Rikshospitalet HF Nytt forskningsbygg ved Radiumhospitalet

Transkript

1 Rikshospitalet HF Nytt forskningsbygg ved Radiumhospitalet D2 Beskrivelse av og krav til leveransen Revisjo n Revisjons dato Beskrivelse Utarbeidet av Kontrollert Godkjent Konkurransegrunnlag F923 MOF, Brukere MOF, Brukere MOF Side 1 av 8 P:\3 Forskningsbygget\34 Kontrahering\345 Brukerutstyr\ Kontrahering av F923 PCR-utstyr\Tilbudsgrunnlag\F923 D2 Kravspesifikasjon.doc

2 1 GENERELT Denne anskaffelsen omfatter ulike typer PCR-utstyr til flere av avdelingene ved Institutt for kreftforskning. Beskrivelsen omfatter både Real time PCR og vanlig (konvensjonell) PCR. Beskrivelsen redegjør for de krav og ønsker vi stiller til utstyret, aktuelle bruksområder for utstyret og hvilke forhold som er viktige for vårt valg av produkt. I tillegg til å tilby utstyr i samsvar med dette, bør det vedlegges en priset oversikt over annet tilbehør og tilleggsutstyr som kan leveres til utstyret. Når det for at utstyret skal fungere som forutsatt, må benyttes forbruksartikler fra produsenten skal pris på disse være spesifisert i tilbudet. De oppgitte prisene skal være faste første driftsår. Videre skal det oppgis om utstyret har slitedeler. Følgende dokumentasjon skal være en del av leveransen: Per apparat: 1 stk kortfattet bruksanvisning 1 stk komplette brukermanualer Per utstyrstype: 2 stk komplette servicemanualer og 1 stk samsvarserklæring. Innhold og språk og symbolbruk skal tilfredsstille alle gjeldende myndighetskrav. Det etterstrebes så lavt støynivå som mulig fra alt utstyr. For utstyr hvor støynivå erfaringsmessig kan være et problem er det eksplisitt bedt om opplysninger om støynivå. Men også for de andre postene er det ønskelig å få oppgitt støynivå, dersom data for dette finnes. F923 D2 Kravspesifikasjon Side 2 av 8

3 2 KRAVSPESIFIKASJON 2.1 KONVENSJONELL PCR-MASKIN, 4 BLOKKER (07.024) 3 STK Tumorbiologi (1 stk), kreftforebygging (1 stk) og genetikk (1 stk). Funksjon og bruksområde; Apparatet skal brukes til konvensjonelle PCR reaksjoner. Maskinene bør være optimalisert for PCR av genomisk DNA. Det benyttes både 0,2 ml rør, 96-brønnsplater og 384-brønnsplater i arbeidet og både store oppsett med mange plater til bare et par rør er aktuelt. Blokkene bør være utskiftbare for å gi fleksibilitet i forhold til ulikt plateformat og for senere komplimentering av utstyret med andre blokker. Blokkenes forventede levetid skal oppgis. I perioder kan det være en del press på maskinene og det er derfor viktig at maskinen er rask. Utprøving av tilbudt maskin inngår i evalueringen. Tilbyder må kunne låne ut apparat i 2-3 uker for slik utprøving. Minste krav: Både programmering og bruk av blokkene må være uavhengig av hverandre. Blokklokkene må ha varme og kunne justeres for å tilpasses ulike plater med lokk og forseglinger Temperaturen må være mest mulig uniform over hele blokken og mest mulig stabil for respektive temperaturtrinn. Apparatet må ha temperaturgradient med ramping. Service og support knyttet til utstyret Utstyret skal tilbys med minst 1 års garantitid. Oppgi om det tilbys lengre garantitid og hvilke ytelser som er inkludert i garantitiden. Beskriv hvordan service er organisert, hvordan det sikres at personellet har relevant kompetanse og hvor langt tid det normalt har tatt fra feil er meldt og til den er rettet. (Dersom tilbyder har levert denne typen utstyr til Kreftinstituttet tidligere oppgis feilhistorikk for dette, i andre tilfeller oppgis feilhistorikk for en tilsvarende kunde. Historikk 1 2 år tilbake er nok.) Spesifisert responstid uten serviceavtale i antall arbeidstimer fra meldt feil. (1 arbeidsdag = 8 arbeidstimer). Ved vurdering av Funksjonalitet vektlegges blant annet: Apparatets egnethet til bruksområdet. Enkel, rask og intuitiv programmering og skifting av blokker. Raske prosesser / kjøringer. Temperaturgradientområdets størrelse. Mulighet for hurtige protokoller. Ved vurdering av Kvalitet vektlegges blant annet: Levetid på blokkene. Temperaturvariasjon over blokkene (uniformitet). Høy hastighet på temperaturendringene. God reproduserbarhet ved gjentatt kjøring av samme program. Kvalitet på PCR-produktene (vurderes ved utprøving). Ved vurdering av Garanti og service vektlegges blant annet: Garanti og service på apparatet og blokkene. At service er organisert for å sikre rask retting av feil. Responstid uten serviceavtale. F923 D2 Kravspesifikasjon Side 3 av 8

