Reglement for politiske utvalg

Transkript

1 Reglement for politiske utvalg Vedtatt av Hurum kommunestyre Der hvor ikke annet er angitt, gjelder bestemmelsene kommunestyret, driftsutvalget, utviklingsutvalget (og formannskapet), og øvrige utvalg så langt de passer. 1. Forberedelse av saker Før en sak tas opp til endelig behandling i utvalget skal rådmannens saksutredning og innstilling, som hovedregel, foreligge, i samsvar med kommunens vedtak om fullført saksbehandling. Rådmannens innstilling kreves ikke i saker om valg eller tilsetting. Rådmannen er ansvarlig for at de saker som legges fram for utvalget er forberedt på forsvarlig måte jfr. Kommuneloven 23 pkt. 2. Følgende sakstyper benyttes: A-saker Politisk sak B-saker Politisk sak D-saker Politisk sak Ordinære saker, som ansees som ferdig utredet og fremlegges for sluttbehandling i politiske organ. Saker som er unntatt offentlighet i henhold til lov. Drøftingssaker som legges frem for aktuelt politisk organ for å få politiske signaler/avklaringer som skal legges til grunn for den videre behandlingen av saken. I store kompliserte saker kan dette være med å sikre at politikerne får mer tid og mulighet til å sette seg inn i saker og legge premisser for det videre arbeid. D-saker fremmes for det politiske utvalget saksområdet tilhører som tilbakesender saken til administrasjonen for videre utredning på bakgrunn av drøftinger/konklusjoner i utvalget, for så å bli en ordinær A-sak. Alle D-saker skal føres opp som referatsak i kommunestyret. Rådmannsnotat Referatsak O-notat Notat fra administrasjonen til ordføreren om forhold som er delegert til administrasjonen. Hensikten er å informere om hvilken beslutning som vil bli tatt og skrives av den som har fått delegert myndighet i saken. Dette gir politikerne mulighet til å eventuelt korrigere kursen før administrativt vedtak blir fattet. Som hovedregel settes rådmannsnotat på sakslisten til driftseller utviklingsutvalget. Ordføreren kan vurdere om annen behandling er hensiktsmessig. Dersom tidspress gjør at det ikke er hensiktsmessig å legge notatet frem for politisk utvalg har ordføreren myndighet til selv å ta stilling i saken. Orientering/informasjon fra rådmann el. ordfører i saker som er viktige for kommunen. Driftsforhold som politikerne bør 1

2 Referatsak. være klar over. Oppgaver/prosjekter som ordfører/rådmann deltar i, men ønsker å informere om status/drøftinger som pågår. Som hovedregel settes o-notat på sakslisten til drifts- eller utviklingsutvalget. Ordføreren kan vurdere om annen behandling er hensiktsmessig Innstilling Når en sak er ferdig utredet fra rådmannens side oversendes saken til politisk sekretariat. Ordfører/leder av utvalget tar stilling til hvilke saker som skal settes på sakslisten og til hvilket utvalg. Utvalgets leder sørger for at innstillingen mangfoldiggjøres og sendes utvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen og distriktsrevisjonen. 2. Innkalling til møte dokumentutlegging Utvalget holder møte på de tidspunkt som er vedtatt av kommunestyret, organet selv og når organets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Utvalgets leder sørger for innkalling til møtet. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, liste over hvilke saker som skal behandles, tilhørende sakspapirer og opplysninger om hvor saksdokumentene er utlagt. Innkallingen sendes hvert enkelt medlem av utvalget og til varamedlemmene lik 1/3 av partiets representasjon evt andre møtende varamedlemmer, rådmannen, kontrollutvalgets medlemmer og revisjonen. Innkallingen skal sendes ut minimum 7 dager før utvalgets møte avholdes. Innkallingen dvs. tid og sted for møtet skal kunngjøres i lokalavisen, eller ved annen egnet kunngjøringsmåte. Samtidig med innkallingen legges sakenes dokumenter ut til ettersyn på politisk sekretariat og på kommunens hjemmeside. Dette gjelder ikke dokumenter som i henhold til lov skal unntas offentlighet. 3. Forfall varamedlem Kan et medlem eller et innkalt varamedlem ikke møte i utvalget på grunn av lovlig forfall, skal han/hun uten opphold melde fra om dette til sekretariatet med opplysning om forfallsgrunnen. Sekretariatet kaller straks inn varamedlem. Det samme gjøres når utvalgets leder eller et medlem er kjent med at noen må fratre som inhabil i sak som skal behandles i møtet. 2

