IKT strategi og handlingsplan

Transkript

1 IKT strategi og handlingsplan - Et fornyingsprogram for standardisering og teknologiske løsninger Versjon oktober 2012

2 Sammendrag Helse Sør-Øst anser spesialisthelsetjenesten og sykehusene som høyteknologiske virksomheter hvor informasjons og kommunikasjonsteknologi (IKT) er blitt kritiske verktøy i pasientbehandlingen. Foretaksgruppens bruk av IKT skal sikre at rett informasjon er tilgjengelig til rett tid, til rett person, slik at pasientsikkerheten blir ivaretatt og slik at alle ansatte i helseforetakene kan utføre sine oppgaver effektivt og med høy kvalitet overfor pasientene. Både kliniske prosesser og prosesser for ledelse og administrasjon krever god, hurtig og sikker informasjonstilgang for å støtte analyse, beslutninger og praktisk arbeid. Dagens pasientforløp består i økende grad av helsetjenester fra flere virksomheter som til sammen dekker pasientens behov for behandling og pleie. IKT må understøtte samhandling mellom alle aktørene i pasientforløpet og tilfredsstille pasienters og pårørendes økende forventninger til at informasjon er tilgjengelig i digitale kanaler. IKT-området i Helse Sør-Øst har gjennomgått en omfattende utvikling siden opprettelsen av helseregionene. Nå er det meste av informasjonen i sykehusene på et digitalt format. Likevel møter ikke Helse Sør-Øst forventningene til bruk av IKT i kjernevirksomheten. Det er manglende systemstøtte for å dele informasjon internt i foretakene (spesielt OUS), på tvers i foretaksgruppen, og mot andre aktører og pasientene selv. Det er begrenset systemstøtte for definerte arbeidsprosesser og det er liten grad av beslutningsstøtte. IKT-infrastrukturen er mangfoldig og aldrende. De virksomhetsmessige implikasjonene av denne situasjonen er at pasientsikkerheten kan settes i fare, og det er store muligheter for ytterligere kvalitets- og effektivitetsforbedringer i kjernevirksomheten ved bruk av IKT. Samfunnets forventninger til bruk av IKT er høyere en det som er realitene i Helse Sør-Øst i dag, og helsesektoren får et uheldig omdømme som følge av det. Fordi det er et betydelig gap mellom målsettingene for bruk av IKT og nåsituasjonen i Helse Sør-Øst, er det nødvendig å gjennomføre tiltak for å redusere risikoen og å legge grunnlaget for ytterligere tiltak som på sikt kan bidra til å realisere større virksomhetsmessige nytteeffekter i kjernevirksomheten og i større grad møte samfunnets forventninger til bruk av IKT i helsesektoren. Helse Sør-Øst ser positivt på etablering av felles nasjonale systemer som «helsenorge.no» og «Nasjonal Kjernejournal». Helse Sør-Øst har gitt sine innspill til stortingsmeldingen om ehelse, og støtter utviklingen av felles nasjonale systemer. Helse Sør-Øst erkjenner samtidig at det fremdeles er en lav modenhet for felles nasjonalt utviklingssamarbeide. Som eksempel nevnes erfaringene med Nasjonalt program for stabs- og støttefunksjoner (NPSS). På bakgrunn av dette er den regionale strategien innrettet på å skape et felles regionalt fundament, slik at informasjon enklere kan deles både innad i hvert helseforetak og i foretaksgruppen samlet. Dette fundamentet vil understøtte en målsetting i det lengre perspektiv på å skape felles nasjonale løsninge Denne strategien er en tydelig fokusering og et klart veivalg. Strategien er fokuserer på gjennomføring, strukturering og formalisering for å sikre at Helse Sør-Øst får et robust og moderne IKT fundament som understøtter virksomhetene. Handlingsplanen reflekterer i så måte en fokusering av innsatsen for å sikre vellykket innføring av de regionale standardene i foretaksgruppen. Side 2 / 54

3 Det skal etableres seks programmer som har ansvar for standardisering på sine områder. Programmene er: i) Klinisk dokumentasjon, ii) laboratoriesystemer, iii) radiologiløsninger, iv) digital samhandling, v) virksomhetsstyring og økonomi, samt vi) modernisering av IKT-infrastrukturen. IKT-styringsstrukturen i Helse Sør-Øst videreutvikles slik at den understøtter strategien godt. Det skal etableres et fornyingsstyre for virksomhets- og teknologiutvikling, «fornyingsstyret». Fornyingsstyret skal ledes av administrerende direktør i Helse Sør-Øst eller den administrerende gir fullmakt til. Styret skal ha deltakelse fra helseforetakene, eksterne aktører, tilitsvalgte og andre relevante deltakere. Fornyingsstyret skal utgjøre det regionale porteføljestyret, og skal ved administrerende direktør ha fullmakt til å prioritere til detaljert nivå i henhold til programporteføljen, innenfor de økonomiske rammer som er gitt av Styret til Helse Sør-Øst. Fornyingsstyret skal prioritere rekkefølge og tidsplan for de enkelte programmene, og skal følge opp at programmene i sum realiserer målsettingene i strategien. Gjennomføring av handlingsplanen skal baseres på å følge en gjennomføringsmodell som beskriver tydelige prinsipper og tiltak innenfor følgende områder; tydelige roller og ansvar, sikring av kompetanse og kapasitet, strategisk bruk av leverandører, kontrollert stegvis gjennomføring, bruk av ekstern kvalitetssikring, og sterk fokus på standardisering, organisasjonsutvikling og realisering av nytteeffekter i kjernevirksomheten til helseforetakene. Gjennomføring av strategien skal bidra til at helseforetakene i regionen skal realisere nytteeffekter knyttet til følgende hovedområder: 1. Ivareta pasientsikkerheten 2. Øke kvaliteten i helsetjenestene 3. Effektivisere helsetjenestene 4. Understøtte samhandling mellom alle parter som inngår i leveransen av helsetjenestene 5. Møte samfunnets forventninger til bruk av IKT og muligheter for selvbetjening I forbindelse med innføring i de enkelte foretak, skal det innenfor hvert program, sammen med ledelsen i det enkelte foretak, etableres en nullinje, gjøres nytte/kost vurderinger og etableres en plan for realisering av nytteeffeker, som ledelsen i det enkelte foretak skal være ansvarlig for å realisere. I etterkant av styrebeslutning av denne strategi og handlingsplan, skal mobilisering av tiltakene starte. Første steg i mobiliseringen er å etablere fornyingsstyret, som skal være operativt i løpet av høsten De første sakene til fornyingsstyret skal være å beslutte endelig rekkefølge og tidsplan for innføring av de regionale standardene. Frem til 1.kvartal 2013 skal det skje en mobilisering av IKT miljøet regionalt og i Sykehuspartner for å imøtekomme de krav og forventninger som ny langtidsplan forutsetter i forhold til ansvar roller og oppgaver. Side 3 / 54

4 Innhold Sammendrag Innledning Dagens situasjon Innledning til dagens situasjon Behov sett fra klinisk- og ledelsesperspektiv Behov for å videreutvikle den regionale IKT-styringsmodellen Behov for videreutvikling av felles tjenesteleverandør Behov knyttet til IKT-infrastruktur og standardisering Mål og visjon for bruk av IKT i Helse Sør-Øst Innledning til mål og visjon Overordnede mål for bruk av IKT i Helse Sør-Øst Visjon Strategisk utviklingsretning for IKT-systemene Strategiske veivalg Satsingsområder Innledning til satsingsområder Klinisk dokumentasjon Laboratoriedatasystemer Radiologiløsning Digital samhandling regionalt og nasjonalt Virksomhetsstyring og økonomi Modernisering av IKT-infrastruktur IKT-målbilde Gjennomføringsstrategi Innledning til gjennomføringsstrategi Roller og ansvar for styring av porteføljen og realisering av nytteeffekter Programorganisering Prioritering og faseinndeling av de regionale standardiseringsprogrammene Etablering av «mottaksprogrammer» Prinsipper for finansiering Sikre kompetanse og kapasitet Strategisk bruk av leverandører Kontrollert, stegvis gjennomføring basert på regional metodikk Fokus på standardisering, organisasjonsutvikling og realisering av nytteeffekter Etablering av regionale kompetansesentre Del 2: Handlingsplan Handlingsplan fase 1, Innledning Porteføljen Regionale standardiseringsprogrammer Øvrige programmer og prosjekter Kostnadsoversikt Risikovurdering Minidirektiver - regionale standardiseringsprogrammer, fase 1, Klinisk dokumentasjon Side 4 / 54

5 6.5.2 Regionalt laboratoriesystem Regional radiologiløsing (RIS/PACS) Digital samhandling Virksomhetsstyring og økonomi IKT-infrastruktur modernisering Side 5 / 54

6 Del 1: IKT Strategi Side 6 / 54

7 1 Innledning Dette dokumentet er Helse Sør-Østs IKT strategi for perioden og er den første av to deler i regionens «IKT strategi og handlingsplan». Formålet med strategidelen er å definere målsettinger og utviklingsretning for bruk av IKT i Helse Sør-Øst frem mot Handlingsplanen definerer konkrete tiltak og gjennomføringsmodell for perioden frem til 2016, og skal rulleres i årene fremover i forbindelse med rullering av økonomisk langtidsplan. Prosessen med å utvikle IKT-strategi og handlingsplan har inkludert Sykehuspartners IKT-ledelse og representanter fra helseforetakene. Handlingsplanen har tatt hensyn til helseforetakenes foreløpige områdeplaner. Tiltakene i handlingsplanen er i samsvar med innspill til økonomisk langtidsplan, sist behandlet i styret til Helse Sør-Øst RHF i juni En referansegruppe bestående av både klinisk og IKT-personell har bidratt med faglige innspill. Innholdet i denne strategi og handlingsplan har blitt forankret i en rekke foraer; ledergruppen i Helse Sør-Øst, lederforum i juni, ledergruppene i alle helseforetak, økonomidirektørmøtet, fagdirektørmøtet, direktørmøtet, KTV-møtet, brukerutvalget, SIKT, IKT-lederforum og i egne IKTstormøter i november 2011, og i mars og juni IKT-strategi og handlingsplan ble behandlet som temasak i Styret til Helse Sør-Øst RHF i september Dagens situasjon 2.1 Innledning til dagens situasjon I perioden har det skjedd en betydelig utvikling innen IKT-området i Helse Sør-Øst, med overgang fra papirjournaler og lystavler for røntgenbilder, til at det meste av informasjonen nå finnes i digital form. Dette har medført en rekke kvalitets-og effektivitetsforbedringer, og har bidratt til å øke pasientsikkerheten. Likevel ligger helsesektoren etter mange andre sektorer og bransjer i bruken og utnyttelsen av IKT. Reiselivsbransjen og banksektoren er kjente eksempler på bransjer som har utnyttet IKT til å drive vesentlig utvikling av kjernevirksomheten. Offentlige saksbehandlingsprosesser, slik som selvangivelse/skatteberegning, og håndtering av en helt vanlig søknad om alderspensjon, er betydelig forbedret ettersom NAV og Skattedirektoratet har utnyttet IKT til å effektivisere og kvalitetsforbedre sine arbeidsprosesser. Høsten 2011 deltok alle helseforetakene i regionen i en studie som måler modenhet i bruk av IKT. Undersøkelsen er utviklet av HIMSS 1, en internasjonal non-profit-organisasjon som sammenligner sykehus og måler klinisk bruk av IKT-systemer. Skalaen går fra 0 til 7 der et sykehus på nivå 7 er i internasjonal toppklasse 2. I motsatt ende av skalaen finnes sykehus som ikke har systematisert sin virksomhet og som ikke utnytter IKT til forbedring og effektivisering av klinisk virksomhet. Gjennomsnittet blant de 293 europeiske sykehusene som har deltatt i undersøkelsen er på ca sykehus i verden ligger på nivå 7, for eksempel alle sykehusene hos Kaiser Permanente og universitetsklinikken Eppendorf i Hamburg. I Danmark er Odense Universitetshospital på nivå 6. Resultatet av studien viser at de fleste foretakene i Helse Sør-Øst ligger på nivå 2. Det beste sykehuset i Helse Sør-Øst, Akershus Universitetssykehus HF, ligger på nivå 5. Vurderingen er kvalitetssikret av sykehusene selv. Undersøkelsen viser at det fortsatt er et stort potensiale for å utvikle sykehusene ved bruk av IKT. 1 HIMSS: Healthcare Information and Management Systems Society 2 EMRAM- score: Electronic Medical Record Adoption Model Side 7 / 54