4 2.2 KONVENSJONELL PCR-MASKIN, 1 BLOKKS 3 STK Biokjemi (2 stk), cellebiologi (1 stk) Funksjon og bruksområde: Apparatet skal brukes til konvensjonelle PCR reaksjoner. Maskinene bør være optimalisert for PCR av genomisk DNA. Det benyttes både 0,2 ml rør og 96-brønnsplater i arbeidet og både store oppsett med mange plater til bare et par rør er aktuelt. Blokkens forventede levetid skal oppgis. I perioder kan det være en del press på maskinene og det er derfor viktig at maskinen er rask. Utprøving av tilbudt maskin inngår i evalueringen. Tilbyder må kunne låne ut apparat i 2-3 uker for slik utprøving. Minste krav; Blokk-lokket må ha varme og kunne justeres for å tilpasses ulike plater med lokk og forseglinger Temperaturen må være mest mulig uniform over hele blokken og mest mulig stabil for respektive temperaturtrinn. Apparatet må ha temperaturgradient Service og support knyttet til utstyret Utstyret skal tilbys med minst 1 års garantitid. Oppgi om det tilbys lengre garantitid og hvilke ytelser som er inkludert i garantitiden. Beskriv hvordan service er organisert, hvordan det sikres at personellet har relevant kompetanse og hvor langt tid det normalt har tatt fra feil er meldt og til den er rettet. (Dersom tilbyder har levert denne typen utstyr til Kreftinstituttet tidligere oppgis feilhistorikk for dette, i andre tilfeller oppgis feilhistorikk for en tilsvarende kunde. Historikk 1 2 år tilbake er nok.) Spesifisert responstid uten serviceavtale i antall arbeidstimer fra meldt feil. (1 arbeidsdag = 8 arbeidstimer). Ved vurdering av Funksjonalitet vektlegges blant annet; Apparatets egnethet til bruksområdet. Enkel, rask og intuitiv programmering. Høy hastighet på temperaturendringene. Temperaturgradient områdets størrelse. Mulighet for hurtige protokoller. Ved vurdering av Kvalitet vektlegges blant annet; Levetid på blokken. Temperaturvariasjon over blokkene (uniformitet). Temperaturstabilitet innenfor hvert temperaturnivå God reproduserbarhet ved gjentatt kjøring av samme program. Kvalitet på PCR-produktene (vurderes ved utprøving). Ved vurdering av Garanti og service vektlegges blant annet: Garantitid for apparatet og blokkene utover minstekravet. At service er organisert for å sikre rask retting av feil. Responstid uten serviceavtale. F923 D2 Kravspesifikasjon Side 4 av 8

