e-strategi Handlingsplan 2016 Vedtatt i rådmannens ledergruppe

Transkript

1 e-strategi Handlingsplan 2016 Vedtatt i rådmannens ledergruppe

2 Innhold 1 Målsettinger Drifts- og utviklingsmål Sikkerhetsmål Sikkerhet og systemarkitektur Informasjonssikkerhet Systemarkitektur Infrastruktur Klientmiljø Servermiljø Nettverksmiljø Grønn IT Forholdet til standarder og bruk av felleskomponenter Referansekatalogen for IT-standarder Felleskomponenter Åpne data Fagsystemer og fellessystemer Innbyggertjenester e-politiker Arkivsystemer Ansattportalen (intranett) Samordnet kommunikasjon Helse- og omsorgsområdet Utdanningsområdet Teknisk område Forvaltning og kompetanse Ressursbruk og kompetanse i IKT-avdelingen Ressursbruk og kompetanse i organisasjonen Systemforvaltning Innkjøp Handlingsplan for Investeringstiltak Driftstiltak

3 1 Målsettinger 1.1 Drifts- og utviklingsmål 1. Sørum kommune skal ha en kostnadseffektiv IKT-drift som understøtter virksomhetenes løpende behov, herunder tilgjengelighet, forutsigbarhet og mobilitet. 2. Sørum kommune skal ha fokus på gevinstrealisering i forbindelse med anskaffelser og bruk av IKT-systemer, blant annet ved å forenkle arbeidsprosesser gjennom automatiseringer. 3. Sørum kommune skal bruke relevante nasjonale felleskomponenter. 4. Sørum kommune skal utforme sine systemer i henhold til nasjonale standarder innenfor IKT-området. 5. Sørum kommune skal være en aktiv bidragsyter på utviklingsområdet innenfor kommunesektoren. 1.2 Sikkerhetsmål 1. Sørum kommune skal sikre at informasjon, herunder personopplysninger, behandles i forhold til krav i relevante lover og forskrifter. 2. Sørum kommune skal ha et styrings- og kvalitetssystem for ivaretakelse av informasjonssikkerheten. Systemet skal utformes i henhold til ISO Sørum kommune skal verne om informasjonen, informasjonssystemene og databehandlingen gjennom å implementere kontrollere som skal redusere sannsynligheten for uønskede hendelser (misbruk, tyveri, andre former for skade og tap). Disse kontrollene skal basere seg på risikovurderinger sett opp mot akseptabelt risikonivå. 4. Sørum kommune skal sikre at uautoriserte ikke får fysisk eller elektronisk tilgang til kommunens informasjon som inneholder beskyttelsesverdig informasjon og/eller sensitive personopplysninger (konfidensialitet). 5. Sørum kommune skal sikre at registrert informasjon er korrekt, og at informasjonen ikke forandres uten autorisasjon (integritet). 6. Sørum kommune skal sikre tilgjengelighet til kommunens informasjonssystemer til rett tid for de personer som er autorisert (tilgjengelighet). Behov for tilgang skal ikke sikres på bekostning av behovet for konfidensialitet. Kommunen skal være i stand til å yte løpende tjenester selv om uønskede hendelser skulle inntreffe. 7. Sørum kommune skal sikre at databehandleres tilgang til kommunens informasjonssystemer begrenses til tjenstlig behov. 8. Sørum kommune skal ha mekanismer og rutiner for å oppdage, spore, forhindre og håndtere forsøk på uautorisert adgang. 9. Sørum kommune skal sikre at medarbeidere som bruker kommunens informasjonssystemer har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta kommunens sikkerhetsbehov, herunder motivere medarbeiderne til å ta ansvar og eierskap til informasjonsforvaltningen. 3