8 Som eksempel på en konkret utfordring, har Helse Sør-Øst besluttet å satse på utvikling av felles regionale IKT-systemer, ref. styresak Imidlertid, har det frem til nå hovedsakelig vært investert i egne IKT-systemer for det enkelte helseforetak, og det er manglende systemstøtte for å dele informasjon internt i foretakene (spesielt OUS) og på tvers i foretaksgruppen. Det pågår et program for å bringe alle helseforetakene over til samme PC-plattform. Men, den underliggende IKT-infrastrukturen som omfatter 54 datarom av varierende innhold og beskaffenhet, utgjør en stigende operasjonell risiko og er foreløpig ikke adressert. De virksomhetsmessige implikasjonene av denne situasjonen er at pasientsikkerheten kan settes i fare, og at det er et stort potensiale for ytterligere kvalitets- og effektivitetsforbedringer i helseforetakene ved bruk av IKT. For å ivareta pasientsikkerheten og å klare å realisere ytterligere nytteeffekter ved bruk av IKT i helseforetakene, er det nødvendig å forenkle og tydeliggjøre roller og ansvar i forhold til beslutningstaking og resultatoppnåelse på IKT-området. Sykehuspartner må utvikles videre for å understøtte utviklingsprosjekter og å levere dag-til-dag tjenester med riktig kvalitet og kostnadseffektivt. Det er behov for en tydelig strategi for å sikre tilgang på nødvendig kompetanse og kapasitet ved bruk av en kombinasjon av egne medarbeidere og leverandørmarkedet. Det er behov for å samarbeide mer med leverandørene av de mest brukte produktene, for å sikre at deres produkter og tjenester utvikles i tråd med konkurrerende produkter i markedet og kommer helseforetakene og pasientene til gode. I det følgende gis en mer detaljert beskrivelse av dagens situasjon og de områder der Helse Sør-Øst mener en satsing på IKT har mulighet til å øke pasientsikkerheten, kvaliteten og effektiviteten i pasientbehandlingen. 2.2 Behov sett fra klinisk- og ledelsesperspektiv Behov for økt pasientsikkerhet GTT (Global Trigger Tool) undersøkelsene som er gjennomført de siste to årene har vist at så mye som 4700 pasienter kan dø årlig som følge av skader oppstått i behandlingsforløpet 3. Mange flere blir skadet for livet og utgiftene knyttet til skadene utgjør betydelige utgifter for helsevesenet. Mange skader, for eksempel knyttet til medikamenthåndtering, antas å kunne fjernes i sykehus ved bruk av moderne og oppdaterte IKT-virkemidler parallelt med økt bruk av klinisk farmasi. Dagens IKT-systemer gir begrenset mulighet til kontinuerlig måling av avvik, og ikke mulighet til å sammenligne kvalitet og effektivitet mellom sykehus. Utfordringer for å bringe Norge på nivå med de beste sykehusene i verden ligger både på jus, teknologi, og samhandling. Behov for økt kvalitet Kvalitetsmålinger er en forutsetning for at sykehusene skal kunne begynne å måle seg mot hverandre. Kvalitetsindikatorene som er innført i sykehusene i dag sier lite om klinisk virksomhet og om resultatene av behandling. I brev til Helse Sør-Øst fra Den Norske Legeforening skriver Legeforeningen at Norge mangler på nesten alle områder god dokumentasjon på hvilken behandling pasientene har fått og hvilke resultater som er oppnådd. Videre sier Legeforeningen at dette står i 3 I Trygge Hender: Nasjonal Pasientsikkerhetskampanje 2010 Side 8 / 54

9 kontrast til mange land vi vanligvis sammenlikner oss med 4. Moderne kliniske IKT-systemer gir muligheter for kvalitetsmålinger og sammenligning mellom sykehus, avdelinger, og personell. Slike systemer er også et mål for regionen. Behov for økt effektivitet Eldrebølgen vil medføre nye utfordringer for helsepersonell i årene fremover og samhandlingsreformen vil medføre et økt behov for helsepersonell utenfor sykehus 5. For å møte denne utviklingen er effektivisering av helsetjenestene nødvendig og IKT løsninger en nødvendig forutsetning for å hente ut effektivitetsgevinst. Helse Sør-Øst har gjennom flere år utviklet kunnskap og prosessveiledere for å arbeide med standardisering av arbeidsprosesser. Dette arbeidet baserer seg på internasjonal erfaring som sier at standardisert behandling blir sikrere, bedre og mer effektiv. Det er en viktig forutsetning for økt effektivitet i sykehus å sikre tilgang til IKT-systemer som understøtter en moderne måte å arbeide på. Behov for enklere og mer effektiv samhandling Dagens pasientforløp består som regel av helsetjenester fra flere aktører som til sammen fullfører pasientens behov for behandling og pleie. IKT-løsningene understøtter ikke i tilstrekkelig grad samhandling mellom aktørene i pasientforløpet eller tilfredsstiller pasienters og pårørendes forventninger til at oppdatert informasjon er tilgjengelig i digitale kanaler som internett og telefon. I stedet oppleves ofte helsetilbudet som fragmentert og ukoordinert. I samhandling med institusjoner/kommuner er mangel av egnede IKT-verktøy et hinder 6. I det moderne norske samfunnet er elektronisk samhandling en forutsetning for at samfunnsfunksjoner skal fungere. Variasjon og mangfold i IKT-systemene i de enkelte sykehus skaper problemer for informasjonsutveksling. Det samme gjelder utveksling av informasjon mellom fastleger, kommunehelsetjeneste, apotek, NAV, nasjonale og regionale kvalitetsregistre, fysioterapeuter, private institusjoner og spesialister, og mange andre som deltar i arbeidet med pasientene. Det store antallet IKT-systemer i norsk helsevesen, mange av dem relativt primitive med dårlig evne til rapportering og informasjonsutveksling, er en utfordring for samhandling og informasjonsflyt. Meldingsutveksling medfører duplisering av informasjon i stedet for å lagre informasjon sentralt og samhandle gjennom felles tilgang til denne informasjonen. I dag er det kun de store suiteløsningene (systemer som har all funksjon for et helhetlig helsevesen innebygget) som har klart å løse dette på et tilfredsstillende nivå. Organisasjoner med løsninger som tar et helhetlig ansvar for pasientens helse viser til de beste behandlingsresultatene 7. Behov for å støtte sammenhengende behandlingsforløp Det er ikke tilstrekkelig at behandlingslinjer skapes i sykehus. De fleste pasienter starter sitt pasientforløp i primærhelsetjenesten og ender tilbake dit etter sykehusbehandling. Det er derfor vektlagt at moderne arbeidsmetoder skal utvides til å omfatte hele behandlingsforløpet. Dette arbeidet pågår i Helse Sør-Øst, men lovverk og mangel på dokumentasjons- og prosessystemer 4 Brev til Helse Sør-Øst fra den Norske Legeforeningen datert innspill til rullerende strategi. 5 Samhandlingsreformen, St. meld nr. 47, 2009: Antall eldre over 67 år vil fordobles fram til Sørlandet Sykehuset HF, Høringsuttalelse vedr Spesialisthelsetjenesten i HSØ frem mot Kaiser Permanente, Presentasjon ved CEO George Halvorsen: 5 Star Award for beste helseplan, har som eksempel redusert benbrudd med 43 %, hjertesykdommer med 30 % og redusert sepsis dødelighet med over 50 % som følge av systematisk bruk av data til interne kvalitetshevingsprogrammer. Side 9 / 54

10 mellom forvaltningsnivåene og de forskjellige nivåene i helsevesenet skaper utfordringer for denne måten å arbeide på. Det ideelle er at all informasjon om et sykdomsforløp er tilgjengelig i ett (kun ett) dokumentasjonssystem eller i flere systemer med sømløs overgang mellom systemene. Manglene i lovverket og i systemene gjør at det er behov for den nasjonale kjernejournalen som nå utvikles. Denne er imidlertid kun ett virkemiddel for å omgå skadevirkningene av at pasientforløpene ikke kan dokumenteres i ett system eller i systemer der alle deltakere i behandlingsprosessen har lik og umiddelbar tilgang til fullstendig oppdatert informasjon. Behov for endringer i lovverket balansere hensyn til personvern og pasientsikkerhet Det eksisterer i dag et gap mellom informasjonen pasientene forventer at helsepersonell har tilgang til og hvilken informasjon de faktisk har tilgang til. Det norske lovverket for personvern i forhold til datasystemer er blant de strengeste i verden. De mest sensitive pasientopplysningene skal alltid være sikret, men det norske lovverket om personvern er ofte til hinder for effektiv bearbeidelse av pasientsikkerheten 8. Mangel på tilgang til informasjon på grunn av lovverket er derfor en viktig medvirkende årsak til det store antallet skader som oppstår i forbindelse med diagnostikk og behandling. Lovverket har også vært et aktivt hinder for utvikling av tjenestene til å omfatte mulighet for kommunikasjon mellom helsepersonell og pasienter via e-post og andre elektroniske medier. Det er mye som tyder på at det er en stor effektiviseringsmulighet ved å gjennomføre enkle konsultasjoner pr. e-post. Det eksisterer derfor et behov for endringer i dagens lovverk som bedre balanserer hensyn til både personvern og pasientsikkerhet. Behov for tilgang til ledelsesinformasjon for virksomhetsstyring i sykehus Grunnleggende for virksomhetsstyring av store bedrifter er kunnskap om det volum som produseres, kvalitet på produktet og kostnad på det som produseres. Som allerede nevnt, finnes det i dag begrenset informasjon om pasientbehandlingen i helseforetakene. Vi vet lite om resultatet av behandlingen som gis, og dette blir i liten grad målt eller etterspurt. Det samme gjelder for grunnleggende kostnadsdata knyttet til behandling av den enkelte pasient. Koding av sykehusopphold gir grunnlag for betaling etter innsatsstyrt finansiering. Gjentatte revisjoner viser at Helse Sør-Øst treffer rett med ca. 64 % av kodene på hoveddiagnoser 9. Dette betyr at foretaksledelsen og ledelsen i Helse Sør-Øst fortsatt har for dårlig kunnskap om hvilke behandlinger som faktisk blir utført i sykehusene. Behov for trygg og sikker drift av kjernefunksjonene i sykehusene De største endringene i måten vi tilbyr helsetjenester på skjer i det øyeblikket den kliniske arbeidsflaten tilbyr prosess- og beslutningsstøtte gjennom dokumentasjon av klinisk informasjon. Dette eksisterer ikke i regionen i dag og er et stort behov for alle helseforetakene. 8 av 10 helseforetak har i dag samme PAS/EPJ løsning, men disse er i stor grad ulikt konfigurert. Sykehuset i Telemark HF og Oslo Universitetssykehus HF har store utfordringer med dagens PAS/EPJ løsninger. I Telemark er løsningen gammel og må skiftes ut, og etter fusjonen av Oslo sykehusene er det en alvorlig mangel at sykehusene i foretaket operer på ulike PAS/EPJ system som ikke kommuniserer. Både Sykehuset i Telemark HF og Oslo Universitetssykehus HF planlegger derfor innføring av den regionale løsningen så snart som mulig. I tillegg er det et behov for en standard konfigurasjon av den regionale løsningen for alle foretakene. 8 Erik M. Hansen, Administrerende Direktør i Helse Vest IKT, Helsefarlig Infosvikt Dagens Næringsliv, Riksrevisjonens vurdering av medisinsk koding, 2008 Side 10 / 54

