Forfall meldast snarast på tlf eller Varamedlemer møter berre etter nærare avtale. Saker til behandling

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Dato: kl. 17:00 Stad: Kommunestyresalen Arkivsak: 12/00312 Arkivkode: 033 Forfall meldast snarast på tlf eller Varamedlemer møter berre etter nærare avtale. SAKSKART Side 33/13 12/ Saker til behandling Hallingmo - Skule og flerbrukshall - resultat av arkitektkonkurranse og vidare framdrift 3 Gol, Hallvor Lilleslett ordførar 1

2 Møteinnkalling 2

3 Saker til behandling 33/13 Hallingmo - Skule og flerbrukshall - resultat av arkitektkonkurranse og vidare framdrift Arkivsak-dokument: 12/ Arkivkode: --- L01 Saksbehandler: Hege Mørk Saksgang Møtedato Saknr 1 Utval for kultur og levekår 2 Formannskapet /13 3 Kommunestyret Saka vert avgjort av: Kommunestyret Vedlegg: Juryrapport Begrenset plan- og designkonkurranse, ny skole på Hallingmo Dokument i saka: 1. Juryrapport Begrenset plan- og designkonkurranse, ny skole på Hallingmo Saksopplysningar: Arkitektkonkurranse Presentasjon av juryens arbeid og konklusjon: Kommunestyret i Gol fattet den 14. april 2013 i sak 12 / 13 vedtak med slik slutning: 1. Framdriftsplan for Ny 1-10-skole på Hallingmo tas til orientering. 2. Juryen til arkitektkonkurransen sammensettes slik: Ordfører, rådmann, to arkitekter (NAL), en landskapsarkitekt (NAL), leder for AG Kunnskap, leder for AG Idrett, leder for AG Kultur, daglig leder for Gol Byggdrift KF og skolefaglig rådgiver. Leder av arbeidsgruppe 1 blir sekretær for juryen og fører protokollene. 3. Innan skal det leggjast fram ei sak for formannskapet og kommunestyret som viser kostnadsoverslag, finansiering og driftsmessige konsekvensar for kommunen ved bygging av ny skule. Arkitektkonkurransen ble lyst ut og gjennomført i tråd med bestemmelsene i Forskrift om offentlige anskaffelser del IV, kap. 23, som Begrenset plan- og designkonkurranse». Prekvalifisering til konkurransen ble kunngjort gjennom Doffin-databasen og TED 5.mars Innen søknadsfrist 26.mars forelå det 26 søknader om deltakelse. I hovedsak var alle 26 søknader norske, mens en av søknadene hadde involvert utenlandsk samarbeidspartner. Følgende 5 søkere ble valgt ut etter en grundig vurdering: Link Arkitektur AS, Bergen HUS arkitekter AS, Trondheim Arkitektene Vis-a-Vis, Trondheim 3

4 Arkitektgruppen Lille Frøn AS / Reiulf Ramstad Arkitekter, Oslo Planforum Arkitekter AS, Sandvika Ingen av de øvrige 21 søkerene klaget på prekvalifiseringen til klageorganet KOFA med påstand om at det var brukt urimelige /ulovlige kvalifikasjonskrav. Konkurransen ble gjennomført etter anskaffelsesforskriftens bestemmelser, med konsekvent ivaretakelse av anonymiseringsprinsippet. NALs (Norske arkitekters landsforbund) Konkurransesekretariat og NLA (Norske landskapsarkitekters forening) har medvirket i faser av konkurransens forberedelse og gjennomføring. Oppstartmøte og befaring med prekvalifiserte arkitekter ble holdt i Gol 23.april Under og etter befaringen ble det stilt en rekke spørsmål om forståelsen av konkurransegrunnlaget. Alle spørsmål er samla opp og besvart kollektivt til alle deltakerene. Innleveringsfristen for utkast ble satt til 1. juli Samtlige 5 deltakere leverte komplette og rettidige utkast i tråd med programmets krav, og ble akseptert for bedømmelse. Konkurranseutkasta er foreløpig ikke offentlig utstilt. Det ble avholdt 1 sammenhengende jurymøte over 4 dager. Møtet ble holdt i Gol kommunehus, kommunestyresalen. Juryeringa startet mandag 1.juli og ble avsluttet torsdag 4.juli. I tråd med vedtaket fra kommunestyret ble juryen satt sammen slik; Ordfører Hallvor Lilleslett (leder) Rådmann Hege Mørk Atle Magne Strandos, leder av arbeidsgruppe idrett Ingebjørg By-Teigen, leder av arbeidsgruppe kunnskap Astrid Myro Rust Liv Rosen, leder av arbeidsgruppe kultur Sigvart Flåm Trude Ellingsen, sivilarkitekt, oppnevnt av NAL Christopher Adams, sivilarkitekt, oppnevnt av NAL Frøy Walberg Sandness, landskapsarkitekt, oppnevnt av NLA Juryen har bedømt utkastene opp mot programmets krav og de oppsatte evalueringskriteriene. Juryen har innhentet spesialkompetanse for å få foretatt enklere kontrollberegninger av økonomien i prosjektene, herunder arealbruk/-fordeling og brutto/netto-faktorer. Konkurranseprogram og tilhørende funksjonsprogram er utarbeidet av administrasjonen i Gol kommune og kvalitetssikret av siv.ing. Kjell Kvam, HR Prosjekt, Trondheim. Vinner av konkurransen er arkitektfirmaet Vis-a-Vis frå Trondheim. Juryens avgjørelse og rapport vil bli nærmere presentert under kommunestyremøtet. Juryrapporten er skrevet, men de forskjellige bidragene må sammenfattes. Rapporten vil bli ettersendt i slutten av uken. Arkitekt fra Vis-a-Vis og landskapsarkitekt møter for å presentere forslaget i kommunestyremøtet. Dagen etter kommunestyremøtet vil det bli folkemøte på Pers sammen med arkitektene som skal presentere utkastet. Videre prosess/prosjekteringsfase/foreløpig om byggefase: Rådmannen foreslår at videre organisering av prosessen blir gjort i tråd med gjeldende reglement for gjennomføring av byggeprosjekt i Gol kommune, men med noen justeringer. Sekretær for Plan- og bygenemnda blir prosjektleder. På grunn av omfanget av prosjektet er det nødvendig å leie inn prosjektsekretær som sammen med prosjektleder vil kunne sikre en forsvarlig gjennomføring. Det må også engasjeres en byggeleder. Byggeleder bør bli 4