3 Forfall som meldes samme dag som møtet skal holdes, skal meldes til gruppelederen, som igjen tar kontakt med sekretariatet for å få beskjed om hvilke varamedlemmer som allerede er innkalt og hvem som står i tur for å kalles inn. Gruppeleder gir så beskjed til politisk sekretariatet om hvem som skal møte. Må noen p.g.a. lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder hun/han straks fra til møtelederen. Varamedlem som er tilstede, eller som om mulig blir tilkalt, trer inn i stedet. Har et varamedlem lovlig tatt sete i utvalget, og den hvis plass vedkommende har inntatt, eller et varamedlem som i nummerorden står foran vedkommende, deretter innfinner seg, tar vedkommende varamedlem del i møtet inntil den sak er behandlet ferdig som var påbegynt da vedkommende innfant seg. 4. Andre deltakere i møtet administrasjonen Rådmannen, eller den hun/han utpeker, deltar i utvalgets møter med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. Andre kan ta del når særskilt lovbestemmelse gir dem rett til det, og da med de rettigheter og plikter loven gir dem. Rådmannen kan kalle inn ledere og saksbehandlere til hele møtet eller spesielle saker. Disse kan gi opplysninger og utredninger, men har for øvrig ikke anledning til å delta i forhandlingene. 5. Møteleder åpne eller lukkede møter taushetsplikt Utvalgets leder, nestleder, eller om begge har forfall, en ordstyrer som velges av utvalget, leder utvalgets møte. Utvalgets møter er, som hovedregel, åpne jfr. Kl Utvalget kan likevel etter Kl gjøre vedtak om at en enkelt sak behandles i lukket møte. Forhandlinger om dette foregår i lukket møte dersom møtelederen krever det eller utvalget vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Blir det vedtatt å behandle en sak i lukket møte, plikter utvalgets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som er tilstede, så langt annet ikke blir vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene og de vedtak som gjøres. Taushetsplikten varer inntil annet måtte bli bestemt, eller inntil de hensyn til kommunen eller andre som har bevirket vedtaket om forhandlinger i lukket møte, har falt bort. Er også andre tilstede under forhandlingene i en slik sak, krever møtelederen taushetsløfte fra dem. Administrasjonsutvalgets møter holdes alltid for stengte dører av personvernhensyn. Utvalget kan selv vedta å åpne dørene igjen i saker der det likevel ikke er nødvendig med stengte dører av personvernhensyn. 6. Møtets åpning Ved møtestart foretar møteleder opprop over medlemmene og de varamedlemmene som skal møte for fraværende medlemmer. Er det lovmessige minste antall tilstede, minst halvparten av medlemmene, erklærer møtelederen møtet for satt. 3