4 2 Sikkerhet og systemarkitektur 2.1 Informasjonssikkerhet Sørum kommune forvalter en mengde informasjon over egne ansatte, brukere av kommunale tjenester og innbyggere for øvrig. Informasjon er følgelig en viktig verdi for kommunen, og må beskyttes så godt som mulig. Retningslinjer for IKT-sikkerhet og tilhørende kvalitetsprosesser er en del av kommunens kvalitetssystem. Sørum kommune skal ha en sonemodell som sikrer forvaltningen av personsensitiv informasjon. Sonemodellen følger Datatilsynets veileder i sikkerhetsarkitektur. Alle systemer tas sikkerhetskopi av og speiles automatisk over en annen lokasjon. Alt innhold på PCer skal krypteres. Alle brukere av kommunens nettverk skal autentiseres på personnivå. Katalogtjenesten i nettverket (AD) skal brukes for autentisering, og fagsystemene for eventuell autorisering. Fagsystemer som inneholder mye personopplysninger skal beskyttes med sterk autentisering (tofaktor). Fagsystemer som krever åpninger mot Internett skal gjennomgå egen risiko- og sårbarhetsanalyse. Slike systemene kan eksponeres for penetrasjonstesting. Eventuelle avdekkede sårbarheter som medfører må rettes opp av leverandøren etter egen kostnad. 2.2 Systemarkitektur Sørum kommune har i sine anskaffelser fokus på innkjøp av tjenesteorienterte systemer, men det gjenstår fortsatt mye arbeid med å håndtere eksisterende systemer. Mye av utfordringene ligger i fagsystemer som i liten grad understøtter tjenesteorientert arkitektur. Kommunikasjon mellom kommunens IKT-løsninger skal som prinsipp skje gjennom dokumenterte web servicer, og ikke proprietære grensesnitt (låste integrasjonskomponenter). Sørum kommune følger det pågående arbeidet med standardisering av systemarkitektur innenfor offentlig sektor, herunder utvikling av felleskomponenter. 4

5 3 Infrastruktur 3.1 Klientmiljø Virksomhetene kjøper og finansierer selv sitt IKT-utstyr (PC, nettbrett, telefoner etc). Virksomhetene melder inn sine behov i ansattportalen, og IKT-avdelingen gjennomfører innkjøpene. Sørum har rammeavtale på IKT-utstyr og skal følge denne ved alle bestillinger. Modellene som bestilles skal være standardiserte og være godkjent av IKT-avdelingen. Drivere som mobilitet og tilgjengelighet resulterer i en dreining av innkjøp til bærbare datamaskiner. Disse datamaskinene kan benytte trådløse nettverk i kommunens lokasjoner, og på eksterne lokasjoner ivaretas tilgangene gjennom krypterte forbindelser. Mobiltelefoner standardiseres på Windowsbaserte og ios-baserte telefoner. Standardiseringen legger til rette for enklere administrasjon av utstyret, integrasjoner og tilgjengeliggjøring av tjenester i egne apper. 3.2 Servermiljø IKT-avdelingen forvalter kommunens servermiljø. Det aller meste av servermiljøet driftes lokalt, men skybaserte miljøer brukes i forbindelse med enkelte fagsystemer. 3.2 Nettverksmiljø De aller fleste kommunale lokasjonene har fiberforbindelse, og har for øvrig en god infrastrukturell standard. Sørum kommunalteknikk KF eier kommunens fibernett. Lokasjonene er også utrustet med trådløst spredenett som forsyner bærbart utstyr med fullverdige nettverkstjenester. Trådløst gjestenett er tilgjengelig på disse lokasjonene. 3.3 Grønn IT Kommunen skal ha en grønn tilnærming til sine IKT-systemer. Det innebærer blant annet at det kjøpes inn strømbesparende systemer, at antall fysiske servere reduseres (virtualiseres), at maskinvaren ikke inneholder miljøgifter. Papirforbruket skal reduseres til et minimum. 5

