LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Torsdag 30. juni 2011 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, formannskapssalen

Transkript

1 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Torsdag 30. juni 2011 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, formannskapssalen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 012/11 Referatsaker 013/11 Orientering fra rådmannen 014/11 Eierskapskontroll - Innherred Produkter AS 015/11 Evaluering av ordningen med åpne møter i kontrollutvalget - høringssvar Eventuelt Sak 14/11 vil bli ettersendt. Levanger/Steinkjer, Karl Meinert Buchholdt leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 012/11 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Referat Henvendelse fra 1 innbygger Barnevernet påfører Levanger kommune unødvendig store utgifter U.off. jf. forv.l KomRev Trøndelag IKS Møte i representantskapet 3 KomRev Trøndelag IKS Møte i representantskapet Ikke vedlagt Ikke vedlagt Ikke vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 013/11 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 013/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Revisor avdekket ved sin revisjon av regnskapet for 2010 svakheter i den økonomiske internkontroll på en del områder. Forholdet ble kommentert i kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret vedrørende årsregnskapet for 2010, jf. sak 11/10 den Kontrollutvalget har også tidligere mottatt nummerert brev fra revisor vedrørende mangler knyttet til den økonomiske internkontroll og kvalitetssikring. (Brev nr , datert ) I forbindelse med årsoppgjørsrevisjonen for 2009 ble det gitt ros til

3 økonomiavdelingen for å ha bedret den interne kontroll/kvalitetssikring av regnskapene. Det imidlertid samtidig presisert at en samtidig hadde et forbedringspotensial på enkelte områder. Verdal kommune og Levanger kommune samarbeider bl.a. om støttefunksjonene økonomi, regnskap og lønn. Dette samarbeidet er organisert gjennom Innherred samkommune. Revisor har sendt nummererte brev til kontrollutvalgene i begge morkommunene og til kontrollutvalget i Innherred samkommune etter å ha avdekket mangler og svakheter i den økonomiske internkontroll. Revisor har på oppdrag fra kontrollutvalget i Verdal foretatt en vurdering av administrasjonens arbeid med å forbedre den økonomiske internkontroll. Saksprotokoll for denne saken ble med vedlegg oversendt kontrollutvalget i Innherred samkommune, jf. kontrollutvalget i Innherred samkommune den sak 13/11. Revisor har for øvrig gitt uttrykk for at en fra revisors side vil følge opp administrasjonens arbeid med å forbedre den økonomiske internkontroll nærmere. Kontrollutvalget har på bakgrunn av ovenstående anmodet rådmannen om en orientering om arbeidet så langt med å forbedre internkontrollen. Rådmannen vil som anmodet gi denne i møte. SAK 015/11 EVALUERING AV ORDNINGEN MED ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET - HØRINGSSVAR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget drøftet og evaluerte vedtaket i sak 1/10. Kontrollutvalget opprettholder sitt vedtak om at møtene i kontrollutvalget holdes for åpne dører, i tråd med forutsetningene i denne sak. 2. Kontrollutvalget kan vedta å motta orienteringer og å behandle en sak for lukkede dører dersom hensynet til tungveiende offentlige eller private interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører. Orienteringer mv. om personalsaker skal alltid gis og behandles for lukkede dører. Jf. kommunelovens ledd. 3. Orienteringer fra sekretær og revisor skal gis og behandles for lukkede dører. 4. Dørene skal holdes lukket dersom utvalget skal motta og/eller behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 5. Det fremlagte forslag til uttalelse fra kontrollutvalget vedtas og oversendes ordføreren og rådmannen. 6. Kontrollutvalget ber om at kontrollutvalgets syn fremkommer i et høringssvar fra kommunen. Vedlegg 1. Høyringsnotat om endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m.) Kommunal og Regiondepartementet. (sendt pr. epost)

4 2. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse vedrørende møteoffentlighet i kontrollutvalget (legges frem i møte). Ikke trykte vedlegg 3. Kontrollutvalgets sak 1/10 4. Rundskriv H-08/09 (KRD) 5. Rundskriv H-2112 Taushetsplikt for folkevalgte (KRD mars 2000) 6. Kommuneloven med forskrifter 7. Offentleglova 8. Forvaltningsloven 9. Rettleiar til offentleglova, Justis- og politidepartementet Rapport 85 Tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane (Arbeidsgruppen som ble nedsatt for å vurdere den kommunale egenkontroll) Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet sak 1/10 Kontrollutvalgets møter - åpne eller lukkede dører den Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak i saken: 1. Kontrollutvalget vedtar som en prøveordning å holde sine møter for åpne dører i tråd med forutsetningene i denne sak. 2. Kontrollutvalget kan vedta å motta orienteringer og å behandle en sak for lukkede dører dersom hensynet til tungveiende offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører. Orienteringer mv. om personalsaker skal alltid gis og behandles for lukkede dører. Jf. kommunelovens ledd. 3. Orienteringer fra sekretær og revisor skal gis og behandles for lukkede dører. 4. Dørene skal uansett holdes lukket dersom utvalget skal motta og/eller behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Jf. kommunelovens Ledd. 5. Ordningen skal evalueres senest våren Kommunal- og regionaldepartementet har sendt forslag til endringer i bl.a. kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften ut på høring. Høringsfristen er satt til den Departementet gir bl.a. uttrykk for at høringsnotatet er en oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane fra desember Arbeidsgruppen bak denne rapporten mente at møtene i kontrollutvalgene som hovedregel bør være åpne og at kommuneloven bør endres på dette punkt, men at det må vurderes hvorvidt lukningsgrunnene er gode nok. I tilrådning nr. 8 heter det: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Departementet vurderer spørsmålet slik:

5 Møte i folkevalde organ bør berre vere lukka når det ligg føre tungtvegande grunnar som tilseier lukking. Dette er rettesnora for føresegna i kommunelova 31 om opne og lukka møte, som gjeld for dei fleste folkevalde organ. Departementet viser til at det ikkje er slik at alle saker som kontrollutvalet handsamar, er av ein slik karakter at det er nødvendig å lukke møtet. Departementet er kjent med at fleire kontrollutval har gjort vedtak om å ha opne møte. Etter departementets meining illustrerar det at det er fullt mogleg for kontrollutvala å halde møte for opne dører. Det er viktig at det er samanheng og konsekvens i reglane om lukking av møte. Mange saker som kontrollutvalet handsamar, vil bli sende over til kommunestyret for vidare handsaming. Ofte får vi då ein situasjon der handsaminga av ei sak går for lukka dører i kontrollutvalet, medan den same saka blir handsama i eit ope kommunestyremøte. Departementet meiner at regelverket verkar mindre konsekvent dersom det er kva organ som handsamar saka og ikkje innhaldet i saka som avgjer om handsaminga går for opne eller lukka dører. Departementet har vanskeleg for å sjå særlege grunnar for å vidareføre den gjeldande hovudregelen om lukka møte, og vil føreslå å spegelvende regelen, slik at møte som hovudregel skal gå for opne dører. Spørsmålet blir deretter i kva omfang kontrollutvalet skal få høve til å fråvike hovudregelen. Eit føremålstenleg utgangspunkt vil vere å sjå på kommunelova 31, som inneheld reglar for når folkevalde organ kan eller skal lukke møte. Departementet meiner at den føresegna kan gjerast gjeldande også for kontrollutval. Det inneber at kontrollutvala blir stilte likt med andre folkevalde organ når det gjeld spørsmål om opne eller lukka møte. Stortinget har nyleg vedteke endringar i 31. Ein omtale av gjeldande rett knytt til 31 og kva slags endringar som er gjort, finst i Prop. 152 L. ( ) Endringar i kommuneloven (møteoffentlegheit). Lovendringane er ikkje sette i kraft. Departementet har vurdert om unntaka frå opne møte i 31 er tilstrekkelege for kontrollutvalet eller om utvalet har særskilde behov som tilseier at det i tillegg bør ha eigne lukkingsheimlar. Departementet kan ikkje sjå at det ligg føre slike særskilde behov. Både omsynet til personvern og omsynet til offentlege interesser er etter departementets meining godt sikra i 31. Departementet føreslår etter dette å oppheve kommunelova 77 nr. 8. En gjengir for ordens skyld også den vedtatte, men ennå ikke ikraftsatte, ordlyd i 31 vedrørende møteoffentlighet: 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært

6 unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Ny 31 a vedrørende prosedyreregler mv. skal lyde: 1. Hvis møtelederen eller vedkommende organ krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte. 2. Møtelederen skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. 3. Kommunerådet eller fylkesrådet bestemmer selv om deres møter skal være åpne, såfremt 31 ikke er til hinder for åpenhet. Kontrollutvalgets sekretær vil gi en kort orientering om departementets høringsnotat i møte. Vurdering Kommunen kan avgi høringssvar til departementet vedrørende de foreslåtte endringene i kommuneloven. Dersom kontrollutvalget finner det formålstjenelig å gi uttrykk for sine synspunkter og erfaringer, synes det hensiktsmessig at disse inngår i et høringssvar fra kommunen. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget for diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær SAK 014/11 EIERSKAPSKONTROLL - INNHERRED PRODUKTER AS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 014/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar rapporten Eierskapskontroll Innherred Produkter AS til orientering. 2. Kontrollutvalget vil spesielt fremheve betydningen av eierstrategi og en jevnlig gjennomgang av de aktuelle selskapenes formålsparagraf. Saksbehandlers forslag til innstilling kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten Eierskapskontroll Innherred Produkter AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å foreta en gjennomgang av eierskapsmeldingen i en egen sak til kommunestyret. Her bør det fremgå hvilke mål kommunen ønsker nådd gjennom de ulike eierskap (eierstrategier).