4 Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg for møtelederen før de tar sete. 7. Rekkefølgen på behandlingen av saker. Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av noe forfall, behandles dette først. Deretter behandles de saker som er nevnt i innkallingen og i den rekkefølgen de er nevnt der. Utvalget kan vedta annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemming, eller utvalget vedtar å utsette den. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til utvalgets møte, kan ikke tas opp til realitetsbehandling dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den avgjøres. I så fall sendes den til rådmannen, eller den føres opp til behandling i senere utvalgsmøte. 8. Inhabilitet Den som etter Kl er inhabil i en sak, eller som etter KL blir fritatt deltar ikke i behandlingen av vedkommende sak. For inhabilitet gjelder for øvrig reglene i Forvaltningsloven kap. II. For øvrig plikter representantene å rette seg etter kommunens etiske regler. Registrering i kommunens økonomiske register gjelder medlemmer og varamedlemmer til kommunestyret, sektorutvalg, rådmann og sektorledere. 9. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge Møtelederen leser opp den betegnelsen saken har fått på innkallingen. Han/hun gjengir den innstillingen som foreligger fra innstillende instans, dersom denne ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det i saken avgitt innstilling fra et utvalg, redegjør møtelederen for saken og utvalgets forslag til vedtak, gjør oppmerksom på mulig dissens i utvalget og sier fra om de dokumenter som er kommet inn etter at saken ble lagt fram. Hun/han redegjør for saken så langt han/hun finner det påkrevd. Møtelederen spør deretter om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. I kommunestyret skal talerne benytte talerstol. 10. Når medlemmer tar del i ordskiftet 4

5 Taleren skal rette sitt innlegg til møtelederen, ikke til forsamlingen. Hun/han skal holde seg nøye til den sak eller de deler av en sak som ordskiftet gjelder; møtelederen skal se til at dette blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov å lage støy eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelse, skal møtelederen advare han/henne, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra han/henne ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal utestenges fra resten av møtet. 11. Møteleders stilling under debatten Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen, utenfor den utredning som er nevnt under pkt. 9, ta del i debatten, med mer enn ganske korte innlegg, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene til en annen jfr. Pkt Avgrensing og avslutning av debatten Før debatten i en sak er begynt og under debatten, kan utvalget med alminnelig flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan det med alminnelig flertall gjøres unntak for rådmannen, gruppeleder evt. saksordfører for hver politisk partigruppe innen forsamlingen, når møtelederen har fått melding om slik beslutning før debatten begynner. Finner utvalget at en sak er ferdig drøftet, kan det med alminnelig flertall vedta å slutte debatten om saken. 13. Forslag Forslag kan ikke settes fram av andre enn utvalgets medlemmer og av rådmannen, med mindre særlige lovbestemmelser også gir andre anledning til å framsette forslag. Forslag skal leveres skriftlig til møtelederen. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller ansettes, eller på at en sak skal utsettes, sendes til et annet kommunalt organ, eller på at et forslag ikke skal vedtas, kan det fremsettes muntlig. Skriftlige forslag skal undertegnes av forslagsstilleren og refereres av møtelederen. 14. Saken tas opp til avstemming Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra om at saken skal tas opp til avstemming. Fra da og til saken er avgjort ved avstemming må et ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag. Heller ikke er det i dette tidsrommet anledning til å ta opp noen annen sak til behandling. 5

6 Bare de medlemmer som er tilstede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemming har rett, og plikt, til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemmingen er avsluttet. Ved valg og ansettelser kan blank stemmeseddel benyttes. Som alminnelig regel stemmes enkeltvis over de framsatte forslag til vedtak. Alternativ votering kan benyttes dersom samtlige medlemmer er enige om å benytte denne fremgangsmåten. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen frem forslag om rekkefølgen av stemmegivningene. Blir det debatt om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg til avstemmingsspørsmålet. Avstemmingsrekkefølgen avgjør forsamlingen selv ved alminnelig flertall. 15. Prøveavstemming Før endelig avstemming i en sak kan forsamlingen vedta å holde prøveavstemminger, som ikke er bindende. Er den innstilling eller det forslag som det skal stemmes over delt i flere poster eller paragraferer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt i tilfellet også her etter en prøveavstemming - over hele innstillingen eller forslaget. 16. Stemmemåten Avstemmingen iverksettes på en av disse måtene: a. Ved stilltiende godkjenning når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter frem med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b. Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er imot et forslag om å reise seg eller rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller et medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemte for forslaget, reiser seg eller rekker opp en hånd. c. Ved navneopprop, ja eller nei som svar, når møtelederen roper opp navnene til de som møter. Det bestemmes ved loddtrekning hvilket navn oppropet skal begynne med, og fortsetter deretter i alfabetisk orden. Et medlem som møtelederen oppnevner til det, kontrollerer stemmegivningen ved merking av medlemsfortegnelsen. Navneopprop brukes når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, og dette får tilslutning fra minst 1/5 av forsamlingen, og når møtelederen eller 1/5 av forsamlingen mener at utfallet av en stemmegivning etter pkt. 16, b, ikke med sikkerhet kan fastslås. Stemmegivning over om navneopprop skal brukes skjer, uten forutgående debatt, på den måten som er nevnt under pkt. 16, b. d. Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelser. De skal brukes ved slike avstemminger når noe medlem krever det. 6

