1. OPPSTARTSKOSTNADER

Transkript

1 1. OPPSTARTSKOSTNADER 1.1. Oppstartskostnader er definert som; engangskostnader, prosjektkostnader, anskaffelse og utvikling av software, avtalekostnader, ressursinnsats i oppstartsperioden, reisekostnader osv. Oppstartskostnader honoreres med kr.,- (ekskl. mva.) og faktureres med: i. 20 %, etter signering av avtalen. ii. 30 %, etter oppstart av «TT-kortbruk» iht. denne avtalen (TT-transporter). iii. 50 %, 60 dager etter at den nye TT-ordningen er satt i drift og at leverandøren kan dokumentere at systemet fungerer iht. denne rammeavtalen samt at «hastefeil» i perioden (60 dager) er løst se vedlegg 2 punkt Masseutsendelse, nye kort med følgebrev ved oppstart, engangskostnad kr....,- (stykkpris * antall TT-brukere) som utbetales etter at leverandøren kan dokumentere at «kortløsningen» fungerer i samsvar med denne rammeavtalen med vedlegg. Kan dagens kort benyttes av leverandør vil denne kostnaden bli redusert tilsvarende tilbyderens dokumenterbare innkjøpskostnad for kort med et påslag på 10 % (revisorbekreftet bankutbetaling e.l.). Fremvises ikke innkjøpskostnaden trekkes kr 12,- pr «TTbrukere» (kortmottaker). 2. ÅRLIG GODTGJØRELSE 2.1. Fast godtgjørelse pr brukere honoreres etter en trappetrinns-modell, avhengig av antall aktive TT-brukere gjennom et kalenderåret. Følgende priser gjelder (ekskl. mva.): I. Inntil godkjente brukere: kr.,- pr. år. II. Inntil godkjente brukere: kr.,- pr. år. III. Inntil godkjente brukere: kr.,- pr. år. IV. Inntil godkjente brukere: kr.,- pr. år Fast godtgjørelse pr bruker skal betales etterskuddsvis hver måned, basert på antall godjente brukere ved inngangen til hvert nytt kalenderår (lik pris hver måned avrundet til hele kr.). 3. VARIABEL GODTGJØRELSE 3.1. Variable godtgjørelser som betales for utstedelse av kort som sendes til TT-brukere (inkl. adm., porto, materiell o.l.) Leverandør godtgjøres iht. til følgende priser (ekskl. mva.): I. Utstedelse for nye brukere under avtaleperioden: kr.,- pr. stk. II. Utstedelse av erstatningskort: kr.,- pr. stk Variabel kostnad faktureres etterskuddsvis hver måned iht. et dokumenterbart grunnlag. 4. BETALINGSBETINGELSER IKKE TRANSPORTAVHENGIGE KOSTNADER 4.1. Oppstartskostnader i punkt 1 ovenfor utbetales pr 20. dager etter at faktura er mottatt Oppdragsgiveren. Punkt iii. betales etter at leverandøren kan dokumentere at «systemet» fungerer i praksis iht. denne rammeavtalen, dokumentasjonen må følge denne fakturaen. - Side 1 -