5 engasjert allerede i prosjekteringsfasen og delta i prosjekteringen for å sikre god teknisk og økonomisk gjennomføring av prosjektet. Prosjektleder, prosjektsekretær og byggeleder blir del av en prosjektgruppe som skal utarbeide kravspesifikasjon, grunnlagsdokument for anbud, utlysing og gjøre vedtak om tildeling. I prosjektgruppa må det være en faglig rådgivningsgruppe som engasjeres eksternt med kompetanse på bygg (arkitekt er valgt), elektro, VVS og brann. Kommunen vil benytte seg av eksisterende rammeavtaler for å engasjere denne kompetansen. I prosjektgruppa må det også være personer med skolefaglig kompetanse, idrettsfaglig kompetanse i forhold til flerbrukshallen og ansattes representant / verneombud. Det vil også være nødvendig å leie inn prosjektkompetanse etter behov, for eksempel for å kvalitetssikre arbeid som er utført av prosjektgruppen. Når arbeidet med prosjektering er kommet tilstrekkelig langt, vil det bli utarbeidet grunnlagsmateriale for prekvalifisering av entreprenører. Gjennom prosjekteringen og før prekvalifisering av entreprenører må det tas stilling til byggetidens lenge. Dette vil ha betydning for tidligere fremlagte fremdriftsplan. Som tidligere opplyst vil administrasjonen komme tilbake med ny sak om fremdriftsplan dersom det viser seg at det er formålstjenlig å utvide byggetiden. Det bør også opprettes en referansegruppe for ansatte og brukere av den nye skolen og flerbrukshallen. I byggefasen vil den entreprenør som er tildelt oppdraget gå inn i prosjektgruppen istedenfor den eksternt engasjerte rådgivningsgruppen. Arkitekten fortsetter deltagelse i prosjektgruppen. Rektor for den nye skolen bør tilsettes i forkant av byggefasen og delta i prosjektgruppen. Finansieringsplan og driftsmessige konsekvenser: I arkitektkonkurransen var det gitt en ramme for skolebygget på 240 mill (ink. mva). I tillegg kommer kostnader til flerbrukshall. Til flerbruksallen og til opparbeiding av uteområdene (nærmiljøanlegg) kan det søkes om spillemidler. Det er bestilt to uavhengige kostnadskalkyler for prosjektet fra HolteProsjekt og fra siv.ing Kjell Kvam. Dersom kommunen låner 180 mill og finansierer resten av prosjektkostnadene med salg av eiendom vil kapitalkostnadene utgjøre fra 8,3 til 13, 3 mill i 2016, avhengig av rentesatsen, se tabell nedenfor. Dersom vi må låne 10 mill mer vil det utgjøre fra 0.46 til 0,73 i

6 I forbindelse med prosessen med budsjett for 2014 og økonomiplan må det tas stilling til hvilke innsparinger / omstruktureringer av driften som må gjøres for skaffe rom til fremtidige kapitalkostnader. Som foreløpige tiltak foreslås at følgende tas opp til vurdering under budsjettdebatten. Avdeling Tiltak Stillinger Kultur Innsparing 50 % stilling Sekretariat Innsparing 70 % stilling Felles Innkjøpssamarbeid krever lojalitet Økonomi Innsparing 50 % stilling evt samarbeid Hallingdal samme konsekvens Formålsbygg Endret organisering Skole Innsparing 300 % stilling1) Barnehage Innsparing ved sammenslåing av avd Felles ehandel krever lojalitet

7 Skole/felles Innsparing vedlikehold 1) Felles Øke sats eiendomsskatt 1 o/oo 1) TOTALT ) Avhengig av bygging ny skole Forhold til overordna plan: Skriv inn forhold til overordna plan her Miljøkonsekvenser: Skriv inn vurdering her Helse-/miljø og beredskapstilhøve: Skriv inn vurdering her Økonomiske konsekvensar: Kalkulerte prosjektkostnader frem til byggestart: Kostnader med videre drift av prosjektet, engasjering av rådgivende gruppe, prosjektering og arbeid med prekvalifisering av entreprenører anslås til om lag ,-. Vurdering: Med bakgrunn i vinnerutkast, kalkulerte kostnader med prosjektet og muligheter for innsparing / omstrukturering av driften i kommunen anses prosjektet med bygging av ny skole og flerbrukshall for å være gjennomførbart. Endelig vedtak om bygging bør fattes etter avsluttet prosjektering og budsjettprosess. Rådmannen si innstilling: 1. Kommunestyret tar juryrapport fra begrenset plan- og designkonkurranse, ny skole på Hallingmo til orientering. 2. Kommmunestyret løyver inntil kr ,- til videre drift av prosjektet, engasjering av rådgivende gruppe, prosjektering og arbeid med prekvalifisering av entreprenører. Midlene dekkes av driftsfond. 3. Kommunestyret ber administrasjon starte arbeidet med prosjektering av ny skole og flerbrukshall, samt prekvalifisering av entreprenører. Gol, 13. august 2013, Hege Mørk, rådmann 7