronisk, gjennom utsendelse av e-postinvitasjon. Ansatte uten e-post fikk tilgang til undersøkelsen via datamaskiner på sin arbeidsplass. Oversikten over ansatte, inklusive de mest brukte vikarer, ble utarbeidet av virksomhetslederne. Spørreundersøkelsen var tilgjengelig i perioden til Det samlede antall respondenter var 71, og revisjonen mottok 55 svar. Dette utgjør 77 prosent, noe revisjonen vurderer som tilfredsstillende og som et godt grunnlag for å trekke konklusjoner om arbeidsmiljøet innen pleie og omsorg i Tranøy kommune. 2 Norges Kommunerevisorforbund: RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Side: 3

9 3.1.2 Gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Revisor mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. I tillegg er høy gyldighet sikret gjennom faktafunn fra dokumentanalyse, intervju/muntlig informasjon og spørreundersøkelse. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er framkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger framkommet i intervju og møter. 3.2 Avgrensing av prosjektet Undersøkelsen er, i henhold til bestillingen fra kontrollutvalget, avgrenset til å omhandle arbeidsmiljøet og sykefraværet på sykehjemmet og i hjemmetjenesten, og dekker dermed ikke hele pleie- og omsorgstjenesten. Spørsmålene i spørreundersøkelsen vedrørende sykefravær, er avgrenset til å gjelde siste året. Sykefraværsstatistikken som er omtalt, er fra 2008 og fram til i dag. 4 DEMOGRAFISKE DATA FOR PLEIE OG OMSORG 4.1 Organisering av pleie og omsorg Figur 1: Organisasjonskart pleie- og omsorgstjenesten Tranøy kommune Kommunalsjef Helsestasjon Psykiatri Fysioterapi Akt.senter Virksomhetsleder sykehjemmet Virksomhetsleder hjemmetjenesten Fagleder sykehj avd Fagleder demens avd Renhold Kjøkken Fagleder Sør Fagleder Nord Fagleder PU Hjelpemidler Figuren over illustrerer organiseringen innen pleie- og. Sykehjemmet og hjemmetjenesten er de største virksomhetene. Tjenestene har hver sin virksomhetsleder, og er videre organisert med fagledere som har fagansvar for sine respektive avdelinger. Side: 4

10 Sykehjemmets oppgaver er å ta imot personer som pga sviktende helse har behov for døgnkontinuerlige tjenester. Sykehjemmet gir i tillegg tilbud om korttidsopphold samt avlastning i kortere perioder. Sykehjemmet har opprinnelig 26 plasser, men har belegg på fordelt på to avdelinger (skjermet og sykehjemsavdeling). Det er for tiden 31 årsverk på sykehjemmet som deltar i turnusarbeid, inklusiv ekstra bemanning for å ivareta overbelegget. I 2009 var grunnbemanningen for liten, noe som medførte ekstra belastninger på personale ved de ulike avdelingene 3 Hjemmetjenesten skal bidra til at pleietrengende og eldre skal kunne bo i hjemmet sitt lengst mulig. Tjenesten tilrettelegges ut fra brukerens behov gjennom en kartlegging. Hjemmetjenesten har til sammen 35 ansatte i ulike stillingsstørrelser. Det er 161 brukere innenfor hjemmehjelp, hjemmesykepleie og tjenesten for psykisk utviklingshemmede. 4.2 Kjønn, alderssammensetning, ansettelsestid og stillingsstørrelse Gjennom spørreundersøkelsen har revisjonen samlet inn ulike demografiske data blant de ansatte på sykehjemmet og i hjemmetjenesten. Kjønn Tabell 1 viser at 89 % av de ansatte er kvinner, og fordelingen på virksomheter viser en tilsvarende majoritet av kvinner. Kjønn Totalt N=53 Sykehjemmet N=27 Hjemmetjenesten N=18 PU -tj N=7 Kvinne 89 % 88 % (24) 83 % (15) 86 % (6) Mann 11 % 12 % (3) 17 % (3) 14 % (1) Tabell 1: Andel kvinner og menn fordelt på virksomheter i pleie og omsorg, Tranøy kommune Alder 49 % er mellom 30 og 50 år, mens 42 % av de ansatte er mer enn 50 år, og 9 % er under 30 år. Alder Antall Prosent N=55 Under 30 år 5 9 % Mellom år % Mer enn 50 år % Tabell 2: Alderssammensetning innen pleie og omsorg, Tranøy kommune Ansettelsestid 51 % av respondentene har vært ansatt mer enn 10 år, og 29 % har vært ansatt mellom 1-5 år. Ansettelsestid Antall Prosent N=55 Under 1 år 2 4 % Mellom 1-5 år % Mellom 6-10 år 9 16 % Mer enn 10 år % Tabell 3: Ansettelsestid innen pleie og omsorg, Tranøy kommune 3 Årsberetning for familie, helse og omsorg Side: 5

11 Stillingsstørrelse Av de som har svart på undersøkelsen, har 44 % full stilling i pleie og omsorg, mens 38 % har en stillingsstørrelse på %. 16 % har stillingsstørrelse på under 50 %. Hjemmetjenesten har høyest andel av ansatte med full stilling (56 %), og sykehjemmet og PU-tjenesten har størst andel av delstillinger. Totalt N=52 Sykehjemmet N=27 Hjemmetjenesten N=18 PU -tj N=6 50 % eller mindre 16 % 11 % 5 % 67 % Mellom 51 og 99 % 38 % 41 % 39 % 33 % 100 % stilling 44 % 48 % 56 % 0 % Tabell 4: Stillingsstørrelse fordelt på virksomheter innen pleie og omsorg, Tranøy kommune Ønske om større stillingsprosent Ni av 52 ansatte har svart at de ønsker en større stillingsprosent, hvorav syv jobber på sykehjemmet og to jobber i hjemmetjenesten. I intervju sier kommunalsjefen og virksomhetslederne at dette er et område de har prioritert, der ansatte med deltidsstillinger får mulighet til å utvide sin opprinnelige stillingsprosent når muligheten for det er tilstede. Totalt N=27 Sykehjemmet N=14 Hjemmetjenesten N=8 Ja Nei Vet ikke Tabell 5: Ønsker større stillingsprosent i pleie og omsorg, Tranøy kommune PU -tj N=5 Side: 6

