KONTROLLUTVALGET SUNNDAL KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET SUNNDAL KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalget I Sunndalsøra, 15.april 2010 MØTEINNKALLING MØTE NR.: 2/10 TID: kl. 10:15 STED: Formannskapssalen, Sunndal rådhus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 07/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MOTE 11. MARS 2010 PS 08/10 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 09/10 SUNNDAL KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2009 PS 10/ 10 SUNNDAL ENERGI KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2009 PS 11/10 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING PS 12/10 SAMARBEIDSAVTALE OM SEKRETARIATSFUNKSJONEN FOR KONTROLLUTVALGENE. REVIDERING PS 13/10 OPPFOLGINGSLISTE Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: kjell.tore. iruni a molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Eva Betten (s) nestleder Kjell Tore Wirum kontrollsekretær

2 SUNNDAL KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Kjell Tore Wirum Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 07/10 Kontrollutvalget Motedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11. MARS 2010 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 11.mars 2010 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Kjell Tore Wirum kontrollsekretær

3 KONTROLLUTVALGET SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/10 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Møterom Sunndal kommunehus Sak nr: 01/10 08/10 Møteleder: Eva Betten, nestleder (Ap) Møtende medlemmer: Erling Rød (Frp) Lise Karin Meisal (Ap) Ingebjørg Solbakk (H) Forfall: Bjørn Flemmen Steinland, leder (KrF) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Bente Merete Petersen Sande (V) Fra sekretariatet: Kjell Tore Wirum, kontrollsekretær Fra revisjonen: Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Gunnvald Granmo, økonomisjef (under sak 04/10) Ola Bakken, personalleder (under sak 02/10) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. I TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 15. DESEMBER 2009 PS 02/10 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/10 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2009 PS 04/10 SUNNDAL KOMUNE. SKATTEREGNSKAPET FOR 2009 PS 05/10 MØTPLAN FOR 2010 PS 06/10 OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 6

4 PS 01/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 15. DESEMBER 2009 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 15.desember 2009 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 02/10 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak 1. Referat- og orienteringssakene tas til orientering. 2. Leder og nestleder deltar på FKT Fagkonferanse og årsmøte Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 01/10 Plan for forvaltningsrevisjon i Sunndal kommune saksprotokoll Sunndal kommunestyre i K sak 92/08 RS 02/10 Plan for selskapskontroll Sunndal kommune saksprotokoll Sunndal kommunestyre i K sak 07/09 RS 03/10 Kontrollutvalget i Sunndal kommune Årsmelding 2008 saksprotokoll Sunndal kommunestyre i K sak 09/09 RS 04/10 Forvaltningsrevisjonsrapporten "etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser" saksprotokoll Sunndal kommunestyre i K sak 28/09 RS 05/10 Forvaltningsrevisjonsrapporten anskaffelser av helsetjenester i Sunndal kommune saksprotokoll Sunndal kommunestyre i K sak 29/09 Orienteringssaker: Sekretær viste til referatsakene og presiserte viktigheten av at kontrollutvalget får tilbakemelding om resultatet av saker kontrollutvalget har oversendt kommunestyret til behandling. OS 01/10 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane og fylkeskommunane, Det Kongelege Kommunal- og regionaldepartement, datert 29.januar Sekretær orienterte. Det er berammet samling for kontrollutvalg 8.april i Molde hvor disse tilrådingene vil være hovedtema. OS 02/10 Kundebrev 1/2010 Egenkontroll, Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert Regnskapsrevisor Ole Tønnesen viste til kundebrevet og orienterte. OS 0310 Styreprotokoll Sunndal Energi KF ( edlagl) Side 2 av 6

5 Sekretær viste til styreprotokollen. For fremtiden vil styreprotokollene bli fremlagt til orientering for utvalget fortløpende. OS 04/10 Protokoll fra representantskapsmote i NIR nr 1/2010 Leder viste til møteprotokollen. Det ble bemerket at Sunndal kommune ikke deltok. OS 05/10 Sporsmål til ordforeren om Hjelles legat spørsmål i Sunndal kommunestyre Sekretær viste til spørsmålet og ordførerens svar i saken. Representanten Erling Rød orienterte. OS 06/10 Fagkonferanse om kontroll og tilsyn 2010, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Leder og sekretær viste til invitasjonen og orienterte. OS 07/10 Seniorpolitikk i Sunndal kommune Sekretærens innstilling Personalleder Ola Bakken kom i møtet. Bakken orienterte om planen for seniorpolitikk. Bakken redegjorde for seniorpolitiske tiltak Sunndal kommune tilbyr de kommunalt ansatte fra fylte 62 år. 39 personer er omfattet av ordningen. Kommunen har en løpende dialog med KLP vedrørende ordningen. Kommunen mener de har en tilfredsstillende ordning. Leder takket for orienteringen. Bakken forlot deretter møtet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Referat- og orienteringssakene tas til orientering. PS 03/10 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2009 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 tas til etterretning. Kontrollutvalgets behandling Utvalget gjennomgikk årsmeldingen. Årsmeldingen ble endret i samsvar med de merknader og innspill som fremkom i møtet. Kontrollutvalget fattet enstemmig edtak i sams ar med sekretærens innstilling. (5 oterende) Side 3 av 6

6 PS 04/10 SUNNDAL KOMMUNE. SKATTEREGNSKAPET FOR 2009 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens årsrapport for 2009 samt Skattefutens kontrollrapport med skatteoppkreverfunksjonen for 2009 til orientering. Kontrollutvalgets behandling Økonomisjef Gunnvald Granmo kom i møtet. Granmo orienterte om organiseringen av skatteoppkreverfunksjonen og redegjorde for skatteregnskapet. Granmo svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Utfordringer ligger i organiseringen av arbeidsgiverkontrollen for Sunndal kommune. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 05/10 MOTEPLAN FOR 2010 Kontrollutvalgets vedtak Møteplan for 2010 godkjennes. Uke Dato Mote nr Saker til behandlin /10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Skatteregnskapet for 2009 Skattefutens kontrollrapport med skatteoppkreveren Møteplan for /10 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2009 for Sunndal kommune Sunndal Energi KF Revisjonsberetnin Forvaltningsrevisjonsprosjekt. Bestilling /10 Økonomirapport 1.kvartal /10 Revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2009 Revisjonsplan for revisjonsåret 2010 Revisors vurdering av uavhengighet Økonomirapport 2.kvartal /10 Økonomirapport 3.kvartal 2010 Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte og viste til e-post fra leder, datert Grunnet møtekollisjoner med andre kontrollutvalg i distriktet ble det ikke gjort endringer av møtedatoer. Side 4 av 6

7 Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Sekretærens innstilling Møteplan for 2010 godkjennes. Uke Dato Møte nr / / / / /10 Saker til behandlin Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Skatteregnskapet for 2009 Skattefutens kontrollrapport med skatteoppkreveren Møteplan for 2010 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2009 for Sunndal kommune Sunndal Energi KF Revisjonsberetning Økonomirapport 1.kvartal 2010 Revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2009 Revisjonsplan for revisjonsåret 2010 Revisors vurdering av uavhengighet Økonomirapport 2.kvartal 2010 Økonomirapport 3.kvartal 2010 Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. PS 06/10 OPPFØLGNGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: I. Oppfølging av politiske vedtak. Kontrollutvalget har heller ikke i 2009 fått fremlagt status for politiske vedtak som av ulike årsaker ikke er blitt iverksatt innen rimelig tid. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av økonomi- og planutvalget, kommunestyret, oppvekst- og omsorgsutvalget, teknikk-, miljø- og kulturutvalget, administrasjons- og arbeidsmiljøutvalget og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Rådmannen ble i 2009 tilskrevet om at utvalget ønsker en slik oppstilling, i den hensikt å kontrollere at administrasjonen iverksetter og gjennomfører de vedtak som er vedtatt av de ulike politiske organ : Sekretær blir bedt om å tilskrive rådmann og etterspørre restanseliste for politiske vedtak som av ulike årsaker ikke er blitt iverksatt innen Administrative rutiner. Utvalget ønsker orientering om bl.a. post/arkiveringsrutiner i Sunndal kommune : Orientering gis i neste møte. 3. Eierskapsmelding. Etterlysning. Gjennomføring av eierskapskontroll forutsetter at Sunndal kommune utarbeider eierskapsrnelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens eierinteresser i hel- og deleide selskap og eierskapsstrategier pr selskap). Side 5 av 6

8 : Sekretær blir bedt om å tilskrive rådmann og etterspørre om kommunen har begynt arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding. 4. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter. Utvalget ønsker oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportene vedrørende: etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser i Sunndal kommune anskaffelser av helsetjenester i Sunndal kommune 5. Rutiner for avleggelse av sluttregnskap/byggeregnskap. Rutiner for avleggelse av sluttregnskap for investeringsprosjekt bør være nedfelt i kommunens sentrale styringsdokument, herunder økonomireglementet. Rutinene bør bl.a. inneholde hvem som er ansvarlig for utarbeidelse av sluttregnskap formål med prosjektet begrunnelse for overskridelse/mindreforbruk forslag til inndekning av merforbruk/disponering av mindreforbruk politisk behandling (formannskap/kommunestyre) revisjon og kontrollutvalgets rolle tidsfrist for framleggelse av sluttregnskap etter at det er ferdigstilt eller tatt i bruk nedre økonomisk ramme for når det skal legges fram som eget sluttregnskap og ikke sammen med den periodevise økonomirapporteringen : Sekretær blir bedt om å tilskrive rådmann for å få kartlagt om kommunen har egne rutiner for avleggelse av byggeregnskap og hvor disse er nedfelt. Følges opp som egen sak i neste møte. 6. Habilitet i Dovrefjellforvaltningen. Henvendelse fra representanten Eling Rød om habilitet til saksbehandler ved vurdering og innstilling i saken vedrørende fremtidig organisering av Dovrefjellforvaltningen : Sekretær blir bedt om å vurdere problemstillingene i saken og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Eva Betten fung leder Erling Rød Lise Karin Meisal Ingebjørg Solbakk Bente Merete Petersen Sande Kjell Tore Wirum kontrollsekretær Side 6 av 6

9 SUNNDAL KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Kjell Tore Wirum Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 08/10 Kontrollutvalget Møtedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: Orienteringssaker: OS 08/10 OS 09/10 OS 10/10 OS 11/10 OS 12/10 OS 13/10 OS 14/10 Styreprotokoll Sunndal Energi KF Taksering av Statnett sine anlegg i Sunndal kom mune (unntatt off, jfr offl 23 forste ledd) Tilsyn med Sunndal kommune (spesialpedagogisk hjelp før skolepliktig alder) (ingen avvik eller merknader), Fylkesmannen i More og Romsdal, utdanningsavdelinga (vedlagt) Selvkost på renovasjonsområdet. Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. datert (vedlagt) Møteprotokoll Samarbeidsforumet (kedlagt) KU sekretariatet og Samarbeidsforumet. Årsmelding for 2009 (vedlagt) Habilitet i Dovrefjellforvaltningen, Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, datert (vedlagt) Kjell Tore Wirum kontrollsekretær

10 TILSYN MED Sunndal kommune TIDSROM: ARKIVKODE: 2010/664 KOMMUNEN SIN ADRESSE: Sunndal kommune, 6600 Sunndalsøra FYLKESMANNEN SIN TILSYNSGRUPPE: Ole Arne Opstad, Jørn Thomassen og Jorunn Øen Nesje KONTAKTPERSON I KOMMUNEN: Siv-Grete Bøe og Dag Eirik Elgsaas Regelverk: - Lov av 17. juli 1998 nr 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringslova) Tilsynet omhandlet følgende emne: Tilsynet skal kontrollere om Sunndal kommune oppfyller kravene som loven setter til spesialpedagogisk hjelp før skolepliktig alder, jf. opplæringslova 5-7, og om Sunndal kommune har et forsvarlig system for å ivareta dette, jf. opplæringslova andre ledd. Fylkesmannen avdekket ingen avvik under tilsynet. Dato: Jørn Thomassen Ass.utd.direktør Jorunn Øen Nesje Rådgiver Ole Arne Opstad Seniorrådgiver 1

11 Innhold: 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Kravet til forsvarlig system, jf. opplæringslova Nærmere beskrivelse av kravet til spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder, jf opplæringslova Observasjoner i praksis 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Dokumentunderlag for fylkesmannen sitt tilsyn Vedlegg 2: Deltakere ved fylkesmannen sitt tilsyn 2

12 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Sunndal kommune den Tilsynet har rettet oppmerksomheten mot kommunen sin oppfyllelse av krav innen det oppgitte emnet, og rapporten viser ingen avvik. Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunen som barnehageeier. Formålet med tilsynet er å vurdere om Sunndal kommune oppfylier kravene som loven setter til spesialpedagogisk hjelp før skolepliktig alder, jf. opplæringslova 5-7, og om kommunen har et forsvarlig system for å ivareta dette, jf. opplæringslova andre ledd. Tilsynet omfattet blant annet undersøkelse av om: aktiviteter blir utført slik som de er omtalt skriftlig og uttalt ved intervju. kommunen driver sin virksomhet innenfor egne rammer og de rammer som er fastsatt nasjonalt. Tilsynet er gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju av sentralt plasserte personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. - AVVIK er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for tilsynet var: Korrespondanse mellom kommunen og fylkesmannen Dokumentasjon, jf. vedlegg 1 GSI-rapportering 3. Kravet til forsvarlig system, jf. opplæringslova Rettslig grunnlag: Opplæringslova Ansvarsomfang: "Kommunen/fylkeskommunen og skoleeigaren for privat skole etter 2-12 skal ha eit forsvarleg system for vurdering av om krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte. Kommunen/fylkeskommunen og skoleeigaren for privat skole etter 2-12 skal ha eit forsvarleg system for å følgje opp resultata frå desse vurderingane og nasjonale kvalitetsvurderingar som departementet gjennomfører med heimel i 14-1 fjerde ledd." Opplæringslova 5-7 Spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder: "Barn under opplæringspliktig alder som har særlege behov for spesialpedagogisk hjelp, har rett til slik hjelp. Hjelpa skal omfatte tilbod om foreldrerådgivning. Hjelpa kan knytast til barnehagar, skolar, sosiale og medisinske institusjonar og liknande, eller organiserast som eiga tiltak. Hjelpa kan også givast av den pedagogisk-psykologiske tenesta eller av ein annan sakkunnig instans. For spesialpedagogisk hjelp gjeld 5-4 andre og tredje leddet i lova. 5-5 andre leddet i lova gjeld så langt det passar." 3

13 Nærmere beskrivelse av kravet til et forsvarlig system, jf. Opplæringslova Kommunen er etter opplæringslova andre ledd pliktig til å etablere et forsvarlig system til sikring av at lovkrav blir oppfylt gjennom planlegging, kartlegging og korrigering av egen virksomhet. I Ot.prp. nr. 55 ( ) heter det at: Systemet skal være "eigna til å avdekkje eventuelle forhold som er i strid med lov og forskrift". Systemet skal sikre "at det blir sett i verk adekvate tiltak der det er nødvendig". "Eit forsvarleg system føreset jamleg resultatoppfølging og vurdering av om lovverket blir følgt." "Skoleeigarane står fritt til å forme ut sine eigne system, tilpassa lokale forhold." Systemet skal bidra til at kommunen til enhver tid og uavhengig av enkeltpersoner er i stand til å utføre lovpålagte oppgaver i medhold av lovkravene. Systemet skal ha et innhold og en funksjon som er egnet til å avdekke forhold som er i strid med lovverket og derpå sikre at nødvendige tiltak blir satt i verk. Vurdering/kartlegging og iverksetting av korrigerende tiltak skal gjøres kontinuerlig gjennom året. Kommunens system må være nedfelt skriftlig og være av en slik art at ansvarlige i kommunen kan beskrive det og dokumentere at systemet er tilstrekkelig kjent i relevante deler av virksomheten, det vil si hos dem som har en funksjon i systemet. Dette for å sikre muligheten for etterprøving og for å kunne realisere de formål som systemet skal ivareta over tid og uavhengig av enkeltpersoner. Gjennom systemet må det defineres tydelige rolleforventninger med hensyn til arbeidsoppgave, funksjon og myndighet. Systemet skal inneholde en omtale av hvordan dette er implementert i organisasjonen. Det gjelder både rutiner for informasjon om regelverket, og hvordan de ulike oppgavene som er omtalt skal gjøres kjent for relevante personer. Herunder ligger det at kommunen skal sørge for at det foreligger rutiner for vurdering av førskolebarns utvikling og behov. Dette innebærer også at ledelsen i barnehagen må være innforstått med de rutiner og prosedyrer som skal følges ved eventuell bekymring for et barns utvikling. Kommunen må følge opp om det er etablert rutiner for dette og om disse blir fulgt. I kommunen skal det også være på plass rutiner for å avdekke behov for spesialpedagogisk hjelp hos barn som ikke er i barnehage. Slike rutiner kan for eksempel være lagt til helsestasjonen. Systemet må også beskrive hvordan kommunen skal følge opp og vurdere den spesialpedagogiske hjelpen til barn i førskolealder og hvordan eventuelle avvik skal rapporteres. Det skriftlige systemet skal med andre ord vise hvilke rutiner for kartlegging, vurdering, korrigering, kommunikasjon og samhandling som skal realisere systemets formål, i dette tilfelle opplæringslova 5-7. Dette må være gjennomført i organisasjonen, det må være egnet til å avdekke forhold som er i strid med regelverket og det må være egnet til å gjenopprette lovlig tilstand i de tilfellene hvor det avdekkes rettsstridige forhold. Den skriftlige systembeskrivelsen må revideres dersom det viser seg at systemet ikke fungerer i praksis. 4