2 4.2. Betalingsbetingelser for punkt 2. og 3. er 30 dager netto (etter at fakturaen er mottatt komplett med evt. vedlegg til Oppdragsgiveren) Ingen form for påslag aksepteres Fakturaen for punkt 2 og 3 må ha et vedlegg/spesifisering iht. punkt 10 i dette vedlegget. 5. BETALINGSBETINGELSER TRANSPORTØRKOSTNADER (UTLEGG) 5.1. Fakturering av transportørutlegg skal skje på egen faktura iht. reelle utbetalinger til transportør. Ingen form for påslag aksepteres Leverandør utsteder faktura som samsvarer med oppgjørslister mellom Leverandør og Transportør. Fakturaen skal ha en oversikt som spesifiserer iht. punkt 10.3 i dette vedlegget Leverandørs transportørutlegg betales normalt pr. 20 dager (etter at fakturaen er mottatt komplett med evt. vedlegg til Oppdragsgiveren). Antall dager til betaling må sees ut fra hva som er mulig og imot Leverandørens rutine mot Transportør, og hos Oppdragsgiveren. 6. TILLEGGSKJØP, ENDRINGER O.L I løpet av kontraktsperioden (inkl. evt. opsjonstid) kan det oppstå behov for mindre endringer som ikke er vesentlige tilleggskjøp e.l. (eks. kan være nye «tidsriktige» elektroniske kort, mobilverifisering som et tillegg til kort, statlige avgifter/gebyrer etc.). Tilleggskjøp/endringen skal tidfestes med tanke på når den skal være levert Kjøp kan kun betales iht. den strukturen som er angitt i avsnitt 1, 2 og 3 i dette dokumentet som et nytt element eller som endring av angitt gjeldende pris(er) Det totale kjøpet av endring/tillegg er begrenset til maksimalt 10 % pr år av foregående års totale fakturerte kostnad iht. punkt 2 og 3 i dette vedlegget. 7. MANGELFULL LEVERANSE 7.1. Ved ulike avvik har Oppdragsgiveren rett til kompensasjon (gebyrer): i. Har en bruker ikke fått/mottatt sitt «kort» eller fått registrert evt. endringer i sine brukerrettigheter innen frister angitt i Vedlegg 2 punkt 2 belastes kr 500 pr påbegynt dag og tilfelle. ii. Er ikke erstatningskort utstedt og sendt til brukeren innen frist angitt i vedlegg punkt 3 belastes kr 500 pr påbegynt dag og tilfelle. iii. TT-kort sendt til brukere som er meldt «slettet» eller at oversendt endring av TTrettighet ikke er utført belastes med kr 500 pr tilfelle. iv. Er det utbetalt godtgjørelse til transportør som strider med inngått rammeavtale belastes kr pr tilfelle. v. Nedetid i systemet som gjør at Transportør/Brukere ikke får sjekket status på en brukeres TT-rettighet (sperret kort, saldo o.l.) belastes med kr for hver påbegynt time. vi. For meldte feil og endringer etter sluttbetaling av oppstartskostnaden (dette vedlegget punkt 1 og vedlegg 2 punkt 4) og som ikke er behandlet innen tidsfrister iht. frister i Vedlegg 2 punkt 4 eller iht. avtalte frister for omforent endring belastes kr 500 pr tilfelle og dag. - Side 2 -

3 7.2. Angitte beløp i dette punktet er ekskl. lovfestet offentlige avgifter (eks. mva.) Har Oppdragsgiveren fakturert for mangelfull leveranse i en rullerende tolvmånedersperiode for mer enn 10 % iht. punkt 2 og 3 i dette vedlegget, kan Oppdragsgiveren vurdere å si opp avtalen Vil oppsigelse skje iht. forrige punkt skal Leverandør kunne drifte løsningen på gjeldende vilkår i de tre etterfølgende månedene fra oppsigelsen ble sendt fra Oppdragsgiveren. 8. FAKTURAADRESSE 8.1. Fakturering skjer elektronisk med efaktura i EHF-format: 9908: Det skal alltid oppgis et referansenummer (resurs-/ansattnummer, et 5-sifret nummer) Fakturaadresse til Oppdragsgiveren er; Nord-Trøndelag fylkeskommune, Sentralt fakturamottak, Postboks 2560, 7735 Steinkjer. 9. PRISENDRINGER 9.1. Ingen andre priskomponenter enn det som blir spesifisert ovenfor kan påberopes i avtaleperioden Prisene angitt i punkt 2 og 3 vil i avtaleperioden, og i evt. opsjonsår, bli indeksregulert i samsvar med konsumprisindeksen (KPI) en gang pr. år. Første regulering av godtgjørelsene skjer 1. januar Konsumprisindeks tar utgangspunkt for gjennomsnittlig endring av KPI for perioden sammenlignet med perioden Ved senere år benyttes tilsvarende perioder Leverandøren sender vært år innen den 15.november en beregning for nye priser for kommende driftsår inkl. detaljert beregningsgrunnlag. Oppdragsgiveren gir tilbakemelding innen 15. des. 10. FAKTURAGRUNNLAG, STATISTIKK, RAPPORTER Oppdragsgiveren skal i løsningen ha tilgang til ulike «web-rapporter» (skjermoppslag) som følger opp brukerne, faktureringen og transportene. Etterfølgende punkter viser noen rapporter (informasjon) som er et minimumskrav. Leverandøren skal utarbeide flere rapporter for oppfølging av leveransen på en hensiktsmessig måte ift denne rammeavtalen, forskrifter, lov og gjeldende TT-ordning (tildeling, brukergruppe, transportør mv.). Kolonner skal ha en hensiktsmessig «summering» (antall, sum o.l.). Rekkefølgen er ikke avgjørende, men innholdet er et minimumskrav. Leverandøren skal legge til rette for at rapporter kan tilføres, endres, utvikles uten kostnad For kommunenummer benyttes den offisielle identifikasjonen på norske kommuner som bygger SOSI-standard kommunenummer (Samordnet Opplegg for Stedfestet Informasjon). Kommunenummer er definert som en fire tegns kode, bestående av fire siffer. Kommunenummer skal alltid vises med evt. ledende nuller (eks Halden) Rapporteksempel på innehold for oversikt TT-bruk(ere) som skal vedlegges i fakturaen. Rapporten skal også kunne aggregeres på flere nivåer i systemløsningen:: a. Kommunenummer (kommunenr. brukerens hjemkommune eks Nord- Trøndelag, normalt de første sifrene i brukernummer/kundenummer). b. Antall godkjente brukere totalt pr den perioden (aktive i etterfølgende måned). - Side 3 -