11 Det er i dag en stor risiko knyttet til drift av laboratorieløsninger ved Sykehuset Østfold HF og det pågår nå en anskaffelsesprosess for å møte dette øyeblikkelige behovet. Sykehuset Innlandet HF og Akershus Universitetssykehus HF har problemer med dagens radiologiløsning og derfor behov for et nytt system. I tillegg har Oslo Universitetssykehus HF behov for konsolidering av dagens fire radiologiløsninger til ett felles radiologisystem 10. Når det gjelder virksomhetsstyring er det behov for etablering av konsoliderte administrative løsninger, spesielt ved Sykehuset i Østfold HF, Oslo Universitetssykehus HF og i Sykehuspartner. For sykehusledelsen i alle helseforetakene er det behov for regelmessig informasjon om driften i sykehuset. I dag er nødvendig ledelsesinformasjonen oftest tilgjengelig lenge etter at pasientbehandlingen er gjennomført og derfor blir driften basert på gammel informasjon og med manglende sammenligningsmuligheter med andre sykehus. For helseforetak som har noen av kjernefunksjonene på plass, er det behov for økt fokus på vedlikehold, trygg drift, og videreutvikling av løsningene. Det er i tillegg behov for økt integrasjon mellom dokumentasjonssystemene og medisinsk teknisk utstyr (MTU), for å utnytte de mulighetene som ligger i direkte overføring av informasjon inn i de kliniske dokumentasjonssystemene. Det vil bidra til å øke pasientsikkerheten og effektiviteten. 2.3 Behov for å videreutvikle den regionale IKT-styringsmodellen Etter fusjonen av Helse Sør og Helse Øst er det gjennomført en rekke tiltak for å samordne styring og bruk av IKT i regionen. Det er etablert en regional IKT-styringsmodell, men denne blir ikke alltid fulgt og den har ikke nådd det nødvendige modenhetsnivået. Dette er blant annet et resultat av at beslutningsprosessene ikke er tilstrekkelig definert og/eller følges ikke godt nok opp. Det tas i dag beslutninger på mange plan og i mange ulike fora og for mange tiltak har fått starte og pågå i parallell. Konsekvensene av dette er blant annet at det ikke er tilstrekkelig finansiering til alle tiltakene, og startede tiltak må stoppes eller forskyves, og resultatoppnåelse uteblir eller forsinkes. I enkelte tilfeller har det resultert i at prosjekter har måttet stoppe helt opp og regionene har måttet ta finansielle avskrivninger av de påløpte kostnadene. Eierskap og styringsform for prosjekter og programmer varierer, og er utydelig i forhold til ansvarliggjøring. Det er flere eksempler på styringsgrupper som ikke har den tilstrekkelige representasjonen for å kunne ivareta sitt ansvar. Dette gir utilstrekkelig styring og ledelse av tiltakene samlet, og for hvert enkelt program/prosjekt. Det er krevende å gjennomføre regional standardisering og samordning på tvers av 10 helseforetak med hver sin unike situasjon, og hvor det tidligere har vært handlet selvstendig. Store foretak, som Oslo Universitetssykehus HF og Vestre Viken HF, har vært, og er til dels fortsatt, inne i store omstillingsprogrammer. Vedtaket om sykehusområder skapte store IKT-utfordringer som foretakene, den regionale IKT-ledelsen og Sykehuspartner ikke har hatt ressurser til å ordne opp i. Dette har hatt betydning for de øvrige helseforetakene og fellesskapet. Det er behov for økt fokus på faktisk gjennomføring av realisering av planlagte nytteeffekter (gevinstrealisering). Det kan blant annet forklares med at det hittil ikke har vært tilstrekkelig samsvar mellom de som er ansvarlige for prioritering av investeringsmidler, og de som skal realisere effektene av IKT-tiltakene, og at det ikke har vært tilstrekkelig vektlagt. Dette kan ses i sammenheng med indikasjoner på at mange tiltak har vært i overkant teknisk fokusert kontra å fokusere på virksomhetsutvikling av helseforetakene, med tilhørende lite fokus på opplæring av helsepersonellet til å anvende de nye IKT-systemene. Derfor er det et åpenbart behov for å sette fokus mot å se IKT 10 Brev fra OUS til Helse Sør-Øst; 2011/ Utforming av spesialisthelsetjenesten i Helse Sør-Øst frem mot Side 11 / 54

12 som et viktig virkemiddel for å drive virksomhetsutvikling av helseforetakene, med klare mål for realisering av nytteeffekter i kjernevirksomheten. 2.4 Behov for videreutvikling av felles tjenesteleverandør Regionen har etablert Sykehuspartner som en felles tjenesteleverandør for å levere støttetjenester mer kostnadseffektivt og med riktig kvalitet slik at helseforetakene kan fokusere på pasientbehandlingen. Virksomhetsområdet IKT i Sykehuspartner (Sykehuspartner IKT) har ansvaret for levering av alle IKT-tjenester til helseforetakene i regionen, herunder drift og forvaltning av all infrastruktur og alle applikasjoner. I tillegg skal Sykehuspartner IKT delta med ressurser og leveranser i regionens prosjektportefølje. Sykehuspartner IKT er resultatet av fusjonen av alle de gamle IKT-avdelingene til helseforetakene. Dette er en stor og krevende fusjons- og integrasjonsprosess som til dels fortsatt pågår. De viktigste områdene for å realisere en felles tjenesteleverandør på IKT er og har vært: 1. Etablere en felles organisasjon og samlokalisere ansatte 2. Etablere felles arbeidsprosesser med tilhørende organisering og felles støtteverktøy 3. Modernisere og konsolidere infrastruktur (tjenesteplattform) 4. Modernisere og konsolidere plattform 5. Modernisere og konsolidere applikasjoner. Område 1 er i stor grad fullført, på område 2 og 4 er Sykehuspartner godt i gang, mens område 3 og 5 er helt i oppstarten. For å kunne realisere de største gevinstene av å ha en felles tjenesteleverandør på IKT er det viktig at arbeidet med å modernisere og konsolidere IKT-tjenestene i regionen skyter fart, slik at Sykehuspartner ikke trenger kapasitet og kompetanse til å drifte mange ulike applikasjoner med til dels overlappende funksjonalitet som kjører på en aldrende og heterogen infrastruktur. Etter omorganisering og nedbemanning internt har ikke kvaliteten i leveransene fra Sykehuspartner tilfredsstilt helseforetakenes ønsker og behov. Noen viktige IKT-prosjekter har mislykkes i forhold til å etablere gode løsninger, og etterspørselen etter ny teknologi som forenkler den kliniske hverdagen er i dag høyere enn den tilgjengelige kapasiteten til å levere disse. Sykehuspartners største behov og utfordringer er knyttet til tilgang til riktig kompetanse og kapasitet (inkludert økende fokus på ansettelse av medarbeidere med medisinsk bakgrunn), gjennomføringstempo og finansiering. 2.5 Behov knyttet til IKT-infrastruktur og standardisering Det pågår i dag ett program for å etablere en homogen regional PC-plattform for regionen. Dette programmet er i god fremdrift i regi av Sykehuspartner og i nært samarbeid med det regionale helseforetaket. Likevel preges regionen fortsatt av den samlede IKT-infrastrukturen av at den er kompleks, aldrende og til dels heterogen. Hvert helseforetak har sin egen unike IKT-infrastruktur og systemportefølje. Som eksempel nevnes at regionen forvalter hele 54 datarom av varierende størrelse, kritikalitet og kvalitet. IKT-infrastrukturen medfører at drift og vedlikehold av den totale systemporteføljen er svært omfattende og den er til hinder for samhandling. I tillegg fører en sårbar infrastruktur til driftsmessige utfordringer og er et hinder for bruk av felles IKT-tjenester for de foretak som ikke har en mer moderne plattform. Der PC-plattformen allerede er modernisert er det behov for økt fleksibilitet i fremtidig valg av nye løsninger samt fokus på vedlikehold og videreutvikling. Side 12 / 54

13 3 Mål og visjon for bruk av IKT i Helse Sør-Øst 3.1 Innledning til mål og visjon I dette kapitlet defineres først målsettingene for bruk av IKT i Helse Sør-Øst, i form av hva formålet er og hva de overordnede effektmålene for kjernevirksomheten skal være. Deretter beskrives det fire scenarier som illustrerer hvordan helsetjenestene kan fremstå for brukerne i 2020, forutsatt bruk av IKT på den måten som er beskrevet i målsettingene for bruk av IKT i Helse Sør-Øst. 3.2 Overordnede mål for bruk av IKT i Helse Sør-Øst Spesialisthelsetjenesten er i dag høyteknologiske virksomheter hvor IKT er et nødvendig verktøy for å understøtte pasientbehandling, undervisning, forskning og opplæring av pasienter og pårørende. Spesialisthelsetjenestens tilbud til pasienter består ofte av helsetjenester levert fra flere aktører som til sammen fullfører pasientens behov for behandling og pleie. Samhandlingsreformen stiller krav til nærmere samarbeid med kommunehelsetjenesten, og i nye former som krever at teknologiske hjelpemidler tas i bruk. Derfor må IKT understøtte samhandling mellom alle aktørene i pasientforløpet og møte helsepersonells behov for IKT-løsninger som understøtter moderne og morgendagens arbeidsmetoder. Bruk av nye teknologiske hjelpemidler har i sammenliknbare land økt pasientsikkerheten gjennom for eksempel reduksjon i medikamentfeil. Videre har disse landene erfart at moderne IKT-løsninger bidrar til å heve kvaliteten gjennom å samle og gjøre tilgjengelig objektive målinger og tilby beslutningsstøtte. Effektiviteten er også hevet gjennom blant annet bruk av standardiserte arbeidsmetoder. Totalt sett har bruk av moderne IKT-løsninger resultert i bedre kliniske resultater, kortere liggetid, redusert innleggelser til sykehus, og økt tilfredshet hos både helsepersonell, pasienter og pårørende 11. Den generelle bruken av IKT i samfunnet, eksempelvis elektroniske selvangivelser, nettbanker, kundetilpassete løsninger samt selvbetjeningsløsninger, er tilgjengelige fra smarttelefoner og andre håndholdte enheter. Dette medfører forventninger tilsvarende forventninger til helsesektorens bruk av IKT og hvilke tjenester som tilbys pasienter og pårørende. Mål for bruk av IKT i Helse Sør-Øst må derfor ta inn over seg denne virkeligheten. For å gjøre det, så er det utarbeidet en overordnet målsetting for bruk av IKT i Helse Sør-Øst, og underliggende konkrete effektmål. Den overordnede målsettingen for bruk av IKT i Helse Sør-Øst er som følger: Relevant, sammenlignbar og oppdatert informasjon og funksjonalitet skal være tilgjengelig på en brukervennlig og lettfattelig måte for pasienter, pårørende og helsepersonell, der de trenger det, når de trenger det og med riktig kvalitet. De konkrete effektmålene for bruk av IKT i Helse Sør-Øst defineres i forhold til følgende 5 hovedområder: 6. Ivareta pasientsikkerheten 7. Øke kvaliteten i helsetjenestene 11 Reid et al. Health Affairs, May 2010 Side 13 / 54

14 8. Effektivisere helsetjenestene 9. Understøtte samhandling mellom alle parter som inngår i leveransen av helsetjenestene 10. Møte samfunnets forventninger til bruk av IKT og muligheter for selvbetjening Målene for bruk av IKT i Helse Sør-Øst oppsummeres og visualiseres i den følgende figuren. Figur 1. Visualisering av målsetting for bruk av IKT i Helse Sør-Øst Alle nye IKT-tiltak skal bygge opp under hovedmålsettingen og gi effekter på ett eller flere av de definerte effektområdene. 3.3 Visjon 2020 I dette delkapitlet beskrives visjonen for hvordan helsetjenesten kan fremstå for brukerne i Visjonen er basert på eksisterende teknologiske løsninger, men som i liten grad er tilgjengelig i den norske helsetjenesten i dag. Visjonen er avhengig av at det finnes IKT-løsninger som legger til rette for de arbeidsprosessene og rutinene som beskrives. Visjonen strekker seg langt i forhold til ønsket situasjon, men er i tråd med nasjonale satsinger 12 og Helse Sør-Østs visjon om at helsetjenestene skal nå alle som trenger det, når de trenger det og med riktig kvalitet 13. Visjonen understøtter målene for bruk av IKT i Helse Sør-Øst ved å fokusere på å øke pasientsikkerheten, heve kvaliteten og effektiviteten i pasientbehandlingen, understøtte en sømløs samhandling og møte samfunnets forventninger til bruk av teknologi. Visjonen beskrevet gjennom fire pasientforløp For å få frem opplevelsen av et nytt helsevesen, beskrives visjonen i form av fire scenarier. Disse er ikke ment å være komplette, men de gir et bilde på hvordan bruk av IKT i Helse Sør-Øst kan oppleves 12 Nasjonal IKT strategi plan 2010 og Helse Sør-Østs strategiske plan Side 14 / 54