5 2.3 PCR-UTSTYR, REAL TIME (07.007) 1 STK Mikromatrise/tumorbiologi (1stk) Funksjon og bruksområde Apparatene skal brukes til sanntids PCR reaksjoner som inkluderer metoder som genotyping, mrna- og mirna- ekspresjon og metyleringsanalyse. Apparatene skal brukes til forskningsaktivitet og det er derfor viktig å ha tilgangen til et stort bibliotek / kartotek av ferdige assay og å kunne få utviklet nye assay etter egne spesifikasjoner. 1. Oppgi hvor mange ferdige assays som finnes i produsentens kartotek. Spesifiser antallet for mrna-ekspresjons assyas, humane SNP assays og humane mirna-assays. 2. Beskriv hvilke muligheter produsenten har for å lage kundespesifiserte assays. 3. Oppgi hva det koster (pr assay) å designe, produsere og kjøre inn assays som ikke finnes i kartoteket. Prøvematerialet er en begrenset ressurs som ønskes utnyttet best mulig. Det er derfor viktig at apparatet kan analysere i små volum. Videre er det viktig at systemet stadig utvikles både mht programvare, metoder, kit og reagenser. Det bes redegjort for de to-tre siste årenes historikk, samt så langt mulig, releaser det kommende året. Det gjøres også analyser som krever bruk av SYBR Green deteksjon. For å få mest mulig rasjonell drift er det viktig at systemet har mest mulig ferdige mastermix av PCR-reagenser og ferdig utprøvde primer/probe-fortynninger. Kontrollassays må være veldokumentert/-etablert. Det bør være mulig å bygge ut / oppgradere systemet med automatisk platehåndtering og plate- tracking. Pris på slik oppgradering skal i så fall oppgis i tilbudet. Eventuelle andre utbyggingsmuligheter ønskes også beskrevet og priset. Opplæring av bruker og superbruker skal inngå. Beskriv hvordan dette tilbys gjennomført. Pris på reagenser og forbruksvarer til systemet skal spesifiseres. De oppgitte prisene skal være faste første driftsår. Minstekrav: 1. Real-time (sann-tids) PCR system med deteksjon i 96 og 384 brønns format med peltier element. Skifte mellom ulike formater må være enkelt og kunne utføres av bruker. 2. Systemet skal være et multideteksjonssystem der det er mulighet for å detektere flere fluoroforer, inkludert FAM, VIC og TAMRA. 3. Instrumentet må bli levert med full programvare for kontroll av instrument, datadeteksjon og dataanalyse. Helst ubegrenset, men minimum 10 lisenser for dataanalyse programmet skal være inkludert. Ønskede funksjoner / ytelser: 1. Mulighet for å bruke (være kompatibelt med) Applied Biosystems low density array format. Dette for å kunne gjøre 384-realtime PCR-reaksjoner for en prøve uten bruk av robot eller multikanalpipetter og med bruk av så lite prøvemateriale som mulig. 2. Da det i perioder er stor etterspørsel etter analyser, er det ønskelig med kort analysetid. F923 D2 Kravspesifikasjon Side 5 av 8

