Konkurransegrunnlag. Prosjektbistand i byplanprosessen Kongsvinger2050

Transkript

1 Kongsvinger kommune Konkurransegrunnlag Prosjektbistand i byplanprosessen Kongsvinger2050 Tilbudsfrist kl. 12:00 Kongsvinger 30/3-2016

2 TILBUDSINNBYDELSE 1 Generell orientering 1.1 Innledning Kongsvinger kommune innbyr med dette til tilbudskonkurranse på konsulentbistand til byplanprosessen Kongsvinger2050. Oppdragsgiver er Kongsvinger kommune v/utviklingsenheten. 1.2 Bakgrunn Kongsvinger 2050 «Kongsvinger 2050» er et samarbeidsprosjekt om fremtidig byutvikling i Kongsvinger. Partene i samarbeidet er Kongsvinger kommune, Hedmark fylkeskommune, Statens vegvesen og Byen vår Kongsvinger. Arbeidet startet høsten 2015 og skal pågå ut Målet er å meisle ut en bystrategi som skal bidra til å: Skape en mer attraktiv by med gode stedskvaliteter og et styrket regionsenter Øke andelen som går, sykler og reiser kollektivt Bidra til bedre folkehelse i Kongsvinger Øke bevisstheten og engasjementet hos den enkelte part om byutvikling i Kongsvinger Redusere klimagassutslipp, støy og lokal luftforurensing Øke graden av samhandling om byutvikling i Kongsvinger Øke gjennomføringsevnen for helhetlige areal- og transportløsninger Arbeidet er et byutviklingsprosjekt med fokus på prosess for å se ønsket byutvikling og fremtidige transportløsninger i sammenheng. Arbeidet forutsetter samarbeid og forankring hos flere aktører. Prosessen skal munne ut i en tydelig og forankret strategi, og prosessen skal følges opp med en samarbeidsavtale mellom partene Gjennom prosessen skal vi avdekke behov og utfordringer, fremskaffe kunnskap, arbeide med mål og fremtidsbilde, bli enige om prinsipper for fremtidig utvikling. Det skal defineres tiltak og prosjekter for å nå de målene som er satt. Prosessen skal legge til rette for bred medvirkning i lokalsamfunnet. Arbeidet med strategien vil gi føringer for fremtidig planlegging, og vil kunne avdekke behov for revisjon av gjeldende planer. Det skal sikres solid forankring hos alle parter som har en rolle innenfor byutviklingen på Kongsvinger. Det skal derfor gjennomføres ulike medvirkningsaktiviteter med politikere, næringslivet og befolkningen for å klargjøre felles utfordringer, mål og muligheter for fremtidig byutvikling der en ser arealbruk og transport i sammenheng. Følgende hovedaktiviteter er nødvendig: Verkstedsamlinger og andre medvirkningsaktiviteter Fremskaffe data/faktagrunnlag Gjennomføre ulike utredninger Visjonstegninger/illustrasjoner Samarbeid med andre prosjekter/prosesser Kommunikasjon og mediehåndtering Side 2 av 10

3 Utarbeidelse av sluttrapport Utarbeide forpliktende samarbeidsavtale med handlingsdel Kongsvinger trenger et mer levende og urbant sentrum for å være en attraktiv by for våre innbyggere, for nabokommunene og besøkende. Og det trengs å stimulere til investeringslyst. Skal det skapes et attraktivt sentrum og legges til rette for gode investeringer må dette ses i sammenheng med hvordan resten av byen skal utvikles. Bystrategien må derfor fange opp hele Kongsvinger by, og ikke bare sentrum. Prosjektet er inndelt i følgende faser: Etableringsfase April - september 2015 Utfordringer og behov Oktober februar 2016 Prinsipper og framtidsbilder Mai 2016 Muligheter og løsninger September 2016 Sluttprodukt (strategi og avtale) Desember 2016 Vi har brukt høsten 2015 og vinteren 2015 til kunnskapsinnhenting (samle eksisterende data og faktagrunnlag) og gjennomført ulike medvirkningsaktiviteter der hovedmålet har vært å etablere en felles forståelse av hvilke utfordringer og behov Kongsvinger har innen byutvikling, areal og transport. Denne fasen har også avdekket behov for ytterligere utredninger og analyser, som nå er igangsatt. Vedlagt ligger vedtatt prosjektplan for arbeidet. Prosjektet har også opprettet en egen hjemmeside der det blant annet ligger en oversikt over hva som har skjedd til nå i prosessen. Statens vegvesen har vært involvert i tilsvarende prosesser i blant annet Gjøvik og Lillehammer. 1.3 Målet med anskaffelsen For å få en god prosess ønsker Kongsvinger kommune med samarbeidspartnerne å knytte til seg ekstern kompetanse som kan bistå prosjektgruppen i dette prosjektet. Dette kan enten være ett konsulentfirma eller en kombinasjon av flere som dekker det vi etterspør, men vi ønsker èn kontraktspart å forholde oss til. Vi er på jakt etter et miljø som evner å designe og gjennomføre medvirkningsprosesser som sikrer nødvendig forankring, er gode på kommunikasjon og fremstilling og som har erfaring fra lignende byutviklingsprosesser. Side 3 av 10