15 som pasient i møte med helsetjenesten i 2020 og viser til hvordan helsepersonell og sykehusledelsen bruker IKT-løsninger for å øke pasientsikkerheten, heve kvaliteten og effektiviteten i pasienthverdagen. Scenariene er: Scenario 1: Planlagt behandling ved sykehus Scenario 2: Legevaktbesøk som fører til opphold ved sykehus Scenario 3: Akuttbesøk ved sykehuset Scenario 4: Forebyggende helsearbeid Hvert av scenarioene beskrives i de følgene delkapitlene utfra et pasientperspektiv. Scenario 1: Planlagt behandling ved sykehus Sykehuset er åpent for planlagt virksomhet utover normal arbeidstid og derfor er det mulig å bestille time til kl. 20:00. På internett får jeg informasjon om kvaliteten på sykehuset jeg skal besøke, målt opp mot andre sykehus. Jeg har tilgang til kvaliteten på tjenestene i Norge sammenlignet med tilsvarende tjenester i andre land, og jeg kan velge sykehus ut fra fokus på pasientsikkerhet, pasienttilfredshet og kvalitet i behandlingen målt på sluttresultatet etter gjennomført behandling. Ved sykehuset kan jeg selv registrere min ankomst og kontrollerer samtidig at mine personlige opplysninger er oppdaterte og riktige. Ved behov kan jeg få hjelp til dette. På forhånd har jeg lest min journal siden den er tilgjengelig for meg både hjemmefra og på min mobiltelefon dersom jeg skulle trenge opplysningene andre steder enn hjemme. I journalen kan jeg til enhver tid se prøvesvar og kontrollere at opplysningene om mine kontakter med helsevesenet er riktig beskrevet. Jeg kan se hvem som har hatt tilgang til mine opplysninger, og hvem som har endret eller tilføyet opplysninger siden sist gang jeg selv gikk gjennom journalen. Innkalling til sykehuset kom dagen etter at jeg hadde vært hos fastlegen som søkte meg til innleggelse. I den elektroniske meldingen jeg mottar får jeg i første svar fra sykehuset beskjed om tid, sted og hvilken lege jeg vil møte. Timeavtalen kunne jeg akseptere eller endre til noe som passet bedre for meg. I meldingen fra sykehuset ligger en lenke til informasjon sykehuset har lagt ut på internett om behandlingslinjen for min sykdom. Den beskriver hva som kommer til å skje under sykehusoppholdet og tilbyr enkel og forståelig informasjon om sykdommen og hva jeg kan forvente meg som resultat. Jeg får informasjon om oppfølgingen etter utskrivelse og annen viktig informasjon som kan gjøre meg i stand til å planlegge og ta nødvendig ansvar og hensyn til situasjonen når jeg kommer ut fra sykehuset. Jeg får samtidig beskjed om adresse og kontakttelefon til pasientforeninger og annen privat og offentlig støtte knyttet til min situasjon etter at sykehuset er ferdig med behandlingen. På veien inn passerer jeg laboratoriet der mitt helse-id-kort trekkes og blodprøver tas. Legen har allerede sett resultatet fra blodprøvene og identifisert risikomønsteret knyttet til dette når jeg kommer inn. Samtidig er resultatet av en screening på alle de vanligste sykdommene synliggjort. Mitt genom kan kartlegges, og finnes i min journal. Dette kan brukes som et hjelpemiddel til å beslutte mitt behandlingstilbud men det er opp til meg om jeg ønsker å motta denne informasjonen. Informasjonen kan gi mulighet for individualisert behandling for de sykdommene jeg har og som skal behandles. Behandlingen foregår i tråd med den gjeldende, oppdaterte behandlingslinjen der all datafangst er strukturert, prosajournalen er redusert til noen få avsnitt, mens alle nødvendige fysiologiske parametere overvåkes via sensorteknologi som mater data rett inn i dokumentasjonssystemet. Min vei gjennom sykehuset registreres gjennom brikken jeg fikk rundt håndleddet da jeg ankom og Side 15 / 54

16 informasjonen som samles muliggjør intern kvalitetsmåling. Etter oppholdet er det planlagt at en sykepleier kommer hjem til meg for å se at tilstanden utvikler seg som den skal, og samtidig gi mulighet for en samtale om min situasjon og det jeg har vært gjennom. Etter sykehusoppholdet besøker jeg fastlegen som vet hvilke medisiner jeg tar og hva slags behandling jeg trenger i hjemkommunen gjennom å ha lest min pasientjournal. Det er jeg som har gitt fastlegen denne muligheten ved å definere hennes tilgang til sykehusets journalsystem. Dersom jeg har behov for oppfølging hos en fysioterapeut har hun tilgang til deler av min pasientjournal som beskriver behovet for behandlingen og annen relevant informasjon. Fysioterapeuten har kunnet planlegge mitt behandlingstilbud før jeg ankommer, fordi han/hun etter avtale mellom meg og sykehuset fikk oppdatert informasjon om min tilstand og mine behov. Scenario 2: Legevaktbesøk som fører til opphold ved sykehus Jeg føler meg syk og har bestilt en ledig øyeblikkelig-hjelp time hos fastlegen via helsenorge.no. Jeg har angitt grunnen til besøket og svart på noen korte spørsmål som vil kunne gi legen bedre oversikt over min situasjon. Jeg kan registrere meg på en dataskjerm når jeg ankommer, eller henvende meg i skranken dersom jeg heller ønsker det. Legen har i forkant angitt at det skal tas blodprøver av meg. Disse ble tatt umiddelbart etter at jeg ankom, og de viktigste svarene foreligger når jeg kommer inn til legen. Svaret viser noen høye verdier som antyder en infeksjon og legen sender en e-resept på antibiotika. På veien hjem kjører jeg an annen vei enn planlagt på grunn av rushtrafikken. Jeg må derfor gå til et annet apotek enn jeg pleier å bruke, men resepten hentes like raskt opp herfra så snart jeg har vist mitt helse-id-kort. Besøket på apoteket tar noen få minutter hvor den største delen av tiden er brukt av farmasøyten til å gi viktige råd om medikamentet og behandlingen. På tross av behandlingen blir tilstanden verre etter noen dager, og jeg må oppsøke legevakt på kvelden. Legevakten har, etter tillatelse fra meg, tilgang til min pasientjournal og vet derfor prøveresultater og hvilke medisiner jeg fikk hos fastlegen. Legevakten skjønner at det er behov for intravenøs behandling med antibiotika og henviser meg til sykehuset. Ved ankomst på sykehuset har de lest gjennom min henvisning fra legevakten og tilhørende informasjon i journalen fra fastlegen. Jeg mottar registreringsbrikken og får tildelt en personlig sykepleier. Gjennom behandlingen er det behov for ulike laboratorieprøver i tillegg til røntgen. Legen som behandler meg ser resultatene og bildene umiddelbart når det er klart. Legen har også tilgang til informasjon om hvilken behandling som er mest egnet for min situasjon. Hun kan lese resultatene som sykehuset har hatt med tidligere pasienter med samme sykdom og får råd umiddelbart basert på data i min journal. Hun ordinerer medikamentene elektronisk og de leveres som en dose til min avdeling direkte fra sykehusapoteket. Sykepleieren ser at jeg har fått riktig medisin mot informasjon på pakken og mitt armbånd. Kontrolleringen gjøres elektronisk og registreres automatisk i journalen. Det registreres når behandlingen igangsettes og når den er ferdig. Legen ordinerer en diett som passer til min behandling og som tar hensyn til eventuelle allergier som er anført i min journal. Dette skjer automatisk ved den elektroniske bestillingen til kjøkkenet. Kjøkkenet har tilgang til informasjonen på sin dataskjerm og sender rett type mat til min seng. Ved utskrivelsen kontrolleres min tilstand for å sikre at den kan måles mot slik den var ved ankomsten og ser etter eventuelle feil og skader som har oppstått under oppholdet, forhold som ikke nødvendigvis var en normal del av mitt sykdomsforløp. Hos meg registrerer man en infeksjon i et av områdene der jeg fikk antibiotika infusjon. Jeg får en forklaring og informasjon om det som har hendt, og hvordan jeg vil bli fulgt opp. Faste rapporteringer fra meg til sykehuset etter oppholdet foregår med korte standardiserte meldinger via mobiltelefonen. Jeg blir spurt om å svare på et enkelt spørreskjema via mobiltelefonen om min opplevelse av oppholdet på godt og vondt. Resultatene måles kontinuerlig fra alle pasienter og brukes til forbedring av sykehusets tjenester. Side 16 / 54

17 Etter utskrivelse fra sykehuset har fastlegen tilgang til min oppdaterte pasientjournal og jeg mottar en elektronisk melding med forslag til ny time for oppfølging om 5 dager, som foreslått av sykehuset. Fastlegen friskmelder meg og oppdaterer min journal. All dokumentasjon fra jeg ble syk via fastlege og sykehus tilbake til fastlegen foregår i det samme datasystemet, og jeg har mulighet til selv å lese dette til enhver tid hjemmefra på min telefon eller mitt lesebrett. Scenario 3: Øyeblikkelig hjelp Jeg er en av mange i en stor ulykke. Flere titalls mennesker er skadet og mange ringer nødnummeret for assistanse. Alle får svar med melding om status for ankomst av ambulanse, politi og redningspersonell. Helsepersonell som ankommer har tilgang til min pasientjournal i ambulansen ved å kontrollere mitt helse-id-kort som de finner i min lommebok. Registrering av data og tilstand under transporten blir oppdatert kontinuerlig i min journal som er tilgjengelig i ambulansen under transporten. Personalet i ambulansen og de som venter i akuttmottaket har løpende tilgang til all informasjon de har behov for. Mens jeg behandles for skadene har mine pårørende blitt informert. Fra mitt helsekort har helsepersonellet kunnet se hvem som er angitt som pårørende. Jeg har benyttet muligheten til å angi hvem av mine pårørende som skal ha tilgang til informasjon om meg. I rekonvalesentperioden blir det bestemt hva slags behandling jeg vil trenge i hjemkommunen. Fastlegen og et sykehjem har etter avtale med meg tilgang til informasjon i min pasientjournal. Hjemkommunen står klar med videre behandlingstiltak, og hjelpemidler er på plass når jeg kommer hjem. I tillegg har NAV fått informasjon om mine krav til sykepenger og annen støtte som tilkommer meg. All administrativ og medisinsk informasjon gjennom mitt pasientforløp er registrert og umiddelbart gjort tilgjengelig for alle som skal ha informasjonen. For eksempel blir denne informasjonen brukt til å se trender i behandlingsmetoder, samle data og rapportere til registre som viser forbruk av ressurser, kostnader ved behandlingen, behandlingsresultat og varighet og en rekke andre parametere. Statistikken brukes til å styre driften av sykehuset og i det nasjonale arbeidet med å forbedre helsetjenesten. Informasjon til kvalitetsregistrene kommer tilbake til sykehuset og behandlerne som beslutningsstøtte, og til hjelp for fremtidige pasienter. Informasjon om ulykken jeg var utsatt for brukes for å utbedre risikofaktorer i samfunnet som kan forhindre at slike ulykker skjer igjen. All koding av informasjon fra opphold i sykehus er nå kodet av spesialutdannet personell. Tester viser at det er nær 100 % korrekt kodingsresultat. Dette har medført at norsk helsestatistikk nå anvendes aktivt i forbindelse med ledelse, organisering og i pasientbehandlingen. Den kan nå også brukes til å sammenligne hvordan resultater fra helsetjenestens virksomhet er i forhold til tilsvarende målinger i andre land som vi sammenligner oss med regelmessig for å sikre at vi forbedrer oss kontinuerlig og i samme takt som de beste. Statistikken viser at vi ligger på nivå med de beste i verden, både i forhold til pasientsikkerhet, kvalitet og effektivitet i behandlingen, og i forhold til nytteverdi av investeringene gjort i helsevesenet. Scenario 4: Forebyggende helsearbeid Gjennom helsenorge.no har jeg lest mye om de forskjellige sykdommene som forekommer på grunn av dårlig diett, lite aktivitet, røyking og bruk av alkohol. Dette har gitt meg kunnskap om hva som skal til for å ta bedre vare på meg selv. Informasjon angående helsetilstanden i Norge når det gjelder livsstilssykdommer er samlet inn fra sykehus, fastleger og fra kommunene, og følges opp av Helsedirektoratet og Statistisk sentralbyrå. Denne informasjonen viser sammenheng mellom en rekke samfunnsforhold og pasientbehov ut fra geografiske og sosiale forhold. Disse kan brukes til utvikling av et bedre og tryggere samfunn. Sammenligning av kostnader i ulike land understøtter Helsedirektoratets løpende arbeid med å Side 17 / 54