12 5 SYKEFRAVÆRET 5.1 Andelen sykemeldte fra 2008 til tredje kvartal 2010 Revisor har gjennomgått sykefraværsstatistikk for 2008 og fram til i dag (tredje kvartal 2010). Diagrammet under er en oversikt over det registrerte sykefraværet 4 de siste årene, og inkluderer både egenmeldt og legemeldt sykefravær. Figur 2: Andelen sykemeldte fordelt på virksomhetene i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune Sykehjemmet Hjemmetjenesten Nord Hjemmetjenesten Sør Hjemmetjenesten PU-boliger Kommunen totalt kv.08 2.kv.08 3.kv.08 4.kv.08 1.kv.09 2.kv.09 3.kv.09 4.kv.09 1.kv.10 2.kv.10 3.kv.10 Tabellen under viser gjennomsnittlig sykefravær i prosent fra 2008 t.o.m. tredje kvartal kv.08 2.kv.08 3.kv.08 4.kv.08 1.kv.09 2.kv.09 3.kv.09 4.kv.09 1.kv.10 2.kv.10 3.kv.10 Sykehjemmet 11 13,2 16,63 13,1 10,64 9,75 6,37 12,37 20,01 21,21 14,12 Hjemmetjenesten Nord Hjemmetjenesten Sør 28,59 20,4 13,79 10,68 12,5 8,9 3,95 0 Hjemmetjenesten 7,5 3,11 6,21 6,07 13,61 14,6 10,02 PU-boliger 18,08 24,5 11,76 2,35 2,98 0 3,09 4, ,11 Kommunen totalt 14,7 10,67 9,55 10,09 11,59 9,42 6,96 8,06 13,55 14,49 9,58 Tabell 6: Andel egenmeldt og legemeldt sykefravær, 2008, 2009, 1., 2. og 3. kv. 2010, fordelt på virksomhet i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune. Sykefraværet i pleie- og omsorgstjenesten som helhet har de siste årene vært høyt, og høyere enn gjennomsnittet for hele kommunen. Sykehjemmet er den enheten innen pleie og omsorg som i 4 Fra 2009 ble sykefraværsregistreringen for hjemmetjenesten nord og sør felles. Side: 7

13 gjennomsnitt har hatt høyest sykefravær. Etter en nedgang i de tre første kvartalene i 2009, har sykefraværet økt fram til tredje kvartal Kommunalsjefen og virksomhetslederne sier at det hele tiden har vært store variasjoner i sykefraværet, men at det fortsatt er for høyt innen pleie og omsorg. De ser store individuelle forskjeller mellom de ansatte når det gjelder sykefravær av kortere og lengre varighet: Enkelte er aldri borte fra arbeid, mens andre av ulike årsaker er mer borte. 5.2 Er noe av sykefraværet arbeidsrelatert? Virksomhetslederne forklarer noe av sykefraværet med langtidssykemeldinger som skyldes somatiske sykdommer av ulik alvorlighetsgrad. I tillegg har sykehjemmet hatt MRSA-smitte (gule stafylokokker) det siste året, der tre ansatte ble smittet. Virksomhetslederne forklarer at et par langtidssykemeldte fører til stor sykefraværsprosent. Totalt 16 prosent av de ansatte svarer at de har hatt sykefravær der de vurderer arbeidsrelaterte forhold som årsak. Som det framkommer i tabellen under, er det store forskjeller mellom virksomhetene. Andelen har vært høyest blant ansatte som jobber på sykehjemmet (33 prosent). Totalt N=55 Sykehjemmet N=27 Hjemmetjenesten N=19 PU -tj N=8 Andel sykemeldt pga 16 % 33 % 10 % 0 % arbeidsrelaterte forhold Tabell 7: Andel av ansatte som har hatt sykefravær pga arbeidsrelaterte forhold fordelt på virksomhet i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune Ulike faktorer kan påvirke arbeidsdagen til de ansatte i pleie- og omsorgstjenesten. Blant disse er fysiske variabler som tilgang på hjelpemidler, kjøretøy, de ansattes sikkerhet, fysiske miljø på avdelingene og hjemme hos tjenestemottaker. I tillegg finnes det psykososiale variabler som sosialt arbeidsmiljø, arbeidspress, medbestemmelse og samarbeid med ledelse. De ansatte ble bedt om å krysse av for hvilke faktorer som de mener har vært årsak til deres sykefravær det siste året. Figur 3: Årsaker til sykefravær i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune Belastningsskader Påkjenninger knyttet til for høyt arbeidspress Fysiske skader påførst av tjenestemottaker Sosialt arbeidsmiljø Påkjenninger knyttet til manglende/dårlig samarbeid Påkjenninger knyttet til manglende medbestemmelse Andre jobbrelaterte årsaker Vet ikke/usikker på om noen av de ovenstående alternativene helt eller delvis var medvirkende til mitt sykefravær Det var ingen arbeidsrelaterte forhold som helt eller delvis medvirket til mitt sykefravær Figuren over viser at det er to faktorer som skiller seg ut som arbeidsrelatert årsak til sykefravær; påkjenninger knyttet til for høyt arbeidspress (fem ansatte) og belastningsskader (syv ansatte). Øvrige faktorer er knyttet til sosialt arbeidsmiljø, medbestemmelse/samarbeid og fysiske skader påført av tjenestemottaker. 12 ansatte har også angitt ikke-arbeidsrelaterte forhold som årsak til sykefraværet. Side: 8

