Rådsak 08-09, Fakultetsråd ved DMF,

Transkript

1 Det medisinske fakultet Dato Referanse Rådsak 0809, Fakultetsråd ved DMF, Til: Fakultetsrådet ved DMF Fra: Signatur: Dekanus Hilde E. Woll Bakgrunn: Bestilling fra rektor hva gjelder status for DMF sine handlingsplaner og mål, økonomi og andre forhold. Notat vedrørende tertialberetning DMF 1. tertial 2009 Forslag til tilrådning: Fakultetstyret tar orienteringen til etterretning

2 1. Strategioppfølging 1 a. Overordnet vurdering av strategiarbeidet Fakultetet arbeider med implementering og oppfølging av tiltak fra nedenstående handlingsplaner. Disse handlingsplanene er definerte med utgangspunkt i rektors bestilling for 2008, og med forankring i egen strategi og utvalgte fokusområder. Handlingsplanene ble organisert som prosjekter med definerte målsettinger, start og sluttdato, administrativ prosjektleder, controllerfunksjon og prosjektansvarlig fra fakultetsledelsen. Hvert av prosjektene ble tilknyttet en referansegruppe med representanter for fagmiljøene og studentene. Samtlige handlingsplaner leverte i 2008 prosjektrapporter som danner grunnlag for beslutning om implementering av ulike aktiviteter og tiltak som vil påvirke fakultetets måloppnåelse innenfor de utvalgte områdene. Implementering skjer i løpet av første halvdel av Fakultetet planlegger å evaluere selve implementeringsprosessen høsten 2009, mens effekten av tiltakene vil evalueres første gang høsten Handlingsplanen for bedret tilgang til tekniske og metodiske støttefunksjoner viste seg etter oppstart å være et mer omfattende prosessuelt arbeid og en større utfordring enn antatt, og ble derfor redusert til å omfatte innhenting av bakgrunnsdata. Handlingsplanen vil bli videreført i 2009 med revidert prosjektbeskrivelse og organisering i samråd med LOSAM og instituttlederne. Høsten 2008 ble også en egen handlingsplan knyttet til utdanningskvalitet påbegynt. Prosjektrapport fra denne er planlagt ferdigstilt i løpet av våren 2009, med implementering av tiltak fra høsten Fakultetet har i 1.tertial også hatt fokus på implementering av ny helseforskningslov og utredning av de organisatoriske konsekvensene. En vellykket tilspasning til helseforskningsloven er et suksesskriterium for fremtidige prosjektsøknader. Det medisinske fakultetet har i 1. tertial også hatt en omfattende prosess knyttet til styring og ledelse. Fokus på ledelse og økt medvirkning og informasjonsflyt har vært sentralt, og har blitt diskutert i LOSAM, ledermøter, rundt om i enhetene, i allmøter og i Fakultetsrådet. På bakgrunn av uravstemning og påfølgende behandling i ekstraordinært Fakultetsstyre, er det fattet vedtak om å tilsette samtlige instituttledere og å opprette rådgivende ledergrupper på instituttnivå. Målsettingen er å styrke ledelse på nivå 3 og samtidig legge til rette for bedre medvirkning og informasjonsflyt på instituttene. Dette anses som viktige strategiske grep for å styrke primærvirksomheten og vil bli evaluert etter tre år, i samråd med NTNU. Side 2 av 10

3 Vedlegg 1 Intern rapportering 1. tertial 2009 Dekanens tertialberetning HANDLINGSPLANER Handlingsplan Status Kommentarer til status og tiltak satt i verk HP1 Økt antall publikasjonspoeng HP2 Økt antall P.hd.grader 1 1 Implementering av tiltak starter 2. tertial Implementering av tiltak starter 2. tertial HP3 Økning i eksternfinansiert virksomhet HP5 Internasjonalt samarbeid 1 1 Implementering av tiltak starter 2. tertial Implementering av tiltak starter 2. tertial FORSKNING MÅLEINDIKATORER Indikator Måltall Status pr 1. tertial Prognose Publikasjonspoeng per vitenskapelig ansatt (oppgi antall poeng i parentes) Andel publisering nivå Kommentarer til status og tiltak satt i verk Redusert på bakgrunn av estimat fra instituttene Redusert på bakgrunn av estimat fra instituttene Antall uteksaminerte PhD grader Redusert på bakgrunn av estimat fra instituttene Ekstern finansiering Status viser tall ekskl RBUP og HUNT. EU HANDLINGSPLANER Handlingsplan Status Kommentarer til status og tiltak satt i verk HP7 Utdanningskvalitet 1 Prosjektrapport ferdigstilles 2. tertial UTDANNING MÅLEINDIKATORER Indikator Måltall Status pr 1.tertial Progrnose Antall primærsøkere Karakterpoeng Kommentarer til status og tiltak satt i verk * Side 3 av 10