4 c. Antall aktive brukere totalt denne perioden (innværende måned) Antall avgått/utflyttede brukere (Personer som iht. TT-ordningen ikke oppfyller vilkår for å inngå i TT-ordning lengre) d. Antall nye brukere i perioden e. Antall utstedte erstatningskort f. Benyttet sats og utbetalt for nye brukere (evt. i egen kolonne), se punkt 3.2 g. Benyttet sats og utbetalt erstatningskort (evt. i egen kolonne), se punkt Rapporteksempel på innehold for oversiktsgrunnlag for transportfaktura som skal vedlegges i fakturaen. Rapporten skal også kunne aggregeres på flere nivåer i systemløsningen: a. Kommunenummer (kommunenr. brukerens hjemkommune Hedmark, Nord-Trøndelag, normalt de første sifrene i brukernummer/kundenummer). b. Antall aktive brukere for fakturert periode c. Antall reiser d. Kjørte kilometer med desimaler (gjerne med 3 desimaler) e. Kjørt strekning målt i tid (minimum; tt:mm) f. Transportbeløp i kroner krevet refundert av transportør g. Avvist beløp i kroner (ved kontroll av Leverandør) h. Betalt egenandel av TT-brukeren i. Utbetalt transportbeløp i kroner summert pr kommune (definert i punkt «a»). j. Merknader/kommentarer fra Leverandøren Rapporten med punkt a til j ovenfor må kompletteres med en rapport definert pr transportør som viser utbetalt beløp som en summering av krav fra transportør og spesifisering med kolonner for hver punkt angitt i punkt 10.5.b og i punkt 10.4.h egenandel Rapporteksempel på innehold for transaksjoner som spesifiserer fakturagrunnlaget og gir oversikt over alt som er tilgjengelig i systemløsningen. Rapporten skal kunne aggregeres på flere nivå i systemløsningen (ref punkt 4.16 i vedlegg 2): a. Transportørens navn og Løyvenummer (eller fordelt i to kolonner). b. Transaksjonstype («auto» = direkteoverføring fra Transportør, «man» = manuelt registrert i systemløsningen, «korr» = korrigert i ettertid av eks. «auto», «avvist» = av Leverandøren avvist krav, mv.). c. Brukernummer (kundenummer) og Brukerens kommunenr. (Evt. i egen kolonne). d. Hente fra kommune (kommunenr., 4-siff.) og Henteadr. (Evt. i egen kolonne) e. Levering til kommune (kommunenr. 4-siff.) og Leveringsadr. (Evt. i egen kolonne) f. Transport fra/til kommune utenfor Oppdragsgiverens fylke (eks. utenfor nr , svar «J» el. «N». Dette fremkommer også i punkt «d» og «e» der faktisk kommunenr. der transport skjer skal registreres). g. Kjørte kilometer med desimaler (gjerne med 3 desimaler) h. Starttidspunkt (en kolonne for dato og en kolonne for klokkeslett tt:mm) i. Stopptidspunkt (en kolonne for dato og en kolonne for klokkeslett tt:mm) j. Turnr. e.l. (identifikasjon av et transportoppdrag, en tur eller enkelte transaksjon) - Side 4 -

