PROSEDYRE FOR REGISTRERING I DATABASEN

Transkript

1 PROSEDYRE FOR REGISTRERING I DATABASEN Etter at søknadsskjemaet er sjekket skal saken registreres i databasen. Prosedyren for dette er: 1. Sjekk om det allerede er registrert en sak på adressen 2. Registrer ny sak 3. Skriv ut og signer innstillingsbrev 4. KS og kopiering av saken For mer utfyllende beskrivelse av hvert punkt, se veiledningen under. 1. Ved registrering av en ny sak, må man først sjekke om det allerede er registrert en sak på adressen.

2 Dette gjøres ved å klikke på ikonet og velg.

3 I feltet skrives starten av adressen inn, etterfulgt av * og ikonet. Dersom det er registrert en sak på samme adresse, det er samme søker og saken ikke er eldre enn 3 mnd eller ikke er utbetalt kan den nye saken legges inn i den samme saksmappen og under det samme saksnummeret, men med delnummer 2, hvis ikke opprettes det et nytt saksnummer. OBS! Det hender at søker sender inn søknad både per post og på e-post noe det ikke alltid like lett for oss å plukke opp. Dersom man ser at det nettopp er registrert en sak på samme adresse, hent mappen og sjekk om det er samme søknaden. OBS OBS! Dersom det allerede er registrert en sak på samme adresse skal arealet ikke telles (se tabell 1). 2. Registrere ny sak.

4 Ved registrering av nye søknader (små saker) klikk på ikonet og velg. Det første skjermbildet Ajourhold av avtale kommer da opp. (Saksopplysningene registreres ved at feltene fylles inn i henhold til tabellene). Følg veiledningen under for opplysninger om hva som skal registreres i hvert skjermbilde. NB! Ikke lukk skjermbildene underveis i registreringe n! Bruk Tab-tasten når du skal fylle inn feltene i databasen. Da følger du automatisk feltene i tabellene under. Feltene som er merket med gult er de man fyller inn ved behandling av små saker. Det skal registreres informasjon i databasebildene: Ajourhold av avtale Ajourhold av enøkrapport, honorar og søknad Ajourhold av tilsagn Tiltak tilsagn

5 Felt i bildet Beskrivelse av hva som skal fylles inn Saksnummer Avtale dato Saksbehandler Godkjent dato i små saker Honorar ramme - totalt -rapp Oab nr Byggnavn Gate/vei Husnr. Bydelsnr. Småhus B for boligbygg og Y for yrkesbygg Dato saken / enøkanalysen er registrert hos oss. NB Dagens dato kommer automatisk opp, må endres til registrert dato dersom vi ikke behandler den samme dag som den kommer inn. Saksbehandlers initialer Når avtale om enøkanalyse er godkjent skriftlig fra Reinertsen, dvs. brevets dato. Brukes kun i store saker 0 for små saker Samlet konsulenthonorar for utarbeidelse av analyse ekskl. mva 0 for små saker. Enøketatens tilskudd til enøkanalysen. Normalt 50 % av total honorarramme, begrenset til maks ,- ekskl. mva Brukes kun hvis bygget har et navn utover gateadressen. Feltet kan også settes tomt Byggets adresse. Ved flere bygg/adresser skrives de inn her Dersom adressen ikke finnes i KIS-registeret i databasen: se P:\RE_OSL\PROSJEKT\09\275_0069_Enoketaten\Notat\070822_SVK_Nye gatenavn som må registreres i databasen.xls Husnummer for aktuelt bygg Ja = J (For saker tom 4 boenheter), Nei = N (alltid N i Y saker)

6 Ant. Leil. Avtale areal Areal telles Byggeår Komm/Priv/Stat Firma (kode) Konsulent Eiernavn Eieradresse Postadresse. Telefon E-post Kontaktperson Kontaktperson adr. Postnr Avsluttet dato Klikk på ikonet Klikk på ikonet Antall boenheter saken omfatter Byggets areal Ja = J, Nei = N. Arealet telles ikke dersom det allerede er registrert en sak på adressen Er det en leilighet gjelder dette kun dersom det er registrert en sak på samme person. Tast inn byggeår - første gang bygget sto ferdig Privat = P (Statlige ok kommunale bygg støttes ikke lenger) Kommunale bygg kan få støtte til Enøkanalyse, husk å registrere K da. Reinertsen er 1265 (Brukes alltid i små saker) Store saker: liste over firmakoder finnes på server Små saker: Tast inn ditt konsulentnummer Store saker: kode/navn for vedkommende konsulent Byggets eier. Dersom eier og kontaktperson har samme adresse legger man begge navnene inn som eier og som kontaktperson. Eiers adresse Postnr. legges inn, poststed kommer automatisk Eiers telefon Eiers mailadresse Kontaktperson, særlig aktuelt ved brl, sameier og yrkesbygg. Dersom eier og kontaktperson har samme adresse legger man begge navnene inn som kontaktperson. Kontaktpersons adresse (hvis annen enn eieradresse) Postnr. legges inn, poststed kommer automatisk Dato når sak avsluttes uten at den er ferdig/utbetalt. Benyttes ved avvisning eller når tilsagnsfristen er utløpt og purring er foretatt. Fylles IKKE ut ved registrering av ny sak, saksnummer blir generert. Skriv dette på søknadsskjema og neste skjermbilde kommer opp.