6 Følgende opplysninger ønskes spesifisert i tilbudet: Hva er sensitiviteten for mrna? (Oppgis som antall nanogram totalrna) Hva er sensitiviteten for SNP genotyping? (Oppgis som antall nanogram DNA) Hva er sensitiviteten for mirna? (Oppgis som antall nanogram totalrna) Service og support knyttet til utstyret Utstyret skal tilbys med minst 1 års garantitid fra overtakelse. Oppgi om det tilbys lengre garantitid og hvilke ytelser som er inkludert i garantitiden. Beskriv hvordan service er organisert, hvordan det sikres at personellet har relevant kompetanse og hvor langt tid det normalt har tatt fra feil er meldt og til den er rettet. (Dersom tilbyder har levert denne typen utstyr til Kreftinstituttet tidligere oppgis feilhistorikk for dette, i andre tilfeller oppgis feilhistorikk for en tilsvarende kunde. Historikk 1 2 år tilbake er nok.) Spesifisert responstid uten serviceavtale i antall arbeidstimer fra meldt feil. (1 arbeidsdag = 8 arbeidstimer). Ved vurdering av Funksjonalitet vektlegges blant annet: Apparatets egnethet til bruksområdet Tilgang til stor bibliotek/kartotek av ferdige assays Utbyggingsmuligheter Rasjonelle, effektive og arbeidsbesparende prosesser Løpende utvikling av systemet, inklusiv programvare, metoder, kit og reagenser. Ved vurdering av Kvalitet vektlegges blant annet: Sensitivitet Reproduserbarhet Uniformitet Solid konstruksjon Ved vurdering av Garanti og service vektlegges blant annet: Garantitid for apparatet utover minstekravet. At service er organisert for å sikre rask retting av feil. Responstid uten serviceavtale. F923 D2 Kravspesifikasjon Side 6 av 8

7 2.4 PCR-UTSTYR, REAL TIME (07.008) 1 STK Genetikk (1 stk) Avdeling for genetikk deltar i forskningssamarbeidet Breast Cancer Association Consortium hvor den primære plattformen for genotyping er ABI TaqMan system. Avdelingen har deltatt i dette forskningssamarbeidet siden 2007 og utfører frem til innflytting sine analyser på eksisterende ABI 7900HT. Omorganisering av instituttet og den fysiske plasseringen av avdelinger i nytt forskningsbygg medfører at avdelingen ikke lenger kan benytte dette apparatet og derfor må anskaffe ny RT-PCR av samme type som den nåværende. Kravspesifikasjon: ABI 7900HT Fast RT_PCR. F923 D2 Kravspesifikasjon Side 7 av 8

8 3 OPSJON PÅ SERVICEAVTALE(R): For RT-PCR skal det tilbys opsjon på serviceavtaler til bruk etter garantitidens utløp. Frist for å utløse opsjonen er utløpet av garantitiden. Avgjørelsen om eventuell utløsing av opsjonen og i så fall hvilket alternativ som velges vil tas av bruker- eller driftsavdeling. 3.1 KRAV TIL TILBUDT YTELSESNIVÅ: Det skal minimum tilbys service avtale som omfatter preventivt vedlikehold i henhold til leverandørens anbefalinger, men hvor deler og arbeid utover preventivt vedlikeholdet faktureres særskilt. I tillegg ønskes også, i den grad det er vanlig for utstyret, tilbud på serviceavtale med mer omfattende ytelsesnivåer 3.2 KRAV TIL INNHOLDET I FORSLAGENE TIL AVTALE(R): For hvert tilbudt alternativ skal det entydig beskrives hvilke ytelser som inngår, samt frekvensen for og varigheten på det planlagte vedlikeholdet. 1. Oppgi garantert responstid når serviceavtale er inngått. 2. Beskriv kort hva som gjøres for å få en så effektiv feilsøkingsprosess som mulig. 3. Oppgi normal leveringstid på deler. For ytelser som etter respektive alternativer kan utføres etter regning skal grunnlag for faktureringen, som f.eks timepriser, veiledende delepriser, evt rabatter, beregningsmåte og satser for reise og opphold, fremgå av avtalen. Alle alternativene skal inneholde bestemmelser om prisregulering og når slik regulering tidligst kan kreves, samt hvilke krav som stilles til å dokumentere grunnlaget for kravet. Dette kan formuleres slik: Krav om justering av serviceavtalens pris kan tidligst fremmes et år etter utløpet av garantitiden. Prisendringer kan deretter kun skje en gang per år. Krav om prisendringer skal begrunnes skriftlig og det skal så langt mulig vedlegges dokumentasjon fra uhildet part på de forhold som er årsak til kravet. Kunden kan nekte prisendringer som ikke er godt nok begrunnet eller dokumentert. F923 D2 Kravspesifikasjon Side 8 av 8