Rapport. Valg av prosjekter i Sandvika Rotary Klubb

Transkript

1 Rapport Valg av prosjekter i Sandvika Rotary Klubb Mai 2006

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning a. Bakgrunn b. Gruppens sammensetning c. Gruppens mandat 2. Fordeling inntekter og kostnader klubbinternt og i prosjekter 3. Utarbeidede retningslinjer for økonomisk ramme for prosjektsatsing 4. Vesentlige kriterier for at klubbens medlemmer skal føle interesse og engasjement for klubbens prosjekter 5. Vurdering av hvordan satsingen bør fordeles på prosjekter lokalt, nasjonalt og/eller internasjonalt 6. Vurdering av hva slags type prosjekter og tidsperspektiv det er naturlig å satse på, men uten å peke på spesifikke prosjekter 7. Hvordan skaffe til veie økonomisk støtte til prosjektene 8. Beslutningsprosess 9. Søknadsskjema for innmelding av prosjekter

3 1. Innledning Bakgrunn for prosjektet Mange av klubbens medlemmer føler liten interesse og engasjement for de ulike prosjekter som klubben engasjerer seg i. Blant grunnene kan nevnes: - mangelfull informasjon om hva prosjektene går ut på - valg av prosjekter som klubben skal støtte synes noe tilfeldig - det kan synes å være liten kontinuitet i de tiltak som settes i gang - usikkerhet om hvor mange midler klubben rår over - usikkerhet om hvordan tilgjengelige ressurser skal brukes på prosjekter på det lokale plan og prosjekter ute (herunder den plass Distrikt 2310 og Rotary Foundation får) Det synes også å være berettiget å sette søkelyset på selve beslutningsprosessen slik den foregår i dag ved prosjektsøknader til Styret fra de enkelte kommiteer, behandlingen i Styret og når det er formålstjenelig å trekke klubbens øvrige medlemmer inn. For å fremskaffe et grunnlagsmateriale for å trekke opp en langsiktig strategi for valg av prosjekter og intern behandling av prosjekter, ble det foreslått en gruppe med det mandat å legge frem forslag innen 15. mai Gruppens sammensetning Rolf-Christian Solem, leder Kjell Johnsen Trygve S. Knudsen Kari Mette Kallevig Gruppens mandat 1. Utarbeide retningslinjer for hvilke inntekter og kostnader som naturlig kan knyttes til a. Klubbens interne liv b. Utadrettede aktiviteter Vis med talleksempler fra regnskapene for 2003/04 og 2004/ Utarbeide retningslinjer for økonomisk ramme for årlig prosjektsatsing. 3. Vurdere hva som er vesentlig for at klubbens medlemmer skal føle interesse og engasjement for klubbens prosjekter. 4. Vurdere hvordan satsingen bør fordeles på prosjekter lokalt, nasjonalt og/eller internasjonalt. 5. Vurdere hva slags prosjekter og tidsperspektiv det er naturlig å satse på, men uten å peke på spesifikke prosjekter. 6. Vurdere behov for endringer i den interne beslutningsprosessen, også evt. vedtektsendringer. 7. Utarbeide eget søknadsskjema for innmelding av prosjekter. 8. Dokumentere ovenstående og levere styret innen fristen 15. mai.

4 2. Fordeling inntekter og kostnader klubbinternt og i prosjekter I tabellen under vises fordeling av kostnader og inntekter, vurdert for 2003/04 og 2004/05. KLUBBINTERNT Kostnadsart Inntekter Utgifter Kontingenter Kontingent Loddsalg klubbmøter Loddsalg sommer/intercitymøter Loddbøker - Nordli Lokaler Hotel Oslofjord - lokalleie Husleie andre klubber sommermøter à 800 Leie lokale sommerfest Overskudd sommermøte Diverse til klubbmøter Guiding i gamle Oslo Norsk Folkemuseum Refusjon av utlegg for sightseeing Omvisning Asker museum Høytaleranlegg (batt, rep.) Vinmonopolet Festivitas BKK-fest Blomster - medlemmer Hedersgave Jubileumsgave Bærum Rotary Rotary D-2310 og RI PETS - Tyrifjord Hotell Presidentsamling Distrikstkonferanse - deltakeravg. Distrikstssamling 2004 Rotary Distriktskontingent Rotary International Diverse Frimerker Utlegg månedsbrev Utlegg servering Blekkpatroner printer Salg "Hund og katt" Renter Driftskonto Transaksjonsgebyr Årspris Visakort / bankkort Rotaryeffekter Navneplate Parkering