14 4. Nærmere beskrivelse av kravet til spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder, jf opplæringslova 5-7. Minimumskrav: Kommunen skal ha et system for kartlegging og oppfølging av barn med behov for spesialpedagogisk hjelp. Kommunen skal sikre at barn i førskolealder som har særlige behov for spesialpedagogisk hjelp får det uavhengig av om barnet går i barnehagen eller ikke og uavhengig av alderen til barnet. Sikre at retten til spesialpedagogisk hjelp blir vurdert på selvstendig grunnlag, ut fra barnets behov og uavhengig av den generelle tilretteleggingen i barnehagen. Sikre at saksbehandlingen for spesialpedagogisk hjelp følger prosedyrene i kapittel 5 i opplæringslova, jf. 5-3, 5-4 og 5-5 andre ledd, herunder at vedtaket skal være så klart og tydelig at det ikke er tvil om hvilket tilbud barnet får, jf. Forvaltningsloven 17. Sikre at tilbudet omfatter tilbud om foreldrerådgiving. Sikre at den spesialpedagogiske hjelpen er gratis og at den ikke finansieres av statstilskudd til barnehager, øremerket tilskudd til tiltak for barn med nedsatt funksjonsevne. Herunder sikre at ved beregning av hvor mye tid som går med til den spesialpedagogiske hjelpen, er det den faktiske hjelpen til barnet som teller. 5.0bservasjoner i praksis: 1) Kommunen skal ha et system for kartlegging og oppfølging av barn med behov for spesialpedagogisk hjelp. Sunndal kommune har et overordnet skriftlig dokument som tar for seg generelle rutiner, saksgang og ansvarsfordeling for kartlegging og oppfølging av barn med behov for spesialpedagogisk hjelp. Den enkelte barnehage har egne prosedyrer og rutiner som er utarbeidet i barnehagen. Rutinene bygger på den kommunale praksisen i kommunen. Rutinene kan virke i forhold til barnehage, PPT, kommunen og alle involverte. Det er også i systemet utviklet et samarbeid mellom barnehage og skole som skal ivareta det enkelte barnet og sørge for en god start på skolegangen. Den skriftlige rutinen ved overgangen omhandler også barn med spesielle behov. Kommunen har sikret seg at alle barn får spesialpedagogisk hjelp av personell med den nødvendige spesialpedagogiske kompetansen i og med opprettelsen av et eget fagteam som jobber med oppgaver hjemlet både i 5-7 og barnehageloven. Teamet kan kontaktes for veiledning allerede ved bekymring av enkeltbarn før det er fattet vedtak og det er fagteamet som har ansvar for den spesialpedagogiske hjelpen til det enkelte barnet etter evt utredning og enkeltvedtak. Teamet bistår med aktiv veiledning både til ansatte i barnehagen og foreldre. Teamet bistår også med råd til barnehageansvarlig i kommunen ved enkeltvedtak. Teamet er en viktig del av systemet Sunndal kommune har for kartlegging og oppfølging av barn med behov for spesialpedagogisk hjelp. 2) Kommunen skal sikre at barn i førskolealder som har særlig behov for spesialpedagogisk hjelp får det uavhengig av om barnet går i barnehagen eller ikke og uavhengig av alderen til barnet. 5

15 Tidlig innsats har lenge vært et mål for PPT jf. årsmeldingen for PPT Sunndal, Tingvoll og Nesset 2008/09. Flere barn skal fanges opp av helsestasjon og barnehageansatte og de ulike hjelpesystemene skal kunne bistå på ulike vis. I Sunndal kommune er det faste møter mellom helsestasjon, fagteam, PPT og barnehagene. Møtene er en arena for å samordne tiltak og ta opp bekymringsmeldinger for alle barn i kommunen uansett om de går i barnehage eller ikke. Helsestasjonen har rutiner på å tilvise til PPT ved bekymring. Det blir derfor vurdert slik at helsestasjonen, PPT og fagteamet sin oppfølging av barn vil kunne avdekke eventuelle behov hos barn som ikke går i barnehage. 3) Sikre at retten til spesialpedagogisk hjelp blir vurdert på selvstendig grunnlag, ut fra behovene til barnet og uavhengig av den generelle tilretteleggingen for barnet. Dokumentasjon og verifikasjon gjennom intervjuene fra Sunndal kommune viser at den generelle tilretteleggingen for barn med nedsatt funksjonsevne etter barnehagelova, blir skilt fra tiltak etter opplæringsloven 5-7. Det er et bevisst skille i PPT sin sakkyndige vurdering på 5-7 mellom behov for spesialpedagogisk hjelp etter opplæringslova 5-7 og barnehageloven 13. Samtidig ser tilsynsgruppa eksempler på at tiltak etter barnehageloven og tiltak etter opplæringslova blir satt i sammenheng, slik at tiltakene etter barnehagelova støtter opp om den spesialpedagogiske hjelpen. Fagteamet veileder barnehage personale både på tiltak etter 5-7 og barnehageloven. Kommunens enkeltvedtak av tildeling av ressurser på 5-7 er i stor grad gjort etter vurderingene fra PPT. 4) Sikre at saksbehandlingen for spesialpedagogisk hjelp følger prosedyrene i kapittel 5 i opplæringslova, jf. 5-3, 5-4 og 5-5 andre ledd, her under at vedtaket skal være så klart og tydelig at det ikke er tvil om hvilket tilbud barnet får. Det er en god sammenheng mellom sakkyndig vurdering, IOP og halvårsrapport. De vedtak som er gjort viser at en i stor grad følger den tilråding som er gitt av PPT. Selve vedtaket er noe kort i beskrivelsen av innhold, tiltak og organiseringsformer som kommunen forplikter seg til, men dette blir ivaretatt i den involvering som skjer av foreldrene og som tilslutt ender ut i en skriftliggjøring av tiltakene i en egen IOP. 5-5 første ledd om obligatorisk IOP gjelder ikke for spesialpedagogisk hjelp til førskolebarn. Det er positivt at kommunen likevel lager slike planer for hjelp i arbeidet. 5) Sikre at vedtaket omfatter tilbud om foreldrerådgiving. I enkeltvedtaka om spesialpedagogisk hjelp etter 5-7 blir veiledning omtalt som en del av tilbudet. Under intervjuet kom det frem at de som gjennomfører spesialpedagogiske tiltak etter 5-7 også er de som veileder foreldrene. I stor grad fagteam og PPT men i samråd med styrer og pedagogisk leder. 6) Sikre at den spesialpedagogiske hjelpen er gratis og at den ikke blir finansiert av statstilskudd til barnehager, øremerket tilskudd til tiltak for barn med nedsatt funksjonsevne. Herunder sikre at ved utregning av hvor mye tid som går med til den spesialpedagogiske hjelpen, er det den faktiske hjelpen til barnet som teller. 6

16 Dokumentasjonen fra Sunndal kommune viser at tilrettelegging for barn med nedsatt funksjonsevne etter barnehagelova, blir skilt fra tiltak etter opplæringslova 5-7. Det fremgår i vedtaket den faktiske ressursen på 5-7 som skal tildeles barnet i uketimer og også varigheten av tilbudet. Under intervjuet kom det frem at foreldre gis informasjon om at tiltak på 5-7 skal være gratis. Konklusjon: Samlet sett vurderer fylkesmannen det slik at Sunndal kommune oppfyller kravene som følger av opplæringslova andre ledd om et forsvarlig system for å ivareta spesialpedagogisk hjelp før skolepliktig alder, jf. opplæringslova Gjennomføring Tilsynet omfatter følgende aktiviteter: Varsel ble utsendt Åpningsmøte ble holdt Intervju ble utført Sluttmøte ble holdt I vediegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på tilsynet. 7

17 - VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for fylkesmannen sitt tilsyn Fra kommunen: - Kommunen sin årsmelding 2008 Delegerings - og myndighetsreglement for Sunndal kommune - Tildeling av ressurser etter opplæringslovens bestemmelser og saksgang - Virksomhetsplan PPT for Sunndal, Tingvoll og Nesset skoleår Årsmelding for PPT for Sunndal, Tingvoll og Nesset 2008/09 - Årsplan Holten barnehage Intern handlingsplan ved bekymring for et barn, Holten barnehage - Rutiner for overgang barnehage skole - Rutiner for overgang barnehage skole for Villabyen og Holten bh Sande og Furu skole - Anonyme eksempler på enkeltvedtak, IOP, rapporter og mal på samtykkeerklæring VEDLEGG 2 Oversikt over personer fra kommunen som var direkte involvert i tilsynet. I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra kommunen under åpningsmøte og sluttmøte, og over dem som ble intervjuet. Navn Per Ove Dahl Siv-Grete Bøe Dag Eirik Elgsaas Lars Husby Mona Reinset Ingeborg M Johansen Randi B Dørrum Funks'on Rådmann i Sunndal Sekretær bh.tjenesten Leder bh.tjenesten PPT leder i S, T og N Fagteam for spes.ped Styrer Holten bh Styrer Mogrenda bh Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Fra fylkesmannen deltok ass.utd.dir Jørn Thomassen, seniorrådgiver Ole Arne Opstad og rådgiver Jorunn Øen Nesje. 8

18 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks: E-post: havard.austvik@molde.kommune.no Organisasjonsnr.: Aukra kommune Eide kommune Fræna kommune Gjemnes kommune Molde kommune Nesset kommune Rauma kommune Sunndal kommune Vestnes kommune Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato Håvard Austvik Molde, 15. mars 2010 Selvkost på renovasjonsområdet Kommunene skal sørge for at husholdningsavfall og spesialavfall blir samlet inn og at dette skjer til selvkostpris, jf. forurensingsloven 30, 31 og 34. Revisjonen har undersøkt hvordan kommunene beregner sine utgifter til innkreving av avfallsgebyret, det vil si det påslaget kommunene gjør på selve innsamlingskostnaden. Størrelsen på de kommunale gebyrene er noe som påvirker alle innbyggerne i kommunene. Det er relativt store forskjeller i nivået på samlede gebyrer mellom kommunene. Vi ser også at kommunene i en viss utstrekning har brukt lave kommunale gebyrer som et argument for å tiltrekke seg nye innbyggere. For å sikre kommunens legitimitet blant innbyggerne må kommunene vise at de driver effektivt og har et godt grunnlag for fastsettelse av kommunale gebyrer. Sivilombudsmannen (SOM) har på eget initiativ tatt opp spørsmål om beregning av selvkost med Kommunal- og regionaldepartementet, jf. punkt V.72 i SOMs årsmelding for Dette skjer etter flere klager på dette området. SOM vil følge opp problemstillingen videre, etter at han har høstet ytterligere erfaringer fra behandling av enkeltklager. Revisjonen mener at kommunene bør gjøre seg kjent med SOMs arbeid. Avfallsgebyret er ett av flere kommunale gebyrer. Vi har valgt å avgrense undersøkelsen til kun dette gebyret, men mener at kommunene må vurdere om funnene også gjelder for andre gebyrer. I kapittel 1 omtales hvordan kommunene innfører ordning med tvungen renovasjon, gjør årlige gebyrvedtak og hvor tilgjengelig dette er for innbyggerne. Kapittel 2 omtaler hvordan kommunene beregner sitt påslag. Kapittel 3 viser kommunenes rutiner for etterberegning av påslaget, mens kapittel 4 viser hvordan over- eller underskudd fra avfallsgebyret blir behandlet. I siste kapittel gjøres det en oppsummering av funnene og anbefalinger fra revisjonen. 1

19 1. Vedtak om tvungen renovasjon og avfallsgebyr Forskrift om renovasjonsordning Kommunene skal sørge for innsamling av husholdningsavfall, jf. forurensingsloven 30. Alle kommunene oppfyller plikten til innsamling og behandling av husholdningsavfall gjennom avtaler med enten interkommunale selskaper eller med private aksjeselskaper. Sunndal utfører innsamling av avfall selv. Vedtak om innføring av tvungen renovasjon i kommunene skal vedtas av kommunestyret gjennom en lokal forskrift, jf. forvaltningsloven 2 bokstav c. Videre skal slike forskrifter kunngjøres i Norsk Lovtidend, jf. forvaltningsloven 38. Manglende kunngjøring kan gjøre at forskriften ikke har virkning, jf. forvaltningsloven 39. Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset. Rauma og Sunndal har alle vedtatt og kunngjort lokal forskrift om renovasjon. Aukra gikk inn i RIR-samarbeidet i 2006 og vedtok da forskrift om renovasjon. Kommunen har ikke kunngjort denne forskriften og må sørge for at dette blir gjort. Vestnes har lokal forskrift som er vedtatt i daværende Teknisk styre. Vi mener at kommunestyret i Vestnes må vedta forskrift om tvungen renovasjon og at denne må bli forskriftsmessig kunngjort. Forurensingsloven ble sist endret i Forskriften for RIR-kommunene, som ble utarbeidet i 1998, benytter andre betegnelser på avfallstyper enn det forurensingsloven nå gjør. Også forskriftene i Rauma og Sunndal er vedtatt før siste endring i forurensingsloven, men disse har et mer oppdatert begrepsbruk. Gjennomgående begrepsbruk er viktig for at forskriftene skal være forståelige for innbyggerne. RIR-kommunene bør derfor endre sine lokale forskrifter. Kommunenes årlige gebyrvedtak Kommunens hjemmel for å pålegge avfallsgebyr er gitt i forurensingsloven 34. Selv om det praktiske ansvaret for innsamling og behandling av avfall er satt ut til andre selskaper, er det kommunestyret i den enkelte kommune som skal fastsette årlige avfallsgebyr. Kommunestyret må, når de fastsetter de årlige gebyrene, sikre seg at kommunen har betryggende kontroll for at driften av og regnskapsføringen i avfallsselskapene skjer i henhold til gjeldende regelverk. Revisjonen opplever at kommunene i dag ikke har gode nok rutiner for dette. Vi anbefaler at dette tas inn i styringsdialogen mellom kommunen som eier og renovasjonsselskapene. Kommunestyret i Gjemnes har fattet vedtak som er formulert slik at det bare omfatter kommunens påslag og ikke hele gebyret, jf. sak 67/09. Vi ber Gjemnes utforme gebyrvedtakene slik at det kommer tydelig frem at det gjelder hele gebyret, ikke bare påslaget. Alle kommunene fakturerer selv avfallsgebyret til husstandene. De utgifter og inntekter kommunen har på selvkostområder kommer til fratrekk fra kommunens ordinære budsjett. Dette må derfor være kjente størrelser og være innbakt i budsjettforslaget før kommunestyrets vedtak. Revisjonen mener derfor at det vil være prosessuelt korrekt å vedta renovasjonsgebyret, og gebyrene for andre tjenester, før kommunens budsjett vedtas. Kommunene må sammen med RIR sikre at budsjettprosessene legger til rette for en slik behandling. Vi ser også at noen kommuner vedtar gebyrene i det året de gjelder for. Vi gjør oppmerksom på at årsbudsjett for påfølgende år skal vedtas før årsskiftet, jf. forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 15 første ledd. 2