4 1.4 Omfang Vi ønsker at konsulenten blir en del av arbeidsgruppen og prosjektgruppen som er nedsatt. Statens vegvesen har sekretærrollen i dette arbeidet, og vil fortsatt ha det selv om vi knytter til oss et eksternt miljø. Konsulenten må imidlertid påregne å oppsummere etter verksteder etc samt ha hovedansvaret for å skrive sluttrapporten. Kompetansemiljøet må kunne bistå i følgende faser: Prinsipper og framtidsbilder Hovedaktivitetene i denne fasen er gjennomføre analyser og medvirkningsaktiviteter for å etablere et felles fremtidsbilde med tilhørende prinsipper for hvordan en kan bidra til en attraktiv by og samordnet areal- og transportplanlegging i Kongsvinger. Vi søker et kompetansemiljø som kan bidra til å designe gode prosesser i denne fasen og som evner å bidra til en god faglig diskusjon om de areal og transportplanmessige grep som bør tas for å nå målene for strategien. Vi ser for oss noe scenariearbeidet i denne fasen og bruk av type Bylab eller annen form for medvirkning. Type medvirkningsaktivitet er imidlertid noe vi ønsker å finne ut av i dialog med det miljøet vi velger. Muligheter og løsninger Hovedaktivitetene i denne fasen vil være å ferdigstille og presentere resultatene fra utredninger og analyser, samt ferdigstille og illustrere et fremtidsbilde for Kongsvinger. Det vil også i denne fasen gjennomføres medvirkningsaktivitet (-er). Fasen avsluttes ved at forslag til strategi og framtidsbilde legges frem for styringsgruppen høsten Vi ønsker også at det eksterne kompetansemiljøet skal ha en aktiv rolle i denne fasen med blant annet visualisering. Sluttprodukt Prosjektets avsluttende fase og hovedaktivitetene er ferdigstillelse av rapport, strategi med handlingsplan og utarbeidelse av forslag til samarbeidsavtale. Vi ønsker også å kunne benytte kompetansemiljøet i denne delen av arbeidet. Økonomisk ramme Det er ønskelig å koble inn kompetansemiljøet så snart som mulig våren Arbeidet skal etter planen gå ut Det er ikke gitt noe definerte rammer til de ulike fasene. Arbeidet vil bli honorert etter medgått tid, men innenfor en øvre ramme på mellom kr kr. Kostnader knyttet til reisetid, møter etc skal dekkes innenfor angitt tilbudssum. Utgifter til ekstern kopiering dekkes av oppdragsgiver. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdie og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Side 4 av 10

5 I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA Konkurransegrunnlag Det vises til kunngjøring i Doffin hvor konkurransegrunnlaget er tilgjengelig. Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet. I tillegg vedlegges vedtatt prosjektplan. 2.3 Kontrakt Firma som vinner tilbudskonkurransen skal inngå kontrakt etter bestemmelsene i NS 8402, Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsarbeid honorert etter medgått tid med følgende endringer: Kap. 6 prosjektmaterialet Prosjektmateriale, rutiner/prosedyrer, skjemaer som utarbeides/utvikles som en del av oppdraget forblir oppdragsgivers eiendom. Tilbyder plikter å sette seg inn i konkurransegrunnlaget og er ansvarlig for kontroll av dette. Feil, mangler og eventuelle motsigelser i konkurransegrunnlaget skal meddeles kontaktperson i Kongsvinger kommune. 2.4 Tilbyders generelle plikter Leverandøren oppfordres til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, prosjektbistand i byplanprosessen Kongsvinger2050» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Side 5 av 10