14 Virksomhetslederne og kommunalsjefen kommenterer at dette var relativt forventede funn. De ser positivt på at det faktisk ikke er flere som oppgir arbeidsrelatert årsak til sykefraværet, og at halvparten av respondentene svarer at deres fravær ikke har noe med jobben å gjøre. En av informantene blant verneombud og tillitsvalgte mener at belastningsskader etter mange år i tjenesten er en grunn til sykefraværet Arbeidspress, arbeidssituasjon og bemanning Fordelingen presentert i tabellen under, viser at 11 % (seks ansatte) har opplevd høyt arbeidspress, 37 % (20 ansatte) har opplevd periodevis svært høyt arbeidspress og 13 % (syv ansatte) har opplevd svært høyt arbeidspress. Det er i hovedsak ansatte fra sykehjemmet som har vurdert arbeidspresset høyest: 24 av 26 har vurdert arbeidspresset som høyt, periodevis svært høyt eller svært høyt. Arbeidspress Antall Prosent Arbeidspresset har vært lavt 4 7 % Arbeidspresset har vært normalt % Arbeidspresset har vært høyt 6 11 % Arbeidspresset har periodevis vært svært høyt % Arbeidspresset har vært svært høyt 7 13 % Tabell 8: Andel av ansatte som har vurdert arbeidspress. Hvilket alternativ beskriver best arbeidspresset slik du har opplevd det, det siste året? N=54 De ansatte ble videre bedt om å vurdere sin arbeidssituasjon. 35 % av respondentene (19 ansatte) mener at de har tid til å gjøre sine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte. 54 % (30 ansatte) mener at det er arbeidsoppgaver som de av og til ikke får tid til å gjøre, mens 11 % (seks ansatte) mener at det er arbeidsoppgaver som de sjelden eller aldri får tid til å gjøre på en tilfredsstillende måte. Kommunalsjefen synes at dette er en forventet tilbakemelding. Hvordan den enkelte opplever arbeidspress, er veldig individuelt: det som enkelte oppfatter som arbeidspress, oppfattes ikke slik av andre. En av informantene blant verneombud og tillitsvalgte, kommenterer at signalene fra de ansatte i denne undersøkelsen viser tydelig at arbeidspresset er stort og mener at det ikke er tilfredsstillende. Samtidig berømmer informanten personalet for å stå på og mener at tjenestene som gis er veldig bra. Arbeidssituasjon Antall Prosent Jeg får tid til å gjøre alle mine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte % Det er arbeidsoppgaver som jeg av og til ikke får tid til å gjøre på en tilfredsstillende måte % Det er arbeidsoppgaver som jeg sjelden eller aldri får tid til å gjøre på en tilfredsstillende måte 6 11 % Tabell 9: Andel av ansatte som har vurdert sin arbeidssituasjon. Hvilket av alternativene beskriver din arbeidssituasjon best? N=55 De ansatte som svarte at de av og til ikke eller sjelden/aldri får tid til å gjøre sine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte (36 ansatte), fikk videre spørsmål om hvilke arbeidsoppgaver dette gjaldt. Her kunne de gi flere svaralternativer: 21 ansatte svarer at dette dreier seg om praktiske arbeidsoppgaver som ikke er direkte rettet mot bruker, f.eks renhold. 25 ansatte svarer at dette er arbeidsoppgaver som er viktige for brukernes livskvalitet (lufteturer, prat, omsorg). Tre ansatte svarer at dette er arbeidsoppgaver som er knyttet til brukernes primære behov (mat og drikke, toalettbesøk, søvn osv) Side: 9

15 Arbeidssoppgaver en ikke har tid til Antall Prosent Praktiske arbeidsoppgaver som ikke er direkte rettet mot brukerne 21 (f.eks renhold/rydding i skap e.l) 60 % Arbeidsoppgaver som er viktige for brukernes livskvalitet (f.eks lufteturer, prat, omsorg) % Arbeidsoppgaver som er viktige for brukernes primære behov (f.eks mat og drikke, toalett-besøk, søvn, nødvendig vask osv) 3 9 % Tabell 10: Andel av ansatte som har vurdert arbeidsoppgaver de ikke rekker. Hvis du av og til eller sjelden/aldri får tid til å gjøre visse arbeidsoppgaver gjelder det? Flere valgmuligheter. N=35 Virksomhetslederne og kommunalsjefen er kjent med at de ansatte ofte opplever arbeidshverdagen som hektisk, og har fått disse tilbakemeldingene tidligere. Spesielt eldre har behov for å prate, men det er ikke alltid tiden strekker til. 15 ansatte (elleve av disse er ansatt på sykehjemmet) mener at det ikke er stor nok grunnbemanning. tolv av 15 mener det er for lite personell på dag i helgene, mens ti mener det er for lite på kveldene i helgene. Virksomhetsleder for sykehjemmet kommenterer at de ofte mangler personell i helgene, og at dette er en kjent problemstilling. Det er en utfordring hvorvidt de kan gå underbemannet eller ikke. Denne vurderingen gjøres fra dag til dag, der de vurderer totalsituasjonen på avdelingen og behovet for bemanning. Bemanning Antall Prosent For lite personell dagskift hverdager 8 53 % For lite personell aftenskift hverdager 9 60 % For lite personell nattskift hverdager 1 7 % For lite personell dagskift helg % For lite personell aftenskift helg % For lite personell nattskift helg 0 0 Tabell 11: Andel av ansatte som mener det ikke er stor nok grunnbemanning. Hva beskriver den manglende bemanningen på din arbeidsplass? N= Hvilke tiltak har administrasjonen iverksatt for å redusere sykefraværet? Sykefraværsstatistikken som revisor har fått tilsendt, inneholder bl.a. oversikt over dagsverk, fravær ved egen sykdom eller barns sykdom og antallet fraværsdager fordelt på varighet. Sykefraværet tas jevnlig opp på ledermøtene i kommunen. Kommunalsjefen informerer om at sykefraværet er et område de konstant jobber med, og at de i gjennomførte et sykefraværsprosjekt for å redusere sykefraværet. Som et ledd i dette sykefraværsprosjektet ble det gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse innen pleie og omsorg. Revisor har fått tilsendt dokumentasjon og referater fra sykefraværsprosjektet og gjennomgått disse. Sykefraværsgruppen var opprettet av NAV i samarbeid med TALS (Trygdeetatens arbeidslivssenter), og de hadde siste møte i slutten av Det ble arbeidet med sykefraværet gjennom denne gruppen i ca tre år. Fra Tranøy kommune var alle lederne i helse- og sosialavdelingen med, samt lege. Denne gruppen iverksatte ulike tiltak, bl.a. motivasjonskurs med temaene arbeidsglede, humor på arbeidsplassen, hvordan løfte seg opp, tenke positivt osv. Kommunen sponset trimstudio gjennom å betale halvparten av avgiften og det ble innført ønsketurnus. I tillegg ble sykemeldingspraksisen gjennomgått. Rutiner for oppfølging av sykemeldte ble innført i alle avdelinger på den tiden. I denne perioden gikk sykefraværet ned, kommunen fikk innført rutiner som de i dag benytter og de fikk opparbeidet et godt samarbeid med NAV. Kommunalsjefen sier at det å finne de rette tiltakene er vanskelig, og peker på at bi.a. IA-avtalen er en god avtale på mange områder, men hun er usikker på om den er med på å redusere sykefraværet, som er et av formålene med den. Også i løpet av de siste årene har det vært gjennomført arbeidsmiljøundersøkelser. Våren 2008 ble det gjennomført en spørreundersøkelse på sykehjemmet, med en svarprosent på 50 %. Her ble arbeidsmiljøet generelt vurdert som godt. Halvparten vurderte den gangen at arbeidet til en viss grad Side: 10