5 PROSJEKTER Renter Sparekonto Distrikt Tiltaksfondet Handicamp Norway Leie Helgerud kirke Overførsel SETU Nepal Plan International Norge - 2 barn Rotary Foundation Norges Røde Kors - flomofre Holmenkolltreff sponsing Bidrag "Nourish the Children" Støtte studieopplegg - Moa N. Lønning Bidrag Thailand Distriktssamling, påmelding klubber Sodeho servering Salg Rotaryeffekter Andel overskudd DS 2005 til 2310 Bærum kommune - parkering Utlegg Andvord m.m. Leie/renhold BI 3. Utarbeide retningslinjer for økonomisk ramme for årlig prosjektsatsing Rotary har strenge føringer med hensyn til hvordan innsamlede midler kan benyttes; til internt bruk og til prosjekter. Dette for at det ikke skal skapes tvil om at innsamlede midler i sin helhet benyttes i henhold til intensjon. Klubbens prosjektsatsing kan være gjennom klubben arbeidsinnsats, inntektsbringende aktiviteter øremerket samfunnsbistand og/eller økonomisk støttende fra allerede avsatte midler til samfunnsprosjekter. Dette punktet omtaler hvilke retningslinjer for klubben mht økonomisk ramme for årlig prosjektsatsing. Prosjektgruppen har sett på klubbens finansielle situasjon som for tiden er meget god. Imidlertid må det ikke være noen sovepute. Det forutsetter proaktivitet mot inntektsbringende aktiviteter. Gruppen foreslår en løsning hvor dagens egenkapital fordeles i to ulike fond: 1. Driftsfond - til klubbens interne liv for dekning av driftutgifter. - til klubbinterne investeringer, eksempelvis utvikling av hjemmesiden. - hvis driftsfondet overstiger maks beløpet på slutten av Rotaryåret, skal styret overføre overskuddet til prosjektfondet 2. Prosjektfond - etter avsetning av faste beløp til driftsfond, skal resten av midlene settes i prosjektfond til prosjektsatsing - med et maks beløp for årlig utdeling - økonomiske forpliktelser utover ett Rotaryår, eksempelvis våre to Planfadderskap, inngår som del av årlig prosjektsatsing - ett enkelt prosjekt skal ikke kunne støttes med mer enn et fast maks beløp - fond til prosjektsatsing, med et maks beløp for årlig satsing ved

6 Det foreslås at klubbens egenkapital fordeles med 25 % til driftsfond og 75 % til Prosjektfond. Driftsfondet være minst på kr ved utgangen av et klubbår. Plassering Budsjettnivå Kommentar Driftsfond Skal være minst kr Prosjektfond ca Maks utdeling per Rotaryår på kr Maks utdeling per prosjekt på kr Vesentlige kriterier for at klubbens medlemmer skal føle interesse og engasjement for klubbens prosjekter Vi har foretatt en liten undersøkelse blant noen av klubbens medlemmer for å undersøke hva som skal til for at de skal vise interesse og engasjement for klubbens prosjekter. Svarene vi har fått har vært av svært ulik karakter. Noen ønsker at vi skal engasjere oss enda mer i humanitært arbeid, mens noen har gitt utrykk for at det godt kan være mindre av den typen prosjekter og i stedet at klubben engasjerer seg mer for barn og unge i nærmiljøet. Det som det allikevel er relativt bred enighet om er at vi bør engasjere oss i noe mer langsiktige prosjekter, kanskje med 3 5 års horisont. Dessuten er det et uttalt ønske om at prosjektene bør presenteres ved foredrag på klubbmøter eller i månedsbrevet slik at flest mulig blir kjent med hva som er foreslått. Prosjektgruppen har også et forslag til hvordan beslutningsprosessen bør gjennomføres for å skape engasjement. Se pkt Vurdering av hvordan satsingen bør fordeles på prosjekter lokalt, nasjonalt og/eller internasjonalt a. Lokale prosjekter Rotary er en forening som selvsagt må ha en lokal forankring. Det er de enkelte klubber med deres lokale aktiviteter som danner fundamentet i organisasjonen. Det er viktig å synliggjøre klubben i det lokale miljø. Klubben bør ha som målsetting at vi gjennomfører minst ett lokalt forankret prosjekt hvert år. b. Regionale / internasjonale prosjekter Klubben er også en del av et større internasjonalt nettverk med grunnleggene felles verdier. Klubben bør derfor ha som målsetting hvert år å ha i gang dvs. planlegge/gjennomføre minst ett prosjekt som har et regionalt/nasjonalt perspektiv og ett som har et internasjonalt perspektiv.