20 Nesset, Sunndal og Vestnes har ikke med hjemmelsgrunnlag for fastsettelse av avfallsgebyr i saksfremstilling. For å tydeliggjøre hvorfor kommunen kan pålegge innbyggerne gebyrer vil vi anbefale at hjemmelsgrunnlaget, både forurensingsloven og lokal forskrift, kommer frem i saksfremstilling og eventuelt vedtak, samt i informasjon på blant annet kommunenes hjemmesider. Tilgjengelighet for innbyggerne Revisjonen har forsøkt å finne informasjon om renovasjonsgebyr på kommunenes hjemmesider. Kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Nesset, Sunndal og Vestnes har alle faste menyvalg på sin førsteside som heter "Priser og gebyrer- eller liknende der alle kommunale gebyrer er satt opp. Rauma har lagt et tilsvarende valg under -Tjenester-. Molde har ikke en felles oversikt over gebyrer, men de er tilgjengelig under det tjenesteområdet de hører til. Vi vil anbefale at Rauma og Molde vurderer å gjøre opplysninger om gebyrer og priser for kommunale tjenester mer tilgjengelige på sine hjemmesider. På undersøkelsestidspunktet (slutten av januar 2010) hadde Aukra, Eide, Fræna ikke oppdatert sine satser for inneværende år. Kommunen bør sikre at de har rutiner slik at oppdateringer av disse opplysningene gjøres så raskt som mulig etter at de er vedtatt. Kommunale gebyrer for tjenester er pålagt merverdiavgift. Alle kommunene budsjetterer og vedtar renovasjonsgebyrene uten merverdiavgift. Ved fastsettelsen av gebyr for Gjemnes i 2010 er det hverken i saksfremlegget eller i vedtaket oppgitt om gebyret er med eller uten merverdiavgift. Kommunen må sikre at dette kommer tydelig frem. De fleste kommunene publiserer også prisene på sine hjemmesider uten merverdiavgift. Bare Rauma og Sunndal oppgir priser inkludert merverdiavgift. For at det skal være lettere for innbyggerne å vite hva man skal betale, vil vi anbefale kommunene å publisere sine gebyrer inkludert merverdiavgift. 2. Beregning av avfallsgebyr Regelverk for avfallsgebyr Forurensingsloven 34 sier hvilke områder det kan fastsettes gebyr på, hvilke kostnader som skal regnes med og at gebyret ikke skal overstige kommunens kostnader (selvkost). Kommunal- og regionaldepartementet utga i 2003 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-2140). Som en utdyping av disse retningslinjene utga Statens forurensingstilsyn i 2004 Veileder om beregning av avfallsgebyr. Både retningslinjene og veilederen innfører et skille mellom tre typer utgifter en kommune vil ha ved innsamling av avfall, nemlig kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner. Kommunen må ikke skille regnskapsmessig mellom disse utgiftstypene. Den skal likevel, før avfallsgebyret vedtas, beregne hvor store de samlede utgifter fra alle de tre utgiftstypene vil være. Avfallsgebyret til husstandene skal settes lik denne kostnaden. Det er bare Fræna og Sunndal som bruker disse begrepene i oppstillingen av budsjett og regnskap. Vi ber kommunene vurdere om et slikt oppsett kan være hensiktsmessig for å tydeliggjøre hvilke utgifter man har på renovasjonsområdet. Kommunenes interne retningslinjer Revisjonen har bedt kommunene om å få tilsendt det materialet de har for beregning av renovasjonsgebyret, både retningslinjer og regneark. Kommunene opplyser at de benytter seg av veiledningsmateriell for beregning og regnskapsføring som er utarbeidet av KRD, SFT og andre. Alle kommunene har egne regneark for å beregne avfallsgebyret. Disse inneholder så vidt vi kan vurdere ikke tilstrekkelige opplysninger til å kunne benytte dem uten videre vei- 3

21 ledning. Ingen av kommunene har egne skriftlige rutiner for kalkyle og etterberegning av selvkost. Dette gjør kommunene sårbar ved for eksempel sykdom eller utskifting av ansatte, og vi mener derfor at kommunene må utarbeide slike retningslinjer. Aukra, Gjemnes, Nesset, Rauma og Vestnes opplyser at de har til vurdering å anskaffe et eget dataprogram for selvkostregnskapene. Dette vil kunne være med å redusere sårbarheten i kommunen. Hvilke utgifter tas med Kommunene har ulik praksis for hvilke utgifter som dekkes inn gjennom avfallsgebyret. Flere av kommunene har tidligere beregnet påslaget ved å legge til en fast prosentsats på prisene fra avfallsselskapene. Alle kommunene har nå gått over til en mer reell beregning av sine utgifter. Molde har i flere år dekt inn utgifter til sentrumsrenovasjon, tømming ved busstopp og opprydding der man ikke finner forurenser gjennom påslaget i renovasjonsgebyret. Kommuneadvokaten har kommet til at dette ikke er i tråd med regelverket. Disse utgiftene er derfor tatt ut fra og med 2010, jf. Kommunestyrets sak 130/09. Vi ber Vestnes vurdere ordningen med gratis renovasjon for ideelle lag og foreninger opp mot bestemmelsene i forurensingsloven 34 tredje ledd og 35 første og tredje ledd. Aukra har vedtatt å dekke inn akkumulert underskudd på selvkostfondet på kr , jf. sak 32/09. Bakgrunnen for inndekkingen skal være en feil gjort av kommunen i På vann- og avløpsområdet er det tillatt for kommunen å ta mindre enn selvkost for tjenestene. På renovasjonsområdet skal gebyret dekke alle kostnader. Kommunene kan derfor ikke dekke underskudd på renovasjonsfondet ved å benytte frie inntekter. Avfall fra private bedrifter og kommunens egen virksomhet er definert som næringsavfall, jf. forurensingsloven 27. Denne type avfall omfattes ikke av de lokale forskriftene om innsamling og behandling av husholdningsavfall. I flere av kommunene har næringsavfall blitt samlet inn av RIR IKS og fakturert av kommunene gjennom det kommunale avfallsgebyret. Det er bare Fræna som har denne ordningen i Disse kundene må overføres til RIR Næring AS eller annet selskap så raskt som mulig og faktureres direkte fra denne leverandøren, jf. 5 i forskriften for RIR-kommunene. En reduksjon i gebyrmengden vil kunne føre til endringer i kostnaden per gebyr, uten at vi har undersøkt dette. Kommunene må sikre at deres eget avfall behandles som næringsavfall. Fordeling av utgifter til støttefunksjoner Selykostområder som vann, avløp og renovasjon administreres i alle kommuner av teknisk enhet eller liknende. Denne kjøper igjen tjenester fra blant annet økonomiavdelingen og lønns- og personalavdelingen. Kommunen fordeler disse utgiftene på det enkelte selykostområde etter fordelingsnøkler de har utarbeidet etter erfaring. Revisjonen ser at det er store forskjeller mellom kommunene på størrelsen på de fordelingsnøkler som benyttes. Revisjonen er klar over at det er visse forskjeller i blant annet organisering, regnskapsføring og type arbeid som utføres i den enkelte kommune. Vi finner det likevel vanskelig å kunne forklare så store forskjeller. Vi vil derfor anbefale at kommunene vurderer sine egne fordelingsnøkler. Høyesterett behandlet 26. oktober 2004 en sak om oppmålingsgebyr etter delingsloven, jf. Rt-2004 s Høyesterett påpekte i denne saken at selvkost burde gjelde ikke bare på det enkelte selvkostområde, men også i den enkelte sak. Dette kan skje gjennom beregning av gjennomsnittsgebyrer for sakstyper. Miljøverndepartementet har videre uttalt at kommuner som ikke benytter timeregistrering til daglig, fra tid til annen bør foreta former for tidsregistrering for å kontrollere om gebyrsatsene står i forhold til faktiske kostnader. Ingen av 4

22 kommunene har tidligere hatt tidsregistreringssystemer på prosjektnivå. Deler av Molde kommune har innført dette fra Alle kommunene foretar derfor fordeling av utgifter etter skjønn basert på erfaring. Noen av kommunene foretar en vurdering av fordelingsnøklene hvert år, mens andre gjør dette sjeldnere. Vi forutsetter at kommunene sørger for å sikre at fordelingsnøkler for blant annet tidsbruk vurderes jevnlig. Åpenhet om bakgrunn for endring av gebyr Politikerne som skal fastsette gebyrene er avhengig av å få informasjon om hvordan disse er beregnet. Videre bør kommunen kunne begrunne endringene overfor innbyggerne for å sikre sin legitimitet. Vi har derfor sett på saksfremstillingen i kommunene ved vedtak av gebyrer for Alle saksfremstillingene i RIR-kommunene viser til hvor stor endring RIR har foreslått i sine priser. De fieste kommunene skriver i tillegg hvor stort påslaget må være for å dekke inn kostnadene. Årsaker til endringer og størrelsen på den enkelte endring omtales som regel bare i generelle termer. Eksempelvis har Aukra og Nesset økt påslaget med 18 prosent i 2010, det vil si like mye som RIR foreslo for innsamling og behandling. Til sammenlikning er det i statsbudsjettet for 2010 lagt til grunn en forventet lønns- og prisvekst på 3,1 prosent i kommunesektoren. I saksfremstilling er kun økningen fra RIR oppgitt som årsak. Vi mener at slike ekstraordinære økninger må begrunnes tydeligere. I Eide, som i noen år har dekket inn påslaget gjennom selykostfond, opplyses det verken om størrelse på påslaget eller om dette er endret fra Bare i Molde er det satt opp en oversikt som viser hvilke utgifter som er forandret fra 2009 til 2010 og hvor stor forandringen er. Vi vil anbefale de andre kommunene å ta med en slik oppstilling i sine saksfremstillinger, uansett hvordan påslaget skal dekkes inn. Effektivitet i kommunene Kommunen skal sikre effektive tjenester for sine innbyggere, jf. kommuneloven 1. Revisjonen har derfor ønsket å sammenligne driften i kommunene for å vurdere deres effektivitet. Vi mener at påslag i kroner per innbygger per kommune kan være et godt mål på effektivitet. Det er avdekket til dels betydelige forskjeller i hvilke utgifter kommunene tar med i beregningen av påslaget. En sammenligning mellom kommunene på dette området kan derfor ikke kan forsvares metodologisk. Målinger av effektivitet bør være en del av kommunenes interne kontroll. For eksempel har Molde måling av effektivitet og kvalitet av sine vann- og avløpstjenester gjennom interesseorganisasjonen Norsk Vann BA. 3. Etterberegning av avfallsgebyr Ved den årlige regnskapsavslutningen skal det foretas en etterberegning for å se om de faktiske utgiftene ble som forutsetningene for avfallsgebyret. Kalkulasjonen både i forkant og etterkant må omfatte kjerneproduktet, tilleggsytelsene og støttefunksjonene. For kjerneproduktet vil dette være det som faktisk er betalt til renovasjonsselskapene. Vi viser igjen til at kommunene må ha betryggende kontroll for at driften av og regnskapsføringen i avfallsselskapene skjer i henhold til gjeldende regelverk. Ut fra oversendt materiale finner vi at det bare er Fræna og Sunndal som foretar en reell etterberegning av det kommunale påslaget gjennom å justere for faktiske utgifter til blant annet lønn. Også de sju andre kommunene må gjennomføre årlig etterberegning. 5

23 4. Behandling av over- eller underskudd Om utgiftene var lavere enn det som er krevd inn skal differansen føres til et bundet driftsfondl. Om det er krevd inn mindre enn de faktiske utgifter skal differansen tas fra det bundne driftsfondet. Selvkostregnskapet skal balansere over en periode på tre fem år. Bare et fåtall av kommunene har en oversikt over status på renovasjonsfondet med i saksfremstillingen til fastsettelse av gebyr for Flere av kommunene skiller heller ikke mellom ulike bundne driftsfond i årsregnskapene. Det er derfor vanskelig for politikere og innbyggere å vurdere om fondene balanserer over en periode på tre fem år. Vi ber kommunen vurdere å synliggjøre størrelsene for de enkelte bundne driftsfondene. Figur 1 Renovasjonsfond per kommunel (kroner) Tallene for Aukra er justert for kommunens dekning av tidligere underskudd. 2 Tall for 2009 er fra foreløpige og ikke reviderte regnskaper som kan bli endret. Noen av kommunene hadde ikke regnskapene ferdig på undersøkelsestidspunktet. Kilde: Kommunenes årsregnskaper Det er store variasjoner mellom kommunene i nivå på og utvikling av fondene. Kommunene må selv vurdere hva som er et passelig nivå for fondene. Vi finner at kommunene går omtrent i balanse over perioden, men mener at Molde og Rauma bør arbeide for å stabilisere størrelsen på renovasjonsfondene og slik også størrelsen på gebyret til innbyggerne. I denne rapporten er fond benyttet som samlebegrep på både bundet driftsfond, kortsiktige fordringer og memoriakonto. uavhengig av hvilke begrep kommunene selv benytter. 6

24 - 5. Oppsummering og anbefaling Revisjonen har undersøkt hvordan kommunene beregner sine utgifter til innkreving av avfallsgebyret, det vil si det påslaget kommunene gjør på selve innsamlingskostnaden. Undersøkelsen har avdekt at det er variasjoner mellom kommunene i hvordan de beregner påslaget. For å bedre etterlevelsen av regelverket for beregning av avfallsgebyr mener vi at kommunene særlig må: sikre at lokal forskrift om renovasjon er fastsatt og kunngjort utarbeide skriftlige rutiner for beregning og etterberegning av avfallsgebyret sikre at avfallsgebyret kun omfatter utgifter som er dekket av forurensingsloven 34 utføre reell etterberegning av det kommunale påslaget i avfallsgebyret sørge for åpenhet for politikere og innbyggere om hvordan avfallsgebyret er beregnet og størrelsen på selvkostfondene Vi forutsetter at kommunene også vurderer sin praksis for fastsettelse av andre gebyrer, særlig på selvkostområder, ut fra det som er kommet frem i denne rapporten. Vi mener at undersøkelser som gjelder alle kommunene kan være et godt virkemiddel for å utvikle -beste praksis-. Vi vil derfor løpende vurdere å gjennomføre slike undersøkelser på flere områder. Med hilsen Håvard Austvik forvaltningsrevisor Kopi: Kontrollutvalgene i alle kommunene 7

25 SAMARBEIDSFORUMET FOR KONTROLLUTVALGENE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/10 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Møterom 1.etg, Servicetorget (Molde kommune), Torget 2 Sak nr: 01/10 08/10 Møteleder: Arve Ingvar Tovan Av forumets medlemmer møtte: Eide kommune: Ola Krogstad Fræna kommune: Ottar Nerland Gjemnes kommune: Kristine Måløy Molde kommune: Arve Ingvar Tovan Forfall: Aukra kommune: Aril Oterhals Nesset kommune: Mellvin Arvid Steinsvoll Rauma kommune: Odd Ivar Røhmesmo Sunndal kommune: Bjørn Flemmen Steinland Vestnes kommune: Martin Kjøpstad Møtende vara: Sunndal kommune: Eva Betten Fra sekretariatet: Kjell Tore Wirum, kontrollsekretær Møtelederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det ble bemerket at berammet møte 16.mars ble utsatt grunnet vesentlig forfall av forumets medlemmer. Det fremkom ingen merknader til saksliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL SF 00/10 VALG AV SETTEMØTELEDER SF 01/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 17. JUNI 2009 SF 02/10 REFERAT OG ORIENTERINGER SF 03/10 KU SEKRETARIATET OG SAMARBE1DSFORUMET. ÅRSMELDING FOR 2009 SF 04/10 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP FOR 2009 SF 05/09 SAMARBEIDSAVTALE OM SEKRETARIATSFUNKSJONEN FOR KONTROLLUTVALGENE. REVIDERING SF 06/10 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2010 SF 07/09 SAMLING FOR KONTROIILUTVALG 2009 Side 1 av 6