16 var psykisk belastende, samt at arbeidstempoet var høyt og i mange tilfeller belastende. Det var små muligheter til å ta pauser og koble av. Innen hjemmetjenesten ble det i november/desember 2009 gjennomført en spørreundersøkelse, samt en vernerunde. Her svarte tre av åtte at de mente arbeidsmiljøet var årsak til sykefravær, og at en endring i arbeidsmiljøet kunne få sykefraværet ned. Åtte av de 54 som har svart på revisjonens spørreundersøkelse, sier at de kjenner til tiltak fra ledelsens side for å redusere sykefraværet, mens 33 av 54 ikke kjenner til slike tiltak. Dette overrasker ikke kommunalsjefen, som mener at de ansatte muligens ikke ser på de tiltakene som er gjennomført som tiltak tilknyttet sykefraværsprosjektet. Kommunalsjefen og virksomhetslederne sier at de nå fokuserer mye på at friske skal holde seg frisk, samtidig med tiltak og oppfølging av sykemeldte for å få de tilbake i jobb. Følgende tiltak er presentert for revisjonen samt beskrevet av de ansatte i spørreundersøkelsen: Sykefraværsprosjektgruppe Jorden rundt på 80 dager på En aktivitetskonkurranse ved bruk av skritteller Gratis svømming mens bassenget er åpent på skolen IA-avtalen o Oppfølgingsplan og samtaler, muligheter for tilrettelegging o Bruk av aktiv eller gradert sykemelding o Samarbeid med NAV o Egenmeldingsperiode på åtte dager Fleksibilitet i at det kan byttes vakter ved behov og når det er mulighet for det Fremme fysisk aktivitet Forsterket fokus på medarbeidersamtaler Trivseltiltak, sosiale sammenkomster og fokus på (å holde en) positiv tone på arbeidsplassen Større fokus på de som ikke har fravær Kurs i forflytningsteknikk Arbeidsmiljøundersøkelser De ansatte som oppgir å ha vært sykemeldt (mer eller mindre enn åtte uker) det siste året, ble bedt om å vurdere oppfølgingen de fikk i sykemeldingsperioden. Syv av 25 ansatte svarer at de hadde samtale med arbeidsgiver. Ni ansatte sier de hadde samtale med tilbud om tilrettelegging, og ni sier det ikke ble gjennomført samtale/oppfølging. Oppfølging i sykefraværet Antall Prosent Samtale med arbeidsgiver i sykemeldingsperioden 7 28 % Samtale med arbeidsgiver m/tilbud om tilrettelegging av arbeid i sykemeldingsperioden 9 36 % Der er ikke blitt gjennomført samtale/oppfølging fra arbeidsgiver i sykemeldingsperioden 9 36 % Tabell 12: Oppfølging av ansatte i sykemeldingsperioden. Hvordan ble du fulgt opp av arbeidsgiver i sykemeldingsperioden? N=25 Virksomhetslederne sier at oppfølging skjer så snart som mulig, og at det lages individuell oppfølgingsplan. En mulig forklaring på at ni av 25 ansatte svarer at det ikke har vært gjennomført tiltak, kan ifølge virksomhetslederne gjelde ansatte som har hatt kort sykemeldingsperiode og dermed ikke har hatt behov for samtale eller oppfølging. En nærmere analyse av data bekrefter dette. Blant ni er det to som har hatt sykemeldingsperiode på over åtte uker, mens syv har hatt sykemeldingsperiode på under åtte uker. Virksomhetslederne synes IA-avtalen har fungert bra, spesielt med tanke på aktiv sykemelding. Sykefraværet har kanskje ikke blitt redusert med IA, men den gir mulighet for utplassering av arbeidstaker og tilrettelegging for de som ønsker det. Side: 11