7 6. Vurdere hva slags type prosjekter og tidsperspektiv det er naturlig å satse på, men uten å peke på spesifikke prosjekter. Lokale prosjekter behøver nødvendigvis ikke være støtte i form av bevilginger til ett eller annet formål, men vel så mye være aksjoner som krever en aktiv innsats/oppryddingsaksjoner fra klubbens medlemmer til lokalsamfunnets nytte og glede i dagliglivet. Utfordringen blir hvordan kan vi bruke oss selv til lokalsamfunnets glede? Prosjekter bør først og fremst være fremtidsrettet og ikke historiske minnesmerker. Distriktet har lansert en idé om coaching prosjekter hvor en benytter ressurser innen klubben eller som en kjenner til å hjelpe ungt entreprenørskap/unge grundere med å etablere seg. Det er her mer snakk om å skaffe til rådighet kunnskapskapital som det burde være mye av innen klubbens egne rekker, enn økonomiske bevilgninger. Holmenkolltreffet er an annen aktivitet som bør prioriteres, men det berører vanligvis noen få av klubbens medlemmer og medfører ikke økonomiske bidrag fra klubbens kasse. Prosjekter på nasjonalt og internasjonalt nivå krever oftere en økonomisk innsats enn direkte egeninnsats fra klubbens medlemmer. Nasjonale eller regionale prosjekter initieres ofte fra overordnet nivå og må tas standpunkt til i de aktuelle tilfellene. Av internasjonale prosjekter har vi: - Bidrag til Rotary Foundation - type Polio pluss som ledes av Rotary Internasjonal og som bør være en fast del av våre internasjonale engasjementer som forutsetter massedeltakelse fra klubber rundt i verden. Ellers kan vi nevne andre eksempler på prosjekter; Nødhjelp, raskt tiltak, kanskje engangs Bistand mer langsiktig, med kontinuitet utover Rotary Foundation og Polio pluss (fjernadopsjon/ støtte til et barns utdanning) Matching grant prosjekter, som er motytelsen for å støtte Rotary Foundation. Ved Matching grant prosjekter kreves det et samarbeid med en annen lokal Rotary klubb. Dette er ofte tidkrevende prosjekter, men oppsiden er at hver krone fra Sandvika Rotary gir minst fire kroner til det konkrete prosjektet. Effekten av støtte kan derfor bli ganske stor. Seed money til noen kommer i gang. Støtteprosjekter som Sandvika Rotary står alene om bør kunne omfatte støtte over en oppstaringsperiode slik at prosjektet kommer vel i gang. Det er bedre å ha ett prosjekt over noen år slik at det får etablert seg grundig enn å spre ut enkelttiltak over mange usikre prosjekter. Vi står også friere i egne prosjekter mht støtte over flere år. Alle typer ovennevnte prosjekter bør være aktuelle for vår klubb. 7. Hvordan skaffe til veie økonomisk støtte til prosjektene Mange prosjekter, og spesielt de med internasjonal/regional fokus vil kreve økonomisk innsats i tillegg til menneskelig innsats fra medlemmene i klubben. I noen tilfelle vil det enkelte prosjektet ha ansvar for å gjennomføre inntektsbringende aktiviteter, men det kan også være hensiktsmessig å gjennomføre prosjekter/aktiviteter med det formål å skaffe til veie inntekter som kan fordeles til prosjektarbeid der det ikke er naturlig å kreve at inntektsbringende aktiviteter inngår som en del av prosjektarbeidet ifm lokale, regionale og internasjonale prosjekter Vi kan se for oss finansiering av prosjekter fra følgende kilder