5 k. Beløp i hele kroner (ekskl. mva.) l. Egenandel i kroner (beløp betalt av TT-brukeren som reduserer taksameterbeløpet eller tilsvarende) m. Merverdiavgift (mva.) angitt i prosent (lovfestet) n. Fakturert beløp i kroner med to desimaler (inkl. mva.). o. Fakturanummer p. Kommune (kommunenummer iht. SSBs definisjon, i Hedmark) q. År og måned (eks. ÅÅÅÅ-MM eks , evt. fordelt i to kolonner) r. Merknadsfelt (kommentarer ref. «b» eller annen relevant informasjon til turen) Andre eksempler på rapporter skjermoppslag/-spørring som er tilgjengelig i systemløsningen, skal kunne aggregeres på flere nivåer og hovedvariabler (eks brukergrupper se TT-ordningen, transportører.) i systemløsningen. Rapportene må ha en form før «drilling» oppover og nedover ift detaljnivå: a. Statusrapport på et gitt tidspunkt eller for perioder på brukernivå med innvilget beløp benyttet beløp brukergruppe, bruker identifikasjon mv. b. Utvikling som viser utvikling og trender ift ulike variabler sammenlignet pr måned og/eller år e.l Leverandøren (Tilbyderen) skal vise frem maks 6 ulike rapporter (ekskl. de tre som er definert i tidligere punkter ) i sitt tilbud som er relevant for denne kontrakten. Rapportene skal oversendes med en kort beskrivelse (maks en A4 side) av hva de kan brukes til mv. - Side 5 -

6 11. OPSJON -SAKSBEHANDLINGSSYSTEM Leverandør kan tilby et saksbehandlingssystem, for saksbehandling av TT-søknader i henhold til Oppdragsgiverens gjeldende TT-ordning. a. Saksbehandlingssystemet må være et web-basert system som kan ivareta alle hensyn gitt at det er en organisasjon (eks. en sentral TT-nemd for et fylke) eller om det er flere (eks. kommuner) som saksbehandler søknader. b. Systemet må ivareta at det skal behandle taushetsbelagt informasjon samt ivareta offentlige krav til saksbehandling og arkiv (Stikkord; Lov, forskrift, personvern, arkivlov). c. Systemet må ha adgangsrettigheter for ulike brukergrupper med ulike innsynsrettigheter. d. Leverandøren har eneansvaret for godkjenning av systemet iht. lov/forskrift og Datatilsynet. e. Alle papirdokumenter skal kunne skannes inn for hver enkelt TT-søker. f. Det er ønskelig med elektronisk søknadsskjema for TT-søkeren og for legeerklæringen. g. Leverandøren bør legge til rette for at legeerklæringen kan integreres og inngå i fastlegenes journalsystem. h. Diverse rapporter for oppfølging av saksbehandlingen. i. En form for integrering mot folkeregisteret Opsjonen honoreres med kr.,- (ekskl. mva.) og faktureres med (ref. nevnt tidligere i dette dokumentet): a. 20 %, etter avrop av opsjonen. b. 30 %, etter oppstart av «saksbehandlingssystemet» iht. avtale. c. 50 %, 60 dager etter at opsjonen er satt i drift og at leverandøren kan dokumentere at opsjonen fungerer iht. hensikten samt at «alle feil» i perioden er løst. d. Årlig «fast» godtgjørelse honoreres etter en fast sum pr år kr.. (faktureres etterskuddsvis med 1/12-del hver måned). e. Variabel godtgjørelse, avhengig av antallet personer/saksbehandlere som har tilgang, behandlede personer som søker TT (i to alternative løsninger): Alt. A: Stykkpris pr. år saksbehandlere (person med adgang til systemet): kr... Alt. B: Stykkpris pr. behandlet søknad (person registrert i systemet): kr... Alt. C: En trappetrinns-modell, avhengig av antall søkere pr. måned og år: i. Inntil 100 behandlede søknader (personer) pr. år: kr... ii. Inntil 200 behandlede søknader (personer) pr. år: kr... iii. Inntil 300 behandlede søknader (personer) pr. år: kr... iv. Inntil 400 behandlede søknader (personer) pr. år: kr... Oppdragsgiveren lar Tilbyderen komme med en forståelig og «smart» betalingsløsning. Ovenstående er kun et forslag. Vi ser dog en løsning med et fast «årsbeløp» og en form med «stykkpris», evt. begge (årsbeløp/variabel pris) i en kombinasjon. - Side 6 -