17 En av informantene blant verneombud og tillitsvalgte mener at god kommunikasjon mellom arbeidstakere og nærmeste overordnede på arbeidsplassen er viktig for å kunne redusere sykefravær som oppstår pga høyt arbeidspress, belastningsskader og noen ganger også ikke arbeidsrelaterte forhold. Informanten kommenterer videre at en arbeidsplass bør ha rom for medbestemmelse, faglige diskusjoner, medmenneskelighet, åpenhet etc. 6 ANSATTES VURDERING AV ARBEIDSMILJØET Arbeidsmiljøloven 4-3. Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet (1) Arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas. (2) Arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten. (3) Arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. (4) Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre Arbeidsmiljøloven 4-4. Krav til det fysiske arbeidsmiljøet (1) Fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l. skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. (2) Arbeidsplassen skal innredes og utformes slik at arbeidstaker unngår uheldige fysiske belastninger. Nødvendige hjelpemidler skal stilles til arbeidstakers disposisjon. Det skal legges til rette for variasjon i arbeidet og for å unngå tunge løft og ensformig gjentakelsesarbeid Revisors funn De ansatte ble i spørreundersøkelsen bedt om å gjøre en generell vurdering av det psykososiale og fysiske arbeidsmiljøet. Det var også mulig for de ansatte å komme med utfyllende kommentarer knyttet til arbeidsmiljøet. I tillegg var det enkelte spørsmål som utdyper de generelle vurderingene av både det psykososiale og fysiske arbeidsmiljøet. Side: 12

18 Det psykososiale arbeidsmiljøet På en skala fra 1 til 6, der verdien 1 er svært dårlig og 6 er svært godt, gir de ansatte det psykososiale arbeidsmiljøet en gjennomsnittsscore på 4,67. Dette viser en tydelig positiv vurdering av det psykososiale arbeidsmiljøet. 67 % av de ansatte (36 ansatte) vurderer det psykososiale arbeidsmiljøet som godt eller svært godt, mens det er ingen som vurderer det som dårlig eller svært dårlig. Psykososialt arbeidsmiljø verdi/score Antall Prosent Tredelt % 33 % % % 67 % % Tabell 13 5 : Psykososialt arbeidsmiljø i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune: Verdien 1 er svært dårlig og 6 er svært godt psykososialt arbeidsmiljø. Hvordan vurderer du det psykososiale arbeidsmiljøet på din arbeidsplass/ avdeling? 6 N=54 Gjennomsnitt: 4,76 Median: 5 Noen spørsmål i spørreundersøkelsen nyanserer og beskriver nærmere de generelle vurderingene av det psykososiale arbeidsmiljøet, deriblant spørsmål om forhold til kolleger, mobbing, ansattes fare for å bli skadet på arbeidsplassen, vurdering av hvordan ansatte tas med på råd og kommunikasjon/ informasjonsutveksling med nærmeste leder. 82 % (45 ansatte) svarer at de har et positivt forhold til alle eller de fleste av sine kolleger, og 16 % (ni ansatte) har et positivt forhold til flere av sine kolleger. Forhold til kolleger Antall Prosent Har et positivt forhold til alle eller de fleste av mine kolleger % Har et positivt forhold til flere av mine kolleger 9 16 % Har et positivt forhold til en eller noen få av mine kolleger 1 2 % Har ikke et positiv forhold til noen av mine kolleger 0 0 % Tabell 14: Forhold til kolleger i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune. Hvordan vil du beskrive forholdet til dine kolleger? N=54 Når det gjelder registrering av mobbing i løpet av de siste to årene, har 4 % av de ansatte (to ansatte) vurdert at dette har vært/er et problem, og 24 % (13 ansatte) har vurdert at det har vært enkelttilfeller. Virksomhetslederne sier at dette er noe de nylig har tatt opp, pga signaler, og at konkrete tilfeller har vært ryddet opp i. De forteller at de jobber med hvordan man forholder seg til hverandre og korridorsnakking. Kommunalsjefen sier det er behov for et rom for mental utlufting, men at det å snakke i korridorene ofte ikke fører noe godt med seg. Det opplyses at de har opplevd en bedring den siste tiden. 5 Forklaring til tabellen: Tallene 1,2,3,4,5,6 = score som respondenten gir der 1 er svært lite fornøyd og 6 er svært fornøyd. Antall = antall respondenter fordelt på hver score (1-6). N = antall respondenter som har svart på dette spørsmålet. Gjennomsnitt = alle scorene lagt sammen og delt på antall respondenter som har svart. Median = den midterste verdien i en fordeling der halvparten er høyere enn medianen og halvparten er lavere. Tredelt = antall respondenter i prosent fordelt på sammenslåtte score. 6 Hjelpetekst til spørsmålet: Med psykososialt arbeidsmiljø menes at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas, der er mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere, utsettes ikke for trakassering og så langt som mulig beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger etc. Side: 13