4 ORG OG RESSURSER ANDRE OMRÅDER HANDLINGSPLANER Handlingsplan Status Kommentarer til status og tiltak satt i verk HP4 Økt andel kvinner blant nytilsatte i faste vitenskapelige stillinger 1 Implementering av tiltak starter 2. tertial MÅLEINDIKATORER Indikator Måltall Status pr 1. tertial Prognose Kommentarer til status og tiltak satt i verk Andel kvinner av nytilsatte i fast vitenskapelig stilling som 20% 12,5% 20% 8 tilsettinger, hvorav 1 kvinne krever doktorgrad ** HANDLINGSPLANER Handlingsplan Status Kommentarer til status og tiltak satt i verk HP6 Videreutvikling av tekniske og metodiske støttefunksjoner 3 Revidert prosjektplan ferdigstilles i 2. tertial *) Fakultetet finner ikke grunnlag for å sette måltall på denne indikatoren, verken for medisinstudiet eller fakultetets masterprogrammer. Fakultetet er også usikker på definisjonen av denne indikatoren både mht utregning, påvirkningsmulighet og hva den er ment å skulle måle. **) I henhold til beskrivelse av denne indikatoren i Corporater er definisjonen faste vitenskapelige stillinger. Status og prognose er gitt i henhold til dette. ***)Fakultetsinterne måleindikatorer følges opp internt og er ikke gjengitt her. 1 d. Vurdering av rekrutteringsstillinger finansiert av SOmidler Fakultetet er tildelt totalt 9 rekrutteringsstillinger til fakultetet, hvorav én post doktor. Denne blir omdisponert til en stipendiatstilling. I tillegg er fakultetet tildelt en stipendiatstilling øremerket MNTfagene. Samtlige av disse stillingene er lyst ut i 1. tertial, mens tilsettingsvedtak vil bli fattet i løpet av mai 2009 og med oppstart senest i august Ut fra antall kvalifiserte søknader vil fakultetet ha kunnet tilsatt i langt flere stillinger enn de tildelte. DMF er i tillegg vertsfakultetet for øremerkede stillinger til følgende områder: Medisinsk teknologi: 3 stillinger, hvorav 1 post doc. Elektronisk pasientjournal, NSEP: 2 stillinger HUNT: 3 stillinger Kavli instituttet: 1 stilling Nasjonal forskerskole bildedannelse: 3 stillinger, hvorav 1 post doc. Samtlige av disse stillingene er lyst ut i 1. tertial, mens tilsettingsvedtak vil bli fattet i løpet av mai og med oppstart senest i august e. Vurdering av spesielle satsinger Medisinsk teknologi Aktivitet som planlagt. Ingen vesentlige utfordringer eller avvik. Side 4 av 10