26 SF 08/09 MØTEPLAN KOORDINERING AV MØTER OG AKTIVITETER SF 00/10 VALG AV SETTEMØTELEDER Forumets vedtak Som settemøteleder velges Arve Ingvar Tovan Forumets behandling Krogstad fremmet følgende forslag: Som settemøteleder velges Arve Ingvar Tovan Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med forslag fra Krogstad (5 voterende). SF 01/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 17. JUNI 2009 Forumets vedtak Protokollen fra møtet 17.juni 2009 godkjennes. Forumets behandling Leder orienterte. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (5 voterende). SF 02/10 REFERAT OG ORIENTERINGER Forumets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Forumets behandling Referatsaker: Orienteringssaker: OS 01/10 Rundskriv om kommunelova og lov om interkommunale selskap. Brev frå departementet i tida etter 1.juli 2006, Kommunal- og regionaldepartementet Rundskriv 11-02/09, datert OS 02/10 Avklaring selskapskontroll, Det kongelige Kommunal- og regionaldepartement, datert OS 03/10 Spørsmål om begrepet selskap i kommuneloven 80, Det kongelige Kommunal- og regionaldepartement, datert OS 04 /10 Kommuneloven 15 nr 2 fritak for verv som kontrollutvalgsmedlem. Det kongelige Kommunal- og regionaldepartement, datert Side 2 av 6

27 OS 05/10 OS 06/10 OS 07/10 Retten til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører, Det kongelige Kommunal- og regionaldepartement, datert Kommunale selskaper 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane og fylkeskommunane, Det Kongelege Kommunal- og regionaldepartement, datert 29.januar Sekretær viste til orienteringssakene og svarte på spørsmål fra forumets medlemmer. OS 08/10 Prosedyrer for avleggelse av sluttregnskap for investeringsprosjekt Sekretær delte ut oversikt over rutiner for kommunene i kommunerevisjonsdistriktet på Nordmøre og orienterte. OS 09/10 Tilsetting av ny kontrollsekretær Sekretær orienterte. Søknadsfristen gikk ut 12.mars Det er innkommet 11 søknader til stillingen. Vedkommende blir tilsatt i Molde kommune, men direkte underlagt det enkelte kontrollutvalg. Sekretær vil delta under intervjuene. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (5 voterende). SF 03/10 KU SEKRETARIATET OG SAMARBEIDSFORUMET. ÅRSMELDING FOR 2009 Forumets vedtak Årsmeldingen for 2009 tas til etterretning. Forumets behandling Leder gjennomgikk årsmeldingen. Årsmeldingen ble endret i samsvar med de merknader og innspill som fremkom i møtet. Sekretær delte ut møte- og saksstatistikk for perioden Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatsleders innstilling (7 voterende). SF 04/10 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP FOR 2009 Forumets vedtak Sekretariatets regnskap for 2009 tas til orientering. Forumets behandling Sekretariatsleder redegjorde for regnskapet og svarte på spørsmål fra forumets medlemmer. Side 3 av 6

28 Merforbruket i 2009 er allerede fakturert kommunene etter kostnadsfordelingen slik den fremkommer i Samarbeidsavtalen. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatsleders innstilling (5 voterende). SF 05/10 SAMARBEIDSAVTALE OM SEKRETARIATSFUNKSJONEN FOR KONTROLLUTVALGENE. REVIDERING Forumets innstilling I. Samarbeidsavtalen om interkommunal sekretariatsfunksjon for kontrollutvalgene vedtas med følgende endringer: Punkt 3 Ressursfordelin Det opprettes til sammen 150 % stilling som sekretær for kontrollutvalgene. 1 tabellen under er 1,5 årsverk satt til 1885 timer til kontrollutvalgene eksklusiv 660 timer til administrasjon. Mulighet for utvidelse med 1 ett møte. Stillingsressursen (150 % stilling) gir rom for 58 møter. 49 av møtene er fordelt samt 2 møter i samarbeidsforumet. Resten 7 møter fordeles etter behov. Punkt 4 Økonomi De samarbeidende kommuner betaler et årlig vederlag for sekretariatsfunksjonen til Molde kommune, jf kostnadsfordelingen i tabellen under. Molde kommune er ansvarlig fbr å kreve inn vederlaget. Vederlagets størrelse er eksklusiv mva og fbr 2010 fordelt på 40 % etter grunnbeløp og 60 % etter,folketall pr Vederlaget skal justeres i samsvar med gjennomsnittlig lønns- og prisstigning i kommunesektoren. Kostnadsfordeling for 2012 og videre skal tas opp til ny vurdering innen ut9,-anuen av Side 4 av 6

29 Det legges ikke opp til kapitalinnskudd i samarbeidsordningen. Punkt 5.1 Molde kommune som vertskommune Molde kommune er vertskommune og har arbeidsgiveransvaret angående sekretærfunksjonen. Molde kommune tilsetter 1,5 årsverk som skal utgjøre sekretariatet for de deltakende kommuner. Forumets behandling Sekretær redegjorde for bakgrunn for saken, økonomiske og administrative konsekvenser innstillingen vil få for de samarbeidende kommuner og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Innstillingen oversendes de respektive kontrollutvalg i de samarbeidende kommuner for endelig fremleggelse for kommunestyrene. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (5 voterende). SF 06/09 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2010 Forumets innstilling I. KU sekretariatets budsjett for 2010 fastsettes til en kostnadsramme på kr Sekretariatet gis fullmakt til å omprioritere innenfor ansvarsområdets budsjettramme. Forumets behandling Sekretær redegjorde for budsjettet. For å få et reelt budsjett er det foreslått å innarbeide de indirekte administrative utgifter sekretariatet har som i dag utføres vederlagsfritt av Molde kommune. Forumets innstilling oversendes kontrollutvalget i Molde for videre fremleggelse for Molde kommunestyre i forbindelse med budsjettkorrigeringer for ansvarsområdet. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (5 voterende). SF 07/10 SAMLING FOR KONTROLLUTVALG 2010 Forumets vedtak Det arrangeres Samling for kontrollutvalg 2010 på Rica Hotel Seilet Molde, torsdag 8.april Målgruppe for samlingen er kontrollutvalgsmedlemmer i kommunene i Nordmøre og Romsdal samt Møre og Romsdal fylkeskommune. Forumets behandling Sekretær orienterte om opplegget for samlingen og viste til skisse for program for samlingen. Side 5 av 6

30 Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra forumets medlemmer (5 voterende). Sekretærens innstilling Det arrangeres Samling for kontrollutvalg 2010 torsdag 8.april Målgruppe for samlingen er kontrollutvalgsmedlemmer i kommunene i Nordmøre og Romsdal samt Møre og Romsdal fylkeskommune. SF 08/10 MØTEPLAN KOORDINERING AV MØTER OG AKTIVITETER Forumets vedtak Møteplan for 2010 tas til orientering. Forumets behandling Sekretær redegjorde for møteplanen. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (5 voterende). Ola Krogstad Ottar Nerland Kristine Måløy Arva Ingvar Tovan fung. leder Eva Betten Kjell Tore Wirum kontrollsekretær Side 6 av 6

31 SAMARBEIDSFORUMET FOR KONTROLLUTVALGENE i Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes kommune. Det følger av koml 77 nr 10: Avtalens formål følger av avtalens punkt 2: ÅRSMELDING FOR INNLEDNING I 2003 kom det en lovendring til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) hvor koml 60 som omhandlet kontrollutvalg ble opphevet og erstattet med et nytt kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. "Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget." Dette innebar i praksis at revisjonen som tidligere hadde hatt sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene, ikke lenger kunne utføre sekretærbistand. Det ble i 2004 inngått Samarbeidsavtale om interkommunal sekretærfunksjon for kontrollutvalgene (kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes), datert 31.desember "Samarbeidets hovedformål er å bidra til at deltakerkommunene skal ha tilstrekkelig og kompetent sekretærbistand til sine kontrollutvalg." I henhold til samarbeidsavtalen ble det også etablert et samarbeidsforum, jfr avtalens punkt 5.3: "Det etableres et samarbeidsforum bestående av lederne av kontrollutvalgene i kommunene." 2. FORUMETS SAMMENSETNING Samarbeidsforumet har i perioden følgende sammensetning: Kommune Medlem Funks'on Personli e varamedlemmer Aukra Aril Oterhals Audhild Mork Eide Ola Krogstad Tone Helen Folland Bolli Fræna Ottar Nerland Sigrid Gjendem Fjørtoft Gjemnes Kristine Måløy Ola Bjarte Orset Molde Arve Ingvar Tovan Harald Valved Nesset Mellvin Arvid Steinsvoll Leder Lars Myrset Rauma Odd Ivar Røhmesmo Arild Herskedal Sunndal Bjørn Flemmen Steinland Eva Betten Vestnes Martin Kjøpstad Nestleder Britt Bergem Side 1 av 6

32 3. SEKRETARIAT 3.1 Bemanning Etter samarbeidsavtalen skal Molde kommune være vertskommune for sekretariatet. Det følger av avtalens punkt 5.1: "Molde kommune er vertskommune og har arbeidsgiveransvaret angående sekretærfunksjonen. Molde kommune tilsetter en person i 100 % stilling som skal være sekretær for kontrollutvalgene for de deltakende kommuner." Fram til 1.desember 2009 var sekretariatet bemannet med 1 årsverk med kontrollsekretær Ole Terje Nakken. Fra 1.desember 2009 tiltrådte ny kontrollsekretær Kjell Tore Wirum. I desembermåned var det overlapping mellom avtroppende og ny kontrollsekretær. 3.2 Arbeidsfordeling Sekretariatet har i 2009 ivaretatt sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene i samarbeidskommunene. 3.3 Kontorplassering Det følger videre av avtalens punkt 5.1: "Molde kommune stiller med kontorlokaler med tilhørende utstyr for sekretæren." Sekretariatet er samlokalisert med Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R i Hamnegata 35, 4.etasje. 4. OPPGAVER 4.1 Forumets oppgaver Forumets oppgaver følger av avtalens punkt 5.3: "Formålet med forumet er å etablere en instans som kan ta opp saker angående sekretariatsordningen." 4.2 Sekretariatets oppgaver Det følger av forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) 20 første og annet ledd: "Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt." 5. VIRKSOMHET I Samarbeidsforumet Forumet har avholdt 1 ordinært møter og behandlet 6 protokollerte saker. I tillegg ble det avholdt et "høstmøte" i samarbeid med samarbeidsforumet for Nordmøre med følgende tema: Den nye offentleglova Åpne eller lukka møter i kontrollutvalgene 5.2 Møteaktivitet i utvalgene Totalt ble det i 2009 avviklet 42 møter i kontrollutvalgene og behandlet 290 protokollerte saker. Side 2 av 6

33 Aktiviteten i utvalgene har vært høy i Antall møter i utvalgene har variert mellom 4 og 7. Antall protokollerte saker har variert mellom 22 og Kurs/konferanser Samtlige kontrollutvalg i distriktet deltar på den årlige Kontrollutvalgskonferansen i regi av NKRF (Norges Kommunerevisorforbund) på Gardermoen i månedsskiftet januar/februar. En stor andel av utvalgenes medlemmer deltok under NKRF Kontrollutvalgskonferansen 4.-5.februar Sekretariatet var representert ved kontrollsekretær. Mange av kontrollutvalgsmedlemmene benyttet sjansen til å delta på Kurs for kontrollutval, avholdt i Molde 29.september 2009 i regi av KS Møre og Romsdal og NKRF. Sekretariatet var representert ved kontrollsekretær. Kontrollutvalgene i Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Sunndal og Vestnes er medlemmer av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Samtlige av kontrollutvalgene var representert på FKTs fagkonferanse og årsmøte på Gardennoen mai Sekretariatet var representert ved kontrollsekretær. Samarbeidsforumets medlemmer var godt representert under "høstsamlingen" i samarbeid med samarbeidsforumet for Nordmøre 18. november Kontrollsekretær har deltatt på 1 møte mellom sekretariatene i Møre og Romsdal i Videre har kontrollsekretær deltatt på en Vestlandssamling (samling for sekretariatene i Sør- Trøndelag, Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane, Hordaland, Rogaland, Aust- og Vest-Agder) i Stavanger, oktober Økonomi Regnskapet for 2009 viser et merforbruk på kr ,07.- i forhold til budsjett. Merforbruket skyldes i hovedsak lønns- og sosiale utgifter i forbindelse med overlapping mellom kontrollsekretærene i desember måned. Merforbruket vil bli fordelt på kommunene i henhold til kostnadsfordelingen slik den fremkommer i Samarbeidsavtalens punkt Bestilling fra/tilsyn med revisjonen Sekretariatet har i løpet av 2009 effektuert 19 bestillinger overfor revisjonen på vegne av kontrollutvalgene. Disse fordeler seg som følger: Sakstittel Beskrivelse Antall Revisjonsplan for revisjonsåret 2009 Revisors vurdering av uavhengighet følger vedlagt 9 Forvaltningsrevisjonsprosjekt. Bestilling 10 Eierskapskontroll. Bestilling 0 Sum 19 Side 3 av 6

34 Sekretariatet har i løpet av 2009 lagt frem 59 dokument fra revisjonen overfor kontrollutvalgene, enten som egen sak eller som del av annen ordinær sak. Disse fordeler seg som følger: Sak Beskrivelse Antall Kommunale årsregnskap Revisjonsberetning In/evt revisj onsnotat 9 Årsregnskap for kommunale foretak Revisjonsberetning m/evt revisjonsnotat 6 Revisjonens halvårsrapport for revisjonsåret Revisjonens årsrapport for revisjonsåret Revisjonens halvårsrapport for revisjonsåret Sluttregnskap/prosjektregnskap Uttalelser til sluttregnskap/prosjektregnskap 13 Forvaltningsrevisjonsrapporter 10 Oppfølging av FR rapporter 1 Rapport om eierskapskontroll 1 Misligheter/uregelmessigheter Andre tilsynssaker 0 Sum Regnskapsrevisjon Revisjonen utarbeider en revisjonsplan for revisjonsåret. Det blir rapportert halvårlig om status i revisjonsoppdraget. Revisjonsberetninger til årsregnskap for kommuner og/eller kommunale foretak (KF), uttalelser til byggeregnskap, nummererte brev samt kundebrev legges frem fortløpende for kontrollutvalget enten som egen sak eller som vedlegg til sak. 5.7 Forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon ble utarbeidet og behandlet i de respektive kontrollutvalg og kommunestyrer i Det er bestilt 10 forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2009 på bakgrunn av planen. Det er levert 10 forvaltningsrevisjonsrapporter i 2009 i henhold til bestillingene. Oppstartsbrev vedrørende forvaltningsrevisjonsprosjekt legges frem for kontrollutvalgene fortløpende. 5.8 Eierskapskontroll Plan for selskapskontroll ble utarbeidet og behandlet i de respektive kontrollutvalg og kommunestyrer i 2008/2009. På bakgrunn av planen er det forventet at revisjonen årlig utfører eierskapskontroll med den respektive kommune. Det er ikke fremlagt rapporter om eierskapskontroll i kontrollutvalgene i løpet av Forutsetning for en slik kontroll er at kommunene har utarbeidet eierskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens eierinteresser i hel- og deleide selskap og eierstrategier pr selskap) Ingen av kommunene i kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R har ikke og er heller ikke blitt pålagt av kommunestyrene i forbindelse med plan for selskapskontrollen, å utarbeide en slik eierskapsmelding. Side 4 av 6

35 5.9 Selskapskontroll i 2009 Kontrollutvalget i Rauma fikk fremlagt rapport om selskapskontroll i Troll-Tinn AS i løpet av Kontrollutvalget i Aukra hadde sammen med kontrollutvalget i Møre og Romsdal fylke intensjon om å gjennomføre selskapskontroll i Aukra Sikkerhetssenter AS (ASAS) i løpet av Grunnet eierforhold i selskapet (Aukra kommune, Møre og Romsdal fylke og en privat eier) var kontrollutvalget utelukket fra en slik selskapskontroll. Kontrollutvalget har likevel holdt seg løpende orientert om selskapet i Andre utredninger Grunnet ressurssituasjonen har sekretariatet heller ikke i 2009 utført utredninger for kontrollutvalgene ut over ordinær saksbehandling Oppfølging av samarbeidsforumets saker Følgende saker er ikke fulgt opp pr : Sak nr / Sakstittel Saken gjelder Merknad dato SF 04/09 Utvidelse av 1. Samarbeidsforumets leder og Saken vil bli fulgt opp i 2010 i sekretariatet nestleder gis fullmakt til å forbindelse med revidering av arbeide for at sekretariatet Samarbeidsavtalen. utvides med inntil en hel stilling 2. Samarbeidsavtalens punkt 5.1 endres i så fall tilsvarende Administrative utfordringer Frem til 31.desember 2009 har sekretariatet brukt saksbehandlingssystemet Lotus Notes 6.5 for kontrollutvalget. Grunnet utfasing av dette saksbehandlingssystemet, vil sekretariatet rette henvendelse til kommunene om tilgjengengelighet/brukertilgang til kommunens saksbehandlingssystem ephorte (Rauma har ACOS websak) for saksbehandling og arkivering av kontrollutvalgets dokumenter fra og med 1.januar Fremtidige utfordringer Samtlige av kontrollutvalgene har i 2008/2009 behandlet sak vedrørende bemanning i sekretariatet. Samtlige av kontrollutvalgene har konkludert med at de ønsker å være aktive kontrollutvalg med fokus på kontroll og tilsyn. Samtidig har de konkludert med at dagens bemanning i sekretariatet er for liten samtidig som den er sårbar for sykefravær, ferieavvikling og lignende. Noen av kontrollutvalgene har også åpnet for et mulig samarbeid eventuelt sammenslåing med Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre (dekker kommunene Aure, Averøy, Halsa, Kristiansund, Rindal, Smøla, Surnadal og Tingvoll). Sak vedrørende sekretariatets bemanning vil bli fulgt opp i 2010 i forbindelse med revidering av Samarbeidsavtalen. 6. SAMMENDRAG 2009 er det femte året hvor sekretariatsordningen har eksistert i henhold til samarbeidsavtalen. Grunnet høy aktivitet i kontrollutvalgene har det vært tilsvarende høy aktivitet for sekretariatet. Side 5 av 6