19 Mobbing Antall Prosent Ja dette har vært/er et problem 2 4 % Ja, men det har kun vært enkelttilfeller % Nei, aldri % Usikker/vet ikke 9 17 % Tabell 15: Ansattes registrering av mobbing i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune. Har du i løpet av de siste 2 årene registrert at du eller andre har vært utsatt for mobbing fra ansatte på din arbeidsplass? N=54 De ansattes vurdering av hvorvidt de blir tatt med på råd angående egen arbeidssituasjon, gis en gjennomsnittlig score på 3,42, noe som indikerer at de ansatte er middels fornøyd. Analysen viser at 15 % (åtte ansatte) er svært lite eller lite fornøyd, mens 51 % (28 ansatte) er fornøyd eller svært fornøyd. Tas med på råd angående egen arbeidssituasjon Antall Prosent Tredelt % 15 % % % 34 % % 51 % % Tabell 16: Vurdering av hvordan ansatte tas meg på råd i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune: 1 er svært lite fornøyd og 5 er svært fornøyd. Er du fornøyd med hvor mye de ansatte blir tatt med på råd angående egen arbeidssituasjon. N=55 Gjennomsnitt: 3,42 Median: 4 Kommunikasjons- og informasjonsutveksling mellom nærmeste leder og de ansatte gis en score på 3,89. Som tabellen under viser er 70 % (37 ansatte) svært godt eller godt fornøyd, mens 9 % (fem ansatte) er svært dårlig eller dårlig fornøyd. En av informantene mener det er viktig at ledelsen følger opp forespørsler fra de ansatte. Ofte blir saker som er tatt opp glemt, noe som fører til irritasjon hos de ansatte. Kommunikasjons- og informasjonsutveksling Antall Prosent Tredelt % 9 % % % 21 % % 70 % % Tabell 17: Kommunikasjon og informasjonsutveksling nærmeste leder og de ansatte pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune: 1 er svært dårlig og 5 er svært godt. Hvordan vil du beskrive kommunikasjons- og informasjonsutveksling mellom din nærmeste leder og de ansatte. N=53 Gjennomsnitt: 3,89 Median: 4 De ansatte ble videre bedt om å vurdere faren for å bli skadet på jobb. 48 % (26 ansatte) vurderer at det er noe fare for å bli fysisk skadet, mens 6 % (tre ansatte) vurderer at det er stor fare for å bli fysisk skadet på jobb. Fare for å bli skadet Antall Prosent Nei, liten eller ingen fare for å bli skadet % Ja, noe fare for å bli skadet % Ja, stor fare for å bli skadet 3 6 % Tabell 18: Ansattes vurdering av faren for å bli fysisk skadet på jobb i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune. Er det etter din mening fare for at du kan bli skadet fysisk på jobb? N=54 Av skader som blir beskrevet av de ansatte, er det belastningsskader samt skader påført av pasient (fysisk utagering) som går igjen. Side: 14

20 Det fysiske arbeidsmiljøet De ansattes generelle vurdering av det fysiske arbeidsmiljøet viser en score på 4, % (18 ansatte) vurderer det fysiske arbeidsmiljøet som godt eller svært godt, mens 6 % (tre ansatte) vurderer det fysiske arbeidsmiljøet som dårlig. Fysisk arbeidsmiljø Antall Prosent Tredelt % 6 % % % 61 % % % 33 % % Tabell 19: Fysisk arbeidsmiljø i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune: 1 er svært dårlig og 6 er svært godt fysisk arbeidsmiljø. Hvordan vurderer du det fysiske arbeidsmiljøet på din arbeidsplass/avdeling? 7 N=54 Gjennomsnitt: 4,04 Median: 4 På virksomhetsnivå er scorene 3,85 på sykehjemmet, 4,38 i PU-tjenesten og 4,09 for hjemmetjenesten, noe som viser at de ansatte på sykehjemmet vurderer det fysiske arbeidsmiljøet litt dårligere enn gjennomsnittet for pleie- og omsorgstjenesten som helhet. Dette er å finne igjen i de utfyllende kommentarene fra de ansatte, som i hovedsak er gitt fra de ansatte på sykehjemmet. Her beskrives tung luft/dårlig ventilasjon (flere har nevnt dette), dårlig lys (flere har nevnt dette), feil på badene, dårlig romløsning og mye gåing - henting/bringing. Det bekreftes av virksomhetslederne og kommunalsjefen at ventilasjonsanlegget ved sykehjemmet ikke er bra, og at det er behov for oppussing på en fløy. En av informantene sier at fasilitetene på sykehjemmet er gammeldags og har en rekke mangler, men mener at tilgangen på hjelpemidler er bra. Når det gjelder tilgjengelighet til hjelpemidler, vil følgende bli belyst i rapporten: utstyr som gjør fysisk arbeid lettere, teknisk utstyr og personlig utstyr til tjenestemottaker. De ansattes vurdering av tilgang til utstyr som gjør fysisk arbeid lettere gis en score på 3,49. Fordelingen viser at 14 % (syv ansatte, sykehjemmet og hjemmetjenesten), vurderer at tilgangen er svært dårlig eller dårlig, mens 43 % (26 ansatte) vurderer tilgangen som god eller svært god. Hjelpemidler utstyr som gjør fysisk arbeid lettere Antall Prosent Tredelt % % 14 % % 43 % % % 43 % Tabell 20: Tilgjengelighet til hjelpemidler i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune: 1 er svært lite tilgjengelig og 5 er svært tilgjengelig. Hvordan vil du beskrive tilgjengeligheten til følgende hjelpemidler ved din avdeling? Utstyr som gjør fysisk arbeid lettere. N=53 Gjennomsnitt: 3,49 Median: 3 7 Hjelpetekst til spørsmålet: Med fysisk arbeidsmiljø menes arbeidsplasser, innemiljø, lys og støyforhold, tilgang til hjelpemidler etc. Side: 15