6 4 Forholdet til standarder og bruk av felleskomponenter 4.1 Referansekatalogen for IT-standarder Sørum kommunes strategier skal være konsistente med føringene i referansekatalogen for IT-standarder i offentlig sektor. Dette innebærer blant annet følgende: - Tekstdokumenter skal publiseres på hjemmesiden PDF-format, alternativt HTML. - For utveksling av dokumenter med eksterne skal PDF-formatet brukes. Dokumentene skal være universelt utformet. - Bilder skal publiseres i PNG eller JPEG. - Video (for eksempel kommunestyresendingene) skal kodes i H.264, lydsporet i AAC og innkapsles i MP4. - Tegnsett på nettsidene skal enkodes med UTF-8. - Innbygger- og næringslivsskjema skal utformes etter ELMER 2.1 retningslinjene. - Sak- og arkivsystemer skal følge NOARK-standarden. - Rammeverk for elektronisk meldingsutveksling i helsevesenet skal baseres på ebxml. - Nettsidene skal kodes opp i XHTML 1.0 eller HTML Nettsidene skal utformes etter retningslinjene WCAG Felleskomponenter Felleskomponenter som skal brukes: - ID-porten (for autentisering av innbyggere) - SvarUt og SDP (for elektronisk utsendelse av dokumenter) - Kontakt- og reservasjonsregisteret (for elektronisk kommunikasjon med innbyggere) - FEIDE (for autentisering av ansatte og elever innenfor utdanningsområdet) Sørum kommune skal som prinsipp etterstrebe bruken av nye felleskomponenter. 4.3 Åpne data Egne datasett skal om mulig tilgjengeliggjøres for innbyggere og næringslivet. Turkartdata er publisert på data.norge.no. Andre datasett vurderes der det er mulig. 6

7 5 Fagsystemer og fellessystemer 5.1 Innbyggertjenester Sørum kommune skal der det er mulig etablere elektroniske tjenester for innbyggere og næringslivet, og følgelig gjøre innbyggeren så selvbetjent som mulig. Disse tjenestene skal som prinsipp bygges inn i kommunens hjemmeside. Utviklingen av Min side skal prioriteres i planperioden, ved å implementere flere relevante tjenester. Dokumenter på offentlig journal skal publiseres i fulltekst dersom de ikke er unndratt offentligheten. Innsyns- og selvbetjeningstjenester kan kreve autentisering, enten i form av føderert autentisering eller bruk av ID-porten. Autentiseringsnivået skal ta utgangspunkt i hvilken informasjon som skal håndteres. For å sikre at innbyggeren kan få innsyn i sine søknader og tilhørende vedtak, skal det stimuleres til at innbyggeren autentiserer seg gjennom ID-porten ved innsending av elektroniske søknader. Systemer som leverer proprietære autentiseringsløsninger skal unngås. Informasjonsflyten fra en elektronisk søknad kommer inn til vedtaket sendes ut skal skje elektronisk. Det innebærer at skjema på hjemmesiden skal være elektroniske skjema som er koblet mot bakenforliggende fagsystemer. Saksbehandlingen og utsending av vedtak skal tilsvarende skje elektronisk. Kommunen er aktiv på sosiale medier, og har etablert løsninger for å fange opp dialoger som omhandler Sørum kommune. Her vises det til tiltak i kommunikasjonsstrategien. 5.2 e-politiker Alle folkevalgte benytter nettbrett til møteeforberedelse og gjennomføring. Kommunestyremøtene filmes og tilgjengeliggjøres både som direktesending og som videoarkiv på hjemmesiden. 5.3 Arkivsystemer Sørum kommune har etablert NOARK-5 godkjent sak- og arkivsystem i intern sone og i sikret sone. I tillegg har kommunen en frittstående NOARK-5 kjerne i sikret sone som ivaretar arkivering fra spesifikke fagsystemer. Fagsystemer som inneholder dokumenter som faller inn under arkivloven skal kobles mot eksisterende kjerner. 7