7 Felt i bildet Beskrivelse av hva som skal fylles inn

8 Saksbehandler Saksbehandlers initialer H. rapp.dato i små saker Når enøkrapporten er godkjent, dvs. når saksbehandler sender brev/e-post med vedlagt søknadsskjema til enøkkonsulenten NB! Må ikke forveksles med datoen for når enøkrapporten registreres hos oss. Denne dato lagres ikke noe sted! Søknadsdato Stemplet dato på søknadsskjema Brutto oppv. areal Utbet. Dato 1. i små saker Store saker: Honorar til enøkkonsulenten ekskl. mva. Dato i små saker Store saker: Når honorar til enøkkonsulenten utbetales Tilskudd Summen av tilskuddet det søkes om Utbet. Dato 2 i små saker Dato i små saker Boligkode Type bolig (koder i rullgardin) Lån Nedbet. Tid Første respons Dato for saksbehandlers første tilbakemelding til søker Registreres kun dersom mottatt søknad er ufullstendig Siste underlag Når vi har mottatt siste nødvendige underlag for behandling av søknad om tilskudd Klikk på ikonet Klikk på ikonet og neste skjermbilde kommer opp.

9 Felt i bildet Tilsagnsdato Når tilsagn om enøktilskudd gis fra Enøketaten (ENE). Purredato (kun store saker) Gjelder til Dato for utløp av tilsagn om enøktilskudd. Innstillingsdato Del av bygg Lån Nedbetaling Virk. forbruk før Teor. forbruk før Forbruk etter Oppvarming Oppv. 2 Vv: (varmtvann) Ventil. (ventilasjonsanlegg) Ved behandling av søknad, legg inn fiktiv dato Endelig dato lagres etter at vi har mottatt kopi av tilsagn fra ENE. Egen beskrivelse for registrering av tilsagn. (kun ved purring og da skal dato for utsendelse av purrebrev etter tilsagnsfristens utløp førs inn der) Endelig dato lagres etter at vi har mottatt kopi av tilsagn fra ENE. Egen beskrivelse for registrering av tilsagn. Dato for vårt innstillingsbrev til ENE. Den datoen vi behandler søknaden. Behandler man søknad etter kl 14:00 innstiller man på neste dags dato. Innstiller man fredag etter kl 14.00, innstiller man på mandagens dato. Virkelig forbruk, i henhold til søknadsskjema Forbruk etter, i henhold til søknadsskjema. Se Registrering av energi og energibesparelser Legges inn i henhold til søknadsskjema (koder i rullgardin) Legges inn i henhold til søknadsskjema (koder i rullgardin) Legges inn i henhold til søknadsskjema (koder i rullgardin) Legges inn i henhold til søknadsskjema (koder i rullgardin)

10 Klikk på ikonet Klikk på ikonet og neste skjermbilde kommer opp.

11 Felt i bildet Tilt. Kode Levetid Besparelse Kostnad Tilskudd Låneramme Nåverdi Mengde (kan være flere trykk Enter for å få ny linje) Velg passende tiltakskode (koder i rullgardin) Velg levetid i henhold til enøkhåndboken. Stort sett bruker man disse: Levetid: Elektriske anlegg 10 år Vedovn, pellets 15 år Isolasjon 30 år Beregnet besparelsen for enøktiltaket Anslått kostnad for gjennomføring Beregnet tilskuddsbeløp. NB! Siste versjon av søknadsskjemaet. Oppgis kun dersom det er søkt om lån Mengden av tiltaket (tall og benevning!) Eks. 1 stk, 160m 2, (for ²: Tast Alt = ²), 18 lm = løpemeter Klikk på ikonet, tiltaksnummer blir generert.

12 3. Innstillingsbrev Når alle data er registrert, skal innstilingsbrev til ENE lages. Klikk på øverst i skjermbilde og klikk på innstillingsbrev. Dette kan gjøres uavhengig av hvilket skjermbilde du er i.