7 Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av Kommuneloven. 17. Stemmelikhet Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møtelederens stemme avgjørende. Ved valg foretas loddtrekning. For øvrig vises til Kl. 35 og Orden i salen og bygningen Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og bygningen ellers. Hun/han skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen møte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene tømme eller vise vedkommende tilhører ut. Oppslag, tegninger, tabeller eller lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møtelederen eller organet selv samtykker. 19. Bokføring av forhandlingene møtets slutt Utvalget fører bok for sine møter. Protokollformen skal være i samsvar med bestemmelsene i Kl. og dette reglementet. Møteleder er ansvarlig for at det føres møtebok. I møteboka føres inn for hvert møte møtested og tid, innkallingsdato og måte, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller til under forhandlingene, bokføres dette slik at en av boka sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene er gjort etter rett fremgangsmåte. Sakene bokføres i rekkefølge for kalenderåret. Under hver sak bokføres sakens nummer og overskrift, alle forslag som er satt frem, bortsett fra de forslag vedkommende sakens realiteter som ikke blir gjort til gjenstand for stemmegivning og avstemmingsresultatene. Møtelederen, eller utvalget, i tilfelle protest blir reist mot hennes/hans bestemmelse, avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Møteboka leses ikke opp, og underskrives ikke. Godkjenning av møteboka behandles som første sak i påfølgende utvalgsmøte. Utskrift av møteboka sendes samtlige medlemmer og varamedlemmer som var tilstede i møtet, foruten til de medlemmer som hadde forfall. Et eksemplar av møteboka arkiveres ved utvalgets sekretariat. 7

8 20 Høringer I arbeidet med saker som berører spesielle interessegrupper i kommunen eller som antas å ha stor allmenn interesse, kan det gjennomføres høringer for å informere og registrere oppfatninger om sentrale spørsmål og problemer som saken reiser. Høringer er rådgivende for de folkevalgte. Høringer annonseres i god tid i forveien gjennom media, kommunens egne informasjonstiltak, eller ved brev eller annen direkte henvendelse til de berørte husstander. Høringen er åpen for alle, med mindre det i innkallingen er gitt begrensninger for hvem som kan delta. Skriftlig grunnlagsinformasjon offentliggjøres på forhånd, når det er hensiktsmessig og mulig, slik at deltakerne kan forberede seg til høringen. Ordføreren kan pålegge sektorutvalgene ansvaret for forberedelse og gjennomføring av høringsmøter. 21. Sendenemnder deputasjoner Representanter for organisasjoner, sammenslutninger eller organiserte grupper som ønsker å møte utvalget for å uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til utvalgets leder senest dagen før utvalgets møte. Utvalget avgjør om utsendingene skal tas imot. Blir de mottatt møter de i møtesalen for hele utvalget, hvis ikke utvalget vedtar noe annet. 22 Ad-hoc utvalg Kommunestyret selv kan nedsette ad hoc-utvalg til å behandle spesielle og avgrensede oppgaver. Når komiteen har fullført sitt mandat avvikles komiteen. Ordføreren avklarer nødvendig sekretariatbistand med rådmannen. I henhold til Kommunelovens 23 er det rådmannens ansvar at saker som legges frem til politisk behandling er tilstrekkelig utredet. Utvalgets sekretær/leder har ansvar for at utredningen oversendes rådmannen i god tid slik at rådmannens merknader/kommentarer kan innarbeides i ett eget punkt i utredningen. I de utredninger det er aktuelt formulerer utvalget en innstilling i utredningen. Deretter sender utvalget utredningen over til politisk sekretariat for fremleggelse for politiske utvalg. Forslag om oppretting av ad-hoc utvalg sendes rådmannen for utredning og framleggelse av forslag til organisering av utvalgets arbeid. Medlemmer, arbeidsområde og funksjonstid fastlegges av kommunestyret, som også velger leder og nestleder. Bare kommunestyret selv kan vedta utredningsoppdrag til administrasjonen. 8