18 bedre helsetilstanden i befolkningen samtidig som det viser om nasjonale satsinger og pengeforbruk når tilsiktet og ønsket effekt for befolkningen. Tilgang til denne informasjonen har medført at finansieringsordningen kan belønne kvalitet i behandlingen og forebyggelse av sykdom. Betaling for å behandle komplikasjoner til gjennomført behandling eller feil som er gjort, er fjernet. Økt kvalitet i pasientbehandlingen har økt effektiviteten i sykehusene og gjør at det er mindre behov for personell og senger. Ventelister finnes ikke lengre og alle får nødvendig behandling når de trenger det, og om mulig når det passer for dem selv. Dersom jeg ønsker det kan sykehuset gi meg detaljert informasjon om arvelige disposisjoner for sykdom som er knyttet til min samlede genetiske informasjon. For dem som ønsker det kan denne informasjonen også brukes til å tilpasse mine behandlingsopplegg til det som arveegenskapene har vist som mest hensiktsmessig. I en del tilfeller brukes også disse opplysningene aktivt til rådgivning om livsstil og forebyggelse av fremtidig sykdom. Som pasient vil jeg oppleve at både fastlege, kommunehelsetjeneste og sykehus arbeider i fellesskap og sammen med meg for å gi meg et bedre, sunnere og sikrere liv. 4 Strategisk utviklingsretning for IKT-systemene 4.1 Strategiske veivalg Det er et betydelig gap mellom målsettingene for bruk av IKT og nåsituasjonen i Helse Sør-Øst. Den grunnleggende utfordringen er å klare å dele informasjon og å tilby funksjonalitet til de som trenger det, der de trenger det og når de trenger det. Den ultimate løsningen ville være å ha IKT-systemer som ikke bare er regionale, men nasjonale løsninger, fordi behovet for informasjonsdeling er like relevant i et nasjonalt som regionalt perspektiv. Helse Sør-Øst er aktiv bidragsyter i nasjonale satsinger og deltar i samarbeid med Helsedirektoratet og Nasjonal IKT om utvikling av det nasjonale målbildet. Helse Sør-Øst har gitt sine innspill til stortingsmelding om ehelse og imøteser etablering av nasjonale løsninger, som for eksempel nasjonale pasientadministrative systemer og elektronisk pasientjournal. Fordi utviklingen av nasjonale IKT-systemer tar for lang tid i forhold til behovene i Helse Sør-Øst, må Helse Sør-Øst selv sikre at pasientsikkerheten ivaretas, og utvikle bedre IKT-støtte til samhandling i og mellom helseforetakene i regionen. Dette betyr konkret å innføre felles regionale IKT-systemer slik at informasjon og funksjonalitet enkelt kan deles både i og mellom helseforetakene, samt å sikre at den underliggende IKTinfrastrukturen har tilstrekkelig ytelse og stabilitet. Helse Sør-Øst har pekt ut fem områder som skal prioriteres for etablering av felles IKT-systemer: 1) Klinisk dokumentasjon 2) Laboratoriedatasystemer 3) Radiologiløsninger 4) Digital samhandling 5) Virksomhetsstyring og økonomi Disser områdene er valgt ut i hovedsak fordi de er områder med grunnleggende problemer i dagens situasjon ved flere foretak, og fordi de er store områder hvor det vil ha en stor nytteeffekt for kjernevirksomheten å ha felles IKT-systemer. Side 18 / 54

19 Fordi det er et betydelig gap mellom målsettingene for bruk av IKT og nåsituasjonen i Helse Sør-Øst, velger Helse Sør-Øst en en strategi som fokuserer på å redusere den operasjonelle risikoen og å legge grunnlaget for ytterligere tiltak som på sikt kan bidra til å realisere større virksomhetsmessige nytteeffekter. Derfor er det ikke utarbeidet en mer konkret nytte/kost analyse tilknyttet strategi og handlingsplan I forbindelse med innføring av nye løsninger i helseforetakene, skal det etableres nytte/kost analyser som definerer konkrete effektmål som skal realiseres i det enkelte helseforetak. Disse nytteeffektene skal gå utover å redusere operasjonell risiko, og fokusere på effektivitet, kvalitet og flere fagspesifikke parametre knyttet til kjernevirksomheten. Det finnes flere måter å etablere felles IKT-systemer for de nevnte områdene. På den ene siden av mulighetsrommet kan det funksjonelle behovet dekkes med to hovedsystemer, såkalte «suiter». For eksempel et system som dekker de kliniske områdene, og et som dekker virksomhetsstyring og økonomi. Som eksempler på kliniske «suite» systemer some r mye benyttet internasjonalt nevnes Epic, Soarian og Cerner. Som eksempler på suiter for virksomhetsstyring og økonomi nevnes Oracle og SAP. På den andre siden av mulighetsommet kan det funksjonelle behovet dekkes med egne systemer på hvert av områdene, en såkalt «best-of-breed» strategi. Her er fortsatt Oracle og SAP eksempler på systemer for virksomhetsstyring og økonomi, mens det blir flere alternative produkter på de de kliniske områdene. Dips, som benyttes i de fleste av regionenes helseforetak, er eksempel på en «best-of-breed» systemløsning for PAS/EPJ innenfor området klinisk dokumentasjon. Helse Sør-Øst skal følge en «best-of-breed» strategi. Dette begrunnes i hovedsak med at steget over til bruk av såkalte «suitesystemer», anses å være et for stort steg for regionen å ta ut fra dagens modenhetsnivå i bruk av IKT, og derfor innebærer for høy risiko i forhold til å lykkes. Som tilleggsargument kan også nevnes at Dips allerede benyttes som PAS/EPJ system i de fleste av foretakene, og ved å velge å Dips som standard regionalt PAS/EPJ system, kan denne standardiseringen gjennomføres og nytteeffekter realiseres innenfor en hensiktsmessig tidsperiode og med akseptabel risiko. Mer detaljer om begrunnelsene finnes fra prosjektet «Klinisk dokumentasjon». Målet for de regionale standard systemene, er at det finnes kun én regional database og én instans av det enkelte system. Den nåværende lovgivningen tillater imidlertid ikke dette. Derfor skal Helse Sør-Øst til å begynne med etablere en database for hvert helseforetak med identisk oppsett på tvers av regionen. Videre skal Helse Sør-Øst bidra til utvikling av lover og regler og på sikt slå sammen systemene til å anvende kun en felles regional database for hvert system. Ettersom det på sikt eventuelt foreligger nasjonale IKT-systemer, har Helse Sør-Øst til intensjon å gå over fra de regionale til de nasjonale standardene. Denne utviklingsstrategien kan illustreres som i den følgende figuren. Side 19 / 54

20 Figur 2. Den regionale utviklingsprosessen sett i sammenheng med antatt nasjonal utviklingsprosess For å sikre at denne strategien følges skal Helse Sør-Øst RHF ta et sterkt grep om den regionale styringen av IKT-investeringene og porteføljen. Dette er nærmere beskrevet i kapitlet om gjennomføringsstrategi. Informasjonssikkerhetsområder krever sterk fokus fremover. Det blir viktig å finne en god balanse mellom å ivareta pasientsikkerheten og å sikre personvernet. Det regionale arbeidet med informasjonssikkerhet skal derfor sikre iverksettelse og god styring på informasjonssikkerhetsområdet, og sikre koordinering innenfor regionen, mot andre regioner og på nasjonalt nivå. Basert på det beskrevne rasjonalet oppsummeres her de strategiske veivalgene for IKT-systemene. Helse Sør-Øst skal; Prioritere å sikre ivaretakelse av pasientsikkerhet og å bedre IKT-støtten til samhandling i og mellom helseforetakene i regionen, gjennom å standardisere på regionale IKT-systemer. Velge best-of-breed -systemer fremfor såkalte suite -systemer. Ta en sterk regional styring av IKT-investeringene og porteføljen for å sikre realisering av målsettingen om regionale standarder. Sikre realisering av nytteeffekter i kjernevirksomheten til helseforetakene når de innfører regionale standard systemer. Bidra til utvikling av lover og regler og på sikt slå sammen de regionale systemene til å anvende kun en felles regional database for hvert system. Bidra aktivt til utvikling av nasjonale standard systemer og ha som intensjon å gå over fra de regionale standardene til nasjonale standardene når disse foreligger. Følgende områder skal prioriteres for etablering av regionale standarder: Klinisk dokumentasjon, med hovedvekt på PAS/EPJ Laboratoriedatasystemer Radiologiløsninger Digital samhandling Virksomhetsstyring og økonomi Side 20 / 54

21 IKT-infrastruktur Disse områdene beskrives nærmere i neste kapittel om satsingsområder. 4.2 Satsingsområder Innledning til satsingsområder For å forenkle kommunikasjonen om satsingsområdene, er det valgt å illustrere disse i en figur som følger. Figur 3. Strategiske satsingsområder De vertikale rektanglene angir applikasjonsrelaterte satsingsområder og deles opp basert på funksjonalitet. Løsninger for klinisk dokumentasjon, laboratoriedatasystemer og radiologi er gruppert sammen da disse må utvikles med muligheter for tilgang til informasjon og informasjonsutveksling mellom de systemene. IKT-infrastrukturmodernisering går på tvers av de ulike funksjonelle områdene. I det følgende gis en beskrivelse av hvert satsingsområde Klinisk dokumentasjon Klinisk dokumentasjon omfatter informasjon i systemer for pasientadministrative systemer og elektronisk pasientjournal (PAS/EPJ), kurvefunksjonalitet, barne- og ungdomspsykiatri (BUP), eresept, meldingsløftet, regional fødejournal, medikasjonstjeneste, pre-hospital dokumentasjon og systemstøtte for akuttmottak samt datafangst fra medisinsk teknisk utstyr (MTU) som bør være integrert med dokumentasjonssystemene. Klinisk dokumentasjon er et kritisk satsingsområde for kjernevirksomheten og det mest sentrale elementet i helsetjenesten (sett fra et IT-perspektiv). Det er utgangspunktet for IT-støtten i helsetjenesten samt for statistikk og brukertjenester. Tiltak her skal understøtte standardisering av kliniske prosesser og kunne tilby helhetlige pasientforløp. Felles løsninger for klinisk dokumentasjon er et nødvendig grunnlag for samhandling mellom ulike helseforetak, ulike regioner innen spesialisthelsetjenesten, kommunehelsetjeneste, primærhelsetjeneste og for kommunikasjon og samarbeid med pasienter/pårørende. Hovedaktivitetene vil i nærmeste fremtid være knyttet til konsolidering og standardisering av dagens løsninger, og innføring av en kurveløsning for hele regionen. Side 21 / 54

22 PAS/EPJ Hovedaktiviteten for når det gjelder PAS/EPJ er regional standardisering på dagens funksjonalitet som vil gi klinikerne en enklere hverdag. Helse Sør-Øst har valgt å videreutvikle arbeidet i sykehusene med DIPS som elektronisk PAS/EPJ system. Det utvikles nå et standardisert oppsett for systemet i hele regionen inkludert løsningene som vil bli installert i Sykehuset i Telemark HF og i Oslo Universitetssykehus HF. Et ensartet oppsett av et felles PAS/EPJ system har flere fordeler: Gi et sikrere og bedre grunnlag for utveksling av pasientinformasjon mellom sykehusene. En slik utvikling ville ha vært vanskelig om Oslo Universitetssykehus HF hadde vært på en annen klinisk plattform enn de andre sykehusene. Oslo Universitetssykehus HF har nære samarbeidsrelasjoner til samtlige sykehus i regionen fordi de behandler ca. 15 % av pasientgrunnlaget i alle sykehusområder som følge av sin rolle som regionsykehus En samlet klinisk plattform vil gi kliniske gevinster ved at arbeidsrutiner og dokumentasjon kan standardiseres for hele regionen. Dette vil gi effektivitetsgevinster og gjøre det enklere for personell å flytte mellom sykehus i regionen En felles klinisk plattform vil gi en enklere arbeidssituasjon for Sykehuspartner som derved vil få redusert antall versjoner og applikasjoner å vedlikeholde. Opplæring og støtte til brukere vil rasjonaliseres og forbedres. Videre må manglene som finnes i dagens systemportefølje i forhold til understøttelse av arbeidsprosessene i klinikken og behovet for beslutningsstøtte løses. Ved en systematisk videreutvikling av standardiserte arbeidsmetoder understøttet elektronisk vil vi i denne fasen kunne se en reell endring i klinisk praksis som vil kunne gi resultater i forhold til økt pasientsikkerhet, bedre kvalitet i pasientbehandlingen og økt effektivitet. DIPS kommer årlig med nye versjoner og vil fremover lansere funksjonalitet som blant annet understøtter kravene om prosesstøtte og en mer strukturert journal. Helse Sør-Øst vil, så langt anskaffelsesforskriften tillater, samarbeide med DIPS om utvikling av ny og fremtidsrettet funksjonalitet slik at vår PAS/EPJ i størst mulig grad understøtter brukernes behov og forventning. Medisinsk kurve og medikasjon Begrepet kurve omhandler en samling av dokumenter som støtter planlegging, observasjon, målinger og regnskap for enkeltpasienter. Dette utgjør den største delen av gjenværende papirbaserte dokumentasjonsprosesser. Dokumentene kjennetegnes av en horisontal tidsakse som kan variere fra minutter til uker, og en vertikal opplisting av fysiologiske parameter, legemidler, målinger av inntak og tap, prøvesvar osv. Noen av disse parameterne fremstilles grafisk; derav begrepet kurve. Noen PAS/EPJ løsninger dekker behovet for kurve, men den valgte løsningen i Helse Sør-Øst dekker ikke behovet for en kurveløsning i regionens sykehus. Derfor vil Helse Sør-Øst planlegge innføring av en gjennomgående kurve- og medikasjonsløsning for hele regionen, slik at disse to IKT-systemene komplementerer hverandres funksjonalitet. De viktigste områdene der denne kurveløsningen vil forbedre arbeidsflaten for klinikere og derved også kvaliteten i pasientbehandlingen er: Tilby en tidslinje - En tidslinje er grunnfunksjonen i en medisinsk kurveløsning og ordner hendelser, observasjoner og overvåking inn i en kronologisk rekkefølge. Dette gir en bedre kvalitet og effektivitet i oppfølging av enkeltpasienten. Digitalisere en medikasjonsløsning Tilby prosesstøtte for arbeidsprosessene i det kliniske arbeidet Side 22 / 54