21 Tilgjengeligheten til teknisk utstyr gis en score på 3,59. Fordelingen viser at 18 % (ni ansatte) vurderer tilgjengeligheten på teknisk utstyr som svært dårlig eller dårlig, mens 55 % (28 ansatte) vurderer tilgjengeligheten som god eller svært god. Hjelpemidler teknisk utstyr Antall Prosent Tredelt % 18 % % % 27 % % 55 % % Tabell 21: Tilgjengelighet til hjelpemidler i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune: 1 er svært lite tilgjengelig og 5 er svært tilgjengelig. Hvordan vil du beskrive tilgjengeligheten til følgende hjelpemidler ved din avdeling? Teknisk utstyr. N=51 Gjennomsnitt: 3,59 Median: 4 Tilgjengeligheten til personlig utstyr til tjenestemottaker gis en score på 3,5. Fordelingen viser at 10 % (fem ansatte) vurderer tilgjengeligheten som svært dårlig eller dårlig, mens 50 % (25 ansatte) vurderer tilgjengeligheten som god eller svært god. Hjelpemidler personlig utstyr til tjenestemottaker Antall Prosent Tredelt % % 10 % % 40 % % % 50 % Tabell 22: Tilgjengelighet til hjelpemidler i pleie- og omsorgstjenesten, Tranøy kommune: 1 er svært lite tilgjengelig og 5 er svært tilgjengelig. Hvordan vil du beskrive tilgjengeligheten til følgende hjelpemidler ved din avdeling? Personlig utstyr til tjenestemottaker. N=49 Gjennomsnitt: 3,5 Median: 3,5 6.2 Revisors vurderinger Revisor vil innledningsvis poengtere at de ansattes vurdering av arbeidsmiljøet i hovedsak er en subjektiv opplevelse, og spørsmålet om hvorvidt regelverket innen arbeidsmiljø er etterfulgt, er avhengig av høy grad av subjektive vurderinger. Det psykososiale arbeidsmiljøet vurderes generelt som positivt av de ansatte. Som funnene viser, er det områder som nyanserer dette. De ansatte har kommet med tilbakemeldinger vedrørende tilfeller av mobbing på arbeidsplassen, og det er forbedringspotensial når det gjelder medbestemmelse og informasjonsutveksling. I tillegg vurderer halvparten at det er noe eller stor fare for å bli skadet på jobb. Revisor ser positivt på at ledelsen har tatt tak i tilbakemeldingene vedrørende mobbing. Revisor vurderer på bakgrunn av funnene at: de ansattes vurdering av det psykososiale arbeidsmiljøet i stor grad er i tråd med kravene om at arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas, og at arbeidet søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten jamfør aml 4-3 (1) og (2) de ansattes vurdering av det psykososiale arbeidsmiljøet i varierende grad er i tråd med kravene om at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden, og at arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jamfør aml 4-3 (3) og (4) Side: 16

22 De ansatte vurderer det fysiske arbeidsmiljøet generelt som bra, men gir det noe lavere score enn det psykososiale arbeidsmiljøet. I spørreundersøkelsen har ansatte kommentert mangler og feil ved romløsninger (på bad), dårlig inneklima, ventilasjon og lysforhold. En del av disse feil og mangler bekreftes av virksomhetsleder. Revisor vurderer på bakgrunn av funnene at: de ansattes vurdering av det fysiske arbeidsmiljøet i varierende grad er i tråd med kravene om at fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l. skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd, jamfør. aml 4-4 (1) de ansattes vurdering av det fysiske arbeidsmiljøet i hovedsak er i tråd med kravene om at arbeidsplassen skal innredes og utformes slik at arbeidstaker unngår uheldige fysiske belastninger og at nødvendige hjelpemidler skal stilles til arbeidstakers disposisjon m.m., jamfør aml 4-4 (2) Side: 17

23 7 RUTINER FOR AVVIKSMELDINGER Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (av nr 1731), 4. Innholdet i internkontrollen Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal: f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen IS-1183: Veilederen Hvordan holde orden i eget hus Internkontroll i sosial og helsetjenesten. Veilederen inneholder utfyllende fortolkninger og anbefalinger av forskriften 4 bokstav f og g: f) Etablere ordninger for registrering av feil og uønskede hendelser, bruk av avviksmeldinger i forbedringsarbeidet g) Virksomheten bør sørge for at det iverksettes rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge uønskede hendelser avviksbehandling. Registrerte uønskede hendelser bør gjennomgås av de involverte i samarbeid med deres nærmeste overordnede. 7.1 Revisors funn Revisor har hatt en gjennomgang av enhetenes kvalitetspermer 8, som ligger tilgjengelig for de ansatte på vaktrommet. For sykehjemmet foreligger det en kvalitetsperm som inneholder rutiner og skjema for avviksbehandling, herunder skademeldingsskjema og skjema for avvik ved medikamenthåndtering. Rutinene beskriver hva som skal registreres, hvem som skal registrere og til hvem. Virksomhetsleder har ansvar for at avvik håndteres fortløpende og hensiktmessige tiltak iverksettes. Virksomhetsleder skal sende saken videre til rette instans der den ikke kan løses lokalt. Kvalitetspermen inneholder også rutiner for å redusere arbeidsrelaterte belastningsskader og skader hos personale. Rutinene beskriver at det skal avholdes kurs i forflytningsteknikk en gang pr år, innen 30. november. Alt pleiepersonale skal delta, og det er møteplikt. Virksomhetsleder er ansvarlig for dette. Det foreligger en egen perm for Infeksjonskontrollprogram for sykehjemmet. Denne gjelder smittevern og avvikshåndtering av disse prosedyrene. Hjemmetjenesten avdeling sør og nord har egne kvalitetspermer. Hjemmetjenesten, inkludert PUtjenesten, har skriftlige rutiner for avvikshåndtering, samt rutiner for avvik ved medikamenthåndtering. Der er også rutiner for å forebygge tidspress og stress. I permen foreligger i tillegg rutiner for forebygging av skader, vold og trusler, samt rutiner for oppfølging av skade. Revisjonen fant ikke skriftlig dokumentasjon av rutiner for risiko- og sårbarhetsanalyse eller rapporter fra slike analyser samt rutiner for avdekking av områder i virksomheten der det er fare for svikt. Det bekreftes av virksomhetslederne at de ikke har slik dokumentasjon eller slike rutiner. De ansatte ble i spørreundersøkelsen spurt om bruk, opplæring og evaluering av avviksskjema når det oppstår uønskede hendelser/situasjoner. Spørsmålene var fordelt på bruk av avviksskjema i kategoriene ansatt 9, bruker og medisinhåndtering. Det er 22 av 51 ansatte (43 %) som svarer at de sjelden eller aldri benytter avviksskjema vedr ansatte. Videre svarer 20 ansatte at det ikke har vært behov for bruk av avviksskjema. Til sammen 8 Kvalitetspermene ivaretar internkontrollsystemet 9 Som ansatt menes både seg selv og kolleger Side: 18