9 23 Politisk sekretariat informasjonsflyt Politisk sekretariat skal bistå politikerne med fremskaffelse av opplysninger, saksdokumenter m.v. Skriftlige henvendelser fra politikere skal skje gjennom politisk sekretariat, ikke direkte til vedkommende administrative instans. For å få klarlagt aktuelle spørsmål, eller framskaffe faktisk kunnskap om konkrete saker kan medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret/utvalg reise spørsmål til rådmannen. Spørsmålet utformes skriftlig, stiles til rådmannen uansett hvilken del av administrasjonen saken hører inn under, og sendes politisk sekretariat. Skriftlig svar, undertegnet av rådmannen, skal foreligge senest 1 uke etter at spørsmålet er oversendt. Spørsmål og svar sendes på e-post til alle kommunestyrets medlemmer til informasjon. 24 Forespørsler. Spørsmål og interpellasjoner Følgende behandlingsregler gjelder for de forskjellige spørsmålsformene: 24.1 Utvalg Utenfor de saker som er oppført i innkallingen til utvalget kan medlemmer og varamedlemmer som påregner å delta i utvalgets møte, rette spørsmål til leder av utvalget. Spørsmålet kan ikke ventes besvart uten at de skriftlig er innkommet til lederen innen torsdagen før møtet. Lederen kan enten besvare selv eller utpeke en annen til å besvare det. Spørsmål sendes til politisk sekretariat. 24.2Kommunestyret Forespørsler Utenfor de saker som er oppført i innkallingen til kommunestyremøtet, kan medlemmer og varamedlemmer som påregner å møte, stille forespørsler spørsmål eller interpellasjoner til ordføreren. Spørsmål og interpellasjoner skal være skriftlige og må være innlevert senest torsdagen før kommunestyremøtet når det gjelder spørsmål og 1 uke når det gjelder interpellasjoner. Ordføreren kan besvare forespørslene selv, eller utpeke en annen til å gjøre det. Alle forespørsler sendes politisk sekretariat. Forespørsler som angår prinsipielle spørsmål behandles som interpellasjoner og må være begrunnet, mens forespørsler som gjelder helt konkrete forhold behandles som spørsmål. Ordføreren avgjør etter samråd med spørreren om forespørselen skal behandles som interpellasjon eller spørsmål. Interpellasjoner Ved behandlingen av interpellasjoner kan interpellanten og ordføreren (eller den som eventuelt svarer på vegne av ordføreren) få ordet to ganger. Andre av kommunestyrets medlemmer kan få ordet en gang. Taletiden for interpellantens første innlegg og svarerens første innlegg begrenses til 5 minutter. For det andre innlegget, og for de øvrige medlemmene, begrenses taletiden til 3 minutter. 9