8 a. Ekstraordinære innbetalinger fra medlemmene Klubben beslutter med kvalifisert flertall vedtar et forslag fra styret om innbetaling fra medlemmene et økonomisk bidrag som øremerkes brukt til klubbens samfunnsprosjekter å være seg lokale, regionale, eller internasjonale. b. Prosjekter med formål å reise penger bidratt fra andre enn klubbens medlemmer Mulige prosjekter: "Veldedighetsball" Konserter og andre tilstelninger som retter seg mot publikum Aktivitetsdag for rotary familier - rettes mot barn og barnebarn, der klubbens medlemmer "bemanner" aktivitetene - samarbeid med lokalt næringsliv" "Rusken" prosjekt - gjøre en jobb for kommune mot en gave fra kommunen for en gitt sak - helst rettet mot et behov i kommunen - lokalt prosjekt - "For et bedre lokal miljø" en "bygd som bryr seg" - her kan samarbeid med andre Rotary klubber være en ide slik at det kan bli mer penger av det. Distribusjonsoppgaver for distribusjonsselskap - pakkejobber, osv. Arrangør Rotary møter i distriktet. Omfanget/behovet for inntektsbringende prosjekter/aktiviteter bestemmes ut i fra det ambisjonsnivået Klubben har for sitt prosjektarbeid og behovet for økonomiske bidrag disse forutsetter. 8. Beslutningsprosess For å skape større oppslutning om prosjekter, bør medlemmene i større grad involveres ved valg av satsingsområder. Det gjelder både inntektsbringende prosjekter og prosjekter som i hovedsak forutsetter økonomisk støtte. Forslag til beslutningsprosess - Komiteene presenterer årets gjennomførte satsingsområder og prosjekter på et klubbmøte om våren - Et par møter senere holdes Klubbsamråd (for klubbens medlemmer) med fokus på mulige valg av satsingsområder og strategier for neste Rotaryår. På dette møtet fremlegges vyer for neste års virksomhet, gjerne også de store linjer for satsingsområder. - Komiteene presenterer sine planer på Rotaryåret på ca. første klubbmøte i oktober - Fremlagte forslag med synspunkter drøftes i styremøte samme kveld. Styret vurderer innspillene og utarbeider forslag til beslutning av satsingsområder - Styret legger frem sin anbefaling på ca. tredje klubbmøte i oktober. - Endelig beslutning om hvilke prosjekter som skal satses på, fattes i styret senest en uke etter. Beslutningen formidles snarest mulig til klubbens medlemmer. Det kan besluttes å igangsette prosjekter som forplikter klubben utover inneværende Rotaryår.

9 PROSJEKTER SANDVIKA ROTARY KLUBB Skjemaet skal benyttes ved søknad om igangsettelse av prosjekter; både inntektsbringende prosjekter og prosjekter med søknad om økonomisk støtte. Det skal bidra til å gi en god beskrivelse av prosjektet, ansvarsforhold, økonomiske rammer og informasjonsbehov. Prosjektnavn Kortnavn Startdato Planlagt sluttdato Søknad fra Utfylt av Dato A. Prosjektbeskrivelse Bakgrunn for prosjektet - Problembeskrivelse Mål med prosjektet Hva skal oppnås gjennom prosjektet? Hovedtiltak Hvilke tiltak skal iverksettes for å nå målet? Prosjektets rammebetingelser og avgrensninger (Hva skal inngå og spesielt hva skal ikke inngå)

10 PROSJEKTER SANDVIKA ROTARY KLUBB B. Organisering Organisering av prosjektet - Er prosjektet et delprosjekt eller en del av et større hovedprosjekt/program? Beskriv Ansvarlig for prosjektet i SRK enkeltmedlem, komité, styret, andre skal ha hovedansvar for å følge opp prosjektet Matching Grant? er prosjektet egnet for matching grant? Angi norsk og/eller internasjonal klubb C. Ressursrammer og økonomi Tabellen skal vise gruppering av inntekter og kostnader. Ytterligere spesifisering kan gjøres under pkt. E. Inntekter Utgifter Sum Arbeid Drift Utstyr/investeringer Annet Tilskudd Totalt budsjettert Tidspunkt og beløp for overføring både ved inntektsbringende og økonomisk støttende prosjekter Frekvens hvor ofte Første rapport - når D. Skriftlig rapportering til styret om status og framdrift i prosjektet E. Ytterligere opplysninger om prosjektet For utfyllende opplysninger om prosjektet.