5 SFF CBM/ Kavli Institute for Systems Neuroscience Aktivitet som planlagt. Ingen vesentlige utfordringer eller avvik. Det arbeides i samarbeid med NTNU sentralt med utredning av en mulig etablering av et internasjonalt Brain Center i Medisinsk teknisk forskningssenter. SFI MI Lab Aktivitet som planlagt. Ingen vesentlige avvik. Det er fortsatt utfordringer knyttet til rekruttering av høyt kvalifiserte stipendiater og post doktorer innenfor enkelte teknologiområder, men situasjonen er bedret sammenlignet med Det jobbes videre med å bygge internasjonale samarbeidsrelasjoner med tanke på EUsøknader. Nasjonal forskerskole innen medisinsk avbildningsteknologi Aktivitet som planlagt. Ingen vesentlige utfordringer eller avvik. Administrativ koordinator for forskerskolen er tilsatt med oppstart i juni Fram til dette ivaretar fakultetet administrativ støtte i etableringsfasen av forskerskolen. FUGE Aktivitet som planlagt for FUGEplattformene/nodene ved DMF. Ingen vesentlige utfordringer eller avvik. HUNT Aktivitet som planlagt. HUNT 3 prosjektet er imidlertid fortsatt ikke fullfinansiert over statsbudsjettet, hvor fakultetet mener 16 millioner er garantert i forbindelse med statsbudsjettet 2008, mens det fortsatt mangler dekning for 3,6 millioner. Fakultetet og NTNU må derfor fortsatt ha fokus på fullfinansiering av prosjektet over stasbudsjettet. Det er også utfordringer knyttet til husleiekostnader som gjør at en samlokalisering av HUNT Forskningssenter med HUNT Biobank på Levanger må utredes. 1 f. Avansert vitenskapelig utstyr Se eget vedlegg. 2. Økonomistyring 2 a. Overordnet vurdering av økonomistyringen Regnskap for 1. tertial viser aktivitet og kostnadsnivå i henhold til plan. Noen små periodiseringsavvik foreligger. De senere års økte infrastrukturkostnader, som ikke gjenspeiles i IFM, er en stadig større utfordring for fakultetet. Prognose for 2009 viser et negativt resultat og DMF vil fremover ha fokus på å finne mulige innsparingstiltak. Den enkelte enhet og seksjon rapporterer kvartalsvis på totaløkonomien samt handlingsplaner og indikatorer. Om lag 50 % av fakultetets inntekter kommer fra BOAvirksomheten og det er viktig å se begge økonomiene under ett. DMF har fokus på å øke bevisstgjøringen i egen organisasjon når det gjelder kostnader knyttet til eksterne prosjekter. IKTavtalen med St.Olav er snart klar. Det synes som om partene kommer til enighet om forpliktelser for 2009 samt grunnlaget for kostnadsfordelingen kommende år. Det gjenstår fremdeles å komme til enighet om kostnadsfordeling for årene Side 5 av 10

6 I forbindelse med innflytting i Fase 2 er avtaleområdet høyt prioritert og da særlig med fokus på økonomi og brukervennlighet, sett i sammenheng med gjeldende regelverk. Avsetninger: Fakultetet har i vår hatt stort fokus på avsetninger, både på 69prosjekter og strategi og omstillingsmidler. Dette har også vært tema i vårens dialogmøter med den enkelte enhet. Prognose per viser en nedbygging av avsetninger på 69prosjekter til 19,5 mill og for SOmidler 11,6 mill. Nedbyggingen på 69prosjekter skjer blant annet ved at det har vært økt fokus på bruk av såkalte frie 69midler, en gjennomgang av prosjekter som er feilkategorisert som 69prosjekt og føring av pristildelinger på rammen istedenfor på 69prosjekt. I tillegg blir det overført et akkumulert resultat fra Den norske legeforening til rammen inneværende år. Det har vært uklart hvorvidt disse akkumulerte midlene skulle tilbakebetales DNLF eller om de kunne beholdes av fakultetet til dekning av administratives ressurser og infrastrukturkostnader. I 2008 ble overføring av overhead på ca 9 mill avglemt overført til rammen. Dette blir overført inneværende år. Ny prognose for SOmidler viser en nedgang i avsetning på ca 11 mill. DMF har siste kvartal fremskaffet en oversikt over hvilke personer som er ute i langvarig sykefravær/permisjon og antatt varighet, samt foretatt en vurdering av prognose for hele året for alle våre SOprosjekter. DMF har fokus på rask effektuering av tildelte utstyrsmidler og i samsvar med gjeldene regelverk. Fakultetet har, på bakgrunn av muntlig lovnad om videre tildeling av SOstillinger i minimum samme omfang som i dag, besluttet å tildele flere nye stipendiatstillinger. Fakultetet får fremdeles tilsatt velkvalifiserte søkere på stillinger kort tid etter tildeling av midlene. 2 d. Status på tiltak knyttet til innkjøpsprosessen og regler for BOA (Bidrags og oppdragsfinansiert virksomhet) Høsten 2007 ble det foretatt en større omorganisering av de administrative rollene ved DMF. Alle økonomiroller med unntak av lokal prosjektstøtte er samlet ved fakultetsadministrasjonen. Innkjøsprosessen: Det jobbes iherdig med en kulturendring og informasjon knyttet til anskaffelsesområdet samt kompetansebygging for de som innehar bestillerrolle. Informasjon er blant annet gitt i instituttledermøte, kontor/seksjonssjefmøte, faggruppeledermøte og på instituttvise møter. I april ble 66 % av alle kjøp håndtert via innkjøpssystem. Fakultetet har en ansatt med utvidet innkjøpskompetanse og denne ressursen benyttes i stor grad når det skal inngås anbud eller forenklet anbudsprosess. Alle kjøpsanmodninger som kommer til bestiller og som overgår kr , blir vurdert ifht behov om forenklet anbudsprosess. I de tilfeller hvor det kommer fakturaer > kr og som ikke har vært via innkjøpssystem, blir alltid bestiller kontaktet mtp å bringe forholdet i orden. Mindre kjøp blir også vurdert dersom vi ser gjentagende kjøp fra samme leverandør. Det er videre innmeldt behov for rammeavtaler til sentral innkjøpsavdeling der dette mangler i forhold til fakultetets behov. Spesielt gjelder dette behov tilknyttet Nytt universitetssykehus. Prosjektprosessen: DMF har i overkant av 700 prosjekter inkl delprosjekter, noe som er en stor økning i antall de senere år. For å øke kompetansen til lokal prosjektstøtte, holdes det jevnlige LPfora ved fakultetet samt at det i 2009 er fokus på rutineutvikling. LPforum har også stort fokus på samhandling med øvrige roller, f.eks med personal, bestiller, attestant og arkiv. Side 6 av 10