23 Tilby strukturert søkbar informasjon Tilby beslutningsstøtte for det kliniske arbeidet En kurveløsning gir støtte på alle de nevnte områdene og vil derfor fremstå som et effektivt hjelpemiddel for klinisk virksomhet i det daglige arbeidet. Etter implementering har en gjennomgående kurveløsning for hele pasientoppholdet gitt bedre visning av informasjon, beslutningsstøtte og tilgang til et helhetlig system for medikasjon der alle ledd er dokumentert og langt på vei automatisert. I tillegg vil løsningen avvikle de siste papirbaserte kliniske dokumentasjonsprosessene ved alle helseforetakene i regionen. Sammen vil de to kliniske systemene dekke behovet for utvikling av virksomheten de neste 5-6 årene. Målsettingen for helseforetakene er derfor en helhetlig klinisk dokumentasjon som gir grunnlag for prosess- og beslutningsstøtte Laboratoriedatasystemer Med laboratoriedatasystemer menes systemstøtte for generell laboratoriemedisin, mikrobiologi, patologi, blodbank, transfusjon og all annen spesiell laboratorievirksomhet som helsepersonell må ha tilgang til i pasientbehandlingen. Satsingen her er i første rekke å løse ett problem i laboratorievirksomheten i Sykehuset Østfold HF. De andre foretakene vil kunne oppleve forenkling når nytt system er klart for installasjon. Det er i samarbeid med foretakene laget en implementeringsplan og det er startet en anskaffelsesprosess for et regionalt laboratoriedatasystem innenfor noen laboratoriefag. Målsettingen er å ha innført og tatt i bruk et felles regionalt laboratoriedatasystem i alle helseforetakene. Gjennom innføringen av felles laboratoriedatasystem etableres det standardiserte oppsett i systemene og en standardisering av arbeidsprosessene i Helse Sør-Øst. Elektroniske laboratoriesvar skal kunne sendes mellom de ulike helseforetakene som trenger innsyn i svarene og kommunikasjonen skal kunne skje uten papir Radiologiløsning Rammeavtalen for radiologiløsninger (RIS/PACS) er utløpt og en ny anskaffelse for å avlaste driftsproblemer er igangsatt. Anskaffelsen av et nytt røntgensystem er basert på behov i Sykehuset Innlandet HF og Akershus Universitetssykehus HF, samt behov for felles radiologiløsning ved Oslo Universitetssykehus HF. For de andre foretakene gir innføringen et mindre gevinstpotensial, men det vil være en standardiseringseffekt som særlig vil komme Sykehuspartner til nytte. Det er en forutsetning at systemet på lengre sikt skal kunne understøtte nødvendige strukturelle endringer innenfor radiologiområdet ved å legge til rette for moderne løsninger med sentraliserte granskningssentra og fjerngranskning. Det er fokus på å standardisere både applikasjoner og arbeidsprosesser, slik at dette bedre kan knyttes opp i en helhet hvor informasjonen flyter mer elektronisk mellom alle involverte parter. Målsettingen er å ha en felles, sentralisert plassert RIS/PACS applikasjon, som understøtter kravene til produksjonsvolum og informasjonsutveksling. Implementering av felles radiologiløsninger vil kunne øke effektiviteten ved helsetjenesten og sikre trygg kommunikasjon av informasjon. Det kan også øke potensialet for samhandling. Side 23 / 54

24 4.2.5 Digital samhandling regionalt og nasjonalt Samhandling er et satsingsområde for både Helse Sør-Øst og nasjonalt 14. I Norge har tre forskjellige nivåer ofte ansvar for behandling av pasienter for en og samme lidelse, (kommunehelsetjeneste, fastleger og spesialisthelsetjeneste) men dette behandlingstilbudet er ukoordinert. Det må etableres løsninger som kan snakke fritt med hverandre uten forsinkelser og uten unødig hinder. Sikkerhet må bygges på en totalvurdering som balanserer mellom hensynet til pasientsikkerhet og hensyn til personvern. Regionen skal i strategiperioden arbeide med: Løsninger for å kommunisere med andre etater, som NAV og Helfo Tilrettelegge for å gi pasienter og pårørende innsyn i egen journal og kliniske resultater Sørge for at informasjon fra regionens systemer blir tilgjengelig i nasjonal Kjernejournal og helsenorge.no Sikre journalsystemer med standardiserte skjemaer og meldinger som kan sendes mellom de ulike aktørene på tvers av behandlingsnivå. Strukturering av journalinformasjonen vil være et viktig grep som igjen forutsetter en nasjonal satsing på standardiserte terminologier, som for eksempel SNOMED CT Det skal utredes muligheter for å innføre sektorovergripende systemløsninger som understøtter samhandling på tvers av behandlingsnivåene. Innføring av IKT-løsninger som understøtter samhandling skal føre til at pasientforløpet betjenes mer effektiv med høyere kvalitetsmessig overføring av informasjon. I tillegg til nasjonale føringer som stiller krav om økt samhandling, vil IKT-løsninger møte samfunnets forventninger til at helsetjenesten kan dele informasjon og tilby selvbetjeningsløsninger for pasienter og pårørende. I Helse Sør-Øst er det lagt vekt på å utvikle behandlingslinjer basert på beste praksis for å kunne tilby et mer helhetlig pasientforløp, og det pågår utviklingsprosjekter av behandlingslinjer i hvert helseforetak i regionen. Det er nødvendig at IKT-systemene understøtter dette arbeidet for å bidra til god samhandling, skape forutsigbarhet og effektiv ressursutnyttelse. Arbeidsprosesser må standardiseres regionalt. I tillegg pågår det en rekke prosjekter i helseforetakene der samhandling er tema og mål. Disse må sluttføres og produksjonssettes i den videre prosessen Virksomhetsstyring og økonomi For å styre sykehus er tilgang til oppdatert, riktig, korrekt, integrert og sammenlignbar informasjon om kvalitet og kvantitet på pasientbehandlingen nødvendig. Det må også finnes korrekt informasjon om kostnader knyttet til pasientbehandlingen. Dersom sykehusene skal kunne forbedre kvaliteten er det viktig å ha mulighet for sammenligning for å sikre at kvaliteten måles mot tilsvarende sykehus. Dette vil bedre pasientsikkerheten og økonomistyringen. Økonomistyring Økonomistyring i helsetjenesten har i for liten grad basert seg på kjernevirksomheten, pasientbehandlingen. Riktig rapportering av kvalitet, avvik, faktisk produksjon og medgåtte ressurser skal i fremtiden føre til god økonomistyring. Dette krever en vesentlig endring av organisasjonens 14 I følge samhandlingsreformen (St. meld nr. 47, 2009) er samhandling helsetjenestens største utfordringsområde per i dag. Side 24 / 54

25 tenkning, endring i arbeidsprosesser og systemene som trengs for å skape gode og realistiske styringsmål. Under strategiperioden vil det være to hovedtiltak under økonomistyring: i) innføre og ta i bruk en regional økonomi og logistikk løsning og ii) anskaffe og innføre KAPP-systemer (systemer som måler kostnad og aktivitet per pasient) i alle foretak i Helse Sør-Øst. Gjennom innføring av en økonomi og logistikk løsning i Helse Sør-Øst vil regionen få en optimal integrasjon mellom områdene innkjøp, logistikk og økonomi og det skal gjennomføres tilpasninger av arbeidsprosessene. Det skal kun være en løsning som anvendes av alle helseforetakene. Dette sikrer en enklere administrativ hverdag med effektive prosesser samt redusert administrasjonsarbeid. Videre skal regional datavarehus- og rapporteringsløsning være videreutviklet og tatt i bruk i alle helseforetakene. Det er også ønskelig at løsningen legger til rette for bemanningsplanlegging og uthenting av data fra PAS/EPJ løsninger. Innføring av KAPP-systemer er nødvendig for å forstå hva pasientbehandlingen i et sykehus koster. Samtidig gir det informasjon om avvik som bidrar til å øke kostnadene, og om kvalitetsmangler. Slike systemer må være en selvsagt del av systempakken i et sykehus. Informasjonen vil være førende for styring av foretaksgruppen. Det vil også gi viktig informasjon som kan brukes til å sammenligne kostnader ved forskjellige foretak og på den måten både øke kunnskapen om å drive sykehus og gi en forbedring av resultatene. Uten et KAPP-system er det umulig å styre og analysere kvalitet eller kostnad i pasientbehandlingen. Kodingskvalitet I mange land er koding en oppgave for spesialisert personell. Dette ser ut til å være en forutsetning for å oppnå 100 % riktig kunnskap om behandlingsaktiviteter i sykehusene. IKT-systemene må derfor inneholde beslutningsstøtte for kodingsoppgaven for å sikre bedre kvalitet på kodingen. Det viktigste tiltaket under dette satsingsområdet er utarbeidelse av beslutningsstøtte i dagens PAS/EPJ-systemer for koding. En slik modul finnes ikke i dag, men det arbeides med planer for å få dette utviklet som en generell programvare som kan benyttes av de systemene der koding foregår, uavhengig av leverandør. Virksomhetsstyring, økonomi, kvalitet og pasientsikkerhet I helseforetakene vil kunnskap om kvalitet og resultater av behandling være en viktig forutsetning for å utvikle og forbedre tjenestene. For å skaffe slik kunnskap må en jevn måling av kvalitet og resultater ligge til grunn for driften av foretakene. Dette fordrer IKT-systemer som kan levere data fortløpende, og at slik informasjon etterspørres av ledelsen i Helse Sør-Øst. Den viktigste forutsetningen for å kunne levere slik informasjon er at pasienten blir det databærende element og at dette innarbeides i PAS/EPJ-systemet og i kurveløsningen. Det vil gjøre det mulig å sammenstille resultater for pasientgrupper basert på egenskaper hos pasienten (eks. diagnose, kode, strukturert info om pasientens egenskaper og målinger gjort i utstyr integrert mot PAS/EPJ/Kurve), og gjennomføre sammenligning mellom foretakene og opp mot de beste internasjonale resultatene kontinuerlig. Kvalitetsregistrene må integreres mot PAS/EPJ/Kurve slik at informasjonen som finnes i disse registrene kommer tilbake til klinisk personell som beslutningsstøtte i den kliniske prosessen. Dette betinger standardløsninger der registrene kommer som søkbar informasjon og raskt kan brukes i beslutningssituasjoner i det kliniske arbeidet. På samme måte som for kvalitet burde også reduksjon av feil og dermed økt pasientsikkerhet føre til bedre økonomi for sykehusene. Den viktigste grunnen til å bedre pasientsikkerheten i sykehus må Side 25 / 54