8 5.4 Ansattportalen (intranett) Ansattportalen er organisasjonens viktigste interne samhandlingsflate. Portalen er rolle- og oppgavestyrt, og fokuserer på å gi brukeren relevant informasjon og et overblikk over sine oppgaver som genereres i ansattportalen og fra andre systemer. Portalen er det interne rammeverket som skal prioriteres ved utvikling av interne tjenester, som resultatrapportering, kurspåmelding og andre tjenester. Notifikasjoner på oppgaver (som genereres fra fagsystemer) skal ikke sendes på e- post, men som oppgaver gjennom ansattportalen. 5.5 Samordnet kommunikasjon Sørum kommune har en moderne telefoniløsning basert på samordnet kommunikasjon. De ulike kommunikasjonskanalene (mobiltelefoni, fasttelefoni, chat, e-post, talepost og videokonferanser) er samordnet i et grensesnitt, som for det første gjør det lettere for de ansatte å forvalte sine kommunikasjonskanaler, og for det andre reduserer kommunens samlede kostnader. 5.6 Helse- og omsorgsområdet Potensialet for effektivisering ved inntak av teknologi innenfor tjenesteområdene familie og nærmiljø, og omsorg og velferd, vurderes som høyt. Hjemmetjenesten bruker nettbrett som gir tilgang til pasientjournalene. Fagsystemer er i stor grad integrert mot lønnssystemet for automatisk overføring av timelister. Velferdsteknologi er et voksende teknologiområde som kan bidra til å vri ressursbruken fra administrative prosesser til direkte tjenesteyting. Velferdsteknologi omfatter alle typer teknologier som har et brukerperspektiv, og har som formål å bedre kvaliteten av velferdstjenester gjennom økt selvhjulpenhet, uavhengighet og verdighet for mottakere av helse- og omsorgstjenester. Et IKTprosjekt for velferdsteknologi gjennomføres i perioden , og vil gi et større løft innenfor området. 5.7 Utdanningsområdet Det har i perioden blitt gjennomført betydelige investeringer av IKTmijøet i barnehagene og skolene. De fleste klasse- og fellesrom har digitale fremvisere (prosjektorer og flatskjermer), og eller teknologier som understøtter nye undervisningsformer. Ved inngangen av planperioden vurderes den tekniske standarden som god. Denne planperioden fokuserer på pedagogisk bruk av IKT. I den forbindelse er det viktig å ha arbeidslag og nettverk bestående av ressurspersoner bra barnehagene og skolene, som gjennom erfaringsdeling bidrar til å utforme nye pedagogiske opplegg. 8

9 5.8 Teknisk område Kommunen har systemer for digitale arealplaner, planregister, matrikkel og har ellers gode tekniske løsninger som understøtter digitale arbeidsprosesser. Digitalisering av byggesaksarkivet starter i 2016, og tilgjengeliggjøres samtidig for innbyggere. Eiendom er involvert i BIM i Sørum (bygningsinformasjonsmodellering), som gjennom arbeid med integrert digitalisering av byggeprosessene skal oppnå enkle, effektive og forutsigbare tjenester for både kommunen, private byggeiere og innbyggere gjennom hele byggets levetid. Arbeidet skal bidra til den nasjonale satsningen på digitalisering av byggsektoren. 9

10 6 Forvaltning og kompetanse 6.1 Ressursbruk og kompetanse i IKT-avdelingen IKT-avdelingen består av fagområdene brukerstøtte, infrastruktur og utvikling. Teamene består av konsulenter, rådgivere og læringer som sammen drifter de fleste systemene lokalt. Kompetansen i teamene stimuleres fortløpende gjennom årlige kompetanseplaner og sertifiseringskrav. Organisering av IKT-drift skjer i henhold til beste praksis slik det er utformet i ITILrammeverket. 6.2 Ressursbruk og kompetanse i organisasjonen Behov for IKT-kompetanse på alle ledd i organisasjonen er avgjørende for å kunne realisere denne e-strategien. Systemansvarlige må ha både generell IKT-forståelse, samt spesifikk kompetanse i sine fagsystemer. Sørum kommune ivaretar kompetansebehovet gjennom strategisk kompetanseutviklingsplan og virksomhetsplaner. IKT-opplæringen for ledere har blitt ivaretatt gjennom kontinuerlig ferdighetstrening og opplæring i nye fagsystemer. I planperioden blir det viktig å fokusere på strategisk IKT-ledelse og gevinstrealisering som følge av IKT-prosjekter. De enkelte tiltakene i handlingsplanen skal for øvrig innlemme utgifter knyttet til kompetansetilførsel. 6.3 Systemforvaltning Alle fagsystemer skal ha systemeiere/behandlingsansvarlige og systemansvarlige. Ansvarsfordelingen reguleres i tjenesteleveranseavtale mellom IKT-avdelingen og organisasjonen for øvrig. 10