6 2.5 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Søker bærer selv alle kostnader relatert til utarbeidelse av forespørsel om å delta i konkurransen, senere tilbud og ved deltakelsen i konkurransen. 2.6 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud i denne konkurransen. 2.7 Anbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt anbudsbefaring. 2.8 Oppdragsgivers kontaktperson og frist for spørsmål Dersom tilbyder ønsker opplysninger/informasjon i løpet av tilbudsperioden, skal følgende kontaktperson benyttes: Kongsvinger kommune Utviklingsenheten v/ Hilde Nygaard Mobil E-post: hilde.nygaard@kongsvinger.kommune.no Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal sendes pr e-post senest 7 arbeidsdager før tilbudsfristen. 2.9 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være mottatt i Kongsvinger kommune innen kl Konvolutt og tilbud skal merkes Byplanprosessen Kongsvinger2050» og sendes til: Kongsvinger kommune Utviklingseneheten v/ Hilde Nygaard Postboks Kongsvinger Tilbudet kan ikke avgis elektronisk eller per telefaks Tilbudets innhold og organisering Vedlagt tilbudet skal følgende leveres den dokumentasjonen som er krevd i forbindelse med de opplistede kriterier for utvelgelse og tildeling Språkkrav Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes under gjennomføring av kontrakten Side 6 av 10

7 2.12 Åpning av tilbud Åpning av tilbudene finner sted umiddelbart etter tilbudsfristen. Åpningen er ikke offentlig Avvisning av tilbydere Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til søknadens utforming eller som er levert for sent vil bli avvist. Tilbydere som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisningen Vedståelsesfrist Søknaden skal være gyldig i minimum 90 dager etter tilbudsfristen Forbehold Dersom tilbyder har forbehold til krav i konkurransegrunnlaget må følgende gjøres: Tilbyder skal vise til eventuelle punkter i grunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Forbeholdet skal så langt det er mulig prissettes. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens det får dersom Kongsvinger kommune ikke kan akseptere forbeholdet. Dersom tilbud er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget må dette komme fram i en egen oversikt i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Side 7 av 10

8 3 Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Følgende kvalifikasjonskrav må være oppfylt for å bli vurdert. 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg Deltaker må ikke ha uoppgjort krav om merverdiavgift eldre enn 6 mnd. Merverdiavgiftsattest, ikke eldre enn 6 mnd skal leveres. 1 Deltaker må ikke ha uoppgjort krav om skatt eldre enn 6 mnd. Skatteattest ikke eldre enn 6 mnd skal leveres. 3.2 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 2 Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg Leverandøren skal være et lovlig registrert firma Firmaattest skal leveres Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering/rating ikke eldre enn 6 mnd, utført av offentlig godkjent kredittvurderings-institusjon som bekrefter at leverandøren er kredittverdig Krav knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet til å fullføre oppdraget - Oversikt over leverandørens bemanning totalt 5 Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende relevante oppdrag - Oversikt over leverandørens viktigste leveranser av nyere dato. Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. 6 Side 8 av 10

9 3.5 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt den tilbyderen som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier i prioritert rekkefølge 1. Kvalitet på tilbudt tjenesyting 2. Oppgaveforståelse 3. Pris Kriterier Dokumentasjonskrav Vedlegg Kvalitet på tilbudt tjenesteyting 7 - Erfaring og referanser for tilbudt personell Det skal redegjøres for den bemanning og kompetanse som leverandøren tilbyr til oppdraget med navn og CV på nøkkelpersoner. Informasjonen må gi opplysninger om blant annet - Utdanning - Gjennomførte relevante prosjekt av nyere dato. - For de oppgitte referanseprosjekt oppgis kontaktperson hos oppdragsgiver Oppgaveforståelse 8 Tilbyders egen beskrivelse av forslag til arbeidsopplegg. - Beskrivelse, maks 3 A4 sider Pris Det vil bli evaluert på totalsum for tilbudet. - Vedlagte prisskjema skal fylles ut. I tilbudsskjemaet må total tilbudssum for oppdraget fremkomme, samt en estimert fordeling på de ulike fasene i forhold til skissert arbeidsopplegg. Det er kun del A i dette prisskjemaet som vil bli lagt til grunn for evalueringen. - Tilbyder må i samme prisskjema også oppgi priser for alle funksjonskategorier som tilbys. Det vil ikke bli evaluert på del B i prisskjemaet, men dette vil ligge til grunn for evt kontrakt. - Prisene skal oppgis eks mva, men Side 9 av 10 9

10 inkludert leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, telefon, intern kopiering, godtgjørelser og andre kostnads-elementer). Reiseutgifter oppgis som pr besøk i Kongsvinger. Side 10 av 10