26 være å redusere lidelse, invaliditet og død. Dersom dette skal få gjennomslag må IKT-systemene gjøre en kontinuerlig overvåking mulig, samtidig som rapporter på dette må etterspørres. Det bør være slik at finansiering også understøtter en reduksjon av pasientskader. Hovedtiltak for å understøtte pasientsikkerheten er å utarbeide og implementere moduler for registrering av pasientskader i sykehus knyttet til alle viktige skader i PAS/EPJ/Kurve. Dette må komme i tillegg til nasjonal infeksjonsregistrering. Krav til en slik modul må være forankret i klinisk miljø for å sikre at alle skader under oppholdet er registrert. Det er ønske om registrering og rapportering på all aktivitet i sykehuset og med rapportering av skader utover det som rapporteres i de såkalte 3.3 meldingene Modernisering av IKT-infrastruktur Målsettingen for Helse Sør-Øst er at en felles IKT-plattform skal være modernisert og underlagt et regime for periodisk oppdatering og videreutvikling og i tråd med beste praksis som anvendes av andre virksomheter i samme størrelsesorden som Helse Sør-Øst. Systemtekniske sikkerhetsløsninger, informasjonssikkerhet og sikkerhet knyttet til datarom, kommunikasjon, identifisering og autentisering av brukere m.m., ses her som en del av IKT-infrastrukturen. Å skape en felles IKT-infrastruktur er nødvendig for å sikre effektiv og sikker informasjonsutveksling mellom de ulike applikasjonene og med andre aktører i helsetjenesten. Det vil også medføre enklere og sikrere integrasjon mellom MTU og IKT-systemene. Målet er en felles modernisert IKT-infrastruktur som gjør det mulig å konsumere felles IKT-systemer på tvers av foretaksgruppen og sikre stabil drift. En reduksjon i antall datarom og antallet IKTsystemer totalt sett gir Sykehuspartner en enklere driftssituasjon som igjen kan medføre større driftssikkerhet og bedre kontroll. En slik forenkling bør også resultere i redusert enhetspris for foretakene. Det pågår et plattformprogram som arbeider med å standardisere PC-plattformen. Dette skal føres videre og utvides til å inkludere øvrige områder av IKT-infrastrukturen. 4.3 IKT-målbilde De strategiske satsingsomredene skal resultere i et IKT-målbilde som illustrert i den følgende figuren: Side 26 / 54

27 Figur 4. IKT-målbilde Øverst i figuren vises helsepersonell og ledelse som skal tilgang til informasjon og funksjonalitet fra en rekke underliggende applikasjonsområder via ulike teknologiske verktøy (PC, tablet, smartphone, smartboard, etc.). Helsepersonell kan også bruke den enkelte applikasjon direkte. I bunnen for dette ligger fortsatt IKT-systemene fra 2012 der det er gjennomført en betydelig standardisering med felles versjon for alle foretak i de største systemene. Det er innført kurveløsning med elektronisk medikasjon i anestesi-/ intensivområdet i alle foretak og i noen er det innført en gjennomgående kurveløsning for hele pasientforløpet. En rollebasert arbeidsflate gir nødvendig tilgjengelighet til informasjon og funksjonalitet ut fra det enkelte individs rettigheter og behov. De underliggende applikasjonsområdene kan deles opp i ytterligere kategorier basert på funksjonalitet. Det vises her kun et begrenset utvalg eksempler av funksjonelle områder det må være applikasjonsstøtte for. Hvert funksjonelt område kan realiseres av en egen applikasjon, eller som del av en applikasjonspakke som støtter flere områder. Samtidig illustreres informasjon generert av medisinsk teknisk utstyr (MTU), som videre benyttes i de øvrige applikasjonene. Hvert enkelt apparat/maskin/utstyr i den grad de tilfører digital informasjon til andre dokumentasjonssystemer er en selvstendig applikasjon. Dette betyr at de må leveres med en grenseflate som er åpen og kan integreres mot andre dokumentasjonssystemer, dersom dette er mest hensiktsmessig. På høyre side vises løsninger for elektronisk kommunikasjon med andre aktører, inklusive selvbetjeningsløsninger for pasienter og pårørende. Nederst i figuren illustreres at en felles IKTinfrastruktur ligger som fundament for IKT-systemene. Grunnmuren er pasienter, pårørende og borgerne som helsetilbudet tilpasses for. Øverst i hjørnet illustreres visjonen for Det robuste fundamentet må være på plass før visjonen 2020 kan realiseres og skape en ny teknologisk helsevirksomhet. Side 27 / 54

28 5 Gjennomføringsstrategi 5.1 Innledning til gjennomføringsstrategi I dette kapittelet defineres den gjennomføringsstrategien som Helse Sør-Øst skal legge til grunn for å sikre at de tiltakene som skal iverksettes i sum leverer i henhold til strategien og at nytteeffekter blir realisert i helseforetakene. Strategien baserer seg på følgende hovedmomenter: Tydelighet i roller og ansvar for porteføljestyring og realisering av nytteeffekter i kjernevirksomheten Programorganisering av satsingsområdene Sterk prioritering og faseinndeling av de regionale standardiseringsprogrammene Tydelige prinsipper for finansiering Sikre kompetanse og kapasitet til gjennomføring Strategisk bruk av leverandører Følge en kontrollert, stegvis gjennomføring basert på regional metodikk, inklusive ekstern kvalitetssikring Standardisering, organisasjonsutvikling og realisering av nytteeffekter i kjernevirksomheten til helseforetakene Etablere regionale kompetansesentre, for å gjøre erfaringer og kunnskap repeterbare Etablere «mottaksprogrammer», for å koordinere innføring av nye IKT-standarder på det enkelte helseforetak og for å sikre realisering av nytteeffekter i kjernevirksomheten til helseforetakene Disse områdene blir nærmere beskrevet i resten av dette kapitlet. 5.2 Roller og ansvar for styring av porteføljen og realisering av nytteeffekter Den generelle styringsstrukturen for IKT går fra styret til administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF, og videre gjennom styrer, som illustrert i den følgende figuren. I figuren er fornyingsstyret for virksomhets- og teknologiutvikling («Fornyingsstyret») og «Programstyrer» markert med rødt, for å fremheve deres rolle i forhold til gjennomføring av programmene. Dette er nærmere beskrevet i det følgende. Side 28 / 54

29 Figur 5. Overordnet styringsstruktur Fornyingsstyret for virksomhets- og teknologiutvikling, «Fornyingsstyret» Hovedformålet med det regionale fornyingsstyret er å; 1. utgjøre det regionale porteføljestyret 2. sikre realisering av målsettingene i regionens IKT-strategi og handlingsplan 3. prioritere rekkefølge og tidsplan til detaljert nivå i henhold til programporteføljen, innenfor de økonomiske rammer som er gitt av styret til Helse Sør-Øst RHF 4. sikre at balansering og prioritering av porteføljen er forankret og understøttet i hele foretaksgruppen 5. sikre rullering av IKT handlingsplan og innspill til økonomisk langtidsplan Den følgende figuren illustrerer strukturen for styring av porteføljen av programmer gjennom «Fornyingssstyret». Figur 6. Overordnet struktur for styring og organisering Side 29 / 54

30 Fornyingsstyret skal: Sikre bruk av regional metodikk og andre virkemidler, slik som arkitektur, informasjonssikkerhet, og metodikk for organisasjonsutvikling og gevinstrealisering Iverksette og følge opp resultat av ekstern kvalitetssikring Følge opp porteføljen, programmer og eventuelt iverksette korrigerende tiltak for å sikre at målsettingene nås Håndtere endringer i porteføljen og evt. endringer i rammebetingelser Gi innspill til rullering av den regionale IKT-strategi og handlingsplan, samt til økonomisk langtisplan Etablere og evt. restrukturere programstyrer for programmer og prosjekter Godkjenne program- og prosjektmandater innenfor de finansielle rammene gitt av Styret til Helse Sør-Øst og besluttet handingsplan Gi innspill til informasjonssikkerhet - strategi og styringssystem Om myndighet knyttet til økonomi, bemerkes spesielt: Det er leder av fornyingsstyret, administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF, eller den som denne har delegert ansvaret til, som har myndighet til å prioritere detaljert bruk av de regionale IKT-midlene, innenfor de rammer som er gitt av Styret til Helse Sør-Øst RHF. Denne retten og rammen besluttes årlig av styret til Helse Sør-Øst RHF som en del av det totale budsjettet til Helse Sør-Øst. Alle nye IKT-investeringer over 100 millioner kroner som ikke er en del av rammen skal fremmes til Styret i Helse Sør-Øst for beslutning om investering. Nye, store IKT-satsinger, også under 100 millioner kroner, skal fremmes til Styret i Helse Sør- Øst for beslutning om investering. Her er et ingen eksakt beløpsgrense, men det må utvises skjønn i vurderingene. Dag-til-dag administrasjon av program- og prosjektporteføljen skal utføres av IKT-ledelsen i Helse Sør-Øst RHF, på vegne av administrerende direktør. Administrasjonen skal være ansvarlig for dag-til-dag beslutninger - justeringer (beløpsgrenser, konsekvenser, grad av grunnleggende spørsmål), reallokering av ressurser, innsatsfaktorer for porteføljearbeid, løpende sammenstilling av rapportering fra programmene, daglig representere Helse Sør-Øst RHF overfor programmene, for løpende å sikre en best mulig framdrift i henhold til de planer, resultater og effekter som er besluttet. Administrasjonen skal sikre konsistent bruk av de regionale virkemidlene, slik som arkitektur, informasjonssikkerhet, og metodikk for organisasjonsutvikling og gevinstrealisering. Administrasjonen skal sikre en enhetlig form og presisjon på planer, estimater og statusrapporter. Programstyrer Hvert program styres av et programstyre som har ansvar for at programmet leverer i henhold til vedtatte mandater. Figuren under illustrerer strukturen for det enkelte program. Side 30 / 54

31 Figur 7. Programspesifikk struktur og organisering Programstyret har ansvar for at programmet leverer i henhold til vedtatte mandater. Programstyrene skal bestå av 5-8 personer med følgende profiler: Administrerende direktør fra utvalgte helseforetak (som er først eller blant de første til å ta i bruk systemet) Representant fra Teknologi og ehelse Representant fra Sykehuspartner Ekstern kvalitetssikrer Tillitsvalgte. Ved behov opprettes det en referansegruppe i de enkelte programmene. Programleder har det daglige ansvaret for å lede programmet med støtte fra et programkontor som har ansvar for at felles rutiner blir fulgt i gjennomføringsprosjektene samt koordinering av pågående aktiviteter i programmet. Videre etableres programspesifikke arkitekturgruppe og programkontor etter behov, i samarbeide med Sykehuspartner. Helseforetakenes ansvar innføring, opplæring og realisering av nytteeffekter i kjernevirksomheten Helseforetakene har ansvar for å planlegging og gjennomføre innføring av de regionale standardene i sin virksomhet. Foretakenes områdeplaner skal samkjøres med den regionale programporteføljens prioriteringer, rekkefølge og tidsplaner. Helseforetakene har ansvar for å etablere planer for, og gjennomføre realisering av nytteeffekter i kjernevirksometen som følger av muligheter som de regionale standardene gir. Helseforetakene har ansvar for den operative gjennomføring av opplæring og kompetanseheving. Foretakene skal prioritere tid hos sin ledelse, og må frigjøre tid for nøkkelpersonell som skal ta ansvar for å identifisere behov og stille krav til de regionale standardene, utvikle behandlingslinjer (arbeidsprosesser) og utvikle og forberede sin organisasjon på å ta i bruk de nye standardene og realisere nytteffektene i etterkant av innføring. 5.3 Programorganisering Gjennomføringen av tiltakene innenfor satsingområdene skal programorganiseres i henhold til den regionale metodikken. Side 31 / 54