10 Spørsmål Ved behandling av spørsmål kan spørreren og ordføreren (eller den som eventuelt svarer på vegne av ordføreren) få ordet for å stille spørsmål og gi svaret. Taletiden begrenses til 5 minutter. De kan for øvrig få ordet en gang hver for å kommentere svaret/stille tilleggsspørsmål og besvare dette. Ingen andre kan gis ordet ved behandlingen av spørsmål Forslag Forslag som fremsettes i forbindelse med forespørsler oversendes normalt rådmannen uten realitetsbehandling med senere fremlegging for politisk organ. Forslag som framsettes i forbindelse med forespørsler kan ikke avgjøres i samme møte hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende medlemmer av kommunestyret motsetter seg dette. 25 Spørretime for innbyggerne (kommunestyret) For å bedre kontakten mellom innbyggerne og kommunen gjennomføres ordningen med spørretime for innbyggerne i kommunestyrets møter til saker som ikke står på dagsorden. Kommunestyrets medlemmer kan selv ikke delta som spørrere. I møter der kommunestyret skal behandle handlingsprogram/økonomiplan/årsbudsjett avsettes det ikke tid til spørretime. Spørretimen gjelder spørsmål om konkrete forhold, ikke politiske innlegg. Spørretimen annonseres i annonsen for kommunestyrets møte. Spørsmålet kan ikke ventes besvart uten at de skriftlig er innkommet til ordføreren torsdagen før møtet. Det er en forutsetning for skriftlige spørsmål at spørsmålsstilleren er tilstede i møte. Spørsmål sendes til politisk sekretariat. Spørsmålsstillerens taletid begrenses til 4 minutter. Det åpnes for mulig til avklarende spørsmål. Det avsettes inntil 30 minutter fortrinnsvis umiddelbart før ett kommunestyremøte. Ordføreren avgjør tidspunkt i hvert enkelt tilfelle. Dersom spørsmålet ikke kan besvares i møtet, sender politisk sekretariat skriftlig svar til spørreren, som settes som referatsak til neste kommunestyremøte. Når spørretiden på 30 min er utløpt avsluttes spørretimen. 27. Lovlighetskontroll (kommunestyret) I hht. Kl. 59 kan tre eller flere medlemmer av kommunestyret sammen bringe avgjørelse truffet av folkevalgt organ eller den kommunale administrasjon inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet. Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse. Hvis dette opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til departementet. 10

11 Frist for framsetting av krav om lovlighetskontroll er 3 uker fra det tidspunkt avgjørelsen ble truffet. 28. Mindretallsanke (gjelder ikke kommunestyret) Dersom ikke særlov er til hinder for det, kan minst 3 av de folkevalgte medlemmene, ordføreren eller rådmannen innen møtets slutt forlange at vedtak fattet i saker delegert fra kommunestyret, blir framlagt for kommunestyret. 11

12 Reglement for folkevalgtes innsynsrett 1. Folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter 1.1 Kommunestyret har som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter, med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. 1.2 Formannskapet, sektorutvalg og andre folkevalgte organer har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak. 2. Vedtak om innsyn 2.1 Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ. 2.2 Minst tre medlemmer i kommunestyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt jfr. Pkt. 3. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag. 2.3 Formannskapet, sektorutvalgene og andre folkevalgte organer kan vedta innsyn for sin bruk i andre organers saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det. 3. Tidspunkt for rett til innsyn 3.1 Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Sammen med saksfremstillingen skal det følge en oversikt over alle dokumenter som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken. 3.2 For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn først fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. 4. Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m. 4.1 I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organer kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jfr. Forvaltningslovens 13 b nr. 2 og Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er undergitt taushetsplikt eller unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven. Medlemmer av folkevalgte organer undertegner taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Når en sak behandles for lukkede dører, jfr. Kommunelovens 31, skal det ikke orienteres eller refereres fra forhandlingene med mindre vedkommende folkevalgte organ bestemmer noe annet. 5. Fremgangsmåten ved krav om innsyn forholdet til administrasjonen 5.1 Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser til administrasjonen skal skje tjenestevei dvs. til utvalgets sekretariat. 5.2 Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling bør besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan og lignende. 12