36 Samarbeidsforumet Molde, Ola Krogstad Ottar Nerland Kristine Måløy Arve Ingvar Tovan Eva Betten fung leder Side 6 av 6

37 SAMARBEIDSFORUMET BEHANDLEDE SAKER I 2006 Saks nr Sakstittel SF 01/06 GODKJENNELSE AV PROTOKOLLEN FRA MØTET 29. JUNI 2005 SF 02/06 FELLES ÅRSMELDING FOR 2005: SAMARBEIDSFORUMET OG SEKRETARIATET SF 03/06 SEKRETARIATETS REGNSKAP FOR 2005 SF 04/06 BUDSJETT 2006 SF 05/06 TEMA ELLER PROGRAM FOR HØSTENS FAGLIGE SAMLING SF 06/06 REFERAT/ORIENTERINGSSAKER HERUNDER MEDLEMSKAP I FKT Statuskode BEHANDLEDE SAKER I 2007 Saks nr Sakstittel SF 01/07 GODKJENNELSE AV PROTOKOLLEN FRA MØTET 6. SEPTEMBER 2006 SF 02/07 FELLES ÅRSMELDING FOR 2006: SAMARBEIDSFORUMET OG SEKRETARIATET SF 03/07 SEKRETARIATETS REGNSKAP FOR 2006 SF 04/07 SEKRETARIATETS BUDSJETT 2007 SF 05/07 TEMA ELLER PROGRAM FOR HØSTENS FAGLIGE SAMLING SF 06/07 ERFARINGSUTVEKSLING Statuskode BEHANDLEDE SAKER I 2008 Saks nr Sakstittel SF 01/08 KONSTITUERING VALG AV LEDER OG NESTLEDER SF 02/08 FELLES ÅRSMELDING FOR 2007: SAMARBEIDSFORUMET OG SEKRETARIATET SF 03/08 SEKRETARIATETS REGNSKAP FOR 2007 SF 04/08 SEKRETARIATETS BUDSJETT 2008 SF 05/08 TEMA ELLER PROGRAM FOR HØSTENS FAGLIGE SAMLING SF 06/08 ERFARINGSUTVEKSLING Statuskode BEHANDLEDE SAKER I 2009 Saks nr Sakstittel SF 01/09 FELLES ÅRSMELDING FOR 2008: SAMARBEIDSFORUMET OG SEKRETARIATET SF 02/09 SEKRETARIATETS REGNSKAP FOR 2008 SF 03/09 SEKRETARIATETS BUDSJETT FOR 2009 SF 04/09 UTVIDELSE AV SEKRETARIATET SF 05/09 TEMA/PROGRAM FOR DET FAGLIGE HØSTMØTET I NOVEMBER SF 06/09 ERFARINGSUTVEKSLING SÅ LANGT Statuskode Kode Forklarin Saken er avsluttet B Under behandling Til videre oppfølging U Saken går ut

38 SUNNDAL KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / &13 Kjell Tore Wirum Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 09/10 Kontrollutvalget SUNNDAL KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2009 Sekretærens forslag til uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 09/10 behandlet Sunndal kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning. revisors notat av 13.april 2010 og rådmannens årsmelding for I tilegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Sunndal kommunes regnskap for 2009 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr , mens netto driftsresultat er positivt med 36,8 mill kroner. De fleste tjenesteområdene har hatt god budsjettstyring i Det er spesielt innenfor enhetene Kommunalteknisk tjeneste, Kultur- og fritidstjenesten, NAV Sunndal og Pleie- og omsorgstjenesten at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsmelding. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 06.april 2010, har kontrollutvalget ikke merknader til Sunndal kommunes regnskap for Saksopplysninger HJEMMEL I henhold til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 nr 4 skal kontrollutvalget "påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte." I medhold av bestemmelsen har Kommunaldepartementet gitt Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) hvor kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon fremkommer i kapittel 4. Det følger av forskriftens 7 at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret med kopi til formannskapet som følger formannskapets behandling og innstilling om årsregnskapet til kommunestyret.

39 VURDERING Grunnlaget for behandlingen av saken er kommunens årsregnskap, revisors beretning, datert 06.april 2010, revisors notat, datert 13.april 2010 samt rådmannens årsmelding for Kommunens årsregnskap og rådmannens årsmelding sendes ut som egne trykte vedlegg. Kjell Tore Wirum kontrollsekretær

40 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal DISTRIKTSREVISOR Telefon: Telefaks: Rådhusplassen 1 Telefon: hovedkontor 6413 MOLDE E-post: s,qmune.harneshauo(amolde.komrnune.no Otglrevisornr.: Til Kommunestyret i Sunndal kommune Sted/dato Molde, 6. april 2010 REVISJONSBERETNING FOR 2009 Vi har revidert årsregnskapet for Sunndal kommune for regnskapsåret 2009, der driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk pa kr Vi har også revidert de budsjettvedtak og disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet. Videre har vi revidert opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet. Årsregnskapet består a driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Kommuneloven med tilhørende regnskapsbestemmelser i forskrift om årsregnskap og årsberetning og god kommunal regnskapsskikk i Norge, er anvendt ved utarbeidelsen av regnskapet. Årsregnskapet og årsberetningen er avgitt av rådmann og økonomisjef. Vår oppgave er å uttale oss om årsregnskapet og øvrige forhold i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Vi har utført revisjonen i samsvar med kommuneloven, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder revisjonsstandarder vedtatt av Den norske Revisorforening. Revisjonsstandardene krever at vi planlegger og utfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Revisjon omfatter kontroll av utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i årsregnskapet, vurdering av de benyttede regnskapsprinsipper og vesentlige regnskapsestimater, samt vurdering av innholdet i og presentasjonen av årsregnskapet. I den grad det følger av god kommunal revisjonsskikk, omfatter revisjon også en gjennomgåelse av kommunens økonomiforvaltning og den interne administrative kontroll. Vi mener at vår revisjon gir et forsvarlig grunnlag for vår uttalelse. Vi mener at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2009 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar mcd budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Uten at det har betydning for konklusjonen i avsnittet ovenfor viser vi til omtale av eiendomsskatt som ble fakturert Statnett SF den 21. desember 2009 på kr for arene 2002 til 2006, jfr. note 11. (1-4V+ 2i7u/ mund arneshaugt istriktsrevisor Kopi: kontrollutvalg, øk/planutvalg og rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Molde. Aukra, Vestnes. Rauma. Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide Fræna

41 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Distriktsrevisor Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks Mobil: E-post: harneshaugmolde kommune no Org./revisornr : Kontrollutvalget i Sunndal kommune Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato Sigmund Harneshaug Molde, 13. april 2010 Årsregnskap og årsmelding for 2009 for Sunndal kommune 1. Innleiing Regnskapet ble mottatt av revisjonen primo mars 2010 og er avlagt av rådmann og økonomisjef. Dette er noe etter fristen i regnskapsforskriften, som er 15. februar. 2. Revisors oppgaver I revisjonsmeldinga skal revisor uttale seg til fire punkter - bekreftelse av årsregnskapet - om midlene er brukt i samsvar med budsjettet - om årsmeldinga samsvarer med årsregnskapet - om det er tilstrekkelig dokumentasjon av regnskapsopplysninger 3. Kommentarer til årsregnskapet Vi bekrefter at regnskapet som viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr samsvarer med lov og forskrift og god kommunal regnskapsskikk, jfr revisj onsberetningen. Det er gjort en presisering i revisjonsberetningen ved at det i siste avsnitt vises til note 2 i regnskapet som omtaler fordring på Statnett SF på kr som gjelder eiendomsskatt for perioden 2002 til Fordringen står ubetalt. Revisjonen har innhentet en bekreftelse fra kommunens ledelse om at regnskapet, så langt de kjenner til, inneholder alle opplysninger som kreves etter lov og god kommunal regnskapsskikk. 4. Kommentarer til årsmeldingen Vi konstaterer at presentasjonen av regnskapet i årsmeldingen og økonomilederes kommentarer er i samsvar med avlagt regnskap. Vi har påsett at administrasjonen forklarer vesentlige avvik mellom regnskapet og budsjett. Etter vår vurdering er dette gjort på en tilfredsstillende måte. Totalt sett har Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen MOLDE 1 (2) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

42 Kommunen har rutiner som sikrer en god økonomistyring. Vi registrerer at administrasjonen jobber kontinuerlig med å bedre sin interne kontroll. 16/ tjenesteområdene hatt et merforbruk på 0,45 mill kroner i forhold til budsjett. Det tilsvarer 0,1 % av budsjettramme på 340,6 mill kroner. 5. Økonomisk intern kontroll Revisor skal se etter at kommunen har tilstrekkelig økonomisk intern kontroll. Det er administrasjonssjefen sitt ansvar etter 23 i kommuneloven å sørge for at slik kontroll er etablert og fungerer. 6. Analyse av regnskapet NOKKELTALLENE VISER: DRIFT Sunndal kommune har et netto driftsresultat på 5,9 % av inntektene i 2009, som er en økning på 3,1 prosent i forhold til foregående år. Resultatet er bedre enn måltallet på minimum 3 %. Kommunens frie reserver (disposisjonsfond + akkumulert regnskapsmessig mindreforbruk) utgjør 53,0 mill. kroner. SOLIDITET Sunndal kommune har god soliditet dvs, lav gjeld. Det bør imidlertid tas med i betraktningen at kommunen har gjennomført store investeringer som skal lånefmansieres LIKVIDITET Kommunen sin likviditet er betydelig svekket det siste året på grunn av manglende låneopptak på gjennomførte investeringer. Vedlegg: Nøkkeltallanalyse 2009 Kommunerevisjonsdistrikt 2 2 (2) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Møre og Romsdal Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

43 NØKKELTALL SUNNDAL KOMMUNE NØKKELTALL FRA DE SISTE ARSREGNSKAPENE Nedenfor viser vi til nøkkeltall innenfor 3 områder (Drift, Soliditet og Likviditet) over en 6 års periode. DEFINISJON: Nøkkeltallene er beregnet som prosent av driftsinntekter. Nøkkeltallene sier noe om kommunen sin økonomiske situasjon. Alle nøkkeltallene (med unntak av nedbetalingstid av gjeld) er utregnet som prosent av kommunens driftsinntekter. Det er også gjort sammenligning med fylkesgjennomsnittet, men her mangler det en del tall. Kommentar: Nøkkeltallet netto driftsresultat viser overskuddet eller underskuddet i drifta av kommunen, og er andelen av årets driftsinntekter som ikke er brukt i drifta. Det forventes at overskuddet bør være på minimum 3% av driftsinntektene. Sunndal kommune sitt driftsresultat i 2009 er på 36,9 mill kroner. Overskuddet utgjør 5,9% av inntektene. Dette er godt over måltallet på 3%. NETTO EKSTERNE FINANSUTGIFTER % MÅLTALL: maks 5% Gennomsnitt SUNNDAL KOMMUNE 2,1 3,3 2,8 1,4 2,4 1,2 2,2 FYLKET 1,9 2,5 3,4 4,8 7,3 2,2 3,7 Kommentar: Nøkkeltallet for netto eksterne finansutgifter sier noe om hvor stor del av kommunens driftsinntekter som brukes til finansutgifter. Høy gjeld med høye rente- og avdragsutgifter medfører mindre ressurser til daglig drift og mindre fleksibilitet mht. å omdisponere midler i drift. Det forventes at finansutgiftene ikke overstiger 5% av inntektene. Sunndal kommune har 7,7 mill kroner i netto eksterne finansutgifter. Tilsvarende tall for 2008 var 13,4 mill kroner. Kommunen sine finansutgifter ligger under måltallet på maks 5% av inntektene. Side 1 av 6

44 NØKKELTALL SUNNDAL KOMMUNE Kommentar: Nøkkeltallet for disposisjonsfond sier noe om hvor mye kommunen har i frie reserver dvs andelen av frie inntekter som ikke er brukt i driften. Kommunen trenger et disposisjonsfond av en viss størrelse for å møte uforutsette kostnader og svikt i de frie inntektene. Sunndal kommune har frie reserver på totalt 53,0 mill kroner (disposisjonsfond og regnskapsmessig mindreforbruk). Totalt ut.ør dette 8,5% av inntektene o har en klar mar in i forhold til måltallet å 4%. AKKUMULERT REGNSKAPSRESULTAT % G ennomsnitt SUNNDAL KOMMUNE 1,7 1,4 2,0 1,6 1,7 1,7 1,7 FYLKET #REF1 Kommentar Nøkkeltallet akkumulert regnskapsresultat viser akkumulert overskudd/ (-)underskudd i forhold til driftsinntektene. Sunndal kommune har et regnskapsmessig mindreforbruk i 2009 på 10,5 mill. kroner SOLIDITET LÅNEGJELD DRIFTSMIDLER MÅLTALL: maks 50% lan sikti.eld - formidlin slån - pens.onsfor liktelse) Gennomsnitt SUNNDAL KOMMUNE 39,0 33,1 22,0 20,1 42,4 36,5 32,2 FYLKET 78,3 82,7 77,0 81,6 78,0 #REF! Kommentar: Nøkkeltallet lånegjeld driftsmidler sier noe om kommunens soliditet dvs, fordeling mellom gjeld og egenkapital. I lånegjelden er formidlingslån og pensjonsforpliktelser holdt utenom. Sunndal kommune sin lånegjeld ligger under måltallet. Kommunens lånegjeld (ekskl. formidlingslån) er redusert med 5,0 mill. kroner i regnskapsåret. Det bør imidlertid tas med i betraktningen at kommunen har gjennomført store investeringer som er vedtatt lånefinansiert uten at låneopptakene er gjennomført. AVDRAGSTID GJELD låne eld/betalt avdra lån) SUNNDAL KOMMUNE 19 år 29 år Kommentar: Nøkkeltallet viser gjennomsnittlig avdragstid for kommunen sin lånegjeld. Avdragstiden skal reflektere rest avskrivningstid på driftsmidlene. Den økte avdragstiden reflekterer at kommunen har eller forlenget nedbetalingstiden i det siste regnskapsåret, ned mot minsteavdraget. Side 2 av 6

45 NØKKELTALL SUNNDAL KOMMUNE BRUTTO INVESTERINGSUTGIFTER % sum ut ifter i investerin sre nska et Gennomsnitt SUNNDAL KOMMUNE 9,7 10,0 7,4 11,2 16,7 19,8 12,5 FYLKET #REF! Kommentar: Nøkkeltallet for investeringsutgifter sier noe om nivået på kommunens investeringer i forhold til driftsinntektene. Investeringsnivået har vært høyt de siste årene. Investeringsutgiftene i Sunndal kommune var i 2009 på 123,3 mill kroner. Av disse er 76,1 mill kr brukt til Sunndal ungdomsskole og kulturskole. LIKVIDITET ARBEIDSKAPITALENS DRIFTSDEL % (AKD=omløpsmidler- kortsiktig gjeld - ubrukte lån - ubundne og bundne invest. fond og bundne dnftsfond) Gennomsnitt SUNNDAL KOMMUNE 6,0 60 4, ,7 4,8 FYLKET #REF! Kommentar: MÅLTALL: minimum 5% Nøkkeltallet arbeidskapitalens driftsdel sier noe om grunnlikviditeten til kommunen dvs, muligheten til å betale for sine forpliktelser etter hvert som de forfaller. Likviditeten målt som arbeidskapitalens driftsdel bør minst utgjøre 5% av kommunens driftsinntekter. Kommunen sin likviditet har i løpet av siste regnskapsår svekket seg betydelig. Grunnen til det er manglede låneopptak på igangsatte og gjennomførte investeringsprosjekter som er vedtatt lånefinansiert. HOVEDKONKLUSJON NØKKELTALLENE FORAN VISER: DRIFT Sunndal kommune har et netto driftsresultat på 5,9% av inntektene i 2009, som er en økning på 3,1 prosent i forhold til foregående år. Resultatet er bedre enn måltallet på minimum 3%. Kommunens frie reserver (disposisjonsfond + akkumulert regnskapsmessig mindreforbruk) utgjør 53,0 mill. kroner. SOLIDITET Sunndal kommune har god soliditet dvs, lav gjeld. Det bør imidlertid tas med i betraktningen at kommunen har gjennomført store investeringer som skal lånefinansieres. LIKVIDITET Kommunen sin likviditet er betydelig svekket det siste året på grunn av manglende låneopptak på gjennomførte investeringer. Side 3 av 6

46 SUNNDAL KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / &13 Kjell Tore Wirum Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 10/10 Kontrollutvalget SUNNDAL ENERGI KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2009 Sekretærens forslag til uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 10/10 behandlet Sunndal Energi KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning og Sunndal Energi KF sin årsmelding for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Sunndal Energi KF sitt regnskap for 2009 viser et regnskapsmessig overskudd på kr Av overskuddet legges det opp til utbetaling av utbytte til Sunndal kommune på kr mens resterende kr overføres annen egenkapital. Ut over det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 09.april 2010, har kontrollutvalget ikke merknader til Sunndal Energi KF sitt regnskap for Saksopplysninger I henhold til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 nr 4 skal kontrollutvalget "påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte." I medhold av bestemmelsen har Kommunaldepartementet gitt Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) hvor kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon fremkommer i kapittel 4. Det følger av forskriftens 6 "Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale og fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte." Det følger av forskriftens 7 at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret med kopi til formannskapet som følger formannskapets behandling og innstilling om årsregnskapet til kommunestyret.

47 Likelydende følger det av Forskrift 24.august 2006 nr 1033 om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak 16 tredje ledd. VURDERING Grunnlaget for behandlingen er revisors beretning, datert 09.april samt regnskap og årsberetning for Sunndal Energi KF for 2009 Årsberetning og årsregnskap for Sunndal Energi KF følger som eget trykt vedlegg. Kjell Tore Wirum kontrollsekretær

48 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal DISTRIRTSREVISOR Telefon: Telefaks: Rådhusplassen 1 Telefon: hovedkontor 6413 MOLDE E-post: si mund.harneshau molde.kommune.no Org./revisornr.: Til Kommunestyret i Sunndal kommune Sted/dato Molde, 9. april 2010 REVISJONSBERETNING FOR 2009 FOR SUNNDAL ENERGI KF Vi har revidert særregnskapet for Sunndal Energi KF for regnskapsåret 2009, som viser et overskudd på kr Vi har også revidert opplysningene i årsberetningen om særregnskapet, og forslaget til anvendelse av overskuddet. Særregnskapet består av resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling oppstilling over endringer i egenkapitalen og noteopplysninger. Regnskapslovens regler, forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak og god regnskapsskikk i Norge, er anvendt ved utarbeidelsen av regnskapet. Særregnskapet og årsberetningen er avgitt av foretakets styre og daglig leder. Vår oppgave er å uttale oss om særregnskapet og øvrige forhold i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Vi har utført revisjonen i samsvar med kommuneloven, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder revisjonsstandarder vedtatt av Den norske Revisorforening. Revisjonsstandardene krever at vi planlegger og utfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at særregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Revisjon omfatter kontroll av utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i særregnskapet, vurdering av de benyttede regnskapsprinsipper og vesentlige regnskapsestimater, samt vurdering av innholdet i og presentasjonen av særregnskapet. I den grad det følger av god kommunal revisjonsskikk, omfatter revisjon også en gjennomgåelse av foretakets formuesforvaltning og regnskaps- og intern kontroll-systemer. Vi mener at vår revisjon gir et forsvarlig grunnlag for vår uttalelse. Vi mener at særregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av foretakets økonomiske stilling 31. desember 2009 og for resultatet og kontantstrømmene og endringene i egenkapitalen i regnskapsåret i overensstemmelse med god regnskapsskikk i Norge de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i særregnskapet stemmer med regulert budsjett ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med god bokføringsskikk i Norge opplysningene i årsberetningen om særregnskapet er konsistente med særregnskapet og forslaget til anvendelse av regnskapsmessig overskudd er konsistente med særregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. gmund 1-Iarn shaug istriktsrevisor Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Molde. Aukra. Vestnes Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Elde Fræna

49 SUNNDAL ENERGI KF ÅRSBERETNING OG REGNSKAP FOR 2009 Styrets beretning for 2009 Årsberetningen for 2009 består av styrets beretning, regnskap med noter, revisjonsberetning og en avsluttende del med kommentarer og nøkkeltall. Årsberetningen for 2009 er bygd opp etter lov om årsregnskap 3-3 "Årsberetningens innhold". Styret har i 2009 avholdt 7 styremøter og behandlet 55 saker. I tillegg har styret fått seg forelagt orienteringssaker og regnskapsrapporter hvert kvartal. Styrets beretning for 2009 finnes i årsberetningen for 2009 på sidene 4,5,6 og 7. Endelig utgave av årsberetningen trykkes etter at styret har behandlet og godkjent den. Regnskap for 2009 Regnskapet for 2009 viser et driftsresultat på kr ,- mot kr ,- for 2008 og et årsresultat på kr ,- mot kr ,- for Omsetningen for 2009 var på kr ,- mot kr ,- i Før regnskapet blir ytterligere kommentert, vises en del nøkkeltall fra årets regnskap: Styrem OC3 ',,138te 020sak,02025% '02004"02022[ I doc

50 Generelle kommentarer: Årsresultatet for 2009 er kr ,- bedre enn i 2008, og kr ,- bedre enn budsjettert. Omsetningen er for 2009 kr ,- lavere enn i 2008 og kr ,- lavere enn budsjett. Årsaken kommer stort sett av lavere kraftpriser. Det ble budsjettert med en kraftomsetning på 99 GWh i 2009, og det ble omsatt 100,6 GWh. I regnskapsåret 2009 ble det solgt 18,5 GWh flernvarme. Det var budsjettert med et salg på 20 GWh. Budsjettet var optimistisk for flernvarmesalget, så vi må si oss godt fornøyd med et salg på 18,5 GWh. Driftsresultatet fra virksomhetsområdene viser at nettdrift har et overskudd på 5,057 mill. kroner, kraftomsetning et overskudd på 8,997 mill kroner, fiernvarme et overskudd på 4,930 mill, kroner og øvrig virksomhet et underskudd på 0,558 mill. kroner. Driftsresultat er før finanskostnader og skatt. Årsresultatet for virksomhetsområde fiernvarme er på 3,910 mill. kroner. Økningen av resultatet for nettdrift kommer i all hovedsak an, høyere inntektsramme. Overskuddet fra kraftomsetning er litt lavere for 2009 enn for 2008 og kommer av lavere kraftpriser i 2009 enn i Som følge av gunstig prissikring av deler av vår kraftportefølgen ble resultatet bedre enn fryktet. Fjernvarme gir et litt bedre resultat i 2009 enn i Vi har holdt stort sett de samme fjernvarmeprisene i 2009 som i 2008 med noen få unntak. Årsak til økningen har vært at kundene har hatt en fjernvarmepris som har vært knyttet opp mot konsumprisindeksen. Underskuddet på øvrig virksomhet kommer fra at arbeidet med planlegging av nye småkraftverk og planlegging av nye fiberkabler/liner. Driftsregnskapet De totale inntektene i budsjettet er 3,579 mill. kroner lavere enn budsjettert. Det meste av årsaken finner vi i kraftsalg og post 3420 Innmating i distribusjonsnettet. De totale kostnadene er 0,736 mill. kroner lavere enn budsjettert. Finansposter er 0,076 mill. kroner høyere enn budsjettert. De fleste enkeltposter er i henhold til budsjett, med noen få avvik. De fleste avvik kommer av høy aktivitet i Styrenl..C3.B8te%2Osak O2020 I 0%2004% doc

51 Investeringsregnskapet: Når det gjelder investeringsregnskapet har vi flere avvik. Både på grunn av at prosjekt ikke kom så langt som forventet i 2008, og prosjekt som er kommet til. Dette gjelder spesielt husprosjektet og prosjekt ny linje/kabel til Sjølsetøya og Brandstad. Enkelte prosjekt er ikke kommet i gang som fornying av målerparken (to-veis kommunikasjon), som følge av at myndighetskravene er blitt forsinket. Daglig leder vil gi ytterligere kommentarer rundt investeringene i styremøte. Ekstraordinære poster: I 2006 kjøpte Sunndal Energi KF aksjer i Enteca AS sammen med 18 andre everk rundt omkring i landet. Et av forretningsområdene til Enteca AS var å utvikle og selge sluttbrukerprodukter med hovedfokus på bedriftsmarkedet. Det viste seg etter hvert at selskapet ble startet på verst mulig tidspunkt med kraftig kraftprisøkning, som igjen medførte voldsom eksponering i garantier for eierne. Det ville medført at eierne fremover måtte inn med nye garantier etter hvert som selskapet ville vokse gjennom sitt kraftsalg. På grunn av de momenter som er pekt på foran, vedtok dagens eiere i Enteca AS at de enten ville selge selskapet eller avvikle det. Denne prosessen er nå ferdig og selskapet er avviklet. I regnskapet for 2008 ble det satt av 1,2 mill. kroner for tap av aksjekapital og 0,3 mill, kroner som et mulig tap i fremtidige kundefordringer. Nå som selskapet er avviklet viser det seg at tapet er 1,2 mill. kroner i tap av aksjekapital og 0,103 mill. kroner i tap på kundefordringer. Til sammen et tap på 1,303 mill. kroner. Det positive er at tapet er 0,196 mill. kroner lavere enn forventet ved regnskapsavlutningen i Utbytte Regnskapet for 2009 viser som det blir redegjort for under -Regnskap for 2009" et årsresultat på kr ,- som det er styrets oppgave og komme med forslag til disponering av. Før styret har kommet med sitt forslag til utbytte, har det også denne gangen vært gjennomført samtaler med rådmannen. Styret er kjent med at Sunndal kommune har store investertingsprosjekter foran seg. Sunndal Energi KF står også fortsatt foran store oppgaver som krev solid økonomi. Sunndal Energi KF har de siste fem årene investert for nærmere 116 mill. kroner. Balansen pr over bankinnskudd er ikke så god som tallene ser ut, da en del av midlene er bundet opp i garantier mot NordPool. Styret i Sunndal Energi KF har foreslått at kr ,- av overskuddet går til utbytte, og at kr ,- går til styrking av egenkapitalen. Det foreslåtte utbyttet er kr ,- mer enn budsjettert utbytte. I tillegg til utbytte har Sunndal Energi KF overført til Sunndal kommune kr ,- som renter på ansvarlig lån. Under er opplistet større prosjekt Sunndal Energi har gjennomført de to siste årene og prosjekt som kommer i 2010: 1. Flere større f_jernvarmeprosjekt, som fjernvarme til Akvaforsk, Sunndal Sparebank, Hycast, Sunndal Ungdomsskole, Aktivitetssenteret og flere prosjekt inne på Hydro Aluminium Sunndal. I 2012 håper vi at det andre renseanlegget er utbygd og produserer fjernvarme. Desto større del av overskuddet som overføres egenkapitalen til bruk for utbygging, desto mindre lån behøves. 2. Ny Sunndalsøra koblingsstasjon er ferdig utbygd til en utbyggingskostnad på ca. ca. 6 mill. kroner. En utbygging som var nødvendig, skal utbygd småkraft kunne leveres inn på sentralnettet. Styrem%C3%B8te.,O2OsaVO,0,5%-'0,01 0%2004% doc

52 3. Nytt tilbygg på ca. 180 m2 i to etasjer, samt oppussing av dagens lokaler. Nybygget rommer nytt ventilasjonsanlegg, datarom, garderober for damer og herrer, garasjer og noen flere kontorer. 4. Ombygging av 22 kv linjen fra Sjølseng til Branstad på grunn av at flere småkraftverk bygges i Øksendal ble satt i gang høsten 2008 og skal stå ferdig i løpet av Kostnad mill. kroner. Det meste må betales av utbyggerne. Sunndal Energi KF er ansvarlig overfor entreprenørene og må betale fakturaene etter hvert som de kommer, før de blir krevd refundert av utbyggerne. 5. Utbygging av fiber fra Gjøra til Sjølseng med videreførelse til Oksendal, Jordalsgrenda og Brandstad. Sunndal Energi KF finansierer ca. 50 % av kostnaden. 6. For å ha midler til re- og nyinvesteringer i distribusjonsnettet i årene fremover og for å holde kvaliteten på nettet oppe trengs det og at det avsettes midler. DSB (Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap) har de siste årene også blitt mer opptatt av kvalitet og sikkerhet, som igjen medfører kostnader for å tilfredsstille deres krav. 7. Distribusjonsnett har en nyverdi på ca. 180 mill kroner. Med en avskrivningstid på 40 år, bør det reinvesteres for 4,5 mill kroner i året pluss nødvendige nyinvesteringer. 8. Styret har gjennom flere styrevedtak vedtatt at Sunndal Energi bør delta i utbygging av småkraftverk i et visst omfang, noe som det og må avsettes midler til. 9. Bygging av biobrenselanlegg ved Ålvundeid skole og Sunndalsporten? 10. Selv med det store behovet for midler fremover, synes styret at det er riktig og foreslå et utbytte på 7,5 mill, kroner utover det som er overført Sunndal kommune gjennom budsjettet for Det er til nå utbetalt 1,440 mill kroner i rente på ansvarlig lån, og 6,0 mill kroner for konsesjonskraften. Ut over det som er kommentert her, vises det til årsberetning, regnskap og balanse med noter. Detaljert resultatregnskap som er spesifisert post for post, og som er sammenlignet med fjorårets regnskap og budsjett for 2009, vedlegges saken. Detaljert resultatregnskap sendes med til styret, men sendes ikke med i den videre saksbehandlingen. FORSLAG TIL VEDTAK: Årsberetning og regnskap for 2009 ble behandlet av styret i Sunndal Energi KF 22.april 2009, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Årsberetning og regnskap for Sunndal Energi KF,for 2009 godkjennes med et årsresultat på kr ,- og en omsetning pa kr ,-. PÅTEGNING OM STYRET I SUNNDAL ENERGI KF SITT VEDTAK: Styrem 0C3.0138te 020sak '02025' ' 02004%2022[ 1] doc

53 SUNNDAL ENERGI KF Styresak nr.: 26/2010 Behandlet: Arkivnr.: 122 DISPONERING AV OVERSKUDD FRA 2009 Regnskapet for 2009 viser overskudd på kr ,-, som det er styrets oppgave og komme med forslag til disponering av. Sunndal Energi KF har hatt og har mange store oppgaver foran seg som: Flere større fjernvarmetilknytninger. Ny Sunndalsøra koblingsstasjon til ca. 6 mill. kroner. Nytt tilbygg på 180 m' i to etasjer, samt oppussing av dagens kontorer. Ombygging av 22 kv linjen fra Aura til Brandstad pga. nye småkraftverk. Kostnad ca mill. kroner. Strømtilførsel til 120 hytter i Grødalen. Utbygging av fiber fra Gjøra til Sunndalsøra, med videreførelse til Øksendal, Brandstad og Jordalsgrenda. Behov for fremtidige re- og nyinvesteringer i distribusjonsnettet. Bygging av Mulvik kraftverk. Deltakelse i bygging av Småvoll Kraftverk AS, og eventuelt andre småkraftverk. Bygging av biobrenselanlegg Ålvundeid skole? Utbygging av rensanlegg nr. 2 på Hydro Aluminium for levering av mer f.jernvarme For mer informasjon om styrets vurdering av disponeringen av overskuddet, vises til styresak 25/2009 under delen om utbytte. Med de store oppgavene både Sunndal kommune og Sunndal Energi KF har foran seg, foreslår styret følgende disposisjon av overskuddet på kr ,-: Utbytte til eier kr ,- Overført annen egenkapital kr ,- Sum kr ,- I Styrernotc sak

54 FORSLAG TIL VEDTAK: Disponeringen av overskuddet for 2009 på kr ,- ble behandlet i styret i Sunndal Energi KF 22.april 2010, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Styret i Sunndal Energi KF foreslår for kommunestyret al overskuddet pa ,- kroner disponeres pa.folgende mate: Utbytte til eier Overfort annen egenkapital kr ,- kr ,- Sum kr ,- PÅTEGNING OM STYRET I SUNNDAL ENERGI KF S1TT VEDTAK: 1 Styremate sak

55 nndal Energi 1 I 1 I ' I 1 1 : I I DR1FTSINNTEKTER Salgsinntekter. avg.pliktig Standardpnser Kontrakter Tilfeldig kraft Offentlig belysning Periodisert kraftsalg Salgsinntekter, avgiftsfrie Utvekslingskraft/spotkraft Periodisert utvekslingskraft/spotkraft Resultat sikringshandel Resultat energiforvaltning Forbruksavgift Forbruksavgift, kostnad ENOVA inntekt ENOVA kostnad Salg av overføringstjenester Periodiserte overføringstjenester Innmating i distribusjonsnettet Tilbakeført mer-/mindreinntekt Tilbakeført rente mer-/mindreinntekt Arets beregnede mer-imindreinntekt Aktivenng investeringer Salg fjernvarme husholdning Salg fjemvarme næringsliv Periodisert fjernvarmesalg Sum Salgsinntekter Tilknytningavgift Gebyr Gebyr avgiftsfritt Husleie Diverse inntekter Diverse inntekter, avg.fritt 0 3, Arbeid for andre Salg av brukt materiell Salg av materiell Gatelys regningsarbeid Vinning/tap salg anleggsmiddel Kontantsalg varmepumper Kredittsalg varmepumper Sum Andre salgsinntekter SUM DRIFT6INNTEKTER DRIFTSKOSTNADER Varmepumper for videresalg Innkjøpsreduksjon Fastkraft Konsesjonskraft Sunndal kommune Kjøpsprovisjon Kraftmarkedsavgift Avregning NEAS-omsetning

56 4 210 Spotkraft Sentralnettleie Transformeringsavgift Feltleie NEAS, avregning monopol Sum Varekostnader Sum Solgte varers kostnad Sum Beholdningsendringer Lønn faste stillinger Fordeling lønnskostnader Fordeling arbeidsgiveravgift Fordeling feriepenger Fordeling pensjon arb.andel Fordeling diverse felleskostn Timelønnede Overtid Vaktgodtgjørelse Diverse tillegg Beregnede feriepenger Beregnet feriepenger over Rentefordel Trekkpliktig forsikring Trekkpliktig avg. treningssenter Trekkpliktig naturalytelse Motkonto trekkpliktig forsikring Motkonto trekkpliktig naturalytelse Motkonto rentefordel Motkonto trekkpl. treningssenter Godgjørelse styre og repr.skap Godgjørelse div. utvalg Andre godtgjørelser Refunderte lønnsutgifter styre Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift av feriepenger Arbeidsgiveravgift av pensjon Grunnlag arb.g.avg. pensjon Motkonto grunnlag arb.g.avg. pensjon Endring pensjonsforpliktelse Innberetningspl. pensjonskostnader Off.tilskudd vedr arb.kraft Refusjoner av sykepenger RefusjonsgrunnlagTrygdekontor Motkonto ref,trygdekontoret Annen refusjon Kurskostnader Bedriftshelsetjeneste Velferd Gruppelivsforsikring Yrkesskadeforsikring OU-midler Annen personalkostnad Sum Personalkostnader Avskrmaskiner, inventar mv Sum Avskrivninger Sum Nedskrivninger Gass

57 6 320 Renovasjon, vann, avløp o.l Lys, varme Renhold Andre kostnader eiendom vedlikehold Verktøy Maskiner Inventar og utstyr Driftsmateriell Materiell Materiell fjernvarme Driftsmateriale Materiell bredband Maleutstyr. vedlikehold Frakt. eballasje etc Arbeidsklærverneutstyr m v EDB-utstyr Kontraktsarbeid Regningsarbeid Skogrydding Eksterne tjenster fjernvarme EDB-tjenester Andre servicekontrakter Materiell bredband Leie antennemast/plassering Andre leveranser. entrepriser Diverse fremmede tjenester Revisjonshonorar Advokathonorar Konsulenthonorar Andre honorarer Annen fremmed tjeneste Kontorrekvisita Trykksak Sponsormidler Annonser Aviser, tidsskrifter, bøker Telefon Leie av telefonsamband Porto Bilkostnader Aggregatkostnader Annen kostnad egne transportmidler Bilgodtgjørelse. oppgavepliktig Reisekostnad. ikke oppg.pliktig Reisekostnad Diettkostnad. oppgavepliktig Annen kostnadsgodtgjørelse Gaver og bidrag Representasjon. fradragsberettiget Kontingent, fradragsberettiget Kontingent. ikke fradragsberettiget Forsikringspremie Avgifter til staten Kostnader beredskap Til disposisjon styret Annen kostnad

58 7 799 Avrundingskonto Innkommet pa tidl. nedskrevne fordringer Tap pa fordringer Sum Andre driftskostnader SUM DRWTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER OG KOSTNADER Sum Inntekter på invest. i dattersiskap Sum Inntekter på invest. i samme konsern Sum inntekter på invest. i tilknyttet selskap Sum Renteinntekter fra konsern Annen renteinntekt Renteinntekter depotkonto Renteinntekter varmepumpesalg Renteinntekt perioderent Renteinntekt rest rentebeløp Renteinntekt bank Sum Andre renteinntekter Valutagevinst (agio) Annen finansinntekt Sum Andre finansinntekter Sum Verdiendring omløpsmidler Sum Nedskrivning av omølpsmidler Nedskr. finans. anleggsmidler Sum Nedskr. av finansielle anleggsmidler Sum Rentekostnader fra konsern Rentekostnader ansvarlig lan Rentekostnader lan Sum Andre rentekostnader Annen finanskostnad Sum Andre finanskostnader SUM NETTO FINANSPOSTER ORDINÆRT RESULTAT FØR SKATT , Betalbar skatt Endring i utsatt skatt : 1 0 Sum Skattekostnad på ordinært resultat EKSTRA ORD. INNTEKTER OG KOSTNADER Sum Ekstra ordinære inntekter Sum Ekstra ordinære kostnader SUM NETTO EKSTRAORD. POSTER Sum Skattekostnad på ekstraord. poster ÅRSRESULTAT

59 11 unndal. Energi - - I ANLEGGSMIDLER 1070 Utsatt skattefordel Sum Utsatt skattefordel Sum Immaterielle eiendeler Bygninger Fordelingsanlegg Bredbandnett Anlegg under utførelse Fjernvarme Sum Tomter, bygg og annen fast eiendom Fjernstyring og telesamband Malere og malerutstyr Sum Maskiner og anlegg Biler Lastebiler Andre transportmidler Inventar Verktøy mv Kontormaskiner EDB anlegg Busjetterte avskrivninger 0 0 Sum Driftsløsøre og inventar Sum Varige driftsmidler Utlan Avsetning til tap pa utlan Sum Lån til tilkn. selskap og felles kon Investennger aksjenandeler Sum Investeringer i aksje og andeler Andre fordringer Sum Obligasjoner og andre fordringer Sum Finansielle anleggsmidler SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER 1410 Materialbeholdning Materialbeholdning for salg Materialbeholdning for salg Sunndal k Materialbeholdning for salg Gatelys Forsk.bet. til lev (prosn 0 0 Sum Varer Sum Varer Kundefordringer Kunder tilfeldig kraft Kunder markedskraft Strømfordnnger eksternleveranse Gjeldsordning Strømkort ' Byggeskap Kundefordringer rest saldering i Kundefordringer avdrag Kunder salg matrog regn.arb

60 1511 Kunder anleggstilskudd Avsetning tap pa fordringer Sum Kundefordringer Forskudd lønn Reiseforskudd Andre kortsiktige fordringer Forskuddsbetalte kostnader Periodisert salg Periodisering Mellomværende NPC Akkumulert mindreinntekt Akkumulert rente mindreinntekt Sum Andre fordringer Sum Fordringer Kontanter Bankinnskudd folio Bankinnskudd OCR Bankinnskudd depositum T Bankinnskudd foho Bankinnskudd FX produkter Bankinnskudd FX prod EURO Bankinnskudd skattetrekk Bankinnskudd clearing Bankinnskudd ikke i bruk Bankinnskudd EURO Bankinnskudd Bankinnskudd EURO Bankinnskudd fond Bankinnskudd investering Bankinnskudd NPC EURO Coop Orkla Bankinnskudd Dep. Statnett Sum Bankinnskudd og kontanter SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL 2050 Annen egenkapital Sum Annen egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD 2100 Pensjonsforphktelser Sum Pensjonsforpliktelser Andre avsetn forpliktelser 0 0 Sum Andre avsetningsforpliktelser 0 0 Sum Avsetning og forpliktelser Lan Kommunekrechtt Lan Kommunalbanken Lan Kommunalbanken Ansvarlig lan Kassakreditt Sum Gjeld til kredittinstitusjoner Sum Langsiktig gjeld Leverandørgjeld Sum Leverandørgjeld Betalbar skatt uthgnet 0

61 2540 Forhandsskatt 0 0 Sum Betalbar skatt Forskuddstrekk Paleggstrekk Trukket fagforeningstrekk Trekk opplysningsfondet ' Paløpt pensjonspremie Andre trekk Utgaende mva Utgaende mva 8% Inngaende mva 25% Inngaende mva redusert sats I nngaende mva 8% Oppgjørskonto merverdigavgift Skyldig arbeidsgiveravgift Interimskonto arbeidsgweravgift Paløpt arbeidsgiveravgm av feriepenger ENOVA Oppgjørskonto forbruksavgift Sum Skyldig offentlige avgifter Utbytte Sum Skyldig utbytte Forskudd fra kunder Fenepenger Utbetalte feriepenger Paløpt rente ?: Paløpt kostnad/forskuddsbet inntekt Urealisert netto gevinst sikr kontrakter Avsetninger for forpliktelser Levert energiforvaltning Periodisenng energiforvaltrung Periodisert gebyr Periodisert kapitalforvaltning l Periodisering gjeld Annen kortsiktig gjeld Interimskonto gjeld Akkumulert merinntekt Akkumulert rente merinntekt Interimskonto Depositum Drikkeautomat Sum Annen kortsiktig gjeld Sum Kortsiktig gjeld SUM GJELD SUM GJELD IDG EGENKAPITAL

62 1,3 nndal Energi Investeringer, : INVESTERINGER I 1 1 I ; Bygninger Fordelingsanlegg Bredbandnett Anlegg under utførelse Fjernvarme Sum Tomter, bygg og annen fast eiendom Fjernstyring og telesamband Malere og malerutstyr Sum Maskiner og anlegg Biler Andre transportmidler Inventar Verktøy mv Kontormaskiner EDB anlegg Sum Driftsløsøre og inventar

63 SUNNDAL KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Kjell Tore Wirum Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 11/10 Kontrollutvalget FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING Sekretærens innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: 2. Prosjektet bestilles utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. Saksopplysninger Sunndal kommunestyre vedtok i K sak 92/08 Plan for forvaltningsrevisjon i Sunndal kommune følgende: 1. Sunndal kommunestyre vedtar vedlagte plan for forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen gjennom planperioden. Hjemmel Det følger av lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 nr 4 annet punktum: "Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført s stematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon)" Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon er utdypet i Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) kapittel 5. Det følger av forskriftens 9 første ledd: "Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel." I Kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H-02/06 Kommuneloven og lov om interkommunale selskaper. Tolkninger fra departementet i tidsrommet fra 1.juli 2005 til 1.juli 2006, datert bemerkes det følgende (under sak 05/2325): "Forskriften er likevel etter sin ordlyd ikke til hinder for at kommunestyret vedtar at det ikke skal gjennomføres forvaltningsrevisjon ett bestemt år, dersom dette finnes nødvendig ut fra hensynet til økonomiske ressurser og behovet for å prioritere andre formål. Derimot vil det ikke være i samsvar med regelverket dersom kommunestyret vedtar at det overhodet ikke skal foretas forvaltningsrevisjon i løpet av valgperioden.- Vurdering

64 I forbindelse med Plan for forvaltningsrevisjon ble det fremmet forslag på følgende aktuelle prosjektområder: Offentlige anskaffelser (FR rapport Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser behandlet i KU sak 14/09, FR rapport Anskaffelser av helsetjenester i Sunndal kommune behandlet i KU sak 17/09) Spesialundervisning IT-området Finansforvaltning NAV Oversikten over aktuelle prosjektområder er ikke uttømmende og kontrollutvalget har fullmakt fra kommunestyret til å foreta omprioriteringer i planperioden. Kjell Tore Wirum kontrollsekretær

65 SUNNDAL KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / &01 Kjell Tore Wirum Saksframlegg Utvalgssaksnr Utval Møtedato PS 12/10 Kontrollutvalget SAMARBEIDSAVTALE OM SEKRETARIATSFUNKSJONEN FOR KONTROLLUTVALGENE. REVIDERING Samarbeidsforumets innstilling 1. Samarbeidsavtalen om interkommunal sekretariatsfunksjon for kontrollutvalgene vedtas med følgende endringer: Punkt 3 Ressursfordelin Det opprettes til sammen 150 % stilling som sekretær for kontrollutvalgene. I tabellen under er 1,5 årsverk satt til 1885 timer til kontrollutvalgene eksklusiv 660 timer til administrasjon. Kom une Foiketall Pr Molde Eræna Eide G.emnes Vestnes Rauma Aukra Nesset Sunndal Ressursfordelin 36,5 13,8 4,9 3,9 9,6 11,0 4,7 4,6 10,9 100,0 Mulighet for utvidelse med Ti eressurs ett møte. Antall møter Stillingsressursen (150 % stilling) gir rom for 58 møter. 49 av møtene er fordelt samt 2 møter i samarbeidsforumet. Resten 7 møter fordeles etter behov. Punkt 4 Økonomi De samarbeidende kommuner betaler et årlig vederlag for sekretariatsfunksjonen til Molde kommune, jf kostnadsfordelingen i tabellen under. Molde kommune er ansvarlig for å kreve inn vederlaget. Vederlagets storrelse er eksklusiv mva og for 2010 fordelt på 40 % etter grunnbelop og 60 % etter folketall pr Vederlaget skal justeres i samsvar med gjennomsnittlig lonns- og prisstigning i kommunesektoren. Kommune Folketall Ressursfordeling Pr % Molde Fræna Etde ,9 G emnes ,9 Vestnes ,6 Grunnbeløp Folketall Sum 40 % 60 %

66 Kostnadsfordeling for 2012 og videre skal tas opp til ny vurdering innen utgangen av Det legges ikke opp til kapitalinnskudd i samarbeidsordningen. Punkt 5.1 Molde kommune som vertskommune Molde kommune er vertskommune og har arbeidsgiveransvaret angående sekretærfunksjonen. Molde kommune tilsetter 1,5 arsverk som skal utgjore sekretariatet for de deltakende kommuner. Saksopplysninger Samarbeidsforumet behandlet saken i møte Samarbeidsforumets vedtak følger som innstilling til kontrollutvalgene. Det respektive kontrollutvalg innstiller så overfor det respektive kommunestyre. HJEMMEL Det følger av Samarbeidsavtalens pkt 8.1: "Samarbeidsavtalens varighet er 4 år og skal evalueres etter utløpet av hvert år." Samarbeidsavtalen er ikke blitt revidert siden , med virkning fra VURDERING REVIDERING AV SAMARBEIDSAVTALEN Når det gjelder dagens samarbeidsavtale er det spesielt to punkt som bør revideres. Bemanning Det følger av avtalens punkt 3: "Det opprettes i første omgang 100 % stilling som sekretær for kontrollutvalgene. I tabellen under er ett årsverk satt til 1400 timer eksklusiv interntid og reisetid." Samtlige av kontrollutvalgene behandlet i 2008/2009 sak vedrørende bemanning i sekretariatet. Samtlige av kontrollutvalgene konkluderte med at de ønsker å være aktive kontrollutvalg med fokus på kontroll og tilsyn. Samtidig har de konkludert med at dagens bemanning i sekretariatet er for liten samtidig som den er sårbar for sykefravær, ferieavvikling og lignende. Noen av kontrollutvalgene har også åpnet for et mulig samarbeid eventuelt sammenslåing med Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre (dekker kommunene Aure, Averøy, Halsa, Kristiansund, Rindal, Smøla, Surnadal og Tingvoll). Kontrollsekretær skal utføre følgende funksjoner: Saksbehandler Utvalgssekretær

67 I tillegg kommer administrative oppgaver som bl.a. journalføring, arkivering, innhenting av dokument, fakturering for kjøp av sekretariatstjenester, attestering, utsendelse av dokument, effektuering av bestillinger, dokument og brev på vegne av kontrollutvalgene. 1 årsverk Dagens bemanning i sekretariatet utgjør et årsverk. En ser at dette har bydd på vesentlige utfordringer når vedkommende skal følge opp 9 kontrollutvalg alene. Dette har medført at administrative oppgaver er blitt nedprioritert. Sekretariatet har kun utført ordinær saksbehandling og overlat de fleste oppgaver til oppfølging samt utredninger til revisjonen. Når det nå er intensjonen at sekretariatet skal saksbehandle i den respektive kommunes saksbehandlingssystem, vil dette medføre en større ressurs av sekretæren til opplæring i saksbehandlingssystem samt oppfølging av utvalgets dokumenter. Sekretariat bemannet med kun 1 årsverk er sårbart ved bl.a. sykdom, ferie og lignende. En slik bemanning åpner ikke for etter- og videreutdanning for sekretariatets ansatt i noen særlig grad. 1,5 årsverk Et sekretariat bestående av 2 personer tilsvarende 1,5 årsverk er vesentlig mindre sårbart ved bla. sykdom, ferie og lignende. Bemanningen vil kunne åpne for mer saksbehandling samt fokus på ajourføring av administrative oppgaver. Bemanningen vil også kunne åpne for noe etter- og videreutdanning for sekretariatets ansatte. I tillegg kan sekretariatet i noen grad påta seg utredningsoppgaver for kontrollutvalgene, herunder bl.a. utarbeidelse av plan for selskapskontroll og i noen grad kunne avlaste revisjonen ved å kunne utføre noen eierskapskontroller (kontroll med kommunens oppfølging av kommunens interesser i selskap). Kontrollsekretær er av den formening at 1,5 årsverk i sekretariatet er minimumskrav til bemanning samt vil være gunstig for kommunene når det gjelder kostnader i forbindelse med kjøp av sekretariatstjenester. Arbeidsfordelingen mellom sekretariatets ansatte bør i all hovedsak overlates til sekretariatsleder. 2 årsverk Dobling av bemanningen til 2 ansatte vil gjøre sekretariatet mer robust og lite sårbar ved bl.a. sykdom, ferie og lignende. Bemanningen vil kunne åpne for etter- og videreutdanning. I tillegg vil sekretariatet kunne påta seg flere oppgaver i tillegg til ordinær saksbehandling, herunder bl.a. utarbeide plan for selskapskontroll, plan for forvaltningsrevisjon m/overordna analyse samt utføre eierskapskontroller/selskapskontroller. Bemanningen vil åpne for at sekretariatet kan overta oppgaver som i dag er tillagt revisjonen og som ikke kommer i strid med lov og forskrift og ikke faller under definisjonen revisjon (regnskapsrevisjon og/eller forvaltningsrevisjon).

68 Bemanningen vil også i noen grad kunne åpne for mulighet til å tilby sekretariats- og utredningstjenester til andre sekretariat, herunder bl.a. Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre og Sunnmøre KontrollutvalgsSekretariat IKS (SKS IKS). Arbeidsfordelingen mellom sekretariatets ansatte bør i all hovedsak overlates til sekretariatsleder. økonomiske og administrative konsekvenser Utvidelse av sekretariatet vil medføre økning i kostnadene ved kommunenes kjøp av sekretariatstjenester. Utvidelsen av sekretariatet vil innebære behov for 2 kontor mot dagens ene. Dette vil medføre flytting av sekretariatet fra dagens samlokalisering med Kommunerevisjonsdistrikt 2 M 8z, R. Ressursfordelin Det følger av avtalens punkt 4: 4 ØKONOMI "De samarbeidende kommuner betaler et årlig vederlag for sekretariatsfunksjonen til Molde kom mune jf. kostnadsfordelingen i tabellen under. Vederlagets størrelse er eksklusiv merverdiavgift og er beregnet ut fra følgende fordeling: Det legges ikke opp til kapitalinnskudd ved etableringen av interkommunal sekretærfunksjon." Den prosentvise ressursfordelingen ble fastsatt i forhold til folketallet i den respektive medlemskommune, sist med tall pr Etter denne fordeling dekker Molde kommune en uforholdsmessig høy andel av sekretariatets samlede kostnader i tillegg til at Molde kommune er ansvarlig for tilsetting, avlønning og stille kontorlokaler til disposisjon for sekretariatets ansatte. De minste kommunene i samarbeidet dekker en uforholdsmessig liten del av de samlede kostnader i forhold til de tjenester som blir utført for det respektive kontrollutvalg. En må kunne forutsette et minstekrav om 5 møter pr utvalg og flere møter for de større kommuner som er med i vertskommunesamarbeidet. Vedlagt følger 9 alternative beregningsmåter for hvordan en fremtidig kostnadsfordeling kan være. Når det gjelder folketall er det tatt utgangspunkt i folketall pr kommune pr Når det gjelder medgått tidsforbruk er det tatt utgangspunkt i timebudsjett for 2010.

69 FORDELING MELLOM FOLKETALL OG MEDGÅTT TIDSFORBRUK Samlet for alternativene 1 3 Alternativene forutsetter at det føres timeregnskap. Alternativene er gunstig for de større kommunene som er med i samarbeidet, og spesielt for Molde kommune. Alternativene vil medføre ekstra kostnader for de mindre kommunene selv om tidsforbruk pr møte er noenlunde lik uavhengig av kommunens størrelse. Alternativene kan medføre store kostnadssvingninger dersom det avholdes ekstramøter i det enkelte kontrollutvalg. Svingningene vil være størst for de minste kommunene. Desto større andel av kostnaden som utgjøres av timeforbruket, desto dyrere blir det for de mindre kommunene. FORDELING MELLOM GRUNNBELØP OG FOLKETALL Samlet for alternativene 4 6 Alternativene forutsetter en prosentvis fordeling mellom grunnbeløp og folketall i den respektive kommune. Desto større andel av kostnaden som utgjøres av grunnbeløpet, desto dyrere vil det bli for de mindre kommunene. FORDELING MELLOM GRUNNBELØP OG MEDGÅTT TIDSFORBRUK En annen beregningsmåte kunne være fordeling mellom grunnbeløp og medgått tidsforbruk. Modellen ville være en mer ekstrem utgave av alternativene 1 3. Modellen ville være meget gunstig for Molde kommune og medfore betydelige ekstrakostnader for de øvrige kommunene som er med i vertskommunesamarbeidet. Modellen følger av alternativene 7 9. KONKLUSJON Etter en samlet vurdering finner en at alternativ 4 vil være mest gunstig for samtlige kommuner. De minste kommunene må påregne å få økte kostnader i forbindelse med kjøp av sekretariatstjenester fra vertskommunesamarbeidet etter dette alternativet. For de større kommunene vil økningen i kostnadene være vesentlig lavere. For Molde kommune vil det medføre en reduksjon tilsvarende den samlede økning for de øvrige kommunene som er med i vertskommunesamarbeidet. II FRAMTIDIGE UTFORDRINGER Det følger av avtalens punkt 8.1: "Samarbeidsavtalens varighet er 4 år og skal evalueres etter utløpet av hvert år." Samarbeidsavtalen opphørte i 2009 ifølge denne bestemmelsen. 1 denne sammenheng ser en det som hensiktsmessig å vurdere om en bør videreføre det interkommunale samarbeidet i sin nåværende form. Sekretariatsfunksjonen er organisert etter vertskommunemodellen hvor det er Molde kommune som har påtatt seg hovedansvaret for administrative forhold vedrørende sekretariatet og dets ansatte.

70 Kontrollutvalget i Molde skulle da etter intensjonen ivareta personalansvaret. Dagens vertskommunemodell kan etter sekretærens vurdering bli utfordrende når det gjelder hvem kontrollsekretæren kan ta opp saker vedrørende organisering samt personal- og arbeidsbetingelser. Samarbeidsforumet har ikke noen formell rolle og er kun et samlingspunkt for kontrollutvalgslederne i de respektive samarbeidskommuner for koordinering av aktivitet og utveksling av informasjon og erfaringer. Det er ikke kommet innspill på en eventuell omorganisering av dagens vertskommunesamarbeid. Et alternativ kan være å gjøre dagens vertskommunesamarbeid om til et interkommunalt samarbeid etter lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 27. Dette vil medføre opprettelse av et eget styre som formelt får ansvar for organisering av sekretariatsfunksjonen samt personalansvar for sekretariatets ansatte, herunder ansvar for lønnsforhandlinger. Dette vil være en styrke for kontrollsekretariatet da det blir mer rolleklarhet om hvem sekretariatets ansatte skal forholde seg til vedrørende personelle og administrative forhold. Selve den praktiske utførelsen av sekretærfunksjonen er det opp til det respektive kontrollutvalg å vurdere. Omorganiseringen fra vertskommunemodell til interkommunalt samarbeid vil ikke medføre vesentlige økonomiske eller administrative konsekvenser i forhold til dagens ordning. ØKONOMISKE OG ADMINISTRATIVE KONSEKVENSER FOR SUNNDAL KOMMUNE For Sunndal kommune vil økning av bemanningen i sekretariatet fra 1 årsverk til 1,5 årsverk medføre en økning av kommunens kostnad for kjøp av sekretariatstjenester med ca kr årlig i forhold til Vedlagt følger kostnadsfordeling mellom kommunene i henhold til Samarbeidsavtalen for perioden Kostnadsfordelingen mellom kommunene det aktuelle år utgjør kjøp av sekretariatstjenester for budsjettåret samt fordeling av merforbruk i henhold til regnskapet for samme år. Grunnet fakturering av kjøp av sekretariatstjenester er blitt gjort i august i budsjettåret, vil det i kommunens regnskap fremkomme budsjetterte kostnader for inneværende år samt fordeling av merforbruk for forrige år. Kjell Tore Wirum kontrollsekretær

71 SAMARBEIDSAVTALE OM INTERKOMMUNAL SEKRETÆRFUNKSJON FOR KONTROLLUTVALGENE MELLOM AUKRA KOMMUNE EIDE KOMMUNE FRÆNA KOMMUNE GJEMNES KOMMUNE MOLDE KOMMUNE NESSET KOMMUNE RAUMA KOMMUNE SUNNDAL KOMMUNE VESTNES KOMMUNE

72 1 PARTENE Denne samarbeidsavtale (Samarbeidsavtalen) er inngått mellom følgende parter: AUKRA KOMMUNE EIDE KOMMUNE FRÆNA KOMMUNE GJEMNES KOMMUNE MOLDE KOMMUNE NESSET KOMMUNE RAUMA KOMMUNE SUNNDAL KOMMUNE VESTNES KOMMUNE 2 SAMARBEIDSAVTALENS FORMÅL Samarbeidets hovedformål er å bidra til at deltakerkommunene skal ha tilstrekkelig og kompetent sekretærbistand til sine kontrollutvalg. 3 RESSURSFORDELING Det opprettes i første omgang 100 % stilling som sekretær for kontrollutvalgene. I tabellen under er ett årsverk satt til 1400 timer eksklusiv interntid og reisetid. Fordeling av ressurs er satt opp som følger: Kommune Molde 31 Fræna 13 Eide 6 Gjemnes 6 Vestnes 10 Rauma 11 Aukra 6 Nesset 6 Sunndal

73 4 ØKONOMI De samarbeidende kommuner betaler et årlig vederlag for sekretariatsfunksjonen til Molde kommune jf. kostnadsfordelingen i tabellen under. Vederlagets størrelse er eksklusiv merverdiavgift og er beregnet ut fra følgende fordeling: Det legges ikke opp til kapitalinnskudd ved etableringen av interkommunal sekretærfunksjon. 5 SAMARBEIDSAVTALENS INNHOLD: - partenes rettigheter og forpliktelser 5.1 Molde kommune som vertskommune Molde kommune er vertskommune og har arbeidsgiveransvaret angående sekretærfunksjonen. Molde kommune tilsetter en person i 100 % stilling som skal være sekretær for kontrollutvalgene for de deltakende kommuner. Molde kommune stiller med kontorlokaler med tilhørende utstyr for sekretæren. 5.2 Samarbeidende kommuner De samarbeidende kommuner plikter å legge til rette for at sekretæren kan utøve sekretærfunksjonen på en effektiv måte når sekretæren har oppdrag i kommunene. 5.3 Samarbeidsforum Det etableres et samarbeidsforum bestående av lederne av kontrollutvalgene i kommunene. Formålet med forumet er å etablere en instans som kan ta opp saker angående sekretariatsordningen.

74 6 MISLIGHOLD AV AVTALEN 6.1 Heving av Samarbeidsavtalen Partene kan heve Samarbeidsavtalen dersom det foreligger et vesentlig mislighold av de forpliktelser som er nevnt i denne, og dersom den misligholdende part ikke innen rimelig tid har rettet opp det påståtte mislighold. 6.2 Erstatningskrav Partene har rett til kreve erstatning for økonomisk tap som følge av vesentlig mislighold av Samarbeidsavtalens forpliktelser. 7 ENDRING AV SAMARBEIDSAVTALEN 7.1 Endringer Endringer i Samarbeidsavtalen skal foretas skriftlig og innføres i endringsprotokoll til Samarbeidsavtalen som skal undertegnes av partene. 8 VARIGHET OG OPPSIGELSE 8.1 Samarbeidsavtalens varighet Samarbeidsavtalens varighet er 4 år og skal evalueres etter utløpet av hvert år. 8.2 Gjensidig oppsigelsesrett Partene kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i samarbeidet f.o.m I. januar det påfølgende år. Samarbeidsavtalen kan likevel ikke sies opp med virkning før 1. januar år 3. Oppsigelsen skal være skriftlig og leveres den annen part senest innen I. juli i inneværende avtaleår for å være gyldig. 9 TVISTER 9.1 Forhandlinger og voldgift Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkningen av Samarbeidsavtalen, skal tvisten først og fremst søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom slike forhandlinger ikke fører fram benyttes voldgift i hht de til en hver tid gjeldende lovbestemmelser. Romsdal tingrett er verneting.

75 Samarbeidsavtalen utstedes i 9 signerte eksemplarer, hvorav hver av partene beholder 1 ett eksemplar. Dato: 31. desember 2004 Aukra kommune Eide kommune Ordfører Ordfører Fræna kommune Ordfører Gjemnes kommune Ordfører Molde kommune Nesset kommune Ordfører Ordfører Rauma kommune Sunndal kommune Ordfører Ordfører Vestnes kommune Ordfører Samarbeidsavtalen ratifisert av partene:

76 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL ALTERNATIV KOSTNADSFORDELING B 2010 Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Kommune olketall r % Folketall 60 % Timer 40 % UM Folketall 50 % Iller 50 % SUM olketall 40 % Imer 60 % SUM Aukra , Eide , Fræna , Gjem nes , Molde , Nesset , Rauma Sunndal , Vestnes , SUM Alternativ 4 Alternativ 5 Alternativ 6 ommune ol etall % Fo ketal runn eløp o keta I Grunn øp SUM Fo ketall runnbeløp UM r % 40 % 50 % 50 % 40 % 60 % Aukra , Eide , Fræna , Gjem nes , Molde , Nesset , Rauma Sunndal , Vestnes , SUM

77 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL B 2010 ALTERNATIV KOSTNADSFORDELING Kommune Folketall pr Aukra Eide Fræna Gjem nes Molde Nesset Rauma Sunndal Vestnes SUM % 4,7 4,9 13,8 3,9 36,5 4, ,9 9,6 100 Timer 60 % Alternativ 7 Grunnbeløp SUM 40 % Timer 50 % Alternativ 8 Grunnbeløp SUM 50 % Timer 40 % Alternativ 9 Grunnbeløp SUM 60 %

78 ANSVAR TJENESTE 1100 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL KONTROLL OG REVISJON