32 Programorganisering betyr å samle relaterte prosjekter/tiltak under en felles ledelse, hvor programledelsen har ansvar for de samlede resultatmålene fra hvert prosjekt, mens prosjektene har et konkret resultatansvar knyttet til konkrete leveranser som følger av prosjektets aktiviteter. En leveranse kan for eksempel være «nytt system», «opplæringsopplegg», «definerte arbeidsprosesser», m.m Programmene har fokus på å koordinere gjennomføring av relaterte prosjekter slik at de i sum leverer et samlet resultat. Programmene har ansvar for å legge til rette for at nytteeffekter blir realisert i helseforetakene, gjennom at det ligger i programmenes ansvar, sammen med ledelsen i det enkelte helseefortak, å etablere nytte/kostanalyser, etablere nullinjer og planer for realisering av nytteeffekter innenfor det enkelte helseforetak. Foretaksledelsen er deretter ansvarlig for å realisere nytteeffektene i henhold til definert plan i forbindelse med innføring av nye måter å arbeide på som følge av innføringen av de regionale standard IKT-systemene. Den samlede porteføljen i Helse Sør-Øst skal bestå både av programmer som skal etablere regionale standarder på de definerte satsingsområderne, og en rekke øvrige programmer og tiltak. For å realisere de regionale standardene, defineres følgende regionale programmer: Klinisk dokumentasjon Laboratoriedatasystemer Radilogisystemer (RIS/PACS) Digital samhandling Virksomhetsstyring og økonomi IKT-infrastruktur Det skal utarbeides egne mandater for hvert av disse programmene, som skal besluttes i fornyingsstyret. Foreløpige definisjoner av resultatmål og effektmål er nærmere beskrevet i handlingsplanen. 5.4 Prioritering og faseinndeling av de regionale standardiseringsprogrammene For å sikre vellykket gjennomføring, skal de regionale standardiseringsprogrammene deles inn i faser. Første fase er perioden fra og med 2013, til og med Neste fase er tentativt fra og med 2017 til og med Endringer av omfang, budsjetter og varighet, skal håndteres som regulære endringsøsker i programmandatene og besluttes i fornyingsstyret. I fase 1, skal det kun gjennomføres programmer og prosjekter som reduserer operasjonell risiko og som legger fundamentet for regional standardisering på de mest kritiske områdene innenfor hvert program. I fase 2, skal de etablerte standardene innføres på de øvrige helseforetakene i regionen, og det skal etableres standarder på ytterligere områder som er beskrevet som satsingsområder, men ikke påbegynt i fase 1. Den følgende figuren illustrere den foreløpige prioriteringen og faseinndelingen av gjennomføringen. Side 32 / 54

33 Figur 8. Forenklet oversikt over resultatmål for fase 1 og fase 2. Ikke komplett Figuren viser en forenklet fremstilling av hvilke regionale standarder som skal være innført ved hvilket helseforetak i hviken fase, som følger: Resultmål fase 1: Sterk fokus på å etablere de regionale standard systemene på alle områder. Alle standardene skal innføres ved OUS, og nær alle standarder skal innføres i Sykehuset i Østfold. Alle helseforetak skal over på den regionale standarden for IKT-infrastruktur. Regional standard for PAS/EPJ skal innføres ved OUS, Sykeuset i Telemark og ved Sykehuset i Østfold. Regional standard laboratoriesystem skal kun innføres på OUS og Østfold. Regional standard RIS/PACS skal innføres ved AHUS, OUS, Sykehuset Innlandet og i Vestre Viken. Regional standard ERP system for økonomi og innkjøp skal innføres ved OUS og Sykehuset i Østfold. Resultmål fase 2: Sterk fokus på å innføre de regionale standardene ved de foretak som ikke fikk det i fase 1 Etablering av øvrige regionale standarder innenfor hvert satsingsområde. Eksakt hvilke skal planlegges mer i detalj når ved planlegging av fase 2, ettersom gjennomføring av fase 1 går mot vellykket avslutning. Side 33 / 54

34 5.5 Etablering av «mottaksprogrammer» Hovedregelen er at et program har ansvaret for innføring av standard systemer på de enkelte helseforetak. For noen helseforetak, for eksempel Østfold, er det flere programmer som skal innføre standarder i parallell. Fordi det er avhengigheter mellom disse programmene inn mot det enkelte helseforetak, skal gjennomføringen koordineres slik at programmene i sum leverer det de skal til foretakene og at summen av nytteeffekter blir realisert. Dette skal løses ved å etablere «mottaksprogrammer». Dette kan illustreres som i den følgende figuren. Figur 9. Illustrasjon av hvordan mottaksprogrammer skal ta ansvar for å koordinere innføring av flere standarder samtidig på et foretak Eksakt hvilke koordineringsprogrammer som skal etableres, skal defineres av fornyingsstyret, eventuelt Styret i Helse Sør-Øst om disse har en kostnad som går utover de finansielle rammene som fornyingsstyret ved administrerende direktør er gitt fullmak av styret til å disponere. Det er allerede etablert et koordineringsprogram for IKT-innføringen ved Nytt Sykehus i Østfold, NØS, og det drøftes p.t. om det skal etableres et tilsvarende koordineringsprogram ved OUS. 5.6 Prinsipper for finansiering Helse Sør-Øst skal finansiere felles regionale investeringer og helseforetakene skal bære sine egne innføringskostnader. Som felles regionale investeringer regnes for eksempel etablering av regionale IKT-systemer, etablering av felles informasjonsgrunnlag, utarbeide standard arbeidsprosesser og prosedyrer og å utarbeide opplegg og materiell for felles informasjon og opplæring. Som foretaksspesifikke kostnader regnes for eksempel kostnader knyttet til innføring i egen organisasjon, eventuelle foretaksspesifikke tilpasninger av de regionale løsningene, og foretaksspesifikke tiltak godkjent av IKT-styret. Den regionale finansieringen skal dekke hele programgjennomføringen fra start til slutt, på tvers av budsjettår. Rett til å bruke midlene gis ved definerte beslutningspunkter i programmets livssyklus, i tråd med regionens metodikk Side 34 / 54

35 For de regionale investeringene, er det spilt inn finansieringsbehov for planperioden basert på de foreliggende estimatene. Beløpene er hensyntatt i økonomisk langtidsplan besluttet i juni Ettersom planer og estimater blir ytterligere kvalitetssikret og presisjonen øker, kan det forekomme at det er behov for ytterligere finansiering utover de rammer som er godkjent i økonomisk langtidsplan juni Hvis det blir situasjonen, skal det bes om utvidede rammer i kommende rulleringer av økonomisk langtidsplan, eventuelt bes om særskilte midler til enkelte tiltak. Helseforetakene skal utarbeide første utkast til sine områdeplaner og gi innspill til Teknologi og ehelse som utarbeider et grunnlag for prioritering og beslutning. Områdeplanene ses derfor i første omgang på som foretakenes ønskede tiltak. Deretter besluttes Teknologi og ehelses forslag i «Moderniseringsstyret. Etter prioritering og beslutning i fornyingsstyret, må helseforetakene oppdatere og beslutte sine respektive områdeplaner. Prosessen er illustrert i den følgende figuren. Figur 10. Overordnet prosess for prioritering og beslutning av rekkefølge og tidsplaner for innføring Denne prosessen skal gjennomføres første gang høsten 2012, og deretter periodisk hvert år i forbindelse med rullering av IKT handlingsplan og områdeplanene. 5.7 Sikre kompetanse og kapasitet Helse Sør-Øst skal gjøre tiltak for å sikre tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. Rollene som premissleverandør, bestiller og leverandør skal utvikles, som følger: Den regionale IKT-ledelsen Den regionale IKT-ledelsen skal utvikles til å bli enda mer gjennomføringsorientert, og ha dyp ekspertise på planlegging, estimering, kvalitetssikring, koordinering og oppfølging av programmer, samt leverandørstyring. Helseforetakene bestillerfunksjon Helseforetakenes bestillerorganisasjon skal videreutvikles til å klare å ivareta sitt ansvar for planlegging, styring og ledelse, nytte/kost analyser, anskaffelse, innføring og realisering av nytteeffekter. Sykehuspartner Felles tjenesteleverandør, Sykehuspartner, skal videreutvikles slik at Sykehuspartner møter foretaksgruppens behov i forhold til kompetanse og kapasitet. Det skal tydelig defineres Side 35 / 54

36 hvilke tjenester Sykehuspartner skal ha som sine fokusområder, og hvordan samarbeide med leverandører for å sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse. Felles tjenesteleverandør skal gjøres om til et eget foretak, ta strategisk bruk av leverandører til produksjon av sine tjenester til avtalt kvalitet og konkurransedyktig pris og ha en sourcingstrategi som er vedtatt av styret til felles tjenesteleverandør. For å opprettholde og videreutvikle kvaliteten på tjenestene til Sykehuspartner skal det foretas årlig benchmarking i forhold til det øvrige leveransemarkedet. Innen skal Helse Sør-Øst utarbeide og beslutte en overordnet strategi for videreutvikling av felles tjenesteleverandør. Denne strategien skal forankres hos Administrerende Direktør i Helse Sør Øst, IKT-styret og Sykehuspartners styre. Strategien skal fremstille status, utfordringer og veivalg/føringer for videreutvikling av felles tjenesteleverandør. 5.8 Strategisk bruk av leverandører Helse Sør-Øst skal anvende leverandører strategisk, som følger: Bruk av eksterne leverandører der det er mest hensiktsmessig Programmer og/eller enkeltprosjekter skal vurderes satt ut til eksterne leverandører som kan få hovedansvar for å levere hele, eller deler av et program/prosjekt gjennom tydelige kontrakter. Forvaltning og drift av nye løsninger kan/skal også vurderes satt ut til leverandører. Slik delegering forutsettes gjennomført i samarbeid med avdeling for Teknologi og ehelse i Helse Sør-Øst RHF. Avtaleforvaltere/eiere skal sikre bruk av de strategisk viktige leverandørene som gir mest effekt og verdi for Helse Sør-Øst. Strategisk leverandøroppfølging skal gjennomføres ved hjelp av en årlig prosess som legger føringer for når, hvordan og hvilke strategiske leverandører som skal følges opp. Proaktivt samarbeid med produktleverandører om utvikling av deres produkter For å sikre en fremtidsrettet utvikling av de valgte regionale systemene, skal Helse Sør-Øst samarbeide med leverandørene om utvikling av deres produkter slik at disse følger med i utviklingen av funksjonalitet i tilsvarende produkter internasjonalt. 5.9 Kontrollert, stegvis gjennomføring basert på regional metodikk Alle programmene skal følge Helse Sør-Østs metodikk for program- og porteføljestyring, PPM. Metodikken definerer tydelige beslutningspunkter hvor det verifiseres at definerte kriterier for fullføring av en fase er møtt, og at kriterier for oppstart av neste fase er oppfylt. Kriteriene omhandler både leveransekvalitet, tidsplaner og kostnadsestimater. Finansiering godkjennes kun fram til neste beslutningspunkt. På denne måten sikres en kontrollert, stegvis gjennomføring og fremdrift. Den følgende figuren illustrerer denne prosessen: Side 36 / 54

37 Figur 11. Prosjektgjennomføringsmodell Det skal anvendes intern og ekstern kvalitetssikring. Personer med faglig kunnskap og erfaring med kvalitetssikringsarbeid skal verifisere at nødvendig kvalitet er til stede i planer, estimater og prosjektleveranser. Dokumentasjon på gjennomført kvalitetssikring må foreligge før programmet kan gå videre fra det definerte sjekkpunkt. Dette vil øke presisjon utover i programmet samt redusere eventuelle usikkerheter ved hvert beslutningspunkt. Ekstern kvalitetssikrer skal være tett koplet til den totale moderniseringen og følge programmene kontinuerlig, og samarbeide konstruktivt med programmene om å gjøre en god jobb Fokus på standardisering, organisasjonsutvikling og realisering av nytteeffekter Som beskrevet tidligere, har helseforetakene ansvar for å etablere planer for, og gjennomføre realisering av nytteeffekter i kjernevirksometen som følger av muligheter som de regionale standardene gir. Heles Sør-Øst s metodikk for prosjekt og porteføljestyringsmetodikk inneholder metodestøtte for hvordan dette skal gjøres. Denne skal følges av programmene og det enkelte foretak. Hovedelementene er: Nytte/kostanalyse Endringsledelse Virksomhets- og prosessutvikling Mål og resultatoppfølging. Disse er nærmere beskrevet i det følgene. Nytte/kostanalyse Nytte/kostanalysen er en vesentlig del av grunnlaget for beslutningen om et prosjekt skal gjennomføres, men den tilhørende planen for realisering av de planlagte effektene er enda viktigere. De riktige gevinstene skal identifiseres (størrelsen, gevinsteier/ansvarlig, samt tidspunkt for når gevinstene oppnås) der det vil bli gjennomført intern og ekstern kvalitetssikring. Videre skal det beskrives hvilke endringsbehov foreligger, hvilke tiltak som må til, og hvilket ressursbehov som må være tilgjengelig. For å fremskaffe et godt bilde må prosjektene/programmene gjøre analysen i nært samarbeid med linjeorganisasjonen(e). Side 37 / 54