13

14 Felt Saksnr. Løpenr. Tiltaksnr. fra Tiltaksnr. til Til ENE Til Søker Kopi av søknad Beskrivelse Skriv inn saksnummeret Som oftest 1, men dersom det er flere søknader på en sak, kan dette nummeret være 2, 3 osv. Trenger ikke å fylles inn Trenger ikke å fylles inn Krysses av dersom du har en merknad til ENE* Krysses av dersom du har en merknad til søkeren* Krysses av

15 Deretter klikker du på og. På papirutskriften av innstillingsbrevet: Fyll inn på innstillingsbrevet med BLÅ PENN: Tiltaksnummer foran teksten med tiltaket, for eksempel 6.1 Utskiftning av vedovn. Over saksbehandler: fyll inn navnet ditt først med blokkbokstaver og signer over Legg saksmappen med brevet til kvalitetssikring - KS Saken er nå ferdig behandlet. * Se eget ark for diverse standardmerknader til ENE/Søker

16 PROSEDYRE FOR REGISTRERING I DATABASEN Søk opp saken ved å søke på saksnummer. Dobbeltsjekk ALLTID saksnummer mot adresse (lett å ta feil med flere saker på samme adresse). Felt i bildet Beskrivelse av hva som skal gjøres / fylles inn Trykk for å sjekke om det er registrert utbetalinger tidligere. Hvis det ikke er registrert utbetalinger tidligere: Trykk for å komme dit man registrerer ferdigmeldingen Ved flere deltilsagn i samme sak skal man bare lage en utbetaling på et av tilsagnene. Velg gjerne da det tilsagnet med flest tiltak på. Det betyr at man må legge inn tiltakskode, levetid, besparelse osv. på nytt for de tiltakene som ikke var på det tilsagnet man valgte å utbetale på. eller (Du kommer direkte hit dersom det bare finnes ett tilsagn) Trykk for å komme dit man legger inn utbetalingen Bruk ALLTID fiktiv dato ( ), inntil liste over utbetalinger kommer fra enøketaten Dato for når vi mottok fullstendig ferdigrapport (stemplet dato) Når listen sendes til enøketaten, ca hver 14 dag kontonummer for utbetalingen (ingen mellomrom eller punktum) Klikk på ikonet -> får utbetalings nr Klikk på ikonet -> kopierer tiltaket fra tilsagnet Dette er veldig viktig å huske, fordi man ikke skal gjøre endringer i tilsagnet som er gitt. Klikk på ikonet for å komme dit man legger inn tiltakene på ferdigmeldingen Sjekk tiltakene og endre feltene slik at opplysningene om tiltaket blir riktig (f.eks. endre kostnadsbeløp og tilskuddsbeløp) Klikk på ikonet -> får tiltak nr Riktig at det nå kommer en feilmelding etter at man har trykket lagre! Kontroller at utbetalingen er registrert ved å trykke når du står i skjermbildet

17 . Når du står i kan du finne enøk og miljøandelene for tilsagnet eller utbetalingen ved å trykke. Her finner man hvor mye av tilskuddet som er miljøandel, som skal registreres i kolonnen for miljøtilskudd i utbetalingslisten i Excel. Man må trekke miljøandel fra totalt tilskudd for å finne enøktilskudd. Husk å registrere utbetalingen i utbetalingsliste i Excel! Når saken er utbetalt i databasen må den legges inn i utbetalingslisten som skal sendes til Enøketaten. Q:\PROSJEKT\09\275_0069_Enokeaten\Adm\Utbetalingslister TIL Enøketaten Bruk alltid siste versjon! Registrer fakturanummer eller ordrenummer for faktura som er mest relevant i Q:\PROSJEKT\06\ _Enokeaten\Adm\Utbetalingslister TIL Enøketaten\090123_SVK_Fakturaregister.xls Ferdigmeldingsskjemaet kopieres (tosidig kopi!), og kopien legges i hylle merket kopi ferdigmeldinger. Kontrollskjema for ildsted kopieres og legges i hylle merket kopi kontrollskjema ildsted. Originalt ferdigmeldingsskjema legges i saksmappe som arkiveres i det hvite arkivskapet i den måneden saken ble utbetalt/avsluttet. Dersom man har redusert tilskuddet i en sak man utbetaler pga f. eks kostnader eller mindre dokumentert m² med isolasjon skal man skrive en kommentar om dette i: 1. i kommentarfeltet nederst i bildet 2. På selve ferdigmeldingsskjemaet i feltet for REINERTSEN etter det tiltaket som er redusert 3. Under merknader i utbetalingslisten (Excel). Skriver da f.eks.: Til Søker: Tilskuddet til tiltak 5 reduseres til maksimalt 20 % av dokumentert kostnad for tiltaket