7 Hver måned skal det avgis rapporter til prosjektleder ut fra en felles mal og med kopi til kontorsjef når det er vesentlig avvik. Det er videre fokus på å få til en bedre samhandling mellom lokal prosjektstøtte og prosjektleder slik at involvering skjer allerede fra søknadsfasen. Et eget informasjonsmøte er avholdt med Norges forskningsråd (største bidragsyter på eksterne prosjekter ved DMF) for å klargjøre retningslinjer og krav. Det vil fremover jobbes videre med denne samhandlingen samt retningslinjer for hvordan og når instituttleder, kontorsjef og lokal prosjektstøtte skal involveres. Side 7 av 10

8 Vedlegg 2 Intern rapportering 1. tertial 2009 Dekanens tertialberetning AVANSERT VITENSKAPELIG UTSTYR 2009 fremdriftsrapport Marianne Furnes, AKM (Forsøksdyravd.) Burvaskemaskin Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre April tertial Innkjøp kunngjort SUM Utstyr mottatt og akseptert Sep 09 Leveringsdato og installasjon må tilpasses virksomheten ved forsøksdyravdelingen og kan bli noe forsinket. AVANSERT VITENSKAPELIG UTSTYR 2009 fremdriftsrapport AnnMari Brubakk, LBK Surstoffkammer Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Mai tertial Innkjøp kunngjort SUM Utstyr mottatt og akseptert Sep 09 Side 8 av 10

9 AVANSERT VITENSKAPELIG UTSTYR 2009 fremdriftsrapport Edvard Moser, CBM/Kavli Institute Elektrofysiologiske registreringssystemer Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Mai tertial Innkjøp kunngjort SUM Utstyr mottatt og akseptert Nov 09 AVANSERT VITENSKAPELIG UTSTYR 2009 fremdriftsrapport Geir Slupphaug, IKM Infrarød bildedannelse Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Mai tertial Innkjøp kunngjort SUM Utstyr mottatt og akseptert Aug 09 Side 9 av 10

10 AVANSERT VITENSKAPELIG UTSTYR 2009 fremdriftsrapport Ingrid Gribbestad, ISB Kryogen prøveholder Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Mai tertial Innkjøp kunngjort SUM Utstyr mottatt og akseptert Feb 10 I dialog med søker om mulig framskyndelse av leveringsdato til des 09. AVANSERT VITENSKAPELIG UTSTYR 2009 fremdriftsrapport Rigmor Austgulen, IKM Flowcytometer Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Mai tertial Innkjøp kunngjort SUM Utstyr mottatt og akseptert Sept 09 Side 10 av 10