11 7 Innkjøp Virksomheter som ser behov for å investere i nye systemer og/eller programvare må drøfte behovet og gjennomgå teknisk løsning sammen med IKT-avdelingen. Det foreligger et felles ansvar for at inntak av systemer understøtter organisasjonens samlede behov, og ikke resulterer i uintenderte ressursvridninger eller andre suboptimale effekter. Ved investering av nye systemer skal følgende punkter ivaretas. Systemer som ikke tilfredsstiller disse punktene skal som utgangspunkt refuseres. - Programvare (fag- og fellessystemer) som skal forvalte arkivverdig informasjon, skal være (forhånds)godkjent for NOARK-5. Hvis dette ikke lar seg gjøre, skal programvaren leveres med integrasjon mot kommunens eksisterende NOARK-5 kjerner. - Fagsystemer med nettsider som skal eksponeres til ansatte eller innbyggere skal tilfredsstille kravene i kapittel 4. - Programvare som inneholder informasjon som bør gjenbrukes mot andre systemer i kommunen, skal leveres med integrasjon gjennom dokumenterte grensesnitt (web servicer). Låste integrasjonskomponenter skal unngås. - Programvare som krever pålogging skal samordnes med kommunens egen katalogtjeneste (SSO). - For alle programmer så skal det avklares hvilke tjenestekomponenter løsningen leveres med. - Kommunen skal alltid vurdere alternativer basert på fri programvare. - For informasjonsløsninger skal standardene i referansekatalogen følges (se kapittel 2.2.1). - Maskinvare skal følge RoHS-direktivet om begrensning i bruken av skadelige stoffer, samt EUs WEEE-direktiv. - Kommunen har gode rammeverk for realisering av tjenester, blant annet hjemmesiden og ansattportalen. Det skal alltid gjøres en vurdering om det er mer hensiktsmessig å bygge tjenester opp i egne rammeverk som alternativt til å kjøpe ny programvare. - Programvare skal støtte kommunens databaseløsning og øvrige infrastruktur. Behov for kostnadsdekning skal spilles inn i budsjettprosessen til rådmannens ledergruppe gjennom kommunalsjefene. Dersom nytt system skal avlevere informasjon til kommunens lønns- og økonomisystem, så må økonomiavdelingen involveres. Kommunikasjons- og IKT-avdelingen må tilsvarende vurderes dersom systemet inneholder arkivverdig informasjon, eller for vurderinger av integrasjoner og standarder. 11

12 8 Handlingsplan for 2016 Prosjekter skal initieres gjennom prosjektmandater med definerte effektmål. Prosjekter skal allerede i planleggingsfasen dokumentere gevinster i form av økt kvalitet, økonomiske besparelser eller andre relevante gevinster. Prosjekter som ikke kan dokumentere slike gevinster skal som utgangspunkt refuseres. Handlingsplanen viser prioriterte tiltak som er nødvendig for å iverksette kommunens strategi i planperioden. Kompetansetilførsel/opplæringstiltak vil som nevnt være knyttet til de enkelte tiltakene. 8.1 Investeringstiltak Tiltakene finansieres over kostnadssted 3831 i investeringsbudsjettet. Summene under er årlige investeringer som løper i hele planperioden. Prosjekt Ramme 1 IKT Utdanning 2,5 mill 2 Velferdsteknologi 3,0 mill Sum 5,5 mill 8.2 Driftstiltak Tiltakene finansieres over kostnadssted 3831 i driftsbudsjettet. Prosjekt Ramme 1 Oppdatere alle klienter til Windows 10 0,1 mill 2 Digitalisering av byggesaksarkiv 0,1 mill 3 Oppgradering av generell infrastruktur 0,2 mill 4 Lisensoppkjøp Microsoftavtale 0,3 mill 5 Styrket autentisering på FEIDE-tjenester (2 faktor) 0,1 mill 6 BI/styringssystem 0,2 mill Sum 1,0 mill IKT-prosjektet BIM i Sørum drives frem av eiendom (med ekstern finansiering). 12