24 fem ansatte svarer at de alltid eller ofte benytter avviksskjema, mens fire svarer at de av og til benytter avviksskjemaet. Avviksskjema - ansatte Antall Prosent Ja, alltid 4 8 % Ja, ofte 1 2 % Av og til 4 8 % Sjelden 11 21,5 % Aldri 11 21,5 % Ikke vært behov % Tabell 23: Bruk av avviksskjema. Benytter du avviksskjema e.l. for uønskede hendelser som oppstår på arbeidsplassen når det gjelder, - ansatt? N=51 Ni ansatte sier de aldri benytter avviksskjema vedr bruker. Syv ansatte sier at de sjelden og ti ansatte sier de av og til benytter avviksskjema. Syv ansatte sier de alltid eller ofte benytter dette skjemaet, mens tolv ansatte opplyser at det ikke har vært behov for å ta i bruk avviksskjema når det gjelder bruker. Avviksskjema - bruker Antall Prosent Ja, alltid 6 13 % Ja, ofte 1 2 % Av og til % Sjelden 7 16 % Aldri 9 20 % Ikke vært behov % Tabell 24: Bruk av avviksskjema. Benytter du avviksskjema e.l. for uønskede hendelser som oppstår på arbeidsplassen når det gjelder, - bruker? N=45 Av de som har svart på undersøkelsen, er det 15 ansatte som alltid eller ofte benytter avviksskjema vedr medisinhåndtering. Elleve ansatte benytter det av og til eller sjelden, mens fem ansatte aldri benytter avviksskjema som gjelder medisinhåndtering. Tolv ansatte opplyser at det ikke har vært behov. Avviksskjema - medisinhåndtering Antall Prosent Ja, alltid % Ja, ofte 3 7 % Av og til 6 14 % Sjelden 5 11,5 % Aldri 5 11,5 % Ikke vært behov % Tabell 25: Bruk av avviksskjema. Benytter du avviksskjema e.l. for uønskede hendelser som oppstår på arbeidsplassen når det gjelder, - medisinhåndtering? N=43 Angående opplæring i bruken av avviksskjema som gjelder ansatte, mener 22 av 52 at de ikke har fått tilstrekkelig opplæring. 20 av 48 mener at de ikke har fått tilstrekkelig opplæring i avviksmeldinger knyttet til bruker, mens 15 av 48 mener de ikke har fått tilstrekkelig opplæring i bruken av avviksmeldinger knyttet til medisinhåndtering. Opplæring i bruken av avviksmeldinger Vedr. Ansatt Vedr. Bruker Vedr. Medisinhåndtering Ja Nei Vet ikke Total Tabell 26: Opplæring i bruk av avviksskjema. Har du etter din mening fått tilstrekkelig opplæring i bruk av avviksmeldinger? Side: 19

25 Som tabellen under viser, er det 11 ansatte som mener at avviksskjema knyttet til ansatt og bruker blir gjennomgått systematisk og evaluert sjelden eller jevnlig, mens 31 (ansatt) og 29 (bruker) mener de ikke blir gjennomgått. 18 mener avviksskjema knyttet til medisinhåndtering blir gjennomgått sjelden eller jevnlig, mens 23 mener de ikke blir gjennomgått. Gjennomgått systematisk/evaluert Vedr. Ansatt Vedr. Bruker Vedr. Medisinhåndtering Ja jevnlig Ja men sjelden Nei Vet ikke Total Tabell 27: Gjennomgang og evaluering av avviksskjema: Har du erfart at systemet med avviksmeldinger blir gjennomgått systematisk/evalueres med de ansatte? Kommunalsjefen og virksomhetslederne er enige om at dette er et område som de må forbedre. De mener disse funnene må tas alvorlig. Virksomhetslederne sier at de i utgangspunktet ikke gjennomfører noen form for opplæring, men ser av resultatene i spørreundersøkelsen at behovet absolutt er tilstede. Det er ulik oppfatninger blant informantene om brukeren av avviksmeldinger. En har inntrykk av at de fleste i hjemmetjenesten bruker avviksskjema aktivt, og forklarer at på hvert personalmøte blir avviksskjema for medisinhåndtering gjennomgått, mens de andre skjemaene blir gjennomgått av fagleder og virksomhetsleder. En annen informant sier at det ikke er god nok tradisjon og at det ikke følges godt nok opp. Informanten mener at mange ikke vet hva som er et avvik og hvorfor det skal føres. 7.2 Revisors vurderinger Internkontrollsystemet som ivaretas i de ulike virksomhetenes kvalitetspermer, er etter revisors vurderinger ikke godt nok dokumentert. Det foreligger skriftlige prosedyrer og rutiner for avvikshåndtering, og dette er etter revisors vurdering et godt utgangspunkt for avvikshåndtering og forbedring av arbeidsmiljø. Derimot mangler det skriftlige rutiner eller dokumentasjon på at de ansvarlige for virksomheten har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Funnene i undersøkelsen viser at opplæring, bruk og evaluering av avviksmeldinger blant de ansatte kan bli bedre. Avviksmeldinger knyttet til medisinhåndtering er noe bedre, men også her er det forbedringspotensial. Det er spesielt viktig at avvik registres ved medisinhåndtering, da det stilles strenge krav til disse rutinene, og feil eller avvik kan få alvorlige konsekvenser. Revisor vurderer med dette at pleie- og omsorgstjenesten delvis oppfyller kravene i 4 (f og g) Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten, samt utfyllende fortolkninger og anbefalinger i punkt f) og g) i veilederen Hvordan holde orden i eget hus Internkontroll i sosial og helsetjenesten. De skriftlige rutinene for avviksmelding blir i for liten grad praktisert, slik at bruk, kontroll og evaluering av avviksmeldinger i varierende grad blir gjort i henhold til krav og anbefalinger i forskrift og veileder. Side: 20