7 Vedlegg Eierskapskontroll Innherred Produkter AS, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 18/10 2. Kontrollutvalgets sak 022/09 3. Kontrollutvalgets sak 021/09 4. Kommunestyrets sak 059/08 5. Kontrollutvalgets sak 024/08 6. Kontrollutvalgets sak 002/08 7. Kontrollutvalgets sak 023/07 8. Kommuneloven 9. Forskrift for kontrollutvalg Saksopplysninger Bakgrunn for saken Kontrollutvalget behandlet sak 18/10 Bestilling av selskapskontroll i møte den , og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget finner ikke grunn til å endre prioriteringslisten. 2. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan iht. signaler gitt i møte. Selskapet har et relativt bredt eierskap hvor også private eiere er representert. Nord-Trøndelag fylkeskommune, Levanger kommune og Verdal kommune er de største eierne med eierandeler på henholdsvis 50,54%, 30,31% og 12,35%. De øvrige 6,8% fordeler seg på 12 andre mindre eiere. Selskapskontroll kan bestå av 2 elementer, eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap. Eierskapskontroll er en lovpålagt del av en selskapskontroll. Ved en eierskapskontroll skal det foretas en evaluering av hvorledes eierinteressen forvaltes og hvordan eierskapet utøves av kommunens oppnevnte eierrepresentant. Selskapet har både kommunale og private aksjonærer, slik at kommunelovens 80 som hjemler kontrollutvalget innsynsrett ikke vil kunne komme til anvendelse. Uten annen innsynshjemmel vil det derfor ikke kunne bli gjennomført forvaltningsrevisjon i selskapet. Generelle betraktninger Aksje- og regnskapslovgivningen fastsetter en del normer og regler for hvilken informasjon som minimum skal gis til eierne (samt for øvrig til en del andre som også har interesser i selskapet). Disse rapporteringskravene synes imidlertid primært å være rettet mot selskaper med et rent kommersielt (for profitt) formål. Det kan også være verdt å merke seg at aksjeloven fastsetter et likhetsprinsipp, som innebærer et forbud mot forskjellsbehandling av aksjonærene.

8 Oppdraget som er gitt det enkelte selskap finner en i selskapets formålsparagraf, og det er måloppnåelse i forhold til dette oppdraget selskapet skal vurderes opp mot av sine eiere. Det kan her tilføyes at en for selskaper uten et rent kommersielt formål vil måtte forvente svak eller svakere avkastning på egenkapitalen nettopp fordi selskapet er satt til å følge også andre mål enn ren inntjening. For selskaper uten et rent kommersielt formål vil derfor en sunn økonomi først og fremst satte rammer for hvilke mål det er mulig å nå. For slike selskaper vil derfor informasjon som setter eierne i stand til å evaluere måloppnåelse i forhold til dette ikke kommersielle formålet være avgjørende. Rapporteringskravene i aksjeog regnskapslovgivningen bør derfor suppleres med tilleggskrav iht. dette. Videre bør hver enkelt eier jevnlig evaluere selskapets formål mot endringer i rammebetingelsene, egne interesser og ønsker. Revisors rapport Revisor har nå ferdigstilt prosjektet og har levert sin rapport Eierskapskontroll Innherred Produkter AS, se vedlegg. Selskapets vedtektsfestede formål er å drive fabrikasjon og annen virksomhet som kan bidra til å øke mulighetene for sysselsetting av yrkeshemmede og mindre arbeidsføre - fortrinnsvis fra Nord-Trøndelag fylke, jf. rapporten side 4. Daglig leder i selskapet peker her på at selskapets formålsparagraf kan oppfattes som gammeldags, og at både målgruppe og selskapets rolle har endret seg. Under revisors konklusjon fremgår det bl.a. at kommunen anbefales å utarbeide eiermelding i tråd med KS anbefalinger om kommunalt eierskap og eierstrategi. Levanger kommune har ingen merknader til rapporten, utover at kommunestyret behandlet eierskapsmelding i Vurdering Revisor har utarbeidet en felles rapport for Levanger kommune, Verdal kommune og Nord- Trøndelag fylkes kommune. En hadde gjerne sett at rapporten var i en noe mer rendyrket form. I rapporten fra revisor blir det pekt på at kommunen ikke har utarbeidet en eierstrategi for eierskapet i Innherred Produkter AS. Hvilke(t) mål kommunen ønsker nådd gjennom eierskapet, hvilke resultatkrav kommunen har, samt ønsket form og innhold på rapporteringen fra selskapet vil være sentrale spørsmål i arbeidet med eierstrategien. Eierstrategien vil gjennom dette gi viktige føringer for kommunens representant. Det understrekes imidlertid at det er viktig at eierstrategien ikke er utformet på en slik måte at kommunens representant ikke har et hensiktsmessig handlingsrom vis a vis de øvrige eierne i selskapet.

9 Slik en leser rapporten peker daglig leder i selskapet på et viktig punkt da det uttrykkes at selskapets formålsparagraf kan oppfattes som gammeldags, og at både målgruppe og selskapets rolle har endret seg. Revisor har ikke trukket frem dette punktet spesielt i sine konklusjoner og anbefalinger. Men ut fra daglig leders bemerkning, vil en anbefale en gjennomgang av selskapets formålsparagraf. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær